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二、解决问题的对策
（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（OA）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。
作者:周知勇 单位:云南省档案局
参考文献:
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）
[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）
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基层单位档案管理的普遍性问题
在我国建设经济强国、文化强国的时代背景下，传统的档案资源管理理念和管理模式已经无法适应时展的要求：（1）档案管理意识不强。一些领导干部片面追求“GDP”，只求在任内做出政绩，把时间和精力大多放在抓项目、抓资金、抓开发上，对包括档案在内的文化事业过问不多，很少到档案馆考察工作，许多地方的档案馆门可罗雀，处在“坐冷板凳”的尴尬位置。（2）档案管理模式落后。调查显示，我国有近4000个各类档案馆，仅保存的纸质档案就达4亿卷件，其中能够得到有效开发和利用的不足7%，主要原因就是档案开发利用经费投入不足。一些基层单位仍使用手工收集、检索资料，连基本的保管条件都难以保障，远远达不到“十防”要求，更别说引进先进技术，运用计算机及网络技术管理档案了。（3）档案人员素质不够。受体制、投入等多种因素的影响，很多基层单位档案管理人员未经过专业的档案知识培训，或者身兼数职，对馆藏资料难以做到心中有数，其技能仅仅是“守好摊”、不丢失、不泄密，满足整理、归档、检索等一般性要求。
基层单位档案管理的规范化途径
增强档案管理意识，完善档案管理制度。同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。所以，基层单位必须增强档案管理意识，加强组织领导，为档案管理部门添置现代化的办公设备，提供相匹配的工作条件，指派专门的人员负责档案管理工作。档案管理及其开发利用应被纳入对领导的考核指标之中，使单位的档案管理工作实现规范化发展。档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等建章立制，包括《档案保管制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度，对档案资料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、传阅、利用、销毁、交接等进行明确规范，确保档案管理的严肃性和条理性。并且建立档案管理岗位责任制、考核奖惩方案以及具体的考核指标体系，以落实档案管理制度，提高档案管理效率。
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在“十二五”期间，全县各机关、企事业单位应全面完成
档案工作规范化管理的认定和复查工作。
（一）机关档案规范化管理
对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；2012—2013年对在2002年《省机关档案工作目标管理办法》（晋档字〔2002〕23号）前已达标升级的机关，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；2014年后，对2002年后等级认定连续满5年的机关进行复查评定，二级部门复查评定时间和主管部门大体一致，已评定等级的单位创造条件上档升级，以确保档案工作规范化管理常态化。
（二）企事业单位档案室规范化管理
对已评定等级的单位，结合实际情况，按2005年《省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评定办法（试行）》（2005年4月6日省档案局印发）评定标准进行相应等级的重新认定；对未申报等级评定的企事业单位应对照评定标准做好档案工作，管理水平最低应达到A级标准（企业科技事业单位档案工作规范化管理等级分为“AAA级”、“AA级”、“A级”三个等级，其中“AAA级”为最高级）。
二、工作要求
全县各机关、企事业单位要严格按照相关档案工作规范要求扎实做好各项工作，重点从以下几方面加强：
（一）加强组织管理，确保人员、经费、场所、制度“四落实”
1、各单位要加强对档案规范化管理工作的领导，将此项工作列入重要议事日程，并落实必要的人员、资金、设备。
2、要建立健全档案工作网络和各项规章制度，确保各种门类和载体档案集中统一管理。
3、强化主管部门的档案监督指导职能，确保档案的安全和有效利用。
（二）加强收集整理，确保档案资料的齐全完整
