引论：我们为您整理了13篇专业档案管理范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
在全国档案系统内树立“大档案”的观念，即国家档案资源体系既包括国家档案馆已经和准备接收的档案，也包括各级国家档案馆尚未和不准备接收的档案，既包括党政机关、团体、国有企事业单位的档案，也包括民营企业、各种经济与组织以及家庭的档案；既包括“红头文件”之类的档案，也包括大量的各类专门业务档案；既包括反映党和国家重点工作及各单位基本职能的档案，也反映个^各方面权益的档案；既包括纸质档案，也包括录音、录像、电子等磁介质档案，从而全面收集、全面管理。2011年开始，国家档案局调研起草“专门业务档案框架体系”，规范业务档案的归档与管理。各级国家档案馆也同时扩大接收范围，调整接收时限，以民生档案资源为重点，进一步丰富档案内容，完善馆藏结构。《基本目录》的出台就是全国档案事业发展“十二五”规划的一个部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求实不求理、求高不求低、求稳不求急“是《基本目录》的编制原则。所谓“求基不求全”是指现在档案的种类越来越多，《基本目录》只列入“最基本的”国家级专业档案目录，就是各项事业发展和人民群众基本需求必须建立的档案种类。第一批50种里面就包括早期的专门档案，如上世纪50年代就出台了有关会计档案的管理规定，最早的是1956年财政部、国家档案局首次出台的《预算会计帐簿、凭证、报表保管销毁暂行办法》。改革开放后，80年代出台了一大批专门档案管理办法，如地名档案、艺术档案、审计档案、人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、商标档案、公证档案等。新世纪之后，又有普查档案、社会保险业务档案等一大批专业档案管理办法出台。“求熟不求新”就是强调已经成熟的专业档案列入《基本目录》，如婚姻登记档案、城建档案、气象档案等；这里还包括经过多次修订的许多专业档案管理办法，如会计档案、艺术档案、诉讼档案等。列入《基本目录》的，有些是一直就存在，需要制定管理办法进一步规范的，如病历档案、地质档案。“求实不求理”就是强调在实际工作中已经存在，可能在逻辑关系上不一定完善。如公安业务档案与户籍档案，按逻辑上的从属关系户籍档案应属于公安业务档案的一种，没有必要单列，但户籍档案在基层公安派出所一直是独立存在的，不仅数量大，而且保存时间长，与其他公安业务档案存在明显的不同特点，“户籍档案”一词也已应用多年，深入人心，因此在《基本目录》中将户籍档案单列。城建档案与房屋产权登记档案也是类似情况，许多地方既有城建档案馆，同时也存在房地产档案馆。“求高不求低”是指在《基本目录》中有些内容强调由较高类目的档案综合出台，不单一出台，如社会保险业务档案就包含了养老、医疗、失业、工伤、生育等多个险种内容，不再单一出台医疗保险档案的管理办法。现已出台的一些专业档案管理办法经过一定时间运行，在一定时期后经过修订可以合并，如城乡居民最低生活保障档案，伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案等可以合并为民政业务档案。“求稳不求急”是指《基本目录》的编制力求稳妥。根据《基本目录》编制前的调查，我们了解到现实中存在大量不同种类的专业档案，粗略统计就有300余种，这其中许多还需要进行大量的甄别、论证工作，不能急于求成，我们将分批推出，这次《基本目录》的50种，都是最成熟、争议最少的专业档案。
第一批专业档案大部分是比较成熟，或是原来已有，或是刚刚修订过的，如2006年新修订的《婚姻登记档案管理办法》，就创新地提出保管期限为100年；2010年国家广播电影电视总局与国家档案局新修订的《电影艺术档案管理规定》，为适应电影体制的多元化，提出向电影资料馆移交档案，给予一定的补偿。有些是需要或计划要修订的，如会计档案；有些以前已有专业主管部门制定的管理办法，现在要专业主管部门与国家档案局联合制定管理办法；有些是在基层已经存在，群众生活也急需规范管理的。
四、《基本目录》的出台，将引领、规范专业档案的管理，加强专业主管部门和档案行政管理部门进一步合作，加大对重点专业档案项目的监管力度。《基本目录》对当前档案工作也提出了具体工作要求：中央国家机关各专业主管部门应根据本目录会同国家档案局负责编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。在国家出台相应制度前，各省级机关专业主管部门可以会同省级档案行政管理部门编制本地区的相应种类的专业档案归档范围和管
理办法。要求对于已有管理办法的专业档案，超过5年的，专业主管部门要启动审查程序，需要修订的，分批进行修订。
各级档案部门应积极联系、协商、推动专业主管部门联合编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。各级档案部门尤其是省级档案行政管理部门，在国家出台相应制度前，要积极探索、总结本地区已经出现的专业档案种类，会同专业主管部门编制本地区相应种类的专业档案归档范围和管理办法。实际上，以前出台的管理办法，也是地方先出办法，国家总结地方经验，再出台国家办法。如社会保险业务档案，就是总结了天津、山东、浙江、上海、广东等地的经验，再由人力资源社会保障部与国家档案局制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》。同时，也是为了更好地发挥地方在这方面工作的积极性、主动性。而且许多专业档案只产生在地亢最终也主要是移交给地方国家综合档案馆保存，中央、国家机关并不一定形成这方面的档案，档案的产生和利用主要在基层。
篇2
(二)区县专业档案管理中存在的问题
2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。
由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：
1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。
2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。
3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。
4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。
存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。
