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1.控制信贷风险源。通过对借款企业经营状况、管理水平、盈利能力、发展前景及信用状况等资料的科学整理归档与分析，掌握客户综合信贷风险与单笔信贷风险程度，为确定贷与不贷、贷多贷少、期限长短等提供科学决策依据，堵住信贷风险源头。
2.有效预警信贷风险。一是科学规范的借贷资料，可掌握贷款到期、逾期情况，确保及时采取措施，防范信贷风险的发生二是健全的信贷管理资料，可对企业经营业务量、资金运营状况、偿债能力、盈利能力等进行分析与预测 ，测评企业贷款额度警戒线，合理掌握信贷投量，降低信贷风险概率三是翔实的借款企业经营资料，可掌握企业原材料、产成品占用情况，分析产品的销售动态、市场行情和销售货款的回笼及应收账款情况，从而及时发现信贷资金运行中潜在风险。
3.防范企业经营风险。一是完善采购环节管理档案，加强对企业采购原材料或商品质、价、量 “三控制” ，促进企业“以销定购、以效定购”，减少盲目采购引起的经营风险二是健全库存管理档案，随时检查商品库存数量、成本情况，保证账实、账账、账表相符并可掌握库存商品质量情况，促进库存勤进快销，减少库存潜在风险三是健全销售资料档案，及时掌握企业销售实绩与市场态势，寻找诚实守信的客户，促进顺价销售及时掌握销售货款的回笼归行情况，保证及时贷款本息足额收回，特别是对形成的销售结算资金，通过及时、详细记载发生的时间、金额、付款单位、形成原因等，及时采取催收措施，有效防范销售环节的信贷风险。
4.规避企业改制风险。建立健全信贷档案，可保证基层金融单位积极参与企业改革，坚持“债随资产走、资产与负债相统一”的原则，及时有效落实贷款债务可对企业改革成本来源进行甄别，掌握企业实施人员分流的具体方案，制止企业人员带钱、带物分流，严防悬空、挤占挪用信贷资金也可以翔实的资料做好政府、部门的参谋，解决改革中遗留的政策性与有关经济问题，落实拖欠的各类补贴与债权债务，减少企业改制风险。
5.提供依法管贷依据。一是利于贷款实行依法管理。健全的信贷政策制度办法资料，有利于贷款严格按照法规和政策制度办事健全的借贷资料，有利于贷款严格按照地规和政策制度办事健全的借贷资料，有利于贷款严格按照合同规定执行，依法加强对企业经营全过程的监管、二是有利于保证诉讼时效。对到期贷款及时通知，对不良贷款及时催收，并收回回执，有利于保证诉讼时效三是依法收贷依据。通过对信贷资料的分析，并以借贷资料为依据，实施对不良贷款及时实行依法诉讼对资不抵债、丧失发展空间、通过普通诉讼程序无法收回的，及时提出破产申请对依法破产的，及时申报债权，积极参与和监督企业资产的清算、评估 、变现和分配，最大限度地减少信贷资产的损失四是翔实的信贷资料也是呆账认定及核销申报的依据与条件。
可见信贷档案在信贷风险管理中地位和作用日益凸现基层机构必须提高认识 ，采取措施，健全信贷档案管理制度，促进信贷档案不断完善。不完善的档案无法充分发挥其管理与防范风险方面的作用。在日常工作中，主要应作好以下几方面工作。
1.加大信贷资料收集力度，确保信贷档案齐全完整。一是借贷资料。主要是信贷过程中形成的有关贷款资料文本。二是信贷管理资料。主要是银行对企业信贷监管过程中形成的有关资料。三是企业经营资料。主要是企业法人营业执照复印件、企业资产负债表等资料。四是信贷政策制度办法类资料。五是其他资料。同时要制定系统的、可行的信贷档案管理办法，并落实信贷档案专兼职人员，实行信贷档案集中统一管理，切实解决以往信贷资料由经办信贷人员分散保管，容易造成资料遗失，确保信贷资料齐全完整。
2.开发档案信息资源，为防范风险提供全方位服务。一是改革信贷档案利用传统的“坐等查阅”服务方式，建立新型的“快速服务、跟踪服务、系列服务、全程服务”模式。二是积极做好信贷档案的编研工作。利用现有借贷资料、信贷管理资料、企业经营资料、政策导向资料等，进行科学整理、归类与分析，编研系统性的信息网络数据库，为防范信贷资产风险提供信息依据。三是开发挖掘市场信息资源。利用金融机构点多、面广的特点，加强系统内外的联系，建立市场行情、价格等市场信息网络，帮助企业联系诚实可信的客户，扩大购销业务，提高经营效益，实现银企双赢。
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第二种模式是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式。该模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理机构一一上海资信有限公司按企业机制运营、理事会模式来管理。该资信机构也是上海市政府批准建立并由中国人民银行核准的专门从上海市个人信用档案管理的非金融服务机构。理事会由巧家商业银行、上海资信有限公司、中国人民银行上海分行等单位组成，随后税务、司法、社保、工商等部门也加入其中。这也标志着上海资信有限公司的征信范围已经不仅仅局限于银行与金融机构的信用信息，它已经把征信范围扩展到了社会的各个领域与部门。
2 个人信用档案管理模式存在问题分析
随着社会的发展，特别是在快速发展的中国社会，“信用”显得尤为重要。它既是一种无形的资产，也是每个公民、城市、机构、企业、甚至一个政府的另一张“身份证”。良好的个人信用体系建立能够提高交易效率，促进资源优化配置。既是经济顺利发展的重要纽带，也是诚信体系的重要组成部分。个人信用行为约束机制的缺失，使得坑蒙拐骗、合同违约、借贷不还等现象很普遍的存在在中国。在中国目前还没有一个健全完善的个人信用制度，这是造成上述现象的主要原因，滞后的个人信用制度已经成为严重制约我国社会发展的重要原因。我们可以从以下几点来分析我国个人信用档案发展滞后的原因：
（1）具有局限性
中国人民银行是我国银行的“银行”，在我国每个辖区都有支行同时也是我国的职能部门。从表面看选择中国人民银行作为我国个人信用档案管理的牵头机构似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。这种局限性主要表现在两个方面，第一个方面是业务上的局限性，第二个方面是征信范围的局限性。
