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高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。
一、高校学籍档案管理面临的挑战
1.学籍、学历管理体制改革的挑战
学历电子注册：由于社会上假文凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。
新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。
学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。
高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。
2.学籍档案自身的挑战
学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。
档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。
3.服务对象的挑战
随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。
学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。
4.信息化服务的挑战
近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。
学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。
二、实现学籍档案的利用价值的对策
1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务
学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。
在学校学籍学历电子注册制度下，高校学籍档案必须进行规范化、科学化、标准化管理。学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。
2.以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展
高校档案部门应注意学籍档案材料的形成规律，规范学籍档案制度，科学分类，合理组卷，加强档案意识，从材料形成的源头抓起，与学籍档案材料形成部门沟通，遵循档案归档立卷的原则，做好归档前的立卷检查、指导工作，变被动配合为主动积累。日常工作中，要随时将日常教学工作中产生的新类型学籍材料补充到归档范围中，发现问题要及时与有关部门协商解决，明确档案部门应行政的监督检查、指导的双重职能[4]，保证学籍档案的完整性、准确性、真实性。
在档案信息服务时代，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估体系，从根本上提升高校档案服务质量。积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。
近年来，国家非常重视高等学校教学评估工作，教学评估过程中，有相当一部分支撑资料来源于学籍档案材料，在这种状况下，高校必须充分利用现代信息管理技术，建立与之相适应的学籍档案管理模式，进行有效管理；将学籍管理系统及档案系统工程进行有机整合，建立一个富有效率的学籍档案管理体系，使学籍档案为日常教学管理提供高质量服务，能量得到最佳释放，更好地体现学籍档案的利用价值。
3.强化信息服务技术，做好学籍档案信息的社会化服务
在学籍档案管理过程中，各高校的学籍管理工作的执行者是学籍档案管理人员。学籍档案管理人员的素质直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。应熟悉有关学生学籍管理的政策、条例、规章及办法，并具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。加强高校学籍管理人员的计算机网络技术知识的学习，提高业务管理水平。实行二级管理的学校，特别要加强一级学籍管理人员队伍的建设，并提高其业务素质和责任心。
学籍管理的受众是学校教学、学生和社会各界，档案管理也由对象服务转化为社会全方位服务，高校应做好学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学、学生和社会各界提供服务。具体说来，可以借鉴中国高等教育学生信息网，从新生报到注册、在校成绩、学籍异动、学历证书等全过程实行“跟踪式”学籍档案管理模式，做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学籍、学历、学位审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；分析各专业的毕业率和就业率，为高校改进教学方法、优化教学结构提供参考[5]；做好学生信息的维护对接，准确地提供学籍异动、学生奖惩信息等，最大限度地满足受众对学籍信息查询的需求，将学籍档案资源共享。
4.建立和完善档案信息管理平台，实现学籍信息与档案系统的对接
加强高校档案信息化建设，借助计算机技术，研发、使用配套适用的管理软件作为档案管理平台来实现学籍档案信息化服务，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着信息处理速度和工作效率的提高，使学籍管理的现代化方法成为必然，学籍管理与档案系统的对接是切实可行的。学籍档案查询面临着许多难题，如：某位学生于2001年入校，休学两次，2005年复学，按照4年制的学习过程，他应于2007年毕业，但是由于未按教学计划修满课程，延迟一年毕业。如果要反映该生的学习生涯，就要查询：一是2001年的录取名单；二是休学学籍异动档案；三是复学学籍异动档案；四是2007年毕业资格终审档案；五是证书换发材料。查找到这5份纸质档案材料，才串联出该生的在校情况。
如果学籍信息与档案系统实现对接，就不需要档案管理人员手工查找纸质档案，可以直接通过档案管理平台提供系统、完整的信息，将大大提高学籍档案的查准率、查全率，减轻档案工作人员的工作压力，降低档案工作人员的工作量。
三、结语
随着互联网与学习化社会的发展，学籍档案管理信息化不仅可以为学籍档案提供制度保障，也可以最大限度地满足社会的进步与教育的发展对学籍管理工作的要求。各高校应以诚信为本，认真做好学籍档案管理工作，为社会提供完整、准确、真实、可靠的档案材料，发挥学籍档案的作用，不断促进高等教育的发展。
参考文献：
[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报,2006,6（5）:119-120.
[2]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,23（2）：129-130.
