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档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
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一、数字化档案管理概述
根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、 合法基础上进行， 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。
在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：
（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认，以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段，加强管理人员的安全意识和操作规范，确保网络系统和档案数据的安全。另外，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的数字化载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在数字化档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保数字化档案的安全可靠，使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
二、数字化档案管理的特点
数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时 反馈的网络化高效工作模式。
数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。
数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。
这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合并反嘎巴档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。
档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。
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1.2视频图像数字化
在近几年的艺术档案工作中，视频元素已逐渐成为艺术档案中不可缺失的重要组成部分。因此，艺术档案管理人员如能掌握视频信息的修复技术，可以利用专业视频的采集卡录入，通过计算机将模拟信号转换成电子数字信号，并且能够采用premiere等软件来修补损害的视频片段，然后通过后期的编辑合成，最终刻录成为CD、VCD等等格式的光盘，这样就会使视频中的数据具备更大的价值，并且按照档案管理要求的格式将数据存储在脱机载体上，如此以便长期的存放，最终克服掉了录像不能长期保存的问题。
1.3文档档案数字化
对于文档的保护来说数字化档案存在着很大的优越性。因为母本文件在经受复制和其他的处理中，就会遭受到空气的氧化、光敏等等因素的影响，最终会导致档案的质量变得越来越差，因为原件档案的受损会使珍贵历史档案文献遭受到巨大的伤害，对文化的传承和记录等等造成无法弥补的损失。所以应该利用扫描仪将母本进行录入，通过这样的方式来使母本得到复制，保障母本的完整性，即便是母本发生损害也有相对应的副本。
1.4信息传递数字化
信息网络的构建和信息的共享因为档案数字化的处理而得到了更好的展现，使之发展成为一个快捷的平台，因为档案数字化的推进，使各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享和网络平台的链接得到了更好的促进，最终带给信息传递一定的数字化，保障了信息传递的方便快捷，同时还可以保障信息传递的质量。
2数字化档案的利用
2.1戏剧的传承
传统戏剧的传承，主要就是依靠老师对学生进行传授、帮助和带引。近些年，一些剧院的著名老艺人相继退休，不再登台演出，而青年演员没有老艺人成熟的经验和技能，这对剧院的发展无疑是一个很大的问题。要想应对这样的现状，档案室应该做出相应的举措，要挽救这种现状，所以就应该利用数字化处理过后的视频光盘等资料让青年演员从中学习，带给青年演员更多的启发和思考，而且能够令青年演员随时调用档案资料，让青年演员通过反复的视听来对前辈的唱腔韵味进行琢磨和体会，最终培养他们的演出技巧和能力。
2.2剧目的复排
对于剧院的一些经典大剧来说，常常会用到众多的演员，而且具有非常大的场面，所以这就需要有一个十分困难的复排工作。而利用档案数字化处理的数据光盘便可以轻松的解决这个难题，数据光盘中包括了很多的内容，无论是演员和乐队，前台还是幕后，灯光、服饰、道具、效果都一应俱全的呈现在剧院工作者面前，能够达到一应俱全、一目了然的效果，剧组只需要照样学样即可，便可以在很短的时间内使排练具有更加理想的效果，这样既能够省时也能够省力，还可以节约演出成本，为剧院创造更大的效益。
2.3对外交流发展
无论是对外媒体进行宣传的资料，还是向上级单位进行日常工作的汇报、艺术材料的申报以及兄弟单位之间的艺术交流等，只要具备了艺术档案都会变得更加简单便捷，而且还在时间上有了很大的节省，并且能够在人力财力方面得到很大的调整和改善，提升了作用力和工作效率，增强了剧院的对外影响力，而且为剧院创造了更多的收益，增加了文化单位的社会效益。
3数字化电子档案管理
3.1整理归档要求
首先应该对具有归档条件的数字化文档和符合档案管理要求的文档按照一定的格式存储到可以长期保存的脱机载体上。然后将归档的数字化文件进行检索工具的编制，并且按照序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间和位置等等内容进行说明和记录，要使归档数字化文件的著录符合国家档案著录的相关规定和要求。对于文字处理技术下的数字化文件要注明文件的存储格式以及属性。接着利用扫描仪对文档进行扫描进而得到图象电子文件。如果启用非标准压缩算法，则应该收集相关的软件。若使用视频设备来得到动态图象文件，那么压缩算法和软件就应该派上用场。若是采用音频设备来得到文件，则应该收集文件的属性标识和相关软件。
3.2与纸质档案的并存
首先要保存和纸质等文件内容一样的数字化档案的时候，应该对纸质文档和数字化文档进行有效的标识，这样容易使其区分开来。在对数字化文档和纸质或者其他载体的文件进行归档的时候，一定要对其内容，相关说明以及描述进行充分的说明，使之具备一致性。还有对有价值意义的电子文件进行保存的时候，一定要做好纸质等硬性的拷贝，如此使电子文件和纸质文档一起入档。还有就是在计算机办公的状态下产生的数字化文档一定要对其进行严格的保护，不能使其受到非正常的改动。
3.3数字化档案的安全问题
对于数字化档案的安全应该确保档案实体的安全和档案机密的安全。首先我们来看档案实体安全的维护。对于归档档案应该做出防写处理。不能对涂层进行擦、划、触摸等等记录。载体应该直立放置，避免载体遇到尘土，防止载体变形。对于数字化档案的存放温度应该保持在14度到24度之间，而且湿度要保持在45度到60度之间。还要使其远离磁场，要使其隔离有害气体，并且能够定期的进行检查。其次我们来介绍一下档案机密的安全。数字化档案使用者应该按照规定使用档案，同时应该注意档案的保密性。数字化档案上网或者联网的时候应该符合国家或者单位的保密要求，能够对保密文档做出有效的防范措施和监管保障。保密文件的销毁应该连同不可擦除的载体一并进行销毁。对于数字化档案的销毁来说，要先办理审批手续。非保密文档可以进行逻辑删除。
4结语