二、关于区县专业档案归属流向的分析
(一)归属流向面临的问题
1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。
2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。
3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。
(二)设计专业档案归属流向的原则
规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。
1、明确档案的终极归属，维护国家记忆
区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，
部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。
当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。
2、创新专业档案管理体制，服务现实工作
专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。
(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。
(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。
(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。
(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。
建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。
3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用
实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。
随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。
三、加强专业档案管理的几点建议
(一)加强对专业档案监督管理的建议
1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。
普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。
2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。
要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。
(二)关于专业档案归属流向的建议
以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。
1、设立若干专业档案馆
专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。
2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)
部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。
目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。
可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。
篇3
专业实践教学体系有广义和狭义之分。广义的专业实践教学体系是由专业实践教学活动的各要素构成的有机联系整体。具体包括实践教学活动的目标、内容、管理和条件等要素。狭义的专业实践教学体系则是指专业实践教学内容体系,即围绕专业人才培养目标,在制订教学计划时通过合理的课程设置和各个实践教学环节(实验、实习、实训、课程设计、毕业设计、创新制作、社会实践等)的合理配置,建立起来的与理论教学体系相辅相成的教学内容体系。通常在教学中我们对专业的实践教学是从狭义来理解的,也就是说与理论教学相对的实践教学[1]。每次实践教学的经验与成果对以后的实践教学和系部学科建设都具有重要意义,因此,建立实践教学档案是必不可少的。
众所周知,信息化已是当今世界经济和社会发展的大趋势,它在各个领域展现出其独特的魅力,成了现代社会和现代生活不可缺少的工具。实践教学的档案管理也应该与时俱进,实现实践教学档案管理的信息化,充分发挥其为专业的师生服务应有的作用。
一、专业实践教学档案管理信息化的重要性
实践教学档案管理信息化是指运用现代化信息技术加强高校实践教学档案资源的收集、整理、开发和利用,是同一种教学信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程[2]。将信息技术应用于高校教学档案管理的各个环节,采用计算机技术处理和保存档案信息,利用计算机网络技术提供更好的服务方式,进一步提高档案的利用价值,为高校的教学改革服务,已经成为教学档案管理必然的发展趋势。伴随着信息量的不断递增,如何利用信息技术提高教学档案管理工作效率,创新高校档案管理模式,是高校档案管理工作者应当关注的问题。
1.实践教学档案管理的规范化能促进教学的日益规范化。信息技术强大的数据储存功能和完善的数据库系统为教学档案管理的高效、规范、准确与安全提供了可靠保证,大大提高了档案管理工作效率。实践教学档案信息化管理有利于将各种实践教学资料按照教学管理目录进行分档归类管理,特别是电子数据的易保存、易核对的特点,有利于对电子数据进行及时更新和修改,保证整个实践教学资料规范管理。同时有助于检查实践教学及其活动过程的工作是否完善,对现在的理论教学进程起到随时的监控作用,并根据监督的结果进行及时的补缺填漏、扬长去短[3]。
2.实践教学档案的充分利用,能丰富专业的教学内容和教学手段。完善的实践教学档案管理的信息系统,能够满足学生、学校和社会不同群体对档案的需求,只要权限许可,通过档案的信息检索、查找,就能实现高校教学档案资源的共享。将各种资料、数据以电子数据的方式存贮,并借助电脑进行加工整理,加大了教学内容信息量,同时可以将各种动作和要领摄录下来,借助现代化的多媒体视频技术和网络工具向学生展示,使整个枯燥的讲解变成了精彩的多媒体演示。将室外教学和室内教学、现场演示和视频展示有机地结合起来,满足学生对现代职业技能学习的要求。
