引论：我们为您整理了13篇档案与合同管理范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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1 合同档案的收集
1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。
1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：
1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]
1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。
1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。
1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]
1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。
1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。
2 合同档案的整理
2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。
2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。
2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。
2.5 合同档案归档文件目录的填写
2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。
2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。
3. 合同档案的信息化建设
3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。
3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。
3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：
3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。
3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。
3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。
结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。
参考文献：
[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.
[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.
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当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.
[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.
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1.数字化档案管理发展的不足
数字化档案管理是随着计算机技术的发展逐渐兴起的，具有海量的信息量，快速的检索、高度的信息共享性。这些优势是传统的档案管理不具备的，但同时传统档案管理的有目的性整理、真实性等特点也是数字化档案管理不可比拟的。
1.1技术的不够完善，相关管理制度不健全
21世纪是信息的时代，是计算机的时代，建设数字化的档案管理是必然的趋势，但许多的单位的计算机基础设施、应用软件和相关技术人员发展的步伐与数字化档案管理所需要的基础条件不能同步。如此导致的结果是数字化档案管理人人认可，一哄而上，造成所形成的档案质量不高。正如我们所知道的，医院的档案管理是需要用文字、图表、数据、照片和其他的反应病情的资料，没有专业的熟悉计算的操作，掌握档案管理的各个重点，势必导致所记录的档案失去其重要的价值和真实性。此外，由于现阶段国家的法律以及人们的普遍观念，电子化的档案是容易被篡改的，如果承认它的法律凭证效力，那么极有可能会被一些人利用，这样传统档案的真实性以及完善性就显得非常重要了。
1.2数字化档案管理与保护研究成果保护的矛盾
现阶段在医院，大部分的医学研究成果都是通过论文的方式发表的，并不能申请专利，这样势必导致各个不同的医院对各自研究成果和取得的重大突破讳莫如深。数字化档案管理需要高度的信息传输的能力，需要各个相关机构信息的共享。而传统的观点是先进的、成果较多的、有着完善科研技术的医院不愿意与其他条件较差、科研水平较低的医院共享重要的资源。没有丰富的资源，数字化的档案管理制度也就无法拓展传统档案管理的局限性，不能为科研和新技术的开发起到重大的作用。
1.3数字化档案不具有原件，可能会出现信息缺失的情况
由于现阶段的数字化档案的记录方式是在事件发生时就开始，记录着整个事件的发展过程。这样的记录方式使得数字档案是以档案管理系统所捕获的元数据来代表真实的数据，不具有原件，此外在记录过程中有可能会发生的意外，例如：在医院中，病人病情恶化，因此需要转院治疗，如果医院不注重信息的收集的话，这样就会导致数字化档案的不完备。
2.数字化与传统档案管理的复合模式探讨
由于数字化档案管理与传统的档案管理在优缺点上正好可以互补。数字化档案不具备真实性，传统档案具有真实性；传统档案检索繁琐、容易在转移过程中出现破损，数字化档案检索方便、快捷。因此利用这种互补的优势，让数字化档案管理和传统档案管理着两种方式共存，对于科研以及及时的解决病人的痛苦有着重大的作用。一下就是对这种互补模式的几点探讨。
2.1利用电子化的档案管理构建数据仓库
传统的档案管理都是经过长期有意识、有目的的积累形成的，因此具有完备的系统性和价值。将传统档案中的各个信息利用计算机技术、条形码技术、光盘技术等现代技术数字化，构成一个数据仓库，容纳各个医院或者部门的研究成果和典型案例。当然在数字化档案传递的过程中必定会出现信息会有模糊的可能，这样就需要传统的档案作为原件，为数据仓库的准确、可靠提供基础。当然在发展电子化档案数据仓库的同时也要改变各个档案管理机构各自为政、个立门户的想法，尽量说服他们为科学研究贡献自己机构档案的力量。
