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农业承包合同；管理；规范化；措施
农业承包合同是指我国在实行家庭承包责任制的过程当中，农村的农业集体经济组织与其成员为了明确相互的权利义务关系而订立的关于发包、承包集体所有的土地等生产资料的协议。
1农业承包合同管理当中存在的不规范现象
1.1承包合同管理机构不健全在我国部分农村当中，并没有农业承包合同管理机构。在很多情况下，都只是口头协议，并没有真正意义上的书面合同，导致很多的纠纷。
1.2签订农业承包合同时经常出现合同双方权利义务不明确在订立农业承包合同的过程中，有时签订的权利和义务都得不到履行。有时出现合同的一方将自己的意志强加给另一方的现象，甚至出现无期限合同。
1.3签订农业承包合同时手续不齐全，表达不清楚农业承包合同手续不全主要表现在公章不齐全或盖错公章。表达不清楚主要表现在字迹马马虎虎，模糊不清，缺字及语句有歧义，存在代签现象。
1.4相关业务工作人员素质较差许多业务人员未经相关的正规业务培训，对相关的法律、法规、政策不明白，理解较为片面。
2农业承包合同规范化管理建议
2.1健全落实各村承包合同管理机构对于如何一个村来说，任何经营项目的发包，是一件直接关系全村人民切身利益的大事。因此，应该设立专门的承包合同管理机构，防止在承包过程中出现意外。有些地方，政府部门虽然没有落实专门的承包合同管理机构，但是村委会应该负起责任来，可以自己组织村委会相关人员，负责承包合同的管理。
2.2明确合同双方的权利与义务在签订承包合同时，合同双方的地位是平等的。因此，在签订合同的过程当中，合同双方都都应该遵循自愿然则，合同双方都不能违背对方的意愿或是强迫对方签订对方不愿意的合同。同时也应该明确双方的义务与权力。在我国，通过家庭承包责任制取得的农村土地承包经营权可以依法转包、出租、互换、转让或者其他方式流转。当承包方采取转让方式进行承包土地流转时，承包方必须得经过发包方的同意；当承包方采取转包、出租、互换或者其他方式进行土地流转时，承包方必须经得发包方备案[1]。
2.3合同文本必须规范统一、签订合同的手续必须齐全农业承包合同周期都较长，因此在签订合同时，手续必须齐全，以防止后期出现意外时有据可依。项目发包时双方应提供的材料如下：合同双方相关法人的身份证明，合同双方的营业执照、税务登记证、双方的经营资质及授权委托书，场地及经营能力证明[1]。项目登记管理应该注明项目的名称、位置、面积大小及经营期限等。此外，在签订农业承包合同时，双方代表都要在合同上签字盖章，由村经济合作社发包的，还应加盖公章[2]。在合同的书写上面，不能字迹潦草，要字迹工整，使合同双方都能看清，同时相关的语句要通顺，不能有歧义。合同中不能漏字或出现错别字，以防止出现意外时合同里面的内容不是当初签订合同时想要表达的意思。在最后的签字上面，合同双方一定要按照双方身份证上面的名字就行签字。
2.4提高相关管理人员素质，培养综合型人才承包合同管理部门应该提高相关业务人员的素质。作为领导管理者，要定期对相关业务人员进行考核和培训。不仅要进行制定合同的相关理论培训，更要进行承包合同案列的分析，既要有正面案例的分析，也要有反面案例的分析。要高度重视培训，培训不是走过程，更不是形式主义。同时，单位领导管理者要对相关业务人员进行道德素质教育及法律教育，提高业务人员的道德水平及法律水平。承包合同管理部门在人才建设上面，要以目前单位内部业务人员为基础，大力培养综合型人才，使之在面对突发状况时，可以合理及时的应对。另外，承包合同管理部门要建立严格的淘汰制度。单位领导管理者要定期对业务人员进行考核，对优秀的业务人员要进行重点的培养，对专业技能及思想道德素养低下的要果断的进行淘汰。同时，部门要规范选拔制度，积极引进优秀的大学生人才。
3结论
随着我国新农村建设的加快，农业项目承包将会越来越多。规范化的农业承包合同管理可以促进我国新农村的建设，加快形成社会主义和谐社会，提高我国农民的生活水平，促进我国农业及经济的发展。
参考文献
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合同的签订为管理提供了对象，并成为全程管理的基础。签订依据的是现行的法律、法规及规定;包括《建筑法》、《招标投标法》和《合同法》以及相应的规范性文件。但依据上述法律、法规标准规范等等还不能够完全地、调解施工合同各主体之间利益的不对等关系。论文参考网。
一、建设施工合同的特点
建设程施工合同是我国经济合同的一种。它与其它12类相比较，具有一定的共性之外，还有一定的特殊性。共性主要表现在都是法人之间为了一定经济目的，明确相互权利义务关系的协议。特殊性主要表现在合同标的物特殊、执行周期长、包涵内容多、涉及面广“四个方面。标的物特殊性主要表现在：一般建筑物都是定性生产资料或民用设施，一次性造价一般部比较高；合同执行周期长，在绝大部分建筑合同中一种特殊的交易方式，从签订合同到交付使用，都需一定时间；要根据工程自身特点增加所需条款，除此以外，合同还有许多具体内容通过附件等形式规定下来；合同主要涉及法令、法规多，签订一项建设施工承包含同时，涉及的有关法令、法律达12个方面、26个具体规定。
二、合同管理的思想基础
“财富的一半是合同”。提高企业经济效益，提高企业的自我发展能力都有赖于自身合同管理。良好的合同管理，可以促进企业的发展。企业自我约束有赖于自身合同管理。认真履行合同义务，是企业自我约束的主要体现，是企业的无形资产，它对企业经济效益的影响是深远的。通过加强对合同签订、履行的管理，可以预防合同欺诈，及时解决合同争议，增强自我保护能力。合作的诚意是合同正常履行的思想基础。项日合同的签订与实施过程是双方法人合作的过程，而不是互相竞争、互相斗争的过程，任何破坏合作气氛的行为都必将结合同的实施带来困难。
恪守合同，公平合理，平等互利，友好合作是合同双方都应奉守的方针，是忠诚合作精神的体现。对合同管理存在的认识问题必须纠正。对合同的条款和内容缺乏必要的认识；对合同的强制性，严肃性缺乏认识，对工程合同的执行人员进行合同管理的教育不够；未能普遍采用科学的手段和方法进行合同的管理。加强法律知识运用经济法律机制管理合同。长期以来，我国项目建设依靠行政手段组织实施，这在一定程度上还是需要的，但人治代替法治的行为避免不了，合同是经济法律行为必须运用法律机制管理。
三、合同管理的现实意义
随着市场经济的机制改善，要求转变政府职能，完善内部管理制度，加强建设项目合同管理，是社会主义市场经济的要求。不正当竞争，加剧了混乱的建筑市场经济秩序。加强施工合同的管理，以促进建筑市场健康、稳定发展。建筑市场将全面开放。如果不适应国际市场规则，施工企业将失去竞争的机会。要树立国际化意识，加强施工合同的规范管理，建立有效的合同管理制度。
四、完善建筑工程施工合同管理
1、索赔管理
索赔是指承包人根据正当充分的理由，向发包方正式提出要求给以某些方面的补偿。论文参考网。出于工程项目复杂多变，现场环境及气候的变化，标书及施工说明中的错误等因素不可避免，会造成承包方一定的损失，所以索赔在承包施工过程中也是难以避免。索赔一般有两种形式：要求延长工期，要求赔偿款项，当承包方提出索赔要求，并有充分依据向发包方应仔细审定这些依据。索赔应有一定的程序合同双方可以在签约时商定。索赔管理是合同管理工作中的最后一个环节，既存在承包商的索赔也就有业主的反索赔。论文参考网。由于索赔和反索赔所依据的是合同条款和实际发生的工程情况，因此要特别注意合同条款的变更及日常工程数据档案等的管理工作。
