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【中图分类号】 G270 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）03-0059-02
随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展，信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及，“数字档案馆”渐渐浮出水面。相对于传统的档案馆而言，数字档案馆不是一种真实的存在，但是作为一种虚拟的资源却是真实的，而且是能够有效地发挥作用的。
目前有些地方对数字档案馆的定义：“是一种建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”我们要正确认识数字档案馆：数字档案馆并不简单只是一个存放数字化档案的档案馆。
由于数字档案与传统档案是全然不同的，所以笔者认为目前数字档案的收集、鉴定、整理、利用、销毁等也与传统档案有很大区别，原有的手工检索的档案业务环节势必要进行调整，要将不适用于档案信息化建设的一些工作流程进行简化，加强档案信息化相关环节建设。
一、数字档案的收集
数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。
二、移交归档的重要性
数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。
三、数字档案的鉴定
目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。
四、数字档案整理
对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。
五、数字档案的保管利用
如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。
六、如何做到数字档案管理安全
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二、信息化档案管理的现状
1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。
三、加强信息化档案管理的措施
1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。
四、结语
在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。
作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心
参考文献：
[1]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016,(20).
[2]戴永成.推进财务档案管理信息化建设的探索与实践[J].卷宗,2014,(7).
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医院档案管理;档案管理;模式改革
随着我国经济水平的提高与医疗卫生事业的发展，医院的内外环境都发生了巨大变化。为了适应时展的需要，医院开始重视档案管理工作。和以往相比，医院档案管理水平有了显著提升，但是仍存在诸多问题，亟待改进。
一、医院档案管理现状
1.医院档案分类
在医院档案中，不仅涵盖医院的发展事件，还有诸多的研究成果记录，能够为医院的各项科研活动提供丰厚的数据。在医疗卫生事业改革工作稳步推进的过程中，构建一套行之有效的档案管理系统是非常有必要的。当前，我国医院档案主要涵盖文书档案、病历档案、人事档案这三种。从管理模式上来看，人力资源部门负责人事档案的管理，档案室负责文书档案的管理，而医务处则负责病历档案管理。从管理方式上来看，包括手工操作与人工检索，十分落手。除了这些档案之外，随着医院的发展，各种医疗活动增多，新增许多新的档案类别，比方说院校附属的教学医院，会增加诸多教学档案；与防疫部门联合，会增加新的病历档案；和法律部门共同推出医疗法检活动，会新增案件档案与诉讼档案等。这些新的档案出现，给医院的档案管理工作带来了新的挑战。医院必须加快档案管理工作改革的步伐，以适应发展的需要。
2.医院档案信息化建设中的问题分析
（1）标准体系建设较为落后。因为医院档案管理中所涉及到的内容非常多，所以医院档案信息化建设工作也面临着很多困难。很多医院还没有就信息化建设工作展开统一的规划，信息化建设缺乏标准化体系。当前，医院档案管理软件与档案管理信息系统非常多，但是其兼容性普遍较差。在医院的内部，各个部门往往运用独立的系统，信息共享程度非常低，各种信息资源的利用度不高。（2）档案信息化管理意识不强。随着职能部门分工地不断细化，各个部门在日常工作中会产生大量的电子文件，电子档案流失的现象非常严重。很多人简单地认为将档案资料输入电脑，能够被查询或者利用，档案管理就实现了信息化，甚至还有人认为传统档案被保管好就可以了，没有必要花费精力着手数字化信息处理工作。这些落后的思想观念均导致医院档案管理发展停滞不前，严重影响了档案管理的工作效率。（3）档案信息化建设匹配设施与人才配备不够。很多医院对于档案信息化建设方面的投入不够，电子档案生成部门的各种设备非常落后，为配置与电子档案管理相适应的软件与硬件。这导致电子档案难以被长期保存，丢失的现象非常严重，给医院带来了巨大损失。很多部门未配置扫描仪等翻拍设备，导致电子档案难以与纸质档案同步。与此同时，相关工作人员的年龄结构不合理，普遍偏大，信息技术操作水平不佳，知识结构未能够更新。对于医院来说，既具备档案管理知识，又拥有计算机操作能力的复合型人才太少，这些都导致医院档案管理水平低下。（4）电子档案归档管理模式落后。当前，医院中涉及到电子档案管理工作的部门非常多，但是各个部门还没有就档案管理出台统一的标准，未制定出有效的工作程序。各个部门在电子文件归档的时候，存在归档范围不清晰的问题，缺乏有效的分类方法及整理规则等。这些有可能导致部分非常重要的电子档案被破坏或遗失，这不仅影响了医院的工作效率，还有可能给医院带来巨大的损失。电子档案归档管理模式十分落实，必然会影响到医院档案信息化建设工作的稳步推进，导致医院的信息化水平低下，难以适应快速发展的时代。
