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篇1
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
篇2
一、高校的财务会计档案管理的内容
《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
二、提高学校的财务档案管理
1.增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制
财务档案首先要得到学校领导的高度重视，把财务档案工作列入学校工作的议事日程，深入组织学习好《档案法》。校领导、财务负责人带头学习，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围。并结合学校实际情况，建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。
2.强化业务，提高能力
加强财务档案管理者自身业务素质，一方面积极参加财务档案业务培训，认真学习财务档案专业知识理论，另一方面选拔 热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员。
3.加强财务档案综合服务功能
高校财务部门应改变传统的档案管理观念，严格的做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，这样才能为领导决策服务服务。目前档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，因此，健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准，不断增强档案部门的综合服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。
4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重
要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度。规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作，在工作中坚持照章办事。再者，提高档案人员的安全防范意识，对财务凭证利用者和查阅人，谨防偷撕或涂改，还要杜绝火灾隐患。增加必备手提式灭火栓，并定期检查更换以确保长期有效利用。定期检查电气设备线路安全使用情况，对有安全隐患的做到及时维修，确保电器设备安全运转。还要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作。
5.做好财务档案的信息化建设
随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，运用先进的管理知识和现代化技术设备，提高财务档案管理水平，财务档案信息 网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索，替代传统的手工抄写劳动，把部分纸质财务档案转化为数字档案信息，建成各类财务档案数据库和多媒体数据库。实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。
尽管高校财务档案管理在 建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，目前高校财务档案管理 建设还存在诸多有待研究解决的问题，应抓紧对高校财务档案管理 建设的全面探析。才能确保档案的质量，使学校档案工作保质保量限期完成。
篇3
信息化；高校；档案管理
1前言
随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。
2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义
高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。
2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子政务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。
2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。
2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。
2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。
3当前高校档案管理工作中的问题
3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为政，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。
3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。
3.3财政投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。
4加快高校档案管理改革的思路对策
高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。
4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。
4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。
4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。
4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。
主要参考文献
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一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。
（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。
总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。
参考文献：
篇5
[文献标识码]A
[文章编号]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者简介]朱小青（1989―），男，江苏泰州人，硕士，天津农学院国有资产管理处，研究实习员，研究方向：设备管理。
《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定：设备档案管理主要包括设备工作管理和设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成的文件材料的管理。从中可以看出，设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的维修报废全过程，能够有效地串联起设备管理的各个环节。因此，建立完善的设备档案管理制度对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。