2.2利用数据挖掘技术进行疾病的研究
数据挖掘技术是指通过每一个数据，从大量的数据中需找其规律的技术，主要有数据准备、规律需找和规律表示三个阶段。在医学上，许多的疾病是由于人们的不良习惯造成的，因此利用数字化的档案管理快速的检索的特点，可以在短时间内找到大量病情的案例，经过比较分析，得到疾病发生的基本条件以及可以导致疾病产生的不良习惯。例如：癌症与心血管疾病都是人类的两大杀手，但通过对已有的数据和案例进行分析，可以发现患癌症的人都没有换上心血管疾病，这种情况是否是巧合，还是有什么机理在其中，会不会通过此种研究发现治疗两种疾病的方法，这些都可以通过简单的检索，然后分析现象，大胆提出设想得到。如果利用传统档案进行这种索引必定会花费很多的时间和经历在现象的发现上。然而当有了足够的成果后，实践是检验真理的唯一标准，为了证明这些研究成果就需要充分的证据和事实，而传统的档案便有法律凭证的效力可以作为资料来证明成果，这也是现阶段中国与电子化档案相比，传统档案无法比拟的优点。
2.3复合档案管理需要提高档案管理人员的综合素质
21世纪是计算机的时代、是信息的时代，是知识经济的时代。如果没有相关档案管理的技术人员对档案进行有序、高效的管理，是无法满足档案合理数字化的需求，对于构建数据仓库等档案管理活动也有许多不利影响。因此为了复合档案管理模式的合理开展，需要对传统的档案管理人才进行培训，让其在计算机技术以及信息技术方面提升，这样才能满足复合档案管理模式的需求，成功的实现复合档案管理模式。
3.小 结
信息时代的到来为许多的科学带来了变革，在档案管理上也是如此。数字化的档案管理是势不可挡，但在现阶段，数字化的档案管理还存在许多的不完善之处。与历史长期有意识积累下来的传统档案相比，数字化的档案管理模式还是有诸多弊端的，因此复合模式的档案管理模式对于更好的利用档案的信息，为科研的发展提供事实依据，为疾病的预防提供案例等方面都有重要的作用。
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1 图书情报和档案共同管理的概况
人类社会发展之今，科学技术水平和社会文明程度不断提高，科学技术研究的领域不断延伸，边沿学科也得到了长足的发展，图书情报和档案的资料越来越丰富。大量的资料给人们的查阅带去了不便，人们花费了大量的时间，却未必能够获得需要的资料。为了方便人们查阅，图书情报和档案的管理逐渐向着统一化的方向发展。图书情报和档案的统一管理，方便了资料查找，实现了资源的优化整合，避免了资源的浪费。目前，我国图书、情报资料和档案的共同管理发展迅速，但是由于发展时间较短，因此，还存在诸多不足，体制和管理技术尚未健全，需要进一步发展研究。
2 图书情报和档案共同管理的方法
2.1 加强对理论的应用
图书情报和档案的共同管理，是建立在大量的经验积累和事实数据基础上的，因此具有一定的社会历史性质。早在上个世纪80年代末期，我国对图书情报资料和档案的管理就已经逐渐呈现出了一体化的趋势。进入到90年代，随着计算机技术和网络技术的不断发展，图书情报资料和档案的统一管理逐渐发展出了雏形。在长期的实践过程中，图书情报资料和档案的共同管理产生出了大量的基础理论。事实上，图书情报资料和档案的共同管理，是三者资源优化配置的结果。伴随着管理理论和管理方式的不断创新，三者共同管理的资源管理模式将不断优化，为人们提供更加便捷的资料管理和查找平台。
2.2 调整管理手段
图书情报资料和档案的共同管理是资源管理的必然要求，是社会发展的必然趋势，也是提高信息管理效率的重要保证。图书情报资料和档案的统一管理，整合了资源，使得资料管理和查找系统更加规范化，提高了资料查找效率的同时也提高了资源管理的效率，减少了资源管理的人力物力投入。图书资料和档案的共同管理必须要重视其实效性，根据实际的管理需求做出相应的调整，包括了对资料开放程度、资料保存方式等的管理。要实现图书情报和档案的共同管理，依赖于网络信息技术的发展，通过网络信息技术实现了三者管理的数字化和智能化，因此对图书情报资料的管理必须要体现出信息化的特点，及时调整管理手段，确保信息管理的科学有效和安全。
2.3 加强仓库信息管理
图书、情报、档案在本质上都属于信息，要实现三者的统一管理，就必须要加强信息库的建设。信息库是图书情报资料和档案统一管理的重要辅助工具，只有实现信息库中信息的有效流通，通过网络技术实现资源的共享，才能让图书情报资料和相关档案更好地服务于人们的社会生活。信息库的建设和网络技术的出现，打破了传统资源的管理方式，提高了图书、情报和档案共享的效率，方便了图书资料的统一管理。
2.4 加强解决问题的灵活度
近些年，图书情报资料和档案的共同管理发展迅速，但其发展的时间却较短，在实际运行和使用的过程中仍然存在许多问题。这些问题是以前从未遇见过的，因此管理者在解决问题的过程中，也应该要采取灵活的方式，有针对性地解决这些难题。笔者建议，相关管理机构可以建立一个统一的网站，方便问题和相关的解决方案的提出和讨论，通过各方资源整合，选择最适合的解决方式，实现三者共同管理的效率最大化。
2.5 加强对知识产权的保护
随着网络信息技术的不断发展，在信息资源的共享过程中难免出现侵权的行为，阻碍了图书情报资源和档案共同管理工作的发展。相关部门必须要加强知识产权教育，尤其要加强网络知识产权教育，既要保护好自身的知识产权，也要尊重他人的知识产权。部分网民在网上下载电影、歌曲和图片时，也许并未想到这也是一种侵权行为。网站在提高下载渠道时，也忽视了对他人产权的保护，导致侵权现象的发生。只有不断加强对网民和网站运营商产权意识的教育，才能从根本上杜绝侵权行为，保障图书情报资料和档案产权拥有者的利益，促进三者共同管理的发展。
3 结语
总而言之，随着全球化的不断发展，实现资源的共享将成为人们的共同需求。图书情报和档案三者的共同管理，是实现资源共享的有效手段，提高了信息资源的管理效率，促使了资源的优化整合。目前图书情报资料和档案的共同管理仍然处于初级阶段，制度和管理方法仍然存在诸多不足。因此必须要加强三者共同管理的理论建设，采用灵活的管理方式，及时调整管理手段，同时加强信息库的建设，促进图书、情报、档案三者统一管理的发展。图书情报资料和档案的共同管理方法的思考是一个新课题，需要相关研究人员继续深入探讨，以谋求资源管理效率的最大化。
参考文献：
[1]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理——图书情报与档案管理学科的创新发展之 路[J].情报资料工作，2013（03）.
