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篇1
医疗卫生单位通过对档案史料的开发利用，才有了今天医学事业的发展。在正常的医药卫生管理中，不可避免会产生大量信息，从事医学档案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多数档案管理是以基本的原始档案为基础，计算机起到辅助记录作用，无论从档案管理的思想观念上，还是信息工作内容上，均纯的停留在医学业务、管理统计、记录、存储上，难于发挥信息工作的职能作用。
目前，医学管理单位对开展的本单位科研项日和新业务、新技术不甚了解，工作处于被动服务状态，信息意识淡薄，信息渠道仅局限于本单位，忽略管理单位，导致信息沟通不顺畅，档案利用率低、利用价值不大。尽管档案利用已在医疗管理事业中起了重要作用，但是，还有相当部分的档案信息没能得到开发利用。
2.医学档案管理的方式方法
2.1立足档案服务，提升档案利用开发技术创新手段
信息时代，医学档案管理部门和档案工作者，应努力开拓创新，以科学的管理方法将过去封闭式管理模式向开放式管理模式发展，应用计算机技术和网络技术，满足资源共享的需要，提高档案信息的利用效率。在实际的档案管理中，档案工作服务方式要创新、档案管理理论要创新、档案服务工作内容要创新、档案服务机制要创新。
2.2拓宽医学档案编研范围，发挥档案信息作用
医学档案管理要“上门办公”，拓宽编研范围、内外结合、联合编研。改变原有局促的“室藏格局”。因而，一线档案管理人员必须提高认识，彻底打破自编自传编研思想的束缚，拓宽路子，联合编研。要加强纵向沟通，与医学科研单位、医院间的联合。这样既有利于丰富编研资料的内容，又有利于通过信息的传播利用，促进医疗系统的科研工作发展。还要加强同行单位档案室之间的横向联合，借鉴经验，可使资料互补，以达到编研选题具有广泛、综合和全面性的目的。如与组织人事、史志、党史等部门联合编写有关资料，既可弥补编研力量之不足，又可补充编研所需经费，还可提高编研资料的利用价值和利用率。
2.3进一步改进、开发档案管理的信息化工作方法
目前，大多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，使现代化设备不能物尽其用，造成相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。为此，医学档案管理应该努力实现档案信息电子化，建立特殊数据库，提高利用率、检索率。
2.4进一步加强档案管理人员人才培养
档案管理队伍是医学科技档案管理的主力军。档案管理才的培养和队伍建设是开发医学档案的前提。医疗科研单位和档案管理部门都应重视人力资源的挖掘和培养，努力造就一批高素质的复合型档案人才。
同时，基础档案管理人员也要积极主动地编制各种途径的检索工具和编研成果，及时快捷地为医务人员提供可靠的依据，最终通过医学档案的收藏数字化、传递网络化、操作信息化、信息存取自山化，达到广泛应用医学档案的目的。
为此，档案管理人员要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，使医学科技档案上作更好地为医学研究、医学发展服务。
2.5建立档案利用信息反馈制度，促进开发利用。
档案管理人员在努力提高自己业务素质，增强管理能力的同时，也应履行档案信息反馈服务。如对档案质量的评价（服务态度、服务水平、职业道德等）、对各种服务方式的评价（如阅览、复制、咨询、汇编、资料服务等）、对服务水平及质量评价（如提供信息的及时性、准确性、全而性等）、对利用效果的评价（对信息的需求和意见，包括今后可能需要利用的档案种类、内容、成分和数量等）。
医学档案的广泛应用是档案管理工作中最富有活力的一个环节。做好档案的利用工作才能使整个档案工作具有生机。只有积极开拓档案管理的途径，才能使医学档案在医疗卫生事业建设中做出自己应有的贡献。
【参考文献】
[1]刘佳.医学档案的创新发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2010（02）.
篇2
所谓医院档案，指的是为医院服务的医疗文件材料、以及医院建设发展的历史资料，它是医院在工作活动中所形成的各种文件，比如工作记录、图表、录音、影像资料等各种书面材料及载体材料。这些医院档案记载了各自医院发展史上的优秀成果，可以用来研究医院的经营业绩、同时也对医院的科学发展方向提供了第一手资料；科学系统分析医院档案利于在今后的医疗事业中扬长避短，是医院的宝贵财富。医院档案管理工作可以对医院的行政管理工作、学术研究、科技交流以和法律纠纷等方面起一定的指导作用。
当前，根据新时期医院发展的特点，如何加强医院档案管理，最大限度地发挥档案的作用，对促进医疗事业的发展具有决定性的作用。所以我们应该以新医改为导向，研究医院发展的特点，加强医院档案管理，力求医院档案管规范化、信息化、完整化、现代化。
但随着新医改的推进，医院档案管理也暴露了一些问题。
1制度不健全性与收集效率低下性
档案管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性。而且大部分医院对收入档案管理的内容没有明确的要求，也缺少统一的管理标准与模式，更没有制定统一的收档制度；同时医院在日常管理考核中，也未将档案管理纳入目标考核，导致档案收集效率不高，档案不齐全。
2档案管理人员素质参差不齐
在医院的各项管理中，例来只重视医疗技术人员素质的提高与继续教育，尚未对档案管理人员的素质提出计划和要求。大部分档案管理人员专业出身的较少，知识面较窄、学历普遍偏低，档案管理知识贫乏；甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来的。从而导致他们在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。而且在平时的工作当中，档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，以致于使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。
3档案缺失严重，安全性能差
由于长期以来的历史原因档案管理设施不全又缺乏现代化档案管理，以及医院管理的要求，医院设立了管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物、音像档案的综合档案室。而各个科室管理各自医疗文书档案、X 线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案，就形成了多部门管理档案的格局。医院档案管理不够规范，设施不全，设备陈旧、技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。
在新医改不断深入中，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路，对医院档案工作提出了新的要求。为了搞好档案管理，促进医院档案事业的发展，医院档案管理应如何改进？
（1）以学习为第一任务
