引论：我们为您整理了13篇档案管理痛点范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
篇2
所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。
1.2档案管理机构信息载体多元化的基础
在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。
1.3信息载体多元化发展的管理对策
对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。
2.纸质档案与电子档案各自的特点
因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。
3.档案信息电子化的益处
档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题———选材———编辑———出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。
篇3
一、建立电子档案统计台账应注意的问题
（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。
（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。
（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。
（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用EXCEL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。
二、档案馆电子档案统计台账的建立策略
（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。
（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。
（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。
（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。
三、结语
总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。
【参考文献】
篇4
随着全球数字信息化的快速发展，管理自动化及办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。这给档案事业带来严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题。因此，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。
一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势
就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。
二、 纸质档案与电子档案简介及特征
纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。
纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。
三、 传统纸质档案管理与电子档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
1、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
5、 电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、 纸质档案与电子档案应并存管理
国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。
五、 结语
综上所述，我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶，为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此，档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识，更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同，管理的注意事项。同时，掌握先进的计算机网络技术，以此加强电子文件的档案管理工作，做到与时俱进，满足信息化发展的需求。
参考文献
篇5
key words ：The radio system; file management; research
要做好电视广播的档案管理工作，主要从档案管理人员、档案管理技术以及档案发展方向入手，打破管理常规，总结管理经验，在档案管理方面投入更多的资源，例如人力、财力以及物力，尤其是对信息化管理资源的投入。
一、 广电系统档案管理工作存在问题
（一）形成的档案材料缺乏协调、统一、集中。
