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1 计划生育档案归档工作的意义
在计划生育档案管理工作中，结合管理需要，提升归档工作效率是不可忽视的内容，其重要意义表现在以下方面。
1.1 保证档案资料完整
归档工作是档案管理的重要流程，也是计划生育档案管理的重要内容。在开展归档工作时，通过采取有效措施，遵循规范流程进行归档，保证资料收集完整。有利于确保档案资料完善，防止资料遗漏和丢失，进而为计划生育管理和决策提供参考和依据。
1.2 提高档案利用效率
要想实现对计划生育档案资料的有效利用，首先就要做好归档工作。作为管理人员，通过严格执行相关规范措施，有利于避免档案资料丢失，提高档案归档率。进而实现对归档工作的有效改进，也为提高计划生育档案管理工作效率奠定基础。
1.3 促进作用有效发挥
加强计划生育档案归档工作，保证各项资料完整，能为管理和决策提供参考和依据。进而方便使用者对档案资料进行查询，有利于提高档案资源利用效率，同时也能为各项工作的有效开展奠定基础。
2 计划生育档案归档工作存在的问题
虽然归档工作具有重要作用，但在档案管理工作中，相关制度没有严格落实，一些工作人员素质偏低，制约归档工作效率提升，存在的不足表现在以下方面。
2.1 制度没有严格落实
虽然很多单位制定严格的归档管理制度，对各项工作开展具有重要的指导作用和价值。但在归档工作中，相关制度没有严格执行，一些工作人员归档和管理意识淡薄，难以有效规范归档工作，制约计划生育档案归档水平提升。
2.2 责任意识比较单薄
相关单位忽视提高档案管理人员素质，他们没有严格执行归档工作流程，信息技术应用不到位，档案管理数字化被忽视，影响归档工作效率提高。此外，也没有建立完善的管理培训制度，难以提升档案管理人员综合素质，不利于激发他们的工作潜能，导致在归档管理工作中缺乏责任意识，制约归档管理的实效性提升。
2.3 管理流程不够规范
归档管理有着明确的规范和流程，对各项工作开展产生重要指导价值。但在计划生育归档工作中，相关流程没有得到严格执行和落实，工作流程不规范，相关细节没有得到有效把握，不利于提升归档工作水平。
2.4 奖惩激励没有执行
健全完善奖惩激励机制有利于提升归档效率，充分调动档案管理人员积极性。但在归档工作中，一些单位不注重激发工作人员热情，奖惩激励机制没有严格落实。导致工作实效性不足，难以有效提升归档工作效率，也不利于激发档案管理工作人员的主动性。
3 计划生育档案归档工作存在问题的解决方法
为弥补归档工作存在的不足，有效提升档案管理的归档效率。结合计划生育档案管理工作需要，可以采取以下解决对策。
3.1 严格执行管理规章制度
归档管理工作的有效开展，工作效率提升，离不开健全完善的制度约束和规范。作为管理人员，应该严格执行归档管理各项制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的归档管理规章制度，明确归档管理目标和流程，让管理人员有效履行职责，严格执行和落实各项制度措施，提高归档管理制度化和规范化水平。其次，落实归档管理责任制。为防止相互推诿现象发生，在归档工作中要严格落实各项制度措施，明确管理人员职责，让他们在规定范围内开展各项工作。进而有效规范归档管理每个要点和工作流程，激发工作人员热情。要增进归档工作人员相互之间的联系，加强协调与配合，相互形成合力，实现对各项规定的有效执行，努力提高计划生育档案归档工作效率。最后，建立并落实管理培训制度，综合采用课堂授课、现场参观和访问学习、相互借鉴和交流、观看视频等形式，熟悉归档管理工作流程，提高档案管理人员综合技能和素质。并提高计算机应用技能，掌握档案数字化管理和应用技巧，构建归档管理信息工作平台，顺应新时代和新形势，促进计划生育档案管理水平提升。
3.2 提高管理人员责任意识
认真学习并掌握《档案法》的相关规定，让归档工作的开展具有制度约束和规范。让档案管理人员有效增强责任意识，加强相关制度和工作流程的学习和交流，尤其是加强对档案管理人员业务和技能培训。采用案例展示等形式，让管理人员充分认识归档管理的重要作用，增强归档意识和责任意识，努力提升归档工作效率，为计划生育决策和管理创造条件。档案管理人员还要主动作为，积极履行职责，在归档过程中做好资料审核工作，确保档案资料完整，实现对资源的有效开发和利用。另外还要积极配合本单位档案资料检查工作，加强质量审核，获得本单位领导的重视。进而得到人力、物力、财力方面的支持，也为提升归档率，促进档案管理水平提高创造条件。
3.3 落实归档管理工作流程
计划生育档案归档应该严格遵循工作流程进行，推动各项工作制度化和流程化，有效约束和规范各项活动，努力提高归档工作实效性。管理人员要严格执行归档工作流程，定期对工作人员开展业务和技能培训，让他们熟练掌握各项操作，努力提升工作效率。利用计算机和互联网，构建归档管理信息系统，建立数据库，促进资源共享。对归档流程做好详细记录工作，统计每个月档案的归档情况，为改进服务和工作流程创造条件。设立专门负责人员加强档案管理监控，保证各项制度得到有效落实，让工作人员严格按规范流程对计划生育档案进行归档。
3.4 建立落实奖惩激励机制
根据归档工作需要，建立并严格落实计划生育归档管理奖惩激励机制，激发管理人员积极性。对归档效率高，相关制度严格落实的单位和个人实施奖励，包括物质和精神上的奖励。对没有认真履行职责，管理工作不到位的个人和单位采取惩罚措施。
4 结束语
作为计划生育档案管理的重要内容，归档工作是不可忽视的环节。因此，管理人员在开展档案管理时，应该充分认识其重要作用，结合计划生育工作需要，健全并严格落实各项制度措施，努力提高管理工作效率和归档率。从而确保档案资料完整，为计划生育管理和决策提供参考和依据，促进档案归档工作水平提升。
参考文献
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琼海市开展村级建档工作，得到了市委市政府和镇委镇政府的重视、支持。市里成立了村级建档工作领导小组，由分管常委和有关部门的人员组成。乡镇、村也相应成立建档领导小组，使村级建档工作级级有人管、层层有人抓。市委市政府于1999年3月26日联合下发《关于在全市村委会一级开展建档工作的通知》，明确了任务，提出利用三年的时间完成全市村级建档工作任务，建档率要达到100％。
（二）抓好宣传发动，提高建档认识
在开展村级建档过程中，琼海市档案局始终注意抓好宣传发动工作，利用电视、广播、报纸、宣传车、横幅、黑板报、大小会议等各种形式进行宣传，同时吸收热心档案工作的老支书、老干部、老党员、离退休人员作义务宣传员，增强了大家的建档意识，使村级建档工作顺利开展。
（三）抓好业务培训，提高业务水平
根据上级的有关要求和村级建档的实际，编写了《琼海市村级档案归档文件材料收集范围》、《琼海市村级档案室档案保管期限表》、《村级档案卷宗归档方法和步骤》、《建档说明的拟写》、《建档说明范例》等规定、标准和制度。此外，还层层举办培训班，对乡（镇）、村文书（档案员）进行业务培训，以便更好更快地掌握建档方法。
（四）监督检查指导，促进建档落实
在检查指导过程中，琼海市档案局主要采取两个做法，一是分片指导，把局的全体干部分成四个组，把各乡镇分成四大片，每组负责一片，一包到底。遇到特殊情况，集体讨论，共同解决。二是定期召开会议，如建档工作会、情况通报会、讨论交流会、总结表彰会等，及时了解村级建档工作中出现的各种情况，及时指导、解决问题。
二、开展村级建档工作初见成效
（一）促进农村民主政治建设，规范村务管理
嘉积镇下寨村委会由于财务管理混乱，严重地影响了干群关系，群众怀疑村支书贪污集体征地款，举报到市检察机关。在开展村级建档工作中，琼海市档案局积极协助指导镇工作组清理财务，按照规范要求建立起村级财务档案，为检察机关查处案件提供了帮助，对稳定该村的干群关系起到了积极的作用。
（二）促进农业生产和科技进步
阳江镇棉坡村委会以种植胡椒闻名，在开展村级建档工作中，不但帮助他们建立文书档案的同时，还重点帮助他们建立胡椒栽培、防治病等技术种植档案，为胡椒种植户提供服务。几年来，除了本村胡椒种植户外，不少市内的胡椒种植户都到该村查阅档案资料，解决胡椒种植中的疑难问题，直接促进了农作物的增产增收。
（三）促进农村精神文明建设，维护农民利益
一是土地承包档案给农民群众吃了“定心丸”；二是档案凭证在为解决农民切身利益的土地、房屋、分配等方面的矛盾中起到了决定性作用。2000年，嘉积镇南堀村准备将村里的30亩地承包给客商建砖瓦厂，邻近的南中村对该地提出权属争议，南堀村找出本村的档案资料，证明该地是第一轮土地承包时发包给本村村民耕作的土地，一
场一触即发的土地权属纠纷通过利用档案而化解，保证了价值近20万元的经济收入。
三、开展村级建档工作的几点体会
（一）领导重视，是做好村级建档工作的关键
要做好村级建档工作，首先必须争取各级领导重视和支持。几年来，琼海市档案局积极主动地去请示、沟通、宣传、说服，取得了各级领导的重视和支持，为按时、按质、按量完成村级建档任务提供了一个先决的条件。
（二）抓好业务培训，是做好村级建档工作的重要基础
村级建档工作，地域广大，档案人员专业知识缺乏，业务基础薄弱，不确定因素很多，因此，相对机关档案工作来说，难度也就更大，而抓好乡村档案人员的培训就显得更为重要。几年来，琼海市档案局采取边培训理论学习，边进行实际组卷操作，并选点让学员现场学习观摩等方法，使他们不仅迅速掌握到整理归档的相关技能，而且通过现场观摩，从中得到启发，焕发出建好本村档案室的激情和动力。
（三）深入检查，监督指导，是做好村级建档工作的保证
检查促进度，指导带上路，帮助割尾巴，一环扣一环，紧紧地贯穿于整个村级建档工作的始终。实践证明，开展村级建档工作，检查、监督指导必不可少。在村级建档工作中，有时候好话说千遍，道理讲万遍，不如亲自帮一帮。由于地域经济发展的差异等原因，能不能建档，受到诸多客观因素的制约，要求档案部门的业务指导必须因地制宜、切合实际。有些村委会经济基础较好，早就萌发了开展档案工作的愿望，但对档案专业知识知之甚少，针对这种类型，档案部门就派员上门指导，手把手教会他们方法。有些村委会经济发展不很富裕，想建档又心有余而力不足，对于这种情况，档案部门就不辞劳苦，加班加点，无偿提供装具、人力服务。有的村委会因为原来管理不到位，文件材料损坏、散失现象严重；有的有能力、有条件建档，但没有人愿意承担建档任务，总想无事一身轻；有的发动建档时，满口答应，过后无动于衷；有的得过且过，没有按规定、标准建档；有的谎报进度。凡此种种，档案部门都通过加强检查监督的力度，做到勤检查、勤帮助，逐一加以解决，取得明显效果。
