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由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，对人事档案电子化提出了新的挑战。
电子档案的原始性、真实性易被破坏。原始性、真实性是档案所具有的本质属性，纸质文件内容原始性和真实性很容易确认，而电子档案具有可变性以及载体可分离属性，计算机内存储的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，更没有极具权威性、可辨识真伪的公务用章，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识破，给日后档案材料真实性和权威性认定带来很大困难。
电子档案的安全性问题日益突出。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。电子政务系统中大量的政府公文通过网络、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。
没有统一的档案管理软件，电子档案法律效力低。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及材料认定工作，加之电子档案没有固定载体，制定相应的法律认定条文就有一定困难，致使电子档案难以被法律认定。
人事档案电子化管理实施策略
面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：
建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。
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一、事业单位中人事档案管理存在的问题
(一)档案管理电子化程度低
档案的电子化管理不仅能够简化档案保管工作的流程，还能够提高档案管理工作的工作质量，但是现阶段大部分行政事业单位并没有实现人事档案的电子化管理，这类问题主要集中表现在档案管理软件以及硬件设施较为落后上。人事档案的电子化管理工作不仅需要事业单位相关领导的足够重视，还需要事业单位其他部门的主动配合以及相关软硬件配套设施的支持，只有获得相应的设施以及人员的配合支持，档案电子化管理工作才能够顺利开展。但是目前很多行政事业单位缺乏对档案电子化管理工作的足够重视，与此同时对于档案管理的建设工作也缺乏足够的人员和资金支持，另外，事业单位并没有针对档案电子化管理建设工作建立独立的部门管理体系，用于档案建设的资金无法支持正常的建设工作，即便是有足够的资金支持，许多事业单位并没有将资金的使用效率发挥到最大，这些问题都在一定程度上限制了电子化档案工作的建设发展效果。
(二)档案电子化管理工作人员不足
任何集体要想实现长久的发展都离不开相关人才的支持，同样事业单位要想提高电子档案管理效率，建立电子化档案管理工作体系就必须要有足够的人员配备。目前，在很多事业单位内部不仅缺少对档案电子化工作的资金支持更缺少相关的专业人才储备，缺乏具备理论和实践经验的专业档案管理人才。现阶段很多事业单位内部负责档案管理工作的人员年龄普遍偏大，创新能力和接受新事物的能力明显不足，甚至在一些事业单位中并没有专门的档案管理部门，主要由人力资源部门负责相关的档案管理工作，由于人力资源管工作者往往缺乏专业的档案管理知识，更缺乏专业的档案管理培训经验，在档案管理工作上认识不足，这样无疑降低了档案管理工作的工作效率和质量。因此，档案管理人才的缺乏已经成为制约事业单位档案电子化管理工作的关键因素。
(三)档案资源开发与利用不足
随着互联网信息技术的不断发展，电子化管理工作涉及的范围也越来越广泛。在事业单位的档案管理工作中，档案工作者需要拥有一定的权限并且对单位内部员工的相关资料信息有一定的了解，基于这样的需求导向，档案管理工作的流动性需求也随之明显提升。现阶段要想破解档案管理工作的流动性需求就必须要加快推进档案管理电子化建设工作，以此提高对档案资源的利用效率。然而根据目前事业单位发展的普遍情况来看，在电子化建设过程中往往会出现难以满足档案管理工作流动性需求的问题，档案资源共享程度不足，整体利用效率低下，因此档案管理工作质量必然提高，促使档案资源的共享程度不断提高，促进档案管理的发展。
二、事业单位人事档案管理的电子化建设
事业单位在人事档案管理的过程中，需要注重电子化的建设，电子化能够大大提高档案管理的效率，降低人力物力以及资金的投入，在保证档案管理质量的基础上，能够有效的提高档案管理效率，以下从三个方面进行了分析：
(一)提高档案管理系统电子化建设速度
事业单位要想加快档案管理的建设工作就必须要提高对档案管理系统的重视，对此单位内部必须要提供足够的资金和人力支持，了解当前档案管理工作的主要建设方向，重视档案管理工作的针对性和具体性建设内容。事业单位要在充分调查研究的基础上，加快档案管理系统的智能化和先进化建设，提高系统和档案管理工作的融合度。另外事业单位还要对档案管理系统进行加密处理，防止人员信息的泄露。
(二)重视档案管理工作的软硬件建设
为了确保档案管理工作的可持续发展，事业单位必须要重视档案管理的软硬件设施建设，加强对电子化管理工作的宣传力度，获取单位内部各方人员对软硬件设施建设的支持，提高档案管理电子化设备的配备水平。同时，单位内部还要安排专门的机构和人员负责相关的档案管理工作，推动档案管理部门的层次化以及细致化建设，规范案管理工作流程，确保单位用于档案管理建设工作的资金能够用在实处，发挥其应有价值，从整体上提高档案管理工作的实力。
(三)引进档案管理电子化专业人才
根据目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，吸收和培养专业的档案管理人才已经成为目前提高档案管理工作质量的重要手段之一。对此事业单位内部要建立完善的人才培养机制，对档案管理人员进行定期和不定期的培训，还要建立相应的考核制度，考查其相关的专业知识和实践技能。另外事业单位还可以通过人才引进的方式，提高单位档案管理工作者的整体素质，推进档案管理工作的快速发展。
三、结语
综上所述，在事业单位的人事档案管理之中存在诸多问题，主要包括档案管理电子化程度低、档案电子化管理工作人员不足、档案资源开发与利用不足。因此，应当提高档案管理系统电子化建设速度、重视档案管理工作的软硬件建设以及引进档案管理电子化专业人才。
参考文献：
[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013(19):182.
