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信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。
二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略
（1）构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。（2）加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。（3）构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。（4）构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。（5）提高财会人员素质及思想认识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计算机准确高效计算、分析能力的功能，而这就需要配备充足的专业人才，投身于电子档案的管理，保证会计信息的真实完整性。此外，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立磁性介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。（6）通过数据标准接口，实现财会信息标准化。随着财会信息化进程的加快，财会信息需要专门统一的标准，这是目前不容小觑的问题，财会信息标准化关键在于实现会计数据接口的标准化。通过数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，促进了各软件内数据的有效转换。运用XBRL可以对企业内部系统进行科学整合，集中各项财会信息，能对不同技术、不同平台及不同软件下形成的商业信息数据进行自由交换及安全提取，重组底层的元数据生成新的财务报表，达到现代化会计制度及其表格要求，通过高效的工具促进报表数据的再利用、传递及储存，防止了各类问题的发生，如财务软件相同但版本不同或财务软件不同都必须提供数据接口等问题，所以对于企业而言，一旦使用了XBRL，就能保证各类数据间的安全转换，实现了财务报告数据的标准统一化。XBRL技术的实践应用，不断拓宽了电子化财会档案数据的范围，同时还全面归纳汇总了标准接口达到标准的数据，实现了财会信息数据的统一。
三、结语
信息化财会档案和传统的财会档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财会信息化的功能作用，加强财会档案电子化管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。
参考文献
篇2
一、会计电算化的特点分析
会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的，计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化，计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作，使得财务工作变得更加简洁，减轻了工作人员的负担，而财务档案管理工作也变得更加规范起来，工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点，一个就是它对数据信息处理方式进行了革新，在会计电算化技术的应用之下，财务核算实现了人机交互管理的新模式，具体的使用过程非常简单，只要将数据成功输入到核算机制之中，通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了，最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出，这样会计报表就制作完成了。另外，原有的财务档案是由人工管理的，其具有可视性的特点，而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅，如果安全措施不到位，那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求，需要具备丰富的工作经验，熟练掌握会计核算工作内容，同时对计算机的相关操作也需要学习了解，这样才能确保财务档案的安全性，达到较好的档案管理效果。
二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略
1.完善财务档案管理的软硬件设施
基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展，主要选择具有档案管理功能的计算机软件，确认其管理功能是否健全，同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护，为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中，还需要采取定期的杀毒处理，避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上，也应该配备相关的先进设备，，比如激光打印机、喷墨打印机等，这样能够实现财务信息载体的质量的提高，对纸质档案进行存放，需要选择整洁，温度湿度都比较合适的地方，延长纸质档案的保存期限，确保档案的完整性。
2.提高财务档案管理人员的专业素质
会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式，人们能够对计算机的安全性进行自主的控制，因此，财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分，对不同岗位的工作职责进行明确的规定，使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外，就是需要注重对管理人员进行相关的培训，将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容，提高管理人员的电算化核算水平，培养更多的复合企业发展需要的复合型人才，促进财务档案管理水平的提升。
3.建立完善的会计电算化财务档案管理机制
基于会计电算化背景下，为了增强财务档案管理的规范性，就需要实现相关管理机制的不断完善，对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面，为了实现财务档案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷归档制度，财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印，根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印，处理结束后立卷，形成纸质的档案。另一方面，需要对电子财务档案管理制度进行确立，在对财务档案进行备份的时候，最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储，对存储磁盘与备用内容进行分开存放，对电子档案的存储还需要注重后期的保养，要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类，按照不同的类别进行编号储存，将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注，也可以制作成小卡片的形式，这样方便后期对档案的查找，减少不必要的时间上的浪费。对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制，财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的，档案中记录的信息非常重要，不能随意的进行借用，否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以，在进行财务档案的借阅的时候，需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作，企业内部人员如果需要借阅财务档案，则需要先去财务部门进行申请，经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案，则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅，通过遵守这样的借阅制度，能够大大的提升财务档案管理的安全性，有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用，财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份，形成比较完善的档案备份管理制度，财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份，将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中，对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录，加强管理，防止出现备份档案损坏的问题。
三、结语
在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求，进行工作上的改革创新，会计电算化技术的应用推广，满足了财务档案管理创新的要求，同时也面临着很多新的挑战，新时期，财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性，积极培养更多优秀的会计电算化管理人才，完善管理制度，使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求，这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。
参考文献：
[1]梁艳.浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究,2012,21:51-53.
