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随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。
电子档案形成的优越性：
存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB－4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。论文参考。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
操作方便 ，复制时不容易丢失信息 。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。
电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
电子档案存在的缺点：
传统的纸质一旦形成，原件中所包含的内容和形式不再发生变化，只要抓好保管，就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
原始性问题。论文参考。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。论文参考。
完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的技术记录在载体上的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
电子档案管理是档案工作的一个新领域，针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一体化的管理。
电子档案管理对档案技术人员的要求。档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理，因此在加强档案管理人员队伍建设中，除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天，档案人员要想管好它，必须了解形成电子文件的相应技术和设备，以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才，将懂档案业务，具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来，建立复合型多层次的专业技术队伍。
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随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
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一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、小结
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
【参考文献】
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二、档案信息电子化的现状
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、推行档案电子化管理的几点建议
当今世界已步入信息化的时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。
1、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
2、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。
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电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2.真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
3.完整性问题
电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4.安全性问题
电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。
5.存储性问题
电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。
6.长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
二、加强电子档案科学管理的有效措施
1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。
2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。
（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。
（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。
（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。
（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。
（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。
（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。
（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
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随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894―2002)[S].
参考文献：
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档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根基。档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键。只有完整、真实、准确的收集有价值的档案，规范、合理的保管和保存原始档案，科学的分类并做好登记工作，才能最大限度的发掘利用档案的价值。
1.实体档案
1.1 实体档案的特点
实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案；实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用；实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等等，这是实体档案最显著特点。
1.2 实体档案的安全管理
1.2.1 档案室管理
根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性的分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用。
1.2.2 档案借阅制度
档案存在的实际意义在于它的利用。在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下，编制各种检索工具、参考工具，积极为档案的查阅提供便利，及时做好登记和统计工作。建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。
1.2.3 档案安全管理
维护真实、完整是档案安全管理的前提，要从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，确保档案内容来源合法，不能人为割裂分散或零乱堆砌。这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。
2.电子档案
随着计算机和网络技术的发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。
2.1 电子档案的特点
第一，操作方便。在形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成，极大降低了档案管理人员的工作量，提高工作效率。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加简单、方便。其次，传递快捷、实现资源共享。电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受时间和空间限制。一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。第三，存储空间小。电子档案占据的极少量空间，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。第四，具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案更加全面、形象、生动。而且，电子档案复制时不容易丢失信息。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
2.2 电子档案的安全管理
电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。
电子档案安全管理同实体档案一样，其关键首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。为了确保电子档案的唯一性和公信力，电子档案的内容必须预先进行加密处理。配合完善的存取控制下，避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失。信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件，电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。
3 结论
档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化。电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员时刻思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，随着时代的进步不断解放思想，不断提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。
参考文献
[1] 王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.
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随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。
1 电子档案与纸质档案的各自特点分析
1.1 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。
（1）档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。
（2） 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化
再现。
（3） 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。
1.2 纸质档案的特点
纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。
（1） 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。
（2） 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。
2 并存时期档案管理工作的发展策略
2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案
管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。
2.2 改进、创立档案管理标准与制度
新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与
确定。
2.3 创新档案管理体系
吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。
（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。
（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
参考文献
篇9
要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。