[2]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地,2014(S1):131-133.
[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014(3):86-87.
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一、当前事业单位人事档案管理的电子化建设趋势
电子化建设是当前我国社会发展中档案管理工作的发展趋势，相比于传统的纸质版档案的管理，电子化档案管理能够提高档案管理的工作效率，一切的档案管理流程采用信息化的档案管理方式，通过计算机就可以完成，这大大提升了档案管理的工作效率，缩短了档案管理的时间，同时也简化了一些档案管理的流程，对于档案管理工作而言，是非常好的一种管理方式。
此外，电子化档案建设也是颠覆了传统档案管理工作模式的一种档案管理工作方式。传统的纸质档案不仅内容复杂，档案保管还需要占用一定的空间，需要管理人员花费很大的精力和很多时间去整理档案，人财物的耗费量都是比较大的。如今，电子化档案建设的趋势越来越突出，人们更加倾向于电子档案的运用，同时，也简化了工作流程，降低了工作压力。相比于纸质档案的管理，电子化档案管理也能够提高档案的准确性，减少一些人为的错误，对于档案的保管更加细致，提高了档案保管的整体水平，是顺应当今社会的发展需求的，同时，也是未来档案管理工作的发展趋势。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
事业单位在人事档案管理方面的压力较大，人事档案管理工作复杂，事业单位的人员数量多，档案存量大，同时，档案管理工作人员的工作能力有限，因此，在人事档案的管理工作开展中还面临着一些问题，具体分析，事业单位人事档案管理工作发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。
（1）电子化程度不高
人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前事业单位人事档案管理工作的发展情况来看，很多事业单位中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在事业单位人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。
电子化的档案管理工作不仅需要依托事业单位对档案管理工作的足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多事业单位中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，因此，在这样的情况下，很多事业单位忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，事业单位对档案电子化建设支持力度不够还表现在，事业单位没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了事业单位档案管理电子化的建设和发展。
（2）缺乏档案电子化管理人才
人才是档案管理工作发展中的重要支持，人才对电子档案管理工作的支持也是事业单位档案管理电子化的软件支持，当前，在一些事业单位中，单位内部对于档案电子化管理工作的支持力度不足，突出表现在缺乏专业的档案管理人才，特别是缺乏具备电子档案管理工作的专业人才。
当前在一些事业单位中，从事档案管理工作的人员普遍年龄偏大，很多事业单位中档案管理工作没有专业的部门来开展，而是交给人力资源部门负责打理档案相关事宜，这一点就导致了事业单位中没有专业的人才来负责档案管理工作，人力资源部门还需要管理绩效考核以及人员招聘等工作，在这样的情况下，对于档案管理工作也是有心无力。同时，人力资源管理工作人员对于档案管理工作的认识有限，在一定程度上也缺乏专业的档案管理知识，更不用说电子化档案管理方面的能力，同样也存在很多的不足，因此，在这样的情况下，档案管理工作缺乏专业的管理人才，已经成为影响事业单位人事档案管理工作开展的重要因素。
（3）档案资源开发与利用不成熟
档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，使用者需要对档案有一定的权限了解到员工的档案中记载的信息，因此，这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。
对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对于档案资源进行开发和利用。但是，就目前情况来看，电子化档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。
三、事业单位人事档案管理电子化建设
事业单位在未来的发展中，要充分了解和认识到档案的电子化管理对于未来人事档案管理工作的重要意义，当前在我国的事业单位发展中，档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。
（1）加快档案管理系统的电子化建设
在电子化档案管理工作的开展中，首先要做好的就是档案管理系统的建设，未来，在事业单位的人事档案管理工作方面，要充分重视起电子档案系统建设的需求，单位内部要针对性的对电子档案管理系统进行建设，建立更加先进的档案管理系统，同时，有针对性的适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。
电子化档案管理建设工作的开展中，系统的建设要注重实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快的适应系统。此外，系统的建设还需要更加保密，做好对人事档案的保密工作。
（2）加快档案管理的软硬件建设
未来在档案管理工作中，要更加重视软硬件设施的建设，事业单位内要提升对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力，从资金方面加大对硬件设施建设的投入力度。此外，还需要设定专门的机构和人员负责人事档案的管理，切实实现对档案管理的层次化和细化，将档案管理工作规范起来。合理运用硬件设施，提升档案管理工作的软实力。
（3）加快建设档案管理电子化人才
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[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02
0 引 言
几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。
1 人事档案传统管理方式带来的问题