篇3
高校档案是高等院校活动的直接记录，是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等教学活动直接的信息资料来源，随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。
高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。高校日常工作有其固有的自然规律，所以形成的档案系统而又完整。学校的教育工作是围绕着培养人才而展开的，从新生入学到毕业，都要经过基础课、专业课、教学实践课、毕业设计及论文答辩和严格的考核，同时还有贯穿始终的思想政治教育，以上内容形成了一套系统而又严密的教育培养程序。档案是由人们在社会实践活动中所形成的文件转化来的，用以传递信息，指导人们的社会实践活动。作为一种知识，它可以满足人们的精神需要，也可以指导人们的社会实践活动，使人们创造出更丰富的物质精神财富。
高校档案是记录和传承学校办学历史的主要载体，是反映一所大学的文化内涵、办学特色不可缺少的部分，反映了全校师生各个不同层面的活动，是时间与空间的汇合，更是学校创造与发展的凝聚。在我国高等教育实现跨越式发展的新形势下，高校档案工作是不可缺少的一部分，要抓住机遇，以创新求发展，充分开发利用档案资源，对传承和培育丰富的大学文化，推动校园文化建设发挥了重要作用。如果没有档案，我们的工作就不可能在传承中发展，在前进中创新。
高校档案中的财会类档案是指财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等材料。
二、高校财会档案的管理办法
财会类档案按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）自2008年9月1日起实施[1]。《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章，共四十三条。在《会计档案管理办法》中规定，各单位形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当有会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时需直接主管人、主管领导以及上级分管领导确认无误后签字。《高等学校财会档案管理工作规范》中规定，高校财会档案必须实行集中统一的管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。[2]根据上述规定，高校的财会档案实行集中统一的管理。《高等学校财会档案管理工作规范》与《会计档案管理办法》[3]中规定的保管期限对照表：
表1-5中，《会计档案管理办法》和《高等学校财会档案管理工作规范》中有关高校财会档案名称已全部列出，而表中只有“决算报表”、“上级有关部门财务会计工作的文件材料”、“涉及外事会计账薄”、“涉及外事会计凭证”和“财会档案移交保管清册”的保管期限为永久是相同的。
三、高校财会档案管理的改进措施
1.财会档案管理人员应具备复合型知识结构
加强人们对财会档案管理工作的重视，一个重要渠道就是充分发挥档案的价值，只有当人们认识到档案有用即有价值，才能提高人们对档案的重视程度，才能加强人们对档案的管理力度。其实这是一件相辅相成的事，意识决定于对价值的认识，反过来价值又增强了人们的意识。[4]由于人们对档案价值认识不够的情况下，管理者应加强对财会档案管理人才的建设，配备一支具备复合型知识结构的档案管理队伍，以开发档案价值为目的，以为决策者提供决策有用的信息为主导，积极开发，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而加强其对档案的重视程度，提高档案的管理力度。
2.配备专人管理，实现财会档案的有效管理
档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。依据法规，考虑实际工作需要，重视档案工作，配备专人管理会计档案，是加强会计档案管理，提高管理质量，发挥档案价值，实现会计档案管理的有效性的根本保证。
3.加强财会部门与档案管理部门的沟通
财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集移交范围及时调整确定具有不可估量的作用。[5]只有沟通，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。
4.财会档案管理工作应根据财会制度体制的调整及时调整
加强档案管理，财会制度体制的调整不能忘了财会档案管理制度的调整，会财档案管理工作应始终作为财会人员职能的一部分。加强财会人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，及具备了充分档案意识档案技能的财会人员，才能有了实行档案管理的基础。同时学校档案管理部门应主动介入，加强同财会部门的合作，进行业务指导与监督。
参考文献：
[1]会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号）[z].
[2]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范 [z].
