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正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
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1.2 现行的法规一味强调保护而轻视对少数民族档案的利用。对少数民族档案利用价值没有足够重视，法规建设与社会的客观需求差距较大。在11部提到少数民族档案的档案法规中，仅有5部提到了少数民族档案的利用，分别是《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》以及《广西壮族自治区档案管理条例》等，且多数只是笼统提及要做好少数民族档案的开放利用工作，缺少实践指导价值。
1.3 关于少数民族档案的法规不完善且可操作性不强。多数法规条文偏重于原则性，有些法规则过于模糊，很容易造成执法的随意和偏差。有些条例则不符合当地的实际情况，在执行方面容易出现矛盾。例如《广西壮族自治区档案管理条例》第八条中规定 “各级国家档案馆应当重视对反映少数民族政治、经济、文化等内容的档案进行收集、征集、整理、保护和开发利用”。而广西属于少数民族地区，有关少数民族文化档案的收集、保护尤为重要，但档案的收集与开发利用对于经济落后经费不足的档案机构来说缺乏足够的资金支持，操作性不强。应在法规中增加“设置专项资金对涉及少数民族的重要档案和濒危档案，进行抢救性挖掘和保护”。
1.4 多地关于少数民族档案的法规条文有着明显的重叠。经调查发现，我国出台的地方性档案法规中涉及少数民族档案的条例中多有重复情况出现，不利于当地特色的突显和少数民族档案的保护与开发。如在北京与河南、贵州与山东等地区档案法规中对于少数民族档案管理条例存在相互“克隆”状况，缺少地方特色。
2 我国少数民族档案法律管理不完善的原因
2.1 民族特色档案的数量相对较少且比较分散。我国是一个多民族的国家，“大杂居，小聚居”，直接导致了我国少数民族档案会分散到各个省份，造成管理和立法困难。目前，除了云南、广西、宁夏等一些少数民族聚居地区有专门针对少数民族档案的整理编研，其他地区鲜有出现。我国少数民族人口仅占总人口的10%左右，产生的档案数量也有限，且如今大多数少数民族人都愿意接受汉族文化以期获得更多机会，使得少数民族档案立法处在一个尴尬境地。
2.2 立法目的不明确。就目前我国中央及地方已有的关于少数民族档案的法律规章来看，均对其保管方面的规定更为详细，而对于这些档案资源的利用则较为模糊笼统，只有新疆和内蒙古等地区的档案法规中有所提及。这是由于在档案工作中对少数民族档案的作用以及发展规律的认识不够深刻。少数民族档案的收集与保护最终目的是为了满足人们对少数民族档案信息的需求，而各地少数民族档案法规却将重点放在了前者，直接影响了法规内容和实施的效果。
2.3 档案管理体制有待规范。我国少数民族档案管理相较于其他类型档案一直处于较为混乱状态，其工作方法本身就存在一定争议，导致档案立法人员无法找到实践依据来切实地制定政策法规规范整个流程。例如部分少数民族档案不仅隶属于档案范畴，也兼有文物、古籍多种性质，甚至多种不同的物质形态共存，其管理和保护需要多方协作配合，保护责任与归属权划分存在困难，档案管理就无法建立一套规范方案。
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随着目前市场经济的进一步发展，我国经济体制发生了深刻的变化，一些国有企业破产、重组、兼并或转制，民营企业、合资企业、外商、个体工商户等新的经济组织逐渐成为我国经济发展的重要组成部分，和职工就业的主题。然而在国有企业转制、破产和兼并重组等过程中，企业身份转变和档案管理问题日益突出，主要表现在：一是企业职工档案管理不规范，经过破产、转制的国有企业职工档案疏于管理，有的职工档案去向不明或存在随意涂改等现象。更有甚是，一些新的经济组织不重视企业职工档案的建立和保管，不能及时更新、补充新产生的职工的个人材料，导致职工的档案不准确、不完善。二是企业职工档案被分散保管。部分国有企业破产后职工被分流，但是职工档案没有被带走，一些民营企业或外资企业只保存本单位职工录用以后形成的档案，职工录用之前的档案有的在原企业保管，有的随破产企业档案一起交由综合企业管理部门或破产企业的主管部门保管。总之，职工的档案被分割，形成了不完整的职工个人档案，导致职工个人履历断档，不能完整反映职工个人工作经历。三是部分企业职工档案管理不规范、保管存在安全隐患。有些企业职工档案被装在破旧木柜中或麻袋中堆放在仓库角落，既没有防火、防潮措施更没有防盗设备，档案丢失、损坏现象严重。四是借阅和传递手续不规范。部分单位和企业在职工档案的借阅和传递方面存在不规范的现象，有的职工可以随意带走档案，借阅无借条，调转无手续和回执，有些企业因不同意职工调转或其他理由随意扣押或涂改职工档案，致使职工档案形成“弃档”或“死档”。企业档案管理的缺失或错误，直接导致职工在办理退休、养老、住房公积金等事宜时无法提供完整的法律依据，致使职工或企业利益受损，或有甚是导致企业和职工对簿公堂。
2 档案是企业法律举证的重要依据
企业在经济运作之中总要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多，做好企业档案管理它将为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。企业要想顺利发展减少经济运作中的麻烦与损失，要想胜券在握，就必须在平时的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案，才能在各种经济纠纷中立于不败之地。而我国现行的司法理念可以概述为“告诉制”，即民不告官不究，且是“谁主张，谁举证”。然对经济纠纷而言，从民法审判角度，原被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原被告方在审理过程中，谁能完成举证责任是致关一环。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会依据法判决。所以，企业在应对各种有关经济和其他纠纷司法案件中，如能寻找出有力的证据材料，特别是有关文件、物证、人证、影像资料、录音带等等，既可以还原事实真面目，又能给法院断案依法做出公正、公平、合理的判决，维护权益、讨回公道。因此，从某方面来说做好企业特别是国有企业的档案管理，对维护企业和员工的利益来说是至关重要的，同时还是法律举证的重要依据之一。