加强对档案法的学习，增大对档案法的宣传，增强医院干部、职工的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识，领导重视是做好档案管理的前提。将档案管理纳入医院管理中，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使全医院从领导到职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。
（2）重视人才培养，提高人员业务素养
档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要实现档案管理工作的可持续发展，则应不间断提高档案管理队伍的综合素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，并将档案人员培养纳入医院人才培养计划。不断总结档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提升。档案管理人员也要主动培养自身业务，在工作与学习中必须以主人翁的姿态为医院的各项活动统筹安排和服务，使档案管理工作与医院医学科研、经济建设、管理工作结合得更加紧密，为临床医疗、教学、科研工作服务。要有不断创新的意识，要不断解放思想，拓宽思路，开拓创新，增强对新生事物的敏感度和接受力。同时，可积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为使用者提供多方面、有实效的信息。
（3）大胆改革，实现档案的现代化管理
档案资源的开发利用是档案管理的主要目的。通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为医院业务、日常管理及患者服务。同时，合理利用档案可以为医院创造良好的社会效益和一定的经济效益，从而提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。
要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和效率。注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加现代化、规范化。
（4）积极调研、献计献策、合作共享。
医院档案工作者要深入临床一线进行调研，了解各科室医疗工作对档案信息要求，有目的地从档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为临床、科研、领导决策提供主动服务。同时，了解和研究档案利用的各种反馈信息，加强管理，提高档案利用率。打破院与院之间的界限，加强与各级医院的信息联系，互通档案信息，以满足医疗、教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。
（5）加强病案的规范化建设。
档案管理必须强调制度化，病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象，反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识，要强化管理抓落实。实行监督制度，对病历实行抽查，有奖有罚，要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度，也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下，很可能由此引起医患纠纷。
（6）制定相应的考核制度。
档案管理是一项长期工作，建立相应的考核制度，必须层层严格把关，责任到人。医院应将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科室工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室对档案工作的领导管理、使医院档案管理工作步入新的台阶。
随着时代的不断进步与发展，与人民群众生命健康息息相关的医疗单位面临着很大的提升空间，特别是我国正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更多的要求。医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献，总之，我们要把医院档案管理工作当成是一个专门的学问，调动全员意识来共同配合，以达到新医改预期目标。
参考文献
[1] 楼颖;开发档案信息资源为医院建设服务[N];中国档案报;2000年 .
[2] 洪新;档案需综合管理[N];健康报;2002年 .
[3] 哈君泓 徐萌;病历档案在医疗服务中的作用[N];中国档案报;2003年 .
[4] 周秦;提高档案管理人员素质的几点思考[N];闽东日报;2010年 .
篇3
一、档案管理的社会化与建立“两个体系”的关系
档案管理的社会化的本质属性决定了它是档案工作的基本职能,是档案事业发展的主体内容。就“两个体系”建设而言,又具有特殊的意义:(1)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的关键环节,实现“两个转变”。建立“两个体系”的重点是档案资源的重新配置和档案公共服务产品的再分配,关键就在于实现政府档案管理的社会化职能的调整与完善。(2)档案管理的社会化是“两个体系”核心理念的重要体现。建立“两个体系”的核心思想是以人为本,强化档案管理的社会化职能,根本目的就是要通过转变政府职能,更好地重视所有涉及人的档案,重视档案为人的全面发展服务,是以人为本的政府管理服务理念在档案领域的具体体现。(3)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的根本办法。建立“两个体系”需要档案法制体系、管理体制、工作机制、服务方式等各方面的改革与创新。管理的社会化不仅为推进建立“两个体系”提供了科学的理论指导,并以其系统性、规范性、实践性成为实现“两个体系”建设目标的根本方法。档案管理的社会化不到位,“两个体系”就无从谈起,“两个体系”的建立和完善也必然伴随着档案管理的社会化职能的不断强化。
二、建立符合社会发展需求的档案中介机构
“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化,现阶段,建立覆盖人民群众的档案资源体系,实现档案管理的社会化,要建立符合社会发展需求的档案中介机构。档案中介机构,是当前一个非常热门的话题。从名称来看,有“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案事务服务中心”、“档案技术服务中心”、“档案托管中心”、“档案寄存中心”等。我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式,可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。我国首家档案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市档案寄存中心属于前者,其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案,寄存在市档案馆中。相对于传统的档案机构来说,总体呈现弱势。