3.云时代下医院档案信息化建设面临的挑战
随着云时代的到来，医院方面必须加快信息化建设工作。在多种新医改政策之下，医院以往信息孤岛的情况不再，其必须逐步构建起和社会与群众密切相关的“医疗云”，以满足广大患者及家属的需要。很多医院已将将信息化建设纳入到战略发展中，然而医院信息化建设与“医疗云”建设，不单单进行靠各种数字化的设备，并非是构建业务信息系统那么简单，必须将医院内部的各种档案进行数字化的处理，再和新的电子档案有效融合，逐步构建起庞大的档案信息库，并和其他内外系统有效地对接起来，如乡村社区卫生信息网、公共卫生信息系统等，使得信息实现共享，医院的信息资源能够充分发挥作用，实现经济价值与社会价值。
二、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用
综合上文的有关内容，笔者就医院档案管理的现状展开了研究，汲取当前的实践经验，笔者认为可以从如下几方面入手，提升医院档案管理水平。
1.实行资源的整合
对于医院档案而言，资源整合是非常有必要的，能够提升各种信息资源的利用率，使之发挥更大的价值。针对医院档案管理的现实状况，相关部门应积极推出完善的档案管理制度，使得多个部门的档案能够有效汇总，实现统一管理。比方说医院病历档案，其在医院档案中占有重要比重，数量庞大，且新增速度非常快。病历档案具有一定的法律效力，其对医患双方都具有重大价值，其不单单是医院内部的资料，更是社会各界所共同监督的一种法律文书。在保护患者与医疗机构的合法权益时，病历档案发挥着重要作用。在病历档案中，医疗诊治的过程被详细记录，能够体现出医务人员的技术水平，也能够展现出医院的整体业务水准。在现代社会中，各种保险、伤害认定等对于病历档案的利用越来也高。为保障相关当事人的隐私，还要杜绝超范围使用。针对此，医院就病历档案进行统一管理是非常有必要的，这有助于病历档案的完整与安全，能够保障其凭证价值。
2.对体制进行创新
一是采用统一领导，分级负责的方式。针对医院的现实状况，应构建起档案管理办公室，全面负责档案管理工作。档案管理办公室对相关部门的档案管理工作进行监督与考核。针对特殊性的档案，其能够集中进行管理。部分与职能部门关系密切的档案，可以放置于本部门管理，比方说会计档案等。当技术力量不足的时候，可以将电子档案置于技术力量强的部门。二是配置兼职或专职的档案管理人员。档案管理对于管理人员的专业水平有着极高的要求。针对部分专业性强，或工作量大的部门，应配置专职的档案管理人员，确保责任到人，从而提升档案管理的准确度。
3.优化服务
在当前社会下，医护人员应积极转变思想，以适应时展的需要，档案部门也应如此。以往其为被动的提供查阅服务，当前是应积极主动地展开宣传工作。档案管理人员应充分发挥档案资料的教育与引导作用，使得档案能够在医院的文化建设中实现价值。医院的病历档案中蕴含大量的临床信息，能够为科研工作提供有利支持。医院档案管理部门可以积极与相关院校等科研机构取得联系，使得这些病历档案能够促进我国医疗卫生事业的发展，为医学研究做出贡献。
三、结束语
医院档案管理改革工作所涉及到的内容非常多，医院方面应发挥探索精神，积极总结经验，调整改革措施。针对医院档案管理工作的需要，医院可以组织人员参加外部的各种档案管理交流会，汲取有价值的部分，并与自身的实际状况结合起来，摸索出新的管理方法。随着现代信息技术水平的不断提高，电子化档案管理蕴含着巨大的价值。人们可以借助手机与互联网等多种路径来实现数据访问，医院档案信息管理统一化的优势将日益凸显。
参考文献
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档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。
档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。
档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。
做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。
二、档案管理人员的素质要求
档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
1.良好的政治素质
档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。
2.精湛的业务素质
业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：
（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。
（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。
（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。