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基于RFID技术的档案信息管理系统的优势有：电子标签存储的信息量较大，可以反复多次使用，使用的寿命长；由于信息识别只需要通过仪器扫描不需要直接接触就可以，所以一次读取数据时间短，单位时间内处理数据量较大；电子标签的组成简单，存储用电子芯片即可，所以体积小，安全性高，可以实现防盗等功能；在识别电子标签中的数据时，距离较远也可以实现数据的读取，可以实现无屏障读取数据，同时穿透性强。
二、基于RFID技术的医院综合档案管理信息系统结构设计
在综合档案管理工作中引入信息电子化的概念同时结合最新的物联网RFID技术不但可以有效的提高信息管理的效率，还能提高档案管理的安全性。本文设计了结合RFID技术的医院综合档案管理信息系统，本系统由系统管理、资产设备信息管理系统、医院工作人员信息管理系统、医院工作档案信息管理系统、RFID门禁管理等功能模块组成。其系统功能模块结构框架图如图1所示。
图1基于RFID技术的医院综合档案管理信息系统结构框架图
1、系统管理模块
本模块使管理员通过对密码和权限的设置保证了综合档案管理系统的安全性。可以根据管理员的工作职责来分配权限等级，对管理员的信息进行修改等。
2、资产设备信息管理模块
本模块的功能是对医院的设备进行统一的信息化管理。管理员使用该模块可以对医院中设备的具体信息进行添加、删除、修改等，由于每一个设备上都有RFID标签信息，所以可以通过阅读器读取设备的具体信息并录入系统中。管理员还可以通过设备上的RFID标签信息时时掌握设备使用、维修、报废等情况，并对系统中的设备数据随时进行更新。其中，设备上RFID标签信息包括设备编号、名称、具体型号、价格、生产厂商名称、生产厂商电话、所属部门、功能、生产日期、购入日期、维修状况、报废时间、备注信息等内容。同时，在医院关键通道上架设RFID阅读器，可追踪设备位置，防止设备被盗和遗失。
3、医院工作人员信息管理模块
本模块的功能是对医院的工作人员的具体信息进行管理。医院需要对每一位工作人员的人事信息和档案信息进行统一管理。管理员可以对工作人员的信息进行录入、编辑、删除等操作，对工作人员的考勤信息进行管理，同时档案信息管理对在职和离退休工作人员的详细情况进行管理。
4、医院工作档案信息管理
本模块的功能是对医院日常工作档案进行信息化管理，其中行政工作信息管理可以对各行政部门的工作档案进行添加、删除、修改；党务工作信息管理可以对医院的党员工作信息进行管理；基建工作信息管理可以对医院的各个基建项目具体信息进行管理；财务工作信息管理可以实现对医院各项开销的管理；工作日志信息管理可以对各科室、行政部门的工作日志进行统计和管理。
5、RFID门禁管理
本模块的功能增加了医院综合档案室的安全性，其中，对综合档案室的管理员和普通用户的权限设置有所不同，合法的普通用户只能进入综合档案室进行档案查询，但是档案室的管理员可以使用本模块中的添加、修改、删除等功能对合法的普通用户信息进行编辑，编辑的对象是RFID标签中的信息，RFID标签中的信息可以包括标签编号、标签地址、姓名、员工号码、性别、科室、联系方式、照片、备注等内容。
6、RFID身份确认
在医院现有信息化系统中，集成RFID系统，实现全院信息系统身份确认、权限审核、分模块登录功能。
三、基于RFID技术的医院综合档案管理信息系统功能模块设计
由于档案信息由电子数据和纸质档案文件两部分组成，因此在综合档案管理信息系统中都会将每一个纸质档案文件加上RFID标签，RFID标签中会存储档案的摘要信息，通过RFID终端对这些信息进行读取和修改。对于系统中每个结构模块都包含RFID数据管理和档案信息管理功能，综合档案信息管理系统通过对RFID数据管理模块进行数据请求来获得档案的相关数据，以此为基础，对档案进行电子化管理。具体的系统功能模块图如下。
图2基于RFID技术的医院综合档案管理信息系统功能模块图
1、基于RFID技术的数据管理
RFID数据管理模块由系统数据库和RFID终端组成，RFID终端可以将数据库中的信息写入RFID标签也可以将RFID标签中的信息写入数据库，管理员可以利用RFID终端采集档案信息，并把这些信息导入数据库，系统通过数据库对档案信息数据进行操作。
2、综合档案信息管理
2.1档案入库管理的功能可以通过RFID标签实现自动识别档案编号，提供档案存储的位置编号等信息，更快更有效的实现档案出入库时准确的位置定位。
2.2档案查询管理功能可以实现对某一特定编号的档案信息进行查询，当提供档案编号时，系统查询到该档案所处位置，可以通过档案架上的指示灯提醒管理员档案详细位置，对档案进行提选。
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1基建档案管理存在的问题
1.1前期手续不齐的现象普遍存在
由于部分一期中小河流水文监测系统工程建设项目前期工作没有按正常程序进行，而是采取一些超常规方式完成的，导致后期工程建设存在一些问题和不足，尤其是体现在基建档案管理工作方面。这为后期工程项目基建档案的整理归档带来大量整改工作。这种“先上车，后补票”的行为不仅给后期基建档案的归档与整改带来了不少的麻烦，同样也给以后我区中小河流水文监测系统工程项目的竣工验收带来诸多不便。
1.2建设单位和施工单位的变更造成基建档案的管理混乱