首先我们来谈业务方面的局限性，中国人民银行的主要职能是起草有关金融机构运行的法律法规、制定和实施货币政策、维护国家金融稳定、发行人民币并管理人民币流通等的。它对于管理我国金融有关方面的事情是行家，但是对于管理专门档案的个人信用档案的确是外行。作为牵头或管理机构，该机构应该负责制定个人信用档案的管理标准、相关法律法规和征信范围等规定。显然选择中国人民银行是具有局限性的，我们应该选择一个对管理档案比较在行的行家来作为我国个人信用档案的牵头或管理机构。
其次我们来谈征信范围的局限性，在早期中国人民银行就开始我国“银行信贷登记系统”的建立，系统以各城市支行信贷数据库的信息为基础而建立，在当时该系统主要局限于银行五大类信贷业务方面个人信用信息。显然在当时中国人民银行建立该系统的本意是为本机构或商业银行等金融机构服务的。它所征集的有关个人信用档案的内容只局限于信贷或金融相关信息。根本没有涉及例如司法、税务、通信等社会各个领域，虽然在随后的几年里中国人民银行把例如通信、税务、司法等领域逐渐纳入它的征信范围，但是从数量上来讲也明显少于信贷档案。中国人民银行作为管理国家金融行业的职能部门来管理个人信用档案，这势必将具有征信范围的偏向性。所以从征信范围的角度来考虑，中国人民银行也不能成为我国个人信用档案的牵头或管理机构。
（2）缺乏对个人信用档案的宏观管理
我们可以把我国个人信用档案的管理分为宏观管理和微观管理，宏观管理是指为了维护个人信用档案的完整与安全，使其充分发挥作用而对个人信用档案工作进行指导、决策、监管、制定统一标准的过程。微观管理是指对个人信用档案的具体管理，例如征集、整理、鉴定、保管、统计、数据库的建立与数据更新等具体管理过程。我国现有的两种管理模式，第一种模式是纯粹的政府主管模式，另一种是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式。这两种管理模式对个人信用档案都缺乏宏观角度上的管理，中国人民银行成立的“建立个人征信体系专题工作小组”它主要负责实现各商业银行间有关个人信用档案的共享工作，它没有从宏观的角度来对全国个人信用档案工作进行指导、决策、监管、制定统一标准。同时中国人民银行是一个管理专门档案的外行部门，即使对个人信用档案有宏观上的管理，该管理也是不专业不科学的。另一种是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式，该管理模式本身就缺少一个对个人信用档案宏观管理的部门，上海资信有限公司只是能完成对个人信用档案的微观管理工作，对个人信用档案的宏观管理应该由政府的某个职能部门来负责。所以综上所述，我国现有对个人信用档案的管理模式缺乏宏观上的管理。
（3）缺乏网络技术支持
个人信用档案资料的分散性使得征集环节要借助网络技术来支撑，网络是个人信用管理模式建立的技术载体，传统的汇总或登记式办法已经不能及时准确地征集档案了，和发达国家比，我国网络技术的还相对落后。网络建设基本集中在大中城市中，上网用户有限、许多中小城市网络建设还处于刚刚起步阶段，在我国公民的社会保障号、证券开户账号、身份证号等账号之间没有没有内在联系，个人信用档案共享系统要创立，必须将这些账号统一起来，这样才方面利用者查询，这就对网络技术提出挑战。落后的网络技术已经对我国建立个人信用档案造成障碍。
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档案管理是一项复杂的管理工作，其内涵了文件资料、历史文献、数据资源等多项管理与服务内容，是企事业单位数据资源价值的核心所在，当前，随着现代信息技术的发展与进步，电子文件、视听资料、信息化资源等新型档案管理内容不断涌现，自动化、智能化管理手段更新发展，这给传统档案管理模式带来了巨大的冲击，尤其是对机构庞大、下属单位分散的企业，其档案管理内容、形式多样、管理手段存在较大差异，存在的档案管理问题更多，面对此种形势，如何紧跟信息时代的步伐，紧抓机遇、攻克难关成为档案管理创新发展的关键所在，具体而言，其应该重塑档案管理理念，加速信息化建设、提升管理人员素养、创新管理模式，以此抓住信息化时代的发展机遇，将档案管理工作推向更高层级。
二、信息时代下传统档案管理面临的新挑战
1.管理理念落后，尚未充分认识到档案管理工作的重要性。档案管理主要是对文献资料、数据资源及信息资源等多项内容进行收集、归整、分类，从而为档案内容的共享和查询提供便利，这是档案管理工作的根本价值体现，其内容作为企业数字资源价值的集成体，能够为企业优化发展提供有效借鉴和参考，但是传统的档案管理状态较为混乱，管理层对于档案管理工作的重要性和实用价值认识不足，存在严重偏差，认为其只是文字材料的历史记录，缺乏统一的规划设计，管理体制不健全、尚未形成系统的、规范的管理体制，致使管理分散、效率低下，使得档案管理工作流于形式，极大的削弱了档案管理效益，制约了管理效能的有效发挥，并成为阻碍企业发展的最大障碍。2.信息化建设相对落后，严重制约了档案管理手段的更新发展。档案管理是一项复杂、系统的管理过程，其管理内容、形式多样，这增加了管理的难度性，传统的档案管理模式中多采用手工形式对文献资料、数据信息等内容进行搜集、分类、整合、归档，对于劳动力的依赖性较高，管理及维护成本较高，这在很大程度上降低了管理的经济效益，更影响了档案内容精准、快速查询，而且，纸质档案内容很容易被篡改、损毁，增加了加档案内容鉴定困难性、缩短了档案文件的生命周期，为此，加速档案管理手段的创新发展是当前的迫切之需，但是因为管理理念、资金、设备等条件的限制，档案管理的信息化建设一直较为落后，尚未跟上信息技术发展的步伐，并成为影响管理创新的主要瓶颈。3.管理体制缺失，影响了档案管理的规范化发展。档案管理是企业运行发展的关键支撑，其内容与企业的经营管理理念、经营策略、人事管理等存在较大关联性，规范、系统的内容管理能够为企业运营管理的创新发展提供有效借鉴和参考，但是这必须以标准、统一的管理体制为基础和前提，但是从目前档案管理现状来看，其尚处于一个无序管理状态，管理制度建设的滞后性，使得档案管理工作无章可循，管理秩序混乱、管理人员素质低下、管理方法不规范，致使档案管理弹性较大、漏洞百出，降低了管理效能，而且档案管理作为一个动态发展过程，其范围和规模均在不断扩展、延伸中，这就增加了管理的难度性，加之没有系统、规范的管理制度作为有效依据，使得档案管理难上加难，无法实现规范化发展。