3.加强实践教学档案管理有助于培养学生的职业能力和创新能力。专业实践教学档案管理有助于培养学生的职业能力和激发创新精神,是培养学生创新能力的有效形式。如学生在酒店实践教学环节中,从亲自动手的过程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了对理论知识理解和实际操作的应用,提高了他们的实践操作技能水平,就可以自觉地去发现问题,对酒店服务实践中出现的问题提出大胆的猜想,提出解决问题的思路和见解并付诸实施,能更好的促进酒店服务业的良好发展。
二、当前专业实践教学档案管理信息化过程中的主要问题
1.档案管理人员的素质不够高,不能胜任现代档案管理信息化的要求。档案管理现代化需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。但从档案管理人员状况来看,档案管理现代化意识不强,普遍缺少现代化管理的基本知识和缺乏操作现代化设备的技能,导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上,不能从信息化的角度去提高档案管理水平。有些地方还是停留在保存纸质档案的基础上,对实践教学的档案管理更是缺乏。另外,很少有专职的实践教学档案管理人员,通常是由教学秘书兼任,而档案管理工作十分烦琐,这自然影响到对实践教学档案的有效利用。
2.领导不够重视,缺乏对实践教学档案建设的重要性、紧迫性缺乏认识。从现今的现状来看,很多的学校的领导对实践教学的档案管理仅仅是停留在应付教学评估的层面上,通常是在评估检查组来临时随便拿几个纸质的实践教学档案应付评审组成员,对实践教学档案的重视管理程度不够,对实践教学档案的信息化的更是欠缺战略性的眼光。
3.缺乏必要的财力物力支撑。要把实践教学档案信息化需要有大量的财力物力的投入。首先是用于档案信息化软硬件设备及辅助设施的投入,但现实是用于这方面的经费紧缺,基础设施建设无法加强,因而要实现实践教学档案的信息化便无从谈起。另外,档案信息不能真正实现资源共享,而且建成的数据库在与外界网站联网时很少从信息安全的角度考虑,未采取保密措施和档案数据库的信息安全管理措施[4]。
4.实践教学的档案归档制度不健全、不系统。系统、完整是实践教学档案工作的基本要求,只有完整的档案材料,才能真实准确地反映历史、延续历史,否则只能是一些支离破碎的记忆。这些问题具体表现在,一是文件材料收集不及时,从而导致材料遗漏、材料收集不全面、不系统。二是各种教学档案中的记录不一致。比如,统计数据出处甚多,不一致现象严重。三是收集、归档制度未能落实到教学、科研等各个环节。如在实践教学档案积累中,实践教学日志是一个重要组成部分,它能全面、准确、具体地反映教学情况,包括实践教学课程安排的形式、实践教学内容和效果、学生的参与程度和动手能力、实践教学的进程、实践教学单位反映意见、存在的问题等等。四是实践教学档案的编研工作滞后,很多院校根本没有意识到这项工作的重要性。
5.许多实践教学的档案应当信息化的而没有信息化或者是信息化的资源相对分散。由于工作人员的计算机技术水平参差不齐,因而存在着一些教师不能把应该电子化的档案电子化,还有的教师对档案电子化认识不足,没有及时把应该电子化的档案电子化,这就给档案馆工作人员加重了工作负担,迟滞了教学档案信息化的进程,甚至丢失掉珍贵的档案资料。另外,随着教学办公自动化系统的建设,产生了大量的电子公文,这些都需要及时、准确、有效地被档案管理系统所接收,但是很多教学档案馆的档案管理系统无法与学校的整体自动化系统兼容,其结果是各部门产生的越来越多的电子文件资源分散在各个部门,致使信息化档案接收的任务变得越来越重,那些电子文件资源不能在档案馆保存和共享。
三、实现专业实践教学档案管理信息化的途径
1.在思想上高度重视,建立专门的档案管理机构,健全相关的档案管理信息化的制度。实践教学档案管理是教学管理的重要组成部分,学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先是领导要重视实践教学档案的信息化管理,对档案管理工作中的实践教学管理工作要落实到专门有人负责,同时拟定出相关的制度,便于规范化管理。专业教师应该严格遵循相关的制度,及时对相关实践教学资料和内容进行信息化归档,要求资料翔实完整。档案管理人员更要重视对实践教学资料的信息化管理,明确自己的责任,严格按照规范和标准对相关资料进行编码、输入、贮存、借出归还登记。同时对部分内容进行有效的保密工作。
2.加大对档案信息化的基础设施的投入力度,完善档案信息化必要的硬件设施和软件设施,做到档案管理信息化装备的现代化。加快硬件设施建设,实现装备和技术的现代化即实现实践教学档案信息的数字化、实践教学档案工作的网络化、实践教学档案管理技术的自动化[5]。
3.提高实践教学档案人员的专业素质。教学档案管理人员是系部的重要资源,在档案工作中应高度重视人的因素,必须尽快培养出既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为加速档案管理现代化提供人才保障。因此,档案工作人员首先需要提高科学素质,熟练掌握档案专业知识,时刻关注档案管理的新动向、新趋势,掌握一定的档案现代化管理知识,不断更新管理技术和方法;其次是努力提高档案管理人员的人文素质、政治素质和具备较强的责任感,这是做好档案工作的根本保证。
4.利用现代化管理手段和科技技术推进实践教学档案管理信息化建设。抓好档案信息化建设的基础性工作,尽快建立实践教学档案信息资源数据库。实践教学档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。对于专业而言,相关技能操作与运用,实习基地的基本情况,以往学生的实践表现等一系列的信息必须赶紧建立一个内容全面方便可查的信息数据库,可为学校节约不少的信息搜集费用,同时将不可控因素尽量降到最低。只有加快档案数据库建设,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,才能对馆藏档案信息作进一步深入开发,从而提高师生的实践教与学的能力。当前,应重点解决信息化建设的“瓶颈”问题,广泛开展档案的文件级著录标引并录入微机,以建立检索系统为突破口,实现实践教学档案信息的深入开发利用,实现实践教学档案由实体管理向信息管理转变。
参考文献:
[1]吕妍.专业实践教学体系构建探析[J].经济研究导刊,2009,(32).
[2]刘萍,杨俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察,2009,(5).
