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篇1
为了使档案工作的标准化、规范化，我认为应该采取以下措施：
一、建立健全的档案管理制度
测绘档案种类繁多，形式各异，有初始档案、预售档案、转移档案等，要实行档案的规范化管理，就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设，档案存放的库房要设有专柜，做到查找方便、快捷。库房要经常通风，做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案的寿命。其次，应指定专人管理档案，档案管理人员应深入各科室，了解各科室业务，以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱接乱发，防止档案流失。
二、实施立卷归档原则
篇2
地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立组织，收集数据
抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。
2建立制度，编制方案，完善规则
长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。
数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强培训依法制档
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一、医疗保险档案管理的内容
医疗保险档案是在医保的征集缴纳、基金管理以及相关业务运行的过程中逐步发展而来的，主要反映医疗保险的工作活动情况，具有重要的利用和参考价值。医疗保险档案内容繁杂，主要包括三个方面：参保人、零售药店与定点医疗机构以及医保的经办机构。其中参保人方面涉及人员基本信息资料、医保关系结转和个人账户金额明细等内容。零售药店与定点医疗机构方面涉及资格认证资料、费用清单以及服务协议、结算凭证等内容。而医保的经办机构方面则涉及参保单位的基本信息、基金支付档案以及基金缴纳等内容。
二、当前医疗保险档案管理的发展现状
随着医保管理内容的逐步增多，医保档案管理逐步出现了一些弊端，这些内容的长期不解决，将会直接制约管理的标准化。文章通过总结研究，主要将问题概括为以下几个方面。1.传统的管理方式难以满足现实发展的需要随着科学技术的不断发展，各个领域的档案管理已经逐渐进入信息化时代，只要通过电脑将信息输入到网上，就可以实现全网共享，自动管理。而在过去传统的纸质档案管理中，管理人员要想查找某个人员的信息，就必须大量的进行翻阅，两者相比，传统的档案管理方法显然不再适应当前快节奏社会发展的需要。2.医疗保险档案管理制度不健全，标准不统一由于医疗保险涉及内容广，并且存在内容上的交集，加之并没有健全的管理制度作为引导，所以经常出现同一档案分属于不同部门的现象。另外面对复杂多样的管理类别，医保档案信息在分类编码上还存在标准不统一的问题，并没有做到标准化的统一，因此使得档案管理一直停滞不前。3.管理人员素质有待提高在当前的医疗保险档案管理中，管理人员素质低下，缺乏积极性也是制约标准化管理的重要因素。由于医保档案管理工作本身繁琐复杂，枯燥无味，所以很容易使管理人员出现厌烦心理，加之很多管理人员认为档案管理只是简单的记录查找，并没有技术含量，所以在管理中重视程度并不高，这种认识的不足是素质的集中体现，难以胜任本职工作。
三、医疗保险档案标准化管理的措施
