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当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。
但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。
具体情况有如下几点。
1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强
人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低
人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。
1.3 人事档案管理的方式落后
人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4 人事档案管理人员的素质不高
数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2 人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1 日常业务管理
实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2 数字化档案采集
数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3 数字化档案网上查阅
数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1 应用软件应统一
应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2 应使用先进技术构建数字化系统
建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3 数字化信息系统建设的计划与完善
要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调
外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3 结语
综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。
参考文献
[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.
[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.
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一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用
对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是医院人才队伍现状的重要体现，是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连，因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用。在医院的档案管理工作中，人事档案是重要的组成部分，是医院职工晋升及考核的重要依据。工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案。
二、医院人事档案管理存在的问题
1.工作量大。
医院科室多员工多，信息量大，档案管理专职工作人员却很少，甚至往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅依靠一两名兼职人员的管理，很难达到录入的及时性、完整性和准确性。
2.难以及时更新。
由于工作量大，专职管理人员匮乏，就会出现员工信息更新滞后。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应当亲医院管理的需要。
3.管理系统信息化滞后。
目前各大医院使用的人力资源管理系统，可能有部分档案功能，但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变。系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。总之，信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。
三、建设员工参与的档案自助管理平台
医院人事档案管理改革新方向——建设员工参与的档案自助管理平台。
1.建设员工参与的档案自助管理平台。
笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台，就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作，交还给员工本人。在医院人事档案信息化自助平台上，首先单位给每个职工一人一个账号，让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。
2.把简单的档案卡片完善为电子档案库。
通过这样一个档案自助管理平台，可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不再是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。
3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中。
建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大降低了人事部门专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时改进与提升。
4.个人档案的隐私性与安全性得到保障。
每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息，经人事科审核后才能正式入库。使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息，且修改或增减都必须经过人事科审核，这就保障了信息的保密性和可信度。
5.加强监管力度。
通过构建完善的档案信息自助平台的过程，人事部门对各项信息进行了审核、、整理、归纳、综合、分析与运用。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升。
四、结语
建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性，它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式。这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心，发挥其个人对于自身了解的优势，又可以显著减轻档案工作者的工作量，对促进医院的发展有着重要的积极的推动作用，应该引起广大医院管理者的重视。
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数字时代档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式，以归档环节为例，在结合信息数字化处理模式进行档案分类、资料归档时，可按不同类型将规划业务档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据国家及省市相关部门对档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关数据录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，通过运用这种数字化档案处理模式，单位档案系统内每新增一个卷宗，卷内文件目录便可自动生成，档案管理人员只需挂接对应原文，系统便能自动检测原文是否漏挂。由此，不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，有益于单位档案管理工作质量的整体提高。但要注意的是，档案数字化建设必须根据单位业务档案卷宗相对固定、对象不同等特点，综合考虑是否应用卷宗整理“自动化模式”。
二、推动单位人事档案数字化建设的可行路径
人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，这就要求在建档初期，不仅要强化档案信息录入，在原有基础上认真清查、核对信息，及时剔除无效、虚假信息，清除虚假材料，同时还要扩展存档范围，将个人可公开信息分类储存，建立与需求对口的人才数据库，为社会企业及相关单位提供最全面、准确的信息凭据。而实践中，如何有效推动并实施档案数字化建设，笔者总结工作经验，提出了以下几点思路：（1）强化档案数字化管理意识，夯实管理人员专业基础。这就要求人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握当下信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于数字化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。（2）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率。人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体的行政服务效能。（3）以实际需求为导向，加大数字化设施投入。人事档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位要结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。
三、结语
普及信息数字化管理是社会各企业及单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。在这一发展形势下，人事档案管理应进一步加强信息数字化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应市场大规模的人才需求，助力社会经济蓬勃发展。但要注意的是，信息技术虽为工作带来了快捷与高效，但同时也存在档案信息外泄、个人隐私被公开等潜在风险。因此，在数字化建设工作开展过程中，各单位及档案管理人员应增强安全管理意识，强化对数字信息技术安全的定位，及时发现并解决网络系统共享、信息资源公开等程序上的缺漏，以保障人事档案规范化、制度化等管理目标的实现。
参考文献
[1]韩春红.基于干部人事档案数字化有关问题的探究[J].济南职业学院学报，2015，（1）：119-121.
[2]肖欣玲.人事档案信息数字化保存问题研究[J].科技展望，2015，（14）：125.