篇4
会议管理、事务管理和文书拟写与处理是《秘书国家职业标准》对文秘人员的基本要求，其中档案管理是文书拟写与处理的重要组成部分[1]。不论是在任何企事业单位，都需要由文秘负责单位的档案管理工作，这也是文秘工作重要职责之一。因此，高职院校开设档案管理课的目，就应该是使学生能够掌握档案管理的基本知识和技能，为学生尽快适应工作单位的档案管理工作奠定坚实的基础。
一、教学过程中存在的问题
高职院校文秘专业在档案管理教学过程中存在着诸多问题，主要有以下几点：（一）高职院校专职教师的实践经验不足。高职院校是以培养技能型和应用型人才为主要目的的职业院校，然而文秘专业的教师大多中文或管理出身，即使是档案管理专业的教师，也相对缺乏实践经验，因此，在高职院校档案管理教学过程中较容易出现重理论轻实践的现象。此外，多数高职院校已形成了“以讲为主”的教学模式和“考试靠背”的考核模式，直接导致了学生被动的学习，难以真正将所学的知识用到实处[2]；（二）高职院校教材编制缺乏针对性。现行的关于档案管理的教材较少，且大部分是按照国家机关、专业档案管理对文档的管理内容与要求编制的教材，理论化较明显，与实际的企业档案管理差距较大[3]。同时，高职院校使用的教材注重实践的内容较少，这也在一定程度上降低了教材编制的适用性，因此，高职院校学生难以在课堂中学会如何真正的实际完成档案管理工作；（三）高职院校档案管理教学理论与实践失衡，出现了重理论轻实践的现象。由于专职教师实践经验不足以及教材编制缺乏针对性和实践性，使高职院校档案管理教学出现了理论与实践脱节的现象，致使高职院校丧失了以学为用的教学特点，最终导致了高职院校学生实践技能与操作能力的下降。
二、课程改革的思路
（一）改革传统的教学和考核模式。在教学模式上，我们应改变传统的仅仅依靠教室的教学方法，而是采用教室教学与实训实习相结合的教学模式，从而加强学生的实际操作能力。如在档案管理课程教学中可通过与学院的档案室建立合作关系，从而为文秘专业学生的档案管理实践课程建立实训基地。双方可根据协议制定相应的实习内容、实习指导和实习考核等。这不仅改变了传统的以讲为主的教学模式，而且也使学生在实习的过程中对档案管理工作有了清楚的认识，并在此基础上提高了学生的实际操作技能。同时，还应根据实际情况对课程表做出相应的调整，使学生的实践课与理论课更好地结合在一起。在考核模式上，应加入实践考试并作为文秘专业档案管理课程考核的重要部分。档案管理是一门对实践能力要求较高的课程，然而传统的考试方法却很难对学生的实践能力做出考量，因此，我们在理论考核的基础上应增加实践考核，以对学生的实际操作能力做出考量。
（二）在教材的编制中应加入实训教材的内容，增加教材的实践性和适用性。由于现有的文秘专业档案管理教材较少，且缺乏针对性，所以仅依靠现有的文秘专业档案管理教材难以完成文秘专业档案管理教学任务。加之档案管理教材多以国家机关、专业档案管理对文档的管理内容与要求编制，实际适用性较低。因此，高职院校档案管理教学中应扩展教学范围，将针对性、实践性以及规范性的教学经验融入教学课程之中。同时还应编写实训教材或手册作为对理论教材的补充，从而更好地指导高职院校档案管理教学。
（三）在校外建立实训实习基地或组织学生进入企业进行实地参观，提高学生对档案管理工作的实际操作能力。为提高学生对档案管理工作的实际操作能力，高职院校应为学生创造良好的实践环境。如通过与校外的其他企事业单位建立合作关系来建立校外实训基地，这样不仅为学生创造了良好的实训环境，且可以让学生更形象的了解社会其他单位档案管理的现状以及实际操作流程，从而提高学生适应以后档案管理工作的能力[5]。此外，如果没有与其它企事业单位建立合作关系，高职院校也可通过组织学生进入企业进行实地参观，来提高学生对档案管理工作的认识，使学生对企业的档案管理工作有一个大概的了解，这不仅可以开阔学生眼界，同时也可以提高了学生的实践能力。
（四）加强对档案管理课程教师队伍的建设。在教学过程中，由于专职教师的实践经验不足，在教学过程中形成了以讲为主的教学模式，这样较容易在教学过程中出现重理论轻实践的教学结果，使理论与实践出现脱节的状况。因此，为了提升专职教师的实践经验，我们应对专职教师进行实践培训，教授教师将实践经验更好的运用到教学过程中去，确保教学内容理论与实践的结合，从而不断提高教学质量。同时，高职院校也可以采取外聘的方法，聘请企业有经验的档案管理人员作为高职院校的兼职实践指导老师，确保学生学到更多的实践经验。此外，我们还可以通过举办讲座或做专题报告的形式，邀请富有实践经验的档案管理人员与学生面对面的座谈交流，介绍其工作方法以及经验，使学生更全面的了解档案管理工作需要的技能，以提高学生的自我认识能力。
三、结论
综上所述，因高职院校在档案管理课程教学过程中存在着一定的问题，所以高职院校在实际教学过程中应根据自身的实际情况，在坚持科学的基础上对教学过程中存在的问题进行改革，并针对问题提出相应的改革措施。高职院校在档案管理课程教学过程中应在建设实训基地的同时，积极改革教学和考试模式、扩展教材编制，并建设专职教师队伍，使高职院校的档案管理课程教学实现理论与实践的结合，便可不断提高高职院校学生的档案管理实际操作能力，提升高职院校综合教学质量。
参考文献：
篇5
事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。
（二）事业单位专业技术人员档案特点
事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。
二、事业单位专业技术人员档案管理现况
（一）专业技术人员档案管理意识较弱
目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。