篇4
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析
一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。
2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1.从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3.从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。
4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5.除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1.从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2.从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3.从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4.从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。
5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1.财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。
因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。
究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路：基于共享模式的判断
20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：
（一）扩大处理规模
在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。
（二）增加处理事项
在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
［1］ 上海国家会计学院.成为胜任的CFO
篇5
提到创新，每个时代都赋予着不同的内涵，最根本的一条是“吐故纳新，标新立异”，一部人类文明史，就是一部人类不断创新，不断进步的历史，没有创新就没有整个社会的发展和进步，只有创新才能给人类带来活力，只有创新才能使社会繁荣，只有创新才能使档案管理步入一个暂新的时代，做为一名现代的大庆石油档案管理人，我们应该不断突破旧观念的束缚，不断战胜自我，肯定自我，以大庆人精神、铁人精神，以及档案法和相关的科学知识鞭策自己，不断在档案管理领域探索尝试，开拓进取，只争朝夕，一往直前，用进取精神、奋斗精神和创造精神的复合精神，构铸新时期档案管理的创新精神，充分发挥新时期档案管理员的最少保守，最具活力，最有奋斗精神。在档案管理的实际工作中，求知、求实、奉献。只有这样才能成为创新的主体和先锋；为投身新时期档案管理做好充分准备。
二、 新时期档案管理人才，必须提高创新能力
提高档案管理能力，是做档案管理创新人才的重要基础，“万仗高楼平地起”，靠的是坚实的基础，一个人的创新能力不是与生俱来的，而是建立在一定的知识储备基础上的，知识积累到一定程度才能达到，由量变到质变的飞跃，这是一种惊奇、是一种冲动、是一种希翼。
日本著名企业家大桥武夫先生，在二战后，面对企业的濒临倒闭，而他却潜心研究中国的《孙子兵法》积累知识，推陈出新，用《孙子兵法》制定企业重振的用人规划，把历史的档案归纳起来，去指导企业的发展，最后获得成功。古人云：“书是自有黄金屋”，这就是知识积累丰富了，知识功底扎实了，特别是掌握和学习现代档案管理科学技术知识，对档案管理的创新，才有了基础的保证。创新能力的高低，一是取决于知识的积累；二是个性的发展；创新是体现独特性而不是普遍性，是突破常规，而不是墨守成规。是标新立异，而不是因循守旧。所以作为新时期档案管理人员，要真正成为档案管理的创新人才，就必须大胆来试验、探索，敢为人先，发挥我们的特长潜能，展示个人的特色和风格。为争做档案管理的创新人才奠定基础。
篇6
电子环境下，计算机是财务档案的重要工具，必须利用专业的软件和系统来保证管理的质量。电算化环境下财务档案需要重视的问题，主要有以下几个方面：
1.针对外部的管理问题。首先，在管理中因为计算机的网络化，应提高其传输与操作安全性，一方面应提高口令的安全性，不仅仅要设置开机密码也应对某些访问权限进行口令和安全密码的设置，以保证电子财务档案被访问时的安全。同时应建立多级权限制度，即在档案读、写权上设置多级权限，不同的工作人员对档案的访问与读写都有其特定的权限，不能越权对档案进行访问与改写等。还应建立电子表格对归档档案进行统计，进行系统化管理，方便外部对数据库访问并查询相关信息。其次，对电算化系统的安全性进行强化。网络的安全是保证数据传输的重要基础，电算化中财务档案已经与网络相结合，所以必须提高其数据的安全性。另外，还需借助计算机安全技术，如防火墙，隔离电子计算机系统与外部访问区，使电子档案系统相对独立。限制外部非法访问对电子档案的干扰。也需要对数据进行加密或者限制访问权限，对网络安全进行强化，以防止意外数据故障、恶意破坏对数据的影响，导致数据丢失或者错误。最后，是对病毒的控制措施。在计算机系统中病毒是影响计算机安全的重要形式。所以在电算化环境中为了保证计算机系统的安全与数据安全必须及时对杀毒软件病毒库进行升级，才能更好地进行全面防护。