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（二）管理人员队伍建设不完整
由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。
（三）档案管理工作缺乏规范性
因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。
二、加强学籍档案管理的对策
（一）加强档案宣传，引起领导重视
学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。
（二）加强档案管理队伍的素质建设
想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。
（三）建立完善的规范档案管理制度
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一、高校学籍档案管理状况
在高校学籍档案管理工作中，多数高校在宏观上对学籍档案管理工作比较重视，但仍有少数高校对学籍档案工作重视不够，意识淡薄，在学籍档案的规范化管理及具体工作上还存在诸多问题，面临很多实际困难。
1 案卷质量不高。纸张破损。各教学系一般在学生毕业后才将学籍档案移交到学校档案室，由于这些部门没有符合档案保管条件的库房和设备，也没有专职人员从事保管工作，学籍档案得不到科学的管理，一定程度上造成纸张发潮变霉、变黄破损，不利于学籍档案的永久保存。
2 时间编目混乱。有的学籍档案年度分不清，尤其是预科生、插班生和延长学制的学籍档案，有的归到插班前的年度，有的又归到插班后的年度，时间混乱，难以查找。
3 标准不统一。由于部分高校在学籍管理方面没有制定一个规范的标准，学籍档案的编目，检索工作一般都是有档案室负责，但在各系移交的标准不一、规范程度不同的学生学籍档案基础上进行编目、检索工作，显然难以卓有成效。
4 检索方式陈旧。部分高校提供学籍档案利用的方式，是到校档案室进行手工检索。这样，提供利用的效率不高。加上以前的学籍档案管理不够规范，没有统一标准，档案资料杂乱无序，查找时相当困难。因此，学籍档案的检索手段有待进一步改进，
5 培养模式复杂。很多高校并不是单一的本科教学模式，还有短期培训、成人教育、大专教育、专升本教育、远程教育、函授教育、高师卫电教育、研究生教育等，造成学籍档案的多样性和复杂性。这样就增加了学籍档案收集工作的复杂性，给收集学籍档案齐全、完整带来困难。
6 学籍档案内容不完整。部分高校对学籍材料管理往往是教务处负责学生的学习成绩和学籍变动的记载，学生处负责学生的奖惩情况，而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成，形成多头管理，给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果部门之间互相沟通不够，容易使学生在校期间一些重要情况不能集中反映到学籍档案中。使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。
二、高校学籍档案管理走向
1 完善管理制度，实现规范化管理。建立一套完善的、科学的规章制度，建立明确的办事理念，严格执行各项制度是高等学校学籍档案管理工作的基础。在此基础上，在实践工作中不断总结经验。进一步创新，改进方式，努力实现学籍档案工作的系统化、规范化、制度化。各高校应当根据相关文件精神，制定适合校情的学籍档案管理制度。各个环节必须要有专人负责，建立校、系两级管理岗位责任制，减少随意性。避免人为因素的干扰，确保工作万无一失。
2 增强高校学籍档案管理意识。树立档案意识是做好学籍档案管理工作的重要内容。高校档案部门和档案工作者要增强档案意识。必须认识到档案管理工作特别是学生学籍档案管理，对高校教学评估以及高校教育长远发展的重要作用。有关人员必须认真学习《档案法》以及党和国家在档案方面的有关政策和相关法律。真正地从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，它可直接影响到整个学校的档案工作，影响到用人单位对毕业生的全面了解，影响到高校毕业生的就业和高校的长远发展。
3 制定周密的收集方案。学籍档案是对学生入学到毕业的整个过程进行的一系列管理工作，是对教学活动的原始记录。因此。学籍档案的建立，必须伴随整个教学活动过程，按其自身的特点和原则进行。一份健全、完善的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤、学习成绩、思想品德、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业、毕业去向等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学生处及各院系等部门。因此。需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采取多种形式的搜集，在搜集学籍档案以前就要主动搜集相关基础资料，并能主动加强与相关部门的联系，及时收集到位。由于数据来源不同部门，质量和格式难免参差不齐。因此，在收集时务必检查，必须坚持随时收集，随时登记，发现问题及时纠正，提供材料的原始数据要准确无误、真实可靠，确保归档材料的准确性和真实性。
4 充分利用现代信息技术，提高办公自动化水平。高校应为学籍档案管理的现代化提供一定的资金支持，配备档案现代化办公设备。如各个系的教学秘书应配备电脑、打印机、复印件、扫描仪等。这是实现学籍档案现代化管理的必要的硬件条件。利用技术和设备，实现学籍档案的现代化和自动化，对于改革档案管理手段、改善档案管理条件、有效提供利用具有重要意义。
5 遵循学籍档案的建档原则。学籍档案产生于教学活动中。是人才培养过程的原始记录。因此。学籍档案管理人员要严格执行教育部及地方教育行政主管部门的有关规定，对学生从入学到毕业的学习成绩、思想品德、考核记载、转专业、留级、休学、复学、转学、毕业等方面作完整的记载，并按规章制度妥善保存，从而形成完整的学籍档案。在平时的学籍档案管理中。要按档案规范化原则及时进行整理。不仅要做好平时的立卷工作，还要及时归档，避免材料失散，确保档案的完整。对学籍管理的内容必须实事求是客观的记载。不得弄虚作假，对含糊不清的问题必须及时调查核实。只有这样，才能做到事事记载真实，件件查之有据，真正体现学籍档案的真实性和完整性。