（二）专业技术人员档案收集范围不全
部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。
（三）专业技术人员档案归类不规范
在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。
三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施
（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识
要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。
（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新
要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。
篇6
随着我国经济的不断发展,很多事业单位具有更贴近广大百姓的服务,所以如果事业单位不具备先进的、过硬的技术,那么事业单位将会经营惨谈,直接导致单位和员工的利润收到损害,这样必然导致人才的流失等一系列的问题,所以事业单位必须正视市场竞争。事业单位要想在激烈的市场竞争中占有一定的市场份额,首先是要重视人才的培养和使用,特别是要注重对技术人才的管理。完整的档案信息能帮助单位对专业技术人员进行合理管理,所以我们应加强对事业单位专业技术人员的档案管理,从而促进单位的发展。
1、事业单位专业技术人员档案管理存在的问题点
1.1 档案管理的现代化设施落后
很多事业单位的档案管理室还是旧的,没有进行改造,相关的现代化设施需要的线路也没有。同时很多事业单位对档案管理没有采用现代化设施或者升级不够,没有配备电子化的档案管理设施。因此在对专业技术人员的档案进行管理时,便不能形成完善的数据库系统,从而不能进行优化管理。
1.2 档案管理人员专业素质不高
很多事业单位的档案管理人员一般没有通过专业的档案管理培训,不具备系统的档案管理思维。特别是随着社会的不断发展,专业技术人员的流通加大后,很多事业单位的档案人员便不能对各类技术人员的档案进行系统、有效的管理,建立不同的功能模块。
1.3 单位领导重视程度不够
档案管理能否适合当今社会发展的需求,更好的为本单位服务,在很大程度上决定于单位的政策以及单位的领导是否给予足够的重视。
2、事业单位专业技术人员档案的特点
2.1 较强的机密性
专业技术人员的档案清晰记录了专业技术人员整过历程的资料,包括其个人基本信息和所具备的专业技术能力。这些资料如果被竞争对手知道的话,他们便会采取一些不利于单位战略发展的行动。
2.2 真实性
如果专业技术人员的档案不具备真实性,那么事业单位将对该技术人员所具备的能力不能正确掌握,那么在对该技术人员进行工作分配的时候不能做到人尽其才,同时还有可能会起到一定的负面效果。
2.3 完整性
因为技术人员在事业单位中发挥着举足轻重的作用,所以我们对专业技术人员的档案要求便是尽量完整,只有这样我们才能对专业技术人员的前部分人生历程有充分的了解,也才能充分意识到他们的优点和缺点,从而最合理的对他们进行工作分配。
2.4 专业性
因为技术人员掌握着一种或几种的专业能力,所以他们的档案应该明确体现出他们所具备的专业技术能力,这样才能区别管理,才能体现他们的优势。
3、如何加强对事业单位专业技术人员档案的管理
3.1 完整的记录专业技术人员的信息
一个完整的技术人员档案应该包含以下信息:
(1)个人基本信息:出生年月、籍贯、身高、视力、民族、健康、家庭状况等。
(2)教育培训经历:学历、毕业院校、毕业证与学位证、培训课程、培训证书等。
(3)科研成果资料:资料、创造发明、获奖专利、科研成果鉴定等资料。
(4)奖惩资料:学生时代的奖惩情况、工作期间的绩效考核资料、表彰与嘉奖、行政单位的处罚等。
(5)工作经历:所服务的工作单位、所从事的工作岗位、原工作单位的基本信息等。
(6)其它:有无海外工作经历等。
只有将以上的信息全部完整的记录了,才能对专业技术人员进行合理分析,从而合理的进行工作安排。
3.2 提高单位领导对专业技术人员档案管理重要性的认识
一个事业单位档案管理工作是否能够顺利、有效的开展,首先是要单位领导能充分意识到档案管理的重要性。
如果单位领导能充分意识到专业技术人员的档案管理能帮助单位更好的对技术人员进行工作分配的话,他们便会从政策、资金、人来等方面给予尽可能的支持,使得档案管理工作能够很好的服务于单位。
3.3 加强对档案管理室现代化设施的配备
由于当今市场竞争不断加大,各方面的人才流动也加大,同样,事业单位也不例外。技术人员也不再像以前那样是终身制了,也会随着市场行情而流动。所以这个时候,档案的信息量较以前就更多、更复杂了。我们对专业技术人员的档案所存储的时间也要求更长,如果还是按传统的方式进行管理的话,很多档案信息在一定年限后,便会受到损坏。
4、结语
21世纪是一个充满竞争的时代,知识管理的应用显得非常重要。同时,各类人才的流动频率也越来越大了,所以档案管理工作的重要性也越来越明显了。
专业技术人员的档案管理是事业单位人事档案管理的重要和关键部分,加强了专业技术人员的档案管理工作,便能逐步完善整个事业单位的人事档案管理工作。另外,专业技术人员的档案管理工作的完善,也能帮助单位更好的挖掘专业技术人才的潜力,并且对其进行合理的工作安排,从而更好的服务于单位,为单位创造更大的利益,也更好的促进我国社会主义现代化的建设。
参考文献
[1]罗红秋,李伟时.事业单位人事档案管理创新势在必行.黑龙江科技信息.
[2]朱淑芳,张慧晶,姚圣格.如何加强科技事业档案管理.业务研究.
