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[中图分类号]G258.2;G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-01
1 图书馆档案管理信息化建设的重要性
所谓图书馆档案管理信息化建设，是指利用现代信息技术和网络技术，根据图书馆自身建设和发展要求，开发和管理图书馆各项信息资源，为图书馆用户提供优质信息服务的过程。这能最大程度地满足不同读者对图书信息资源的需求。图书馆档案管理信息化建设的重要性是其相较于传统的图书馆档案管理模式来说的，其重要性主要表现在以下4个方面。
一是随着信息时代的不断发展，图书馆档案信息的需求也越来越高，传统的纸质档案管理方式存在着信息流通量不高、处理不及时、查询繁琐、档案信息易丢失、文件归档工作量大等弊端，导致档案信息不能及时被搜集、整理和归档。其档案信息处理和检索的及时性、灵活性和准确性也无法满足庞大的读者需求。而档案管理信息化系统利用计算机技术和网络信息技术，能高效处理和检索档案信息，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，读者可直接快速查找到所需要的数字化文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。
二是传统的图书档案管理模式中，一方面需要很大的室内面积来储存档案，同时还需要对应的借书室、阅览室以及采编室等办公场所，这在很多单位和学校中很难完全满足;另一方面对于庞大的图书档案信息，需要专业的图书管理人员对图书档案信息进行采集、整理、归档、查询和维护等，对人力、物力和财力的要求较高，一般单位很难配备这么充足的专业管理人员。而图书馆档案管理信息化系统只需要一个很小的空间甚至几台电脑加服务器和存储设备，就可以实现储存功能，不需要浪费大量的人力、财力和物力，还可以提高档案管理工作效率，创造更好的社会效益和经济效益。
三是传统的各个图书馆档案管理单位之间都是相互分开的，一般都是半封闭型和馆藏型的，如果想要实现信息共享非常困难。而档案管理信息化系统可以很好地解决这个问题，它一方面可以让图书档案信息实现由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变，为广大读者提供了一个信息共享的平台，同时也为科学研究和知识普及等提供智能化服务。另一方面，对每一位读者来说，在信息化系统平台上获得的信息会更加广泛，信息量会更大，可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，更能体现出档案信息化系统的人性化和个性化特点。
四是在图书馆档案管理信息化普遍发展的今天，很多图书馆采取将传统服务延伸拓展到现代网络上，极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能。能够大大缩短档案形成和利用周期，避免归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象。在一些部门和管理层中，决策是否正确，管理措施是否得当，都要依靠完整的、准确的信息来保障，图书馆档案管理信息化系统避免了人工查找和判断的错误，可用准确完整的档案信息支持决策和管理。
2 图书馆档案管理信息化建设的关键步骤
2.1 建立健全完善的档案管理信息化网络和设施
强大的图书馆档案管理信息化系统需要一套完善的信息化网络和设施来提供足够的支撑和保障，从硬件到软件，从内部到外部。从硬件方面来说，档案信息化管理需要大量的设备进行支撑，例如电脑、服务器、扫描仪、打印机等。从软件方面来说，选择适合自身办公特点的图书档案管理软件和管理平台是档案管理信息化的基础，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。例如，利用各种搜索引擎从网络上查询并获得各种信息;利用各种导航系统为读者快速获取信息提供服务等。单位要将档案信息化建设经费列入年度财务预算，对档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化要有一个特定的预算等因素，增加经费投入。
2.2 建立完善的档案信息化管理标准和体系
不同的图书馆的档案管理工作都存在一定的差异性和共同点，各图书馆档案管理信息化建设都要根据自身发展的特点和工作内容建立完善的档案信息化管理标准和体系。可将档案管理信息化建设涉及到的大量的基础设施和设备、信息应用系统、资源管理、安全系统和人员培养等诸多方面进行规范管理。
2.3 提高档案信息管理人员的专业素质
一是要求档案信息化管理人员要有档案管理方面专业的知识，主要包括对档案信息真实性的辨别能力，对档案信息重要性的评估能力，对档案信息的整理加工能力等。二是要有一定的计算机应用能力和网络信息处理能力，才能保证各种档案信息的完整性和准确性。
3 结 语
目前，图书馆档案管理信息化建设是图书馆发展的主要方向和动力，需要各个方面的支持。图书馆管理人员首先应认识到管理信息化建设的重要性，然后再根据工作特点和发展方向采取合适的建设平台和方式，把握好关键步骤，才能更好地做好图书档案管理工作。
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近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。
一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。 二、实现数字化档案室的目标
1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。
2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。
3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。
4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。
5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。
档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 三、实现企业档案管理的技术手段 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。 全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置 一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。
二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。
3. 档案整理要求 全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。
