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在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。
1.2 档案归纳整理工作存在的不足
在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。
1.3 档案分类工作存在的不足
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
2 档案管理工作的相关技巧
2.1 档案管理的相关技巧
档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
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医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。
一、档案信息化完善了档案管理模式
在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。
二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善
在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。
三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。
四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。
五、档案信息化有利于更好的保存档案原件
医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。
参考文献：
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一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式进行转变
1、寻找问题思维方式
所谓的寻找问题思维方法是指出现问题时，人们就对其问题产生的原因进行分析。但是在档案工作中，人们追求的是对工作中存在的问题进行快速的解决，降低这些问题对档案工作的影响，因此这种寻找问题的思维模式在档案信息管理工作中并不适合。这就需要人们在档案工作中，采用另一种全新的思维模式对其中存在的问题进行处理。
2、如何解决问题思维方式
目前在档案信息开发的过程中，经常会出现一些问题，这对档案工作有着严重的影响。因此为了很好解决在档案工作中存在的问题，人们就要对档案信息开发人员的思维模式进行培养，从而寻找到一种全新的思维模式，对档案信息开发中存在的问题进行有效的解决，如何解决问题思维方法就是其中的一种。如何解决问题思维方法是指在问题出现时，工作人员不对其问题发生的原因进行分析，而是寻找解决问题的方法，进而及时的解决问题。
3、由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性
在档案工作中，由于相关工作人员涉及到的工作量比较烦多，因此如果在工作中出现问题，工作人员考虑得更多的就是如何解决存在的问题，而不是对寻找问题产生的原因。这样不仅可以提高档案工作人员解决问题的效率，还有利于档案信息开发人员科学思维的构件。而且档案工作人员在工程的时候必须要求根据我国相关法律法规，对其工作内容以及程序进行严格的要求，这也使得人们在档案工作中，对档案收集整理的结果十分的重视，因此由寻找问题原因思维向如何解决问题思维是必然的。
二、由主观性思维向客观性思维转变
1、主观性思维
所谓的主观性思维是指人们在对当前信息进行接收的过程中，不是根据客观的内容进行研究，而是自身的经验、知识背景以及判断能力对其信息内容进行推动而得出结论，这就将原有信息的内容进行了改变。
2、客观性思维
客观性思维和主观性思维就存在着很大的不同，它主要是通过对信息自身的客观表现以及内容进行反映，没有在其中加入档案信息开发人员的主观判断。
3、强调客观性思维培养的必要性
档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。
另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间， 还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息， 相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、 档案鉴定的程序等都需要做到客观。
三、演绎思维与归纳思维模式的训练
1、演绎思维与归纳思维定义
所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。
2、演绎思维与归纳思维在档案中的应用
全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般， 偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次， 而且一分到底。
档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、 编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。
3、演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图
3.1 思维导图简介。
思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。
3.2 思维导图在档案信息开发中的应用。
（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中， 最大档案信息的主题 （ 档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。
（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。2） 箭头的连接在分析一些信息的时候，各主体之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。
四、结束语
总而言之，在对档案信息开发人员科学思维进行构建，不仅可以有效的提高档案工作的效率，还可以及时的解决在档案管理工作中存在的问题，从而促进我国的档案行业的发展。但是对档案信息开发人员的科学思维进行培养是一个漫长的过程，这不仅需要科学的指导思想，还要对档案信息开发人员的综合素质进行严格的要求，只有这样才能使得档案信息管理工作达到最大化的利用。
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图书馆本身具有多种社会文化机构功能或图书馆是社会文化机构集团成员的公共文化服务观点