一、设备档案管理的现状和存在的问题
目前大部分高等院校的设备档案管理采用的是设备管理部门和设备使用部门共同管理的方式。国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，负责设备从制订采购计划、招标、到货的验收安装及后期的维护与保养，他们方便收集设备的采购、验收、管理档案材料并保证其完整性。设备使用部门主要负责设备购进以后的安装和操作等档案管理。因为设备购进初期，操作人员更熟悉设备的操作方法和设备性能，安装时也需与使用人员进行沟通协商。因此，各种随机文件及原始资料会散置在使用人手中。这样做虽然方便了操作人员的使用，但同时也给档案管理带来了麻烦，直接后果就是大量的技术资料流失。这种“双头”管理不到位很容易发生“扯皮”的问题，可能会导致很多有价值的技术资料散失或残缺不全，有些设备因此失去了一套完整的档案资料，从而影响设备的日常维护和使用开发。设备资料的收集是设备档案管理的基础，没有前期的资料收集，也就谈不上后期的管理、归类等其他环节。
在后期设备的使用管理过程中，往往缺少专人对贵重大型设备进行管理。当设备转交他人管理时，资料往往不能随机办理交接手续，容易丢失。而且在设备定期维护保养时，如果没有按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录，可能导致资料不全，在设备后期的维修和报废环节中，容易出现各种问题。
二、设备档案的收集和建立
（一）设备档案的横向收集
对设备档案进行管理，首先要将设备进行分类。分类的依据一般是以金额为标准来区分普通设备和大型设备，具体金额各高校有不同规定。个人认为结合目前实际情况以十万元为标准比较适宜，少于或等于十万元的为普通设备，大于十万元的为大型设备。一般来说，普通设备只需要订购合同、验收报告和维修记录等资料即可。同时，使用单位应根据学校相关规定及时建立固定资产账目、粘贴设备标签，并将相关信息录入资产管理系统。
大型设备的档案采集相对复杂，需要设备采购各个阶段的原始资料，对其进行纵向的管理，这也是由大型设备的使用价值和其产生的经济效益决定的。大型设备的档案管理，应该分别进行，即每件设备单独设卡管理，建立完整的技术资料档案。使用单位可办理长期借用手续，但一定要妥善保管相关资料，当设备转交他人使用或管理时，资料要随机办理交接手续。对大型设备进行定期维护保养时，要按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录。大型设备借出和收回时都应立账立据，严格执行交接、验收规定。
（二）设备档案的纵向收集
设备的管理过程可分为设备申购、验收、使用和报废四个阶段，各个阶段需要的资料一般有：设备申购报告、计划、论证报告，定购合同；开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件、保修单，验收报告；设备说明及全套随机文件，使用和维修记录；报废申请书，设备报废鉴定与审批材料等。如果是进口设备，还需相应的技术商务文件，如外贸合同等。
每件设备都应从这两方面进行相关资料的收集，为之后的分类和管理打下坚实的基础，这只是设备档案管理工作的第一步，但没有这一步就没有完备的资料及技术文件，就无法对日后设备的使用、维护和报废进行有效的管理，就无法了解到所购置设备的使用机时及其产生的教学、科研效益，更无法对今后的设备采购工作有指导和借鉴意义。
三、设备档案的管理
（一）从思想上提高认识
在平时的管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性认识不够，没有将之摆到正确的位置。因此，从学校层面就必须重视设备档案管理工作，加强平时的教育与宣传，采取有效的措施，把设备档案管理提高到一个新水平，以适应改革发展的需要。要制订翔实的管理办法，结合不同类型设备的特点，进行合理的管理。
（二）建立完善的档案管理制度
建立健全设备的档案管理制度是做好设备仪器档案管理工作的关键。设备档案管理要从设备申购、到货验收、整理归档三大方面入手，制订行之有效的规章制度。各个设备的档案资料都应由国有资产管理处负责收集整理并统一保存，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起。如果实际安装或使用过程中，操作人员需要相关技术文件，可复印原版文件，以保证原始资料的完整性。设备如果需要维修或报废，应由使用部门向管理部门提出申请并同意后，方可进行维修或报废。维修或报废过程中产生的记录、文件、票据要及时送交管理部门规定。同时要有专门的工作人员来管理这些资料，避免资料丢失。
同时，不能只注重设备采购过程中的档案管理，还要注意设备使用过程中的档案管理。针对不同类型的设备应采取不同的方法。普通设备可以采取单位日常管理为主，设备主管部门监督抽查为辅。每个学期对这些设备的使用记录、运转情况以及维修记录进行一次检查考核，考核结果通报各使用单位。大型设备的管理不光要做到以上几点，还要注意在新形势下各高校强调大型设备开放共享的情况。大型设备开放共享需要对上一年度设备的使用效益进行考核，这就要做好使用记录、运转情况以及维修记录的管理。在申请大型仪器开放基金的过程中，又会产生很多的文件，如贵重仪器开放基金使用申请表、维修合同、验收报告和贵重仪器开放基金实施情况总结等。对这些资料的档案管理尤其要引起重视，因为这不仅关系到大型设备的使用与维护，更关系到大型贵重仪器开放基金的使用。这部分工作完成得好，就能够为大型贵重仪器开放基金的管理、使用和分配打下坚实的基础。
而对于待报废的设备，一般都会由设备所在单位负责人组织有关专业人员做好技术鉴定。进行档案管理时要注意保存好技术鉴定、申请报废表、主管领导的批示等原始文件，以备存档查询。
（三）加强设备管理部门师资队伍建设
设备管理工作需要有一支工作认真负责的人才队伍，而档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，对管理人员的素质和水平的要求较高。这不仅要求管理人员有扎实的理论功底，还要求他们有丰富的实践经验。要充分利用高校优势，采用各种培训方法，如在职培训、岗位轮换、交流学习等，对管理人员进行培训，从而加强管理队伍的建设，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员在平时工作中也要加强自身的学习，了解国家和高校对于档案管理的一些相关法律和规定，从而规范自己的日常工作。
高等院校设备仪器的科学化管理对提高本科教育教学质量和推进实验室体制改革都有重要的意义。采用科学合理的机制实现设备仪器的档案管理成为实验室建设的重大课题。档案管理工作贯穿了设备采购、使用、开放共享、报废等各个环节，做好这项工作不仅对日常设备的管理极为重要，同时还能够为以后采购新设备提供宝贵的经验。
参考文献：
[1] 田太福.高校仪器设备档案管理的探讨[J].中国现代教育装备，2010（7）：25-26.
[2] 王蕾，张富春.高校设备档案管理的几个问题[J].实验技术与管理，2000（4）：125-126.