3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；
3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；
3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；
3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；
3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。 四、档案信息化基础设施建设 1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。
序号 内容 型号 配置 单位 数量
1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1
4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1
5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1
6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1
7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1
8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1
9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1
10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1
11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1
12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3
2软件配置：
a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服务器数据库： MySQL5.0以上
c、客户端操作系统：Windows XP
d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
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1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
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2 档案管理与知识管理的联系
2.1 管理流程类似
在企业内部实施的各项管理在流程上都很相似，大致可以概括为档案的收集、整理和保管这三个步骤。这三个步骤对于档案管理和知识管理来说都是缺一不可的，这两者之间表现的差异主要在于除了上述三个步骤之外，在其他实施管理步骤上的差异。
2.2 管理目的接近
不管是档案管理还是知识管理，其自身的根本目的都是促使企业得到更好的发展。在实施档案管理的过程中是通过对档案信息的整理和收纳，为人们进行档案查询工作提供一定便利。而对于知识管理来说其根本目的在于管理人员通过自身知识素养，对企业内部存在的相应信息进行管理，借以满足相应信息自身知识层次的提升。另外在企业内部采用档案管理或者知识管理还可以在本质上提升企业自身竞争力度，对企业的继续发展有着不可忽视的作用。
2.3 管理对象重叠
档案管理的对象是档案文件，知识管理的对象是知识。有知识性意义的东西，才能纳入档案管理，而能够纳入知识信息档案管理的，都不外乎以纸质的书面形式或是以电子档案形式而存在。知识可来源于日常各项活动中形成的文件与档案，也可来源于通过收集整理方式得来的各种纸质数据库等。也就相当于文件档案也是属于知识的范畴，也是知识管理工作中的重要管理对象。文件档案是档案管理和知识管理的管理对象相重叠部分，可见档案管理与知识管理的管理对象是相近且有重叠的。
2.4 管理技术相同
在两种不同的档案管理方法中，运用的管理技术却是相同的。由于这两种方法都要顺势时代的发展需要。随着计算机技术的普及，人们对信息化、数字化的要求不断提高。档案管理作在对相关案卷进行整理、录入、保管的时候，大多都采用计算机工作的方式。这样不仅提高工作效率更能有效地减少一些错误的发生。知识管理工程中，也在越来越多的利用大的信息环境，对先进的技术应用程度也在不断地提升，进而满足人们对知识层面的各种需求，可见这两种管理方法所运用的管理技术是相同的。
3 档案管理与知识管理相差相异
3.1 人们通常运用的档案管理，主要是相关的档案管理工作人员对一些纸质的案卷进行整理和保管。是一项较为单一的工作，所需要的知识含量不一定非常丰富，但是知识管理方法则是进行理论化和概念化的工程，包含着更高层面的东西在其中。
3.2 信息化不断发展的今天，电子档案的管理得到了充分的运用。传统的档案管理着重强调对文本本身的管理，而知识管理则更加重视对档案文件中所包含的信息和知识的管理，二者的侧重点不同。
3.3 传统的档案管理主要是强调对档案文件的整理和保管，使其具有长远的存在性，以方便个人和企业对相关文件的查阅，这一工作相当于博物馆的管理工作，目的是要使其长久的保留。而知识管理则不同，强调的是对档案文件中的知识部分和信息内容进行有效地利用，侧重应用性。这是两者之间较为深层次的差异。
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一、学校档案管理工作中存在的问题
（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。
（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。
（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。
二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略
（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。
（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。
（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。
三、结语
学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。
【参考文献】
[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015（A5）：215-216.