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（二）缺乏现代化的档案工作者
一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。
二、数字化管理高校人事档案的对策
（一）更新观念
实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。
（二）修订《干部人事档案管理条例》
《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。
（三）建立数据库
高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。
（四）强化系统的管理与维护
第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。
档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。
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（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。
二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用
（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。
三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理
制定基于高校数字化校园的人事档案管理系统的相关维护管理制度，以确保系统安全、高效运行。（一）维护计算机及网络等硬件设备，保证系统正常运行。定期检查维护计算机及网络硬件设备，及时发现、维修处理硬件设备问题。做好设备故障处理预案并有效落实。（二）维护系统数据信息。对基于高校数字化校园的人事档案管理系统的运行状况进行严格的管理监控。按不同的人员管理类别，合理设置不同的应用权限。及时更新数据信息，及时审核教职工上传的新的档案信息材料，严格把关，确保档案材料信息真实可靠、充实全面、实时更新。（三）维护系统安全。加强防火墙保护屏障。定期、不定期升级杀毒软件、查杀计算机病毒、木马等。根据人员类别的变动情况，及时变更系统中的类别管理，确保按人员类别进行使用权限的实时更新。
【参考文献】
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1、 医院人事档案管理简介
1.1 传统医院人事档案管理概况
作为医院行政管理中的重要环节，人事档案的管理在整合人力资源、促进医院整体发展等方面发挥了巨大的作用。对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。据不完全统计，当前国内仍有很大一部分的医院使用传统的方法进行人事档案管理，对历史性的记录比较注重，注重对静态性纸质资料的描述，但带来的直接问题是工作过程繁琐、工作量大、效率低下。随着时代的不断发展，传统的人事档案管理模式，已经无法满足时展对医院行政管理提出的要求，在很大程度上阻碍了医院的发展。
1.2 数字化人事档案管理建设的意义
现代化的发展使医院的管理越来越科学化和规范化，医院人事档案的信息化管理已经成为医院现代化管理的重要内容之一。目前，各大医院的规模在不断扩大，人员组成也更加复杂，既包括专业的医务人员，也包括管理、财务、后勤等行政人员，这就给人事档案的管理带来了更大的挑战。因此应该把建立医院人事档案管理系统的数字化服务作为医院人事管理工作的发展目标，从而弥补传统医院人事档案管理的不足，而且还可以使医院管理更加全面、快捷。对医院的人事调整以及未来发展都有重大的意义。
2、 传统人事管理中出现的不足
2.1 档案管理没有引起重视，管理意识薄弱
很长时间以来，档案管理工作因不能产生直接的经济收益，给档案管理人员造成了该项工作可有可无的错误观念，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后的。对档案管理的不重视直接导致医院人事档案管理者对档案管理的重要性认识不足，再加上没有受过专业知识和专业技能的培训，造成大部分相关人员管理意识淡薄，知识更新不够，业务素质不高。
2.2 管理制度不完善，管理人员素质较低
目前我国医院人事管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的人事档案管理制度。由于医院的工作重心往往放在服务社会、治病救人上，领导对人事管理工作没有提起足够的重视，导致现行的管理制度老旧、不完善，无法应对一定的人动带来的影响。除了制度不完善，管理员素质低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。档案管理人员素质整体偏低，不具有严格的经过专业训练的业务素质，思想落后，不能够与时俱进，使档案管理工作的效率和质量受到了严重的影响。
2.3 档案资料单一，正确率不高
由于大多数医院的人事管理档案管理工作是由医院内部的专门人员来担任的，档案内容相对来说过于单一，仅仅局限于人员的姓名、年龄、学历、工作部门等基本方面。对于员工的其他相关工作经验、重大奖罚等信息缺少记录，在进行人事调动以及岗位调换时，无法得到足够的相关人员的参考资料。很难对人才的综合素质做出中肯的评价。很多的人事档案大多由人工操作，不仅费时费力，而且最终档案的准确性也无法得到保证。如年度考核、晋升工资、学习进修等需要不断更新或增加，就会出现许多材料需要一起归档的现象，这样难免会有错误的归档，此时就要重新整理上千卷的档案，在此过程中又难免会对档案造成损坏、丢失，从而导致影响档案资料的安全性。
3 、数字化人事档案管理建设的好处
3.1 档案信息整合，实现了信息共享
传统的人事档案管理会因为要求的不同进行记录，这是纸质档案管理的缺点，这使得信息的共享和传递受到限制。数字化人事档案可以充分利用自己的技术优势自动对人事档案的各类电子信息进行归类和总结，同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对人事档案的分类效率和管理水平。数字化操作可以对医院人员的人事调动进行记录，并可以建立明确的医院人事管理工作流程，将医院人事管理与医院其他部门工作结合起来，提高医院管理工作的效率，加强医院信息资源的整合。另外数字化管理系统也为医院的行政管理提供了一种高效的共享机制，促进了医院各部门之间的有机结合，增强了医院的整体凝聚力，提升了医院的工作效率。
