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3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。
二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用
1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。
2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题
1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。
要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。
3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。
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广义的多媒体一般理解为多种媒体的综合，指能够同时采集、处理、编辑、存储和展示两个或以上不同类型信息媒体的人-机交互式信息交流和传播媒体，这些信息媒体包括文字、声音、图形、图像、动画和活动影像等。多媒体的本质仍然是计算机信息、数字信息，这是它与普通纸张、录音机、电影胶片、录像带上的信息的根本区别。
1.2多媒体技术
多媒体技术简单来说是指运用计算机进行综合处理多媒体信息的技术，包括对文字、数据、图形、图像、动画、声音等多种媒体信息进行综合处理和管理，使用户可以通过多种感官与计算机进行实时信息交互的技术，又称为计算机多媒体技术，通常简称多媒体技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，而其他的单纯事物，如电影、电视、音响等，均不属于多媒体技术的范畴。多媒体技术极大地改变了我们使用计算机的方式，它是我们可以更便利地学习、娱乐和交流。多媒体技术在教育、工业、农业、军事、商业、建筑、娱乐、金融等各个领域中都有非常广泛的应用。人们在多媒体技术的基础上开发出了许多实用的多媒体系统，如多媒体档案管理系统、多媒体资产管理系统、图书资料检索系统等，产生了巨大的经济效益和社会效益。而在信息检索，产品展示等方面所涉及的内容，如多媒体数据库技术和图像、语音、文字的识别技术、图像和声音的数字化技术、多媒体数据压缩与还原技术等等，在档案数字化建设中都有着举足轻重的作用。
2多媒体技术在档案管理中体现的优点
2.1多样性
即信息媒体的多样性。它将音视频处理、文字处理甚至网络通信技术融为一体，将声音、图像、文字、动画等结合传递信息，为利用多媒体技术管理档案奠定了基础。
2.2交互性
用户可以与计算机的多种信息媒体进行交互操作从而为用户提供了更加有效地控制和使用信息的手段。现在的交互手段相当丰富，触摸技术和语音控制都已经相对成熟，触摸屏幕上的图形、表格或提示标志或是用语音发出简单指令，就可以从得到所需要的各种信息。这样，消除了一部分使用障碍，能够被更广大的人群所使用。同时，也为档案的检索带来了便利，这是人们获取信息和使用信息变被动为主动的最为重要的特征。
2.3集成性
集成性是指以计算机为中心综合处理多种信息媒体，它包括信息媒体的集成和处理这些媒体的设备的集成，它能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。利用这一优点，我们在保存电子档案的时候就可以对照片、图像配上解说，让人一目了然。
2.4实时性
实时性说明声音、动态图像（视频）随时间变化而变化，当用户给出操作命令时，相应的多媒体信息都能够得到实时控制。多媒体技术还有很多优点，例如数字化存在，便于保存，可以通过网络传输，拥有理想的用户界面等就不过多赘述。
3多媒体技术在档案管理中需要的技术支持
用户需求是多媒体信息管理系统出现的必然．而迅速发展的信息技术则为多媒体信息系统的出现提供了可能。多媒体信息系统要求有较高的信息技术支持。这些支持技术主要包括：
3.1硬件支持
3.1.1存储技术。存储介质发展迅速，从最早的软盘发展到现在的光盘、硬盘，容量和速度都有了巨大的飞跃。传统的磁性存储介质的容量早已不能满足多媒体系统的要求，如今以光盘、硬盘等存储介质为主流，其中常见的硬盘可达到4TB甚至更大的容量，对于存储全文文本、图形图像、语音信息和视频资料等电子档案应当说已经足够，存储技术的发展较好地满足了多媒体技术对存储电子档案的要求。
3.1.2I/O设备。要形成电子档案，首先需要进行采集，自然就需要高质量的电子设备，如今像照相机、扫描仪、摄像机、录音机等设备，技术均已经相当成熟，为图像、语音的输入输出提供了快速有效的手段，使档案工作人员能够更加方便地、直接生产和获取电子档案。
3.1.3内部配置。为了更快速的采集、编辑、整理电子档案，计算机作为其中不可分割的主要设备，其配置的要求应当强大、快速、合理。包括CPU（APU）、显卡（GPU）、内存、硬盘、外设等参数都应当能够完美支持多媒体技术的顺利发挥。
3.2软件支持
3.2.1数字信息处理技术数字信息处理技术主要包括模拟信息与数字信息的相互转换，图像、视频的编码与解码技术，这些技术的发展使得文字、图像、动画、视频、声音成为计算机能够处理的数据，是其他后期处理技术的基础。
3.2.2数据压缩技术。近年来，电子档案中多媒体数据文件逐年上升。多媒体技术可以说是所有计算机领域中信息量最大的领域。多媒体数据中的声音、动画、视频、高分辨率图像等，在未压缩的情况下，其数据量十分庞大，例如。一张24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率为300dpi，那么大约占据4.5M存储空间。而视频数据量则更大，一分钟PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25帧/秒）数字视频的不压缩的数据量约为362.55M。可以看出多媒体数据形成的电子档案是多么庞大，媒体数据压缩技术要靠软、硬件合作实现，靠该技术，海量的多媒体数据可以得到大幅度的压缩，让各类存储介质可以收录更多的档案，因此对多媒体数据进行压缩是十分必要的。
3.2.3多媒体数据库技术（MMMD）传统的数据库管理技术，一般比较适合结构化数据，而在多媒体技术中，由于处理的对象变成了文本、图像、视频、声音等非结构化数据，用传统的数据库模型难以对其进行描述和体现。如今，面向对象的数据库理论与技术逐渐兴起，为开发多媒体数据库提供了依据，它将所有的概念实体都模型化为对象，自然地描述文本、图像、语言等非结构化的数据，在传统的数据库基础上增加的若干种数据类型可以更好地管理多媒体数据，在利用多媒体技术管理档案的领域相当适用。
4多媒体技术在档案管理中的作用
这里我们探讨多媒体技术的目的主要是为了帮助档案管理人员简化繁重的档案整理工作和智能化档案检索工作,多媒体技术帮助我们理解复杂的信息．通过其交互性，可以让档案管理系统以多媒体形式向档案管理人员或是使用档案的人员提供所需的各种信息,其在档案管理中的作用主要有：
4.1大容量的信息存储功能
利用多媒体技术来管理档案与传统的档案管理方式相比,最大的优势就在于存储的数据量更大。各种电子档案,如图像、动画、声音、视频等的数据量非常大，因此多媒体技术必然要针对数据量的问题制定出相应的策略，事实上我们也确实看到其多媒体存储技术一直在向更大、更快、更广的方向发展。在如今的档案管理中，以光盘为载体的多媒体存储介质已经占据了主流地位，其具有的存储量大、存储类型广泛、检索迅速、永不失真等优点被全面发挥。
4.2更便捷的信息检索功能。
档案管理的一个原则就是要便于检索和查询，通常来说检索与查询分为基于关键词和基于内容两类。前者常用于符合媒体对象的检索，后者则更适合用于多媒体检索。基于内容的检索是对媒体对象的内容及上下语义环境进行检索，如图像中的形状、颜色、纹理，视频中的镜头、场景、运动，声音中的音调、音色、音强，它突破了传统检索技术的局限，直接对图像、视频、声音内容进行分析，抽取特征和语义，利用这些内容特征建立索引并进行检索，它通常包括媒体库、特征库、知识库，能够满足用户多层次的检索需求，并且检索速度更快，还能进行相似性检索。将这一功能利用在档案管理中，就可以更准确找到需要的电子档案。
4.3简化了档案的汇编工作
