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高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。
一、数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。
二、高校数字档案馆建设中存在的问题
1、数据不规范、标准不统一
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。
2、技术条件受限
从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。
3、电子文档的归档难问题突出
随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。
4、档案信息数字化的对象问题
档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。
5、档案管理人才培养问题
目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
三、高校数字档案馆建设思路
如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。
1、加强档案数字化基础建设
拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。
2、数字档案馆资源库建设
传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。
3、制定标准规范和安全管理体制
数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。
4、档案管理人员队伍建设
高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。
数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。
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1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析
针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。
缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。
独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。
总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。
2 构建“互联网+”时代的档案馆对策
1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率
一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。
2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质
档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。
3、加快独立学院档案建设
独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。
4、创新服务方式，提高服务水平
在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。
5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务
互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。
总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。
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一、高校数字档案馆建设的重要意义和作用
从广义讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。高校数字档案馆建设的重要意义和作用主要表现在加强校内档案信息资源的共享、实现档案管理系统与办公自动化的无缝链接、提升职能部门管理的规范化和加强高校信息服务的网络化和多元化几个方面。
二、高校数字档案馆的现实条件
1.信息资源重复保存，不利于节约开支。已经形成的某些信息资源存在着重复保存现象，造成人力、物力和财力的浪费，像学生的电子论文在档案馆和图书馆都有保管，视频、音频资料在档案馆和音像室也有重复保管等，随着数量的增多，应进一步加强信息资源的整合、分配、集中管理与永久保存等问题。
2.信息资源保管部门无条件开展深层次的整合与挖掘。学校档案馆、院系档案室的工作人员主要职能是收集和保管档案、文献和资料，主要职能是开展档案的分类、整理、保存、保护、提供馆内查档服务等基础业务，在跟踪学校动态发展和利用信息化技术开展编辑、研究、汇总、分析等方面有很大的局限性；尽管校史馆在开展编史修志和历史展示方面做出了大量的成绩，但由于人员少、信息技术支持有限等原因还很难从学校发展的各个方面来开展全面的、系统的信息资源挖掘、利用和展示的工作。
3.信息资源分散管理，不利于系统化开发。据调查，大多数高校多年来形成的各类信息资源中，具有凭证和查考价值的纸质文档如历次校级会议记录、重大活动记录、重大科研项目报告与实验数据等具有凭证和参考借鉴作用的文字材料大都以档案的形成保存在档案馆；近年来开展信息化建设与应用形成的各类学生学籍信息、科研项目经费及研制过程记录等都以电子数据形式保存在学校计算机与信息中心的服务器；各类声像、多媒体信息则保存在宣传部和音像资料室；各院系的资料室也存有相当部分的资料，特别是校庆、系庆等重大活动所编辑、汇总和展示的各综合性成果都未进行系统化管理；这无疑造成信息资源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息难以获得。