以2011年我区中小河流水文监测系统建设工程（钦州市部分）为例，2011年我区中小河流监测系统建设项目（钦州市部分）的建设单位名称为广西水文水资源钦州分局，负责协调与钦州市中小河流水文监测系统建设方面的相关事宜。如立项、征地、规划、设计、监理招标、施工招标、开工建设、工程款的支付等均由广西水文水资源钦州分局负责运作，相关手续、资料均由广西水文水资源钦州分局负责保管。2010年根据自治区编委《关于水文机构有关机构编制问题的批复》，经自治区事业单位登记管理局核准，广西壮族自治区水文水资源钦州分局更名为钦州市水文水资源局（增挂广西沿海水环境监测中心牌子）。广西水文水资源局钦州分局更名为钦州市水文水资源局，虽是同一单位，但由于项目建设的前期工作中用的名称与更名后的单位名称存在不一致，极容易导致工程竣工前后名称不一致的现象出现。2011年中小河流水文监测系统建设工程（钦州市部分）的施工单位为濮阳水电有限责任公司，由于濮阳兴河公司作为承建单位对项目的施工管理力度明显不够，施工组织管理不力，施工经验匮乏，资金投入不足，且对项目的重视程度不够，导致钦州市局中小河流水文监测系统工程项目建设进度缓慢。2012年钦州市水文水资源局终止与濮阳兴河公司的施工合同，另行招标施工单位，同一工程建设，前后就出现了两个施工单位。这样建设单位名称的变更和施工单位的变更都为后期基建档案的归档整理和有效利用带来诸多不便。
1.3各相关单位移交的基建档案不规范
基建档案是一项来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理、审计等各单位的档案。它即要保证建设项目基建档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理基建档案是一个即系统，又全面的工程。由于我区中小河流水文监测系统建设工程建设单位和施工单位普遍存在“重施工、轻管理，重外业、轻内业”的项目管理通病，以及施工中标单位经常有分包现象，导致基建档案的移交方面出现普遍不够重视的现象，移交给工程建设档案管理部门的档案经常出现不规范的问题。
2基建档案管理存在问题的对策
2.1追本溯源，要保证基建档案的质量就应从“源头”抓起，加强对在建项目组档案管理有关人员的培训力度。
自治区水利厅和自治区水文水资源局应针对我区中小河流水文监测系统建设项目中的存在问题不定期召集施工、监理、设计、勘察及各建设业主开办免费讲座或培训班。对一些在基建档案审查中时常会出现的共性问题进行讲解，这样即能够保证提高移交档案的质量，又能提高依法治档的自觉性和归档意识，达到培养基建档案管理工作人员良好的业务素质的目的，还能避免在施工、监理、设计、勘察等一些共性的问题屡次进行整改，来来回回奔波，造成不必要的人力、物力和财力的浪费，为后期竣工档案的移交工作奠定良好的业务基础，如果自治区水利厅、自治区水文水资源局和各市水文水资源局从基建档案管理工作的源头就开始抓起，为我区中小河流水文监测系统建设工程各单位负责项目的档案管理人员进行强化培训，这样工程档案移交前就保证了移交件的合格率，同样也保证了工程档案审查的效率。
2.2增强意识，建设项目档案归档与工程尾款的支付和单位评先评优挂钩，以提高各单位重视归档的积极性，及时、有效地完成归档工作。
为此，建议我区中小河流水文监测系统建设上级主管部门采取的一些激励和制约的措施。诸如：基建档案管理的好环与工程尾款相挂钩、基建档案理的好环与单位评先评优挂钩等办法，即各单位的竣工档案未达到上级主管部门的检查要求，工程尾款即实行一票否决，基建档案收集整理不合格的，建设单位年度考评不得评先评优。
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在工程项目中，合同管理贯穿于工程的整个建设周期。在这个动态的管理过程中，只有在建设各方的共同合作下，才能确保进度管理目标得以实现。特别是大型的建设项目其建设规模大、投资多、周期长，参与建设单位间的关系复杂，这势必导致在建设过程积累大量的、各式各样的工程合同。工程合同的价值量和质量对企业尤其重要，直接影响企业建设工程施工全过程。作为衡量工程目标的主要依据，只有在确定工程的建设实施和合同管理同步进行的情况下，工程的竣工验收才能有效进行，由此可见，工程的合同管理直接关系着项目能否顺利开展竣工验收工作，做好工程建设合同管理工作也就显得十分重要了。它的作用主要体现在以下几个方面：
1.1合同是安排项目施工的指导性文件
每一个建筑单位都应该建立的合同管理制度。在签订合同后，合同管理人员要对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，形成合同交底制度。工程的材料、设备应按合同约定的规格、数量、价格进行采购，工程的进度、质量等目标也需要根据合同要求组织施工，除此之外，项目部门还要根据工程合同中所规定的内容，进行工程施工组织、计划、竣工结算的编制和报送。
1.2合同是进行索赔的依据
合同索赔主要包括以下内容：一是由于业主违约引起，主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作，以及未能按时拨付预付款、工程款，拖延图纸审批，拖延对承包方提出变更、索赔的答复等；二是由于工程项目本身变更引起，如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等；三是由施工条件和环境变化引起，如一周内连续停水，停电超过8h，连续大雨不能进行室外作业等。
1.3合同是控制工程成本和进行竣工结算的依据