根据国家档案局8号令的要求，县直机关年内要完成本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制和审批工作。在做好纸质文书档案收集整理的同时，还应加强电子、声像、实物、重大活动、专业档案的管理。
（三）加强规范移交，确保档案应交尽交
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三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。
1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。
2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
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对机关档案进行管理的目的，是要提升档案信息的利用率，将各类信息的价值充分的发挥出来。因此，档案信息的完整性就特别重要，而及时归档是确保档案信息完整的前提。在机关单位的日常工作中，会形成到大量的档案资料，档案管理者所要做的就是要在第一时间内将这些档案归置好，并确保归档时没有信息遗漏。同时，已经归档的资源信息应该是处于动态管理状态的，并非归档后就处于静止状态，否则档案的作用就无法被凸显突出来，档案管理也不具有实际意义。
1.2 及时整理
由于机关档案的类型多、数量多，且各档案会经常调用，因此，档案的整理需要花费较多的时间和精力。如果在对档案进行整理时，整理人员的专业知识不足，整理过程不够细致，就可能会导致档案缺失或者档案信息不完整，使得档案管理不够规范。因此，机关档案管理人员应及时整理档案，如果发现有档案的信息不完整，应及时将其补充完整；如果发现有档案缺失，则应立即上报相关单位，补齐文件。比如，管理人员在整理档案时，应将案宗封面的信息，用统一的写字工具填写完整，并备注好整理时间。在整理完以后，要在电子档案系统中进行同步整理，确保电子档案系统中的信息与实际的档案信息相符，便于使用者对档案进行检索，从而提高档案信息的利用率。
2 提升机关档案的服务质量，确保档案管理的安全
2.1 提升服务质量
机关档案存档以后，由于某些单位可能会查阅或借阅相关档案，因此需要加强对这一环节的管理，提升服务质量，促进档案管理的规范化。首先，要建立完善的审核机制，查阅或者借阅者需要填写相关的申请表，并由其所在部门领导和档案管理负责人审批，审批同意后，才能将相关档案调出，供其查阅或者借阅。其次，制定严格的登记管理制度，并设计登记表，表中要包括姓名、所在单位或部门、借查日期、档案名、编号、借查用途等信息。借查者要将用途一栏填写清楚，避免其对档案信息造成破坏，导致档案信息不完整或缺失。通过登记表对借查档案进行管理，能够使机关档案管理工作更加细致化。第三，在借查者使用完档案后，要对其进行跟踪反馈，在其归还档案时，要完成签收程序，并在反馈表上对档案的利用效果进行反馈，并给出自己的使用意见，以便管理者对其进行跟踪服务。此外，档案管理人员还可通过电话回访、网络回访等方式，提升其服务质量，从而使档案信息能够得到充分的利用。
2.2 做好安全管理
在对机关档案进行管理时，要对管理室中的各种设备进行安全排查。如果在排查中发现有设施存在问题，可能引发安全事故，应第一时间采取措施消除安全隐患，避免对档案造成破坏。比如，管理室中的用电设备是否安全，线路是否稳定，如果线路出现故障，可能会使设备烧坏，引发火灾，从而对档案造成巨大的破坏。因此，在排查时要消除这种隐患，否则就会带来不可估量的损失。同时，要安排专门的人员对机关档案进行管理，对于档案的借阅、查阅、回收等工作，要尽可能的做到细致化，从而确保档案信息的安全。
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1、加强档案法规制度建设。贯彻实施档案工作政策法规和行业标准，及时转发并严格执行上级业务规范文件，制定下发了《县档案局“七五”法治宣传教育规划（2016—2020年）》《县档案局关于加强领导干部公务活动档案管理工作的通知》《县档案局关于加强县民贸公司档案规范管理的函》《县档案局关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知》《县档案局关于认真做好县“8.8”地震抗震救灾档案资料收集整理工作的通知》《县档案局关于精准扶贫档案片区指导工作方案的通知》等文件，进一步规范完善依法行政相关制度。
2、提升依法行政能力。严格按照县委县政府部署，明确规范性文件全面清理具体工作的范围、标准、节点，全力做好文件的查阅、利用、服务，确保县政府文件全面清理工作到位。认真做好规范性文件清理备案、审查工作，及时清理上报行政审批和行政处罚事项等部门权力清单责任事项，落实责任清单，按时填报行政权力运行情况。及时清理公示本单位机构概况、领导职责、财务信息、法律法规、工作动态、便民信息等政府信息，将档案工作全面置于群众监督之下。健全执法人员学习教育制度，每年定时进行执法人员审核、培训，要求执法人员做到自己的执法符合国家法律法规，证据确凿，无越权处罚、变通处罚等问题。
