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现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
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煤炭企业人事档案作为企业选用人才、开发人力资源的基础，是企业档案信息资源的重要组成部分。优化煤炭企业人力资源管理，离不开煤炭企业人事档案工作的支持，与人事档案工作制度的不断完善有着密切关系。企业人事档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才，做到“人尽其才，才尽其用”，提高企业的核心竞争力。因此，企业在选聘、考察员工的时候，不仅要看他现在的工作能力和水平，还要了解每个员工的全部历史和工作情况。人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载，较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和素质等基本内容。健全煤炭企业人事档案制度，优化开发企业人力资源管理系统，应当从以下几个方面出发：完善健全人事档案内容制度，适应现代企业人力资源管理和时展的要求；结合企业档案工作规范化管理体系，对人事档案工作进行评估，形成切合企业实际的人才评价体系；企业人事档案实行社会化开放式的管理模式。
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1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作
企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。
1.3二者对企业的发展有着相同之处
企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。
2档案管理对企业文化的作用和功能
2.1档案管理工作促进了企业文化发展
企业档案在企业的文化建设中体现了重要的价值和作用。首先，企业档案记录了企业发展的成长史，是企业发展历程的载体。它以文字、图片、影响资料等呈现着企业成长的点滴，是企业可持续发展的重要资源和精神财富。其次，企业档案突出了企业文化与众不同的特色，使企业文化个性的塑造更具针对性。每个企业的发展，都有着自身与众不同的发展过程，档案沉淀着不同企业的不同的文化精髓，继承者本企业的优良传统，因此，各企业文化形成也各具特色，可以说企业的个性设计和形象塑造都离不开企业的档案工作。最后，企业档案为企业员工的文化教育培训工作提供教材。档案，取其精华去其糟粕，包含大量的历史知识，是企业宝贵的精神财富，企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容，为企业对员工培训和教育提供了必要的教材资料。也提高了员工的综合素质，调动了员工的积极性，增加员工对企业的热爱。
2.2企业档案与企业文化具有相同的功能
他们工作服务于企业管理工作，是文化与经济结合的产物，共同组成企业的精神文明建设，企业档案对企业文化具有以下功能：a.导向功能，档案工作收集之际便取其精华，择取积极价值观资料，将职工引导到企业的发展目标上来，因此企业档案对企业文化具有导向功能。b.约束功能，企业档案是企业文化的一部分，是企业的一种无形的文化力量，企业档案的收集影响着企业文化的建设，并影响着企业的价值观、行为准则、道德规范等，企业档案和企业文化共同约束着员工和公司的行为。c.融合功能，档案管理的收集工作，会将符合公司价值观的信息搜集起来，使之融合，共同体现企业文化，同时融合职工的思想、行为，使之达成共性。d.凝聚功能，档案工作推进企业文化，得到员工认同并凝聚人心，团结员工，使员工有归属感，从而使员工团结一心，共同为企业发展而奋斗。e.辐射功能，企业档案使企业形成不同的企业文化，对外则代表不同的形象，并使其对外部有一种辐射力，既树立了自我形象，又对整个文化建设产生了极大的影响。
3如何有效发挥企业档案管理在文化建设中的作用
