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工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。
2工程档案对建设工程的质量的影响
2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏
现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。
2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段
工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。
2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节
工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。
3做好建设工程中的档案管理的措施
3．1积极开展档案知识培训
对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。
3．2严格推行持证上岗制度
应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。
3．3完善办法制度
办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。
3．4强化对档案的宣传和利用
一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。
3．5实现工程施工与档案管理的同步进行
在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。
3．6档案管理科学化增强
随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。
3．7加强现场指导
企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。
4结语
总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。
参考文献:
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Keywords: municipal engineering; File management
中图分类号：TU99 文献标识码：A文章编号：
前言
城建档案工作线长、面广、点多、事杂，看似平凡却并非易事。其中每年的市政工程报建、验收，都须跟踪服务，项项对接，件件入档，繁复琐屑的工作凭的是求真务实、精益求精的精神。而对于市政工程档案的后期服务(主要是施工方对已备案的档案查找个别要件，复印盖城建档案馆的印章之后另有它用)、年度统算、审核、统一收费与档案的分类整理、编制条码、建档入库则环环相扣，不能有半点疏漏，否则，市政工程档案的收集便功亏一箦。如何做好市政工程档案管理，以下分别对市政工程档案的作用以及存在问题进行了阐述，提出措施，以期提高社会经济效益。
一、市政工程档案的作用
市政工程档案是城市规划、建设和市政设施管理的重要依据。随着城市现代化建设速度的加快，城市的基础设施建设也在不断地更新和发展，所有的规划都必须建立在现有市政设施基础之上，而这一切的来源就是市政工程档案。市政工程中类似给水、排水、燃气、城市防洪及照明设施等随着现代化进程的加速，为使城市景观更加优美，市政工程现在大部分实现了地下建设。如果没有准确、系统的市政工程档案，维护工作无异于盲人摸象，根本不可能得到有效开展。可以说市政工程档案是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛，是工程维修和城市管理者高效应对突发事件的有力依据。只有以市政工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能避免浪费和损失。
市政工程档案是保证市政工程质量的重要组成部分。市政工程档案是工程前期规划审批、工程建设质量控制、以及工程后期改、扩建的依据。在向国际大都市迈进的过程中，许多城市越来越重视市政工程档案的质量。为加强市政工程建设的管理，国家早就出台了相关法规和政策，明确规定了工程档案在工程建设中的重要地位，将档案验收列入了工程验收的重要环节，促进工程质量的提高。
市政工程档案是城市建设经验的积累，是进行城市建设技术储备的手段。建筑物实体和市政工程档案构成了城市建设活动的主要成果。衡量一个城市市政工程技术的标准之一，应当是它拥有高质量的市政工程档案资料数量，这就在一定程度上标志着他拥有比较雄厚的工程技术基础。高质量的市政工程档案可以真实全面地反映市政建设的全貌，可以极大地提高市政管理的水平，最大限度地提高建设效率。
二、市政工程档案管理存在的问题和措施
市政工程档案质量问题。随着城市建设的发展，市政管理日趋科学化规范化，城市管理者对市政工程档案的管理也越来越重视。但目前很多地区和单位市政工程仍然存在着重建设、轻管理的现象，与此相伴的便是市政工程档案资料的不规范、不齐全，甚至还出现了造假现象，大大影响了市政工程和工程档案的质量。
市政工程档案管理问题。建设单位存在着对市政工程档案工作不重视的情况，造成档案管理机制的不健全。市政工程档案管理分散，缺乏一套完整的现代化信息管理机制，对工程建设的约束力也在不断地弱化。另一方面，档案管理人员缺乏专业知识训练，管理水平低，服务意识差，工作往往处于被动应付状态。归档手续不完备，影响到工程文件使用的合法有效性。签字不全、漏盖章，代人签字等现象，以及一些随意性的修改时有发生，如果不加以甄别、规范，将会给今后市政档案的利用带来不便，甚至造成损失。
市政工程档案利用问题。目前在一定程度上还或多或少地存在着忽视市政档案利用的问题。某些城市，由于没有在工程开工前查阅市政工程档案或者南于市政工程档案不齐全，地下管线在施工中被挖断，造成局部地区停电、停水、停气的事故不断，有时甚至酿成火灾、水淹、爆炸等灾害，给人民生活造成极大不便，同时也影响了城市环境和社会形象。这种现象随着城市的大规模建设日益恶化，而且随着时间的推移问题将更加严重。
三、提高市政工程档案管理质量的对策
要建立健全市政档案管理机制。市政工程建设由于工程量大，涉及方方面面，往往一个项目是由参加建设的各方共同完成的，其档案工作因此也较为复杂，从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个过程需要建设、设计、施工、监理、采购等多单位密切合作，才能形成较为完整的档案。因此，理顺机制，明确职责，是做好市政工程档案工作的基本保障。
要建立健全相应法规和内部管理制度。市政工程档案管理要从源头抓起，建设工程伊始，就要在每个工程项目管理部设立专职档案员，负责该项工程的档案工作，并要求档案工作与工程项目的建设同步进行。城市管理部门档案室应负责对项目管理部的档案工作进行指导、督促、检查，确保市政工程档案的收集工作与市政工程建设同步进行，并依据相应规定，将工程档案工作作为市政工程验收的考核内容，档案验收要具有实行一票否决权，未按要求提交规范齐全的市政工程档案的建设工程，或提交的档案质量不符合要求的市政工程，有关部门将不予验收，承建单位要负主要责任并限期整改直至达到归档要求。在日常城市建设中，对因未利用已有市政工程档案而盲目开工建设，对城市造成不良影响的，给市民带来不便的建设项目，应追究施工单位主要领导责任。通过上述措施，可以提高市政工程档案意识，提高市政工程档案的利用率质量，进而达到提高市政工程质量的目的。
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Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.