4.已形成的数字信息资源没有永久保管基地。学校各部门信息化应用形成的数字化信息资源，校庆、系庆等重大活动统计、汇总、编研和开发各类综合信息，校史馆编撰的各类图书、资料，以及回忆录、名人事迹等综合性资料和学校各级领导开展重大决策过程中所参考的统计报表和综合分析数据等，分散在学校多个部门，尚未开展系统管理、持续积累和永久保管，也未制定专门的收集、保管和存储制度、规范与标准。
三、大数据视域下高校数字档案馆建设的总体模式和策略――宏观角度和微观角度（技术层面、安全层面、人才层面）
1.宏观方面。高校数字档案馆数字化建设的项目思路、研究内容、经费预算、项目人员等情况进行了重点调研，确定工程建设方案（1）研究校内信息资源的保存、管理和分布现状，针对高校内部信息资源的利用与开发、展示需求，确定数字记忆基础数据库的建设方案；（2）研究高校数字化档案馆的规划方案，基于校内IT资源状况，确定软硬件基础设施平台的建设方案和系统应用与实施的策略；（3）开展信息资源积累、开发与整合，一方面，将已有的保存在馆的纸质信息资源进行数字化加工、编研、开发和整合；另一方面，将已形成的大量的数字化信息资源进行综合处理，实施集中管理、永久保存、研究开发和有效利用。（4）研发数字记忆网络平台和数字资源管理软件系统：针对收集、整理、处理、整合、管理展示、和利用等的需求，开发数字资源管理信息系统和信息平台，建设网络化数据统一管理的集成服务平台。（5）制定管理制度与标准规范体系，包括从收集、整理、分类、组织、存储、编研、开发、、展示和提供利用等全过程的业务工作规范和数字资源组织、存储、管理、的格式规范与标准。
2.微观方面：
（1）数据存储技术。海量数据存储技术一般包括直接附加DAS技术、网络附加存储NAS技术、存储区域网SAN技术、内容寻址存储CAS技术等几个方面。对于影像数据存储技术方面，东北大学档案馆馆藏档案扫描采集后的影像数据技术值得采用，单个多页无损Tiff格式文件：此类文件保留了原始图像的清晰度，最大程度的还原了档案的原貌，并且多页图像可以在一个图像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于网页浏览，所以系统在客户端通过网页浏览图像时，将自动对Tiff格式图像进行切分和有损压缩处理生成多页多个临时的JPG格式文件：此类文件在不影响原始图像清晰度的情况下进行了有损压缩，图像格式标准化、轻量化，便于网上查询浏览利用。大部分馆藏档案为单卷多页，为进行数字化加工时的便于管理和流水化作业，采用支持多页存储的JTIF（JPEG Tagged Interchange Format，24位彩色，YUV 4U4U4）格式存储，可同时将多页的档案扫描进入一个图像文件的不同页面中，可避免发生图像不容易确定归属的问题。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。
JPEG格式是国际上通行的标准。JPEG是the Joint Photographic Experts Group（联合图像专家组）的缩写，是用于连续色调静态图像压缩的一种标准，是一种高效率的24位图像文件压缩格式，同一幅图像，用JPEG格式存储的文件是其他类型文件的1/10～1/20，是互联网上通用的图像传输资源。
（2）安全战略。对于高校数字档案馆而言，应自行对馆藏各种数据资源进行及时全面的更新、维护、备份，以保证数据长期、可靠的有效保存。
要建立一个安全的网络保障体系，保证关键数据、关键应用平台的安全以及各个馆际间业务部门的安全，实现网络应用系统的安全高效运转。网络安全建设一般包括，多层次的防火墙设备、网络入侵检测系统、网络防毒软件、密钥技术等防范能力；同时要构建一个良好的网络设备的运行环境，比如，要具备防火、防潮、防水、防盗能力，有一个恒温、恒湿、防静电的机房环境，更适合在大数据下的海量存储网络系统中实现。
（3）人才战略。大数据视域下的高校数字档案馆建设，要求档案工作人员不仅仅是要懂得档案管理的内容，还要懂得计算机专业知识，具备现代化、网络化和数字化的相关技能，最好还要懂得网站技术、数据库技术及多媒体等技术的多料人才。因此，档案部门应该积极组织档案工作者进行系统培训，进行交叉学习，计算机专业的档案工作者要学习档案学基础理论和知识，档案学专业的档案工作者也要学习计算机的相关知识，互通有无，这样才能推动数字档案馆建设的步伐和进程。
数字档案馆建设也存在着很多不足和问题，需要我们进一步去探索和实践，相信，随着技术手段的不断进步，人才队伍建设的不断提高，安全保障系数的增高，高校数字档案馆建设一定会在大数据视域下不断完善和进步。
参考文献：
[1]谢海洋.数字档案馆网络技术初探[J].档案学研究，2005，（03）.
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一、云计算概述
根据业内共识，云计算是一种通过网络统一组织和灵活调用各种ICT信息资源，实现大规模计算的信息处理方式，是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置计算资源（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）共享池的模式。云计算的基本原理是将多个成本相对较低的计算实体通过网络整合成一个具有强大计算处理能力的系统，以服务的形式将软件、平台、基础架构等提供给用户。用户所处理的数据并不存储在本地，而是保存在互联网的数据中心里面，并且云计算服务提供商提供大量专业人员对数据中心进行专业化管理，维护硬件、安装和升级软件、防范病毒和各类网络攻击。
二、高校数字档案馆建设概述