（四）发挥试点示范作用，是做好村级建档工作的有效手段
常言道，学有榜样，赶有目标。嘉积镇南堀村委会是省档案局亲自抓的点，是海南省第一家行政村建档示范点单位。在建档工作全面铺开的过程中，琼海市档案局注意发挥这个试点村的典型示范作用，起到了不可估量的作用。村级建档工作期间，全市到南堀村参观学习的村委会达到95％以上。
（五）建章立制，是村级建档工作健康、持续发展的有力措施
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在??前各行各业发展过程中，文书档案管理工作的重要性不断突显出来。在实际工作中，文书工作与档案工作之间存在十分紧密的联系，因此在文书档案管理工作中，需要正确处理好文书工作和档案工作两者之间的关系，确保文书档案管理工作的质量。但在日常文书档案管理工作中，文书工作与档案工作之间缺乏有效的衔接，在管理体系和制度方面也不完善，这对文书档案管理工作的规范性带来了一定的制约，不利于文书档案管理水平的提升。
（二）文书档案管理工作人员素质有待提高
近年来文书档案管理工作的重要性越来越突显出来，这也对文书档案管理人员的整体素质提出了更高的要求。但在当前很大一部分单位文书档案管理工作中，部分文书档案管理人员综合素质都不高，不仅档案管理人员专业技能有所欠缺，而且工作中存在较强的随意性，缺乏标准性和规范性。在当前档案管理现代化水平不断提高的新形势下，需要文书档案管理人员努力提高自身的综合素质，更好的促进文书档案管理工作的持续发展。
（三）对文书档案管理工作不重视
当前在各行业中文书档案管理工作中普遍得不到重视，这主要是由于人们对文书档案的重要性缺乏有效的认识，因此在实际工作中，人力、物力和财力投入普遍不足，这就对文书档案管理工作的质量和工作效率带来了较大的影响，很难发挥出文书档案的真正效率和价值。
2 提高文书档案管理工作的强化措施
（一）重视文书与档案工作的衔接效果
文书档案管理水平的高低与文件的质量具有直接的关系，因此在实际工作中，需要重视文书工作与档案工作之间的有效衔接，从而为文书档案管理水平的提升创造良好的条件。这就需要在日常工作中在重视文书档案的宣传工作，使人们对文书档案管理工作的重要性有一个深入的认知，准确对文书材料进行归档和立卷，实现文书与档案工作的一体化发展。严格对文件进行审核，及时对文件材料进行收集，为文书档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
（二）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（三）采用现代化的文书档案管理技术
在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技?g的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。
（四）打造高素质的文书档案管理队伍
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一、历史文化档案编研工作的意义
（一）编研工作是档案工作的重要组成部分。是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。2004年，中央和国务院曾颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，从国家政策层面上首次明确了文化档案编研工作的战略地位，强调“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在社会资源结构中具有不可替代的地位”。
历史文化档案是档案的重要内容之一，历史文化档案的编研，也是档案编研工作的主要内容之一，在档案编研工作中具有十分突出位置。余姚是省历史文化名城，历史文化底蕴深厚，素有“文献名邦”之称，近年来，市档案管理部门在社会各界的大力支持下，兴起历史文化档案编研热潮，目前编研历史文化档案已达100多种、200多册。
（二）历史文化编研工作是保护历史文化档案史料、方便利用的有效措施和途径。历史文化档案大部分为孤本，如余姚市档案馆、博物馆、五桂楼藏书楼收藏的“四先贤”等历史文化名人的一些文稿和其它档案资料，包括现代从海内外收集的，绝大多数为孤本，在开展利用服务时，直接提供原件，容易破损，影响档案质量和寿命，导致这部分档案不能对外开放。
而以编写档案史料的方式提供利用，可以使这些资料长久保存，又不影响它的开放利用。如王阳明的诗，目前分散在各种原始档案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年编研出版了《王阳明诗集》，在内部发行，便于利用。
（三）开展历史文化档案编研工作，对于建设历史文化名城具有重要作用。余姚历史文化渊远流长，档案资料十分丰富。余姚是七千年前的河姆渡文化遗址的发源地，曾是远古时期长江流域中华文明的摇篮;秦时建县，明清时期形成的姚江文化，更是在中国文化思想史上具有重要地位，期间出现了王阳明、朱舜水、黄梨洲等杰出思想家，连同严子陵成为中国文化史上具有重大影响的余姚“四先贤”;抗战时期，作为全国十九个革命根据地之一四明山抗日革命根据地，形成了独特丰富多彩的革命文化。
这些历史文化档案，从上世纪九十年代后期就规划编研出版《姚江文化丛书》，已陆续编研了二十余种档案资料，如《姚江传统建筑》《姚江文化史》《姚剧剧作选》《浙东抗日根据地革命文化史料》《姚江名人》《姚江风俗》等，对余姚的历史文化名城的软件硬件建设起到了积极作用，特别是《姚江传统建筑》对于传统历史特色街区的设计和名人建筑的复原，提供了大量真实的资料。
（四）开展历史文化档案编研工作，对于加强爱国主义教育也具有十分重要的意义。档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。通过编研，档案可以提高社会利用率，扩大公众认知度，很多档案材料还通过再编研、再创作成为爱国主义教育题材。
根据河姆渡遗址发掘过程中所形成的档案资料，编研成《河姆渡遗址》，并根据这个编研材料设计了河姆渡遗址文化遗址展览，已成为省爱国主义教育基地;根据《浙东革命文化史料》《余姚文史资料・余姚解放四十周年专辑》等编研资料，在2015年4月革命老区梁弄镇重新复原了抗日革命根据地的旧貌，已成为全国爱国主义教育基地;又如余姚姚剧团根据王阳明和严子陵的编研资料，撰写了《王阳明》《严子陵》剧作，在省内公演，王阳明的“真三不朽”，严子陵的“高风亮节”，被形象地展现出来，引起了强烈反响，被推荐为余姚中小学生爱国主义教育教材。
二、当前历史文化档案编研工作存在的问题
（一）档案保管的分散性。历史文化档案资料的丰富性和多样性，决定了当前档案资料馆藏的分散特点，但对于编研工作来讲，不利于综合开发利用。
余姚素有“东南名邑”之称，历史文化积淀十分丰厚，但没有集中收集馆藏，分别散藏在市档案馆、博物馆、史志办、党史办、政协办、梨洲文献馆、文化馆、图书馆及一些民间编研机构、学会、协会和个人收藏爱好者手中。这对编研工作带来了负面影响，如确定专题编研时，先要做大量协调工作，对各类分散的档案进行调查摸底，还要办理借阅手续等。
另外，由于各类收藏档案侧重面不同，还存在着档案的安全问题，这将给编研工作带来较大影响。
（二）档案编研的功利性。档案编研是一项十分严肃、十分严谨的工作，承担着“存史”的职责，真实性和严谨性是最为重要的原则，也是编研材料的价值所在。但是，一些单位和部门存在着为编研而编研，为出书而出书的偏向，如为召开某某名人学术研讨会，为纪念某某名人几十周庆典活动，由于编研工作时间仓促，收集查阅资料有限，草草出书，同时又请名家题词，领导写序等，带有明显的功利性，影响了编研成果的质量。
（三）编研工作者知识的单一性。档案编研工作者一般是单位在编人员，他们历史文化知识丰富，工作勤恳，任劳任怨，年龄普遍较大，对历史文化档案编研工作作出了巨大贡献。但随着当前科技的迅速发展，特别是信息化、数字化技术在档案中的应用，要求档案编研工作者不仅要掌握档案相关知识，掌握一些历史、社会、经济方面的知识，还应掌握相应的外语及计算机知识，才能更好更有效地开发档案信息资源。他们单一性知识又在一定程度上制约了编研工作的发展。许多编研者不善于利用数字化技术查找和编研档案资料，也不懂外文，来查阅外籍人士对我国历史文化的研究，如日本人对王阳明的“心学”“良知”的研究非常系统，著有大量学术论文;朱舜水在反清复明失败后，东渡日本讲学多年，他的“实学”思想在日本有巨大的影响，形成了大量丰富的档案材料，由于不懂日文，一些编研工作者只能望文兴叹。
（四）编研工作的重复性。由于档案保管的分散性和编研工作的功利性，又导致了编研工作的重复性。如对余姚市革命文化史料，不同部门曾出现过多次编研活动，形成了多个编研材料，如《余姚革命文化史料选编》《浙东抗日革命根据地史料选编》等，内容大同小异。虽然文化和学术讲究百花齐放、百家争鸣，但对历史文化档案的编研工作由于其真实性和严谨性的特点，应有序开展，不宜重复编研，否则就会浪费有限的资源和财力物力。
三、历史文化档案编研工作新途径
（一）统一规划，增强历史文化档案编研工作合力。由于历史文化档案收藏的分散性，对历史文化档案的编研应由权威部门统一规划，还应根据文化建设发展需要，根据历史文化档案特色，统一编制编研计划，整合所有历史文化档案，整合编研人员力量，分阶段实施，提升编研材料的质量，扩大编研成果的影响力。
如余姚自上世纪90年代开始，就对历史文化档案的编研工作制订了规划，由市政府出面协调，确定《姚江文化丛书》编研25册，分别由档案局、政协办、史志办、党史办、文化局等单位和部门落实，档案材料实现共享，该丛书已基本编研完毕，对档案的利用工作发挥了较大影响。
（二）精确选题，突出地方历史文化特色和亮点。历史文化档案的编研，其目的是如何让档案更好为社会利用，更好地为文化建设、经济建设服务，为社会发展服务。因此历史文化档案的编研，一定要注重选题，选题上既要坚持有创意，突出特色，又要注重实用。