结合上文论述的当前医保档案管理中存在的不足，文章主要给出以下建议。1.加快信息化建设，推进医保档案管理的标准化要想实现医疗保险档案的标准化管理，首先要加快信息化建设的步伐。相关部门要加大资金投入，逐步建立网络化的档案管理平台，实现档案信息的共建共享，同时建立统一的网络管理标准，进行实时的网络维护，保证信息化建设的安全、方便与快捷。2.逐步健全医保档案管理制度为保证医保档案管理的标准化，各地区要加快制定相关规章制度，做好医保档案管理的职责分工，统一科室，逐步规范人员的管理。同时逐步完善医保档案管理的统一标准，制定标准化流程，健全管理体系。3.提高管理人员的素质水平和业务能力医疗保险档案的标准化管理与优秀的人才是分不开的，所以相关部门要加大管理人员的培训，使其掌握一定的档案管理学、文书学等相关专业知识，培养热爱工作，对工作认真负责的态度，提高责任感。同时面对管理的信息化，管理人员还要加快普及计算机网络知识，以便更好的进行档案管理，实现管理的标准化。综上所述，医疗保险档案管理在医保制度中至关重要，因此相关部门要加大研究力度，从加快信息化建设、健全管理制度、提高人员素质等多方面着手，保证医疗保险档案的标准化管理，为医保制度的发展贡献力量，进而推进社会保障的不断发展。
参考文献
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1 财务档案案卷质量标准化管理的意义
财务档案能够记录企事业单位在运营过程中的每笔收入与支出，反映出企事业单位的运营情况。财务档案管理还能够保障企事业单位活动的正常开展，在企事业单位中发挥着重要的作用，其具体表现如下。
（一）为企事业单位提供参考数据
企事业单位在开展任何活动时，都会产生各种财务数据，从而形成财务档案。企事业单位中的相关管理人员需要对这些财务数据进行搜集和整理，并对其进行研究和分析，从而便于为企事业单位的日后运营提供参考[1]。现阶段，所有企事业单位都向财务档案质量标准化管理模式发展，提高了企事业单位的财务档案管理水平。在这个发展过程中，财务档案信息将会能够为企事业单位提供真实的参考依据。企事业单位在做一些决策时，需要完全依靠财务档案信息，使其能够一直朝着有利的方向发展。
（二）作为事件发生的事实依据
很多财务档案都是企事业单位财务支出的凭证，有利于企事业单位的管理和运行。财务档案管理工作与其他工作存在很大区别，其给企事业单位所带来的效益是不能够具化，但是在企事业单位运行过程中的很多地方都会起到至关重要的目的。财务档案管理还能够反应企事业单位以往在财务方面的具体事实，其档案文件资料能够作为证明这些事实的凭证[2]。
2 财务档案案卷质量标准化管理存在的问题
（一）对财务档案案卷的管理缺乏重视
财务档案管理对于企事业的运营和发展具有重要的影响，但是很多身处档案管理职位的工作人员由于对其本身工作的不重视，导致对财务档案的管理也缺乏一定的重视。并且，很多人由于受到传统观念影响，将财务信息视为机密，将财务档案资料封存起来，不对其进行管理。此外，还存在一些管理人员所采取的管理方式还十分落后，只对其进行整体管理，将其放置在固定的地方，没有对其进行详细的分类[3]。即使有一些企事业单位已经对财务档案案卷进行了分类管理，但是其分类较为混乱，达不到理想的效果。上述情况的出现，究其根本原因还是源于管理人员对财务档案案卷管理的不重视，从而给财务档案管理带来了很多问题。
（二）缺乏完善的财务档案案卷管理制度
我国在档案管理上已经出台了相关法律，但是其具体实施来看，企事业单位的工作人员对这些法律的遵守意识较差，导致档案管理法律成为了一纸空谈，没有实际意义。很多企事业单位高层管理人员甚至认为财务工作只是简单的记账、结算等，没有意识到财务档案案卷对财务工作的重要性，因此没有按照国际的规定进行财务档案管理工作，这在一定程度上严重阻碍了财务档案管理的发展。随着社会的进一步发展，很多企事业单位意识到了财务档案管理的重要性，也按照我国相关法律规定进行财务档案管理。但是，由于缺乏较为完善和统一的相关管理标准，导致企事业单位的财务档案管理难以顺利完成。