（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。
3.爱岗敬业，遵守职业道德
档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。
4.与时俱进，勇于创新
随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。
此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。
三、加强档案管理的措施与方法
加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：
1.建立以人为本的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。
2.严格规范文件的制发
档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：
（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；
（2）文件要素要齐全、内容要完整；
（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；
（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。
3.科学管理电子档案
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。
（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。
（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。
（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（4）解决好电子文件的保存与利用。
4.提高纸质档案的立卷质量
在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。
在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
5.创新档案管理工作
用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。
（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。
（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。
（3）档案管理队伍整体素质的提高。
6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
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纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
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档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
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档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
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2、转变观念，超前管理
长期以来、我们对国土档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和师局档案员联系。没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。06年来，我分局意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念，制定措施，对国土档案进行超前管理。
3．国土档案特点，拓宽档案收集渠道
从实际情况看、国土档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的文件建立了档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。
4．制定规范，及时立卷
根据国土资源档案的实际情况、我们制定了《档案管理规定实施细则》，建立起档案管理分类大纲。归档范围。保管期限，档号分类方法等，将国土档案共分为九大类：(1)综合类；(2)计划财务类；(3)地籍管理类；(4)土地利用规划类；(5)建设用地类：(6)土地监察类：(7)宣传科技类；(8)声像材料类；(9)矿产资源类；并在每一类中确定了基本归档范围。把应该收集归档的文件资料进行分类可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。
5、强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平