近年来，余姚编研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化丛书》25册以外，还编研出了《认识黄宗羲》《河姆渡遗址》《余姚文史资料》（30多辑）、《余姚名人》，及反映抗战文化的《红色记忆》《古邑红旗扬》等，这些编研材料专题性强，有深度，具有一定的史料价值，体现了地方文化特色，有利于促进余姚文化建设和历史文化名城建设，在社会各界均产生了良好的影响。
（三）采用先进技术，提高档案编研现代化工作水平。随着现代科技的迅猛发展，社会生产方式和生活方式发生了重大变化，人们对档案的利用和需要已不满足于过去在档案室查阅复印一下资料的手工方式，数量大，时效性强，专题性和准确性要求提高，这也要求历史文化编研过程中采用计算机编目检索技术、档案编研材料数字化处理手段，实现编研材料的网络化。编研材料的网络化，是指一定区域内，符合条件的档案室、档案馆、博物馆、文化馆、图书馆等建档单位，都可通过计算机网络来查阅编研材料，以提升档案编研工作水平，提高档案编研材料的社会利用效率，更好地达到档案编研工作服务社会、服务发展的目的。
（四）努力提高编研人素质，提升档案编研成果质量。档案编研工作是一项专业性、技术性和知识性较强的工作，档案编研人员应具有良好的政治素质和业务素质，应忠于职守，尽职尽责，确保档案安全，自觉遵守档案法律法规。档案编研工作的专业性、技术性特点，要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本知识和基本技能外，还需要有渊博的历史文化知识和地方文献知识脉络，及分析问题解决问题的能力，同时还要掌握一定的计算机技术水平和一定的外文知识，利用现代化的档案检索工具来吸纳中外档案材料，丰富历史文化档案编研材料，增强编研工作的实效性，提高编研成果的水平和质量。
总之，历史文化档案编研工作是档案工作的重要组成部分，是一项功在当世，利于后代的伟业，也是一项持久的建设工程。作为档案编研工作者，一定要加强学习，提升自身素质，勤奋工作，勇于探索，克服编研工作中存在的问题和困难，努力编研出更好、更多的历史文化档案材料，努力为文化建设服务，为社会服务。
【参考文献】
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一、档案在金融机构管理中的重要作用
金融档案是指各金融机构在工作中形成的具有保存价值的历史记录。包括：各金融机构文书部门产生的文书档案；会计、基建部门产生的各类专业档案；信贷部门产生的信贷档案；客户办理业务时留存的各类表单、资料、合同以及其他工作中产生的文字、图表、光盘、磁盘等材料。金融机构的文书档案中有工作计划、目标、规章制度、会议记录、总结、业务文件材料等等，具有一定的机密性，对金融机构的管理起着重要的指导作用。金融机构的会计档案种类包括会计报表、会计账簿、会计凭证及其他类，是金融机构筹措资金、发放贷款或内部财务管理产生的，真实反映了金融机构的经营管理活动的过程，反映了金融机构内部经营管理的状况，这些重要的会计资料如发生丢失、损毁等现象，将会给国家和金融机构带来不可弥补的损失。金融机构的信贷档案是金融机构在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务的重要文件和凭据，它是金融机构防范信贷风险、依法收贷、化解不良资产和减少损失的重要依据。金融机构其他各类档案也是金融机构的重要历史资料，对金融机构的经营管理起着举足轻重的作用。
金融是经济的核心，金融档案是金融机构运营发展的历史记录，它与金融机构的各项管理活动是紧密相连，相互作用，相互影响的。随着金融业务的不断发展，金融犯罪、诈骗、违约等也大量产生，而金融档案在为防止这些不良行为给金融机构带来的资金风险中，有着不可替代的作用。
二、金融机构档案管理现状
（一）基础设施不达标
档案库房是保存档案的场所和基础设施，是一种特殊性建筑，要求具有防高温、防潮、防光、防有害气体等功能。库房内还要求配备设施包括消防设施、空气调节设施、专用档案装具、监控防盗设施等，这些都直接影响档案的保管效果。而目前绝大多数金融机构没有符合档案管理标准的档案库房，而如果金融机构自行建造符合档案管理要求的档案库房，需要大量的财力、物力，因此金融机构往往利用办公用房作为档案库房，导致有的金融机构现有的档案库房面积偏小，防火、防盗、防潮等设施不全；有的金融机构档案库接近水源，档案受潮、霉变情况时有发生；有的金融机构办公、阅档、库房合并使用，用纸箱、麻袋来装重要的档案资料；有的金融机构甚至将档案和杂物堆放在一起，导致重要的档案资料被当作废品卖掉等情况的出现。
（二）管理机制不健全
金融机构的各项业务活动都是为金融机构的经营活动服务的，在各项业务活动中产生的档案应该是一个不可分割的有机整体，是金融机构多方面、多层次信息的体现，反映了金融机构经营活动的全过程。如果把这些档案分成若干块管理，既不科学又不利于金融机构发展的需要，因此档案的集中管理是十分必要的。但目前除少数金融机构实现了档案的真正集中管理，大多金融机构各类档案往往按形成部门和档案来源分散保管，比如：文书档案由办公室保管，会计档案由会计部门保管，信贷档案由信贷部门保管，其他档案也由产生部门自行保管，分支机构产生的各类档案也由分支机构的内设各部门分头保管，没有将本单位所形成的档案按整体来进行管理，更缺乏统一档案管理的标准和制度。这些情况势必造成档案管理和使用的不便，档案的安全性和保密性相对较弱，也容易出现人为方面的问题。因此制定统一的档案管理发展规划，采用统一的档案管理模式，有利于保障档案管理的科学化、规范化，有利于档案的保管和保密，有利于提高档案工作水平。
（三）制度建设滞后
档案工作制度的建立和健全，是单位建立档案工作的重要标志之一。金融机构制定规范的档案工作制度，对自身档案工作起着约束和导向作用，可以减少档案管理的随意性，保证自身档案管理工作的健康、持续发展。由于金融行业的特点，目前金融机构各类档案的具体要求各不相同，各门类档案的管理也处于各自为政的状况。在制度建设上，有的单位虽然制度有档案管理办法，但存在内容不全，没有涉及档案的统计、保密、利用等方面内容的情况；有的单位照抄照搬其他单位现成制度的情况，不符合本单位实际，不便于执行；有的单位长期以来沿用老的档案管理制度，不注意对制度的完善修改，使制度的规定脱离了实际，不能起到规范行为的作用。在档案整理上，有的金融机构档案管理执行上级单位的标准，有的金融机构则执行地方档案局的标准，有的金融机构则执行了长期以来形成的习惯做法，使得档案规范化管理步履艰难。
（四）档案人员素质不高
档案人员的素质如何，直接影响到档案质量的好坏。金融机构档案管理人员大多都是身兼数职，变动频繁，新手多，没有经过专业培训，缺乏专业的档案理论知识，没有更多的精力投入到档案管理中,档案管理都是一个人摸索着干，无法对档案进行科学有效的管理，加上制度建设不完善的问题，在档案整理上往往出现分类、整理规则前后不一致的情况，前一年度和后一年度档案整理方法完全不同，无规律可循，档案编号错号、漏号、跳号现象时有发生，应该归入上一年度的档案却归入下一年度，档案随意查阅，只满足于档案不丢失，装进袋子、锁进柜子，停留在你查我调的阶段，更不要说去对档案进行现代化的管理，研究档案的开发利用等了。
三、解决金融机构档案管理困境的途径
随着现代经济金融的不断发展，金融机构档案管理工作不断遇到新矛盾、新问题。纸质档案海量增长，受到场地与资金限制，档案堆积如山,金融机构每年需花费大量的人力、物力去整理、维护;由于库房紧张,档案占用办公室的面积，为此金融机构要付出昂贵的租金或同值的机会成本；由于人手不足、无专业人才等问题导致了金融机构对其自身产生的金融档案无精力进行标准化的管理；档案的管理不善，导致重要的档案文件损坏、丢失，从而造成经济损失，影响金融机构的业绩和管理。而要建立一个规范的，符合档案管理要求的档案库房，对于单个的金融机构来说是一项耗时、耗力且艰巨而繁琐的工作，增加非核心业务的档案管理人员也将直接影响金融机构的竞争能力。因此，无标准档案库房、整理不规范、大量积压、查找困难，利用率低，是现阶段金融机构档案管理普遍存在的问题。
“新木桶理论”主张经济主体要找准自己的经营优势，也就是做你最擅长的，其余的则交给别人。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。金融服务外包作为一个新兴行业，正在全球化的背景下迅猛发展。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。专业化的外包服务分工与运作可以产生规模效益，对客户而言，从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快，以及使企业更多关注于核心业务，更有效地分配和使用资源。
金融机构可以将其非核心业务中的档案管理业务交给专业的中介服务机构来进行集中管理，中介服务机构全面地、综合地运用各种方法、手段、工具，将金融档案管理中的人力、物力等软、硬资源按照集中的模式进行整合，使得金融档案管理规范、便于利用，使金融机构可以节约成本，集中优势资源发展核心业务，优化其市场战略，在市场竞争中取得优势。金融机构档案的外包管理，最大优势在于通过一定的专业分工，获得外部规模经济效应，让金融机构更多关注核心业务，继而实现节约生产成本，获得利润最大化的目标。因此档案外包集中管理成为解决金融机构档案管理难题的唯一出路。
四、国内外先进经验
在国外，档案中介业已经发展得相当成熟，并形成了一套公认的运作规则和模式。美国的商业性文件中心就是由私人创办的档案寄存机构，配有现代化的文件存储设施，专门为企业提供档案的寄存服务，尤其可为新型载体文件提供良好的保管条件。2000年11月由美国银行、摩根大银行与IBM公司共同合资设立的Viewpoint Archive Service公司可以说是应运档案管理业务外包而产生的一种新型档案中介服务机构，它专门提供支票影像档案的存储与查询服务。2002年底，美国第三大信息管理与档案文件保管企业Guarantee公司进入中国市场，向社会提供全方位的档案文件保管寄存服务。