3 用法制意识搞好企业档案管理
3.1 企业档案管理融入法制意识的重要性和方法
既然企业档案是企业处理各种纠纷的重要法律依据，因此企业档案管理人员就要严格按照国家有关法律、法规要求妥善做好企业档案管理，在形成档案之初就要树立法制意识，本着实事求是的态度和证据的角度进行收集、整理、管理企业档案。但企业管理千头万绪怎么从法律证据的角度管理企业档案呢？这就要求企业档案管理人员要弄清楚证据存在的基本要素。企业管理虽然表面非常发杂，但万变不离其宗，不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、企地关系等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。所以取证、索证无时不有，就看从领导到普通职工有没有法制意识与觉悟。所以企业机关文秘人员特别是档案管理人员要对身边的小事、碎事留个心眼，事事都要考虑周详，做事特别是重要事项要留下痕迹，要有原始凭证 、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本作为；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字据等等这些都是证据的基本要素，一句话：证据要的是原汁原味，这是最关键要素。
3.2 做好企业档案管理的基础性工作
企业应严格执行《档案法》的各项规定，健全档案管理制度，认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料，定期督促、检查，发现问题及时整改，保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养，定期参加地方档案行政部门组织知识培训，加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育，使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求，从而全面提高档案管理水平。
3.3 加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障
为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。
4 案例分析说明
劳动争议案。安阳市某煤炭企业始建于1969年，李某自建矿初被招进该企业工作，并任该企业工会副主席职务。该企业规定领导干部到达53岁期退居二线，正职降为副职、副职降为管理人员。由于该单位职工档案管理不严，为了拖延退居二线日期，李某托关系借出自己的档案并私自涂改了招工日期和自己的真实年龄。按照身份证真实年龄2011年李某该退居二线，但是李某说自己档案年龄不到退居二线年龄拒绝退居二线。结果，该煤炭企业按照李某身份证年龄给予了退居二线降低了李某工资待遇处理，为此李某依据档案年龄不到退居二线年龄为由将该煤炭企业告上了法庭。法院经过调查取证一审认为：该员工省份证年龄到达该煤炭企业规定的退居二线的年龄但招工表和档案年龄不到退居二线年龄，判令公司收回让李某退居二线降低工资待遇的决定。该公司不服一审判决，上诉二审。上诉审理时，该公司从档案中找到李某涂改招工表和档案的认证和物证，请求法庭支持。二审认定举证事实有效撤销一审判决，重新判令退居二线降低工资待遇决定有效，赢得了官司的胜诉。
5 结束语
企业档案管理关系到企业和员工的根本利益，所以用科学积极的态度去搞好企业档案管理，并将法制意识融入到企业档案管理中，是全面贯彻落实科学发展观、实现以人为本、维护企业利益的重要保障和根本举措。
参考文献
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伴随着城市建设步伐的不断加快，现代化网络电子信息技术已经不断渗透入如今的工程建设领域。随之而来的就是大量建设电子文件的产生，从而形成了工程建设电子文件（档案）与纸质档案共存的局面。虽然可以预计, 建设电子文件（档案）与纸质档案管理共存的二元格局将会持续相当长时间, 功能的完全替代很难, 也并非必须。“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。但是建设电子档案的发展却是大的趋势，是与时俱进的产物，是未来发展的方向，是建设数字城建档案馆的需要。只是建设电子档案的安全利用、保管、法律地位没有得到完全保证, 人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。本文重点讨论建设电子档案的安全利用、保管和法律效力。
一、建设电子档案利用中的安全管理
（一）采用的利用方式
对城建档案部门来说，建设电子档案提供利用，一般有三种：即提供拷贝，网络通信传输，直接利用。城建档案部门应视利用者的情况提供利用方式，决不能随随便便地向任何利用者都提供全部利用方式。
（二）依据城建电子档案内容的密级层次，进行有效的管理
一般来说，对于内容不能完全开放的建设电子档案，不宜提供拷贝的利用方式，对于提供拷贝程序的建设电子档案的制作，必须在有效的监控下进行。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。