篇7
专业技术人员科技档案的建立和管理，是专业技术人员管理工作的一项基本工作，是人事档案的补充和完善。建立专业技术人员的科技档案，对合理地开发利用人才资源，充分发挥专业技术人员的作用，具有重要的积极意义。
一、专业技术人员科技档案的必要性
职称改革工作是落实知识分子政策的一项重大举措，围绕着这一项工作，为切实做好专业技术人员的职务晋升、晋级作好坚实的后盾，客观地提供考绩材料，确保职改工作的顺利进行，确保知识分子政策落到实处，建立专业技术人员科技档案是非常有必要。
二、专业技术人员科技档案的内容
科技档案是反映专业技术人员从事专业技术工作的经历，是其思想、品德、业务能力、工作业绩的客观反映，真实记录了专业技术人员在科研、教学、学术、技术活动中的全过程。记录了各类专业技术人员的个人基本情况，包括专业技术人员学历，培训、进修、继续教育情况，专业资格取得状况以及从事科研活动取得的成果及奖励等，它是反映专业技术人员业务经历和工作实绩的一类专门档案。专业技术人员个人科技档案的内容主要包括以下几方面：
（一）专业技术人员的基础材料：主要包括专业技术人员的履历表，学历、学位毕业证书复印件（包括学历变动）、继续教育学分证书、进修、培训的成绩单或结业证书的复印件；各种专业技能考试、考核合格证书、资格证书、实验室考核登记表等，反映专业技术人员个人资历和业务技能水平的各种材料。
（二）专业技术人员任职资格评聘材料：主要指专业技术人员职称晋升中形成的文件材料。包括历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书以及聘任证书。
（三）专业技术人员从事科研技术的成果材料：主要包括反映专业技术人员业绩的专业工作总结、技术报告、发表的学术论文、主持或参与的科研项目完成者证书和获奖证书等。
（四）专业技术人员的考核材料：主要是每年度对专业技术人员考核的考核登记表。内容有：本人述职、培训、进修学习情况；学术论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作情况；工作奖惩情况；部门领导评定意见、考核小组审核意见；主管部门领导意见及被考核人意见等。
（五）专业技术人员的其他材料：这类材料指专业人员参加社会各种学术团体及其他兼职的证明材料，社会兼职的聘书以及荣誉证书。
三、专业技术人员科技档案的收集
为了使科技档案能成为反映专业技术人员近期学习、工作状况的活材料，我们应采取平时收集与定期收集相结合的方式，及时将应归档的材料归档，避免该归档的材料散失在部门或个人手中，确保各类文件材料的真实性和完整性，维护专业技术人才成长的历史面貌。开展档案社会宣传，解决档案中遇到的实际困难和问题，以身说教，以案说法，提高社会档案意识，充分发挥专业技术人员自身的能动作用，让专业技术人员主动配合，积极投入。走出户外，深入到部门或专业技术人员科技活动中去，掌握一手资料，及时、准确地收集材料，进行鉴定、整理、归档、保管。配备档案兼职员，充分发挥和调动他们的积极性，平时收集，集中归档。
四、加强专业技术人员科技档案的管理
1.提高认识，爱岗敬业。知识经济正以信息化为先导在世界范围内迅速发展，信息处理技术和办公自动化的普及，档案载体涌现出多种多样的前景，光、电、磁这些新型载体档案具有纸质档案无可比拟的优势，信息存储量大，检索方便快捷。这些新型档案的形成，无疑对我们基层档案工作者是一个巨大的冲击与挑战。但从知识经济时代的要求来审视档案，我们应有新的认识，档案工作是一项知识管理工作，知识管理是信息管理的延伸与发展。不能只重视人事档案，而忽视职称档案。我们要珍视专业技术人员的知识成果，把职称档案纳入目标管理范畴，严谨求实，尊重科学，加强纵向管理，甘于奉献，甘于寂寞，默默无闻地爱岗敬业，不断提高自己的思想观念和智力水平的现代化。
篇8
对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。
一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。
二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。
在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。
（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）
篇9
1．在高校建立房产档案信息化管理的困难
1．1领导重视不足
重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1．2技术手段落后
目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1．3档案管理人员专业素质不高
目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设
2．1提高对档案管理信息化建设的认识
要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2．2推进房产档案馆数字化进程
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．
篇10
一、艺术类专业教学档案包括范围
艺术档案包括的范围很广，加之艺术类别的不同，内容繁杂。
（1）艺术类专业学生的学籍档案。从学生一进校后，就产生了相关的学籍档案材料，学生高考档案、进校后新生学籍核对、电子注册学籍信息、各类等级考试成绩、期末考试成绩、学籍变化相关材料、作弊违纪处分材料等。
（2）艺术类教学管理档案。在教学过程中产生的与教学有关的档案材料，比如相关的教学实践活动材料、教师教学活动的材料、教学进度计划、教案、教学大纲、课程标准、学生考试产生的试卷、记分册、毕业论文、毕业设计等。
（3）艺术类学科竞赛作品。各类参加学科竞赛的活动档案，报名表、指导教师指导过程、参赛作品、照片、获奖证书等；教师和学生公开发表的论文；教师和学生在公开场合进行的艺术展演活动档案。
二、艺术类专业档案管理现状
1.档案管理的意识不强
长期以来，教师、领导都将大部分精力用于教学、科研活动过程上，而忽略了对教学档案进行收集和归档。在思想上对档案工作没有引起高度的重视，同时教学档案是一个长期形成的过程，需要时刻保留好档案。人们往往意识不到教学档案的重要性，同时部分二级系院领导对于教学档案管理工作比较懈怠，没有意识到完善档案管理的重要性，很多艺术专业档案往往都保存在创作者手中，没能及时归档到各档案管理部门。
2.档案管理员专业性不高
各二级学院的档案管理员往往是由各学院的教学秘书担任，大部分的档案管理员并不具备档案相关专业的学科背景，学科背景的缺失意味着从结构上就决定了档案管理人员的专业性不足。而且相对于其他专业的档案而言，艺术专业的档案内容更加繁琐，保存方法更加细致，工作难度更大，需要注意的细节更加繁杂，而艺术专业的档案有着自身的特殊性，因此对档案管理员的职业技能和专业素质要求更高。艺术专业档案有别于其他类别、传统意义上的单纯文本档案。教学秘书大多时候已经忙于教学工作，很少有精力来系统地收集管理档案，加上档案的特殊性，如果缺乏基本的艺术修养，缺乏艺术档案的鉴别能力，容易发生分类错误的问题。