Key words: construction engineering; archive; management measures
中图分类号：G271文献标识码：A
引言：近年来，我国城市建筑事业的飞速发展，建筑工程项目的不断增加，在快速的发展中保持着良好的走势，与此同时，也形成了大量的工程档案。建筑工程档案是建筑过程中形成的原始有保存价值的真实记录和实际反映资料。它记载着建筑物、构筑物、地下管线等建设活动。是建设项目管理、设计、施工、使用、维修及改建扩建活动中形成的档案。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门应有的职责。
一、工程档案的内容
1、前期文件资料。主要包括政府机关部门批准的立项、征地、拆迁安置等文件；工程勘探报告；测绘、设计文件等；规划、消防、抗震等有关部门的审批文件资料；工程勘探、施工、设计、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质呈鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件；工程有关的照片等。
2、工程施工阶段文件。桩基、土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底、定位测量、放线验收记录及材料出厂合格证及进场检验报告等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细雨则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的质量证时文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件；施工技术总结等。
3、竣工图。主要包括平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；室外给水、排水、热电等管网综合图；工程竣工图；电气（电力、电视系统等）综合竣工图；设计说明书、采暖通风空调节器工程竣工图、燃气工程竣工图、电梯工程竣工图、幕墙工程竣工图、结构竣工图、消防工程竣工图、智能化竣工图等。
二、建筑工程档案的特点
1、独立性。即一个工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出最重要的特点。
2、真实性。工程档案是该项目工程实体的一面镜子的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，档案材料就是工程质量标准，是建筑工程监督部门进行竣工验收的重要依据。
3、实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
三、工程档案管理需解决的的问题
1、档案材料报送不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到90℅左右，较差的单位情况就不同了，很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有地下管线，园林绿化、道路等档案材料寥寥无几。
2、缺乏统一的管理。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理到位。有的单位则不然，工程档案由非档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
四、工程档案管理的实施方法
1、在思想上在重视工程档案管理工作。建设工程中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将竣工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其中主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。不认真进行督导检查及时按日记录施工过程中存在的问题，到最后施工单位建筑工程档案很有可能一塌涂，大量的缺资料使得工程竣工后无法归档备案缺乏真实性，所以工程档案资料 最好应定期或不定期检查，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
2、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时在明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料收集、整理，以保证工程自项目开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据。
3、把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥作用。及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，严格把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。
4、加强对工程档案管理人员和相关技术人员的培训力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作中也发生了翻天覆地的变化，从而提高档案管理人员的素质水平也尤其重要。要提高档案管理人员的现代管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正树立“业务精通，爱档案如珍，维护历史服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面要注意档案人员的继续教育，积极组织他们参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任专职档案管理员，运用现代化管理知识好先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，更好地服务于建筑工程档案管理工作，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
5、加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，定期对施工技术人员加强编制档案材料的培训，不断提高编制工程档案材料的业务水平。施工单位应及时对档案管理人员进行督促，检查工程档案材料编制情况，按照标准编制档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6、利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对电子文件档案在工程档案中运用，各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，籍以提高工作效率。按照档案的性质好类型，收集整理的部门的档案资料，内容文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模版文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则）。
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Key words： hydraulic engineering files；security management
中图分类号：TU714 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