从历史发展的观点来看，图书馆的功能应该从简单到综合，从初级到高级。美国教育顾问JulieCarpenter在其撰写的《图书馆管理项目中的博物馆和档案馆与政府和社会团体互助》一书中指出,美国图书馆在公共文化服务环境中为读者服务的思路是广阔和灵活的。比如10年前笔者就曾撰文介绍过美国“纽约皇后区公共图书馆丰富多彩读者服务项目”[3]，时至今日，美国图书馆的公共文化服务的思路已经从10年前的仅限于一个图书馆内部机构或者仅仅在图书馆界内发展到今天的与社会上的其他文化机构相互联系共同为公共文化服务的集团机构的局面。JulieCarpenter撰写的此书正符合这种思路潮流，她在该书中提到，图书馆作为一种学术机构和文化服务的机构，特别需要与社会上的其他文化机构建立长期互助合作的紧密关系。特别是在公共文化服务的领域中，不管这种互助合作的水平如何低下和初级，形式如何简陋和单调，都值得一试。该书采用了一些多方面的图书馆学研究方法来对她的图书馆在公共文化服务上需要与社会上的其他文化机构建立长期互助合作的紧密关系的观点的成立进行了研究，比如评估风险管理机制法、预测后果法和PRINCE2（ProjectsinControlledEnvironments）环境控制项目法来对图书馆和社会上其他社会文化机构相互合作关系、管理方式、实施可持续发展项目、合作管理的集成项目的责任、图书馆与社会其他文化机构合作互助过程的引导、效率和效力的现象、课题和问题进行实用的研究。她认为，在以公共文化服务为导向的图书馆界，传统的思维观念是倾向于图书馆、博物馆和档案馆有重要的明显的区别。但是，她认为这三者可以综合和平衡地加以管理。她举例说，在英国的公共文化服务中，使用PRINCE2（环境控制项目法）来综合管理图书馆、博物馆和档案馆的活动由于政府和社会机构的通力合作已经产生了一些效力。但是，她又在书中指出，当图书馆、博物馆和档案馆这三种机构合并之时的兴奋心情减退之时，隐藏的问题就开始明显的暴露出来。比如说，由于图书馆、博物馆和档案馆都是人群集中和拥挤的公共文化服务机构，所以可能产生管理混乱的局面。所以，坚持和努力是管理者使图书馆、博物馆和档案馆三者合并管理成功的关键。她的具体建议是：首先要明确参与管理图书馆、博物馆和档案馆合并的政府和社会机构的各自的分工职责和义务是什么。该书的作者由于有着在国际发展基金组织、联合国教育、科学和文化组织、联合国工业发展组织、世界银行以及其他国际组织任职的丰富经验，所以她的观点具有一定的可用性和实践性。无独有偶，图书馆、博物馆和档案馆三者合一的公共文化服务的观点和实践在中国的民众和图书馆界中也有一定的展示。例如，公司职员秦伟认为，“最好把图书馆、博物馆和科技馆合在一起，那么我周末就可以带上老婆孩子泡一天!”[4]软件设计师郑筱宇认为，当我“在浙江金华看到集群艺馆、少儿图书馆和艾青纪念馆三馆合一的金华市艺术中心时，感到眼前一亮。”[5]教师柳秦认为，图书馆、文化馆、档案馆、博物馆和美术馆纳入一个中心，“既有利于读者吸纳知识，又有利于各馆加强服务动力，相互沟通借鉴。”[6]退休者唐凯认为，“多馆合一的建设模式有利于资源的整合，是一种创新。”[7]笔者认为，多馆合一应该是一种有利于社会文化发展和社会公共文化服务发展的趋势和措施。首先，从社会公共文化服务的功能上来看，图书馆、文化馆、档案馆、博物馆、美术馆、科技馆和纪念馆都是社会公共文化服务的机构，有着相同的社会活动功能和文化服务性质，同时，这些机构的其它的不同功能和性质也能够因此相互兼容、互通有无，充分产生和发挥出集团式的优势效果。其次，从公共文化服务的经济角度上来看，多馆规划，统一调配，有利于资金的充分和合理的利用，也方便综合资源效益的挖掘和产出。第三，从公共文化服务的竞争角度上来看，多馆合一，有利于打破门户独立、信息单调、自给自足的传统狭窄的公共文化服务模式，形成竞争互进的现代社会的公共文化服务模式。由此看来，中美两国对图书馆的公共文化服务的机构合一都有浓厚的兴趣。美国的公共文化服务侧重于图书馆学界的理论研究，为进一步实践打下理论基础。他们的理论观点是侧重于在图书馆、文化馆、档案馆、博物馆、展览馆、美术馆、科技馆和纪念馆的集中管理方面，他们认为多馆合并和统一管理的重要条件是政府支持和社会机构的参与，是一种从全国范围的统一局势下的理论思考。中国图书馆的公共文化服务取向是读者们中的许多身份不同、职业各异的人已经对图书馆、文化馆、档案馆、博物馆、展览馆、美术馆、科技馆和纪念馆合并的现实基本上采取了认可的态度，已经从实用的角度上在读者群众的基础上得到了支持。
图书馆公共文化服务活动的研究方法
图书馆学研究方法是图书馆的公共文化服务活动开展的前提，中美两国在公共文化服务领域中都重视图书馆学研究方法的运用，但是双方依据的图书馆学方法论有同有异，所以导致采用的研究方法有相同之处，也有区别之处。两国图书馆学的公共文化服务研究的图书馆学方法论都采用了哲学中的具有辩证关系的归纳法，由认识个别到认识一般，从具体的案例上升到全面的认识。由于公共文化服务的研究只涉及单线的简单的和易于推理的因果关系，而不涉及到立体的复杂的和多线推理的因果关系，所以采用这种或然性的不可能完全包括所有归纳对象的图书馆学方法论也就足够了。从图书馆实证主义哲学方法论纵观来看，更重要的是，归纳法是一种创新的方法，它尤其适用于公共文化服务的现象和问题的实用研究，从众多具体的公共文化服务现象和问题的萌芽中发现公共文化服务的新概念和新模式。图书馆的公共文化服务理论和实践的创新和发展基本上不是从书斋和纯理论开始起步，因而它若想从演绎法这种从大前提的理论命题开始演绎推广到图书馆的公共文化服务的具体概念、项目和研究方法就基本上不能逃脱一种预先设定的理论框架，不利于图书馆的公共文化服务的创新和发展。两国图书馆学的研究方法普遍采用的都有读者调查的实证主义的归纳式的研究方法。美国图书馆学家LynnSilipigniConnaway和RonadeR.Powell撰写的在2011年出版的《图书馆员的基础研究方法》（BasicResearchMeth-odsforLibrarians）[8]对图书馆员提出的关于公共文化服务的调查问题是：你认为在公共文化服务中需要对读者进行调查吗？你是否曾被要求过在众多的图书馆学的研究公共文化服务的方法中进行综合评价，然后找出最有效的一种研究方法？你对所在图书馆的公共文化服务的文献资源收藏历史的评价认可吗？该书作者认为，图书馆员们每天都应该思考这些现实的问题，而图书馆学研究方法会以工具和技巧的角色来帮助图书馆员回答这些公共文化服务的现实问题。笔者认为，美国的公共文化服务的理念已经在图书馆员这些公共文化服务的最终执行者中得到了思考和认识，只有这样，图书馆的公共文化服务的活动才会更好地落实。中国图书馆的公共文化服务研究的调查方法在社会文化媒体如《图书馆报》中得到了较好的运用，运用这种调查方法，我们得到了来自社会的各个方面的对公共文化服务的观点和认识，比如在公共文化服务的环境下“多种文化机构合一”的问题。通过以上的问题我们可以发现，美国的一线图书馆员对公共文化服务的问题思考和认识已经达到了相当的程度并且持之以恒，中国一线的图书馆员对此应该有所反思。该书的作者对有史以来美国图书馆学的研究方法进行了全面的概括和分析，讨论了各种图书馆学的研究方法的利弊，探讨和预计了图书馆学研究方法今后的发展方向和新的原则。该书从引导图书馆员公共文化服务的研究方法的计划起步，比如如何清晰地证明公共文化服务的问题，怎样确定公共文化服务课题的图书馆学研究方法，怎样搜集各类有关公共文化服务的图书馆研究方法，怎样进行公共文化服务的样本搜集和综述，提出了包括中国图书馆常用的三种实证主义的研究方法：调查问卷法、社会访谈法和观察法以及图书馆较少运用的实验法。中国图书馆界在公共文化服务的研究中，目前虽然只限于公众观点调查的研究方法的运用，有关运用系统的理论指导的图书馆学研究方法研究公共文化服务的课题仍有待于改善和提高，但是研究者运用图书馆学研究方法中的归纳法已经从众多的在中国社会里的文化机构集团的新现象和新事物，例如前例中所谈到的几个不同性质的文化机构合一的现象中归纳出了公共文化服务未来发展的新方向、新思路。而美国图书馆学者的《图书馆员的基础研究方法》这本书还探讨了如何有效地利用图书馆学研究方法的工具性和技术性问题，对公共文化服务背景之下的图书馆学历史研究方法、文献搜集和跟踪的研究方法、经济分析的研究方法、图书馆技术研究方法和统计分析研究方法加以正确使用。还探讨了怎样在具体的公共文化服务的现象和问题中运用研究方法的过程，如怎样将数据分析组织成书面结论，如何避免虚假信息的产生和散布，如何确定和判断研究的标准，如何撰写研究大纲，以及图书馆员如何在已知的研究方法的基础上创新出新的图书馆学的公共文化服务的研究方法。由美国图书馆学者BarbaraM.Wildemuth撰写的2009年出版的《多种研究方法在图书馆和信息科学领域中的运用》（ApplicationofSocialResearchMethodstoQuestionsinLibraryandInformationScience）[9]中指出，在公共文化服务研究的需要下，图书馆学和信息科学的研究方法的教科书面临着内容的调整和结构的变化。第一，图书馆学研究方法的教科书是否应强调研究报告的评估和阅读，是否把研究重点放在鉴别问题研究的种类上或是撰写什么样的研究提案上。第二，哲学认识论、实证主义的假设原则、后现代主义和解释主义能否在图书馆和信息科学的公共文化服务研究领域中占有一席之地？