多媒体技术给文件汇编工作带来了巨大的影响，它借助计算机的编辑功能，将大量的多元化信息加以整理和排列组合，制作出来的电子汇编档案携带方便、内容充实、生动有趣、功能多样、检索快速，较之以往的纸质档案，电子汇编档案不论是查阅还是印用都更加方便。
4.4减少了冗余的电子档案
利用多媒体技术，可以对视频、声音等档案进行编辑、剪接和重组，减少无用的部分，例如某些活动中，摄像或录音可能从活动准备阶段就进行工作，但是摄录的内容并非全部都有意义，利用多媒体技术可以把这部分无意义的内容进行编辑，减少档案的数据量，对于声音文件还能进行降噪、配音编辑等操作，让重要的内容更加清晰，这样检索也能更加精确。
4.5修补和复原破损的档案
档案管理中会整理出很多具有重要意义的照片、图像、历史手稿等珍贵档案，但是某些重要历史档案因历尽沧桑，会出现许多破损，利用多媒体技术可以对局部区域内有数据丢失或损坏的数字图像按照某种特定规则进行修复，使其恢复图像的完整性。利用这种技术可以对这些破损的原件进行技术修复，更好地保护原件。
4.6利用展示技术进行宣教
多媒体技术被广泛地利用在各种展示活动中，同样，运用这种功能我们可以更形象的向社会宣传档案和档案工作，利用图形或是3D技术、配上文字和配音解说，做成一个内容全面的档案收藏情况介绍，让更多的人能够更直观地了解档案管理工作的基本情况，既节省开支，又能形象地进行宣传和教育。
5多媒体技术在档案管理工作中面临的挑战
多媒体技术虽然已被广泛地应用，但整体上仍处于发展阶段，要想达到普及，从价格到技术都还需要探讨。多媒体技术的功能深广复杂，却并非全部都与档案管理工作密切相关，而且有些技术尚不够完善或成熟，还有许多问题需要解决。
5.1保管存放成本高
目前档案管理中最常用的存储介质是光盘，价格低，个体小，存储容量也让人满意，但是当这些小个体的存储介质不断增加，所需要的空间也就大大增加了，这无疑给档案管理增加了巨大的成本，不仅仅要扩大房间，购置橱柜，增加硬件条件来保存这些介质，还需要定期采购新的介质进行重新备份，以免某些存储介质达到了使用年限或是其他原因造成档案丢失。
5.2安全性仍有漏洞
这里的安全性是包括多方面的。其一是存储，这也是最重要的，档案因其存在才有意义，电子档案存储在硬盘、光盘、磁带等介质中，极易被介质的使用寿命和质量所左右，而例如气候、个人使用习惯等因素也很容易造成电子档案的丢失或是损毁。另一方面是保密性，档案中有很多资料都是需要严格保密的，在调取档案的过程中，如果有人居心不良，利用网络技术或是传播病毒，可以轻易地搜索或是破坏电子档案。而且一个电子档案可以同时发送给多个终端，这个问题对于电子档案保密工作带来了非常大的威胁。
5.3真实性无法保证
电子档案本身为数据资料，在形成的时候，工作者很难留下一些认证痕迹，而且相关的负责人员也没有办法在电子文件的材料磁盘上面签字确认，即使留下了痕迹，在现在的黑客技术面前也不易起作用，这种情况下，电子档案很容易在使用中被别有用心的人修改，所以很大程度上影响了电子档案的真实性和可靠性。如果说有人对电子档案中部分资料进行了修改，工作人员和负责人也无从知晓，调查极为困难。
5.4多媒体网络技术
多媒体网络技术是未来的趋势，也是需要解决的一个难题，为了让文本、图片、视频、声音可以畅通得进行网上提取和传递，网络速度和带宽都应当达到一个较高的水准。目前推出的多媒体系统还并不能完全满足档案管理的实际需要，因此多媒体网络技术的发展和突破必然引人关注。除上述几点外，多媒体技术还存在着许多需要解决的问题，其中包括：信息介质的高保存寿命、多媒体系统的兼容性等等。
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多媒体技术(Multimedia Technology)是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物,而其他的单纯事物,如电影、电视、音响等,均不属于多媒体技术的范畴。多媒体技术中的媒体主要就是利用电脑把文字、图形、影象、动画、声音及视频等媒体信息都数位化,并将其整合在一定的交互式界面上,使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大的改变了人们获取信息的传统方法,符合人们在信息时代的阅读方式。 多媒体技术的发展改变了计算机的使用领域,使计算机由办公室、实验室中的专用品变成了信息社会的普通工具,广泛应用于工业生产管理、学校教育、公共信息咨询、商业广告、军事指挥与训练,甚至家庭生活与娱乐等领域。
二、多媒体有以下几个主要特点:
(1)集成性 能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。
(2)控制性 多媒体技术是以计算机为中心,综合处理和控制多媒体信息,并按人的要求以多种媒体形式表现出来,同时作用于人的多种感官。
(3)交互性 交互性是多媒体应用有别于传统信息交流媒体的主要特点之一。传统信息交流媒体只能单向地、被动地传播信息,而多媒体技术则可以实现人对信息的主动选择和控制。
(4)非线性 多媒体技术的非线性特点将改变人们传统循序性的读写模式。以往人们读写方式大都采用章、节、页的框架,循序渐进地获取知识,而多媒体技术将借助超文本链接(Hyper Text Link)的方法,把内容以一种更灵活、更具变化的方式呈现给读者。
(5)实时性 当用户给出操作命令时,相应的多媒体信息都能够得到实时控制
三、多媒体技术的应用
近年来,多媒体技术得到迅速发展,多媒体系统的应用更以极强的渗透力进入人类生活的各个领域,如游戏、教育、档案、图书、娱乐、艺术、股票债券、金融交易、建筑设计、家庭、通讯等等。其中,运用最多最广泛也最早的就是电子游戏,千万青少年甚至成年人为之着迷,可见多媒体的威力。大商场、邮局里是电子导购触摸屏也是一例,它的出现极大地方便了人们的生活。近年来又出现了教学类多媒体产品,一对一专业级的教授,使莘莘学子受益匪浅。正因为如此,许多有眼光的企业看到了这一形式,纷纷运用其做企业宣传之用甚至运用其交互能力加入了电子商务,自助式维护,教授使用的功能,方便了客户,促进了销售,提升了企业形象,扩展了商机,在销售和形象二方面都获益。
可以这样说,凡是一个有进取心的企业,都离不开这一最新的高技术产品。首先多媒体的运用领域十分广泛,注定了它可在各行各业生根开花。其二,随着计算机的普及,新一代在计算机环境中成长起来的年轻人,已经习惯了这一形式,作为一个有发展眼光的企业,是不会放弃这一未来的消费主体的。其三,由于多媒体信息技术在国外已经非常普及,面对日益国际化的市场,只有跟上国际潮流。
四、档案管理应用多媒体技术的主要内容
在档案信息管理中应用多媒体技术,将会改变旧有的工作方式,使传统的档案信息管理手段发生根本性的变化。因此,实现档案信息馆藏数字化、信息共享化和网络服务化,应做好以下工作。
1)建立档案信息库
在原有档案馆馆藏的基础上,可以通过计算机用二进制编码的数字形式对档案信息加以存储、处理,建立档案信息库。在建立档案信息库之前,要进行档案信息数字化准备,同时构建多媒体平台软件,通过处理前准备子系统、数字化处理子系统、数据存储子系统和数字化信息输出子系统建构一套完整的档案信息数字化处理系统,对档案信息进行加工、制作,相互联结,形成一个系统的工作流程,并使之有条不紊地进行管理,从而控制信息的启动、运行、停止,协调各种媒体间运行的时间顺序,进行同步或时序控制。该系统提供操作界面的生成,添加交互控制、数据库管理等,支持各应用系统的运行并提供高效的运行环境。其次,将要进行数字化处理的档案信息分门别类,并针对不同需要对档案实体采取相应处理方式,避免资源浪费,从而提高信息存储及信息传输的效率,满足用户对信息管理及数据使用的不同要求,同时对环境资源以及多媒体系统资源进行监测和管理。
2)编制检索程序
目录信息数字化是档案信息数字化的前提,只有建立档案目录数据库,才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条,发挥计算机强大的检索功能。
首先,要正确划分需要处理的档案信息的种类,并对不同类型的信息分类进行数字化处理,建立强大的检索查询系统,以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统提供档案信息,实现档案数字化的目的。