（三）进行加密处理
采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内
容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的
更换。
（四）利用的系统
系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进
行相关记录，作为对利用工作查证的依据。利用的系统应有较强的容错能力，避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。
二、建设电子档案保管中的安全管理
在建设电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程中，应当充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来测定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保建设电子档案的安全可靠。根据建设电子档案载体的特性，可以从以下两个方面对其进行安全保障：
（一）载体的选择——保证建设电子档案载体物理上的安全
建设电子档案一般来说是存储在磁、光介质上，所以要严格控制磁、光介质保存的环境。城建档案部门一方面要对电子文件从生成到归档到档案管理的整个过程做出完整记录，另一方面，要在原有的技术基础上开发新的高科技技术，对载体的保护、技术的保护等做出强有力的保障。另外，载体的选择对建设电子档案的稳定性也起着非常关键的作用。建设电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。
（二）对建设电子档案载体进行有效的检测和维护
建设电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，极易受到环境的影响。因此，为了延长电子档案载体的使用寿命和确保电子档案信息的安全，就必须定期对其进行检测和拷贝，定期检测，应每年一次。采用等距抽样或随机抽样方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修改或更新。还可以采取再生性保护措施对其进行有效的维护。所谓再生性保护措施，是指将磁盘或光盘的数据制作备份，并分别存放，每4年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于4年，循环往复，直至销毁为止。建立相应的维护管理档案，记录每一次对建设电子档案载体进行的检测、维护、拷贝等操作，这样可以避免重复劳动及发生人为的错误操作。
三、建设电子档案得不到利用就没有价值，利用可以表现在工程设计、审核、鉴定以及建设工程司法审判领域等等。可见城建档案馆提供的建设工程电子档案的法律凭证效力值得关注。
建设工程电子档案文件首先要具备原始性和真实性, 这样才能具有法律意义上的凭证作用。城建档案忠实地记录了整个建设工程的历史事实, 具有证实历史的效用。如果没有原始性,真是性也就没有证据性可言。因此，首先做好前端控制工作。因为建设电子文件具有易更改性和系统依赖性等特点，只有从“前端”进行控制，才能保证“后端”的建设工程电子档案的完整性、可读性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是对整个工程进行全面管理。由于工程建设周期长，等到工程竣工后再收集，一些重要的电子文件有的未存盘，有的被删除，很难收集，造成很大的损失。因此在工程建设期间，城建档案业务指导人员应不定期到建设单位、施工单位和监理单位，对建设工程档案资料收集、整理、归档工作进行检查，结合工程特点，深入施工现场，帮助解决建设过程中出现的问题，保证城建电子档案的原始性、真实性、准确性。
建设电子档案的原始性、真实性与建设电子档案的法律证据作用在根本上是统一的。建设电子档案的法律证据作用因其具有原始性和真实性而存在。两者的关系具体表现在以下两个方面：
建设电子档案的法律证据作用是建设电子档案原始性、真实性的体现。法律证据作用离不开建设电子档案的原始性、真实性。档案保存的最终目的就是为了开发利用，建设电子档案也是一样。而作为法律证据只是利用的一种方式。建设电子档案的原始性、真实性为建设电子档案的法律证据作用提供了最基本条件。档案学理论将档案的凭证价值基于其原始性，建设电子档案也不例外。因此，只有充分保证建设电子档案的信息内容的原始性和真实性才能具有凭证价值。证据具有三个基本特征：客观性、相关性和法律性。 其中，证据的客观性是指它的实质，是第一性的。一份文件或档案能否成为证据还要看它是不是同时具有这三个基本特征。 从中我们不难看出最基本的作为证据的特征就是它的客观性，是指这份文件或档案是不是真实地反映了当时的客观情况。即通常所说的是否是原始的历史记录。所以，撇开建设电子档案的原始性和真实性，电子档案的法律证据作用也就无从谈起。它是建设电子档案能否作为证据发挥其凭证价值即证据作用的最基本条件。
开展城建电子文件归档工作是数字城建档案馆建设的需要。建立数字城建档案馆是城建档案工作信息化、现代化的重要内容，是城建档案馆的发展方向，而数字城建档案馆最基础最重要的工作就是实现城建档案信息的数字化。可见，建设数字城建档案馆是国家赋予我们档案人员的使命，也是我们未来肩负的职责。
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档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
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2.1规范档案管理，提高责任意识
