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干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。
2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用
为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。
使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：
要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。
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2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 有重点地抓好数据库建设
目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4 实事求是地改进管理体制
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加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各环节的自动化，是实现档案工作现代化、提高档案系统整体功能的基础和手段。所以，利用档案信息自动化系统提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。
一、提高档案标准化、规范化水平
目前，档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。所以，我们要转变认识。档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，就要抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、要着眼于提高系统的整体水平
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样，才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。
三、有重点地抓好数据库建设
目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此，不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合。资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力。例如，引入竞争机制，对某些项目实行项目管理；在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务，等等。
八、科学民主决策
当前，我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。
参考文献：
[1] 王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平[J].档案管理，2009，（2）.
[2] 张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J].中国西部科技，2009，（11）.
[3] 李敏.浅谈医院计算机网络化管理[J].青海科技，1999，（2）.
Discussion about the automation system management of the file information
LI Shu-wei
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1云计算环境下档案信息管理系统的管理风险
就管理风险来说，其主要指的是国家把档案信息的管理推送至云服务只会所出现的相应组织，管理风险与云服务的提供商在商业活动种的发展此起彼伏或者是退出变化所导致的管理风险。准入和退出机制。虽然云提供商运用所有办法对确保数据本身的安全性以及访问连续性进行证明，然而所涉及的敏感数据，特别是和我国安全相关量的数据，所有国家都是非常小心的。档案信息的管理系统作用在部门内的服务器时，好像能控制安全。将其向“云”进行推送只会，就要考虑终止服务之后，不能泄露数据，同时，所有数据都体现出完整性，还能够向新服务的提供商进行迁移。因此，非常需要工作人员从体制和机制等不同方面考量服务提供商的设置标准。云计算业务具有很强的高弹性和大规模与分布化特性，应用人员在安全问题上非常敏感，如果该敏感遇到“档案”，就会使得人们深入地思考风险问题。加强战略思维的应用，站在长远以及根本的立场上去观察和分析与思考，在档案事业的思考过程中，要具有一定的方向性和规律性，特别是紧密跟踪‘物联网’和‘云计算’与‘海计算’的信息技术，并对档案工作的信息化发展前景进行分析，以此来确保档案信息不会由于偶然和恶意因素遭受破坏和更改与泄露，确保云计算背景下，档案信息的管理系统能够持续性地运行，这是对风险进行分析的最终目的。