档案安全管理，是对档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，使其处于安全状态。在水利工程建设中由于技术较复杂，参建单位较多，交叉往来的工程技术文件数量庞大，产生了大量的档案资料，因此提高水利工程建设中档案管理的安全意识，加强水利工程档案的安全管理，具有重要意义。
1 加强领导，健全制度
加强组织领导，为做好档案工作提供坚强保证，强化措施，充分认识档案工作在的重要地位和作用，切实加强对档案工作的领导，档案管理工作离不开领导的重视和支持，把档案管理工作为一项重要内容来抓，把推动档案事业发展作为重要职责，加大对档案工作的支持力度，为档案事业的发展创造更为良好的条件，提供更为有力的保障。进一步加强和规范档案管理，促进档案管理水平上一新的台阶，对档案管理人员及相关人员提出档案安全管理要求，牢固树立安全管理意识，认真抓好档案工作的落实。
1.1 加强档案管理人员培训，做好宣传教育 水利工程建设中的档案管理客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案管理工作人员，专业知识和技能应该更全面。不仅要懂文书档案，还要懂工程技术档案，对收集到的档案进行分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对档案管理人员进行培训、使档案的标准化、规范化有—个切实的保障，另外还要做好档案安全管理的宣传教育工作，不断增强档案安全管理意识。
1.2 实行档案安全责任制，责任到人 认真贯彻落实《档案法》及档案管理规章制度，将档案安全工作列入议事日程和工作计划，确保档案安全管理工作责任的落实，及时的对水利工程建设中的档案进行收集、整理、归档工作，严格审批制度，对于借阅的档案进行登记。制定档案管理安全责任制，明确责任，明确各部门分管档案工作的责任人，把档案安全管理纳入绩效考核指标，档案资料归档和安全管理一并进行考核。
1.3 制定安全应急处置预案，加强应对措施 建立健全档案安全应急处置预案。根据实际情况，制定档案安全应急处置预案并加以不断完善，随时应对可能出现的各种突发性事件。
2 加强档案库房的安全管理
档案库房确定明确责任人，负责库房安全工作，严格按照国家档案局的《档案库房技术管理暂行规定》要求，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染及照明管理和档案保管状况方面工作。库房布局合理，档案排列有序，柜子的排列避免阳光直射，并保持通风良好，加强档案库房的技术管理，达到档案存储要求的温湿度，即：温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，配备温湿度自动记录仪器，掌握档案室内温湿度变化情况，对档案室定期进行清洁，使档案室清洁卫生，配备消防器材，严禁存放易燃、易爆物品。定期进行档案库房进行安全检查，做好检查记录，要不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏，发现问题或存在的安全隐患应即使向领导汇报并采取相应的处理措施。
3 加强电子档案的安全管理
随着社会信息化建设的快速发展，电子档案越来越多，电子文件以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。但在现阶段电子文件也有其技术上所不可避免的缺点，即其安全性如何来保障，文档的安全成为信息安全的最核心内容，因此要特别注重加强电子档案的安全管理，确保电子档案的安全性和保密性，做好电子文档的复制、传输和使用工作，确保档案不丢失、不遗漏，在电子文档安全防护领域，利用电子文档加密技术对文档进行管理，加强计算机系统及操作系统的安全管理，及时对电子档案使用的软件进行升级，在加强档案实体安全的同时，要确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作，消除安全隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生。
安全保管好档案是档案部门重要的责任，决不能有丝毫麻痹。确保档案资料的安全是档案部门的重要职责。水利工程档案全面具体的记录了工程建设的全部过程，不仅为工程建成后日常运行管理提供有效依据，还为以后的水利施工建设积累了宝贵的参考资料，是重要的史料资源，因此要做好水利工程建设中的档案安全管理工作，确保每一份档案的安全，坚决杜绝泄密事件的发生。切实做好水利工程档案的安全保管工作，使水利工程档案更好的为水利建设服务。
参考文献：
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（二）下发分局基建档案管理暂行办法，做到工程建设档案管理有章可循
根据单位工程建设任务重，档案管理工作复杂，及时下发（分局基建档案管理暂行办法）共五章四十四条，系统规范工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等方面档案管理工作，明确工程项目各个阶段档案管理的职责和操作规则，为新机场空管工工程项目建设档案管理提供基本依据，也成为档案管理人员学习基本材料。
（三）及时对档案管理人员进行专业应急培训
在档案工作领导小组成立后，指挥部对专兼人同进行摸底，发现很多兼职人员档案理论基础薄弱，经验不够。马上组织力量进行专题培训。请档案专职人员讲课，请上级和地方工程管理档案专家讲解，对专兼职人员外派培训，组织档案人员到工程档案管理先进单位交流学习，通过系统培训，指挥部专业兼职档案管理人员素质明显增强，在后来工作中，对出现不同问题的处理能力明显增强，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
（四）在工程建设档案管理中引入PDCA管理循环
空管安全工作有一套质量管理体系，在质量管理中，一线人员普遍熟悉PDCA管理循环原理和作用。加上档案管理人员都来自一线，指挥部领导把现代PDCA管理循环引入到档案管理中。一是做好档案管理计划。明确此次空管工程建设项目多，大小系统多，涉及面广东，规定档案收集范围，收集时间，及达到的质量标准。在实施阶段，根据各个项目的阶段性计划，分步骤量化指标。在检查阶段，对计划完成情况及时检查。在指挥部档案管理小组自查基础上，再请上级档案管理部门统一检查。在针检查出来的情况，进行系统分析，对阶段性档案管理完成好的项目组，进行经验总结，好的做法，在指挥部内进行推广。对没有达到阶段目标的项目组，下发通报，并下达整改通知，进行相应的经济处罚，同时对存在的问题自动转入下一个PDCA循环。引入PDCA循环后，档案管理呈现出目标清晰、操作规范、标准提高等良好局面。
（五）全过程监督管理是做好空管建设档案管理重要经验
以某新机场建设为例，空管工程建设项目，从2005年预可研开始，到2012年建设投入运行，历时七年，在这漫长过程中，工程建设档案管理全过程参与。
一是预可研、规划、设计阶段，档案管理提前介入，体现一个“早”。在空管工程建设指挥成立前，当时档案管理部门就提出具体意见，明确规定分两步走，有关涉及空管建设前期的档案管理工作，由单位档案管理部门临时抽调人员负责，指挥部成立后，由指挥部成立相应小组负责，过程的衔接由单位档案管理部门负责。单位档案人员对前期的档案管理采取个别辅导，过程跟踪，及时收集整理整理，成熟一批，整理一批。
二是有了专门档案管理小组。单位档案管理部门专职人员介入时，体现一个“实”。档案管理人员和指挥部专职人员经常深入现场进行及时的指导，加强与各项目组档案兼职人员沟通交流，及时提醒他们注意工程档案材料的收集工作，对已竣工的档案资料，完成一项，复查一项。
三是对存在问题的整改体现一个“严”字，在检查过程中，对发现的问题，坚持原则，严格要求，提出具体整改通知，规定完成整改的时间及质量要求。
四是在项目档案基本完成后，及时组织全面审核检查，体现一个“全”字。在空管项目建设基本完成后，单位档案人员和指挥档案小组人员，组成联合检查，主要为局方组织竣工检查打基础。这次检查，涉及项目多，检查内容多，时间跨度大的特点。