3、深化档案法制宣传。认真贯彻实施省、州《档案法制宣传教育第七个五年规划》，结合“七五”普法，坚持会前学法，制定年度学习计划，落实学习任务和内容，每年集中学习宪法、档案法规法纪及规范性文件等不少于12次。按照“谁执法、谁普法”工作要求，积极开展依法治县及法治示范单位创建活动，结合驻村帮扶、档案业务指导、培训等工作，采取多种形式开展档案法制宣传活动。结合每年档案法制宣传主题，安排部署“6.9”国际档案日宣传活动，征订宣传资料，制定下发了宣传活动方案，征文活动通知，发放档案法规宣传资料1000余份。结合主题党日活动，组织召开档案法规知识专题学习讨论活动，利用门户网政府信息公开平台、微信、短信等持续发送档案法规知识。进一步健全完善单位“法律图书角”，及时更新《宪法》《中华人民共和国安全法》《中华人民共和国档案法》等涉及法律法规、档案业务、民族政策、惠民知识的书籍、报纸、杂志期刊，为干部职工日常“充电”提供了学法阵地，进一步增强了干部职工知法守法意识。
4、强化档案执法检查。结合重点工作任务，每年开展档案执法检查，组织检查组对全县机关、乡镇开展档案执法检。检查内容包括年度档案工作目标管理责任、档案室规范化管理、精准扶贫档案管理和灾后恢复重建档案工作情况等。检查中对存在档案管理方面问题的单位发出《档案行政执法检查限期整改通知书》，提出整改意见和整改要求，限期进行整改，有效地增强了全县的档案管理意识。目前我县无档案违法违纪案件发生。
（二）档案资源建设
1、加强档案资源的接收和征集。立足现有的馆藏资源,不断加强民生档案、特色档案、重大活动档案和到期档案资料的接收与征集。十三五期间接收进馆民宗局、财政局、计生局、农水局、永和乡、法院、纪委等20多个单位、乡镇文书档案7832（卷、盒）、会计档案1528盒、项目档案1135盒、诉讼档案2367盒、荣誉、照片、实物、光盘等4000余（张、件），整理接收抗震救灾档案500余盒，整理进馆资料566册。并严格按照纸质档案和数字化副本“双套制”要求进行档案接收。截止2019年12月，县档案馆馆藏档案106个全宗69730（卷、盒）、资料6236册。
2、规范机关档案形成和管理。一是强化日常业务指导监督检查工作。每年深入机关单位和乡镇指导督查150余人次。及时转发《省档案工作规范化管理办法》，制定下发年度档案工作要点、《县档案局关于加强汛期档案安全工作的通知》《县档案局关于开展档案执法检查的通知》等文件，进一步完善档案工作机制。二是加强机关档案室规范管理。结合精准扶贫、抗震救灾、灾后恢复重建项目档案专项指导督查加强对机关档案室规范化管理工作检查考核，提升档案馆和机关企事业单位档案管理水平。重点对县人社局、县规划局、县水务局、县卫生局、县防震减灾局等涉民单位进行业务指导督查，帮助修订完善《文件材料收集范围及档案保管期限表》《机关档案分类方案》等档案工作制度，以及文书档案、科技档案、会计档案等的规范整理。三是全力抓好机改和乡镇行政区划调整改革档案处置工作。为切实做好机关和乡镇行政区划调整改革中的档案处置工作，维护档案完整与安全。档案馆积极作为、靠前工作，主动与县委办、县财政局、县民政局等部门加强沟通，将机改和乡镇行政区划调整改革档案处置工作列入全县区划调整改革议事日程，同研究、同部署。草拟了《机构改革中加强档案工作的实施方案》《关于在乡镇行政区划调整改革中加强档案工作的通知》等文件，明确了改革中各乡镇、单位档案的归属和流向，处置的范围和内容，强调了档案的鉴定收集归档程序和移交要求，定期开展档案业务制度检查，做到档案应收尽收、应归尽归，有力推进改革进程中档案安全及规范管理。
3、规范企业事业单位档案管理。深入贯彻《关于进一步加强国有企业档案工作的意见》，下发《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》《会计档案管理办法》《金融企业业务档案管理规定》等文件，进一步加强国有企业档案工作，完善以资产为纽带的企业档案集中统一管理体制，为国有企业改革与发展服务。开展企业文件材料归档范围和保管期限表的审核，对县自来水厂、大九旅集团、南坪林业局、黄埔电力公司、罗依乡产业园区和高原食品公司等单位进行定期指导督查，并协调组织开展了1期县观光公司档案业务培训。
4、强化重点项目档案的监督管理。贯彻实施国家档案局制定的《建设项目档案监督指导工作指南》，深化“项目档案工作提升行动”，加强项目主管部门联系协助机制，推进重大项目档案指导、检查、验收工作。针对“8.8”地震，及时制发相关规定、通知，提出工作要求，在抗震救灾和灾后重建中，做到提前介入，及时协调落实专项档案业务培训、检查，指导项目档案整理、移交等工作，进一步促进项目档案规范管理。组织对县内188个重大项目档案进行了登记，完成了“九寨印象”、水岸豪庭、白水龙水电站移民、鲁能生态旅游、新区市政公共设施提升工程、医药公司商住楼、乡村道路等57个工程项目的档案初验，组织开展了1期专项验收。