市场经济条件下,需要的档案中介机构需具备以下条件:(1)政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏。首先政企分开、权责明晰要求档案中介机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,以独立经济法人身份参与市场竞争,不得再承担原有的行政职能,即真正实现组织中介性。其次要做到独经营、自负盈亏,必须保持档案中介服务机构的独立性、完整性和客观性。独立性可以使档案中介机构不受行政部门影响,在档案服务中保持独立,不损害客户的利益。(2)遵纪守法、规范经营、诚实守信、优质服务。从某义上讲,规范化程度不够是影响档案中介机构职能发挥的最大障碍。档案中介机构的规范化实质上涉及的是其与服务对象的信用关系问题,档案中介机构如果不规范,其信用度将大打折扣。从外部来说,档案中介机构应自觉接受工商行政管理部门与档案行政管理部门的监管,前者是依据《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对其经营活动进行依法登记注册、年检审计;后者是依照《档案法》等法规对其业务活动进行监管,以实现外部规范化管理。从自身来说。档案中介机构应体现社会服务性、技术知识性和商业经营性。社会服务性指档案中介机构能为企业、社会组织或个人提供全方位的档案服务,包括档案咨询、档案达标升级整理、档案保管、档案设备引进等。技术知识性指档案中介机构进行的各项档案业务如技术咨询服务、传授档案工作理论知识和技能、档案价值鉴定等是建立在对档案信息的加工、利用或提供档案信息技术服务之上的。商业经营性指档案中介机构作为一个经工商注册的企业,有明确的服务方向和经营范围,有企业行为参与市场竞争,通过各种渠道和方式为客户提供最好的档案有偿服务,获得收益,求得生存和发展。
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随着社会保险改革不断深化，社会保险覆盖面逐渐扩大，社保档案的数量也日益增多。社保档案管理是“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家万户，关乎民计民生。如何做好社会保险档案工作，已成为社会保险经办机构的一项重要任务。
一、社保档案管理的重要性
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：
（一）数量大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。
（二）变化多。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。
（三）要求高。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
二、加强社保档案管理的必要性
社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。
（一）加强社保档案管理，是深化社会保险制度改革的需要。 随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社保部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
（二）加强社保档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
（三）加强社保档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
三、新时期加强社保档案管理的方法
新时期如何实现社保档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，是社保部门必须解决的现时问题，责任重大，任重而道远。
（一）提高思想认识，提供全面保障。加大对社会保险档案工作的重视程度, 及时解决工作中出现的问题和困难，积极争取各级领导对社保档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
（二）健全制度程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》、《保密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规政策，制定社保档案分类大纲和管理细则。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。把档案管理“星级达标”工作作为一项重要任务，纳入社会保险工作的总体规划，制定“星级达标”工作目标，明确档案管理责任制，与其它日常工作一起部署、一起检查、一起考核。
（三）加强信息化管理，实现“软、硬、人”统一协调。信息技术的不断发展为我们创新档案管理方式，实现智能、人性化管理提供了先决条件。各级社保部门应克服资金紧张的困难，购置现代化设备装备档案室。在机型上在市内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由全市社会保险部门统一组织实施。要逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计。努力做到对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等，最终实现系统的网上互联和自助查询，使每个参保人可以方便的查询到自己的信息。坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保单位和个人服务。
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一、现代档案管理
档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归现代档案管理的过程。现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。
档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。
二、系统的整体性对档案管理工作的要求
所谓系统，是由若干相互联系、相互作用的部分（要素）组成的具有特定结构和功能的有机整体。系统是各个要素按一定的方式构成的有机整体，系统是诸要素的有机集合而不是各要素的简单地机械相加。因此，各要素一旦构成系统，就失去了其作为独立要素的性质和功能，形成了系统新的规定性，使得系统表现出整体性的特点，从档案管理工作来讲，系统分析方法是为确定系统的组成、结构、功能及效用而对系统各构成要素、过程和关系进行考察的方法，也就是从整体性的观点来审视整个档案管理工作，从整体上协调各个档案科室的相互关系，使其成为具有相互关联、相互制约关系的有机整体。
哈肯认为：“每个系统都表现出它自己的不可还原的特点”。如果我们想要对它们有更多的了解，就必须把它们当做系统，也就是说，当作拥有它们自己的特性的整体。用这种方式，我们就能并消除这些系统某些方面的问题。在这种条件下它们有什么样的行为，他们怎样进化和衰退，在其内部，哪一部分或哪个子系统发挥着控制作用，以及其他问题。档案的管理工作就是一项系统工程，不同民族、不同种类的档案资料互相关联，互相制约，从对档案资料甚至大量文化遗产保护的角度出发，应该在实际工作中设计和实施系统工程，从整体的观点去看待对象，处理问题，这将对档案整理工作实现统筹兼顾，协调发展的效果起到推进作用。为此，我们要看到在档案管理工作中，每个局部的工作都是全局的一部分，各个局部之间不是毫无关联的，而是有机整体，并且各个局部工作的顺利推进也能对全局结构合理化和功能效用的充分发挥起着巨大的推动作用。