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学籍档案是指学生从入学到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍（学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康表、体育合格表等。学籍档案也是在学校学习、实践中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。它不仅是学生在校期间各方面的表现及重要社会实践活动的真实记录，而且还是反映现实德、智、体、美等综合素质以及学生家庭关系、社会关系以及经济状况的重要原始材料，也是学校考察、培养、教育学生的第一手段，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。
近年来，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已经不能适应高校发展的需求。此外，随着高校扩招和毕业生就业形势的日趋严峻，高校学籍档案作用日益显著。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。
一、高校学籍档案管理现状及存在的问题
（一）档案管理工作不完善，缺乏规范性。
高校学籍管理普遍没有统一的、详细的、符合实情、可以遵循的规章制度，而学籍档案形成时间长、来源分散、设计部门多、工作量大、缺少规范管理，便致使管理职责范围不清，部门间工作人员相互协作欠缺，客观上造成学生档案管理的不认真、不严谨。
档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。其集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。因毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而学生的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。
学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目或填错信息等现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；由于装订不规范，档案资料卷内没有目录、页码的较多，故查找不便。
（二）学校领导对档案管理工作不够重视。
学籍档案发挥的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，容易被学校领导忽视。在高等院校，档案管理工作普遍未得到领导的重视，其档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺乏专项业务经费和专职的档案管理人员。
（三）档案管理人员素质有待提高。
高校学籍档案管理人员整体素质不高，主要表现在档案管理队伍结构不优化，人员年龄呈现中年化趋势，知识层次及专业素质均不够高。档案管理部门在学校往往属于从属地位各院系都没有专职学生档案管理人员，而兼职人员事情多、任务重、流动性大，既缺乏档案专业知识和理论素养，也缺乏专业水准。档案管理队伍观念陈旧，业务水平低，工作积极性不高，经常为能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，导致学生档案资料残缺不齐。此现象严重制约学籍档案管理工作的发展。
（四）档案管理模式和工作方法落后。
目前，学籍档案管理相对落后，主要表现在利用现代化技术进行开发利用的程度有限，大多数高校学籍档案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能从根本上改变档案管理利用率底、信息涵盖不全等问题。然而，随着招生规模的不断扩大，学术档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等问题，传统的手工管理手段已经远不能满足使用者的要求，而且制约着学生档案管理的发展。即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能充分发挥计算机管理效能，达不到无纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，也谈不上建立起档案信息管理系统。
（五）学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。
许多高校没有制定学籍档案管理工作实施细则，不利于学生档案的整理和长期保管，故降低了其凭证作用和有效开发利用。学校相关部门宣传力度不到位，加之高校学生档案意识薄弱，致使学籍档案管理出现诸多问题，学生“弃档”现象突出。
档案管理部门和档案管理工作者对档案管理工作缺乏足够认识和了解，缺乏后续管理。很多高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，未真正对档案信息进行深加工，也未能更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，其中查询方法落后、查询手续繁琐、查询面较窄等问题。严重影响了学籍档案的利用效益。
二、如何加强高校学籍档案管理
（一）建立完善规范的档案管理制度，注重档案质量管理。
职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保密管理、传递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事；主管部门应加强协调，切实改变各部门各自为政、各行其是的局面，从而使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样得到贯彻执行。