第三，如何从公共文化服务的流行的规则和探讨中将研究方法分类和归纳。该书作者认为，图书馆和信息科学中的公共文化服务的研究课题不能局限在传统模式中，应该更广泛地采纳和吸取各种新方法。笔者认为，美国的图书馆学界的公共文化服务研究方法的主要特点是：第一，美国图书馆学界公共文化服务的研究深入到研究方法的探讨之中，而且这种研究方法的研究方向正在向着哲学认识论、实证主义的假设原则、后现代主义和解释主义的图书馆学方法论的领域深入；第二，公共文化服务的研究方法不仅面向理论研究，而且更提倡一线图书馆员的图书馆学研究方法的研究，更确切的说，这不是一种纯粹的图书馆学的研究方法的研究，倒像是一种图书馆工作方法的研究方法，这种现象反映了上世纪初期美国图书馆学家杜威提倡的实用主义至今仍为美国图书馆学界公共文化服务研究的主流趋势。从另一个角度上看，这也反映了为什么至今在美国的图书馆学界很少有人提到公共文化服务的研究方法论的理论研究的问题———他们永远把功效主义的实用作为第一位，然后再在众多的事实和现象中归纳出公共文化服务的理论。在中国的图书馆学研究中公共文化服务研究仍属于起步阶段，但可喜的是已经引起了各方面的重视，而且还有其他国家图书馆学界的公共文化服务模式可供借鉴。因此，笔者认为：第一，中国公共文化服务的图书馆学研究可以在图书馆学方法论和图书馆学研究方法的两条途径中齐头并进，而且互相促进和互相提高；第二，充分利用图书馆学研究方法中的归纳法将已经普遍存在的众多具体事例的普遍规律归纳和总结出来，创造出新的公共文化服务模式，发展出新的图书馆学公共文化服务理论。比如，笔者在一线为读者服务的过程中遇到的很多中青年把图书馆当作书店来买书的具体案例也从图书馆学研究的归纳法中得出“将来的图书馆和书店合一”的公共文化服务模式的可行性，实际上一些好的图书馆如山东省图书馆已经有了这种有益的尝试。但如用演绎法的图书馆学研究方法可能永远得不出这种公共文化服务的机构合一的模式。所以，在公共文化服务的问题上，尽量少用已有的理论做演绎方法研究，因为演绎方法在公共文化服务这个新问题上能够起到局限思维的作用，使图书馆公共文化服务的研究的萌芽只能受制于演绎方法的已有框架中，产生预期的主观模式。少用演绎方法不是不用演绎方法。比如说，在公共文化服务中，可以用归纳出的新理论来演绎出一个个具体成型的新模式，也可以用这些新理论演绎出更新的公共文化服务的理论体系，为最终达到“覆盖全社会的公共文化体系基本建立，努力实现基本公共文化服务均等化”的目标服务。
本文作者：周世江工作单位：山东省烟台图书馆
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职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。
二、职业教育档案管理主要内容
（一）文书档案管理
文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。
（二）教学档案管理
教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。
（三）学籍档案管理
学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。
（四）设备、基建档案管理
设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。
三、加强职业教育中档案管理的实践性
（一）增强档案管理的意识
职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。
（二）加大档案管理的力度
职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。
（三）建立完善的规章制度
在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。
（四）实现信息化档案管理
随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。
（五）提高档案开发利用水平
职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。
四、结语
通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。
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关键词 计算机；数据挖掘技术；档案信息管理；形式分析；应用
Computer Data Mining Technology in Archives Management System
Wei Jun-qiang
(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯郸056000)
【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.
【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application
在21世纪科技日益更新的年代，随着网络计算机的迅速普及、网络技术的发展以及数据库的日益成熟，人们在日常生活中收集数据的能力大幅度提高。随着行业的不同，大量的数据库被用于商业管理、政府办公、科学研究和工程开发等各个行业。在促进我国社会发展的同时，也在一定程度上给人们的日常生活带来了困扰。在这些困扰中，其核心在于数据丰富而知识贫乏。由此人们在分析数据的过程中，很难取得有价值的知识。随着数据挖掘技术的研究应用，在解决这一问题的同时，还在很大程度上推动了社会的发展，直接提高档案信息的管理效率。在此，本文从数据挖掘的概念与技术、数据挖掘的形式分析以及数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用等三个方面出发，针对档案信息管理系统中，计算机数据挖掘技术的应用，做以下分析。
1. 数据挖掘的概念与技术
随着社会的迅速发展，传统的数据收集模式已经无法适应现有的社会发展需求，而数据挖掘技术的应用，在提高数据收集质量的同时，还在一定程度上促进了社会的发展。而在数据挖掘的相关应用中，具体分析如下：
1.1数据挖掘的概念。 随着计算机的迅速发展，数据挖掘(DataMining,DM)，是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、统计学技术，高度自动化地分析企业原有的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者做出正确的决策。一般认为数据挖掘是数据库中知识发现KDD的一个环节，是KDD中采用具体的数据挖掘算法从数据中自动高效地提取有用模式的最重要的步骤。然而，在产业界、媒体和数据库研究界，“数据挖掘”比“数据库中知识发现”更流行，由于DM的广泛使用，我们也对DM和KDD不作严格区分，而认为是等价的概念，在这种意义下它们的定义是一致的。KDD(DM)是从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的并最终易于被人们理解的模式的非平凡处理过程。
1.2数据挖掘的技术。 在数据挖掘技术运用的过程中，一般所采用的是数学方法，然而在情况特殊的状况下，也可以采用非数学的运用方法。除此之外，在整个数据挖掘技术运用的过程中，除了以上两种方法之外，还在一定程度上可以运用演绎与归纳的方法进行数据收集。数据挖掘技术在运用的过程中，通过对相关数据的挖掘、收集以及分析等得出一定的结果，而这一挖掘结果在某些状况下可以直接运用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制以及数据维护等多个方面。与此同时，数据挖掘技术在应用的过程中，鉴于数据挖掘技术特性，不仅涉及到多门学科，同时还涉及到数据库、人工智能、数理统计、机器学习、可视化、并行计算等领域。且在很大程度上，数据挖掘技术在使用的过程中，经常使用的技术主要包括人工神经网络、决策数、遗传算法、规则归纳以及可视化等相应的技术。