新机场空管工程建设档案共有：综合类：25卷，招投标类129卷，基础类17卷，设计类46卷，施工类194卷，监理类，20卷，校飞试运行2卷，共计：433卷。通过大家共同努力，新机场空管建设工程档案顺利通过竣工验收，受到单位的表扬。
（六）做好工程档案管理经验总结，供后面建设参考
新机场空管工程建设完成后，档案管理部门对此工程建设档案管理工作进行全面总结。一是要求各专职兼职档案管理人员写出档案管理工作报告，对完成情况进行自我评价。二是由单位档案管理部门，系统总结建设过程中档案管好工作的基本经验，对存在问题认真分析，提出改进措施，对后续空管建设的档案管理提出具体要求。
二、小结
1.建设单位领导重视是做好空管工程建设档案管理工作前提。
2.有明确法规规范是做好空管工程档案管理的基本依据。
3.有一支专业档案管理队伍是做好空管工程档案管理的基础。
4.科学管理制度（PDCA管理循环）是做好空管工程档案管理的手段。
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Keywords: construction engineering quality engineering archives measures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
随着我国社会主义市场经济建设不断发展，工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展，如何加强工程档案资料管理工作是提高工程质量的一项非常重要的工作。工程档案做为建设工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映。工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段；对提高建设工程中建设、设计、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理进一步融入工程质量保证体系具有较强的参考价值。
一、工程的质量控制直接影响工程档案的管理
建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
二、工程档案的管理以及监控措施
2.1与工程建设同步,进行全程监控
2.1.1及时对相关人员进行培训,提高工作质量
一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,施工单位能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。有些单位仅仅较为重视入厂安全,却缺乏档案管理方面的培训。因此,必须及早对相关监理人员进行培训,树立档案思想,这样才能够确保资料能够收集齐全并且质量较好。同时,对施工单位相关人员开展文件整理、档案管理、交工技术等培训,加强建档以及归档意识,熟悉其归档要求、收集范围、整理标准等。
2.1.2资料分发时必须加强监控
工程在施工过程中,承建方的资料室在工程竣工以及档案验收中起着十分重要的作用,同时负责图纸以及其他资料的发放。未来确保竣工时所需档案高质量,相应的管理者应当亲自参与监控资料分发的工作,分发前首先将需归档部分保存之后再分发,特别是像详勘这些数目有限的资料,必须妥善保管。这样才能够在保持图纸清洁的同时使归档资料比较齐全。
2.1.3立项时应当加强资料监控
工程项目在立项、审批、勘察之前,相应的管理部门并没有成立,自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散,部分文件在其文书相关部门,部分文件放置在规划部,并没有经过应有文书处理程序,同时,投招标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集,久而久之,会使收集上述文件的难度加大,甚至可能导致文件丢失。所以,在工程项目立项的前期,就应当及时介入档案的收集以及整理,由专人负责。
2.1.4对新设备的检验加强监控
新设备到货后,随之会有相应的图纸资料,值得注意的是,进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置,而国产设备所提供的使用手册又不足,这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度,就可能丢失设备资料。所以,必须建立合理的设备开箱检验相关的制度并且贯彻执行,对开箱权限予以明确。
2.2完善制度,明确责任
对建设工程进行档案管理是很必要也十分重要的,管理过程应当是有目标、有计划、有落实、有责任的活动。所以,承建单位必须建立由副经理或者总工程师领导,质量生成或者工程档案部门负责专管,下面的各级主管相应的分片领导,由档案管理者以及项目经理负责,由施工管理者来具体落实,并且对各级各类人员的权责予以明确规定。对于大型的工程项目部门一定有现场的档案管理员,对于中型或者小型项目部门,应当有兼职人员对资料进行收集以及整理。企业应当适时对档案工作者进行业务相关的培训,提高其业务水平以及工作质量。依照档案资料管理的重点在现场的特点,加强建立完善的工程档案编制、收集、归档以及整理的制度。
2.3发挥合同的法律效应
档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作,将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款,明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围,使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视,这样以来,就以法律形式保证了归档工作的落到实处。
三、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段
工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。
从建设工程档案管理的实践来看，首先是由市建设局把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，建设单位一定要与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，并填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改：第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发《建设工程竣工档案初验认可证》方能举行竣工验收会，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续：此外，还由市建设局统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。这一系列与建设行政职能相融合的措施。通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。
在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，我们及时向建设单位反映，防止了。以次充好”事件发生：还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。建设工程档案管理对工程质量的促进作用得到了建设单位(业主单位)高度认可。
建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了，把这个过程完整地链接起来了，也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。