（三）财务档案的安全问题
财务档案中记录了一个企业和单位从建立之初到今的所有财务数据，这些数据信息对于企业和单位来说具有重要的意义，所以应严格保密财务数据信息，避免出现财务信息外泄的情况[4]。很多企事业单位虽然设置对财务档案的查阅权限，避免所有人都能够查阅财务档案。但是，由于人情、金钱等方面的诱惑，使档案管理人员难以严格坚守相关规定，使企事业单位中的很多工作人员都能够查阅财务信息，这将会给企事业单位带来很严重的财务信息安全问题。
3 财务档案案卷质量标准化管理措施
（一）保证财务档案案卷质量
控制财务数据信息质量应该从以下几个方面进行：首先，应该在财务档案数据信息的搜集上保障数据信息的质量，既要将所有具有价值的财务信息搜集在档案当中，还要剔除没有任何价值的财务信息。从另一个角度而言，既要保障财务档案信息的合理性，还要保障财务档案的可用性，并划分不同财务档案的管理期限，便于区分保管。其次，对于财务档案信息还应做好超前控制，这主要是财务档案的质量会在其生命周期范围内受到各种因素的影响。如果想要提高财务档案质量，需要对所有财务档案形成过程进行监控，确保所有具有价值的财务信息能够完整、正确的放入财务档案当中，也为财务档案的日后管理工作打下良好的基础。
（二）财务档案案卷分类管理
财务档案的分类管理是使规范档案的基本措施，虽然现阶段财务档案管理已经进行了分类管理，但是随着档案数据的不断增多，项目数的增加，应该对其进行更为细致的划分，使其变得更为标准化。一个完美的分类方案，需要其在项目的设置上具有一定的科学性[5]。所以，财务档案的分类应该遵守以下几点原则：首先，应该保持分类项目的稳定性。企事业单位需要根据其自身的实际情况，设置项目的类别，一旦项目设定完成，便不能够轻易对其进行更改；其次，分类项目应该十分简洁明了，不能够太过复杂。这点原则也主要取决于企事业单位的具体情况，设置不同的级数；再次，在财务档案的分类避免重复和交叉，使其具较强的整体性，便于工作人员的后续查找。
（三）财务档案案卷编目明确
档案管理人员搜集到的财务档案案卷，不管其是否进行装订，都必须要在其表面标上案卷的详细信息，如案卷的编号、名称、时间等。对于装订的财务案卷，需要在封面填写案卷的总页数，而没有装订的财务案卷则需要在封面标明其总件数。当案卷所有信息全部完成以后，应该由相关工作人员进行签字，以便当案卷出现质量问题时，能够找到相应的责任人。如此一来，能够切实保障财务档案案卷的质量，使财务档案案卷管理变得更加标准。
4 总结
虽然案卷质量标准化管理在很大程度上取决于相关工作人员对这项工作的重视程度，但也还需要事业单位中所有相关部门的配合。因此，财务档案案卷的形成和整理，涉及的范围较广，人员较多，只有通过企事业单位所有人员的共同配合才能够更好的完成财务档案案卷质量的标准化管理工作。总之，只有提高企事业单位对财务档案管理的重视，才能够更好的完成财务档案管理工作；只有通过企事业单位内部所有人员的共同努力才能够保障财务档案案卷质量，使档案管理人员能够对其进行标准化管理。
参考文献
[1]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，02（05）：86-87.
[2]孙凤玲.关于事业单位财务档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，01（03）：47-48.
[3]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，01（03）：96-97.
[4]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011，05（12）：103.
