引论：我们为您整理了13篇公司档案如何管理范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。
一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策
（一）档案分类方面
档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。
1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。
2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。
3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：
（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。
（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。
（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。
（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力
目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。
对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。
二、加强公司文书档案管理工作的建议
（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。
（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。
（三）加强电子文件管理和保护
文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。文件则应严格按保密原则办理。
（四）改善存放档案的档案室的条件
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一、工程建设档案管理面临的问题
石油开发中心成立时间晚，又经历了跨跃式发展，产量逐年攀升，队伍不断壮大，随着管理逐渐从粗放型向精细化转变，领导对档案管理工作重视也逐渐加大，于2008年根据实际需要投入大量资金成立了档案室，可以说档案管理工作是从零起步、从头开始，成立之初面临很多困难和问题：
1.重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄
石油开发中心成立以来一直保持着高速发展，为使工程项目尽快发挥效益，往往更注重工程的有形建设，忽视档案资料的作用，档案管理意识相对淡薄，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作。
2.档案归档不及时，质量存在缺陷
中心建设参建单位多，且工期长、人员变动大，因此各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，历史欠账很多，很多工程根本没有档案。这些现象导致工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。
3.档案管理制度不健全
由于档案室属于起立时间较晚的部门，各项档案管理规章制度几乎为零，归档标准、归档范围不明确，缺乏完善的流程及实用的约束机制，造成执行不到位，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。
4.重纸质文件归档，轻电子归档
一直以来，有个误区档案就是收集工程建设过程的纸制资料进行归档，没有必要要求电子文档归档，档案管理的现代化水平不高，纸质档案与电子文件档案未同步管理。
5.利用档案意识差，档案利用率低
往往归档的档案只是放在那里，遇到问题也没有单位或部门想到利用档案。工程档案信息未实现共享，未能发挥应有作用。
二、工程建设档案管理措施
1.加强制度建设，规范档案管理
没有规矩，不成方圆。石油开发中心档案室成立伊始，就把制度建设放在重中之重。根据国家及行业的有关法律、法规同，结合中心工程建设情况实际，从头开始，完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程都进行明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。
2.实施同步跟踪管理，做好过程控制
项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案还有整理要求，需要专业的项目档案验收，这时往往积累了很多工作需要处理，要做很多无用功。因此，为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。
3.纸制与电子档案同步管理，改变存储和利用方式
开发一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件。要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享,为工程建设管理服务。石油开发中心目前所有工程档案已实现PDF与纸制文件同步归档，没有对应电子文件的工程档案一律不予接收。而电子档案在档案利用过程也逐渐发挥了应有作用，节约人力，方便快捷。今后档案管理也会更加重视电子档案的作用，加强数字化、网络化技术手段，实现档案资源的存储数字化，彻底改变存储和利用方式，让档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
4.开发利用档案信息，充分发挥档案作用
做好档案资料的收集、归档工作最终目的是为了更好地开发利用档案信息，而通过利用档案体现档案的作用反过来也会促进档案管理工作。工程参建单位技术、施工人员对工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，真正让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去，促使档案管理更上新台阶。
5.推行信息化集成系统，提升安全级别
档案馆的安全管理工作无外乎外部安全管理和内部安全管理两个方面。外部安全管理主要包括：门、窗、空气质量的安全管理工作，内部安全管理包括：工作环境（人身健康），库房空气质量（防尘、防虫）、温湿度变化（防潮、防高温）、安全防护（防盗、防鼠）、消防安全（防火）、用电安全防护等。石油开发中心档案馆注重硬件建设，建成一个具有库房温湿度数据监测、自动采集，新风、回风杀菌、过滤与控制系统，安全电视监控系统，出入口控制即门禁控制系统、用电安全监控系统，火灾报警与消防联动控制系统等多功能的信息化集成管理系统，实现了安全、高效、可靠、经济、节能、环保，很好的解决了恒温恒湿、安全防护、消防灭火、用电安全等管理过程中诸多无法解决的老大难问题，提高了管理效率，提升了库藏档案材料安全级别，降低了设备维修成本，为管理人员提供了安全、舒适、健康的工作环境。标志着档案馆管理模式向现代化、标准化、规范化、信息化、节能低碳集成管理模式发展。
6.加强队伍建设，提高业务素质
要做到专职和专业。专职，是指档案管理人员要单独定岗定编定职能，上级部门要从资金、材料、硬件投入等方面给予保证，确保整个工作有较好的延续性；专业，就是要明确档案管理员既要管、更要理，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到法律、物理、化学等多门学科，决不是某些人认为的那种“只要是把接收到的东西全都看住了就行”，要体现出档案管理的专业性。为此，要派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。
同时要加强业务培训，首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案管理人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展。其次对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。
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1.1 办公室档案管理工作的重视度不足
就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。
1.2 办公室档案管理人员专业素质不高
当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。
1.3 办公室档案管理缺少安全保障
由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。
1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段
虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。
2 提升办公室档案管理工作效率相应对策
2.1 加强对办公室档案管理的重视程度
如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。
2.2 对档案管理人员的专业性进行提升
首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。
2.3 增强办公室档案管理的安全性
办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。
2.4 运用集成化信息管理体系
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档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。
一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障
档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。
要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。
二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑
随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。
三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化
没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。
四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。
五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务
高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。
档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。
参考文献：
[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.