2. 数据挖掘的形式分析
数据挖掘在其使用的过程中，基于不同的数据收集，因而在使用的过程中需要使用与之相符的数据收集方法。在确保数据收集资质量的同时，还能确保计算机整个系统的顺利运行。而在数据挖掘形式分析的过程中，主要包括以下几种，具体分析如下：
2.1分类。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，分类作为计算机挖掘技术中的核心形式，不仅关系着数据收集的质量，同时还关系着数据的收集属性分析，因而在整个挖掘技术运用的过程中有着极其重要的作用。而分类作为整个数据挖掘技术中的核心部分，在其运用的过程中，主要是通过分析相关程序的数据库，将元组分为与之相对的几个小组。而在其划分的过程中，针对部分数据，则尤其根据相关人员的操作，对其进行集中处理划分，在系统程序对其分析之后，由相关程序对剩余的数据进行最终检测，在达到检测要求之后，按照相应的规则进行分类。在其具体分类的过程中，典型的分类过程包括了确定分类范围、选取目标属性、形成训练集、属性分析、选择算法、分类运算、显示结果、抽取测试集、验证分类规则、分类规则输出等10个步骤。
2.2相关规则。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，相关规则作为整个技术中既简单又实用的关联分析规则，不仅能将程序中产生的相关数据准确的描述出来，同时还能针对相关数据资料进行仔细的分析。而在其具体运用的过程中，主要是通过一个具体的事物描写，将同类事物中相同属性的事物结合在一起，然后通过归纳总结，得出他们共有的属性与模式。在关联规则使用的过程中，一般将其直接用在事物的数据库中，不同的事物在产生数据的过程中，都由同一个记录将其记录集合。而这种事物数据库通常被概括为庞大的数据。由此就需要关联规则在其使用的过程中，应恰当的进行数据记录，在减少数据占有空间的同时，还能在很大程度上完善整个系统的数据运行。
2.3粗糙集。 在整个计算机数据挖掘技术使用的过程中，粗糙集作为一种研究不精确、不确定性知识的数学工具，在整个系统使用的过程中有着极大的优势。主要包括以下几个方面：首先，在整个粗糙集运行的过程中，无需知道相应的信息，且在整个运算的过程中，算法简单且易于操作，因而在很大程度上受到计算机用户的青睐。其次，在整个数据挖掘研究的过程中，所面对的数据库多为一系列的型号数据库，而这种数据库在数据收集的过程中，粗糙集收集方法的使用，能够在最短的时间内发现所有数据库的规律，并通过相应的表格归纳，将其列为决策表，方便了计算机用户的查阅。最后，即使在现实世界，一些规则在使用的过程中也会发出不确定性，更何况虚拟的网络世界。而在数据库使用的过程中，也会发现一些不确定性的知识，而这些都需要粗糙集方法对其进行解决。
3. 数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用
档案信息在日常管理的过程中，不仅关系着相关人员的历史记录，同时还是相关人员智慧成果的最终反映。随着计算机网络技术的应用，在档案信息数据处理的过程中，数据挖掘技术的应用，不仅能从根本上提高档案信息数据的管理效果，同时还能在很大程度上创新档案管理模式。针对数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用，具体分析如下：
3.1计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中应用的重要性。
3.1.1增强了档案实体与内容的安全保护。 档案信息关系着当事人过去的劳动成果，同时还关系着相关人员的隐私信息，一旦泄露，不仅侵犯了相关人员的隐私权，同时还对其今后的生活造成极大的消极影响。而档案管理人员在工作的过程中，针对档案信息，除了保密性严之外，还应注重档案的长期保存质量。针对一些利用率较高的档案，寿命必然会在原有的基础上缩短，而针对档案资料中的相关信息，若缺乏完善的监控设备，将直接造成档案内容的泄密。将数据挖掘技术应用于档案信息效据管理，通过对异常借阅行为的分析统计，可以防范非正当的利用行为发生。从而更好地保护档案实体及档案信息内容。
3.1.2提高档案的利用服务水平。 档案工作人员在档案管理的过程中，针对档案的保密性，在其使用的过程中。其涉及的范围往往比较小。如果将数据挖掘技术应用于档案信息数据管理中，通过档案利用情况分析，就可以加强与利用者沟通，发现潜在的用户和利用方向。并通过针对性地提供档案、加强相关档案的收集、数字化和编研等形式，从而实现真正意义上的主动提供档案利用服务。
3.1.3加强档案鉴定工作的水平，降低档案的收集、保管成本在档案业务的整体工作环节中，档案鉴定不仅关系着档案的真实程度，同时还关系着档案管理工作的整体性。然而在我国档案鉴定中，所凭借的都是档案管理人员的相关业务经验来实现的，因而在很大程度上存在着主观因素。数据挖掘技术应用档案数据处理中后，通过对利用情况和档案情况的分析，了解各单位档案形成特点、规律和档案利用范围，从中发现档案收集工作的薰点。为档案鉴定工作提供了一种的定量化方法，使档案鉴定工作真正实现有据可依。
3.2计算机数据挖掘技术在档案信息管理中的应用。 数据挖掘(data mining)是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中提取隐含在其中的、潜在有用信息和知识的过程。在档案信息管理中，数据挖掘技术可以通过自身特有的信息分析能力，对档案信息的调阅以及操作等各个流程产生的数据进行仔细的分析，在充分掌握各单位档案形成的特点、规律以及档案利用范围之后，针对档案信息活动产生的数据进行收集，并将其中的重点进行集中归纳。而这些重点，都是档案鉴定的基本依据。另一方面，数据挖掘技术能够在档案信息管理的过程中，针对大量的有声信息、不完整信息、模糊信息以及随机信息中提取人们不知道的或者潜在有用的信息，并将这些信息及时的反馈到档案信息的整体管理系统中，使其在处理的过程中及时的采取措施，避免档案信息的流失而造成严重的影响。除此之外，计算机数据挖掘技术在运行的过程中，能够针对档案信息管理中出现的大量数据进行相应的管理以及维护，在确保档案信息数据顺利进行的同时，还能针对档案信息自身存在的管理系统进行整理，以便能及时的发现档案信息管理中存在的问题，从而能及时的采取相关措施，避免相关档案信息的流失。
4. 总结
综上所述，随着社会的发展以及科技的进步，计算机数据挖掘技术在使用的过程中，不仅促进了计算机行业的发展，同时还在很大程度上推动了社会的进步。档案信息管理中计算机数据挖掘技术的运用，在提高档案信息管理水平的同时，还在很大程度上完善了档案信息管理，方便了档案信息的保存。由此就需要相关人员在档案信息管理的过程中，能够准确的使用计算机数据挖掘技术，在确保档案信息管理质量的同时，还能创新档案信息的管理模式。
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在当前社会发展中，工作人员素质是决定档案管理工作高低的关键。提高档案管理人员的素质，是当前社会发展过程中的必然趋势，其表现在不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更要在注重当前的实际情况和发展的需要，提高其政治素质和实际操作水平，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为一名档案工作人员，其在工作的过程中首先要树立良好严谨的工作作风，加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，从大局上结合实际情况，服从安排，要对当前工作进行全方位的思考和管理过程，结合当前社会发展中的各种管理手段和管理措施进行控制和改变，提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要从根本上进入其调查和研究的过程中，结合当前信息化技术手段进行分析和提高其管理手段。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，在采用当前档案管理过程中档案的潜在价值进行分析和处理的过程，是利用相关的情况进行处理的。档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。