5.加强农村档案工作。一是落实《村级档案管理办法》。积极开展社会主义新农村建设示范乡创建以及乡镇、村档案法规、政策的宣讲，积极协调、指导、督查乡、村两级档案工作的规范化管理。推进“村档乡管村用”工作，探索解决乡镇、村档案管理工作面临的问题，巩固村级档案建设成果。结合“双报到”积极开展社区档案规范化管理工作。充分利用党员志愿服务活动载体为社区提供档案法律法规咨询和业务指导、技术等工作支持，规范社区档案管理。二是做好农村土地确权登记颁证档案管理工作。开展蹲点调研，完成《县农村土地承包经营确权登记颁证档案管理工作调研报告》，对档案部门接收农村土地确权登记颁证档案进馆提出明确要求，安排业务骨干指导完善农村土地承包经营确权登记颁证档案整理归档、检查、验收工作，要求归档材料真实、完整、可靠，整理规范，检索体系齐备。三是部署开展精准扶贫档案工作。结合“驻村帮扶”和“两联一进”开展档案工作调研，完成了《县精准扶贫档案工作调研报告》。转发了《州精准扶贫档案管理实施方案》，与县扶贫移民局联合转发《关于进一步加强精准扶贫档案工作的意见》文件，对全县乡镇精准扶贫档案检查指导工作全覆盖，指导建立县、乡、村、户减贫档案的收集、整理、归档、保管等工作，在安乐、勿角试点乡镇开展了重点督导检查。举办了县精准扶贫档案工作培训会，对全县48个贫困村第一书记，乡（镇）档案专干，22个扶贫专项部门分管领导进行了精准扶贫档案专题培训。
6、档案规范化管理情况。围绕重点工作积极开展机关、企事业单位规范化管理工作，2019年完成县法院档案规范管理晋升“省一级”标准验收认定。县档案馆2012年12月通过“国家二级”综合档案馆标准验收。2014年12月县创建社会主义新农村建设档案工作省级示范县通过验收。目前，县机关档案室工作规范化管理达省级标准83个，村级建档120个村，社区建档4个。
（三）档案利用服务建设
1、推进档案开放工作。制定开放实施细则，对应开放的档案进行认真的鉴定工作，开放了应开放的档案，备有开放档案目录，供利用者自行检索，对利用频繁的重要、珍贵的档案提供了部分复制卷或者副本，坚持利用登记和利用效果，并编制档案利用效果汇编，取得利用实效。
2、强化档案开发利用工作。提高社会公众服务水平，积极构建方便人民群众的档案利用体系，档案馆开馆时间与国家法定工作日数及工作时间相同，并长期坚持采用法定节假日和延时服务方式，积极开展档案、资料的开放提供利用工作，利用形式多样，包括接待来访、咨询、来电、来函代查等利用工作，做到热情服务、优质服务，不断提高利用群众的满意度。坚持档案便民、惠民理念，积极创新民生档案利用方式，挖掘馆藏资源，编制专题目录，使查阅利用更为方便。认真贯彻《省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》，积极协助配合异地查档业务，认真执行利用档案零收费规定，积极为各单位、社会各界利用档案提供优质免费服务，十三五期间为社会各界提供利用档案2917卷次，972人次，为领导决策、低保救助、工龄认定、婚姻认证、房产交易、落实待遇、解决纠纷等方面提供了有力的原始证据。
3、扎实开展档案文化建设工作。深入挖掘馆藏档案资源,及时安排部署档案文化建设工作，完成了《县领导干部职务任免文件汇编（1990-1995年）》《县农村土地经营确权工作文件汇编》《县新城区建设指挥部全宗介绍》《民族宗教事务管理文件汇编》的编制任务。协助州档案局开展馆藏珍贵档案调研，完成《兰台珍档》一书的素材采集工作。积极提供资料，协助县志办编制完成《抗震救灾志（2008年）》的编制任务。鼓励职工积极写稿，向州局、县委宣传部报送工作信息102篇。结合主题活动，每年编写调研报告、理论文章3篇，为推行政务公开、促进经济社会发展等方面发挥了积极作用，产生了良好的社会效益。
（四）档案信息化建设
积极稳妥推进本区域数字档案馆建设工作，开展档案数字化工作现状及发展方向调研，完成调研报告《关于县级档案馆数字化建设的思考》。积极向县委、县政府提出数字档案建设规划意见，推进档案信息化工作与本县信息化工作同步规划、同步实施、同步发展。向省档案局、县财政争取资金，采购了电脑、复印机、档案密集柜等用品，为调整优化档案管理软硬件环境，搭建数字化档案馆管理平台创造条件。按照年度计划，安排部署馆内档案数字化加工任务，完成文件级目录录入70000余条。进一步完善机关单位电子档案移交接收进馆工作制度，建立电子档案接收平台。积极推广档案管理系统，机关档案室档案管理软件使用普及率达90%，乡镇普及率100%。为档案资源共享打下基础
（五）档案安全建设
县档案馆于2008纳入灾后重建项目，年初施工，2009年底竣工，2010年投入使用。实际使用面积2510平米（其中库房面积1005平米），新馆结构基本合理、配备了一些必要设施设备。“十三五”期间，向县财政争取资金48万余元，增添了档案密集柜和目录柜，为档案业务工作的顺利开展提供了基础保障。严格执行档案安全保密工作的各项规定,全员签订安全保密责任书,把档案安全保密要求贯穿于档案接收、保管和利用工作的各项环节。深刻吸取国内外重大安全事故教训，进一步筑牢档案安全防线，多措并举，扎实开展档案安全风险隐患排查治理工作。从档案实体管理、档案信息管理、档案保密、档案开放与利用等方面对全县17个乡镇、80个部门开展了档案安全大排查。建立了档案安全整改排查台账，健全完善了档案安全应急预案，对存在安全隐患的单位，及时进行督促整改。县综合档案馆坚持安全消防值班制度、巡查制度、库房温湿度监控制度，实行24小时值班制，做到每日安全巡查不少于1次，时刻绷紧档案安全弦。档案馆历年无安全事故发生，档案安全万无一失。