客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求，从事国土档案工作的人员，专业知识与其它单位的档案人员更单一。为达到国土档案整理规范化的要求、兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求。对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作详细的讲解。使大家对国土档案内容提前了解，在工作个有的放矢，注意积累资料。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。
6通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好国土档案资料的收集、归档工作、积累贮存国土档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进国土档案管理工作。国土档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。我分在近几年来实施电脑化管理、将国土档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了国土档案的完整性，促使国土档案管理更上新台阶。
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2档案管理信息化建设现状
当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。
3档案信息化建设相关介绍
档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。
4改进档案管理的建议与方法
4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养
优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。
4.2提高档案信息管理水平
在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。
4.3加强档案信息管理
在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。
5结语
通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。
作者:兰志芳 单位:内蒙古乌兰察布市中心医院
参考文献:
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信息时代的到来，使计算机等通信技术得到快速的发展，目前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。对档案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用，将档案中的资料和信息与社会的政治、经济、文化发展相互融合，进而使建设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大限度地传播开来，渗透和融合到社会中去，进而为社会服务。
一、档案信息化建设的有效措施
1.促使工作人员树立档案信息化的理念
目前传统的档案建设中，工作人员并没有对档案建设有足够的重视，工作中只是简单地进行档案记录和保管工作，未能真正认识到档案的重要性，这样既无法满足社会发展的需要，但也预示了档案信息化建设的到来。在进行档案信息化建设的过程中，相关的工作人员是工作的主体，他们要对信息化档案建设有充分的了解，树立正确的信息化档案建设理念，在工作中发挥自己的主观能动性，进而促进档案信息化建设的发展进程。工作人员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感，这样才能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去，提高档案管理的质量。
2.提高信息化档案建设的技术水平
在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。
建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。
3.提高档案信息化管理的水平
在初步完成档案信息化建设的基础上，对档案进行管理时主要采用信息化技术，这样能够有效地提高档案管理的水平和质量，保证档案管理更加科学化和现代化。在档案信息化建设之后的管理中主要采用的信息化系统设备，即扫描机设备、打印机、磁性介质等，这些设备在进行档案资料信息化的过程中，推动了电子文件和信息化的发展，同时也保证档案管理工作更加高效、科学。
在档案信息化建设的发展进程中，国家规定了相关的实施纲要，主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程中选择合适的管理软件系统，并能够有针对性、有计划性地进行档案资料的录入工作，并针对这些信息进行深入的开发研究和利用。
二、档案信息化管理的发展方向
在档案的信息化建设完成之后，要对档案进行管理，工作人员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件，结合经济学院自身以及档案的发展优势，制定严格的档案管理制度，保证档案信息化的发展方向。同时还应该要提高档案信息化管理工作人员的工作技能和整体素质，对工作人员进行相关系统技术和能力的培训、考核，保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和技能，并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中，在工作中不断充实自己，提高对信息化档案管理的工作认识，在档案管理的过程中提高工作效率，促进档案管理的正常运行。