在国内，也有不少档案中介组织为社会提供档案的整理、装订、保管等服务。1993就已成立的上海档案咨询服务中心，是我国较早的一家档案中介机构；北京碧海兰台咨询有限公司、福建省文件档案管理服务中心、深圳市档案寄存中心等档案中介机构也承担了大量的档案劳务性工作。西安银博科技发展公司数据信息中心是主要从事银行、政府机构和大中型企事业单位文件档案的数字化工程及后续维护与加工服务的机构。近年来，他们先后为多家单位提供档案数据的扫描录入服务，包括建行陕西省分行会计稽核中心的扫描补录、个人住房档案合同收件及扫描、个人贷款档案扫描录入等外包服务。
五、南京金融档案管理中心档案管理与利用模式
虽然上述档案中介机构的成立解决了一些单位、部门档案外包的需求，但专门为金融机构服务的档案中介机构还是寥寥无几。金融档案由于存在着安全性、保密性、稳定性等问题，对将重要的档案资料交给社会上一般的档案中介机构，金融机构也还存在着担忧与顾虑。2008年，具有金融服务职能的人民银行南京分行营业管理部所属南京金融票据中心为南京地区金融机构建立了金融档案管理中心这一档案中介服务平台，积极主动开展金融档案管理服务，为金融机构提供了较更完善的金融档案外包服务。
（一）为金融机构提供多种档案管理服务
金融档案管理中心提供的档案管理服务包括寄存和托管两种模式。档案的寄存，是指由档案管理中心提供符合档案管理要求的库房和装具进行存放，并负责库房的日常管理，档案的整理、调阅等由寄存者负责。档案的托管，是指由托管单位按档案管理要求进行装订后，将档案交档案管理中心管理，档案档案管理中心提供整理编号、编制目录、档案调阅以及日常管理等服务。
（二）档案寄存、托管的程序
金融档案管理中心接收寄存、托管档案的原则一是要有保存价值，二是要自愿。接收的程序是：金融机构提出申请，档案中心对金融机构的档案数量、种类、寄存或托管时间以及费用等进行确认并接受申请；双方根据国家有关法律规定，订立档案寄存、托管协议并签名盖章，明确双方权利与义务；清点档案数量、档案的所属年度、种类、保管方式、密级等进行清点检查，生成电子目录并注明存放的位置；根据移交方确定的档案数量、种类、移交时间办理交接手续。
（三）档案的管理
1.档案库房硬件设施符合要求。档案管理中心档案库房按照《中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范》乙级档案馆标准进行建设，配备了档案密集架、空调机、去湿机、灭火器、温湿度计、防虫防霉药物、防鼠板等设备和物品，并在库区内设置24小时数字化视频监控录像系统和防盗报警装置及消防设施，达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求。
2.建立了档案管理各类制度。根据国家及省市各级档案管理规定，档案管理中心先后制定了《档案寄存、托管服务管理办法》、《档案管理制度》、《档案人员岗位责任制》、《会计档案管理办法》、以及《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅、利用制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案移交制度》、《库房管理制度》、《库区安全制度》等十几项制度办法；同时还在日常工作中建立了档案查阅借阅登记簿、库房温湿度登记簿、库房检查登记簿、库房出入登记簿等一系列工作台账，将工作台账责任到人，保证了档案管理的规范、安全、保密。
3.注重档案管理人员素质培养。目前档案管理中心全部档案管理人员均为大专以上学历，全部取得了南京市档案局的档案人员上岗资格证书和会计人员从业资格证书。每年档案管理中心还对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议书，并组织他们参观学习具有先进管理档案工作经验的单位，提高档案管理业务水平。
4.科学合理保管档案。按金融机构行业特征，档案管理中心将托管档案按机构、年度、类别等要素对档案进行整理、编号、造册、装盒、登记等，并生成电子目录，档案上架后还要将存放的位置进行登记，保证档案能够迅速准确地查找到档案。对寄存的档案，实行封箱管理。金融机构将档案按年度分门别类分别装入专用档案箱内，每箱填写四张标签贴在箱子四面，标签内容为寄存寄存单位名称、档案种类、箱号、箱内卷数，备注等内容。
（四）档案的合理利用
寄存、托管在档案管理中心的档案，其所有权并未发生改变，只是将档案暂时存放到了档案管理中心。因此，对于寄存、托管的档案，档案管理中心有责任将保护好，同时也有义务保护档案所有者的合法权益。
金融档案管理中心为金融机构提供的档案查阅方式有现场查阅和远程网络查阅两种。现场查阅时，金融机构查阅人必须携带单位介绍信和本人有效证件，经档案管理中心工作人员核验无误后方可查阅。档案查阅需在安装有监控设施的阅档室内进行，查阅过程中，档案管理中心的工作人员有权监督查阅人员使用档案的全过程，查阅人员也不能随意抽取档案或在档案上进行修改、涂改等。查阅、复印档案都必须进行登记。远程网络查阅需要金融机构首先要向档案管理中心提出申请，登记用户名使用人、身份证件及号码、经所在单位盖章确认后由档案管理中心为其分配用户名和初始密码。在进行远程查阅时，首先填写远程查阅单，由档案管理中心对需要查阅的档案进行扫描后存入档案管理系统并通知查阅者进行查阅，远程查阅时需要对该份档案的查阅有效期做出规定。已经寄存、托管的档案一般不得带离档案管理中心，特殊情况需要带离的，必须经金融机构相关负责人签字并经单位盖章，规定归还时间后方可带离。非档案寄存、托管单位需要查阅档案必须经过寄存、托管单位同意，开具寄存、托管单位介绍信并由寄存、托管单位人员陪同才能进行查阅，确保金融机构档案的绝对安全。
六、建立档案管理外包中心应注意的问题
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第三条本办法所称民营企业档案，是指民营企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
第四条民营企业档案是企业全部活动的真实记录，是维护企业经济效益、合法权益的重要依据。企业应本着自我治理、自我完善、自我发展的原则，统一治理本企业全部档案，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。
第五条民营企业应当依法治理本企业档案，明确治理档案的部门或者人员，提高职工档案意识。
第六条民营企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，积极参加档案业务进修和培训。
第七条市档案行政治理部门负责对本市行政区域内民营企业的档案工作进行监督和指导。
第二章档案收集与整理
第八条民营企业负责档案工作的部门应当建立健全各类文件材料的形成、积累、整理和归档等制度，确保企业各项活动的归档文件材料的完整、准确、系统。
第九条民营企业的文件材料的归档范围主要包括：
（一）企业开办和变更的申请、审批、登记、注册、企业章程、投资各方签订的合同以及终止破产后清算等方面的文件材料；
（二）董事会或者治理机构形成的文件材料；
（三）产品生产方面有关产品的设计、工艺、工装、图样和技术文件；
（四）经营治理的各种记录、合同等文件材料；
（五）设备仪器图样，设备仪器安装、调试、验收、维修改进过程中技术性、凭证性文件材料；
（六）生产技术治理的各种计划、统计报表及分析活动形成的文件材料；
（七）科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；
（八）基本技术工程竣工图纸及文件材料；
（九）劳动工资、人事、法律事务方面的文件材料；
（十）财务治理的各种账册、报表、凭证和文件材料；
（十一）情报信息和专利性文件材料；
（十二）对员工教育培训方面的文件材料；
（十三）其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等。
第十条民营企业文件材料的形成、积累及立卷归档，可以由企业内部各部门负责。归档后的文件材料，应当定期向企业负责档案工作的部门移交，任何人不得据为己有。
第十一条民营企业在产品试制、课题研究、基建工程或者其它科技活动中形成的文件材料，应当在任务完成后日内归档。其它文件材料在次年的第一季度归档。
第十二条民营企业在各种项目验收、技术引进和购置设备开箱时，企业有关业务部门应通知企业档案工作人员参与验收并及时指导整理归档。
第十三条归档文件材料应当参照国家有关档案治理的标准和规范进行科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。
第三章档案的保管与利用
第十四条民营企业负责档案工作的部门应按照国家颁布的档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的保管、统计、保密和利用等制度。
第十五条民营企业应当采取有效措施对档案进行保管，确保档案的安全。
第十六条民营企业档案的分类与编号，规模较大的企业，按国家档案局《工业企业档案分类施行规则》进行分类编号；规模较小的企业，可自行分类编号。
第十七条民营企业根据档案的保存价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具有长远考查利用及研究价值的永久保存；在一定时期内有查考利用价值的，长期或者短期保存。
第十八条民营企业应当定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。
第十九条民营企业向社会公布对国家和社会具有保存价值的档案时，应当遵守国家有关规定，不得损害国家、社会、集体的利益和其他公民的合法权益。
第二十条民营企业应当建立健全档案利用、查阅制度，不得修改、涂抹、拆取、标注和损毁档案。国家机关工作人员依法执行公务需要查阅企业档案时，民营企业应当及时、准确地提供。
第四章档案的归属与流向
第二十一条民营企业档案属企业所有，受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。
第二十二条民营企业分立、合并、转让或者发生其它形式的权属变更时，其档案向变更后的企业或者个人移交，不得产权分离。但企业转让给外国公民法人和其他组织时，对国家和社会具有保存价值的档案，不得随之转让。