（六）档案队伍建设
1、抓好党风廉政反腐败工作。结合会前学纪、会前学法和专项学习教育活动要求，采取集中学习、自学和送学上门等方式，统筹安排落实学习任务。坚持每周至少1次的政治理论和业务集中学习时间，每年组织集中学习不少于24次，学习了系列重要讲话精神，党的精神，省、州、县各级会议精神，党纪政纪处分规定，以及党的各项路线、方针、政策，部门业务知识规范等内容。通过深入、扎实的学习宣传教育、座谈交流、专题讨论，专项整改活动，切实解决党员理想信念问题，使干部职工普遍武装了头脑，深化了思想认识，切实转变了工作作风，提升了素质能力，单位形成积极健康的良好工作氛围，为实现“两地一点范、美丽新九寨”提供坚强的组织保障。
2、加强干部人才队伍建设。根据县级部门学习教育要求，结合省、州继续教育培训计划，积极安排职工参加县委、县政府、组织部、人社局、党校、法制办、宣传部等单位举办的培训和知识竞赛。组织职工参加“加强职业道德建设，做人民满意公务员”网络培训。每年抽派档案馆1-2人参加省、州档案业务培训，组织机关企事业单位档案专兼职人员参加省、州档案业务培训。组织单位执法人员参加了网络法治教育学习培训和县普法学习考试。结合年度重点工作，组织开展专项档案业务培训。举办了县精准扶贫档案工作培训2期，灾后重建项目档案业务培训1期，县观光公司档案业务培训1期，卫生系统健康扶贫档案业务培训1期，县乡镇行政区划调整改革财政和档案业务培训1期。共计培训乡镇、机关企事业单位分管人员和档案兼职人员500余人次。进一步提高了基层档案人员的理论水平和业务素质,有力促进了各单位档案工作的顺利开展,为全县档案工作的健康持续发展奠定了基础。
二、工作亮点
县档案局、档案馆在州局、馆指导下，紧紧围绕县委、县政府的中心工作，以服务民生为重点，以强化监督指导为手段，以提高档案管理整体水平为目的，全面促进了我县档案事业和谐发展。县档案局（馆），2016年荣获省档案工作先进集体。荣获《省档案》（2016-2017年度）宣传工作先进集体。2016-2019年，每年荣获州档案工作目标管理先进单位和“三个体系”建设、数字档案馆建设、档案文化建设、创新项目、编研等多个单项先进荣誉。在工作中主要抓好了以下几点。
（一）坚持日常业务指导和专项督查相结合。坚持“请进来、走出去”相结合的指导方式，每年深入机关单位指导档案业务工作不少于150余人次，并在馆内安排提供整理室，指导乡镇在档案馆进行档案整理归档，档案指导人员及时进行耐心细致的指导、解答。结合精准扶贫、机改、抗震救灾、灾后重建等专项工作，及时协调相关单位，组织开展专项档案业务培训和档案督导检查，每年组织1-2次执法大检查，及时发现问题、解决问题。
（二）强化为民服务。重点抓好婚姻、社保、医保、农村土地承包确权登记等民生档案的规范管理。及时指导涉及民生档案工作相关部门整理归档，完善管理制度。加强接收力度，确保民生档案收集齐全、整理规范、保管安全。有序开展馆内民生档案文件级目录录入和民生档案查阅利用检查工具的编制。规范完善查阅利用制度、手续，积极宣传档案法规、政策，切实为群众查阅利用档案提供高质服务。
（三）抓住重要任务，及时部署，早参与、早谋划。围绕县委、县政府中心工作，及时找准年度重点目标任务，做到主动出击，早谋划、早参与。比如在灾后恢复重建、机构改革、精准扶贫等工作任务中。档案局及时落实县委、县政府统一部署，积极与相关单位沟通、草拟相关文件，制发管理措施，落实工作责任，举办相关培训，开展专项制度、检查，把档案工作部署落实在前，促进档案工作有法、有规可依，规范管理。
三、存在的主要问题
在总结成绩的同时，我们也要清醒地认识到，档案部门还面临不少困难和挑战，档案工作与党和国家的新要求、与人民群众的新期待、与网络信息时展的新趋势相比，还存在一些差距：我县档案工作各项任务按规划得到较好落实,档案事业取得了长足的发展。同时也存在一些问题：一是档案馆编制少，人员结构老化，档案专业人员缺乏。二是基层档案发展不平衡，部分乡镇、单位领导干部对档案管理工作重视不够，档案人员变动频繁，档案工作稳定性和延续性较差，基层档案工作规范管理得不到持续性保障。三是档案信息化建设发展不平衡，数字化档案馆建设工作进展缓慢。
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城乡低保档案是通过县级、乡级人民政府以及社区或村委会分别对低保对象进行核查工作，进而形成完整的低保资料，并对低保档案进行规范化的管理。城乡低保档案是低保工作有序进行的重要保障，是最终实现改善民生社会需求的内在要求。