合同签订后，该工程的预算成本就可确定下来。组建项目班子时，根据预算成本按照市场法则确定责任成本，确定工程的人工费、材料费、机械台班费，及其它直接费和间接费等。项目经理组织施工时，首先可将以上费用分解到各分部、分项中去，其次可确定各岗位成本，一旦成本确定，就应合理用工、用料、控制人工费用、管理费用等，为节约工程开支、办理工程结算打下基础。
2、加强工程合同管理的措施
伴随着工程设计、实施、竣工验收、运行等阶段工作的开展，各参建单位之间的关系越来越复杂，最终在管理层上会形成一些具有保存价值的记录文件，它们的表现形式可以是多样的，并同时是工程建设与管理工作中的重要内容。当前情势下，很多工程合同管理工作却表现出一定的落后性和低效性，很难满足时代所赋予的新要求。为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，以提高合同的履约率、维护企业的合法权益和提高企业经济效益，个人建议做好以下几方面的工作：
2.1增强管理人员的档案意识
做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。最后要说明的是，档案意识是合同管理人员的最基本的素质与要求，对合同管理工作起着至关键性的作用，这也是做好工程合同管理工作的可靠基础和基础前提。
2.2建立完善的管理制度
企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。除此之外，还应建立一套可靠的管理方针和实施细则，使每个档案管理人员都明确自己的管理职责，保证日常工作的规范，充分发挥工程合同在工程各个方面的作用。
2.3加强合同信息化建设
伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。工程建设应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立合同档案数据库，加快合同信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。
2.4加强专业知识的培训
要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。由此可见，势必要加强对现行合同管理专业知识的培训工作，使工程从由始至终都规范化、标准化，增强工程管理的整体水平，保证工程资料的档案质量。
2.5严格控制竣工验收关
一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。
3、结语
合同是企业安排施工、进行索赔、控制工程成本和进行竣工结算的依据，也为转移风险提供可能。所以企业不仅要重视合同的签订过程，还应重视合同管理，加强相关法律法规的培训与学习，提高制度建设水平，建立科学的合同管理体系。可见，加强合同管理更对合理确定和有效控制工程造价、提高投资效益有着重要意义。
参考文献
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一、引言
合同管理贯穿电力企业生产经营的始终，是一项重要的管理工作。尤其在当前的背景下，世界金融危机的长期影响仍将持续，国家拉动内需的方针不会改变，电力等基建投入加大，使得合同管理问题的重要性凸显。实际上，良好的合同管理可以避免、预防或减少各种纠纷，促进工程建设有序开展，实现良好的经济效益。
本文将具体分析合同管理在电力企业生产经营管理中的作用，总结进行合同管理的措施和方法重点，并从责任成本的角度，探讨电力企业合同档案管理的实施思路和改进策略。具体而言，本文将结合电力企业的实际，分析其合同管理的概念、特点，以及合同管理在责任成本管理中的地位和作用，结合责任成本管理的关键环节，阐述实施合同管理的工作要点和应用实施，建立可持续的创利和创誉运行机制。
二、合同管理在电力企业生产经营管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。对于电力企业来说，总合同是主合同，是一切经济活动的根本大法。为履行主合同，在实施过程中，“合同”不仅指合同文本，也包括工程履行过程中的各种签证和书面确认单据。因此，电力企业合同管理除了对合同文本进行管理，还要对书面原始证据进行保存和管理。项目目标分解过程中，派生出的各种经济合同包括劳务、购销、租赁等合同，以及分包合同等都需要进行积极的管理。总体来看，合同管理对于电力企业而言具有以下特点：一是合同标的以独立工程项目为中心，多结构、多层次的特点明显。二是项目的邀约条件存在差异，地域性和行业性特征明显。三是合同标的内容复杂、金额较大，合同具有长期性和复杂性特点。四是合同签订后，各种要素必须按计划到位，计划性严格。
合同管理在电力企业生产经营管理中的作用表现在以下几个方面：
（一）合同管理是进行成本管理的核心
电力企业的项目实施全都是通过一系列承发包合同来实现。通过对承包的内容、范围、工期和质量标准、索赔条款等条款的制定和履行和对管理目标责任的分解，各部门紧密围绕合同条款履行职能范围，责任成本管理工作需要建立有效的合同管理机制。
（二）合同管理在具备纽带作用
责任成本管理实际上贯穿了项目的全过程，责任单元的责任预算以合同文本形式实现，是合同管理的基础，也是制约合同双方行为的准则，是联系的纽带。
（三）合同管理能够保障企业的合法权益