篇6
（一）档案管理的内容
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。
（二）档案管理的性质和特点
档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。
档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。
二、档案管理的地位和作用
档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响；同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用。
三、知识经济时代档案管理工作的特点
知识经济与农业经济和工业经济相比，在下列几方面有显著不同：一是主导要素不同。农业经济的主导要素是土地；工业经济的主导要素是资；知识经济的主导要素则是人才，人才是经济增产的决定力量，是社会财富的源泉。二是竞争的对象不同。农业经济条件下，竞争的对象是土地；工业经济条件下，竞争的对象是自然资源和劳动力成本；而在知识经济条件下，竞争的对象是人才、知识和信息，谁拥有了人才、知识和信息，谁就能在这场竞争中取胜。三是投资的重点不同。工业经济条件下，投资的重点是机器、设备、生产线等有形资产，追求规模效益；而在知识经济条件下，投资的重点是人力资源开发，提高产品的科技含量，加大人才培训力度，发展知识型企业。四是资源形态不同。农业经济和工业经济条件下，自然物质资源是资源的基础，它是有限的，人类对它的索取是有限度的，必须考虑自然生态与人类生态之间的平衡；而知识经济的资源是知识、智慧、发明、管理、技术之类，它是无限的，不受地域和国别的限制。
四、实现高校档案管理模式的三大转变
（一）由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变
档案管理强调以人为本，包括作为服务客体的用户和作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中，较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供信息，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视“档案人”这一关键要素。只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的改变。
（二）由以硬性管理为主向以软性管理为主转变
要使档案信息资源在知识经济时挥应有的作用，我们必须强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理；变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量，提供所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。显然，这种软性管理能使档案信息资源随市场经济的发展而不断加快自己的开发战略，从而增强自己的生命力。
（三）由区域性管理向全方位、网络化管理转变
档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案，是国家的重要信息资源，对其加速开发利用势在必行。近年来，我国档案界相继建立了区域性的管理网络，使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。在此基础上，我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系，就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系，打破物理意义上的馆藏资源概念，使同行业之间利用网络分发信息，交流工作动态，进行远程存取的信息服务；另一方面进行横向联系，就是要与各行各业保持联系，实现从单一信息向综合性信息的方向拓展，把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来，形成全国性的联机服务网络。
参考文献：
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近年来，随着我国高等教育教学改革的不断深入，通过各种形式新成立的高校数量越来越多，既实现了优势互a、强强合作的办学思路，又充分整合了教育资源，促进了教育事业的更大发展。与此同时，高校档案工作也搭载上改革的列车，逐步走向制度化、规范化和科学化，档案管理的内容也日益复杂多样。本文以河北中医学院为例，结合作者在档案工作中的实践，进行一些交流和探讨。
1新成立高校档案管理工作现状
河北中医学院始建于1958年，是全国建校较早的高等中医药院校之一，河北省重点骨干大学，河北省人民政府与国家中医药管理局共建高校，教育部卓越医生（中医）教育培养计划改革试点高校、河北省双一流建设单位。历经分合，于2013年4月，河北中医学院重新组建成立。
1.1档案管理工作出现停滞
学校成立前，两校区各自独立，档案保管相对完整。但是成立期间牵涉到各校区分管部门交叉完成的工作，尚未立卷归档的文书，由于涉及人员较多，加之并校期间工作人员思想状况不稳，没有人牵头专门去督导档案工作，所以基本处于停滞状态。
1.2档案工作意识薄弱
根据高校档案管理办法，为便于积极提供档案利用，为学校各项工作服务，要求各校区的档案实行统一集中管理。而实际情况是，两校区处在不同的位置，距离相对较远，又恰逢新建时期，面临着教学研一系列新生问题。在这种情况下，多数人认为档案工作相对次要，没有尽快提上学校工作日程。
1.3档案的数字化建设需要重新布局