在进行档案管理时，要确保档案的真实性。档案在进行整理时个人以及学校都应实事求是，做到档案的准确，逐步的提高档案的公信力。档案在人才市场放置时，要缴纳一定的费用避免弃档现象的发生。逐步的提高档案管理人员的综合素质，加强对管理人员责任意识和专业技能的培训。在日常的工作中做好对档案的分类管理工作，提高人才市场档案放置的科学性和正规性。
2.2逐步提高档案的信息化管理
将计算机信息技术逐步的应用在人才市场档案管理中，切实的做好档案的信息化管理。对于人才市场档案以电子数据的格式进行备份，将各种信息做好分类管理。一方面网络档案信息便于管理，另一方面又可以和其他部门更好的做到资源整合和共享。在对档案信息进行网络化管理时，要确保信息的及时性和准确性。
2.3健全法律法规的建设，提高档案管理的法制化进程
根据档案管理过程中所存在的纠纷，制定出科学有效地法律法规。人才市场工作人员在对档案进行管理时可以对在实践过程中经常出现的问题依据书面的法律法规办事，做到有法可依规范管理行为。以立法的形式将管理工作制度加以完善，提高档案管理的法制化进程。
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1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。
档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。
公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。
2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。
围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。
为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。
加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。
3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。
随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。
首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。
其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。
此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。
4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。
做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。
做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案
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建筑施工企业工程项目多、施工工期长、涉及面广,工程档案从现实材料到立卷归档有一个漫长的周期,档案工作成效和质量难于保证,也拉长了建筑企业从工程开工到工程竣工的经济周期,影响了建筑企业的经济收益。如何有效开展工程项目施工现场的档案工作,促进建筑企业合情合理合法获取最大限度的经济效益,是困扰建筑施工企业管理工作的难题之一。结合在建筑企业的工作实践,笔者认为,要做好工程项目施工现场的档案管理工作,争取企业经济效益,必须准确把握和执行法律法规及管理规范,切实做到“及时学习领会”、“认真贯彻落实”、“切实严格执行”三个方面。
一、及时学习领会好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供信息支持
建筑施工企业有其特殊的行业特点,加之建设工地分散、点多面广,给工程档案的收集、整理增加了困难,企业开展档案管理工作的难度不小,给企业争取经济效益增加了难度。
建设项目的报建、开工、施工、结算、验收等各个环节,以及建设工程竣工资料的编制、结算的确认、建设项目的创优申报都离不开工程资料。工程项目的质量保修、经济纠纷的处理与解决,建筑施工企业的生存、发展和壮大,同样离不开工程资料。建设项目施工过程中的资料积累,形成了建筑企业的工程档案。从一定的意义上来说,工程档案对于建筑施工企业的生产管理全过程,都起到至关重要的凭证和证据作用。如果工程项目施工现场的档案管理工作存在问题,例如,档案收集不及时、归档不完整等等,势必造成工作重复,影响工期,增加工程成本。
档案法律法规和管理规范,是政府和建设、档案主管部门对建筑企业档案管理工作的强制要求,同时也是企业开展档案工作的指引。法律法规和行业规范,可以使档案管理工作规范化和常规化。因此,学习好、领会好档案法律法规和行业规范,是做好建筑施工企业档案工作的关键。对于每一个档案管理文件或行业规范的出台,我们都要认真研读,加强理解,准确领会把握规范、制度和管理文件的主要内容及其精神要点。企业和档案工作人员只有正确领会、透彻理解了法律法规和管理规范的实质,才有可能正常开展工作。
首先,建筑施工企业的档案工作人员要及时知悉档案法律法规的颁布和行业规范的实施,及时开展工作。其次,企业在具体执行法律法规和行业规范过程中,要结合企业的实际,落实贯彻文件的具体部署。在施工过程中,要求报送的资料必须及时报送,应该备案的资料必须及时备案。由我司总承包施工建设的广东电信广场,在多年的施工建设过程中,先后经历了三次工程档案归档标准的变更。每一次工程档案归档标准变更后,项目部都及时组织档案工作人员学习领会和理解新标准,并根据新标准的要求进行工程档案的编制、备案和归档,确保了三次工程档案归档标准变更的顺利过渡和实施,档案管理工作中减少了大量的重复工作,为企业节省了不少的人工成本,争取到了可观的经济效益。