2、强化施工队伍的管理
要求各施工单位严格执行工程日报、月报和每日例会制度，对工程质量和安全隐患由监理和业主不定期进行全面检查，发现问题立即整改。同时，要求所有参与工程施工的施工队伍，必须在人员配置上满足三班小时不间断。在保证工程质量的前提下确保施工。安排专人蹲守设计院，协调设计部门加班加点抢设计，只要设计院完成一个单体设计，我们就立即组织实施，做到了不在中间环节上耽搁一分钟；千方百计压缩招投标时间。在不超出国家规定和不影响工程的情况下，我们以最短的时间编写出招标文件、招标公告和完成开标评标，把所有合同的开评标过程全部连续进行得一环紧扣一环，白天未评完的，我们说服专家晚上接着进行，直至工程全部招标工作结束。
3、加强对承包商的资质管理
确定承包商的负责任性时要求查阅调查以下事项：承包商圆满执行合同的能力，包括其财务资金以及承包商是否拥有要求的政府证书或者许可证；承包商利用自身实力履行合同的意愿和决心；以及承包商是否拥有足够的诚意不折不扣地执行合同。在确定负责任性过程中，给予了合同官员很多判断权力，并且他的决定只有司法机关在检查虚假合同、欺骗、不合理性和不可理解时才能查阅。为防止合同官员滥用职权，对于合同官员有特殊的要求，要求他阅读所有现在和以前的有关承包商业绩的材料，包括不论是中标的还是没有中标的投标情况。合同官员需要收集有关承包商的业绩表现的推荐材料，并且在适当时候要向提名的承包商提交不负责任确定书，这样做时需要约见承包商听取其对合同官员所做的对承包商在执行合同能力方面的不利信息的反驳意见。
施工合同需要良好的信用机制，进行系统化保障，对用户全面保证质量，形成三方制约的保障体系中，合同将发挥其应有的作用。建立健全合同管理制度，建设各方做好合同的各项管理管理。严格按照规定程序进行操作，培育建设市场的一项重要内容。提高对承包商的索赔意识有待解决的问题。根据施工合同进行索赔，合同管理、合同索赔时，要充分考虑各种不利因素，采取对合同最有效的策略和索赔管理战略;保护他们的合法权利和利益。以便适应国际工程项目的规范和改进今后的生存能力。
参考文献
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9 樊进光;打造合同管理的理念[J];中国电力企业管理;2002年11期
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1.合同管理
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的规范化
2.1规避企业经营风险
合同既是企业从事经济活动、取得经济效益的纽带，也是产生纠纷的根源。企业经营中的风险有许多是在合同的立项、订立和履行中发生的。合同管理首先要尽可能的发现签订某宗合同隐藏的风险。通过规范的合同管理，加强合同中立项的审查以慎重决策减少无利益投资；加强合同订立的管理可以减少合同订立过程中因个人疏漏产生的风险；加强合同履行中的控制可以保障合同利益得以更为及时、安全的实现；加强合同的备案与存档可以督促有关机构与人员更谨慎执行合同事务，防止风险。通过这一系列的措施，最大范围内确保收益的实现。
2.2 提升企业形象
现代企业之间的竞争，不仅仅是产品质量、价格竞争，更重要的是企业信用，企业形象竞争。规范的合同管理毫无疑问的将使接触企业的人感受到合同管理中体现出的企业管理的规范与秩序，工作的严谨与守信，较高的法律意识和员工素质。从而提高企业的知名度和美誉度，提高竞争力，赢得市场，健康持久地发展下去。通过在合同管理制度中规定合同变更、解除的程序及合同履行、变更、解除应注意的问题，有助于企业员工树立良好的信用意识，严格履行已生效的合同，从而树立企业良好的商业信用及形象。
2.3 创造经济效益
企业的首要目的就是创造经济利益，一次重大的交易失败、频发的交易失误会造成企业的直接经济损失，甚至一蹶不振。合同管理通过控制随意的决策，通过对合对方的准确分析判断，通过科学的谈判对策，通过对合同条款的的合理设计，通过对履行过程中集体问题的妥善处理，通过合法合理的纠纷解决程序，可以最大限度的降低成本，促进企业提高诚信经营的意识，提高企业诚信的知名度、信誉度，创造更好的经济效益。在市场竞争日趋激烈的当今，加强合同管理是争取企业经济效益的最佳途径。
3.加强规范化合同管理的途径
3.1 强化法律风险意识，规范合同管理。
合同纠纷的大量增加是对企业合同管理体系的重大考验。要进一步强化合同规范化管理，规范合同审查标准，提高合同审查质量。就要提高企业强烈的法律风险意识，但法律风险事前是可防可控的，要抓紧强化防范工作。以合同管理作为企业防范内部法律风险的重点和突破口，利用“合同管理”防范和控制法律风险，有效地化解企业经营风险、规范并净化企业的生产经营环境。针对合同履行可能发生或已发生的违约纠纷事件，及时采取要求对方提供抵押担保、第三人保证、提高客户保证金等多种保全手段，尽量减少因违约造成的企业损失。
3.2 建立完善的管理体制，规范合同管理。
建立、健全完备的合同管理制度，使企业合同管理活动定型化、条文化、制度化，明确各部门的分工和责任，使之在合同管理中互相支持和配合，这样，可以减少不必要扯皮或失误，提高合同管理水平。合同管理体制应当从整体上进行规范，明确管理的范围、管理的部门、管理的人员、管理的职责、管理的程序和管理的具体要求、处罚奖励标准。
（1）企业要就合同管理全过程的每个环节，从合同签订到履行完毕的全过程，制订一套比较完善而严密的切实可行的合同管理制度，使合同管理有章可循，这些环节包括：合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。例如，在签订合同时，严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲，防止发生歧义和误解，对资金数额巨大、工程承包、产权交易等重要的抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记手续，以保证合同的合法性、严密性和完备性。
（2）企业合同管理要覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。企业应当独立设置总法律顾问和法律事务机构，全权负责单位的法律事务，根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定各种制度。例如，合同归口管理制度、合同授权委托制度、合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章管理制度、合同监督检查制度、合同纠纷调处制度、合同归档制度等一整套以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅的合同管理制度。配合合同专项管理部门，起到法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼的作用。