增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对殡葬档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各人员手中，档案管理人员更多地参与到殡葬材料形成档案的整个过程中，向殡葬人员讲解殡葬文件收集整理归档的每个步骤，力求不断扩大全体殡葬人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：殡葬项目结题时，如果没能按时整理归档殡葬科技资料，那该项殡葬活动就不能算完结，只有做好归档工作，殡葬工作才算是有始有终。做好殡葬档案归档工作是殡葬职工的良好素质体现。
二、健全管理制度，建立全馆一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我馆岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。
因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为馆内决策服务，为丧属提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。
新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。
五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2. 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。
六、加强档案人员计算机知识和技能的培训
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第二，我国早已经设立了一个完善的个人信用数据库，可以为人事档案信用化改革提供帮助，早在2006年的时候我国的个人信用数据库就已开始收集、整理、归纳人们的信用记录了，截止到2008年底已经收集社会上各行各业工作人员和形形的人的信用记录，这些信用记录包括了人的贷款和偿还记录、诉讼记录等等，提供给银行、社会企业、政府部门等等为它们的工作人员的招募，贷款的选择等等提供了帮助，也为人事档案信用化改革打下了一个良好的基础。[1]
第三，人事档案管理应当借鉴信用档案的管理方式
信用档案管理方式是值得人事档案管理思考的，信用档案的管理具有以下的几个几个值得深思的性质：一信息来源广泛性，信用档案涉及的方面广，信息来源多种多样，内容详实；二信息开放性：信用档案是开放的，没有藏匿的，随时随地都可以供相关的组织如警察局等观看，信息一定程度上是共享的；三信息的客观性：信用档案里的信息是客观的，没有偏向性的，绝对真实的；四信息的时效性：信用信息不能是一成不变的，保持内容的更新，要随着信息的来源人的信用行为而改变，信用档案内容也是拥有时间性质的，一般来说，信息来源人的负面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；档案内的信用信息不能用作商业行为，如售卖、租借等等，这些都是侵犯隐私权的行为，而作为信息的来源人，每年可以查阅使用自己的信用信息一次；六：信息的时刻更正性：信息的来源人，可以质疑信息的真实性，或者发现信息有丢失，可以提出异议，如果情况属实，可以获得更改的权利；七：信息的法制性，这些信息都是受到法律的保护的，管理过程中每一个程序都是都有着法律的保障。以上就是，信用档案管理的性质，这些性质都值得人事档案管理借鉴，为人事档案管理提供了参考。[2]
2 人事档案信息信用化管理的具体策略
2.1 将信用档案加入人事档案中，使人事档案更加的完善，符合当前的社会的发展
人事档案收录进信用档案有利于全方位的评价一个人，个人品德方面也将会被纳入人才的评价标准，信用档案本身就拥有时效性，可以使人事档案的资料即时的更新对于人的评价也能与时俱进，信用记录中拥有个人记录与职业记录，信用记录包含个人的贷款和还款记录、社会保障信息、诉讼记录等等，职业记录拥有记录人以前工作?挝欢云渌枷肫返拢?工作能力的记录，这两者都是对于记录人的评价，是其未来工作的信用资本。改革后的档案不在片面化，拥有更全面的信息，他对于人由不良信用产生的负面评价有了详实的记录，维护了人才市场的公正。[3]
2.2 改变人事档案的工作职能，有控制转变为服务与监管
政府建立人事档案管理机制，是为了保障人合法的享受社会权利与工作权利，现如今的档案管理机制却走向了控制的道路，这是与国家档案管理制度的初衷相违背的，因此，转变其工作职能，走向服务与监管的道路是很有必要的，下面列出几项措施；一：减少人事档案的控制功能，增加人事档案服务与监管的功能，加大人事档案信用功能的发挥。二：增强人事档案的普及率，使人事档案不在属于少数人的权利，使人事档案的管理人员不断地增加，为更多的人提供服务。三：人事档案的记录人应当拥有知情权，使人人所有翻阅档案的权利和质疑档案真实性的权利。四：档案里的负面记录，应当在一定的时间里删除，不能永远跟随记录这的一生。五：人事档案不能作为商业目的使用，任何侵犯记录人隐私权的行为都应当受到法律的谴责。六：在法律上予以保护，档案的形成、管理、使用都应当有监察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事档案管理社会化
档案的管理应当有权限，让被记录人的单位有管理人事档案的权利，人事档案终究是为社会服务的，人事档案的社会化为市场寻找人才的提供了要求标准，下面提出推行人事档案社会化的方法，第一，档案记录人与档案分离，记录人工作的单位有权对记录人进行工作能力、职业道德方面的评价。当记录人离开单位到新单位工作的这段空隙间，档案依旧由原单位保留，直到新的单位工作后，由新的单位接受。第二，最终目的是为了使档案被专业的中立机构管理如人才市场等等管理，这是为了保障人事档案的绝对客观，将档案集中管理，也是为了节约管理的成本，使档案的管理高效。
2.4 网络化档案管理
档案管理的网络化是档案管理的必然发展，当前社会逐渐走向了新媒体的时代，在这个时代，作为自媒体设备之一的电脑，可以为人事档案的管理提供便利，建立完备的人才信息库，将档案集中管理后建立数据库输入电脑，将身份证作为唯一的识别码保护档案的隐私性，这种集中化的管理模式，有利于监控分散在全国各个单位的档案，也能为其提供安全的监管与服务。[4]
2.5 完善相关的法律，推行人事档案管理制度化，社会化
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[
关键词 ]档案利用；现象；归纳分析
我国档案利用现正处于改革时期，这种改革不仅包括设备方面的改革，也包括档案管理理念的转变。早期人们认为，档案利用的次数越多，档案利用价值就越高，但是实际上，并非如此，因为档案合理与不合理的利用，多用与少用、有用与无用等都会影响到档案实际的利用率。
1、有用档案与无用档案
档案利用的基础性原则，就是档案的有用性。一般情况下，评价一个档案是否具备有用性，主要有两点，一点为档案所具备的价值；另一点档案是不是已经被使用。档案的有用与无用是辩证的，站在长远角度来讲，如果档案有价值，未来一定有机会被利用，但是能够被利用的档案，并不代表现在就能够被应用，两者并不对等。也正是因为如此，档案利用现象需要进行归纳以及整理。现如今，档案利用越加频繁，从这一角度来讲，档案的有用性成逐渐上升的趋势，但是随着档案种类以及数量的增多，很多档案几乎没有被利用的机会，这就使得档案无用性增加。档案利用过程中，某些管理者通常是将档案的有用与无用绝对化，这显然不利于发挥档案的最大利用价值，而且很有可能会错过很多有价值的档案。管理者在进行档案管理时，功利心强，只考虑短期的档案价值，或者是看重当下的利用情况，这对档案管理的后续发展十分不利。为此，档案管理者在对待档案有用与无用的问题上，一定要立足当前的同时，考虑长远效益。
2、多用档案与少用档案