首先，做好档案的收集工作，企业档案的收集和累计是档案管理的最基础工作，也是企业档案发挥作用的前提条件。档案的本质属性是它的原始记录性，内容则是它的文化性，档案资料要求真实、丰富。其次，规范档案管理，改变传统的档案管理观念和工作方式，增强管理人员的管理意识，重视企业各种档案管理技术的开发利用，加强档案的信息化管理，要充分利用当达的电子信息技术，提高管理效果和工作效率。积极引进专业的档案管理人才，加强对档案管理人员的培训，提升档案管理工作人员的素质，使档案管理工作更专业化。最后，要定期的反馈工作，定时公开企业档案。使其自身不断完善，档案部门有必要定期对自身工作进行反馈，而企业是由每一个员工的辛勤劳动构成的，因此员工有权利了解企业档案的内容。要加强企业档案工作的透明度，是企业的每一个员工都能定期的了解到企业档案和企业的发展状况。员工在了解的相关信息后对企业的信任度加强，工作时会更加努力。此外，档案的管理方法也应当与时俱进，开拓创新，并始终坚持以人为本的原则，在对大意义上实现档案管理工作对企业经济发展和员工利益最大化服务。
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多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
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一、目前企业在项目档案管理上存在的问题
（一）归档项目文件齐全性方面的问题。一是缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。二是招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书。三是项目申和批复、更改变更类文件没有闭环，有申请没批复或有批复无申请等。四是缺竣工报告、验收记录、工程预决算资料等，或不完整。五是缺照片、录音、录像、光盘等声像电子档案。
（二）文件有效性方面存在的问题。一是文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。二是档案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全；
（三）文件真实性、准确性方面的问题 。一是竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。二是在施工图上修改不注明修改依据。三是原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。
（四）案卷质量方面的问题。一是施工单位组卷方法不统一，如某项目分别由两个不同施工单位承建，但其基建部分材料文件组卷方法却不一致，影响文件的查找，也造成不够统一规范。二是把项目前期管理性文件作为文书档案归档，与项目档案分离，违背科技档案成套性原则。三是个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件，组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷，如把全部上级有关文件集中组成一卷，这样不便于检索利用。四是个别案卷题名不准确。主要是题名过于简单，不能揭示卷内文件内容，如“上级有关文件”“竣工资料（一）”“竣工资料（二）”，难以准确查找所需的文件。五是个别案卷中文字材料有污渍，图纸有缺损等。
二、存在问题的原因
一是负责工程项目的领导及管理人员档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上强调，并不落实在具体实际工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，而忽视了工程建设过程中档案资料的及时收集、整理和保管。
二是施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作，不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，使档案资料的真实性大打折扣。
三是工程技术管理人员未严格执行相关项目档案管理制度，对自己负责的项目前期资料没有及时整理、保存；对施工、监理单位档案资料要求、把关不严，致使工程项目结束后档案迟迟不能归档，档案部门对此无能为力。
四是工程项目资料管理人员业务素质不高，影响归档质量。施工单位资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，业务能力较差，且大多身兼数职，精力有限。造成归档资料不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，档案部门管理人员给予指导都听不明白，严重影响归档质量和完整性；也造成档案部门在项目竣工完成后，补充收集工程竣工资料难度较大。