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一、管理基建档案的重要性
在很大程度上，档案信息都可以记载真实的工程发展状态。作为历史性的记载资料，电力基建档案应当体现出自身的重要价值。电力基建涉及到多类型的电力建筑物，在基建进程的各环节中都需要配备齐全的手续，例如产权证、工程设计规划、审批图纸以及相关文件。基建档案可以反映出真实的基建项目质量，在档案中收录了各项文件以及图纸。依照电力基建的档案，相关人员就可以查证项目开工和竣工对应的时间，在这种基础上也可以明确基建项目的总体面积、建筑物总面积、预期的年限等。由此可知，妥善保管电力基建相关的项目档案，利于后期查看档案，同时也提供了后期工程开发以及维护的参考资料。
从基建工程来看，档案形成于各阶段的基建过程中，这种过程包含了各步骤的电力建设。实质上，电力档案包含了声像、图纸以及相关的文字。相比于其他类型的项目，电力领域的基建工程通常都会耗费较长时间，参与方也较多。例如：与基建相关的部门就包含了建设单位、工程勘察单位、设计及施工单位、项目监理单位。通常情况下，电力基建都会消耗3年至5年才能够建成。作为档案材料，电力档案可以用来记载全程性的建设信息和数据。
相关人员如果能够妥善保留项目档案，那么也更加便于后期开发新的电力设施。在后期阶段中，电力设施还会继续增值。一般来看，电力基建只是作为基础工程，后期还会继续拓展总的建设规模。如果能够参照原始图纸来决定后期扩建的具体内容，那么将会节省更多成本，同时也节省了珍贵的电力建设资源。
二、具体完善思路
如果要有序管理基建档案，那么根本点就是健全配套性的档案保存和管理机制。档案部门只有设置了更完善的配套机制，才可以妥善应对电力基建档案在具体管理中的各种问题。应当明确的是：档案管理并非单一性的归档操作，这种管理涉及多样的复杂环节，同时也包含了各环节中的技术操作。电力基建保存下来的档案通常较多，因此需要拟定体系化的成套规定，只有这样才可以在根本上提高基建档案的整体质量。截至目前，相关部门已经拟定了管理档案所需的配套规范，档案管理人员有必要从严遵循这些规程。详细而言，完善电力基建中的档案管理应当考虑如下要点：
（一）提高整体的管理水准
最近几年，电力体系正在深化改革，与之相应的档案管理也不断深入。从管理的角度看，电力基建工程中的档案管理人员通常并不专业，因而也没能掌握各流程的档案管理要点。针对档案收集、基建档案的保存、组卷和整理等，相关人员通常也很难予以掌握。要克服这种困难，电力企业就有必要强化针对性的管理培训，为档案人员提供日常的培训。在培训过程中，档案人员就能够熟识现存的法规，掌握日常管理所需的技术。这样做，可以从根本上提升整体的档案管理水准。
（二）引入新式的管理技术
推行科学化的基建档案管理，电力企业应当引入档案管理的新式技术。这种基础上，不断更新现有的管理方式。信息化形势下，电力档案也不再停留于单一的纸质档案，而是逐渐转变为电子档案。例如：在档案管理时，可以借助计算机来加快整体的检索速度。同时，企业也可以选择针对性更强的档案选编方式。在档案管理这个领域中引入先进手段，这样做符合了新时期的技术进步趋势。
（三）落实配套的标准
档案管理的全程都需要加以规范约束，电力基建相关部门需要拟定严格的规定，以此来约束日常的档案管理。依照工程进展的阶段性状态，企业可以设置相应的流程规定。只有健全了配套的档案管理规程，才能够形成有序的约束，切实确保档案管理活动的正常展开。
三、结论
相比于其他行业，电力行业具备独特性，因此尤其有必要重视电力基建。针对基建工程，应当妥善保留相应的档案信息，这样做才可以为后期验收以及扩展性的建设提供参照。基建档案包含了较多层次的内容，档案管理也应当依照特定步骤和程序。严格依照程序，做好各步骤的档案存放以及日常管理。重视基建档案管理，相关人员应当不断摸索档案管理的经验，服务于电力基建项目总体质量的提升。
参考文献
[1]王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务，2012（23）：102+106.