其次要建立档案著录标引及档案机读目录。通过档案著录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值,并注明档案来源、出处、管理状况,在完成档案编目的同时,对档案特征进行分析、选择、登录。机读目录的建立实现了计算机检索,所著录的条目信息被有序存入到数据库中,按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来,构成数据集合,给档案目录数据的管理提供技术条件。
3)档案全文信息的数字化
档案信息数字化,其真正目的是将档案全文信息公布在网上,发挥档案信息网络的现实意义,排除地域界限,使用户足不出户就能借助网络查阅档案,获得信息。
在实现档案信息数字化时,对传统载体的档案进行数字化转换有三种主要方式,一是使用扫描录入方式将其文字或图像逐页存储,并编制目录索引;二是采用文本形式存贮,辅
之以全文检索数据库;三是将上述两种方式相结合,用户可对文本存贮的档案全文库进行全文检索。
参考文献:
[1] 凡小芝.计算机多媒体技术.清华大学出版社.2008
[2]孙淑扬.档案自动化管理的现状与发展.档案学通讯.2007
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一、多媒体技术在档案信息化建设中的意义
社会的巨大变革，给档案事业的建设与发展带来了新的挑战，使档案在种类、载体、管理技术和方法以及档案的利用上都发生了很大变化，除原有的档案外，新增加了中外合资、个体、私营企业的档案，甚至还有非政府机构以及社会中介组织形成的档案。由于现代信息技术的发展以及信息量的急剧膨胀，传统的信息收集、整理加工、传播途径已不能满足人们日益增长的信息需求。随着信息技术的迅猛发展，档案信息化建设、数字档案馆的形成已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。同时，由于多媒体技术具有较强的直观性、信息量大、易于接受和传播迅速等特点，使其得以在档案领域中大量运用并得到不断扩展。多媒体技术在档案管理中的应用，使档案管理有了突飞猛进的发展，为档案信息提供了现代科学技术手段，对提高管理、开发、利用档案信息资源的能力，最大化发挥档案信息量的价值，推动档案管理理论和档案管理技术及方法的转变，都具有重要的现实意义。
二、多媒体技术在档案信息化建设中的应用
1.建立档案信息库
档案信息数字化对于建立档案信息库的作用十分重大。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，实现档案数字化能有效地保护档案原件和改善档案的利用方式，还能充实各档案馆网站的内容。目前我国大多数已上网的档案馆网站，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄、信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少的通病。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
2.编制检索程序
目录信息数字化是档案信息数字化的前提，只有建立档案目录数据库才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条，发挥计算机强大的检索功能。首先，要建设档案目录信息“数据仓库”或叫“数据超市”，包括档案目录数据、专题目录数据、各类资料目录数据、历史档案目录数据、现行文件目录数据等档案目录的计算机输入、多媒体制作和建立完善计算机检索体系，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统地提供档案信息，实现档案数字化的目的。
其次，档案著录标引及档案机读目录的建立。建立档案著录标引及档案检索自动化即电子检索，是档案自动化管理的核心内容。它对开发档案信息资源提出了新的更高要求。要实现电子检索，重要的是必须输入大量经过规范化处理的数据。通过档案著录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值，并注明档案的来源、出处、保管状况，在完成档案编目的同时对档案特征进行分析、选择、登录。既便于档案管理人员进行有序管理，也便于用户对档案的查找与利用，从而适应科学管理档案和档案数字化处理技术的需要；机读目录的建立实现了计算机检索，所著录的条目信息被有序存入到数据库中，按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来，构成数据集合，给档案目录数据的管理提供了技术条件。
三、多媒体档案信息处理中应注意的问题
随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
1.加强网上档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。
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计算机；多媒体技术；档案管理；应用；方法
引言
计算机是世界第三次科技革命的产物，当前已经走入了千家万户之中，人们已经进入了高度发达的信息化时代，计算机已经成为人民群众日常生活中的重要工具，拓展了人们的视野，让生活变得更加丰富多彩。在这样现代化的社会里，传统落后的档案管理工作已经不能满足要求，应该充分应用计算机多媒体技术，实现更好的发展，取得更大的进步。
一、计算机多媒体技术对于档案管理的作用
档案信息显示了某个社会组织或个人的完整、确实的社会经历，对每个人的人生都具有重要意义，如果运用计算机多媒体技术进行信息化管理，将会产生很大的积极作用。
（一）大幅度提高工作效率
将多媒体技术应用到档案管理中，彻底改变了过度依赖人工的传统落后管理模式，能够减少很多人工失误，从而在很大程度上规范了相关信息，使得使用者的查询工作变得更加快速和便利，进一步增强了信息的准确性及实效性，节约了人工成本，大幅度提高工作效率。
（二）实现资源共享
计算机多媒体技术能够打破空间及时间的限制，缩小地域差距，真正实现了档案的异地管理，便于用户的查询和使用，达到了资源共享的目标。
（三）有利于保存和保护信息
在以前，主要是运用的纸质档案材料，虽然纸质的也有其优点，比如更加直观，但也具备着占用空间大、成本高、不易保存等问题。如果借助计算机多媒体技术，运用磁盘等介质来存储信息，就能有效防止档案被损毁，并且存储量更大，也节约了很多费用和空间，并且还能对一些保密档案信息设置一些权限，很好地进行了保护。
（四）优化资源配置
在以前，档案管理工作需要人为的收集和整理信息，由于信息量庞大，耗费了很多的精力和资源，并且工作效率还很低下，已经不能跟上时展的需要。计算机多媒体技术扩充了信息存储量，大幅度地提高了工作效率，让人力、物力、财力等资源更好的发挥出作用，实现了优化资源配置的作用。
二、当前计算机档案管理存在的问题
（一）相关设备配置不足
我国档案管理部门很少能够创造经济效益，致使很难有充足资金投入到改善工作之中，而且当前很多管理者的思想守旧，只注重当前利益，不注重在设备方面进行资金和技术的投入，致使档案管理工作止步不前。
（二）电子档案存在安全威胁
计算机多媒体技术虽然为档案管理工作带来了很多便利，但也存在着安全威胁。当对档案信息进行整理时，通过借助互联网来保存，形成电子档案，这就可能遭受黑客或病毒的攻击，致使信息被恶意篡改或盗取。
（三）缺乏专业技术人才
要想在档案管理工作中应用计算机多媒体技术，就要拥有符合条件的专业技术人员。但当前我国非常缺乏这方面的专业技术人才，很多工作人员的文化水平都有待提高，专业知识掌握的不牢固、不准确，对计算机应用知识知之甚少，从而导致人才匮乏，工作无法取得实质性进展。
三、加强计算机多媒体技术在档案管理中的应用的有效方法
（一）解放思想，树立新观念
当今是信息化时代，计算机和互联网高度普及，因而档案管理者也要解放思想，树立新观念，重视计算机多媒体技术的重要性，并落实到实践行动中去。档案管理工作人员要深入思考，扭转传统观念，注重实践应用，借助先进的计算机技术手段，不断提升工作效率，为客户提供更为优质的个性化服务。
（二）加大软硬件的投入力度
对于所有的单位和人员来说，档案信息都具有非常重要的意义。要想建立完善的档案信息管理系统，就需要很多资源的支持，因此各单位要按照自身实际情况，在硬件设备和软件配套上加大投入力度，加快建设网络化的档案信息，不断增强电子档案的安全性能，充分发挥计算机多媒体技术在档案管理中的积极作用。
（三）提高档案管理工作人员的综合素质