如今是一个数字化的时代，艺术档案数字化能够为文化单位、艺术团体带来更大的推动力，面对充满发展前景的未来只有抓住机遇，迎接挑战，做好艺术档案管理工作，为艺术事业贡献自己的力量，让艺术事业走向更加具有发展性的未来。
作者:张晨滢 单位:上海市普陀区文化馆
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照片档案；数字化；扫描；分辨率
一、照片档案数字化的重要性
照片档案数字化是保存照片档案的必然要求。在照片档案数字化之前，照片档案都是通过传统的光学照片来进行保存的，这些传统的照片档案时间一长就会出现褪色、失真等诸多问题，大大影响了档案保存的质量。为了能够让照片档案得到更好的保存，就必须要对其进行数字化扫描。
二、扫描分辨率选择的注意事项
1.要选择最合适的分辨率所谓的分辨率指的是单位长度内图像所包含的点数或像素，通常情况下可以用每英寸点数来表示，也就是dpi。如果一个图像包含点数越多，就说明它能够保存的图像信息越复杂细腻，同时也需要耗用更大的空间来进行储存。如果点数少的话，存储面积会减少，但是相应的图像也会变得比较粗糙。扫描人员在确定扫描分辨率的时候要进行合理的选择，如果分辨率不够导致照片扫描后相当模糊，那么就起不到档案保存的效果，但是也并不是图像越清晰就越好，还必须考虑到存储空间的问题。另外，分辨率的选择还要考虑到打印设备的选择，如果打印分辨率低于扫描的分辨率，那么是无法得到更好的打印效果的。所以在选择分辨率的时候要综合考虑各种情况，选择最适合的分辨率来进行扫描。
2.要选择符合规定的分辨率由于国家档案局在档案行业相关标准中已经对纸质档案的数字化扫描分辨率进行了一系列的规定，所以在进行扫描的时候就要参考国家的相关规定，明确地按照规定的要求来进行扫描。
3.注意扫描设备等的选择由于照片档案的扫描最重要的一点就是要保持真实地反映原始照片的情况，所以在扫描的过程中对于扫描设备的选择也是十分重要的，扫描设备要能够做到扫描照片的真实情况，在色彩等方面和原始档案照片保持一致。值得注意的是，除了扫描设备以外，显示器和电脑显卡的因素扫描者也要考虑进去，因为有的时候这些设备会影响到色彩的显示，如果显示器不能够准确地显示色彩的话，那么根据显示器上的错误色彩来进行调节，必将南辕北辙，距离原始照片的真实性反而会越来越远。所以说在选择显示器和显卡的时候也要注意一下，要先校正一下，看看它们是否能够将输入的图片真实地显示出来。
三、扫描分辨率选择的方法
1.扫描前选择适当的扫描分辨率扫描人员在进行扫描之前首先要做的事情就是根据要求来选择合适的分辨率，扫描照片的时候有一定的分辨率计算公式，扫描者可以通过打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸来选择分辨率。分辨率公式可以设定为：扫描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始档案照片大小×n），其中n的数值由打印机的情况来决定，如果打印机是连续色调输出设备，那么n的数值可以选择为1，但是如果打印机是非连续色调输出设备，这种情况下就要选择n的数值为4了。扫描照片的时候除了按照固定的标准来进行以外，有的时候还可以根据实际工作需要得到的效果来进行选择。例如扫描从一寸到十二寸的一组照片的时候，可以统一一下，以满足最终输出的尺寸作为标准来选择需要的分辨率，即可以统一成满足十二英寸照片的图片文件分辨率为标准。这样的话，扫描一寸照片的话，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，这时候可以选择扫描分辨率为2200dpi，而相应的图片文件分辨率为3058×2249pixel，而扫描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的时候，可以选择分辨率为240dpi，而得出的图片文件分辨率为3000×2500。这样就能使得不同大小的照片扫描出来的数字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后进行统一管理。
2.扫描中合理使用扫描仪和相关软件在使用扫描设备的时候要注意选择最佳的图片扫描区域，尽量选择大面积而且无杂质的区域作为扫描的区域，以求在扫描的时候能够得到更好的扫描效果。对照片档案的数字化扫描要完成得更加完美，还必须要在进行分辨率选择的同时慎重使用扫描软件的各种功能，要利用扫描软件的操作来配合分辨率的选择，这样才能扫描出真正符合要求的照片。在使用扫描软件的时候要注意，有些扫描设备及其软件中配备有一键扫描和智能修复等功能，在扫描的过程中不要胡乱地使用类似的功能，而要配合自己所选择的扫描分辨率来合理运用，因为如果选择了这些自动功能的话，往往反而使得效果达不到预期的要求。尤其是对于色彩翻新、去除杂点、背光补偿等功能，由于档案照片要保持原始照片的真实性，所以扫描者在选择这些项目的时候要特别注意，不能因为胡乱的选择而破坏了原始照片的真实面貌。
3.扫描后调节最终效果在扫描完成之后，扫描者要根据照片档案的实际情况来进行最终的调节，在进行这一步的时候尤其要注意细心谨慎，要注意观察是不是已经将照片上的各种细节都扫描下来了，尤其在影响影像层次、细部存留参数这两个方面要进行相应的调整，尽可能地使得原始档案照片的真实面貌被保留下来。对照片档案来说，保持照片的真实面貌是最重要的，所以要尽可能地保持这一点。扫描者在扫描之后要观察一下照片的长宽比例等，看看是不是和原始档案照片一致，有的时候甚至还可以保留住照片的外延边界，这样的话就更加能够确保照片的真实面貌得到保留。扫描者要注意切不可对存档用的档案照片进行改变颜色、移位遮挡等处理。
四、结论
照片档案数字化扫描看似简单，但是如果要真正做好的话并不容易，扫描者要仔细选择扫描分辨率，并不断积累扫描经验，以求能够更好地扫描照片，为档案管理作出自己的贡献。
参考文献
[1]卞咸杰.照片档案数字化扫描分辨率的选择与确定[J].档案管理，2011（，4）：44-46.
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2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性
在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。
3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略
3.1 加强不动产档案数字化管理的认知
近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。
3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平
应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。
数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工?N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。
3.3 其他措施
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一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。
档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、“数字化”档案管理的主要障碍。
（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、“数字化”档案管理采取的措施。
（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。
参考文献：
[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.
