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引言
档案管理工作作为一项政治性、管理性、服务性的工作，要求档案工作人员必须具有较一般行业要高的职业道德，首先在政治上要坚持党的基本路线和基本方针，保守档案机密，而且要依靠职业道德规范的内聚力形成制约力量依法治档，依照《档案法》对档案管理的体制、制度保护和利用等方面的具体要求去做。
1.档案管理者应具备的基本素质
1.1 坚定的政治素质：档案管理者必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。
1.2 优良的思想品质：要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。
1.3 扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。
1.4 广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。
1.5 过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。
1.6 良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。
2.档案管理措施探讨
2.1 建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。
2.2 遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。
2.3 档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。
2.4 档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。
2.5 加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志，档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用，档案的微机管理具有以下优势。
（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。
（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在@方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。
（4）利用档案资料方便，检索简便，准确率高。微机的应用，网络的开通，为摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为微机自动管理，就成为可能。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现档案管理服务水平质的飞跃。
（5）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。
（6）微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。档案管理进行微机管理后，档案人员可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高档案管理工作的质量和利用的效率，使档案管理在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
新形势对档案管理工作人员提出了更高的要求，要从传统的管理理念向现代管理理念转变，并在管理实践中应用，使档案管理工作跟上时代步伐，适应档案管理现代化的需要，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3.结语
总之，档案事业是需要时间磨砺的金子，期望见到光芒没有捷径可走。古人说得好：“九层之台，起于垒土，千里之行，始于足下，”要坚持不懈地做好那些看似容易、平凡、琐碎的收、管、用。因为良好的职业道德是由无数具体的平凡的琐碎的工作积累发展起来的，档案事业乃至社会发展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏实实、苦干实干、自甘寂寞。要做到无私奉献还应当具备过硬的业务知识和业务技能，尤其提倡干一行、爱一行、钻一行。
参考文献
[1] 左成林.努力做好技术档案工作为铁路跨越式发展做贡献[J].铁道勘测与设计，2014，（02）.
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档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
第二，档案专业工作人员的专业素质。
档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
第三，过硬的业务技能。
档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此，企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证企业档案管理水平的提高。
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源。首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案工作者素质
面对新时期档案工作的需要，档案管理人员应如何提高自身素质，本人认为，应从以下几个方面做起。
第一，爱岗敬业，培养良好的职业道德。
做好档案管理工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥作用。
第二，依法治档，完善档案管理的规章制度建设。
做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，我局对已有的档案制度进行了修订，使档案制度能更加完善。我们的制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等等。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。
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档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。然而，如今很多高校的档案人员素质达不到要求。
1.1 业务水平不高，专业知识贫乏