广电系统档案从开始至结尾没有按照归档要求进行归档，实际操作中缺少相应的控制措施及后续的档案管理、服务工作，造成了档案材料流失。档案存放没有专用声像档案室或声像档案专柜，档案混存，存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求，档案防护管理不到位。
（二）广电系统档案信息化建设进展缓慢
档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象，使广播电视的事业进展受到严重局限。部分领导对档案信息化建设的认识不到位;档案的数字化监督力度不大，在广电系统网上可提供查询利用的档案数量不多;档案管理模式不新;从事档案工作的专业技术人员不足。
（三）广电系统档案的长效管理机制还没有形成。
广电系统行政管理体制发生了巨大的变化 ，但档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整 ，各级领导对档案管理工作的重视程度不够 ，造成档案管理工作不规范 ，有的地方在档案管理方面甚至根本没有建立起规章制度。
（四）广电系统档案存储无序、混乱。
个别从业者认为只有上级发文 ，或者红头文件才是档案 ，档案意识淡薄，比如他们认为工作中形成的音像资料、新闻素材、播出作品等不是档案。他们对拍完、录完、播完后怎么处理这些声像档案并不在意 ，这就导致许多声像档案长期保存在个人或部门手中。使得单位档案归类不齐全、不完整 ，严重影响了广播电视档案的长久保护和开发利用。有些个人或部门为了应急 ，将一些具有重要保存价值的节目或作品带洗掉 ，作为空白带反复使用 ，等到以后认识那些作品的重要价值时 ，已经无可挽回了。广电系统档案与其他系统档案最大的区别就在于它的声像档案内容。这种特殊载体形式的声像档案已成为国家档案的重要组成部分。
二、 广电系统档案管理工作的措施
（一）加快广电系统档案的规范化、信息化建设
领导和档案工作者要解放思想，与时俱进，更新观念，变管理型为服务型，加强各类档案的规范化管理，进一步强化依法治档、制度治档的意识，认真总结档案管理经验，结合实际调整建立档案工作业务建设标准和规范;要落实资金，增配硬件，完善软件，构建档案资源共享网络平台。不仅要配备计算机等信息化建设的硬件，还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新，以提高管理系统的稳定性和工作效率;要加快档案的数字化进程，为广播电视信息的资源共享提供必要条件;要按照专业化现代化的要求，既要加强广播电视档案队伍建设，又要培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。
（二）财力物力保障档案管理工作加大业务培训力度
加强在资金上的投入力度，完善广电系统档案管理系统的整体框架做到信息采集与报送管理规范化，让整个信息化管理系统不断在档案管理工作中发挥作用，最终为广电新闻事业的发展服务。建立档案管理数据库在广电新闻档案的多媒体信息系统的应用中，从多媒体数据库入手，加强广电系统档案管理。细化相应的落实措施，对已产生的档案从收集、归档到移交做到规范化管理防止档案流失。对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。培养专业档案管理人员，注重其政治品德素质和职业道德素质。广电系统档案管理有必要不断对档案信息管理人员的专业技能和专业水平进行培训及考核评价以利于广电新闻档案管理信息化工作的有效进行。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就简，积极创造条件，力求将声像档案妥善保管，要使用声像柜或密闭铁柜单独存放，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的使用寿命。
（三）建立广电系统档案长效管理机制
按照档案管理的要求，结合实际，因地制宜制定适合本单位的各项管理制度、操作规范和工作要求，并严格按照规定抓好落实。要立足长远，常抓不懈，档案管理工作只有坚持常抓不懈，才能不断提高管理水平。
（四）档案管理人员应树立档案管理意识
广电系统应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员，引入与之相关的专业人士，重视组建开发与编研音像档案的队伍，优化管理人才构造，提高综合素质。管理层应帮助管理人员树立档案管理意识，使管理人员明确信息化管理档案的重要性，给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力，通过对管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感。
（五）明确档案信息的发展方向，推广信息化管理
随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广，广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战，使广电机构的档案管理方式建设不断进步。档案是清晰、确定的原始记录性信息，而广电机构要信息化的不只是档案本身，还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化，经过融合后将档案信息放大。
（六）推进档案管理工作规范化、标准化
