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篇1
一、对个人信用征信机构的规制②
个人信用征信机构，指经有关部门批准成立的，专门从事采集、存储、加工处理信用信息，提供信用档案和其他信用咨询服务的组织。它是独立于信用交易双方的第三方，具有中介性质。
目前，我国现有的法律体系中，对征信机构的管理，以地方政府规章或部门规章为主，尚没有法律位阶较高的专门法对征信机构的从业资格、经营范围进行监管。征信机构设立无序、混乱。笔者认为应从以下方面对征信机构的义务做出规范。
1.尊重个人信用档案主体权利的义务
征信机构应充分保障公民对自己的个人信用档案信息的知情权、异议权。这在《条例》中也有所规定，“第四十条 信息主体认为其信息存在错误、遗漏的，有权向征信机构提出异议，要求更正。征信机构应当按照国务院征信业监督管理部门的规定受理异议申请，并在收到异议申请之日起20个工作日内完成对异议信息的核查和处理，书面答复异议申请人。个人提出异议申请，征信机构未按照前款规定办理的，该信息主体有权以书面方式要求该征信机构一次性删除其全部信息。”但是《条例》中缺少了对征信机构通知、确认等义务的规定，通过立法要求征信机构记录信息主体不良信用信息时，即负面信用信息将被列入‘黑名单’时，征信机构应通知本人，并核实信息的真实性、完整性与准确性。美国信用档案管理中，对于负面信息入库，一般会有2-3次的友情提醒。
2.对个人信用档案信息规范化管理的义务
在个人信用档案信息收集时，首先须有特定的、合法的目的，并且需要依照法律规定的途径和方式进行，不得以欺骗或其他违反法律规定的手段取得他人信息。《条例》中第十五条也体现了“合法收集的原则”，但是却没有对“限制收集”做出明确的规定，应尽快完善。限制收集是指，将需收集的个人信息限制在最小的范围内，尽可能不收集或者收集最少的个人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原则。
在个人信用档案使用时应采用限制原则。征信机构利用个人信用档案，应通知个人信用档案主体，并征得个人信用档案主体的同意，法律规定的除外。征信机构还应对信用档案申请使用者的身份、使用目的进行严格的把关，以保证信用档案的使用在法律规定的范围内。这在《条例》中也有所体现。
《条例》第十七条规定，征信机构对所收集的信息应当客观、及时进行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并应当采取必要、合理的措施以确保信息的及时更新。这正是征信机构保障个人信用档案信息准确性、真实性的义务。信用信息真实、准确是个人信用档案发挥作用的生命线。因此征信机构在收集信用信息时，就应按照法定的程序征集、审查，制定相关的内部操作机制与校对机制，保证信用信息处理前后一致。
《条例》第二十三条规定，征信机构应当建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查询内部分级管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用过程中确保信用信息不被泄露。征信机构的工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自查询或越权查询该机构拥有的信息，不得泄露在业务工作中获悉的信息。这对征信机构的安全保护义务起到很好的法律规范作用。
3.保持独立、公正的义务
信用信息对个人关系重大，信用信息的公正性就显得尤其重要。如果征信机构受某种利益的左右，信用档案信息失去了公正、客观性，不仅不能服务于社会，提高经济运行效率;相反还会贻害于人，成为扰乱市场的一个根源。因此，征信机构作为独立于市场交易的第三方，应客观、公正地收集信用信息，提供信用信息服务。不应受到除法律以外的政府、企业或个人的干涉。《条例》中对于这点并没有提出，笔者认为在总则或征信机构的一般规则中应有所体现。
二、对个人信用档案主体的保护
个人信用档案主体，就是指其信用信息被征信机构收集、处理和利用的人，即被征信人。对于个人信用档案主体的称呼，美国使用的是“消费者”，而欧盟使用的则是“数据主体”。一般而言，个人信用档案主体应当为个人(即自然人)，而不包括法人或其他组织。
整个信用档案管理流程是围绕个人信用信息展开的，个人信用档案的建立又是以个人信用信息在一定范围内公开为前提的，因此不可避免地会涉及到个人信用档案主体的隐私问题，这也是个人信用档案立法的焦点。《条例》对个人信用档案主体的保护，从“总则”中的基本原则到“分则”中的具体规则都有体现。但是笔者认为《条例》对于个人信用档案主体的保护是不全面的，随着个人权利空间的逐步拓展和权利种类的渐趋细化，与个人信用档案有关的个人权利不仅包括隐私权，还有可能涉及个人的信用权、自由权、姓名权、名誉权等多种人格权。因此应充分明确个人信用档案主体的信息权。
为了有效规避公民信息在经济社会中可能受到的侵犯，我国个人信用档案立法应强调个人信用档案主体享有以下信息权利③:
个人信用信息同意权，是指个人信用档案主体决定其信息是否被该征信机构征收，基于何种目的、以何种方式在什么范围被处理、利用的权利。《条例》也规定除了行政机关、司法机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织已经依法公开的信息和其他已经公开的信息外，征信机构收集、保存、加工个人信息应当直接取得信息主体的同意。
个人信用信息知情权，是指个人信用档案主体有权知道其信用信息处理情况。个人信息知情权是实现个人信息权其他方面的基础，因为只有个人信用档案主体才会对自身的信息存在高度的敏感性，最容易发现个人信用信息中的错误，能积极主动更改错误信息和已过时信息，从而保证收集和使用信用信息的准确性和完整性。《条例》第三十九条中的“信息主体有权按照国务院征信业监督管理部门的规定向征信机构查询自己的信用档案。信用档案应包括信用信息、信用信息来源和信用信息查询记录”正体现了这一点。
个人信用信息更正权，是指个人信用档案主体发现其信用信息不正确、不完整、未更新，可要求有关征信机构更正、补充的权利。个人信用信息更正权的赋予，既是个人信用信息知情权演绎和发展的必然逻辑，也是实现对个人隐私权保护的有效制度安排。
个人信用信息删除权，是指个人信用档案主体要求征信机构删除其信息的权利。在个人信用档案管理中，对确认为错误的信息，征信机构非法储存、超范围储存、逾期储存个人信用信息的，个人信用档案主体均有权要求予以删除。
应该说《条例》中以上规定对公民的信息更正、删除、保密权的保护是比较完善的，但是对异议处理完毕以后除了书面答复个人信用档案主体外，还应免费提供一份信用档案，以保证个人信用档案主体了解自己的异议处理的最终情况。
个人信用信息救济权，当个人信用档案主体的权利受到侵害时，应获得事后的民事、行政、司法上的补救。《条例》第四十一条规定，信息主体认为征信机构、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法权益的，可以向国务院征信业监督管理部门投诉。救济制度可以启动个人信用档案主体对征信机构、信用信息提供者、信用档案使用者的监督程序，使我国对个人信用档案主体的保护制度更加完善。
个人信用信息封锁权，是指个人信用档案主体对其信用信息的准确性向征信机构提出异议，在异议未解决期间，个人信用档案主体有权要求征信机构以一定方式暂停信息继续处理和利用。另外，当双方对信用资料的正确性发生争议，征信机构又无充足理由证明的情况下，也必须对该信用信息进行封锁，不能予以提供。这是《条例》中所欠缺的，笔者认为有必要增加。个人信用档案信息的封锁权可以保障异议处理期间，公民的合法权益。
三、对信用档案信息提供者的规制
个人信用档案信息提供者，是指为征信机构提供其掌握的关于公民的信用信息的社会组织或个人，如银行、保险公司，公共服务部门(如水、电、气)等。
信用信息的正确性、及时性、完整性很大程度上依赖信用信息提供者的行为规范，但我国对于信用信息提供者约束的法律条款少之又少。对于征信法律关系中重要的当事人之一，如何对其行为进行规范，明确其法律责任，是一个值得深入探讨的课题。
笔者认为，信用档案信息提供者的义务应包括类似于征信机构义务的方面，因为他们都涉及到信用档案信息的传输环节。要保证信用信息的准确性、完整性和及时性，对信用信息保密，应当告知信息主体该信息特定的提供对象和提供该信息可能产生的不利后果，并取得信息主体的书面同意等。
四、对个人信用档案使用者的规制
个人信用档案使用者，是指利用征信机构为其提供的个人信用档案进行授信、雇佣等活动的个人或机构。当前社会中，信用档案使用者往往也正是个人信用档案信息的提供者，如诸多的商业银行、保险公司。
笔者认为，个人信用档案信息使用者的义务主要应该有④:
一是使用目的限制。个人信用档案信息的使用者，只有在法律允许的范围内或取得个人信用档案主体的授权后才可使用。
二是信用档案信息来源披露义务。信用档案信息使用者根据信用档案信息，做出不提供服务或拒绝交易的决定后，有义务以口头或书面的形式，告知个人信用档案主体关于做出决定的依据或原因，并且提供出具信用档案征信机构的联系方式，还应清楚、全面地告知个人信用档案主体提出异议的权利和途径，这样一方面有利于信息主体及时向征信机构查证征信机构所收集的自身信息的准确性、全面性和及时性，另一方面还可以及时发现和制止某些不法行为，如身份盗窃行为。
《条例》对信用信息使用人也进行了使用限制，并规定了侵害的法律责任。但是对使用范围定位的缺失，不能不说是一种缺憾。笔者认为，应出台相关的法律法规对信用信息披露进行约束，可将个人信用档案信息的披露限制在以下方面:
一是金融机构、保险机构等向公民提供相关业务服务时，调查其信用状况，以判断其支付能力与偿还能力;二是有关政府机构做出行政许可时的调查;三是潜在雇主需要了解个人诚信情况，以便做出是否雇佣的决定;四是个人信用档案主体申请查询本人的信用记录或授权他人使用;五是法律、法规规定可以披露的。