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1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
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二、档案数字化管理的特点
过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。
三、电子档案使用的途径
电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：
（一）提供拷贝
在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。
（二）通信传输
通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。
（三）直接利用
所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。
四、档案数字化管理的重要作用
档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。
五、如何规范档案数字化管理
在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全
要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。
（二）规范操作，减少损失
以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。
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所谓档案数字化具体指的是通过数据库技术、压缩技术、扫描技术等手段，把传统与当前的社会组织、个人的经济、技术、宗教等活动所形成的对 国家与社会有较大利用价值，可以供社会共享的，将纸质、声像以及归档保存的档案，都组织成一个有序的结构，借助0与1数字编码表达出档案信息库。待经过数字化处理以后，不仅能够大大提高计算机检索信息的速度，而且也节省了不少档案储存空间，这样一来，大大缓解了库房挤压的压力，减少档案因多次使用而出现磨损的现象，这样一来，极大的发挥了档案信息存储的优势，增加网络信息资源，与此同时，还要加大对档案信息资源的开发和利用，这样一来，更好的为档案部门的特色服务打下牢固基础。
1.事业单位档案数字化管理的概述
1.1档案数字化的主要原因
近些年以来，随着现代化信息技术的迅猛发展，获取信息、处理各种事务以及人们日常交往等诸多方面对网络通信技术、计算机技术、其他现代化先进的新兴技术的依赖性越来越大。现代人们在进行各种各样的活动时，信息的处理与信息的获取是不可或缺的有机组成部分，作为重要的一种信息来源，档案开始逐渐的受到越来越多人的重视和青睐，所以，为了促进档案资源利用率的提高，为了尽快实现档案资源的信息共享，为了推动档案资源信息传递的加快，实现事业单位以往传统档案的数字化工作就显得越来越迫切以及必要。除此之外，在事业单位的档案实现数字化以后，能够切实的保存好档案的原件，在日常的运用当中通过数字化的档案资料，便能够大大的促进原始档案的可靠保存。
1.2档案数字化的内在涵义
按照《现代汉语词典》，可以将“数字化”当中的“化”具体解释成“转变为某种状态或者某种性质”，而所谓的“数字化”则指的是“转变为数字”的意思，具体而言，“档案数字化”的意思在字面上可以理解成“档案转变为数字”，能够把档案数字化解释成：把记录方式不同以及载体形态不同的档案信息借助于计算机设施处理、转化以及录入等多种多样的形式，将声音、图像和文字等相关信息切实的转变成由1与0组成的一系列数码序列，进而将这些数码序列在光盘、磁盘等物理载体上进行存储的整个过程。
1.3档案数字化的主要内容
从总体上来看，档案数字化的主要内容通常包含着不同的两个层次，其中，一方面是档案目录的数字化，档案目录数字化的主要目标是对档案目录数据库加以构建，其中尤为关键的便是档案著录标引的规范化，同时对档案目录数据库结构进行科学的选定；另一方面便是档案全文的数字化，一般档案全文的数字化能够借助于扫描录入的方式，把档案全文根据其原貌逐项逐页的以图像文件的形式加以存储，同时为其编制出有序的目录索引，或者通过光学字符的技术识别以后，以文本的格式对档案的内容进行存储。在档案数字化的整个过程当中，应当按照档案自身所具备的诸多特点把这两种不同的方式有机的结合起来。
1.4档案数字化所存在的诸多风险
就电子档案而言，电子档案的完整性与电子档案的真实性是其作为电子档案的形式所存在的重要条件，甚至可以说是最为重要的条件，档案数字化所存在的风险主要有以下几个方面：
1.4.1人为修改所造成的风险
通常数字档案的可操作性会使诸多人为因素在电子档案完整性及真实性上发挥着不可或缺的作用。在当今电子档案的使用过程当中，极有可能通过无意的行为或者有意的行为摧毁、更改或者增删电子档案的本质要素，而数字档案所具备的可操作性的显著特点则大大的决定了一旦数字信息被改变，那么必将难以辨别，不留痕迹，人们通常很难借助于表面现象发现电子档案信息所发生的一系列变化，而且也不能逆向的恢复电子档案信息，所以电子档案管理所面临的难题之一便是电子档案信息的完整性。为了将这一难题加以解决，通常可通过设局加密文件加密技术。
1.4.2信息迁移所带来的风险
正是因为数字信息读写的软件和硬件始终处在不断的发展当中，需要对数字信息进行长期性的保存，只要不断的随着信息技术的迅猛发展来对信息技术平台进行不断的迁移，从而使得旧技术环境当中所形成的数字档案信息能够在现代化全新的读写技术当中依旧能被读出来，在数字信息迁移的进程当中，往往极有可能会导致信息的丢失，在不同程度上造成电子档案完整性与真实性的破坏。
1.4.3网络攻击所带来的风险
由于数字信息有着较强的流动性，这便使得数字档案在使用当中不断的遇到更多网络攻击的风险，进而对数字档案的完整性与真实性带来直接的影响。一方面，网络协议的开放性以及因特网信息传输的广域性，使得因特网时常面临十分严重的诸多不安全因素。以往传统的计算机设备的使用，较多的都是数据的共享，并且促进军事部门、开发机构、政府研究机构和高等院校的科学研究方面的工作。当时，能够入网的单位和机构往往被一致认为是可信任的、可靠的，然而当美国国家科学基金会将互联网中不得进行任何商业活动这一限制取消后，大大的增加了互联网的机构，从而使得很多不法分子想方设法的闯入到互联网当中，对竞争者的商业数据进行恣意盗用，造成了资源的破坏，这便使得信息安全问题更为突出。在此类状况下，入驻互联网的数字档案也无法避免的被网络黑客所攻击；另一方面，由于因特网是资源共享的，除了处理信息与存储信息以外，还需要对信息加以传输，这便使得因特网受到攻击的可能性大大增加。网络攻击技术主要有：网络侦查，也就是在进行攻击前需要窃取互联网中的有关信息，一旦网络侦查获得成功，那么便会严重的威胁到正在传输中的以及系统中的电子档案；拒绝服务攻击，也就是服务器无法正常的工作及运行；程序攻击，也就是木马程度或者病毒的植入等等，进而使得电子档案的保存系统不能顺利进行；缓冲区溢出攻击等。在以前的档案管理中，最为常见的攻击形式就是缓冲区溢出的安全漏洞，甚至缓冲区溢出漏洞会占据绝大多数的远程网络攻击，此类攻击能够使匿名的因特网用户趁机获取主机的全部控制权或者部分控制权。