三、信息时代下档案管理工作的新路径
1.重塑管理理念，强化对档案管理重要性的认知。档案管理内容是企业信息资源的核心所在，其集成了企业运营发展的管理理念、行为规范、价值取向等内容，是企业提升管理效率，增强核心竞争力的关键支撑，正是基于档案的这种效用价值，使其成为企业管理工作的主要着力点，但是鉴于传统管理理念的局限性，人们尚未认识到档案管理的重要性和根本价值，致使管理效能低下，未发挥档案管理的真正价值，而随着信息技术的进步和发展，新型档案管理内容和管理手段不断涌现，这给传统管理带来了前所未有的冲击，而管理人员作为档案管理的直接接触者，也面临着诸多挑战，尤其是其管理理念的落后性成为制约管理模式创新发展的根源所在，为此，信息时代下，要实现档案管理手段的创新、管理效率的提升，首要的任务就是重塑管理理念，深化思想认知，通过管理培训、新理念引入等方式，突破传统管理理念的束缚性，强化对管理理念的延伸教育，让管理人员从思想认识上高度重视档案管理工作，进一步增强管理、服务意识，从而紧跟信息时展变化，创新管理模式，并根据主体的不同需求，提供有针对性的、规范化的服务，真正发挥档案管理工作的价值。2.创新管理模式，推进档案管理效能的提升。当前，信息时代下，档案管理的内涵和外延都发生了根本性的变化，传统的管理模式逐渐凸显其自身弊端性，已经无法适应新时期的管理要求，而且国家“十二五”规划早已经将管理模式的信息化发展作为工作的重点，在此政策引导下，未来档案管理的主要着力点管理模式的创新发展，首先，要加速推进档案管理机制的完善发展，要制定一个系统性的管理制度，将档案内容的收集、分类、整合及归档等都纳入细节规划，制定统一的规章制度及流程，明确管理人员的职责分工和工作要求，由此，便能将档案管理推行规范化、统一化管理方向；其次，强化信息化建设，传统档案管理模式多采用纸质载体，在遭遇不可抗力或人为篡改时，档案内容的完整性和生命周期都容易受到威胁，而采用现代信息化手段，将其内容通过电子扫描、视频拍摄、数字存储等融入到信息化管理系统中，不仅能够确保档案原始数据文件的完整性和安全性，而且便捷了档案内容的快速、精准查询，降低了管理成本、提升了管理效率，是档案管理效能充分发挥的必要前提。3.提升档案安全管理意识，促进档案管理安全机制的完善。档案管理内容与企业运行机制、管理理念、商业机密等存在多种关联性，为此，其管理的安全性对于企业的生存发展至关重要要，当前，随着计算机及网络信息技术的发展，其便捷性、共享性、即时性及高效性给档案管理带来了诸多便利，对于管理手段的创新发展和管理效率的提升都有积极的影响，为档案管理带来了新的发展思路，但是也伴随着一些负面效应，一些投机分子，借助档案管理系统的漏洞，利用木马程序、病毒及黑客手段攻破系统防护，非法侵入系统进行破坏性操作或远程操控，窃取档案管理内容，这给企业造成了极大的威胁和损害，针对此种问题，管理人员要树立网络安全防范意识，强化档案管理系统的操作技能，加强系统的防护功能，对重要数据内容进行加密、备份，以避免遭受不必要的损失，同时，要加速推进安全管理机制的建设，强化安全管理教育，建立安全监管部门，明确其监管范围和职责内容，并制定安全预警机制，在发现安全隐患时及时报警、采取防范措施，将安全风险控制在最小范围内，从而为档案管理工作营造健康可持续的发展环境。
四、结语
当前，现代信息技术已经渗透到社会生活的各个方面，而档案管理作为企业运行发展的重要内容之一，自然也面临着信息技术带来的冲击和机遇，而且我国“十二五”期间，已经将档案管理的信息化发展列为主要工作内容予以重点推进，为此，为了使得档案管理工作更加科学、规范，并确保其安全性和有效性，需要结合其现存问题，利用信息技术创新管理手段、转变管理观念、完善管理机制，从而充分发挥档案管理工作的根本效用。
作者:吴明清 单位:钦州市国土资源局
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首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。
许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展
90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（CER?鄄net）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET，800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
1.3.3经费紧张状况得到初步缓解
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。
其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
2.2.5人员整体素质低弱
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式
客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。
C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3.2建立基于Web的服务体系