3.3 配备专职合同管理人员，规范合同管理。
促进企业稳步发展合同管理面广线长，法律要求严格，专业性强，因此要求企业要根据自己的规模和需要，建立相应的合同管理机构或配备一定的专、兼职合同管理人员。目前，大部分企业合同管理由企业法律顾问室负责，中小型企业一般由财务、审计或供销部门指定专人兼管，由专人分门别类建立档案，集中保管，才能保证合同的严肃性、完整性。这样使企业合同订立、履行整个过程有人专管，并经常进行检查、过问及把关。同时制订合同管理制度、岗位职责，并定期检查合同管理执行情况，对违反合同管理要求的人员进行处罚，对执行合同好的人员进行奖励。这是保证企业合同管理目标化、规范化、制度化的重要条件。也是提高企业合同管理逐步科学化、法制化的重要保证。
4结束语
合同管理作为企业管理的一项重要内容，其规范化、制度化是企业管理规范化、制度化的相应要求。完善、规范的合同管理，能够使企业形成一种自然的工作机制，形成程序化的制度管理，各负其责，提高企业的管理水平和运营效率，使企业在激烈的市场竞争中稳步发展。
参考文献：
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合同是企业经营管理的重要内容，是实现经营行为的主要手段，是现代化管理的必然要求。如果要最大限度发挥合同的作用，就必须加强合同管理，加强合同的标准化管理。因为标准化是制度化的最高形式，是规范化的最高要求，是科学化的最佳途径。只有加强合同的标准化管理，才能避免合同风险，规范经营行为，实现经营目标，提高企业竞争实力。
二、企业合同管理中出现的问题
煤炭企业涉及合同方面的内容很多，其中大家最常见和熟悉的有物资管理合同、销售管理合同等。这些合同都有专门的单位或部室人员进行管理，这些合同基本都有相对的时间、客户、管理格式等，有一定的规律可循，所以管理相对较为容易。但是，机关和后勤等涉及的对外合同，由于涉及种类多，部门多，格式内容等也比较多，部分部室人员由于专业性的限制，对合同需要的各项资料不了解，往往存在资料确实缺失情况，管理起来存在一定难度，需要多个部门的联合把关，也需要专门部室人员的管理。尤其是各矿厂机关后勤，分公司购买的设备、搞的土建工程等，缺少专门部室管理和监管，给企业合同管理埋下隐患。迫切需要鑫龙煤业专门部室及专门人员进行管理。
为避免公司机关、后勤服务部门以及分公司购买的设备、搞的土建工程、进行的各项设备、设施维修、租赁等，涉及的对外合同缺少专门管理。存在以下问题：
1.缺乏必要的法律知识，部分内容存在法律风险。
2.合同的审查、签订不规范，乱，对合同的履行缺乏行之有效的监督。
3.缺乏供应商的资质的审查。
4.部分合同存在对合同双方在合同执行过程中的责任与权利约定不明确、表述不清等问题。
这些都给企业合同管理埋下隐患。鑫龙煤业企业规划部根据公司领导要求，于2014年5月起接手了鑫龙煤业机关、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排专门人员进行了管理，根据合同工作的各项要求，对后面所有的合同全面进行了规范化的管理。
三、合同规范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，优化合同管理流程。为规范各分公司、机关部室的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，制订了《安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同管理办法》鑫煤〔2014〕207号，使各分公司、机关部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要内容包括：合同管理机构的建立及其职责的明确界定；合同签订前的供应商资格、价格、质量与履约能力审查；合同签订的程序、权限设定、法人授权委托书办法、合同专用章的管理；合同履行与纠纷的处理等具体内容。
2.及时启用“安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同专用章”，并予以公布，指定专门人员进行管理。
3.重点要求各责任单位在合同签订前，加强对供应商的资格审查。对供应商的资质、商品价格与质量、履约能力的审核。合同管理部门在对供应商材料进行审核并形成审核意见后，要将审核报告上报主管部门审核。
4.编制了安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同审批表，确保在合同签订过程中，各专业部门或领导及时发现问题，及时处理。
5.对不同合同规定不同的上报材料，加以区分。通过议标签订的合同，报合同会签单与会谈纪要；通过招标签订的合同，报合同会签单与中标通知书；通过领导批示签订的合同，报相关请示和领导批示。
6.编制了安阳鑫龙煤业集团有限责任公司合同管理台帐，涉及序号、合同名称、经办部门、经办人、签订日期、合同期限、合同价、对方单位、存档份数、归档日期、备注等11项内容，确保各项合同查找有据可依，查询方便。如下表：
7.合同查询时，做好查询、借用等相关手续（查询借用人员需要填写查询、借用登记表，并将借用、查询时间及归还时间填写清楚，借用时除了填写登记表外，还要打借条），防止合同备份资料的遗失。
四、实施效果
通过对公司机关部室及分公司涉外合同管理进行了规范管理以来，公司合同管理工作获得了长足发展。
1.通过制度的制定和完善，为机关部室及分公司涉外合同签订前、签订过程和签订后备案等工作提供了管理流程和依据。
2.规避了部分法律风险。
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《合同法》规定“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”，实践中，合同是现代企业从事经营活动和对外经济交往的主要手段，企业的运营过程实际上就是合同签订和履行过程，合同管理是对合同的审批、签订、履行全过程进行计划、组织、控制、调节和监督检查等管理活动。加强内部控制在合同管理中的应用对企业健康稳步发展具有十分重要的意义。
一、强化合同管理内部控制应用的意义
西方有句谚语“财富的一半来自合同”。合同起到维系市场主体，规范、约束市场交易行为，优化资源配置，维护市场经济秩序的重要作用，合同的签订与履行是企业获得经济效益的主要途径。通过加强企业合同管理内部控制，防范企业经营法律风险、维护合法权益、提升资金使用效率、保证营运安全、最大范围内确保收益的实现。同时通过合同全面有效的履行，可以提升企业形象和竞争力、提高经营管理水平，促进企业可持续发展。
二、合同管理内控体制的构建
（一）建立分级授权管理和审批制度