二、认真贯彻落实好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供政策保证
做好建筑施工企业档案管理工作,在学习领会档案法律法规和行业规范的基础上,还必须抓紧抓好档案法律法规和行业规范在实际工作中的贯彻落实。建筑施工企业和档案工作人员要把握好重点,了解档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求,认真做好档案法律法规和行业规范的传达贯彻和落实工作。在工程资料收集和工程档案管理工作中,档案工作人员要以档案法律法规和行业规范作为开展工作的依据。在施工现场的具体工作实践中,要使档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求真正体现、落实在管理的每一个环节,力争工程资料收集和归档一次成功,为顺利推进下一阶段的工程施工创造条件,减少误工、延期等不利因素造成的工程成本,为企业争取时间、创造效益。
贯彻落实档案法律法规和行业规范,建筑施工企业和档案工作人员还要紧紧围绕企业生产管理这一中心,结合施工现场的实际条件,充分发挥人的能动性和积极性。要克服工作中的困难,严格贯彻落实档案法律法规和行业规范,不打折扣,保证工程资料和档案工作的质量。要力争施工现场工程资料一次合格,减少重复工作,为工程竣工后的项目创优、工法申报、企业资质申请等工作打好基础,为企业创造间接利润,获取经济效益。
贯彻落实档案法律法规和行业规范,不仅要依靠发挥档案工作人员的工作能动性和积极性,还要有档案组织机构的推进和监督。设立专门的档案管理部门,配备档案管理兼职人员,是比较符合建筑企业档案管理工作的做法。一方面,建筑企业的生产管理基本上在施工现场进行,90%以上的工作量可以在施工现场完成。另一方面,建筑施工企业有其便利条件,就是按照施工现场人员配备要求及工程资料收集归档的工作需要,施工现场都配备了专职的资料员。按照一人两职责的要求,将专职资料员设置为兼职档案工作人员,要求资料员在做好施工资料的同时,按照档案法律法规和管理规范,做好工程档案的收集归档工作。作为国有大型建筑企业,我司设立了专门的综合档案室,负责工程资料及工程档案工作的开展、推进和监督工作。在人员设置上,综合档案室只设专职档案工作管理人员一名,其他全部均为兼职档案工作人员(即在施工现场的资料员)。这也是我司结合企业具体实际,贯彻国家档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案工作管理模式,它符合建筑企业业务工作的特点和需要,减少了档案归档过程中的重复工作。实践证明,我司的做法,较好地促进了施工现场的资料收集和工程档案管理工作,为企业节约了大量的人工成本,间接创造了经济效益。
三、切实严格执行好档案法律法规和行业规范,为企业获取经济效益保驾护航
工程资料的准确性,对于工程施工过程及生产管理的重要性不言而喻。工程资料特别是工程档案上的错误,对于施工企业将会是毁灭性的打击。因此,建筑施工企业要在及时学习领会、认真贯彻落实的基础上,至关重要的一点,就是必须切实严格执行档案法律法规和行业规范。也只有这样,法律法规和管理规范的威力及作用才能充分发挥,否则就会成为一纸空文。因此,起着推动和监督作用的档案管理部门,要对工程资料严格把关,做好审核工作,并将相关资料及时归档。建筑企业要根据建筑形势的发展变化,根据档案管理的工作要求以及施工现场的实际,不断调整工作方式方法,针对工作中出现的新问题,要采取新思路、新办法、新措施加以解决。
切实严格执行档案法律法规和管理规范,为企业争取经济效益,一是要注意处理好生产管理与档案工作的关系。建筑企业的生产管理与企业开展档案管理工作是异途同归的两个方面,两者相得益彰、互为促进。以档案法律法规和管理规范为工作依据,做好、管好施工现场档案资料管理工作,正确处理好企业生产管理与档案工作管理的关系,不仅不会削弱企业生产管理的力度,而且有助于促进企业的生产管理工作,促进企业“向管理要效益”。
二是要注重发挥好工程档案资料的真实凭证的作用。施工现场的档案管理工作,要以档案法律法规和管理规范为依据,为工程项目管理提供准确数据,及时有效地为企业生产、经营和管理服务。工程档案资料具有参考借鉴价值,对工程技术的推广和应用有启迪助推作用。如,在生产管理过程中甲乙双方就工程量产生意见分歧或发生经济纠纷、合同纠纷,工程档案还可作为原始凭证,为建筑企业“作证”,作为甲乙双方确认工程量的证据,为企业争取经济效益。
三是要高度重视信息技术环境下档案信息的安全工作。要抓紧抓好档案法律法规和管理规范学习和贯彻落实,抓好档案工作队伍的教育管理和档案岗位责任制的落实。对于特殊的工程项目特别是军事、银行等保密工程,要加强对档案工作人员的保密意识教育,增强人员责任意识,不断推进档案管理工作制度化和规范化,切实做好特殊工程资料的收集、归档和保密工作。避免因工程泄密或工程档案资料泄密,造成不必要的法律诉讼成本,间接为企业争取经济效益。
四是要加强与建设主管部门和档案管理部门的工作沟通,做好与质监、安全、建协等部门的沟通和联系。按照各专项工程的要求,以档案法律法规和管理规范为标准及依据,分类做好消防、城建等分项资料,及时收集整理归档,为工程项目的分步分项验收及早做好准备工作,减少因分步验收紧急做资料赶任务而发生的加班工资,减少人工费用。
在现行的建筑企业运作机制下,企业档案管理特别是施工现场的档案管理工作不能循规蹈矩、墨守成规,必须在学习领会好、贯彻落实好、高效执行好档案法律法规和行业规范的基础上,及时解决施工现场档案管理工作中的实际问题,不断深化创新管理方式方法,推进管理工作逐步发展完善,一定会扭转施工现场档案管理工作的被动局面,建筑企业获取最大经济效益的目标一定会得以实现。
参考文献:
[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案,1996,(9).
