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近年来，中等专业院校的重要性越发显著，其综合办学条件有所改善，硬件设施也越来越健全，但是由于档案管理意识不强，导致档案管理的基础设施一直没有较大的改进，档案管理的基础设施越来越无法与学校综合建设形成很好的配合。档案管理硬件设施的不完善造成了极大的人力物力的浪费，增加了档案管理的难度，导致档案的在收集和传递的过程中严重失真，甚至对教学工作也带来很大的冲击。因此我们在进行学校综合基础设施的改进过程中，也应该把加强档案管理的基础设施建立提上日程，为档案管理营造良好的环境，让档案管理人员的才能以及专业素养得到更好的发挥。当然要适应现代技术的日新月异，新时期的中等专业院校在进行档案管理时，还应该建立合理的档案自动化管理系统，充分将科技运用于档案管理当中，通过选择合理的技术路线来推动自动化。档案的信息自动化系统建设，是提高档案管理的物质基础和减小档案失真可能性的重要手段，更是与现代化的专业档案管理人员的教育接轨的重要途径。当然档案信息自动化系统建设也不是一蹴而就的，其中必然会遇到诸多的矛盾与问题，我们应当将积极进取、开拓创新的思想运用于学校的档案管理中，着眼于提高系统的整体水平，有重点的抓好数据库建设，慎重选定适合本学校的技术路线，实事求是一步步改进管理体制。
三、提高档案管理人员的专业素质
随着当代科技的日新月异，许多学校已经开出了档案管理学、图书馆管理学等学科来培养专业的高素质的档案管理人员。随即档案管理也对其工作人员提出了新的更高的要求。首先，档案人员要有一定的文化水平和驾驭文字的能力，档案大部分是文字类型的信息，要做好档案管理的工作，档案管理人员要能用文字与各部门交流，才能收集到全面正确的档案信息；要能理解自己所搜集的档案，才能够完成对档案管理在档案收集之后的后续工作，例如整理、分类、编目等等。其次，要热爱学习，对档案管理工作充满热情，无论在何种行业，从事什么工作，光是有完成任务的心都是不够的，要不断地学习新的知识，要热爱你的工作才能够好的完成一项工作，这在档案管理工作中尤为重要，否则很容易因为整天枯燥地面对档案而产生应付的心理，加之现代科技发展迅猛，不断学习才能适应工作甚至事半功倍，否则容易被工作所淘汰。最后，档案管理工作人员要有一定的科研能力，档案的管理并不仅仅是将档案整理好而已，还需要从大量的档案研究整理中发现并撰写出有用的报告，将档案充分运用与学习和教育中。
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第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。
第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。
第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事档案管理
（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
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2.加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性
医院管理这也应该加强自身的学习提高对档案管理工作的重要性的认识，分析档案管理工作于医院发展二者之间的关系，从意识形态上位档案管理工作提供基本的支撑。以身作则带领医院每一个成员严格遵守《档案法》的标准规范:档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方而的利用。另外在档案法规标准方面，医院管理十部及医、教、研人员的认识也不是特别重要。甚至有很多医务工作者根本没有接触过任何《档案法》，在这方面的自我意识不强，所以医院应该组织专门的活动加强大家对《档案法》的学习。
3.以综合效益为导向，改善医院档案管理工作质量
档案管理工作的的一个重要的目的就是充分地将各项管理信息进行有效地利用，通过深层次开发可以提高医院整体工作水平，为广大人民群体提供更加优质的医疗服务同时也能促进医院的长远发展。另外，提高档案信息资源的利用率也可以为各项医务工作效率的提高提供基本的保证,实现医院经济效益的提高，提高档案管理信息化程度,可以为各部门各科室医务工作提供方便，通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，来提高档案管理科的整体工作效率，让档案管理工作在医院管理工作中将全部的作用发挥出来，提高医院的整体管理水平。
4.加强硬件建设，提高现代化管理水平
第一，引进先进的档案管理设备，如摄像机、照相机、扫描仪、录音笔等，负责档案管理工作的员工，要坚持高尚的职业道德情操认真做好各项信息资料的录入工作，通过这种方式来保证数据库资料信息的质量与时效性；第二，在档案管理工作中应该加大对计算机技术的使用，并将医院业务及行政上的各种档案存储在计算上，这样可以为广大医务工作者提供检索与查阅的便利，节省人力物力提高工作效率,提高医院整体管理水平。
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医院档案需要专业人士来进行相关的管理，但是目前大多医院所聘用的管理人员一般都不是该专业毕业的，普遍存在档案知识不够丰富，对知识的驾驭能力不够强，在管理的过程仍然会出现相当大的失误现象[1]。
档案管理人员的素养问题往往是医院管理过程中容易被人忽略的一部分，加上管理人员在学历、文化素养、专业素养等方面存在比较明显的差异，造成了档案管理的过程中出现不太均衡的现象，如部分人员表现较好，而小部分人员缺乏专业导致部分工作完成不够完美，严重影响了管理工作的顺利进行。
2.档案管理的模式不够完善
绝大多数的医院在档案管理这一块上并未制定出符合自身医院档案管理的合理制度。通常医院都采用各部门负责自己部门档案的处理方法，如人事档案由相关的人事部门负责，医疗病例方面的档案由相关的医疗病例部门负责，而并未成立单独的档案管理部门来进行管理，失去了档案管理的完整性。这样各部门在某一环节上的脱节不仅会导致信息资料收集的效率不高，而且往往会造成信息的遗漏和资料的不全，不利于整个医院的管理。
3.医院管理者档案管理意识较差
在医院的管理过程中，医院的发展和经营模式是医院管理的侧重点，而管理者对于档案管理往往缺乏意识和重视度。管理者对档案管理意识的淡薄会严重影响工作者对于档案管理工作的积极性，很多工作者常常采用敷衍了事的态度，在处理档案上不够重视，工作马马虎虎，这也是很多档案出现资料的不全的主要原因。
4.档案管理水平低下，档案缺失严重
用房紧张的问题时常会造成医院一再缩减档案管理室的面积，大多数的医院档案管理室比较狭小，空间往往不够用，使用起来不方便。管理水平的低下制约了档案管理的发展，严重影响了医院现代化的发展。目前大多数的医院收集整理档案资料仍然采用手工的形式，电子计算机的普及并未在医院档案这一领域被完全推广。手工收集资料，不仅会造成效率较低，而且会导致资料缺失严重，完整度不够。