2.纸质档案和电子档案共存的基本现状
从最初的人类发明了纸张后，纸质档案就开始替代了其它的载体档案，是档案管理的主宰体。然而，随着纸质档案的不断发展以及推广和使用，充分证明了它的优势所在。其中这种优势主要体现在以下几点：第一，直读性。人们直接利于视觉就能够给读取档案信息。第二，易取性。有了纸张后，这便成为了传递信息的主要载体，这主要是由材质的易取性所决定的，与此同时，也更好的解决了纸质档案长时间占据馆藏档案的主体地位。第三，便捷性。和其它档案存储类型相比，纸质档案不仅重量轻，而且所占用的空间也较小，同时，存储的信息量也是非常大的，这样一来，便利人们的携带。第四，稳定性较强。和电子档案相比较来说，纸质档案信息不容易让他人修改与备份，表现出了较强的稳定性。
上述这几点都是利用纸质档案存储的优势，从而人们更加偏爱这种存储方式，使纸质档案长期的发展下去。但是，每一张事物都具有两面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，纸质档案存储也势必会存在一定的问题。其中，纸质档案的存储存在的缺陷是由本身的物理特性所决定的，主要体现在以下几点：第一，有较强的易燃性。我们所使用的纸张都是由植物的纤维生产得到的，所以，有很强的易燃特性。这样一来，防火安全也就成为了纸质档案管理首要解决的问题，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且过于持久。第二，耐用性能较差。耐用性指的是在搬运纸质中保持原有品质的程度。但是，由于人为搬运的疏忽，很容易使纸质档案难以长时间的保存下去。第三，纸质档案字迹褪色速度较快。这是由字迹色素的稳定性所决定的，另外，和制造的干湿程度与酸碱程度都有密切的联系。而字迹是人们获得档案信息的主要来源，一旦字迹被破坏，那么档案信息也不够完整。所以，人们在管理纸质档案时，最重要的是保存字迹免受其它因素影响。当前，字迹褪色快是影响档案实际使用价值最主要的威胁之一。由此看来，人们所高度关注的重要任务就是保存好纸质档案的字迹。第四，对周围环境要求偏高。在档案管理室内，重点强调防火、防潮、防虫等工作，而这些也都是持久保持纸质档案应该必须满足的环境条件。因此，对档案存储室建设、实施配置、管理等都要求非常高。第五，档案查阅要到现场。长期以来，传统档案存在一定的局限性，并不能实现空间上的流动，所以，人们在查阅相关的纸质档案时，就必须要到档案保管室，同时，同一档案在同一时间只能供一人使用，所以，无论是在时间还是在空间上都给档案使用者带来了极大的不变。然而，如果是电子档案，那么完全不存在此类弊端，在时间和空间上都可以随时使用。通过上述的论述，我们必须要进一步加快档案信息化建设，克服到档案管理室查阅信息的弊端。可以说，无纸化办公是一大型档案办公改革。
对于无纸化办公来说，主要指的是利于网络与计算机在网上进行办公，这样一来，势必会产生大量的电子档案，从而逐渐取代纸质档案而快速发展起来。由此看来，纸质档案在逐渐被电子档案所替代。然而，我们对数字化档案运行的结果加以展望。第一种结果，大量的电子档案应该及时做好归档工作。将电子档案进行集中管理，就应该建立电子档案集群，等同于传统档案管理室。第二种结果，数字化的档案管理表现出较强的虚拟特性，所以，我们不可以和读纸质档案一样，在不借助其它设备就可以查阅到相关的档案信息资料。因此，由于长期受纸质档案管理的影响，因此，在短时间内很难改变纸质档案阅读的习惯。第三种结果，电子档案代替纸质档案是发展的必然结果。人们不能确保电子档案可以持久的适应新设备的需求，所以，存在过多的顾虑。第四种结果，电子档案稳定性不强，例如：电子档案的信息很容易被他人修改或者是复制，黑客又成为攻击电脑的主要对象。和纸质档案相比较来说，我们在保管电子档案还需要付出更多的代价，所以，电子档案的使用特性需要经历一个较长的时期，所以，档案管理人员在收集与管理电子档案过程中，也必须相应的保管好某些纸质档案。
总体来说，在一较长的发展阶段内，纸质档案和电子档案共同存在的局面是发展的一种必然趋势。受两方面因素影响，即电子档案和纸质档案。对于电子档案来说，计算机与网络存在已经成为事实，所以，很多电子档案应该及时进行归档整理，这已是电子档案的来源的唯一途径。另外，馆藏纸质档案数字化，势必会产生很多相关的电子档案。从纸质档案方面来看，已经形成的纸质档案不会因电子档案的存在就会销毁，这是因为人们还没有不理性到这种程度，并且这也是现实生活所不允许的。另外一方面，人们还没有对电子档案的保证性有充足的认识，因此，人们在搜集和整理电子档案时，更要不断的搜集和整理、保管纸质档案。这属于一种双保险对策。所以，对于纸质档案或者是电子档案来说，人们都应该引起足够的重视。传统档案的形式为纸质档案，因此，一定会长期存在下去；而对于电子档案来说，是近几年新兴的一种档案存储形式，正有所起步，依然处在初级发展阶段，所以，人们必须给与足够的关注。
3.当前的事业单位档案的数字化管理工作中存在的诸多问题
3.1有关档案数字化的硬件缺少
从硬件使用方面来考虑，实现档案数字化管理应该要有基本的三类设备，即信息采集设备、信息存储设备、信息利用设备。但是，从当前的发展情况来分析，档案数字化硬件还是比较缺少的。
3.2关于档案数字化软件开发比较落后
从我国当前档案管理室使用的软件来看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具备信息通用功能的。当前，我国各地区的档案管理部门使用的计算机型号并不相互一致，规格偏多，然而，对于自主研发或者是从市场中购买的软件不具备通用的功能，到目前为止，还没有出现不仅可以应用到文件检索，而且又能用于档案信息管理的软件。
3.3缺少一个统一的档案数字化管理标准
档案数字化管理要实现规范化与标准化管理，然而，因长期受历史因素的影响，档案室存档业务的数字化特性非常差，例如：信息的收集、存储、管理等质量都偏低，尤其是目前档案目录、细则等的相容性都非常差。除此之外，软件的移植性也不是很强，档案技术标准、工作程序标准都没有将计算机信息处理技术加以全面考虑，大多数归档都是以磁盘和优盘的形式，然而，对当前的档案管理、分类等相关规定都完全不能适用。所以，使得档案数字化缺少一个完善而统一的标准，只是着眼于某个系统进行研究，没有得到全面推广和使用，因此，这将对档案数字化的发展产生了深远影响。
3.4档案管理人员的整体素质偏低
