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测绘档案管理实用13篇

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测绘档案管理

篇1

1测绘文书档案管理中文在的问题分析

1.1档案管理岗位职责不够明确

文书的工作方向是文案工作的基础,由于测绘单位中,文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工,分别管理的。由于人员方面的交替,会出现由于新老员工交替,导致文文书方面的质量参差不齐,甚至在文书交接方面,会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法,是依靠人工存贮,在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如,长时间的工作让眼睛干涩,造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况,纸张的大小也没有正式的统一,传统的归档纸张是16开,现在的是4开,档案不能整齐装订,中间有散落现象也不会马上察觉。

1.2文书档案管理不够现代化

在测绘的文案管理上,沿袭过去到现在常用的做法,除了当前的用计算机对文案进行存档保存外,其他的存档水平还是需要人工操作,还没有全面的去运用计算机技术去管理和储存,发挥出档案现代化的储存方式[1]。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面,大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会,让计算机更方便的为我们的工作进行编排,传统的管理方式,已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们,几乎每人都有一套房子,那么大的储存量,还用过去的方式去管理,在遇到问题时,不能及时的找出档案,影响员工的工作效率。

1.3组织领导的力度不够,设施也不够完善

由于房产测绘方面以检测生产为中心,文书档案管理方面得不到很好的重视,领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文,当成公文的方式整理归档,对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士,领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式,很少去关心房产测绘方面文书档案的管理,也没有向这方面进行投资,导致没有完善的设施,领导对工作也不够重视,员工积极性不高,反而会阻碍当前经济的发展。

1.4专职业务的工作人员水平问题

就大多数房产公司而言,文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管,档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手,没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业,有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题,导致在员工聘请方面也没有太多的要求,只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职,很少有人学这方面的专业,更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大,对档案的交接工作容易出现问题,导致档案不全。

2解决问题的措施

2.1解决档案本身存在的问题

从测绘文案的材料入手,层层递进,扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习,使双方掌握工作衔接的相关要求,来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等,按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理,保证文案的完整,从而达到文书文案一体化[2]。同时档案管理者要身体例行,熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关,实现档案工作的保值和增值,从而提升档案的质量,以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候,一定要保证档案的完整性,对有些纸张破损,文字不清晰等问题页面,可以进行临摹或者再复印,让交接工作时,不会出现文件的丢失等情况。

2.2提高文书档案的现代化管理水平

对管理水平的提高,是个渐进的过程,要根据单位的实际情况,来制定相关的计划和措施,制定合理的规划,力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法,逐渐改善当前的管理现状,使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时,建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施,从而保证档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作,让文案管理进入现代化水平,传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰,现代化的趋势将会取代传统的方法,在管理方面,现在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文案管理中,不仅能保证文案的安全,也会让管理方面显得更加的轻松。

2.3加强文书档案的管理,完善管理设施加强

对文书档案的管理和宣传工作,加大在人力、物力和财力方面的投入,教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义,还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去,从而解决档案管理人员的知识结构问题,重视和培养年轻的档案管理人员,让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机,然后将这三点全面认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍[3]。还要加大资金的投入,定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中,档案的摆放好比图书馆,虽然有编号和特定的位置,但是空间有限。当有新的资料时,就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉,这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施,就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作,同时,也会使员工在工作中感到轻松,提高整体的工作效率。

2.4提高档案管理人员的整体素质

在合配备专业档案管理人员的基础上,有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划,注重新技术和新知识的相互结合,努力增加新知识注重新的管理方法和技术,努力增加综合素质,提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程,立于现状,吸收个借鉴优秀的档案管理工作,建立全文见归档等相关的档案管理制度[4]。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐,实施了电子文件与纸质文件双向管理,实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会,管理学毕业的人也越来越多,可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘,然后在公司进行专业的工作培训,让他们更加适合文案管理这个位置,把这份工作做到完善。

3总结

从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发,提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因,探讨了解决的方法和措施,给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天,测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用,传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展,必须改进房产测绘文书管理工作,不断地进步,服务于国家的建设,在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。

参考文献

[1]冯清玲.浅谈如何做好房产测绘质量管理[J].工程技术(全文版),2016(6):65.

[2]李建珍.浅议房产测绘的技术及质量控制要点[J].工程技术(引文版),2016(84):225.

篇2

在土地流转与测绘档案管理过程中,相关管理部门必要制定完善的管理制度,全面创新土地流转与测绘档案管理方式,增强其工作效果,以便于实施土地利用与规划工作,提升其发展效率。

1 土地流转与测绘档案管理问题的分析

在土地流转与测绘档案管理的过程中,还存在较多难以解决的问题,影响着土地流转与测绘档案管理工作的开展,具体表现为以下几点:

第一,土地管理工作过于抵赖地籍测量工作。目前,部分土地管理部门在实际工作的过程中,不能科学分析土地流转管理需求,过于依赖地籍测量工作,导致土地管理工作效率与质量降低。在地籍测量工作中,相关测量人员会根据国家相关规定,将国家设置的控制点与加密图根点作为科学依据,然后利用大比例的测量设备开展测量工作,进而形成准确的地籍图。在此过程中,相关管理部门还没有意识到土地管理工作的重要性,在土地管理期间,过于依赖地籍测量工作,全面发挥土地管理工作作用,甚至会出现一些难以解决的问题[1]。

第二,地形图的应用效率较低。目前,在土地流转过程中,地形图的利用效率较低,主要因为在应用建设土地的过程中,相关管理部门还没有予以地形图应用足够的重视,难以通过审批等方式提升地形图的应用效率,甚至会出现地形图比例问题,无法提升其应用质量与应用效率,甚至会出现影响土地流转工作的科学性与有效性。

第三,土地规划工作质量较低。在土地流转期间,相关管理部门还没有意识到土地规划工作的重要性,不能根据土地流转与测绘档案管理需求开展管理工作。同时,测绘档案管理部门不能利用科学方式管理测绘档案,经常会出现档案信息失真与安全性问题,无法提升其利用效率与利用质量,甚至会出现一些难以解决的问题[2]。

2 土地流转与测绘档案管理措施

在土地流转与测绘档案管理期间,相关管理部门必须要制定完善的管理制度,采取有效措施开展管理工作,减少其中存在的各类问题,达到预期的管理目的。具体包括以下几点:

2.1 制定完善的土地管理地籍测量制度

在土地流转与测绘档案管理过程中,相关管理部门必须要制定完善的管理制度,重视土地管理地基测量管理工作。在此期间,管理部门需要做好测量工作,将准确无误的测量图纸、数据信息等融入到测绘档案管理中,进而提升其工作效率与质量。同时,土地流转测绘档案管理部门需要根据其工作现状的分析,采取有效措施解决问题[3]。

2.2 合理利用地形图

土地管理部门需要保证地形图合理应用,提升地形图的应用效率与应用经济学,增强其应用效果。首先,测绘档案管理部门需要做好用地面积的管理,保证可以加大用地面积管理力度,逐渐提升用地面积的管理质量,进而达到预期的管理目的。其次,土地流转管理部门需要制定完善的管理制度,逐步提升其工作质量,保证可以科学审批地形图,继而增强地形图的应用效果。最后,在申报材料中,必须要附加一些大小比例的地形图片,保证可以充分反映出地形图的应用效果,提升地形图的应用质量[4]。

2.3 土地规划措施

土地管理部门需要做好土地规划工作,保证可以提升土地规划工作效率与质量。一方面,土地流转管理部门与测绘档案管理部门需要做好资源管理工作,保证可以在不同时期开展土地规划工作,针对土地建设情况的分析,合理土地建设工作效率与质量,进而优化土地流转工作体系。另一方面,测绘档案管理部门需要根据野外测绘等现状的分析,采取有效措施测量与计算土地面积,补全土地规划基本资料,保证可以提升土地规划工作的科学性与有效性,增强其工作效果,减少工作损失问题。

2.4 测绘工作措施

在测绘档案管理过程中,相关人员要想更好的获取测绘档案信息,就要科学规划测绘工作,提升其工作效率与工作质量。一方面,管理部门需要积极应用测绘技术与计算机技术,提升测绘技术的应用效率,增强数据处理工作效果,保证可以发挥测绘技术的应用作用。另一方面,相关管理部门与技术人员需要利用各类数字形式的计算机储存方式,逐渐提升数字地图的应用质量,增强地籍管理工作效果,优化土地利用体系,保证可以将土地规划工作列入相关制度中,进而提升其工作效率与工作质量,达到预期的管理目的。

结语

土地流转与测绘档案管理部门必须要制定完善的管理制度,科学优化测绘档案管理体系,逐渐提升土地流转与测绘档案管理工作效率与工作质量,同时,还要重视人才队伍建设工作,及时发现其中存在的各类问题,并且采取有效措施解决问题。

参考文献

[1]刘宏英.论土地流转与测绘档案管理[J].内蒙古科技与经济,2016(8):139,141.