在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如WindowsNT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。
3.3档案信息的管理离不开数据库系统
数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase，FoxBASE，FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
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1 改革传统档案的管理模式
为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。
1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息
传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。
因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。
1.2 实现档案存储方式的转变
新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。
2 建立现代化的档案信息管理系统
档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。
2.1 建立科学的管理程序
计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。
2.2 建立健全的安全防护系统
档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。
3 完善档案管理体制
在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。
3.1 强化档案管理体制的作用
相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。
3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视
当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。
4 提高档案管理人员的自身素质
信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：
4.1 加强档案管理人员的专业知识积累
现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。
4.2 加强档案管理人员专业技能的学习
档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。
4.3 增强档案管理人员的安全意识
由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。
结束语
综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。
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1 档案管理信息化的特点及内容
1.1 档案管理信息化的特点
在实施档案管理信息化过程中，相关管理政策等均有上级管理部门统一规划并实施。档案管理引入信息技术，标志着电子档案管理模式的形成，同时也是政府、企事业单位信息化管理的重要转变标志。利用信息技术优化档案管理，能够充分发挥信息管理优势，实现资源的有效整合和利用，从而实现档案管理数字化，并依托网络优势实现网络化管理，对于提高档案管理质量有着积极的促进作用。
1.2 档案管理信息化建设的内容
1.2.1 构建起完善的全国性统一平台
档案管理信息化需要一定的硬件设施为基础，硬件建设也是实现信息化管理的物质基础。这就需要在地方档案管理信息化建设中与国家档案建设保持同步，只有这样才能发挥电子信息平台的整合作用。
1.2.2 实现规范化建设
档案管理向信息化的转变，必须有相应的建设标准，相关组织需要进行充分调研，根据既有规范标准逐渐探索与时展相适应的信息化管理模式。
1.2.3 完善档案资源建设
信息资源是档案管理的重要内容，同时也是制定组织发展战略的重要依据。为了保证信息资源的实效性和实用性，在档案管理中需要充分整合数据库资源，建立数字档案基地，从而实现公共档案数字资源的有效补充。
1.2.4 应用系统建设
应用系统的档案信息化管理的技术支持，通常来说应用系统需要具备良好的兼容功能，能够保证常规档案应用需求，在软件选择上需要注重通用化和操作性。
1.2.5 培养信息化管理人才
档案管理信息化的发展，关键因素在于与之相适应的人才。因此，档案管理单位需要切实把好人才培养、引进观，为档案信息化管理创造更优越的人才环境。
2 信息化时代档案管理工作面临的问题
2.1 管理信息规划和体制落后
根据调查分析发现造成我国档案管理工作信息规划设计滞后的原因是多方面的：第一，我国档案管理体制落后，档案资源在空间分布上是相互分离的，受制于资金和权限等因素无法在全国范围内统一设计和规划档案信息资源。第二，档案信息化具有很大的不确定性，因为档案的数字化信息化正在建设中，处在不断的发展变化过程中，这样就不好设计档案数字化管理的系统，所以导致信息化档案不够全面和真实。对于档案信息化首先要完成的是整合分裂的档案资源，既要整理历史档案，工作中正在生成的档案也要纳入信息化系统，但是要实现信息档案的共享还有一定的困难。
2.2 档案管理服务手段落后