企业应当根据业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理和审批制度。对于权限划分，可以参照《股票上市规则》中9.3、9.11、10.2.6的规定，根据交易涉及合同金额来决定合同的审批层级，对企业发展有着重要影响的重大合同应规定一律由股东（大）会审批，如公司重大对外投资、融资等合同。属于上级管理权限的合同，下级单位未经批准或授权不得擅自签订。上级单位应当重点加强对重大合同的订立、履行情况的监督管理。
（二）建立健全合同管理机构，强化合同管理职能
职能清晰是有效落实管理责任的保障，为防止出现多头指挥和推诿责任的现象，企业应当实行合同归口管理制度。可以根据实际情况成立合同管理委员会，指定法律部门等作为合同归口管理部门，配备具有法律专业资格的专职合同管理人员，使合同管理工作规范、科学、合理。可根据企业人员和业务量等状况，聘请中介机构担任专（兼）职法律顾问，负责对合同签订、履行的法律审查，防范合同漏洞，控制企业经营风险。同时应加强对经营管理人员法律知识培训，提高其法律素养和运用法律解决问题的能力。
（三）明确职责分工、协调工作机制
合同控制的各个环节紧密相扣，企业应当建立合同管理岗位责任制，相关合同管理部门和岗位应有明确的职责与权限，合理分工，职责明确，要确保合同的拟定与审批、审批与执行岗位相分离，并形成制约和监督机制，从而保证企业合同管理目标化、规范化、制度化。
（四）制定有效的激励与约束机制、实现责权利统一
企业应为合同管理人才创造良好的工作环境，根据能力提供相应的待遇，明确权利、责任和义务，为合同管理工作人员提供培训和进修的机会。同时应健全合同管理考核与责任追究制度，开展合同后评估，定期检查合同管理执行情况，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。
三、合同业务的主要管控措施
根据财政部2010年颁布的《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》，分别从合同的订立和合同的履行两方面要求加强合同管理控制，为防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，在合同签订、履行过程中的主要管控措施有：
（一）合同的订立阶段
1.程序合规。（1）按规定须经上级部门批准和授权才能签订的合同，必须履行程序后才能签订。（2）按法律规定和公司章程必须由公司股东（大）会或董事会决定才能签署的合同，必须取得相关决议后才能签订。（3）国家有关法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，企业应当及时按规定办理批准、登记等手续。（4）合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。如涉及到国有资产转让的，要根据《企业国有产权转让管理暂行办法》和《企业国有资产评估管理暂行办法》履行相应的手续。
2.规范合同审查制度。（1）健全合同审查机制，应在合同正式订立前对对方主体资格、业务资质、资信能力、履约能力、合同文本形式、合同内容进行严格审查。（2）不得与不能独立承担民事责任的单位签订合同，在合同谈判前取得对方的经年审合格的营业执照和资质证书复印件（加盖公章），并通过对方单位的注册资本和实收资本、最近一期经审计的财务报表资料，对其主体资格和履约能力做出综合判断。（3）合同形式，均应当采用书面形式。对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查。（4）实行合同签约人负责制，促进依法审慎签订合同。
3.建立合同会审制度。合同承办部门应当将起草的合同文本交由合同关键条款涉及的其他专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。会同审核的重点主要包括合同的经济性、可行性、严密性、合法性。重大合同或法律关系复杂的合同，应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家或中介专业机构参与。
4.运用合同担保制度。（1）合同担保制度对保障交易安全以及维护合同权益具有重要意义。严格遵守合同法、担保法的规定来设定担保，内容、程序要符合规范，并要求及时办理登记等手续。（2）要求对方提供担保，应审查其担保资格以及用来担保的财产权利状况，并在合同中明确担保责任条款，提供保证的，应明确保证的范围和保证期间。如果是做担保人，在履行企业的审批程序、取得股东（大）会或董事会决议批准的前提下，依法谨慎设定，可要求被担保人提供反担保，减小合同担保风险。（3）适当运用保证金条款，为保证合同有效履行，可以在合同中设置履约保证金条款，如对于工程类合同，作为发包方可以根据实际情况约定进度保证金和质量保证金，对于按时保质保量完成的，可以在工程竣工验收合格后，返还进度保证金和一定比例的质量保证金，预留一部分质量保证金在一定期限后质量无问题的情况下予以返还，否则按照违约程度不予返还。
（二）合同履行阶段
1.建立定期检查和报告制度。（1）企业应当监控合同的履行情况，按照合同约定全面适当履行义务，并敦促对方及时履行其义务。业务部门和经办人员应对其承办的合同，从订立到履行终结进行全过程跟踪监控管理，一旦发现有违约行为或违约可能，应及时提示风险，并向企业有关负责人报告，采取有效措施，避免违约损失的扩大。（2）应建立合同履行情况台账。对履行时间长、标的额大的重大合同实行计划履行、定期报告制度，及时解决履行过程中出现的问题。企业应按照其内控机制规定成立或指定相应的合同验收职能部门，确保合同有效履行。
2.重视合同证据工作。依照民法中谁主张、谁举证的举证原则，主张权利要有证据支持。（1）在合同履行过程中，要保全相关证据，应及时整理来往信函、文书、通知等文件并妥善保管原件，向合同对方交付标的物、款项、资料或发票时，应向对方索取收条，做到防患于未然。向对方单位发出通知时，应采取书面形式并由专人送达或快递邮寄，由对方盖章或授权代表签名后收回妥为保存。（2）要充分认识重大合同公证、鉴证的重要作用，以防范、避免合同履行风险。
3.建立合同违约处理制度。对于违约情形，应当按合同条款要求对方承担违约责任。必要时应采取相应的保全措施。根据《合同法》的规定，承担违约责任的形式：赔偿损失、违约金、定金罚则、继续履行、采取补救措施。根据《合同法》第114条：“约定的违约金低于造成的损失的，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以增加，约定的违约金过分高于损失的，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以适当减少。”第116条：“当事人既约定违约金，又约定定金的，一方违约时，双方可以选择适用违约金或者定金条款。”当违约金、损害赔偿金、定金并存时，若对方违约，应当先比较违约金数额和损失大小确定采取违约金还是赔偿损失的方式，再从违约金、定金中选出有利于企业的责任方式，这样能最大限度地弥补企业的损失。但违约金条款是把双刃剑，要合理运用。
4.建立合同纠纷处理制度。合同在履行过程中发生纠纷应及时协商解决。经协商无法达成一致的，应向企业负责人报告，并在法律规定的时效内依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研究仲裁或诉讼方案，报企业有关负责人批准后实施。纠纷处理过程中，未经授权，不得向对方作出实质性答复。