注释:
①吴国干.个人信用征信基本法律关系探略[J]. 湖北社会科学，2008(8):131-134.
篇2
三是有些没有交纳养老保险金的破产企业职工档案仍在原单位保管。由于破产后人心惶惶，留守人员根本没心管理。有的放在麻袋里，有的锁进铁柜里，没有安全保护措施。还有的流放到个人手中，个人档案丢失现象屡有发生，影响职工办理各种保险及退休手续，给社会带来了不安定因素。
四是在各单位中，职工档案管理基础设施较差，保管条件落后，管理水平较低。职工档案大部分没有专门库房，放在办公室的柜子里，有的还是木柜。没有防火、防盗、防潮等安全设施，没有空调、去湿机等设备。管理基本以传统的手工操作为主，缺乏利用现代化技术设备。
五是档案内容缺失现象比较严重。由于历史原因，现存职工档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系的材料多，反映历史材料多，而反映职工个人特长、能力、性格、诚信等的材料少。特别是有的缺少招生录用审批表、合同、协议等要件，影响到职工办理各类保险。
六是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案，使职工办不了调动手续，侵害了职工的切身利益。有些职工为了跳槽，放弃了档案，导致了大量死档案的产生。
针对职工档案工作面临的新情况、新问题，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行规定》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》(以下简称《备案办法》)，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得了新进展。
1、明确了管理机构。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
2、健全了管理体制。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作的职责，四个部门各司其职，齐抓共管，保证了职工档案在管理上的连续性。从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员、退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。
3、拓宽了归档范围。增加了养老、失业、医疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面材料的归档，丰富了档案的内容，体现了职工档案的使用价值，为保障职工的基本权利提供了保证。
4、规范了改制与破产企业职工档案管理。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的，职工安置方案。
5、完善了制度建设。建立健全了职工档案管理的法律法规和相关政策，规范了职工档案管理，对职工档案的收集、保管、销毁、利用、转递、法律责任等方面加以完善。转递时间由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。
6、提出了处置办法。针对死亡职工档案无限期保管提出了具体处置办法。死亡职工档案在原档案保管部门保管15年以上，可以按有关规定经鉴定后进行处置。
7、用人单位招聘职工，必须100％签订劳动合同，否则不给予备案。签订一年(含一年)以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。
8、职工“跳槽”单位不得扣押档案。过去职工“跳槽”不辞而别，单位无奈，只能扣下其档案索要违约金来“挽回损失”，今后，用人单位这样的行为将被禁止。
9、职工档案丢失可以补办。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制，以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。
篇3
1.2 人们对社会保险档案作用的重要性认识不高。当前，人们对社会保险档案作用的认识度较低，理解度基本为零，绝大多数人民群众都未能意识到社会保险档案工作的重要性，导致了社会保险档案从源头收集就存在着不小的困境。
1.3 社会保险档案管理分散多头管理现象严重。我国现行社会保障管理体制是分散型的，是多部门多机构管理。公民个人社会保险档案分散在不同的管理部门中管理。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，造成不一样的社会保险档案分属不一样的经办机构，经办机构内部的档案存放在不同的业务科室，由于一个人的保险资料保存在不一样的机构或科室，且管理办法各异，查找起来相当困难。就当前而言，具体情况是人社部门管理的养老、医疗、工伤、生育等法定的基本保障档案也在各自的经办部门管理;卫生部门管理着基本医疗保险档案;民政部门管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金档案;商业保险部门管理着公民个人补充保障的一系列保险金档案。这种现状造成多头经办、政出多门、业务交叉、资源浪费、政令难以统一的局面。而且由于这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金，并且相当严重。