进入信息化时代以来我国认识到档案管理信息化的重要性和必要性，大力建设信息高速公路，大背景下我国档案管理信息化水平不断提高，但是距离社会的需要还有很大的距离。我国档案资源不够完整全面，在档案查询和对接方面技术落后，无法达到用户的使用要求。很多档案管理人员在工作中还是手工检索和编辑，经常出现档案资料不按时归还的现象，影响了档案信息的完整性和安全性。
2.3 缺少高素质的档案管理人员
档案管理看似是很简单的工作，但是它需要强烈的责任心，因为档案管理枯燥乏味，需要良好的职业道德来支撑繁重的工作。档案管理又有一定的专业性，需要档案管理专业知识和一定的信息技术才能胜任，目前我国档案管理人员很少是科班出身，缺少专业知识和信息技术，影响了档案管理信息化的创新工作。
2.4 档案管信息化创新缺少制度保障
档案资料复杂、繁多，档案管理需要科学制度的保障，这样才能提高档案管理的安全性和工作效率。但是目前我国档案管理工作缺少标准化的制度保障，同时部门沟通不畅，导致单位信息流通不畅。这些弊端影响了信息化时代档案管理工作的创新，甚至导致信息外露影响档案信息的安全，阻碍了档案管理事业的发展。
3 信息化时代档案管理工作的创新途径
3.1 创新信息化档案管理理念
要创新信息化档案管理工作理念，为信息化时代下档案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础，并对其日常管理工作作出正确的思想指导，引导档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在日常档案管理工作过程中，相关管理人员要以科学发展观为指导思想，对档案信息化管理工作给予高度重视，充分认识到信息化对提高档案管理工作质量的重要作用。同时，相关工作人员要树立创新意识，敢于拼搏和研发，管理理念要不断与时俱进，提升管理工作的实效性，以便更好地为人民服务。
3.2 档案管理服务手段的创新
首先在档案收集和上传方面要实现自动化。信息化时代档案管理的重要一环是收集和录入信息，和纸质档案资源相比，信息化的档案Y源管理依靠工作人员的下载和上传，在这个过程中出现问题就影响了档案信息的真实性，所以工作人员必须充分利用信息技术，利用程序软件实现资源的自动化管理，确保档案信息的真实有效。其次，实现资源在线查询服务，信息技术的发展极大地方便了人们的生活，也改变了人们工作和生活的方式，人们更加依赖信息技术带来的便捷性和时效性。传统档案管理必须去档案馆室查阅文献，耗费时间，档案管理服务创新就是要利用信息技术开放档案查询端口，让人们随时随地使用档案资源。
3.3 提高档案管理人员素质
第一，每个劳动者都需要具备一定的职业道德，档案管理人员也不例外，爱岗敬业、一定的事业心和责任感是做好任何一份工作的前提。只有具备良好职业道德的档案管理人员才能积极投入工作，总结工作经验，发现工作中的问题并研究解决办法，推动档案管理的创新发展。第二，档案管理有一定专业性，管理人员必须具备专业知识和一定的信息技术，关注社会变迁和档案工作的发展，这样才能胜任新时代的档案管理工作，才能有创新管理的能力。另外，现代社会各界普遍对人才提出了创新要求，档案管理人员也要有一定创新意识和创新能力，破除陈旧观念和成规，用创新的方式解决工作中遇到的各种问题。
3.4 加强制度管理，确保档案安全
档案管理工作因为制度不完善，管理不规范，容易造成档案机密的泄露影响档案管理安全。所以，在进行档案信息化管理创新的同时必须高度重视档案资源的安全问题。相关部门要建立科学严密的管理制度，加强网络平台的安全建设，确保我国档案信息的安全。
4 结束语
在信息化时代，档案管理部门应该加强对档案的信息化管理，加强档案资源的信息化建设，建立完善的档案信息安全体系和档案数据库，提高档案信息化管理的安全性和规范性，提高档案信息化管理的质量，把创新成果变成实实在在的产业活动。
参考文献
[1] 白小薇.浅议信息时代下档案管理工作的创新[J].内蒙古科技与经济，2015，09：23+25.
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1 “大数据”时代有关档案信息安全问题概述
1.1 计算机网络安全不稳定问题
计算机是人们日常生活中都会使用的一样工具，起着帮助人们学习娱乐和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保证，而大数据时代，数据的传输、数据的储存、数据的查阅都离不开计算机，这样就给档案的信息安全带来了隐患，虽然现代计算机和网络不断的在进步，但依然存在很多安全问题，因为网络环境错综复杂，计算机的硬件虽然及时更新，但也抵挡不住网络上的人为攻击，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵获取档案资源和各种信息数据，给档案资料库带来严重的损失，导致档案资源被泄露，网络管理系统崩溃的现象。
1.2 信息存储安全问题
在改变传统档案储存的纸质结构后，我们使用最多的就是电脑磁盘，光盘，硬盘储存，虽然给信息的储存带来方便，提高了档案的便携性，但是和纸张对比说，电子产品的寿命并不是永久的，它有一定的磨损率，在耐用性上面也不是很乐观，对储存的环境要求也相当的高，在不适的环境中，有时候一杯水，或者一次磕碰都会带来不可挽回的数据损失，如今科技发展快，生产计算机的商家因为竞争关系，几乎每天都在有所变化，我们固有的档案资料储存框架格式在计算机新科技的不断更新中，可能会失效无法操作更改，数据库的升级跟不上计算机的脚步，导致很多档案的信息变成乱码、破损甚至丢失。
1.3 非法访问问题