档案管理部门的领导者要转变思想意识，与时俱进，提高对新技术运用重要性的认识，运用各种有效的措施，不断提高档案管理工作人员的综合素质。要定期对档案管理工作人员进行学习培训，聘请专家开展讲座，选派优秀人员外出深造，不断提高全体工作人员的计算机应用能力和专业知识水平，还要引进高技术人才，促进档案管理工作不断向前发展。
四、结语
综上所述，在当今信息化不断进步的时代，档案管理工作要深刻认识到自身存在的问题，注重革新，应用最新的计算机多媒体技术，不断提高工作效率，实现资源优化配置，为用户共享信息资源，提供更加优质便捷的服务。
参考文献：
[1]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2014（2）：32-34.
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1 建立干部档案多媒体信息网络系统的必要性
是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。
2 干部档案管理多媒体信息网络系统的作用
为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。
使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
3 建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题
要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。
要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和dvd技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有atm和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。
应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。
要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育等。
准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有信息资源。拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为组织工作中必不可少的重要组成部分。
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一、研究目的和意义
国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）中规定“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管（第三章档案管理中第二十一条）”、“高校档案机构的管理职责是……编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源……组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作……利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能……(第二章机构设置与人员配备第八条)”。
要达到上述规定要求，传统的档案管理技术与模式已经呈现出很大局限性，不能充分适应当今时代档案管理人员对信息的展示、处理、查询、维护等信息管理习惯和公众接受信息的习惯。纵观目前各大高校档案馆或档案室，在部门立卷、实物展示、档案宣传、开放利用等方面，多媒体管理技术或者难觅踪迹，或者仅起到少部分展示功能，这完全与信息时代不相匹配。随着信息化技术的飞速发展，档案信息越来越多地涵盖了更多内容，由原来单一的文字之外，还包含了图像、声音、视频等多媒体信息。但是，纵观各大高校档案馆或档案室，对多媒体技术的应用仍然主要停留在对多媒体档案的初步采集上，尚缺乏更深层次的应用。因此，在档案管理中如何充分利用多媒体技术，使档案管理利用进入到更高层次的发展阶段是高等院校的迫切任务。
二、研究计划和主要内容
（一）研究计划：整个实施过程计划经历三个相互衔接而又交叉进行的阶段：通过调研分析、理论探索，确定研究目标和内容，规划和设计信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段；在高校档案管理实践中检验并不断改进管理模式阶段；项目总结及形成基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段。具体实施计划如下：1.项目的规划和设计阶段。主要进行项目的总体规划与设计；调研分析我国各高校档案管理工作的现状、存在的问题，梳理、总结已有的工作经验；初步规划和设计基于多媒体技术的高校档案管理工作模式等。2.高校档案管理工作模式实践、评价和完善阶段。主要完成高校档案管理工作模式的实践；高校档案管理工作模式形成性评价与改进；高校档案管理工作模式的总结性评价与修订。3.确立高校档案管理工作模式和项目总结阶段。主要进行总结项目研究取得的经验和成果，形成项目研究报告；形成有推广价值的高校档案管理工作模式。
（二）研究的主要内容：主要归纳为以下四个方面。
1.部门立卷。在当前的部门立卷工作中，各大高校普遍使用培训班或者说明书的方式。但是，无论采用哪一种培训方式，效果都不佳。因此，利用多媒体技术制作视频向导软件开展培训，能有效地解决以上问题，提高工作效率。多媒体技术制作视频向导软件，能快速指导档案员进行文件的立卷，能达到一定的效果。步骤如下：(1)制作：利用摄像机将各种类别的立卷过程分别拍成多媒体视频。再利用多媒体后期制作软件premiere或edius、after effects进行后期处理制作成美观大方，简洁方便的视频软件，若视频内容较多，可借助于office软件中的powpoint进行各视频内容链接，生成.exe文件，实现点播。同时，在制作视频时，可将符合立卷要求的与不符合要求的操作进行对比示范，加深档案员的印象，能在一定范围内提高归档的质量。(2)使用：利用校园网，将多媒体视频档案向导挂接到校园网上，无需安装其它播放软件，也可使校内人员观看。这样使用起来十分的简单方便。另外，利用多媒体QQ群，在线交流交答疑，可提高档案员归档的效率和质量。2.实物展示。目前，由于实物档案的载体各有不同，形状不一，很多档案馆(室)都没有充裕的空间和足够的装具来陈列，不得不将实物档案放之高阁，导致实物档案的利用率不高。针对这种情况，可利用多媒体技术用音频、视频等多媒体的表现形式，展示各种实物档案及其背景信息。同时，通过网络，利用者可以简易地了解到整个实物档案库存的信息，为利用者提供便利。3.档案宣传。高校档案是学校历史发展的见证[1]。是学校管理与教学的真实历史记录，是丰富的资源库。一般来说，现在各高校档案管理都进入了信息化；也使用了档案管理软件。或此软件是网络版的，不仅仅档案员可查看，其它校内教师或工作人员也可查看。但是查看的内容有限，只可查看常规的内容，不能看全貌。因此，充分利用多媒体技术，可将一些静态的典型事例加工制作成动态的多媒体视频。方便查询者了解相关档案信息。除此之外，也可购置多媒体的电子展厅，按不同主题将历史印记用虚拟的参观功能再现现实。进而扩大了档案宣传，增强了档案的渲染力。4.开放利用。多媒体强大的网络交互功能，提高了馆藏信息的输出力，为进一步规范高校档案管理的服务体创造了条件。(1)充分利用多媒体技术，实现信息检索技术个性化。针对不同类目的标识和索引，可以充分利用多媒体技术进行实现操作的便捷化。(2)利用QQ在线聊天视频，实现档案员之间强有效的交互功能。档案员之间通过语音或视频，能快速地解决档案管理之间出现的问题。
三、研究的学术价值、应用价值及社会影响
（一）以石家庄学院档案管理为例，探讨在高校档案管理中如何广泛运用多媒体技术，改善档案工作管理手段和信息环境，拓宽高校档案管理服务功能等问题，因此研究工作在构建新型档案管理模式方面有一定的理论价值。（二）本课题的研究实践和成果推广，不仅仅对石家庄学院的档案建设与管理有促进作用，而且对高校档案管理领域提高多媒体技术应用深度和层次方面具有较强的实践推广价值，并促进高校管理信息化进程。
四、研究遇到的问题及尚需深入研究之处