以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。使档案管理工作得到完善，并具有规范性；树立档案意识，不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，从而完善档案管理工作。
（二）提高档案意识，加强领导对其的重视力度。
学籍档案的管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规划管理的关键。学校领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高意识，转变观念，认清档案管理的重要性。重视档案数字化的大势所趋，高度重视档案网络信息化、数字化建设，以较高的工作质量来促进档案质量。各级党政管理部门和教学系管理部门都必须牢固树立质量意识，都得提高对学籍档案重要性的认识，并做好对下级工作人员的工作指导。
（三）加强档案管理队伍建设。
重视档案干部队伍建设，使队伍结构不断优化，建立一支科学、优化、稳定的档案管理队伍。为档案管理人员创造提高业务水平和专业能力的平台。形成由学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
组织开展相关的业务培训和学术交流活动，使档案管理人员的业务水平、工作效率和运用现代化设备的技能全面提升。
建立相应的岗位责任制，与考核制度相互制约，形成“目标管理”的公共环境。务必保持档案管理队伍的相对稳定，充分调动档案管理人员的积极性、能动性、创造性，从而促进档案工作与学校各项工作的协调发展，更好地为学生就业服务。
（四）健全档案信息管理体系。
随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式已经不能满足信息时代的要求，传统的管理模式和手工方法将被打破。提出科学、规范、标准的操作方式，并统一工作标准。使档案部门与有关部门密切配合，在一定程度上实现档案工作和学校主要职能活动的同步管理，多途径的尝试信息分类的实践，务实档案工作实践的档案分类方案。
学籍档案管理应实施“两步走”战略：一是纸质个人档案，二是电子档案。并建立档案信息管理体系，以电子档案库为基础，在新生入学时就建立一个有着个人详细资料的电子档案库，随着档案材内容的增加而增加。档案管理人员要做好档案信息资源的收集和保管，还要了解用人单位的要求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学习良好的形象，建立起一套科学、高效的学生档案管理体系。其中，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。
（五）开发利用信息资源，引入现代化手段，做好后续管理。
档案部门应积极探索利用途径，不断丰富检索工具，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出主动服务的特色。
利用现代化技术进行开发利用档案信息资源，对数据繁杂、表格规格多样、内容涵盖量大等这些材料进行电脑管理，务实档案部门现代管理；依托现代技术，制备出多层次档案研编成果，力求满足利用者的需求，深化档案研编的层次；在办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整地纸质材料交给档案部门，档案部门做好后续管理；提高档案使用效率，使传递快捷成功。档案部门要建立一套完善的管理系统，毕业生毕业材料必须全部输入进去，使其作用得以真正发挥。
（六）增强意识，努力提升自身综合素质。
首先，档案管理人员应树立现代管理意识。第一，要树立档案意识。高校学籍档案管理工作是一项服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。故档案管理人员必须树立档案意识，学校领导应加强学生的档案意识。第二，要增强服务意识。积极主动地与有关部门和教研室联系，踏实、认真地做好本职工作，端正服务态度。要善于与人交流，建立良好的人际关系，并且具有灵活的社会交往能力和巧妙的协调能力、快速的沟通能力以及对环境的适应能力等。第三，要树立法律意识。学籍档案管理也是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法规定进行管理。档案管理人员要树立较强的法律意识，努力学校《档案法》及国家有关学历、学籍管理方面的法律知识和学校的规章制度。同时，档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。
其次，档案管理人员应具备过硬的业务素质。学籍档案管理工作是一项业务性很强的工作，故管理人员必须熟悉业务，工作才能得心应手，管理人员才能做到心中有数，才能及时有效地做好工作。同时，管理人员要有严谨的工作作风和开拓创新的精神。不能凭个人主观意愿、凭工作经验办事，更不能感情用事，还要有勇于开拓创新的精神，积极专研业务，在工作中发现问题并解决问题，此外，管理人员要熟练使用计算机，提高工作效率，从而能够十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，务实管理工作的科学性和时效性。
总之，学籍档案是学校档案管理工作的一个重要组成部分，而档案质量是档案的生命线，故做好档案质量具有深远的作用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并且具备过硬的自身素质，从而使档案质量不断提高，务实档案管理工作。
参考文献：
[1]黄建娟.浅谈高校学籍档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经济,2006(5).
[2]戈小宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报,2008(3).