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2 学校档案工作规范化、标准化的几大特点
2.1 新型模式下的档案管理储藏量大并且查找方便
随着我国社会经济不断发展，我国的信息技术也在飞速发展。所以，在多媒体计算机技术发达的社会背景下，新型模式（电子文档方面）下的档案管理比起以往传统档案管理模式（纸质文本方面）显得更加方便快捷。当今社会下，学校各层工作人员都会选择运用计算机进行工作，比如运用WPS表格、Word文档、Excel表格等一些电子软件对学校档案资料进行录入和储藏。这样做的根本目的是使学校档案资料管理储藏方便，并且我们都知道电子文档的储藏量是极其大的，平时教育管理人员在外出参与研讨会时可以使用U盘对要使用的档案资料进行拷贝，这样做不仅携带起来特别方便，工作人员在进行档案资料的查询时也是特别容易的。这与传统档案管理模式使用纸质文档手写的方式相比而言明显更加现代化，这样对提高学校整体教学水平的发展也有至关重要的推动作用[2]。
2.2 新型模式下的档案管理的成本较低
传统管理模式下对档案管理时不仅出现资料数据容易出错的情况，而且特别耗费人力和学校财力。而新型管理模式下的档案管理的成本则大大降低了，这主要是由于运用电子文档对学校所有?Y料进行录入以及保存或者是以后查找都是特别准确并且方便的，传统档案管理模式下需要几个人进行对档案资料的整理、核对以及收藏，新型档案管理模式下一个人就可以做完这所有的部分并且做起来还显得更轻松，这样做不仅可以使学校成本降低，还可以让档案资料数据更具准确性。而且在传统档案管理模式下大量使用人力的情况下，不可避免地会出现部分人员偷懒或者粗心大意的现象，这样的情况不仅浪费了学校的金钱还让档案资料数据没有准确性，这就等同于竹篮打水一场空，所有的努力都白费了。而新型管理模式下的档案管理明显更加规范化、标准化，从而也能有效避免这一类问题的出现[3]。
2.3 新型模式下的档案管理归档更科学
一所学校的档案资料不论是从种类上还是保存时间上都是千变万化的，由此可见，运用新型管理模式使档案管理进行归档时规范化、标准化以及科学化是至关重要的。众所周知，一所学校的档案资料都是繁琐无规律的并且还特别多，所以为了方便后期工作人员进行查找阅读，前期相关工作人员在进行档案资料归档时就应该科学并整齐地归档，新型管理模式下的档案管理恰好可以满足这点，这明显是传统档案管理模式做不到的。
3 促进学校档案工作规范化、标准化管理的措施
3.1 夯实档案管理的基础工作
虽然目前我国应该实行运用电子文档对学校档案进行管理工作，可是在档案管理的最基础工作时仍然需要使用纸质文档进行分类。这就需要相关工作人员在进行基础工作的时候仔细检查，避免出现此项资料已经过期或者档案文件不符合存储规定的情况。众所周知，任何事物的基础部分是必须要做好的，基础没做好，后期一系列的工作都等于竹篮打水一场空。由此可见，为了促进学校档案工作规范化、标准化管理，首先就要求相关工作人员应该夯实档案资料管理的基础分类工作[4]。
3.2 对档案资料进行定期检查
为了更好地促进学校档案工作的规范化和标准化，相关工作人员对档案资料进行定期的检查也是一个至关重要的中间环节。这主要是因为通过教育部门调查人员的总结报告来看，现在学校的档案管理资料在前期准备工作做得都还不错，可是中期后期经常出现一些已经失去价值意义或者明显不符合储藏规定的文件，这种情况的出现显然是有问题的。所以在学校管理人员展开档案管理工作的时候，应该要重视起来对档案资料进行定期检查的工作，从现有的档案资料中检查出来的已经过期的或者是失去价值意义的文件就应该单独分类出来，最终把这些文件集合起来进行统一销毁。这样做的最终目的是对学校档案资料进行严谨的管理，使其更加规范化以及标准化[5]。
3.3 提高工作人员的综合素质
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一、将档案资料标准化管理纳入到工程标准化管理体系中
将项目档案工作纳入桥梁建设项目的标准化管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档的工作。将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标体制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。明确本单位有关岗位和人员文件材料收集归档的职责和要求，把文件材料的规范化管理纳入到工程技术人员岗位责任制中，档案人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员等都担负着文件材料的形成、积累、整理、归档的责任，在其进行定员定岗中，必须明确其职能范围规定有文件材料这一项，并进行严格的考核。通过组织检查、评比、参观、会议、现场指导、跟踪、反馈等工作加强对桥梁建设过程中档案资料的监督关联，监督文件材料的规范化、标准化、完整性、真实性、及时性和连续性。根据有关要求，在图纸规格、质量、字迹材料、图纸种类、内容、图例说明、图表的更改等方面都做了规定。通过这样的监督管理，确保了工程资料的真实性、完整性、系统性，提高了档案资料的管理质量，并形成了一种“工程完，材料完”的好现象。
二、建立符合桥梁建设要求的档案资料管理体制
档案资料工作的根本目标在于保证桥梁建设的安全、快速开展。首先，建立行之有效的档案整理工作责任制，把档案整理工作的责任逐级划分，分到人头，保证档案整理工作按时、标准、规范的完成。我国桥梁建设过程中档案资料的管理按照国家的相关规定主要实行项目法人负责制，档案工作接受交通运输部门和档案行政管理部门的监督和指导。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理部门和专门的管理人员，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。其次，建立项目档案网络管理体制，按照桥梁档案管理要求，根据职责分工范围和实际情况，做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归纳工作，定期对档案资料的管理情况进行检查和总结，查漏补缺，对档案不全不完善的地方加以补齐完善。分综合类、工程及财务类做好档案记录、归集工作，保证规范完整，装订成册。再次，建立有效的奖惩机制，对项目工程档案整理工作实行目标管理，各级逐级签定目标管理责任状，档案整理工作结束后兑现奖惩，对于没有完成整理工作或者工作质量不高的进行明确的处罚，通过这些措施增强了各工程实施单位和人员的责任感和积极性。
三、完善相关的硬件设施
按照国家规定，设立档案室，并配备相应的硬件设施。首先，设立符合国家标准规定的档案室。虽然桥梁建设过程中，条件比较艰苦，施工单位办公用房比较紧张，但按照国家规定应当设立不得小于的40 m2档案室以及数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具，为妥善保存施工过程中形成的各种档案资料提供基本的硬件保证。其次，配备档案管理工作必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化办公设备，有条件的单位应当配备经档案管理部门认定的档案管理软件，对档案实行数字化管理，应配置专用电脑和专人操作、维护并配置保护电源，并与单位办公自动化系统联结，为档案数字化管理奠定良好的基础。再次，档案库房和档案办公用地要配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、火警报警器和防盗装置等设施设备，建立档案库房管理的基本制度，确保档案资料实体和信息的安全。最后，加强对档案管理人员能力的建设，组织各参建单位建立档案管理领导小组，明确分管领导直接参与工程档案工作日常事务，并纳入岗位职责，各参建单位根据所承包项目规模和档案量均配备了一定人数的专（兼）职档案管理员；积极组织各参建单位档案管理员和档案专家开展档案工作心得交流活动，现场讨论档案业务问题。