档案工作是一项专业性很强的工作，档案人员应接受专业的教育培训，掌握专业知识，才能胜任此项工作。但目前大部分高校档案人员实际情况是业务水平不高，专业知识贫乏。高校专职档案人员中，很多都未接受过任何档案专业教育或培训。另外，很大一部分更是非专业学历人员较多，他们多半路出家，来自其它专业，这就使得他们的档案专业知识贫乏，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展，严重制约着高校档案各项工作的顺利开展。
1.2职业情感淡薄，主观能动性不强
当前，在高校中有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。加之档案工作的性质要求是细致、严谨、环节多、程序多、耗时多，所以在完成工作的过程中时间的弹性非常大，使原本工作的思想会在很大程度上造成是“干良心活”的阴影，档案管理工作者特有的工作性质和工作环境给从业人员的“惰性”提供了生存的温床。原因是高校专职档案工作人员不多，而且工作环境相对封闭，在完成档案收集工作这一环节后，和外面人员接触的时间大大减少，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”这是档案工作者真实工作状况。
1.3 制度的不统一，档案人员素质低
某些高校没有制定统一的立卷归档制度，对纳入档案管理的内容也没有明确的要求和统一的管理标准和模式，仅仅是根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，同时，还有些高校在目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。另外， 档案管理人员学历偏低、知识面较窄、不具备专业技能等因素也是影响档案管理工作效率低、缺乏创新与活力的重要因素
2.高校档案人员的素质要求
2.1 要有较高的专业素质
档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉高校内部自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
2.2 要有较高的职业道德修养
档案人员的职业道德在档案领域中的具体体现，主要包括以下几个方面。不为名利，甘为人梯、热心服务。档案工作的职业活动，社会职责，工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性，条件性的工作。其出发点和最终目的在于为社会主义现代化服务，为社会广义物质文明和精神文明服务，此外，档案工作是为各项工作提供条件的。 因此，要求档案专业人员必须具有为“人梯”，热心服务的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百计为利用者提供报务。
2.3 计算机的基本知识和操作技能
随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现。档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破。为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平，高校的档案信息部门基本上都已应用了计算机管理，并且正在向着更深层次的应用方向发展，如光盘技术、多媒体技术等等。这些都要求高校档案信息管理人员必须掌握必要的计算机知识和熟练的操作技能。
2.4 具备高度的法治观念
档案管理工作，要求工作人员必须严格遵纪守法。而严格执行法律的规定，必须严格遵守国家法律和档案法规，严明党的纪律，严格规范自己的行为。必须牢固树立法律意识，全面提高法律知识水平，并把法律的规定运用到日常业务中去，时刻依照法律规范自身的行为，自觉接受社会监督和法律的约束。许多档案记载着学校、老师或学生的机密。因此，档案专业人员必须具有严格的保密观念和良好的习惯。正确处理好保密与利用的关系。以确保学校档案的安全。
2.5 要努力培养自己的综合性知识
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创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的动力。当今社会是知识经济时代,是以知识论实力的时代。在这个以知识为基础的经济社会,缺少的不再是单个的人,而是具有创新精神、创新思维的人才,谁善于学习、勇于探索、敢于创新,谁就是时代的领跑者。对我们医院档案管理工作者来说,必须有科学的探索精神,在工作中把握机遇,迎接挑战。只有具备了创新精神和思维,才能激发出工作热情,才能提高工作水平。
随着经济社会的日新月异和科学技术的飞速发展,医院档案管理工作的地位和作用也越来越重要。医院档案包括病历档案、人事档案、职称档案、科研档案、公共卫生档案等等，涉及的知识面、学科范围比较广，这就要求档案管理人员在工作中不断更新知识，创新工作模式,努力成为既熟悉档案现代化管理和现代化科学技术,又熟练掌握计算机应用、网络技术等现代化管理手段,知识面宽、适应性强的复合型档案人才,才能不断适应档案学发展的需要。
想成为一名合格、优秀的医院档案管理工作者,在工作中就必须注重四个方面的培养：一是培养档案管理工作创新意识。档案工作的创新,来自对档案管理的创新,没有创新意识,档案创新就无从谈起；二是培养知识的创新能力。谁拥有更多的创造性技术知识,谁就更有力量。医院档案工作者应努力优化自己的知识结构,使自己成为既懂医学又懂档案学知识的复合型人才；三是培养信息的处理能力。医院是信息技术应用范围比较广的地方，充分掌握信息学的有关基础知识和方法,掌握计算机网络的使用；掌握使用医院各种信息管理系统，学会贮存、检索所需的档案信息；四是培养档案人才的各种能力。医院档案管理人员除了熟悉光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等档案学基本知识外,还必须懂得基本医学知识，懂得基本的医院管理知识。培养高素质的档案人才是适应时代潮流,是档案事业发展的要求。
总之,社会的发展，科技的进步,离不开创新,而创新的主体是人才。医院档案管理工作者只有不断地创新工作模式、完善知识结构,才能不断提高档案管理工作水平,提高适应新形势发展的能力,使之更好地为医学发展服务,为经济社会服务。
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档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命，也是信息化社会的必然要求。
一、高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素
（一）档案管理队伍整体素质偏低