篇3

测绘档案是指包括测绘管理档案、测绘成果资料档案、测绘科研档案、测绘基建档案,测绘仪器设备档案,测绘科技档案在内的测绘实践活动形成的全部档案,它是我国科学技术档案中独特的一大门类。其中的测绘成果资料档案,是指在测绘生产活动中形成的具有保存价值的各种观测记录、计算数据、摄影底片、照片、磁带、磁盘、成果、成图等实物和数据材料。测绘成果资料档案以其独特的形成过程、载体形式、利用价值等特点,表现出与其他档案的诸多不同。该文就测绘成果资料档案的特点和管理原则加以研究讨论。

1 测绘成果资料档案的特点

测绘是测量和地图制图的总称,其专业特点十分明显,科技含量多,技术要求高,地理覆盖面广'成果要求精密准确,细致。测绘工作的性质决定了测绘成果资料档案除具有一般科技档案的属性外还有其自身的特点,其特点主要有以下几点。

1.1 成果资料的地域性

测绘生产的工作对象是地球表面,它是通过先进的测绘设备、测绘手段和方法对地球形状大小、地理点位置、地物、地貌特征进行实地测量和编绘,形成的数字成果、影像成果、图形成果等。测绘生产是在一定地域范围内进行的,因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征。这是测绘成果资料档案的首要特征。无论是大地测量、航空摄影测量、工程测量、地籍测量、勘界测量以及地图编绘等都是在一定的地域范围内进行的,测绘生产形成的原始数据,计算处理资料,成果成图都集中地将这一特征充分表现出来。

1.2 测绘数据的唯一性

测绘生产不同于一般工业生产,工业生产在产品设计后,进行的是批量生产,产出产品的属性完全一样。而测绘生产所得到的各种数据、信息、记录、影像、图形组成的测绘成果资料档案,无论它的载体形态如何,是纸质的还是磁带,磁盘,照片等不同载体,其所测绘的数据都是测绘生产的唯一产品,是国民经济建设不可缺少且无法替代的基础信息。

1.3 地理信息的保密性

测绘成果资料档案精确地反映了地球表面地形情况,物理点的地理位置,其中包含多种要素,这些信息数据在国防建设、军事作战、外交等方面有极其重要的作用,属于国家保密的范畴,测绘成果资料档案绝大多数都有密级,加之由于历史原因,我国基本比例尺地形图的测绘与军队测绘系统采用了同一坐标系统,因而保密性极强。测绘成果资料档案的密级之高,保密范围之广,远胜于其他类型的科技档案,这给测绘成果资料档案的管理提出了更加严格的要求。

1.4 档案载体的复杂性

由于测绘工作的专业种类繁多,测量手段和工序复杂,导致了所形成的测绘成果资料档案载体形式复杂,如:底片、像片、磁带、磁盘、印刷图、底图、原图版、各种图集、测量手簿、图历簿等,其次测绘生产有内业,外业之分,野外测量周期长,文件材料分散,地域范围广,更增加了测绘成果资料档案形成的复杂程度。测绘成果资料档案形成的复杂性对测绘成果资料档案的建设及管理增加了难度,提出了更高的要求。

1.5 表现形式的多样性

由于测绘科技的不断进步和信息化进程的迅猛发展,测绘成果资料的形式呈现出越来越大的多样性。实物成果和数据信息并存,影像图与线划图同在,表册描述与文字说明互补。多种形式的成果资料给档案管理提出了新的要求。

2 测绘成果资料档案的管理原则

从利用的角度出发,不论是测绘成果资料档案、还是测绘管理档案、测绘科技档案都是测绘文献信息的组成部分,只要有价值都可以加以利用而不必区分。但从管理角度,由于不同性质的事物,其形成的特点不同,服务的视角不同,所以管理的原则也不同。为管理好测绘成果资料档案,个人认为应认真遵循以下几点原则:

2.1 认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案

要管理好测绘成果资料档案必须认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案。如测绘成果资料档案和测绘管理档案的查找规律和整理要求有着明显的区别。区分测绘成果资料档案和测绘管理档案的主要标准是看它来源于何种性质的测绘实践活动,而不是看它所反映的知识内容是否相同,而实践活动领域不同的测绘文件、协议文件,从知识内容看是管理性质的,但当产生于某一具体测绘生产活动之中,这些文件与其他的测绘生产文件一起构成成套的档案,共同反映这一具体的测绘生产活动的过程,则应属于测绘成果资料档案。相反,相同内容的文件如形成于测绘专业主管部门的行政管理和生产计划管理活动之中,记述专业管理部门的管理活动情况应归入测绘管理档案。这一标准是我们进行测绘档案分类和使用《中国档案分类测绘业档案分类表》时判别某些具体档案文件归类的主要依据。

2.2 认真区别测绘成果资料档案和测绘科技资料档案

在测绘档案资料管理中,由于测绘成果资料和测绘科技资料的保存价值,管理要求存在着明显的区别,必须将两者加以区分,划清两者的界限应注意下列问题:

测绘成果资料档案都通过复制向外提供利用。尽管对于利用者来说获取的是测绘科技资料,而在测绘资料档案馆里,因为测绘成果资料档案是测绘活动过程中形成的具有保存价值的历史记录,只要测绘成果资料档案的这种“历史记录”属性不变,它就不可能转化为测绘科技档案,而应按测绘成果资料档案来管理。相反一个单位搜集、交换而得来的测绘科技资料,一旦在测绘生产活动中采用,就成为记述和反映单位测绘生产活动的真实记录,其性质发生了变化,从测绘科技档案转化成为测绘成果资料档案了。

2.3 认真区分测绘成果资料档案的保密等级和期限

测绘成果资料档案的保密性和唯一性决定了这类档案的保密工作的特殊性。

(1)正确处理测绘成果资料的秘密等级:测绘成果资料与其他档案一样,分绝密、机密、秘密和非密四类。但它的保密广度却远大于其他档案,保密范围几乎覆盖所有成果资料。密级划分的难度和工作量可想而知。因此要引起档案馆领导的高度重视,投入足够的力量,在测绘成果资料接收、建档的同时,就要认真做好密级划分,严格区分秘密等级。

(2)正确处理保管期限和保密期限的关系:一般情况下,保管期限和保密期限是不同的,保密期限一般小于或等于保管期限。保管期限是根据档案内容的现实作用和历史作用,全面确定其保存价值,准确判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成危害来确定的。档案超过了保管期限,就失去了使用价值和保存价值,一般要造册销毁,自然也就不存在保密问题了。而档案超过了保密期限,就不对国家的安全构成威胁,经授权机关解密后,仍具有使用价值和保管价值。因此要处理好保管期限和保密期限之间的关系,使测绘成果资料物尽其用,在国民经济建设中发挥尽可能大的作用。

3 数字测绘时代的测绘成果档案管理

在数字化测绘时代下必须要有更先进的管理技术和管理制度,使测绘成果这些宝贵的资料得到更安全和充分的利用。

3.1 将纸质成果档案实现电子化管理

根据有关测绘资料管理要求,对纸质的基础测绘档案,采用扫描仪、数码照相机等设备将档案资料、测绘数据进行电子化处理,形成电子图片资料及电子文件,通过数据库技术、数据压缩技术等技术手段,按一定的标准、规范建立档案信息库。这是实现档案资料管理由纯手工管理、半手工半计算机化管理,向全面信息化管理转变的方便、可行途径。