从前的档案安全管理，因为是档案的实体性，只需要提防有不法分子偷偷进入档案馆窃取档案信息资料，或严格规定档案管理者提取档案必须进行登记和写清详细情况便可，现在的档案管理与网络对接，网络的范围之大，背后的每个网民都可以使用其资源，用计算机进行操作，非法访问数不胜数，网络上的不法分子通过网络对档案资料库进行攻击，从而窃取其中的档案信息，有些重要的档案信息也在其中不保，非法入侵的频繁得手，究其原因，主要是因为管理人员有些对计算机操作不熟练，电脑不安装杀毒软件，防火墙未开，管理系统的密码过于简单，权限用户的分配不合理，等诸多问题。导致不法分子可以轻松攻破电子档案数据库，随意对其中的档案资料进行更改、窃取、阅读，在防治非法访问的问题上，也采取了办法，但也都只是可以坚持一段时间，不能长远防治，防治在进步，黑客等不法分子的手段也在跟着变化，目前我国对彻底抑制网络攻击还没有研究出完全的办法。
1.4 风险的种类
1.4.1 自然环境风险。计算机机房不符合规范要求，存在环境风险因素。
1.4.2 硬件系统风险。网络、服务器、客户端、存储设备等损坏、故障、老化风险。
1.4.3 应用系统风险。应用系统架构、应用系统功能、应用系统性能等方面，不完备、设计存在缺陷。
2 提高“大数据”时代档案信息安全的手段
2.1 制定目标，减少风险
在“大数据”时代，明确我们要运用档案来做什么，只有明确了目标，才能高效地进行档案管理，妥善保留有用的档案信息，销毁没用的档案信息，从而有效地节省查找档案信息的时问。确定了目标，才能把人力资源和时问资源利用在有用的档案信息的查找和管理上，以提高服务质量。此外，还应该把档案信息安全分类管理，可以将档案信息管理安全分为档案数据采集安全、档案信息管理系统安全、档案数据提供利用安全，设立专门的档案部门，安排专门的档案人员负责各个档案部分的管理工作，每个环节都设立问责制，以提高档案信息安全管理的质量和效率；在“大数据”时代，由于数据内容过于庞大，造成了档案信息失真和不规律，一些错误的信息参杂进来使信息混乱，这对于档案信息数据分析人员来说无疑是一个很大的挑战，这就要求档案信息数据分析人员在检验和查询时要注意信息的真实有效性。因此，在收集档案大数据信息之后，档案管理人员应该积极进行分析和效验，成立不同的数据模型，将数据分类存放，删除不准确的档案信息，确保保管的档案信息真实有效。
2.2 掌控“大数据”进展，随大数据的发展而发展
运用“大数据”信息改变了各行各业的运营模式的同时，也提高了工作效率。“大数据”时代的信息具备数据量大、运作速度快、更新速度快的特点，当然还具备随机性和复杂性，一般以文字、音频、视频为载体进行储存和传播，但是很多文字、图片、音频、视频会出现格式不符的问题，这是一大挑战，信息的传递应该更具便捷性。随着人们对信息的处理工具要求更高，档案信息应该不断借鉴“大数据”中非结构化数据库的处理方法，应避免因为非内容性问题导致的档案信息流失的现象。
2.3 建立档案数据库，保证档案信息安全
保障档案信息安全的最重要内容是完善信息数据库的建设，用户通过网络信息平台进行交流和沟通，在“大数据”时代，信息数据库的信息内容直接关系到档案信息是否安全。由于档案信息具有数量繁多、种类繁多、构造复杂等特点，增加了建设档案信息数据库的难度，档案管理人员对于数据库的精准筛查是保障数据库准确性、稳定性和完整性的前提条件。此外，建立档案数据中心也是保障档案信息安全的必要手段，随着档案数据信息的累计，档案数据问题的不断涌现，以往的档案数据中心由于设备落后、空间狭小、监控缺乏，己不足以支撑档案数据信息的安全，因此，档案数据中心的建立应该以运用现代化技术为标准，以提供快速化、自动化、管理集中化的服务。
结束语
档案的信息安全工作，在大数据的时代下，显得十分重要，档案信息安全工作从不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，长久坚持阵地，在管理工作上制定上完善的管理机制，工作人员在档案的安全信息管理方面认真负责，只有这样才能提高整体数据库的管理，不能在出现安全问题时才想到挽回，确保档案信息安全的稳步向上发展路线，循序渐渐的完成，慢慢积累出安全问题的对策，长久的坚持才能做到更好。
参考文献
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企业档案客观地记录了本企业的历史情况，是最可靠、最为直接的信息，是企业各职能部门在经营、生产、管理等活动中直接形成的，而非编造和加工的，是第一手信息。从档案的本形态来看，它保留着最真实的历史痕迹，为后人提供了重要的依据。就说文书档案在按件装订、分类、编号、编目、装盒排架等基础工作中，每一份批示单、正本、附件、发文稿、有关人员修改的手稿等等都是构成元素的原貌，是最基础的，也是最重要的，同时也是后人的参照物。这些档案收集的工作是企业生产、经营、科研等活动中的真实记录，是企业信息产业的组成部分，相当于树的“根”，房屋的“地基”，在现代化企业管理的过程中起到至关重要的助推作用。正因为档案是根基、是参照物，这更要求管理者要有很强的管理意识和责任感。只有这样才能保证资料的原始性，以及复核的准确性和查证的正确性。严格按照《档案法》的相关规定执行，根据国家档案局的相关管理办法及其他有关档案管理工作的规定，结合企业实际进行归档工作。档案管理是现代化企业的管理基础工作的重要组成部分，是促进企业各项事业科学发展和维护企业及职工根本利益的一项十分重要的工作。
2.强化档案是企业资产的观念。
在现代化企业中，无论是文书档案、科技档案还是专门档案，都是全体成员从事生产、经营、管理等活动的劳动累积和智慧结晶，是企业发展历程中的真实凭据。日积月累的档案一旦丢失，后期就会动用许多人力、物力、财力去寻找或补救相关事宜。从经济观的角度来看，这些时间成本和经济成本都是非常重要的，所以档案是企业的财富、是非常重要的资产。只有认识到这点，我们才会更认真的去收集、整理、保护、利用这些资产，才会用心做好档案管理工作。
3.强化档案在现代企业建设中具有唯一性的观念。
企业档案真实地记录着企业从事生产经营管理、科技创新和企业文化建设的全部情况，映证了企业成长的历程。企业档案从企业的创建开始产生，通过真实的记录、收集（有缺陷的尽快修订），耐心的整理，精心的鉴别、安全的保存，才达到有效的利用。这些是独一无二的，唯一性的原始记录为今天的企业建设起到更好的凭证支撑和信息支撑作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盗、不防潮、不保密等，任其流失在市场中，那企业的损失是无法估测的，又何谈建设、发展？