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依照《档案法》等有关法律法规要求，结合工作实际，档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好。因此，我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作就是制定一份合理、科学的立卷归档制度。一要本着科学发展观的精神，加强城建档案资源建设，提高我馆档案工作的管理水平，坚持“以人为本、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则，制定和完善档案管理工作制度。二要认真研究城建档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设。具体地说，在工作实践中要不断完善档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度等规章制度。当然，如果制度只是写在纸上或是挂在墙上，那是远远不够的。要真正地将制度落实到档案管理工作中，落实到实际工作中，做到有章可循、有据可依。三要从思想上分清城建档案管理工作与其他档案管理工作的区别，以及存在哪些差异，在以后的城建档案管理中档案管理人员面对实际问题具体应如何处理等问题都是我们城建档案工作者需要思考的问题。
三、加强城建档案执法检查
贯彻实施《档案法》，坚持依法管理档案事业是推进档案工作发展的基本保障。要开展依法治档工作，就必须开展档案执法大检查，严格规范档案管理。在工作中要强化依法行政管理职能，加强对档案法律法规实施情况的监督、检查，加大对违法案件的查处力度。《档案法》赋予了我们神圣的权力和光荣的职责，执法就要敢于执法、勤于执法、严于执法。执法首要的就是要敢于执法。多年来档案管理部门都是有求于人，要实现真正意义上的执法在当前法治环境背景下还比较困难，特别是在以人情关系为主的传统社会意识的影响下，给执法设置了种种障碍，如何冲破这种人情网、关系网，成为摆在档案执法人面前的一大难题。依法治档，依法搞好城建档案事业，使城建档案事业健康有序发展，就必须在实际工作中把档案执法工作落到实处，做到有法必依、执法必严，不断提高城建档案事业的依法管理水平。
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1社保档案管理存在的主要问题
应依法实施社会保险档案的管理，依法管好用好社保档案，让社会保险档案发挥积极作用，为人民提供更好的社会档案服务。但当前社保档案管理还存在着一些问题［1］。
1.1依法管理社保档案意识不强
一些单位缺乏依法管理社保档案意识，存在造假现象，严重违法违纪，加重了社会保险档案管理的不规范，影响社会保险事业的发展。办理退休时，有很多人想蒙混过关，用假档案或假材料办理退休，给社保档案的管理带来了很多问题。社保档案管理法治意识薄弱，导致档案管理工作恶性循环，不利于维护相关法律的严肃性，不利于构建法治社会［2］。
1.2社保档案管理体制不顺
社保涉及的范围广，流程复杂，包括社会保险、社会福利、社会救助等，从程序方面包括申报、审查、缴纳费用、保费发放以及权益维护等，这些不同的内容和程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保档案由于归属不同、体制不顺，在管理过程中会遇到很大的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息网络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。
1.3一些社保档案管理人员不适应工作需要
虽然我国颁布了相关的法律法规和业务规范，在很大程度上对社保档案管理进行了规范，但是对于档案管理的具体工作流程，没有统一的规范，社保档案管理人员业务素质整体上不高，只会对社保档案进行基本的收纳，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入电子档案管理，很多档案管理人员缺乏计算机管理技能，不适应工作需要。一些社保档案管理人员基本素质低，法律意识淡薄，在工作中出现社保档案分类不明、划分保管期限不当等问题，个别人员甚至受金钱等诱惑，进行档案造假。
2社保档案的价值和作用
2.1是维护参保人员权益的基本依据
