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国库会计档案因不同时期经办的业务种类不一，如乡（镇）金库设立时的各类档案，国债实物兑付期的各类凭证、报表，各个时期收集、整理、归档的档案名目各异，规格各异，数量庞大，加之国库经办人员的新老更替，现有档案管理人员对历史业务的陌生等因素影响，给国库纸质档案的整理、分类、归档带来的难度较大。
（二）档案管理办法几经更替，持续性、完整性不高
根据中国人民银行新的档案管理办法要求，各极分支机构应按照新办法，新的保管期限，完善会计档案管理流程，组织开展会计档案清理工作，银发(2005) 309号文件印发的《中国人民银行会计档案管理规定》同时废止。至此，人民银行的档案管理办法已几经更替，会计凭证、账簿、报告、登记簿及其他会计资料的保管期限数次变更，部分档案已依据原有的管理办法进行销毁，致使现有国库会计档案的持续性、完整性不高。
（三）部分纸质档案时间久远，字迹模糊，修复难度大，不易长期保管
国库会计档案从人民银行履行经理国库职能时就已产生，至今已有二三十年，时间久远，受当时手工编制、纸张质量、打印和复印的清晰度等因素影响，部分档案字迹模糊，辨认难度大，不易长期保管。另外随着人民银行办公楼的新建、维修、改造项目的实施，国库会计档案多次搬移，纸质档案破损比较大，新的档案管理办法要求，各级分支机构及时修复保管期内有破损的会计档案，但部分档案破损严重，修复、保管难度大。
（四）纸质档案成本高，不符合低碳、环保、绿色的科学发展理念
国库会计纸质档案收集了每个工作日及决算时打印的预算收支日报、月报，原始凭证、机打凭证、余额表、集中支付报表、库存日报、年终决算报表、分析、报告等会计资料，耗费了大量纸张、打印机及耗材，国库工作人员在打印时已投入了诸多工作时间，收集、整理、装订、归档又需花费大量精力，国库会计人员每年1-2月份均忙于本年度档案整理，上年度档案移交工作，纸质档案占用了大量人力、物力成本，不符合国民经济和社会发展倡导的构建资源节约的生产方式、消费模式的低碳、环保、绿色的科学发展理念。
（一）新档案管理办法对加强电子会计档案提出了明确要求
新档案管理办法明确要求核算部门重新设定会计应用系统中电子会计档案的保管期限，根据会计应用系统的实际情况制定补充规定，对符合仅采取电子形式保管要求的会计档案，可不打印相应的会计资料。这为国库会计实现电子档案管理提供了制度依据。
（二）国库信息化系统建设发展为会计档案实现电子化奠定了基础
2000年《国家金库会计核算系统》(TBS)在全国推广上线，开启了国库信息化系统建设进程，2006年国库信息处理系统(TIPS)试点成功，揭开了人民银行国库信息化系统数据集中的序幕，随后国库会计数据集中系统(TCBS)、国库信息管理系统(TIMS)相继在全国上线运行，各级国库的所有业务数据由全国数据处理中心集中存储，国库会计业务纸质凭证大幅减少，国库核算逐渐向无纸化迈进，为会计档案实现电子化奠定了基础。
（三）国库会计档案电子化管理势在必行
随着电子信息技术的发展，电子档案以大容量的数据存储、精确的数据保证、便捷的检索功能促使国库会计档案向电子化管理模式过渡，电子数据的存储、传递、利用等优势使电子档案替代纸质档案成为必然。
三、推动纸质档案向电子档案过渡的意见及建议
（一）建立科学的电子档案管理系统
国库核算数据的高度集中，为各类国库核算数据的电子存储提供了有利条件，国库部门应根据新办法要求，积极开发和建立科学的电子档案管理系统，建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，使各级国库能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，高效利用电子会计档案。
（二）设立电子签名审签程序实现电子档案安全管理
电子档案在管理中存在容易销毁、丢失、篡改、破坏等问题，环境影响、意外事故、自然灾害、人为破坏都有可能给电子档案管理带来难度，因此需采取有效措施来避免这些因素给电子档案带来的损害。为此，国库电子会计档案一方面需设定经办、复核、审批等必要的电子程序；另一方面建立电子档案备份制度，分别保存制度，有效防范存储介质失效、自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
（三）建立档案电子化管理制度
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一、电子会计档案的定义
会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。
二、电子会计档案管理现状分析
第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。
第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。
第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。
第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。
三、提高电子会计档案管理的措施
第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。
第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。
第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。
第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。
四、结束语
上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。
参考文献：
[1]财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].财务与会计，2016（1）：8-10.