篇5
高校学生；档案；管理；策仪
就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。
一、学籍档案所具有的作用
（一）学籍档案具有凭证作用
正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。
（二）学籍档案具有参考作用
除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。
（三）学籍档案具有评估作用
一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。
（四）学籍档案具有人才信息库的作用
对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。
二、当今我国学籍档案现存的缺陷
（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难
对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。
（二）学籍档案管理渠道较多
现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。
（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视
就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。
三、提高学籍档案策仪
（一）让学籍档案受到足够重视
对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。
（二）不断对学籍档案进行规范化管理
要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。
（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作
现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。
参考文献：
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[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208
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1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。
主要参考文献
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每一个大学生都有自己的学籍档案，其中记录了一个学生在大学期间的方方面面，包括参与活动情况、学习成绩、获得的奖励或受到的惩罚、遵纪守法情况、毕业证书和学历证书获得资格等。因而，高校学籍档案的管理水平直接影响大学生档案信息的准确性、完整性。众所周知，应聘单位在招聘人才时非常注意查看应聘者的档案，主要是确认应聘者是否有过违纪行为，是否达到了应聘条件。从这个角度说，高校学籍档案对毕业生的就业起着非常重要的作用，学籍档案越是完整、详细，越能够让用人单位了解毕业生，从而使毕业生拥有更多的就业机会。但是，目前我国很多高校学籍档案管理水平较低，缺乏学籍档案管理意识，因此，对高校学籍档案管理开展研究是非常必要的。
一、目前高校学籍档案管理存在的主要问题
（一）缺乏学籍档案管理意识
高校比较注重教学和学生管理工作，对于其他的辅助工作，尤其是档案管理工作通常是被遗忘的一块，这主要是因为档案管理不能直接对高校起积极的作用，只有在学生毕业的时候才会用到档案，并且学生将档案提走后便交给工作单位，管理水平高或是低表面上看对高校没有什么影响。因而，高校认为对学籍档案进行基础的管理就可以了，没有必要花费大的精力和时间进行学籍档案建设和管理。高校领导的不重视致使档案管理人员平时敷衍工作，对于学生的重要信息不进行及时的搜集和整理，造成大量信息的累积甚至遗失，那么学生毕业提取档案时经常会发现单位所需要的很多东西没有在档案袋里，从而给学生的就业带来很多不便。
（二）缺乏专业的档案管理人员
目前，大部分高校的档案管理人员都不是档案管理专业毕业，更没有经过专门的档案管理知识和技能训练，因而在对学籍档案进行管理时往往是凭借主观经验，管理方法比较传统、理念也比较滞后。除此之外，专职档案管理人员非常少，基本上都是兼职人员，比如高校行政人员或辅导员，他们在工作之余按照学校的要求对学生的学籍档案信息进行搜集、整理、装袋。由于兼职人员主要从事本职工作，对于档案管理工作可能不会上心，再加上工作比较繁忙，可能会造成对学生的学籍信息不能够及时了解和掌握。
（三）学籍档案信息缺乏创新性
随着社会的发展，我们越来越强调创新的重要性，创新可以使一个人、一个组织充满活力，那么在新的时代，高校学籍档案管理也应该有所创新，体现时代气息。但是，目前展现在我们眼前的学籍档案信息仍然是几年前甚至是十几年前的样子，没有丝毫的创新，具体表现在：首先，关于学生思想政治表现的信息到处都是，比如入团情况、入党情况、政治课学习成绩、思想汇报，这些信息基本上占整个学籍档案信息的一半。而关于学生参与活动、组织活动，尤其是体育、美术、歌唱方面的信息在学籍档案里反映的很少；其次，档案信息不完整。学籍档案里关于必须的基础课、专业课成绩比较全面和完整，但是，在大学里很多学生为了修满学分都会选择自己比较喜欢的一些课程进行学习，也就是所说的选修课，关于学生这些课程的成绩却没有装入档案袋里。因而，学籍档案信息过于传统使得用人单位无法全面、深入了解学生。
（四）学籍档案管理缺乏规范性
高校一般有若干个二级学院，为了简化档案管理工作，通常赋予二级学院管理本学院学籍档案的权利，这就造成了每个二级学院管理学籍档案的方法、观念、手段不一致，从而使得高校学籍档案管理缺乏规范性，致使产生很多的问题，比如因为没有严格、统一的规定，一些二级学院没有做好学籍档案的保管工作，使得一些学籍档案发霉、破损甚至遗失。再比如，关于学籍档案的查阅和检索没有一个规范的流程，存在很大的随意性，这就可能造成学生一些信息被泄露出去，从而对学生的安全构成威胁。