（一）人员的配备。因档案员的工作较繁琐，人员太少导致档案管理效率不高，影响正常的运转。（二）人员的综合素质。档案管理要经常实施、维护、内容更新，若档案员的综合素质跟不上，档案管理的运作也会陷入尴尬的局面。（三）经费问题。利用多媒体技术制作各类音频、视频、向导软件等需要投入较多的资金，若经费不到位，也会影响档案管理的使用效果，降低档案管理的使用档次。
参考文献：
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（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限
多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。
（二）使得档案实现无纸世界成为可能
利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。
（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量
多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。
（四）增加了档案信息的保密性
多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。
（五）提高档案信息管理能力
多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。
二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景
（一）多媒体档案虚拟现实系统
未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。
（二）多媒体保安监控系统
多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。
（三）多媒体档案信息检索系统
多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。
三、结束语
总之，多媒体技术对档案数字化有着非常重要的作用，我们应该重视多媒体技术在档案数字化中的重要地位，认真分析多媒体技术在档案管理的现状，它有效的改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限，使得档案实现无纸世界成为可能，全面实现了声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了档案信息的保密性，提高了提高档案信息管理能力。并且用理智的思维和长远的眼光看待多媒体技术在档案数字化应用的前景，多媒体技术在档案管理中的广泛应用，可以有效实现多媒体档案虚拟现实系统、多媒体保安监控系统以及多媒体档案信息检索系统等等，所以，我们应该将多媒体技术在档案管理中的应用研究放在工作的重要地位，加大对多媒体技术应用的研究投资，尽可能快的实现多媒体技术在档案管理的最大化的应用，从而为实现档案数字化做好一切准备工作。
[参考文献]
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当今社会是信息化时代，伴随着计算机技术的快速发展和广泛应用，计算机已经在各个领域中创造了提高效益的途径，并逐渐的深入和改变着人们生活、学习和工作习惯。为了满足社会现代化发展需要，人们将先进的计算机技术应用到档案信息管理当中，这样既可以解决传统纸质管理模式中无法克服的各种问题，也实现了档案管理的现代化、科学化、自动化管理，有利于促进档案管理工作的进一步发展，推动档案管理事业的健康发展。因此，为了实现档案管理的现代化，计算机的应用势在必行。
一、档案管理引入计算机技术是档案管理实现现代化的发展要求
当今社会是信息化时代，世界各国对计算机技术的应用日益广泛，随着现代化信息技术的快速发展和应用，给档案管理带来了巨大的冲击，档案信息管理面临的各种挑战日益增大，这就要求档案管理进行改革，促进档案管理事业的发展。将计算机技术引入到档案管理中，提高档案的信息化水平，实现档案管理的现代化。在档案管理中将计算机引入，具有明显的优势：
1.广泛应用计算机技术。在日常的档案管理工作中，计算机技术可以对大量的数据和信息进行存储，同时还可以实现自动整理和归类管理，当人们需要查找所需的信息时，只需要在建立的计算机系统中将相关的检索信息输入，计算机系统就可以快速的搜索出相关信息，这样不仅为提高了档案检索的速度节约了大量时间，同时也可以保证信息检索的质量。
2.满足信息查找需求。由于电子档案的大量产生，人们为了更好地将其运用，又将传统的固态档案录入到计算机系统当中，这就建立了一个内容丰富数字档案馆，档案馆将先进的技术作为依托，促进了档案管理工作的进一步发展。另外，相关技术人员利用互联网建立了与档案馆类似的网站，满足了人们对各种档案信息快速查找的需求。
3.加强电子档案管理。当前，在档案管理工作中，由于建立了计算机系统，管理人员在计算机系统中将大量的纸质文件信息录入进去，将其转化成电子文件，这时管理人员只需要对电子文件进行管理就可以了，这样不仅大大的降低了工作人员的工作量，还提高了工作效率，实现了档案管理的现代化、智能化。人们在日常生活、学习和工作中，利用计算机获得各种所需信息，促进了电子档案的快速发展。随着社会的快速发展，各种档案越来越多，这就必须要求引入计算机技术来对各种档案进行科学、高效的整理和管理，采用先进的管理手段，有效的提高档案管理的工作效率。
二、将计算机信息处理与档案信息管理相结合的创新
近几年，随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案事业发生了较大的变化和改革，档案管理得到了进一步发展。其中档案管理人员的综合素质具有较大的提升，但是在档案的信息化管理方面却滞后于技术的发展。档案管理作为一个复杂的系统性工作，不仅要保管各种档案材料，提高档案材料的利用，尽可能的保持历史原貌，同时还要注重对档案信息的开发与再利用，提高对信息的服务意识。而在信息的处理和管理方面，计算机技术具有非常大的优势，通过利用计算机技术对传统的管理模式进行改革和变动，进而实现档案的现代化、自动化管理。
1.实现多媒体信息演示系统开发方式的工具化。一些档案馆利用计算机技术建立了一些效果不错的多媒体信息演示系统，如利用者借阅引导、档案馆指南等。但是也可以发现，这些系统大多数都是专门性开发，软件不具备通用性，每次在进行系统的制作室时，都需要再次投入人力，这就造成制作难度增加。如果将这些开发软件具有通用性，实现软件的工具化，那么只需要对一些参数进行少量修改，随机填充一些相关内容，就可以制作出一个全新的多媒体演示系统，从而节约了大量的人力、物力、财力，实现方便快速安装具有广阔的应用前景。
2.实现多媒体档案信息处理的标准化和长久化。多媒体信息技术的设备具有的兼容性相对较差，在进行信息的存取和交换的时存在较多问题。当前已经在制定和论证一些多媒体档案信息采集和存储方面的相关标准。然而目前形成的体系与实际需要还有着很大的距离。对于多媒体档案信息的长久保存在这方面的工作缺乏相关的载体筛选，面对数量庞大、种类多样的光盘等介质，对它们的研究非常少，没有一个标准的结论。这些工作投入大、周期长，相关的档案管理者要引起重视，认真研究分析，制定出有效的措施解决。
3.通过多媒体技术实现档案管理功能的更新。计算机技术已经从内部信息的多媒体处理转化成了处理功能的多媒体化。如利用语音的方式将各种文字信息录入到计算机系统当中，同时通过计算机技术也能够将简单的字符转化成图像、影像或者语音的形式。另外还有超媒体技术等将这些技术应用到档案管理当中，不仅仅实现了档案信息录入的方便快捷，同时还能够将计算机进行拟人化，加强了档案人员与计算机的联系，使档案管理迈入了一个新的阶段。
三、总结
随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化得到了快速的发展。在档案管理中引入计算机技术，是信息时代对档案管理的要求，也是档案管理自身发展的必然趋势。档案管理通过引入计算机技术，实现档案管理的现代化、智能化、自动化，提高了档案管理的工作效率，计算机技术在档案管理中起到的作用将会越来越大，因此档案管理者要不断学习和吸收新技术，改革传统档案管理模式，使档案现代化不断迈入新的台阶。
参考文献：
[1]王莎.试析计算机技术在档案管理应用中的作用[J].黑龙江科技信息，2014，05：123.