第二十三条民营企业与外方合资合作，企业终止、解散后其资产与产权变动时，属于中方部分的，企业档案由中方有关企业保存，也可寄存市档案馆。
第二十四条民营企业破产、关闭、解散时，其档案对国家和社会具有保存价值的或者涉及国家利益和安全的，应由所有者妥善保管，也可向市档案馆寄存、捐赠或者转让。向国家档案馆以外的任何单位或者个人转让或者赠予的，必须报经市档案行政治理部门批准。
第五章档案的指导与监督
第二十五条市档案行政治理部门通过以下形式对民营企业档案工作实行指导：
（一）宣传国家档案工作方针政策和档案工作法律、法规；
（二）召开信息会，传递档案工作信息；
（三）提供技术服务、业务咨询；
（四）其它方式。
第二十六条市档案行政治理部门对民营企业档案工作实施以下方面的监督：
（一）贯彻执行档案有关法律、法规情况；
（二）民营企业内部对国家和社会具有保存价值的档案的保管条件、处置与流向；
（三）档案工作开展的情况；
（四）档案的销毁。
第二十七条市档案行政治理部门对民营企业档案工作进行以下宏观治理：
（一）制定全市民营企业档案工作计划并组织实施；
（二）开展企业档案工作目标治理认定活动；
（三）举办档案业务培训；
（四）推荐档案人员参与职称评审；
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第三条乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安全无保障的，可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。
第五条乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称，是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导，将其列入企业工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备等实际问题，保障档案工作与企业各项工作同步发展，更好地为企业服务。
第六条乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于企业各方面利用的原则。
第七条档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划，并予以保障。
第二章档案机构与人员
第八条根据企业规模和需要，建立档案机构，配备档案人员。档案工作由一名企业负责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。
企业档案机构主管全企业的档案工作，对企业内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息，形成企业档案信息中心。
企业各部门应开展档案工作，配备档案人员，形成企业档案工作管理网络。
第九条档案管理人员应具有高中以上文化程度，政治素质好，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务，享受和其它专业技术人员同等待遇；保持相对稳定。
第十条企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和奖励；对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。
第三章文件材料的形成与归档
第十一条乡镇企业文件材料的归档范围，主要有以下几方面：
一、党、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企业产权文件材料
四、劳动人事文件材料
五、经营管理文件材料
六、生产技术管理文件材料
七、产品文件材料
八、科学技术研究文件材料
九、基本建设工程文件材料
十、设备仪器文件材料
十一、会计核算文件材料（详见附件）
第十二条凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备，便于长期保存。
第十三条归档时间
1、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档。
2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人审定签字后归档。
3、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档。
4、会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。
第十四条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十五条档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。
第十六条企业工作人员，因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。
第四章档案的管理与利用
第十七条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。
第十八条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。
第十九条乡镇企业档案分类，依据文件材料形成情况，参照国档发（1991）20号《工业企业档案分类试行规则》进行。档案形成数量少的，可将有关类目适当合并；归档的案卷质量要符合国家标准。
第二十条进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
第二十一条根据国家及中央有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。
档案鉴定工作，由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷、逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经企业领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。
第二十二条逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。
第二十三条开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权；严格执行国家和本企业的保密制度。
第二十四条档案管理现代化应纳入企业现代化管理的统筹规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。
第二十五条企业实行兼并、破产、产权拍卖和实行承包、租赁、股份制改造以及与外商合资合作经营等资产产权变动时，档案的处置参照《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》执行。其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案应按产权关系，决定是否向乡镇档案管理机构移交或寄存。
第五章附则
第二十六条会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。
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一、从观念层面增强城建档案意识
首先,领导的重视是决定城建档案工作发展快慢的关键。我们要多作宣传,提高他们对城建档案工作重要性的认识,争取各级领导的重视和支持,把城建档案工作入列入议事日程和工作计划中,把政策落到实处,以政策管理城建档案。其次,转变建设单位、施工单位重建设、轻档案的观念是城建档案工作的重点。要认识到工程档案是工程项目使用的说明书和名片,是建筑维修、维护、建筑改建、扩建、工程质量保证、工程结算以及建筑纠纷的重要依据,不仅城镇需要,建设单位更需要。再次,我们应尽可能地通过相关媒体,拿出利用档案社会效益、经济效益好的实例和档案不全造成重大损失的实例,加大对城建档案的宣传,扩大城建档案的社会影响,务求增强全社会的城建档案意识。
二、从专业技术层面加强城建档案建设
目前,东莞只有两家档案馆是具有集中保管城建档案的职能(东莞市城建档案馆和大朗档案馆),其他的各个镇街的城建档案还是分类保管在不同的单位和部门,没有形成集中统一保管和利用。因此,其他各镇街应参考大朗档案馆管理模式,加快建设属于镇街的城建档案馆,配备好相关的专业人员和必要的库房、设备,把分散的城建档案集中统筹到档案馆保管和利用,进一步加强城建档案管理,实现城建档案规范化管理。另外,城建档案专业队伍素质的高低直接影响城建档案的管理水平,要吸收具有档案或建设专业知识的人才充实到城建档案管理岗位,并保持相对稳定,并且不断加强其业务知识培训,使城建档案工作人员不断向更高层次提升;要为建设、监理、施工等单位的档案从业人员提供城建档案工作的专业培训。
三、从规范管理层面推进依法治档
健全规章制度是加强城建档案管理工作的重要措施,实施依法治档是做好城建档案工作的保证。一是贯彻落实国家、省和市有关城建档案工作的法律、法规和规章制度,建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建档案的有效工作机制;二是根据地方的实际情况,加快制定符合实际的相关工作细则和城建档案相关管理办法;三是加大城建档案行政执法检查力度,对不按规定报送城建档案的单位和个人,要严格依据相关法律、法规予以查处。只有城建档案的行政执法真正开展起来,通过监督检查、行政许可、行政强制、行政处罚等措施,加大行政执法的力度,确保城建档案的完整、齐全收集,才能不断丰富城建档案的信息资源。
四、从合作层面创新工作方法
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第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。