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作为医院为职工和患者服务的一个重要部门，单位的档案管理工作，要以简便快捷的方式，从多层面、全方位、多层次地记述单位相关人事和医院进步革新以及发展的新动向、新内容，作为档案管理的相关人员，要紧跟时展变化的步伐，用全新的思想观念和全新的科技开创档案管理工作的新局面。随着时代的发展，行业内部的档案工作的基础设施和硬件建设得到了极大的改善，通过人员培训和硬件和软件条件的升级，进一步加强了档案基础业务和档案信息资源建设；行业档案部门对部门档案信息的全面升级使其服务功能不论是传统的服务还是新拓展的服务领域得到不断地加深和拓宽。当然，高科技技术对医院档案管理人员的素质及业务水平提出了更高的要求，医院档案管理工作人员必须从认识自身的实际出发，不断进取，从思想上、业务上不断提高水平和开拓创新的能力。
1创新策略之前提――思想观念创新
对任何工作来说，思想观念是干好工作的前提，只有从思想上重视起来，才能将工作视作生命的动力。思想创新不能只是一句空话，众所周知，创新思想是行动的先导，它直接影响了实际工作创新及工作效果，但是如何创新思想是一个值得所有档案管理工作人员重视的问题，思想创新需要解决以下三个方面的问题。一、对工作重要性的认识，自己所从事的工作是单位繁荣发展的一个基石，任何一个部门对单位的发展都是举足轻重的，做好自己的本职工作是自己的责任和义务，一个单位要发展，肯定离不开档案管理工作，从这个意义上来说，就像一台机器的一个螺丝钉，机器的有效运转，离开哪一个部件都不行。二、认识本职工作的重要性是思想创新的前提，接下来就是如何做好自己的思想创新，我们知道，创新不是凭空想象的，需要一定的基础，更确切地说法是需要扎实的专业基础，只有对自己所从事的职业的特点和特征进行深刻的认识，同时丰富自己的相关专业知识，才能认识到职业的需要所在，才能对职业的原理、发展前景、存在的问题、解决的方法等等有较为深刻的认识，才能做到创新的有的放矢，才能花较少的时间较好地解决较大的问题，这就需要自己经常钻研相关的专业知识，就拿档案管理专业来说，现代计算机技术的革新对档案管理数据信息产生的登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用等工作需要计算机的相关技能，需要熟练掌握计算机数据库的应用，对机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公，需要档案管理人员熟练掌握word、Excel等办公软件的操作技能。从一定意义上说，只有在掌握相关知识的基础上，才能进行管理工作的创新，这是档案管理者必须认识的问题。三、思想的创新必须立足于本专业，但是创新的源泉往往存在于专业之外。随着知识细分和新专业的出现，许多专业的发展出现了相互借鉴和移植的现象，所以说，思想的创新必须借助于管理者广博的知识和深厚的科学技术底蕴，统计学、测量学、教育学、心理学等学科的知识是必不可少的，必要时候还要有哲学以及经济学方面的知识，以扩大和拓展档案管理者的知识视野，作好创新的基础工作和为创新储备必要的技术支撑。
2创新策略之内容――管理模式的创新
传统的档案管理模式是有效的，是经过了时间检验的，也是实际管理工作中行之有效的方式。但随着时代的发展，各种新问题和新情况的不断出现，档案管理工作需要紧跟时展的步伐，结合档案管理工作的实际，不断创新管理模式。以医院档案管理工作为例，我们可以从以下几个方面来进行革新和创新，以期提高档案管理工作的效率。一、档案的收集和归档，我们可以从工作手段上改进立卷制度，创立一些行之有效的手段尽量简化档案部门传统方式下长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，便于有条理的推进档案管理工作。二、熟练掌握计算机数据库的技能，满足档案管理资源的收集和存储，充实馆藏内容，提高馆藏质量，满足不同使用者的使用档案资料的便捷性和丰富性以及实用性。同时必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。三、随着现代化网络信息技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最为突出的特点是档案实体和档案信息分离，也就要求档案管理人员学习计算机技术、声像技术、网络技术等新知识，紧跟时代的步伐，健全档案的电子管理。同时，对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体便于做深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网上传输。
3创新策略之关键――管理人员的创新