在推进档案工作规范化标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。随着信息化技术的进一步发展 ，我国广电系统档案网络数字平台 逐渐发展为互动性或功能性数字平台。现阶段已开设在线咨询、查档答疑、业务答疑、个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动的栏目。加强广电系统档案与社会公众的沟通与交流 ，多层次、多方位地满足公众的档案信息需求。
广电系统档案管理人员必须抛弃过去的陈旧观念和封闭做法 ，适应时展 ，塑造档案服务新形象 ，让档案信息服务切实走入社会公众生活。提升档案管理社会价值。
参考文献
[1] 探析广电事业单位档案管理的改进措施 陈丽英 城建档案 2014-02-15 期刊
篇6
通过应用云计算，能够大幅提高档案馆IT工作的效率，节约IT业务成本，更容易发挥档案馆的资源优势。随着“云”概念的深入及应用，越来越多的软件服务和虚拟计算资源将放入“云”中，这样无疑会增大对网络宽带的需求，同时也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：对随机初始化的种群中的个体进行变异操作产生变异矢量，变异矢量与目标矢量进行交叉操作产生试验矢量，通过“贪婪”的选择操作，产生新一代种群。将“云”中的每台服务器看做一个个体，整个“云”看做一个种群，采用基本的DE算法对种群进行全局搜索，每代搜索结束后，采用优化最优解机制构建局部搜索策略的初始解，以达到改善候选解的目的。如何使得缩放因子F既能有利于对解空间的开发又能利于种群的收敛，姜立强等对差分进化算法缩放因子取值策略进行了研究，通过仿真实验表明，F随迭代次数的增加而逐渐减小有利于提高算法的收敛速率。
篇7
前言
近年以来，随着我国电子信息技术的不断发展和完善，办公条件的自动化和标准化正在不断进行完善。同时，现代计算机技术和通信技术在办公上发挥着越来越重要的作用。从本质上改变传统办公条件，从而更好地实现了办公上的自动化，但是，可能会对企业机构的内部档案管理产生巨大的影响力，为此，针对当前电子档案和传统档案管理方面的共同点和不同点进行分析，希望能够更好地为建立更加完善的档案管理出一份力。
在当前的电子档案管理中，电子档案管理主要是在社会生活中形成的，充分利用计算机盘片和磁盘等一些化学磁性材料为平台的文字资料，当然，其中也包括是电子文书和电子信件以及电子图纸等等方面。
但是，电子档案与传统的档案管理有着非常大的区别，电子档案管理必须要通过复杂的编码和解码过程，才能进行相应的处理。同时，这也可以进行相应的复制并且存储在不同的介质当中，利用者只是需要获得相应的使用权，就能够随时查阅相应的电子档案中的各种信息。
一、电子档案管理与传统的档案管理共同点分析
（一）档案管理信息的完备
传统的档案管理是电子档案形成的基础之一，并能够将其迅速将信息资源转为电子化资源，这是当前电子档案管理最为显著的特点之一，但是，在电子档案管理信息资源的建设过程中，需要传统档案管理的有效支持。在当前企业和管理机构中，信息资源是不会自动地进入到网络的，除此之外，还需要活动的开展者直接以电子形式提供上网服务外，还有一部分是需要依靠具体传统档案馆进行搜集和整合资源，之后就将这些信息资源完整地输入到档案中，只有转录为电子档案后才能网上使用。只有这样，才能有效地发挥好电子档案的效用。虽然有了电子档案，但是也不能忽略传统档案管理工作，必须要努力做好相应的管理工作，通过建设更加完备的档案信息数据库，有利于开展今后的各种活动。同时，电子档案管理的原始性和真实性必须要有传统档案管理的信息作为保证，尤其在当前电子档案缺乏相应的法律效应的前提下，就必须要充分好传统档案的保障作用。
（二）电子档案逐步拓展了传统档案的信息资源
总体上说，由于电子档案管理的信息资源量都是非常大的，想要轻易地将各种信息资源搜集到档案中去，才能更好地进行使用，在利用电子档案资源的时候，可以达到最佳的效果，在利用电子档案管理调出实际档案的所在地和具置，之后就可以直接进行使用，这种比传统的档案管理寻找方式更加便捷，这是当前电子档案管理和传统档案管理两者结合的完美体现。
（三）在档案管理基本原则上的一致性
所有的档案管理方式都是在继承前者档案管理方式上形成的，电子档案和传统档案管理两者也是这种关系，都是充分利用技术条件来进行一系列的整合改进形成的，在工作管理方式上在前者的基础上进行革新，达到工作的高效率，同时，对于其自身的服务方式和质量方面都有明显的提升，这是当前信息时代所赋予电子档案管理新的职能，使得将传统档案管理中的社会功能进一步延伸和拓展了。
二、电子档案和传统档案管理之间存在的差异性分析
（一）档案的归档时限上有所不同
现阶段来看，电子档案和传统的档案管理的归档时间上具有较大的区别，其中，电子档案可以在文件办理之后随时都可以进行归档处理，又或者是可以在指定时间内统一进行归档整理，通过计算机的方式制成文件形式，通过网络传送到档案部门中去，让电子数码签名封签进行相应的认证，同时，让档案管理人员进行接收，并记录相应的归档信息，详细记录档案分类号，严格限定相应的访问等级，这样就能够方便用户进行相应的查找和利用。通过这样的方式，可以极大提升文件的安全系数，从而确保归档的效率和完整率，更为重要的是，严格遵守了电子文件自身的特点，使得文件传送更加方便快捷，有助于避免档案管理的资源流失，以及相应的病毒侵害。
（二）归档方式上有所不同
通常情况下，电子文件所采用的电子编码技术，其中文件的内容上的可以进行相应的编辑和更改，使得在原文件上不留下一点痕迹。同时，还可以删除和更改某些鉴别文件中的关键性信息，但是，我们可以发现，正是由于这些问题的存在，使得电子文件在传输过程中对信息的真实性产生一定的疑问，需要鉴别的过程非常复杂而且困难。所以，相应的技术人员在进行更改信息时候，就特别要注重数字签名和信息上的认证，切实做好相应的加密保护措施。这样就能够更好地保护文件在传送过程中信息的真实性，以免发生各种错误，使得电子档案的法律凭证更好地进行确立。