低保档案管理工作包括分级管理及日常管理。其中分级管理工作内容主要有：低保户向村级政府或社区提出申请，填写城乡居民最低生活保障审核表，并上交居民户口簿复印件、家庭成员证明、赡养抚养证明，提供居民身份证复印件、家庭收入证明、残疾证明等，通过社区及乡镇民政部门审查，再上报县级民政局进行审核，并做出决定。如果审核通过，县级民政局将依据低保对象名单发放低保金，同时会对低保户进行随机抽查。根据低保档案分级管理工作的内容可知，低保户的确定要通过三个环节：社区、乡镇级民政部门及县级民政部门。对低保档案实行分级管理时需要保证管理工作的规范化，保证低保档案的完整性和安全性，为低保工作的展开提供保障。日常管理类档案则是在进行分级管理档案时形成的，对各类型低保档案的日常管理工作的内容主要包括：根据低保对象申报材料，以户为单元建立低保户档案，并实施一户一号的体制。政府部门依据低保户的实际情况，对低保户的低保金实行动态监管。
二、加强低保档案的基础工作
低保档案基础工作主要包括：档案的收集归档、整理编目、保管期限及移交、档案的利用。低保档案是国家低保政策的具体体现，是对享受低保待遇家庭的真实反映，也是低保工作顺利展开的重要保证、低保资金投放的重要依据。
（一）低保档案的收集及归档
乡镇政府安排低保工作专业人员对低保申请对象的审批表及相关证明进行收集和整理，将低保户的个人、家庭资料进行归档处理，再上交县级民政部门进行审核，对该县低保户申请者的资料进行归档。
（二）低保档案的整理编目
低保档案是以户为单位进行建档的，因此必须对低保档案进行规范管理，首先按照资料的重要程度将低保档案审批时提交的材料进行编码处理，并置入档案袋中，方便日后材料的添加。同时低保档案要表明提交时间，以时间先后为准，将档案进行排序。
（三）低保档案的保管期限及移交
由于当前低保档案采取一户一号的管理模式，低保户的资料在档期间，需要对低保户档案的保管期限进行调整，档案在低保户停保后5年，将低保档案上交机关综合档案室，由于这种低保档案保管仍属于短期保管，无须将低保档案移交至当地同级档案局进行保管。
（四）低保档案的利用
低保档案只是提供给相关管理部门使用，不得对外开放。若未得到县级以上机关单位的允许，必须对低保档案资料进行保密处理。一般来说，低保档案只供单位内部进行查看，不允许借出。如果要查询个人低保信息，需要提供低保户身份证及低保证明。
三、构建信息化低保档案管理模式
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1、印发××档（20__）13号《关于收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案资料的通知》。深入到各区、县及市级近30个单位收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案图片资料700余张。
2、为庆祝××市档案馆成立50周年，主办了《兰台之歌》主题文艺晚会，编辑出版了《传承历史服务现实——××市档案事业发展五十周年回顾》画册。
3、与市科技情报所筹备，利用档案载体立项，加快我市档案馆馆藏档案数字信息化进程。
（二）日常工作
1、20__年全年共抢救档案1880卷，167331张，完成目标任务的47，档案著录1982条，完成目标任务的49.5。
2、按照省下达的档案工作规范化管理目标任务，年初以××档［20__］28号文制定下发了《关于对纳入20__年档案工作规范化管理达标晋升和复查单位进行验收的通知》，对20__年纳入市、区、县档案工作规范化管理及复查的档案馆、机关、事业、企业、科技事业单位进行了安排部署，明确了验收、复查的时间。20__年全年，全市共完成5个单位档案工作规范化管理达到省级标准。其中××电业局、××市精神中心（市五医院）为省一级，市委办、××电业局沿滩供电局为省二级，市畜牧局为省三级。
3、为全面推进依法行政工作，以××档（20__）26号印发了《××市档案局全面推进依法行政总体规划》。对金融、保险、证券、邮电行业的15个单位开展了专项档案行政执法检查，纠正了一些档案违法行为。深入××井、富顺开展档案“两个体系”建设和家庭档案建设工作的调研。
4、为加快社会主义新农村建设，加强对民生档案的监督、指导，我局以××档20__25号文印发《××市社会主义新农村建设档案管理暂行办法（试行）》及市、县（区）、镇（乡）、行政村社会主义新农村建设文件材料归档范围和文书档案保管期限表，下发县（区）档案局执行。
5、为纪念建市70周年，我局××20__年初接到编写《因盐设市纪录》一书任务后，工作人员夜以继日的工作，20__年3月底完成初稿，经修订、校对，一本45万余字的《因盐设市纪录》一书已交付出版单位正式出版。
6、党务、党建、党风廉政建设、行政效能、社会维稳，做到领导重视，机构健全，年初有工作计划，工作有记录，未发生安全事故，无违法、违纪行为发生。
7、积极全面落实科学发展观各项工作，深入社区、企业、农村开展调研，寻找档案工作如何为社区、企业、农村服务的切入点。