3.2 建立专门的测绘档案管理系统

为了满足数字化测绘时代的要求,一个完善的测绘档案管理系统要具备以下几点。

(1)完善的测绘档案目录的动态更新机制

档案资料进行分类、加工、整理,建立档案登记,编制档案编号和检索卡片,建立档案统计图表。其中包括航摄档案目录、地形图档案目录、各种比例尺DRG档案目录及其他综合目录。这些目录的整理,采用科学编目方法,方便测绘资料的检索、存取,做到有编号、有简介,使用户一目了然。

(2)便捷的档案查询方式

通过构建有序结构的分类多层次档案数据库,提供多字段的查询模式,及丰富灵活的检索手段,并能够利用最新的网络技术实现远程查询,保证使用者能够快速获取到所需要的档案资料。档案的查询管理直接影响档案资料的充分利用和扩散范围。档案资料的查询可考虑分为无权限、浏览、自由下载、编辑下载、审批下载等多种权限区分。一方面可以改变传统档案查询方式的低效率,提高流转速度,更好地发挥档案的价值;另一方面也可保证重要资料的安全性。

(3)流程化的管理体系

系统必须对测绘档案的管理完全实现电子化,对档案材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、销毁应实施全过程管理,包括:地形图底图修改程序、电子文档程序、底图调晒程序等,以电子流程管理代替以往繁杂的人工管理模式。建立一套规范化、信息化的档案管理体系,保证档案的科学维护。

(4)档案归档自动化

通过档案管理信息系统,应能完全实现档案资料的自动提取,所有归档过程均在网上进行,归档方便、快捷、严格。避免人为造成的不必要的主观错误,并且有效保证所建档案的一致性、有效性、完整性,保障档案归档的质量。

3.3 建立销毁制度、避免长期积压

建立健全保密档案定期销毁制度,减少用户手中保密档案的库存数量,这也应该是保密管理的一项措施。用户手中一些测绘档案常常是为某一项工程专用,工程结束后基本不再使用,长期积压,现势性越来越小,再利用的价值很小。但却是泄密的隐患,因此必须建立合理的销毁制度,并采取有效的技术措施对外发档案定期销毁,使测绘档案不得超范围、超时限使用。

篇4

所谓的数字测绘档案是指将数字化测绘设备和在作业环境下生成的数据,通过数码的形式存在下来,存储的载体主要包括光盘和磁带等,需要借助计算机才能读取以及处理测绘的档案。和传统的借助模拟形态对测绘档案进行保管的方式而言有了较大的进步,数字测绘档案的接受、整理和归档等工作必须严格的按照相关的规范执行,但是因为投入的不够,亦或是因为传统观念的限制,数字测绘的档案管理工作一直要比实际管理需求要落后,这个时候就需要对测绘进行改善,投入大量的人力物力和财力来发展测绘技术,进一步满足数字测绘档案管理的需要。

二、数字测绘档案管理工作的具体要求

在对数字测绘档案进行管理的过程中是需要爆震数据的真实和可靠的。1.选择科学合理的管理制度和技术手段,在数字测绘档案形成之初就要进行登记,尽可能的保证它的产生和处理环节都适合规范相符的。2.数据的形成。收集以及保管等环节都需要实时的进行管控,确保管理工作的延续性。3.生成时间、数据类型以及数据量等背景信息都要调查清楚,保证质量。4.要严格的按照规定提供符合要求的库房以及装备,确保其管理的环境符合规定。

三、数字测绘档案管理的现状分析

1.不具备有指导意义的规范,从目前的发展来看,我们现有的数字测绘的档案管理标准以及很难满足工程的实际需要,相关规定已经不符合管理的要求;还有一部分的标准涉及的面比较窄,测绘行业和档案管理分属于两部分,没有实现有效的结合;还有一部分的标准比较片面,很难满足大数据量。强专业性的需求,知识行业的标准,并没有在其他行业得到广泛的推广。2.归档环节不够规范。在对数字测绘档案的成果进行归档的环节,一般是要求物理归档,但是一部分数字测绘档案在物理归档的过程中,因为当前的技术条件的限制,所以很难离线的装进去,可以考虑采用在线的逻辑归档,但是现实情况是,因为各种因素的限制,所以较少采用逻辑归档,基本上都是剔除了瓦片数据之后直接归档。缺少归档源数据。有一部分的项目人员没有进行组织命名,使得数据较为混乱甚至存在有重读的情况,这样也使得后期的工作难度大大增加。缺少相应的背景信息,从目前的测绘归档的现状来看,按照数据源进行归档的情况基本上比较少。存在有一部分的特殊格式的数据,因为专利权的问题一些数据没有办法很好的整理,更不用说再利用了,这类的数据基本上没有任何的价值。3.数据存在有一定的安全分析。从目前的发展来看,数字的测绘档案存在有一定的风险主要是因为数据存在一定的有效性和完整性。一旦归档的数据不完整、内容混乱都很容易造成背景的信息无法实现归档,数据的完整性也得不到保障。此外,因为数字测绘档案的复杂、量大的特点,也加大了整理的难度,再加上目前数字测绘档案的管理工作远远跟不上实际的需求,这些都给数字测绘档案的管理带来了较大的难度,很多东西都是混合保管的,后期的查找也极为不便。

四、加强数字测绘管理效果的相关措施

1.加强相关标准的建立。为了加强数字测绘档案管理工作质量的提升,需要加强相关管理标准的建立,就目前而言,数字测绘档案的管理存在着一定混乱的现象,数字测绘档案的建立需要保证资料的完整、有效,同时还需要做好档案的管理工作以及档案的整理工作,这都是保证档案保存质量的重要内容。数字测绘档案的保存,需要做好相关的备份工作,一边能够在意外情况出现时,还有备份资料可以用。这些都可以成本数字测绘档案管理的重要内容。2.加强归档制度的执行。数字测绘档案的管理,需要加强归档任务的完成,严格按照相关的归档制度,实现数字测绘档案的归整,确保数字测绘档案归整的质量和安全,这样才能够真实有效的保存数字测绘档案。为此,首先需要建立相应的归整制度,保证规整制度的完善。数字测绘档案的管理工作需要加强相关技术的运用。其次,需要加强归档制度的严格性,确保数字测绘档案管理工作的有效性。最后,需要加强数字测绘档案滚开的检查工作,确认数字测绘档案管理工作进行的有效性。同时需要最好数字测绘档案保存的备份工作,对于备份的文件需要放置在妥当的位置。

五、结语

总而言之,加强数字测绘档案管理工作的讨论,能够高效了解数字测绘档案的现状,并通过有效措施的采取实现相关问题的解决。相关的档案管理者需要加强档案管理相关内容的了解,实现档案管理水平的提高。为广大的测试工作者保存智慧与汗水的结晶。同时为社会档案管理水平的提升提供保障。

作者:刘丽芳 单位:测绘院

参考文献:

[1]赵凌美,赵春香.关于北京市测绘地理信息档案管理的几点思考[J].北京测绘,2015(5):142-144.

[2]焦惊眉,贠建明.数字测绘成果档案的容灾方案构想[J].测绘标准化,2015(1):19-21.

[3]朱晓鸥,王贵振.海外项目数字档案管理现状分析及对策[J].中国管理信息化,2015(3):196-197.