（三）电子档案和传统档案管理方式上的不同
在当前的电子档案管理上，电子文件的分类和编目上与传统档案管理有着本质上的区别，其中，电子文件与纸质的文件相比，具有一定的特殊性，电子文件可以实行文件的一级管理，并且，档案管理部门在接受文件的同时，可以相应的给每一个文件编制一个文件名称，同时进行相应的分类和归档号，严格根据上下行之间的关系，之后就可以给出相应的文件号。
在文件归档时，可以更好地进行主题词著录，只有在技术条件成熟的时候，进行多角度和全方位地进行检索，这样就能够在很大程度上方便用户查找相应的文件和各种附件，极大降低了档案管理工作人员的劳动强度。
（四）两者在保管方式上存在较大的差异
在电子文件的载体上可以会发生变质的情况，但是，随着各种信息技术的革新发展，以及新的存储介质产生和发展，这些因素都有可能会影响到电子文件的可读性，所以，档案管理在接收一份电子文件的同时，必须要打印出一份纸质档案进行备份，这样就能够在很大程度上降低电子文件信息资源的损失。但是，这也不是最好的解决办法，最佳的办法就必须依靠计算机技术管理部门和文件形成部门之间进行高度合作，在当档案管理部门接收相应的电子文件时，必须要对格式进行相应的转换，使得所有的文件格式以统一的方式进行保存，这样就能在计算机技术发展后，能够及时准确地读取出之前所存储的信息资源，从而更好地确保信息资源的安全性。
（五）两者查询方式上的不同
在电子档案和传统的档案管理中，在查询方式明显有着非常大的区别。电子档案查询方式上，必须要在一定的技术条件上，用户先进行注册、登记，才能成为获取相应电子文件的各种信息资源，这样，在用户成为会会员之后，就可以随时进行远程登录进行查询各种资源，同时，用户还需要借阅登记和缴纳查询相关费用。而传统档案管理，并不需要进行获取相应的需求，而是可以直接进行查阅相关信息，两种从查询方式上可以看出，电子文件查询方式上更加方便快捷，而传统的档案管理查询流程较为繁琐和困难。
（六）管理人员的技术要求不同
篇8
一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同
1.传统档案管理与电子档案管理的联系
1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上
随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。
1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源
网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。
2.传统档案管理与电子档案管理的区别
传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。
二、提升工人文化宫电子档案管理的手段
1.加强对电子文件的收集与整理
档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。
2.积极使用现代化的归档管理手段
工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。
3.健全?子档案管理审核制度
篇9
《国家行政机关公文处理办法》所包括的公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列工作都是基于纸质公文制定的。其中，纸质公文的管理是由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。电子公文档案和纸质档案的保密一样，需要具备高度的保密意识和相关的专业知识。电子公文档案由于其自身的特点，不但能无限制地复制，还能进行编辑和修改。因而，其保密性更应该被重视，对系统安全保密的任务也更加严峻。要从制度上加强对档案管理人员的培训和管理，针对电子文件的这些特殊性给予更多关注，有目的地加强他们的档案安全保密意识和相关专业知识。电子公文从文件向档案转化以及存储、利用等环节都需要有指定专人，各人对自己的工作环节负责。制度安全措施是电子公文档案管理安全机制的保障。
2 物理安全
物理安全策略的目的是保护数据库存储介质、网络服务器、应用程序服务器、打印机和通信链路等物理实体免受自然灾害、人为破坏和攻击。确保系统有良好的电磁兼容环境、建立完备的安全保护措施防止非法进入系统操作环境和各种盗窃、破坏措施发生。
系统的光存储方案从另一层面保证了数据的安全性。磁、光、电三种存储介质中，光盘的寿命最长，可达到50年以上，可用作长期存储数字化公文的介质。而磁、电存储介质的寿命较短，只能用作临时存储数字化公文的介质。由于一次性写入光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点，所以，本文采用一次性写入光盘存储电子公文档案。
有了物理安全措施，就可以保证电子公文档案信息载体的安全和系统设备硬件的正常运转，使系统的实体硬件不受自然和人为破坏，为系统安全建立了良好的前提。
3 网络安全
网络安全措施是主要针对电子公文档案管理系统所运行的网络及其节点所面临的网络攻击威胁和系统的脆弱性而采取的保护措施。电子公文档案系统最大的优越性就是用户在异地可以通过网络方便地利用。因此，网络安全就成为用户真实有效地利用档案的保障。这也是系统安全机制的重要内容。