1.1 档案的收集范围过于狭隘
人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。
1.2 档案资料信息更新较慢
人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。
1.3 档案资料内容可靠性不高
人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。
2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索
2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围
建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。
2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度
随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。
2.3 加强审查力度，提高资料的准确性
将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。
3 结 语
由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。
主要参考文献
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文章编号：1004-4914（2012）09-277-02
近年来，随着计算机网络技术和现代通信传输技术的发展与进步，各种载体形式大量增加，对档案系统发生了深刻的影响，传统形式的纸质档案正在被电子档案所代替。为适应这一未来档案工作发展的基本趋向，提高档案的管理水平，必须加强健全与完善医院人事档案信息管理系统，全面推进档案现代化，实现人事档案信息化、数字化，促进医院人事档案事业健康发展。
一、电子信息化是医院人事档案管理现代化的标志
医院人事档案是医院档案的重要组成部分，是人事工作全面、历史地考察一个人的依据。医院人事档案管理信息化是人事档案管理建设与发展的必然趋势，也是人事档案管理现代化的主要标志。然而，长期以来，医院人事档案管理创新滞后于经济改革。特别是基础设施差，管理手段落后的问题一直得不到解决。不少医院没有单独的人事档案室，常和人事办公室挤在一起。人事档案存放以纸质文件材料为主要载体。距离无纸化、电子化、网络化还有一定距离。因为没有单独的计算机和档案管理软件，档案管理人员的收集、整理、归类、编目、检索等工作还一直停留在手工操作阶段，以至影响人事档案材料归档整理的及时性与完整性。档案工作人员由于缺乏电子档案的管理经验，严重影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。案卷中缺乏反映个人工作能力和实绩的动态信息资料，一些职务、职称晋升、工资变动等连续性信息甚至出现断档现象。
实现人事档案信息化、数字化可以通过数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段的利用，有效弥补以上问题和不足，提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，为医院领导及人事部门准确提供各类人才信息和用人依据，继而告别传统的人事档案信息的管理与利用的手工方式，实现现代化层面的转变。
1.完整的保存效果。作为新生事物的电子文件，与计算机技术和通信技术有着密不可分的联系。与纸质文件相比，其具有容量庞大、利用率高、信息传递快、利用价值大的特点。撰写工具为计算机，存贮方式是磁盘，可以将形成的信息资料原始地、完美无缺地保存下来。医院应建立以现有人事档案管理人员为主，各科室辅助配合的电子文档归档制度。充分利用医院内部互联网，创建和完善医院人事档案管理系统.并利用电子信息管理医院人事档案。
电子信息化人事档案管理，最大的优点就是有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，有利于档案寿命的延长，实现长时期的完整保存。
2.快捷的检索速度。加强医院人事档案信息化建设，是实现医疗事业管理及办公自动化标准化的基础，是信息化和现代化的需要。传统的医院人事档案手工操作的管理模式查找不便，既影响档案资料的准确性和完整性，还浪费人力和时间。实现档案信息化管理后，从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到检索查找等一条龙服务可以全部实现自动化操作，完成了人事档案管理工作向智能化的转变。同手工操作相比，计算机的数字化管理系统信息存储量大，运算速度快，计算精度高，可以有足够的信息基础实现高效、精确的检索，可以应对各种复杂条件的精确查询。既减轻档案工作人员的重复性劳动，又节省大量人力和时间，有效推动了档案现代化管理水平的提升。
3.高效的信息流动。要实现医院人事档案管理的微机化、网络化，以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽可能地实现人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享，进而实现信息的高效率流动,为众多档案人员、管理人员及技术人员所共享。
二、电子信息化管理有助管理效能的提高
医院人事档案的储存管理之效能与其管理方式密切相关。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。电子信息化管理具有快捷、严密的特点，有助管理效能的提高。
1.一方收集，多方共享。人力资源信息的收集旨在信息资源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。医院人事档案信息化建设就是通过先进的档案管理软件和现有的办公网络相连，以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，从而实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，使档案管理趋于规范。以考核系统为例，在完成与人事信息系统的连接后，人力资源部可以直接通过网络系统将考核结果传发给各个科室，医疗保险系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，医务、科研、教学及党、政、工、团系统也可以直接从人事信息系统中收益，从中得到诸多的信息和帮助。
2.服务决策，准确快速。医院人事档案材料所具有的专业性、机密性、政治性三大特点决定了它可以为决策者提供有价值的信息参考。譬如，人才的培养和提拔，可以从人事档案电子版材料迅速提取当事人的学历、专业、经历、成果等人事资料，通过准确、全面的相关信息的了解，使决策者作出正确抉择。