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一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。
二、强化档案管理职能作用的发挥
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
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文书档案是事业单位的一种重要信息资源，直接影响到事业单位的重要决策，因此我们应给予其高度重视。首先，文书档案是一种重要的信息凭证。我们知道一般文献内容具有主观性，而文书档案不同于一般文献，它是对员工个人信息和事业单位工作的真实记载，具有强烈的客观性，法律作用十分明显。其次，文书档案弥补了国家档案的不足。事业单位的文书档案是国家档案的重要组成部分，由于一些国家档案信息并不详细，此时事业单位的文书档案信息便很好的弥补了这一缺陷。最后，为社会提供信息服务。事业单位的文书档案信息较全面地记载了事业单位的各方面信息，能够较好的为我国社会主义市场经济的发展提供信息服务。
三、当前文书档案管理工作中存在的问题
1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重技术、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。
2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。
3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
四、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
1.加强文书档案管理人员专业素质的提高
文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。
2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础
公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。
3.进一步完善文书档案管理制度
档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。
4.加快推进文书档案管理信息化和现代化建设
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面对公司改革、改制，从档案管理学的角度应正确面对以下几个问题。
1 档案管理思路的改变
公司档案管理的总思路，是一个公司随着社会的进步，经过工作实践和长期积累凝聚与发展而逐渐形成的，它是属于精神层次的东西，既有对公司历史渊源的沿袭，又有对公司发展的沿续，是历史价值与时代价值的双重反映和体现。因此，公司档案管理的思路是一个公司的追求和内在灵魂的体现。
公司管理体制的改革，伴随着经营活动的内容也发生了很大的变化。改制后，塑造和培育合格的市场竞争主体和企业法人主体，实行产权重组、政企分开，法人治理结构，建立董事会制度。从而建立市场经济运行机制，档案工作者也必须学习和了解公司化改制的基本内容。随着公司的不断发展，档案的收集面也越来越广，内容也越来越丰富，档案人员要改变原有的管理思路和方法，与时俱进，不断加强业务知识的学习，提高自己的业务水平，以适应新的企业发展需要，提升自身的综合能力。
2 档案管理体系的改变
公司的档案部门是在改革、改制之前就已经形成的，既具行政管理职责，又有业务管理特色的一级机构。而公司档案管理是一个相对封闭和完整的管理体系，并以一定的规则维持着一种相对固定的模式，这种长期固化了的管理体系，往往与原公司的价值追求、利益关系紧紧联系在一起，保持着自身相对的平衡状态，如果公司不存在改革、改制的需要，这种平衡状态也许很难被打破。
公司改革、改制后，档案管理发生了重大的变化，更应履行自己的职责：
①开展档案工作的调研，摸清档案形成的内容。
②针对改制后档案工作中出现的新情况、新问题，加强对档案工作者的教育培训，进一步开展档案学理论的研究，使之指导我们的实践。
③制订出相关档案管理标准和管理流程。