由于当前事业单位的档案管理人员的素质不是很高，想要真正实现档案数字化管理，必须要提升事业单位档案管理人员的素质，拥有较高的技术水平，既要满足一般计算机的操作，同时又要满足特殊计算机的操作。然而，从当前的发展情况来看，我国的大多数档案管理室缺少高素质的技术人才，因此，复合型人才就更缺少了，由此看来，当前事业单位档案人员的数字化水平是非常低的。虽然从国外引进了先进的技术，但是并没用充分发挥出其内在的作用，所以，我们也就更谈不上实现档案管理的数字化了。
4.常见问题的处理措施
4.1非扫描件与扫描件的区分
相关档案数字化技术规范当中对非扫描件与扫描件的区分为根据具体要求将相同案卷中的非扫描件和扫描件区分开来。区分普法性文件的基本原则为：要剔除重份文件和无关文件，可以不扫描有正式件文件的原稿。在数字化开展之前，事业单位应当切实的对其他单位的做法进行熟悉和了解，对同时才能在草稿、定稿以及正本的档案加以数字化扫描规定的具体范围为仅仅扫描正本，而若不存在正本，那么就对定稿进行扫描，既没有定稿也没有正本的则扫描草稿。然而，经过大量的实践可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形态档案的一个有机组成部分，不可以将档案前后形成的关系人为割裂。缺乏修改稿和草稿也便无法形成最终的正本，它们应当全部被划分为扫描件。对于我国诸多事业单位的现状，处理的对策主要包括：（1）只要是属于文件内容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必须进行编号扫描；（2）不剔除与档案内容无关和重份文件，如果没有进行编号则不能够采取扫描措施。
4.2档案的装订和拆卷
现阶段，根据装订的方式来划分，通常可以将档案分为两类，其中，一类是2001年之前所立档的文件，这些文件基本上都是根据三点一线装订加以案卷级整理组卷的，因而也被称作“老规则”档案；而另外一类则是2001年实施国家档案行业标准以后所实行的文件级的整理方法，也就是每一份档案在进行三点一线的装订以后装盒，以便于避免装订案卷和立卷等诸多复杂的环节，简单的来说就是人们经常提到的“新规则”档案。
对于档案的数字化，在对扫描标准加以确定后，切实进行具体的扫描工作之前，进行拆卷扫描与否已经成为当前一个无法避免的重要问题。目前经常采用的做法是无论属于“新规则”档案，还是“老规则”档案，在选择哪个数字化扫描前均需要拆卷，并且将装订物拆除，而在结束扫描以后再进行重新装订。针对此类问题，需要我们立足于档案的保护，若要进行装订或者拆卷，因为相关操作人员的责任心以及熟练程度等一系列问题，往往难以真正的做到在原来装订的位置和原来打孔的位置加以装订，这便给档案的寿命产生不同程度的影响，与此同时还会破坏档案的保护。
在我国事业单位的数字化工作过程当中，许多单位基本上都对档案进行了再次装订和拆卷的工作，切实的明确了扫描后重新装订、必须拆卷扫描等做法，其中优点在于：（1）非常明显的是，档案拆卷以后扫描的画幅质量并非优于不拆卷。比如很厚的一卷档案，在对后部分或者前部分扫面时也许影响不是太大，而对中间位置的文件进行扫描时，通常很难完整的扫描其内容；对于内容和装订线比较接近的文件，如果不拆卷也无法有效的将内容完整的加以扫描；（2）借助于对档案的拆卷，能够将案卷当中页码顺序较为混乱的不良状况加以重新的更正，从根本上保证了文件的连续性；（3）如果档案拆卷以后不采取再次装订措施，而仅仅是根据原来案卷的顺序进行存放，即使仿真复制档案原件或者档案利用等较为便捷，然而从保护档案方面而言，仍然存在着一定的安全隐患，散放保存档案，极易由于人为窃取或者整理人员的疏忽大意而导致内容的缺失及混乱；（4）虽然看起来拆卷以后再重新装订比较费力费时，但是拆卷以后的档案在进行扫描时无论使用平板扫描仪，还是使用高速扫描仪，均能够大大的节省为防止漏光而采取人工翻页处理的精力以及时间，并且其速度也会得以明显的提高。
4.3材料和密级文件的控制管理
事业单位档案工作的底线及生命线就是档案安全，档案安全也是档案部门的第一要务和基本任务，在数字化工作开始时期各个事业单位便着重强调档案数字化必须重视档案数据信息和档案实体的安全。要想切实的将这一要务加以落实，从根本上确保文件以及密级文件的控制管理，那么就应当及时的制定行之有效的相关管理办法，真正的做到：（1）严格的要求整理人员对秘密文件、机密文件和绝密文件填写密级文件登记表，并且对这些档案的文件标题、案卷号、目录号、全宗号等内容加以详细登记，然后再由相关部门组织进行必要的鉴定，最后确定是否需要进行数字化。
4.4涉及人名的档案数字化
通常涉及人名的档案大体上可以划分为两类：（1）有关人事处分、奖励以及任免等文件当中所涉及到的部分人员名单；（2）一个单位或者团体众多人员的名册和名单等。根据档案内容重要性的程度、档案利用率高低进行提供利用以及方便查询，处理的措施主要包括：在目录著录项当中，请所应用软件系统系统公司加入“人名索引”一项，对表彰奖励、职称评定、人事任免等所涉及到个人利益的资料和文件，要求数字化加工公司在文件标题录入应当录入的人员名称，比如“题名”项字段已经录满，那么就应当在“人名索引”项加以补充，以便于保证所有人员的查准率和查全率切实达标，进而从根本上实现真正的有效利用。
4.5对案卷文件与档案卷内目录不符的处理
在我国事业单位的数字化进程当中，往往难以避免的会遇到案卷文件内容和档案卷内目录不符的状况，究其根本原因可以发现，一方面是由于立档单位工作大意，另一方面则是事业单位早期档案条目著录疏忽而导致的。如果在进行数字化时期没有及时的修正此类错误，那么最终便无法达到数字化目的，并且也会逐渐失去档案数字化管理的意义。因此，具体的处理措施是：借助于档案数字化流程过程当中的整理环节来进一步修正和校对数字化档案，对无目录而有文件的应当对目录进行补充，对无文件而有目录或者档案缺页、缺失的状况，数字化公司应当对档案登记备查表进行如实的填写，由保管部与管理中心相关人员加以认可和签字，同时在扫描档案原件时把备查表扫描于缺失内容的部位，以便于在对该卷档案进行查阅时，能够对不完整和缺失的情况做到一目了然，并且更好的体现出档案信息的完整性。
数字化工作，不但要实现档案内容的电子化，便于档案的利用和查阅，而且还应当通过数字化更细致的完善及整理工作方法，呈现出更为完整、更为详细的情况信息，这也是确保数字化工作不同全宗、不同时期档案数字化工作以及档案数字化工作前后统一的必要手段。
5.强化当前事业单位档案数字化管理的有效举措
5.1归档和文书处理过程数字化管理的实现
日常事业单位的一项基本性工作就是文书工作，文书工作质量的好坏及管理执行的优劣会对整体档案的成果带来直接的影响。因此，为了能够更好的与当前事业单位工作的迫切需求相适应，我国的事业单位会无法避免的收到有待于处理的大量电子文件，比如文书文件的预处立卷的整理等等。除此之外，发文处理过程同样也能够借助于网络加以进行，可以由拟稿人员把稿件输入到计算机当中，再经过办公室审核、签发人签发、办公室修改、办公室盖章及分发以及信息中心归档，以此便能够大大的节省实践的时间，还能够有效的将办公作业人员的工作量和负荷强度减轻。