篇5

测绘档案管理系统主要用于测绘科技档案文件的接收、组卷、编辑、查询、统计、借阅、归还、销毁、整理、维护与利用等工作。本系统为C/S模式下数据库管理系统,各功能模块都建立在数据管理的基础上的,所有各模块连接、交互都是通过数据库表结构之间的关键字或索引数据建立链接。采用MicrosoftSQLServer建立属性数据库,ARCSDE建立空间数据库。根据测绘档案具有地理属性的特点,经过分析处理,基于ArcGIS软件,利用GIS技术将测绘档案属性信息与空间信息相挂接,实现测绘档案按图形空间定位检索和管理,实现测绘档案的信息化、网络化、标准化管理。本系统设计了数据采集、档案管理和系统维护三个子系统。

1)数据采集子系统。主要包括:数据录入、数据备份、档案添加、修改、浏览、查询、等功能。数据采集即档案数据的入库,设计实现逐个录入和批量录入的功能。主要是指对地图元数据信息的录入,通过界面化操作地图元数据,实现元数据的录入、修改、删除、增加和保存。并提供批量数据导入导出功能,提高数据录入的效率。

2)档案管理子系统。主要包括:档案的接收、借阅、归还、销毁、查询、统计等功能。同时实现对借阅、归还、接收、销毁等清单的编辑功能包括(录入、浏览、查询、修改)。

3)系统维护子系统。系统维护子系统主要包括以下功能:

(1)日志管理。为了保证系统安全,将任何一个用户从登录系统,到修改、删除资料的所有操作都记录在日志文件中,系统管理员可随时查阅和清除日志数据,方便日常的管理工作。

(2)用户管理。测绘档案资料的保密工作非常重要。通过对不同的用户允许进入不同的操作系统界面,实现对测绘科技档案数据的安全管理。

2辽宁省测绘档案管理系统数据库的建立

根据以上的分析,辽宁省测绘档案类型的复杂繁多,建立辽宁省测绘档案管理系统数据库包括两个数据库,一个是测绘元数据库,用来存储所有档案数据,当数据采集与录入时调用此数据库;一个是档案管理数据库,用于存储档案管理过程中的借阅、归还等记录、清单,在档案管理子系统中调用此数据库。首先在MicrosoftSQLServer数据库中建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在下编程实现系统需要的各种功能。

篇6

测绘文书档案管理;问题;解决策略

房产测绘文书档案是测绘工作中重要的组成部分,是对测绘工作的一种真实的工作记录,是测绘管理和技术发展中记录的载体,以及促进测绘事业发展进步的重要财富,也是对后人的传承和借鉴提供了宝贵的资料。测绘档案在当前国家经济发展建设中起到了越来越大的作用,从而引起了社会各地区的关注。房产的测绘无疑是和国家的建设工作紧密相连,因此,在管理上的工作更是重中之重。

1测绘文书档案管理中文在的问题分析

1.1档案管理岗位职责不够明确

文书的工作方向是文案工作的基础,由于测绘单位中,文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工,分别管理的。由于人员方面的交替,会出现由于新老员工交替,导致文文书方面的质量参差不齐,甚至在文书交接方面,会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法,是依靠人工存贮,在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如,长时间的工作让眼睛干涩,造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况,纸张的大小也没有正式的统一,传统的归档纸张是16开,现在的是4开,档案不能整齐装订,中间有散落现象也不会马上察觉。

1.2文书档案管理不够现代化

在测绘的文案管理上,沿袭过去到现在常用的做法,除了当前的用计算机对文案进行存档保存外,其他的存档水平还是需要人工操作,还没有全面的去运用计算机技术去管理和储存,发挥出档案现代化的储存方式[1]。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面,大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会,让计算机更方便的为我们的工作进行编排,传统的管理方式,已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们,几乎每人都有一套房子,那么大的储存量,还用过去的方式去管理,在遇到问题时,不能及时的找出档案,影响员工的工作效率。

1.3组织领导的力度不够,设施也不够完善

由于房产测绘方面以检测生产为中心,文书档案管理方面得不到很好的重视,领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文,当成公文的方式整理归档,对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士,领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式,很少去关心房产测绘方面文书档案的管理,也没有向这方面进行投资,导致没有完善的设施,领导对工作也不够重视,员工积极性不高,反而会阻碍当前经济的发展。

1.4专职业务的工作人员水平问题

就大多数房产公司而言,文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管,档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手,没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业,有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题,导致在员工聘请方面也没有太多的要求,只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职,很少有人学这方面的专业,更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大,对档案的交接工作容易出现问题,导致档案不全。

2解决问题的措施

2.1解决档案本身存在的问题

从测绘文案的材料入手,层层递进,扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习,使双方掌握工作衔接的相关要求,来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等,按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理,保证文案的完整,从而达到文书文案一体化[2]。同时档案管理者要身体例行,熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关,实现档案工作的保值和增值,从而提升档案的质量,以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候,一定要保证档案的完整性,对有些纸张破损,文字不清晰等问题页面,可以进行临摹或者再复印,让交接工作时,不会出现文件的丢失等情况。

2.2提高文书档案的现代化管理水平

对管理水平的提高,是个渐进的过程,要根据单位的实际情况,来制定相关的计划和措施,制定合理的规划,力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法,逐渐改善当前的管理现状,使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时,建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施,从而保证档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作,让文案管理进入现代化水平,传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰,现代化的趋势将会取代传统的方法,在管理方面,现在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文案管理中,不仅能保证文案的安全,也会让管理方面显得更加的轻松。

2.3加强文书档案的管理,完善管理设施

加强对文书档案的管理和宣传工作,加大在人力、物力和财力方面的投入,教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义,还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去,从而解决档案管理人员的知识结构问题,重视和培养年轻的档案管理人员,让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机,然后将这三点全面认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍[3]。还要加大资金的投入,定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中,档案的摆放好比图书馆,虽然有编号和特定的位置,但是空间有限。当有新的资料时,就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉,这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施,就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作,同时,也会使员工在工作中感到轻松,提高整体的工作效率。

2.4提高档案管理人员的整体素质

在合配备专业档案管理人员的基础上,有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划,注重新技术和新知识的相互结合,努力增加新知识注重新的管理方法和技术,努力增加综合素质,提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程,立于现状,吸收个借鉴优秀的档案管理工作,建立全文见归档等相关的档案管理制度[4]。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐,实施了电子文件与纸质文件双向管理,实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会,管理学毕业的人也越来越多,可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘,然后在公司进行专业的工作培训,让他们更加适合文案管理这个位置,把这份工作做到完善。

3总结

从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发,提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因,探讨了解决的方法和措施,给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天,测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用,传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展,必须改进房产测绘文书管理工作,不断地进步,服务于国家的建设,在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。

参考文献

[1]冯清玲.浅谈如何做好房产测绘质量管理[J].工程技术(全文版),2016(6):65.

[2]李建珍.浅议房产测绘的技术及质量控制要点[J].工程技术(引文版),2016(84):225.

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当前我国的地理信息产业正面临着一个很好的发展机遇,但是地理信息要想发展,必须依靠数字化生产的地理信息数据的支撑。数字化生产是一个较为繁琐的工序,主要包括:数据加密、描绘和编辑以及前期的外业调绘等。但是每一个阶段,都会有不同的数据产生,工序的衔接对整个数据流都有关系,因此每个环节都不能出错,而且这些数据作为国家的保密数据,做好数据的保密工作也是十分重要的,所以做好数据管理工作至关重要。

1 数据管理现状以及管理经验

当前,比较大的数字化生产单位,主要是依靠人工的方法进行空间数据的管理。原始的数据都是先经过在数据管理部门进行备案,然后才会发放到各个生产科室进行相应的操作,最后相关科室要向管理部门提交得出的成果数据。

1.1 相关的设备以及设施要符合有关的保密规定

测绘得出的成果数据,其存放设备必须遵循有关的保密规定。在数据管理中心,要做到仅仅在内部局域网的连通外,与外部网络的绝对的物理隔离,对设备USB端口数据的进出做好备案以及审核工作,不可将私人的存储设备带入,并且将所有设备统一标识,若出现设备损坏情况,及时做好严格格式化工作后,销毁。维修设备不得私自带出管理中心,并在有关人员监督下进行维修,总之,要制定好一套完整有效的制度。

1.2 保管数据的有关人员要符合规定

所有相关的人员都要经过严格的保密资格审查,制订数据管理的规章制度,经常对管理人员进行培训,增强这些人员高度的保密意识和责任感,培养他们严谨的工作作风,否则有好的存储设备以及健全的制度,也很难保证这些管理人员不会出现违反尝试性错误。只有这样做了,才能避免管理人员不会在不知情以及无知的情况下犯错误,尽可能减少对国家造成的损失。同时也要建立和健全监督机制,对人员在数据管理过程中,有任何的偏差或违反行为,便于及时纠正和查处,挽回损失。