4.强化档案具有实用效益的观念。
每份档案都是有价值的，只有精心整理好档案资源，才能更好地利用。只有认真的“收”、科学的“管”才能有效的“用”。曾经有人说档案是真金白银，我觉得很有道理，因为从中查找的某一个数据可以为企业节约很多资金，减少很多不必要的环节……因为它的存在，就避免再投资大量的时间和资金等，无形中高效的参与了企业新的建设，其实用性更体现其经济效益。
二、体制创新，才能适应现代企业的高速发展
只有对企业档案管理工作的机构、制度和机制更新才能适应现代企业的发展。
1.扩大企业档案工作内涵深化外延。
企业要发展，档案工作就的调整思路，加快步伐跟上节奏。档案资源的建设和整合工作需要开拓新思路。必须加快落实最新的国家档案局10号令，明确归档范围和期限，以及对照片、光盘等实物的归档……争取达到与时俱进，在实体整合的基础上向信息整合转变。整合不同的资源、资料、信息等等，采用现代化的管理手段，使档案能灵活的、高效的利用。
2.制定完善企业档案管理制度、创新机制。
企业要发展，就需要建立和完善适合本企业的档案管理制度。集中保管档案，明确管理职责。制定档案工作流程，使其操作规范和安全。有了相关的制度的规范和约束，才能健康而有序的发展。明确档案管理的职能部门和管理人员，制定企业文件材料归档的基本要求、归档范围、归档期限、归档时间等，并依据制度对其他部门进行指导和监督，以达到对档案目录汇集和使用调控。充分调动大家的工作积极性，这样有利于提高职工的档案责任意识和义务意识，确保档案的完整、准确和安全。促使办公有序化、以便于文件材料的形成、积累、管理、归档良性运行，才能给企业创造最大的经济效益。
篇10
档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。
在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]
2 传统档案管理中的不足
档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]
然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。
3 信息时代下档案管理工作的创新策略
3.1 管理方面
在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。
3.2 信息共享方面
信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。
3.3 工作人员方面
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档案是一种借助纸质形式和电子形式帮助人们记录文字、声像等信息的社会资源，它既保留了历史的变革与发展历程，又为人们利用信息提供了条件。随着信息时代的到来，现代信息技术逐步渗透到了档案管理工作之中，对此，我们应顺应时代的变化积极探索有效措施以促进档案管理工作的创新。
2.档案管理工作创新的必然性及意义体现
信息时代下，传统档案管理方式的缺点日益显现，总结起来有如下四点：第一，档案管理工作理念落后。传统的档案管理理念为“重视收藏，忽视实用”，是一种相对狭隘的理念思想，无法适应信息时代“信息量大，实用性强”的档案管理要求。第二，档案管理方式落伍。传统的档案管理工作是通过手工编辑及检索实施的，无法及时并完整地对档案资料进行归档。在信息时代下，这种传统的工作方法已经无所适从[1]。第三，工作队伍整体素养较低。信息时代下的档案管理工作要求相关工作人员掌握更多的档案管理知识，并掌握相关计算机使用技能。第四，档案资料的保密措施有待改善。传统的档案资料基本是以纸质形式保存的，而信息时代下则增加了电子信息的形式，所以传统的保存及保密措施已难以适应当前的档案管理工作。这些缺点的出现在客观上要求档案管理工作顺应时展，及时进行创新与改革。
现代信息技术的应用促进了电子信息的出现，尤其是电子档案的自动化收录与管理实现了对于传统档案管理方式的突破，有效提高了档案管理工作人员的工作效率及档案使用人员的利用效率。另外，信息时代下档案管理工人员不断更新管理方式及服务方式，在客观上实现了信息的时效性、服务的效率性、档案使用的有效性。
3.信息时代档案管理工作的创新
3.1促进档案管理工作理念的转变
传统的档案管理工作重视档案的收藏意义，却忽视了档案的实际使用意义，这样的管理理念无法实现信息时代下档案资源的功能价值，对此，我们必须努力革新档案管理的工作理念，既重视其收藏价值，更注重其实用价值。具体来说可从如下两个方面着手：第一，促进档案管理工作人员形成现代创新意识。思想意识的创新是档案管理工作创新的首要前提，是创新效果实现的必然要求，另外信息时代的到来促进了档案管理工作网络化及社会化的转变。所以工作人员必须顺应时代要求，及时摒除传统的重藏轻用思想，敢于探索、敢于尝试，努力实现档案资料的电子信息化，为日后的便捷管理及使用提供基础。第二，促使档案管理工作人员形成档案使用的效率意识。首先，档案管理工作人员要明确档案整理的根本目的在于对档案的使用。其次，工作人员要正视档案管理，要以良好的心态、严谨的态度对待工作。最后，档案管理工作人员要明确并重视档案的实用价值，在工作中努力提高自己的效率意识[2]。
3.2促进档案管理服务方式的创新