三、加强和改进的措施
一是项目主管单位领导和具体管理人员应高度重视项目档案工作。加强国家和公司档案有关制度和标准的学习，不断提高档案意识和管理水平。应严格执行国家档案“四参加”要求，在项目实施过程中让档案管理人员提早介入，从而保证档案质量。
二是完善、健全公司项目档案管理制度，尤其是归档范围和归档要求，保证项目文件齐全、完整。同时项目招投标过程中，要求施工单位、监理单位一定要制定归档制度，并将档案按期、完整归档纳入相关合同条款，从源头上保证文件能收集齐全；另外要加强参与工程建设的公司内各部门、各环节文件的积累、收集，加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。
三是要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。
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宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
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档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。
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企业档案是企业在日常生产经营和管理活动中，由企业专门人员收集和整理的各类文件材料，具有重要价值，是一种有效的现代企业资源组织形式。
企业档案以文字、图像、视频资料等形式，真实地记录和反映了企业形成发展的全过程，是企业行政办公和企业经营发展的重要部分。企业档案是伴随着企业的逐步发展壮大形成的，是企业发展的一手资料，并随着企业的发展逐步调整完善，由专门的管理人员负责整理和汇编，有效地推动了企业的可持续发展。
2 企业档案与企业文化的关系
目前，从总体上来看，我国企业档案管理发展存在不均衡性，受企业经营模式以及其内部管理水平的影响，企业的档案管理层次具有较大差异。但在企业档案管理上，各企业均采取有效手段，积极创新档案管理制度，不断完善其基础设施建设，加快培养专业人才，以推动企业档案管理的高效稳定发展。企业将其实际发展情况作为依据，忠实于现实，逐步深化档案管理，经过筛选整理，将一些有价值的内容保存下来，并加以妥善整理和归档，由专门的档案部门负责保管。当企业发展遭遇困境时，企业管理者可以及时查阅档案资料，吸收和借鉴以往成功经验，采取有效措施，及时解决问题，从而保障企业的持续稳定发展。而企业文化是企业在发展中所形成的一种集体价值观，对增强企业核心竞争力，提升竞争优势意义重大。企业档案与企业文化具有一种天然联系，二者统一于企业基础管理中，是推动企业发展的重要保障。企业档案与企业文化相互作用、相互促进、相互影响，有效地增强了企业活力，共同推动了企业的发展壮大。
3 企业档案在企业文化建设中的重要作用
3.1 企业档案是发展企业文化的史料资源，积极服务于企业文化建设
企业档案记载了企业自成立之初至今的一系列重大生产经营活动，涉及内容众多，既包括企业的先进生产技术经验、专利成果、先进工艺、技术资质，也包括企业的管理水平、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、人才建设、文化建设、设备配置、技改历程、财务状况、经营现状等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。因此，企业档案是企业先进经验和管理成果的总结，是发展企业文化的重要史料资源，为企业文化发展提供了明确的发展思路和方向，极大地推动了企业文化的发展进程。就企业档案目前的发展实际而言，企业档案自建立之初就发挥了积极效应，从内在和外在两方面体现了企业的发展历程规律和生产经营特点，对于企业文化的创建起到了积极引导作用。另外，受企业档案自身特性的影响，企业档案是随着企业的发展而不断发展变化的，在继承企业前期发展经验的基础上，去粗取精，为今后发展制定了一个科学的发展规划，具有一定的预见性。
3.2 企业档案是发展企业文化的重要理论参考
优秀的企业文化往往是在立足企业发展特点的基础上形成和发展起来的，符合企业未来的发展方向。在发展企业文化时，企业领导者通常会以企业档案为依据，制定出一整套较为系统完善的企业文化发展方案，而这一过程必须要坚持以企业档案为依据，充分挖掘企业文化的闪光点，打造自主文化。
3.3 企业档案管理是企业文化的有机组成之一，承担着创新企业文化的重要使命