社会保险档案是参保人员维系自身利益的法律凭据。当自身的利益受到损害时，凭借社会保险档案可以维护自身利益，也是决定参保对象能否有资格享受社会各种补助等权益的凭据。社保档案管理部门应创新服务方式，管好用好社保档案，为社保业务和社保对象提供更好的服务，充分发挥社保档案和社保档案管理部门的重要职能作用。
2.2有助于维护社会和谐稳定
社会保险档案的管理有利于社会的稳定和谐，社会保险档案是整个民生档案的关键组成部分［4］。社会保障体系建设是现阶段构建社会主义和谐社会的重要内容，管好社保档案，可以有效推动社保事业的稳定健康发展，促进民生问题的解决。如果在管理过程中出现了差错，严重的会危害到参保群体的基本利益，引起社会波动。对社保档案进行有效管理，可以让参保人得到必要的保障，促进社会稳定。
3社保档案管理的创新途径
3.1大力宣传社保档案作用
要在广大干部群众中组织多种多样的档案法律法规宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案利用的价值，提高全社会对社保档案管理重要性的了解和认识。在宣传过程中应对管理人员和公众进行《档案法》等相关法律法规进的宣传，例如社保电子档案可以作为证据在刑事诉讼中发挥作用，为人民提供相关的保障［5］。《档案法》规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民都有保护档案的义务，各单位都应将档案工作纳入重要议事日程，定期听取档案工作汇报，及时解决档案管理过程中出现的问题。
3.2推进社保档案管理信息化
针对当前档案管理实际工作中存在电子档案和纸质档案两种管理方式的问题，结合社会信息化的发展，应进一步提升档案管理水平，让社会保险档案管理更为便捷高效；应利用信息技术条件，社会社保档案管理部门可以对社保档案的信息进行利用和共享，让社保管理信息发挥更大的作用。对社会保险档案进行电子化或者数字化管理，有利于节省空间，提升管理效率。应加大人力物力财力投入，加快推进社保档案管理信息化，提升档案管理信息化水平。
3.3完善社保档案管理制度
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1.1弃档现象严重
人才市场所接收的档案主要有以下几类人群：需要办理接收手续的大中专毕业生；因私出国人员；在规定时范围需要组织评审或者是申报的专业技术职务资格认定人员；社会流动人员；其他人员。对于以上几类人群数量庞大，在人才市场对这些人群进行档案管理过程中存在着工作量大、工作内容复杂、分类困难等众多问题。再加之许多档案个人在将档案放到人才市场后就不再过问，久而久之就使得这部分档案在当事人未知的情况下被弃档。
1.2信息管理的职能化较低
现在是信息化网络高速发展的时代，计算机信息管理成为各行各业发展过程中不可忽视的一部分。在进行档案管理过程中计算机信息处理技术发挥着巨大的作用，它能够有效地进行信息整合、资源优化、职能校对等过程。计算机的出现改变了以往人工操作环节复杂，出错率高的难题。但是在实际的人才档案管理过程中，信息管理的智能化较低无法发挥出应有的作用。虽然国家已经就该项问题提出了改善措施，但是并未起到较大的效果。在对社会人员档案管理过程中信息化、网络化还停留在就低的水平，尚不能和社会保险部门、人事部门、监察部门达成信息的共享。
1.3法律体系不健全
人才市场档案管理工作现在还没有比较完善细致的法律进行制约，在档案管理工作上缺乏约束力。虽然早在数年前就有相关的法律对人才市场进行规定，但是对于档案的管理方面法律条文较为笼统。传统的法律只是对人才市场的活动进行了基本的规定，但是相对于档案的管理方面没有明确的做出规定，具体操作起来存在着较大的困难。此外我做人才档案管理立法相对滞后，尚未形成比较完整健全的法律体系。
2.人才市场档案管理工作新路径
2.1规范档案管理，提高责任意识
在进行档案管理时，要确保档案的真实性。档案在进行整理时个人以及学校都应实事求是，做到档案的准确，逐步的提高档案的公信力。档案在人才市场放置时，要缴纳一定的费用避免弃档现象的发生。逐步的提高档案管理人员的综合素质，加强对管理人员责任意识和专业技能的培训。在日常的工作中做好对档案的分类管理工作，提高人才市场档案放置的科学性和正规性。
2.2逐步提高档案的信息化管理
将计算机信息技术逐步的应用在人才市场档案管理中，切实的做好档案的信息化管理。对于人才市场档案以电子数据的格式进行备份，将各种信息做好分类管理。一方面网络档案信息便于管理，另一方面又可以和其他部门更好的做到资源整合和共享。在对档案信息进行网络化管理时，要确保信息的及时性和准确性。