1.3 健全保密组织机构,同时明确相关保密管理责任

为了确保数据保密工作的完成,应该成立数据安全小组,并制定严格的组织纪律,选出小组组长,且要有详细的分工,将工作细分到个人,且定期召开数据保密会议,严密部署相关工作,落实责任制。我国航测遥感院多年来从未出过差错,主要就是制度完善,责任明确。

2 当前的管理方式存在的问题

一般在较小的数字化生产单位,较适用人工管理,相关的数据管理、备份以及数据的访问权限等要求并不是很严格。但是规模较大的单位总是会面对比较多的访问用户,必须要有严格的访问机制、完善的数据备份策略以及先进的网络管理方案,只有这样才会防患于未然,才不会出现重大失误而造成重大损失。

2.1 并发访问容易发生网络瘫痪

对于大规模的数字化生产,所包含的数据量是很大的,往往一批数据就有几个TB大小,同时网络的访问量也较大,但是网络的带宽是有限的,所以当并发访问量较大,且每个用户所访问的数据量也较大时,就易造成网络的瘫痪或计算机的死机。这种情况很常见,有时用户需要在网络上拷贝一张图片,一张图片数据就有1 G大,这时就会出现上述情况。

2.2 设备容易出现物理损坏

数据一般会存在一块块的硬盘上,其中可能是一个测区或者是一个项目,同时会出现多次拔插接线的情况,但是硬盘不是热拔插性设备,如果相关人员不够专业,则容易造成硬盘损坏。一般当系统瘫痪时,重启或维修需要时间较长,这种情况就会造成无法恢复的数据丢失以及设备损坏。

2.3 管理对人工的依赖性很强

对于数据的管理工作,人工的工作量很大,比较依赖人工,但是人的记忆是有限的,效率也不高,且易出现错误,尤其是在数据汇总时,如果出现新旧数据的覆盖,就会出现将历史数据传送给顾客的情况。

3 测绘档案管理的网络化保护

数据作为数字化生产中的重要资源,数据备份不仅仅是简单的拷贝,也不是永久归档。备份主要是为了降低丢失数据带来的损失,因此,备份工作是生产环节中十分重要的一环。系统化管理可以帮助我们在系统出现问题时尽快恢复,也只有这样才会使网络运行更加流畅,数据成果也会更加可靠、安全。充分利用现代化设备以及软件,提高数据管理效率的同时,提高了数据安全系数以及自动化程度,减少数据与人的接触,维修人员要登记后,在相关人员监督下进入管理中心机房。

4 网络化管理可行性分析

当前网络化存储管理设备已非常先进,计算机处理能力飞速提高,硬件价格的降低,对于一个大单位来说,建立高效的网络化管理已成为可能,同时可以购买对应的软件,根据需求开发管理平台,已有成功案例,对企业管理来讲也有深远意义。

5 结束语

手工管理作为原始的方法,已不能满足需求,通过现代化设备以及手段,进行管理势在必行。尤其对于一个大单位来讲,不仅可以提高效率,也可避免失误,减少不必要的损失。因此作为测绘档案的网络化管理,对其测绘数据信息的保护和安全尤其重要。

参考文献:

[1]李培.测绘科技档案发展战略的思考[J].测绘与空间地理信息,2004.

[2]余旭,邓跃进,邵全琴.测绘档案管理信息系统的设计和开发[J].测绘技术装备,2005. (编辑:王平)

The Exploration of Internetization and Protection for Mapping File Management

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麦肯锡全球研究机构对于“大数据(Big data)”给出的定义是:“一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合,具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。”大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息,而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理。

大数据时代的到来为测绘地理信息的创新发展带来了新的挑战与机遇。当前,海量的地理信息数据还远远没有被充分利用起来,只有充分挖掘数据,加大对地理信息数据的开发应用研究,才能更好地提供多元化的地理信息服务。

二、测绘地理信息数据的大数据特征

测绘地理信息档案是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始记录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。大数据的基本特征可以用4个V来总结,即国际数据公司(IDC)提出的海量的数据规模(Volume)、快速的数据流转和动态的数据体系(Velocity)、多样的数据类型(Variety)、数据价值密度低(Value)。

大数据的技术路径和分析方法为测绘地理信息档案资源的规划、整合、管理和利用提供了更有效的方式,测绘地理信息档案与大数据同样具有数据体量大、数据种类多、数据价值有待挖掘等特点:

(一)数据体量大。人类的社会活动与地理空间位置密不可分,地理信息是整合集成社会经济和自然人文信息的公共基底,随着测绘技术、传感器技术的发展,测绘数据的获取能力快速提高,随之而来的便是档案数据的快速增长。这些测绘地理信息数据不仅可以有效揭示经济社会发展与资源环境的内在关系和演变规律,还可以综合反映人地关系的协调程度。

(二)数据种类多。档案包含了文字、数据、图件、图表、声像等多样化数据,还有数据库、三维地理信息产品等类型的数据。按照国家测绘地理信息局与国家档案局在2015年联合下发的《测绘地理信息档案业务管理规定》,测绘地理信息档案共分为14类:⑴航空、航天遥感影像获取;⑵大地测量;⑶测绘地理信息采集与更新;⑷地理信息数据库建库与维护;⑸地理国情监测(普查);⑹应急测绘保障服务;⑺测绘成果与地理信息应用;⑻工程测量;⑼海洋测绘与江河湖水下测量;⑽界线测绘;⑾不动产测绘;⑿地图制作;⒀测绘科学技术研究;⒁其他。

(三)数据价值有待挖掘。近年来,测绘地理信息数据在辅助政府决策、公共应急救急、规划管理、基础设施建设等多个领域发挥了重要作用,技术成果类档案的利用率较高。但是在地理信息数据量和数据类型上还有巨大的拓展潜力,地理信息数据尤其是历史档案数据的价值并未充分发挥,这就需要密切结合实际发展需要,研究测绘地理信息档案资源的建设和应用,充分挖掘档案资源的数据价值,才能更好地为国民经济发展服务。

三、大数据条件下的测绘档案管理

(一)构建时空地理信息数据。大数据进行数据挖掘分析的基础是数据,目前,测绘地理信息档案还有相当数量的纸质文档,要应对大数据时代的快速变革,迅速完成档案资料的数字化势在必行。在数字化的同时,实现信息化,也就是添加测绘地理信息自身的属性信息,除了常规的元数据信息,还要注意采集其历史档案的时空属性,包括档案产生及入库的相关时间、多年来的档案利用情况、用户信息等,形成时空地理信息数据。通过分析各类地理要素时间维度的变化情况,能够极大地丰富地理信息的数据量,这不是简单意义上的加减法,而是指数级的变化,所形成的庞大数据源,将有助于对地理要素的变化规律做出质变分析和科学判断。

(二)丰富和扩展测绘地理信息档案资源。通过收集历年的社会政治、经济、文化、气候以及政府的各种统计信息,与时空地理信息数据进行融合处理,可以统计出基于地理信息诸如农作物产量和品种变化、城乡边界变化、城镇人口密度变化、生产力布局变化等,在统计数据的基础上采用科学的方法建立数学模型,探寻发展规律,为政府的决策、各行业的智慧发展提供有价值的信息和参考。

(三)深入挖掘测绘地理信息档案的信息价值。在时空地理信息数据基础上利用大数据技术,对海量的数据资源进行聚类、分类、相关性分析,找到数据之间的关系,建立各种数据模型,将“死档案”变为“活信息”,把档案资源转化为有价值的生产力。在分析统计地理信息的利用情况时,如各区域利用率和用户行业分布,对测绘地理信息的社会需求情况做出精确的判断,对于指导测绘地理信息生产、地理信息数据的充分利用、扩大社会服务面等有极大的帮助。而在结合了其他行业统计数据后,深入分析这些数据与地理信息数据的关系,找出规律,建立联系,就能基于地理空间分析功能提炼出各种高价值含量的信息和知识,促进各领域、各方面的智慧发展。