三、系统的层次性对档案管理工作的要求
所谓系统的层次性，—方面是指系统由一定的要素组成，而这些要素又是由更低一层次的要素组成的子系统；另一方面，系统自身又是更大系统的组成要素。它本质上揭示了系统之间纵向的或垂直的有序关系。既然档案整理工作仍是一个系统，那么就可以分析其内部的层次结构，在纵向的构成性和横向的相关性关系中理解和把握系统的性质及其变化规律，利用下层系统对上层系统的基础作用以及上层系统对下层系统的改造、约束作用来控制和改造系统，这必将对档案的收集和整理研究工作向纵深领域发展起到促进作用。系统论认为：“诸多事物能够被整合成为一个系统整体，必有互补互利、合作共生的重要性，这是产生有序的基础。”这点，在档案管理过程中体现得尤为重要。对档案的收集，需要档案馆及各级单位积极配合，需要认真整理档案材料，收集整理归档后，移交上一级档案单位。在收集和整理过程中出现的问题要及时与档案管理机构沟通协调，保证档案材料的完善和准确。系统论认为：“外部条件的改变将使系统的某种确定的状态变得不稳定，并且能够为一种新的，有时甚至完全不同的状态所代替。”档案管理工作要求有序进行，因此，在实际工作过程中就要不断调整自身以克服系统的确定性，使系统稳定地保持或达到某种特定状态或者使系统按某种规律变化的过程。在笔者工作中对于—些单位处于特殊工作环境下，譬如没有足够的档案存档空间，人员编制不到位，人员档案法制意识淡薄，档案管理混乱的情况，有必要进行指导及特殊情况特殊对待的人性化管理。另外，建立档案管理制度和档案管理的规范化流程，提出其整改意见并同时获取对方单位的提议及要求。促使档案管理走向规范化道路，以适应现代化档案管理的发展要求，也是保持档案管理系统有序性的必要环节。
四、系统的开放性对档案管理信息的要求
系统可以分为三种类型：与其环境之间没有物质、能量、信息交换的孤立系统；与外界环境没有物质交换但有能量交换的封闭系统；与外界环境自由地进行物质、能量和信息交换的开放系统。档案管理工作系统与环境存在着信息的交换，因为档案管理工作的重心就是让珍贵的历史和个人资料得以持续存在。可以说，档案工作尤其是针对珍贵档案管理工作而言，其管理的目的就是为了使史实资料更好地为现实服务，是一项功在当代利在千秋的事情，档案管理系统的开放性使档案工作的“知古鉴今”作用得以更好地实现。
为了适应现代档案管理系统的要求、档案管理需要信息化转变，这已经成为信息化社会发展的一个重要组成部分。今天，信息化已经成为各行各业提升工作效率的制胜法宝。档案工作是一项既有着古老传统又具有现代化需求的社会基础工作，档案工作要适应现代社会的发展需要，就要进行档案的信息化和数字化建设，通过对各种载体形式的档案信息获取、传输、加工、处理、利用、反馈等过程，实现档案的数字化管理。加大档案的接收和征集力度，扩大其接收范围，把档案收集作为资源重点，要应用先进的科技手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定和利用，同时对档案管理系统进行开发、升级和改版，加快档案数据库的建设。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式、有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工并转化、制作成信息产品，在一定范围实现档案信息的共享，为档案利用者提供高效便捷的优质服务，彻底改变“重收藏，轻利用”的档案管理模式。
从未来档案发展的角度来看，将常用的系统科学方法应用于现代档案管理越来越有其必要性和紧迫性。总之，现代的档案管理是一个系统工程，把系统论的观念、思想、方法应用到现代档案管理，能够让现代档案管理更加科学化、规范化，更能够促进档案事业适应现代社会的发展，提高档案为社会经济建设和文化建设的服务能力。
篇6
一、当前职业学校档案管理工作的现状
1.漠视档案管理的重要性。
就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理工作不重视，其表现为：（1）对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对教育改革的狭隘认识，导致档案事业建设降低到教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性。因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。（2）依法归档的意识不强。没有解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠主动移交的可操作性不强，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。各职能部门把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需要档案管理人员的多番催促，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。（3）对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案的法律责任，不重视统一管理档案的意义，领导和广大职工依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。
2.管理制度不到位。
领导对档案工作奖罚不明，档案工作成绩再突出，充其量只能是个默默无闻的“无名英雄”，相反，工作推诿、疲沓，甚至损害了档案，也得不到惩罚。从另一个高度讲，这种有章不循、违章难纠的现象普遍存在的原因，是学校的各项管理还没有完全纳入正规化管理和法制建设的轨道上来，对各项制度的贯彻落实缺乏行之有效的、严格的考核奖惩措施。
3.档案管理人员水平不专业，态度不积极。
档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大。专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识，严重制约学校档案管理工作的发展。还有些档案管理人员，年龄大、学历低，思想观念陈旧，不但创新意识不强，而且工作的积极性不高。
4.档案信息软件建设滞后。
目前中等专业学校档案室的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效的开发利用，办事速度慢，查找准确率低、查全率低。
5.档案室硬件建设滞后。
社会在发展，学校的办学条件也有了明显改善，但是很多学校对档案室建设的“硬件”投入相对滞后。表现为：（1）有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求；（2）档案材料随处散放，造成极大隐患；（3）档案保管设备落伍。
6.上级档案部门的监督力度不够。
一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正。久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案，不及时归档，归档不全、利用不还，档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