随着信息技术的迅速发展，建设高校数字档案馆已是高校信息化的必然趋势。高校数字档案馆是信息时代高校档案馆新的存在形式，是信息时代保存高校记忆的重要方式。目前，国内一些知名大学已经在档案信息化建设方面取得了显著成效。例如，南京大学档案馆从1983年就开始在国内首次采用计算机管理科技档案信息。先后自主研究和开发了多套档案管理软件，其中“南大之星”档案管理软件已为湖北省内多所高校档案机构使用。上海交通大学档案馆联合多个单位开发和研制的《上海交通大学数字档案馆》项目，于2008年顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，标志着全国高校第一个数字档案馆建设成功。
近年来，高校数字档案馆建设取得了可喜的进展，但也存在一些亟待解决的问题。一方面，一些高校档案意识薄弱，档案管理理念滞后，未意识到高校建设数字档案馆的必要性。另一方面，在高校数字档案馆建设中，设备技术支持、专业人员配备、后期扩容维护等方面经费投入很大，不是所有高校都具备建设数字档案馆的实力。
三、云计算应用于高校数字档案馆建设的优点
从建设成本方面看，高校无需投入大量资金购置、安装、管理维护数字档案馆建设中所需的设备，只需配备接入云平台的简单用户终端，由云端统一管理软硬件资源，高校档案馆可按需使用云端ICT资源，按量支付服务费用，从而实现数字档案馆建设成本的降低。
从信息存储方面看，云存储为高校数字档案馆日益增多的馆藏资源提供海量存储空间。传统的存储方式要避免客户端和服务器的瓶颈，而云存储应用灵活而先进的分布式算法，在存储量和分布式规模增加的时候尽量保证检索的效率。
从资源共享方面看，云计算实现了ICT资源的集成，高校档案馆能够共享云平台上的服务器、存储空间等，使用统一规范的应用软件系统，避免各高校“孤岛”式档案信息化建设带来的ICT资源重复建设。
从利用服务方面看，数字档案馆的云服务平台能实现多种服务形式的开展，如个性化服务、知识服务等，充分体现以用户为中心的服务思想。高校档案馆借助云服务平台能够实现为校内各部门及社会提供多元化档案服务，不断提升高校档案利用服务工作水平。
四、云计算环境下高校数字档案馆的构建
（一）系统功能需求分析。需求分析是基于云计算的数字档案馆设计、开发与实施的重要依据。需求分析的准确性、科学性是影响基于云计算的数字档案馆系统工程成功的重要因素。
1.收集功能。档案收集是高校档案馆面向校内各个档案形成部门开展的主要工作，也是高校档案馆信息资源不断丰富和积累的源头。在进行需求调研时需要确定：高校档案馆与其他各部门内部的业务流程、任务分工方式；高校档案馆接收其他部门电子信息的约定（例如移交途径、格式等）；档案收集工作与馆内其他业务工作之间的信息流关系；档案接收处理过程中产生的所有信息，哪些需要记录、跟踪、管理等。
2.管理功能。为了改变目前一些高校各类档案信息单独建立数据库文件、档案信息检索及利用等方式比较落后的现状，应对高校档案馆内各档案门类之间的信息进行关联，实现档案信息的系统化管理；将各类档案信息按照各部门的权限进行配置，实现馆内全部档案信息的集成化管理和权限范围内信息资源的共享。
3.保存功能。云环境中数字档案馆能够实现数字档案长久的安全保存，包括数据的长期保存以及安全的海量数据存储空间。高校档案馆保存的是学校的历史、文化、记忆，档案信息的安全保障是至关重要的。同时，随着数字资源的不断增多，高校档案馆应适应高校档案工作未来发展需求，不断扩展数字资源存储空间，从而确保能够不间断地记载学校历史，传承学校文化。
4.利用功能。高校档案馆应将学校发展过程中形成的重要信息资源进行系统化整合、编研，为学校各级部门提供多元化利用服务，提高档案服务工作水平。云环境中高校数字档案馆应当实现以较低的用户端设备要求，满足利用者对档案信息的快速、准确、全面的查询要求，实现开放档案信息的共享和网络化利用，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现参考咨询服务、个性化服务等多种服务方式，实现用户统计管理、权限管理、日志统计等功能。
（二）基础架构。笔者曾经在《基于云计算的数字档案馆建设与服务研究》一文中根据云计算服务体系结构，设计了基于云计算的数字档案馆基础架构，该架构同样适用于云环境中高校数字档案馆的建设。高校可以结合自身需求对各层服务进行选择及调整，以便服务于本校档案工作，但总体框架不脱离该基础架构。
1.基础设施层。该层提供数字档案馆所需的计算、存储等资源来装载相关应用。该层利用虚拟化技术实现一台物理机上运行多个虚拟机。例如，虚拟化技术将服务器资源逻辑切分，形成虚拟资源池，为高校数字档案馆提供档案存储、网络传输等所需的相应资源，并且有利于进行档案数字资源的备份、移动和复制。
2.平台层。该层是一个应用程序的共享平台，可运行多种应用程序的所有负载，支持现有应用程序的整合并且高效地构建新应用程序，实现高校档案馆对应用程序的有效控制，包括档案接收、虚拟库房管理等。例如利用多租户技术，能让一个单独的应用实例为高校内多个档案移交部门服务，并且对各部门移交的数字资源保持良好的隔离性和安全性。
3.应用层。该层提供可扩展服务接口，根据用户需求提供相应的应用接口，实现用户对应用层的访问。例如，该层整合了平台层所提供的应用软件，由于支持公开协议（如HTML4、HTML5），高校档案馆只需配置一个简单用户终端接入网络后就能访问该层的应用，无需安装和升级软件，按需求量服务，按服务计费，从而节省数字档案馆建设成本。
4.终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户终端不需要强大的运算能力即可响应用户操作，保证用户的良好使用体验。用户可以利用多种终端设备接入网络，直接访问应用层，获取相应服务。例如，使用移动终端设备比如手机、平板电脑等接入网络后，即可获取高校数字档案馆云平台提供的各种服务。
近年来兴起的云计算技术给数字档案馆的建设带来了新机遇，也给高校数字档案馆的建设提供了新思路。云环境中高校数字档案馆建设方案的实现，在技术上没有太多障碍，但实施起来是一项长期且艰难的工作任务，但可以肯定，云计算技术的迅速发展将对高校档案信息化进程产生越来越大的影响。
【参考文献】
[1]胡大平，王留军.智慧城市关键技术与产业发展[M].武汉：长江出版社，2014（11）.