学校成立前，两校区档案管理基本上处于人工状态，没有采用先进的档案数字化建设平台，档案室固有设备利用率并不高，严重影响了档案工作的进展和档案的利用效果。新校成立后，为了适应档案工作发展趋势，学校档案的数字化整体建设势必要在档案整合后重新布局。而学校现有的档案数字化基础设施、信息资源以及应用系统等各方面要素都基本还处于一穷二白的地步，给档案数字化建设带来了重重障碍。
2档案管理人员的业务素质普遍较低
学校成立前，档案室工作人员数量相对较少，身份、年龄、文化水平参差不齐，高校档案专业毕业生更是凤毛麟角。曾几何时，档案从业者的门槛都非常低，大大拉低了档案工作队伍的整体素质。从当前档案管理工作的新形势、新背景来看，真正属于复合型的档案管理人才匮乏，特别是针对档案内容，能进行档案信息深层次编研和挖掘的人才短缺。上述因素最终导致高校档案室的功能受到很大制约。
新成立高校要做好档案管理工作，关键是要进一步转变工作观念，规范档案制度，推进数字化进程，提高人员素质。
2.1转变档案观念，强化档案意识
学校成立后，随着学校内设机构调整，档案室内部整合，部分档案工作人员调离，档案工作任务较之以前明显加重，档案工作者的压力与日俱增。因此，学校成立后档案工作人员及兼职档案员有必要对自己的身份和工作性质重新定位，要从根本上转变观念，改变在埋头苦干、与外界鲜有联系等工作作风及习惯，要刷新存在感，主动适应学校发展大局，服务学校发展需要，使档案工作在最大限度上实现自身价值。校区成立后应加大档案法律、法规的学习与宣传，加强广大师生员工的档案意识，时刻心系档案，爱护档案，共同促进学校档案工作的顺利开展。
2.2完善组织架构，规范档案管理
新成立高校的各项工作都处于百端待举的状态，档案工作也不例外。因此，首先要有组织保障。成立学校档案工作领导小组，制定小组章程，档案工作领导小组下设办公室，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作的管理机构。其次，要有严格的制度规范。建立健全档案管理系列工作制度，制定《档案管理办法》，明确归档范围，印发档案制度学习手册，将档案工作纳人学校各部门的绩效考核，使档案工作逐步趋于程序化、规范化、科学化，为高校成立后档案工作的有序开展保驾护航。
2.3加快数字化建设，适应趋势发展
高校档案数字化建设是新时期档案室的一项基础性业务工作，是档案工作向学校数字化一体建设高度融合的必由之路。作为新成立高校，要抓住历史机遇，在战略起点上高度重视，切实从各方面加大力度做好档案信息资源开发利用工作。首先，要对传统纸质档案进行数字化加工，加强对电子文档的管理；其次，要加强档案管理信息系统平台建设，搭建档案信息数据库，提高服务利用水平；最后，要加强档案信息安全体系建设，通过计算机先进技术，加强对电子文件归档工作的监督与指导，确保档案信息网络传输的安全，确保档案数据库的安全。
2.4科学配备人员，加强素质培训
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一、高校档案管理中电子档案的应用问题
（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。
（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。
二、加强电子档案在高校档案管理中的应用
（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。
（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机进行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。总而言之，作为高校，在对电子档案应用进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保高校档案管理工作的有序性和科学性。
三、结语
虽然高校档案管理室只是存储相关资料的一个地方，但是只要对这些资料加以合理利用，则能展现其存在的价值和意义。尤其是随着社会的不断发展和变化，人们对于高校电子档案的应用重视性也逐渐有所加大，相应的也意味着相关工作人员肩负更大的使命和责任。总之，借用电子档案的应用来保障高校档案管理工作的顺利开展，才能确保每一位师生的利益不受侵犯。
【参考文献】
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随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
二、高校档案馆数字化建设中存在的问题
现在各高校档案管理的意识还较为薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。虽然一些高校已经有专门的档案机构，也制定了一定的档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案管理疏松。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也较为淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办力度不够。