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随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。
三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率
为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。
四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度
新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。
五、加大电子档案管理的基础设备投入
当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。
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（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。
（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托?子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。
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档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。
（二）提高了档案信息的利用率
档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、强化事业单位电子档案管理的策略
（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度
为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。
（二）加大资金投入，改善档案管理环境
事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。
（三）培养专业的档案管理人员
档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。
（四）加强对基础设施的管理
电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。
（五）确保电子档案管理工作的安全性
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一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同
1.传统档案管理与电子档案管理的联系
1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上
随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。
1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源
网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。
2.传统档案管理与电子档案管理的区别
传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。
二、提升工人文化宫电子档案管理的手段
1.加强对电子文件的收集与整理
档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。
2.积极使用现代化的归档管理手段
工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。
3.健全?子档案管理审核制度
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（一）电子办公环境下文书档案管理的优点
1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间需耗费大量人力，花费大量时间。而利用办公自动化技术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。
2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，而文件异地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。
3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子版的文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。
4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案陈设在文件柜中未能充分利用，造成了资源的浪费，且查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源共享变得可行。
（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点
1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管理面临的一大挑战。
2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档案管理人员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的技能和技巧，即使引进了用以文书档案管理的办公自动化设备，也不能发挥其应有的作用。所以，提高文书档案管理人员的素质是电子办公环境下文书档案管理需要努力克服的另一个困难。
二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题
（一）未能及时转变观念
受信息时代影响，人们逐渐有了要高效开发信息的意识。实践中，我国电子文书档案管理起步时间较晚，在很长一段时间内，档案都处于封闭及半封闭的状态。对于应用办公自动化技术对文书档案进行管理，档案管理员还没有足够的认识，也尚未具备充足的实践经验。由于受经费限制，文书档案管理得不到应有的重视，而文书档案管理人员缺乏创新精神，缺乏对档案信息资源开发的服务意识，导致文书档案管理工作质量长久以来得不到提升。
（二）未能克服电子信息技术阻碍
电子信息技术是实现对文书档案应用电子化管理的基础，电子办公环境下的文书档案管理对技术要求极高，它需要有专业系统并且严格的电子技术来做保障，对计算机领域的知识涉及面广、技术密集、更新发展速度快等给文书档案的管理工作带来了一定难度。另外，保证电子文书档案的真实性，对于信息安全技术来说极其重要，所以需要借助相关法律来保证电子文件信息的安全，但目前我国关于电子文书档案管理的法律法规尚未确立，所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍。
（三）资金不足以及设备落后
对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。
（四）未能及时更新电子文书档案管理标准
要确保电子文书档案的管理规范统一，其前提是要制定严格的电子文书档案管理标准，我国虽然对文书档案的管理制定了成熟的标准，但是对电子文书档案的管理还没有一个系统成熟的标准和模式，管理质量更是参差不齐。电子文书档案管理标准的制定，应该以文书档案的登记、录入、保存等环节为起始，借鉴其他档案的管理标准进行制定，文书档案的管理过程中每一个环节都应该考虑在文书档案管理标准的制定范围中， 并且还应该在实际管理工作中，依照实践不断总结高效的管理教训和经验，使电子文书档案管理更具科学性。
三、电子办公环境下文对书档案进行高效管理的对策
（一）将文书档案管理观念数字化
日渐信息化的社会促使文书档案管理也走上数字化和信息化的道路，不同于传统纸质档案，也不再局限于单一用手工整理文档的方式，信息化时代下的文书档案管理采用大量的多媒体、数据库和图片等数字档案来代替。想要实现文书档案管理的高效与创新，就要充分意识到信息的重要性，尽早树立信息化的文书档案管理观念，将文书档案管理有效融合到现代计算机技术和网络技术中去，促进文书档案管理的方式改革和技术创新。
（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度