二、新医改下改善档案管理的措施
随着新医改的日益深入化，传统的档案管理模式已经不能很好地适应医疗事业的改革，在这样的新时代新背景下，我们该如何改进档案管理的方式，以适应并帮助医疗事业更好的发展是值得深思的问题。
1.加强档案管理人员专业知识和素质的培养
档案管理人员专业知识和素质很大程度上影响着档案工作的进行，专业知识的匮乏和素质的高低不齐会导致档案管理工作不能顺利的进行。医院应尽量的采用具有档案管理专业知识的人才，也要加强部门成员有关知识的培训，不断地提高人员的专业知识和素养，使其工作和管理能力与时俱进，创建强大的档案管理队伍。在培训的同时还应重视激发工作人员对于档案管理的喜爱，培养他们的兴趣，并在工作中适当的增加鼓励和奖励的政策以提高工作的积极性，创建强大的档案管理队伍。
2.改善现今档案管理的模式
档案管理受到原来越多人的重视，因此，建立一个专门的档案管理部门是十分必要的。创建一个新的档案管理部门，可有为档案工作者提供一个良好的工作环境和氛围，有效的提高工作效率。在档案管理部门中可以根据其他部门的区别和需求分为病例档案管理、人事档案管理等几个不同的小部门，形成独立化，系统化的管理，同时也可以避免资料的缺少安全性的问题。在成立档案管理部门的基础上，要学会进行管理模式的创新，根据医院发展的需要适当的做出相应的调整，如在档案人力方面的管理和档案开发等方面进行全方位的创新，以促进医院更好的发展[2]。
3.加强医院管理者的档案管理意识
管理者的一举一动牵动并影响着工作者的行为，当管理者重视，加强档案管理时，工作者也会落实要实处。因此，管理者的档案管理意识就显得尤为重要。普及档案管理的重要性，强化管理意识是改善档案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，实现管理的信息化
如今，信息化已经渐渐渗入我们每个人的生活中，信息化让我们的生活更加的高效化，系统化。随着时代的进步和发展，医院的需求已经强烈的要求档案管理方式要做出相应的调整，实现档案管理的信息化。以医院自身而论，建立一个强大的档案网络体制是实现档案管理信息化的第一步[3]。同时也要加强信息化的建设和档案资料保密性的建设。当然，在这一环节中，对管理人员电子计算机方面的有关培训也是不可缺少的。
三、总结：
在新医改的背景下，档案管理必须随着发展做出相应的改变才能更好地帮助医院朝着现代化的方向发展。由于现在的档案管理仍然存在着相当多的问题，医院应学会紧跟时代的步伐，做出有效的改革，使档案管理工作进入新的发展阶段，从而更好地保证医院整个发展管理的顺利进行。
参考文献：
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doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊网址]http：//hbxb.net
系部档案是真实记录高校二级系部单位全部活动的档案材料，详细的记录该二级单位的发展历程，同时也是该二级单位的重要信息资源。系部档案管理是系部日常管理工作的关键环节，收集和保存着所有教学档案、学生档案、行政档案和党员发展档案等，非常详细的记录系部的日常管理工作，有利于为系部领导做出科学决策的智力宝库，是系部增加效益的重要保证。
一、系部档案管理科学化的必要性
（一）档案管理是系部日常管理的根本
档案管理是系部日常管理工作的根本，管理着全系部的重要档案信息，包括教学档案，学生档案，行政档案，甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据，是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失，例如，实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏，重则可能泄漏技术机密；会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密；学生档案不详细或随意篡改，影响学生终身评价。因此，必须加强系部档案管理科学化，避免产生各部不必要的损失，影响系部的生存与发展。
（二）档案管理是系部信用管理的保证
档案管理是系部信用管理的保证，真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分，真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源，一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善，反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注，用人单位希望高校毕业生具有较高的信用，社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此，必然加强系部档案的信用化发展道路，时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。
（三）档案管理是系部文化建设的供给
档案管理是系部文化建设的供给，展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设，肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史，只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平，系部文化的提炼离不开系部档案，档案是历史文化的存在形式。因此，只有加强系部档案管理科学化，才能助推系部校园文化建设。
二、当前高校系部档案管理的主要困境
（一）系部档案管理不受重视
高校系部档案管理普通不受重视，大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料，整理整理内务的事情，差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已，资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者，许多系部档案长期没人管理，灰尘满地；或者用兼职管理人员来管理，压根不懂档案管理知识，只负责开门，这些都大大限制了系部档案管理的发展。
（二）系部档案管理水平不高
高校系部档案管理水平普遍不高，没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训，不懂档案管理的简单操作，不熟悉整个档案管理的流程，连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职，没有文化，也没有时间认真归档，或档案收集不及时，不全面就归档，造成大部分档案不全，或数据处理方法不当，造成档案不真实，严重影响档案的信用管理。