总之，合同管理作为现代企业管理的一项重要内容，其合法性、严密性和完备性是企业管理规范化、制度化的相应要求。规范合同管理，建立完善的内控机制，有利于提高企业的管理水平和运营效率，使企业在激烈的市场竞争中稳步发展。
参考文献：
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一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识，提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任，严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。
一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量，规范收集整理
传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。
以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。
参考文献：
[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.
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合同准备阶段的管理主要从合同策划、调查、谈判、合同文本、审核等方面入手。
(一)合同策划管理：在合同策划阶段存在不能满足企业战略和业务目标的风险。我们要从以下两个方面加强管理：一是要审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性；二是在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度。
(二)合同调查管理：在合同调查过程中对被调查对象做出不当评价会给合同管理工作带来风险。这种风险主要体现在对被调查对象的履约能力和商业信誉给予过高评价的风险。要控制这类风险，我们要从是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断及建立合同对象的商业信用档案等方面加强管理。
(三)合同谈判管理：加强合同谈判管理的主要方法是组建素质结构合理的谈判团队，如要求谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有谈判经验丰富的技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作；在谈判过程中，谈判团队及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判的策略等，充分发挥团队的智慧；在整个过程中，强调并做好保密工作。
(四)合同文本管理：要严格执行合同审核制度，规避合同文本内容和条款不当的风险。合同内容和条款存在的不合理、不严密、不完整、不明确或表述不当，可能导致重大误解的现象要杜绝；合同内容不违反国家法律法规或国家产业政策等。
(五)合同审核管理：要提高合同审核人员的专业素质；划分合同起草人员和审核人员的责任；制定合同审核操作指南；建立合同审核工作底稿；实施合同管理责任追究制度等。在合同审核过程中要提高合同审核人员专业素质和端正其工作态度，发现合同文本中的内容和条款不当的风险；发现了的问题要提出恰当的修订意见；合同起草人员要充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议。
二、加强合同签署阶段的管理，规避风险
合同签署阶段的管理主要包括合同正式签署、合同分送相关部门等方面的管理。
(一)合同正式签署管理：我们要严格划分各类合同的签署权限，严禁超越权限签署合同；严格合同印章管理，确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章；要坚持合同必须由双方当事人当面签订；并采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书等。
(二)合同分送相关部门管理：要实施合同签收制度，并指定专人负责合同的日常保管，并为合同保管提供相应的条件；建立合同管理的责任追究制度等。
三、加强合同履行阶段的管理，规避风险
合同履行阶段的管理主要包括合同履行过程管理、合同变更或转让管理、合同纠纷处理管理等。
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中图分类号：TU723.1 文献标识码：A 文章编号：
1 建筑施工企业合同管理中存在问题的主要原因
1.1历史根源
当今的建筑施工企业，特别是老的国有企业，大多数人是从计划经济时期走过来的，不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有浓重的计划经济色彩。在计划经济年代，建筑施工任务是上级下达的，建筑施工企业只管生产，无须讲经营，更不讲什么效益。发包方给任务只需一纸“委托书”，双方根本不讲什么合同不合同，只要有“委托书”就行，甚至委托书也没有。同样总分包之间不讲什么合同。因此，在计划经济年代里，建筑施工企业基本上没有合同这回事，因此也就不存在什么合同管理了。
随着计划经济逐步转向市场经济，出现了市场竞争，施工任务的取得是通过招标投标，中标的施工单位与发包单位签订施工合同。建筑业的广大从业人员开始接触合同，引入合同意识和合同管理，目前，建筑施工企业的合同管理进一步完善，可以说基本到位。但受计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然存在诸多问题。
1.2法律根源
主要指的是合同的法律根源存在两个滞后：合同法律滞后和我们的合同法律意识滞后。从计划经济到市场经济，我国的合同法律是滞后的。我们所处的合同法津环境是不完善的。由于合同法律滞后，再加上上述的历史根源，我们建筑企业的从业人员的合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，造成不少失误和损失。
1.3制度根源
企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。企业合同管理制度滞后，跟不上合同管理的客观要求。随着市场经济的发展和各项法律法规的不断完善，合同管理制度才不断补充完善，由合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节，用制度规定下来。到目前为止，企业的合同管理，可以说基本上有章可循，但由于诸多原因，加上旧的习惯势力的影响，有章不循的现象还不时出现。
在实际的合同管理工作中，制订制度很重要，执行制度更为重要。无章可循不行，有章不循也不行。而且，随着市场的规范运作和市场形势的发展变化，合同管理上也会不断产生新的问题，提出新的要求，这就需要我们不断完善原有的合同管理制度。