网络技术的发展使得电子办公环境下的文书档案管理工作逐渐趋向于科学高效，但同时也暴露出一些弊端，文书档案载体的多样化发展，为电子办公环境下的文书档案管理制定并完善相应的法律法规提供了必要的条件。首先，要严格规范鉴定及建立电子档案的全过程，使其趋于规范、标准。其次，建立完成后还应进行调整，使文书档案管理与相关的制度相符合，要逐渐促使文书档案信息的开发走向规范、程序、制度化，以此来保证电子办公环境下文书档案管理工作的效率。
（三）需完善文书档案管理软件的基础设施建设
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档案电子商务化管理与传统管理方法相比，具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间，与直观的纸质档案相比，电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间，大量人力物力，通过网络可以实现信息的快速采集和传输，实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展，电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同，造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比，电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息，也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案，还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息，具有综合性特点。
2.高校档案电子商务化管理的意义。
高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化，为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理，把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来，更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后，档案检索和查询只需通过网络就能马上实现，节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主，费时费力。档案电子商务化管理后，通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息，操作方便，过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后，科研人员能共享科研资源，避免重复劳动，提高研究质量和效益。
二、高校档案电子商务化管理存在的问题
1.基础设施薄弱。
多数高校档案信息网还处于孤立状态，没有接入校园网，档案馆各自为政、急功近利，不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限，用于档案电子商务化建设的经费有限，没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施，计算机老旧，多为淘汰或者廉价产品，反应速度慢，性能质量差，操作使用不便。同时，高校档案管理软件功能单一，界面复杂，使用不便，不能实现跨库检索、数据传输，运行还停留在维持日常简单业务的功能上，与高校档案电子商务化管理还有一定差距。
2.组织管理不力。
在信息化背景下，高校档案信息化管理取得了一定进步，但服务意识树得不牢，创新动力不足，管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作，对档案管理信息化建设缺乏清醒认识，没有建立档案信息化建设的决策机构，档案管理工作处于边缘位置，在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏，很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外，甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力，只满足于设备购买了，人员纳编了，机构设置了，场地开设了，而对如何做好档案管理工作，如何发挥档案效益，如何提升服务水平思考不透，管理不精，要求不高。
3.标准规范不一。
高校档案信息化建设还处于起步阶段，高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，接口规格不一；档案管理软件没有遵循国际规范，使得不同高校之间标准不统一，甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一，不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度，大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理，而是简单地输入到电脑里，类属不清，存储混乱，造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响，不同高校隶属不同的行政主管部门，造成各高校档案管理自成系统，缺乏馆际之间的交流合作，进一步造成档案管理标准规范的不统一。
4.专业力量不足。
高校档案电子商务化管理，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求专业技术过硬，而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即：高校档案管理人员较少，高校主管者对档案管理工作关注不够，投入不足，高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱，大多数高校档案管理人员专业知识匮乏，业务不精；由于构成复杂、知识老化，大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重，福利待遇差，出彩机会少，导致档案管理队伍人才引入困难重重，缺乏既懂档案管理知识，又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。
三、高校档案电子商务化管理创新途径探索
1.夯实电子商务化管理之基础。
用发展的眼光看问题、做决策、谋发展，紧跟科技进步潮流，结合高校自身特点，进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网，实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用，为高校之间的交流沟通架设桥梁，构建纽带。合理统筹经费使用，进一步加大档案信息网投入，建立有效的档案电子商务化管理系统，按照“先急后缓、急事急办”的原则，配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度，制定专门的使用管理规程，严格按章操作，确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求，邀请既懂档案电子商务管理，又深谙软件设计的复合型软件工程师，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件，实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务，为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。
2.健全电子商务化管理的组织。
加强档案管理工作的组织领导，根据教学、科研的实际，及时调整策略，成立决策机构，负责档案管理工作的组织领导和检查监督，对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度，营造“档案电子商务化管理为我谋利，我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围，形成全校“上下互动，内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想，唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心，确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制，根据客户对档案管理的意见建议，改进档案管理模式、管理方法，使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验，注重自主创新，适时组织评估，改进技术手段，构建智能化的档案信息检索查询系统，为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。