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1 影响高校档案信息安全的因素
1.1 网络级因素
网络运行系统的物理设备存在着不同程度的安全隐患，包括主机硬件系统本身的安全漏洞、不稳定性、意外损坏及外界环境（如地震、闪电、风暴等）对系统运行可靠性的影响。
1.2 数据级因素
数据级因素包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮等，主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。
1.3 应用级因素
档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性，操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎以及用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享等造成档案信息泄密、原始信息被篡改等均属应用的因素。
1.4 计算机病毒
计算机病毒是一种能够修改别的程序，且把自身的复制品包括进去的可执行的计算机程序，“传染”性很强，具有破坏程序、删除文件甚至破坏系统的能力。它通过网络传播，其传播速度、传播范围和破坏性等方面都是其它媒体传播病毒所不能比拟的。由于每个单位或部门的档案信息都是通过局域网接入INTERNET的，网络的共享性和开放性，使用的TCP/IP协议的缺陷和操作系统的安全漏洞等决定了网上信息的安全存在不足。另外软件的设计也存在安全隐患，都会遭到病毒的侵蚀，严重时会导致系统瘫痪。
1.5 人为的恶意攻击
俗称黑客行为，是计算机网络所面临的最大威胁。它们可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一种是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据泄漏。
2 确保高校档案管理网络安全的措施
2.1 提高安全意识
俗话说“防患于未然”，为确保我们的计算机不受到恶意侵害，我们要设的第一道防线便是要增强我们的计算机网络安全意识。要定期对档案员进行网络安全知识培训，要熟悉面临的各种安全威胁，要定期检查安全升级和软件补丁，不要将未保护的移动设备接入网络，不要轻易尝试来历不明的软件等。
2.2 网络级安全策略
确保支撑系统运行物理设备的安全是网络安全的根本。其包括网络基础建设如网络布线、网络连接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。人们往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题等等。
2.3 数据级安全策略
数据级安全主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。针对影响数据安全的各种因素，在建立网络化档案管理信息系统时，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linux，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案原数据的存放规则和保管策略也是非常重要的问题之一，需要一定的保管制度来约束。这些都是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
2.4 应用级安全策略
应用级安全主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、专职档案工作人员、兼职档案员（学校归档单位）等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能：一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。
3 保障高校档案管理网络安全的方案
3.1 网络和数据的安全方案
一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配备智能UPS（不间断电源设备），防止断电造成数据丢失和文件损坏。二是要严格遵守工作制度和操作规程，保障操作安全、接入安全和应用服务安全。三是要建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，充分考虑软件、硬件性能，合理设置网络和软件安全运行环境参数，及时备份数据，确保档案数据安全。四是要加强网络系统安全管理技术的研究和应用，如防火墙技术、防改技术、防病毒技术等，快速排除各类故障。五是制定规范的管理制度，健全系统管理体制，通过法律的手段，严厉惩治破坏公共网络系统的行为。
3.2 网络基础环境的安全技术方案
采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。最理想的方案是数字档案馆的内网和外网之间要实行物理隔离，内网和专网之间要实行逻辑隔离。在具体操作中，要注意应用防火墙技术、网络防病毒、CA论证、加密传输、VPN、漏洞检测和监测预警、备份恢复等一系列安全技术[4]。
3.3 防火墙安全解决方案
防火墙是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8089端口等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果档案馆需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。这种方式是用防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，通过防火墙的NAT功能访问互联网，外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性。
3.4 档案管理信息系统的安全方案
数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。其主要体现在三个方面：一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构；二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。
3.5 设备故障的安全防范
数据完全丢失或者系统无法保持原有的有续的存贮状态的危害极大。因此要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据和运行系统二者的安全？可以根据自己的工作需要和资金分配情况进行选择。如果是以保护数据为主要目的而采取的较为经济的方法往往是“冷备份”机制，其缺点是不同步，占用存贮空间较大，优点是操作简单，恢复起来较快，但最新数据会丢失；如果系统为双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对较为安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。
4 结束语
随着数字化教育基础设施的不断完善，数字化档案馆已成为高校档案馆的发展的趋势。数字档案馆的安全问题引起了人们的高度重视。数字档案馆在建设初期采取防火墙、防病毒、漏洞扫描和入侵检测等常用方法的同时，提高档案馆相关人员安全防护意识、加强管理人员的网络安全的知识水平、提供必要的安全技术培训，也显得尤为重要。
【参考文献】
[1]郑薇，马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化，2007，4.
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随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。
一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义
1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求
国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。
2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展
在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]
3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位
传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。
二、高校档案室档案数字化的条件
1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础
随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。
2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫
近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。
3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备
档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]
三、高校档案室档案数字化建设的内容
1.完善相应的软硬件设施
建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。
2.档案数据库建设
在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。
学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。
学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。
学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。
3.提高档案室工作人员的专业素质
为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。
四、结语
高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。
参考文献：
[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.
[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.
[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.