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1计算机技术的优势
当今信息时代的突出表现就是计算机技术在社会各个领域的广泛应用，它给档案工作带来了众多的便利，但是也形成了巨大的冲击，档案管理工作的现代化面临的各种挑战日益增大，加强计算机技术的应用已经迫在眉睫，它的几个优势主要表现为：
1.1先天优势
计算机技术为档案管理提供了诸多先进的扫描、打印和复印设备，它们的广泛应用大大提高了档案管理工作的质量，通过将档案文档的内容进行归纳分类，将纸质档案分页扫描，可以实现纸质档案内容的数字化存档，高质量的扫描仪能够保证档案内容高清有效，完整存储。档案卷宗的基本信息在通过工作人员核对后录入到数据库系统中，就可以实现数据库信息与档案卷宗的相互印证，提高档案卷宗的信息化转化效率，保证档案卷宗的完整存储流程。在查阅过程中，可以利用计算机来登录工作网站，可以快速浏览搜索相关的档案文件，可以通过打印和复印等外设产品实现文档的调阅和打印，避免在翻阅传统的纸质档案时所引起的损毁或者丢失。电子档案的存储可以通过缩微技术和光盘技术来实现，避免因为计算机信息系统出现故障所造成的电子文件丢失。
1.2信息化优势
档案的收集、录入和存储涉及到众多类比的信息资料，它的工作繁重而且安全级别要求高，当传统的档案管理工作遇到爆炸性的信息量时，繁重的录入和归档工作会使得工作人员不堪重负，很容易出现错乱现象，也容易给保存带来安全隐患。而计算机技术为代表的信息技术被广泛应用到档案管理工作后，人们可以更加便捷高效地运用其来管理电子档案，可以将传统的纸质版档案信息录入到信息系统中，这样就建立了分类齐全、内容丰富的数字化档案馆，而先进的信息化技术为档案管理工作提供了便捷的条件，促进档案管理工作向着更高层次发展。而在档案的归档和分类阶段，可以根据档案文件或者卷宗内容建立信息检索目录，制成档案管理的信息文献卡，这样可以实现对于档案每个卷宗的信息集合，也能将每一个文件或者卷宗的内容和形式特征进行归纳、选择和登录。
1.3管理优势
当前，计算机信息管理工作中，档案管理人员可以充分利用计算机技术来实现档案的数字化建设和无纸化办公，由于在前期阶段，管理人员将大量的纸质版档案文件录入到信息系统，就建立了完整的电子档案。当档案管理者或者使用者需要查找相关的档案信息时，只需要在计算机系统中查询相关的检索信息或者关键字，就可以快速查询到相关信息，为档案管理工作节省了大量的人力和物力，同时也保证了档案信息检索的质量。而根据企业或者事业单位的实际需要，档案管理人员可以及时调整档案管理系统的分类、检索和存储设置，创作出符合企业或者事业单位需要的信息系统，从而保证计算机信息系统能够满足企业的档案管理的需要，能够保证利用最短的时间、最高的效率来实现档案管理的更新换代，方便人们在日常的工作、生活和学习中，能够及时利用计算机技术来获取到各种有益的信息知识，方便管理人员对于各种档案进行科学、有序和高效的整理和管理，有效提高档案管理的工作效率。
2存在的问题
在信息时代，计算机技术的飞速发展和传统手工档案管理的束缚成为鲜明的对比，它体现在档案管理的额前期准备工作、计算机管理应用和专业化人才建设的各个方面，主要的问题集中在以下几个方面：
2.1档案管理的前期准备工作不充分
档案部门在启用计算机信息系统的时候，往往是主管部门的硬性要求，或者是档案系统的系统架构，而对于档案部门来说，没有做好足够的准备工作，往往是为了应付主管部门的检查，或者仅仅是作为档案信息管理系统的组成部分，对于档案管理的重要性和必要性没有充分的认识。比如，在准备过程中，档案存储的电子数据不到位，很多需要保持的纸质版的档案材料通过高分辨率的扫描仪转换成电子档案资料，或者通过人工录入的方式将档案信息录入电脑。但是，由于档案管理人员的技术有限，容易导致档案数据在向数字化转化过程中产生人为的损坏或者丢失，影响档案数据的准确性和权威性。此外，档案部门的软、硬件水平不足，很多档案馆的网络设施落后，计算机设备相对陈旧，它们严重影响了档案数据的采集、保存、归档和分类，也不利于档案信息管理系统的应用。
2.2档案管理的计算机运用不充分
在很多档案馆或者档案部门都运用了计算机信息系统，也对于档案管理人员进行了必要的专业培训和计算机操作指导。但是在实际工作中，很多档案馆或者档案部门都没有有效利用计算信息系统，或者只是将计算机信息系统作为传统档案管理的辅助工具，主要侧重使用它的收集、登录和储存功能，往往忽略了其检索和信息加工的功能。此外，在当今信息大爆炸的时代，档案信息已经不仅仅局限于文字，它需要档案管理者加强档案信息中的图像、声音、动画等多媒体档案数据的整理工作，而这些都是计算机信息系统的优势所在，但是往往被广大档案管理者所忽略。因此，在此背景下，档案的计算机信息系统优势不能得到充分发挥，而档案管理工作往往重复着相似的错误，或者埋没在浩瀚的档案归档工作红，它体现不了档案管理的高效率，更不能发挥计算机技术的优势项目。
2.3档案管理的专业化人才建设不足
在当今信息化时代，档案管理工作已经从过去的密集型重复劳动过渡到现代化的计算机技术为依托的信息化工作，它要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，掌握扎实的计算机知识，熟练运用各种信息检索技术，而这些都需要具有高素质、专业化和高技能的信息管理人员才能胜任。然后我国档案管理人才大多是从传统高校档案专业毕业，而且一般年龄都比较偏大，他们工作以后接受传统的手工档案管理模式，无论是在计算机操作、档案管理思维的转变和计算机信息技术的运用上都存在着不小的差距，而对于计算机的网络安全防御则更是知之甚少，这就造成了很多时候，国家、社会和企业投入大量人力物力建成的档案管理信息化系统不能投入使用或者用之甚少，档案管理的人才梯队建设不能跟上日新月异的信息化发展，计算机的应用成为了一种空谈，档案管理人员没有危机意识，不能提高档案管理技术的创新发展，使得档案管理工作陷入被动的局面，落后于时代的发展和社会的需要。
3创新应用
档案管理是一个复杂的系统工作，而计算机技术是传统档案工作的创新之举，需要侧重加强档案信息归档、档案信息网络系统和专业人才梯队等各方面的建设，才能真正将计算机技术的优势发挥到最大。
3.1重视加强档案信息归档的基本工作
档案信息的存储和归档是档案管理的基本工作，也是档案现代化管理的重要环节，只有充分保证档案信息的收集、整理、归档和录入工作的有序进行，才能保证归档的档案信息真实有效，为后续的档案管理工作提供准确的数据。因此，需要充分利用计算机技术来加强档案信息归档的基本工作，运用计算机信息系统来加强档案办公自动化、档案文档管理一体化、档案管理信息智能化和档案服务现代化，满足信息化时代对于档案信息数字化归档的需求。此外，在档案信息归档的过程中，需要认真完善计算机硬件、软件等相关设备，保证档案信息归档过程中的数字化存储需要，提高档案管理系统对于存储容量、图形读取、性能优化、系统兼容等各种信息存档所需要的基本运行条件，加强优化计算机信息化系统的整体性能，提升系统兼容性，加强计算机软件更新，保证信息归档的高效安全运行。
3.2重视加强档案管理的计算机网络建设
当前环境下，档案信息的计算机管理需要兼顾计算机技术、信息通信技术和计算机网络技术，它侧重于档案管理能够服务于民，能够实现档案信息的服务最大化，这就需要档案信息管理部门和管理者加强对于计算机设备和技术进行及时的更新工作，加强档案信息的数字化建设和网络建设，真正保证计算机网络内外的用户都能及时访问到档案信息管理系统，能够根据自己的访问权限获取到足够的档案信息，确保档案信息数字化对于计算机网络技术的迫切需求。为了提升档案计算机管理的效率，需要在档案管理内部建立一套完整、有效和安全的信息网络系统，将档案信息系统的档案整理、扫描录入、程序管理、组织结构、权限管理、查询操作、安全防御等内容纳入到信息网络系统，实现档案信息的可查询、分级访问和防火墙防御等多重操作，可以通过网络信息查询来实现信息整理收集的目的。