对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的；在条件成熟的情况下，从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。 我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的成效为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量、确保人民生命财产安全、建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献:
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一、 工程档案资料的内容
1.综合性文件资料：包括上级批准文件、计划任务书、规划、征地、消防、环保、工程地质、水文、等审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料等。
2.土建工程及水、电、设备安装工程施工资料： 包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计、监理、工程例会纪要、混凝土、砂浆等配合试验报告；隐蔽工程验收记录；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图：主要包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、结构工程竣工图、给水、排水工程竣工图、强电弱电工程竣工图、通风、及其他特殊专业工程竣工图。
二、 工程档案管理的意义
工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，在城市建设活动中起着非常重要的作用。
1.工程档案是积累城市建设经验，进行城市技术建设技术储备的手段。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。如果一个城市它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，城市建设会很多困难。
2.工程档案是进行城市规划工件的基础。城市规划就是对城市、或城市中的各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。
3.工程档案是城市建设和管理的重要依据。由于经济和社会的发展城市现代化进程的加快，城市立体化程度越来越高，地下、地上、空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，面对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案---人的记忆是不行的。工程档案是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。
4.工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。2008汶川大地震后的城市基础设施的抢修、重建，工程档案发挥了重要作用。
实践证明，如果能合理、充分利用工程档案，就可以对城市进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分发挥投资效益。
三、工程档案的特点
1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
四、 工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整是建筑工程存在的主要问题。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
五、 如何做好工程档案的管理
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程现场又非常繁忙，施工人员绝大部分集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。业内资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。档案管理部门应该进一步加强对本行业的档案管理的法制教育工作。
2.建立健全档案管理制度是做好工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范。建设单位在项目建设初期就应按照国家档案管理的有关规定，结合实际情况，制定相应的档案管理、措施。
3.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点是也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，更新观念，提高认识，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，认清档案工作的意义和重要性，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4.加强施工管理，强化档案材料编制工作，严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行会面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。
当前，我国的建筑市场面临严峻的打打挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐近改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献
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Keywords: highway engineering; file; management
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
公路工程档案是反映交通发展的重要的历史记录，是各级公路管理状况的镜子，是工程建设的见证，是工程质量的反映。可以说，对公路工程档案管理工作的重视，就是对工程建设本身的重视。因此，重视和加强公路工程档案管理工作，对公路建设事业有着极为重要的意义。
一、思想上要重视工程档案管理工作
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
二、建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
三、严格把好竣工验收档案资料质量关
工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
四、公路工程档案收集要系统完整
公路工程收集整理是一项系统性、长期性、繁琐乏味的工作,牵涉的部门很多,覆盖的范围很广。因此需要本系统本单位领导职工的共同努力。我们要改变档案工作长期封闭的局面,摒弃“档案工作无关紧要”的旧观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据文件的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程的文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个公路工程都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、协调活动、会议记录等资料收集归档,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。从领导到职工都要增强“档案意识”,通过强有力的舆论宣传,发动全体领导职工,抓实抓好档案管理,营造“公路工程档案、人人有责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情,为档案工作的完整提供坚强的组织保证。在档案资料的收集中要做到两个结合:1、是办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合。2、是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将公路工程档案收集得更为齐全完整,在今后的公路建设中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为我国道路交通现代化建设服务。