3.2 人事档案管理效率提高
将数字化管理模式引入到医院人事档案管理中，使得档案管理的工作效率有了明显的改善，与传统的信息管理手段相比，计算机的运算速度快、信息存储量大、计算精度高，通过快速查找、编辑等操作，可以及时提供出准确、时效的人事资料及相关数据。必要时还可以从系统中下载有关信息以便在他处使用，从而避免了人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素的影响，最大限度地保证了数据信息的完整性和正确性。除此之外，电子信息化的人事档案管理系统还提供多种字段结合的检索方法，相比于手工检索方法，电子档案精确检索、效率更高，无需再到档案室翻阅原件，大大节省人力、物力、降低了成本，促进了医院的高效发展。
3.3 档案信息的保存以及安全性得到有效保障
医院人事档案管理系统的数字化实现，也是提高医院人事档案管理安全的客观要求。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存，因而一些时间比较久远的人事档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的问题，不利于医院的长久化发展。信息化管理人事档案材料，使得因重复使用纸质档案堆原始资料产生的不可逆性损坏能够很好地避免了，能够完整准确地保存各类原始数据和资料，使人事档案的使用期更长久。同时数字化系统的建设还可以为用户提供专属的账号和密码，并为相关管理人员提供访问权限设置，保证了医院管理系统的安全性。
4、 结语
随着科学技术的飞速发展，社会经济和发展离不开数字化、信息化手段。医院人事档案管理的信息化建设是时展的趋势，利用数字网络技术不仅可以解决传统管理上的诸多问题，还可以提高管理的整体效率以证档案信息的保存期限。因此医院的数字信息化人事档案管理建设需要得到足够重视，跟紧信息时展的步伐。
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2.1引入数字化技术，提升档案管理标准性
当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时展综合需要。
2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统
人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。
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现如今，随着我国科技事业的快速发展与信息化水平的不断提高，信息化技术在国内各个领域都得到了普遍的应用，医疗领域也不例外，数字信息化技术常常被应用在医院的档案及人事管理方面，使医院的人事档案管理变的更加便捷，大大提高了医院档案管理效率，减少了医院在此方面的时间消耗，为我国医疗领域的发展提供了便利条件[1]。本文就医院在对人事档案管理的时候对数字化信息的应用进行详细的分析与探讨，指出当下所存在的问题，并提出一些建议，希望能够为我国医疗领域的发展做出一些贡献。
1现阶段医院人事档案管理的情况
1.1人工操作效率低下。医院内的人事档案内会记录医院内所有工作人员的个人情况，如学历、工作情况、擅长领域、当下职位、个人性格、家庭住址、年龄姓名以及在职期间的各种奖励与处罚等信息，是医院了解院内职工的重要途径[2]。以往在对这些人事档案进行管理的过程中，往往都会采用传统的人工管理方式，医院内所有员工的资料都需要进行手工抄写、记录。这种方式不仅工作效率低，且还存在很大的差错风险，长时间的抄写很容易出现抄写错误的现象，一旦抄写错误，在想进行修改也非常困难，耗时又费力，并且在后期进行查找时还不方便，很难快速的找到医院工作人员的个人档案，需要长时间的翻查，极其符合医院的规范化管理。而数字化信息人事档案管理方式的出现，则有效避免了以上情况的出现，使人事档案的管理变的更加高效，更加规范，为今后的医院发展打下了良好的基础[3-4]。
1.2人事档案管理资料的利用率较低。大多数医院都不重视院内职员的人事档案管理工作，虽然对其进行了严格的保管，但却没有将其充分的利用，另外，纸质的人事档案不仅耗时耗力，还会占用大量的医院空间，使医院在此方面的资金投入量大幅提高。
1.3档案管理信息化水平不高[5]。就目前来看，我国很多医院在对其自身人事档案资料进行管理的过程中，都没有相对完善的基础设施与系统，尤其是院内的临床科室，其基础设施更加落后，信息基础也极不稳定，难以跟随现代化的发展步伐，由此可见，手工人事档案管理方式是限制医院向现代化发展的主要绊脚石。
2数字化信息在医院人事档案管理发展中的应用
2.1提高医院数字化人事档案管理意识。医院应当加强对人事档案管理工作的重视，保持全体员工的思想统一，提升相关管理人员对人事档案管理工作的管理水平与数字化管理意识，打造一个完善的人事档案管理体系，号召全院所有工作人员积极配合档案管理工作，最大程度的发挥数字化信息在医院人事档案管理中的作用[6-7]。
2.2利用数字化信息技术实现人事档案管理。医院再进行人事档案管理的时候，需要加强对数据化信息档案形式的重视程度，使其发挥出最大的作用，从而实现对医院人事档案的规范化管理[8]。
2.3创新医院服务模式。对于医院人事档案的管理工作来说，对档案资料进行充分的利用是其主要目的。医院在对自身人事档案进行管理的时候，需要不断完善档案资料的数据信息，对一些非保密档案实施透明化、公开化、共享化管理[9]。
2.4加强队伍建设，提高业务水平。要想使医院的人事档案得到更加规范的管理，就必须要选择高技术水平的管理人员来对其进行管理，此外，还需要对这些管理人员进行定期的培训与教育，提高他们的责任心，确保其能够掌握最先进、最科学的电脑操控技术，提高医院人事档案的管理质量。
3数字化信息给医院人事档案管理带来的优越性
3.1提高了工作效率。信息化档案能够有效提高录入效率，便于后期的查找与更新，有效防止了传统管理方式的出错现象，大幅提高了医院人事档案管理人员的工作效率。
3.2信息储存更全面。数字化信息档案记录方式不需要占用大量的空间，只需一台计算机设备即可，且储存空间很大，可以储存各个方面的信息。