参考文献：
[1]罗广国. 强化建设工程档案质量管理初探[J]. 城建档案，2014，01：24-26.
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保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。
2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。
3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。
4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。
二、电子文件标准化管理必须遵循的原则
1、前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。
前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。
2、全程管理原则
电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。
电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
3、集成管理原则
集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。
档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。
三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。
虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。
“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。
要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：
（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。
在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。
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在电力工程的基建档案中基本涵盖了工程项目内的所有资料，是为生产建设提供不断发展动力的重要基础，因此对电力工程基建档案进行规范、标准化的管理模式具备了历史性。因此在基建档案管理过程中的每一个环节都要仔细、负责，以保证任何一个细节不被遗漏，从而实现科学合理的规范化[1]、标准化电力工程基建档案管理模式。
1.2 档案管理的稳定性
电力工程的基建档案中记录了基建工程项目的全部施工过程，因此为电力企业的稳步发展、供电能力提供了稳定、可靠的文字资料，企业管理者可通过这些资料加强对企业的管理力度，同时也是制定科学化、规范化企业管理制度的重要参考，因此在对电力工程基建档案管理模式进行规范化、标准化的设计过程中，要贯彻真实、有效的根本原则，才能保证电力工程基建档案管理模式的稳定性。
1.3 档案管理的珍贵性
电力工程中的基建档案是基建工程中的重要原始资料，因此其具备了极高珍贵性。其中囊括了基建工程全部过程的历史，只有通过制定规范化、标准化的管理模式才能实现对基建档案的妥善保管，从而提升电力企业的综合管理水平。
2 规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略
随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。
2.1 基建工程项目施工前期文件方面的管理办法
在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素[2]，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。
2.2 招投标阶段档案方面的管理办法
在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、投?宋募?、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。
2.3 施工设备资料方面的管理办法
在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理办法
施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。
2.5 施工资料、安装文件的管理办法
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现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。
1医院档案管理标准化的内容
医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。
管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。
工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。
随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。
2医院档案标准化建设中存在的问题
医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。
2.1标准化建设水平偏低，数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。
2.2缺乏统一的网络化协调机构目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。
2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。
2.4档案管理队伍人员素质较低，结构不合理在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。
3加快医院档案管理标准化建设的几点建议
3.1面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。
3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。
3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。
3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。
3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。
总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。
参考文献
[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.