保证网络安全主要采用物理隔离、应用防火墙以及网络身份认证等安全措施。本文在项目实施中，使数据库服务器和提供远程访问的Web服务器分离，在Web服务器和接入Internet的路由器之间安装了防火墙，为网络安全提供了硬件支持。严格、分等级的网络用户身份认证保证了通过Web访问系统的用户合法性。
4 数据库安全
安全性对于一个数据库管理系统来说至关重要，所谓数据库的安全性，是指保护数据库避免不合法的使用，以免数据的泄露、更改或破坏。
本文在项目实施中选用的是最成熟的非关系全文检索数据库Trip。Trip数据库的安全机制是多层次的，系统的登录采用用户身份认证的方法；对于数据库的访问采用授权的方法，在数据库级、记录级、字段级三个层面分别进行授权，控制用户的访问权限和访问内容；当数据库意外发生破坏时，可以进行数据库的恢复，甚至可以根据日志文件进行跟踪、审核，找出破坏的原因；对数据库的备份，可以简单地将数据库BAF文件进行整体备份，当该文件比较大时，甚至可以对数据库进行拆分和合并处理。
TRIP有四级用户权限：系统管理员（system）、文件管理员（文件经理FM）、用户管理员（用户经理UM）和一般用户（user）。每个TRIP系统只有一个系统管理员，其用户名为system，他有完全的、最高系统权限，只有他才可以生成文件管理员、用户管理员。文件管理员（FM）有权建造数据库，并授权给用户或用户组去访向该数据库。只有经他授权的用户（包括生成文件管理员的系统管理员）才能使用他生成的数据库。用户经理（UM）有权建立新的用户或用户组。一个TRIP系统可以有不限量的文件经理或用户经理。如图1所示。
图1 TRIP用户权限图
5 应用程序安全
管理电子公文档案的应用程序安全是系统安全的核心。为了确保电子档案的安全性，本文在业务系统应用程序中建立了一套完整的安全机制，首先从源头上确保档案数据的安全。同一单位中的不同部门可共用一套电子公文档案管理系统。但按照档案的类别，每个部门管理员分别建立自己的数据库并管理自己的档案，如果他不授权给别的部门（或个人），那么，别人也无权查看，更无权管理。每个部门是TRIP中的组，部门中的人员即是该组中的用户。部门管理员默认授权给部门组。对于WEB检索，提供三种权限的操作：只能查看档案目录、可以在线查看档案原文但不能下载、能看能下载，系统可以根据用户的权限控制其进行相应的操作，严禁越权操作。
当然，为了系统的安全性，系统需要定期或不定期（人工）地备份数据库，而一旦归档，所有的归档文件将写入不可擦写的光盘中，光盘放在光盘库中，同时服务器硬盘的归档文件将全部删除，使之成为不可修改的真正意义的档案。
篇10
1 水利工程档案的特点
水利工程档案具有法制性、成套性、实用性及同步性的特点。我国档案局与水利部门对水利工程档案管理建立了较为完善的法律体系，这使得在工程项目档案工作开展时有法可依，项目部必须要按照规定要求建立健全的工程档案管理系统，否则将会受到相关部门的行政处罚。同时，对于水利工程的各类文件的收入，如设计图纸、竣工验收材料等都必须经过有关政府部门与资质部门的认可，这也是其合法性的体现。水利工程建设是一项复杂的系统工程，是由若干单项组合而成，因而档案体系也形成了一个配套齐全的完整的档案系统，缺少任何一个单项的档案都不可。水利工程档案的实用性是指水利工程自建设到竣工验收期间的真实、完整的记录，其不仅是施工单位的工作依据，也是监理、行政主管部门、工程质量监督部门、运行管理部门的依据，因而水利工程档案是最具有保存价值的历史性材料。此外，国家档案局与水利部门规定了水利工程档案必须做到“三参加”和“四同步”，即档案部门参加项目审查论证会和项目进度例会；参加项目阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。工程立项与档案收集、整理同步；项目合同签订与合同档案移交同步；工程进度、质量与检查工程的档案收集同步；分部工程质量评定和验收与归档材料同步等。以此及时反映水利工程建设的整个过程。
2 水利工程档案管理系统的建立
（一）档案工作人员职责的建立
档案是水利工程建设质量责任制的重要凭证，国家对于水利工程建设质量实行终身负责制，而水利工程馆档案管理人员是执行者，是否真实、完整的记录档案是当事人履行的重要凭证，无论是项目法人，还是参建各方都要参与到水利工程建设档案管理中，明确相关部门、人员的岗位职责。在职责划分中，项目法人应对水利工程档案工作起到统筹作用，收集、整理与保管自身产生的档案，并监督与检查各个参建单位的归档工作，大中型水利工程项目要配备与之相应的档案室。其次，参建单位要切实做好自己职责范围内的水利工程档案管理工作，如工程前期工作文件资料、工程建设管理资料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工验收文件材料等方面的文字、图表、声像。若属于项目法人等单位应移交的文件材料，应在整理、审核后及时提交。
（二）加强文件材料的收集归档
文件材料的收集应根据工程档案分类归档范围来进行管理活动，针对水利工程特点可以分为除险加固与病险水库两类来收集、保存有价值的文字、声像及图表。同时进行整理工作，给材料进行分类、编号、编目等。在档案收集与归档时，要衡量水利工程档案的完整性与准确性，注意归档的文件材料要字迹清晰、图样完整，手续完善，工程档案不可缺项，资料内容要准确，尤其是竣工图，必须要能对工程建设的实际情况有所反映。归档的文件材料要确保可以有机的联系，将有关联的材料放在一起，保证资料的成套性，方便日后利用。