“以人为本”是做好工作的核心，档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。主要从以下三个方面进行对管理人员的培养。一、人文关怀。人文关怀就是鼓励和关爱管理人员，要做到让档案工作者要热爱事业，并积极思考有关专业和素养方面的问题，培养档案管理者勇于提出改进工作的意见和设想，不断进行大胆而可行档案工作的探索和创新。二、培养档案管理者专业进修的意识和实际行动。培养档案工作者熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，学结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。
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一、会计档案管理的现状
经济领域出现各种改革，改革的工作相当复杂，只有做好改革工作中的每一步，才能为单位经济的可持续发展提供动力。会计档案是公司财务工作的重要组成部分，记录和反映的是一个单位经济发展的趋势，其中具体充分的数据可以作为单位改革及相关工作开展的重要参考。但是其中涉及到许多专业的知识和能力，需要从业人员有极高的职业技能和专业素养，要能在工作中不断去学习和探索，所以对从业人员的能力也是提出了更高的要求。当下的会计档案工作虽然有了一定的发展和进步，但是因为是财务管理过程中的收尾工作，往往被忽视，成为当下会计管理工作发展非常明显的弱点。会计档案管理有着非常重要的意义，是因为会计档案管理的质量决定着整个财务管理工作的质量，而财务管理工作是单位工作的核心，决定着整个单位发展的趋势和质量。研究分析会计管理工作中出现的问题，提出相应的解决措施，成为行业发展的需要。会计档案管理是各种经济活动的核算材料汇总，所以可以从中了解到许多业务的详细情况，成为检查单位企业是否遵守相关的财经纪律的主要参考资料，对于国家相关检查工作的开展也提供了一定的便捷性。而且当下国家许多的经济方面的规定和政策，也会将企业的会计档案作为重要的数据来源，使得制定出的经济政策能够适应行业的发展。
二、会计档案管理的问题
会计档案管理工作受到广泛重视的时间较短，处于发展的初级阶段，所以发展中仍然有许多亟待解决的问题。经过笔者的调查和研究，发现问题主要有以下几方面：
(一)会计档案的整理不符合标准
会计档案资料不仅包括相关的账单凭条等纸质专业资料，还应该有该单位一年的经济活动中的数据备份，但是单位在进行单位资料收集时，往往会忽视掉电子资料方面，造成整个会计档案中的数据就存在不完整性。在会计档案储存时，也因为省事而不重视相关的标记备注，使得后期想要查询相关数据时，增加了不必要的难度。有关人员在数据调阅时的相关规定也不完善，很多时候因为熟人关系便可以进行调阅，造成单位经济数据的泄露，也为不法分子的违反犯罪提供途径。
(二)管理人员的素质仍有待提高
很多企业单位的会计档案管理都被纳入财务管理的小分支，没有安排专业的人员进行管理，对会计档案管理的重视程度不高。相关的管理人员也有许多没有经过专业培训的，对会计档案管理的基础知识了解不清，缺乏专业的档案管理经验，导致整理出来的档案不符合基本的标准和规定，安全性和完整性都达不到要求。虽然会计档案管理属于财务管理工作的组成部分，但是二者仍然有着很大区别，管理人员如果没有扎实的专业素养作为支撑，很影响会计档案的质量。所以应该引起负责人的重视，向着的方向更加专业发展了。
三、会计档案管理的建议
基于会计档案的众多重要意义，相关的解决措施也至关重要。笔者经过查询相关的资料，分析研究具体的经验总结，得出以下几点建议：
(一)人员素质培养对负责会计档案管理工作的人员要进行定期的培训，提高管理人员的专业素质，加强相关人员对会计档案管理工作的重视程度。也可以通过不断改进培训的方式，改进教学的内容和知识结构来提高培训工作的质量，使得管理人员拥有扎实的基础知识支持和专业的实践能力。
(二)专业方法落实
加强领导，坚持依法管理，要为相关工作的落实提供具体的配套措施，完善会计档案管理中的规章制度。在具体的资料收集和销毁步骤中，更要加强监督和管理，保证收集数据的完整性，及销毁数据的安全性，防止重要的经济数据外泄。在制定档案时，要符合具体的操作措施的规定，比如文件的标注，以及文件安放的位置等。也要安排相关的人员进行定期的查询，优化每个细节步骤。
四、结束语
随着国家的不断发展和会计档案管理工作的不断推进，会计档案对于单位经济、行业工作、国家发展等的重要意义成为社会共识。要想实现经济效益和社会效益的双赢，需要对会计档案管理工作不断研究、分析、完善和改进。文章也在人员素质培养，会计档案生成及管理的具体步骤等方面，提出了具体有力的措施作为参考，以往能进一步促进会计档案管理的问题的解决，为经济的可持续发展提供动力，推动国家的进一步发展，增强国家的综合实力。
作者:刘伟 单位:衡水出入境检验检疫局
参考文献：
[1]张爱凤.浅谈深化会计档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2013，16(6)：12-13.