（三）系部档案管理模式相对落后
高校系部档案管理模式相对落后，大部分档案处在分散管理的状态。目前，全国高校的档案管理基本都是以部门为阵，教务处有教学档案，人事处有师资档案，财务处有财务档案，科研处有科研档案，系部有日常教学管理档案，但各种档案是分散管理的，且冗余重重复，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技术要点不统一，零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把档案装进档案袋，不管科学性，也不管是不是利用查阅。
（四）系部档案管理现代化水平不高
高校系部档案管理现代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展，许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化，通常档案管理系统来管理和查阅档案，这有利用保护原始档案不受损坏，尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理，偶尔有几个，那也是简单的电子化，没有充分考虑档案查阅的方面性，或档案管理的实质性。
三、改进高校系部档案管理的措施
（一）加强系部档案管理认识
系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节，应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估，就业评估，党建评估，师资水平评估中都发挥着重要的作用，对于提高教学质量，研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识，不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理，一贯认为档案可有可无，任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己，重新树立“档案管理人”的形象，心中牢记竞争意识，创新思维，多学习专业知识，使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。
（二）争取系部师生员工的大力支持
系部档案管理要想引起重视，就必须争取系部师生员工的大力支持，牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先，积极主动争取系部领导的支持，多为领导献计献策，挖掘系部档案的信息价值，让系部领导感觉得到系部档案管理的存在，引起领导对档案管理工作的重视。然后，大力推广系部档案管理的营销推广，为广大师生员工提供服务窗口，实实在在的通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为全系部的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视档案管理的良好氛围。
（三）强化档案管理员队伍
系部档案管理看似谁都可以干的工作，但实质上不同的人做档案管理，结果却完全不一样。只有认真负责、具有档案管理常识的档案管理员才能收集好，归类好，保管好系部档案。目前，大部分高校系部档案管理员都是由系部办公室主任或办公室工作人员兼职或全职，他们熟悉整个系部工作的流程，承担着办公室的大量工作。应该强化档案管理员队伍，定期开展档案管理知识的培训，并且鼓励档案管理员安于本职工作，待遇等倾向档案管理员，另应该保证档案管理员工作的继续性，尽量保证档案管理队伍的稳定性，提高所有教职员工的档案管理意识。
（四）加强档案管理制度建设
系部档案管理具有档案管理的基本特征，也具有学校档案管理的独特特征。所谓没有规矩不成方圆，要改进高校系部档案管理方法，一定要加强档案管理制度建设，通过规章建制，严格规范档案管理的流程，通过明确档案管理员的职责，规定档案服务的内容，明确档案查阅手续与档案归档等最终时间，建立非常合理的档案管理制度，让系部档案管理进入良性发展轨道。
（五）注重档案信息资源的开发
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信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。
3、关于人事档案管理创新的若干思考
3.1人事档案材料筛选
知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。
3.2建立档案管理新模式
在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。
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一、传统人事档案管理中的弊端
（一）主观随意性强
传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。
（二）弄虚作假,以档谋私
在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。
（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”
过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。
（四）在非公企业，不关心员工人事档案
与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。
（五）人事档案管理改革难以推进的原因
人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。
二、对新型人事档案管理制度的设想
（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质
在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度
从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。
个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。
（三）发挥好人事档案管理工作服务作用
档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。
(四)执行“收支两条线”
为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。
总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).