2 完善建设工程施工合同管理的主要方法
2.1 建立合同管理机构与制度，做好施工合同交底
由于施工过程的长期、复杂，投资大、风险高，施工合同管理是非常专业化且要求相当高的一种工作，必须要由专门机构和专业人员来完成，而不应兼任，甚至是临时管理。
在建立合同管理机构与制度的基础上，应对项目管理人员和各工程小组负责任进行合同交底，组织大家学习合同文件和合同总体分析结果，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解施工企业的合同责任和工程范围、各种行为的法律后果等。使大家都树立全局经济中，必须把“按图施工”转变到“按合同施工”，特别是在工程中使用非标准合同文本或本项目组不熟悉的合同文本时，合同交底工作就显得格外重要。
2.2 规范处理合同中施工条件、地质条件改变和施工方案的改变
合同中提供的施工条件及地质资料，是施工单位编制投标文件、确定投标方案、编制施工组织设计和确定投标报价的重要依据【2】。由于设计阶段的不同、设计深度不同、外部环境的变化等，工程实施阶段合同中提供的施工条件及地质资料变化是不可避免的。所以，工程实施阶段，正确区别和处理施工条件、地质条件变化及其导致的施工方案改变，按照合同规定公平、公正、科学、合理的方法去处理，是合同管理中不容忽视的一项工作，正确区分变化和改变的性质，是实施阶段成本控制的组成部分。
合同中规定应提供施工企业的施工条件，业主没有按合同规定提供，地质资料由于设计阶段和设计深度不同引起的变化或设计方案的重大变更，属于业主责任，由此引起施工企业施工方案改变和增加的费用，应由业主承担【3】。当然，由于施工企业的原因引起的施工条件的改变、施工方法不当增加的工程投资、完善合同中施工方案不足或改变合同中的施工方案和方法、施工企业原因延误的赶工方案等增加的费用，应由施工企业承担。在正确区分这些变化和改变的同时，各方应严格按照合同规定去履行，属于业主的原因引起的，就应按照变更或索赔给予施工企业补偿；属于施工企业原因引起的或应由施工企业承担的，就应由施工企业承担。不能把施工企业合同中规定的施工方案或工艺流程改变作为合同外项目。如果业主随意改变合同中提供的条件，或要求施工企业必须改变合同中的施工方案时，施工单位应按照合同规定的程序进行申诉或索赔。
2.3 规范工程变更和索赔
工程变更和索赔是建筑工程实施阶段不可避免的，也是合同管理的核心工作，作为一名企业合同管理人员，对此问题不应回避，但是，如何规范工程变更和索赔，不仅是维护合同各方的权益，同时也是保证工程按期、保质、保量建成的关键。所以，我建议，应在工程实施阶段规范工程变更和索赔。
2.4 规范合同中各方关系
业主、监理工程师、施工企业在工程建设中是相互联系、相互约束的三方，如何公平、公正处理三方的关系，不仅关系到工程能否按期建成，工程质量能否保证，并将直接影响工程投资。
2.4.1 规范各方的权力、责任、义务关系
各方的权力、责任、义务关系，在合同的商务条款和技术条款中均有明确规定。在工程建设中规范处理各方的权力、责任、义务的前提是：业主、监理工程师、施工企业三者之间是平等的。只有在这一前提下，才能够正确处理三方的权力、责任、义务之间的关系。如果在工程建设中不能按照合同规定的各方权力、责任、义务去执行，合同将无法执行，必将造成权责不明，工程的工期、质量、投资无法控制。
2.4.2 规范各方的工作程序关系
按程序进行合同管理，是合同中规定的，也是工程建设需要的。按程序进行各方的工作，实质上就是各方在履行各自的权力、责任和义务。所以，在工程建设中规范各方的工作程序是保证合同履行的重要因素。按合同规定应该按程序报批各类文件，需报批的项目应报批后才能实施；工程建设中重大问题的处理和重大变更由施工企业报送监理工程师审查后，应由业主批准后才能实施；施工图纸和设计变更通知单应由监理工程师审查后加盖工程师审查印章，才能发送施工企业进行实施等。
2.5规范争端解决方式
如何规范争端解决方式，首先依据合同规定，正确理解合同条款的内容，查明争端产生的原因；其次由争端的双方确定争端解决方式，按照双方达成的解决方式进行处理。
争端解决首选方式应为协商。因为协商既节省费用和时间，又有利于双方合作关系的发展，保证合同顺利执行。其次是调解，在调解不成的情况下才能采用仲裁和诉讼的方式。不论采用哪种方式，都应根据合同的规定或双方达成的协议去解决争端，维护各方的权益，保证合同的执行。
2.6 加强合同法律意识，减少合同纠纷产生
由于缺乏法律和合同意识，在签订合同时，施工企业或承包商对其中合同条款往往未做详细推敲和认真约定，即草率签订，特别是对违约责任，违约条件未做具体约定， 都直接导致了工程合同纠纷的产生。因此，在签订合同过程中，我们要对合同合法性、严密性进行认真审查， 减少签订合同时产生纠纷的因素，把合同纠纷控制在最低范围内，以保证合同的全面履行。【4】
结语：
总之，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。在企业合同管理中，将合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。这样才使合同管理真正到位，履行责任才能真正落实。通过加强合同管理，一方面能使企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力；另一方面是企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，使企业更牢固地立足市场，实现可持续发展。
参考文献：
【1】黄伦亚 《浅述施工企业合同管理》，科技信息(科学教研)，2007
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(一) 加强合同管理是市场经济的要求。
随着市场经济机制的发育和完善,要求政府管理部门打破传统观念束缚,转变政府职能,更多地应用法律、法规和经济手段调节和管理市场,而不是用行政命令干预市场;承包商作为建筑市场的主体,进行建筑生产与管理活动,必须按照市场规律要求,健全和完善内部各项管理制度。加强建设工程施工合同的管理,是社会主义市场经济规律的必然要求。
(二) 规范建设各方行为的需要。
目前工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识,不正当竞争行为时有发生,承发包双方合同自律行为较差,加之市场机制难以发挥应有的功能,从而加剧了建筑市场经济秩序的混乱。因此,政府行政管理部门必须加强建设工程施工合同的管理,规范市场主体的交易行为,促进建筑市场的健康稳定发展。
(三) 建筑业迎接国际性竞争的需要。
我国加入WTO后,建筑市场将全面开放。国外承包商进入我国建筑市场,如果业主不以平等市场主体进行交易,仍然盲目压价、压工期和要求垫支工程款,就会被外国承包商援引“非歧视原则”而引起贸易纠纷。另外，由于我们不能及时适应国际市场规则，将造成我国的建筑企业丧失大量参与国际竞争的机会。因此,承发包双方应尽快树立国际化意识,遵循市场规则和国际惯例,加强建设工程施工合同的规范管理,建立行之有效的合同管理制度。