【参考文献】

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测绘档案管理工作是测绘业务管理工作的重要组成部分,是规范房产测绘健康发展、提高测绘成果质量需要。科学、规范的档案管理是衡量一个部门管理水平的重要尺度。因此做好测绘成果资料档案的管理是测绘机构面临的重要课题,也是每个测绘工作者尤其是测绘档案管理工作者应当给予关注的问题。

随着住房制度改革的不断深化,更是由于房地产业的快速发展,导致房产测绘的业务量急剧增加,相应的房产测绘成果资料档案的数量也随之增多。如何科学、合理的登记、保存测绘成果资料,做好档案的管理工作,使之发挥应有的功效,真正服务于社会和用户,笔者结合几年的测绘工作及成果资料档案管理的经历,阐述一下测绘成果资料档案管理的几点体会:

一、纸质档案资料必不可少,并应做到资料完整齐全、内容准确

房产测绘成果资料档案的主要内容应包括:1、测绘委托方提供的与测绘项目相关的证明材料:如建筑施工图、建筑工程施工许可证、建设工程规划许可证、土地使用权证、有关特殊部位面积分摊说明等。2、测绘部门在测绘作业过程中形成的信息资料:如外业测量原始数据记录、内业绘图计算分摊说明记录、测绘技术设计书、测绘技术总结。3、测绘成果图、表、数据等。

测绘成果资料档案不同于其它文档资料档案,它是以纸质资料和数据形态共同存在的,不仅数量大,而且成果的获取需要大量的人力、物力支持。如外业现场调查、测量;内业绘图、计算、审核、检查验收;测绘前技术设计、测绘后技术总结等诸多工序。如果档案资料记录不清楚、不完整,或丢失、损坏,一旦需要调阅查询时资料不全或记录不详,小则需要补测、重测;大则涉及面积纠纷、经济赔偿等问题,就会给测绘机构以及当事人造成经济损失。

在现实房产交易活动中,商品房预售许可制度和合同备案制度的实施,使建设项目在实施过程中就需要提供较为准确的房产面积数据用于房屋销售、办理预售许可证和签订买卖合同,我们称之为房产面积预测算。建设项目在施工过程中设计变更是很常见的,有时一个项目会出现多次变更,因此预测绘数据很难“一锤定音”。出现变更情况,就必然会涉及到面积变化,就要进行面积的重新计算,因此归档时就要对每一次的变更图纸、变更内容、变更时间、变更测绘结果做详细记录,并要求委托方提供书面变更说明,做到“有据可查”。因为房产面积测绘数据的最终使用者是广大消费者,我们要对数据的准确性负责,对消费者的质疑做出解释。一但出现问题,能拿出“证据”,说明数据来源,从而规避不必要的责任,避免不必要的纠纷。

房产面积测绘有预测、实测之分,在测绘成果资料存档时应当分类整理保存。在实际工作中可以对每一测绘项目按时间先后顺序以丘(地)编号为卷名分别立卷,建立卷目录。同时将测绘项目档案按预测、实测分为预测绘卷和实测绘卷,预测绘卷做为临时档案卷,待实测完成后与实测资料一并按档案管理规定的格式、顺序组卷形成完整档案,并按顺序存档。每一卷要建内容目录,存档记录要内容详细、字迹清楚,相关证明资料齐全、完整,与测绘项目相符。

二、从实际出发,适时建立电子档案目录

随着时间的延续,测绘成果资料档案数量必然会越积越多。采用传统的手工管理模式,建立台帐、编制目录、保存纸质资料已不能适应档案检索查询、利用及管理的需求。随着计算机技术的快速发展,运用计算机技术管理档案已成为发展趋式的必然要求。基本思方法是:以原有电子文档为基础,根据需要以统一丘(地)编号为主索引,建立测绘项目总登记表、测绘项目过程记录表、测绘项目技术报告汇总表、测绘项目统计汇交表等实现不同查询功能的excel工作表,在数据表之间建立关联,从而实现按丘(地)编号、按坐落位置、按委托单位等内容进行查询的功能,这样可大大提高测绘查询、调图环节的工作效率。

实践证明,电子档案目录的建立,提高了工作效率,方便了档案的管理、查询工作,而且在入档时能有效避免项目的重复登记、漏登记等现象。测绘成果资料可即时整理、随时入档,添加、清除、修改方便快捷。总之,建立电子档案目录,用计算机对房产测绘成果档案进行管理,具有检索迅速、查找方便,而且可靠性高、存储量大、保密性好、存储寿命长、成本低等优点。

三、建立数字化档案是房产测绘成果资料档案管理的发展趋势

2005年4月国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》为档案数字化管理提供了技术标准方面的支持。

房产测绘成果数据最终用于房产登记交易,是房屋确权的基本依据。因此测绘档案资料的查询利用率是比较高的。在实际工作中,电子档案目录的建立,虽然提高了测绘工作的检索、查询效率,但它并不能反映成果档案资料的全貌,对于需要了解数据详细情况时,还是要调阅档案原件。因纸质档案有不易保管、当海量信息时查询时间长等弊端,不能适应时展的要求。

将每一个测绘项目按测绘统一要求给定一个丘(地)编号,按时间先后排序,将该项目的证明资料、测绘部门业务资料、现场数据记录等纸质资料通过计算机扫描技术转化为能被计算机识别的数字化档案信息,以数字化的形式存储,建立档案信息数据库,同时与电子档案目录的主索引实现关联,利用计算机系统进行统一管理,使档案的完整性、实用性更强。

面对大量的测绘业务信息,实现测绘档案的数字化管理,在档案管理方面将会起到很好的作用:一、查阅档案可以通过计算机检索,直接从系统中调出数字化文档,而不必再去翻阅纸质档案,从而降低了纸质档案的使用频率,延长了纸质档案的保存时间。二、利用计算机的检索功能,可以有效的剔除纸质档案中人工整理时不易发现的重复资料,减少档案页数,有效节约了库房空间。三、数字化档案数据库可实现异地备份,提高档案保管的安全性。

综上所述,房产测绘成果资料档案的数字化是房产测绘成果资料档案管理发展的必然趋势。以传统档案管理模式为基础,采用科学手段,运用先进信息技术改造档案管理方式,实现档案管理的数字化,确保档案安全、方便档案查询利用,将使测绘成果资料档案管理工作实现质的跨越。

参考文献

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Key words: Surveying and mapping file; digital management; necessity; present situation; implementation

中图分类号:P25

我国测绘发展已经基本实现由传统技术体系向数字化技术体系的跨越, 正向信息化测绘的方向发展。档案事业的发展亦进入全面信息化建设阶段。然而, 测绘档案管理仍然处在传统的管理阶段, 存在着管理不便、查询困难、成果资料利用率低等问题, 与当前的形势和需求不相适应。因此,如何科学管理档案资料、充分利用这些测绘档案资源, 及时、准确地为生产、管理部门服务, 提高工作效率, 避免重复劳动显得尤为重要。解决这一问题的途径就是测绘档案资料的数字化。

1.测绘档案数字化的必要性

1.1测绘档案数字化是测绘档案长期保存的需求

测绘档案数字化后的提供利用可以用数字栅格图来代替,这大大地减少了档案原件的使用频率,减少了人为因素对档案的破坏,有效地保护了档案原件,提高了原始测绘档案的寿命。另外,数字化可将档案所承载的信息转存到磁带或光盘介质上,并保存多个副本,可以进行异地保存,保证这些测绘档案资料在出现意外的情况下不至于遭到毁灭性的破坏,以达到长期保存的目的。

1.2测绘档案数字化是测绘档案工作发展的方向

当前, 测绘工作正从传统产业向地理信息产业转变,测绘档案作为我国新兴地理产业的重要组成部分,为使其实现自身的价值,及时迅速地服务于社会,对其进行数字化管理已成为当务之急。同时,计算机技术的发展和应用,也为测绘档案向数字化转变、实现档案现代化管理奠定了基础。