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第三条本县辖区内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其它组织（以下统称各单位）以及个人，均应遵守本办法。
第四条各乡镇、各单位应加强对档案工作的领导，把档案事业列入本单位的工作计划，提供必要的业务经费，保持档案工作人员的相对稳定，保障档案工作的正常开展。
第五条县人民政府对向国家捐赠重要、珍贵档案或者在档案工作中做出显著成绩的单位和个人应当给予奖励。
第二章档案机构及其职责
第六条本县档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第七条县档案行政管理部门主管本县的档案事业，依法对本县的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。
各乡镇、各单位的档案机构或者档案工作人员，负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第八条县档案馆负责接受、收集、整理、保管所管辖范围内的档案，并向社会提供利用。
各专业档案馆、单位档案馆的建立，由县档案行政管理部门提出意见，报县人民政府批准。
第九条本县境内中外合资企业、中外合作企业和外商独资企业，应当按照我国有关法律、法规的规定建立档案，其档案工作接受县档案行政管理部门的监督和指导。
第三章档案的管理
第十条各单位应当按照档案管理的要求，配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施，对本单位档案资料行行集中统一管理，确保档案资料的齐全、完整和安全。并根据档案事业发展的需要和可能配备各种存贮、复制、检索等技术设备，逐步实现档案管理现代化。
第十一条各单位应根据自己的业务，制定本单位、本系统、本专业的档案管理制度和业务建设规范，经档案行政管理部门审核同意后组织实施。
第十二条各单位及其工作人员在职务活动中形成的档案资料，由业务部门按照国家规定的归档范围收集齐全，及时交本单位档案室，按国家规定的标准和要求整理立卷、分类归档、集中管理。任何单位和个人不得据为已有或者拒绝归档。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十三条各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目在验收、鉴定时，应有本单位的档案工作人员参加，并按照规定要求，对所形成的档案资料进行验收。
县级重点工程建设竣工验收和重大科学技术研究项目鉴定时，要有县档案行政管理部门和项目主管部门的档案工作人员参加，并对项目档案进行验收。
本县境内的重大活动、重大事件以及中、省、市领导来潼视察工作所形成的档案资料（含录像、照片），由承办单位随时向县档案馆移交；中、省、市部门在本县境内进行重点工作建设，其档案资料（含设计图纸、予、决算）在工程结束后一年内，由县级协办单位负责向县档案馆移交。为了保证档案资料的齐全完整，各有关承办、协办单位应通知县档案行政管理部门，协助收集、整理所形成的档案资料。
第十四条各单位应当按照下列规定向档案室（馆）移交档案：
（一）各乡镇、各单位列入城镇规划内的基本建设档案（含地下管网），自工程结束后，一年内向城建档案室（馆）或县档案馆移交。
（二）司法案件档案及其它专业档案自结案之日和专业项目结束之日起，三个月内交本单位档案室（馆）整理归档。
（三）凡列入各单位档案室（馆）收集范围的其它档案资料，自档案形成之日至第二年月底前交单位档案室（馆）整理归档。
第十五条凡列入县档案馆接受范围的各乡镇、各单位的档案，自形成之日起满十年，向县档案馆移交。
特殊情况需要提前或延长移交期限的，应征得县档案行政管理部门同意。
第十六条国家机关，国有企业、事业单位和其它组织保存的档案归国家所有，列入国有资产管理范围。
国有企业、事业单位在分立、合并、解散、重组或者依法撤销、破产时，应当在专业主管部门、国有资产管理部门和档案行政管理部门的监督指导下，对档案资料对其他国有资产一起，统一评估、移交和处理，在资产转让时，有关档案应当依照国家规定办理。
非国有单位的档案归该单位所有，国家和省、市、县另有规定的除外。
个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等全法方式获得的档案归个人所有。
单位和个人对档案所有权和管理权有争议时，由档案行政管理进行鉴定，鉴定结果应当书面通知当事人。
第十七条中外合资企业、中外合作企业以及中外合资、合作项目在协议、合同生效后形成的档案，为中外双方共同所有。该协议。合同终止时，档案原件移交县档案馆保管，双方可以保存复制件。
第十八条国家所有档案，任何组织和个人不得出卖；需要向国外组织或者个人赠送、交换、出卖其复制件的，必须依照国家规定报县档案行政管理部门审查批准。
第十九条集体所有和个人所有的对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管或者赠送、寄存、出售给县档案馆；未经县档案行政管理部门批准，不得向档案馆以外的任何单位和个人出卖、交换和赠送；不具备档案保管条件或其保管条件恶劣，有可能危及档案安全时，县档案行政管理部门有权采取代为保管、收购征购等强制措施。
第二十条县档案馆、各单位档案室（馆）应当按照国家档案行政管理部门制定的标准、程序和办法对保管期限已满的档案，进行鉴定和处理，禁止擅自销毁档案。
第四章档案的利用和公布
第二十一条县档案馆保存的档案，按照《档案法》第十九条规定的类别、年限分期分批向社会开放。
我国公民和组织持有合法证件，可以利用县档案馆已开放的档案。
外国组织或者个人利用本县已开放的档案，须经有关主管部门介绍，县档案馆同意方可查阅利用。
第二十二条各单位和公民利用档案时，应当遵守查阅档案的有关规定，不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或者擅自抄录、复制和公布档案。
第二十三条县档案馆对所保存的重要、珍贵档案，应当用复制件代替原件提供利用，原件要妥善保存。
载有县档案馆及法定代表人印章或者签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。
第二十四条非国有单位和个人在档案馆寄存、代管的档案，需要向社会公布或者利用时，应当征得档案所有者同意。
第二十五条集体、个人所有的对国家和社会有保存价值或保密的档案公布时，应经县档案行政管理部门审核同意。
第二十六条县档案馆提供利用档案，要按规定收取费用。
第五章法律责任
第二十七条违反本办法规定，有下列行为之一的，由县档案行政管理部门和有关主管部门对直接责任人给予行政处分和五百元以上三千元以下的罚款，并同时对责任单位处三千元以上一万元以下的罚款，造成档案损失的，责令赔偿损失。构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录，公布、销毁属于国家所有档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者违法转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案出售、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档、不按期移交档案或将档案据为已有的；
（七）对本单位档案不实行集中统一管理，档案管理混乱的；
（八）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案出现破损、霉变、字迹褪变直至散失、损坏的；
（九）档案人员，造成档案损失的。
篇11
1、用科学发展观引领档案事业的发展
科学发展需要档案事业，档案事业需要科学发展。一是各级档案部门和全体档案工作者要深入学习和实践科学发展观，全面理解和把握其精神实质和主要内容，联系档案工作的实际情况，认真分析和研究档案工作中存在的不适应、不符合科学发展观的思想观念和突出问题，树立新的工作理念，确定新的工作目标，开辟新的工作领域，探索新的工作方式，使档案工作更好地为建设现代新*和构建和谐社会服务。二是增强学习和贯彻市委九届五次全会精神的实效性，充分认识档案工作服务于现代新*建设的重要性和紧迫性，找准档案工作的突破口，确立档案工作的抓手，锐意进取，顽强拼搏、扎实工作，奋力开创档案工作追赶型、率先型、跨越式发展的新局面。三是按照市十二届五次人代会和市政府全会确定的目标和任务，结合档案工作的实际，制定档案工作的目标和任务，层层负责、突出重点、狠抓落实，促进档案事业与经济社会协调发展。四是对照《*市档案事业发展“十一五”规划》的要求，找准差距，狠抓落实，加快档案事业发展步伐。
2、积极推进档案法治建设
档案法治建设是一项长期而艰巨的任务，必须长抓不懈。不但要抓紧档案立法，更要抓好档案法律法规的宣传和执法检查工作。一是搞好档案系统“五五”普法宣传教育活动，认真宣传《中华人民共和国档案法》、采取多种形式宣传《*档案条例》，不断提高全社会的档案法律意识。二是各级档案部门要深入推行档案系统行政执法责任制，建立健全档案执法检查工作长效机制，定期开展档案执法检查工作。三是认真组织好《*市档案管理条例》的立法调研，在学习先进发达地区经验的基础上，广泛征求上级档案部门和全市档案工作者的意见，聘请法律专家和学者进行论证，形成提交人大审议稿。
3、加强档案馆规范化管理
档案馆规范化管理是档案管理的基础性工作，是实现档案安全管理和开发利用的前提。一是继续做好重点工程、重点项目、重大事件、市属国有破产企业以及到期进馆档案的接收工作。二是开展民生档案资源建设，将涉及民生部门档案列入重点监督和接收进馆范围。三是做好到期档案的鉴定、开放和利用工作。四是加大档案征集工作力度，要注意收集各种专门档案和不同载体的档案，特别是要加强对重大活动档案的收集，将反映本地区特色的档案征集进馆，不断改善馆藏结构和丰富馆藏内容。
4、加快档案信息化建设步伐