总而言之，档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等技术设备的支持，只有这样才能够通过现代化的技术设备，提高档案建设和管理的工作效率，并能够通过相关的软件系统对档案进行动态管理，节省人力和物力。工作人员在工作中要掌握基本的工作技能，提高计算机的知识水平，进而在工作中对档案进行规范化、科学化的建设和管理工作，保证信息化档案能够有效地为社会和国家服务。
参考文献
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（一）扣档。扣档指的就是当前我国很多企业为了避免人才流失的情况，以各种理由扣留员工档案的情况，这种行为会造成极为恶劣的社会影响，同时还对对我国人才的流动以及人力资源市场配置造成比较大的阻碍。这种行为违反法律规定，如果劳动者因此遇到损失，扣档单位必须对其进行赔偿。（二）档案丢失。发生档案丢失的主要原因基本上都是管理人员的马虎大意，不严格遵守规定方式和流程进行转档导致的问题。在现实生活里面，档案丢失对当事人的影响是极大的，所造成的纠纷也最为严重。因为档案一旦丢失就很难寻回，当事人过往的所有信息都将彻底消失，必然会对其未来发展以及相关事务的展开造成极大的消极影响。（三）死档、遗档和弃档。死档指的是一些劳动者会将自身的户口以及档案寄放到人才市场之中，因为很长时间没有缴纳保管费用，档案就慢慢地变成了死档。而遗档指的则是很多劳动人员因为工作转变的原因，其档案也一直在发生着改变，但是因为没有完成相应变动手续的及时办理，最终造成了档案遗失的情况。弃档指的则是劳动者将自己档案抛弃了的行为。这些情况发生的主要群体就是当代大学毕业生。除了上述情况之外，当前我国常见的人事档案纠纷类型还有重建以及假档情况存在。
二、我国企事业单位人事档案管理架构优化策略
（一）健全完善档案的移交管理制度。档案是一个人过去发生情况的有效记录，也是人们进行过去回顾以及未来展望的重要依据。其必须科学、完整、真实以及可靠，并且保证能够完成对其的合理利用。到现在为止，因为管理架构传统落后的原因，档案滥用以及遗失情况更是层出不穷，给我国经济发展以及现代化建设都造成了极大的消极影响。我国属于人口大国，怎样完成这些人力资源的有效利用对中华民族伟大复兴中国梦的实现有着至关重要的影响。特别是在当前这个社会主义现代化发展建设的关键阶段，企事业单位必须要对自身的档案移交管理制度进行健全完善，这样才能够有效避免档案丢失等情况的发生，为档案管理工作的顺利展开提供更有力的支持和保障。（二）加快档案管理的信息化发展脚步。要想有效避免“遗档”“死档”以及“弃档”情况的频繁发生以及这种情况造成的消极影响，企事业单位应该提升数字信息技术在档案管理应用中的重视，加快档案管理的信息化发展速度，这样才可以有效解决纸质档案查询效率低、花费资源大的问题，并通过网络有效完成档案的流通，进而有效避免“失档”“档案重建”以及“扣档”等纠纷的出现，为企业单位人力资源管理工作的顺利进行贡献更大的力量。（三）更新改革人事档案收费制度。现在我们国家在档案管理上采用的是“以档养档”的手段，但是因为负责档案管理的人力资源部门属于政府下辖的非营利机构，人事档案又是因为国家需要才建立的，劳动者基本上都没有权利翻阅自己的档案，所以由他们交纳相应的管理费用明显是有问题的，并不符合公平的要求，这种情况也是导致“遗档”“死档”以及“弃档”情况层出不穷的最主要原因。要想有效避免这种情况发生，政府财政部门应该专门划拨出一部分资金来为人事档案管理服务，并慢慢实现人事档案管理零收费的目标，这样才可以杜绝“遗档”“死档”以及“弃档”等情况的发生，为我国的经济发展以及现代化建设起到更大的推动作用，也为企事业单位人才选拔提供更为真实可靠的依据。
三、结束语
总而言之，人事档案对我国企事业单位人才选拔有着至关重要的影响，其关系到企事业单位招聘人员的质量情况。但是，因为受到种种因素的影响，现在我国人事档案管理发生了一定的问题，各种因此产生的纠纷事件更是层出不穷，给社会主义和谐社会的建设都造成了比较大的消极影响。要想有效改变这种情况。企事业单位必须对自身的人事档案管理架构进行更新优化，转变相应的管理观念，采用相应的信息技术推动档案的数字化发展，这样才可以为相关工作的顺利开展作出更大的贡献，进而为中华民族伟大复兴中国梦的实现起到更大的推动作用。
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档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息收集和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理，并为社会提供服务。档案信息化的意义在于推动档案管理模式，以满足社会对档案资源的需求，实现档案资源的信息共享和有效利用，深层次挖掘档案信息资源中的价值。
2 档案信息化对档案管理带来的挑战
2.1 对档案管理理念带来的挑战
档案信息化对传统档案管理模式带来的诸多挑战中，最为激烈的当属对档案管理理念的挑战。档案管理理念是档案工作者开展工作的基础和指引。但是新时代和新形势下的档案信息化工作，需要打破原有的理念，例如档案“来源原则”讲究不同来源的档案不能相互混淆。但是信息时代，档案信息来源和类属增加幅度巨大，难以准确分辨归属。同时对档案的“周期原则”也存在挑战，实物档案的保存周期与电子档案的生命周期是完全不同的，那么也应该重新划分管理周期。
2.2 对档案管理制度带来的挑战