二、 目前建设施工合同管理中存在的主要问题
目前我国建设市场发育尚不完善,建设交易行为尚不规范,使得建设施工合同管理中存在诸多问题,主要表现为:
(一) 合同双方法律意识淡薄，其主要表现在：
1、少数合同有失公正。合同文件存在合同双方权利、义务不对等现象。由于目前建筑市场的激烈竞争和不规范管理,大量的施工队伍与建设规模严重失衡,致使业主在建设工程承包中占据主导地位,提出一些苛刻和不平等的条件,将自身的风险转移到承包商身上。由于建筑市场处于买方市场，承包商为了获得工程，只好接受。个别承包商在实施这样的工程合同时，为了使自己的利益不受损失，就会采取偷工减料或非法分包甚至分非转包等手段，给工程建设带来隐患。
2、合同文本不规范。有些建设项目在签订合同时为了回避业主义务，不采用标准的合同文本，而采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件,避重就轻,转嫁工程风险。有的甚至仍然采用口头委托和政府命令的方式下达任务，待工程完工后，再补签合同，这样的合同根本起不到任何约束作用。
3、“阴阳合同”充斥市场,严重扰乱了建筑市场秩序。有些业主以各种理由、客观原因,除按招标文件签订“阳合同”，供建设行政主管部分审查备案外,私下与承包商再签订一份在实际施工活动中被双方认可的 “阴合同”,在内容上与原合同相违背,形成了一份违法的合同。为合同履行埋下了隐患,将直接影响工程建设目标的实现,进而给业主带来不可避免的损失。
4、建设施工合同履约程度低,违约现象严重。有些工程合同的签约双方都不认真履行合同，随意修改合同，或违背合同规定。在工程建设中业主不按照合同约定支付工程进度款;建设工程竣工验收合格后,发包人不及时办理竣工结算手续,以种种理由拒付工程款,形成建设市场严重拖欠工程款的顽症;承包商不按期依法组织施工,不按规范施工,形成延期工程、劣质工程,严重影响工程建设市场。
5、合同索赔工作难以实现。建筑市场的过度竞争,不平等合同条件等问题,给索赔工作造成了许多干扰因素,再加上承包商自我保护意识差、索赔意识淡薄,导致合同索赔难以进行,受损害者往往是承包商。
6、违法承包人利用其它承包商名义签订合同或超越本企业资质等级签订合同的情况普遍存在。有些不法承包商在自己不具备相应建设项目施工资质的情况下为了达到承包工程的目的，非法借用他人资质参加工程投标。并以不法手段获得承包资格，签订无效合同。一些不法承包商利用不法手段获得承包资质，专门从事资质证件租用业务，非法谋取私利。严重破坏了建筑市场的秩序。
7、违法签订转包、分包合同情况普遍存在。一些承包商为了获得建设项目承包资格，不惜以低价中标。在中标之后又将工程肢解后以更低价格非法转包给一些没有资质的小的施工队伍。这些承包商缺乏对承包工程的基本控制步骤和监督手段，进而对工程进度、质量造成严重影响。
（二）不重视合同管理体系和制度建设
合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全，合同管理程序不明确，或有制度不执行，该履行的手续不履行，缺少必要的审查和评估步骤。缺乏对合同管理的有效监督和控制。
（三）专业人才缺乏也是影响建设项目合同管理效果的一个重要因素
建设合同涉及内容多，专业面广，合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。很多建设项目管理机构中，没有专业技术人员管理合同，或合同管理人员缺少培训，一旦发生合同纠纷，缺少必要的法律支援。
（四）不重视合同归档管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。
合同的归档程序、要求没有明确规定，合同履行过程中没有严格监督控制，合同履行后没有全面评估和总结。合同管理信息的采集、存储伽工和维护手段落后，合同管理应用软件的开发和使用相对滞后，建设项目合同管理的信息化程度偏低。
三、 完善建筑工程施工合同管理,应该做好以下几个方面工作:
(一) 加强对承包商的资质管理。
通过严把建筑承包商资质管理关,从总量上控制建筑施工队伍的规模,解决目前建筑市场上供求失衡与过度竞争问题。同时，各级建设行政主管部门要加强对承包商参与市场行为的监督管理，对承包商的违法行为要严肃处理，维护正常的建设市场环境，确保建筑市场的规范、健康发展。
（二）加强工程招投标管理，建立与工程量清单相配套的工程管理制度、合同管理制度。
国家已经出台了招投标法，并全力推行工程量清单报价体制。建议研究相应配套措施和管理办法，健全体制，完善操作。
(三) 借鉴国际经验,推行适用于市场经济的合同示范文本。
在合同管理方面,我们要不断借鉴国际先进经验,以加速建立和完善市场经济需求的合同管理模式。新的建设工程施工合同示范文本,较以往合同文本有较大的改进,有利于促进建筑市场的健康、有序发展,应该严格执行。
(四) 推行合同管理人员持证上岗制度。
加强建设项目合同管理队伍建设，加强合同管理人才的培养，实行合同管理人员持证上岗制度，亦是提高建设项目合同管理效果的重要举措。
（五）加大合同管理力度,保证施工合同全面履约。
为保证施工合同全面履行,建设行政管理部门应把施工合同管理工作列为整顿规范市场工作的重要内容。要在严把审查关的基础上,加大合同履约管理力度。,
(六) 加强合同法律意识,减少合同纠纷产生。
在签订合同过程中,承包商要对合同合法性、严密性进行认真审查,减少签订合同时产生纠纷的因素,把合同纠纷控制在最低范围内,以保证合同的全面履行。
(七) 加强合同管理体系和制度建设。
项目建设各方要重视合同管理机构设置、合同归口管理工作。做好合同签订、合同审查、合同授权、合同公证、合同履行的监督管理。建立健全合同管理制度，严格按照规定程序进行操作，以提高合同管理水平。
(八) 加强施工合同索赔管理工作，是培育和发展建设市场的一项重要内容。
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二、建立规范性文件定期清理制度。各部门（单位）应当从本年度起，每年第三季度对以本部门（单位）名义实施的部门规范性文件以及由本部门（单位）起草的县政府规范性文件进行清理，并对有下列情形之一的规范性文件，依法提出“拟废止”或“拟修改”建议：
（一）文件内容不适应形势发展和公共管理需要，不利于经济社会发展的，要予以废止；
（二）文件的主要内容与现行法律、法规、规章和有关政策的规定相抵触的，或者已被新的法律、法规、规章和规范性文件所代替的，要予以废止；
（三）文件调整对象已消失的，要予以废止；
（四）文件的个别条款与现行法律、法规、规章和有关政策的规定不一致的，要予以修改；
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一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
篇12
Wang Bao-min
(Qinghai Highway Construction Authority Xining Qinghai 810008).