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随着社会的发展和科技的进步，档案数量的激增，越来越多的大学图书馆档案的收集，整理和利用作为一个基本的工作任务，并取得了显著的成功。但也有很多大学图书馆忽视了建立自身档案特色的建设，这应该引起我们的注意。本文主要讨论高校图书馆纸质档案数字化管理过程中的一些方法和原则。
1 概述
1.1 高校图书馆档案的重要性 高校图书馆档案管理工作是高校图书馆工作的重要组成部分，它是保存高校图书馆活动和工作最直接最原始的记录载体，从馆建之日起它就已经有了记录，随着高校的图书馆的发展而一起发展，最准确而客观真实地反映记录了高校图书馆每个历史阶段的发展轨迹，对图书馆的管理工作有着极高的参考和利用价值。
1.2 高校图书馆档案的特点 一般来说，高校图书馆档案分文件和文书档案，其各自的特点不同。
文件档案是由学校上级政策对图书馆的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校当局和其他有关单位的上级下发的各种文件的。文件有一定相对的统一性，具有一定保密功能。文书档案则来源于高校图书馆本身，是学校教职员工在图书馆开展日常工作和举行各种日常活动产生并积累的，其保留有一定目的性。其包括各种载体的文件材料，如会议纪要，会议决定、从事资源，产权登记、重要的电话记录，发送和接收消息，珍贵照片，录音带，以及具保护价值的各种文稿。
具体的说，高校图书馆档案具有以下两个特点：
内容丰富，文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。
保存时间长，如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。
1.3 纸质档案保护难、查找难、共享难现状 高校图书馆馆藏丰富众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况。纸质档案查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的档案还要放回原来的位置，否则会给下次查找造成更大的困难。由于高校图书馆档案工作的内容包括的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到图书馆来，并由图书馆工作人员协助查找，所以纸质档案的共享也是一个问题，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。
2 纸质档案数字化的作用和实现途径
2.1 纸质档案数字化的作用 档案信息化建设的核心是资源建设，资源开发，包括两个主要方面的任务，首先，现有的档案目录数据库建设和收集重要文件档案，图片，音频，视频文件，数字，其二，目前的电子归档及电子档案管理。
数字文件可以有效地保护原始档案，可以提高文件的使用模式。纸质档案数字化代替原来的使用，保护原始档案。不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人分享。数字图像文件异地转移，使异地存取使用可能通过计算机局域网或广域网得到实现。扩大使用档案空间，让更多人了解档案使用档案。数字档案还有“时间”不再受限制的优势，使用者随时获得他们所需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
数字文件可以有效地保护原始文件：替代原有的使用，保护原始档案；数字拷贝下来，输出盘，磁带则永久保存，它将给这些档案因不可抗拒的自然灾害时不致受到严重的损害；恢复档案材料模糊褪色的字迹和修复损毁的不完整的图片文件。
传统纸质档案数字化是档案馆走向数字档案馆的唯一途径。二十一个世纪数字档案馆无疑是发展的方向，不论是什么样的类型和层次的档案馆，虽然到目前为止其具体组成，组织和管理模式仍处于探索中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统纸质档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
2.2 纸质文档数字化外包服务必要途径 高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。随着外包公司的专业化发展，外包公司所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了高校图书馆纸质档案数字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做纸质档案数字化的成本。因此数字化外包已成为目前高校纸质文档数字化的必要途径。
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一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
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1 基础设施现代化
基础设施主要包括：联通行业或单位的电脑、打印机、扫描仪、wep等相关信息化办公设备。这些是信息化的基础，是档案数据化建设和发展的必备物质条件。
基础设施是工具，是为档案数字化建设和应用服务的。充分利用现代信息技术提供的手段和平台，改造传统档案业务处理模式和方式，从而提升业务的处理效能，提高档案的利用率，是档案界所不断追求的。多年的实践经验告诉我们，要想走档案现代化建设之路，实现档案数据库管理应用，就必须要有相应基础设施。
2 档案信息电子化
档案由载体和信息两部分组成，档案的本质是信息而不是载体，在建立档案数据库前，载体和信息是不可分的。随着高校办公自动化的普及，网络功能的扩大，各部门产生了大量电子档案，这些电子档案就是档案数字化的基础和资源，比如：招生信息、科研信息、教务信息等等。数字化的前提是要建立数据库，数据库的信息来源有两个路径。一个是将馆藏实体档案全文内容转换为数字信息，也就是对馆藏档案加工扫描数字处理，形成档案数据库，并在此基础上进行二次、三次文献加工；二是网络环境下，接收现代办公条件中新产生的电子档案和数据库。把大量的电子档案信息资源收集后转入数据库，或是直接拷贝建库是档案界值得借鉴的。近几年，随着网络备份技术的提高，采用自动化系统采集和数据导入档案信息，是档案收集的快车道。也就是将办公自动化系统产生的大量电子文件直接生成数字档案，经归档处理后可直接将其建库存档或放到web服务器上。
3 档案管理规范化
档案管理规范化是档案数字化建设的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节的统一规范，才能实现档案数据的有序流通。