现阶段，档案管理工作者都认为档案应用率比较低，与十几、二十几年前相比利用率非常低，这会让现代档案管理工作者心理上产生比较大的落差。而十几、二十几年前的档案之所以利用率比较大，主要是因为我国的档案管理工作档案起步，一切都百废待兴，再加之，改革开放之后，要进行拨乱反正，必定需要档案，而现代处于正常时期，档案利用率自然下降。
从上述阐释中就可以看出，档案管理者将档案的利用情况作为评价档案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社会档案利用次数越多，利用率也就越高，所发挥的作用自然也就越大。但是这并不能作为档案利用率高低的全部方面。实际上，档案利用率高，并不代表档案效益高。比如档案馆藏数量少，也未做好收集整理工作，利用率也会提高，而且很多情况下，都是无效应用，因此档案利用效益却很低。而随着网络的普及，很多人都习惯通过网络来利用档案，档案利用率也会降低，但是档案利用效益却在提高。当然以档案利用率的高低来评价档案利用效益也同样具有一定的科学性，不能完全否则这一理论。
再加之，档案利用往往伴随着成本，利用越高，成本就会越高，而利用越低，成本则会降低，因此如何将档案利用与成本保持平衡，也是档案利用要考虑的一个问题。
3、合理运用档案与不合理运用档案
档案的用多与用少与档案的利用价值并不完全有关，档案用得多，但是应用不合理，也会拉低档案利用价值。不合理利用档案，主要是指没有任何正当的利用就随便的利用应用档案，或者是档案应用结束之后，并没有帮助利用者解决任何的问题，或者是档案应用之后，反而对档案管理造成了一定的损害。这样的档案利用都可以称之为不合理运用。一般情况下，档案管理人员也将档案合理运用称之为的档案真用，而不合理运用则称之为档案假用。
对档案利用进行优化控制，以保证利用的质量。首先，要对档案需求状态实行优化控制。档案需求是引发档案利用行为的直接动因，对档案需求状态的优化控制是档案利用优化控制的逻辑起点，它包括三个方面：一是对档案需求客观状态的优化控制，这种控制的重点在于分析客观的利用需求，找出档案需求的规律；二是对档案需求认识状态的优化控制，这种控制的重点在于通过引导使利用者处于主观愿望与客观需求相一致的最佳的档案需求的认识状态；三是对档案需求表达的优化控制，这种控制的重点在于规范利用者的需求表达，使其真正反映客观的档案需求。其次，要对档案利用过程实行优化控制。这是档案利用优化控制的核心所在，它也包括两个方面：一是对档案提供利用方式的优化控制，这种控制的主要目的是提高档案利用服务的质量，强化档案信息的传播功能并防止档案信息传递过程中的失真和量的损失；二是对供求双方吻合程度的优化控制，这种控制的主要目的是做到知己知彼，提高档案利用的查准率。
4、可用档案与不可用档案
多年前，业界曾有人提出要满足利用者的需求，现在又倡导“以人为本”，好像人人都应同等或平等地利用档案。事实上，这是做不到的。档案利用服务虽说要面向社会，但同时又是分层次的。在档案利用中，对不同的人，不同的档案，有一个可用与不可用的界线问题。有的档案对有的人来说从来都是可以用的；但对于另一些人来说则不然：也许过去不可以用，现在才可以用；也许现在不可以用，将来才可以用。由于档案利用有限制要求和保密规定，因此，利用档案不可能做到一视同仁，必须区别对待。当然，从长远来看，凡是档案都是可以利用的，所以，可用与不可用的区别只是在一个相对的时间段上的区别。在一定的时间内，不仅要分出什么人能用什么档案，什么人不能用什么档案来，还要分出谁先用谁后用的顺序来。这不能被视为利用歧视，更不能受一般意义上平等信息权的干预，这是社会整体利益最大化的需要。
部分档案涉及保密问题，需要限制利用，这是一种世界通行的现象。但讲到保密和限制利用，供求双方总会存在一些矛盾，这只能通过建立和健全保密、解密制度来调节，以便做到有章可循，有法可依。对于档案部门来说，既有保守档案机密的权力，同时也有依法解密和向社会开放档案的义务；对于利用者来说，既有利用已开放档案的权利，同时也有遵守保密法律和规定的义务。保密，说到底也是一种利用，只不过是一种限制了范围的特殊形式的利用。保密原则与制度，要体现的是局部利益服从整体利益这样一种关系。需要保密和限制利用的档案，通常都是具有涉及国家安全和社会秩序的内容。
5、结语
综上所述，可知由于档案管理者对档案利用现象并没有进行深入的分析，也未进行归纳总结，这使得我国这方面的研究文献比较少见，正是基于此，笔者对档案利用现象进行了归纳与总结，同时还研究了现如今档案利用过程中，存在的一些错误的看法以及评价方法。本文是笔者对档案利用现象研究经验的总结，仅供参考借鉴。
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（二）我国环保工作起步较晚
很多环境保护机构都会受到资金和场地等客观条件的影响，再加上缺乏有效的管理制度和对档案管理工作重要性的认识，导致日常工作中不能做到档案的及时收集与整理。
（三）我国的环保档案缺乏统一的管理系统
而且对档案数据的处理缺乏有效性，不能系统地完成档案的收集与使用，更加缺少严格和规范的管理，导致档案管理人员漠视档案材料形成和积累，不能及时完成档案的整理与归档。很多报告归档却没有将原稿及相关附属材料附上，再加上层层上报，导致信息的大量分散，不能形成配套的系统，也无法建立起有效的分析方法，不能实现信息资源的共享，使档案效益不能得到顺利地发挥。
二、研究环保档案数字化管理
（一）思想上重视档案的数字化管理
重视环保档案的数字化管理，要从领导开始，只有领导认识到环保档案数字化管理的重要性，才能为管理好环保档案提供更好的条件，要加大微机等管理设备和配置资金的投入，使档案数字化管理顺利开展，还要提高所有档案工作人员思想认识，努力摆脱传统环保档案工作的束缚，确定环保档案数字化信心。
（二）数字化管理归档基础工作
对档案归纳与收集中的问题，需要一步步来解决，例如：可以建立起电子文件相关的收集与归纳制度，确定责任制与会签制、移交制等，要使收集工作得到有效的执行。同时，要做好电子文件的保存和识读，做好相关的技术鉴定，还要处理好和建库成本间关系，把不合格、不应该归纳的电子信息进行剔除，而重要的文件要及时归档，还要做出相应的标记。最后，还要注意著录的工作，著录指从电子信息文档由产生到最后结束全程的控制工作，只有实现著录才能做到文件的归档和检索，在实践工作中才能够得到更好地统计与应用。在文件归档过程中要做好数据的保护，避免数据的丢失，还要做好数据的保密工作，在信息传输过程中，一定要做好相应的加密，尤其要避免档案信息在传输过程中被窃听或者破坏。随着我国《电子签名法》的颁布与实施，电子档案可以作为原始凭证，所以收集时一定要做好签署技术与隐形条形码的输入，以此和伪造、复制区别开来，实现原始电子档案的安全。例如：要加强数字化信息的档案管理，可以加强保密工作，提高保密水平，成立保密小组，确定主管人与负责人，切实做到档案工作与保密同步，避免保密工作出现以说为主、以干为辅，忙碌时就忽略保密的情况发生，保证文件不会被横传与抽走，的环保档案要控制好专卷入档和保存，派专人进行管理。
（三）以数据库的建设为核心
数据库的建设包括档案目录、档案全文及多媒体档案等数据库。一般档案管理单位只重视对档案目录方面的工作，对全文及多媒体等数据库缺少深入的研究。例如：全文数据库，既包括数字化电子文件，也包括纸质档案，所以，必须要确定数字化范围，优先确定重要程度建立数据库。而全文数据库的建设也不能将工作重点放在全文的录入和扫描上，一定要注意以环保工作作为中心点。近年来自上而下开展的“污染源普查”等全国性的环保工作中产生了大量数据，都要认真做好数据采集，采用数字化管理，确保实际的参考价值和利用价值。以数据导入与原文扫描等方法来实现，所以建库要利用好已有数据的导入，防止出现重复性的劳动。做好备份工作，按照不同情况来选择备份的方案，对备份过程也要进行严格的记录，并且定期对备份数据进行检验，防止系统瘫痪或硬件损坏造成数据库被损毁。要注意标准化的建设，保持数据格式的兼容性，而且数据库建设要符合国家与行业的标准及网络协议标准。
三、以软件平台保证数字化管理