3.节约资源，经济实惠。人事档案的电子信息化建设还具有一定经济意义和节约价值。传统的管理模式，要想全面完整地保存好档案资料，需要较大的档案馆库和设备，需要投入大量的费用和人员，而且需要购置大量防霉、防虫、防鼠，以及防氧化药物。利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、光存储介质及硬盘上，一是可以节约场地和纸张，二是可以节约费用和人员，提高工作效率，使档案人员从繁重的劳动中解放出来。
三、电子信息化管理需要适应性跟进
医院的电子信息化管理是一项系统工程，设施、人员及机制必须适应性跟进，在短期内形成一个完整而规范的运作体系。
1.硬件设施的跟进。医院人事档案管理信息化建设的加强，首先需要硬件设施的跟进。医院在建设医院信息系统时，应把人事档案管理信息化一并考虑，统筹安排，进行整体设计；并购置档案管理硬件设备，建设专用场馆，购买空调、档案密集架和电脑等附属设施，设置防火、防盗的自动监控系统；还有计算机管理软件的引进，人事档案的信息存储和检索系统的建立，为人事档案资源的合理配置和利用、优秀人才的选拔培植创造良好条件。特别是通过高效的科技档案管理系统的建立，实现医院人事档案功能与作用的大幅扩展。
2.人员素质的跟进。医院人事档案管理信息化建设还需要人员素质的跟进。要注重人事档案管理人员的知识更新，加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加学历教育、业务学习和业务培训。采取在职学习、短期培训等多种形式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，不断提高档案人员的业务素质，弥补在职人员现代科学知识和管理科学知识不足的弱点。或引人竞争机制，择优录用，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，形成一支懂管理、懂技术的复合型人事档案管理队伍。
3.维护机制的完善。随着医院人事档案管理信息化的建设和电子文件人事档案资料的产生，加之多媒体集成性及其组成和结构的复杂性，难免给人事档案的建设与管理带来一系列新的问题，诸如原始性的鉴定、保密方式的创新、设备的维修，以及故障的处理等，都需要妥善处理，以确保其安全可靠运行。
参考文献：
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如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。
1.2建立电子档案可以有效保护原始档案
传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。
1.3完善企业内部管理的必然要求
通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。
2企业传统人事档案管理存在的弊端
2.1人事档案管理手段落后
目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。
2.2电子档案管理意识淡薄
很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。
2.3思想上不重视档案管理工作
很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。
2.4信息化管理技术更新较慢
目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。
2.5工作人员综合素质有限
企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。
3企业人事档案如何实施信息化管理
3.1不断完善电子信息化系统
要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。
3.2建立企业人事档案的信息数据库
人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。
3.3转变档案管理人员的意识
在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。
3.4企业需要加强对档案管理人员的培训
企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。
篇7
人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门，基本职责分工如下：一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案，由会计档案专管员保管，并办理会计档案的调阅、销毁工作，将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门；二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理；三是按会计基本制度的规定，由上级行和分管行领导审批，会计部门组织销毁会计档案的事宜。
二、当前人民银行会计档案管理模式存在的问题
（一）建立会计档案的过程复杂，工作量大
人民银行会计档案的建立，由接收会计业务原始凭证开始，通过记账、复核、汇总、打印、审核、签章、装订等流程后，交由档案专管员按照保管期限进行分类登记、归档。整个过程要经过记账岗、复核岗、事后监督岗、档案专管员岗等各岗位人员开展大量工作。整个会计档案建立过程手续繁琐，且要顾及各环节工作是否衔接、数据是否准确有效等情况。
（二）档案保管成本较高
按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此会计档案保管部门需要建立专门的会计档案保管库房和库房管理制度，还要保证各方面设备、设施符合会计档案保管的要求。
（三）查阅及清理效率低，作用发挥有限
纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅。在入档不及时、归类不正确或登记不完整的情况下查阅会计档案更是耗时费力。而且，目前县支行的部分会计档案由上级中心支行事后监督中心集中保管，导致对县支行开展内外部检查时该部分会计档案无法现场调阅，检查效果受影响。
对于保管期限届满的纸质会计档案，按照现行制度进行清理销毁。需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行清理造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由此可见，清理和销毁流程不但耗时耗力，还隐藏风险。