2.3健全法律法规的建设，提高档案管理的法制化进程
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在我国公共事业管理发展的过程中，档案管理就是要坚持以公共利益为根本、以服务大众为宗旨的根本理念。档案的公共管理就是要在档案整理、保存、修复等具体工作环节中体现公共服务的宗旨。依据我国行政单位级别的划分，各个层级的部门都应当建立相应的档案系统，扩展并延伸档案的内容，加强档案系统的具体建设。随着我国社会的进步，档案管理部门应当扩大服务对象，满足不同社会群体对于查阅、搜集档案的不同需求。同时，提高档案服务工作的质量水平。根据我国国情分析，档案管理工作要兼顾档案行政管理部门和实体管理部门的具体工作，保障公共利益的充分实现。重视档案管理具有重要的意义。
11档案公共管理能够促进档案信息价值的发挥
档案的公共管理要以社会大众的公共利益为根本，为档案管理改革奠定良好的基础；更重要的是实现档案信息的有效利用。档案资源蕴含潜在的巨大价值，只有通过人们的钻研，社会大众的积极有效利用，才能充分地发挥档案的价值。在公共管理视野下，实现档案管理的规范化、有序化发展为档案信息的有效利用提供了途径和保障。
12档案公共管理能够促进档案事业的健康发展
公共化的档案管理方式是档案工作告别其相对封闭的发展模式、服务社会发展，满足社会档案需求和档案管理本身发展的有机结合，有利于档案部门升级其服务方式。公共管理理念下的档案管理不仅厘清了档案管理部门与党政机关的关系，而且促进了公众对档案管理部门认识的发展。
13档案公共管理有利于构建和谐社会
一方面，公共化的档案管理扩大了档案获取对象的受益人群，档案资源不再是某个部门的个体利益，扭转了公共信息不对称的局面，为社会各个群体的沟通提供了有效的平台。另一方面，在我国供给侧改革的过程中，国内的利益格局发生变化，公共化的档案管理为各个利益相关者提供了有效的信息，有利于促进不同群体的之间的认识，进而形成我国发展的合力，保障我国和谐社会的健康发展。
2档案公共管理的困难及挑战
第一，是传统档案管理理念的固化。理念的转变是档案管理方式转变的内核，是价值取向和思维逻辑转变的关键。档案管理方式的转变应以公共服务理念为根本，扭转固有观念，从思想上先一步实现档案管理的公共性。我国档案管理长期受制于党政机关的封闭式管理模式，使得档案信息与大众之间产生了距离，档案管理部门容易忽视大众的档案信息需求，也压制了大众的档案信息获取的热情，使得大众对档案管理产生了负面评价。
第二，公共管理视野下的档案管理缺乏应有的制度保障。目前，我国档案管理的各种制度规范还不完善，相应的机制还无法满足档案管理过程中所出现的新要求。档案管理的有关法律法规内容陈旧。从法律规范的文本出发，无论是法律规范的内容，还是法律规范的价值都不能适应档案管理的公共化发展。此外，从有关法律规范体系来看，还未能建立起应有的法律法规体系。同时，档案管理部门的行政性规范也有待发展，不能有效地应对档案管理公共化改革中提出的一系列新的问题。
第三，要实现档案管理的公共要求不仅要从制度上保障，还应当构建档案管理的公用服务氛围和环境。目前，我国档案管理部门还存在浓厚的行政化官僚体系作风，过度地依靠行政力量维护档案管理部门的运作。这种现象不仅发生档案管理部门的内部，而且它还渗透到了档案管理部门与公众的关系，体现在日常的档案管理与服务工作。这严重违背了档案管理公共服务的理念和初衷。只有加强档案公共管理服务的文化构建，才能发挥档案管理制度保障的作用。
3档案公共管理的发展路径
31树立档案管理的公共服务理念
从档案管理部门视角出发，相关部门应当重新认识其工作的性质。作为国家的公共管理部门，既不等同于国家公共权力机关的附庸，也不是某些公共行政管理部门的“私有财富”。档案管理部门应当坚持“以人为本”的根本理念，树立“为人民服务”的工作宗旨，进而推动我国档案管理相关工作的开展。档案管理部门相关工作的开展不能局限于被动式的工作方式，要主动寻求、了解档案使用者的具体内容和方式，深入挖掘他们的档案需求，进而提供个性化的服务。在具体的工作当中，档案管理部门要兼顾质量与效率，在保障服务质量的同时提供工作的效率。此外，档案公共管理理念的转变需要社会大众的普遍接受与支持，需求相关部门组织并开展各类?n案服务工作的宣传和普及教育活动，可以在学校、社区等公共场所开展相关活动，提高档案服务的宣传工作的力度。
32提供有效的法律和制度保障