3.完善电子商务化管理之标准。
“没有规矩、不成方圆”，制定和实施档案工作的标准和规范，是实现高校档案电子商务化管理的基础，是提高工作质量和效益的前提，是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中，要购置标准统一，接口通用，性能配套的硬件设备，确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度，确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度，明确不同类型电子文件的存储格式，为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时，要统筹协调、注重长远、细化功能，确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源，避免不必要的重复劳动，充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。
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文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，电子文件日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。为此，就需要一套文件、档案一体化的计算机管理系统。文件、档案一体化的计算机管理系统是指将文件处理和档案管理两个管理系统有机的结合在一起的管理系统。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理电子化的同时，加强管理的规范化工作。
1.电子文书档案与纸制档案的关系
在目前电子文书档案还不具备法律效力的时候，必须保证电子文书档案管理与纸制档案管理的有机结合。在通过纸制档案管理，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。
2.实现文书档案管理电子化规范化的好处
1）可以轻松的实现对档案目录信息的管理。。与文件处理系统连接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。
2）可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。
3）可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。
4）可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况。
综上所述，实现档案管理电子化规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。实现档案管理的电子化，通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。实现电子借阅不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。
3.实施原则
系统实现过程应遵循以下技术原则：
3.1 开放性
基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。
3.2规范性
系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22－2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。
3.3灵活性与可扩展性
方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。
3.5先进性和前瞻性
采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。
4.档案管理系统应具备以下特点
4.1安全性
因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。
4.2易用性
档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能的友好，方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间和误操作的机会。。
4.4和纸质文档管理充分结合
在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。
【参考文献】
[1]王萍,宋雪雁.电子档案管理基础[M].清华大学出版社
[2]马永飞主编.文书与档案管理基础.高等教育出版社,2002,12.
[3]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版).中国人民大学出版社,2006 ,11.
[4]中华人民共和国环境保护法，1989年12月26日中华人民共和国主席令第22号
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2.加大经费投入，提供物质基础，建立档案室、阅档室，购置了金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备了吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备和用品，档案库房达到了“八防”要求。
3.制定档案管理办法，档案管理流程，档案管理归档范围和保管期限，档案管理分类方案。
4.夯实基础，抓规章制度建设，制定实施了《档案员岗位职责》《档案库房管理制度》《档案保管管理制度》《档案立卷归档制度》《档案保密制度》《档案统计、鉴定、销毁制度》《档案借阅制度》《设备维护使用制度》。
5.开展培训，抓电子档案管理人才建设，为使档案管理人员尽快熟悉档案电子化管理和使用技术，成为档案管理的行家里手，我们对档案人员实施全员培训，多次邀请市档案局专家授课和现场专业指导，力求尽快适应档案工作的需要。
6.策划需求，抓软件应用系统开发，我们与专业软件公司共同开发了养老保险业务档案管理信息系统和电子档案查询信息系统，实现了将大量传统的纸质档案信息转换成数字化、电子化档案信息管理的质变。
二、拓展领取养老金人员档案电子化建设
近几年，盐城市随着国有、集体企业改制和并轨工作的进一步深化，越来越多的退休人员脱离原企业管理，由于盐城市社区平台建设不到位，致使企业退休人员档案无人管理的现象突出。目前，盐城市社会保险档案服务中心已接收保存的企业退休人员档案30万人，随着退休个人存档数量的与日俱增，传统的退休人员档案管理方式已不适应时展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人员档案管理不失真、不失密、不丢失，更好地履行社会保险公共服务职责和使命，就要坚持不懈创新，就要通过档案电子化管理技术解决好保真、保读、保取、保密、保存的难题。我们借用了养老保险业务档案电子化建设的思路，在科学论证的前提下，大胆启动了退休人员档案电子化建设工作，完全避免了过去查询人员在频繁查阅、借用档案过程中发生的档案丢失、篡改、磨损、损坏的现象，有效地控制了领取养老金人员篡改档案信息而产生的欺诈养老金问题。另外，还加强数字化、电子化档案信息系统管理。
1.参保职工查询档案方便快捷，原来查一份档案，要在庞大的堆里寻找，劳神费事，往往需要半个小时，工作人员辛苦，职工不满意。现在，只要报上姓名或身份证号码，在计算机中查询，非常方便，只需要5分钟。
2.档案管理是标准化建设的基础工作，通过业务档案达标工作，规范了档案管理，加快了标准化建设进程。
3.在业务实现信息化的情况下，重视档案管理工作对保存原始资料有着长远意义。
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2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
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一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