环境污染具有范围广、影响周期长、潜伏期限长等特点。所以，环保档案工作有着特殊性的要求。随着环保电子信息的出现，急需一个良好电子软件平台来管理环境监测数据、原始调查材料等档案资料，才能使环境信息真正实现横向与纵向资源共享。据统计，我国环保档案选择软件平台时，大多选择具有代表性的，例如：可以和软件公司来共同开发，也可以选择国家环保局或地方档案局所推荐的软件。从理论上来说，普遍应用的是国家统一通用软件和系统，可以防止重复性的开发与建议，可以使国家资源得到更好地利用，实现标准化与自动化的网络建设，更好地克服兼容性，使系统联网与信息资源更好地共享。选择系统时一定要重视软件平台通用性的考虑，软件平台要具有标准化和安全性，能够实现网络环境的支持和技术的支持，具有成本效益的观念。同时，还要正确处理投入和产出间关系，充分考虑到效率的问题，按照自身发展的特点，进行准确的定位，以绿色理念打造环保档案信息管理平台，制定环保档案信息目录，建立健全制度。
四、数字化管理对人员的要求
环保档案数字化管理人员要了解环保档案管理的相关业务，掌握计算机和网络方面的专业技术，可以解决各种相关的技术问题，还要有良好职业道德、保密意识与责任感。数字化管理人员要以全新的思维来了解管理职责与任务。可以说，环保档案数字化管理人员既是管理者，也是分析者和传播者，更重要的是实现档案信息的重要导航。由此可见，加强对数字化管理人才的培养是保证环保档案数字化管理基础，需要复合型管理人才，尤其是计算机与档案都精通的复合型管理人才。缺少人才会使档案工作的数字化无法顺利开展，所以，档案管理人员一定要了解数字化的管理方法。档案管理单位可以通过培训的方式，提高档案管理人员业务、政治等方面的素质，确立考试的制度，实现档案工作的标准化与数字化。
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1 医院文书档案工作的现状
通过资料的查阅我们知道，医院文书档案的典型特征在四个方面。首先是文书的规范性，医院公书档案的规范性标准即对公文的归纳整理使用，即整个公文档案的关键点，同时是提高公文档案管理的最低保证。因此，要确认这样的规范性是提高档案管理安全性的要点。这个过程一般是利用文件、检查、笔迹、语言等经过严格筛查。以此确保规范。其次，是标准性。我们对文件的记录和管理也必须有一定的标准，并遵循一定的标准的严格实施。整个环节都要相互连接，有严格的标准。第三，文件的保密工作。文书的形式主要划成两种，依次为纸质文件和电子文件。这种纸质类型的文件是需要保密的。第四，文书的服务性能。文档文件的服务性能关键是体现在能够显示出医院在一些文献中所要的数据，显示在使用、编译和统计工作这样的层面中，而且使用的效率非常高。
目前中国的文书档案管理上有着的一些现状问题主要有：一，从上到下都不关注档案的文书管理，首先即上层部门领导的不过问，因此下层的档案归档员工对于这个档案管理工作的绩效较低，不愿投入时间精力，对档案管理工作的懈怠，从而使得文书档案管理的现状十分混乱。二，国家在法律层面匮缺完善的科学管理规章条例。而且针对医院档案牵扯范围广泛的特性，一旦缺失健全的科学的档案条例规定和准则，将会使我们的文书档案归档制度变得盲目和混乱。三，缺乏专业档案管理人员。上级领导没有在档案管理工作上引起关注，医院的人事部门一般不会招聘专业的档案管理人才，所以这些现在的医院文书档案管理人员都是其他工作部门调过来，很难胜任医院档案工作的实际需求，导致了档案管理工作的品质骤降。四，硬件设施面临淘汰。大部分的医院在档案馆使用到的硬件设施不够规范，多数的档案工作依然是困在传统的手工操作中，没有使用先进的信息管理设备，造成档案材料归档跟不上工作需要，极易流失。五，信息化程度低。我国医院档案管理工作没有一套完整的系统信息化，一个系统的规划，造成数据收集不全、资料不详尽、升级落后等，最后造成了档案信息的无序化。
2 医院文书档案管理工作的要点及方法
2.1 材料的归纳整合工作
我们在进行文书档案管理的任务时，首先是要进行材料的收集和整理，因为处理人事档案的员工参与了整个档案产生和过程，熟悉了档案的形成标准，在此再融合办公室综合智能化，更为便捷的收集档案资料，这样便确证档案材料的全面性。在进行处理上级文件时，档案人员必须先做好登记的系列任务，包含：收到登记、检查和核查，审批、承办、督办和备注。接着关于文件的内容和需求有一定程度的关注和了解。在进行传阅文件情况时，提醒上级领导抓紧阅办，而且对于上层领导批示下来的文件及时分发，在上情下达的实现上做一个好典范，并且要督促文件的执行部办公室及时达成文件内容要求。
2.2 对于档案立卷归档分清主次
分清主次先需要将整个档案的有效性和针对性搞清楚。当前阶段完成的文件任务才能够放入档案，那些没有结束的不能放入，一旦混入会造成档案管理混乱。我们要尤其关注那种在文件形式上、文件的内容方面以及文件的使用对象上都非常相似的文件档案，注重划分他们的储存位置和方式，在一定程度上注意更新他们重复率和冗余度，提高工作的效率。接下来，档案工作人员要确保相关档案的相关性和全面度。于档案整理中要把握关键，分清主次，严防入口档案的规范准则，不够要求的文件不能够并入。同一类问题的文件档案要善于归纳，这样能够提升文件的使用价值，并形成文件后的归档是完整和清晰的。
2.3 提升文书档案管理人员专业水准，促进档案的开发使用
促进整个档案系统的开发使用十分重要，医院文书档案是服务于上级部门的决策和服务部门，主要针对医院的服务事业的发展而使用。文书档案的服务能力显示于整个医院的各种不同工作层面上的开发和利用。信息资源的主动开发始终是文献管理的最终目标。比如医院在快速进步和规范化治理方面累计了很多的文献资料，包含：等级医院评审、资质认定、资质认定等级、专业建设和基础建设的评价，这些文件不但有着鲜明的行业特色，具有很大的使用潜力，更是作为一个医疗单位综合素质标准的表达出来。
目前，随着医院医疗服务水平的持续发展，医院中的基础设施也在持续进步，使得档案的使用率持续的被拉升，在目前的医院档案建设方面，针对一些证书的文献和档案信息的开发利用是非常关键的一个内容。因此医院档案类文件的开发和利用进程里，相关档案人员需要主动依据医院工作的开展而不断进步，为医院保证相关的文件档案可以达到医院开展医疗工作时对档案中内容的需求。同时档案部门还必须完善项目的程序过程，保证对档案的跟踪整理，保证重要档案的全面安全程度。
2.4 健全文书档案管理制度，使文书档案信息化管理
文书档案的信息化主要是说使用计算机、internet和通信技术等各种方式方法，使不同的载体，不同地区的正在被使用的珍贵的档案信息通过数字的形式来进行保存，这样能够在互联网上达到信息共享的程度，提升整个档案的现代化、使用和服务准则度。总的来说这样的档案信息管理的特征有下：1档案信息能够完整的在网络上共享2医疗服务管理的办公效率大大拉升3档案资料的保存文件的时效性更强4档案资料文件在传输的过程中更加高速，并且安全性有效的得到保证。
3 结论
医院档案工作是提供服务、技术和业务于一身的工种，所以在档案管理工作里，必须对文档管理规则进行深入的改进，并对文件管理的标准规范严格要求，以确保档案文件具有更好的完整性，进一步地保证档案资料的开发和使用，让它的潜力更加明显的表达。中国的科学技术在持续进步，落后的管理方法已经不能达到新的社会标准和相关领域的需要，需要不断完善我国档案文书管理的现代化程度。传统管理是以手工工作作为主要的方式，标准规范化和错误率上不能得到保证，信息化电子技术的发展能够提高文书管理方案的标准化水平，让错误率减小。要做到这一点档案文书的信息化势在必行，所以文书档案的工作人员更需要专业的素养，掌握主次更好的做好医院文书工作。
参考文献
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[2]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点及几点体会 [J]. 东京文学 ，2011（8）： 115-118.
[3]高菲.医院文书档案管理纳入绩效考评的具体实践与探讨 [J]. 北京档案 ， 2013（4）： 89-92.
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[7]范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用 [J].医学信息，2009，1（12）：22.
[8]刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考 [J].科技创新导报，2011，4（10）：43.