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二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
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1农场实施档案管理标准化的必要性
当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。
2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策
标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。
2.1存在的问题。
信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。
2.2解决措施。
1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。
这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。
2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。
人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。
3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。
在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。
4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。
在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。
参考文献
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一、实行高校档案工作标准化、规范化的目的和意义
以实施《高校学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》为主要内容的高等学校档案标准化、规范化的主要目的是：
（一）为了适应高等学校档案工作发展的需要。多年来，特别是改革开放以来，高等学校档案工作有了很大的发展，档案工作规范化、标准化也越来越为档案界所认识和重视，档案门类由单一发展到多门类，数量越来越多，档案干部队伍素质越来越高，工作范围越来越大，越来越复杂。总之，无论在速度规模方面，还是在档案工作内涵、质量、效益、方法、管理的科学程度等方面都上了新台阶。但是，由于没有一个统一的标准和规范，在高等学校档案工作的概念、原则、技术方法、工程、程序、操作模式、档号编制标识等方面基本上还是各行其是，各搞一套。
（二）为了适用科学管理和档案工作现代化的需要。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分。没有标准化，就没有专业化，就没有现代化，就没有高质量，搞速度。”
高校档案工作的发展，组织由分散到综合，结构由单一向多重，由封闭向开放，功能由保管向利用转变，检索由收购向计算机过渡，要实现现代办公自动化，就必须有相应的基础。没有标准、规范化的实施，就不能实现现代化和自动化，也难以实现真正的科学管理。
(三)为了便于对档案部门进行监督，提高档案干部队伍素质的需要。过去，高校档案工作在培训、指导、检查监督方面没有一个统一的要求，大都按照国家地方或者其他行业的要求去做，要么比较原则，要么主要从地方机关、企事业单位的实际出发所拟定，不完全符合高校的实际情况，而实行“高等学校档案工作规范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一个客观的可供使用和操作性较强的统一标准规范，从而不断提高档案干部队伍的素质。
二、标准化、规范化是实现档案工作现代化的前提
建立完善的档案管理工作制度，是档案管理的有力措施和可靠保证，我校根据学校的现状和需要，建立了档案管理制度，完善了档案管理规章制度，制定了《档案管理人员守则》、《档案保密制度》、《借阅档案守则》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案室安全制度》，此外还编制了档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了档案的质量。
在标准化与规范化的管理过程中，档案管理要有目标、有程序、有措施，资料要完整，档案要落实，档案工作现代化就必须建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上。档案的形成必须由收集、整理、归档、登记、移交、传递等一系列环节组成。如果检索工具各搞一套，符号、代码混乱，标引著录方法格式不一，内容平行重复，使用计算机联网是无法实现的，那么计算机也好，缩微设备也好，其优越性就难以发挥出来，所以，现代化必须以标准化、规范化为基础。现代化程度越高，越要标准化、规范化，反过来又会促进档案管理的现代化。