3.3促进医院考核的公平公正性。纸质档案在查阅的过程中会耗费大量的时间与精力，因此，在医院进行考核查阅工作人员的个人资料时，往往都会一带而过，不会在审阅上投入大量时间，因此很难确保考核的公正性，而信息化档案则能够有效避免这一现象的出现，考核人员可以快速找到被考核者的档案资料，减少了在查找资料时的时间浪费，有充足的时间去查看被考核者的档案资料，从而间接的提升了考核的公正性[10-11]。
3.4信息提取更加快速。以往纸质的人事档案资料在查找的时候非常困难，需要耗费大量的时间才能找到需要的档案，且还存在一定的丢失风险。而数字化信息档案在查找的时候则不需要耗费很多的时间，只需要点击查找就能够显示出需要的档案资料。
4医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
4.1提高档案管理工作人员的安全防范意识。虽然数字化人事档案管理能够使医院更快速、更高效的对人事档案进行管理，不过却存在着一定的安全隐患。现如今，随着国内计算机领域的快速发展，不发黑客与病毒也变的越来越猖獗，给档案的管理带来很大的安全隐患，因此，档案管理人员需要加强安全意识，不断提升自身的计算机技术水平，防止黑客与病毒的侵袭[12]。
4.2建立有效的管理制度。要想使数字化信息档案管理变得更加安全，更加规范，相关部门一定要在严格遵循相关制度，从而保障网络的安全与稳定。可实行数字档案管理的岗位责任制，包干到人，责任明确；并建立完善的用户权限管理体系。
4.3使用安全性技术手段。首先，需要确保基础硬件设施建设的合理性，避免因硬件建设不合理而导致计算机设备出现故障；其次，需要引用现代化先进的加密技术对保密档案进行加密处理，并对加密技术进行不断地维护与升级，确保数字化档案信息的安全性，防止黑客及病毒的非法入侵。
5结论
总而言之，医院要想取得快速的发展，就必须要利用好数字化信息档案管理方式，让其发挥出最大的作用，推动医院向现代化的方向发展，使我国人事档案管理更加高效更加合理。
参考文献
[1]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,2017,(16):71.
[2]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,2017,14(19):70-71.
[3]张清云.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].人力资源管理,2017,(04):276-277.
[4]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,19(07):689-690.
[5]马宏凌.人事档案信息在医院人才管理中的应用[J].兰台世界,2011:89.
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[7]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,(07):91-92.
[8]黄莉.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应用分析[J].现代经济信息,2015,(09):160.
[9]王艳丽.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济管理:全文版:00166-00166.
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（一）加大科学规划投入力度
各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。
（二）加大数据库建设力度
首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。
（三）加大人才培养力度
人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。
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该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表），人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。
1 数字化人事档案管理系统功能描述
数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表1所示。
整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图1）。
本文档描述后台数据库设计和前台Web 部分的功能规范。
通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。
通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。
数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发访问能力，采用SQL Server 2005 企业版来实现。
2 数字化人事档案管理系统功能设计流程
2.1 数据库设计
数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等15个模块。
2.2 登录
客户端输入系统域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2所示。登录时，需要输入用户名及密码，选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。
3 数字化人事档案管理系统功能定义
3.1 后台管理
3.1.1 添加数据
单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明：
输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。
3.1.2 修改数据
单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明：
选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。
3.1.3 浏览数据
单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。
3.2 前台管理
3.2.1 修改普通用户密码