（四）会计档案管理未与核算系统升级同步，磁介质和光介质档案调阅难度大
人民银行现阶段管理大部分磁介质和光介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是，随着应用系统版本的升级、换代、更新，部分磁介质会计档案已无法调阅，失去了会计档案管理与有效使用的真正意义。
（五）会计档案管理工作的监督检查流于形式
会计档案是会计工作检查的一项内容，但基层人民银行在实际会计工作检查过程中，存在只查看登记簿的建立或档案的装订、整理等情况，对于档案的归类是否正确，归档是否及时、全面、实物与账簿核对是否相符，是否具备安全措施等检查得较少，造成监督管理的漏洞。
三、会计档案电子化管理的优越性分析
所谓会计档案的电子化管理即将会计档案管理的对象由传统的纸质档案为主的管理，转变为对记录会计业务活动的各类会计业务电子资料在计算机及其媒介质上的管理。与传统的会计档案管理模式相比较具有更大的优势，也更能适应当前会计核算发展的需要。主要体现在：
一是简化了会计档案建立和归档的流程。当前人民银行的各类会计核算系统基本上均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、导出和保存的强大功能，以前需要手工编制或打印的会计资料可以直接在各类系统中进行生成并电子化保存，纸质的原始凭证也可以通过扫描仪等电子设备进行电子化。与传统的会计档案建立方法相比较，各类电子会计档案资料的建立流程更为简捷高效，减少了很多中间环节。
二是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电子化保管后，需要保管是只是存有各类电子会计档案的计算机或计算机媒介质，空间大幅度压缩，除了便于携带和传输外，对保管环境要求明显降低，更有利于在防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节加大投入，提高保管水平。
三是提高了会计档案查阅和清理的效率。电子化管理的最大优势在于提高了查阅和清理效率。内外部检查人员得到合理的授权后，通过对合理归档后的电子会计档案在计算机设备中进行操作，调阅会计档案变得异常便捷高效，也更便于检查监督。同样，清理电子会计档案只需要在计算机中进行有条件的简单检索，就能够轻易找到符合保管期限届满或其他条件的会计档案，极大的提高清理效率。
四是符合当前绿色、低碳办公的趋势。纸质档案的在形成、收集、整理、查阅等阶段需要耗费大量的纸张，以及占用打印机、装订机、复印机等设备耗材，并且这种投入是持续的，所需财务费用在办公经费中的比重有不断扩大的趋势，加大了央行履职成本财务压力。实行会计档案进行电子化以后，只需要一次投入，后续只有零星维护费，具有低碳、绿色、可持续使用的明显优势。
四、会计档案电子化管理的可行性探讨
随着计算机科学技术的不断发展，人民银行的会计核算已基本脱离手工处理的阶段，各类业务系统功能日趋完善，为会计档案的电子化管理提供了可能性。
（一）结合实际开发切实可用的会计档案电子化管理系统
开发建立人民银行会计档案电子化管理系统是人民银行会计档案电子化的先决条件。会计档案电子化系统应具备与管理实物会计档案同样的功能，同时要克服以往磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步，调阅难度大的问题。可以将需要建立档案进行保管的会计资料通过现有的会计核算系统类似导出、保存或打印接口以文本或电子表格的形式进行导出或扫描，再上传至会计档案电子化管理系统中，从而解决磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步无法调阅的问题。对于外来的会计资料如纸质凭证、报表等，可以通过扫描设备进行电子化后，再上传至会计档案电子化管理系统中进行管理。由总行或省会中心支行集中管理会计电子档案的数据库，基层行负责对本级核算单位的会计档案按要求进行采集、归档。
（二）修订完善现行会计档案管理制度
随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的发展，会计资料的内容、形式也发生了较大的变化，需要以新的规章制度予以规范指导。会计档案电子化管理同以往的会计档案管理模式比较，档案的建立、归档、调阅、清理等管理方式均发生了较大变化。要相应修改完善人民银行的会计档案管理制度，并建立会计档案电子化管理系统内控制度、操作流程、应急预案等，以适应会计档案电子化管理的要求。
（三）加强会计档案的安全认证及保密管理
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1 人事档案管理的目的和意义
进入二十一世纪，社会生产力迅速发展，科学技术突飞猛进，人们对信息的认识不断提高，各种管理的信息量日益增长，对信息的处理要求越来越高，致使传统的纸质、手工等信息处理手段和方法，远远满足不了现代管理的需要。
为切实减轻人资部工作压力，人资部要求对全局约9000人员的档案信息实现档案无纸化管理，自动记录各种查阅、借阅、归还、专递信息。借助现代信息技术和管理理论，建立企业信息管理系统是每个企业的重要趋势，在企业管理中，人力资源是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”，因此人事管理是企业计算机信息系统的重要组成部分，而人事档案管理又是人事管理的重要工作，实现电子化的人事档案管理，可以让人力资源管理人员从繁重琐碎的案头工作中解脱出来，去完成更重要的工作，人事档案管理系统的实现可以减轻比较繁琐的手工人事档案管理工作。
2 人事档案管理的实际功能
2.1 功能结构图
如图1所示。
2.2 用户登录
功能：用户登录人事档案管理系统。系统启动后，首先要做的就是用户登录。用户在登录系统后，根据分配好的权限，可以进行一定的操作。
操作：系统启动后，要求输入用户的登录名及口令，只有登录名和口令完全正确，才能登录人事档案管理系统。系统会根据为用户分配的权限，显示对应的功能菜单，用户可以操作该功能。
2.3 档案管理
档案管理模块中有5个子模块，包括人员建档、档案查阅、档案借阅、档案归还以及借阅延期等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。
档案的电子化查阅，去年省公司已经组织将在职人员档案进行了电子化扫描，本次制作系统时计划将系统与扫描件进行关联，对于简单的档案查阅可无需调用档案，直接在系统中查阅复印件。
2.3.1 人员建档
建立及维护人员档案信息，包括增加、删除、修改及导入档案信息的功能。系统可以上传扫描件，一个人员的档案信息可以关联多个扫描件。
2.3.2 档案查阅
将所有人员建档后，可以进行档案查阅；提供灵活方便的查询方式，实现在系统中查看扫描件的功能（可以上下翻页查看各种电子档案），记录查询人员信息，包括查询人、查询时间、备注信息等。