首先要考虑档案馆数据库建设的等级标准和数据格式，并规定各种标准下的应用软件开发、硬件购置等信息资源建设的规模。各高校应结合自身的特点和需要，合理选择相应的建设标准，建立现代化档案信息系统，避免盲目的低水平重复建设。其次，应建立数字档案的统一标准和档案信息化操作的统一规范，主要包括传统档案的数字化操作规范和现行电子档案管理规范，数据库建设的标准规范，档案系统的软硬件规范和接口标准，以及档案安全管理标准规范等，使档案信息管理的每个环节中的每一步都有章可循，每份数字档案都有标准规范，有效实现档案信息的安全保密、互联互通、资源共享，并将部分标准规范上升为法律法规，做到依法治档。
4 档案利用网络化
档案的网络化利用是传统档案工作与现代科学技术相结合的产物，是网络带个人们的方便和快捷。我们在建立档案管理系统的过程，学校各个部门在向档案馆递交纸质资料的同时，通过校园网将资料数据同步发送到档案馆的系统服务器上，档案馆根据这些案卷信息进行整理、组卷编号入数据库，对于有必要进一步加工的内容，可再做深入的技术处理，比如，制作音频视频、文字识别、索引目录、鉴定筛选、加权加密等，最后放到网络终端提供利用和服务。
数字档案提供利用的方法无外乎三种，即提供拷贝、通信传输、直接利用。高校校园网为高校数字化档案馆提供了极好的网络环境，同时也为高校档案网络化利用提供了条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用同一系统软件，以高性能计算机作为web服务器，通过校园网进行电子检索服务、互传、互换信息。值得说明的是在提供利用过程中，要切实采取安全措施，注意档案的保密工作。首先，在提供利用方式上应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供；第二，要确立数字档案内容的密级层次，进行有效管理；第三，对网上传输的数字档案内容要进行加密，并对所使用的密码进行随机更换；第四，利用的系统应有较强的容错能力，避免由于操作失误或掉电等其他自然因素带来不可挽回的损失。
5 服务利用现代化
高校档案馆的职能主要体现在服务上，档案是学校重要的信息资源，若要充分发挥其作用，最大限度的提供服务利用，充分发挥档案馆的服务职能，适应社会信息化进程的需要，必须要转变服务理念和服务模式，提高现代化的服务手段。
首先利用校园网达到网上检索和利用，在是充分利用档案管理系统，达到网上传递不的档案信息。另外，根据需求建立常用数据库，据我们学校档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的80%左右，行政和基建科研等仅占所有提供服务利用的20%。依据此情况，我们学校在已有的档案数据库基础上，把常用的数据库拿出来，另外组建档案馆内部办公系统，形成内部局域网，主要是为利用提供方便的，有：学生的成绩单数据库、学历认证数据库、英语四、六级考试成绩数据库。该库通过两种方式收集。一是库房已有的纸质成绩单通过高速扫描仪扫描成电子版，之后利用对成绩单目录的OCR识别，将电子版成绩单与学生学号关联建立数据库库；二是将教务处教务管理系统中的电子成绩单则通过pdf打印机批量生成pdf文件，同时利用自动化脚本程序将pdf文件直接与学生学号关联。最后将所有的电子档案信息与已有的学生信息关联，即可实现输入学生名字或学号即直接打印出档案信息，减少了原件反复复印的破损，同时也节省查档时间。
总之，实现高校档案数字化，可以极大地方便用户查询和读者服务工作，是高校档案工作的新出路，是新形式下高校档案管理模式的转变，也是实现高校档案信息共享和有效快速利用的新途径。
参考文献
[1]姚大明.学籍档案利用服务体系建设研究[J].兰台世界，2012（12上）
[2]张春.关于高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）
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所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化，才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。
一、必要性与可能性
1.必要性
实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：
库存空间不足，需要探求新的存储技术；
查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段；
原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；
各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。
我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。
2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：
档案馆自身建设具有了一定的基础；
学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；
省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴；
数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。
二、建设目标与功能定位
总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。
具体目标如下：
馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。
提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校园网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。
电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。
三、建设步骤
1.硬件设施的投入
建设数字化档案馆，首先需要相应合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品，合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：
数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备；
数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；
接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。