单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下：
输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。
3.2.2 浏览数据
单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明：
分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。
本系统于2011年12月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比EXL文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。
今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。
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随着我国科学技术的不断进步，信息技术的发展更是突飞猛进，信息技术已经应用到各领域中，信息化水平的运用还在不断深化和拓展。人事档案管理只有尽快进入信息化时代，在管理体制、管理理念、管理方法、管理技术等方面要做出相应变革才能适应社会进步和经济快速发展的新时代的要求。
1 信息时代背景下人事档案管理的新要求
1.1 档案信息数字化
信息时代的一个重要标志就是计算机技术的发展以及被广泛的应用到各领域中，社会进步后就需要有新的档案管理模式，可以对人事档案进行更科学的、更完善的管理。为了满足信息时代人事档案管理的新需求，首先要对原有的档案资料进行全面的数字化转型，即借助电子手段将纸质人事档案转变为数字式的人事档案，以数据库的形式进行存储。
1.2 档案信息传输网络化
由于人事档案中含有大量的个人隐私信息，所以人事档案管理的一条重要原则就是保密原则，在人事档案管理制度中保密制度被定为基本制度，可见人事档案对保密性的要求是极高的。但是原始的人事档案都是以纸质的形式进行记录、保存，因此在移交过程中要经过多人传递存在安全隐患，而且若在移交过程中出现泄密行为，很难确定具体责任人。人事档案管理信息化后，加密后通过网络就可以完成移交工作，大大减小了泄密的风险。
1.3 档案制订标准化
在当今的信息时代下，信息资源共享是其中的主要内容，但是要达到信息共享有一个必要的前提就是信息标准化，也就是说所有信息资源在记录、传递时使用统一的标准。人事档案的传统管理中缺乏规范性，导致社会人才信息整合困难。信息时代背景下需要将信息进行整合，采取的手段就是制定统一的档案标准，借助人事档案管理系统软件对人事档案进行管理标准化的管理，实现信息共享。
2 信息时代背景下人事档案管理的发展趋势
2.1 人事档案的信息数字化管理
由于计算机技术在档案管理领域的应用，信息时代的人事档案管理必然会向档案信息数字化的方向发展。人事档案向的数字化管理方向发展的前提是建设出完善科学的管理系统软件，因此在确定人事档案信息数字化系统的基本框架之后，要谨慎选则安全系数高且相对完善的人事档案应用软件。人事档案信息按照规定将信息录入，要确保信息录入正确、完整，注重后期制作的质量控制，并充分考虑满足应用软件的实时升级需要。
2.2 人事档案网络化管理
在信息时代互联网技术得到大力发展，将互联网技术引入档案管理体系中将使人事档案的管理变得更安全，更便捷。人事档案管理的基本制度—— 保密制度在网络化的管理中仍然要被高度重视，只有具有档案保管权力的相关部门才能获得调阅权限，还要保证信息在异地共享的过程中的安全。人事档案管理的网络化要依靠现代化的管理手段实现，因此对管理者素养的要求就要提高，要求管理者必须掌握扎实的档案管理基础知识，同时具备熟练的软件操作能力。
3 完善人事档案信息管理体制的策略
在信息时代的背景下档案管理必然向数字化与网络化发展，为了避免人事档案在管理上出现问题，就必须从多方面加强控制，相关部门的人员组成以及相关规章制度都要进行优化。对人事档案管理进行全过程监督，制定科学的绩效考评机制。
3.1 实施专人负责制
在信息时代的背景下人事档案管理工作要求档案管理人员掌握更多专业技能，例如掌握必要的信息化管理知识，具有档案保护等具体操作能力。一名档案工作人员身兼数职不利于档案管理，因此对档案的录入、检阅、存放、流通等各流程要安排专业能力过硬的档案管理人员专职负责，将职责划分清晰，无论哪一环节出现问题都能确定责任人。
3.2 提高档案管理人员素质
当前我国有许多的人事档案管理部门将退休员工返聘使其继续工作，这种行为导致档案管理部门人员结构单一，不能及时注入新鲜血液，一味以老方法开展工作影响现代化建设进度。要优化人员组成，有计划的引进人事档案管理的专业人才，对原有档案管理人员定期进行职业培训，全面提高工作能力。
3.3 完善内部管理模式
科学、完善的管理制度可以对人事档案管理部门日常工作进行监督，提高档案管理人员的工作水平以及效率，完善的管理体系也是提高档案信息管理效率的前提。根据管理制度制订适合本单位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根据具体情况制订详细的工作流程，依照流程进行档案信息化管理。
3.4 制定内部考核机制
要有公平的评价机制和考核机制才能确定档案管理人员在工作中的表现，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改进的，因此，要根据人事档案管理的特点制定一套奖惩制度。对工作认真，有突出贡献的工作人员在精神以及物质上进行双重奖励，给予“优秀工作者”的称号以及一定数额的奖金；对工作能力差，态度不认真，工作出现失误的工作人员进行罚奖金、批评，造成严重后果者给予处分或追究法律责任。
3.5 经费实行全面管理
在档案管理信息化的同时也要注重财务方面的问题，人事档案信息管理计划必须是全面的，将管理过程中出现的一切费用都纳入预算管理。以收支平衡为原则编制预算表，按照上级部门的拨款安排支出。
4 结语
人事档案管理在信息时代必将发生巨大变化，为了能适应需求现存的人事档案管理模式要及早开始改革。借鉴其他档案的信息化管理经验建设符合人事档案管理特点的管理体系。目前科学技术发展迅速，所以要关注科技科学技术的发展及时掌握最新的科技知识，将更多的科技融入到档案管理中不断提高档案管理的信息化水平。以科学发展观为指导，将人事档案管理向着更深层次的数字化、标准化、集成化的方向发展。
参考文献
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1.医院人事档案数字信息化的基本内涵