五、公路工程档案的软件、硬件建设
要做好公路工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设。既要抓“软件“——队伍的建设,又要抓”硬件“——办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身情操,以自己的博学以及良好的职业道德,赢得社会公众的敬重从而提高档案工作在社会中的地位,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。
要加快档案室硬件的建设,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药、除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作。要加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建设逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案,服务于交通事业和社会其他部门。
六、及时做好传递和变更记录
在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年
[2]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004
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目前档案管理的难点，制约着建设工程乃至整个建筑企业的发展，因此，建筑企业要通过提高档案管理意识、实行现代化管理水平、提高档案管理人员综合素质，以及完善档案管理工作制度等措施，方可实现档案资源的科学化管理，促进档案管理工作的可持续发展，进而为建设工程提供良好的档案管理环境。
一、 房建工程建设档案管理的特点
一般房建工程项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂，所形成的档案有如下特点：
（一） 数量大、种类多
房建工程是一个庞大的系统工程，它由多个子项或专项工程项目组成。从项目立项、招投标、核准到开工、投资建设，再到项目竣工验收，长达5～10年不等。长时间所产生的文件包括勘测设计、招投标管理、配套供电交通、土木工程，设备安装，管道线路铺设、装饰装修等资料，并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载，形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。
（二） 价值高
房建工程档案收集来源于工程各子项的参建各方，在工程建设过程中，涉及质量评定、材料进场核定、事故理赔审定、天气情况、各阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可替代的重要依据，也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。
（三） 综合性强
房建工程建设涉及面广，它牵涉到市政绿化、土木工程、电力、交通、通讯、消防等各个方面，从而形成的房建工程档案专业性、综合性强。
二、 房建工程档案管理的常见问题
从上世纪90年代中期开始，在我国住房建行业中，陆续推行项目经理制、招标投标管理制、合同管理制及工程监理制，房建工程档案管理也取得了重大进步，但房建工程档案管理目前还存在以下问题：
（一） 管理规章制度不健全且执行不到位
房建工程档案管理点多、面广、量大牵涉单位多，且各单位相对独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全其实施细则未及时跟上缺乏完善的约束机制加上档案管理不重视，造成执行不到位，出现档案管理工作相互推诿、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良现象。
（二） 重工程建设，轻档案管理
为使工程项目尽快发挥效益，业主和参建单位在工程建设过程中往往只注重工程的形象工程建设进度而忽视建工档案资料的作用，档案管理意识淡薄从而未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，尤其是在施工阶段面临工期短、施工任务繁重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整理等工作，使工程档案管理与工程建设未能按时完成。
（三） 档案归档不及时且质量不高
房建工程建设长达数年，而档案文件的收集整理工作又具有持续性，受工程建设参建单位多，工期长、人员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能及时移交和定期整理归档。若到工程项目完工需办理竣工验收手续时，再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。
（四） 档案管理从业人员配备不足且素质不高
因对工程建设档案管理不重视，发包单位或施工单位配备的档案从业人员配额少且多为兼职人员，人员稳定性不强，而且对建工档案征集与收集、整理、保管与维护等要求掌握不全，使得工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的建工档案验收标准。
（五） 档案现代化管理水平不高且信息资源未共享
在实际工作中，各建设单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档，忽略电子文件的收集归档，纸质档案与电子文件档案未同步管理，工程档案信息未实现共享。
三、 应对房建工程建设档案管理问题的措施
（一） 加大宣传力度，增强档案意识
为加强对房建工程建设档案的有序管理，在工程项目开始时，就应对来自各参建单位及人员进行档案培训，从而增强工程各人员的档案意识，争取各方面的支持与配合，提高他们做好房建工程档案管理的自觉性和责任感，争取他们的重视和支持，摆脱档案管理的处于被动的局面。
（二） 完善制度，规范档案管理
一要根据国家及建设部门的相关法律、法规，结合房建工程的实际情况完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，有章可循；二要制定房建工程档案管理工作约束机制，将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；三要提高执行力，严格落实档案管理规定，从源头上为竣工资料的建档打好基础。
（三） 加强队伍建设，提高业务素质
一方面配足档案人员，保证档案人员的相对稳定。条件允许的，应配备专业人员专门管理；条件不允许的，也要设法提高档案工作者积极性和工作热情，使其安心工作。另一方面，加强业务培训，主要包括三方面的培训：首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；最后，对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，提高各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。