档案信息化对档案管理制度带来的挑战主要存在于实物档案与电子档案的各自不同的特点上。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。在档案信息化过程中，电子档案的管理数量和比例都显著提升，以往的管理流程并不能完全适用于电子档案。例如电子档案在归档、鉴定以及著录环节都提前了。著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、迁移、利用等整个文件的生命周期中。而且电子档案由于分析利用等不同需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中包装档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。
2.3 对档案服务模式带来的挑战
传统的档案服务模式有两个显著的特点，即单向的和被动的。所谓单向的是指档案服务工作只是对上不对下，普通社会公众和一般组织无法获取档案信息。而被动的特点则是指档案部门只是被动的接受档案信息的查询服务。但是信息化时代对档案管理提出了新的要求：社会需要开放的、便捷的档案信息服务。而市场经济也赋予社会行为主体更多的多元化与个性化的自由。服务对象的变更让档案管理工作的服务理念不断拓宽和转变。
2.4 对档案安全带来的挑战
档案信息化在不断提高档案信息资源的公开程度和利用率的同时，也为数字化档案的安全管理问题带来了新的挑战。电子档案与实体档案最大的不同就是易改性。实物档案的修改需要较高的技术要求，而且容易进行鉴定。但是电子档案容易修改，且修改后鉴定困难。这就要求加强对档案的安全管理工作，保证档案真实性。另外档案信息管理系统也容易遭受来自技术层面的挑战，例如电脑病毒、黑客攻击等等，让档案信息安全遭受威胁。
3 档案信息化对档案管理带来的机遇
3.1 档案信息化提高了档案的更新与共享
经济全球化和信息化是社会发展的总趋势，作为衡量一个国家和地区综合实力的重要标志，信息化水平成为国家战略发展的重要组织部分。在档案管理范围内，要进一步推进档案管理工作的信息化水平。传统档案管理一方面让档案管理部门处于“信息孤岛”模式，造成信息资源的搁置浪费，另一方面又处于“信息匮乏”模式。在大数据时代，高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐成为主流。档案用户渴望得到全方位的信息服务。而档案部门借助信息技术，整合本部门的档案资源，一方面节约用户的查找信息的时间和精力，另一方面提升资源的利用效率。而且整合以后的信息资源能够形成规模化的信息集合，有利于信息资源的开发和预测，而预测正是大数据的精髓。
3.2 档案信息化更新了档案管理的理念和制度
档案信息化对传统档案管理的理念和制度提出挑战，但是这种挑战也为档案管理工作更新管理模式，创建适合信息化社会的管理制度提供了良好的机遇。借助档案系统的信息化进程，构建与完善科学有效的档案管理工作体系，有效提升信息化档案管理的效率。在管理理念和制度方案要加强数字化电子文件的监控与管理，提升电子档案的比例。同时要针对新的档案管理模式，完善相关的档案法律法规制度。尽可能地建立合理的管理和分配机制，开展档案信息的管理工作。
3.3 档案信息化创造了档案服务新模式，提高了档案利用率
传统的档案信息的管理理念在于“重保管轻利用”，但是信息化社会则有着更高的要求。档案管理人员要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为档案用户的随时自助服务。利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面的服务转化为与网络空间结合的立体化服务。这种服务模式的创新进一步推动了档案资源的主动性、针对性、广泛性和开放性，树立了以档案用户为核心的服务理念，为用户提供信息咨询与分析一体化的服务。
3.4 档案信息化挖掘了档案信息的深层次数据
档案的信息化建设不仅让传统档案资料进行信息化存储，还增加了网页档案、图片资料、声像资料、多媒体资料等内容。而现代的数据挖掘技术可以把大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识。这些数据可以是数据库中结构化的数据，也可以是分布在网络上的零散数据。档案管理部门拓展自身数据挖掘能力并对档案数据进行维护，开展数据的关联分析，发现一个档案与其他档案间的相互关联性或相互依赖性。数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型，或者是预测未来数据的发展趋势。这些数据挖掘行为大大地开发了现有档案资料的价值，为用户提供更多选择和可能。
4 档案信息化管理实现流程
4.1 档案管理业务流程再造
传统的档案管理业务流程已经不能适应档案信息化管理的需求，急需要对现有的档案管理业务流程进行再造。在信息化社会的背景下，档案管理部门与其他组织机构及档案信息提供部门之间的联系和工作衔接变得更加紧密。业务流程出现在移交部门与档案部门之间、档案管理工作实施之间、档案部门与档案利用者之间。这些业务流程要适应档案信息化管理就必须进行重构。首先是优化业务流程，理清并记录下数据产生的环节、数据产生并存储的地址、数据长期保存的方式方法、数据流转的途径和接口标准等。其次要建立标准和制度，制定数字档案接收标准，才能保证档案信息即时、长久、有效地保存。
4.2 档案信息资源的整合
档案资源的质量直接影响了信息化档案管理与提供的数据服务的效果。目前各级政府部门和组织应用了各式各样的信息化系统，包括办公自动化系统、财务系统、电子政务系统等。这些信息化系统为档案数字化提供了必要的信息员，同时大部分档案信息也来自于这些数据应用系统。要建立一体化的档案信息化管理系统，就必须将档案部门的信息管理系统纳入整个政府和各级组织的信息化整体布局中，让档案部门的信息化建设和社会信息化建设同步对接。完成政府和各级组织实体档案数字化以及存量信息资源的整合，建立同步性有效的数据备份。