企业档案是企业长期发展积累的物质表现，属于企业文化的一部分。因此，从客观上来说，加强企业档案管理就是创建企业文化，提升企业整体文化水平的重要举措和有力保证。因此，企业管理者应进一步更新管理理念，完善企业档案管理，促进企业文化建设，丰富企业文化。
3.4 企业档案是企业文化发展的历史遗存，反映了企业文化的主要特性
企业档案是伴随着企业的产生而出现的，并随着企业的逐步发展壮大而不断积累完善，它主要涉及物质生产经验和精神思想两方面内容，是企业集体的智慧结晶，反映了企业文化的主要特性。企业领导者通过借鉴企业档案中的一些精华部分，大力扩展企业文化领域，丰富企业文化渠道，广泛开展多层次的企业文化活动，有效地增强了企业的凝聚力和向心力。
4 结束语
综上所述，企业档案是企业整个发展历程的真实记录和写照，反映了企业不同发展阶段的具体情况和特点，是研究企业文化的重要历史资料，具有很高的科研价值和经济价值。同时，企业档案也是企业文化的侧面显现，反映了企业文化的个性化特征。因此，企业经营管理者必须进一步解放思想，完善档案管理，积极运用各种新方法新手段不断提高其档案管理效率和质量，明确档案管理思路和目标，为企业文化的创建和发展创造一个良好的内部发展环境。
参考文献：
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1. 企业设备仪器档案管理的特点
1.1企业设备仪器档案管理的动态性。简单的说就是企业仪器设备在报废或者转移之前，设备的档案会随着仪器的变动而发生变化，在仪器报废或者转移之前，设备的仪器档案就处在一个不确定，始终改变的状态。举一个简单的例子，企业引进一台新仪器之后，在投入使用之后，必然要有检修、更新，维修记录，或者改造图纸等，只要这台机器在使用，就会有新的文件生成，直到仪器停止使用，档案才会停止。
1.2企业设备仪器档案管理的综合性。企业设备仪器管理就是综合管理设备仪器，显而易见设备仪器档案管理具有综合性的特点。具体的讲有以下的几个方面：1）阶段综合性，企业引进设备要经过规划，选购到使用，维修再到检修，最后是设备改造、更新。这几个阶段是交替发生的。2）部门综合性，一般在一个企业里，设备的管理会涉及很多的部门，只有进行综合管理，才能有效地利用设备仪器。在设备管理中，要秉承设计制造与使用相结合，维护与检修结合，改造，修理与更新结合。3）多样性特点，将设备用不同的方式区分会有不同的结果，例如按照来源有，自制设备以及外购设备；按照设备的行业特点，可以划分为机械动力类设备、仪器仪表设备；按照重要程度，可以划分为一般设备与精密高端设备；按照设备的使用性质可以分为通用设备与专用设备。
2. 企业设备档案管理中常见的问题
2.1分散保管
现在的企业中，没有一整套的设备管理系统，而是进行分散保管。这也与相关的规定也是背道而驰的，在实际操作中，应该遵守“成套性”原则进行管理。设备从开始的购置到最后的入库会产生不同阶段的记录，部分单位会根据企业职能的设置，应该吧一整套的设备仪器档案分成两块保管。一部分是早期的购置请示到投标书等文件；另一部分后来产生的记录，说明书等。这样做不能全面反映一套设备的整个流程，也不利于后期的利用。
2.2归档一些不是原件的文件材料
一些企业在进行固定资产投资项目的档案验收时出现设备仪器档案是复印件的情形，包括设备购置合同以及技术协议。这种做法不仅不符合档案本质属性，归档要求，也是不具有法律效应的，同时也就失去了归档的意义。有以下几点原因会造成这种状况：1）购置设备时签订的合同，协议份数不足，用复印品代替。2）购置设备的流程不规范，特别是中小型企业使用传真方式就签订了合同。3）使用进口设备，由公司的。
2.3仪器档案管理人员职责不明确
企业进行一个项目时，各个部门之间有很多交叉的环节。在项目档案的管理中，由于不明确各部门档案管理职责，当出现问题时，各个部门之间就相互推脱，相互推卸责任。一般来说，项目立项在资产管理部门，而采购、招投标在采购部门。两个部门经常想把合同、协议纳入自己的部门，而验箱时，却都不注意“合格单”等文件，导致档案残缺。
3. 企业设备仪器常见问题的应对策略
3.1设立设备仪器档案牵头管理部门。档案牵头管理部门就是资产管理部门，也就是固定的资产投资部门。应由设备仪器档案牵头管理部门协调各相关部门，收集、集中、整理、分类、编号设备运行各个阶段产生的文件资料。这样集中管理设备仪器档案，不仅是按照相关的规定作业，也能维护仪器档案的完整及安全，以便使用。
3.2企业设备仪器管理人员在归档及收集文件时应该严格按规定把关，坚决不收复印件。归档人员有义务告知采购的部门，在购置设备时，签订的合同、协议份数不能少，应按照相关的规程进行签订相关的文件，对于公司购置的设备，应该特别备注，尽可能最后原件。