④在充分尊重企业自和档案管理特点的基础上，加强对企业档案的工作的法律监控，依法规范企业各种档案事务行为，更好地发挥档案的作用，为企业多提供政策服务和业务服务，形成与社会主义市场经济体制相配套的宏观的企业档案管理机制和运行机制。
3 档案管理主体地位的改变
公司改革、改制后，公司档案管理的主体，即公司档案管理者的地位将会发生这样或那样的改变，这是不可避免的。无论是公司还是档案管理主体本身如果不能以足够的重视对待这种改变，其所带来的不良后果，有时是后续工作所无法弥补和挽回的。在以往一些公司的改革改制过程中，就有部分公司领导对档案管理工作的理解和重视程度不够，致使档案工作人员变动大，造成档案工作交接不清，档案散失等的事件发生，如：有些公司的协议、合同丢失等，非常不利于公司以后的发展。 因此，要树立“两个理念”，把握“三个问题”，与时俱进，求实创新，做好公司的档案工作。“两个理念”一是效率效益理念，用效率效益理念来指导和衡量档案工作，实现档案价值功能的最大化和检索利用便捷化。结合上海市药材有限公司的特点，经营档案是该公司的一大特色，重点加强经营活动档案的收集归案。二是服务理念。树立档案为经营和各项工作服务的思想，变被动等待为积极主动地为经营和生产提供服务。把握“三个性”一是把握归档的时效性。及时跟踪档案产生全过程。二是把握档案资料的完整性。在归案工作中要掌握重点档案的收集，确保档案的齐全。三是把握工作的主动性。档案人员要做有心人，平时注意关心公司发生的重大事件和重要活动，主动收集相关档案，求真务实扎实做好档案管理工作。充分实现档案人的价值，提高档案工作对公司的贡献度。而从另一方面来讲，作为档案管理主体也应正确面对改革、改制带来的各种变化，调整管理体系和工作方法，努力适应改革和改制的新发展需要。
4 对档案资源的重新整合
公司改革、改制的目的在于更加适应社会主义市场经济的发展，以求公司自身价值和所创社会价值的最大化，改制后的公司档案工作要最大限度的服务于公司发展的新目标，对档案资源的收集和馆藏结构方面也应做必要的和相应的调整，以充分发挥档案优势，方便开发和利用。如果死守过去的模式不变，势必给新情况下的档案利用、开发带来诸多不便和不利。公司改革、改制后，档案工作者要迅速适应新的公司形式，变换思考问题的角度，把新知识、新观念和新鲜的气息带到公司档案工作中，深层次开发和挖掘档案信息资源的价值，为公司档案事业的发展开辟新的空间。
①应该特别重视档案工作的服务特性，在提供利用上下功夫。根据档案工作自身的性质和发展要求，努力做到档案工作在服务中求创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的条件，档案服务是档案工作的重心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新是档案工作持续发展的根本动力，要坚持创新和创造性地开展档案工作，档案工作才能达到有高度、有特色。
②要注意利用和发挥协作的优势。现代社会，协同学理论为我们发展各项事业提供了理论的支持。公司改革、改制后，档案工作要寻求新的发展点，可以考虑与本单位有关部门合作，乃至引入社会力量和资金共同开发、挖掘档案信息资源，充分发挥档案工作人员和各专业技术人员在各个领域方面的优势，这样既能解决档案部门人员、经费不足的状况，又能解决档案开发利用和深层次挖掘与各方面需求的矛盾。同时，通过合作，密切了档案工作与公司其他部门乃至社会各方面的关系，为以后档案工作的发展提供有利契机，使公司档案工作更好地贴近公司、贴近社会、贴近服务对象。
③要学会把“产品”的理念引入档案管理。公司档案工作在新的形势下，应该用新的思维、新的视角来看待，把开发和利用及档案编研成果当作“产品”来生产不失为一种好的做法。档案是公司文化的一部分，是一种特殊的公司文化产品。因此，对于在不同公司的不同部门，档案的开发和利用是有不同的特色和作用的，档案工作者要在深层次开发和挖掘档案信息的价值上多下功夫、多做文章，要力争多出“好产品”，多出“龙头产品”，为公司经营发展提供服务，有作为才能有地位，以此树立和不断提高档案工作在新型公司中的地位。
④随着公司信息化建设进程的加快，要求公司档案工作不断接受知识、更新观念，跟上信息化发展进程的步伐。要重视档案工作与办公自动化（OA）、管理信息系统（ MIS）、客户关系管理（ CRM）、供应链管理（SCM）、公司资源计划（ERP）等的结合点，并考虑如何为其提供相应的档案信息方面的服务。