合同文件中具有明示或暗示的合同条款或，以及环境关系，与承包人的切实利益相关，电力企业可以结合工程特点利用合同权利组织施工，提供符合约定质量标准的产品，对其违约行为进行索赔等。有效的合同管理在这一过程中能够有效避免潜在亏损，促进责任风险的分摊。
三、从责任成本的角度谈合同管理的工作和要点
责任成本，即按照责任者的可控程度归集责任者所应负担的成本。责任成本管理指的是将直接发生成本和费用归结到各生产单位和业务部门，将其作为责任单元，并采取合同形式逐级进行承包的方法。责任成本管理包括设计和施工方案优化、变更索赔管理、管理费用控制等关键环节。当前，电力企业竞争日益激烈，大量的纠纷案件是由于合同意识淡薄、经营运作不规范、履约不力等管理责任缺陷造成。因此，企业在实施责任成本管理过程中，要能够以企业合同档案管理部门为中心，以项目合同管理为重点，建立完善的合同档案管理和保证体系，使所有的经济活动处于可控状态，提高企业现代化管理水平。从责任成本的角度看，合同管理的工作和要点如下：
（一）加强对合同档案管理部门和工作人员的培训，建立专门的合同管理机构
要加强电力企业对合同档案管理部门和工作人员的培训，使其掌握合同管理知识，并在此基础上建立专门的合同管理机构。实际上，合同管理涉及工程招投标、谈判签约、履行变更及索赔等诸多方面。企业内部核算单位、各职能部门都不可避免地涉及各类经济合同。因此，要针对项目特点，采取外培内训相结合的方式，加强施工技术、工程造价等相关知识的培训，培养一批业务过硬的档案合同管理人员，在实践中提高综合素质，将企业合同管理工作有效地组织起来，形成管理网络，覆盖施工企业各个层次。同时，要重视合同缔约签订前的分析工作。电力企业应该确保签订严密的施工承包合同，为履行合同奠定基础。在施工项目投标阶段，合同管理部门要会同有关部门对招标文件进行评审，分析合同难点、风险，形成书面报告，有效指导投标报价。在合同签订阶段，要再次对合同文本进行研究，对发现业主开脱责任的条款等问题反复论证，降低合同风险。
（二）对合同履行情况要进行实时跟踪
在履行阶段，合同档案管理部门要严格按照合同要求，明确各方的责任义务，由各责任人具体控制，对费用与控制指标经常进行对比，对超标情况及时反馈并查找原因。企业档案合同管理部门要从宏观角度对管理过程中的各种问题及时予以指导。
（三）加强索赔管理
项目履约中，要认真分析研究合同，把准变更索赔方向，要重视合同履约过程中的索赔管理。要加强分包、分供合同的管理。同时，要及时组织项目竣工清算与结算，集中管理资金和财务。
参考文献
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关键词：项目合同；合同档案；管理
1 前 言
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。
2 合同档案的有效管理
2.1合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给归档部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”如果在合同用印环节即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。
对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单。待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
2.2 合同档案的整理
合同档案按“先问题再时间”的原则组卷。案卷内反映同一个问题的合同文件应排列在一起。如果合同文件数量多，可按问题组成几个卷，按时间顺序或问题重要程度排列。划分合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。
例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考指标；可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的管理
在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要，与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这也给合同档案管理带来一定风险性。首先，合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各阶段执行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由计划部对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
3 对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的，依照其规定。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。
4合同档案信息资源的开发
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然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。
公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?