二、中等职业学校档案管理工作的改进方法
1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.加强专门档案人员配备，提高档案管理人员素质。
为了使学校档案管理工作高效有序，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。注意加强档案人员自身业务素质建设，搞好档案业务培训。
3.搞好档案室硬件建设。
硬件建设是提高档案水平的基础，也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，配备六防（火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘），确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
4.加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先，观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次，在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。
5.加强档案的收集和整理。
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
6.提升管理方法和手段。
追本穷源，强化文件材料的预立卷管理，是提升档案管理的重要方法和手段。预立卷是学校档案工作的一项长期的基础工作，学校档案工作必须坚持从源头抓起，要坚持一个口子、两个环节、三个重点、四项工作。“一个口子”即学校由一个口子统一进行校内外收发文。“两个环节”指抓好学校收来文件和帐外文件管理这两个环节。“三个重点”即对重点档案门类、重点归档部门的归档进行重点指导。“四项工作”包括：①将档案工作纳入部门及有关人员岗位职责；②每年进行档案工作检查评比；③对部门兼职档案人员定期实施岗位培训；④对档案工作有关人员进行年度考核。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量。我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，还应主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现。只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能使学校办出成绩，办出特色，办出水平。
参考文献：
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所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。
一、企业文书档案管理中存在的主要问题
（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。
（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。
（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。
二、企业文书档案管理的改进方法
（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。
（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作；文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。
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1 交通运输业档案管理的重要性
档案管理工作是交通运输管理工作中的一部分，但是许多人对档案管理工作认识不清，未认识到档案管理的工作的重要性[2]。档案管理是将交通运输行业的相关信息收入起来，并采用科学合理的方法保管好这些信息资料，档案管理实际上是保存历史真实性的一种重要手段，也是作为交通运输业未来发展的重要依据。此外，相关的档案管理工作人员或者相关的专业人士需要对交通运输行业进行研究、需要找到更好的管理办法，管理好的档案可以提供大量并且有效的信息。尤其是档案管理在铁路运输中具有十分重要的意义，一方面我国铁路运输方面的相关政策进行了改革，档案管理需要适应铁路运输发展的需要。另一方面，铁路运输当中涉及到一些相关的技术资料，做好档案管理能够为铁路运输业的发展提供极为宝贵的资源。
就交通运输行业的具体情况而言，当前我国的经济水平在不断提高，交通工具形式多样，运输频繁[3]。在这一过程中也存在许多新的问题，我国交通运输的压力在逐渐增大，各部门的工作不能很好地衔接，因此档案的管理质量也随之下降。交通运输业档案的内容记录了车辆的一些基本信息以及这些车辆的基本信息，但是目前全国的交通运输流通极为快速，记录在册的档案的完整性与真实性受到一定的影响，同时也会影响到工作人员的档案管理进度与质量。当前，我国交通运输管理朝着信息一体化的方向发展，因此档案管理就更显得重要。工作人员需要在充分了解交通运输业发展趋势与特点下，做好其档案管理工作。
2 交通运输业档案管理的问题
2.1 缺乏档案管理工作意识
档案管理工作属于“后勤”工作，不能为企业产生直接经济效益，因而多数交通运输企业不重视档案管理工作，虽然档案管理工作属于日常工作内容，但是档案管理工作不重视资料整理归档，而资料整理归档是档案管理工作的基础和重点[4]。不少交通运输企业不仅不重视资料整理归档，甚至认为整理和归档资料反而浪费企业的时间和精力。由于交通运输企业缺乏档案管理意识，不重视资料整理归档，许多具有价值的资料丢失或变质，失去原有价值。
2.2 档案管理工作不规范
档案管理是一项规范系统的工作，需要专业的档案管理机构作为支撑，为档案管理提供组织和制度保障。但是部分交通运输企业的档案管理工作极为不规范，档案管理工作接线模糊，档案管理工作缺乏专职人员，管理工作多由其它岗位职工兼任，甚至部分企业未设置档案管理部门。由于缺乏统一的档案管理部门，档案管理工作缺乏统一规章制度和标准，各部门档案管理工作缺少协调，导致工作效率低下。
2.3 档案管理工作人员的水平不高
档案管理工作并非由专业人员负责，而是由各个部门非专业人员兼职管理。由于缺乏专业知识培训和工作经验，档案管理工作只能借鉴其他人员档案管理经验[5]。这种做法导致档案管理工作存在较大的主观性，无法保证档案的完整性和安全性，档案流通及使用也存在许多问题，档案的保存价值下降。
3 交通运输业档案管理方法的建议
档案管理在交通运输业发展中具有非常重要的作用，并且随着社会各方面的进步，交通运输业的档案管理工作也应当与时俱进，不断完善档案管理工作。本文以下则就交通运输业档案管理工作方法，结合铁路运输的实际，提出几点建议。
3.1 加大档案的数字化管理