2.馆藏档案数字化
在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：
（1）数字化对象的鉴选
即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选，同时，那些对宣传校史校情有重要作用的图片，也应该优先数字化。
（2）数字化转换
即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中，应从利用的角度考虑分辨率的问题。
（3）数字化存储
这涉及两个问题，一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储，是图像格式还是文本格式；二是对经过数字化转换的档案进行著录，采用什么方式进行著录，是MARC格式、HTML格式还是XML格式。
在档案数字化过程中，充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化。
馆藏资源数字化之后，如果不进行有效的管理、建立数据库系统，那么数字化也就失去了意义。应该说，馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分：一是数据库，二是数据库管理系统。
由于学校档案类型的多样性，在建立数据库的过程中，就必须建立多种数据库，如：教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。
在选择数据库软件的过程中，应考虑到学校自身的状况，先进性和适用性相结合，对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件，实现软件技术同步发展。
四、建设关键、难点与前瞻
在完成数字化转换之后，选择何种存储格式，将成为一个难点，需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后，如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合，并且不会造成利用上的障碍，可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。
由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题，因而必须在安全保密问题上采取有效措施，利用权限控制是一个可以采取的手段，但在学校范围内，这种手段仍有可能失控。
系统建设的成败关系整个数字化建设的成败，在系统建设过程中应多方取长补短，注意与学校已有系统的结合，可与软件公司合作开发，重要的是培养自身的系统建设人才。
目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中，应着重使数字档案系统成为档案专家系统，增强系统中统计和分析的功能，开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段，提升数字档案馆的整体水平。
小结
数字化档案馆是档案馆发展的方向，是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列，要充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，为学校发展提供更优质服务。
参考文献：
[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案，2010.2
[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案，2009.9
[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案，2011.1
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一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
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1.良好的网络基础设施作为支持
计算机的广泛应用及良好的网络设施是建设数字资源的前提。我国的网络基础设施近几年发展迅猛,而近几年,我国高校的网络基础设施环境也得到了极大的改善。我国高校链接internet的主渠道――cernet,已发展成为我国第二大互联网,自有光纤20000多公里,覆盖全国31个省市200多座城市,独立的国际出口带宽已达1020M。
绝大多数高校建立了主干网为千兆以太网,出口带宽已经达到或超过了100M的校园高速计算机网络。但是,数字档案的资源建设相对滞后,并存在布局不合理、覆盖面不全、重复率较高、缺乏宏观调控的问题。据调查,目前我国某些高校数据库已多达200多个,而另外一些高校数据库不过几个。这种数字资源占有上的两级分化,对许多高校教学科研工作产生了极大的制约。所以,数字档案资源的建设有赖于良好的网络通信条件。
2.网络获取数字化档案资源成为主流方式
当前,数字化获取已经成为教学科研人员的主流方式。美国国家基金会的报告指出,在自然科学和工程技术的许多领域,科研人员获取最新信息的途径首先是万维网,然后是与影本和学术会议,此后才是科技期刊。对中国科学院研究人员的调查表明,多数研究人员主要依靠网络获取数字化资源。在高校,大多数教职人员和研究生倾向用电子期刊取代印刷型期刊,并且科学研究本身正走向E――Science,教学环境走向e―leaming,因而,高等学校必须因势利导,大力建设自己的数字资源体系。
3.高校自身适应信息需求的发展变化
近年来,我国高校规模不断扩大,综合性愈来愈强,学科门类愈来愈多。数字化也渗透在学校教学、科研、管理、公共服务以及学校生活等各个方面,核心工作围绕着人才培养环境和科研环境的构建而展开。高校扩招另一个直接影响就是教师队伍总量与结构取得显著进展,高校教学科研的信息需求迅速扩大并呈现学科范围大且每一学科信息资源需求量相对较少的局面,即用户薄层问题凸现。
4.硬件设备与软件系统的支持
随着网络化数字化的发展,一个相对比较完善的数字化档案资源空间已经开始形成。
高校数字化档案资源体系的建设除了必要的经费支持、良好的网络基础设施、丰实的数字资源基础,还必须有先进实用的应用系统软件和硬件设备。诸如电子书加工工具、数据库制作与系统、异构统一检索平台、网络信息资源搜集与整合系统、个性化定制服务系统、数字参考咨询系统等系统软件,及数字化加工设备、海量存储设备、高性能服务器和交换设备等硬件,在国内外已经比较成熟并已商业化。
二、如何加强数字化档案资源的建设