大多数高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。有的学校档案工作队伍中无本科及以上学历的人员，学历普遍偏低；有的人员是从其他行业转入档案管理部门的，不具备档案管理专业的必备知识，知识结构及不合理；有的学校档案管理人员的年龄偏大，“断层”现象严重；有的学校无高级职称的档案管理人员，其职称结构域档案信息化建设很不相称。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
（二）基础设施简陋
由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科学紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋，少数学校没有专门的档案馆，甚至没有微机、空调等基本设施，档案柜陈旧破烂，库房条件达不到要求，管理手段基本停留在传统的阶段。
（三）管理体制比较乱
“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案馆路机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作甚至很少涉足学校进行检查和指导。
（四）数字化建设水平低
大多数高职院校还未将现有的各种载体档案通过与计算机硬件、软件结合而实现数字化管理。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。
（五）档案利用率极低
大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率低，档案固有的作用未能很好地发挥出来。据有关人员调差统计，高职院校档案案卷年均利用率仅为20%左右。
二、高职院校档案信息化建设的路径与方法
（一）充分提高认识，切实转变观念
高职院校档案是我国整个档案事业的重要组成部分，是高职院校过去和现在的教学、科研、管理等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，它具有历史价值和使用价值，并具有查考凭据、参考依据、科学研究、宣传教育等多方面的作用，在高职教育中具有十分重要的意义。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用心的观念指导高职院校档案信息化建设。
（二）明确指导思想，确立相关原则
档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则，就是在可能的人力、财力条件下，对重要的档案资料进行数字化加工，将这一部分信息化处理后的档案先行提供利用。二是分类建设原则，即依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。三是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式，如：文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。
（三）增加经费投入，务实物质基础
经费短缺，是制约档案信息化建设的最主要因素。因此，增加档案信息化建设的经费投入，已是当务之急。一方面，各级政府要依法增加对高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置防盗、防火、防水、防震、防潮、防尘、防虫、放有害光、防高温设施和装订工具、复印机、装裱设备等必要设施，装备缩微摄影机、电子计算机、光盘等技术设备，切实务实档案信息化建设的物质基础。
（四）加强人员培训，提高队伍素质
档案管理队伍素质的高低，是关系档案信息化建设的关键因素。因此，要克服对人员培训的舍不得花钱的倾向，坚持全员培训，全面提高队伍素质，要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台优惠政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案管理专业学习深造，组织档案管理人员外出考察和调研，定期举办培训班和对档案管理人员进行专业培训，拓宽视野和知识面，改善知识结构和学历结构，提高综合业务能力。
（五）建立健全制度，完善管理体制
一是要依法建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度，使档案管理步入制度化、规范化、科学化的轨道。二是要理顺档案管理体制，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。高职院校应建立独立的档案管理机构，统一管理档案。只有制度健全、管理顺畅，才能有效地促进档案信息化建设。
（六）搞好总体设计，建立信息网络
建立档案信息网络，实现档案信息管理的网络化，充分融入现代网络世界，是社会对档案事业的必然要求。高职院校要根据人、财、物的实际情况，逐步推进档案信息网络化建设。档案信息网络化建设是一项投资大、周期长的管理技术工程，其建设必须遵循系统规划、协调发展、标准开的和安全可靠等原则，切实搞好总体设计，确定网络的基本功能、建设任务、总体思路、组网模式和发展规划等，然后按计划分步实施。首先要抓好档案网站建设，即采取虚拟主机、主机托管、联通专线等不同的技术方案，按照一定的入网程序建立起高职院校的各自的档案网站，并采取“以网站服务补网站维护”的运营模式。其次是搞好档案馆（室）局域网建设，组成信息网络，在网上资源共享和信息快速传输的基础上实现档案管理和档案信息服务的网络化。
（七）提高服务水平，扩大利用范围
服务水平和服务质量是影响档案利用的重要因素，也是影响档案信息化建设的因素之一，因而高职院校档案工作人员要切实提高服务水平和服务质量。一是要明确服务方向，树立服务思想，要改善服务态度；要开动脑筋，研究利用工作的新情况、新特点，解决利用中的新问题，采取各种方式改革服务手段和方法，主动为社会和学校各项工作服务。二是加强基础工作，提高服务质量。高职院校档案馆（室）必须做好档案收集、鉴定、整理、检索、编研、保管等基础工作，才能使档案利用工作得以顺利开展，才能提高服务质量。三是熟悉馆（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多种途径和形式提供档案利用，包括接待查阅、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、开展咨询服务、档案馆（室）藏介绍、举办陈列展览、建立档案目录中心等。
综上所述，人类已进入信息社会，信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球，信息化水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。在这种形式面前，高职院校档案信息化建设势在必行，刻不容缓。
参考文献
[1]刘庚兰等.机关档案管理[M].档案出版社，1991（3）.