现代社会，信息化的意义和价值已被越来越多的公司认识和重视，公司正是通过信息技术的广泛应用，加快公司信息化进程，以推进经济结构优化升级，升华公司的竞争能力。公司档案部门要相应地逐步推进公司档案信息化的建设。公司档案信息化是档案信息化和公司信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对公司档案工作进行改造，重建公司档案工作的馆藏结构、业务流程、动作模式和管理理论。
篇8
四川绵竹产酒的历史悠久，从现有的文献记载和考古发掘来看，其酿酒史可以追溯到4000多年前，剑南春的历史也有2000多年。
对于这样一个有着悠久历史和丰富文化内涵的企业，其历史和文化资源的积累、开发与利用具有得天独厚的条件和优势。作为一个在国内外都很知名的企业，当然不会错过这个机会。剑南春公司是如何挖掘档案文献资源，为企业文化建设服务的？何天正先生娓娓地向记者道来。
四川绵竹酿酒史最早见诸唐代文献。唐代李肇著《国史补》，对唐代正史以外的历史进行补记。书中，特别提到当时一些著名的好酒，“剑南之烧春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面谕群臣，要他们把剑南烧春是否上贡的问题，当做一桩国家大事来讨论。从盛唐至民国，在2000多年的时间里，绵竹的酿酒历史绵延不绝，佳话不断。
1958年，剑南春酒厂（当时称做四川绵竹县地方国营酒厂）的师傅，在传统酿酒工艺的基础上进行改进、创新，酿造出一种“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，经四川大学庞教授考证，订名为“剑南春”，“剑南春”正式呱呱坠地。由于剑南春出色的品质，剑南春一步步地，从川西一隅，风行于海内外，为识者和饮者称道。
近年来的考古发掘再次佐证了绵竹悠久的酿酒历史。2003～2004年，有关专家对四川剑南春酒坊遗址“天益老号”进行考古勘探、发掘，清理出一大批白酒酿造工艺遗迹，该老窖窖池群落规模大，设施完备，是我国古代酿酒工艺和城市考古的一次重要发现，因而被评为2004年“全国十大考古发现”之一。其中有一块南北朝时期永明五年（公元488年）的纪念砖，证明天益老号酒坊可以上溯到唐朝以前。
从档案的角度看，这些文物资料也是实物档案。利用文物、文献、档案等资源，剑南春公司开辟了颇有规模的“酒史展览厅”、“剑南春荣誉展览室”、“剑南春及其系列产品展览室”、“馆藏照片档案展览室”等展览，起到了教育职工、感染来者、宣传企业的良好作用。
在电视、平面媒体、车站等地方，“唐时宫廷酒，盛世剑南春”的广告为世人熟知，“这样的广告词，读起来朗朗上口，记得住，对市场推广、消费者的认知起到了很大作用，是对企业文化进行提炼和升华的结果，是产品宣传和企业文化紧密结合的一个佳作。”何天正告诉记者。
赋予档案部门掌控公司档案事务的权威地位
剑南春集团注重对企业档案文献资源的开发与利用，并取得丰硕的成果，来源于公司对企业档案信息工作的清晰认识和准确定位：“档案是企业宝贵的精神和物质财富，企业档案信息工作不仅是企业科学管理的重要基础，而且是体现企业科学管理水平的重要标志。”
在剑南春公司，档案信息中心代表公司行使档案方面的权力，担负档案信息储存、利用和档案行政管理、监督的双重职能。档案管理部门一方面对公司档案实体进行管理，一方面对整个公司的档案业务进行控制，被真正地赋予权威的地位。何天正非常明确地说：“在剑南春公司，档案信息中心是公司有权威的一个系统，不是一个冷僻的部门。”
除纯粹的档案业务外，剑南春公司还发挥档案工作和档案人员在信息收集、处理方面的比较优势，赋予档案信息中心承担公司的情报职能。档案信息中心工作人员从网络上、报刊上收集、整理与公司生产、经营活动相关的信息，为公司领导提供重要的经济信息、经济情报，便于领导决策和各项管理工作利用参考。
2002年，按照国家一级档案库房建筑标准，公司对原总裁办公大楼进行改建，装饰一新、功能齐全的剑南春档案信息中心大楼被交付使用，剑南春公司的档案工作迈上了一个新的台阶。
档案部门权威地位的树立，档案业务和情报业务的积极开展，使剑南春公司获益良多。近年来，档案信息中心获取有价值的信息近十万条，3000多万字，为公司的科学决策做出了巨大贡献。2003年，按照中央和地方精神，剑南春公司依法规范，成功地从国有企业改制为股权多元化的民营企业，档案信息工作发挥了绝对重要的作用。在近两年的改制工作中，几乎查阅了公司馆藏的全部档案，很多重要档案还是多次查阅。公司董事长乔天明深有感触地说：“如果没有规范标准的企业档案信息工作，我们的改制工作绝对不可能这么快、这么顺利地完成。”