3.艺术专业档案管理难度大
由于艺术专业的特殊性，产生的艺术档案的形式和方式也是多元化的。例如，美术专业的绘画作品就有大、中、小不同的尺寸和规格，舞蹈专业学生跳舞的视频，播音专业的音频档案，影视专业的戏剧视频档案，等等，加上有些档案对温度、湿度等都有要求，这就对存放这些档案的地点有着一定要求。但是地方高校有别于专门的艺术高校，艺术档案的保存地点和存放设施不能符合要求。
三、加强艺术专业教学档案管理的措施
1.对艺术专业教学档案归档建章立制
从制度上，应该建立和完善一套完整的收集存档的体制。因为艺术专业的特殊性，所以在对档案管理员进行培训的时候，应该明确保管档案的范围，什么档案需要存档、怎么存档、存档年限都应该有具体的实施指导方案。明确领导、教师、档案管理员的职责，在整个过程中应承担的工作，从制度上给予保障。档案管理员要动态和定点两个时间点收集相结合。加大对艺术档案管理的监督和指导的力度，培养教职工自觉保存和上交档案材料的意识。
2.艺术教学档案的数字化管理
目前处于大数据时代下，传统的档案管理模式已不能适应时展，数字化的管理方式应该应用到对艺术教学档案的管理中来，这能够最大限度地延长艺术档案的生命，使得查阅资料变得简单轻松，有利于避免艺术档案随着时间的流逝而消失，也提高了艺术档案信息资源的利用率，避免了艺术档案处于沉睡的状态。
3.培养一支高素质的管理队伍
注重提升档案管理员的职业素质和职业技能，通过各种渠道，如邀请艺术专家来讲座、外出培训等方式，提升管理人员的艺术修养和文化素养，提升他们在工作中的鉴别能力。在当前所处的大数据时代背景下，由于互联网的普及，对教学档案人员的计算机使用水平也提出了要求，而传统的档案管理方式已经不能适应时代的发展，现在很多教学档案都是通过互联网传递，越来越多的是电子档案的使用，所以熟练掌握信息管理技术是必然的要求。教学档案管理人员应加强这方面的培训，提升自身的计算机水平。
艺术教学档案内容和种类丰富多彩，精彩纷呈，收集和保护好档案是学校教学工作的重要部分，应最大限度地对师生开放，发挥艺术教学档案数字化的作用。
参考文献：
篇11
Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《实验室资质认定评审准则》明确要求，“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技g人员和管理人员”“实验室保存人员的资格、技能和经历等档案”。为了符合实验室评审要求，提高环境监测的管理水平，笔者单位于2003年建立了环境监测人员专业技术档案。专业技术档案基本满足了监测工作的需要，在实验室认可和计量认证评审考核、监督检查、执法、验收监测等工作中发挥了重要作用。为了进一步提高档案管理水平，充分发挥档案的价值，必须加强专业技术档案的管理。
1 专业技术档案管理现状
1.1 档案意识不强，领导重视不够
从2003至今，专业技术档案管理工作一直是由办公室负责管理。由于领导重视不够，管理人员频繁更换，先后有6位同志负责专业技术档案的管理工作，其中5名同志是兼职。由于他们不懂档案专业知识、没有管理经验，档案工作缺乏有效的管理，致使专业技术档案管理工作不规范。在每年收集、整理专业技术档案过程中，部分同志档案意识不强，不愿积极主动地配合工作，不认真整理个人专业技术档案。
1.2 案卷整理不规范，档案管理水平落后
专业技术档案是人事档案的一部分，是对人事档案的补充和完善。在实际工作中存在档案收集难、卷内材料没有系统鉴别和整理、案卷质量不规范等问题。部分同志对专业技术档案的作用缺乏认识和重视，不及时归档、归档材料不齐全、内容不完整、分类不准确、各类别之间无标识、无页码、无卷内目录、材料排列混乱、装订不整齐、未填写备考表等问题。档案工作缺乏监督检查，档案管理工作有待提高。
1.3 档案利用率低，档案信息化建设滞后
档案管理人员服务观念守旧，服务手段落后，缺乏主动服务意识，档案利用率低。每年借阅专业技术档案的人较少，利用档案的目的主要是工作查考，如实验室认可和计量认证检查工作、执法监测等工作，而真正查阅用于人才选拔、职称评聘、评先评优等档案材料几乎没有。由于利用档案的人数少，档案管理人员缺乏创新服务意识，只重视材料的收集、整理、立卷工作，疏于档案的开发利用及信息化建设，致使档案的作用和价值未充分发挥出来。
2 加强专业技术档案管理的工作思路
2.1 制定专业技术档案归档范围，确保案卷齐全、完整
（1）建档范围。凡从事环境监测工作的管理人员和专业技术人员都要建立专业技术档案，包括干部和从事监测工作的工人。
（2）归档范围。根据实际工作情况，专业技术档案文件材料大致可分为11类。
第一类，履历材料：干部简历表、干部履历表等。
第二类，学历材料：学历证书、学位证书、结业证书、继续教育证书等。
第三类，专业技术材料：专业技术职务任职资格申报表、推荐表、评定表、资格证书、外语考试合格证、专业技术职务聘任文件等材料。
第四类，科技成果材料：课题技术报告、课题鉴定材料、科研成果登记表、课题成果验收证书、课题获奖证书、专利证书等材料；
第五类，材料：发表学术论文、论著、书籍及获奖论文证书等材料。
第六类，年度考核材料：专业技术年度考核评价表、年度个人总结、述职报告等材料。
第七类，奖惩材料：各种先进人物登记表、先进事迹表彰、嘉奖、通报表扬及荣誉称号等材料。纪检、监察等部门工作中形成的有关个人检查、受处分方面材料。
第八类，任免材料：干部人事任免文件、关键岗位任命文件、授权文件等材料。
第九类，人员能力确认材料：培训证书、持证上岗资格证书、国内（国外）学习鉴定材料、培训资料、培训报告、研修报告等材料。
第十类，人员监督记录材料：质量监督员在日常工作的各项监督检查记录。
第十一类，其他材料：职务竞聘演讲材料、演讲比赛材料等。
2.2 加强专业技术档案的收集、整理、立卷工作，保证档案的规范化管理
档案人员在日常工作中要做好档案的宣传、培训工作，各科室和专业技术人员要重视档案工作，要认真配合档案人员做好档案材料的收集、补充工作，确保专业技术档案的内容不断更新、完善。
2.2.1 专业技术档案的收集
根据专业技术档案的特点和来源渠道，主要采取以下两种收集方法。
（1）集中收集。
围绕单位的例行工作进行集中收集。根据单位工作安排，办公室等部门每年都在固定时间开展专业技术职称评聘、评先进评优秀、年度专业技术考核、年度工作总结等工作，人事劳资部门和专业技术人员负责收集上述档案材料。人事劳资部门需对档案材料真实性、完整性进行认真审核，合格后在材料上加盖公章，专业技术人员负责将材料移交档案室归档。
（2）随时收集。
针对某项工作任务和活动进行随时收集。为了及时补充档案材料，凡已结束的工作任务随时收集随时归档。如课题结题材料、培训证书、持证上岗考核证书、出差报告、干部任免文件、奖惩文件、新进人员档案等材料。专业技术人员、人事劳资部门和相关部门负责档案材料的收集，档案材料需经相关部门审核确认，加盖公章后，由专业技术人员移交档案室归档。
2.2.2 专业技术档案的整理
专业技术档案参照《干部档案整理工作细则》进行整理，实行一人一档，集中统一管理。档案人员协助专业技术人员将收集齐全的材料进行分类、排序、编目、装订，文件材料经过系统整理后立卷归档。具体整理方法如下。
（1）卷内文件的排序。