3.3明确不同部门在各个阶段的职责，保障档案的完整。设备从购置到竣工之间要经历计划、采购、开箱、使用管理这些阶段。不同的阶段，各部门分工不相同，责任也不同，应明确各自的管辖范围及应承担的责任。立项时，资产部门应负责收集本阶段的文档，如购买请示等；采购时，采购部门应该负责收集整理仪器设备的招投标书，签订的合同协议，特别主要要求合同必须都是原件，而份数必须充足；开箱时，兼职档案员必须参加验收并收集此阶段生成的档案；使用过程中，资产管理部门应协调相关的部门，及时整理归档培训、使用、养护、维修生成的文件材料。
总结：我国的科学技术发生着日新月异的变化，各种高性能的复杂静谧的大型的仪器走进了企业，企业仪器设备的养护和维修也越来越复杂，利用健全稳定的设备档案管理体系科学合理的管理仪器设备愈发重要，也成为企业竞争间的一个重要筹码。企业单位应该结合自身特点建立起一套科学的建档方法与建档理论，这样就为了提高企业工作做好保障，为企业发展的提供扎实的基础，为企业固定资产的投资验收做好铺垫。
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一、加强精神文明建设中照片档案的收集、整理和保存工作
精神文明建设照片是精神文明建设文字档案的补充，是一种特殊载体的档案，精神文明建设照片档案的收集范围主要记录本单位开展文明单位建设活动、群众文体活动、上级领导关怀、取得的重要工作成果和重大事件等，这种以摄影为主要反映方式的、具有保存价值和反映本单位精神风貌的照片是精神文明建设档案的重要组成部分。精神文明建设照片的整理可按照片档案全宗档案编目要求编号，单独存放和整理。都应对每张照片单独编号，并对拍摄照片背景信息进行文字说明，文字说明至少应包括拍摄年度和具体时间、地点、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能简单的利用重命名的方式对拍摄照片标记后刻录保存，
要做数码照片数据备份和数据恢复工作 ，确保数码照片档案管理的信息安全，数码照片的保存也可刻录成光盘、磁盘脱机保存，可以用备份和数据恢复的方法保证档案管理系统在遭受到病毒等攻击时，原始数据不被丢失或损坏，从而避免文件被毁坏造成的巨大损失。
照片档案是企业精神文明建设不可缺少的重要组成部分，照片档案可以真实的将事情发生的场景展示给大家，比文字更具有直观性，是企业活动的真实记载，是企业宣传的窗口。
二、加强精神文明建设档案管理系统，实现档案电子化
档案信息化建设是新时期档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时展的必然趋势。电子档案系统是实现各类电子文件归档、整理、编目、查阅、统计、备份和系统日志记录功能的自动化管理系统，把档案中各类档案纸质实体转化成电子文件加以管理，纸质档案数字化后，使纸质档案与电子档案完全一一对应，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。
一是将档案管理信息数据网络化，形成一个完整的信息系统，发挥档案整体最大信息效益；二是加强电子档案管理系统检索功能，只有建设具有齐全完整的电子档案管理系统，才能真正达到完全通过电子件利用档案，而档案的检索功能才能使档案管理系统发挥最大利用效果。三是加强电子档案管理系统的安全管理，通过跟踪日志、备份数据、建立防火墙和更新防病毒软件等技术手段保障系统安全。
三、工作创新是新时期精神文明建设档案工作的需要
创新是社会发展的必然要求，适应新时期精神文明建设新要求，在变革中求发展，在发展中求创新，才能推动精神文明建设档案管理工作科学、规范发展。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新事物的思想武器，作为精神文明建设信息资料收集、保管存放和开发利用的档案部门，面临着管理现代化、需求多样化、信息网络化等多方面挑战，如果忽视档案管理工作的创新，档案工作就会落后于新形势的发展，无法为文明单位的发展提供有价值的参考资料，无法满足新形势下精神文明建设的新要求。
要想工作有创新必须有新举措，加强对档案管理者培训的创新工作，每年要对档案人员进行一次业务培训，鼓励档案管理者参加各种继续教育课程学习，通过培训全面了解档案工作面临的新形势、新任务、新要求。