二、完善高校学籍档案管理的有效措施
（一）提高对学籍档案管理的认识
要提高高校对学籍档案管理的认识，首先必须认识到学籍档案的重要性：第一，学籍档案可以帮助教师更好的了解学生，促进其教学工作的顺利开展。因为学籍档案基本包含了学生的所有信息，比如学生的学习成绩、思想状态、参与活动情况、特长，根据学生的实际情况，教师可以有针对性的设计教学环节和制定教学方案，从而提高教学水平；第二，为学校各部门提供发现问题和解决问题的依据。透过学生的学籍档案，学校各部门可以充分了解学生的状态，及时发现学生所遇到的问题，从而便于学校采取有效的措施解决问题，帮助学生快速成长和发展。因此，高校领导应该将学籍档案管理的重要性告知每一位档案管理人员和教师，增强其学籍档案管理的责任心。
（二）提高高校学籍档案管理人员的整体素质
高校学籍档案管理人员的素质水平直接决定着学籍档案的管理水平，具有档案管理专业知识的人员通常能够按照规范的方法和手段来管理学籍档案，从而确保学籍档案的完整性、真实性。要提高学籍档案管理人员的整体素质，高校应做到以下几点：首先，吸收和引进一些专业知识扎实、经验丰富的档案管理专业人员，使其从事专门的档案管理工作；其次，对现有的档案管理人员进行定期的培训，使其掌握学籍档案管理的基本知识，并了解当前比较先进的档案管理方法，开拓档案管理人员的视野，促进其不断的创新。
（三）建立完善的学籍档案管理机制
针对目前学籍档案管理缺乏规范性的现状，笔者认为高校应该建立完善的档案管理机制，来规范各二级学院的学籍档案管理工作，提高高校学籍档案管理的整体水平，具体做法如下：一是，在高校教务处设置专门的学籍档案管理岗位，指派专门的人员负责学籍档案管理工作，关于学籍档案管理的方法、手段、学籍信息等应该出台统一的规范性文件，要求各二级学院严格按照规范性文件来执行学籍档案管理工作；二是，督促各部门之间加强联系和合作。学籍信息的搜集离不开各部门积极的配合，比如学生处应及时的将学生的动态反映给教务处学籍管理岗位工作人员，帮助学籍管理人员及时的更新学生信息。
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首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
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学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。
一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题
1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。
学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。
2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。
许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。
3、管理的模式不规范
许多高校的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办高校中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。
4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。
许多高校的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。
5、学籍档案的开发利用率很低
档案管理人员的不专业，业务的不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。
二、加强学籍档案管理的有效途径
为维护高等学校档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，高校应该从多方面加强对学籍档案的管理。
1、建章立制，组织保障、责任明确。
加强制度建设，提高管理水平是必须的前提，领导重视，组织支持是必要的保障。高校应结合学校的实际情况建立本校学籍档案管理的规章制度，应把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定分管领导，配置专职管理人员，用战略的眼光和现代管理的观念来认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导，及时研究和解决工作中的重大问题。
2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。
根据《高等学校档案管理办法》规定，全日制在校生规模在一万人以上的，学校应当建立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室，统一管理学校档案。但是，现在多数院校，尤其是民办高校，学籍档案是隶属教务处管理。这样一种管理模式，不能合理使用人力、物力、财力，更不利于档案现代化管理和有效利用，因此，高校应该对学校的档案管理体制进行必要的调整，保证档案的完整性，提高对档案的利用效果。
3、加强业务培训，提高管理人员的素质。
学籍档案材料多、繁，需要一定的专业知识和业务知识，高校可以采取参观示范单位档案馆，请专家讲解业务知识，培训具体操作等手段，定期、不定期的加强学籍档案管理人员的业务培训，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，提高管理人员的综合素质，才能保持人员的相对稳定，利于学校档案管理。
4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设