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(二)档案统计的涵义及意义
国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。
二、档案统计的方法及作用
(一)档案统计的方法
档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：
1档案统计指标选定
统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。
2档案统计调查
档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。
3档案统计整理
档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳
4档案统计分析
档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。
(二)档案统计的作用
档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。
档案统计是学校档案事业建设的重要基础工作。档案统计是了解和掌握学校档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。通过档案统计资料，可以进一步认识和掌握档案工作的基础规律。提高档案的管理、服务水平。档案统计是学校档案工作发展的依据。通过统计数据。可以准确地反映学校馆(室)藏档案的数量。利用档案情况，档案部门工作量大小，人力、物力、财力需求等，以便在领导制订档案事业发展规划时作参考和依据。档案统计是上级部门对学校档案事业监督的工具。档案统计工作，可以客观地反映学校档案工作的发展水平，便于上级部门检查督促。
(一)档案工作的重要性
档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案作为真实记录历史内容的重要工作决定了档案价值的长远性。
(二)档案统计的涵义及意义
国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。
二、档案统计的方法及作用
(一)档案统计的方法
档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：
1档案统计指标选定
统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。
2档案统计调查
档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。
3档案统计整理
档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳
4档案统计分析
档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。
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数据挖掘技术是从许多的、不完全的、相对模糊的、存在噪声的、任意的实际数据当中，找出其中隐藏的、人们原先不了解的、但又是实际存在的、有用的信息和知识的过程［1］。数据挖掘所得信息具有先前未知、有效和实用三个特征。决策者对挖掘所得信息进行分析，从中提取出隐藏的关系和模式，来对未来发生的行为进行预测。
(二)数据挖掘技术的运用
在使用数据挖掘技术的过程中，数学方法经常被用到，但在一些特殊的时候，也会用到非数学的方法。另外，使用数据挖掘技术过程中，除了上面提到的方法外，还可以用演绎的方法和归纳的方法收集数据。在使用数据挖掘技术过程中，利用对相关数据进行挖掘、收集和分析得出相应的结果，并且这个结果在某些情况下，恰好能被用在管理信息、优化查询、过程控制、决策支持及数据维护等方面［2］。然而，由于数据挖掘技术特性，其在使用的过程中，涉及学科比较广，并且还涉及数据库、数理统计、人工智能、并行计算、机器学习、可视化等许多领域。数据挖掘技术中，常用到的有规则归纳、决策数、人工神经网络、遗传算法，以及可视化等技术。
二、数据挖掘技术的形式
数据挖掘分为描述型与预测型两种形式。描述型是对数据中存在的规则进行描述，并且依据数据具有微观性的特点找出其表征的、普遍性强的、概念层次较高的、比较宏观的知识，并对数据进行概括总结和抽象来描述出同一类事物的相同属性。预测型是分析和处理现有的数据，来获得某类事物中某些属性的内容，或者是预测出某类事物将来形成的规律等。在使用这两种挖掘技术时，经常用到的方法有分类方法、关联方法和粗糙集方法。
(一)分类
在运用计算机数据挖掘技术的过程中，分类是挖掘技术里的重点部分。数据收集的好坏，以及收集的数据的属性分析都是由分类决定的。因此，分类在运用挖掘技术的过程中具有非常重要的作用。分类是对数据库属性进行分析，把元组划分成不同种类的过程。并且在其划分过程中，根据数据形成的训练集，来集中对部分数据进行处理划分。然后，再对余下的部分数据做测试，在测试满足要求以后，遵守对应的规则对其分类。在实际分类过程中，比较有代表性的分类过程是:明确分类的范围、找出目标属性、组成训练集、研究属性、算法选取、分类计算、结果显示、选出测试集、分类规则验证、输出分类规则等［2］。
(二)相关规则
相关规则是数据挖掘技术中，比较简单实用的关联分析规则。它可以准确地将相关数据进行描述，并且能够对数据进行严格分析。在相关规则使用过程中，主要是对具体事物进行描写，并按照相同属性进行结合，然后对其进行总结概括，找出其共同属性和模式。一般会将关联规则直接应用到数据库中，统一地记录下每个事物得出的数据，不但可以正确地记录数据，同时消减了数据的搜索空间，使得整个运行系统得到改善和提高。
(三)粗糙集
数据挖掘技术中的粗糙集是被用作对不精确和不确定性知识进行研究的一种数学工具，在系统整个使用中占的优势比较大［3］。首先，在使用粗糙集方法时，相应的信息不需要了解，并且在运算的时候，算法比较简单且容易控制，得到大量的计算机用户的喜爱。其次，在运行粗糙集的过程中，能从数据中发现异常，排除知识发现过程中的噪声干扰，同时还能将这类数据的规律在最短时间内找出，并利用表格对其进行归纳总结，将其变成决策表，为使用者的查询提供方便。最后，在客观世界，应用有些规则的过程中也会出现不确定性。应用数据库的时候会产生许多不确定性的信息，而这些不确定性都得依赖粗糙集对其进行处理，这样就使得数据挖掘的效率得到大大提高。
三、挖掘技术在档案管理中应用的意义
记录历史资料的重要工具就是档案，它直接反映了档案管理人员的智慧和成果［3］。由于计算机网络的迅速发展，在管理档案信息的实际应用中，引入挖掘技术可以使档案的管理水平得到提高，并且改革了档案信息管理的模式。因此，数据挖掘技术应用在档案信息管理中是具有非常重要意义的。
(一)提高档案信息管理的安全性
档案信息是记载一些比较宝贵的资料，由此可知其价值的表现就是档案信息的实体。对档案管理者来讲，保存有历史意义的档案信息的时间应越长越好。保存得越长远，越体现了档案信息的价值。其使用价值相对应地增大了，被使用的频率也相应地增加，使保管工作非常困难，使用次数越频繁，就越容易缩短档案信息的寿命。同时，保密性是档案信息管理的另一项重要工作，万一档案信息外漏，不仅相关人员的隐私权受到侵犯，还有可能对其以后生活造成消极负面的影响，造成了档案保管与使用之间存在矛盾［4］。将数据挖掘技术运用到档案管理中，可以很好地避免这种情况的发生，从而保护档案信息实体和内容的安全。
(二)加快档案管理的效率，降低档案管理的成本
档案管理工作中引用数据挖掘技术，能够有效改变以往传统的档案管理模式。使得档案管理人员的工作效率和档案信息管理水平得到提高。引入数据挖掘技术，工作人员的管理时间被大量节省，处理档案信息的速度得到提高。同时，还可以加快档案鉴定工作的发展。档案管理工作中的一个重要环节就是档案的鉴定，传统的档案鉴定工作是由档案管理人员凭借多年经验来实现的，具有主观性。数据挖掘技术的运用，可以防止在鉴定档案工作中因档案管理人员的主观性而造成有价值的档案丢弃，为档案管理工作提供了比较有效的定量化方法，使档案的鉴定工作有据可依。
四、数据挖掘技术在档案信息管理系统中的运用
随着计算机信息化的迅猛发展，档案管理工作也需要进一步的完善。过去的档案管理方式已经不能适应当代社会的需要，很多数据信息无法有效地使用。要想有效地利用现有的档案数据，使其价值得到充分发挥，使用数据挖掘技术把那些隐含的信息挖掘出来，对其总结和使用是非常有必要的。档案信息管理中使用数据挖掘技术，能让挖掘出的知识信息得到发挥，并且能使档案数据信息价值被充分地利用。档案管理中应用数据挖掘技术的方法有以下几种:
(一)档案分类法
档案分类法是按照不同的种类把许多档案进行整理的方法。把档案中属性相似的放在同一个类别中，把那些档案属性不同的放在不同的类别当中。在档案进行分类的过程中，数据挖掘技术能够详细地划分这些档案的类别，帮助管理员进行档案归类，档案的检索效率和速度得到有效提高。
(二)档案收集法
档案收集法是先分析数据库中的数据，并通过对这些数据做详细的描述建立模型。然后用这些模型和所有的测试样本进行对比，一旦经测试后有一个模型与样本相符合，就可以依据这个模型对管理对象进行分类。