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企业的档案管理工作是企业管理的重要内容，对企业的生产经营具有重要的指导作用，因此为了促进企业档案管理工作的良好发展，推动企业的进一步完善和成熟，必须认识到企业档案管理的重要性，把握档案管理中存在的问题，并针对这些问题采取积极有效的措施，解决问题，推动档案管理工作的顺利开展。以下将从档案管理中存在的问题着手，针对其不足进行一一阐述。
1.档案管理的意识不强
我国目前的企业档案管理工作中明显存在的问题是企业对档案管理的认识不够到位，对企业内部资料和档案的归纳和整理工作做的不够细致，所以资料和信息常常出现缺失和损坏，不利于企业档案的保存和管理，在一定程度上让档案管理的难度大大增加。从大多数企业的生产经营来看，我国的大部分企业更加注重企业的生产，往往容易忽略企业的管理，因此在档案的管理上，常发生管理不够标准化和规范化，档案资料不够完整，重要信息流失等情况。这样一来，档案管理的意义和作用没有真正发挥出来，不能够服务于企业。
2.档案管理人员缺乏
目前，企业大多存在档案管理工作人员缺乏的问题，多数档案管理工作者的综合素质不高，没有系统学习过档案管理的理论知识，因此在开展工作时不能够将工作落实到细节，部分档案管理工作者大多是兼职，不能够一心一意的服务于档案管理。再加上档案管理工作的薪资待遇较低，因此鲜少有人能够长期在这个岗位上工作，人动给档案管理增加了难度，不利于档案的整理和延续。
3.档案管理制度不够完善
部分企业建立了档案管理的相关制度，但随着企业的创新和发展，档案管理制度渐渐落后，大多数企业的档案在收集和整理方面存在问题，没有健全的管理制度为支撑，常常出现档案流失、档案的借阅不符合程序、档案被随意更改和涂鸦。与此同时，企业的档案大多没有真正用到实处，员工对企业档案的了解不够透彻，企业对档案的宣传不到位，导致档案大多被收藏，鲜少被利用。
4.信息化档案管理有待完善
信息化的发展为档案管理提供了一个契机，但目前的档案管理工作没有将信息化建设落到实处，没有重视信息化建设，不仅资金人力物力的投入力度较小，而且缺乏相应的制度体系作为保障和依据，也没有充分应用档案管理的硬件设备，更缺乏信息资源的开发和利用，这些因素都在不同程度上阻碍了档案管理的信息化脚步，抑制了档案管理工作的创新发展。
三、应对企业档案管理问题的对策
我国目前的企业档案管理工作仍然不够完善，存在一些问题和不足，而这些问题不仅会影响档案管理工作的顺利开展，同时也会给企业的生产经营带来不良的影响，因此，为了实现企业的进一步发展和革新，需要采取有力的措施改善档案管理中的问题，本文将从档案管理制度的完善、档案管理人员的素质的提高以及信息化档案管理的加强等方面，来分析解决档案管理工作问题的对策。
1.提高对档案管理工作的重视
要让档案管理工作在企业内部和谐发展，首先要认识到档案管理工作在企业的管理工作中是一项重要的基础性工作，对于整个企业的发展而言意义重大，作用突出。因此要提高对档案管理工作的重视程度，加强企业员工的档案意识和管理意识，让企业的每一位员工都认识到档案管理的重要性，明白档案管理工作是企业管理中的重点内容。此外，还要积极努力的创新和改善档案管理工作，争取企业各上层领导的重视和支持，在企业领导的监督和管理下，打造现代化的企业档案管理体系。
2.提高档案管理人员的专业能力
档案管理中不可或缺的一项重要内容是档案管理的工作人员，管理人员的专业能力和技术水平和档案管理工作的水平及质量息息相关，密不可分。因此档案管理工作要重视对管理人员的培养，通过培训、进修等方式，提升管理人员的专业能力和技术水平，提高管理人员的工作积极性，从而实现管理人员整体素质的提高，为档案管理工作提供可靠的人力支持。随着社会经济的发展，科学技术的进步，我国大部分企业有了突破性的进展，因此企业的档案管理工作也需要顺应时事，跟随企业发展的脚步，不断创新和完善，用更高的标准来要求档案管理人员的专业能力，培养高素质、高水平、高能力的档案管理人才，适应不断变化的企业档案管理工作。
3.完善档案管理的相关制度
完善的档案管理制度体系是确保管理工作能够顺利进行的依据和支撑，为了让档案管理工作更加规范化和标准化，需要完善企业的档案管理制度，将档案管理统一进行规范和管理，在进行资料归档时，要求资料和信息数据必须完好无缺，并且准确性要高，让档案管理工作时刻保持规范，从而根据相应的规章制度进行有序的管理。此外，档案管理工作还应该顺应时代要求，以科学合理有序为原则，建立相应的管理制度体系，根据档案的不同门类进行统一的管理，确保企业的档案管理工作能够做到有章可循。
4.推动信息化档案管理