5.2开发适宜的数字化档案应用硬件和软件设施
事业单位要想促进数字化档案管理进程的加快，进而促使档案管理能够切实的踏入组织管理效率化的重要运行轨道，那么就要求事业单位可以具备与单位自身管理和作业相适应的软件设施和硬件设施，只有这样才可以正确的引导数字化档案的作业和办公。比如内部局域网、各种通信子网、宽带网、信息高速公路以及相配套的各种软硬件设备，比如数据库管理系统、操作系统的建设和应用，高性能服务器、大容量储存设备、路由器、交换器的使用等等。
5.3制定科学有效的管理体系机制
事业单位应当针对数字化档案管理工作的具体特点，制定和建立一个与自身单位办公以及实际管理需求相适应的档案管理机制，因此，这便需要事业单位可以全面的保证网络档案使用安全机制、档案使用制度、工作制度、档案保密机制等可以相互联系，以此来实现一体化的档案建设文档。众所周知，数字化档案管理更为重视的是信息安全，只有真正的保证信息资源安全程度，才可以从根本上促进系统软硬件功能的发挥，从而为办公作业效率化的实现提供前提，最大限度的防止机密档案的窃取或者丢失、数据的恶意篡改、系统非法访问的入侵，实现真正的信息安全。
5.4加强档案信息安全程度
必须保证事业单位重要文件数据和档案信息的网络使用安全，只有这样才可以确保文件数据及档案信息的使用价值免受破坏和影响，促使事业单位再次突破档案数字化建设的进程。所以，档案数字化模式下的档案管理应当立足于实际，将后续防护墙的维护和访问设置、杀毒软件的安装、电脑的杀毒和软件的更新、重要数据及档案的备份等诸多工作做好，以便于最大限度的避免因发生意外情况而发生无法挽回的被动局面。除此之外，还必须将档案文件的保密工作做好，严格的要求可以例行数字化档案的管理机制，其最终目的是保证档案数字化建设可以切实的遵章办事，尽可能的促进档案信息安全保密程度的提高，进而将意外事件及人为破坏文件等不良情况的发生率减少的最小，全面的确保重要文献、档案以及系统的使用安全。
6.事业单位档案数字化管理所面临的挑战
6.1档案管理技术与安全问题方面的挑战
6.1.1档案管理技术是不断发展、坚持不懈的重要技术
把档案数字化管理技术加以集成和综合应用是档案数字化管理的一大特点。在建设事业单位的档案管理信息化阶段，应当积极的对电子档案进行构建，还需要在集成和整合等方面狠下功夫。
6.1.2安全管理不可忽视
事业单位的档案信息保密与安全有着较高的要求，有很多档案信息是必须加以严格控制机使用的，因此事业单位应当不断的加强档案数字化的安全管理。通常事业单位可以采取的策略可划分为技术保证与制度管理两大方面，事业单位在今后的档案数字化建设过程当中，应当及时的建立一套有效的管理制度体系，与此同时还应当由与之相应的技术策略来对档案的数字化管理进行自动控制，以便于使档案的安全管理更加的严密。
6.2数字化工作人员和建设资金投入的挑战
人才问题与档案数字化建设有着直接的关系，当前我国事业单位面临着严峻的人才挑战。事业单位的档案数字化的建设是与新技术、新知识的普及密切相关的，因此，事业单位今后应当高度的重视各类相关人才的培养和引进。除了人才挑战以外，我国事业单位也面临着档案数字化建设的建设资金投入问题，不可否认的是，事业单位的档案数字化建设所必不可缺的物质基础就是建设性资金，因此，事业单位要想促进档案数字化建设的顺利进行，那么就必须积极的拓展资金渠道，并且提高资金的利用率。
总而言之，在当今网络时代的大背景下，我国事业单位应当切实的满足新时期网络信息时代的多样化要求，不断的加强档案信息化和档案数字化建设，只有这样才能够逐渐的将以往传统的纸质管理档案工作负荷摆脱，充分体现档案的价值，提高档案的功能，真正意义上促进信息的管理、采集的实现以及档案信息服务职能的转化，从而提高事业单位的数字化档案管理水平。
【参考文献】
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对于档案信息本身来说，无论是传统的档案存储，还是现代化的数字档案，安全问题都是首要问题。由于现代化的数字档案是传统档案与现代化技术的结合，所以影响档案信息安全问题的因素较多，这些因素的出现，对数字化档案信息安全造成了不同程度的影响。以下是对数字档案信息安全问题的具体分析。
2.1数字档案信息的安全管理。
档案信息安全管理问题是决定数字档案信息安全的直接因素。如果安全管理方面存在缺陷，例如制度的不完善、标准不统一、管理措施无效等，必然会失去数字档案信息的基本保障。所谓的数字档案信息安全管理主要包括管理制度、标准、管理措施，不仅如此还包括数字档案信息归档流程等，相关流程不规范也会使数字档案信息安全问题受到威胁。
2.2计算机故障问题。
由于数字档案信息的归档及利用均以计算机为载体，所以计算机本身的不确定因素会影响数字档案信息安全问题，其中计算机故障问题是影响数字档案信息安全的主要问题，其中计算机故障又包括硬件故障与软件故障。以下是对两种故障的具体分析。
2.2.1硬件故障。
计算机硬件条件良好时数字档案信息安全问题的基本保障，当计算机硬件发生故障时，数字档案信息的存储、查询、利用等就会受到较大的影响，其在一定程度上导致档案信息的丢失或损害，影响了档案信息的完整程度，大大降低了数字档案的使用质量与效率，为使用者造成较大的不便。
2.2.2软件故障。
计算机的软件是处理数字档案信息的必要条件，一旦计算机软件出现故障亦或是性能无法满足现阶段数字化档案信息系统的要求，档案信息的处理能力就会大大下降，工作质量与效率也会随之下降，而数字化档案信息本身也无法发挥最大作用。计算机软件故障直接影响数字化档案信息系统的操作，但是与计算机硬件故障相比较，其发生故障的几率较小。
3探究数字化档案信息安全管理相关策略
前文已述，管理问题直接影响着数字化档案信息安全，故而要确保档案信息的安全，首先要从管理策略方面抓起。以下是对数字化档案信息安全管理相关策略的具体分析。
3.1加强数字化档案宏观管理。
加强数字化档案的宏观管理档案数字化工作是一项技术性、专业性、综合性很强的工作，必须加强领导，统一思想，建立健全组织机构，比如建立专门的档案数字化、信息化、网络化协调组织机构，组织国家档案信息网络的总体设计与技术攻关，加强档案信息网络一体化的宏观管理。档案数字化工作要纳入科学管理体制，作为机关管理工作的一部分，制定相应的工作分工范围及管理权限。
3.2完善相关管理制度。
在完善管理制度时，要综合考虑各种因素对数字化档案信息安全的影响。在人员安全管理方面，要设立具体的安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度等。对已经存储的数字信息均应进行密级分类，对敏感信息与机密信息应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁坏。在系统安全运行方面，要做好机房出入控制、环境条件保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等工作。设立操作安全管理、操作权限管理、操作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用系备份管理、应用软件维护安全管理等制度。从技术上防止文件被人为地修改，增强电子文件的凭证性和可靠性。