档案管理工作创新的基本承载体是服务方式的创新。对服务方式进行创新的途径有如下三种：第一，要努力加强对电子档案资料的自动化管理。信息时代下档案管理工作的一个关键性问题就是电子档案资料的自动化上传与整理，这种电子档案资料通过简单的下载便可实现科学及有效的使用。对此，必须努力加强对于电子档案资料的自动化管理，以实现档案管理人员及档案使用人员能够在第一时间上传、接收、收集并整理电子档案信息[3]。第二，积极构建网络服务平台。传统的档案利用方式需要由专人到档案部门进行搜索和查询，耗时较长，且工作效率相对较低，难以适应信息时代对于信息实效性及有效性的要求。对此，我们应有效利用计算机及网络技术，努力构建具有开放性、广泛性的网络服务平台。第三，促进档案部门之间的“十字联合”，有效实现资源共享。所谓“十字联合”是纵向联合与横向联合的结合体。随着社会的不断发展，人类所积累的信息量与日俱增，对于这些丰富的资源，单靠某个或某几个档案部门是无法实现对于所有信息的收集与管理的，这就要求档案部门打破传统的“各自执政”局面，积极开展横向和纵向联合，以有效实现资源的共享。
3.3有效加强档案资料的保密工作
现代信息技术就像一把双刃剑，一方面给档案管理工作带来便利及机遇，另一方面给档案资料的保密工作带来隐患。在使用计算机的过程中，随时都会出现设备故障、病毒感染、操作失误、存储丢失、人为破坏等问题，不利于档案信息的保存与保密。对此，必须采取有效措施以加强档案资料的保密工作，第一，档案管理部门应启用安全性能高的软件系统以保障系统安全。第二，禁止在档案管理及使用过程中与外网链接，以避免黑客入侵。第三，对计算机进行周期性的全面检测、及时杀毒。第四，对于重要档案资料及绝密档案，应采用专业保管设备及措施。第五，对档案室的进入权利进行设置，避免人为破坏状况的出现。
4.结语
档案管理工作在日常生活中发挥着重要作用，我们必须顺应信息时代的发展要求，积极探索更多有效措施促进档案管理工作创新。
参考文献：
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信息化时代的档案管理是一个对管理的机构以及人员要求较高的工作，但是从目前的状况来看，档案管理工作的人员并没有“与时俱进”，他们依旧停留在档案的收集、分发查询阶段，并没有深刻的了解信息化时代下档案管理的精髓，而且他们对现代化的档案管理的基本知识和操作技能比较缺乏。其次在档案管理的基础方面，一些单位做得也不好，他们没有认真的进行档案的归档、编目，甚至对于一些中小型企业来讲，由于他们对于档案管理工作的不重视，他们甚至无法进行档案的检索。还有一些企业根本就是将档案管理工作当作是公司可有可无的一部分，他们经常选择性的“遗忘”档案管理工作，或者是雇佣一些兼职人员去解决这些工作，敷衍了事。他们的这些做法已经表明了他们对档案管理工作的不重视，他们认为只要做好档案文件的归档、保管、无泄漏即可。但是他们却不知道在信息时代的档案管理工作非常重要，员工往往可以通过网络获取档案中的一些知识从而达到丰富自己学识、提高自己的能力的目的，而档案管理部门的领导却没有认识到这一点，这使得他们投入到档案管理工作的资源少，而档案管理的一些必备设备也处于紧缺状态。
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（三）高校档案管理服务模式多样化。信息时代高校档案管理服务模式有信息化、智能化的特点，同时也易于实现，使得档案管理范围不断拓展，管理工作更加方便。
二、信息时代高校档案管理服务模式创新的必要性
（一）信息时代对高校进行档案管理的客观需要。随着学生信息的不断增大，数据信息量逐渐加大，如果根据传统的档案管理模式，采用纸张对学生的信息进行记录，查询学生的档案信息会更加困难，加大了相关工作人员的工作量，而且工作效率不高。而信息时代的到来，为高校的档案管理模式带来了新的机遇。
（二）高校档案管理服务手段的需求。传统高校档案管理以手工查询为主，这与信息化时代的需求是相悖的，而利用计算机对电子档案进行检索，是提高工作效率的手段，同时也是时展的需求。为了利用计算机进行高校档案管理，必须对管理服务模式进行创新。
（三）高校档案管理服务方式的需求。传统的高校档案管理服务的特点是单一的、被动的，在这种方式下，工作效率与信息化时代利用计算机进行管理的效率是有很大差距的，传统的档案管理模式不能满足信息化时代的服务需求，因此需要对高校档案管理服务模式进行创新，使其能够跟上时代的步伐，满足档案管理的要求。
三、信息时代高校档案管理服务模式创新的具体措施
（一）提高相关工作人员的素质。提高高校档案管理工作人员的素质是对工作人员的首要要求，工作人员只有具备较高、较全面的素质，才能更好的进行工作创新，才能更好的适应信息化时代的需求。受传统档案管理模式的影响，对档案管理人员的计算机水平不够重视，工作人员不能很好的对计算机进行操作，从而不能顺利的熟悉利用计算机进行档案管理的工作步骤。
（二）健全相关的工作规范。网络已经成为信息时代信息交换最快速的途径了，在网络中，人们迫切地寻找着适合管理自己的数字化档案信息。传统的纸质为基础的档案管理已经不适合管理数字化档案了，所以必须健全相关的工作规范。第一步就是把纸质档案进行数字化建设。即将所有档案以数字方式存储到存储器中。对一些珍贵的、重要的或者说是利用频率高的、容易受损的档案优先进行数字化的加工。第二步就是搭建网络平台。信息化能够进行的基本条件就是建立档案室的内部局域网同时将其接入到互联网或者外部网。第三步就是指定规范、政策或者标准以适应网络特点。最后一步就是要坚持一体化原则和双归档原则。一体化就是文档一体化原则；双归档就是电子和纸质档案档原则。
（三）创新满足社会需求的服务手段。第一步档案资源建设要着重加强以服务民生。作为档案事业可持续发展的基础，全面加强档案资源建设是高效档案服务管理部门的首要任务可采取多项措施，如主动记录，征集档案等，加大馆藏档案的增长幅度，不断完善馆藏结构。第二步是开展网上服务如建立档案室网页。以网站为基础的高校档案管理服务可以进一步加快建设档案信息资源数据库建设的步伐。第三步是数据管理中心的建设。数据管理中心集中管理各单位的电子文件用以实现信息的资源共享。最后，在线服务的建立。在网上进行快速通信和信息交流，提供咨询服务和查询服务是高校档案管理服务能够提供的服务方式。