【Abstract】.The authors point out that the normal management of the temporary employment of norms and institutions a long-term mechanism to promote the orderly management of temporary staff employed specification. The article points out that the management situation, the problems and how to solve..
【Key words】.The highway contract staff;Management;Issues;Management mechanism
随着青海高速公路事业的快速发展，高速公路管理单位人员编制与承担的工作任务之间矛盾越来越突出。近年来，青海省高速公路管理局组织人事部门根据有关工作需要，公开招聘了一批合同制工作人员，但相应地在人员管理方面也出现了一些新情况、新问题。为此，必须规范事业单位临时聘用人员常态化管理的长效机制，充分调动临时聘用人员的工作积极性、主动性，促进临时聘用人员的规范有序管理。.
1. 合同制人员管理现状及存在的问题.
根据建设管理工作需要，省高管局现设有六个职能处室，下设21个收费站，5个路政大队，3个监控分中心，2个隧道监控所及2个业主驻地项目建设管理办（临时机构）。现有事业编制职工143人，合同制职工2123名，占全局人员总数的93.7%。
高速公路管理合同制工作人员，主要是为了适应日益繁重的收费工作任务。随着青海高速公路的快速发展，沿线各收费站的数量及工作量进一步加大，工作职能不断拓宽，而现有的在编人员又比较紧缺，严重制约着各项工作的正常开展。基于这种情况，近年来，高管局按照省交通厅的部署，根据需求，规范程序、严格把关，从社会上聘用大量的工作人员，补充到各收费站、分中心、路政大队，较好地解决了诸多岗位人员紧缺的问题，同时也促进了毕业生稳定就业，有效缓解了毕业生就业难的问题。从调研和平时掌握的情况看，毕业生聘用到新的岗位上，基本实现了稳定就业，工作积极性较高，工作热情饱满，在各自的岗位上发挥着重要的作用，对推动单位的工作起到了一定的促进作用。
尽管合同制职工在工作中发挥了积极作用，但在合同制职工的日常管理、考核激励、今后出路等方面还存在着一些问题，应引起高度重视，不断健全完善相关制度，促进事业单位合同制职工管理的规范化和制度化。
1.1 合同制职工队伍不稳定。合同制职工不是编制内人员，一部分人只是把现在的岗位作为今后实现更高层次就业的一个过渡，许多人员在聘用期未满甚至刚招聘上不久就通过公务员考录、事业单位编内人员招聘及其他途径，实现再就业，影响单位工作的稳定性和延续性。其中一些人出于这种心理，在工作时不够安心，也给的管理带来不便。
1.2 合同制职工在现有岗位上的发展途径较窄。按照岗位定岗，在人员的评先评优、奖励惩戒方面也尚未建立专门的、有较强针对性的工作机制，在编人员与合同制职工不管在工资待遇上还是在教育培训、职务晋升、职称评聘方面不能在编人员相提并论。个人发展的机会较少、途径较窄，在工资待遇方面始终享受偏低工资水平，与编内人员在政治待遇、工作待遇仍然存在着不一致的现象。
1.3 合同制职工出口不畅。招聘收费工作人员，目的是为了缓解收费站人手不足问题，同时促进高校毕业生就业，帮扶毕业生成长，并形成灵活的用人机制，增强干部职工队伍的活力。大部分合同制职工比较珍惜来之不易的工作岗位，能够勤奋工作。但还有部分人员却不思进取，不努力钻研业务，并且随着其年龄的增长，今后就业的途径会越来越窄，合同期满后的去留也成为问题。长此以往，势必会影响到单位职工队伍的活力。
1.4 人员整体素质有待提高。从总体上看，各单位合同制人员队伍知识水平和基本素质较高，但缺乏实际工作经验，知识结构与所从事工作不尽吻合，而且由于个人发展、未来去留等方面因素的影响，思想波动较大，许多人员在思想作风、工作作风和业务能力方面与还有较大差距，有待于进一步提高。.
2. 建立健全常态化管理机制是重中之重.
篇13
1 合同档案的收集
1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。
1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：
1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]
1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。
1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。
1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]
1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。
1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。
2 合同档案的整理
2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。
2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。
2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。
2.5 合同档案归档文件目录的填写
2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。
2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。
3. 合同档案的信息化建设
3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。
3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。
3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：
3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。
3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。
3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。
结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。
参考文献：
[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.
[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.