1.3测绘档案数字化是社会发展的需要

当今许多关系民生的重大决策都需要测绘档案作为参考依据,如城市规划,电力、燃气、自来水管道的铺设等,都需要大量准确的地理信息作依据。这就要求测绘档案部门必须在地理信息服务上下功夫,应用现代化的技术手段和设备,管理好、维护好测绘档案,更好地服务于社会。

2.测绘档案数字化管理现状

2.1归档过程不规范

在数字化测绘成果归档过程中,原则上均应采用物理归档;但对某些本应进行物理归档的数字化测绘档案,在当前技术条件下无法离线存入装具的,应先采用在线逻辑归档,如互联网使用的瓦片数据、卫星影像数据等。但在实际工作中,很少进行逻辑归档工作,甚至把瓦片数据剔除后归档。归档源数据组织欠佳。有些项目人员没有很好的进行数据组织和数据命名,导致数据混乱繁杂,甚至存在重复的数据。少量特殊格式数据,因软件专利权等原因没有归档相应的软件、版本。导致这些数据无法进行分析和整理,也难以进行再利用,成为“死”数据。

2.2管理措施不到位

数字化测绘档案具有数据量大、专业性强且数据格式多样化等特点,这就给数字化测绘档案的整理、立卷、保管、利用等工作带来巨大挑战。当前数字化测绘档案管理措施落后于数字测绘档案的需求,主要表现如下:部分数字化测绘档案和传统载体测绘档案混杂在一起保管,难以确保载体安全,也给利用带来不便;因人力物力投入不足、数据专业性太强等原因,入库时没有进行必要的数据检查,如存储载体有无划痕、有无病毒、数据有无损坏。

2.3 数据安全存在风险

当前,数字化测绘档案存在安全风险主要表现在数据的完整性和有效性。归档数据组织混乱及归档内容的不完整,无数据背景信息进行归档,就对数据的完整性带来巨大风险。为确保数据的有效性,保管部门应该每年对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行登记;并确认载体和新设备的兼容性;并对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机读检查,且抽样率不低于10%。但在数字测绘档案的管理工作中,基本没有开展这项工作。

3.测绘档案资料数字化管理的实施

档案数字化建设是档案事业发展的方向, 是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化建设是提高测绘档案管理水平的必由之路。

3.1测绘档案数字化的内容

档案数字化是指利用扫描技术、OCR 技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储, 利用计算机系统进行管理, 形成一个有序结构的档案信息库,以便及时利用, 实现资源共享。测绘档案数字化的内容包括: 档案目录数据库建设、纸质档案数字化、多媒体(照片、录音、录像)档案数字化和已有数字化文件及档案的管理。

3.2测绘档案数字化的方法

3.2.1档案目录数据库建设

此项工作就是采用键盘录入方式实现传统档案目录的计算机化管理, 这是档案信息化的基础。

1)数据格式选择, 目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

2)按照5档案著录规则6 ( DA /T 18)的要求进行著录, 建立档案目录数据库。

3.2.2纸质档案数字化

是指采用高速扫描仪或平板扫描仪等扫描设备对纸质档案进行扫描。纸质档案包括纸质普通档案资料和纸质、薄膜地图档案资料。

1)纸质普通档案资料的数字化

纸质普通档案资料包括测绘管理档案、生产技术档案、仪器设备以及标准、计量档案等。对于大量文档的数字化, 必须使扫描形成的电子影像足够清晰、真实, 扫描时不能漏扫、不能损伤纸质档案原稿。自从办公自动化工作开展以来, 积累了大量的电子文件, 它们大部分是Word、Excel格式的文档。对于这些文档, 可以采用2种方法加以处理: 一是直接把文档加以利用, 优点是可快速实现全文检索和电子文件的再次编辑, 缺点是电子文件很容易被篡改; 二是通过专门的软件转换为较为普遍使用的电子文件格式。PDF格式作为需长期保存的电子文件的保存格式, 已获得档案管理业界的广泛认可, 使用PDF格式作为电子文件的保存格式是可靠和可行的。

2)纸质、薄膜地图的数字化

对纸质地图、薄膜清绘原图档案的扫描, 主要包括: 折断、撕裂的地图档案要复背或修复后再进行扫描数字化,经过对栅格影像数据的纠正形成栅格数据文件,经过栅格数据抽稀,形成栅格影像索引数据等。对高精度的地图产品, 经数字化后还需利用专业的GIS软件, 进行精度纠正以及色彩规划等工作, 形成在内容、几何精度和色彩等方面与模拟地图基本相一致的栅格数据文件, 根据不同技术要求, 可生成DRG (数字栅格地图)、DRM (数字栅格图)等。

3.2.3多媒体档案数字化

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1 测绘资料档案管理的意义及特点

从古至今测绘资料档案均是历代测绘工作者、政府管理、国土规划、文化教育、外交发展、国防建设等工作的重要组成部分,是一个国家测绘工作发展的历史见证与文化沉淀,是测绘过程中对信息的直接记录,也是经济建设、社会发展规模的重要依据,在国家经济建设中将测绘资料档案的重要作用充分发挥出来,是测绘资料档案管理的重要任务。信息技术的发展与应用大大提高了测绘资料档案管理工作的效率与效果,因此在测绘资料档案管理中应用信息技术有着重要的现实意义。

测绘资料档案的主要内容包括纸质信息与电子信息,相比之下纸质信息的直观性较强,电子信息则要通过计算机等辅助设备才能读取,无论何种信息载体,测绘档案信息管理都体现出以下几个方面的特点:首先,载体多样性。测绘产品形成后会通过图纸、摄影胶片、回声纸、电子文件等多种载体记录下来,同一个测绘项目会形成多种载体的信息,故体现出载体多样性的特点。其次,格式多样性。计算机技术的应用可以根据采集数据的属性特点形成各种存储格式的文件,比如文本文件、音频文件、图像文件等。再次,模式多样性。测绘技术发展过程中,测绘仪器也在不断发展,故技术手段体现出多种模式的特点,不同测区采用不同的处理模式。最后,测绘产品多样化的特点。传统单一的测绘与现代化技术相结合,使得测绘手段发生了根本性的变化,再加之用户要求越来越个性化,所以测绘产品体现出多样化的特点。

2 测绘资料档案的信息化管理策略

在测绘资料档案管理中采用信息化技术可大大提高管理效率及管理效率,而随着信息技术的不断发展,在测绘资料档案管理中信息技术的应用可以从以下几个方面着手:

2.1 构建测绘档案信息化管理规范体系

与其他管理模式一样,信息化管理也需要一个标准化、规范化的管理体系为支撑,保证信息管理工作有章可循、有据可依。测绘档案信息化管理除了要执行国家相关信息化管理标准外,还要与测绘业务的要求、特点等相结合,制定出与测绘档案管理标准相适应的管理体系,并在实践过程中持续改进、不断完善。首先在进行测绘档案信息化建设的初级阶段,就必须根据相关的法律法规要求结合测绘档案管理的具体情况编制测绘资料档案信息管理标准体系,基于全面、系统的角度充分考虑测绘资料档案管理的各个环节,包括测绘文件的形成、流转、办理、档案移交、接收、整理、录入、检索、统计等等,特别要将测绘档案利用的相关内容作为重中之重,利用现代化信息技术实现信息格式之间的转换,比如把图片信息转换为数字信息,将测绘数据反映在纸质地图上等等,以满足测绘档案管理的信息化建设,提高实践操作的便利性。此外,立档单位不同、档案内容不同、数据库结构不同、著录项目不同等,要给予统一的规定,且测绘档案数据库的数据指标、文件格式等也要进行规范化管理。