要加强学籍档案的规范管理，必须抓好学籍档案的收集、整理这一基础工作。学籍档案形成的周期长、种类多，问题杂，而且往往是与学生的动态发展相联系的，规范管理才能确保学籍档案的完整性，使之能够完整地反映学生在校期间的学习与成长过程，否者将带来重大隐患。同时，应该建立健全学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍档案信息平台，提高学籍档案现代化管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。
5、以评促管，以评促建。
学校内部，学校之间，上级主管部门应该定期、不定期的进行学籍档案管理的检查、评比，通过这些首段找出管理中存在的问题，以评促进管理，以评促进建设，使学籍档案管理更规范，更有序。
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大学生档案意识薄弱，对档案的重视度不够。很大一部分学生对自己档案内容价值及服务利用认识不清，对档案材料的填写敷衍了事，字迹潦草，信息不详，不积极主动收集体现自己接受教育背景、有利于就业求职的档案材料。学生对在校期间获得的各种荣誉证书是否装入档案，也不过问。在校期间从未进入过档案馆或使用过档案，甚至没听说过档案馆，对档案的作用一概不知。
2、学校方面
（1）档案管理队伍不够专业化，缺乏责任心
目前，很多高校档案管理工作者变动频繁，没有专职的档案管理工作人员。而且没有系统地学过国家对档案管理的相关法律法规，档案意识淡薄，缺乏档案管理的基础知识和专业技能，对档案管理工作认识不到位，认为档案管理不是什么重要工作，就是抄抄写写，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和转递就行。结果导致对档案管理工作不重视，档案管理工作较为混乱。另外，多数档案管理员缺乏必要的责任心。对能够真实反应学生在校期间各项表现的材料不能及时归档，学籍档案里的材料单一，学生档案中能够反映大学生在管理能力、奖惩情况、心理素质、综合素质等方面的材料不健全。学年鉴定表、毕业生登记表上面的评语老套、雷同，不能真实全面地反映学生情况，不能为用人单位提供有价值的信息。
（2）对学籍档案管理重视不够，制度不健全
目前，没有针对高校学生档案管理方面的统一法规，因此致使部分高校对该项工作重视不够，未能建立起一套系统、连续、完整的档案管理制度，使得学生档案管理体制较为混乱，缺乏应有的制度化和规范化的管理。有些学校虽然制定了相关规定，但内容空洞缺少细则，缺乏统一标准和操作规范，常在实际归档操作过程中出现混乱的错误，为后续工作带来诸多不便。另外，由于学校对该工作的重视度不够，投入较少，硬件设施不到位，引起档案材料霉变、虫蛀等现象。
（3）现代高新技术未能充分应用
随着高校扩招，学生人数的不断增加，学生的来源各不相同，庞大的学籍材料收集、整理工作给学籍档案工作人员增加了很大的困难。现代高新技术未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匮乏。大部分高校还保持纸质档案管理，有需要查阅学生学籍档案、或政治审查的单位不能使用网络技术进行远程操作，不得不登门拜访。
二、加强高校学生档案管理的对策
1、积极做好引导工作，培养学生良好的档案意识
高校应邀请相关专业人员对学生做关于档案管理、档案的作用的讲座，辅导员应通过现实案例对学生进行广泛的宣传，让学生了解档案的用途，明白档案的重要性。增强学生对档案的认识，妥善处置好自己的档案，以免给将来带来不必要的麻烦。如有的学生由于档案问题失去读研的机会、报考公务员的机会，有的影响户口迁移，有的影响职称评定等。
2、加强学籍档案管理队伍建设
首先，加强兼职档案员队伍建设，重视学籍档案管理人员的业务素质培养。目前，有部分高校缺乏专业的档案管理人员，学生学籍档案的工作主要是有兼职人员来完成。因此，学校要重视档案管理专业人才的引进，同时注重兼职档案人员的培训，促使他们尽快掌握档案管理的相关理论知识和法规，熟悉档案管理具体工作的方法和流程。同时重视加强相互沟通交流，营造相互配合的良好氛围，推动发展。其次，注重增强档案管理人员具体工作的责任心，在建档过程中严格审查、规范归档材料细心并注意保密工作，切实履行好自己的职责，为学生提供更优质、更高效的服务，真正发挥学籍档案的服务功能。
3、完善高校档案管理规章制度
学生学籍档案管理工作比较复杂，需要教务、学工等几个部门的协同工作。高校应制定制订适合本校实际的制度、办法、实施细则等相关的规章制度来规范学生档案管理。对毕业生档案的具体内容，归档材料的收集、整理，以及毕业生档案的转递、留存做统一规范，指导学生妥善解决档案的存放问题，确保档案管理工作各个环节的顺利开展。
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一、健全学籍档案管理制度
战国·邹·孟轲《孟子·离娄上》：“离娄之明，公输子之巧，不以规矩，不成方圆。“没有规矩不能成方圆”是句俗语，常强调做任何事都要有一定的规矩、规则、做法、否则无法成功。但普遍高校各系院都没有完整的建立学籍档案管理制度，有的是制定的标准有所不同，缺乏专业的学籍档案的管理标准和规范。这就导致人员以及部门之间在收集整理数据时相互推诿，特别是出现问题时，更是相互指责。因此健全学籍档案管理制度、划分责权就显得非常重要。
二、必要的专业档案管理岗前培训
高校的学籍档案管理人员大多数人员都身兼数职，普遍缺乏档案管理的专业知识，管理水平较低，仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前学籍档案管理标准，对上岗之前管理人员进行专业的扎实的培训是非常有必要的，如今计算机被广泛应用到学籍管理中，计算机新技术掌握就显得非常重要。因此对学籍档案管理人员进行专业的培训是非常有必要的。
三、管理工作人员应提高对学籍档案管理的认识