[2]湖北档案局.档案法规基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
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一、高校保卫档案工作现状
高校保卫部门是学校的行政职能部门，担负着学校公共秩序、安全防范、消防和交通安全的管理工作。随着社会治安形势的日益严峻，高校保卫部门的任务也相继加重；保卫干部编制少，任务重，平时加班加点超负荷运转在高校保卫部门普遍存在；保卫部门领导在重视落实各项安全保卫工作的同时，往往忽视了对保卫档案工作的管理。因此，从保卫档案工作的现状来看，还存在许多问题。档案意识淡薄。保卫部门的领导对档案工作重视不够，把档案工作作为一项简单的服务性辅助工作，对档案的日常管理工作过问太少，平时组织学习时也很少涉及档案方面的内容。因此，许多保卫干部的档案意识非常淡薄，档案材料不会主动上交，时间长了往往造成档案材料遗失等现象。
1、档案管理人员缺乏档案基本知识。为了适应高校保卫工作的新形势，上级公安等部门经常组织保卫干部开展治安、消防管理方面的理论培训，而从未开展过保卫档案管理方面的理论培训。因此，保卫档案的管理人员普遍缺乏档案管理的理论知识，为保卫档案管理的实际操作带来了困难，不利于保卫档案的规范化管理。
2、档案材料不规范。对档案材料的收集不及时、不全面，许多档案往往都置留在各科室或保卫干部手中；对保卫档案的整理不科学，没有严格按照《保卫组织文件材料立卷归档管理办法》操作；对档案的存与毁不能做出正确的鉴定，给档案的存放和保管带来了许多问题。
3、管理设施不全，管理手段落后。高校保卫部门普遍没有档案库房，大多是办公室兼库房。同时，存放保卫档案的档案柜也不多，造成档案材料的堆积，不利于档案的利用和保管。科技论文。科技论文。保卫档案的管理技术手段也相当落后，缺乏计算机、网络等现代化管理手段。
4、管理制度不健全。高校保卫部门普遍没有制订档案管理制度，对归档范围、归档时间、归档要求以及档案的借阅等主要环节都没有明确的管理规定，档案管理缺乏有效的措施。
二、加强高校保卫档案建设的途径
1、领导重视是加强保卫档案建设的关键。保卫部门领导一定要意识到保卫档案工作的重要性，加强对保卫档案的建设，重视档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等各个环节的工作，组织协调好档案管理员与各科室之间的关系，经常督促、检查各科室档案的归档情况，保证保卫档案及时、完整地归档。
2、建立健全保卫档案工作的各项规章制度。加强保卫档案规范化、制度化建设，保卫部门应制定出档案管理工作的各项规章制度。如在归档方面，制定出归档制度，规定归档范围、归档时间、归档要求等，避免档案的遗失。保卫档案兼有公安档案的性质，政治性、保密性强，因此，在档案的保管和利用方面，必须制定出档案保管和借阅的规定，规定借阅不同级别的档案需要办理不同的审批或借阅手续，以确保档案及时归还和利用的保密性。
3、加强对档案管理员的培训。科技论文。档案管理员是指直接从事档案具体管理工作的人员，其基本职责是负责档案的收集、整理、保管、提供利用、文献编撰、统计等工作。根据《档案法》的规定“档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、具备专业知识。”因此，保卫档案的管理员，不仅要具备良好的思想素质，而且要有一定的档案专业知识。加强保卫档案的管理和建设，必须加强对档案管理员有关档案专业知识的培训，提高档案管理员的理论水平。保卫部门可以通过各种途径，如由省高校保卫工作研究学会牵头，邀请档案管理的专业人员，开展知识讲座，组织档案管理员实地参观学习等，努力提高档案管理员的业务能力。
4、加强对保卫档案法律、法规的宣传教育，增强全体保卫干部的档案意识。保卫部门领导、档案管理员应加强对《档案法》、《保卫组织文件材料立卷归档管理办法》等法律、法规的宣传教育。通过宣传教育，一方面使广大保卫干部了解档案管理的基本知识，懂得保卫档案收集、整理、立卷归档等的基本方法，在实际工作中加以应用；另一方面使广大保卫干部充分认识到档案管理的重要性，增强档案管理意识，形成人人参与管理的思想，从而对促进档案建设起到积极的作用。
5、加强对保卫档案现代化管理设施的投入。随着现代化管理手段的不断更新，计算机、网络等现代化管理手段在高校保卫工作中的使用已成现实，如何将现代化管理手段运用到保卫档案管理中，是当今高校保卫部门的一个新课题。保卫部门领导一方面要加强对保卫档案建设的经费和现代化设施的投入，增加管理人员编制，更新管理设备，建立必要的库房；另一方面要组织人员到兄弟档案部门参观学习，引进和推广各种现代化管理技术，使保卫档案管理逐步趋于现代化。
参考文献:
[1]汪小琴.加强高校档案管理规范建设的思考[J].