高校学生档案管理工作和其他工作一样，要有安排，有计划，有贯彻有检查和督促。对高校学生档案造假，无论多与少都直接影响了档案的客观性，不真实的档案也就没有了其作为参考和依据的价值。由于现在现实社会情况较为复杂社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎，高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员、和就业，在校期间的未及格科目和处分不入档的事时有发生。有的甚至到私造奖励内容，在应聘会上同一班级出现很团支书、班长的现象更是家常便饭。这种情况的出现不仅造成了用人单位对高校学生档案真实性的怀疑，使得真实的高校学生档案的利用率受到一定影响，更使得用人单位对毕业生的诚信度受到影响。如学生在毕业时所填写的高等院校毕业就业推荐表中，有各个科目成绩，有鉴定，有组织评语等，很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校和学院的只能鉴定部门的管理人员，而是学生们相互之间互相鉴定意见。所以有些问题都是缺乏相应的监督制约机制。
三.改善高校学生档案管理意见
随着信息网络技术的日益深化，高校学生档案管理工作信息化、网路化格局逐渐形成，高校学生档案管理工作也应不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛应用，高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步信息化和网络化。这位电子档案的形成奠定了良好的基础。
电子档案的归集与管理已经形成了未来高校档案学生管理的主要方法。充分的利用电子计算机的现代技术手段为核心，有计划，有步骤的把高校学生档案分类归档，进一步实现高校学生档案的数字化网络管理。有效的利用成熟的计算机技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、声音、影像及作品等进一步的信息化管理，制成高校学生电子档案，从而建立高校学生档案信息数据库，实现档案信息化和网络化。因此，高校应根据其需要有效的建立纸质档案和电子档案相结合的学生档案管理模式。
加强制度化建设对学生档案管理具有十分重要的作用。根据学生情况、办学特点、管理要求等，建立适应网络教育的规章制度，使网络教育学生档案管理规范化、制度化。使学生档案管理部门摆脱日常的事务性工作，采取学分制和柔性管理相结合的学生档案管理方式，充分调动学生在学习过程中的积极性、主动性，学分制是学生档案管理制度改革中的难点，需要有一个富有弹性的教学计划和一套灵活的管理体制、运行机制，才能使学习者变被动为主动学习，更好地培养出适应工作需要且综合素质较高的应用型人才。
学生档案管理是一项具体细致、繁琐复杂而且原则性和服务性很强的业务管理工作，政策性强，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，而且必须要有强烈的事业心和高度的责任感。网络教育学生档案管理区别于普通高校学生档案管理，它主要体现在管理方式更加多元化，管理人员具有很强的信息素养和沟通协调能力，要能熟练掌握现代信息技术，可以通过网络与学生、教师进行全方位的交流，能够指导学生在学期间通过网络远程交互通讯方式完成如选课、查询、报考等，这就要求学生档案管理人员要转变思想、提高工作效率、有较强的服务意识。
总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献：
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高校档案的管理工作为的就是将高校过去各项活动的完成情况和具体内容完整的记录下来，其中包括文字信息、图片信息、图标信息、视频影像信息等多种资料形式.在高校数年来的经营过程中，学校档案管理工作是一项非常重要的基础工作，它不仅能够将学校各个时期以来的发展和进步情况作出客观且详细的记录，同时还能够为日后各项经营决策的制定提供全面的参考材料.基于此，如何才能够在知识信息时代中进一步提高我国高校档案的整体管理水平，是笔者乃至所有档案管理工作人员都需要去认真思考和完成的一项重要任务.
2档案知识管理的内涵
2.1知识管理概述
知识管理是出现于上世纪的八十年代中，这种主张战略性人力资源的新型管理理念一经问世就得到了众多学者和单位管理者的高度认可和应用.知识管理有别于其他类型的管理活动，它的一切管理行为都是围绕着知识观点所开展的，在组织知识信息和应用知识信息的过程当中创造出更多的新型知识.美国APQC对知识管理作出了这样的定义：知识管理就是一种出现于新形势当中的管理策略，在正确的时间里将正确的知识传递给有需求的人，从而帮助人们可以逐渐掌握共享知识和创造知识的方法.
2.2档案知识管理的概念
将知识管理应用到档案管理中以后，档案馆的经营与管理活动就出现了本质上的改变.在传统实体档案信息管理的基础之上，将更多的管理重心放在了档案系统知识流的构筑工作上，从而制定出更加能够满足于档案使用者的服务体系与服务内容.来自加拿大的一位著名的档案研究学者库克曾说过：“档案工作者应该由实体保管员向知识提供者过渡，把着眼点从信息转移到知识上，从建立数据库转移到建立知识库上，引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧的层次上.”
2.3在高校档案管理中应用知识管理的重要性
经过大量的管理工作实践证明，在高校档案管理中加入知识管理理论具有较强的现实意义.首先，传统模式中的高校档案管理工作过于形式化，只是将保管工作锁定于对历史材料这一单独的部分中，并且还过于刻意的去强调档案与图书和文件之间的差别，从很大程度上影响到了至知识管理领域的扩大.而通过对知识管理理念的应用，高校的档案管理人员则可以更加有选择性的将价值档案都归纳到一起，从而在不断积累管理经验的过程当中构建出一个具有着无限潜力的知识共享体系；其次，在过去的时间里，我国绝大多数的高校档案管理工作中都存在着“重保管、轻利用”的情况，高校的档案管理部门只能够提供最基本和最简单的知识服务，根本无法满足新形势中用户对档案信息的高层次需求.而知识管理理念的出现则很好的改变了这一局面，档案管理人员可以采用智能化和个性化的管理手段，更加精准的向需求用户提供更加全面和深层次的档案服务内容，从根本上提高高校档案管理人才的培养水平.