2云计算环境下档案信息管理系统的技术风险
所谓技术风险，其主要指的是因为云计算技术并不够成熟和不完善，导致在运行过程中会出现一定的技术障碍。就基础设施来说，也就是服务云服务的提供商，其负责的主要是用户的基础设施，例如服务器和存储与网络以及管理工具等，然而云计算的基础设施具有比较高的可靠性和物理安全性与网络安全性以及信息存储的安全性，这是云计算的职责范畴，主要涉及虚拟机入侵检测和完整性的保护等。运用云计算的用户需要对虚拟化的基础设施的安全问题加强重视，例如操作系统和应用程序安全性等多方面。
2.1出现数据失真的风险
数据失真主要有，非法入侵所造成的数据篡改以及因为灾难所造成的数据丢失。因为“云计算”特点，导致数据存储会出现在不一样的物理地址中，也就是所有用户数据受到“云服务”的影响并未独立存储区，同时，是用明文形式对其进行存储，导致数据本身的危险性非常强。当黑客入侵之后，就会造成数据被篡改以及不可抗力导致的数据丢失，这势必会对于证据的档案信息真实性有很大的挑战。除去云服务的提供商以及别有用心的人员由于篡改和破坏所导致的数据失真问题，其他危害都是因为网络行为所导致的。
2.2出现服务中断的风险
服务中断主要指的是在云服务的过程中所出现的，因为不可抗力和人为因素导致的中心处理器和存储设备以及网络故障。云计算背景下，所有用户的数据存储和处理与保护都需要在“云”当中进行完成，“云”架构安全性不只是一台服务器与档案信息的管理系统进行挂接如此简单。因为“云”具有庞大性，当出现事故之后，就会造成很大的影响。就现阶段发生的影响比较大的事故来说，例如黑客入侵和误操作与设计缺陷以及设备故障，还有自然灾害等，其是云服务发生中断的重要因素。尽管先进性的技术早已能够化解绝大多数风险，甚至很多云计算服务的中心早已具备了比较完善的应急响应系统，然而当服务中断之后，就会导致很大的损失出现。总体而言，不管是哪一种云服务提供商，其在系统设计的过程中都会结合灾难备份与灾难恢复的问题，灾难备份主要是备份数据和数据的处理系统与网络系统以及基础设施，还有技术支持水平的过程；后者则是指把信息系统由灾难导致的故障和瘫痪状态向正常的运行状态进行恢复，还要对其所支持的业务能力由灾难所导致的不正常状态向可接受的状态进行转移。然而因为电子文件的复杂性，在系统当中随时都会发生大量信息流，当出现某一时刻的断电现象，就会使得数据作废，更有甚者，因为并没有对计算系统当中的故障有所了解，也就是不能有效地对当时的操作进行完成。
2.3敏感信息出现泄漏风险
敏感信息发生泄露风险，不只是因为服务提供商的因素，系统设置也会导致云服务提供商对用户本身的隐私数据造成泄露，但是大多数将服务还是推给云使用人员，在这一过程中，总是会错误地认为“云”就是“安全”，并没有对自身的隐私数据制定任何的安全措施和手段。尽管云当中存在的防火墙可以保护恶意的攻击所造成的风险，然而该架构模式还是会导致关键性数据发生泄露的可能，在延续性的社会记忆档案馆中，所有技术的引入都不会让档案馆忽视比较基本的档案信息管理系统中的安全问题。
3结束语
综上所述，近年来，我国进入了云技术发展的热潮。其在分布式的系统和网络计算基础上所形成，云计算环境下的档案信息管理系统迎来了新的发展机遇，然而还是存在一系列风险，对于相关人员来说，要加强对于风险的研究，深入了解这一背景下档案信息管理存在的问题，有助于我国云计算环境下档案信息管理工作的有效进展。
参考文献
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1 提高档案自动化系统的整体水平
1.1 提高档案规范化
档案信息系统在发展过程中存在着很多的问题，其中技术水平方面的问题非常重要，技术水平在进行提高的时候，档案的规范化程度也要进行提高，这样能够避免出现两者之间差距越来越大的情况，同时也能更好的对档案信息系统进行发展和推动。档案管理工作在进行的时候一定要有相应的制度，这样能够更好的形成一套非常有效的制度，同时在进行档案管理的时候也能更好的形成规范化发展。在科学技术水平不断发展的情况下，档案信息系统的规范化程度要进行提高，这样能够避免出现滞后的情况，避免在档案信息自动化管理工作中出现矛盾和冲突，在进行档案信息自动化建设的时候一定要对相关的制度进行规范化，这样能够更好的实现系统的集成化发展。档案信息自动化建设要对整个系统的发展负责，因此，在进行管理的时候要从纵向和横向方面都达到一定的水平，这样能够更好的发挥档案的作用，同时也能更好的提高系统的综合能力。
1.2 数据库建设