3.3重视加强档案管理的多媒体信息建设
当今社会，计算机技术的重要应用就是通过多媒体等信息技术来颠覆传统的管理模式。在档案管理领域，侧重通过多媒体等信息技术来实现档案信息的立体化，注重对档案信息的开发与利用，提高了档案信息的服务功能，实现档案的现代化、智能化管理。（1）通过多媒体信息系统实现档案信息的工具化。目前，很多档案馆已经开始利用多媒体系统建立档案馆搜索目录、参观指南等，它将单调枯燥的档案信息形象化，方便普通观众的查阅和参观。（2）通过多媒体信息系统实现档案信息的标准化。目前，国内档案馆和档案部门的档案存档标准不统一，造成档案在存储和交换过程中出现信息不对称的状况，不利于多媒体信息技术的学习和交流，国家正在统一和规范多媒体信息存储的介质，力争通过多媒体信息存储来规范档案信息采集和存储的规范性。（3）通过多媒体信息系统实现档案管理的创新性。目前，多媒体技术已经逐渐从单纯的技术应用过渡到功能应用，它能够将单纯的文字信息转化为详细的图像、语音或者动画的形式。另外，多媒体技术在档案检索目录中可以实现拟人化操作，加强了档案信息与管理者的联系。
4结语
随着信息时代的飞速发展，档案管理工作也逐渐向着信息化、多媒体化和数字化方向发展，也使得计算机技术得到了充分的应用，它促使档案管理向着现代化、智能化和自动化方向发展，也真正提高了档案管理的工作效率，可以说，计算机技术成为了档案管理不可多得的利器，促进了高校档案发展进程。
作者:张燕敏 单位:济南市技师学院
参考文献:
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（二）经济资源困泛
档案不是独立的经济实体,不能够直接盈利,只能靠财政拨款维持正常工作,没有雄厚的资金来购买现代化的管理设备,成为企业档案迟迟没有迈上现代化道路的重要原因之一。尤其是在一些刚兴办的档案，没有一套全套的现代计算机管理系统，造成管理落后，缺乏现代技术的融入性，尤其是在图书的物流配送、入柜等方面存在严重的漏洞，没有加大资金投入，给现代技术手段的应用带来一定的困扰。
（三）多媒体技术的整体应用不足
在现代技术与档案管理中，通过构建多媒体的电子阅览室、视听阅览室等，尤其是利用计算机技术、通讯技术和网络设备为读者提供便利，采取配备电视机和DVD影视播放机等，实现对现代技术的整体应用。但是，在多媒体的应用上，由于存在认识不到位、经费不足、民众缺乏良好阅读习惯等问题，给现代开放式档案管理带来新的问题，因此，要强化多媒体的效果应用，真正体现出现代技术手段的整体效能。
二、探讨现代技术手段在档案管理中的应用模式
（一）搭建现代技术应用的桥梁
在图书管理中，通过现代技术手段的应用，建立综合管理平台，采取网络编程等方式，细化每一个阅读环节，尤其是对于档案管理的高校远程教育建设，为学生提供远程教育场所、设备、技术，学生在异地利用档案远程进行学习，犹如在教室里一样，可以感受到是在教室里学习的虚拟场景。同时还可以建立多媒体教学资源库。多媒体教学资源库是基于计算机网络环境，利用信息技术手段，按照统一的技术规范和课程内在逻辑关系构建的，由众多优秀数字化媒体素材、知识点素材及示范性教学案例等教学基本素材组成的，并可以不断扩充的开放式教学支持系统。针对不同的学科，不同的种类和类型对各种视频、音频，图形、图像等内容进行统一的归类和存档，并为每类资源建立分类号，从而使师生在检索时更加直观、简捷明了。
（二）网络服务模式的基本雏形探讨
网络服务质量的高低决定着档案主导作用发挥的重要地位，规范而有序的网络公共资源的享受，会让免费的开放程度达到最高点，其效果也是最佳的。其中，网络服务包括馆藏书目检索，网络知识导航，网上参考咨询，网络培训课程，数字资源服务共享等多项内容，通过互联网的形式达到精神阅读的最佳境界，把先进的计算机技术、互联网技术、物联网技术运用于档案服务，提供更多方便快捷的自助式服务。不断扩大公共档案各类资源的区域共享，加机计算机档案中心，实现资源共享和合作足不出户，得到全球多所档案的文献资料，实现有限馆藏资源的无限档案服务。
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（一）艺术档案建档意识不强
高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分，更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体，需要师生加强这方面的意识。高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案；学校组织各类文化节中产生的艺术档案；师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案的种类数量不少，但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视，学校档案管理人员一方面对艺术档案的产生情况不能有效掌握，另一方面未意识到艺术档案收集的重要性，认为《高等院校档案十大类实施办法》中未对该问题作具体要求，于是对高职艺术档案不重视收集，如在各类艺术比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的相关部门，未能及时完整地归档到档案馆室。
（二）机构制度方面不够完善
高校档案工作是高校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。少数高职院校对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够；个别高职院校没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。少数学校档案用房面积过小，基础设施陈旧简陋。个别学校档案馆安置在过渡用房，安全意识不强，必要的防护措施不到位，特别是临时存放档案的场所有着明显的安全隐患。在档案管理模式上，部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制，未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，特别艺术档案的管理更是薄弱，呈现随意化、无序化的状态，缺乏必要的制度管理保障。
（三）档案人员的素质亟待提升
提高高职院校艺术档案的管理水平，离不开档案人员的辛勤工作。档案工作机构的人员构成、个体素质如何，直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。只有综合素质高的人，才能胜任学校艺术档案的管理工作。近几年，高职教育事业跨越式发展，但却存在忽视档案建设的情况，学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。随着高职办学规模的扩大，各项工作内容与日俱增，但是，由于人们对学校档案工作的认识不足，高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。不是安排一些婆婆妈妈的人员，就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。现有的这些档案管理人员，来着不同的专业背景，有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机，五花八门，档案管理专业的却不多，这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作，只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。在这种情况下，高职院校的档案工作面貌可想而知。
三、高职院校艺术档案管理的对策与路径