按照《*市档案事业发展‘十一五’规划》目标任务，加快档案信息化建设步伐。一是各县（市）区档案部门要积极争取各级政府和部门和支持，加大投入力度，还没有建立局域网的县区，今年内要完成建立档案局域网任务，并加快利用率高的馆藏档案数字化转换工作。二是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，建立面向社会、服务公众的档案信息网站，在不涉及国家秘密的前提下，本着资源共享的原则，通过互联网对公众提供利用服务。三是认真贯彻执行《*市电子公文归档与管理实施办法（试行）》，做好电子公文的接收管理和提供利用工作。四是在档案信息管理系统的基础上，进行*市档案信息资源共享利用平台、公共服务平台和政务信息公开平台的建设，整合各门类的档案信息资源。各部门、各立档单位应加快对档案的数字化转换工作，及时向当地档案馆移交。
5、广泛开展争先创优活动
今年确定为档案系统“争先创优”活动年，在档案系统内迅速掀起创建先进馆（室）、文明单位、争创一流工作业绩活动。一是根据《全国文明城市测评体系》的要求，积极争取各级党委和政府支持，开展创建国家级标准化档案馆活动。市档案馆力争在年内创建国家“一级”馆，盘龙、五华、西山、官渡四个区2010年8月以前要实现创建国家级标准化档案馆“保二争一”的目标任务。其他县（市）区档案馆要在巩固提高的基础上，积极开展创建国家级标准化档案馆活动。二是按照全省档案工作“八项工程”建设的要求，各级档案馆和档案室要加快创省“星”级档案馆室活动。还没有申报省“星级”评审的县区档案馆，要制定工作计划，争取多方支持，在两年内完成转“星”或升“星”目标任务。各级机关档案室、科技事业单位档案室要创造条件，加快转“星”或升“星”步伐。使档案馆室进入全省制度化、规范化、科学化管理的先进行列。三是各县（市）区档案局馆要广泛动员，精心策划，认真组织开展创建文明单位活动，为全市档案系统创建文明行业奠定良好基础。四是认真组织全市档案系统“双先”评选活动。
6、努力提高档案服务水平
今年在档案系统全面开展档案“服务质量年”活动，各级档案部门和全体档案工作者要不断创新服务机制、拓展服务领域、提高服务水平，积极探索建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。一是以服务民生为重点，不断丰富档案工作服务大局、服务经济社会发展软环境建设的内容和手段，做好档案查阅利用服务、现行公开文件查阅中心工作。二是认真贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，把档案馆建设成为各级党委、政府指定的政府公开信息场所，积极做好政府公开信息提供利用工作。三是围绕科学发展观和构建社会主义和谐社会，加强和做好农业农村、林权改革、社会保障、劳动就业、社区等档案工作的指导服务。四是建立和完善档案寄存、档案鉴定整理、档案抢救保护、档案目录、档案信息资源中心管理工作。五是建立为非公经济建档服务体系，积极主动为非公经济建档提供指导服务。六是大力宣传家庭建档知识，积极做好家庭建档指导，广泛推广家庭建档。七是积极探索档案协作组工作方式，抓好机关档案协作组工作，采取丰富多彩的形式，定期或不定期开展档案业务学习与交流活动，掀起档案馆室和档案工作者之间“比、学、赶、帮”的热潮。
7、高度重视档案学术研究和理论研讨
坚持科技兴档方针，大力开展档案学术研究和理论研讨活动，为创新发展档案事业作积极贡献！一是充分发挥各级档案学会的作用，积极开展档案学术研究、理论研讨活动。二是围绕市委、市政府和各级各部门的中心工作，积极开展档案编研工作，特别是做好为领导决策作参考、为部门和单位工作做查考、为民生服务和编史修志作依据的档案资料编研工作。三是市、县（市）区档案局馆要做好爱国主义教育基地展厅的参观接待服务，加强与省内外同行的交流与协作。四是今年内组织1—2次档案学会会员考察学习活动，开阔视野、拓展思路、增长知识，不断增强做好档案工作的能力和本领。
8、坚持不懈抓好档案安全管理工作
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1、用科学发展观引领档案事业的发展
科学发展需要档案事业，档案事业需要科学发展。一是各级档案部门和全体档案工作者要深入学习和实践科学发展观，全面理解和把握其精神实质和主要内容，联系档案工作的实际情况，认真分析和研究档案工作中存在的不适应、不符合科学发展观的思想观念和突出问题，树立新的工作理念，确定新的工作目标，开辟新的工作领域，探索新的工作方式，使档案工作更好地为建设现代新*和构建和谐社会服务。二是增强学习和贯彻市委九届五次全会精神的实效性，充分认识档案工作服务于现代新*建设的重要性和紧迫性，找准档案工作的突破口，确立档案工作的抓手，锐意进取，顽强拼搏、扎实工作，奋力开创档案工作追赶型、率先型、跨越式发展的新局面。三是按照市十二届五次人代会和市政府全会确定的目标和任务，结合档案工作的实际，制定档案工作的目标和任务，层层负责、突出重点、狠抓落实，促进档案事业与经济社会协调发展。四是对照《*市档案事业发展“十一五”规划》的要求，找准差距，狠抓落实，加快档案事业发展步伐。
2、积极推进档案法治建设
档案法治建设是一项长期而艰巨的任务，必须长抓不懈。不但要抓紧档案立法，更要抓好档案法律法规的宣传和执法检查工作。一是搞好档案系统“五五”普法宣传教育活动，认真宣传《中华人民共和国档案法》、采取多种形式宣传《云南省档案条例》，不断提高全社会的档案法律意识。二是各级档案部门要深入推行档案系统行政执法责任制，建立健全档案执法检查工作长效机制，定期开展档案执法检查工作。三是认真组织好《*市档案管理条例》的立法调研，在学习先进发达地区经验的基础上，广泛征求上级档案部门和全市档案工作者的意见，聘请法律专家和学者进行论证，形成提交人大审议稿。
3、加强档案馆规范化管理
档案馆规范化管理是档案管理的基础性工作，是实现档案安全管理和开发利用的前提。一是继续做好重点工程、重点项目、重大事件、市属国有破产企业以及到期进馆档案的接收工作。二是开展民生档案资源建设，将涉及民生部门档案列入重点监督和接收进馆范围。三是做好到期档案的鉴定、开放和利用工作。四是加大档案征集工作力度，要注意收集各种专门档案和不同载体的档案，特别是要加强对重大活动档案的收集，将反映本地区特色的档案征集进馆，不断改善馆藏结构和丰富馆藏内容。
4、加快档案信息化建设步伐
按照《*市档案事业发展‘十一五’规划》目标任务，加快档案信息化建设步伐。一是各县（市）区档案部门要积极争取各级政府和部门和支持，加大投入力度，还没有建立局域网的县区，今年内要完成建立档案局域网任务，并加快利用率高的馆藏档案数字化转换工作。二是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，建立面向社会、服务公众的档案信息网站，在不涉及国家秘密的前提下，本着资源共享的原则，通过互联网对公众提供利用服务。三是认真贯彻执行《*市电子公文归档与管理实施办法（试行）》，做好电子公文的接收管理和提供利用工作。四是在档案信息管理系统的基础上，进行*市档案信息资源共享利用平台、公共服务平台和政务信息公开平台的建设，整合各门类的档案信息资源。各部门、各立档单位应加快对档案的数字化转换工作，及时向当地档案馆移交。
5、广泛开展争先创优活动
今年确定为档案系统“争先创优”活动年，在档案系统内迅速掀起创建先进馆（室）、文明单位、争创一流工作业绩活动。一是根据《全国文明城市测评体系》的要求，积极争取各级党委和政府支持，开展创建国家级标准化档案馆活动。市档案馆力争在年内创建国家“一级”馆，盘龙、五华、西山、官渡四个区2010年8月以前要实现创建国家级标准化档案馆“保二争一”的目标任务。其他县（市）区档案馆要在巩固提高的基础上，积极开展创建国家级标准化档案馆活动。二是按照全省档案工作“八项工程”建设的要求，各级档案馆和档案室要加快创省“星”级档案馆室活动。还没有申报省“星级”评审的县区档案馆，要制定工作计划，争取多方支持，在两年内完成转“星”或升“星”目标任务。各级机关档案室、科技事业单位档案室要创造条件，加快转“星”或升“星”步伐。使档案馆室进入全省制度化、规范化、科学化管理的先进行列。三是各县（市）区档案局馆要广泛动员，精心策划，认真组织开展创建文明单位活动，为全市档案系统创建文明行业奠定良好基础。四是认真组织全市档案系统“双先”评选活动。
6、努力提高档案服务水平
今年在档案系统全面开展档案“服务质量年”活动，各级档案部门和全体档案工作者要不断创新服务机制、拓展服务领域、提高服务水平，积极探索建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。一是以服务民生为重点，不断丰富档案工作服务大局、服务经济社会发展软环境建设的内容和手段，做好档案查阅利用服务、现行公开文件查阅中心工作。二是认真贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，把档案馆建设成为各级党委、政府指定的政府公开信息场所，积极做好政府公开信息提供利用工作。三是围绕科学发展观和构建社会主义和谐社会，加强和做好农业农村、林权改革、社会保障、劳动就业、社区等档案工作的指导服务。四是建立和完善档案寄存、档案鉴定整理、档案抢救保护、档案目录、档案信息资源中心管理工作。五是建立为非公经济建档服务体系，积极主动为非公经济建档提供指导服务。六是大力宣传家庭建档知识，积极做好家庭建档指导，广泛推广家庭建档。七是积极探索档案协作组工作方式，抓好机关档案协作组工作，采取丰富多彩的形式，定期或不定期开展档案业务学习与交流活动，掀起档案馆室和档案工作者之间“比、学、赶、帮”的热潮。
7、高度重视档案学术研究和理论研讨
坚持科技兴档方针，大力开展档案学术研究和理论研讨活动，为创新发展档案事业作积极贡献！一是充分发挥各级档案学会的作用，积极开展档案学术研究、理论研讨活动。二是围绕市委、市政府和各级各部门的中心工作，积极开展档案编研工作，特别是做好为领导决策作参考、为部门和单位工作做查考、为民生服务和编史修志作依据的档案资料编研工作。三是市、县（市）区档案局馆要做好爱国主义教育基地展厅的参观接待服务，加强与省内外同行的交流与协作。四是今年内组织1—2次档案学会会员考察学习活动，开阔视野、拓展思路、增长知识，不断增强做好档案工作的能力和本领。