面对公司股权多元化和企业迅速扩张的需要，何天正代表公司对企业档案信息工作提出更高的要求：“进一步抓住收集面，提高分析、整理、提炼信息的素质。同时，强化对公司全部档案工作的控制能力，提高管理水平。”
回馈社会，支持档案事业
剑南春公司的档案工作在为企业的生产和经营活动提供服务的同时，也获得了社会的关注和认同。1996年被评为全国首家“企业档案工作目标管理国家一级”，1999年荣获“全国档案工作优秀集体”，2003年再次获得“全国档案工作优秀集体”。1999年，公司档案信息中心主任赵志英与其他代表还受到同志的接见。
上个世纪90年代以来，一批又一批的档案同行到剑南春公司学习、参观，国家和地方的一些重要的档案工作会议也选择在此召开，海峡两岸档案缩微技术交流考察团、日本企业史料协议会也到剑南春公司进行交流。剑南春公司的档案管理经验被观摩、学习、借鉴，被社会和世界认识。
而剑南春公司支持档案等社会公益事业，则表现和表达了一个民族企业回报社会的高度责任感和负责精神。
1999年，剑南春公司与中国档案报社联合举办“建国五十周年剑南春杯档案工作知识竞赛活动”，涉及全国三十多个省、市、区的档案工作者；2001年，《中国档案》杂志创刊50周年纪念活动，得到剑南春公司的协助与支持；2002年，为纪念《档案法》颁布十五周年，剑南春公司与国家档案局联合举办了“剑南春杯”全国档案法制知识竞赛活动，全国有10万多人参加；中国人民大学档案学院“中国首届档案学博士论坛”也得到剑南春公司的大力协助……
篇9
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。
篇10
虽然我国的城市化进程加快，建筑行业发展迅猛，但是，我国的建筑施工企业科技档案意识相对薄弱，与之有关的机构部门，以及与之相关的管理人员的档案观念薄弱，归档意识很低。我们知道建筑施工企业科技档案直接反映在我国建筑中的工程活动以及工程建筑项目的全部技术含量。相关的收集和归档人员的档案意识薄弱，使我国的项目负责人以及工程技术人员不能对工程的技术、质量、进度以及所产生的经济效益都及其重视，但是因为对工程中产生的资料、档案的不重视，使其散失，不能做到及时的整理改正。这样就可能造成技术垄断，一些先进的技术就不能得到推广，使我国的建筑施工技术不能得到更快的发展。
1.2我国缺少高质量的档案人员
由于我国对建筑施工企业科技档案的收集与归档不重视等客观环境的局限，我国对档案人员的培训力度不够，致使我国缺少高质量的档案人员。而且就我国的建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作繁琐，并且对其不重视，一般情况下不会特定的设定档案的管理人员对其进行收集与整理，而是让一些缺乏管理档案经验与技术的工程人员兼职完成，这样就使其整理出来的档案不够全面，不够详细，使其档案中的建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术含量不能详细的体现，失去了根据档案改进建筑方案，推广建筑方案的价值。
1.3我国的建筑施工企业科技档案管理制度不健全
我国没有制定健全的对建筑施工企业科技档案的管理制度，我国档案管理缺少对建筑施工企业科技档案的管理方法，只能通过一些网络、电话、短信对其施工单位进行索要整理，进而进行归档，这样不能高效的对建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术问题整理记录，这样时间间断的记录，使其不能体现档案记录的连续性。而且，由于没有建立与完善建筑施工企业科技档案管理制度，缺少收集和归档方法，使档案的收集与归档无章可循，使其档案的收集、整理、归档工作难以展开。
2.应该如何做好建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作
2.1加强对档案收集与归档重要性的宣传
要想做好建筑施工企业科技档案的收集与归档工作，就必须要强化各个员工对于这方面的意识。也就是说，要在企业中加强对档案收集与归档重要性的宣传。在企业中，应该设立相关的部门，对于如何宣传档案收集与归档做好详细的计划，系统、明确地向企业员工展示档案收集与归档的重要性。这样做可以加强员工对于自身的约束，更好的配合公司做好档案的收集工作，在借出档案后做到及时地归还。宣传力度对于一项工作的成功与否有着很大的影响，所以建筑施工企业一定不能忽视宣传的重要性，要把档案的收集与归档的重要性及时的对员工做好宣传。
2.2确定相应的档案管理人员并且进行定期培训提高其专业素质