2.3.3 档案借阅
档案借阅与档案查阅不同，用户可以在电脑上查看档案的扫描件（查阅），也可以把纸质档案借出使用（借阅），需要记录借阅信息，包括借阅人，借阅时间，预计归还时间，借阅人联系电话等。
档案借阅除管理员账号权限外，还需输入借阅密码方可进行操作。
2.3.4 档案归还
管理员拿到归还的纸质档案后，需要在系统中进行档案归还。先根据ERP编号，档案号，姓名等信息查询出借阅记录，选中记录进行归还操作。需要记录归还时间、归还人、备注等归还信息，并更新档案状态
档案归还除管理员账号权限外，还需输入归还密码方可进行操作。
2.3.5 借阅延期
借出档案逾期未还时，系统可以进行借阅延期，延期需要有负责人审批。
2.4 档案查询
档案查询模块中有5个子模块，包括档案查询、查阅记录查询、借阅记录查询、归还记录查询以及借阅延期查询等功能，分别对应档案管理中的各个模块。
2.4.1 档案查询
功能：人员档案的快速检索，通过姓名及编号等信息进行快速查询。
在查询框中输入规定的范围即可查到相关的人事信息，当查询的条件填写完毕，点击查询按钮，页面会显示用户所要查询的符合条件的所有员工的资料。查出的记录默认为员工档案基础信息列表方式浏览，双击表格可以显示该员工的档案卡片、个人简历等扫描资料。
2.4.2 查阅记录查询
功能：档案查阅记录的快速检索，通过姓名、编号及查阅时间等信息进行快速查询。
在查询框中输入查询条件，点击查询按钮，页面会显示符合条件的查阅记录，双击查阅记录可以进入人员档案的详细信息页面，显示被查阅的员工的详细资料。
2.4.3 借阅记录查询
功能：档案借阅记录的快速检索，通过姓名、编号及借阅时间等信息进行快速查询。
2.4.4 归还记录查询
功能：档案归还记录的快速检索，通过姓名、编号及归还时间等信息进行快速查询。
2.4.5 借阅延期查询
功能：档案借阅延期记录的快速检索，通过姓名、编号及延期时间等信息进行快速查询。
3 结语
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一、引言
人事档案记录了员工的个人经历、学历和思想品德的情况，是员工奖励、惩罚的有力证据，真实反映了员工的社会活动和工作情况。人事档案是企业用人单位评价员工的重要标准，对员工的未来发展状况起着重要的作用。而信息化建设应用于地质部门的人事档案管理是人事管理的一个新课题，因为电子化的信息管理不仅大大减轻了劳动力，为企业节省了大量资金，而且促进了工作效率。地质部门的人事档案资料涉及到企业的精神面貌，与各个不同的专业信息系统都密切相关，因此，怎样抓住信息化建设给地质部门带来的机遇，充分利用好信息化的人事档案管理是地质部门人事管理工作者要研究的重要课题。
二、信息化建设在地质部门人事档案管理中的优势
1.电子化档案的保存，减轻纸质档案保管的压力
人事档案的纸质资料成千上万，需要腾出大量的空间进行保存且不易保存，受天气的影响较大，容易因室内温度或者湿度不适而引起纸质人事档案资料褪色、变质；放在仓库里的纸质人事档案资料容易瘦老鼠、虫子等有害生物的侵袭而损失掉一部分重要资料。而电子版的人事档案管理是通过计算机输入保存的，不受天气和有害生物的侵袭，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事档案资料的原始资料，而且电子化档案大大节省了保存的实地空间，为企业节省成本和空间，减轻了纸质资料保存的压力。
2.减轻档案管理人员的压力，提高工作效率
人事档案管理实现信息化有利于有关工作人员能够随时对变动的人事资料进行及时的更改，快捷的文档输入有利于工作人员对人动及时实行动态管理，减轻了工作人员的工作压力，节省了人力和时间。人事档案的信息化能够对表现好的地质工作人员及时的记录，也能记录工作欠佳的工作人员的某些过失，档案管理员经过简单的输入并保存后，再把资料规范化、流程化，在这一过程中将人事档案分类、排序、组卷、装订等，改变了从前以手工操作为主的繁琐工作，使人事档案管理工作变得人性化、现代化，提高了地质部门档案管理人员的工作效率，节省了人力资源和宝贵的时间。
3.方便查询人事档案信息
在地质部门领导作出人事调整的决定之前时，他们往往需要查询有关人事档案资料以便筛出合适的人选，而信息化的人事档案管理则可以帮助领导快速查询有关信息。信息化的人事档案管理是通过高级的计算机技术来进行管理的，它具有快速检索、高级检索等多种综合查询方式，既可以快速地得知纸质档案的存放情况，又能及时获取人员的简历、出勤情况、奖惩情况等基本信息。地质部门的人事档案管理摆脱了传统的查询方式，方便了地质部门领导查询有关人员的信息，为他们做出正确的决策提供一个可靠的参考条件。
三、人事档案信息化的实施方法
1.收集整理好人事档案原始资料
只有做好人事管理的基础工作才有可能有效实现人事档案信息化。人事档案管理人员要从基础做起，收集好地质工作人员的基础资料，定期对他们的最新情况进行跟踪记录，再对收集好的资料进行归类、整理，确保人事档案管理的第一步具有真实性。这是以后评价地质工作人员的一个重要依据，档案管理人员必须认真对待第一步工作，绝不能出现作假的情况。
2.配备计算机等硬件设施
要实现人事档案的信息化管理，有完善的硬件设备是必不可少的。地质部门的人事管理要配备好计算机、打印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等来对地质部门的工作人员的人事档案进行电子化管理，使纸质资料转换为电子化档案管理资料以便保存。
3.建立电子人事档案
通过纸质的分类扫描之后对数据进行入库建档管理可以实现建立电子人事档案。存档人员和派遣人员持电子档案后，有了唯一的与其档案材料对应的代码，即电子档案的代码只有需要查询人员档案信息的有关用人单位才可以进行信息查询。因此，电子人事档案为用人单位和人才提供了便捷、诚信和权威的服务，使“死档案”、“黑档案”变成了“活档案”。例如，有些人对档案的重要性认识不清晰，他们认为既然被地质单位聘用了，那么人事档案便无用处了，于是他们把自己的档案放到单位后不闻不问，使档案成为了“黑档案”，但是地质部门对工作人员的学历要求很高，并要求他们有一定的道德，电子人事档案就为地质部门对工作人员的了解提供了一个很好的机会，电子档案的建立和使用有利于提高他们对人事档案的认识，有助于档案的查询，有利于盘活档案资源。
4.利用专业管理软件建立数据库和电子档案