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一、国有企业档案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要对工程质量进行评定，在评定过程中需要工程建设过程中的参考资料，而完整规范的建筑工程档案则可以为其提供需要的参考资料。由此可推断出建筑工程档案在建筑工程建设中的重要作用：1.在城市规划、建设和管理过程中，建筑工程档案能够为其提供相应的依据和参考，这样，相关单位就可以根据以往的城市建设经验，利用工程档案中的丰富资源，对城市进行高效、合理的规划和管理；2.竣工之后需要对工程进行维修管理、扩建和改建等工作，在此过程中相关人员可以依据规范而完善的建筑工程档案提供的充分资料和信息数据，对后续工程进行完善和管理；3.建筑工程质量的高低以及施工质量是否达到标准要求，都需要参照建筑工程档案，以工程档案对实际工程质量进行分析，一方面可以促使建筑工程整体质量的提升，另一个方面还可以在一定程度上提高工程项目建设的经济效益。因此，在整个建筑工程建设中加强和完善建筑工程档案管理工作是十分必要的。
二、国有企业档案管理的现状和面临的问题
（一）国有企业档案散、乱、缺、散
由于我国国有企业中的档案管理工作采用的是多头管理方式，原本具有连接性的档案却分布在不同地方，这样就导致档案资料的分散；目前我国国有企业的分公司在收集档案时，收集人员往往是固定在办公室中对工程档案进行收集的，由于其对建筑工程的施工流程等各方面实际情况不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企业在工程建设之前不进行适当的检验，工程竣工之后也不进行验收，而是将工程过程中一些散乱的资料分次移交给档案收集人员，从而导致档案收集散乱、不规范；有些档案收集人员的档案鉴定水平较低，在整理档案时缺乏相应的能力，使得管理的档案不集中，较分散。
（二） 国有企业档案管理的制度不够健全和完善
国有企业档案管理是企业管理的重要组成部分，为了确保档案管理与企业管理水平协调一致，档案管理过程中应该采用信息化的管理方式，管理人员应该树立新的管理观念，采用新的管理体制，这样才能提高企业档案的管理水平和管理效率。然而，当前国有企业的档案管理人员仍然没有摆脱守旧的管理思想，在实际管理中不能将档案管理工作融入到企业所有部门中去，相应的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人员设备不足
国有企业档案管理过程中热暖设备不足问题是一个较为普遍的问题，现行的工程档案管理体制是由三个层次组成的，分别是：总公司档案管理部门、分公司档案管理部门和工程项目部资料室。其中总公司档案管理部门和分公司档案管理部门人员配备的较少，相应的设备也较为陈旧，甚至有些单位出现档案库房不足的问题，这将会在很大程度上影响档案管理的安全性。工程项目部虽然配备了充足的人员，但是专业的资料管理人员却几乎没有，相应的专业设备也甚是缺乏，这就可能导致一些重要的档案资料丢失或毁灭。
（四） 档案质量差
国有建筑企业档案管理一般是有严格的质量规定的，但是就目前的实际情况来说，很多档案质量并没有达到规定质量的要求，甚至还有相当大的差距。例如，有的项目部为图一时的简单，在填写原始资料时偷工减料，使得填写的资料不完整；有些归档的资料没有办理完备的法律手续；有些工程项目的档案资料与实际资料不符等。
三、国有企业档案管理的改进措施
（一）依法治档，不断加强国有企业档案管理
加强国有企业的档案管理工作，应从三个方面着手：首先，档案工作者应加强对档案工作的认识，深入学习和掌握国家关于档案的法律标准，经常与领导沟通，获得领导的理解和重视，而企业也用加强对档案工作的重视和领导，对档案管理的人员配置、设备配备等予以保证；其次，应不断提升档案工作者依法管理档案工作的能力，在加强自身法律法规培训和学习的同时，加强档案管理工作队伍的建设；再者，建立完善的企业档案管理制度，结合企业的实际情况，对档案管理工作加强考核，从企业基层中贯彻落实依法治档。
（二）建立对国有企业档案损失责任追究制度
建立国有企业档案损失责任追求制度，实质上就是针对国有企业档案的重要性，在加强档案管理工作的同时，重视档案管理对公司各项建设的服务，全方位完善企业档案的管理工作。在完善综合档案室制度的过程中，向下属公司推行二级档案管理制度，通过在综合档案室实行年检考核制度，而在二级档案管理制度部门实行年度考核，这样，便可以及时发现档案中存在的问题并及时采取措施对问题加以解决。
（三）不断强化建档工作是档案管理的基础