档案管理工作发展至今，已经累积了大量的档案信息，如果要快速准确地找到相关的档案资料，交通运输业中目前存在的检索设备以及相关的技术设备实际上已经不能达到现代社会的要求，档案资料的查找与使用比较繁琐和困难。而档案管理的意义就在于能够得到充分的利用，否则档案管理的价值就不能得以体现。因此，关于交通运输业的档案管理可以结合时展的先进科技产物进行管理，利用计算机技术采用数字化管理方法。
例如，在铁路运输当中，档案数字化管理实际上已经实现并在不断完善改进的过程当中。铁路运输管理信息系统已经得到推广应用，一些基层站段、分局、路局的计算机网络体系已经形成了一定的规模。通过档案的数字化管理，档案信息既可以以文件的形式存在，也可以以电子的形式得以保存，并且减轻了工作人员的档案信息录入、检索等工作，档案管理工作的质量也有所提升，并为铁路运输行业提供了更好的服务。
3.2 建立健全档案管理制度
在充分利用先进计算机管理平台下，交通运输业的档案管理工作效率可以得到极大的提升。此外，为保证档案管理工作的顺利进行，交通运输业还需要结合该行业特点建立健全相关的档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作的依据与基础，因此，根据交通运输业的特点，管理制度需要进一步规范化。例如，在铁路运输业中，档案管理制度结合基层站段、分局、路局的实际情况并站在全局的角度，细化、具体化档案管理工作，实现铁路各局各段档案管理工作有序进行。值得一提的是，管理人员在立卷归档工作中，应坚持“以本单位为主”的原则，严格以国务院办公厅《不归档文件销毁办法》为指导。
3.3 建设高素质的档案管理人员
在当前社会，档案管理工作需要高素质的新型的管理人员。在档案管理工作中，工作人员需要具备无私奉献、甘于吃苦、默默无闻的精神素养。此外，档案管理工作对管理人员的业务能力和知识水平也具有一定的要求。交通运输业的档案管理工作涉及到各个部门，工作量非常大。为此，交通运输相关部门应当注重档案管理人员的建设，不断加强管理人员的业务能力，鼓励管理人员专研学习相关的技术知识与专业知识。在不断学习的过程中，档案管理人员可以相互交流沟通，进而解决实际工作中的问题。值得重视的是，交通运输业的档案管理人员的工作环境与条件相对比较艰苦，相关部门需要给予一定的关心与爱护，关心管理人员的工作情况，针对已存在的问题帮助解决，保护档案管理人员的工作积极性，从而保证档案管理工作的长久进行。
4 结语
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（2）建立员工医德考核加分标准。获国家级荣誉称号加16分/次，获省级荣誉称号加10分/次，市区级荣誉称号加8分/次，校院级荣誉称号加3分/次。
（3）建立员工医德考核扣分标准。医务人员着装不整或不佩戴胸卡上岗扣2分/次；被投诉服务态度差，有生、冷、硬、顶、推现象，性质恶劣、严重影响医院形象的扣30分；上班时擅自离岗、串岗每次扣5分；利用工作之便，向服务对象推销药品、保健品、器械等物品谋取私利的扣30分；违反医疗服务和药品价格政策，多收、乱收或者私自收取费用，情节严重的，属科室的，科室主要负责人和当事人各扣10分。
（4）建立一票否决项目。收受患者“红包”、回扣，有较重大医疗差错，有被社会媒体曝光且情况实，职业道德考试不及格，医院将这样的员工直接降入“较差”等次中。
2.实行科学规范的医德档案考评体系。
（1）建立员工医德档案规范化数据库，及与之相对应的医德档案数据分析模型，对医德档案信息进行科学的分析和处理。整个测评系统建立在医院已有的OA办公网上，利用现有的网络及终端，为医德档案管理系统提供运行平台。
（2）系统用户分为员工用户、科室用户和管理用户3级。员工用户可浏览个人档案并进行个人测评录入，科室用户和管理用户主要指科室和医院管理部门。医院计算机中心完成对各医德档案数据库的程序管理、维护管理和权限设定。
（3）录入的员工、科室和管理部门要在规定的时间段内登录系统，完成相应的项目后保存退出。为确保利用数据的安全、准确，在规定的登陆时段结束后，服务器将自动关闭录入系统。院党委、纪检监察室进行监控，对于在时间段内没有及时上网登录的员工或科室以及管理部门进行倒计时督促。这样使得该院的医德档案管理成为集录入、统计、分析、评价为一体的管理体系。
3.采取4级联动的医德档案考评管理。
为确保医德考评扎实有效，使医德档案管理更加科学规范，医院由原来1年进行1次的纸质的医德考评规范，变为为每季度1次的网上考评，这样可以时时记录员工医德医风状况，数据全面，真实可靠，具有一定的说服力。
（1）每季度的第一个月完成前季度的评价，即员工按照医院规定时间进入医院网站的个人OA系统，点击《季度医德档案自评》，填写本人季度医德医风小结，按照《考核表》要求逐项进行自我评分。
（2）科室领导每季度对科室员工进行1次评议，将集体评定结果在医院规定时间段内录入医德医风考评系统，完成科室对员工的评议和评分，并有权对员工个人上传资料进行弥补与更正。
（3）医生（含医技人员）由医务部门评定，护士由护理部门评定，机关后勤员工由相应党总支评定。
（4）医院纪检监察室专职人员代表医院结合员工个人、所在科室及医院职能部门的考核评价以及医院日常掌握的内容，对员工个人进行最后的总体评价及打分，院档案室将网上评定结果进行最终的统计、汇总、分析和总结。考评结果与奖惩挂钩，即评价优秀者奖励季度中个人最后1个月奖金的15%，评价较差者扣罚季度中最后1个月个人奖金的15%。年终总体考核结果与员工提职、晋升、评优等挂钩，对评分较差者集中教育培训，并取消年终一切奖励，将员工医德档案随个人的人事档案一并封存，对于连续2年评分较差者作调离原岗位，直至进行下岗处理。
二、医德档案管理取得的成效
1.规范了员工的服务行为。医院结合员工为患者服务工作中易出现的问题，有针对性地进行调整、细化考评内容，使得考评内容具有极强说服力。如医院聘请监督员来院检查，发现问题与员工医德考评挂钩；医院在门诊、住院及出院患者中开展满意度调查，开展临床对非临床员工间的满意度调查，这些调查结果，全部列入医德考评中，使得考核评价有理有据，对规范员工服务行为起到积极作用。
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1.前言
医院建立一个高效的管理体系对医院各项工作的顺利开展具有重要性和特殊性，这些特点的表现主要在档案管理的相关制度上医院构建有效的档案管理体系，给顺利开展医疗活动奠定基础，能够有效处理各种突发状况，有利于医院日程工作中的经营模式、技术研究和处理纠纷等有序进行。
2.医院档案管理的现状
因为医院档案管理制度方式仍有许多问题发生，所以对新形势的发展不能完全适应，产生这些问题的主要原因有以下三方面。
2.1落后的档案管理观念
近年来，由于医院负责人不重视档案管理工作的重要性，认为档案管理工作可有可无，随意调用业余的工作人员负责档案管理这项工作，对医院档案管理的资金和精力投放越来越少。负责人存在落后管理观念必定会对管理人员带来负面影响，导致工作人员对待工作的态度不严格、仔细。如此一来，医院管理制度无法适应新形势，医院的各种工作将无法开展。
2.2档案管理体系不健全
完善档案管理体系，首先应该加强医院档案管理。但是，大部分医院因为没有建立健全档案管理制度和监督体系，这就使医院档案管理制度形成监督失效、无考核、不受约束和管理不严的局面。因为医院负责人没有过多关注档案管理工作制度对医院各项工作的重要性，因此，随着社会先进技术不断发展，医院档案管理工作因建立一个完善的档案管理体系[1]。
2.3档案管理人员工作水平不高