（三）建立同步管理
根据水利工程档案管理的特点，同步管理是十分必要的，必须从立项之初就开始进行文件收集与整理；并同时在工程实施中对收集与整理的情况进行检查，做好工程验收时的文件材料的完整与质量保证。在此之中，对竣工图的编制情况要进行重点检查，主要是由于竣工图是反映工程建设后投入、运行等实际状况不可缺少的依据，因而必须要保证其完善、修改规范、有完备的签字手续，做到图物相符。对竣工图变更的地方要标注清楚，在重新绘制时要标注重绘依据。
综合上述，水利工程档案管理的好闹苯庸叵档剿利工程建设的质量及后期的安全运行，因此，加强水利工程档案管理系统的建立是水利工程建设项目不可忽视的重要环节，必须要重视对水利工程档案完整、准确、系统的衡量。明确档案工作相关人员的职责，确保档案工作与工程建设进行同步管理；各参与单位应积极开展文件材料，即文字、图表、声像等的收集归档工作；重点检查水利工程档案竣工图的编制情况，确保竣工图的质量。只有建立科学、完善的档案管理系统，才能综合反映水利工程质量状况，才能促进水利工程建设达到优质标准。
参考文献
[1]张明.浅析水利工程档案资料的收集与整理[J].农业与技术.2016（20）
[2]刘兢珍.做好水利工程档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案.2015（06）
篇11
本系统采用B/S结构进行开发，客户端用WEB页面实现同用户的交互，可以运行在任意WEB浏览器中，无需在客户端安装任何软件，推荐使用IE5.5及以上版本；服务端采用微软.NET开发技术中的技术实现业务逻辑的处理，其页面是编译后执行，处理速度快；数据库采用商用型关系数据库SQL Server2000，其具有很高的安全性、良好的性能及支持多用户并发处理等优点，很适合用于集中存储海量档案数据。
3 系统体系结构
电力档案管理信息系统采用了目前比较流行的B/S三层软件体系结构进行开发，系统清晰地划分为三个层次：用户界面层、应用服务层、数据层，如图所示。
3.1 用户界面层
运行于客户端的软件系统，用于收集用户输入并展现处理结果给用户，实现同用户的交互功能。本系统提供基于浏览器的程序，无需在客户端安装，易于维护，建议使用微软公司的IE5.5及以上版本。
3.2 应用服务层
该层的功能由运行于服务器中的.NET组件来实现，这些组件提供的功能统称应用服务，用于实现业务逻辑的处理，是电力档案管理信息系统的核心，该层主要解决以下几个方面的问题：
• 数据的表示方式，也就是实体类的表示方式，以及同数据库的对应关系，即所谓的O-R Map的问题。
• 数据的存取方式，也就是实体类的持久化问题，通常采用数据库来永久存储数据实体，这就需要解决同数据库的交互问题。
• 业务逻辑的组织方式。在面向对象的系统中，业务逻辑是通过对象间的消息传递来实现的。在这个部分，为了保证逻辑处理的正确性和可靠性，还必须支持事务处理的能力。
• 业务服务的提供方式。为了保证系统的灵活性和封装性，系统必须有一个层来封装这些业务逻辑，向客户端提供服务，同时作为系统各个模块间功能调用的接口，保证系统的高内聚和低耦合性。
为了能够很好地解决这些问题，我们将应用服务层又细分为五个部分：数据实体层、实体控制层、数据访问层、业务规则层和业务外观层。
3.3 数据层
数据层由Oracle、SQL Server、DB2等关系型数据库组成，用于数据的集中存储，提供数据的查询、增加、删除、修改，存储过程的执行等功能，本系统采用SQL Server2000数据库来实现。
4 系统实现的功能
本系统主要实现了如下的功能：
（1）档案的数字化：数字化是档案管理的大势所趋，也是必然结果。它主要面对的是传统纸质档案，因为计算机本身就是数字处理机器，如果档案不进行数字化，就根本不能进入计算机，也就无法进行更高层次的管理。
（2）案卷管理：系统提供案卷的增加、修改、删除、打印等功能。
（3）档案编目：编目是档案管理系统较重要的功能，每卷都有一个目录，反映一个卷所有包含的内容，其好坏直接关系到档案的使用率，系统提供目录的增加、删除、修改及排序等功能。
（4）档案录入：文件归档是档案管理系统中最重要的部分，因为只有文件信息及资料能够按时进入档案信息库，才能够保证档案信息的完整，才能够提供进一步的利用。
（5）档案检索浏览：用户登录系统后根据自己的权限可以全文浏览相关档案、案卷列表、卷内目录等信息。
篇12
加强电力系统文书档案管理工作是电力企业提高管理水平、快速健康发展的必然趋势，是强化电力系统内部管理、提高工作效率的重要体现，是其工作业绩和管理水平的历史记录和再现，具备一定法律效力的凭证作用，也是文书工作珍贵参考资料以及指导单位领导科学决策的重要依据，还是档案科学管理研究的基石，是衡量电力系统档案管理水平的高低的关键标准之一。电力系统档案管理是其经营活动中必不可少的管理要素，是电力企业管理中一个重要部分，具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。随着现代化进程的加大，电力文书档案管理信息化已成为管理工作的发展趋势，成为其最佳技术手段和提高管理水平的有效途径，在资源整合、共享的同时，开发电力系统文档信息平台，能够及时、动态地查阅电力文书档案，用于内部员工熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题的有力助手，便于快捷、重复网上阅览，在做好政策性、专业性、保密性的同时，不仅可以提高工作效率，还能提升电力文书档案的开发利用价值。