3.3计算机安全管理。
由于计算机故障对数字化档案信息安全造成较大的损害，所以要做好计算机安全管理工作。应根据数字化档案信息系统的实际情况选择性能良好的的计算机硬件和软件。在选择计算机硬件和软件的过程中应注重计算机的品牌和服务器，全面对计算机硬件的兼容性和可扩展性进行一定的审核，这样做的目的是为了避免当计算机系统在升级时数字化档案信息的相关数据丢失。不仅如此，还要定期更新软件，选择更有利于处理数字化档案信息的软件，确保最大程度上发挥数字化档案信息的优势。
3.4信息技术安全管理。
依靠数字化档案信息安全管理人员在强度安全管理是不够的，还需要现阶段科学信息技术援助。为了保证数字化档案信息数据的安全，在数字化档案信息安全管理工作中可以运用一些先进的科学信息技术来提高数字化档案信息安全。例如，可以设置信息的访问认证，防病毒系统，同时也对数字化档案信息相关机密数据进行加密操作，以数据加密的形式，可以有效地防止数字化档案信息数据被一些木马病毒和被非法网站入侵，进行安全管理对保护数字化档案信息安全是非常有效的。
3.5提高管理人员的专业素质。
管理人员的专业素质对数字化档案信息安全管理来说至关重要，故而提高管理人员自身专业素质也是安全管理中的重要策略。相关的工作人员利用电子设施在网络环境中开展对应的相关工作，对相关的数字档案实现有效地管理，也就是个相关人员自身的能力大小对相关的数字档案工作的安全性有着比较大的影响。这就要求在具体的工作中，相关的数字档案管理人员要熟悉管理方面的相关专业理论，还要在具体的工作中树立其较强的管理安全意识，不断充实自己，提高数字化档案安全管理的实践工作技能。一旦工作中内部成员想要泄露档案信息，相关的管理人员就要切实提高警惕，有效的增强风险思想，确保信息在实际的工作中受到严密的保存;与此同时，有关的组织机构还要组织针对性的人员培训活动，有效地提高相关管理人员的安全理念，以此达到万无一失。除了以上几种管理策略之外还存在着其他管理策略，例如规范数字化档案信息归档存储流程，确保数字化档案信息的真实性与完整性，进一步确保数字化档案信息安全。
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随着信息时代的快速发展，各种电子技术以及信息技术的不断应用，使得我们的工作以及生活方式都发生了很大的改变。各种工作的发展都逐渐倾向于智能化、数字化、网络化。档案管理也是这场变革中的一部分。企业的档案管理逐渐转变成为数字化的档案管理。传统的档案大多数都是纸质的资料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比较低，而且也容易出错。随着数字化档案在企业管理过程中的逐渐普及，数字化档案的应用和管理也成为企业管理中的一个重要组成部分。在数字化档案的归档、管理以及应用中，其安全性是一个十分关键的问题。本文浅述企业的数字化档案在安全应用方面存在的问题以及相应的应对措施。
1 企业数字化档案在应用管理中存在的安全问题
数字化档案指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案进行改进，形成的一种电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享。在企业数字档案的应用中存在的安全问题主要有以下几个方面。
（1）网络安全问题。网络安全问题指的是数字档案的各种网络载体，即物理设备在运行过程中的安全问题，这种安全问题包括很多方面，比如网络布线、连接、局域网的构建、网络设备的选择等都有可能会带来网络安全问题。这种网络安全问题是企业数字化档案管理中比较常见的问题，一般是通过设置防火墙以及权限、采用可靠的硬件设备等措施来对数字档案管理和应用过程中潜在的危险进行控制。网络安全是整个数字档案系统能够安全运行的一个关键，也是重要的基础，在数字档案的应用管理中占有十分重要的地位。
（2）数据安全问题。数据安全问题指的是各种数字档案中包含的信息数据的安全。包括很多方面，比如数字档案的操作系统、数据库管理系统、数据备份、格式的转换、电子文件的保管等，各种数字档案的收集、整理、应用以及管理的过程中，为了防止数据在这些环节中出现问题，防止存储介质老化失效从而导致数据的丢失，应该要加强数据安全的管理。数字化档案面临的一个十分重要的问题就是数据丢失，对于这个问题也是企业数字档案管理中应该要加强的一个方面。在数字档案应用管理中，操作系统以及数据库的安全管理主要是取决于各种软件的稳定性以及安全性，但是在建立网络化档案管理信息系统的过程中也要考虑上述两个方面的安全性，首先要考虑到操作系统的种类，当前数字档案的应用和管理中常用的系统一般有Unix、Windows、Linix，这三种系统各有优缺点，在实际的选择过程中应该要根据企业的需求进行实际的选择，为数字档案的安全应用提供基础的保障。
（3）在数字档案应用方面的安全问题。数字档案应用方面的安全主要是在档案应用过程中潜在的一些安全问题，是在实际操作中应该考虑的重要问题之一。这方面是否安全主要是取决于企业的档案管理部门所采用的具体的应用系统中对于用户模型的定义规则。数字档案的管理信息系统中的用户一般有很多层次、多种功能、也有很多角色。信息管理系统一般会将用户分成几类，不同种类的用户对于数字档案信息的查询应用等有一定的权限，为了控制数字档案的应用安全问题，需要对信息系统中的各个功能模块都要进行一定的权限设置操作，也要对系统中的数据进行分层管理。以保证数字档案在应用过程中的安全性。
2 企业数字化档案安全应用管理措施
（1）加强网络基础环境的安全控制。网络基础环境的安全控制是保障企业数字档案安全应用管理的一个重要措施，加强数字档案系统的网络基础环境的安全建设，对于系统外部的各种不安全的因素可以进行有效的防范，在构建网络基础安全环境的过程中，一般采用的方法有几种，如物理隔离、防火墙设置、身份权限设置等。
1）加强防火墙的设置。防火墙设置是安全管理的重要措施。防火墙本身对于外界的各种不安全的攻击具有一定的抵御能力，在数字档案的应用管理中加强防火墙的设置，可以限制一些没有被授权的未知用户的进入，防止外部的侵害者对档案信息系统的入侵，为监视网络完全提供更加便捷的服务。防火墙设置也是当前企业数字档案应用安全管理中常用的措施，如果有的企业数字化档案室需要服务器来指定用户，则可以利用防火墙的用户认证来进行限制，除去那些已经通过验证的用户，外来的用户想要进入系统中时都要经过防火墙的过滤，可以对一些可以的数据包、外来的用户等进行抵制，保护数字档案系统的安全。