总的归纳起来，主要有以下几个要点：
1 在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。
2 XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”
3 XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。
至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。
这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!
二、合同管理的风险点
在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：
1 合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。
2 合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。
3 合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。
4 合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。
5 合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。
6 合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。
三、合同管理中的风险防范
为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：
1 建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2 加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。
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1.合同审批制度
企业合同的审核内容主要包括：（1）合同签订的根据是否可靠，准备的文件与材料是否齐全；（2）合同涉及的项目条款是否到位，资金是否合理合法；（3）合同之中的相关指标与技术是否与国家规定相符；（4）合同约定之中的费用是否与有关规定相符，是否能够达到合同目的；（5）签约对方是否具备签约资格，如有签约人看其信誉如何；（6）合同中的具体条款中的权利与义务对签约双方是否公平等。
2.授权制度
企业的合同管理制度是在合同的签订与履行中逐渐树立起来的，对于合同的谈判、签署等都应该有具体的履行、负责人，而且一定要有实际可行的具体规范。根据合同的性质与标准开展权力的划分，明确授权的对象与范围，实现权责统一，确保合同管理的科学性与有序性，有助于对合同开展综合的管理，便于以后追究相关责任。
3.合同报告制度
合同报告制度是有效确保企业健康运行的一个有效方法。合同报告制度主要包括：在企业会议中实施汇报制度；在合同订立阶段，有关部门应根据拟定的合同、具体的职员与相关分配等，在会议中向决策领导予以汇报；在合同起草时期，相关部门应把草拟中出现的问题向有关部门进行请示与汇报；在合同谈判时期，相关负责部门与工作人员应该对谈判的对象予以主体资格审查并予以汇报。只有建立起报告制度，才可以有效确保企业合同管理的高效性与透明性，有效避免相应的风险问题。
二、企业合同签订要点和履行中的管理
1.合同签订的注意事项
如果企业合同签订的流程不够规范，签订的合同之中相关约定不够清晰，或者文字的表述不够准确，将会使企业落入合同诈骗的陷阱，导致经济与责任的纠纷，从而给企业带来巨大的损失。所以，在合同签订过程中，一定要予以注意。（1）合同签订之前应该由企业风险控制部门草拟合同的范本，然后由合同的主管单位依据实际情况在合同之中填写金额、数量、单价以及费率等信息。（2）由合同谈判以及合同主办部门确认合同内容。如果是重大的合同，则需要风险控制部门相关人员加入到合同谈判之中。合同谈判牵涉到别的部门的情况下，其他部门的人员也应该积极配合。对于已有模板的合同且合同内容与条款和实际业务符合时，则应该由合同的主办部门填写合同，合同一定要通过书面形式确认。
2.合同履行过程中的监督管理
通过监督管理合同的履行情况，能够在第一时间了解合同的执行状况及合同中存在的问题，能及时掌握出现的问题，从而为风险控制提供一定的时间，能有效减少甚至避免违约情况的出现。合同履行的监管主要包括以下内容：（1）合同签订之后，合同的主管部门应即刻与相关部门联系，准备并履行合同的相关工作；（2）合同在签字、盖章，而且在约定的生效条件实现之前，不可以实际履行。在签订的合同生效之后，合同相关人员应全面履行合同内容；（3）公司任何人员发现当事人不根据合同约定履行义务时，应该即刻通知主办部门，然后主办部门应该根据相关法律对当事人进行书面催促或者提出索赔等。在提出催促函或者提出索赔时，都应该经过风险管控部门的审核；（4）各部门或人员在收到对方的催促函与索赔函时，都应该马上交至合同主办部门，然后由风险管控部门协调主办部门予以适当处理。
三、企业合同档案管理的主要环节
1.建立合同档案范围
合同档案管理首先应该确定合同档案的范围，主要包括：合同的正本与附件的原件以及复印件；合同审核材料；资信调查材料；合同谈判、签订一直到履行过程中的信函、电子邮件、传真等；争议处理中产生的和解协议书、决定书、民事谈判书；合同履行中所签订的补充协议等。这些资料都应该以存档的形式保存下来。
2.履行合同档案保管的要求
在企业合同履行完成或者合同的权利与义务终止之后，相关主管部门应及时整理出合同档案，然后根据合同编号，备全合同档案资料，然后向相关行政部门提交一份材料清单，通过行政部门确定之后，由合同的主办部门移交给相关行政部门合同原件，然后由行政部门予以装订保存。
四、结语
现代企业合同管理制度已经不是约定、承诺以及签订等简单的内容，其是科学、全方位的企业管理制度中的一个重要组成部分。科学、有效的企业合同管理制度能够提高企业的管理水平，为企业带来较大的经济效益。
作者:张薇 单位:中国航发四川燃气涡轮研究院
参考文献：
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合同管理制度