学籍档案管理工作人员应该高度重视这项档案管理工作，必须要及时学习新的档案管理知识更新档案管理的新观念，提倡改革学籍档案管理模式，在新形势下充分重视计算机技术在档案管理中的应用，主动增强各部门之间的沟通合作。此外，领导也应对学籍档案保存形成规范性的意识，有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系，激发学籍档案管理人员工作积极性。还应利用各种渠道以及各种途径大力宣传高校学籍档案工作的重要性，广泛提高高校学籍档案的意识。
四、及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作
随着岗位聘任或者自身的发展，档案管理工作者也会出现人员流动，并且人员流动情况比较复杂。如果没有及时做好档案管理的交接工作，这样就很容易导致学籍档案出现偏差或者信息不完整、不准确，有的甚至导致档案信息丢失。所以及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作显得尤为重要。要想做好这项工作，必须要有领导牵头做好档案交接工作，工作人员写好交接清单，交接人、接收人以及监收人当场清点数量，核对清楚后交接人、接收人以及监收人应在交接清单上签字，交接清单一式两份双方各执一份。这样及时的做好学籍档案的交接工作，就能确保不因人员岗位的流动变化而影响学生的学籍档案丢失缺档。
五、遵循学籍档案的真实性、精准性以及完整性
学生的学籍档案的形成需要一个漫长的过程。内容必须真实，不能造假。例如：学生的成绩单，成绩就绝对不能随意去更改，确实因为某种原因造化成绩错误而需要修改成绩的，一定要履行成绩变更手续，要让出现错误成绩的科任老师在成绩变更表中说明出错的原因并且附带上原始的成绩册证明成绩的真实性，并且签上他的名字。管理工作者绝对不能私自更改学籍档案里面的任何东西。真实性是第一要素。
精准性，管理学籍需要准确，更深层次的来说需要的是精准，不能出一点错，所谓差之毫厘谬以千里！例如新生的报到注册工作.根据教育部出台的文件，要求各高校必须严格按照国家招生规定对录取的新生进行学籍电子注册，即当年录取结束后，教育部在网上公布各大高校经省招办录取的新生名单，高校组织新生上网核对名单，网上有的学生进行注册取得学籍，网上没有的要及时与学生来源省级招办复核更正。这就需要学籍档案管理的工作人员核对清楚学生人数，必须做到精准无误，否则待学生毕业后数据错误将会直接导致学生发不了毕业证书。由此给学生以及学校带来一系列不良的后果。
完整性，高校学生的学籍档案主要包括下面几个内容：学生报名注册登记表、注册学习专业、学习的课程、考试的成绩记录表以及学籍异动的情况等。学籍档案作为学校以及各部门查询、检查、以及学生毕业资格审核的标准。毕业生毕业后，在其学籍档案内放入毕业生的报到证，师范的学生取得教师资格证的放入审批成功后的教师资格申请表。毕业生进入单位后学籍档案转变为人事档案。因此学生的学籍档案管理必须要完成，每一个学生一袋，必须完整。
随着社会的进步，高校学籍档案管理工作在社会中的地位显得越来越重要，高校的学籍档案管理工作是一项涉及学生切身利益的工作，学生的就业、提干、学历的认证等都离不开学籍档案。对于管理档案的工作人员来说合理的运用现代管理技术、遵循档案管理的规律，健全高校学籍档案管理制度，管理人员拥有更专业的档案管理知识。真实、准确、完整的收集整理好学生的学籍档案资料才能使学籍档案管理工作适应学校教学发展以及社会发展的需要。
参考文献
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篇12
一、学籍档案管理工作现状
（一）学籍档案管理工作存在的问题
近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。
（二）产生问题的原因
1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。
二、如何提高学籍管理现代化水平
（一）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理
现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
（三）积极探索、推行学分制
学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
（四）加强考试管理，提高人才培养质量
课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。
（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
三、结语
学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010.
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一、学籍档案管理工作现状
（一）学籍档案管理工作存在的问题
近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。
（二）产生问题的原因
1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。
二、如何提高学籍管理现代化水平
（一）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理
现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
（三）积极探索、推行学分制
学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
（四）加强考试管理，提高人才培养质量
课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。
（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
三、结语
学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
参考文献：