1.4 缺乏统一的社会保险档案管理规范和标准。目前，我国档案行政管理部门还未对社会保险档案工作作出明确规定，在归档范围、管理形式、交接流转等方面还未制定统一的标准要求。社会保险档案直接关系到个人的关系流动、转接，一个参保人员从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节，办理有关手续，填写保险卡及有关表格，作为最原始的资料存入个人档案。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，都将是今后支付社会保险待遇的重要依据。2009年，最后一次国务院常务会议决定在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”;从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。这就要求社会保险档案管理需要具有相当大程度上的统一性，不仅是市和辖市区之间的统一，而且是全国、省、市、县从上到下的统一。而目前的实际情况是社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂信息不能共享。
1.5 社会保险档案管理人员不专且专业知识水平偏低。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从社会保险档案管理人员配备现状来看，档案管理人员不专，兼职现象严重，而且档案管理专业知识水平及学历不高，严重影响着社会保险档案管理的水平。
2 加强社会保险档案管理的对策
2.1 进一步完善社会保险档案立法，建立完善的社会保险档案管理法律法规体系。虽然我国已经建立了一系列社会保险档案管理的法律法规制度，基本保证了档案工作有法可依、有章可循，但随着我国保险种类的增多，以及对养老方式观念的改变，应根据新时期社会保险档案事业发展的客观要求，结合新时期社会保险档案工作中出现的新情况、新问题及时加以规定。健全有关档案管理制度，完善社会保险档案从业资格管理与培训等档案人员的制度，加强对档案工作监督等内容，完善法律责任的具体规定。
2.2 增强管理意识，加强社会保险档案队伍建设，建立定期监督检查制度。社会保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员准入制度，建立业务过硬、责任心强的社会保险档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进社会保险档案管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化发展轨道。
2.3 加强社会保险档案信息系统管理工作。目前大多数档案室仍在沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代化科学手段，有针对性地开发信息系统，完善社会保险业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和个人提供档案信息查询服务，并接受监督。社会保险业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新时期社会保险经办工作的标准化和规范化，实现社会保险事业可持续健康发展。
2.4 正确定位社会保险档案管理工作。档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。进入后保管时代之后，社会公众对档案的认识已经不再仅仅是行政机构的产物，而更多的是一种社会记忆、文化记忆。社会保险档案正是在个人参与社会保险这一社会实践活动中形成的记录，它不仅具有证明价值、参考价值，也是我国社会保险工作开展过程中产生的文化印记，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要，是社会保险业务本身的必然要求，也是记录社会保险事业的有力凭证。
2.5 加强社会保险档案人员业务培训。组织社会保险档案人员参加业务培训，提升其政治素养、专业素养和文化素养，培养和造就一大批讲理想、讲道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型社会保险档案管理人才，加快社会保险档案管理现代化进程，为社会保险档案管理事业可持续发展提供人才保证。
2.5.1 加强培训要注重提高社会保险档案人员的政治素养。社会保险档案人员队伍应该是政治头脑非常敏锐的群体，其工作应在正确的政治方向、坚定的政治立场、鲜明的政治观点、严肃的政治纪律、高度的政治敏锐性指引下进行。否则，就会坠入社会保险档案工作的误区。
2.5.2 加强培训要注重提高社会保险档案人员的专业素养。社会保险档案管理人员要具备相应的专业知识水平，系统地学习和掌握《档案法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等制度;明确档案工作职责和任务，以及归档的范围及整理要求;学习《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，具有较全面扎实的实践技能。因为档案是一种知识载体，社会保险档案管理人员要发挥社会保险档案的社会效益，只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
篇4
人事档案是在人事管理活动中形成的，记载和反映个人履历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，是每个人的经历学历、社会关系、思想道德品质、工作学习状况以及考核奖励处罚等情况的原始记录。人事档案管理是将人事档案先进行收集、整理、保管然后提供给人们利用的活动，对人力资源开发起着重要的作用。
一、人事档案的作用
在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：
对职工个人而言，档案具有任何材料都不可能具备的真实依据和原始凭证作用，所以它的法律效力极强。无论是考研、就业、出国审查还是升职晋级、各种社会保险、离休退休手续办理以及各种证明材料的出具等都离不开档案材料作为重要依据。
对于用人单位来说，人事档案作为人才信息的重要载体，是人才信息最基本和最主要的来源，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，考察其德、能、勤、绩、廉等各方面的情况，从而全面准确地了解一个人的基本情况、素质能力，是知人、选贤、举能的重要工具，对培养选拔人才开发人力资源具有重要作用。
二、当前人事档案管理工作中存在的问题
1.人事档案管理硬件条件严重落后，管理水平较低。当前有相当一部分单位人事档案管理仍停留在过去原始的手工操作阶段，设备设施简陋，应付凑合，技术落后，徒耗时间和精力，档案的完整、准确难以得到保证。据统计，不少单位没有专门的档案管理库房，办公、阅档、仓库合一，缺乏空调、去湿机等设备，严重影响了档案的安全性和保密性。
2.人事档案管理人员不足，队伍不稳定，专业素质偏低。很多单位根本没有达到中央组织部要求的“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”的基本人员配置，不但有一人兼职管理几千卷档案情况，甚至用临时工管理档案的也屡见不鲜。一些档案管理人员学历和专业素质低，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂电脑的使用。而且很多档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，致使档案材料未能及时整理归档，案卷达不到“归档齐全完整、鉴别要认真、分类要准确、编排必须有序、目录务必清楚、装订要整齐”的要求，严重影响了档案管理水平。
3.人事档案内容质量不高。一是人事档案造假严重。在各种利益驱使下，一些人利欲熏心，利用手中权力和管理漏洞，伪造、涂改档案内容，假工龄、假年龄、假党员、假职务、假荣誉等屡见不鲜，从“原共青团石家庄市委副书记王亚丽，身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假”的新闻也可以看出，一些单位的档案造假已经到了非常严重的程度。二是档案材料内容质量不高。人事档案是每个人信息的“记录仪”、“储存器”和“说明书”，应从各个方面反映一个人全面的基本的情况，“见档如见人”。然而现实中的情况却是，很多人的人事档案寥寥数字，几无更新，信息量很少，个性特征更是无从谈起，可利用价值不高。很多鉴定、考核和评价材料都给人以“千人一面”、“如出一辙”的感觉，内容及形式雷同，不能准确反映个人的真实情况。三是人事档案在观念上多是重政治轻业务，反映政治表现、家庭状况及社会关系等方面的内容较多，而能反映一个人业绩特别是动态反映一个人工作情况的信息，如：管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质、岗位培训、继续教育等情况，则少之又少。有的即使有，数量也有限或补充不及时。