安徽大学学报(哲学社会科学版).2004,(6):150-153.
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2．建立健全档案管理制度
提高档案管理水平建立健全档案管理制度，让各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。第一，工作原则创新。传统的工作理念已难以满足新型的档案管理工作要求，需要对工作原则创新，新型档案管理工作是一条系统的链条，环环相扣，任何一个环节的缺失或是脱节都会造成整个管理工作的失误，新的工作原则要严格依据管理的要求进行制定，使得档案管理在工作的过程中充满生机与活力。第二，坚持协调发展。只有协调好各方面的联系才能实现创新档案管理工作的完成，这也与当今提倡的和谐发展理念相符合。
3．加强档案管理的信息化建设
提高档案管理现代化水平面对信息时代带来的发展机会，计算机技术和通信技术组成现代高新技术的出现，给档案工作发展带来巨大的变革。因此，要加强档案管理的信息化建设，提高档案管理现代化水平，更好地服务于事业单位的发展。加强事业单位信息化，可使档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之成为事业单位对档案信息的需要，成为档案工作创新的需要。
4．丰富档案管理信息资源
随着社会的发展，档案管理工作日益信息化、数字化、多元化，要想实现档案管理工作的创新，必须丰富档案管理信息资源。首先，加强档案馆室的建设。随着增多的企业发展年限，管理工作会越来越复杂，单位的资料也会越来越多，档案管理工作是一项规范化、制度化很强的工作，需要加强档案馆室的建设，新的档案馆室的各项设备都要与当前的信息技术发展相适应，从管理的载体形式上实现创新。其次，实现档案馆室的业务重组。业务重组是档案管理的一大创新之举，对于业务重组要形成这样的局面:实现信息的收集与开发，达到信息的服务与管理的目的，各项档案载体共同管理，这样的业务重组使得档案馆的功能变得异常强大，将多个功能集合与一体，同时也保证了档案管理的有序进行。
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黄委档案馆的“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”项目完成后,将在此基础上,应用先进的Intranet组网技术,充分利用委档案馆的馆藏资源,通过国际互联网(Internet)和虚拟专用网络,建立一个覆盖广泛的增值网络服务平台,建成一个虚拟的综合的数字档案馆和全河档案目录中心,为黄委领导及广大职工提供决策支持及信息服务。这样,既可以提高档案的利用水平,增加档案的馆藏量,实现资源共享,又能使档案管理信息化、自动化,提高工作效率。
2黄委计算机档案管理人员的状况
黄委现有专职档案人员218人,兼职档案人员498人,专职档案人员中35岁以下的有73人。据了解,在众多的档案人员中至今还没有一名从事计算机的专业人员,只有部分人员参加了黄委系统内部举办的计算机操作技术培训班。他们经过学习,虽初步掌握了电脑的基本理论和一般的操作技能,但也只能完成基本的计算机管理工作,对工作中出现的电脑硬件或软件问题还不能排除。也有少部分同志通过实践和学习,积累了丰富的经验,能够胜任目前的工作。但是,随着计算机知识更新的加快,硬件设备更新换代的加快,黄委档案的计算机管理将会出现一个崭新的局面。实现档案的网络化管理是我们的目标,这就需要大批计算机管理技术人才,根据档案部门的现有条件,靠引进计算机技术人才是不现实的,因此培养计算机应用人才成为档案部门的当务之急。
3如何培养黄委档案计算机管理技术人才
根据黄委档案的计算机管理发展的需要和档案干部的人员结构,培养计算机管理技术人才要实现长远规划和短期计划相结合,既要满足当前的急需,又要兼顾中长期发展的需求。
3.1利用委信息中心的设备和技术力量,举办短期电脑培训班
可计划在1~2年内举办三期初级班,让40岁以下的档案人员普遍接受一次电脑基础知识教育,初步掌握电脑基础知识和一般的操作技能,使他们能胜任一般的计算机管理工作。然后举办两期提高班,让有一定电脑基础知识和操作经验的档案人员参加学习,提高他们的电脑综合应用能力。
初级班对象:40岁以下并且未参加过电脑培训的档案人员。
教学目的:通过学习,使学员掌握电脑基本知识,掌握操作电脑的基本方法及简单软件的应用。
教学内容:中文录入法、OFFICE办公软件、WINDOWS、电脑著录。提高班对象:参加过初级班学习并且经过一年以上的电脑实际应用的档案人员。
教学目的:通过学习,提高学员电脑综合应用能力,使他们的操作技能得到进一步巩固和提高,掌握电脑维护的一般技能。
教学内容:操作系统及常用软件的安装和使用、多媒体、硬件维护。
3.2委托高校代培档案计算机管理专门人才