1.1人事档案数字信息化的基本定义
所谓人事档案数字信息化，从本质上来讲，即以当前计算机科学技术为基础与轴心，秉持数据库技术发展趋向，并在信息网络技术不断增强的综合大背景下，通过系统的多元、深层整合而逐渐发展成熟的一种新兴的能够较好满足今后需要的档案管理模式。在实际运行中，基于人事档案管理需要，通过将相关数字信息内容进行有效整合，能把各种多题材、多形式的档案内容，以一种更为先进、更加高效的数字信息化的形式，不断记录下来，并予以保存，然后，用数据库所具有的庞大功能体系，对这些数字化档案内容，进行集中化、规范化、系统化管理，此外，在得到相关授权的基本情况下，利用内置的网络接口，在网络平台上，能够对所需内容，进行实时、准确、细致化查阅，还能根据实际需要进行调用，因而具有较高的资源共享水平，较强大的人事档案管理效率。
1.2医院人事档案管理数字信息化的基本内涵
（1）在医院所开展的各项人事组织工作中，人事档案的组织与管理为基础内容，同时还是其开展工作的前提条件，无论是在预测、人事决策方面，还是在各项管理活动中，均发挥着举足轻重的作用，在人事档案管理工作中运用数字信息化技术，能显著提升整个人事档案工作的运作效率与管理水平，还能将人事档案信息资源所具有的内外作用、价值、效能，以一种最为直接、最有效的方式展现出来。（2）医院人事档案管理过程中，通过数字信息化管理方式、方法、模式的系统化运用，能够充分发挥医院当前各方面优势，依托自身软、硬件资源，将有关人事管理的各方面内容，高效化、深层次、准确的完成，比如数据资源录入、数据储存、信息查询及档案调用等，而通过将档案信资源进行规范化归类与整合，所构建完善的、先进的、实用的人事管理系统，能够实现人事档案管理整体工作量的大幅降低，实现从繁到简的跨越。此外，还能及时录入各类新生成的人事信息，因此，通过数字信息化的运用，能大幅提升人事管理工作时效性。（3）呈信息数字化状态的医院人事档案资源，不仅便于查阅与调取，而且还方便保存与运输，对于既往纸质档案信息资源所存在的诸如调用投递不便、遗失、磨损等问题，能够较好的将之避免与消除。此外，通过数字信息化管理，能通过多种方式维持档案资料内容的完整性与保密性，如授权访问、系统加密等。所以，在医院人事档案管理中运用数字信息化技术，能大幅提升前者使用的安全性、完整性与便捷性。（4）无纸化办公是当前企事业单位积极推崇的一种办公管理模式，而将数字信息化技术应用于医院人事档案管理中，能大幅减少纸张使用量，诸如云储存等工具，能够实现各类资源的可重复利用，因而，在人事档案管理过程中，能使其各项管理成本得到大幅降低。
2.医院人事档案数据信息化管理中的突出问题及原因
2.1缺乏长远发展规划
针对发展规划来讲，实际就是为了能够达成人事档案数据信息化管理目标，而制定的中长期任务目标。对于医院人事档案工作而言，如若其未能制定科学、长远的发展规划，或在实际运营中与之相背离，那么医院在此领域实际管理建设当中，便无法从真正意义上做到从实际出来，也就难以切实有效、高效性调动医院各方面资源（如人财物、政策等），除此之外，如若为制定合理的发展规划，那么随之向对应的信息化管理意识、制度等内容，也就无法真正意义上做到与时俱进，长此以往，现实需求越发难以得到满足。当前，在全部开展人事档案数据信息化建设的医院当中，指定有全面信息化规划的占比为41.23%，制定有发展规划但不全面占比为34.56%，从整体层面来讲，其在规划占比方面还是相对较高的。但通过现实调查发现，那些制定有相对较全面规划医院，以大型化、高水平的综合性医院居多，这些医院具有许多先天优势，比如软硬件水平，再比如资金投入，可谓优势显著，此外，这些医院无论是在数据信息化技术上，还是在医院现有管理与医护工作之间的相关衔接与整合方面，均已经形成规范、体系，已发展成熟；另外，需指出的是，这些医院在信息化建设基础方面，均已经较早完成，现今，已经有着比较快的、高效化的发展速度与规模。而针对那些与之相反，在发展规划虽然已经制定，但是却未能收到较小效果的医院来讲，多为信息化建设整体水平偏低，甚至处于停滞状态，而且还有着较低的人事档案资料管理工作效率的医院。对于这些医院而言，他们非常需要借助于数据信息化技术，来推动自身的建设与深层发展，来提升自身的当前的管理质量与水平。但从本质上来讲，这些医院在推动自身信息化建设方面，未能结合自身实际来开展，在实际操作中，未能将其落实到实处，所开展的信息化建设工作，无论是在执行方案方面，还是在总体发展方向上，均较模糊，因而无法切实提升自身的信息化水平。所制定的规划好似空中楼阁。
.2.2资金投入不足，重视程度不高
针对人事档案数据信息化而言，其乃是近年来快速发展且已趋向成熟的一种较新型的技术方法，同时还是一种比较先进的管理理念。在实际数据信息化档案管理过程中，要想使其变得质量好、水平更高，首先要做的便是，切实将陈旧、落后管理意识、观念的改变作为出发点与着眼点，能够切实认识到档案管理的内在价值与意义，认识到开展此工作的必要性与迫切性，然后积极将之拓展，对医院现有的各项信息资源与技术进行深化扩展与更新，基于此，开展全面、系统化的数据信息化建设。经相关调查得知，缺乏足够重视，资金投入严重不足，这些已经成为对医院更好发展造成制约的主要因素，而且还较大程度影响到了人事档案信息化工作的高效、健康开展。医院数据信息化建设必备条件，即为信息终端软、硬件的升级、更新与换代，提供足够的资金、人力投入，加大在网络构建等的资金、技术投入。而在实际开展管理工作中，其与医院日常医护工作相比较，通常情况下，处在一种相对次要的地位；一些医院不重视信息化建设，将原本用于此领域建设的资金，挪作他用，通常会将这些资金投入到医院的传统部门或环节中，如医药管理、病患诊治等，而真正意义上用作人事档案建设的资金，可谓少之又少，所以，许多医院的人事档案信息化建设，仅为口头支票，并未实质性进展，也没有切实性保障为其提供支撑。此外，一些医院管理者还存在片面、落伍的建设理念与思维，比如一些管理者认为，只要将网络、相关软硬件等内容搞好，便已经算实现了档案信息化，其并没有真正意识到，在相关维护工作未能跟进或比较缺乏的情况下，既有软硬件也无法将其作用发挥出来，甚至还会由此而引发严重的档案信息安全隐患。
2.3人员素质偏低，缺乏复合型人才