2.内部管理的问题。第一，应强化归档制度。管理人员应充分地学习电算化的管理知识，使之明确管理特征。强化计算机会计档案的保管作用。对各种文件的归档应健全制度，明确各种档案与数据的归档要求，以及标准文件，让各种数据与文件归档都按照规范与标准执行，从而保证档案管理的规范性。同时相关部门也应配合档案管理的制度，设置管理规范，并严格对制度与规范的执行情况进行检查， 一旦出现问题应进行必要的责任追究。还要对管理规范在执行过程中出现的问题进行分析，动态化地对制度进行调适。第二，强化对数据备份的管理。在电算化环境下，数据往往是实时化出现的并被保存的，而因为计算机特性，如果出现故障则会导致数据丢失，所以在财务档案管理中应进行实时化的备份处理，在账务管理与报表系统中都应明确实时化备份的要求，即根据财务数据的不同性质进行备份，而整体数据的备份不应少于每年12次。经过备份的数据应存放在固定的硬盘中，并进行封存，并妥善保管，保证其不会受到外部环境的影响而出现物理性损坏。第三，档案的保存要求。财务电子档案在保存中应选择质量较高且稳定的存储介质，因为介质的质量会直接影响数据保存的质量，也会影响数据的调用与再处理，所以只有质量稳定的介质才能保证档案质量。管理人员也应对存放时间较长的“档案”进行定期的维护，及定期复制以保证档案的安全与完整。第四，在工作中也要对纸质档案进行妥善保存。在电算化环境下，所有的数据也是从纸质文件和凭证中获得的，所以每天要登记与打印的不仅仅是现金记账文件，也包括银行存款日记账，做到日清月结。如果因为打印或者条件限制，所形成的现金与银行账目可以利用活页定制为账册进行保存。而对于一般的账目应做到清楚分类并进行档案化管理，并按照月、季、年进行分类与汇总，并对其电子档案进行标记。第五，应培养和设置专门的档案管理人员和职位。前面分析电子化档案管理不仅仅需要人员具备财务知识也需要其具备一定的计算机知识，应注意的是不能由出纳人员兼职。其岗位的责任有，按照制度与规范向会计电算化系统的各个岗位人员催收相关的电子数据与报表。进行归类与存档，并填写存档的记录表格；负责保存计算机档案与系统档案等，实现对电子数据的系统化管理，方便查询与处理；保证财务档案的安全性。不能擅自对数据进行导出与写入。系统管理制定明确的权限。限制管理人员的权限，保证直接管理人员对档案的安全性负责，不会因为自身的权限而导致内部出现舞弊问题。所有的档案读写过程都应进行备案，进行登记与记录，保证文件改动是在权限范围内。同时，在财务档案管理工作中，档案人员要提高专业素养，不断提升自身的档案管理水平。
（作者单位：云南省德宏州人民医院）
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一、干部人事档案管理存在的主要问题
管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：
（一）材料不齐全，手续不完备。
材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。
（二）档案材料失真，严肃性削弱。
真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。
三、加强干部人事档案管理工作的措施
新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：
（一）增强全民档案意识。
档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。
（二）增强职能部门的责任意识。
干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。
（三）要加强自身建设。
新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。
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改革开放以来，我国确定了市场化经济为我国主要的经济模式，经济迅速增长，实现了跨越式的发展，在经济发展的同时，也意味着财务的转型和发展。我国的财务工作从多种记账方法逐渐统一到借贷记账法，并随着一系列的政策出台，为我国的财务管理工作提出了新的要求和标准，也使会计工作能力和效率有了很大的提高。此外，随着企业规模的不断扩大，企业的财务管理也有了升级和革新，企业的财务组织开始摆脱了原油的狭隘职能，转向以股东价值创造为基础并参与公司战略。企业财务转型呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务支撑、优化财务组织、降低成本等特征，并逐渐重构更加高效精简的企业财务组织。而财务共享模式正式在财务转型的指引下，形成的以信息技术为主要手段，实现财务信息共享的管理模式。
财务共享模式对企业会计档案管理环境的影响
会计档案管理工作是企业财务工作中非常重要的一部分，根据国家规定，会计档案是指会计凭证会计账簿以及财务报告等专业材料，记录并反映了单位的经济状况，一般来说，一个企业的会计档案都要进行正式的立卷、归档以及保存的工作，以备以后的使用和查找，同时，要安排专人进行负责，保证档案能够被妥善的管理，防止造成失窃秘的情况。当档案已经确定不再使用之后，我们要及时进行销毁。传统的财务档案管理主要是依托于纸质版，其管理难度和保存难度都比较大，而随着科学技术的不断发展，我们将计算机和网络技术逐步运用到了会计档案的管理当中，形成了目前的财务共享模式，同时，企业的财务工作量变得越来越大，很多企业建立的了财务共享服务中心，这样，大部分的财务职能就都集中到了一起，使财务工作效率大大的提高，同时，电子化和集中化的会计档案管理，也极大弥补了纸质档案管理的不足。