建筑施工企业的档案完整性对于整个公司资料的安全和公司的利益相当的重要。所以建筑施工企业要对于档案的收集与归档工作引起做够的重视。档案管理部门管理着整个企业员工的档案，对于员工信息安全起着决定性的作用。因此，企业要加强对于档案管理部门的监管力度，保证该部门严格的按照制度做好档案的收集与归档工作。同时，企业要加强对于档案管理者专业素质的考察，并定期对档案管理部门的员工进行专业培训，使每一个员工都起到应有的作用。有了高专业素质的档案管理人员和专门的档案管理部门，就可以在很大程度上做好建筑施工企业科技的收集和归档工作。
2.3健全我国的建筑施工企业科技档案管理制度
针对于我国建筑施工企业科技档案收集与归档工作的现状，可以发现大部分的企业在这项工作上存在着很多漏洞，而这些漏洞的存在主要源于我国的建筑施工企业科技档案管理制度不够合理。所以要想从根本上做好科技档案的收集与归档工作，就要改良我国现有的档案管理制度。因此，我们要吸取其他国家的经验和先进的管理制度，在他们的基础上加以改良，从而找到最适合我国国情的档案管理制度。各个建筑施工公司都应该主动摒弃原有的不良管理制度，引进更加先进的档案管理制度，来使企业得到更好的发展。
篇11
自2001年以来局域网的建成和OA系统的开发使用，逐步形成积累了一批电子文件。对于电子文件如何收集归档？归档后如何管理？如何保证电子档案的原始性、真实性、完整性？如何开发利用？如何在纸质实体文件和电子文件并列运行的过渡时期内进行综合管理？等等都迫切需要我们提出科学、合理的意见和办法。
二、档案管理软件实施情况
目前档案管理软件能实现电子文档一体化管理，由7个功能模块构成，即文件接收、归档管理、档案管理、档案利用、检索终端、利用终端、系统维护等。
1、文件接收
（1）电子文件接收――提供对本单位办公自动化系统中产生的归档电子文件的接收；
（2）非电子文件接收――提供其他单位来文的纸质文件及本单位产生的纸质文件的接收；
（3）老档案的接收――提供档案室以前年度产生的未进入计算机管理系统的老档案的录入及接收功能。
2、文件归档组卷（件）
归档方案设置：
（1）归档方案表――根据本档案馆藏档案的结构建立无卷归档的方案；
（2）合并同类――提供系统自动组合卷（件）功能；
（3）自动归档――根据分类方案自动提供对归档文件归档时，赋文件档号、转库功能；
（4）临时归档――提供对归档文件的随时接收、随时归档、赋文件档号、转库功能。
3、档案管理
（1）档案检索
综合检索――提供档案库全部著录项目的逻辑组合检索；分类检索――提供实体分类中各分类字段的分类查录、自动排序检索功能；清晰检索――提供档案库著录项目中各字段则清晰检索。简易检索――按检索者日常习惯简单点击就能进行查找检索。
（2）档案鉴定
保管期限表――根据国家规定的档案保管期限表设定每卷（件）档案的保管期限。
（3）档案退库：在已归档库内对不符合要求的档案，作退库处理，或转档案处理库重新处理，符合要求后再入库。
（4）档案接收进库
归档档案接收―接收每年度的新档案并转入进库；各档案的接收一接收以前年度老档案并转入总进库；备份档案的接收―接收从备份库转入进库的档案。
（5）档案的统计
保管期限统计――统计不同保管期限档案的数量；文件类型的统计――分别统计不同分类档案的数量；组织机构档案统计――分别统计各处室每年形成档案的数量；归档年份统计――分别统计不同年度的档案数量。
（6）档案编目
按保管期限编目；按信息类型编目；按各种专题编目。
4、档案利用
（1）档案登记
（2）档案借阅管理
（3）借阅档案管理
（4）档案利用统计
5、系统维护
（1）系统设置表管理――系统全部数据库的用户管理模式；
（2）系统用户管理――系统用户的建立、修改、删除及用户权限的设定；
（3）系统数据备份――提供系统全部数据库的数据备份及恢复。
三、探索与思考
篇12
经过60多年的改革发展，黑龙江省机场集团档案从无到有，档案管理也经历了由原来抽屉木柜保存、部门兼职管理，逐步向现代企业档案管理过渡。目前，公司设立专门的综合档案室，配备了专职档案管理人员，对全公司档案实行集中统一管理。公司档案设备齐全，档案室配备了密集架、底图柜、空调、计算机、去湿机、复印机、温湿度测试仪、防磁柜等现代化管理设备，做到库房、阅览、办公三分开。档案室设有文书、基建、设备、会计、照片、声像、人事及图书资料等8大门类档案，库藏总量15000余卷。建立了档案门类齐全，管理制度健全的现代企业档案管理。文书档案管理达到省一级，企业档案工作目标管理达到国家二级。