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1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，简单地进行分类管理，方法繁琐，操作起来极为不便，而且效率低，反应慢，由于轻视提供增值服务，大多数企业没有使用现代化和信息化手段，使档案信息陈旧，内容单一，日常表现空乏，形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库，只用来存储和简单检索，信息存储量太少，所以实用性比较差。从这一点上看，人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升，其人事档案是重要参考，这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全，信息不真实。企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施不配套，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行，严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入，人事档案管理手段也相应调整变化，对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求，但现实与需求之间存在明显差距，例如人员配备比例不足，甚至无人管理，或是兼职管理，档案管理员的素质较低，原则性不够，不熟悉业务，不踏实，缺少奉献精神， 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织，个人都无法查阅自己的信息，企业在这方面虽有所改进，但开放性还远远不够，这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先，企业决策者必须重视，重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视，各部门才会主动支持这项工作，逐渐认识到员工人事档案的积极作用，用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历，特别是在本企业的工作表现情况，对其职业生涯成长有极其重要的参考作用，以形成正确判断，其重要性与员工访谈相当，所以，企业要建立比较完善的人力资源管理体系，必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次，要走制度化和标准化道路，引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理，这项工作专业性很强，属于人事机密范畴，服务于人才评估和运用，因此，企业要树立科学严谨的态度，建立一整套行之有效的规章制度和管理条例，严格执行，厘定人事档案的管理范围和部门职责，通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程，严密监管。随着科学技术的深入应用，人事档案管理要采用现代化技术，大面积使用计算机设备存储信息，建立检索系统，方便查阅的同时，提高工作效率和资料可靠程度，更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三，要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展，信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理，利用计算机技术，开发相应的信息软件，把档案内容从书面文字转为数字信息，使用友好的界面进行管理，可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据，实现人力资源共享，大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息，建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且，该管理系统还能实时跟踪员工动态，及时更新其近期工作表现和成果，比纯手工的人事档案管理更准确、更及时，记载内容更为完整，帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线，标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变，所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外，还要能够灵活使用和维护计算机软硬件，在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中，尤其是人力资源管理人员的任用上，不能只听领导一面之词，应该严格考核，通过竞争选拔，择优录取，唯才是用，选拔出真正的人才。同时，要定期对从业人员进行相关培训，及时更新其知识结构，提高综合素质，并在职位晋升和福利待遇上增加关注度，解除他们的后顾之忧，专心工作。
参考文献：
[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（09）.