2.2 应用数字测绘模式

测绘档案信息化管理也属于电子档案管理的一种,因此在测绘档案信息化管理中必须构建一个数字测绘档案管理信息系统,通过计算机系统实现对档案管理中的各个环节、各个程序进行系统管理;且档案管理体现出较强的空间性特点,故对信息管理系统图形处理能力的要求较高,档案信息要做到可视化处理,并且管理系统还要具备较强的地理空间位置运算与处理水平。具体而言,数字测绘管理系统具备以下功能:一方面,管理测绘工作中的元数据,包括各类测绘文件、版本号、文件创建时间、创建人、图幅编号等等,主要管理内容则包括:获取详实的记录元数据,提高测绘产品的真实性与准确性;测绘档案在检查、更改、检阅、验收、归档等应用过程中,均必须实时体现在数据上;此外,还要加强不同阶段、不同版本地图的管理,做好档案统计及档案安全性的管理。另一方面,测绘资料档案信息管理系统还要具备基本的空间查询与检索功能,空间检索是指根据地理空间位置迅速检索出图幅并准确定位、应用;或根据带有标志性地物的地理位置获取准确的图幅号与坐标。

2.3 将数据库建设作为工作重点

现阶段我国很多军地测绘部门的档案信息管理系统仍然处于文件处理向信息管理系统的过渡时期,而该时期最关键的工作在于数据库的建设,从某种程度上讲,档案信息管理系统也是以数据库系统的开发与建设为核心与基础,也是工程的主体部分。数据库是以先进的信息技术为依托,将各类测绘资料档案信息录入数据库系统中,通过检索、查询等功能提高资料管理的科学性与应用的便利性。当然,测绘资料档案数据库系统的建设是一个循序渐进的过程,是一项长期任务,要遵循“由低到高”的原则,建设过程中领导要从观念上充分认识到数据库建设的重要性,档案管理人员与系统开发人员要协同配合,立足于实用性,提高数据库的使用频率与使用效率;突出重点,逐渐由单一库发展为系统库,对现有综合数据库进一步提高与完善,并建立各单位档案目录,通过因特网技术连接起来,形成一个数据共享、数据开放的数据库群,大大提高信息管理系统的应用效率。

3 结束语

总之,推进档案信息自动化管理的关键是人才,加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。测绘科技档案信息自动化管理系统任重而道远,还需要不断增强人员的工作能力,引入竞争机制。

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现阶段我国正处于实现工业化、城镇化与信息化的历史进程中。测绘档案首先为城市信息化提供城市电子政务与行业信息化建设、社区信息化、城市电子商务与智能交通、城市公众信息服务等保障。其次,影响我国经济社会发展的一个“瓶颈”一资源问题,即水源、能源、土地等问题,测绘档案在土地详查、资源勘探、农业水利建设、能源开发等诸多方面发挥着重要作用。第三,在环境灾害监测、“三防”体系建设、抗灾与灾后重建等方面,测绘档案的保障作用愈加显现。第四,随着电子政务信息化体系的建设,测绘档案作为基础资源广泛应用于政府管理决策平台建设、社会公共管理事业建设等领域。

通过对最近几年测绘档案的提供利用统计分析研究,有以下特点与趋势值得我们思考:

1.模拟纸质测绘档案的提供量总体呈下降趋势。模拟纸质测绘档案由于现势性差、更新周期慢、产品单一,难以满足计算机辅助设计应用,随着信息时代的到来,其应用将逐渐减少。

2.数字测绘档案的广泛使用是必然趋势。数字测绘档案具有现势性好,产品类型多样化,更新周期快,便于计算机辅助设计,可以方便实现喷绘纸质地图,适应性强等特点。随着社会信息化水平的提高,“数字地球”理念深入人心,各地“数字城市”框架建设全面铺开,政府决策部门使用数字测绘档案建设管理决策平台,都增加了对数字测绘档案的需求。另一方面,政府正在加大基础测绘事业的发展,大力推进数字测绘档案的共建共享工作,对社会公益性事业实行测绘成果无偿提供使用,促进测绘成果在政府科学决策、社会公共管理事业方面的支撑保障作用,可以预见,数字测绘档案在社会各领域利用的增长空间是非常大的。

3.信息化建设战略的实施是现阶段数字测绘档案需求不断增长的重要因素,与此同时促进了测绘事业特别是地理信息产业的发展。随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展,数字测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域,与以往狭窄的领域差异可谓巨大。如广东省完成的应急管理系统建设、抗震系统建设、地质灾害及气象预警预报系统建设等政府公共管理服务、辅助决策平台,其中,数字测绘档案成果是基础框架、底层,支撑了上层业务的运行。

4.测绘档案提供利用与国家实施的一系列项目特别是重大项目建设的数量呈正相关分布。一系列重大项目的实施带动了测绘档案提供数量的快速增长,两者的关联性大大增强,呈现周期性变化。第一,重大项目建设由于经济周期的影响,启动的建设项目数量有其周期性;第二,不同性质的重大建设项目测绘档案的需求差别很大;第三,测绘档案的利用也有其应用的周期性。这决定了测绘事业的发展要深度融合到经济社会的建设中,大力生产能满足社会急需的测绘档案。

测绘档案服务管理体系建设研究

测绘档案的管理与服务是一个系统的公共服务工程,即提供丰富、可靠、适用的测绘档案,包括提供模拟地形图产品、基础地理信息数据产品以及其他标准或非标准的测绘档案。笔者认为测绘档案服务体系建设应考虑以下几个方面:

1.重视测绘档案管理与服务工作

测绘档案管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业,政府应给予重视与财政支持。现今的测绘档案管理与服务已非传统的手工作业,随着计算机技术与测绘技术的深度融合,高档计算机、大型服务器、磁带库、磁盘阵列、大型绘图仪,以及遥感图像处理、地理信息系统、数据库管理等工具已经成为测绘档案工作不可缺少的工具,没有公共财政的支持难以适应现代测绘事业的发展,难以发挥对经济社会建设的保障支撑作用。

2.馆藏档案资源数字化

测绘档案馆保存着大量不同年代的测绘档案,这些地图档案是我国测绘科技发展的真实记载,亦是测绘文化的历史沉淀。由于年代久远或被重复提供查阅利用,这些地图档案存在磨损或失真的危险。通过利用数字化技术将地图档案资料转化为数据资源形式,实现档案资料基于电子文件的形式进行查阅和提供,避免频繁使用档案原件,这对科学长远地保存地图档案资料和方便使用是十分重要的,也顺应了数字档案馆所主张的档案管理信息化的新趋势。

3.档案服务管理信息化

(1)档案目录数据库与元数据库是信息化管理的基础性资源,档案目录数据库主要实现档案资源管理的问题,元数据库主要实现档案资源利用的问题,属于信息资源目录体系。信息资源目录体系是支撑信息资源的开发利用的重要技术基础,作为信息资源共享与交换的基本手段,必将在今后的政务、商务以及面向公众的信息服务中发挥更大的作用。测绘档案是基于地理位置服务的信息资源,可根据空间特性,构建基于网络化的测绘档案目录和元数据系统,实现目录信息资源的空间可视化表达、检索方式的多样化,促使传统的条目式目录向图文一体化转变,单一滞后的交流方式向多样的网络化模式转变。

(2)完善测绘成果副本与目录汇交机制,覆盖国家级、省级、市县级的测绘档案目录与交换体系的建立,是实现跨行

业、跨部门的数据交换机制的重要基础与途径,属于测绘事业共建共享与社会信息化的组成部分。

(3)档案管理与服务系统的开发:建立相关的规范、制度、标准与流程,实现归档与服务的信息化、智能化,能快速、准确满足用户的需求。

4.实现测绘档案由档案管理机构向信息服务机构转变

测绘档案事业作为基础公益性事业,提供公共服务,追求最大的社会效益是测绘档案管理服务机构的核心价值与主题。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来,树立开放的服务理念,改变“重藏轻用”的观念,捕捉社会需求信息,进行测绘档案的深层开发,如在测绘档案的基础上开发各种专题应用、编研测绘档案成果、开展人文教育以传承测绘文化等,通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息服务,做信息的服务者,而不仅是保管者。

5.加强测绘档案专业学术研究

以往的测绘服务模式偏地图生产轻服务,测绘档案专业学术薄弱,缺少与档案行业和系统内的学术交流活动和联系,测绘和档案学会中未设置涵盖测绘科技档案技术的委员会。今后必须关注测绘档案专业学术研究,培养研究氛围,创造条件,让更加的人参加到这个体系中来。

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