随着科技的进步和计算机网络的深化应用，公司十分重视档案信息化管理的应用。2005年，公司率先购买了清华紫光档案管理软件，通过档案信息化管理系统的应用，公司建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时有效地实现与其他业务系统（如办公自动化系统、设计院工程竣工图纸管理系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，及其电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。在公司制定发展规划、开辟航线、征用土地、工程施工、编史修志、维护企业合法权益等各项生产经营活动中发挥了积极、重要的作用。
二、企业档案管理的存在问题剖析
虽然随着时代的发展，民航企业在档案管理取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与现代企业档案管理及今后民航发展的需要还存在着一些差距和不足。
（一）民航企业对档案管理的重要性认识不足
一直以来，民航企业更注重安全和效益，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，民航企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。
（二）档案管理与企业发展还不能有机融合
为实现管理需要，民航企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的民航企业管理信息，并且随着民航企业的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。
（三）企业档案管理现代化体制机制还不健全
民航企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致民航企业的档案管理工作与其他工作相比相对滞后。
（四）档案队伍的素质与民航的发展还不相适应
目前，档案队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。
三、如何加强民航企业档案管理的认识
（一）提高对档案工作重要性的认识
领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要工作议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
（二）管理机制健全是做好档案管理的保证
要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合民航企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
（三）融入企业主体，为企业生产、经营提供优质服务
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一、新时期电力企业档案工作面临的新形势新任务
（一） “精简、统一、效能”原则，始终贯穿于电力企业机构改革始终，档案工作人员逐年减少，而档案工作量越来越大。随着电力企业进一步深化改革，机构精简，“三集五大”体系的成功导入，从事档案工作的人员越来越少，而工作量却日益增加。从原来只是实体档案的收集整理归档，到现在实体、电子档案的双套制归档、备份；室存档案的数字化以及电力企业信息化建设的快速发展，产生的大量电子文件，都给档案工作者带来了巨大压力。
（二）信息时代的飞速发展和信息技术在电力企业的广泛应用，给电力企业档案工作增添了新的动力，同时也带来了新的挑战。信息化是当今世界发展的大趋势，是推动企业经济变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖电力企业现代化建设全局的战略举措，是建设一流现代化公司的迫切需要和必然选择，档案信息化是新时期电力企业档案工作必须面对和思考的问题。
（三）新的档案行业规章、规范、标准为企业档案管理提供了依据，同时也给传统的电力企业档案工作管理模式提出了新的挑战。国家档案局颁布的《企业档案工作规范》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，适应现代企业制度和产权制度建立的要求，明确了企业在执行《规定》中的职责和义务。那么，怎样贯彻执行《规范》和《规定》；如何利用《规范》和《规定》来指导企业档案工作正常、有序、规范地开展，是电力企业档案工作今后面临的重要工作任务。