三、加强电力系统文书档案管理的对策研究
1、加大法律、法规的宣传力度，增强电力系统全员文书档案意识，争取各级领导对文书档案管理工作的重视
加大档案法律法规的宣传，提高电力系统法治意识和依法治档的自觉性，在员工中加大宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规的力度，加强员工对文件材料及时进行归档重要性的认识，增强员工的档案意识，变被动为主动，从而加大开发利用的力度，提高工作效率和经济效益。领导的支持力度在一定程度上影响了电力系统文书档案工作者的积极性，资金投入的力度是提高文书档案管理水平的有力保障，也是促进电力系统内部各部门协调合作的重要一环，为实际的文书档案研究和服务工作奠定了坚实的基础。
2、开展继续教育和终身学习制，全面提高电力系统文书档案管理人员的业务技术素质，有效提升文书档案管理水平
电力系统文书档案管理水平关键取决于文书档案专业人员的素质高低，不仅要求基层文书档案管理人员具备较强的档案意识、扎实的业务功底，还要有较高的服务意识和管理能力。为此，要不断提供各种政治素质、业务技能的培训和学习的机会，持续拓宽工作思路和知识面，提供机会加强行业交流与学习的机会，借鉴兄弟单位以及国内外成功的管理经验，成功打造一支复合型文书档案人才队伍，并不断提升其综合素质，这是保证文书档案管理工作安全有序开展的基础，也是电力系统加大档案科技进步、提高管理水平、深入开展档案开发利用的关键所在。明确电力系统文书档案工作人员继续教育和终身学习制的目的，从目的性、现实性和实效性出发，本着缺什么补什么、“学以致用”的方针，在学习专业知识的同时应注重对相关科学知识的补充和更新。电力系统走向国际化的标志有两个，一个是电力系统设备的自动化，另一个就是电力业务的网络化和数据电子化水平，其中包括文书档案的信息化水平，肩负着为电力企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任，信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给电力系统文书档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。尤其是加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，确保能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而为建设一支高质量的文书档案队伍打下坚实的基础。开展电力系统文书档案工作人员在职学习的约束、激励措施，与工资、技术职称以及管理人才培养、提拔相结合，增强文书档案工作人员继续学习的主动性和积极性，不断更新知识、拓宽视野，用现代化的科学知识、政治理论武装自己的头脑，掌握电力系统文书档案管理的技能，更好地适应电力系统企业和社会发展的要求，不断提升电力系统文书档案管理的水平。
3、建立健全电力系统文书档案管理的规章制度，不断创新电力系统文书档案管理模式
篇13
档案管理现代化是现代科学技术特别是数字化技术和网络技术发展的必然要求, 利用这一现代科学技术, 将档案管理工作从传统的纸质载体向“无纸”的数字载体转变, 从而实现工程档案资料的数字存储与查阅, 其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。现在普遍使用的方法就是将纸质载体档案信息通过手工著录、扫描等形式, 以数字记录方式存储到服务器、光盘等计算机的各类存储器中。
1. 1 数字化技术
数字化技术是以数字电子计算机硬软件、周边设备、协议为基础的信息离散化表述、定量、感知、传递、存贮、处理、控制的集成技术。在档案数字化技术中, 关键的环节之一就是将档案纸质载体转变成“数字”载体, 而利用现代扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程, 是实现纸质载体转化成“数字”载体的过程。这种依靠扫描设备、计算机等硬件设备进行数字化扫描技术, 符合国家电网公司纸质档案数字化技术规范的要求。
（一）设备选型
扫描设备是实现档案纸质载体转化成“数字”载体的手段, 我们通过对纸质载体档案的分类分析,数字化文件的技术要求, 以及对档案进行扫描的要求与扫描设备的对比, 遵循“经济合理、技术先进”的原则, 来选择功能适当的扫描设备。
(1)档案类型分析
按照档案数字化发展的方向, 目前, 公司以下档案需要从纸质载体转化成“数字”载体:
文书档案: 反映公司党务、行政管理等活动的档案；
科技档案: 反映公司生产、基本建设等活动的档案；
照片档案: 反映工程施工的照片、领导视察工程项目的照片、各种活动的照片等。
这些纸质载体的档案, 其功能、用途、保管期限等不同, 因而纸张大小不统一、纸张厚薄不一致、装订形式不一样等。客观上要求扫描设备的不一样, 增加了设备选型的复杂性。
(2)技术要求
《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》中, 对数字化文件的质量提出了明确的技术要求, 具体有:a.图像页面清晰可辨；b.数字图像中不能有杂点、黑边等；c.数字图像的偏斜角度要小于1度；d.图像偏斜不超过页面内半个文字。
(3)档案扫描的要求和扫描设备参数对照表