国外高校在信息化建设方面非常关注数字资源的提供,较少强调高度的系统集成;在数字校园实践中十分关注学习活动、协同科研以及校园综合信息环境建设,管理信息系统在数字校园中相对弱化;在数字校园应用中注重提高学生和教师的整体信息素养,增强对数字化教学、科研和生活环境的适应;在数字校园的研究中积极关注未来教育形态,探索移动通讯、网格计算、分布存储等对教育形态的影响。
1. 数字化档案的资源建设要总体规划,分步实施;
高校需要仔细分析自身现状,建立统一的数字资源导航系统,稳固基础设施,后构建应用系统。由于网络中的数字资源数量多、分布散、鱼龙混杂,收集、整理的工作量大,以个体为单位是很难进行全面管理的。
2. 数字化档案资源的建设要强化应用,讲求实效;
系统构建之后,需要制定相应的管理与技术规范,例如:首先要规定收集积累范围,从记录信息内容上要收集积累哪些电子文件(可以参照本企业纸质文件材料归档范围),从类型上需要收集积累哪些电子文件。建立运行机制和服务体系,进行持续的人员培训来强化应用、产生实效。领导层、全校师生和管理人员的信息观念和素养、稳定高效的技术队伍和规范化的管理,这对于系统的应用缺一不可。
3.数字化档案的建设应资源共享,多快好省;
互联网具有跨越时间、空间的优越性,数字资源借助互联网更容易实现共建共享。但是,高校内部的数字资源的合作共建,并没有因此而加快步伐。除了观念落后外。最主要的原因在于缺乏一个统一的、权威的、跨系统、跨地区的职能机构来规划、协调、组织实施全省高校数字资源的共建。缺乏数字资源共享的社会氛围,。共享能使自己受益”的观念还没有被接受,缺乏共建共享的机制。
4. 建立资源丰富的数据仓库,拓展应用范围;
注重数据资源的共享和数据挖掘,各应用系统之间数据共享可以避免系统之间的割裂和数字孤岛。共享资源库是各类应用(尤其是教学与科研应用)的基础,目前的一些研究已经提出了不同应用建立不同资源中心(如网络教学资源中心)的概念,强调资源中心的资源共享不仅在校园内,而且需要拓展到校际。
5.采集数字化档案资源,提供统一的访问平台;
网上信息是直接的、动态的,网状的,其类型繁杂,形式多样,当前每种电子文档数据库都是一个具有相当检索功能的、各自能够独立待命对部分文献加以揭示和控制的系统。当越来越多的数据库检索浏览平台成为用户累赘的时候,人们希望寻求一种对众多数据库检索浏览都适用的平台口,在统一的界面中输出检索结果,让用户以最快的速度,查找到自己所需的原文献。如何整合数字化资源使来自不同格式不同类型的数字资源实现无缝链接,为用户提供一站式检索服务,已成为数字图书馆建设中的一个全新的课题。
三、结束语
通过以上论述我们认识到,数字资源的关键在于充分共享, 它的建设更是各个高校创建自身品牌的重要手段,是各高校整体建设不可分割的一个部分,而数字档案作为一个高校的重要资源,它的建设需要结合各高校发展的总体目标,扬长避短,构建体现自身特色的应用系统。基于网格技术的信息分布和资源整合也在不断的研究和探讨中,高校的数字资源整合任重而道远。
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1 高校档案数字化管理的优势
1.1 数字化档案管理更为方便、快捷
通过将档案资料实现数字信息化管理之后，可直接存储于计算机硬盘中，这样不仅能够极大的节约高校档案的存储空间，快捷、方便的存储档案数据，便于高校对档案进行管理；另外通过实现数字化信息管理档案，可以有效提升档案信息的安全性，最大程度的避免因人为或者自然因素而导致档案损失的可能性。
1.2 提升档案信息检索的准确性
通过计算机档案管理，替换了传统的人工纸质管理、统计、检索方式，这样不仅保证了档案管理、统计、检索的工作效率，同时还提升了高校档案统计工作的准确性。除此之外，数字化的档案信息还有利于高校内部之间更加快捷、方便的传输、交流，从而最大限度的提升高校档案信息资源的有效利用率，促进高校档案资源发挥出真正的作用。
2 加强高校数字化档案管理的构想
2.1 加强数字化档案的收集和积累工作
高校档案数字化的收集工作必须采取统一的文档一体化管理模式，只有这样才能够保证档案数字化资料在背景、内容以及原数据等基本信息的完整性，使档案资料不至于因运行环境等因素的影响而出现信息被破坏或者丢失现象；若要实现档案资料的数字化归档管理，必须做到档案与数字化文件的一体化管理，只有这样才可有效提升档案管理系统与办公自动化系统的兼容性[1]。
目前，我国大部分高等院校都应该建成了成熟的校园网络系统，各个部门的文秘可以直接将相关文件资料输入计算机档案管理系统，而各级部分则可以根据自己的权限在档案信息网络中分组传、阅自己所需要的文件资料及处理意见，而在年末归档时只需要将档案管理部门移交分类卷清单，然后通过网络将相关档案数据按照规定格式直接上传至学校建立的档案管理系统数据库中；在日常管理中，档案管理人员可以随时检查、督促各个院系相关部门的电子资料归档情况，尤其的对于一些重要的电子档案文件可及时督促相关部门进行归档，再由档案管理人员编辑归档之后将其集中下载至档案室脱机存储介
质上。
2.2 进一步完善数字化档案馆建设工作
高校数字化档案馆建设须从多方面着手，深入挖掘现有资源，并开拓相关领域信息。一方面，各档案管理部门根据实际出发，确定档案建设的定位，服务对象及发展要求；另一方面，各单位根据自身实际出发使用好已有的软硬件设施，建设完整的数据库，根据需求建设基于局域网平台的档案管理系统，有效实现档案信息管理数字化、网络化，最大程度的挖掘现有的资源[2]；还有就是建设一个档案信息开放式平台，针对运行和使用中发现的新的使用项目和需求做好长期规划，做好档案管理中长期规划，适当开发、购置适合本单位需要软件及硬件设施，对档案数字化进行相应的调整，发展的档案信息系统才能更大程度地开拓档案信息系统的服务范围，只有这样才能更好地体现出其价值。
2.3 切实加强高校数字化档案的利用率
目前，我国高等院校中已经建立起成熟的校园网络体系，这不仅为数字化档案馆提供了较好的网络环境，同时还为更好的开展档案信息服务工作提供最佳的发展空间。为了能够有效提升高校数字化档案的有效利用率，笔者建议：文件制作和档案管理均采取相同系统软件，编制检索与文件制作实现同步管理，文件制度采取统一格式（如：文件中的作者、时间、题名、密级等），同时再加之档案管理的部分编号（如：档号），这样在编制检索时能够随机调出；通过校园网链接档案馆，这样为学校管理、教学及科研利用档案信息提供了崭新的网络环境与先进的技术手段，可以实现不出门便可浏览、下载、上传学校的档案资料。
3 结语
随着现代信息技术的不断发展，高校档案管理中充分应用现代信息技术已是未来档案工作发展的必然发展方向，实现高校档案数字化管理不仅符合时展要求，对于高校的科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动都具有十分重要的意义。在未来档案数字化发展中，我们还需要坚持不断学习科学知识，进一步掌握现代信息整理与检索技术，以此来更好的为高校档案管理及现代化建设提供优质
服务。
参考文献