3高校档案知识管理的实施策略
3.1档案流程的再造策略
简单一些解释，高校档案的知识管理模式就是以知识为一切活动着力点的新型管理理念，它不仅能够针对原有的档案知识展开更进一步的积累、组织、评价以及相应的服务工作，同时还可以在充分了解用户需求的基础之上，从根本上发挥出档案知识资源所拥有的现实价值，让我国的高校可以在知识管理理念的帮助下发展的更快、更好.基于此，在日后的高校档案知识管理工作中，所有档案管理工作者都要学会将知识管理设为自己的工作导向，并在此基础之上实现对档案业务流程的调整与再造工作，通过自身努力来从最初的档案收集调整为知识收集、从最初的档案整理调整为知识组织、从最初的档案信息鉴定调整为知识体系的评价，从最初的档案基础服务调整为个性化的知识服务.首先，在漫长的高校档案管理工作中，档案管理工作者不仅要做好对档案文件的搜集工作，同时还要将一部分工作重心转移到对内外部信息的积累上，从而在潜移默化的过程当中丰富高校师生头脑中的隐性档案知识；其次，档案工作者还要对档案信息的源头展开全面的了解，同时要做好对档案利用者的需求的反馈工作，争取在这个过程中形成对知识资源的一体化管理新模式；再次，在针对高校档案知识开展的一系列组织工作中，档案管理人员要不断的提高主题法的应用频率，尽量的减少分类法的出现；第四，要逐渐将传统档案管理模式中的实体整体转变为知识整理，并且开始采用知识因子作为档案管理的单位；第五，在开展档案管理工作的知识评价过程中，档案管理人员应当熟练应用直接与宏观鉴定法，并且将档案形者以及档案的利用者都加入到档案的评价团队中；最后，高校档案管理人员在开展档案知识服务的过程中，要学会将用户的需求设为服务内容的基础导向，并且要在全面了解用户需求的基础上来制定出可行性较高的服务方案.在这里需要注意的是，由于信息技术在档案管理工作中的高校应用，档案管理与服务人员还要在日常的工作中适当的加入一些网络化与智能化的内容，站在用户的角度来检视自身的服务行为，严格杜绝滞后服务现象的出现.
3.2进一步完善高校档案的管理制度
高校的档案开发工作也要建立在知识管理理念的基础之上，同时还要注意自己的一切行为活动都能够得到国家制度与法理上的支持和保障.基于此，高校领导应当专门针对档案工作的收集、获取以及开发工作制定出相应的工作制度，确保档案管理人员可以在日常的工作当中做到有规可循和有法可依.如今，国家已经针对高校的档案管理工作相继颁发了两部参考法律，即为《档案法》和《高校档案管理办法》，在此基础之上，高校领导还要全面结合这两部法律中的条例，来对原有的档案管理制度进行适当的调整与优化.除此之外，在确保高校档案开发工作完整性的同时，档案管理人员还要对档案信息的提供者以及档案资源的真实性、合法性、合理性做出准确的判断.高校领导也要将档案开发成果的适用于应用范围进行明确的划分，从根本上杜绝非法侵占知识产权问题的出现，坚决不给不法分子留有可乘之机.
3.3全面提升档案工作人员的综合素质，创新服务内容
高校的档案知识管理工作为的就是向需求用户提供更加优质的服务内容.在此基础之上，为了能够让我国高校的档案服务质量可以出现大幅度的提高，高校领导还要进进一步加大对档案管理人员的培训力度，确保他们的综合素质水平可以达到更高的标准.在新形势当中，高校的档案管理人员就是档案管理水平的一项基础保证，其不仅决定了知识管理理念的顺利应用与否，同时还关乎到档案信息的整体利用效率.基于此，全面提升档案管理人员的综合素质是高校领导在接下来需要去立即完成的一项任务.首先，高校领导可以结合当前档案工作的管理情况，来对原有的管理团队配置做出适当的调整，尽可能的给那些优秀的年轻管理者一些升职与加薪的机会；其次，高校领导还要经常性的举办一些培训和教育活动，聘请一些专业的知识管理人员来到档案管理者的身边来展开工作培训，帮助他们逐渐掌握独立思考与学习的能力和方法.在潜移默化的过程当中掌握更多的新型管理知识，进一步加强自身对隐性知识的创造和应用能力；最后，高校领导还要建立一套完善且科学化的奖励机制，将档案工作管理人员的升职加薪以及福利所得与知识管理理念的理解应用紧密的联系到一起，从根本上激发出档案管理人员的工作积极性，从奖励的角度着手来达到提高他们工作责任感与上进心的最终目的.
3.4建立匹配度较高的评估机制
从知识管理的角度来看，评估机制是确保管理工作顺利实施的最终条件.在高校档案的管理工作当中，评估是档案开发工作中的一项重要环节，它为各项任务活动提供了绝对的执行力.可以丝毫不夸张的说，高校如果缺少一套完善的绩效评估机制，那么也就无法产生管理工作的真实反馈信息，从而让知识管理理念变成了纸上谈兵，毫无现实意义.首先，高校领导先认识到建立评估机制的重要性，时刻提醒自己，在高校的档案管理工作当中加入知识管理理念，其主要目的是为了能够让档案资源的利用率可以得到大幅度的提升，从而全校师生带来更多的知识福利；其次，所有参与高校档案管理工作的从业人员也要积极的投身到评估机制的建设工作当中，充分的认识到自己身上所肩负的社会责任与工作责任，尽自己的一位微薄力量来保证高校评估体系的全面性、客观性、公平性以及公开性.并且在接下来的实践过程中不断的对已有的评估机制内容作出适当的调整与更新，从而确保其能够更好适应新新时代的发展需求，为高校档案知识管理水平的提高打下夯实的基础.