8、草拟、论证、修改了《××市家庭档案管理办法》、《××市中介组织档案管理办法》2个规章。与相关部门协调筹备××市民营企业档案工作会议，并草拟了相关材料。
9、××省重点档案抢救川南片区现场交流会3月在××圆满召开，接待与会代表100余人，得到省档案局的表扬。
10、××省经科档案工作协作组第四组档案学术暨经验交流会于20__年4月22——23日在××顺利召开，交流学术论文13篇，接待与会代表70余人。
11、安全保管馆藏档案、资料36万卷、件。安全检查2312卷，提供修复档案1087卷，接收进馆档案548卷，资料96本，整理资料1016本，完成了建市70周年三本书涉及档案解密及相关单本文位协调解密工作。
12、接收原市体改办档案文书、财会等档案1200卷，接待查阅咨询利用者60余人次，收集现行文件120余份，上传40余份现行文件到××市档案局网站。
13、积极参与落实市纺织厂等4户国有企业政策性破产档案处置工作。
14、完成××市档案馆爱国主义 教育基地参观接待任务，共接待参观者400余人。
15、完成建市七十周年大型图片展承办、制作的前期准备工作。
16、规范整理檀木林宾馆和××市劳教所等单位的档案近20__0件。
二、存在问题
1、个别单位及个别领导对档案工作重视不够，认识上存在差距。致使出现档案不齐全、完整和规范。
2、档案工作人员不足且多为兼职，年龄偏大，知识面窄，不适应档案工作信息化要求，工作开展有一定难度。
三、下半年工作打算
1、围绕市委、市政府的中心工作和“××省20__年度档案工作目标管理责任书”，逐条检查，确保我局全面完成省、市目标任务。
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2012年我市档案工作的重心就是紧紧围绕档案信息资源体系、档案安全保障体系、档案服务利用体系等“三大体系”建设，突出抓好“三基”工程。
一、加强基础业务，确保档案资源建设全面覆盖。一是加强建档，确保应建尽建。在继续抓好机关事业单位建档工作的同时，突出抓好新农村建设、新经济组织、新社会组织以及市级领导干部个人业务档案的建档工作，指导并帮助有意愿的家庭建立家庭档案。二是加强归档，确保应归尽归。深入贯彻落实国家档案局“8号令”和行业档案管理规范，全面完成市县区一级、二级机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制审批工作。深入抓好三级机构、企业单位、乡镇（街道）、“两新”组织等单位文件材料归档范围和保管期限表的编制审批工作。三是加强收集，确保应收尽收。指导县区修改档案馆接收档案范围和接收时限，将二级、三级单位永久保存档案纳入接收范围，把电子文件纳入档案资源体系，纳入机关归档范围和档案馆接收范围，纳入档案部门监管范围。同时，有计划地征集散失在民间的珍贵档案。四是加强管理，确保应管尽管。严格执行档案工作“统一领导、分级管理”的原则，加强对中央、省驻永单位档案工作的监督指导，继续开展“档案工作规范化管理年”活动，争取2012年全市创建5个省特级、20个省一级、50个省二级。
二、加强基础建设，确保档案保管保护绝对安全。一是加强馆库建设。按照“五位一体”要求，督促已列入中西部地区综合档案馆建设的县区积极争取当地政府承诺配套设施和配套资金的落实到位，加快项目建设进程。同时，督促机关事业单位认真落实“十防”措施，完善档案室保管保护设施设备，进一步筑牢档案保管保护的环境防线。二是加强法制建设。认真落实“六五”档案法制宣传教育规划，抓好档案法律法规的学习宣传。严格执行档案行政处罚自由裁量权制度和基准，进一步规范档案执法行为，加大执法监督力度，提高档案执法效力。三是加强制度建设。建立完善档案安全管理制度，继续开展档案登记认证，加强对辖区内档案工作监督和指导，进一步筑牢档案保管保护的制度防线。四是加强自身建设。深入开展向刘义权同志学习和“创先争优”活动，进一步加强班子建设和队伍建设。加强档案职业技术培训和业务指导，不断改善档案部门工作生活环境，稳定档案工作人员队伍，进一步筑牢档案保管保护的人员防线。
三、加强基础服务，确保档案开发利用持续有序。一是加强档案查询服务。积极运用现代信息技术，改进服务方式，提高服务水平，多层次全方位地为广大利用者提供优质服务、及时服务、贴心服务，树立档案部门良好形象。二是加强档案科技服务。充分发挥档案学会的作用，在重点领域、新兴领域开展档案理论、技术研究，更好地服务档案工作。三是加强档案信息化服务。重点抓好市县两级档案信息网站建设和办公自动化系统建设，督促指导机关单位建立健全档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，促进档案资源利用信息化。四是加强档案文化服务。树立每一份档案资料都是“真金白银”的思想，下大力气抓好珍贵档案的抢救和保护。挖掘档案文化资源，搞好信息编研，推出档案文化精品。充分发挥爱国主义教育基地教育功能，让更多的社会大众走进档案馆，接受档案文化的熏陶。