要有效实现人事档案信息化，离不开通过专业管理软件以建立人事档案数据库，对变更的人事动态进行及时的更新，使人事档案信息的查询和统计分析实行日常的电子化管理。第一，地质部门的企业要在市场上选择较为成熟的数据库管理软件，当然有能力的企业还可考虑研发该类软件，这种软件应当具备以下功能：电子档案管理，包括建档管理、归档管理、档案综合检索、有关档案的借入及借出登记、档案转出处理等；人事信息的管理，包括信息输入、修改、查询、能自动对数据库的信息生成相应的花名册等基本功能；第二，要依据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的准确性和及时性，只有通过设计具有以上特点的数据库才能满足地质部门档案管理人员对电子档案的有效管理，减少他们对档案管理的时间，提高他们工作的效率，对地质部门的工作人员起到监督的作用；最后，人事档案管理人员还要对信息数据库进行系统备份和数据备份以确保系统的规范运行，这样做也可以避免一些重要的人事档案资料丢失，做到人事档案管理所具备的谨慎性。另外，要注意人事档案与其他资料实行物理访问和存储的隔离，以保证人事档案的资料的真实性受到其他资料的干扰造成不必要的麻烦和不可估量的后果。
5.建立人事信息网络化平台
可以通过建立人事信息网络平台对有关人事信息进行必要的共享。例如，有些领导要及时了解某位员工的表现情况，而该领导有无法马上直达地质人事部，这是档案管理人员就可以通过网络共享来为有需要的领导提供第一手资料以便领导对员工进行基本的了解，这样可以减少很多流程，节省很多时间，提高了信息的时效性。需要注意的是，人事档案管理人员要根据信息的内容和相关要求，对各种资料进行加密级别的设定，对不同的用户授予不同的权限。
四、结束语
综上所述，地质部人事管理信息化是不可阻挡的潮流，也是当前地质部门发展的需要，地质部门要认识到人事信息化的重要性，并利用好现代科技和信息化的各种优势完善地质部门的人事档案信息，促进对信息化人事档案资源的开发和利用。档案管理人员要遵循相关的规定，加强对人事档案信息的管理，为地质部门在人才利用、高职聘用等方面提供第一手准确、真实的资料，为地质部门的发展和进步作出巨大的贡献。
参考文献：
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人事档案管理，人们还存在认识上的偏差
在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却重视不够，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“软件不硬”被动服务状态也很普遍。人们的轻视档案意识对人事档案管理成为不利的因素，在实际工作中，应得到领导的足够重视和支持。
拓展事业单位人事档案管理的途经
（一）推动人事档案管理的社会化
随着档案社会化服务功能的广泛拓展，档案走向开放，档案不再仅仅是少数人利用的工具，而为传承社会记忆而存在，“以人为本，服务至上”的理念为档案的社会化提供了有力的保障。针对市场经济中劳动力的自由流动，目前我国社会中出现的擅自扣档、以档案要挟人才等不良现象不仅限制了人才流动，而且对人事档案工作的开展产生了很大的阻力。因此，个人人事档案由社会化的人才机构集中统一管理是一个好办法，但代管的档案几年不动、不能更新内容、不能流转等问题，有待进一步地改进和完善。
1.人事档案应适应社会管理要求。目前，领导干部的档由组织部管理，一般干部的人事档案由人力资源和社会保障部门管理，外来人员的由中介机构代存，分头领导和管理的情况，已不能适应迅速转化的人员角色的需要。因此，为了解决人事档案管理“分散多头”的问题，应当建立一个集中的人事档案保管机构。
2.管理机构的设置应满足现实需要。随着我国社会主义市场经济的纵深推进，社会流动人口越来越多，人员互配和交流越来越频繁，过去由用人单位管理的人事档案，存在着“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”等现象，已不能继续满足现实需要。建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构，便于人事档案信息的整合与网络传递。管理机构的设置，也可以是跨区域的集团，规模与数量完全由市场决定，在优胜劣汰中接受市场选择，但它们仍然要接受组织、人事和社保门部、档案部门的监督与管理。
3.优化管理职责。人事档案社会化管理机构的设立，是建立人事档案社会化开放式的重要组成部分，有助于推动各个单位人事改革，推动聘用制，而且十分适合目前流动人员大幅度增长的现状。其新职责是：
（1）配备符合规定的软硬件设施，按照相关规定确保人事档案质量，保护人事档案信息安全和被正当使用。
（2）对于流动人员档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。
（3）对人事档案的收集和补充要做好登记工作，以便检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定、削减，这样才能使档案信息更加明朗。
（二）促进人事档案管理的现代化
人事档案管理，是我国全面建设小康社会的重要组成部分，其管理的目标和层次也要达到效率型和节约型，这样就要求人事档案管理成本的最小化和人事档案管理水平和质量的最优化。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大、占用面积小、检索速度快、交互式传输、异地查阅、资源共享等优势当仁不让地成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。
1.人事档案管理电子化。人事档案管理的现代化的前提，是实现人事档案的电子化。目前，虽经过试点和全面推进了人事档案管理的电子化，但有些单位仅停留在较低的水平上，仍保留原有的纸质档案。为了缓解人事档案所存在的制度困难，应大力推进人事档案管理电子化，确实做到采集真实、管理规范、节约成本、减少风险、建构社会信用系统。
2.人事档案信息标准化。人事档案社会化管理的目标这一，就是整合人才信息资源，而整合的手段就是通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能。因此，应建立健全各级机构统一的计算机软、硬件环境，实现人一档案信息形成、存储、交换的标准化。
3.人事档案信息网络化。人事档案网络化，是人事档案电子化之后，在不违背档案保密规定的基础上，充分利用网络优势，实行人事档案信息资源异地共享。这样，能够最大限度地发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，为人事档案管理和我国人才政策、人才战略的制定提供周到的服务。
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（一）云计算
“云”是计算机群的一种形象表达，其是建立在计算机互联网基础上的一种计算方式，对于网络上所呈现出来的较为分散的布局建立起来一种新型的基础架构。通过云对于本地计算机资源进行整理，是通过互联网将本地计算机的浏览器以及操作系统接入到云中，采用云计算方式展开各种服务项目。这种网络连接模式不会受到时空的限制，只要需要调用云中的信息资料，可以随之使用个人电脑或者手机接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握专业性技术，就可以在网络上完成。