档案信息自动化系统在进行建设的时候要完善数据库建设，在进行档案信息工程建设的时候，开发和建设数据库系统是非常重要的组成部分，同时也是核心部分。数据库在进行建设的时候是为了更好的利用先进信息技术对资料进行科学的管理和使用，这样能够在查找资料的时候更加方便和快捷，同时也能更好的对档案信息进行利用。建立数据库系统是一项非常复杂的过程，同时，在进行建设的时候，也是一项长期的工作，这样在进行建设的时候是一个非常缓慢的过程，在进行数据库建设的时候，计算机技术人员要和档案管理人员进行配合，这样能够更好的实现数据库以后的使用效果。数据库在进行建设的时候一定要保证能够突出重点，同时在进行建设的时候要保证数据库能够更好的综合发展，这样能够更好的对档案信息进行利用，同时也能更好的实现档案目录建设，在进行档案查找的时候进行索引的时候能够更好的便捷。
1.3 技术路线的选定
信息技术的快速发展使得现在的技术也在不断发展，在进行档案信息自动化发展的时候，要不断的对新的技术进行利用，这样能够更好的提高服务器的性能，同时，也能更好的使数据库技术和应用技术更加的完善。网络技术在发展过程中在不断进行改变，这样就使得信息在不断的实现，信息技术的发展是非常快速的，这样就使得档案信息自动化系统在技术路线选择上出现了一些问题，在进行路线选择的时候，先进的技术能够更好的实现经济效益和技术先进性的统一，同时也能更好的使技术路线满足人们的要求。档案部门在管理过程中对先进技术的潜在需求是非常大的，这样就会慢慢出现需求无法满足的情况，避免出现这种情况，人们在进行宏观监测的时候要对信息量和使用频率进行必要的分析，这样能够更好的对设备进行使用，同时也能更好的对实际情况进行分析，对技术发展情况进行掌握。
2 管理制度的改进
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。
3 系统建设上的投资管理
目前档案信息系统的建设需要相当大的资金投入，可以说是档案部门的主要资金投入点，因此档案信息系统的建设需要对资金进行良好的利用，特别是管理方面，应该以项目为管理单位，对各项目进行跟踪考察。可是现在档案部门在项目方面并没有一个长期投入发展的项目，而且在项目资金获取方面也不是非常容易，需要得到很多领导的批文才能申请到，为此，档案部门的领导大部分精力都是耗费在获取批文这个过程上，只能有少部分精力投入到档案信息系统建设上，这样的局面很难促进档案信息系统建设工作的发展。应该在档案信息系统建设资金来源上进行改革，例如开辟绿色通道，减少审批步骤，亦或是开展和社会、企业之间的合作来获取资金，这些都可以缓解因为资金问题而阻碍档案信息系统建设的困难。
4 档案人才管理
档案信息系统建设是一项现代化档案管理建设工作，现代化不仅体现在设备、技术和思想方面，档案人才也是其中的重要内容。优秀的档案信息自动化系统管理队伍可以促进档案信息自动化系统的建设和发展。关于档案信息化系统操作和管理人才都应该要具备很多要求，像是先进设备的使用，能够自我学习新的管理技术，除了有档案管理专业知识还应该要涉猎其他学科的知识，这些要求都比较严格，因此对档案人才的要求也比较高，这也是为了能够让档案人员更好的参与到档案信息系统建设中来，让他们能够胜任这样的工作。而且除了知识和技能方面的需要，档案人员的职业道德素养和工作责任心也都必须具备。档案队伍的建设还需要加强档案队伍管理，对档案队伍人员进行调度和配合，以发挥每一个个体的优势，才能做好档案信息自动化系统建设工作。
5 结束语
篇6
（一）档案管理信息自动化的前提是管理的规范化和标准化。当前各地事业部门的管理与规范化和标准化的管理还存在一定的差距，主要原因是计划没有变化快，还存在一阵风式的管理，有些上级领导，对各事业单位年末总结不重视，年初的计划落实的不认真，全听上级领导的临时安排，使一些事业单位对具体的计划还没有做完，上级新的任务就来了，往往造成工作的手忙脚乱，给档案工作的信息采集造成很大的困难，使档案工作规范化和标准化管理很难形成良好的习惯，因此推进档案工作的规范化和标准化工作是搞好档案工作信息自动化的前提，失去这个基本的前提就失去档案工作自动化信息管理的根本。
（二）对计算机硬件资源的开发程度不够，使计算机没有得到充分利用。档案信息管理系统采用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案中的信息，实现档案自动编目和检索,对档案存储环境进行监测和控制,以及对档案行政管理数据进行处理等等。主要设备是具有文字、图像处理功能的计算机系统，包括根据系统的不同规模、不同目标配置的数据贮存、通讯、检索和环境监测、控制等设备。因此需要掌握多学科、多专业、多部门人员相配合才能达到目的。而目前许多事业单位在这方面存在差距，没有把计算机的硬件功能进行更深层次的挖潜，只停留在输入、存储、输出，远远没有达到计算机所具有的功能，具体地讲，每个设计的软件都是按照使用者的要求进行设计，还要根据使用者的使用范围、使用者所具有的能力等条件来设计，同时也反映出设计者自身的能力，目前计算机对档案自动化系统硬件的挖潜不足受自身能力的影响，同时也受到适用范围及使用者能力的影响，随着科技的不断进步，使用者能力的不断提高，设计者才能不断对档案管理系统的软件进行挖潜，使档案自动化软件更加符合时代的要求。
（三）数据库的建设没有长期发展的计划。事业单位的档案信息自动化管理是一个长期系统的管理，首先要将原有的有价值的档案进行存储，再把现在发生的事件输入储存，这些都涉及到数据库的建设，当前一些事业单位只重视当下发生的事件，对过去档案却不闻不问，同时对本单位档案数据库的建立不重视，或者应付了事，造成有些过去的事件很难查找，当今发生的事件记录不全，失去了档案存储的目的。