短期培训班只能满足当前的急需,随着我委档案管理的现代化和计算机技术的广泛应用,档案部门对计算机技术人才需求会越来越迫切。培训档案的计算机管理专门人才,光靠档案部门的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的师资力量和先进的技术设备,委托他们为档案部门培养专门的计算机技术人才。根据我委档案部门具体情况和对计算机人才的需求,有目的地挑选档案系统中那些德才兼备、又具备计算机基础知识的年轻干部参加学习,经过系统学习掌握计算机专业知识,将来成为档案的计算机管理专门人才。根据黄委档案计算机管理发展的需要,应尽快委托地方高校举办一个电脑应用技术高级培训班。可采取讲授和自学相结合的教学方式,每次集中进行半个月的学习,全部课程在一年半内完成。教学内容应包括:
(1)数据库:数据库基本原理、Foxpro基本知识、运用Foxpro开发应用程序。
(2)网络技术:计算机网络基本概念、局域网的构造、Internet&Intranet、网络综合布线。
(3)主页制作:HTML简介、FrontPage。
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转变观念是加强煤炭企业电子档案建设的根本途径。各级煤炭企业领导首先要从思想上高度重视，要把电子档案建设做为企业管理的一项重要内容，使企业的长远发展规划与电子档案建设同步发展，矿井质量标准化建设与电子档案建设同步运作，企业内部职工培训计划与电子档案人员培训同时进行。要从人员上、资金上、设施上全方位的给予支持。
加强培训是提高煤矿企业档案管理人员素质和专业技能的根本保证。现代化、数字化档案建设需要高技能型人才去支撑。所以,档案管理人员在具备档案管理基本知识的同时，还要全面掌握计算机应用、数字化技术、现代网络技术等相关知识。系统的掌握和运用现代化档案管理知识，提高业务技能。加强队伍建设，要培养和引进一批高技能人才，构建一支知识结构合理的档案管理人员队伍，确保电子档案建设正常发展。
规范体系是促进煤矿企业电子档案发展的必然趋势。煤矿企业档案管理要有一个科学先进的管理体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，要根据数字化矿井建设的要求，根据矿井“六大系统”建设的内容，在矿井生产、安全监测监控、自动化控制等方面建立电子档案信息生成体系，使生产管理过程中产生的电子档案信息经过分级筛选后能够自动生成，并转输到电子档案系统；其次是要根据煤炭企业信息管理的特点，建立以工区和机关科室为基本单位，以专职管理部门为中心的综合管理体系，对各种档案信息采取终端集中管理的体制；三是要完善电子档案信息公开、网站（页）建设与档案信息安全管理体系，形成有效的电子档案建设激励约束机制。提高信息安全意识，防止失密、泄密档案信息的事件发生，确保档案数据库的安全。
软件开发是促进煤矿企业电子档案发展的技术支撑。在软件开发方式上要按照国家标准，结合煤炭企业的自身特点，采取与科研单位和高等院校合作等多种形式进行研发。在软件开发范围上，一方面要重点加强系统软件的开发，同时，还要加强音像档案技术的开发和研究，建立科学、规范的音像档案录入、保存和电子档案异地备份库，促进数字档案馆室建设。
本文作者：杨周锁作者单位：宝鸡秦源煤业有限公司办公室
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1 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案要同步归档
会计工作由于传统的记帐形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，其他磁性介质式光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据，《会计基础工作规范》第四十五条规定：实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理，然而实际工作中，会计委派制，核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都得存在会计核算中心，也是只纸会计档案。
2 会计工作与会计档案脱结
会计档案是会计核算的产物，它门产生于会计业务工作中是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理档案知之甚少， 也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出管理制度，没有把会计档案规范化纳入会计人员岗位职责中，在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全、装订不整齐、有的分类、排列不规范，无目录现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与和作。