（二）云计算在人事档案管理中的应用
从网络技术上来讲，使用云计算进行人事档案管理，依赖于云计算的优势，能够解决现代信息化管理的各种弊端。人事档案管理通过互联网络进行信息化管理，是对于分散的人事档案重新整合到指定的数据库中。但是，随着人事档案管理的覆盖面扩大，功能性也逐渐增强，导致数据库的存储功能存在着局限性，很难实现集成化管理模式。云计算，是对于计算机网络建立一个统一的入口，本地计算机通过这一入口就可以接入到云中，而在本地计算机的人事档案管理工作也转向了云端完成。人事档案信息在转入云端之前，要进行数字化处理，随着各项服务，诸如信息检索等等也随着转移到云端。有关人员要查询有关人事档案的信息，只要使用可以接入网络的移动设备，诸如智能手机等等，就可以接受与人事档案有关的服务。如果此时需要调用档案信息，或者是提取档案，则可以通过网络提出调用请求，经过验证之后，就可以将相关的业务处理完毕。可见，采用云计算进行人事档案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服务效率。
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国有企业人事档案管理存在的问题
国有企业人事档案管理制度还比较落后，档案管理意识不强。国有企业普遍存在档案意识淡薄的情况。企业把精力和资金主要投向生产经营、产品销售、树立企业形象上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这就导致了国有企业人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，且仍有很多国有企业的人事档案管理还停留在经营管理和手工阶段，制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。
国有企业人事档案内容陈旧、简单。目前，有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，会影响到国企员工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。随着我国社会主义人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理。
国有企业人事档案管理不适应新时期的发展要求。在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。
国有企业人事档案管理的改革和发展
（一）对国有企业人事档案进行信息化管理
传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国有企业人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国有企业的职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。
（二）对国有企业人事档案进行动态管理
在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立企业的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国有企业在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。
（三）电子文件的整理与归档工作
做好电子文件的整理归档是提供企业人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。
（四）加强对国有企业人事管理人员的培训
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做好新时期人事档案管理工作,使之适应市场经济的要求,结合我国人事档案管理的现状，应从两个方面入手；一是完善规范传统的以机关、企事业单位为单位的人事管理方式,使之更加规范化和标准化;二是探索区域性人事档案管理中心的管理方法,实行人事档案开放式管理。具体措施为：
1、加强党的领导，强化档案意识
我国延续多年的人事档案管理制度对我党、我国的干部队伍和员工队伍建设发挥了积极的不可替代的作用，面对改革开放新形势，虽然传统的人事管理制度出现一些不适应，这并不意味着可以不要或弱化人事档案管理，相反而是要进一步完善、进一步改进。通过引进现代化管理手段，探索并实行新的管理模式，使之更加完善，科学，以适应社会主义市场经济的要求。所以，我国党政机关、企事业单位领导要高度重视人事档案的管理，坚持党管干部的原则，加强党对人事档案工作的领导，加大《档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用；落实档案室硬件配备，搞好档案工作人员的业务培训，把人事档案管理工作切实落到实处。
2、严格管理标准，规范管理程序
在我国多数企事业单位，人事档案管理相对于其他档案管理还是比较被重视和正规的，但严格来讲，按照高标准要求，仍达不到标准化、规范化要求。严格管理标准，规范管理程序。就是在认真执行档案管理一系列规章制度的同时，重点解决目前存在的较普遍问题；一是干部、员工个人应入档的信息资料要按规定时间、规定程序进档，并做到及时、无遗漏、无丢失；二是整理人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》要求，做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每一个档案达到完整、真实、精练、实用。三是在记载内容上，切实从人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值，进而实现档案管理的标准化和规范化。
3、创新管理模式，促进开放搞活
探索区域性人事档案管理中心的管理模式，区域性人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心。并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。以适应我国用人制度开放搞活带来的人才流动快、流动量大、档案信息公开透明、人才竞争公开透明的需要，实现全国档案信息的直接交流。克服传统人才管理模式中档案信息封闭，档滞人流的弊端，促进整个社会人才资源的合理配置。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,用工单位可利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才,人事档案管理中心通过保管、提供、利用乃至信息开发等众多职能,实现档案管理和服务。