8、坚持不懈抓好档案安全管理工作
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档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆的工作。从广义上讲，档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。
档案具有延伸人类记忆作用；档案具有文化存贮作用；档案具有社会教育作用；档案具有文化传播作用；档案具有资政决策作用；档案具有知识产生作用；档案具有社会调解作用。总书记在党的十七大报告中指出：“深入贯彻落实科学发展观。要求我们积极构建社会主义和谐社会。”而构建和谐社会，档案工作是一项重要工作，把地方资料归档起来是各级档案馆发展的必然趋势同时档案收集能够更好的了解地区历史与发展情况。也就是说只有通过档案的收集工作，才能把全部的档案资料集中到档案保管机构，形成统一的档案基地，实行统一的科学管理。
总之，档案的收集时档案管理工作的一个前提，也是一个起点，除外它是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发展的前提条件。也就是说，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案馆、档案室工作的首先必须步骤。
从上面对档案收集工作的重要性的分析中，我们都可以很清晰明白的了解到档案收集的重要性，但是基于被收集者种种原因，当今档案收集仍存有难收集的现象：
（1）担心心理；从利益的角度看问题，如果你辛辛苦苦研究出来的东西愿意和别人共享吗？相信不想吧。因为市场的竞争那么激励，如果自己不能有属于自己的专利研制，很容易被社会淘汰，社会上，之所以打击盗版也就是这个原因。所以从档案收集的角度上看，被收集人就是担心自身的资料或一些文件机密泄露，很多时候当你想把资料取回来归档时，但因为某些机密的冲突、生怕自己研发出来的东西被别人共享，不愿意交接全部文件和原件。
（2）面子问题，现实生活中，当我们想对某个人的资料归档时，有时候因为该人涉及的范围比较广，资料分散，也就是资料寄存在多个不同的地方，所以当我们需要更多资料时，还得通过当事人获取。这时就有可能出现一些因为当事人利益或面子的问题，“家丑不外扬”这是一句古话，对于被收集单位（或者个人）也是一样，而使得当事人可能会给予有点个人化的资料，甚至是错误的资料。
（3）烦躁心理；从健康档案看，老百姓明知（建立健康档案）对自己有好处（老百姓）却不接受……笔者认为，这是烦躁问题，记得我们给老百姓建立健康档案的初期工作中，我们先设计了一个极为详细、长达好几十页的问卷，再拼上人力，上门入户进行宣传实施。满以为这样公益的、惠及老百姓的做法可以得到认同，但实际上却忽略了居民可能存在的逆反心理和对陌生人不信任的心理。这是“方法导向”做事带来的弊端。大家想想，对于老百姓总是希望着自己的利益能得到确实的保障，例如，关心更多的是福利或者农田庄稼，可你拿长达好几十页的问卷，忽视老百姓的接受度，自然会碰壁。
（4）被收集人的档案意识不高；档案收集不仅仅是档案人的事情，它要各单位配合，而对于被收集单位，有时候问题地方的变更，被收集单位可能会遗漏或仍丢一些自己认为无关的资料，当我们想收集更多的资料时，可能会因为被收集单位（或者个人）资料缺失而导致档案收集不全。我们都知道了我们档案收集的重要性，然而在实际的工作中，我们的档案收集工作中还是不免存在一些这样那样的问题。
（5）目前，还有一些档案没有保存在档案部门，而是保管在博物馆、文化馆和纪念馆等非档案机构中。其原因主要有两个方面：一是共和国建立初期，档案工作体系没有建立，许多档案已经流入博物馆、文化馆和纪念馆。后来国家文件，要求将这种文件移交给档案馆，但是这种移交工作并不彻底。二是最近一些年，博物馆、文化馆、图书馆以及党史办、方志办等加强了资源的收集工作，使得一些珍贵的档案流入到这些部门。
我们都知道了我们档案收集的重要性，然而在实际的工作中，我们的档案收集工作中存有难收集的问题，那么为了完善我们档案收集工作以及更好储备我们的档案室，我们该如果解决一些现实的问题呢？依照我们法治观念，我们是该对我们的这些工作人员也就是要对档案收集工作实施刚性措施来解决出现的一系列问题。
那么什么是刚性措施呢？所谓的刚性措施是指：服从管理，服从安排，对于档案收集工作要在规定时间内完成工作，不能乱找借口这里体现了法律的强制性。
对于刚性措施，它的规范性和管理性主要是体现在以下这几个方面：
（1）加强思想教育；针对档案收集中，被收集单位或个人素质不高对档案收集不重视的问题；笔者认为首先转变观念，端正被收集单位或个人对档案材料收集工作的认识，加强思想教育，可以给他们讲明立卷归档范围以及档案收集作用和意义。
（2）完善法律制度；制度是科技档案工作走向规范化、科学化的保证。机关部队依据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本单位实际，制定或完善档案管理制度。真正做到归档要求同步进行；严格规定被收集单位（或者个人）怎样上交资料，不能拒交或者借口受弄丢了。
（3）要加强档案行政管理。要将档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化。对于拒交资料或者把收集单位拒绝门外的单位或者个人我们可以给予一定的警告或者处罚，保障收集工作可以顺利完成。对于被收集部门档案失策或导致错误的情况，我们给予警告。从过法律强制性使被收集单位服从和配合工作。
（4）落实分工制度；建立健全有关规章制度。将档案工作纳入机关部队的工作计划和年度考核内容，负责人对的档案工作负全责，各处室负责人兼管部门的档案管理工作并指定兼职档案人员，具体负责档案的收集和预立卷工作，同时根据机关单位所规定的归档范围，逐条落实到人，做到职责明确，任务到人，使档案收集工作的触角深入到部队机关每一个部门、每一项工作中去。档案部可以加强对被收集个人或被收集部门严重的处罚，同时颁布，如果，档案收集是因为某一个人失误导致的，档案收集失误的责任当人要承担最大的处罚，这样，被收集个人就会更加警惕，并且对于工作也不敢放松。
（5）考核政策；根据《档案法》的需求，结合自身实际情况，对被收集者下达指标，并把它当做考核被收集单位的政策，档案部根据情况，对于一些经常出现错误的部门给予警告，同时档案部也要收集一些大致的资料，如果发现被收集部门上交的资料不完整或资料出现不符，档案部应该进一步调查，并收集资料，同时给被收集部门参考，在考核本子上给他们减分。被收集部门如果能一改以前的风并且变得更好，档案部就考虑抹去以前的记录。
刚性措施理所当然的也就是突出法律的强制性，是按照规范条例的工作。显然，面对规章条例这些死定律人也会变的麻木，更不会有发自个人内心的工作。为了体现我们现代以人为本的观念，我们更容易接受的就是柔性化措施。
所谓的柔性化措施，究其本质，是一种“以人为中心”的“人性化管理”，它在研究人的心理和行为规律的基础上，采用非强制性方式，在员工心目中产生一种潜在说服力，从而把组织意志变为个人的自觉行动。其中柔性化措施主要体现在以下这几个方面：
（1）加大宣传力度；档案工作是各项事业发展的一个重要部分，通过宣传方法提高全社会档案法则的意识，可以通过档案教育使广大被收集单位或个人充分认识到档案共工作的重要性，使他们真正认识到自身提供真实档案资料的重要性。另外，就被收集单位或者个人档案意识不高，所以可以加强对收集单位的培训，同时在休息室粘贴一些档案资料收集重要性思想教育报刊。
（2）“模范”制度；对于一些信誉较好而且准时真实地给予我们收集工作人员所需档案资料的单位或者个人给予一些奖励或文件鼓励证书，也就是设立“模范对象”的方式。在给予这些单位奖励的同时也给予一些单位或个人一些学习的对象，促使他们做的更好。就如一些公司采用闪光点的方法一样，通过以优秀单位为闪光点，吸引更多的部门向它学习。
（3）对于被收集部门担心自己的资料会泄露或别人共享，上交资料往往不肯上交一些核心资料这样，档案收集的资料就会不完整，笔者想从两方面改善：
一方面，基于被收集者担心自己的资料会被别人共享，我们可以向被收集者保证，档案资料如果没有本人或者法律允许是不会被外人共享。另一方面，可以根据实际情况，签订一份合同，加大监督。这样双方办起事既方面，又能消除被收集者的戒心。另外还可以，用热情的服务态度、扎实的工作作风去赢得被收集收集单位（或者个人）的信任和理解，，让他们移交档案心甘情愿，使用档案时方便快捷。这样，就能使档案的收集工作做到良性循环。
（4）争取各部门的大力支持，使其愿意与我们合作，为档案收集提供相应的监督和制约的保障。如通过在与质监部门移交档案时，严格按手续办事，做到责任明确。实行档案合格证制度，加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，加强与各部门之间的信息交流，特别是请检察部门共同参与管理和监督档案的收集工作。
（5）科学收集，无论是谁，看到一份上百道题目的问卷，都会不自觉地打退堂鼓。特别是老百姓，因此，我们适当地将问卷精简再精简，对于问题不再急于一次性解决所有问题。特别是对于私人问题能避则避，至少开始不问；避不开的就换个说法，从另一个角度达到目的。同时更多的涉及到被收集人关心的地方，做到一蹴而就。
坚持刚性机制与柔性机制相结合，营造一种宣传档案、关心档案的良好氛围。坚持刚性机制与柔性机制相结合是提高我们现代社会机关中档案收集工作的重要保障。
结论
档案事业关系到社会政治建设和经济建设，改革开放以来，档案事业得到很大的提高，对于基层档案收集工作也有很大的改善，但是仍然存在一些不足，采用刚性措施和柔性机制，完善机关档案工作，提高被收集单位或个人对自身责任的认识和执行，改变一些不良的收集档案资料的情况，具有重要的指导意义。面对新时期档案工作机遇与挑战，我们要进一步解放思想，与时俱进，不断开拓创新，加大对被收集单位或个人思想和责任的教育和规范，促进机关档案工作新发展、新创造，要充分发挥档案资源利用，使档案工作更好地服务于机关工作，服务于社会，服务于经济建设。
【参考文献】