（四）数据库软硬件水平有待提高。各单位的计算机设备水平参差不齐，人员能力更是有高有低，无法做到横向联合。
三、采取的对策
篇7
1.1原料核算，费用报销
我在2013年12月来到南宁公司，开始是从事原料核算方面的工作。首先，从原料的订，购做起。对采购订单的审核，然后是原料入库，结算，付款一系列工作。从财务人员的角度对进场的原材料的质量，价格，数量进行审核，确保我们的原料是最优质的。
费用报销工作过程中对照公司的各种报销制度和发票管理办法进行审核，在审核原始凭证时，对不真实、不合规、不合法的原始凭证敢于指出，果断不予报销；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回重开。通过认真的审核和监督，保证了会计凭证手续齐备、规范合法，确保了会计信息的真实、合法、准确、完整，切实发挥了财务核算和监督的作用。
1.2成本核算，报表编制
2014年5月开始进行成本的核算。刚开始对月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作压力，不能辜负领导，同事对我的信任，自己一定要做好南宁公司的成本核算工作。在蒋经理和同事们的帮助和指导下，结合理论知识和实际生产情况，经过半年的实践和学习，对成本核算有了一定的认识和掌握。成本核算工作要求很精细，从原料，药品，编织袋的耗用，到运费，动力成本的计提和分配，对成本造成影响的因素都必须精确。确保在月末成本核算的准确，进而使公司领导做出正确的决策。
在每月成本核算后，会进行当月财务报表的编制工作。会计报表，管理报表，经营分析表等等。在报表编制中，严格按照总部报表规范进行编制，同时完善金蝶报表取数设计，认真检查。力争在2015年的会计报表的准确性以及数据的勾稽审核上比2014年的报表工作大幅提高。
1.3税务管理、会计档案管理、ERP系统管理工作
每月月初完成上月税款的纳税工作。严格按照国家税法的要求计提税款，并登录国税，地税网站，按时申报上交。平时工作中，对国家税务法律法规，加强学习。以适应日常的工作需要。
每月月中进行上月的凭证装订工作。做到会计凭证的规范，统一，整洁。按编码要求对凭证编码。日常工作中，对会计档案进行日常归类和整理，保证会计档案的安全和完整。公司其他部门人员需借阅会计档案时，应做到有相应的记录，包括日期，时间，借阅人，借阅事由，归还时间等。
在ERP系统管理工作中，我在总部信息处和系统管理员的帮助下，在日常工作中对南宁公司的ERP系统进行管理和维护。针对公司的老旧电脑比较多，系统老化，运行缓慢的情况，对部份电脑进行了系统重装，提高电脑的性能。
2.工作中的不足
2.1在成本核算和平时五日测算工作中，应加强学习，认真领悟成本核算过程及原理，接受批评，总结经验教训，提高成本核算的准确性。
2.2 在原料核算和物资管理的工作中，下车间和到各岗位沟通不够，造成公司内部的物资管理有不到位的情况。在今后工作中，认真检查原始凭证，多和原料部、生产、品管同事相互沟通，多了解市场价格情况，多了解生产一线情况。
2.3在ERP系统管理工作中，有很多不明白的地方应加强学习，认真学习ERP系统管理的操作性文件，多向总部信息处和片区系统员沟通学习，提高ERP系统管理的水平。
二．2015年工作计划
1.积极学习和规范ERP系统管理流程，保证工作质量，提作工作效率。
2.在物资管理，原料核算，费用报销这方面，严格按照会计准则以及总部要求的会计核算要求处理。
3.加强细节意识，提高报表编制数据的准确性。
篇8
伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。
二、强化安全管理理念的运行
众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。
三、制定安全管理制度的制定
安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。
四、加强安全管理系统的建设
对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。
五、加强数据库的安全建设
所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。
六、加强应用程序安全的管理
应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。
七、拓展安全管理的内容
若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。
八、结束语
综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。
参考文献：
[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.