卷内文件材料要按类别进行排序。每一类中的档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。新补充的材料要根据材料内容放入相应的类别后排列。
（2）类号和页码的编写。
卷内文件材料排列好后，应在每份材料的右上角编写类号和顺序号，如第三类第一份文件在材料右上角写三-1。每份材料的右下角编写页数，以件为单位编写页数。
（3）卷内目录的编写。
文件材料整理好后，要对每类文件材料编制卷内目录，放在卷首方便查找。卷内目录包括：类号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等栏目。
（4）案卷号的编写。
为了迅速、准确地查找档案，要对专业技术档案案卷进行科学的排列和编号。根据单位的实际情况，按内设机构、职称排序。按单位内设机构排列，将同一部门的专业技术档案，按其职称由高到低进行排列。
2.3 开展专业技术档案数字化建设，加大档案的开发与利用
为了适应环境监测工作的需要，更好地开发利用专业技术档案，运用网络版档案管理软件，建立专业技术档案数字化信息库。兼职档案员可利用扫描仪、数码相机等设备将纸质档案进行数字化加工，形成电子档案，录入档案管理系统中，实现专业技术档案网络化、动态化管理。
专业技术档案能够全面、翔实地记录一个人的德、能、勤、绩等信息，档案人员要充分发挥专业技术档案的价值和作用，要利用专业技术档案信息资源，积极开展档案编研工作，如论文汇编、科研课题汇编、花名缘缺嘌泄ぷ鳎积极主动地为领导决策以及监测工作提供服务，为选拔人才、培养人才、职称评聘、评先评优及实验室认可评审等工作提供依据、凭证和参考。
当前，中央决定对省级以下环保监测机构实行垂直管理。各级监测部门应充分认识环境监测工作的重要性，要以此次机构改革为契机，加强专业技术档案的管理，加大档案宣传力度，增强职工的档案意识，各部门要积极配合档案人员做好专业技术档案的收集、整理工作，为环境监测系统人才队伍建设提供服务。
3 结语
随着环境保护工作的深入发展，环境监测队伍在不断地发展壮大。由于环境监测工作涉及多领域、多学科，各个专业的环境监测人员众多，管理好、利用好专业技术人员的档案尤为重要。档案人员要更新档案管理模式，创新服务观念，努力提高专业技术档案管理水平，在监测工作多为专业技术人员提供优质服务，让每一位专业技术人员充分发挥自己的优势和潜力。
参考文献
[1] 宋炳政.检测机构人员技术档案管理的实践[J].兰台世界，2016（S1）：128.
篇12
篇13
专业的档案管理人员缺乏,现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高,缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上规范化道路。
(二)档案信息载体结构单一。
目前中等专业学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,在文件立卷归档后,档案工作人员还需对其进行加工,如调整与编目。这种机械的手工抄写,不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢,而且极大地限制档案的处理速度。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效的开发利用,查阅档案也因管理方式落后,案卷调动频繁而造成磨损严重,且检索速度慢,查找准确率低、查全率低。
(三)收集资料不够完整。
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档,而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度,认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产,容易抹杀个人的成绩,并且再利用时借用手续繁琐,还是自己保管放心、方便。
(四)硬件设施不达标。
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。档案保管设备不齐全,部分学校档案保管箱不规范,影响保管使用效果。
二、档案管理工作对策探究
(一)强化档案管理意识,完善档案管理机制。
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求档案管理人员要认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。首先要扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次要加强对档案工作的领导,主要领导应亲自过问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。最后要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。另外,各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。
(二)加强人员配备,搞好档案实施建设。
为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,并健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段,要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
(三)加强档案信息化建设,提高现代化管理水平。
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念要现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后在档案管理中要实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。
(四)稳定档案队伍,提高业务素质。
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
学校档案人员必须从杂业型转向专业型,保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续地发展。学校要着力提高整支队伍素质,创造条件,有针对性对不同工作岗位的知识进行更新,加强对外指导工作和内部基础管理工作;建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥入的主观能动性,创造有他们的用武之地和舒展才能的机会;建立激励机制,合理设置岗位。工作科学量化,体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样,有利于工作人员的积极性和创造性的充分发挥。
建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高教育教学质量。只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出特色,办出水平。
参考文献:
