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一、中学档案管理工作存在的问题
随着现代社会中的信息技术不断迅速发展，档案管理工作相较存在滞后现象，不能满足现代社会对档案信息资源的要求。主要表现在：一是学校领导除了关注教学，没有重视档案管理的问题，对于档案管理的认识欠缺。二是管理制度建立不完善，在传统档案的形式上也存在变化问题，管理工作出现前所未有的缺陷。三是管理人员工作能力偏低，有些是兼职人员，根本不懂得如何管理档案，专业素质较低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至给档案管理工作带来阻碍，导致无法推进先进档案信息管理技术。四是中学领导忽视了学校管理制度要求和档案管理工作规范，没有添置信息化设备，造成档案管理信息化程度偏低。
二、相关改进措施
（一）建立健全档案管理制度。为了让学校档案管理工作能在正常的条件下运行，要重视档案管理的制度建立健全。管理人员对学校的实际情况进行全面的调查，经过调查得知；为了档案的管理工作能够顺利进行，事前充分理解（档案法）的重要性及规定中的合理科学规章制度的原则。在管理档案中保证要遵从已制定规章制度的原则，一是收集档案信息、归档、整理、保存、筛选……按照制定的环节标准进行。二是管理档案时，通过有序化来进行有序移交档案、改编、接收等，并按照工作中的需要办理手续，做好入档记录。三是为了进行检索，需要对档案管理进行索引，在管理档案中做好过程汇总，且配合相关的检索进行管理档案工作，以提高查看档案的效率。
（二）提高管理人员技能素养。为了更好地进行档案管理工作，提出了重要条件，要求相关部门定期对工作人员进行培养。尤其是派遣管理档案的人员，并给予一些相关学习的资料，要求学习过程中能够充分理解管理档案的重要知识；同时提高工作人员的实践技能（计算机技术）、维护网络及管理数据，加强管理经验的提高，并让档案管理人员了解管理档案方面的重要性；加强培养相关人员的管理及监督专业水平，减少难点，运用现代网络技术收集管理中的相关信息，把现代信息技术融入新时期档案管理工作的发展当中。
（三）管理档案中的注意事项。档案管理人员在整理或保存档案时，对于从前的纸质化档案用日常的处理方式接手即可，因为在档案管理当中很少存在重纸质文件。但是属于特殊性的数字化文件，如果采取处理方法出现失误，会导致大量文件丢失，最后也很难以找回原处。所以，建议在保存及整理档案时，要认真核对是否属于数字化文件，再进行收集。为了方便使用计算机网络（Computer）来发送相关邮件及文件，相关单位该为中学校提供“网络”（Theinternet），通过先进网络技术来把文件安全发送给档案管理人员。此外，在收集档案资料时注意一些方面：进行检查资料的质量保证，避免出现破损或水渍的痕迹，对于不合格的资料一概拒绝接收。
（四）现代化管理方式的应用。随着现代社会信息资源的不断推进，档案资源利用率及开发较为广泛，将其在管理中成为了不可缺少的重要部分。因为，每年各个中学的竞争力不断加强，为了在一定程度上提升目标，采取相应的手段对信息资源及企业信息进行程度上的竞争。然而科学技术利用高速发展的时代提高了生产力，所以，在社会管理及经济建设当中信息技术已成为了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不断刺激与提高信息化，将档案管理工作促进先进技术发展上。但随着时代的发展要求对传统的（方式方法、管理理念及管理机制）不再被广泛利用，对此方面需要加强提高。为了扩大信息沟通的渠道，在档案信息的开发上加强优化，并建立一种相应的开发机制，使信息管理技术及传统档案配合所谓方式进行改进。同时让丰富的形式满足现代信息的要求，加强重视收集档案方面工作的重要性，例如：正确保存档案（电子、纸质），也要把相关资料一同收集（文字、录像），并确保收集档案工作的质量。
三、总结
档案管理对于现代高中学校来说是在工作中非常重视的部分，用先进信息技术使学校的档案管理工作能力得到提高，起到促进的作用，同时提供更多的相关信息并给予一些支持。如果中学的档案管理工作能力，能得到相关部门的认可，可提高教学管理水平，并为未来的发展做好铺垫。
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二、相关改进措施
（一）建立健全档案管理制度。为了让学校档案管理工作能在正常的条件下运行，要重视档案管理的制度建立健全。管理人员对学校的实际情况进行全面的调查，经过调查得知；为了档案的管理工作能够顺利进行，事前充分理解（档案法）的重要性及规定中的合理科学规章制度的原则。在管理档案中保证要遵从已制定规章制度的原则，一是收集档案信息、归档、整理、保存、筛选……按照制定的环节标准进行。二是管理档案时，通过有序化来进行有序移交档案、改编、接收等，并按照工作中的需要办理手续，做好入档记录。三是为了进行检索，需要对档案管理进行索引，在管理档案中做好过程汇总，且配合相关的检索进行管理档案工作，以提高查看档案的效率。
（二）提高管理人员技能素养。为了更好地进行档案管理工作，提出了重要条件，要求相关部门定期对工作人员进行培养。尤其是派遣管理档案的人员，并给予一些相关学习的资料，要求学习过程中能够充分理解管理档案的重要知识；同时提高工作人员的实践技能（计算机技术）、维护网络及管理数据，加强管理经验的提高，并让档案管理人员了解管理档案方面的重要性；加强培养相关人员的管理及监督专业水平，减少难点，运用现代网络技术收集管理中的相关信息，把现代信息技术融入新时期档案管理工作的发展当中。
（三）管理档案中的注意事项。档案管理人员在整理或保存档案时，对于从前的纸质化档案用日常的处理方式接手即可，因为在档案管理当中很少存在重纸质文件。但是属于特殊性的数字化文件，如果采取处理方法出现失误，会导致大量文件丢失，最后也很难以找回原处。所以，建议在保存及整理档案时，要认真核对是否属于数字化文件，再进行收集。为了方便使用计算机网络（Computer）来发送相关邮件及文件，相关单位该为中学校提供“网络”（The internet），通过先进网络技术来把文件安全发送给档案管理人员。此外，在收集档案资料时注意一些方面：进行检查资料的质量保证，避免出现破损或水渍的痕迹，对于不合格的资料一概拒绝接收。
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（二）目前正在实施中的绩效工资改革需要大量的人事档案统计信息
正在进行中的绩效工资改革要求每个单位要制订符合本单位实际情况的绩效工资实施方案。这个方案既不能超出财政部门清理津补贴的标准和人社部门批复的绩效工资总额，又要使绩效实施后本单位人员的收入水平不低于以前的水平，基本性绩效和奖励性绩效的分配要符合政府部分的分配比例，这都需要人事档案管理提供准确人事档案统计信息尤其是收入情况信息。
（三）刚刚完成的教职工基础信息采集工作对档案管理
的归档材料提出了新的要求教职工基础信息采集是自上而上布置下来的，里面涉及到大量的人事基本信息、工资信息、社会保障信息、专职教师的相关信息。其中对于专职教师的信息在目前的人事档案归档材料中还是一个空白。因为这个平台是一个动态管理的资料库，缺少的这部分信息需要在今后的工作中逐步的收集资料进行完善。
（四）住房补贴的摸底调查工作
住房补贴的摸底调查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后参加工作的新职工的每年每月的工资情况，参加工作时间的确认、本人应享受的住房面积，调动工作的人员还要原单位出具是否享受过福利分房的证明。这些信息的准确性直接涉及到教职工的切身利益，需要人事档案管理和信息统计工作来提供大量的资料。
（五）职称的评定
教职工最为关心的职称的评定工作由于2011年新职称评审办法的实施发生了很大的变化，对教职工原职称的取得和聘任时间都需要准确的确认，这也需要人事档案管理和信息统计工作来提供准确的资料。
二、目前高校人事档案管理和信息统计工作存在的问题
（一）缺少专职的人事档案管理和信息统计人员，信息统计和分析工作难于开展
人事档案材料的整理和归档管理是一个耗时耗力的工作，需要有专人静下心来做这项工作。目前高校的档案管理基本上都是人事管理部门的人员兼职来做，而人事管理工作也很多，难以有足够的精力来做档案工作，既懂人事档案管理又具备一定统计知识人员都是难得，对人事档案统计信息进行综合分析更是无从谈起。
（二）人事档案管理信息化水平低，信息统计工作难以满足日常的工作需要
目前高校的人事档案归档情况并不乐观，经常出现调动人员回原单位找档案中缺少的资料的情况。档案信息化水平很低，信息统计工作无法满足目前的管理需要。
（三）人事档案管理和信息统计的规章制度不健全
各高校对人事档案管理和信息统计工作不够重视，相应的规章制度建设也得不到应有的重视，对从事此项工作的人员也没有相应的激励制度，难以激发工作人员的积极性，这也导致了鲜有人员愿意从事这项寂寞的工作。
（四）人事档案利用服务的方式还是传统和被动的
长期以来档案管理给人的印象都是“保管员”，似乎什么人都能做这个工作，提供服务的方式也是查询、摘录，简单的汇总。这种服务方式已难以满足管理的需要。
三、如何做好高校人事档案管理和信息统计工作
（一）提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识
在单位设立专职岗位、专职人员来做此项工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、轻统计分析”的思想。
（二）加大档案管理和信息统计的投入，提高档案管理和信息统计的信息化水平
传统的档案管理偏重于归档和材料的整理，一般需要的工具很简单，象剪刀、胶水、裁纸机、打眼机等就可以了，而随着档案管理信息化的发展，计算机、打印机、扫描仪、管理软件等工具也是必不可少的，目前无论是硬件设施（设备、工具）还是软件（人员、培训）等的投入，都难以满足工作的需要。
（三）建立健全人事档案管理和信息统计工作制度
完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度，完善考评机制，调动从事此项工作人员的积极性。
（四）改变人事档案管理和信息统计服务的方式
提升服务层次改变传统和被动的服务方式，主动征求各部门对人事信息需求，满足他们从人事档案中提取符合各自需要的信息的需求，充分发挥人事档案管理在统计、数据分析和预测等方面作用。目前高校的档案管理普遍存在着归档材料多，例如个人的工资档案每年一张表，别说上千人的高校就是几百人的高校每年归一次也是件颇为耗时耗力的工作，而此项工作是一个长期性的工作，需要长效管理，及时更新，为信息统计和分析提供基础资料。同时，要完善考核制度，以激发档案管理和信息统计工作人员工作的积极性，变被动的管理为主动的管理，提高档案利用的效率。
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1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。
主要参考文献
［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［j］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．
［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［j］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．
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（一）实现传统底片、照片档案的数字化。传统底片档案的材质为银盐胶片，是经过照相机拍照后保存在胶卷上的原始图片信息。传统照片档案是对底片进行化学冲洗后所形成的成型品。实现传统底片、照片档案的数字化工作需要使用的设备为：高分辨率的专业底片扫描仪、A4幅面的专业照片扫描仪等数据转换设备，光盘、硬盘等存储设备，具有刻录光盘功能的计算机设备。实现传统底片、照片档案的数字化工作流程为：确定扫描分辨率（找到分辨率与电子文件大小的平衡点），扫描档案，处理图像，存储图像（光盘存储的为TIFF格式，上传到网络服务器的为JPEG格式）四个程序。
（二）实现音频档案的数字化。音频档案是以声音为信息表达方式的档案材料，包括以唱片、录音带为材料载体的纯音频档案和含音频档案。实现音频档案的数字化管理需要一些必备的电子存储设备，包括录音机、唱机等播放设备，声频采集卡、音频采集编辑软件等数据转换设备，光盘、硬盘等。此外，还有具有刻录光盘功能的计算机设备也是音频档案数字化管理必不可少的设备。在具备以上设备的前提下，可以进行音频档案的数字化工作，其共有五个基本流程，首先是处理音频档案，其次连接音频设备，然后采集音频，接着编辑音频文件，最后存储音频文件（光盘存储的为WAV格式，上传到网络服务器的为MP3格式）。（三）实现视频档案的数字化。视频档案是指以磁带、磁盘和光盘等为载体，利用录像设备和技术，记录下来的运动图像(或称视频图像)档案。目前，以磁带为载体的录像档案，大多数是模拟信息，而以磁盘和光盘为载体的视频档案，本身就是数字化信息。实现视频档案的数字化工作需要使用的存储设备有录像机等播放设备，视频采集卡、视频采集编辑软件等数据转换设备，以及光盘、硬盘等，此外还需要具有刻录光盘功能的计算机设备。视频档案进行数字化的工作流程为：处理视频档案，连接视频设备，采集视频，编辑视频文件，存储音频文件（光盘存储的为WAV格式，上传到网络服务器的为MP3格式）五个程序。
二、高校声像档案数字化管理的实现路径
（一）高校声像档案数字化管理的实现目标。高校声像档案数字化管理的目标是基于数字化校园信息管理平台，设计与实现一个信息安全可靠、安装方便快捷、操作简单易学、且易于扩展的声像档案数字化管理系统，系统可以实行管理员和普通用户分层管理，可以实现照片、音频、视频三种类型声像档案的统一管理，不仅可以完成声像档案的收集、整理、著录，还可以完成保管、利用、统计，以及打印、销毁等管理工作的全部功能。此外，还可以满足用户在一定范围内对与声像档案有关的相关信息进行查询的需要。
（二）高校声像档案数字化管理系统设计与实现。主要有以下几点：
1.基本流程。高校声像档案数字化管理系统将用户分为管理员和普通用户。其基本流程是：用户访问高校声像档案数字化管理系统，进入用户登录的界面，系统在用户登录成功以后会进行身份判别，身份判别是按照访问者的身份和权限进行的，身份得到判别的用户自动进入相应的操作界面。系统最高权限的用户则是管理员，他对整个系统负责。当管理员进入管理员界面后，他不仅具有添加、删除用户的权限而且还具有修改普通用户信息的权限，此外还具有发表声像档案、修改声像档案、删除声像档案的权限，以及批复用户申请，进行用户权限分配等等；普通用户登录验证进入普通用户界面后，既可以查看或预览声像档案，又可以检索或下载声像档案，还可以经管理员授权申请声像档案，修改个人信息等。
2.系统结构及其功能。高校声像档案数字化管理系统由五个模块组成，分别为检索模块、管理模块、用户模块、申请模块和权限模块。各模块拥有各自的控制器和功能页面，系统遵守高内聚低耦合的模块设计原则，正因如此，系统里模块与模块之间，彼此既相互联系，又独立运行。（1）检索模块。该模块业务是本系统的核心业务，因此本系统中的首页面被设置为检索页面。当用户登录成功，进入检索界面以后，可以实现对声像档案的检索，每页显示的检索条目数可以进行设置。检索页面还可以与其他页面进行超链接，检索结束后选择退出窗口等。检索模块主要有以下可实现的功能：第一个可实现的功能是对文档进行全文检索，主要包括：元数据全文搜索，系统储存文档内容的全文搜索。第二个可实现的功能是高级检索，主要包括：检索词自行联想提示，同音词检索，同义词检索，对象分类检索，以及根据时间、创建修改时间、格式、大小等条件对资源进行高级检索。第三个可实现的功能是结构化搜索功能，即针对搜索结果进行二次筛选，它是根据搜索类别资源进行属性筛选。第四个可实现的功能是基于位置的检索功能，基于位置的检索表示，系统每个目录结构导航都有一个路径索引，可把搜索限制在某个文件夹范围内，这样不仅搜索速度更快，而且搜索效果更佳。（2）管理模块。该模块是本系统赋予管理员的独有功能，在此管理员可以对整个系统进行管理。管理模块可实现的主要功能有：第一，可实现用户管理的功能，主要包括添加新用户、删除用户、修改用户信息。第二，可实现声像档案管理的功能，主要包括添加声像档案、删除声像档案、修改声像档案。第三，可实现用户管理的功能，即查看和批复用户申请，授予各级用户权限。（3）普通用户模块。普通用户登录成功后进入该模块，此模块可实现的主要功能有：第一，可实现查看声像档案的功能，主要满足普通用户查阅声像档案。第二，可实现检索声像档案的功能，用户可以检索到所需要的视频、音频、图像等档案信息。第三，可实现申请声像档案的功能，用户对于搜索到的视频、音频、图像等档案，可以向系统管理员提出申请下载，等待管理员授权。第四，可实现声像档案在线预览的功能，用户对检索到的视频、音频、图像档案可分别进行阅览。第五，可实现声像档案下载的功能，用户向系统管理员提出的声像档案下载申请，须经管理员授权后，才可以进行下载操作。第六，可实现修改个人信息的功能，主要满足普通用户对本人相关信息的修改操作。(4）申请模块。该模块的主要功能是：用户在检索声像档案成功以后，可以通过在线预览所检索到的声像档案资源，如果符合用户需要，则用户需填写申请此声像档案资源下载原因，填写完下载理由就可以向系统管理员提出下载申请。只有在管理员通过在线对用户申请进行批复，即通过管理员批复授权后，用户才能下载此声像档案资源；经批复但未获授权，则不能实现对此声像档案资源的下载。
三、结语
高校声像档案既是记载学校发展历史、也是服务学校现实工作、更是承接学校未来发展的重要载体，在高校教学管理过程中发挥着不可替代的作用。对这些宝贵的声像档案信息资源，实行数字化管理，以达到最大化的社会资源共享，是高校档案管理工作顺应时代进步和社会发展的客观选择，是加速高校档案管理现代化的现实要求，是提升高校档案信息服务水平的必由之路。
作者:梁骁 单位:贺州学院校长办公室
参考文献:
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随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。
一、高等学校会计档案管理现状
（一）对会计档案管理的认识不足
长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。
（二）会计档案管理制度不健全
高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。
（三）会计档案管理信息化程度不高
目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。
（四）缺乏专职的会计档案管理人员
目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。
二、加强高等学校会计档案管理的对策
（一）提高对会计档案管理的认识
高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。
（二）建立健全会计档案管理制度
在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。
（三）提高对会计档案管理的信息化程度
传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。
（四）设置会计档案管理专职岗位
高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。
总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。
参考文献：
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文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2012）08-0115-02
高校档案是高等学校教师的教学与科研、学生的学习与实践以及各项管理工作直接形成的对学校、对社会具有保存价值的历史记录，它不仅是学校教学评估、教师职称晋升、学生报考第二学历及补办毕业证书等活动的直接信息资料来源，同时也是学校制定规划和教学改革的重要依据。随着社会主义市场经济改革的不断深入和信息科技的飞速发展，高校档案管理已成为高校管理工作中的重要内容。档案管理人员的综合素质的高低将会直接影响档案业务工作的效率、水平和质量，对档案管理工作整体效能的发挥起着关键的作用。为了适应社会发展的趋势，全面提高档案管理人员的综合素质，已成为高校迫在眉睫的事情。本文分析了高校档案管理人员的素质现状，提出了一些提升档案人员素质的对策，期望与同行一起商酌探讨。
1 高校档案管理人员的素质现状
（1）部分档案人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。
随着改革开放和社会主义市场经济建设进程的加快，人们的思想观念和价值取向发生了深刻的变化。部分档案人员的人生观、世界观和价值观也发生了较大的变化，自认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，思想上出现了极大的反差，道德观念也发生了动摇。对生活失去激情，对工作缺乏热情，更不会自觉参加科研、技改活动，严重影响了高校档案工作的正常开展。
（2）档案人员专业知识欠缺，业务素质不高。
近几年，高校档案管理人员队伍中具有专科或本科学历的人数在不断增多，但真正有档案专业学历的人微乎其微，大多数是“半路出家”，要通过自学和实践才对档案专业知识有所了解。大多数地方本科院校由于有引进人才解决家属工作的政策，有的家属甚至只有初中或高中文化程度也被安排在档案管理部门工作，他们的业务素质高低可想而知。由于高校领导对档案管理人员队伍的重视度不够，使得档案人员队伍中具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。档案管理人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，严重影响着高校档案工作质量的提高，极大地妨碍了高校档案事业的持续发展，更谈不上档案的信息化管理及开发利用。
（3）档案人员流动频繁，队伍结构不稳定。
一是高校档案人员专业人才偏少，一部分人是兼职做档案管理工作，由于身兼多职，造成他们无暇也无心学习档案管理方法和档案专业知识，档案意识薄弱，加上所做的档案工作又没有任何待遇，使他们对档案工作缺乏责任感和奉献精神，只要有机会就想把自己所兼的档案工作移交给别人，使得档案材料收集不齐全，分类不清晰，责任也难以明确。二是高校档案人员待遇普遍都偏低，没有教务处、学生处、招生就业处等部门的待遇高，而且发展前途也没有这些部门大，使得部分档案人员难以忠于职守，有机会就会想调到别的部门，造成了人员流动频繁，新人不断，影响了档案人员队伍整体素质的提高。
（4）管理观念陈旧，缺乏创新意识。
由于档案工作得不到领导重视，很少有外出学习交流的机会，使得档案管理方法无法更新，服务效率持续低下。档案管理人员普遍不能熟练掌握计算机知识与操作技能，大多数还是采用手工检索、人工操作等原始的管理方式。部分档案管理人员固步自封、因循守旧、不思进取，对工作产生了倦怠情绪，使得高校档案工作举步维艰。
2 高校档案管理人员素质的提升对策
（1）加强档案管理人员的职业道德教育。档案管理人员具有良好的职业道德是高校档案工作稳步发展的前提，也是当前高校档案工作的首要任务。学校可以通过开展讲座或其他方式来提高档案工作人员对本职工作的性质、地位和作用的认识，培养他们的事业心和责任心，引导他们树立为人民为社会服务的思想，培养他们吃苦耐劳、无私奉献的精神。为了调动档案管理人员的工作积极性，学校在年终考核时，在档案人员中评出最佳服务奖，作为提拔晋升、发放奖金的依据，确保档案人员具备良好的道德素养。
（2）建立培训机制，提高档案管理人员的业务素质。学校领导要对档案管理人员予以足够的重视，要制定相应的培训计划，在经费上要保证档案人员参加多层次、多形式的继续教育。为了保证培训效果，可以采取培训后考试的制度，考核成绩记入年终考评，作为评先评优的依据。
（3）加强专业人才的引进与培养，稳定档案管理人员队伍。高校对教学人才的引进都愿意投入大量的精力和成本，而对档案管理人才的引进缺乏力度。首先，高校领导在思想上和行动上要重视档案管理工作，要引进和培养一些信息技术人才、高水平的档案管理人才和研究型人才，提高档案人员队伍的学历层次，改进档案管理人员的知识结构，从而全面提高档案管理人员的综合素质。其次，要保障档案人员的权益，适当提高档案人员的待遇，特别要对高层次专业人才予以重视，避免人才流失，坚持做好“感情留人，待遇留人”工作，确保档案管理人员队伍的稳定。
（4）转变陈旧观念，培养创新能力。在知识经济飞速发展的今天，档案管理工作面临着新的挑战，也对档案管理人员提出更高的素质要求。档案管理人员要改变以往落后的工作方法，实现由封闭管理型向开放服务型转变，服务态度也应从消极被动向积极主动转变。档案人员要不断补充和更新自己现有的知识，深入研究档案工作中出现的新特点、新情况，为学校领导决策提供可靠的依据。档案人员要认真学习计算机知识和操作技能，把信息技术和网络技术应用到档案管理工作中，可以大大提高档案工作的效率及利用水平，使高校的档案管理工作得到不断的改革和创新。
参考文献
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高校档案是伴随着高校的发展而不断积累形成的重要信息资源，不仅对高校自身的建设和发展起着重要的作用，同时也为国家经济建设的发展与社会的进步做出应有的贡献。知识经济时代的到来，给高校档案管理工作带来新的机遇和挑战，同时，高校档案管理工作者也面临着转变工作观念的考验。本文拟分析新时期档案工作的几个变化和档案管理人员队伍存在的问题，提出了应该转变的几个观念。认为应观念先行，促进高校档案管理工作水平的提高。
1档案工作管理队伍的现状
1.1整体文化程度水平偏低
目前，高校档案工作者大专以上文化程度的约占三分之二，研究生更是凤毛麟角。整体文化水平偏低导致现有的高校档案管理队伍难以适应新时期工作的要求，难以担负高校档案信息工作的重任。
1.2专业水平偏低
由于长时期以来，我国培养的档案管理专业人才数量过少，导致高校档案工作中档案专业人才一直比较缺乏。其他接受过档案工作短期专业培训的人员数量也不过整体数量的一半，在专业水平上也难以适应档案工作的要求。
1.3专业技术职称结构不合理
一是档案工作高级职称的比例过小，一般的普通高校甚至没有；二是中级职称的获得者所持有的大多不是档案管理工作系列的技术职称。
1.4知识构成老化
现代科学技术的发展突飞猛进，日新月异，知识更新的周期也变得越来越短。档案管理学科也得到了飞速的发展，出现了许多新的理念和实践知识。然而，大多数的高校档案管理者还停留在传统的管理方法和管理模式中，对于现代化管理知识、电脑知识、微缩摄影和光盘等等了解不多。
1.5档案工作者的积极性未得到充分发挥
由于高校档案管理工作相对于高校的教学、科研工作而言，不能及时体现它的服务功能和经济效益，所以长期以来在高校中未能得到足够重视，档案工作者的地位和待遇问题没有得到妥善解决，挫伤了部分档案工作者的积极性。
2相关对策――转变工作观念
高校档案管理模式的转变，给档案管理工作带来全新的变化，这种变化必须促使档案管理者思想观念的转变。只有实现思想观念上的转变，才能有实践上的根本转变，树立新的价值观念是今后相当时期的重要任务。
2.1要树立现代档案信息服务社会化观念
现代信息服务业的出路是向社会化方向发展，单一、封闭的服务模式已不能适应现代档案信息服务以社会、市场为导向，面向经济建设主战场的要求。因此，迫切需要转变观念，加快高校档案信息服务原有体制、机制的改革步伐，摆脱传统的服务模式，尽快建立起广泛的开放性的社会化的新服务体系，树立起全局观念、整体观念、开放观念和面向社会化发展的全新观念。在面向高校教学科研及管理服务的同时，向社会开展全方位的信息服务。
2.2树立现代档案信息服务网络化、资源共享观念
随着网络的普及，要树立起网络化服务的观念，积极利用网络技术、计算机技术及多媒体技术，抓好档案数据库建设，加强馆际协作，建立完整的社会信息系统，充分发挥整体优势，实现档案信息资源共知、共建、共享、共开发的观念。
2.3树立服务创新的观念
当前，高校档案信息服务的方式方法大多还比较单一，被动性大。要改变落后的工作方式，满足各方面对档案信息的需求，首先要树立创新的服务观念。结合高校档案信息工作不仅体现服务性，更要富有创造性的新特点，要有超前意识，预测利用者需求，捕捉信息，把握时机，采用不同媒体形式，对原始档案分析研究再创造，及时推出系统、集中、对路和超前的编研结果，使档案信息服务工作真正体现出信息资源加工、服务创新性的工作。
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一、高职院校档案管理工作的现状
高职院校的档案管理是为了方便学校进行各方面的资源管理、信息记载、人员管理等工作，为学校提供一个良好的信息管理工作环境。然而伴随着整个教育事业和高职院校的快速发展，当前，高职院校的档案管理模式已经显得陈旧和落后了。因而，改革并创新高职院校档案管理工作模式，提出管理档案的解决途径就十分必要了。
那么高职院校档案管理工作现在是怎样的一种状况呢？
首先，在部分高职院校中存在档案管理制度不完善、不规范的现象。
1.档案管理被轻视。相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄写、保管之类的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益。这种轻视档案工作的思想导致档案管理人浮于事，工作不力。
2.管理制度不健全。部分高职院校的文件管理部门和档案管理部门有各自为政的现象，学院缺乏有效的指导和督查的制度，以致文件的形成和文件归档的脱节。档案资料的收集、整理及归档工作滞后。
3.日常管理不规范。部分高职院校档案管理人员工作经验不足，方法不当。有的甚至连起码的保密意识都没有，如查阅档案资料时，不履行登记手续，从而造成泄密事故。
第二，档案管理的方式落后，程序繁琐。部分高职院校的档案工作还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，管理人员的工作量大，效率低。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，安全性不高，且易受潮受损坏。
第三，部分高职院校档案管理工作人员素质较低，专业管理水平不高。档案的管理需要专业人才进行操作设计，但是在实际的档案管理工作中，管理人员大多非科班出身，专业知识匮乏，工作能力不强，这将制约学校档案管理工作的正常运行，以致不能及时、准确地给学校提供相关信息而贻误学校的工作。
二、改进高职院校档案管理工作的策略
1.完善档案管理工作制度
一般来说，高职院校在档案管理事务中要减少相关工作人员因个人原因而产生的人为失误，要规范档案管理人员的行为，以避免对学校造成的资源损失。高职院校在制定档案管理制度前，应该先对档案管理进行合理的价值定位，也就是说，高职院校要认识到档案管理工作对学校工作的运行、管理的完善起着很重要的作用。档案管理工作是衡量一个学校教学水平的重要参照标志，也是学生选择学校的一个关键的参考标准。总而言之，档案管理工作代表着高职院校的软实力，因此，高职院校要不断加强和完善档案管理工作制度，提高高职院校的事务管理能力和水平。
档案工作是一项具有很强的专业性和保密性的工作。没有规矩不成方圆。高职院校要将国家档案管理的有关法律、法规落到实处，营造依法治档的良好氛围，使学校的档案工作在新的历史时期做到有法可依、有章可循、有据可查。
在高等职业技术教育快速发展的今天，探索高职院校档案管理的新思路、新办法是时代的需要。要致力于自主创新，与时俱进，做好档案信息资源体系建设、档案信息服务体系建设、档案信息化体系建设和档案信息安全体系建设，规范学院档案实体分类法。使学院档案管理与全国高校档案管理接轨。要参照《高等学校实体分类法》和《高等学校档案管理规范》，结合高职院校自身的特点，因校制宜地编制本院校《档案实体分类实施细则》，使其更具操作性和合理性，以提高学校档案实体管理的科学化、规范化水平。
2.加强档案管理的人才培养和软硬件建设
档案工作是学校管理工作的重要组成部分。信息化为档案的资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持。高职院校应加大投入，配齐档案软、硬件设备。档案是由人来建立和管理的。所以档案部门应配备素质高、业务精、作风硬的专职档案人员，各部门宜配备一名固定的兼职档案员，专兼职结合，以形成学院档案工作的全方位管理。档案部门要负责制定全院专兼职档案员的培训计划，采取请进来，送出去，举办培训班等多种形式，定期对其进行业务培训、指导，切实提升档案管理的水平，为档案管理工作的正常运作和良性发展提供人才上和技术上的保障。
3.设立档案管理监察机制
制度与监察是管理工作的两个重要方面，二者相辅相成，要想把制度落实到实处，就需要有人来监督。因此，高职院校除了完善档案管理工作制度以外，还要加强检查和督促档案管理人员的日常工作行为，要让他们在平时的工作中就要养成良好的工作习惯。学校可以通过制定高职院校档案管理条例、建立奖惩制度等来有效地进行档案管理。把档案工作纳入领导的议事日程；纳入各级领导和有关人员的岗位职责和工作考核内容；制定相关的考核评比奖罚办法，要求人人关心档案工作，人人参与档案工作，树立档案为学院各项工作服务的大局观念。在具体操作过程中，高职院校要在内部公开学校档案的基本情况，让全体档案管理人员及时地了解高职院校的档案动态，对他们进行爱岗敬业的职业道德教育、遵纪守法的纪律教育。对思想政治表现好，工作积极肯干，业务突出拔尖的档案管理人员要予以奖励，对违纪违规、经常旷工犯错误的人员要给予批评教育或者处罚。做到令行禁止，赏罚分明，使学校的档案管理工作正常而有序地运行。高职院校在制定以上制度时，可以吸取其他高职院校档案管理工作的经验，并结合自身的情况制定相应的奖励、处罚制度，使其实用，有效，利于学校的档案管理工作。
4. 改革、创新档案管理途径与方式
（1）完善和建立新的检索工具。在管理手段上，档案部门要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，开展档案信息平台建设，创新现有档案管理流程，研究解决文档一体化问题。高级的检索工具能够保证档案信息资料的共享以及信息传输的高效性，实现检索工具的创新并满足档案管理工作的需求。利用现代计算机技术和信息科学网络技术不断的完善，建立新的检索工具，从而逐步实现档案管理工作检索体系的自动化。
（2）开展网上利用服务。随着档案部门内部局域网的建立，档案部门应充分利用本学院的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（3）自动收集、上传电子文件。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。
（4）建立档案数据管理中心。档案部门与单位信息管理部门可密切配合，建立档案数据管理中心。 该中心应设在单位档案馆部门，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
使用现代技术手段对高职院校档案管理工作效率的提高、管理质量的改善都有着重要的意义。因此，高职院校要充分利用计算机来改革、创新档案管理途径与方式，这不仅可以节省档案管理工作人员的时间和精力，利于快速、高效的进行档案管理，极大地提高档案管理的工作效率，而且还能在和其他单位交流档案管理信息、实现资源共享等方面开拓一条快速通道。
总而言之，高职院校在档案管理工作中不仅要完善档案管理制度，健全档案管理监察机制，而且还要充分利用现代高科技和现代化的管理手段，科技兴档，让学校的档案管理工作更加合理、更加科学，以更好地服务于学校的行政工作和教务工作。
参考文献：
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作者简介：陈娟（1966―），女，汉族，江苏省淮安市人，大学本科，淮阴师范学院继续教育学院教学科科长，中学高级教师，主要从事教育管理研究。
成人高等教育档案是成人高校学生在学习期间反映各项教育管理实绩的真实而又原始的记录，也是衡量高校成人教育管理水平和教育质量的重要标志之一，还是高等学校发展成人教育和开展成人教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此，科学管理成教档案，既是成人教育管理的重要内容，也是提高教学与学生管理水平的需要。作为专职成教管理工作者，科学、规范、严谨、及时地搜集和归纳各种成教档案，是我们应尽的责任和义务，也是我国成教规模迅速扩大形势下迫在眉睫的首要任务。
一、尽早从传统的纯手工操作状态中解脱出来，实现成人教育档案的现代化管理
近年来，虽然计算机的使用越来越普及，但在成教档案管理领域，有些学校还未能摆脱或完全摆脱手工操作的状态。随着现代化进程的不断迈进，很多成人高校已充分意识到运用现代化的计算机信息处理手段可以更准确、更系统、更及时、更省时地管理档案，于是以计算机为核心的管理系统已逐步建立，成教档案管理也将进入一个全新的境界，许多以前不可能或者难以办到的事情，通过计算机信息处理后，就可以轻而易举地解决。从某种意义上说，档案管理的过程就是信息处理的过程，管理者及工作人员每天都在运用信息、加工信息、传递信息、储存信息。所以，成教档案管理工作要上新台阶，就要充分利用计算机来管理。
具体地说，运用计算机进行包括学籍在内的档案管理，可以弥补纯手工操作的书面材料易错、易损、费时、费力等缺陷。比如说学籍档案管理，必须以完整的原始信息、原始数据为依据，而原始材料的管理在学籍管理中一直是一件很令人头疼的工作，既要防止出现手工的添加错漏和人为的损毁，又要避免自然的损毁，如虫蛀、霉烂、缺页等，使用计算机管理以后就可以有效地避免这些问题。同时，为了防止原始材料的遗失，一般总要多备几份以防不测，或者只需摘录其中的部分信息以供不同人的需要，而完全靠工作人员手工抄写。但使用计算机处理就不同了，它可以保证你随时备份而前后材料完全统一，它也可以保证你筛选出所需要的信息而不需要花时间花精力去查询、去核对。再如，成教生由于其特殊的工学性质常常需要变更学习材料，如转学、转专业、免修免考、休学退学等等，这就意味着我们要不停地改动学籍材料，书面上的修改固然必要，但它却无法承受反复修改而造成的书面的涂改，一次又一次的重新排列组合。使用计算机就简单多了，你只需轻点鼠标，或插入或删除或拖拽或计算，一切在瞬间就实现了新的排列组合，清清爽爽，井然有序。又如年年要组织的英语计算机省级统考，本是一件相当繁杂的工作，从学员报名、考场安排、准考证制作到考试结果的查询登记公布，单凭手工操作是又费时又费力，且极容易张冠李戴，但运用了一套计算机软件自动生成系统则使一切问题迎刃而解。
二、尽快适应计算机操作的熟练化、专业化和规范化，提高成人教育档案管理的现代化水平
尽管我们已充分意识到成教档案工作要上新台阶必须利用计算机来管理 ，但也必须认识到，计算机毕竟是一个工具，它最终要由人来操作，它不可能代替人。具体地说，进入计算机的所有原始数据必须由人来提供和输入，如果管理人员在操作过程中存在这样那样的不熟练或不专业的问题，导致在输入或倒入过程中出现数据错误或数据丢失等问题，则会造成原始数据库不真实、不准确，从而发生错误的连锁反应，使现代化的手段不能发挥其应有的效用。另外，如果管理人员不懂计算机的操作知识，面对计算机手足无措、手忙脚乱，那再先进的科技手段到这里也只能是“英雄无用武之地”，延误“战机”不说，还劳民伤财。所有这一切，都会造成不能有效地发挥计算机效应反而给档案管理工作带来诸多不便的严重后果。所以，作为成教管理人员，必须尽快学会一整套计算机操作和管理的知识，并以科学、规范的态度对待计算机管理，以提高现代化管理水平。具体应做好以下几方面工作：
1.定期组织有关工作人员参加系统的计算机办公自动化的辅导和培训，特别是加强计算机、信息、网络等知识和技术的培训以及电子档案的接收、保管等方法和技术的学习，并明确提出要求，所有管理者必须通过相应的考核，取得相应的专业证书，持证上岗。
2.办公室需配齐配足必要的计算机办公系统，特别是一些新软件的引进和开发要舍得投资，并要保证及时到位。
3.工作人员的科学意识要到位，不能过度依赖计算机。工作人员必须加强对计算机操作的监督和检查力度，要反复核对每个信息项，保证做到准确无误。
三、提高管理人员的综合素质，提高成人教育档案管理的专业化、规范化水平
一直以来，人们普遍认为高等院校中的成人高等教育只是普通高校的附属品，尽管它在很大程度上满足了大量成人再学习、再提高的需求，但与普通高校相比，它在师资条件、环境设备、经费投入上相差甚远。也正因如此，一方面，成人教育成了普通高校创收的手段；另一方面，成人教育的档案管理队伍也良莠不齐。人们普遍认为，成教档案管理工作者不需要太高的文凭和学识，这种观念导致了一批缺乏专业知识和专业技能的人员涌进了成教队伍，造成成教管理队伍素质滑坡、知识水平落后、管理意识不强。而成教档案管理毕竟是一项越来越重要的工作，没有一支过得硬、高素质的专业管理队伍显然不能适应新形势的需要。
过去人们一直认为成教档案就是学籍档案，比较单一，其实成教档案的内容非常丰富、形式也多种多样，这些都需要系统地搜集和整理，而且平时就要做好归类立卷工作。其中有一部分材料是要交给学校综合档案室集中保管的，像学生的学籍卡、录取名册、验印名册、学位审批表、转学转专业材料，其他材料则需要由成教主管部门或系部自己保管。一些管理人员主动服务意识不强，管理方法欠缺，不失时机地收集整理档案的意识淡薄，不懂得合理安排好填写、搜集、归类、立卷、造册登记的流程，不懂得哪些材料应该归档、何时归档、归在何处、归档期限，现有的材料不懂得及时归类存放，甚至漫不经心地丢失材料，到了归档时才发现好多材料不完整，该收集的没收上来，不该收的倒收上来了，结果是乱七八糟地堆在一起，那么档案的错漏缺损、乱七八糟的现象就在所难免了。特别是计算机处理信息的时代，对档案管理人员的要求更高了，能否熟练操作教务管理的软件，及时接收、保管电子档案，是摆在我们面前的严峻的考验。
综上所述，成教档案管理工作必须大量引进政治素质高、业务能力强的专业管理人才，对现有的参差不齐的人员要加强教育和培训，认真宣传《中华人民共和国档案法》，要引进激励机制，落实岗位责任制，要多鼓励那些既热心成教档案事业又甘于寂寞、不计得失、不辞辛苦，既懂得档案业务知识又熟悉信息处理技术的优秀档案管理工作者。
四、加强档案管理的硬件建设，改善配套设施，努力改善成人教育档案存放的条件
运用现代化的计算机管理档案的手段是今后成教档案管理工作的主要手段，但同时有些档案材料必须以纸质形式出现，比如加盖印章的重要通知或文件、原始的查课记录、学员的入学及毕业登记表、学位申报表、发给任课教师的教学任务书、教学进度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必须形成纸质档案；有些材料是既需要归电子档案，也需要保存纸质档案。所以，纸质档案的分类立卷、装盒入柜存放就显得特别重要，而计算机硬件设备也更需优化。
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1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来，我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 转贴于
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后;
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
3高校档案管理现代化的初步构想
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高校基建管理往往出现重视项目主体设施的建设，而忽略了建设过程中及项目竣工后记载相关信息的档案管理。基建档案的重要性可能在短期内不容易体现，而在项目需要改扩建时，其重要性就显得尤为重要。有建设时的相关数据作为参考，才可以对结构主体进行改造。在项目维修维保时亦是如此。有可靠的数据资料作支撑，建筑才可以得到有有效修缮。
其次，不够重视还体现在基建档案归档质量低。正是对基建档案重视程度不够，导致档案的质量不高。例如，竣工图纸折叠不规范，缺页少页，竣工图与平时管理用的图纸混装，没有按建筑专业分类等等。这些问题的存在都导致日后管理者无法对项目有一个清晰的认识，无法对突发状况采取正确的应急处理办法。
（二）缺乏健全机制
基建项目档案管理机制的缺乏导致档案管理缺乏严谨性，有效的机制可以对管理工作产生一定的约束性，使其规范化。基建档案是从建设项目前期的立项阶段开始产生，再经过工程施工阶段，到最后的项目竣工、决算编制，可以说在每个环节都会产生大量的资料文件。但是现在很多高校存在一个普遍现象，就是每个阶段的文件都由各个分项的负责人保管，目的是方便个人使用。随着项目逐渐结束，资料不免就会丢失。而在建设项目的总体规划中又没有配置基建档案专职管理人员，且没有完善的规章制度制约，导致工程竣工后档案资料凌乱无序，丢失损坏严重，无法整理成一套有参考价值的档案资料。
（三）缺乏专业人才
档案管理专业人员应该负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作，使档案具有科学的使用性。而基建档案往往是由非专业人员负责管理，施工单位甚至是由施工工人兼任档案员，随着人员流动性的增加，兼职档案管理人员的岗位非常不稳定，以至于档案资料缺失严重。
档案管理非专业人员的问题较为突出。首先，非专业人员没有接受过系统、规范的教育培训，归档资料质量不高，可参考性及准确性难以把握。其次，人员流动性大，导致管理责任心较差，极易出现敷衍对待的情况。第三，非专业人员对建设项目各阶段的情况不了解，所归档的资料缺乏连续性，再加上不及时跟进项目，没有对资料进行选择筛选，造成基建档案缺乏关联性及系统性。
（四）管理手段落后
目前，很多高校基建档案还采用传统的管理手段及模式，分散、凌乱及缺乏系统性，且以纸质资料为主，不仅占用空间且不容易保管，使档案的参考价值、使用性能大打折扣。
二、高校基建档案管理的特征
（一）同步性
基建档案的同步性在项目的前期决策阶段就开始体现出来，档案伴随建设项目的发展同步存在。
（二）广泛性
由于基建档案涉及建设工程的整个周期，由多类部门多个环节共同产生，具有很强的广泛性。
（三）关联性
从项目的立项决策阶段开始，经过项目概算编制、施工图设计及审核、施工阶段到竣工阶段，期间还涉及与政府机构有关的土地审批、规划审批、消防设计审核、施工许可等多个环节。
（四）应用性
基建档案有广泛的应用性，主要体现在建设项目后期的改建扩建阶段。
三、高校基建档案管理工作的对策
（一）提高重视程度
对于高校基建档案管理重点在于要在思想上高度重视，学校中层及以上的领导要对基建档案管理给予广泛支持和提供有效保障，加强日常监督管理。要求基层管理人员按照建筑管理和档案管理“同步走”的方针，做到从项目立项决策开始就编制项目前期专项资料，其中包括项目的可行性论证，上级主管单位评审意见及立项批复，工程报建手续及相关资料。在项目进行中主动参与，将项目资料分类归档。例如，常规项目可以分为设计单位资料、监理单位资料、施工单位资料、消防资料、审计资料等。
在日常工作中，档案管理员还要注意各方往来信函的管理，信函可以作为日后资金支付的重要依据。在项目竣工后，还要尽快督促施工单位报送竣工图纸，督促四方单位在单位（子单位）工程质量竣工验收记录上签字盖章后，归档到项目竣工资料中。除此之外，档案管理员还要对项目决算资料，隐蔽工程验收记录等相关资料做收集及归档工作。
（二）完善管理机制
首先，学校相关单位应该组织学习档案管理的基础理论知识，以及国家对于基建档案的最新的指导方针政策，同时向其他兄弟单位学习好的经验，结合自己学校的特点编制基建档案管理机制。
其次，应该由学校主管业务校长牵头，组建一个由档案管理专业人员组成的小组，同时聘请相关专业的专家做督导，对学校的新建建设项目的档案做规范化管理。同时，应该对已经竣工的基建工程所归档的资料做详细的清查，对于分类不清楚的资料重新规范整理，对于缺失的资料尽最大的努力进行查找和补充。督导组还要对即将开工的工程进行督促，看基建档案管理人员是否已经及时跟进项目，是否已经开始了档案的分类整理及归档工作。
（三）加强专业人才培养
基建档案管理是一项持续时间长，涉及环节多，非常繁琐的一项工作。首先，要求档案管理员具备较高的专业水平以及细致的工作态度，同时还要求要有一定的政治敏锐性，对于国家关于档案管理的方针政策要及时熟练掌握。其次，档案管理人员还要具备与基础建设工程相关的专业知识，了解掌握建设工程的各个环节，积极地与工程施工单位、设计单位、监理单位及全过程造价控制单位沟通，明确施工过程中的相关事宜，明确施工流程，明确归档资料的分类。
学校还应定期举行专业人员的培训讲座，交流考察等活动，目的是为了提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理的现代手段，促进基建档案资料的归档质量。学校应该把档案人员的培训工作作为一个工作常态来抓紧抓好。
（四）完善信息化数字化的管理
当今社会可以说是一个信息化高速发展的时代，各所高校也处于高等学校建设发展的转型期，基建档案不仅记录着学校发展变革的历史，也为未来的规划提供着重要的参考依据。随着基建档案重要性的不断凸显，其数字化信息化的需求也是迫在眉睫。
篇13
收录日期：2015年10月23日
高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。
一、高校基建档案主要特点
高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。
二、目前高校基建档案管理中存在的问题
高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。
（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。
（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。
（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。
三、完善高校基建档案管理工作的相关措施
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：
（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。
（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。
（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。
（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。
四、小结
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。
主要参考文献：