篇9
社会的发展，科技的进步，不但使通过计算机管理档案成了现实，计算机档案管理系统的开发应用，更使档案管理信息化建设得到了不断发展，可以说，管理信息系统的实施在技术上已逐步成熟。管理信息系统是一个不断发展的新型学科，档案管理要生存发展，就必须加强管理并且根据《企业档案工作规范》要点中的：信息化方向。这一要求。使得将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。因此建立与自身特点相适应的管理信息系统是必要的。
1 企业档案管理系统建立的重要性
由于知识型企业构成本身就是一种动态的组织结构，其档案的载体形式、形成方式、运行程序、管理模式也将是一种复杂化的、流动的状态，这势必对学术界认定多年的档案全宗理论，价值鉴定原则，统一收集、保管、整理的范围、方式、方法、标准等传统理论带来冲击。原来档案管理处理中心进行信息管理的主要方式是基于手工处理，最多是用计算机的文本系统打印一些清单，信息处理工作量大，容易出错，时间一长，将产生大量的文件和数据丢失，如果电子文件发生了丢失情况，那么这样就会不利于文档查找以及维护，在信息系统规范上面就比较利于达成目标，这样所产生的困难是可想而知的。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。现在建立的档案管理系统，把档案的存档和借阅管理等日常管理工作实行计算机统一管理，以提高工作效率和管理水平，能随时查询档案的库存量，以便及时、准确、方便地为设计人员提供借阅信息。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高档案管理的效率，也是企业科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。
2 关于企业的信息管理系统
置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了非常巨大的变化。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业进行各项的管理活动中，电子文件它以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。比如说，在进行生产或者说是开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且显得会更加有意义。
还有就是企业档案的分类变化的情况。像有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份比较完整的档案信息分散在几个管理系统当中去了，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更为详细、更科学、更规范。此外、在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也没有办法去坐等档案的最后形成以及归档了。他们必须应当在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导以及相关职能。比如说在进行计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，应当懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性以及实时性，掌握好电子档案信息的收集以及其管理的相关工作。
3 努力做好档案系统管理工作
网络系统通过利用档案服务是档案利用工作的新领域，要求档
案工作者和社会利用者树立新的档案利用理念。对于档案馆及其工作人员来说重点在于利用方式的变革，利用范围的扩大，利用对象的拓展，以及努力提高档案信息对社会发展的贡献率等方面观念的建立和意识的强化。
根据档案利用工作的特殊性，网络系统中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。无条件利用的档案信息供任何身份的利用者随时自由利用，而有条件的档案信息，必须要经过身份确认并实行有偿的服务，这部分档案信息经过双层加密，利用者办理一定手续后才能获得使用密码，于规定时间内在网上获得阅读利用所需档案的一些机会。
4 总结语
随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正在逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量的电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战，传统的管理方式会越来越无法适应现在的步伐了。
总而言之，信息化是新世纪档案事业发展的非常重要的方向，档案信息也是经济发展的重要保证。所以说，我们必须加快档案管理者知识结构的更新速度，从而加快实现档案管理信息化建设的进程。档案工作者只有通过审时度势，善于用一种新的思维、新的思路、新的方法，这样才能够去解决一些档案工作中遇到的新矛盾和新得到的问题，从而进行不断地挑战规则，这样才能够永葆档案工作的青春与活力！
参考文献
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1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。
2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
二、档案管理系统操作制度
（一）组织管理
1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。
2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。
3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。
（二）系统管理
1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。
2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。
3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。
（三）用户管理
档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：
1.系统管理员。
（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。
（2）管理和检查档案管理系统日志。
（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。
（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。
（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。
（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。
2.应用操作员。
（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。
（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。
（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。
3.一般用户。
（1）遵守档案管理系统的密码管理。
（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。
（四）使用规范
1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。
2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。
3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。