在医院人事档案数据信息化建设过程中，仅完成软硬件投入是远远不够的，若离开人员的支持与支撑，那么工作便无法持续进行，工作质量也难以得到有效保证。经相关调查显示，在许多医院尤其是基层医院中，其内部设置的档案管理部门，较多未得到重视，而是出于各类工作中的次要位置，在人员安排以及岗位设置方面，没有进行深入、系统化研究与分析，受此影响，此部门的档案管理软件或系统，难以将其真实效能，最大化发挥出来。其中，最为突出而且也是最为重要的问题就是，在人事档案工作各核心岗位上，大多为一些年级偏大的人员，这些人员对档案数据信息化认识不深，行动力不足，学习与应用档案信息化系统效率较低。此外，这部分人员存在并不合理的档案信息管理知识结构，通常并非专业、系统化知识的档案管理人才，仅为其它行政或后勤部门中以转岗方式来负责管理档案的人员，其在档案管理上，往往不够专业，也缺乏精准性，因此，面对当前日益发展与更新的人事档案管理工作，会出现无法适应的情况。
3.医院人事档案数据信息化建设与应用对策
3.1完善管理制度建设，始终秉持数据信息化人事档案管理意识与理念
在建设医院档案管理数据信息化过程中，各项工作的前提内容便是，提升档案管理人员对档案工作的认识度、重视度与理解度，始终秉持正确的信息化管理理念，制定与医院实需相符的信息化建设制度。所以，针对医院管理部门而言，需积极与既有信息化建设资源相结合，与政策资金相融合，制定合理、规范、科学的短、中、长期发展规划，真正落实医院人事档案管理数据信息化建设工作。此外，在执行中，医院需要对医疗改革未来发展趋向进行深入研究，对医院当前人事管理工作基本要点、宗旨、特征等，开展全面、系统化分析，针对档案信息管理查阅、调用及转入等环节，制定满足当前与今后发展要求，更为科学、详尽的管理规范，切实规避随意篡改、编造档案的行为，另外，还需积极完善各项流程，避免档案丢失，通过构建规范化的人事档案运作与管理制度，提升此方面的实际安全性、高效性与完整性。
3.2适当性增加资金投入，提升信息化人事档案综合利用率
首先，对于医院而言，需以《全国档案系统信息化建设实施纲要》为基础，遵照其中所给出的相关规定与要求，为更好开展人事档案管理工作，提供专业机房，为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性，提供切实保障。医院须加大投资，为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备，比如档案管理系统、速印机、电脑登，为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础。其次，人事档案利用上，需确保各项内容的完整性与真实性，还需保证其动态性与全面性，把医院人员各方面信息均详细记录下来，如业务能力、思想道德及个人经历等，利用医院局域网，将人事档案与医德医风考核档案、生技术考核档案连接在一起，在制式统一的数字化档案当中，有目的性的划归人事档案信息，提升人事档案实用性，增强其准确性，强化其即时性，加大其边界性，使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息，为组织培养工作的更好开展，为优秀干部的选拔，提供切实性便利。
3.3增强人员素质，切实落实人事档案信息化工作
当前，在数字信息化技术大发展的社会背景下，在医院人事档案管理工作中，为了能够更好、更加全面、细致的推动此方面的建设，提升其质量与水平，首先须从管理者做起，积极引导他们重视人事档案管理工作，多在管理档案工作中运用各种实用、高效的数字信息技术。首先，对于人事档案管理人员来考量，需以一种自觉、主动、积极的姿态，来提升自身的理论知识水平，与强化各方面操作技能，不断丰富自身知识深度，做到从整体上、从全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、对各种事件的综合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，还需重视并善于运用各种先进的数字软件，在人事档案管理实践当中，全面、深入掌握各种先进的、能切实满足使用需求的信息管理技能。医院可根据当前实况，积极组织相关人员，以定期或不定期的方式，组织各种有关人事档案管理知识学习、技能掌握的培训活动，增强相关人员的业务水平与操作技能。
4.结语
综上，在医院人事档案管理中，通过数字信息化管理的运用，能使整个医院人事档案管理工作，变得更加准确、更具效率，这与时展要求也相适应。将数字信息化应用于医院人事档案管理中，除了可以实现医院人事档案资源的充分利用外，还能最大程度提升医院工作人员的工作质量与效率，乃是一种有效且与当前管理要求相符、相适应的管理方式。将数字信息化技术运用于医院人事档案工作当中，能将传统档案管理中诸多不足，以最高效、最合理的方式解决掉，因而可保障医院人事档案管理的实效性，促进医院发展。
参考文献
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[2]尕藏卓么.应用计算机网络进行医院人事档案管理是大势所趋[J].青海教育,2015(10):53-54.
[3]虹.计算机系统在医院人事档案信息化管理中的应用[J].科技创新导报,2012(4):44-44.
篇13
关键词 高校人事；档案；信息化
作者简介：肖永菊（1961—），女，汉族，湖北十堰人，本科，湖北医药学院，副研究馆员，从事档案管理学研究。
1 高校人事档案信息化建设的必要性
高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下，统一规划和组织采取一切有效措施和途经，充分应用计算机通信及网络等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源（非保密性的人事档案信息）进行整理、开发、管理并提供利用服务，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。
高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此，可以看出人事档案的使用频率非常高，传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求，迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设，从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息，有利于优化地方高校整体的人力资源结构，实现资源共享，进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。
2 地方高校人事档案管理的现状分析
2.1 人事档案意识薄弱