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二、健全制度、规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、稳定干部队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
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医院档案是记载医院历史进程的原始资料，是最原始最具权威的的历史凭证。其价值是无比珍贵的，稍有损失就无法挽回，其损失也是不可估量的。在现代化技术越来越成熟的时代，医院档案管理也要与时俱进，利用现代化的存储技术配合传统的纸质档案存储技术相结合，不断的强化对档案保护的形式，提高保护档案的意识，发挥档案的作用。
医院的档案管理所包含的类别较多，主要包括病历、财务、科研、人事、设备、文件等一些列重要资料。档案的丰富程度也直接反映着医院的综合实力，及其发展历史。如何加强对医院档案管理的建设，如何让医院档案管理趋于现代化，这是目前医院档案管理人员所思考的重点问题。
二、医院档案管理现代化的意义
随着大数据时代的到来，搜索资料的简便性、快速性成为了衡量国家信息化进程的直接手段。在国家信息化的统筹规划中，以服务大众、信息共享、安全高效为基础标准。利用现代化的技术手段，把医院档案进行信息化、网络化。从而实现医院档案的资源共享、使用高效等现代化的管理手段。总的来说，医院档案管理的现代化的首要意义在于，以现代化的档案管理方式结合传统的归档方式，利用网络、计算机等科技手段，减少储存成本，实现永久性保存。使用科技手段把档案原件转化成为电子文档保存起来，同时把把所存储的内容分门别类，根据内容的不同分别存放在不同类别的电子文档中，方便后期的使用查找，节约时间空间，提高工作效率。其次，医院档案管理的现代化极大地提升了档案本身的利用率，提高了档案的价值，实现了管理及使用档案的高效性与及时性。因此，与传统的档管理方式相比而言，现代化的档案管理方式所受到的制约因素较少，解决了一系列因为存放空间不足和储藏费用过高等问题。现代化的信息管理手段，不再受到时间空间的限制影响。传统的档案管理方式，档案多数以纸质文件的形式，集中存放在一处。查找过程较为繁琐，文件内容较为复杂，从而导致效率过低，信息的传递不够及时。而采用现代化的信息储藏技术可以随时随地的查找所使用的档案信息，及时的准确的检索到最大限度的内容资源，实现资源信息的共享。
三、医院档案管理中存在的问题及其原因
医院档案的管理是维持医院正常运行的支柱，但是在一定程度上受到维护经费，思维观念的影响，在实际工作上还存在着一些潜在的问题。
（一）医院所属领导对档案管理不够重视
医院的主要工作和任务是为患者提供帮助与服务，其主要内容为，医疗、科研、教学、保健等。其中医院所属领导的主要管理重点在于提高医疗质量、医疗技术。医疗水平，改善医院卫生环境，重视医学的人才培养和医学的科技发展建设，为病患提供更为优质的医疗服务。但是对于医院的档案管理方面重视程度不够。认为档案管理方面不仅不会为医院带来收益，相反还会增加医院的开支。而档案作为一个医院发展的基础与重要的信息资源，档案管理工作的进展是体现一个工作单位整体水平与文明程度的最好表现。医院的所属领导必须认识到医院档案管理的重要性，认识到档案管理在医院的正常工作运行中所发挥的重要作用。对档案管理工作给予硬件及政策上的支持，如此医院档案工作者才能更好的更有信心的管理好医院档案。
（二）医院档案管理制度不健全，管理人员的综合素质有待提高
在医院的管理制度中，首先考虑的并不是档案管理的制度，所以现在医院档案管理的制度并不健全，没有将档案管理人员纳入到正式员工的考核中，使得档案管理人员的工作积极性不够，效率过低。而且医院的档案管理人员并不是图书情报或档案管理专业的的人才，人员素质参差不齐，档案管理水平高低不等，服务质量优劣存在差异。档案管理人员的多少并不能直接反映档案管理人员的整体素质和综合水平。而是取决于档案管理人员的专业技术水平、工作方式、个人素质结合正确的规范的管理制度。随着社会的发展，技术的升级，对于档案管理水平的要求也越来越高，对档案管理服务的质量也在逐步上升，今后的档案管理工作会逐步的实现专业、科学、统一、标准、规范的管理方式。因此，需要档案管理人员是具有高学历、高素质、高水平的专业性复合人才。医院方面应该加强对档案管理方面的投入，招收新型档案管理人才，综合考察其个人素质、思想程度、价值观念、专业技能等方面。
四、结语
做好医院档案管理现代化的工作，要转变医院管理者和档案管理者的思想观念，增强他们的管理意识，让管理者们充分认识到档案管理工作的l展对医院的发展起着重要的作用，直接影响着医院的事业的发展与进步。制定相应的档案管理制度，明确档案管理章程，加大力度的投入经费和基础设施建设，保证医院档案管理工作更好更快的发展。按照《医药卫生档案管理法》《档案法》等相关法律的要求，建立健全科学规范的制度。严格执行，落到实处，明确规定各项奖罚措施。激发档案管理人员的积极性。在加大投入的同时逐渐实行现代化，改善条件，解决档案管理中硬件设施不足，基础建设不够等问题。加快速度的建设健全医院档案管理的信息化平台，加强医院各职能部门间的链接，实现无障碍沟通，资源共享，充分发挥档案的资源利用率。让档案在医院的发展运作中发挥其应有的作用和意义。总之，在医院领导和医院档案管理者的努力下，提高医院档案管理者的综合素质，实现医院档案管理的信息化和现代化。深入的贯彻落实各项法律法规，把医院档案管理的现代化进程更进一步，更好的服务社会，服务大众，推动医疗事业的发展。
参考文献：
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一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
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一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
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二、存在问题的原因
撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。三、实现企业档案管理现代化的几点意见
第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。