4.人员流动过程中出现的档案管理滞后问题。随着市场经济体制的确立、用工方式的多样化以及人才资源配置方式的变化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”转变为“社会人”，出现了擅自扣档、擅自带档、重新建档、弃档、档案丢失、传递混乱等情况。例如，近年来越来越多的高校毕业生把就业目标投向了非公有制单位或外企，这些单位不需要个人档案，只需要相关的学历证明和身份证明，而多数国有企业在吸收人员时，也基本上实行了灵活的聘任制，而非终身雇佣制。人事档案的这种社会功能的弱化，造成了越来越多的人不重视人事档案，而一旦需要时又手足无措，费尽周折。
5.人事档案信息开发利用不够，重保密轻服务。档案管理，无论是收集、整理，还是鉴别、保管，究其本质，都是为了提供信息，服务于识人、选人、用人，为人事决策提供参考依据，有效利用是档案管理的出发点和归宿。但就目前而言，人事档案利用工作基本都是被动服务，等待相关人员主动找上门来查阅才提供，缺少主动服务精神，开发意识差；即使查阅利用，范围也有限，往往只提供党团材料、社会关系、简历职称等肤浅表面的自然情况，而真正用于人才选拔、培养、开发乃至预测等方面的内容较少，严重影响和弱化了人事档案的现实效用和历史价值。另外，由于人事档案具有机密性，加之利用档案审批手续比较严格，限制较多，因此利用也不够充分。许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用外，长期沉睡在档案盒里。
三、解决问题的对策
1.夯实人事档案管理的基础。档案管理部门要按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和空调、防潮、除湿等设备，建立牢固的防火、防盗、防蛀、防光照的专用库房，库房设施设备和安全措施应定期检查，档案库房、阅档室和工作人员办公室应三室分开。档案管理人员应及时收集各种档案材料，认真整理，鉴别分类，及时归档。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的内容要及时补办，确保档案材料整齐完备、真实、准确、权威。
2.加强队伍建设，提高档案管理人员的能力素质和知识储备。档案管理工作的政策性和业务性较强，需要各种高素质、高学历和复合型人才。档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上飞速发展的时代步伐，时刻掌握计算机操作、网络和多媒体等新技术新知识和先进的管理技术，增强使用现代化工具的能力。另外还要积极学习本专业领域相关知识，熟悉各个岗位环节，提高业务技能。只有这样，才能成为具有较强管理能力和实际操作能力的档案管理能手，才能更好地提供单位所需的优质、快捷的档案管理和开发服务。档案管理人员还要深入了解档案管理的重要性，不断加强自身职业道德修养，增强使命感、责任心和事业心，提高主动服务意识和服务水平。
3.建立健全人事档案管理工作制度，提高档案质量，提升服务水平。档案工作头绪多、琐碎繁杂，需要一定的制度来制约，否则会无章可循、无所适从。一是要加大对《档案法》等法律法规的宣传力度，不断增强民众的法治观念，档案管理人员必须知法、守法，更要时刻不忘自觉宣传《档案法》。要尽快制定出台《人事档案管理法》，使人事档案管理真正纳入法制化轨道，朝着程序化、规范化、标准化的方向发展。二是从源头上抓起，做好档案收集工作并从根本上把好关，对制假、造假、涂改者依法处置，严惩不贷。三是严格管理，实行人事档案管理目标责任制和责任追究制，对档案材料归、转、进、出等严格要求，堵塞管理环节上的漏洞。四是增加透明度，除确实不能公开的涉及个人隐私的一些内容外，其它诸如职称、学历、工龄、年龄等自然情况和基本状况，均应在一定范围内公开公示，并加强有关部门对档案管理的监督检查，接受群众和社会监督。
4.加强流动人员人事档案管理。一是完善制度，明确要求，制定完善流动人员人事档案审核工作方案，建立健全流动人员档案材料收集网络，确保形成的材料及时归档、及时更新。二是规范程序，严格管理，不断健全档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度等规章制度，使档案记录内容全面、客观、动态，档案查借阅、转移规范高效。三是便民利民，人。引入计算机管理档案，建立计算机索引系统，提高档案管理的效率，方便检索。
5.提高人事档案管理现代化和信息化水平。档案管理部门要加强信息化技术手段的应用，配备先进的计算机等成套设备，对人事档案实行计算机辅助管理，通过计算机、摄像机、照相机、扫描仪等现代设备和现代数字技术，将人事档案材料录入电脑，将图片、影像、文字等资料转变成数据资料，既有纸质档案，又有数据格式，二者并存。甚至可以开发一套功能强大、方便高效、格式统一的信息系统软件，建立完善人事档案信息数据库，以满足档案信息化建设的基本要求。还要充分利用网络对人事档案管理体制进行创新，实现非保密档案信息的共享，向社会提供高效优质的档案信息服务，既方便了利用者，又能大大提高人事档案工作的效率和档案的利用率。
参考文献：
[1]曹中伟，叶丽新，吴军.人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2002（05）.