财务共享模式的建立使企业的财务有了更加精细化的管理模式，为会计档案管理环境带来了很大的变化。首先，是管理体系的变动，财务管理的集中使以往较为混乱的管理模式转变为了以财务服务中心为主体的新型管理模式，同时，传统的会计档案管理也由分散变为了集中管理，并利用电子档案的形式弥补了纸质版档案的不足。其次，是支撑系统的变迁，目前，我国大多数企业已经形成了电子会计档案的系统，将以往纸质版的档案通过扫描或者是拍照的形式转变为了电子档案，其良好的可查找和处理性为会计的工作提供了极大的便捷。第三，就是流程管理变得越来越复杂。在财务共享的模式下，会计档案的产生链条变得越来越长，同时，会计答案的形成也从单纯在经营单位所在地延伸到了财务共享服务机构，这就使档案管理工作的过程变长，环节变多。第四，是责任主体的变更，从原来的单一财务部门的管理，到目前的财务共享服务中心的共同管理，使财务责任的主体发生了变更，也就对监理工作提出了更高的要求。
财务共享模式下会计档案管理的建议
针对目前的财务共享模式，我们要采取一些更好的手段，对会计的档案管理进行优化。我们要利用当前的先进技术手段，对关键的关节进行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系统，不断提高管理能力和水平，做好会计的档案工作。
建立统一的会计档案标准化、数字化的处理平台。财务的共享模式从根底上将就是要实现财务信息的统一化管理，并利用数字化和媒体化的技术实现更为便捷和快速的管理。这就要求我们要建立统一的会计档案标准化和数字化的处理平台，建立档案的接受、传递和处理储存为一体的网络管理系统。目前，我国的档案管理工作已经逐步转型到电子档案的管理上，但是由于各类企业的要求不一，所以，标准化和数字化的推进并不够深入。在接下来的工作当中，我们要结合当前的会计档案管理规定，推动国家或者地区的档案统一管理标准，并将这一标准与数字化的管理系统充分的结合起来，不断加深会计档案管理工作水平。
建立系统化的管理制度体系。随着我国对会计答案管理工作的越来越重视，逐步出台了一系列的管理规定，对档案管理进行了统一的要求。但目前数字化的技术和手段不断深入，对会计档案的管理工作形成了很大的冲击力，也促进了管理制度体系的建立。第一，是要建立会计档案的归档制度，所有的档案要以统一的标准进行归档工作，并进行记录和副本的保存，防止出现丢失的问题。第二，是要建立严格的使用手续制度，如果需要查看和使用档案，要严格的落实手续制度，保证安全。第三，是要对档案进行定期的备份。
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（三）相关管理人员素质比较差。从当前情况看，在医院很多财会档案相关管理人员未接受过专业教育，导致其管理能力比较差，在工作过程中容易出现纰漏，最终给档案管理工作造成影响。
二、加强财务会计档案管理的相应措施
（一）提高档案管理意识。为了保证医院财会档案相关管理水平，一定要提升管理意识。首先，领导层要对财会档案对于医院的重要影响有一个正确的意识，提升档案管理的意识，将财会档案当作财务管理工作中的一个重要内容。另外，档案管理人员自己也要提高档案意识，档案管理人员的任务并不只是对档案进行管理，还要对医院中的财务工作进行监督，要具有主人翁意识，做好财会档案相关管理工作，对财会档案进行严格审核以及鉴定，充分发挥其作用。
（二）对相关管理制度进行完善。当前，社会处于不断发展之中，从财会档案相关管理工作的具体情况看，要对相关管理制度进行完善，确保其具有系统性和完整性，与医院具体情况相符，不断对其进行强化，确保制度的成熟。工作人员要按照相关制度以及法律法规进行操作，承担自己的责任，在工作中端正态度。另外，还要确保将管理责任落实到每个人以及每个岗位，对分工进行明确，确保赏罚分明，从而保证各个部门都能有良好的工作质量以及工作效率。
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二、企业会计档案管理范围及种类内容
（一）会计档案的管理范围包括：会计凭证、会计账簿、会计报表和有关会计核算专业资料。它是全面、系统、连续地记录和反映经济业务的重要史料和证据。
（二）会计档案种类和内容
1、按照内容分类。（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿，其他会计账簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，查账报告、验资报告、其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、票据，存储财务资料的光盘、磁盘、
U盘，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。
2、按照保管期限分类。会计档案分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。
3、按照密级分类。分为秘密、机密、绝密三类。
三、加强会计档案管理的措施
（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管
1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。