由于会计委派制是近些年来新的管理模式，其业务主要是接受同级财政部门的监督，然而从其至今，无论财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案，基本属于“失控”状态。
3 会计档案管理制度有待完善，制度不健全势必造成管理无章可循。
不少会计档案核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷，归档、保管制度，对会计档案的归档范围、档案时间、整理标准、移交等问题没有做出具体的可操作性的规定，只突出调整了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专业管理会计档案人员。
（一）应明确会计档案的主体，理顺会计档案管理体制，对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变，资产所有权不变，资金使用权不变，债权债务不变，会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案的主体，是各行政企事业单位而不是会计核算中心《会计档案管理办法》第6条明确指出，当前形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构的，应当在会计机构内部，指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》《会计法》，《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案局整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录。连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质，会计档案向核算单位的档案机构或会计机构移交。
（二）会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量，会计档案是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范整理的熟知，熟练程度决定了会计档案的质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗位的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
（三）财政部门与档案部门联手共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。
结合实际联合制发包含新的会计体制工作内容的《会计档案管理实施细则》进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查、监督。
（四）完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全保密等管理制度外，还应根据会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期表、移交时间等。确保会计档案收集的齐全完整，在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报帐员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全、完整、账目相符，案卷整理质量是否规范，交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。
要真正做到科学管理会计档案，为各部门提供最准确无误的凭据材料。
参考文献
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三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
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二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
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一、关于人事档案管理工作