4.3 档案服务能力与范围拓展
在市场经济的大环境下，组织与部门要想快速发展，就必须有自身的核心业务和核心竞争力。而档案管理部门的价值就在于为有需要的用户提供准确、充足的档案信息。传统的档案管理部门还满足于档案的借阅模式，如档案原件、档案复印件、档案检索等。但是这些服务已经不能满足信息化社会的需求。一是要拓展服务功能，利用档案信息的整理、组织和开发创造更好的信息资源服务条件，充分发挥数据挖掘技术、信息集成技术、全文检索技术等信息技术，极大地提升档案检索能力、检索速度、查全查准率。二是要拓展服务范围。将传统的查阅服务向知识服务转化，提供更加精准的专业化和个性化的服务，研究用户的信息需求，分析他们利用数据解决问题的方法以及查询问题的特点和要求，来拓展服务范围。
4.4 档案管理人力资源建设
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一、医疗档案信息共享背景下科研档案共享管理的重要作用概述
在医疗档案信息共享背景下，科研档案管理者应基于医院档案工作发展实际，积极推动科研档案共享管理工作开展，既可以大幅度提升医院科研档案信息资源利用价值，又可以为高质高效地开展科研项目提供信息支撑，以此推动医院档案管理现代化、信息化发展。1.有效控制医疗科研成本医疗科研项目的有序进行，可以实现医疗科研档案信息共享目标，进而可以为医疗科研人员展开科研工作提供大量有价值的文献资源和档案信息资源支撑，且便于科研工作人员借鉴科研档案资料中记录的工作经验，有针对性地优化科研工作，从而可以保障科研项目顺利进行的同时，有效降低科研成本。在此过程中，医疗科研档案信息资源利用率大幅度提升，对医疗科研事业的发展具有积极的促进作用。2.提高科研档案资源利用率和价值医疗科研档案信息资源的共享，可以为科研工作的优化开展提供有价值的信息资源支撑，从而有利于医疗科研工作效率和质量的全面提升，进而可以为医院各项工作的高效率开展提供优质服务，使医疗科研档案信息资源的利用率和价值得以全面提高，最终有利于医疗科研工作的现代化发展。3.推动管理工作现代化发展医疗科研档案管理工作的目的在于挖掘有价值的科研资料，为医务人员临床科研工作提供资源支持，进而整体提升医院综合服务水平。在当代网络信息环境中，积极探索基于信息网络技术手段的医疗科研档案信息化共享管理模式，可以为医疗工作人员参与临床科研工作提供大量有价值的信息参考，在提高科研档案信息服务水平的同时，有利于科研档案信息资源价值的提升，使得医疗科研工作能够高质量、有序进行，最终有利于全面提升医疗综合服务水平。
二、医疗档案信息共享背景下科研档案管理现状问题分析
信息网络时代，医疗档案信息共享是实现档案资源利用价值增值和档案管理水平提升的主流趋势，对医疗档案管理工作的开展产生了重大影响。事实上，当下的医疗科研档案管理工作中信息共享存在诸多缺陷和不足，使得科研档案信息资源价值增值难以成为现实，总结医疗科研档案管理现状问题，集中体现在以下几个方面：1.信息化建设落后于医疗技术发展在科技发展支持下，医疗技术成果日新月异，尤其是信息化技术、数字化技术等普及应用在医疗卫生领域，为医疗科研档案信息资源共享和高效传递创造了良好的技术环境。但不可否认的是大部分中小型医疗卫生机构在档案数字化建设工作方面，建设成效不高，即使在医疗科研档案管理领域引进信息化技术手段，也由于档案管理人员缺乏先进的档案管理理念，没有正确深入地认识信息技术在档案管理领域中应用的积极作用，使得其在科研档案管理工作中对信息技术发展思想观念僵化，观念守旧，不利于医疗科研档案信息化建设水平的提升。在医疗档案信息共享背景下，医疗技术水平的提高与医疗科研成果的支持密切相关，一旦在信息化环境中没有加快推进医疗档案管理信息化建设，单纯凭借纸质科研档案，显然难以实现医疗科研信息资源的高度共享，直接影响科研成果转化的同时，对医疗技术的进步与创新极为不利。2.科研档案缺乏规范性科研项目活动是医疗机构的重要工作之一，与医疗技术水平提升密切相关，始终在医疗临床经验总结、医疗技术创新、推动医疗卫生机构发展等方面发挥着重要作用。因此，医疗科研档案管理标准化和规范化发展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏规范性的科研档案管理，不仅会影响科研工作的有序进行，还会对科研成果的转化产生不利影响，最终会影响医疗技术水平的提升。事实上，当前我国医疗科研档案管理存在诸多缺陷和不足，其中科研档案缺失规范性是突出问题之一，主要原因在于相关医疗机构在运营中一味重视科研工作，片面地认为科研工作是提高医疗技术水平的重要手段，但科研档案工作只是简单记录科研工作内容，缺乏实用价值，这使得相关医疗机构在科研档案管理工作中，未能严格按照要求来规范做好科研档案收集与整理工作，从而出现科研档案资料收集不完整，科研档案信息失真等问题，难以提高科研成果准确性的同时，使得科研成果丧失了利用价值，还会影响科研档案信息资源的后续利用，最终影响医疗技术水平的提升，不利于我国医疗事业的健康、持续发展。3.科研档案管理人员业务能力和素养有待提高现阶段，医疗科研档案管理人员的素质存在一定的差异性，集中体现在科研档案管理业务能力和素养等方面，使得医疗科研档案管理工作难以高质高效开展。与此同时，科研档案管理人员由于缺乏相应的业务能力和素养，在具体的工作中未能严格按照规范要求来展开科研档案管理工作，使得科研档案管理工作缺乏质量和效率，难以发挥科研档案信息资源的利用价值。不仅如此，当前从事医疗科研档案管理工作的人员，绝大部分是兼职人员，并非专业领域出身，从而存在巨大的人员流动问题，难以全面了解医疗科研档案，且无法建立稳定性高、综合素质高的档案管理队伍，直接影响科研档案管理水平。此外，由于相关医疗机构缺乏稳定性高的专业档案管理队伍，不仅难以解决医疗档案管理中的具体问题，还难以在科研档案管理理念上与时俱进，与新时代科研档案管理事业发展观念相悖，最终会影响科研档案管理质量和效率，不利于科研档案信息资源价值的充分发挥。