综合上述分析, 在充分论证的基础上, 通过对扫描设备的市场调查、经济技术比较分析, 按照“满足功能要求、优质高效适用”, 选用松下kv- s7065ccn彩色平板式高速扫描仪, 该扫描设备能够实现高速和平板扫描的一体化。分辨率在100～ 600dpi之间, 满足不同清晰度的要求。图像输出有黑白和24位真彩色, 能够最大限度保持图像的原貌。图像处理软件R.T.I.V.能够对数字文件进行纠偏、去污等技术处理。
（二）档案“数字”载体的形成
将一份纸质载体的档案, 转化成“数字”载体, 一般要经过以下8道工序:
(1)档案出库, 整理档案, 去除装订物。
(2)检查档案纸张大小、厚薄, 选择手动平板扫描或自动高速扫描。
(3)根据档案原件的清晰度, 调整分辨率。
(4)彩色图像应采用真彩色扫描, 其它采用黑白二值。
(5)对扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。
(6)将数字文件保存到服务器上, 文书档案和科技档案的文件采用TIFF文档保存, 照片档案采用JPG文档保存。文件用实体档案的档号命名,一一对应。
(7)档案恢复原装订, 还回库房。
(8)将数字文件刻录光盘备份。
1. 2 网络技术
将纸质档案信息转化为数字化信息, 就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源, 要实现这一点, 必须依靠网络。利用公司现有的局域网构建档案数字化网络, 是档案信息化建设得以进行的最经济有效的必要基础。另外, 有了网络, 没有相应的档案管理软件, 硬件就会像一盘散沙, 无法运作。
按照国家标准规范, 结合电力行业的实际情况, 按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则, 经过广泛的调研和比较, 决定选用清华紫光企业档案管理系统软件和紫光档案检索系统实现档案的网络化。
（一）利用清华紫光企业档案管理系统软件实现实体档案和数字档案的对接功能
清华紫光企业档案管理系统软件功能齐全, 有11个子系统, 分别能完成权限设置、数据录入、档案查询、档案借阅等功能。其中的数据录入子系统, 将文件信息录入, 能够形成电子条目和档案数据。数字档案通过该子系统的挂接功能, 将数字文件直接挂接到该实体档案的电子条目下, 点击浏览, 就能在计算机上查看到与实体档案一致的数字文件, 操作方便快捷。
（二） 利用紫光档案网络检索系统实现网络检索功能
利用公司现有的局域网, 各终端客户机通过公司主页上的紫光档案网络检索系统, 运用档号或关键字查询, 可直接查找到所需档案信息, 并能原文浏览和下载保存, 方便而快捷。
实践表明, 利用清华紫光企业档案管理系统软件和紫光档案网络检索系统, 将实体档案和数字档案的准确对接与网络快速检索, 实现了纸质载体档案转化成“数字”载体后的网络传递, 是档案信息化的基石。现代数字化技术和网络技术在档案管理中的成功运用, 将传统的档案管理“脱胎换骨”, 档案信息化带来的文件形成电子化、档案信息传递网络化、档案信息存储数字化、档案文件管理动态化, 使档案人员利用计算机管理档案、储存和保管档案, 通过网络查找档案、利用档案, 标志着档案管理由传统走向现代化。既是档案管理的转折点, 也必将引导企业管理的创新, 为进一步提高企业的竞争能力和经济效益, 发挥应有的推动作用。
2 公司档案信息化建设的优点
2. 1 先进的扫描技术
经过科学比选而采用的松下kv- s7065ccn彩色平板式高速扫描仪, 体现了“经济合理、先进适用、操作友好、质量可靠”宗旨, 能实现彩色、黑白扫描自动识别功能, 自动纠偏功能, 颜色滤除功能, 去黑边、黑迹、斑点等功能, 达到最完美的图像效果。
2. 2 强大的文件压缩功能
扫描图像处理软件能对数字文件进行压缩处理。一般200张纸质档案形成的电子文件容量大约900兆, 经过软件压缩后1000张纸质档案形成的电子文件容量大约为200兆, 大大减少文件的容量, 减少占用的空间, 提高文件的浏览速度。
2. 3 高效
自动高速扫描技术能达到每分钟60页的扫描速度, 大大减少了时间, 节约了人力, 物力, 财力。
2. 4 技术的创新引领管理的创新
随着计算机网络的进一步发展, 档案信息化建设的不断完善, 信息高速公路逐步拓展, 数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域。公司员工和部门只要通过计算机网络, 均可拥有和使用档案信息。显然, 以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用了, 必须改变工作方式, 建设工作规范。这样, 档案信息化的建设向传统的档案管理模式、制度提出了严峻的挑战, 将引领决策者、档案工作者需要不断摸索, 研究新方法, 解决新问题。
2. 5 工作效率的提高和利用方式的便捷
传统纸质载体档案的利用流程, 是利用者确认身份后, 提交利用目的, 然后由档案工作者查阅档案目录, 再进入库房提取档案原件, 交于利用者阅览。档案信息化建设改变了这一过程。档案信息化建设的成果使得利用者不必到馆, 在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息, 或者经授权后, 自己在计算机上查阅相关档案信息, 以往繁琐的工作步骤消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。
2. 6 更好地保护档案
公司档案见证了公司整个发展历程, 是宝贵的财富。纸质档案由于受到温度、环境、时间等因素, 不利于保管, 档案数字化可以有效地, 更好地保护档案。
2. 7 充分有效的利用档案, 提升企业竞争力