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2.加大重点档案监管力度。突出抓好重点建设项目档案的指导和监管工作，力争将档案管理纳入重点建设项目的管理环节，纳入目标管理年度考核，并建立市重点建设项目档案工作领导小组，加强对重点建设项目的档案管理和监督检查工作。
3.加强档案安全意识教育和安全设施建设。一是加强安全管理，层层落实档案安全责任制，为档案安全构筑制度保障。二是加强馆库和安全设施建设，为档案安全提供更好条件。
二、以“为普通人建档”为重点，大力实施“资源提升”战略，推进档案资源体系建设
1.推进档案规范化建设。开展档案专项执法检查，严厉查处违法行为。完善档案行政执法责任制，重点抓好《衡阳市档案资料接收征集实施办法》、《衡阳市重点工程档案管理办法》、《关于加强县市区档案馆建设的通知》、《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》、《关于做好市直机关单位档案移交工作的通知》等5个规范性文件的督查落实，扎实做好机关、企事业单位、社区、家庭档案规范化管理工作。
2.推进档案行政监管和资源整合。2012年，我们将争取完成二级、三级单位和国有企事业单位“文件材料归档范围和保管期限表”的编制和审批工作，认真履行档案行政管理职能。加强档案业务指导和年检年审工作，注重机关行政管理工作效能的提升，发挥文件管理中心“集约化”管理作用，在全市逐步推行文件集中统一管理，实现资源整合，提高档案管理水平。
3.抓好“三重一特”档案征集和涉民档案工作。深入开展“重要人物”、“重大活动”、“重点建设项目”的档案征集工作。引入社会参与，广泛征集衡阳地方特色档案资料。加强涉民部门档案业务建设，确保民生档案的完整、齐全。
三、以“为普通人服务”为目标，大力实施“服务优先”战略，推进档案服务利用体系建设
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为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，200*年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20*年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
200*年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，200*年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；200*年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。200*年*年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
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3、多方争取自治区团委支持，按照“眼睛向下，重点下移”的要求，面向基层团建示范点落实项目资金。
二是团干部管理
4、建立团干部例会制度，定期召开团干部会议，学习时政、经济、法律、历史及团史等有关知识。
5、继续开展“五四团委（团支部）”、“青少年维权岗”和“青年文明号”创建工作，动员符合条件的单位积极开展创建活动。
三是青年创业
6、召开青年创业座谈会，启动红寺堡青年创业行动。
7、举行固原农校红寺堡教学点挂牌仪式，全面启动三年制弹性教育，年内力争完成不少于100名学员的招收工作。
8、前往山西考察学习，进一步提升红寺堡青年就业创业中心管理水平。
9、联系新闻媒体，制作宣传片，大力推介红寺堡青年就业创业中心。
10、积极动员广大青年参加第五届全区青年创业大赛。
四是学生关爱
11、实施红寺堡家庭经济困难大学生资助壹基金计划，力争政府固定注入资金纳入财政预算，举办红寺堡家庭经济困难大学生形象大使评选活动，督促指导各乡镇村单位建立健全相关的档案资料，年内募集资金8万元。
12、多方争取团区委各级各类项目资金10万元。
五是志愿者凝聚
13、推行“ 367101”管理模式，加强规范化管理力度。
14、三五之际，成立红寺堡志愿者协会。
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二、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存。
三、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的，可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也决定了日后档案质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础提高公文质量，首先是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