三、基于医疗档案信息共享背景下的科研档案管理对策分析
如前所述，在医疗科研档案信息共享背景下，医疗科研档案管理工作存在一定的缺陷，集中体现在信息化建设水平不高、档案管理人员缺乏较高的综合素质等，不利于医疗科研档案信息资源价值的充分发挥。因此，相关医疗机构应基于医疗档案信息共享对科研档案管理工作的具体要求，并立足于科研档案管理实际，从建设高效信息化平台、加强监督、规范化管理科研档案等方面入手，不断提高医疗科研档案管理效率和质量。1.建设高效的科研档案管理信息化平台在医疗卫生领域，科研档案管理工作高质高效开展，以及信息化建设进程的加快推进，都需要医疗机构相关领导和档案管理者的高度重视和支持。因此，医疗领域的领导者应该在思想层面重新认识科研档案管理信息化建设的重要性，在深入理解科研档案管理信息化建设优势的基础上，立足于医疗机构发展实际，基于医疗机构长远发展目标、医疗档案信息共享等，重视信息化管理系统建设，进一步加强信息化平台建设，并要将科研档案管理工作纳入医疗机构常态化管理工作范畴，不断提高科研档案管理信息化建设质量和效率。在实践中，相关医疗机构应基于医疗科研档案特点建立高效的信息化管理平台，并要同步配套建设软硬件设施。在硬件方面，相关医疗机构应配套完善的相关存储和交流设备。在软件方面，相关医疗机构应建立开发高效率的网络软件支撑平台，并要结合医疗科研档案事业发展需求，开发系统功能完善的软件，具体包括操作、管理等软件。通过完善建设科研档案管理软硬件设备设施，助力提升科研档案管理信息化平台的专业性和应用性，为医疗科研工作高效开展提供丰富的资源，切实提高医疗档案信息的共享程度，彰显科研档案管理工作的价值，推动科研档案事业健康、长远发展。此外，在科研档案管理信息化平台建设与应用的大前提下，可以快速推动新医疗成果及医疗技术在更大范围内推广应用，不断提升科技转化为生产力的速度，以此提高科研成果利用率，从而既有利于医疗科研档案事业的发展，又有利于医疗行业整体技术水平的提升。2.实现档案管理的规范化科研档案管理规范化是医疗科研档案信息高度共享，并充分发挥科研档案信息资源价值的重要保障和基础。针对当前医疗科研档案管理缺乏规范性的实际问题，应加强多方监督，实现科研档案管理的规范化。首先，以时展和医疗档案信息共享要求为立足点，牢固树立科研档案价值最大化的管理意识和观念，加快推进科研档案数字化建设，不断完善新形势下科研档案归档范围、构成要件等系统建设，使得科研档案应归尽归，以此保证科研档案的完整性和准确性，进而为科研档案后续利用创造良好的条件，有效提高科研档案信息资源利用率。其次，以科研档案信息共享平台为基础，实现科研档案的全面公开、透明，鼓励科研档案信息交流与利用。最后，加强科研部门与档案管理部门之间的合作与交流，明确责任。针对医疗科研部门，在开展科研活动的过程中，还要重视科研档案资料的收集与整理，旨在保障科研档案资料的完整性、真实性。科研档案管理部门应在科研项目进行中，采取定期和不定期相结合方式，抽查科研文件资料，一方面可以有效把控科研档案资料的完整性和准确性，另一方面可以及时发现并指出科研档案工作中的缺陷和不足，便于科研部门和档案管理部门共同确保科研档案工作的规范性，进而为医疗科研档案信息的高度共享提供支持，最终为科研档案事业的健康、长远发展夯实基础。3.创新科研档案管理，提高科研档案信息资源利用率首先，相关医疗机构要积极创新科研档案管理信息化平台，以传统科研档案管理功能为基础，深入开发科研档案管理利用价值，建立多样化科研档案信息数据库，完整呈现科研项目数据、成果和科研过程信息等，并要在数字化档案资源的支持下，提供便捷且多元化的档案信息查阅服务。其次，创新和丰富科研档案利用模式。科研档案信息资源的多样化，使得科研档案信息资源具有海量化的特征，只有加强科研档案信息的多元化处理，才能为相关医疗机构今后科研项目的高效开展提供大量信息资源，最终有利于科研事业的发展，并有利于科研档案信息资源利用率的提高。最后，拓展科研档案应用范围。医疗科研档案应用价值集中体现在提升医疗技术水平、提升医疗服务水平、医校教学实践等方面，这要求积极科研档案管理部门积极创新科研档案管理，切实发挥科研档案信息利用价值，最大限度提高科研档案信息资源利用率。4.基于医疗档案信息要求来提升档案管理人员综合素养相关医疗机构要想提高科研档案管理水平，应强调信息化优势在科研档案管理中的充分发挥，为医疗科研人员提供更加全面且准确的科研信息资源，这无形中对科研档案管理人员的综合素养提出了更高的要求。因此，相关医疗机构应对科研档案管理人员进行系统且全面的针对性培训，具体包括计算机、部门交流与协作、档案业务等培训，以期通过专业且深度的针对性培训，持续提高科研档案管理人员的综合素质，使其综合素质满足于医疗档案信息共享背景下的科研档案管理工作需求，切实提高科研档案管理水平，不断提高科研档案信息资源的利用率。
四、结语
综上所述，在医疗档案信息共享背景下，相关医疗科研档案管理工作面临新的高标准要求，要求正确认识科研档案管理工作中的缺陷，积极从建设高效的科研档案管理信息化平台、实现档案管理的规范化等方面入手，不断提升科研档案管理信息化水平，为科研档案信息共享提供支持，有效提高科研档案信息资源价值，推动医疗档案事业和医疗卫生事业健康、持续发展。
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