提升高职院校艺术档案管理水平，需要从高职院校的组织管理机制、管理队伍建设、艺术档案的数字化建设、艺术档案的利用水平等路径着手，综合运用发挥合力方能有所建树。
（一）要切实加强领导
高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划，各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分，积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案，把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型，分别提出不同的量化指标和时限要求，进行分类指导。要保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。总而言之，高职院校各级领导的重视，是艺术档案能否顺利发展的关键。
（二）要加强队伍建设
艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设，努力解决艺术档案人员的实际困难，提升他们在学院偏低的待遇，解决他们晋升的渠道问题，提供必要的业务进修、外出参观学习的机会，从而稳定艺术档案工作队伍。要多层次、多门类加强业务培训，不断提高艺术档案人员素质和管理水平。艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构，又要具备良好的艺术素养。只有综合素质高的人，才能胜任高职院校的档案管理工作。档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平，充分发挥艺术档案作用的先决条件。概括地说，对艺术档案管理人员主要有以下要求：良好的政治素质、精湛的业务技能、良好的工作作风、高度的责任意识、良好的职业道德，较强的沟通能力。从加强团队建设的角度来说，还需要重视每一个档案工作人员的个体价值和主观自觉性行动。也就是要充分发挥和调动每一个人内在的积极因素，创造性地开展工作。对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位，落实职责，稽查考核，协调激励。学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，不断优化队伍结构，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展，为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。
（三）要加快艺术档案的数字化建设
艺术档案是对学校和社会有保存价值的各种文字、图片、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。要实现艺术档案的文化传承作用，必须加快艺术档案的数字化建设。通过艺术档案的数字化管理，让更多的学生走进网络平台，共享先进文化的魅力，从而全面提高学生的文化素养，促进校园文化建设。加强艺术档案的信息化和数字化管理，是艺术档案事业适应时展的需要。利用多媒体技术，实现艺术档案媒体的数字化。多媒体技术是一种交互性综合处理的计算机技术。根据艺术档案的多媒体特征，高职院校的档案馆可以充分运用多媒体技术中的音频信息处理技术、图像信息处理技术、视频信息处理技术、多媒体数据库技术和多媒体信息识别技术，结合数码相机、数码摄像机、数码扫描仪等数字化设备，通过对纸质档案、声像档案的扫描录入、数码处理、3D制作，将艺术档案媒体转化为电子代码储存、传输和处理，变成可视化、动态化、数字化的多媒体艺术档案信息资源。艺术档案管理软件的运用，实现艺术档案系统化的管理。软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新，还可以提高管理的效率，提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程，及时提供文化资源的信息。高职院校在选用档案系统管理软件时，必须结合自己的工作条件、环境和和技术保障等方面的考虑，以提高软件应用的实际效率。还要考虑档案管理软件的处理和储存多媒体艺术档案信息的能力。这样就可以直接在电脑上进行艺术档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计，简化传统的手工过程，提高科学化管理艺术档案的能力。利用多媒体光盘技术实现艺术档案数字化存储。由于艺术档案的信息量很大，图文声像并茂，这就需要功能全、密度高的大容量存储器。多媒体光盘技术采用激光介质作为高密度信息存储载体，具有记录信息量大，存储密度高，易于检索，便于拷贝复制，还原传输效果好等优点。利用这些大容量的可读写光盘贮存图像、声音、动画、视频等多媒体艺术信息，既能有效地节省档案库房的贮存空间，扩展存储能力，又便于保存、保管和借阅。
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三、具体工作思路
根据新形势下档案工作发展趋势，制定具体工作思路如下：
1、对于纸质档案。要在进一步健全收集档案信息和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作；要严格按照《xx发电厂档案整理工作细则》、《xx发电厂事档案工作检验考评标准》的要求，切实做好档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。
2、对于电子档案。在系统结构结构方面，要在全系统使用档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行；在多媒体档案材料方面。要将工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，从而提高知人、识人的深度和广度。在多媒体档案材料保管和维护方面。要以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护；在多媒体档案材料使用方面。要通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对整个电厂的信息进行统计分析和预测，为以后各项工作的决策提供参考；在多媒体信息系统保密和安全方面。要建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。
3、对于基础建设。要对现有库房进行装修改造，同时添加购置档案设施设备。争取实现库房、办公、阅览、机房“四分开”；库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位；增添库房专用密集架**组，计算机*台、空调*台、去湿机*台、复印机*台，使库房保管达到“八防”的要求；同时，充分运用网络技术，配备专用的档案管理专用计算机系统及数据备份设备，实现档案的微机管理。按照目标管理的有关规定，文书档案、科技档案、多经档案、会计档案、声像档案、实物档案等各个分类实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）。
四、主要目标及措施
1、主要目标
以为xx发电厂提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业的各项工作的开展提供优质服务，使企业的档案工作实现系统化、规范化的目标。
2、具体措施
一要提高思想认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。档案工作是发电厂整体工作的重要组成部分，档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。