4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。
（五）数据管理
1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：
（1）保障数据的安全性和完整性。
（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。
（3）监督、检查数据质量和更新情况。
（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。
2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。
3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。
（六）安全管理
1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。
（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。
（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。
（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。
（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。
（七）相关责任
1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。
（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。
（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。
（5）应用软件功能上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。
（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：
①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。
②未及时安装系统补丁的。
③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。
（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。
（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（9）的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。
篇11
一、功能设计
功能设计如图1所示。
二、功能描述与实现
2.1 档案管理
2.1.1 档案著录
档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一，未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。
2.1.2 档案归档
通过电子政务系统审批的案卷，使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中，按照政务系统的业务分类，显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时，在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后，将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。
2.1.3 待归档材料
该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后，系统建立著录表单，并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后，完成案卷归档。
2.1.4 档案修改
对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。
2.1.5 档案销毁鉴定
由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定，填写鉴定记录，选择延期保管或销毁，并打印鉴定清单和销毁清单。
2.2 档案利用
2.2.1 档案查询
具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。
2.2.2 档案查阅登记
对外提供档案查询服务时，使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记，审核是否符合查询条件，并反馈查询结果。
2.2.3 档案借出登记
对外借出档案时，使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息，并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。
2.2.4 借出档案管理
对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。
2.3 档案统计
对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。
功能要点：（1）采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时，针对档案管理需求，建立自定义统计模式，通过时间、利用情况、档案分类、数量（卷数、页数）、载体、材质等信息字段的不同组合，让档案管理人员获得不同的分析数据，便于档案管理和利用。（2）统计结果的输出及图表化，包括导出、打印等。
2.4 系统设置
对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置，确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。
2.4.1 档案分类设置
档案分类结构，是档案系统管理、设置、运行的核心内容，关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。
2.4.2 著录表单及字段设置
对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理，包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。
2.4.3 辅助信息字典功能设置
对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置，档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写，有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。
2.4.4 水印配置
从档案系统打印输出的资料自动添加水印，以标示该档案资料的权属，避免用户越权输出和提供档案资料。
2.4.5 接口配置
对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置，确保数据归档时，档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。
2.4.6 档号设置
配置不同类型档案的档案号生成规则。如文书档案为“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”；专业档案为“全宗号-目录号-案卷号”。
2.5 系统管理
为确保系统的安全正常运行，系统管理员对系统进行的维护和管理。包括对组织机构（部门）、用户、角色权限的管理与配置，系统参数设置、数据备份、系统日志管理等。