（四）企业档案队伍的素质与电力的发展还不相适应。由于历史原因，电力企业档案人员队伍不稳定，整体素质不高，观念陈旧，未能走出“重档案实体管理，轻开发利用”的误区，意识不到档案管理工作对整个企业发展的重要性。档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要，制约了企业档案信息化的发展进程。
二、如何应对新形势下的电力企业档案管理工作
（一）转变档案管理理念，创新档案工作服务方式。电力企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业资产的记录和凭证，是企业合法权益的维护者。在保障企业生产、经营和管理持续发展，在企业资产保值增值和延续企业历史等方面具有不可或缺的地位和作用。这就要求我们档案工作者、企业领导及全体员工都应该树立重视档案工作观念、树立依法管理档案的观念、树立档案为企业服务的观念。
档案是一种信息资源，档案的价值不在于档案载体本身，而是载体上记录的信息。不能为保管档案而保管档案，而是为了利用而保管档案。电力企业档案工作人员必须转变服务观念，改进工作方法，才能更好地服务于企业。必须打破传统单纯的“看摊守库”、“坐等上门”的旧观念和旧习惯，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务。新形势下，电力企业档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，及时了解各级人员对档案信息的需求，围绕企业工作重点、中心来开展，服务大局，与时俱进，开拓创新。要把档案工作的服务体现到三个层面上来，为领导服务，为企业各职能部室服务，为企业员工服务，最大限度满足企业生产、经营和发展的需要。
（二）完善管理制度，规范工作流程是做好档案管理工作的保证。按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，将档案工作纳入企业领导工作议事日程，纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理机制，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，各职能部室和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络体系，通过大家的共同努力，来达到各部门档案管理的协调统一，企业全体员工上下形成合力齐抓共管，共同承担企业档案管理工作的重任。
（三）融合企业信息平台，做好档案信息资源的开发利用。一是充分利用已有的企业信息系统平台，有效地实现档案管理系统与其他业务系统（生产管理系统、营销管理系统、经法管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，全面地传递信息，建立完整系统的档案信息库。使档案不再受时间和空间的限制，通过企业网络满足利用者的需求，最大限度满足生产、经营、管理信息共享。二是根据生产、经营、管理信息来源和管理者需求，进行档案编研、编制检索工具，加快档案数字化建设步伐，提高信息查询速度与准确性。三是积极取得领导的重视和员工的支持，尽可能扩宽信息来源，保障信息的完整性、及时性和供给信息的可利用性。
（四）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，电力企业档案管理人员必须不断更新观念，更新知识结构，除了掌握档案专业的基本知识外，还要了解一些电力专业、文秘、目录学等相关学科知识。在档案管理工作中还应具备积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。因此企业首先必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育等方式全面提高档案管理人员的业务能力和知识水平。其次通过招聘懂法律、精通计算机网络知识的复合型人才，合理调整企业档案管理部门的专业结构、年龄结构和个体知识结构，以适应新形势下电力企业档案管理工作的需要，更好地为企业的科学决策、生产经营和快速发展提供及时、全面、准确的服务，
参考文献
[1]李和平，《企业档案工作规范》实施指南。
[2]金科，《加强基础建设 促进企业自律》 中国档案