无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。
2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。
2.1 同步归档工作
在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。
2.2 同步整理工作
要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
2.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
2.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
3 加快档案管理工作人员的知识结构变革
篇10
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
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所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。
1.2档案管理机构信息载体多元化的基础
在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。
1.3信息载体多元化发展的管理对策
对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。
2.纸质档案与电子档案各自的特点
因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。
3.档案信息电子化的益处
档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题———选材———编辑———出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。
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一、档案化管理电子文件
档案化管理电子文件，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件的自身特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，对各部门形成的电子文件实行自动化、网络化管理。从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高得用率。
（一）电子文件的检索
电子文件的检索，原则上应当是方便和利用，但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索查找网上文件，不能盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。
（二）电子文件的鉴定
电子文件在归档之前，必须进行认真地鉴定。电子文件也存在着区别真伪问题，档案部门所保管的电子文件档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复印件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该文件的原始性，维护电子文件的凭证性、依据性和权威性。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件内容的完整性进行鉴定。
（三）电子文件的归档
鉴定后需要归档的电子文件，按内部文件和外部文件进行编制归档，确定文件的保管期限。一是内部文件。以不同年代、组织机构、保管期限进行组盘与分盘保管，便于定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一张软盘上便于利用。档案人员应以统一数据库规范建立档案目录，便于计算机对盘内文件的查找。二是外来文件。通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，处理完毕的文件根据文件的重要性来确定密级和保管期限。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式，软盘归档主要是计算机文件软盘，这些软盘要进行编号，以便查验。网络中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统传递归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝备存，以确保档案的完整与安全。
二、电子文件档案与传统档案管理的区别
电子文件档案与传统档案在管理上是有区别的。
（一）电子档案与传统档案的归档时间不同
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传递给档案部门，由档案工作人员接收登记并编出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率。另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，避免档案的流失和病毒的破坏。
（二）电子文件与传统档案归档方式不同
电子文件由于采用电子编码，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，这些现象都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传递过程中不出现错误，确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。
（三）电子文件与传统档案在保管方式上不同
电子文件载体易老化变质以及信息多媒体的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，还要对文件进行格式转换，用通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取存储的档案，保证信息资源方便利用。
（四）电子文件与传统档案在分类、编目等管理方式上不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制文号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。在技术条件允许的情况下，可以编制多角度、全方位的检索工具。方便检索查询信息，这样查阅文件时只须报出分类号和主题词，就可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。
三、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案部门就需配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但在条件不具备的情况下，软盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点。
（一）软盘的保护
统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘。在使用过程中要把住软盘的质量关也是直接影响到软盘信息的保存寿命，高质量的软盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软盘往往不到一年，就读不出数据。保管软盘也是一项细仔的工作，软盘的存放要求在无磁场干扰、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。还要加强病毒的防范，经常对计算机进行病毒检测，确保保存电子文件的软盘不带病毒。加密盘的管理，要在电子文件存盘时进行加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开，所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
（二）光盘的保护
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在科学化的医院管理体系中，档案管理是一项极为重要的基础性工作，理应受到管理层的重视。作为医院管理的工作重点之一，档案管理在科学研究、医疗教学等方面影响甚广，工作人员也越来越重视在档案管理的过程中采取创新资源、利用信息等形式。医院主要参与药品管理、预防保健、医疗卫生、科研教学和其它相关活动，期间以医院档案形式记录各种具有研究价值的图表影像、文字声音等应用到多种载体的历史内容。传统管理形式无法满足医院档案的庞大储量，需要管理部门针对部分失效档案进行材料提炼和信息加工，这个过程中不可避免地存在着一些不完善之处，造成一系列信息错置或资源浪费的现象。如今社会逐渐步入信息时代，传统模式难以满足档案管理的数字化需求，而科技的高速发展也拉动了电子档案的广泛应用，为医院档案的管理工作带来福音。传统的医院档案多采用文书文档的存储形式，随着医疗信息技术的进一步发展，档案管理范围扩展到一个新的台阶，管理模式也随之转化为层次丰富的存储形式。医院管理体系已经正式将医院信息系统列入建设重点，在不断灵活化的应用中发挥其重要作用。
一、电子档案的基本特点
以数据形式记录各种各样的电子化归档文件，存储在包含大量参数和相关信息的软件里，即为电子档案。传统档案具有社会性、联系性、回溯性、本源性，对于以上特性电子档案都能有所体现，并且涵盖了更多电子化特征：集智能检索、海量信息与标准加工于一体；能够分离解析载体与信息；具备集成性的文件分类；在短时间内收获较强的实际效果；过度依赖与硬件设施和软件系统。
二、医院电子档案管理中存在的问题
1.档案管理分工不明，多头管理。无法准确区分档案管理各个层次的职责，导致管理达不到应有标准，严重影响了档案的安全性和完整性。目前，医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等，而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理。
2.医院电子档案管理的意识和制度不健全。缺乏规范化的电子档案管理制度，相对滞后的医院管理电子化进程，都大大拉开了档案管理水平与需求之间的距离。目前，医院还没有订立出纳入管理范畴的档案类别，没有建立合理的归档程序，也没有列出统一化的管理标准和科学化的管理模式，管理层忽视了档案管理培训，工作人员尚未通过多种形式的宣传活动深入了解档案管理的真实内涵。
3.档案管理人员素质有待提高。由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高。档案管理人员知识结构单一，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，主动性和创新性不够，不适合现代化的档案管理要求。
4.档案管理设施不全，档案管理软件不能满足要求。医院涉及的档案内容相当庞大、繁杂，这就意味着电子档案管理科室的覆盖面是极为广泛的，虽然计算机技术日益成熟，但医院的档案管理尚未达标，阻碍了档案的信息化发展，整体速度较慢，完成度较低。重复建设相当常见，像是影像检查系统、检测化验系统、病历病案系统、统计收费系统等部门合作的一致性很低，规格不同无法通用，也就难以实现档案信息的资源共享，脱离档案的信息化管理范畴。
三、改进医院电子档案管理的思考
1.健全档案管理制度，规范档案管理行为。此举能大大减少随意管理档案的现象，确保档案管理的持续工作与健康发展。例如：建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定等。
2.建立标准化、规范化档案管理体系。就现阶段而言，应尽早将数字化管理需求纳入档案管理的工作中心，从传统的实体文档管理进一步转化为现代化信息管理，如此一来，管理对象就是信息资源，就能以数字化载体对档案加以处理，创新技术，优化资源，合理管理档案信息。
3.加强培训，提高认识。负责档案管理的工作人员应具备的知识包括医学管理、医疗规律、信息技术、网络安全和工作流程，应具备的技能包括网络管理安全、数字化医疗设备与管理，尤其是数字化信息技术的医疗手段，电子档案管理亟待知识更新与技术更新，与时俱进方能满足日新月异的时代需求。医院科研人员应自觉提高自身对于电子档案的科学认知程度，做到完整收集并保存各种电子档案。医院监督人员要努力学习国家颁布的相关法规，深入理解档案管理相关的条例规章，结合各个单位的实际规定，有效提高工作效率和管理质量。
4.加大档案管理的投入。电子档案管理的质量直接影响到医疗安全，只有保证完整性的档案信息，才能真正有助于医院开展科研、教学活动，进而促使档案管理能够发挥其最大效力。医院管理层要加强对档案管理的重视程度，加大对硬件设施和软件系统的资金、技术投入，优化计算机和刻录仪器的性能配置，及时更新软件版本和存贮空间。另外，网络安全势必要加强防范，保证数据加密和防火墙的稳定性，保障电子档案运行过程的安全性和秩序化。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。只有融合两个部门的专职专责，才能协调配合，达成完美的合作效果。
四、结束语
当前，科技时代要求信息技术做出更高效更迅捷的回应，医院也应更新档案管理观念和制度，时代步伐不断提醒着医院档案管理，从传统的、老旧的、单一的模式中脱离出来，结合现代化的信息技术手段，进一步提升档案管理水平。相关工作人员也要不断创新，完善自身技能，积极参与到医院档案管理事业中去。
参考文献：