2.5.1 用户管理
对使用系统的用户信息进行管理，包括新增、修改、删除、查询等。
2.5.2 机构、部门管理
对本单位组织机构和部门信息进行管理，可新增、修改、删除机构和部门信息，并以树形层级显示。
2.5.3 角色管理
根据对系统使用需求的不同，建立不同的角色以满足特定用户的操作需求，如超级管理员、档案管理员、档案查询利用岗等，并对角色信息进行管理，包括新增、修改、删除、停用等。
2.5.4 权限管理
对系统各字段信息和操作进行细化和权限控制，实现对系统数据和用户的精确管理。主要的权限控制包括系统菜单、档案分类、全宗、密级、要件操作、表单字段等。
2.5.5 日志管理
为加强系统安全管理，系统自动记录运行的整体情况，包括登陆日志和操作日志。可分别按需查询各类日志信息，并导出至Excel。
2.5.6 数据备份
为保证系统数据安全，提供对数据库及要件数据的备份存储功能，增强系统数据安全性和容灾能力。
篇12
相较于其他管理工作，文书档案管理的一个显著特点就是具有整体性，其工作不是简单地划分至办公室职员和档案部门，文书档案数据资料的收集过程需要各个职能部门的协助，经过归类整合后的资料也不是仅仅服务于哪个部门，而是对整个企事业单位起指导作用和借鉴意义。
2.规范性原则
文书档案管理工作的规范性主要体现在业务和数据两个层面，其中，文书档案工作需要严格的业务流程化管理方式，贯穿于收文管理、发文管理、文件著录、案卷著录、借阅归还、销毁、变更、更正等各个环节，应通过规范性的操作方式和管理模式为文书档案查阅者提供便利，便于查阅者在短时间内获取有效信息，提高单位运转效率。
3.保密性原则
由于文书档案记录了许多单位内部核心技术，在管理过程中，一定要注意保密行为，对于重要程度不同的文书档案采用分类归置，核心文档应妥善保存，管理职责应落实到人，对于重要文书档案的经手人需要进行详细记录核实，确保核心资料的安全。
二、文书档案工作现存问题及档案管理系统的优势
1.目前文书档案工作的主要问题
（1）单位领导对文书档案工作认知不足
意识是行为的基础，只有提高单位高层管理人员对于文书档案工作的重视程度，才能为新型档案管理系统的建立、文书档案工作水平的进步扫清障碍。由于传统档案观念的束缚，部分单位领导依旧认为文书档案工作只是简单的记录收集保存，应付检查的一种无关痛痒的行为，没有意识到档案管理对于单位发展和潜在风险预测的重要意义，进而导致档案管理人力财力投入较少，严重制约了文书档案工作的进一步发展。
（2）文书工作与档案管理脱节现象
在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别，处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。目前实际文书档案管理过程中，常实行一种分体式的管理体系，这种管理制度相对科学合理，却在一定程度上分离了文书工作与档案管理工作，两者在衔接上出现失误的现象时有发生。究其根源，是因为部分文书工作人员缺乏档案意识，在进行信息收集过程中效率低且不能扣住档案主题，而档案专业人员基本不接触文秘工作，从而造成了两者脱节的现象，降低了文书档案管理质量。
（3）文书档案管理工作人员专业素质较低
由于长期对文书档案管理工作的不重视，档案管理人员通常不是专业人才，在档案工作以外往往还兼有其它职位，这就导致其自身的责任感不强，不能将文书档案工作摆在一个正确的工作位置；此外，有些单位的档案管理人员虽然具备专业技能，但由于自身不积极和单位的不重视等原因长期未能接受进一步培训，其管理方法和管理理念极易受陈旧观念桎梏，很难适应新时代的发展要求，从而不利于文书档案工作效力的发挥。
2.运用系统管理文书档案的优势
（1）大幅度提高工作效率
档案系统管理文书档案工作的最大优点就在于档案系统强大的信息处理能力，在传统的档案管理工作中，档案管理工作人员完全依赖于手工操作，耗时费力，工作效率也比较低，手工操作对于某些数据的计算还极易出现错误偏差。档案管理系统为文书档案材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节提供便利，文件材料的移交和借阅利用，都变得简单易行，通过互联网和信息技术，文件材料的转移可以便捷实现，省去了以往的搬运过程，大大提高工作效率。
（2）充分共享档案信息
在传统的档案管理工作中，档案室与各职能部门难以实现信息共享，大量信息闲置在档案库房，不仅给管理和信息查阅带来诸多不便，还造成了资金和资源的浪费。电子技术和网络信息技术简化了信息载体，节省了存储空间，并可便捷地与其他信息系统建立共联，提供局域性网络档案信息的在线移交及借阅，超越了旧管理模式下信息流动的单向性，实现了信息资源的多方共享，极大地提高了档案管理工作的质量和效率。
三、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议
1.提高档案管理系统应用意识
单位高层管理应加强对现代档案管理重要作用的认知，主动将现代化手段引入本单位文书档案管理工作中，加大企业档案管理资金投入，结合单位自身情况和实际需求，配置档案管理系统硬件设备和应用软件，为档案管理系统现代化提供基础保障。同时，也要注意对档案管理人员的培训，增强其管理意识和责任感，提高其档案管理专业知识储备量，还要对其进行现代化信息技术基础培训，使其能自觉将现代化手段运用到档案管理工作中。
2.加强企业档案收集整理力度
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一、背景
按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。
二、放射卫生档案管理系统开发的意义
现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。
三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的
第一，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。
第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保证质量、防止差错事故的发生。
三、系统设计
平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。
（一）总系统的设计
基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。
此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。
1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。
2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。
3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人T所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。
4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。
5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。
6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。
在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。
（二）数据的备份与恢复
1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。
2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器―应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。最后点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。