[2]陈海英.浅谈目前会计档案管理中存在的问题及对策[J].中国科技博览，2015(1)：308-308.
[3]蔡斯斯.浅谈当前会计档案管理中存在的问题及对策[J].大陆桥视野，2016(14).
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一、试卷档案管理存在的问题
目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。
二、规范高校试卷档案管理
1.试卷档案管理制度应该与时俱进
当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。
2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能
（1）教务系统信息的整合与利用
试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。
（2）试卷档案系统功能的设计与优化
优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。
3.简化试卷归档程序
由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。
4.保证试卷档案的真实性
试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。
5.简化试卷档案查询程序
高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。
三、高校试卷档案管理的意义和重要性
高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。
高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。
参考文献：
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1、城市规划档案信息化管理的必要性
城市在发展的进程中，需要进行合理的规划，科学的布局和合理的规划，能够使得城市实现长远可持续的发展。目前，我国现代城市化的进程在逐渐加快之中，这样就使得城市建设的速度也相应的加快，而在城市加快建设的同时，要想能够使得城市规划的更加合理，就需要合理的利用到档案信息，档案信息是城市进行科学规划的主要参考依据。针对档案实施有效的管理，就能够实现城市的合理和科学规划。
现阶段，随着信息技术的发展，信息化的程度逐渐提高，城市规划档案管理实现信息化也有其一定的必要性。有效的实现档案的信息化，可以使得档案信息更加的丰富，能够有效的吸收到各种城市规划的资料，从而对其进行汇总，这样就能够为数字档案馆的建设定点扎实的基础，从而使得档案管理事业可以进一步的发展。
2、城市规划档案的信息化管理内容和步骤
2.1城市规划档案信息化管理的内容
推进城市规划档案的信息化是档案馆的大势所趋，借助于信息技术，能够更加完善地改进管理手段和途径。信息化建设的内容如下所述：建立从输入、存储、管理和应用于一体的电子计算机档案管理数据库系统；使用目前日臻成熟的城市规划档案管理软件，有序推进档案管理的自动化和数字化；城市规划档案的各类信息资源需要经由严密地职能和权限划分，进而实现城市建设、规划与管理系统内的资源共享；系统需提供以网络为基础的档案信息化管理方式。
2.2城市规划档案信息化管理的步骤
①技术配置阶段，本阶段主要的任务就是紧密依照档案馆现有的信息硬件设施，根据建设的进展情况，配备电子计算机及其相关辅机器、专用电脑桌椅、光盘和服务器等。②管理必须实现正规化和标准化，若这个前提不能达到，则档案的信息化建设也就遥遥无期。③整合信息的阶段，本阶段主要与当代通讯技术、信息技术相互结合，对数字化的信息开展处理和检索，当出现安全问题时，及时组织技术员工进行专业的排查和维护，及时发现问题，实现查询的权限、范围的限制与网络技术有机结合等。
3、城市规划档案管理信息化建设的对策
3.1培养档案管理的信息化人才，提高人才的综合素质
要想使得城市规划的档案管理能够有效的实现信息化，就需要引进相应的信息化人才，对档案管理实施有效的信息化操作。就我国目前的城市规划档案管理工作人员来说，加强其综合素质的培养，构建专业的高素质管理人才队伍有其一定的必要性。档案管理部门应该加强对城市规划档案管理工作人员的培养力度，使得工作人员能够具备一定的信息化技术，并且熟悉各个方面的档案管理内容和制度，引进具备管理学以及城市学等方面知识背景的信息化人才，加强管理队伍的建设，从而使得档案管理能够有效的实现信息化。
而要想使得城市规划档案管理信息化得到有效的建设，还需要对管理人员的政治以及业务综合素质进行有效的提升，另外，还要对其服务能力进行有效的培养，从而使得档案管理的信息化人才队伍逐渐壮大，以构建高水平的城市规划档案管理信息化。
3.2加强资金投入，强化档案管理的硬件设施建设