一直以来，地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。
2.2 人事档案管理制度不完善
大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定，仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面,这样形成的制度既缺乏可操作性，又没有明确的针对性，对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
2.3 地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑，难以实现网络环境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台，所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是，重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低，甚至是“零”。
2.4 人事档案管理队伍建设落后，无法达到科学管理要求
由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主, 档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等，无法开展信息咨询、网络检索等服务，难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面，十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才，这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、 存储、利用一体化等的应用，阻碍地方高校人事档案信息化建设，严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。
3 地方高校人事档案管理信息化实施途径探索
3.1 地方高校各级领导的重视,是做好人事档案管理工作的前提
首先领导要定期了解人事档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强督促、检查与指导，确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台，依托校园网，建立自己的档案网站和网页，占领网络这个宣传阵地，开展档案信息服务的窗口，这是新世纪档案宣传工作的新形式，也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等，广泛开展档案宣传，让更多的师生员工了解专业知识，关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式，可增强地方高校领导、教职工档案意识，扩大档案工作社会影响力，推动高校人事档案事业发展的重要途经。
3.2 建章立制规范管理，是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键
在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件，同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要，以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规，建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度，此外，统一地方高校人事档案信息化建设标准，如：制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准，是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。
3.3 以信息技术做支撑，努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化，实现资源共享
地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标，必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合，并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前，此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理，并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设，在坚持安全保密的原则下，建立访问查询权限，发挥档案信息资源服务作用，先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发，保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化，形成数据库群，进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。
3.4 加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设，是档案管理信息化建设的保障
首先，要有高度的责任感，良好的职业道德，乐于奉献的精神，扎实的档案管理知识和科学知识。二是，熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是，加强地方高校人事档案信息化队伍建设，培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程，而且还能不断更新升级软件，变被动运用为主动开发，实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务，为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。
总之，逐步推进网络环境下地方高校人事档案信息建设各项工作，实现高校人事档案管理科学化、网络化、规范化使档案管理人员所追求的目标。与时俱进，勇于创新，使档案管理专业人员努力的方向。
参考文献