随着医院档案管理制度不断改革，医院负责人必须重视档案管理体系和引入先进的管理技术，从而让档案管理工作人员提高管理水平和工作效率。但是因为现阶段档案管理人员综合管理素质较低，没有能力去驾驭先进的档案管理技术，所以需要一个具有专业管理水平和知识结构来负责档案管理这项工作，因为档案管理工作人员综合素质直接对档案管理工作造成正面影响。另外医院没有对档案管理工作人员进行档案管理的相关培训，并且在实施信息化管理体系过程中没有引入先进的信息管理技术[2]。
3.新医改下医院档案管理的改进方法
3.1更新管理观念，提高管理人员的管理意识
对医院档案管理体系进行完善，首先关负责人应该重视制度建立的工作，医院负责人应归档更新管理观念，把更多的资金和精力投放到管理档案中，使各项重要工作纳入到档案管理范围，以便及时处理日常管理工作。此外，必须做好档案管理工作的宣传，要求各科室积极配合档案管理工作人员日常工作。管理工作人员应充分认识档案管理工作对医院的重要性，对管理工作的整理和审查严格谨慎，不断提高自身管理水平，以提高档案管理意识。
3.2建立健全的档案管理体系
建立健全的档案管理体系，要求从下面几个方面着手：
（1）改进医院档案管理系统，建立健全的管理体系。医院档案负责人在严格执行档案管理标准时，要求医院档案管理的工作人员对规章制度的相关内容要了解透彻、具体明白，使其档案管理体系更加完善。同时，医院档案管理体系可以综合病例档案信息，使医院各项工作可以充分利用档案管理体系的价值。
（2）要充分利用信息档案科的主体价值。建立健全的档案管理体系，就要注重信息档案科发挥的作用，做到层次分明。信息档案科主要负责的工作内容是管理和审查档案以及相关的指导和培训；每个档案管理科室是医院档案管理最基本的单位，主要是负责收集、审查和整理档案的工作内容。
（3）建立医院各个部门之间的合作和交流。建立健全的档案管理体系后，医院必须要加强各个部门之间的合作与交流，这样才可以顺利完成医院档案管理工作。
3.3实现网络化档案管理制度
随着信息技术不断的发展，医院必须完善档案管理制度，充分利用先进技术的价值，实现网络化档案管理制度。实现网络化档案管理制度，首先需要医院档案管理建立一个完善的网络管理系统，实现信息化管理，使其档案管理制度从而实现网络化管理。
3.4提高档案人员的工作水平
医院档案管理水平的高低主要受档案管理人员的业务综合素质的影响，这就要求医院增强档案管理团队的精神，不断提高档案管理人员综合工作能力。首先在录用档案管理人员时，医院应该录用具有专业管理能力的员工负责档案管理工作。其次，医院应该对档案管理人员进行工作培训，以提高档案管理能力和技术水平[3]。
4.结束语
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Key words: construction engineering; archives management; importance; measures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
一、建筑工程档案管理的重要性与必要性
经济与社会的快速健康发展推动着建筑业的蓬勃发展，这有利于社会的发展，人民生活水平与质量的提高，对和谐稳定社会的建设和发展同样意义重大。因此档案管理的重要性首先必须得到认识，然而要做好档案管理工作并不能单单靠一部人的微薄之力，这需要相关主体以及工作人员全部投入其中。
保持建筑工程档案的齐全性和完整规范性，首先要做到对档案管理工作的统一指导与管理。工程档案是城市建设的产物，也是重要的成果。它能作为累积经验被加以运用和借鉴，也是城市建设的技术储备手段，同时更是城市规划建设工作进行的理论与数据基础，是城市建设和管理的重要依托。城市所有的建筑物、构筑物维修、改扩建工作都要以建筑工程档案为依据，城市建设经济效益的提高必然也要以建筑工程档案为重要支柱，同时城市防范灾难、灾难救护以及灾后战后的重建工作也要依据建筑工程档案。
建设工程档案不仅指导着城市的救灾与灾后战后重建工作，而且是防灾与减低损失的重要途径。建筑工程档案真实客观的记录整个建筑过程并反应建筑施工过程各个环节的本质、规律与联系，对日后的检测与维修、改建扩建甚至拆除等相关活动具有指导借鉴作用，同时也能加快建筑以及档案管理的学术研究的进程。工程档案活力和价值主要还体现在以下两个方面①建筑工程档案与工程使用管理息息相关，工程的使用管理永远离不开档案管理的支持与引导；②建筑工程档案不仅被自身工程所利用，而且被其他同类甚至不同类的工程设计建设参考与借鉴，甚至被反复地屡次地利用。它引发着建筑科学技术研究的发展。
二、工程档案管理中存在的缺陷与弊病
.鉴于各种原因，工程档案的质量及管理中依然问题重重：
.（一）施工管理文件原件缺失。存在设计监理建设单位下发复印件形式的施工管理重要文件的现象，不符合工程资料档案管理的标准与要求。
.（二）工程质量验收签证资料缺乏完整性。由于工期紧张等原因，建设方在现场验收后未能按国家相关规定举行签字仪式。
.（三）竣工文件编制不规范。原始资料很少能能做到分门别类的归档成册，即使部分成册的也存在无目录或者目录错误的现象，甚至还有的存在分部使用代用图的现象，而竣工文件中明确要求具备竣工图一分部工程组卷，这就催生了图纸大量缺失现象的产生。
.（四）施工验收原始签证资料格式有失规范。原始施工验收签证资料在开工前没有做到统一规范要求，却是在施工过程中不断更改和完善，这导致资料在格式内容方面失去统一性，给统一装订成卷的工作带来极大的麻烦和困难。
.（五）施工原始资料书写不规范。字迹潦草、字体不规范甚至错别字的现象比比皆是，大量文件甚至没有加盖印章或者当事人签名，这给后期的编制及归档工作带来诸多不便。
.（六）缺乏统一的管理模式。从档案管理的部门分析，有单独的工程档案管理室的单位在这方面工作比较认真负责。但是还存在大多数的单位没有专门的档案存放地点，没有专职专业没有管理人员，造成档案管理材料缺乏专业性与统一性。
.（七）缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员缺乏档案管理业务知识和专业技能，远远不能满足档案管理工作的种种要求。
.（八）工程资料移交不能保证及时性。工程资料及竣工资料移交过程中普遍存在拖沓情况，造成延误档案的统一管理时间，有甚者会造成资料的丢失。
三、有关完善健全建筑工程档案管理的意见与建议
.（一）建立健全现场办公的管理制度。工程档案管理人员要亲自深入到工程中去，实地考察现场施工情况和进程，参加相关工程技术例会并做好详尽客观的记录，针对性地收集档案对象并了解档案形成时的具体情况。并借鉴前期档案管理中总结的相关工程建筑经验，及时参与解决遇到的种种问题和困难。这要求档案管理人员不仅要对所在的工程做实时检查、档案接收以及理论指导，同时要对登记在册的项目进行调查及分析研究。尤其对比较成功的有影响力的建筑工程项目要着重分析。在进行现场指挥过程中，档案管理人员与建设单位在思想上要达到统一，以应对建设施工过程中遇到的种种疑难性问题，并根据具体情形制定档案编制方案，做好项目档案的示范样本，逐步创出重点工程服务的新途径，能得到建设单位的普遍认可和一致好评。
.（二）要做到统筹部署，不断健全管理体系。建筑工程档案囊括工程中的全方面内容，并且贯穿与工程的整个进程，这就要求档案管理必须包含工程的方方面面并做到全程跟踪指导。尤其建设初期，工程档案管理人员必须积极及时地加入到工程中，这才是遵循项目建设和档案形成的规律，有利于及时收集档案管理材料并做到统筹管理。在工程施工进度中，尽快组织形成企业档案馆、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，并保证档案管理与建设进度的同步性。项目申请立项时便要积累文件资料并整理核查，项目竣工验收时文件资料的验收工作也要同期完成，以避免存在遗留问题，从而保证归档工作的效率与质量。