针对档案管理要进行多项资金的投入，积极的融合市场资金以及社会辅助资金，利用充足的资金来将档案管理的信息化程度进行提升。而针对档案管理进行信息化建设的过程中，也需要合理的应用到相应的硬件设施，为了能够使得档案管理信息化水平得到提升，就需要对所采用的硬件设施进行完善和优化处理，加强城市的网络覆盖率，针对网络信息资源进行合理的保护，采用高质量的硬件系统，针对硬件系统进行跟踪维护，并且要定期对硬件设施进行保养，只有这样才能够有效的实现城市规划档案管理信息化建设。
3.3紧密依照城市规划档案的发展战略，提高管理的专业信息化
城市规划档案管理工作的开展，必须要紧跟时展的步伐，并且能够符合信息化发展的具体要求，将档案管理的职能进行合理的转换，加强档案管理与信息化建设之前的联系，实现两者的协调可持续发展。在信息化高速发展的进程中，不断的将数字技术以及计算机技术应用到城市规划档案管理中，应用网络来实现对档案信息的高度检索，提升档案信息的利用率。建构区域性的档案管理中心，针对档案信息实现高效共享，使得档案信息能够有效的被利用者所利用。切实有效的针对档案管理硬件和软件进行开发，从而使得信息化管理的程度可以大大提高。
3.4构建城市规划档案的信息化中心
城市规划档案馆推进档案信息化管理的终极目的就是提升自身的经营管理水准，进而为城市规划工作提供第一手翔实的、精准的资料，确保城市规划工作的科学性与合理性。为此，城市规划档案馆要努力成为本市规划的数据、信息存储的主力军，这也逐步成为档案部门的关键职责。
城市规划档案实现信息化的同时，也会出现由于档案自身的安全性和保密性而凸显的限制性问题，诸如此类的缺陷理应获得及时的弥补。档案馆的管理者需树立保存好档案的数据和具备管理技术同等重要的理念，在存储城市规划管理信息的同时，确保每一条数据信息的完整性和精确性，以保障信息化可以高效的实现。
4、结语
综上所述，城市规划档案管理实现信息化是城市发展和建设的必然结果。要想使得城市规划档案管理能够有效的实现信息化，就需要严格的遵守相应的管理步骤，并且了解相应的管理内容，在此基础上，积极的采取各项措施，来不断的提升档案管理的信息化水平，针对档案管理模式进行适当的改进，并积极的结合社会发展的需求，实现档案资源的高效共享，以此来保障城市现代化的长远发展。
参考文献
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档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。
1.2档案的分类不合理
很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。
1.3档案的编号缺失或不准确
档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。
1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员
在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。
二、如何加强档案管理基础工作的有效性
档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。
2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识
在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。
2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化
档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。
2.3强化档案管理信息系统
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
2.4加大档案管理的安全性
档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。
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一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
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基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1 基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2 基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强
项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3 结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
参考文献
[1] 张莉.如何加强基建工程档案管理[j].中小企业管理与科技（下旬刊），2009，（5）.
[2] 赵本洪.如何搞好基建工程档案验收工作[j].四川档案，1989，（12）.