（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
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1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
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1.加强组织领导，建立健全各项规章制度。根据国家会计法律法规的要求，各学校必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。要使学校会计档案规范化，必须将会计档案工作作为学校档案工作的重要内容，制定相应的会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全档案管理制度，如《会计档案管理工作人员职责》、《会计档案移交、销毁制度》、《会计档案查阅制度》等，制定档案资料的收集、整理、归档、保存、利用和销毁等各项工作程序。使会计档案管理工作有章可循，促进会计档案工作规范化。
2.加强会计档案人员上岗培训。建议进一步明确会计档案管理兼职人员。会计档案管理人员既要有丰富的会计专业知识，又要有档案管理专业知识。因此，业务主管单位要加强对会计档案管理人员尤其是首次接触会计档案管理的人员培训工作，使他们认识到档案的价值，只有当他们认识到档案管理有价值，才能引起他们对档案管理工作的重视，以为学校决策者提供决策有用信息为主导，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而强化对会计档案的管理，提升档案管理的力度。
3.加强日常会计资料收集，保证会计资料完整。除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的资料，这部分资料是会计核算、财务管理、内部审计等所需的资料，人员的调入调出产生的工资变更，公积金、社保基数调整，职务晋升、薪级工资调整，年度预算追加等发生的会计资料。为保证会计资料的完整性，应按业务内容整理归集为财务报告类和其他会计资料，为日后会计核算、查询和检查提供真实的原始依据。
4.加强财会部门与档案管理部门的沟通。财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集整理移交范围及时调整确定具有不可估量的作用，只有沟通了，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。在各项业务检查中，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容之一。业务主管部门应根据年度工作安排，根据国家有关会计法规对学校的会计档案管理工作进行考核，通过评优争先促进学校会计档案管理逐步走向规范化、科学化管理的轨道。
5.强化对电子会计档案的管理工作。要提高单位领导对电子会计档案开发利用工作重要性的认识，单位领导的重视是基础和关键，只有建立和落实工作责任制，明确每个人的工作职责，才能保证此项工作的落实。积极组织有关人员认真学习档案管理的法规，才能提高档案管理人员对电子档案开发利用工作重要性的认识，通过提高业务素质，保证电子会计档案管理工作具有较高的工作效率和工作质量。
6.以人为本、提高开发利用能力。要选拔专职的电子会计档案管理人员，对管理人员进行专业培训。电子会计档案管理人员要懂得档案管理的基本知识，掌握会计学、管理学以及计算机相关知识，熟练使用相关的财务会计软件。在专职人员的使用过程中，要建立定期考核制度，确保工作人员有良好的会计职业道德和业务技能，保证电子档案开发利用工作的顺利开展。
7.改善硬件设施。良好的硬件设施，是顺利开展电子会计档案开发利用工作的重要物质保障。对电子信息的分析、加工、整理，需要配
备专门的电子计算机以及适配的软件系统；会计信息的网上查询、对账等功能的实现，需要配置大容量的服务器；为保证电子会计档案信息的安全，安装最新的防毒杀毒软件并做到及时升级。
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(一)会计凭证类:原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、会计档案管理中存在的问题
(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。
三、会计档案管理存在问题的解决措施
(一)加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
(二)规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。
(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
(四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
(五)加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
(六)完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份
(七)加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
参考文献
[1]《中华人民共和国档案法》.