.（三）加强工程档案管理队伍建设。在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定。并且对档案管理人员进行大量业务指导和培训，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。
.（四）建立资料归档会签制度。工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。
.四、结语
.综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。
参考文献：
[1] 晋爱萍.对加强和规范工程档案管理的思考[J].科学咨询(决策管理).2010年05期
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篇12
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[j]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[j]．浙江档案．2004（1）：36～37
篇13
1 现阶段我国医院档案管理工作中遗留的弊端及相关影响
1.1 档案管理体制有待完善
如今我国各类区域的医院，单纯地关注医疗设施和实效，对于医疗信息明显未能给予合理程度的重视，致使既有的医院管理体制存在诸多缺陷，如若长期放置不管，将会对档案管理机构内部安定和谐秩序与整体运营发展前景，造成深度威胁。
首先，档案管理机构内部和谐秩序的影响。原本各类医院之中既有的档案管理体制就不够完善，加上医院领导对这部分工作内容重视程度不足，使得档案管理人员无法及时深刻认知个人职务，涉及信息遗漏或是偏差状况接连衍生。透过原则角度观察，为了加快医院档案管理工作的进程，相关机构有必要在特定时期内进行自身诸多信息资料和档案规划梳理。但是，正是因为在档案管理事务上意识未能明确，加上相关工作人员职责意识严重模糊，使得档案提交过程中滋生出推诿和拖延等各类消极状况，如此一来，只会令档案管理事务交接的精准性和实效性持续骤降。
其次，医院整体经营发展前景的影响。持续一定时间之后，一旦说医院需要使用以往资料，可偏偏因为既有的档案信息存在严重遗漏和偏差问题，便无法真切地反映出医院内外的工作风貌，对于日后合理化发展，明显是极为不利的。
1.2 档案管理工作人员业务能力和职业道德素养着实不高
档案管理一直都是医院经营发展过程中十分重要的工序单元，尤其是内部工作人员的业务实力和素质则更加不容小觑，一旦疏忽，就会持续降低医院档案管理实效，并造成资料丢失等严峻问题。这类现象在一些乡镇或是县级医院表现的尤为显著，主要是因为这部分档案管理工作通常交由外部应聘人员或是护士承担，而他们管理意识和能力都不尽完善，经常会引发档案登记秩序紊乱等消极状况，如数据记录错乱等技术、规则性问题。
2 新医改方针推广背景下医院进行档案管理方式科学化改革的建议
2.1 加大对档案管理工作的重视力度
和其余机构相比，医院档案管理工作时刻保留技术、严谨、专业等特性，对于医院市场竞争地位提升和可持续发展前景，有着十分重要的引领效应，所以要透过根本层面上强化对这部分管理事务的重视态度，同时透过档案管理体制和人员两类层面上同步予以处理。
第一，档案管理体制方面。即要求有关机构及时制定严格的规范体制，在确保融入当地信息的基础上，借助完善的规范细则和认证标准，进行档案管理信息全方位收集、整合、存储、编辑，进一步贯彻医院内部资料库的真实有效、条理化的构建目标，并且为不同人员查阅对应资料提供便利条件。
第二，档案管理工作人员方面。须知档案管理事务中经常涉猎较多复杂类信息，为了确保这类职务能够高效率、高质量交接，就必须预先招聘或是培养一些保留高度责任意识、基础性医学常识的人员，这方面要求未能达标的人员则绝不允许进入任职。
2.2 构建完善化的档案管理体制
确保医院既有档案管理体制的完善状态，有助于持续强化医疗工作的可操作和针对性基础上，为广大档案管理工作人员设置清晰妥善的发展指标；再就是令这部分档案管理权责变得愈加统一协调，进一步为日后医院档案管理效率和质量提升，奠定基础。
长此以往，不单单可以杜绝医院档案信息收集、文件记录中的诸多误差迹象，还能够为以后信息检索和应用，提供妥善的支持辅助条件，包括人力资源成本数量的减少，以及档案信息的管理和社会资源的共享。需要额外加以强调的是，在针对医院管理体制进行完善化构建期间，必须要将医院的具体经营发展状况考虑进去，唯独如此，才可以确保这类规范体制达到合理和可行性控制效果的基础上，贯彻落实权责明确划分、激励惩罚有度等目标。
2.3 强化对档案管理工作人员业务实力和业道德素质的培训实效
档案管理工作人员在医院档案管理工作中发挥着深刻的影响功效，因此这部分人员的专业技能和综合素养便有必要引起领导重视。毕竟和其余机构相比，医院档案管理职务长期彰显出强烈的严谨、专业和技术特性，尤其是在较大范围且繁琐的信息归纳整理过程中，还需要工作人员医疗基础知识、缜密思维、高度责任心等优质化素养作为支持。而在面对以往医院档案管理人员专业技能、管理意识不强等缺陷过程中，可以考虑借助多元化培训途径加以处理，如定期针对内部既有档案管理工作人员进行培训改造，或是直接聘请实践经验丰富的档案管理专家莅临指导，长此以往，令各类区域医院档案管理工作人员锻炼出可靠的业务技能并获取完善的档案管理知识。
2.4 贯彻落实档案管理的信息化改革目标
新医改方针主张提供足够安全、便利、快捷的基础性医疗卫生服务，借此逐步强化医疗卫生事业的公益特性、加快基础性医疗服务机制构建进程，并且保证至此全心全意为人民服务。而信息化技术在医院档案管理体系中的贯穿融入，则是医院迎合时展潮流的必要途径，更是响应国家政府对医院诸多规范要求的直接表现。众所周知，信息技术当前已然在单位民众生活和行业领域之中全方位渗透，特别是在社会经济持续改革发展背景下，医院在档案信息需求方面明显变得愈加紧迫；加上信息化档案管理模式时刻彰显出低成本投入和高效率运行等功能特性，所以说尽快在不同医院之中创建专业化的档案信息共享平台，明显是十分必要的。透过如今我国不同区域医院经营状况观察，医疗工作人员在针对各类罕见疾病加以确认和治疗过程中，都必须要全方位地查阅各类档案信息并且开展深入性体检，两类工序流程都将消耗患者较多的时间、增加患者医疗费用，严重情况下将直接令患者病情延误。因此，需要预先构建起一类高效率的档案管理信息化系统，确保推动医院一切医疗活动的布置交接进程前提下，利用信息共享和综合开发应用等途径，进行诸多患者医疗成本节约，并保证各类患者能够尽早恢复健康状态。
3 结语
综上所述，须知医院的任务改革工作，都需要凭借群众基础性需求作为指导依据，之后在新医改方针推广执行背景下贯彻与时俱进目标。尤其是在医院档案管理工作模式改进方面，需要透过体制、思想、创新等层面予以协调化处理，即在确保加大对档案管理工作重视态度基础上，强化对档案管理人员培训实效，并快速搭建起一类科学、高效率地档案管理信息化系统。长此以往，势必能够令我国医院得到长效发展，并且为广大人民生命健康提供合理的服务保障。
参考文献