针对目前国有企业档案管理中的“散”、“乱”、“缺”问题，应该采取相应的解决措施，针对“散”的问题可以采用“收”的方法，通过构建档案管理机构对现有档案和新建档案进行接收和保管；针对“乱”的问题可以通过聘用档案管理专业技术人员对国有企业信息资源进行整合和整理，可以称之为“整”的方法；针对“缺”的问题，可以采用“查”的方式对问题加以解决，具体做法是由相关档案管理负责行业档案的收集、整理、鉴定的指导工作，然后相关单位做好档案移接工作，相互之间明确责任。
（四） 提高档案质量
档案质量的提高可以从三个方面着手，首先是项目经理的档案质量提高的意识，其次是建立健全相应的规章制度，最后是加强档案管理过程的监督。在档案管理工作中，项目经理的主要责任是组织、协调和管理各部门的工作，由此项目经济的档案质量意识的提高是非常关键的；工程档案管理作为一个动态的管理过程，仅仅依靠单个部门或者个人是不可能对这一过程进行全面管理，必须建立建立健全相应的工作制度和加强档案管理的全过程监督，保证全过程档案的连续性和完整性。
结语：总而言之，国有建筑企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在实际管理工作中，档案工作者必须认识到档案管理的重要性，及时发现档案管理中已经存在和即将面临的问题，并针对这些问题及时采取相应的解决策略和方法。
参考文献：
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化工产品的研发过程往往需要经历很长的时间，并且从立项开始，在到产品的各项研发阶段，都需要根据项目的要求完成整个研发。同时在完成研发过程后也往往需要根据市场的要求，进行修改产品的设计及研发思路，整个过程涉及较长的周期。
1.2 专业面广、种类多
化工企业的产品涉及诸多具体的专业，涵盖的专业面较广，并且根据具体的产品种类还可以细分更多的领域。这就诞生了诸多的化学产品信息，并且包括各种行业的档案信息，要求档案管理中需要处理各类的化工专业信息。
1.3 技术储备功能和继承性
在化工专业的发展过程中，需要根据化工实验发展确定相应的化工学科发展，最主要一个特点就是实验中积累发展经验，并且通过不断地实验获得最终满足市场的技术和产品。其中，化工档案作用就是记录技术发展的中重要信息，能够提升产品技术的积累特性，能够发挥技术传承的作用。化工档案能够总结过去的研究经验，并且根据前人的研究为未来产品发展提供支持，从而能够保证化工技术发展的延续性。此外，化工技术发展中，档案管理工作能够通过搜集技术经验，形成相应的技术知识群，也就可以促进设计研究的发展，从而体现了化工技术的发展潜力。
2 化工行业档案管理工作的优化
2.1 档案的收集
第一，档案收集工作的基础是专业人员的工作知识，而领导干部的意识和重视程度直接决定了该工作的质量。在收集化工档案的工作过程中，若工作人员不具备专业素质，就不能在工作中实现信息的全面把控，从而导致档案收集工作出现混乱。若工作过程中领导干部的意识不到位，独一收集档案工作不重视，必然导致该项工作开展困难。第二，在档案收集工作中，需要建立符合自身发展的制度，能够建立全员的法律知识体系。在档案工作中，需要根据制度执行相应的工作，按照要求落实相应的责任。同时，档案收集工作人员能够熟练掌握各类专业法律知识，从而形成全面的法律知识体系，从而能够加强档案收集工作的客观性和科学性。
2.2 档案的整理
在档案整理工作中，直接决定档案管理整体水平，也是化工企业管理的关键工作。化工档案整理需要通过分析各类档案信息，进行相应整理和分类，从而形成完善档案体系。在具体工作过程中，必须重视提升工作技巧，具体包括：第一，能够及时追踪已存档的档案信息，根据档案要求进行分析相应的工作内容，在档案整理中能够按照企业的化工信息实施分类，及时地制定相应的档案整理规范，能够与相关部门进行及时的信息交流，实现档案信息的共享。第二，在档案整理中，还应该行业的发展，制定相应的解密和降密工作制度。根据相应的技术知识保密性，调整企业内部的共享范围和加密等级，做到与行业保持知识产权的与时俱进，从而能够全面提升档案管理工作规范性。
2.3 档案的利用
档案管理工作的根本还在于应用档案，具体档案的利用中技巧包括：第一，提升服务质量，转变服务模式。在传统的档案管理工作中，受到工作人员工作态度和专业素质的影响，诸多人员不能够提供主动服务，这就要求工作人员必须提升服务质量，通过服务质量管理全面提升工作人员的服务态度，并且按照行业的发展要求提供更加专业的档案服务。第二，在档案管理中应充分的使用信息化的工具，采用计算机和互联网来提升档案管理工作效率，全面提升档案管理电子工作的质量，从而形成全面化的档案管理模式。此外，应积极与专业信息化服务公司合作，挖掘档案管理工作的信息化能力。
2.4 加强宣传，提高积极性