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一.高校教学档案管理存在的主要问题
（一）档案管理意识不强
一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院（系）在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。
（二）档案管理制度不健全
高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度；有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；有些高校频繁更换教学档案管理人员等。
（三）档案工作队伍不稳定
要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。
二.改进高校教学档案管理工作的措施
（一）提高对教学档案管理工作的认识
教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。
（二）健全教学档案管理制度
由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手： 明确登记制度（目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落），执行时限制度（强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整），履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素质的教学档案管理队伍
要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。
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档案材料收集力度小，档案的及时性与完整性难以保证。人事档案材料收集是人事档案管理工作的基石。随着我国高校人事制度的改革，高校对教职工需要分类入档的材料不断增加，为人事档案材料的收集整理带来发展性要求。因此，建立档案管理人材料时首先应保证外部收集与内部收集相结合，外部单位调入档案时，需要认真清查、核实，发现有缺漏材料，及时追补和持续动态完善资料。其次，档案收集工作应转变被动为主动。需要档案管理人员、人事人员主动出击，构建人事档案材料收集系统，保证材料齐全完整。
档案信息化支撑体系建设不够健全。高校档案管理技术相对滞后，学校需要有计划、分步骤地逐步加大资源投入，完善基础设施，加强档案管理的技术设备与信息平台。首先，档案信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，彻底实现人事信息档案数字化。其次，要建立并逐渐完善高校人事档案数据库管理系统。三是独立建设高校人事档案信息网站，建立以人事档案信息通用数据库为中心，充分形成用户与人事档案管理者间的良好互动[1]。
2、高校档案管理创新途径
2.1 持续强化档案综合管理职能。综合管理是档案部门的基本职责之一，对高校各种档案及档案信息实行集中管理；对所属信息档案工作进行监督与规范指导；对高校的档案工作实行统一领导、统一管理。强化职能管理的方式可以采取灵活多样的措施，对不同特点、不同载体的档案，可以采取不同的管理方式。同时加快实施高校数字化档案馆工程建设，争取建成档案局域网、贯通校园网、互联网，高校档案信息数据库等三网一库档案管理系统，逐步实现高校档案信息资源的远程在线查询[2]。
2.2 持续强化档案管理工作的服务职能。档案管理工作自身性质决定其是一项条件性与服务性工作。提供档案信息资源，为培养高级教育教学人才、发展高新科学技术研究型人才、培训高级专业性管理人才，为学校各项管理工作服务是档案管理工作的宗旨。当前，随着高校的发展，应进一步强化大众服务意识，不断拓展档案管理工作服务领域，加大高校档案开放力度，持续加快推进高校档案服务社会化。强化服务职能可以采取多种形式的服务手段，最大限度的发挥档案材料与信息资源的利用。
2.3 持续强化档案管理工作的监督职能。档案管理法及档案法令法规赋予档案管理部门的监督权力，是保证档案管理工作走上法治轨道，建立档案工作新秩序的重要举措。高校档案部门应积极参与高校的各项管理活动，以确保档案形成质量认定;在评定职称、晋升工资、提升职务等具体工作中，为有关职能部门提供准确、可信度高的晋升职级职称、上报科研成果、保护房地产等权益的档案凭证。高校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照相关规定及时归档存放。高校档案管理部门在履行档案执法监督职责同时，需要坚持监督与优质服务相结合，使广大教职工能在现代科学管理的高度，认识并理解收集归档的意义与责任。同时应依法制订并采取切实可行的控制措施，从组织上、制度上、管理细节上强化监督职能[3]。
2.4 持续强化档案管理工作的指导职能。高校档案业务指导是档案工作的重要组成部分，是一项思想性、专业性、实践性较强的综合性管理工作。持续强化档案工作指导职能一方面需要依法指导，另一方面对职能部门的档案管理工作要做好业务咨询指导和专业培训与服务。坚持强化搜集、简化整理、细化检查、深化利用的管理业务工作方针，简便、高效、科学地开展档案管理工作的业务指导。坚持贯彻部门建章立制，规范执行文件材料的形成、流转、累积、立卷、归档流程是保证归档材料齐全和完整性，提高卷宗质量的关键环节。高校档案管理工作应加强对电子文件归档管理的业务指导。指导方式需要形式多样，直接指导与间接指导相结合，重点指导和普及指导相结合，集体培训与个别指导相结合[4]。