（一）标准化和规范化是提高高校档案工作科学管理水平的重要手段。科学管理包括档案机构的高效化、管理工作计划性、管理方法科学化、管理技术现代化，而这些都是以标准化、规范化为基础的。为使学校档案工作在共同语言、衡量准则、比较的基础、评估依据等方面有一个统一的要求，避免无规可循，克服各行其是的弊端，国家教委制定了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，从而结束了长期以来高校在档案实体分类和业务建设诸环节不规范、不标准、各行其是的局面。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》一书把高校档案划分成党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、产品、外事、出版十大门类，拟定了永久、长期和短期等，解决了很长时间没有一个适合高校工作特点的科学分类标准和业务建设规范的问题，促进了高校档案工作特点的科学分类标准和业务建设规范，促进了高校档案工作的科学管理，加强了整体业务建设的深化。
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中图分类号：G726 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）33-0161-02
一、背景
随着电力企业改革，对人才培养、人才培训的重视程度与日俱增，供电企业下大力气加强企业内部员工培训，伴随培训种类、培训班次的增多，如何科学有效地做好培训档案的管理，为拓宽培训成果的应用以及为企业的发展提供决策支持，成为了当前供电企业亟需解决的问题。
二、新形势下供电业企业培训档案管理
1.供电企业培训档案管理概述
新形势下供电企业不断开拓员工培训，努力提升员工的知识、技能、业绩、素质。如何归集种类繁多的培训档案，提升培训成果应用，这对培训档案的管理提出了新的要求。因此科学合理地划分培训档案的类别，建立标准一致的培训档案模板以及规范培训档案管理流程是做好培训档案管理的关键。
2.供电企业培训档案管理应用范围
供电企业培训档案管理主要适用于企业内部员工参加各类岗位培训、合作培训、在职学历教育以及各种以推进人才队伍建设的各类竞赛、调考、技能比武。培训档案主要对各类培训项目的实施过程、培训成果、存在问题及改进意见进行记录，使培训的各环节信息记录在案，培训项目的质量及效果有据可查，以达到培训质量管理、持续改进、扩大培训成果应用的目的。
3.培训档案管理实施
培训档案的管理工作是企业员工队伍素质建设的重要组成部分，培训档案对于员工上岗、任用、评先、晋级、晋升是重要的凭证和依据。科学规范地做好培训档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的迅猛发展，员工培训档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好培训档案的管理工作应该从档案类别的划分、标准统一的档案管理、规范化管理流程三个方面加强管理。
（1）科学合理地划分培训档案的类别。培训档案的管理应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的培训，将其划分培训类、竞赛类、合作培训、学历教育四大类别的档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。
1）培训类档案：根据职工教育培训项目的类别，建立培训项目类档案。主要指种类培训班，包括持证上岗（复审）培训班、转岗培训班、非持证培训班。其具体细分为经营管理培训、专业管理培训、技术管理培训、生产技能培训、服务人员培训以及新员工培训等六类培训档案。
2）竞赛类档案：将职工岗位业务竞赛、专业调考、技能比武三种类型档案划分为竞赛类档案。
3）合作培训类档案：是指职工参加国家电网管理学院合作培训、国家电网技术学院合作培训、国内相关院校合作培训、参加国家电网公司系统内上级单位培训、参加国家电网公司系统外单位培训等五类培训的档案。
4）在职学历教育培训档案：在职学历教育培训档案主要指员工经审批参加学历教育以及组织推荐参加的学历教育的培训档案。
（2）建立标准一致培训档案。培训档案的规范统一对于培训档案归档、后继查询及成果应用有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化培训档案模板以及培训档案装订顺序对于了解培训进度、培训师资、培训课时、参加人员、培训效果及培训评估、改进意见都具有直观性及针对性。培训档案根据培训类别分别制订各类标准化、系统化的档案。