人事档案是人力资源信息的重要载体,是记载教职工个人学习、工作和生活等经历的相关情况的原始记录。它准确、真实地呈现了高校教职工德、才、能、绩各方面的表现,能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大信息。因此,人事档案管理工作的好坏优劣,直接影响着人才选拔、任用、职称评审等,关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升,制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。人事档案管理工作,虽然内容比较复杂,但总体来说,主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。在工作对象上,它既要与纸质材料打交道,又要服务于教职工；在工作属性上,它既有主动性,要从学校各个部门收集原始材料,又有被动性,要服务于学校发展和教职工的各方面的需要;在工作要求上,它既有传统性的一面,大部分时间要按照《中华人民共和国档案法》的要求和基本流程做好文档的收集、归类和利用,工作枯燥、单一。又要不断学习、与时俱进,引入现代化的管理。
二、目前高等职业院校人事档案管理工作有效性机制分析
1.学校应重视人事档案工作。
高等职业院校的人事档案工作往往不能引起学校的重视，这使得人事档案工作人员工作没有动力和积极性，平时所做的工作也只是应付一下上级部门的检查。要么是学校在人员配置上不科学，导致没有更多的人力资源投入到人事档案管理工作中去。学校在招生的同时也在引进新的师资队伍，这些新来的教职工档案的管理也是一项庞大的工作，怎样把这些档案按照最新标准进行整理、管理，这就要求学校需要更多的档案管理工作人员投入到此项工作中来，但是由于很多学校领导没有顾及人事档案管理工作的重要性，所以档案管理工作人员总的来说比较缺少。特别是专业的档案管理人员，即使有些学校设置专职的人事档案管理人员，也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。长期这样，这种躲在角落里工作，始终只能处于一种默默无闻的应付上级部门的检查的工作状态。
2.配备专业的人事档案工作人员。
部分高等职业院校因对人事档案工作重视程度不够，在人员配备上更是能少则少，能兼任就兼任，导致人事档案管理机构人员配备不足，或者没有专业的工作人员，工作人员缺乏档案管理的专业知识，不能清楚的了解自己的工作职责，认为档案管理就是简单保管、整理好全校教职工的档案。甚至有些学校配备的人事档案管理人员要么是临近退休的教职工，要么是其他部门的教职工兼任此项工作，导致人事档案工作人员的工作中心不在此，而是在其他工作上。人员配备的不专业化是导致各高等职业院校人事档案工作不规范，没起色的一个重要原因。因此，在人事档案工作人员配备上，我认为应该根据学校人事档案管理的实际情况，配备充足的工作人员，在工作人员的考核上应该是具有档案管理专业背景的。另外，在平时的工作中加强人事档案工作的业务能力提高，安排专业知识的培训，随时补充和更新人事档案专业知识和其他知识，以便更加熟悉了解人事档案的重要性、归档要求、人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，专业填写相关材料，及时补充进档材料，规范用纸规格和书写工具，熟悉装订顺序等专业知识。
3.完善人事档案管理的制度。
高等职业他院校的人事档案种类繁多，内容容量大，传统的档案管理方式已经不能适应目前信息化为主流的工作形态，因此，在档案管理方面，也应与时俱进的引进信息化技术，这样促使人事档案工作便捷性、及时性，也可以增强干部人事档案工作的保密性和安全性，使得人事档案管理工作变更加高效运行。高等职业院校在这方面和其他本科院校比较，还是存在一定的差距，尤其是在信息化技术管理方面，大部分学校都还没有建立建立健全此项制度，大多数是采取的手工制作目录，纸质存档保留的这种纸质化管理模式。为此，我认为高等职业院校应重视此项工作对整个师资队伍建设的重要意义，积极引进先进的信息化技术来管理教职工的人事档案，使得高等职业院校的人事档案能够通过信息化系统进行人事信息的查询和检索，从而提高人事档案管理工作的便捷性和高校性，促进此项工作顺应信息化时代的发展。
4.营造良好人事档案管理工作氛围。
学校应加强人事档案工作的宣传力度，增强教职工的档案意识，这是做好人事档案工作的基本前提和基本保障。人事档案管理机构应编写一些宣传手册，这宣传手册要通俗易懂的把档案的基本知识编写进去，分发给各个部门及教职工，让大家通过这样的方式了解人事档案工作的基本流程和基本要求，提高大家对人事档案工作的认识，形成一个全员管理人事档案的工作氛围，促使每个教职工参与到档案管理工作中来，自觉的收集材料，规范的填写材料，适时的归档材料，文明查阅材料。也可以通过建立人事档案管理网站，通过网站及时对人事档案管理的相关知识进行普及和宣传，以确保干部人事档案管理工作具有一个稳定发展的良好氛围。
参考文献：