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在民营企业发展中，为了实现档案信息的数字化管理，需要领导提高安全意识。在一些企业中，受思想观念的制约，一些管理人员还在使用传统的方式。工作人员未掌握先进文化知识，导致安全管理工作面对较大问题。为了制约该现象的产生，在民营企业发展过程中，需要做好积极宣传与引导工作。如：利用电视、讲座、广播等方式实现教育宣传工作，为企业员工传授相关的法制知识。通过档案信息安全管理工作的数字化宣传工作，能够让企业人员增强安全意识，构建坚固的思想防线。在宣传工作中，还要将利益发展和安全作为主体，保证能够将数字化档案信息安全管理工作完好发展。在工作具体执行期间，还需要根据数字化档案信息安全工作执行期间的实际情况，实现统筹性规划，分项目实施。在企业积极引导下，明确人员的责任和意识，保证专业人员都能积极参与到档案信息安全管理工作中，从而实现民营企业数字化档案信息的安全发展。
二、健全法律法规
加强法律法规的完善性，保证数字化档案信息安全管理工作的规范执行。在该执行期间，需要从法律法规角度对其进行研究，基于信息化时展需要，为民营企业的档案信息安全管理工作营造良好的发展氛围。执行过程中，需要根据信息化发展要求、档案信息的主要特征，为其制定完善的法律法规。在该体系执行时，不仅能加强民营企业数字化档案信息管理工作的规范化，实现信息的开放性发展，还能保证民营企业档案信息完整、真实使用。在现代化发展背景下，民营企业面临较大的挑战，为了提高档案信息管理能力，还需要建立完善的管理制度，分析数字化档案信息安全管理工作中存在的一些影响因素，保证制度的有效执行，保证在具体实施工作中，能够将安全理念渗透到企业档案信息管理工作中去。在实施工作中，还要为数字化档案信息管理工作提供备份制度，其中，需要包括登记、异地使用制度等。不仅如此，还要促进数字化档案开放工作的执行期间，保证能够开放一些信息。还需要为档案信息的数字化管理建立维护制度，促进管理工作流程的规范发展，保证工作中各个环节的人员职责都能充分落实，实现任务分布明确，职责合理等，在不同岗位上，遵循不同的工作事项和流程，这样才能使档案信息管理工作符合新时期的发展要求，维持民营企业的健康进步。
三、利用先进手段
在民营企业不断进步与发展的背景下，为了提升数字化档案信息安全管理水平，需要引进先进执行手段。先进手段的引入能够为民营企业的档案信息管理工作提供有效保障，在内部管理工作中，需要相关部门根据自身的发展条件，借鉴一些成功经历，引入有效的数字化档案信息安全软件，促进信息安全设备的有效配置，保证企业在数字化档案管理工作中，提高其中的技术含量。不仅如此，在具体执行期间，还需要根据企业建立的数字化管理系统化，分析运行的实际情况，对计算机的硬件和软件进行优化选择，提高其使用性能。在对计算机软件与硬件进行选择过程中，要重视计算机的品牌和服务器，以全方位的角度对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行思考、严格审核，在该工作中，不仅能避免产生数据丢失现象，还能实现计算机系统的优化升级。并且，还需要为其设置信息访问认证工作，开发防病毒软件，为数字化档案信息执行加密工作，这样不仅能防止数据信息被非法侵入，还能促进数字化档案信息的安全管理。
四、提高人员素质
提高工作人员的自身素质，增强工作人员的业务能力，能够为数字化档案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人员的综合素质与业务水平十分重要。在当前网络发展环境下，为了促进数字化档案信息管理工作的有效执行，工作人员的能力高低与其存在较大关系，因此，需要提高管理工作人员的文化知识，引导他们掌握先进技术的利用方式，学会对计算机进行熟练使用。还要认识到档案信息管理知识的重要性，尤其在数字化发展趋势下，要实现理论与实践的充分结合，提高自身的安全意识，在工作中具备警惕意识，这样才能对安全风险进行有效防范。基于该情况的分析，在民营企业逐渐发展时期，提高工作人员与管理人员的业务能力和自身素质十分重要。尤其在数字化发展趋势下，不仅能为档案信息管理工作提供保障，维护执行工作的安全性，还能提升民营企业的地位，进而使其获得更高效益。
五、总结
对民营企业实现数字化信息管理工作，改变传统的发展趋势，保证其符合新时期的发展要求，一定要形成正确的管理意识，增强自身的安全理念和文化水平，在高速发展趋势下合理利用数字化管理方式，保证能够符合现代化社会发展的需求.
【参考文献】
[1]靳树梅.企业数字化档案管理工作的实践与思考[J].无线互联科技,2013(8):194-194.
[2]李春临.浅析企业数字化档案管理的优势[J].中国化工贸易,2015,7(16):307.
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加强法律法规的完善性，保证数字化档案信息安全管理工作的规范执行。在该执行期间，需要从法律法规角度对其进行研究，基于信息化时展需要，为民营企业的档案信息安全管理工作营造良好的发展氛围。执行过程中，需要根据信息化发展要求、档案信息的主要特征，为其制定完善的法律法规。在该体系执行时，不仅能加强民营企业数字化档案信息管理工作的?范化，实现信息的开放性发展，还能保证民营企业档案信息完整、真实使用。在现代化发展背景下，民营企业面临较大的挑战，为了提高档案信息管理能力，还需要建立完善的管理制度，分析数字化档案信息安全管理工作中存在的一些影响因素，保证制度的有效执行，保证在具体实施工作中，能够将安全理念渗透到企业档案信息管理工作中去。在实施工作中，还要为数字化档案信息管理工作提供备份制度，其中，需要包括登记、异地使用制度等。不仅如此，还要促进数字化档案开放工作的执行期间，保证能够开放一些信息。还需要为档案信息的数字化管理建立维护制度，促进管理工作流程的规范发展，保证工作中各个环节的人员职责都能充分落实，实现任务分布明确，职责合理等，在不同岗位上，遵循不同的工作事项和流程，这样才能使档案信息管理工作符合新时期的发展要求，维持民营企业的健康进步。
三、利用先进手段
在民营企业不断进步与发展的背景下，为了提升数字化档案信息安全管理水平，需要引进先进执行手段。先进手段的引入能够为民营企业的档案信息管理工作提供有效保障，在内部管理工作中，需要相关部门根据自身的发展条件，借鉴一些成功经历，引入有效的数字化档案信息安全软件，促进信息安全设备的有效配置，保证企业在数字化档案管理工作中，提高其中的技术含量。不仅如此，在具体执行期间，还需要根据企业建立的数字化管理系统化，分析运行的实际情况，对计算机的硬件和软件进行优化选择，提高其使用性能。在对计算机软件与硬件进行选择过程中，要重视计算机的品牌和服务器，以全方位的角度对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行思考、严格审核，在该工作中，不仅能避免产生数据丢失现象，还能实现计算机系统的优化升级。并且，还需要为其设置信息访问认证工作，开发防病毒软件，为数字化档案信息执行加密工作，这样不仅能防止数据信息被非法侵入，还能促进数字化档案信息的安全管理。
四、提高人员素质