1）培训班标准档案包括：培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表、培训班教师授课测评表、培训效果评估表及改进意见书、其他资料（培训照片、课件、报道等等）、兼职教师授课台账、津贴申请表等等。
2）竞赛和调考比武类标准档案包括：正式通知文件、具体实施方案、评分标准、参赛人员名单、签到表、试卷、座位安排表、考场记录表、竞赛结果通报等。
3）合作培训类标准档案包括：培训班正式通知文件、培训参加人员、学习情况反馈表（合作单位反馈）、成绩及持证情况明细表。
4）在职学历教育类标准档案包括：学历教育报名通知、组织推荐人员公示、参加在职学历教育人员名单的报告、培养服务协议书（组织推荐）、学历证书复印件留存。
（3）规范培训档案管理流程。由于传统的培训档案随意不规范归档的模式已经不能适应当前现代企业的培训管理机制，也不能适应信息化形式下电子档案查询的要求，因此供电企业要根据企业文化及企业特点在传统的培训档案归档的基础上引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使培训档案管理更加贴合供电企业，为供电企业各类经营、管理、技能、技术人才的培养提供坚强的信息基础。
在供电企业内部，建立标准化的流程及归档时限来实现整个培训资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式真实有效地记载员工在企业内培训的历史，通过信息手段推动培训成果的扩大应用，为企业经营管理决策提供有效信息。以下从五个步骤来介绍培训档案管理流程。
培训档案流程是在培训流程结束时启动。培训流程从培训计划—开班—培训实施—结班后，转入培训档案的管理流程。具体见培训及培训档案流程图（图1）。以下按培训班类档案流程进行讲解。
1）纸质档案制作。由培训项目部归集培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表；组织学员进行培训班教师授课测评形成任课教师测评表，由培训项目人填写兼职教师授课台帐、津贴申请表、培训效果评估表及改进意见书，并收集与本次培训相关的培训资料，包括培训照片、课件、报道等等。收集完成后按培训统一模板进行培训档案目录的制作。制作结束后按目录顺序装订成册。
2）纸质档案审核。培训项目部门在培训结束四天内向培训中心提交完整纸质档案，培训中心对纸质培训档案的完整性、规范性及真实性进行审核，如有错漏或不符合规范则将档案退回项目部门重新补充完善。
3）电子档案制作。在纸质档案完整规范的基础上，由培训中心在纸质档案提交后三天内统一进行电子档案制作。培训电子档案的制作主要基于供电企业系统内部的职工教育培训管理信息系统，将培训班的名称、培训班项目编号、培训班类型、培训时间、授课教师名单、课程、各课程学时、参加学员、学员出勤情况、学员考试考核结果进行录入。通过电子档案的制作可以便捷统计各类型培训班开班情况、学员年度总学时、各学员参加培训情况、各兼职教师年度授课课时数等等，极大方便了数据的统计与查询。
4）培训档案归档。电子档案制作完成后，将纸质档案按年度培训计划的项目编号进行排序，按照培训类别分别装入档案盒，并对档案盒进行编号后放入档案室进行存档。
5）培训档案查阅。培训项目部门在需要时可通过办理培训档案查阅手续向培训中心查阅培训档案。
培训档案在培训班结束后的七日内完成所有培训档案纸质资料及电子档案的归档，确保培训档案的及时真实有效，确保培训档案的信息化建设与其他工作同步发展。
4.培训档案管理的激励与约束机制
在企业内部通过职工培训档案的管理办法实现了“鼓励先进，鞭策落后”，进而促进培训档案的管理。开展培训档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如培训档案的送达培训中心的时限、培训档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀培训进行表彰，同时作为培训档案范例进行公开展览，并组织学习，促使各培训负责部门按照培训档案管理规范的要求按时保量完成培训档案工作。同时对于未按标准、未按要求时限办结培训档案的将列入全局绩效考核指标，对培训项目负责人进行考核。
三、培训档案管理对供电企业的意义
培训档案的精细化管理是供电企业不断加强培训过程精益化管理的一个重要环节，通过培训档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各培训项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。
档案是企业的无形资产，是企业在各项培训工作中真实的历史记录，培训档案本身就是一种重要的教育资源。过往的一个个培训案例及一份份培训评估表及改进意见书则可以为今后的培训提供借鉴，从而提升培训的效率和效果。
培训档案记载着供电企业发展过程中各类人员的培训情况，对管理人员研究、了解企业整体员工队伍素质及培训情况，为经营决策提供支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。