（四） 加强电子文件管理，开发档案信息资源。
首先，有一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、储存、查询、统计等操作的档案管理软件；其次加快纸质档案信息的录入速度，推进档案信息资源共享，建立档案目录系统数据库；最后要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享，为房建工程管理服务。
房建工程项目档案与一般生产技术档案有所区别，它是由多个单项工程形成，周期长、投资大，环节多，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有通过发包单位及承建单位做到领导重视，人员落实，档案管理制度健全，管理网络建立，过程控制和全程跟踪有效，即可保证搞好房建工程档案管理工作，从而满足住房建设快速发展要求。
四、总结
工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。
参考文献
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[2] 李玉山；；论工程档案在工程建设中的作用[J]；山西建筑；2008年28期
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一、档案管理的基本要求
档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。归档的文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映整个建设活动的过程。归档的材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写，归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。
二、目前工程档案管理普遍存在的问题
（一）工程档案资料管理制度不健全, 职责没有落实到位。
目前，部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处。日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作。
（二）管理经费投入不足, 保管条件较差。
建设单位中，只有少数单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案“六防”措施上更是难以落实，不利于档案资料的安全保管。
（三）管理人员专业知识不强, 业务水平不高, 管理欠规范。
建设单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。
（四）工程档案没有被充分利用。
工程档案深层价值的挖掘，利用几乎很少单位能做到。很多档案中该体现的汇总、分析、统计的数据都没有实现。建设单位建设的各类似工程不能通过档案给其他待建工程提供参考，许多项目经历的事件仅存在于事件发生当时及事件当事人的头脑中，无法从事件中提炼经验和教训。如几个项目出现类似的工程变更，这说明工程变更仅在项目本身作了纵向管理，却没有在建设单位进行横向的比较管理。
三、科学精致的流程图保障档案管理的完整性、高效性以基本建设程序为主线，建立工程档案管理流程。（详见附文一）。
四、利用好工程档案、体现档案价值
工程档案不仅是告诉别人我们做了些什么，还应是通过录入、汇总、统计、分析后，对项目管理起到促进作用。利用工程档案来控制工程项目建设活动流程及各项业务的规范性，利用档案来监督、促进工程的建设。
利用工程档案，除传统的纸质档案的查阅方式外，更符合时展、更便捷的是利用工程档案信息化产生的信息，来使用工程档案。
1、可以建立工程档案管理信息平台，根据建设单位的实际情况及对档案管理的预期效果，委托软件开发公司，引进适合的软件系统，建立工程档案管理信息平台。
2、除专业的软件管理系统外，也可利用日常办公软件，例如excel、word等，进行工程档案管理电子化，便于工程档案利用。
（1）、以项目为单位，从项目的立项到财务审计完成为止，以资金发生时间为顺序，建立项目资金费用表格。填报项目的年度投资计划、财务年度预算、月度产值、资金实际支付情况（包括工程变更的预算费用）、工程审计情况等内容，为项目的资金计划编制、成本控制、进度情况、各类报表的填报以及加快工程审计及财务审计提供基础性资料，便于项目的参与者了解项目的资金等情况。
（2）、建立重要文件的电子版本。
相关职能部门的批复意见：对于项目项建书批复、选址意见、用地预审意见、建设用地许可、可研批复、交评意见、初步设计批复、概算批复、施工图审查意见、用地批准书、中标通知书、工程规划许可证、施工许可证、工程界定表、工程移交单等相关职能部门的批复意见进行扫描存档，以增加档案的安全性及方便项目其他工作人员查阅使用。
各类报批文本、图纸、合同、招投标文件、变更联系单、单位发文等作为项目管理中的重要组成部分，在保存纸质版本的基础上，同时保存一份电子稿，以增强档案的安全，便于项目前期调整使用和作为其他项目报批、管理的参考。
五、建设单位工程档案管理的几点思考
（一）需要领导的重视。
工程档案管理是个系统性的工程，只是项目管理的一部分，虽重要，但却很难产生阶段性、象征性的效果，故需要单位领导的重视，需要投入大量人力、物力、财力在项目建设中，进行工程档案管理，随着工程建设，完成工程档案归档。
（二）需要各方有互助共赢意识。
工程档案管理不是一个人的事情，不是专职档案管理人员全心全意就能达到很好效果，需要各方共同提高认识，共同努力，相互协作完成。
（三）需要各方承担起响应责任。
建立工程档案的监督检查制度，使参与项目的每个人都承担起相应的档案归档、录入的责任，要保证档案原始、及时、准确、完整。在项目考核中，应将工程档案管理情况作为一项考核内容。
（四）需要提高工程档案的法律地位。
将工程档案归档、移交作为部分合同款支付的必要条件，且在招标及合同中明确工程档案归档的份数、时间、质量等要求，强化参建第三方的档案管理责任。
六、课题研究不足之处
1、由于人力、技术所限，未对工程档案管理信息化进行系统研究。
2、本课题仅就市政工程进行了工程档案管理流程编制。
附文一
篇12
XXX项目部文件资料管理的目标是：规范、有效的文件资料及时、准确、齐全、方便的服务于工程，为竣工档案移交奠定坚实基础。
XXX项目部秉承业主的文件资料管理原则，即事事有人管，人人有专责，办事有标准，工作有检查。
XXX项目部郑重承诺：严格执行国家、行业、业主、企业的有关要求，规范信息文档管理，认真贯彻执行各项规章制度，齐全完整收集归档资料，按期、高质量移交竣工档案。
二、 组织机构
（一）信息文档管理组织机构
XXX项目部根据工程的施工特点，建立分工明确、合理有效的工程信息资料管理职能体系。信息资料部是施工文件管理统一归口单位，负责项目部对内、对外的所有施工技术文件的管理，直接受项目部生产经理领导。信息资料部共设7个岗位，分别是：部长、副部长、图纸变更管理员、文档管理员、技术资料管理员、翻译以及网络工程师。项目部所属的各部室及各专业施工队伍设专职或兼职信息资料员，负责本部室、本单位的信息资料管理工作。
（二）信息资料部管理职责
1、文件资料管理职责
(1) 结合工程特点，建立合理有效的项目部信息文档管理组织机构，明确管理职责，确定工作目标，并在项目施工过程中保证组织机构有效运转；
(2) 根据国家、行业、地方标准、业主及其他接口单位的要求，制定适用于本项目的信息文档管理程序、制度；监督信息文档管理程序的实施，并持续修订，保持更新；
(3) 依据业主及工程要求，制订适用于本项目的信息文档管理表式；在施工过程中监督、审查表式的应用；
(4) 根据业主的要求，在规定的时间内向业主提供有关的文件清单及相关文件，并适时更新，保证其持续有效性；