在公司的经济活动中，为保证合同法律、法规的正确适用，保证合同全面履行，公司根据自身特点，制定合同管理制度。
一、 合同管理的协作责任制度
（一）岗位责任制度
公司合同管理工作由经营部负责，负责人肖建水，并设5名专职合同管理人员，在宣传、贯彻合同法，签订和履行合同中要分工明确，各司其职，各负其责。
（二）会签制度
在合同订立之前，要由招标部、经营部工作人员参加，共同研究，并出具能否订立合同的意见，以保证合同的合法性、可行性，各职能部门之间要相互衔接和协调。由经营部负责制作《签订合同申请表》。此表包括两部分，一是有关合同本身的内容，二是会签的程序安排。
（三）协作制度
合同签订后，各有关业务科室和工作人员，根据自己的职责，共同协商，及时采取措施，解决履行合同中出现的问题，以保证合同的兑现。
（四）奖惩制度
对合同管理人员的工作情况给予奖惩，并与《公司岗位目标责任施实办法》挂钩。工作尽职尽责、成绩显著的，或是为公司免受重大损失，为企业多创效益的，给予表扬和奖励，包括授予荣誉称号、发给奖金、记功、升级、升职等。工作差的，给公司带来损失，或有重大失误的，给予批评教育、并按其情节轻重分别给予不同的纪律处分、行政处分或经济处罚。
二、 公司合同管理的监督检查和制度
（一）汇报登记制度
公司业务人员代表本公司签订合同后，应按规定向公司有关职能部门或公司有关负责人汇报，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐簿上，以便监督检查。
（二）法人代表授权委托制度
由于公司的法定代表人不可能直接参予每一份合同的签订，而常常是由业务员、或其他人员总经理去签订合同。实行法人代表授权委托制度，使签订合同人员取得合法资格，既可以取得对方的信任，顺利签订合同，又能促使和制约人认真签订合同。
法人授权委托制度的内容主要包括：（1）公司有关业务人员要认真学习合同法，在参加工商部门组织的法规考试合格后，方可接受经理签发的签订合同“授权委托证明书”。未经法定代表人授权或超越授权范围签订的合同一律无效，由此产生的责任由本人承担。（2）领用长期、临时“授权委托证明书”应向经营部办理登记手续，公司向工商行政管理部门领取统一制定的签订合同授权委托证明书，如事项变更，应及时办理变更手续。对发放盖章空白授权委托书，要由总经理审批。
（三）审查审批制度
经营部负责对合同对方当事人的资格、资金、信誉等情况进行审查。
公司签订合同要经总经理签署意见后方可加盖公章，合同才能正式成立。
（四）合同专用章管理制度
1、合同专用章公司统一刻制、编号、保管、使用，并到工商行政管理部门备案；
2、合同专用章由经营部设专人负责保管、使用只限本企业对外签订合同使用，原则上不得携带外出；
3、合同专用章应在正式合同文本上使用，并有法定代表人签署，或者有法定代表人签发的“授权委托证明书”，方可使用；
4、合同专用章、或盖有合同专用章的空白合同方遗失与被盗时，要及时通知有关部门进行处理，同时登报声明挂失作废，给公司造成经济损失的，要追究当事人责任。
（五）检查履行制度
公司总经理、副总经理及经营部负责人要定期或不定期对合同的签订履行情况进行检查，以防止发生问题，酿成纠纷。规定的制定和落实，对及时解决履行中困难和矛盾很有作用。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查的规定。
（六）索赔制度
在对方违约时，由经营部负责，依法及时向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，以挽回因对方违约行为给公司造成的经济损失。
三、公司合同管理的统计考核制度
（一）统计报表制度
根据上级业务部门或合同管理机关的要求，对合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项数字和情况，进行统计汇总，按规定的日期和要求上报。
（二）合同考核制度
通过引进激励机制，将合同管理纳入公司经济责任制考核范围，以调动合同管理人员的积极性。考核内容一般包括合同签约率、履约率指标，合同送审时间，签订合同内容的合法性及条款的完备性，合同管理台帐、报表、档案的管理情况等；考核办法一般是实行竞赛评比活动，采用百分制，公开考核，并同奖金挂钩。
四、公司合同管理的合同档案制度
合同依法签订后，当事人各方将合同正本交由各自单位合同管理员保管，合同副本留合同承办人员备用，必要时抄送、抄报有关单位。合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案。合同档案的内容包括合同文本及附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来文书、合同履行情况记载等。合同档案管理实行平时立卷，年终一次归档，专人保管的制度。合同档案是企业合同管理的重要资料，一旦履行中发生纠纷，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。
招标公司
2007---
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主题词：合同 管理 制度
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合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度，明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性
（一）合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
（三）合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编
（一）明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
（二）合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。
（三）规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。
综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