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加强高校人事档案管理的必要性
高校人事档案管理是高校组织、人事管理工作的重要内容,是干部、教师队伍建设的基础，也是衡量一所高校工作质量的标志之一。高校人事档案管理为高校改革、发展、稳定提供服务，是落实干部政策、选拔干部、调整工资、解决待遇、通过国家教学水平评估等工作的重要依据，影响组织、人事工作的宏观决策,直接关系到教职工本人的切身利益。高校人事档案管理将关系到高校人才队伍建设, 是高校“知人、用人”的重要依据。
高校人事档案管理的现状
1、档案管理人员人事档案意识薄弱 ，对高校人事档案管理的重要性认识不够。 长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。 因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。
2、目前高校人事档案基础设施建设滞后,档案室面积狭小、设备简陋、管理人员数量不够,许多高校达不到国家规定的编制。许多档案管理人员专业化不够、培训不足,影响了高校人事档案管理科学化、现代化。一方面,高校人事档案管理涉及的事务繁杂,并要做到高度保密、随叫随到,另一方面,不少高校的人事档管理人员职务、职称晋升困难，待遇偏低,许多专业人员不愿到档案室工作。同时,由于高校教师等专业人员的流动非常频繁,高校对档案的利用,以至于依赖程度在增强。高校几乎所有与教职工相关的工作都需要人事档案提供相关信息。
3、档案管理人员存在年龄较高,学历层次较低，专业化知识不足。高校的档案管理人员中只有少部分档案专业毕业,其它专业毕业的管理人员其学历也大多是中专毕业。年龄较高,学历层次较低是这些高校档案管理人员的明显特点。非档案专业的毕业生缺乏专业知识与技能。档案员所学专业不对口,有的只取得档案管理专业方面的单科合格证。实践也充分证明,这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式无所适从,其在档案管理中很难胜任此项工作。
4、高校人事档案材料准确性、规范性、及时性有待加强。教职员工人事档案材料的真实性、完整性难以保证。在许多人事档案材料中，我们看到部分内容是经过干部本人或者是相关管理人员人工填写上去的，例如出生年月、工作日期、入党日期等情况。但是在实际工作中，我们经常发现很多人事档案的部分内容出现前后不一致的情况，并且存在较多错误。例如：一个人不同档案中的出生年月能够相差好几年，出现了许多次前后不一致的情况，这为职工管理工作造成了许多阻碍；另外，高校干部经历、干部任职时间、工资调整与数额等方面也经常出现误差。我国组织部出台的《干部档案管理条例》中明确规定了，“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。然而，现实的高校人事档案材料中，普遍存在着缺少加盖的公章、签字，字迹并不符合国家规定的档案材料，尤其是院校新调进来的教职员工，人事档案材料内容可谓是五花八门。例如有些履历表并没有填表年月日期以及本人签字，也没有上层组织审查意见与公章，部分考核表也存在着诸多类似的问题。部分人事档案材料中字迹有圆珠笔写的，有蓝色水笔写的，甚至有铅笔写的，这些诸多不合格的人事档案材料不但增强了人事档案材料管理的难度，也使得人事档案材料不完整。
加强高校人事档案管理的对策
1、提高认识，加强领导，重视发展，加大投资。高校应成立档案工作领导组，提高党委对人事档案管理工作的重视，专题研究人事档案工作，必须做到认识到位、组织到位、措施到位，将档案工作与学校的长远发展规划、教师职工队伍建设、干部队伍建设、退休人员管理、年度计划及相关部门的职责考评相结合， 同步发展，定期召开专题会议，学习有关文件精神，总结档案工作中遇到的问题， 不断探讨和研究工作中出现的新情况、新问题并提出可行性方案并付之实施。 同时，还需加强对人事档案管理工作的宣传力度，将人事档案管理工作放在高校发展建设中的重要地位并充分发挥其作用，切实提高教职工的思想认识，认真对待档案材料，将自己的实际情况收录于档案之中，自觉禁止弄虚作假。 加大投入，加强和完善基础设施建设，改善基本条件，建立人事档案专用库房，实行档案室、阅档室、办公室的分开，同时建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行考核管理，建立“ 定性、定量、定质” 的标准化管理，配合人事管理制度改革的进度，为促进高校人才合理流动做出贡献。
2、实现高校人事档案管理的标准化。人事档案工作的标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制,以获得最佳档案管理效益,既要建立和完善人事档案的术语、代码、分类、计量、统计等基础标准,也要建立和完善档案的收集、整理、编目、检索、鉴定等技术标准。高校人事档案管理的标准化,就是按照国际通行的做法管理和处理档案,使档案材料的归类、借阅和保护制度符合国家和国际标准。标准化也意味着规范、科学、人性化,是档案建设和管理的时代要求。