(5) 制订适用于本项目的信息文档培训计划；在施工的不同阶段实施有针对性的培训工作，包括信息资料管理人员专业培训、信息文档管理程序的宣贯等；
(6) 负责所有合同要求设计文件、变更文件、文件资料、技术文件资料的接收、核对、标识、记录、出版、分发、修改更新、整理、保管、移交和处置，并对需处理的文件适时跟踪，定期汇总；同时负责相关电子文件的整理、递送和保存；负责项目部FU标识章、受控标识章以及作废供参考标识章的管理；
(7) 按照业主的要求，利用业主指定的数据接口提供施工文件管理、变更管理、图纸功能信息、文档管理方面的数据信息；
(8) 负责外文技术资料的中英文翻译；负责现场口译工作；
(9) 负责施工项目文件包的管理工作；
(10) 协助完成EESR竣工文档的管理工作，负责监督和审查竣工文件的规范性；
(11) 负责对项目部其他部室、单位信息资料管理提供技术支持；
(12) 负责制订和实施信息资料管理考核制度；
(13) 在施工的不同阶段，组织有针对性信息资料检查，负责各类资料的规范性审查；对检查发现的问题落实整改，制订有效的预防措施；
(14) 配合业主及公司组织的各类信息文档检查工作。
2、档案管理职责
(1) 工程开工前组建合理有效的档案管理组织机构，实行项目经理为第一责任人的档案管理首问制，加强档案管理工作的力度；并适时保证组织机构的有效运转；
(2) 根据国家、行业、企业标准及业主对档案移交的管理规定，制订适用于本项目的档案管理程序，以及相应的培训计划；在施工的不同阶段实施宣贯；
(3) 根据业主及公司的要求，与质保部、技术设计部协商制订系统、完整的档案移交范围、数量及质量，并报业主、公司审核批准，实施；根据审批的档案移交范围制订项目部有关单位的档案管理职责，明确分工，责任落实到部门、落实到人；
(4) 负责组织在施工过程中对归档范围的文件资料的收集、保存实施监督、审查；
(5) 系统工程竣工后，负责组织EESR文档的整理、审核，办理移交手续；
(6) 负责组织对竣工图的整理、移交工作；负责竣工图章的管理工作；
(7) 负责按照业主的要求，组织竣工档案的整理、组卷及移交；同时按照要求对相关电子文件进行整理、移交；
(8) 按照业主的要求，在指定的数据接口上录入竣工文件、变更文件以及其它AA19位编码文件数据，并及时更新；
(9) 配合业主及公司组织的各类档案管理检查、验收工作；
(10) 组织档案管理专项考核工作。
3、信息管理职责
(1) 负责XXX项目部信息设备软硬件的运行和维护；
(2) 负责XXX项目部计算机网络及通讯系统的建立、运行和维护；
(3) 负责组织信息系统数据录入的监督、检查和技术指导；
(4) 负责保障按照业主要求的格式、接口、频率提供有关数据。
三、文档管理控制手段
XXX项目部为保证文档管理目标的100%实现，确保管理原则在工作中的贯彻，采取切合实际、行之有效的信息文档管理控制手段。
（一）建立分工明确、合理有效的文档管理组织机构
根据本项目的特点，建立分工明确、合理有效的组织机构，使有关部门在施工的各个阶段便深入参与并跟踪工程文件的控制与收集工作，承担起多渠道形成文件的接收管理工作，保证工程建设期间文件收集的完整性，使文件资料的管理和档案的收集与工程同步进行。根据工程文件、档案的数量庞大、种类繁多、专业性强的特点，设置专业结构合理的岗位，配备与岗位要求相适应的管理人员。
（二） 制订有针对性的、操作性强的文档管理程序
1、有效的前端控制
有效的前端控制是文档管理的关键，因此在项目开工前期就根据工程特点，结合信息资料部的管理职能制订文档管理的各项程序，规范管理、明确职责，将文档管理的工作内容程序化、规范化，并在人员上岗前、在施工过程中、在竣工资料整理组卷时开展有针对性的培训和宣贯工作。
2、文件包管理的运用
在竣工资料收集过程中，运用有成功管理经验的文件包管理办法，符合档案管理的工作原则，从开工前计划、施工过程收集和检查以及竣工后整理移交三方面保证了竣工资料的规范性、完整性和系统性。
（三）制订文档管理专项考核制度
工程文档管理是工程建设管理的有机组成部分。XXX项目部将工程文档管理工作纳入工程目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范。同时根据制订的文档管理程序，将各项工作目标化、量化，建立与之相适应的监督考核机制。在施工过程中定期组织考核，目的是监督管理程序的贯彻和执行，考核文档管理人员的工作。有效的考核制度是管理程序贯彻执行的有力保障。本工程将借鉴以往施工现场成功管理经验，专门设立信息文档考核专项备用金。与信息、文档管理有关的部门领导、人员，在工程初期统一交一定数量的管理保证金。管理保证金实行阶段性返还和奖励制度，根据施工过程中组织的各项信息文档检查结果、岗位职责完成情况以及管理程序的贯彻执行情况等多方面的因素，对有关人员、岗位进行奖励和惩罚，对工作优秀者可成倍数奖励。
（四）结合工程情况组织文档管理专项检查
在施工的不同阶段，信息资料部将协同项目部其它部门、单位组织建立专项的文档管理检查小组，对产生的文件资料进行系统的检查。对发现的问题进行汇总、研究、分析，监督、审核整改，制订必要的文档管理预防、纠正措施。
（五）文档管理应用有效的信息管理系统
工程文件的特点是文件数量巨大、文件的相互关系繁杂、文件的版次多、多种文件介质共存。
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二、水利工程档案同步管理的目标任务
水利工程档案是水利工程建设全过程的真实记载，是对工程建设全貌的客观反映，实行同步管理是规范水利工程建设管理行为、实现建设目标的重要保障。实施同步管理能有效地规范水利工程建设行为，保证工程档案的完整性、及时性和规范性。1.目标任务明确在水利工程的前期工作中，应把档案管理列入议事日程，制定明确的目标任务，落实专兼职档案人员工作，从源头抓起，有效地把水利工程档案融入工程建设中去。盐城市实施的市区饮用水水源盐龙湖工程，自项目可研开始就制定了明确的档案管理办法，对档案的收集、资料的形成、归档的合理性以及档案分类号等都提出了一系列操作性强的办法。由于目标任务明确，盐龙湖工程建设的档案收集齐全、分类清晰、归档规范，顺利通过了验收，并得到较高评价。2.工作流程规范水利工程建设“重施工、轻管理”的现状导致了工程档案的整编工作一般都集中到工程竣工验收前一段时间，时间紧，人手少，工作量大。为了应付检查，工程建设单位往往是匆忙组织人手突击加工，档案整编的随意性较大，工作缺乏科学性、系统性、规范性，检查后返工现象较多，既浪费时间，影响工作进度，又影响到档案的整体质量。如果从工程开工起，档案管理部门及时介入，对参建单位档案整编提出统一要求，规范运作；在未装订前，监管部门再次把关，一次成型，既节约时间，又提高了档案的整编质量，档案专项验收也会顺利通过，为工程顺利通过竣工验收奠定良好基础。盐城市在全国第一次水利工程普查工作启动前，就制订了《盐城市水利普查档案管理规定》，对普查档案整编统一格式和要求。同时，要求各县（市、区）成立组织、落实人员、全程介入，从源头上严要求、高标准，并贯彻始终。历时两年半的普查工作期间，多次组织档案业务人员学习培训，制作专项档案PPT课件，现场模拟部分案卷的实际操作，把理论与操作有机结合，档案整编质量高且实现了全文数据库，获得了江苏省水利厅专家组档案专项验收优良等级。3.资料形成及时水利工程建设从开工到竣工，期间每个阶段都会形成大量的图表、文字、音像档案，在建设过程中必须细心收集。通榆河中段工程和北延送水工程均为国家重点水利工程，在中段工程档案整编时，由于工程开工年代久远，跨度近10年，当时对档案的重视程度不够，且档案人员不断变换，资料缺失严重，整编工作难度大，有些材料只能找到复印件，原件不知去向，重要的节点材料也难以找全，档案的内容不完整。但后期开工的通榆河北延送水工程，从项目的立项、审批、开工、建设到竣工，档案监管部门全程参与，建立档案管理机构，安排档案专职人员，分阶段及时收集，材料完整且一律原件保存，档案专项验收为优良等级。档案监管部门及时介入为工程档案资料的齐全完整，以及整编的规范性提供了有力的基础保障。
