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一、统一部署，建立档案管理机制
为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。
二、建章立制，规范档案管理流程
编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。
三、培训交流，提高员工素质能力
培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分门别类，抓住管理关键环节
（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。
（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。
（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。
（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。
五、思维创新，力行全程主动作为
湖北化肥公司属于炼化生产企业，对工程管理不是强项，对项目档案管理更没有成熟的经验作支撑，但是档案工作组不断学习、创新思维、巧借经验、主动作为，担当起乙二醇项目档案管理重任，并一次通过档案专项验收。历经乙二醇项目建设，对比其它化工项目，我们感到，项目档案管理应该提前谋划，统一布局，从源头抓起，强化过程管控，强调主动作为，实现对项目档案的“全生命周期”管理。
【参考文献】
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2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱
现阶段，很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到项目档案管理工作的重要性。在建设项目管理中，总是存在一种"重建设、轻档案"的思想，建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据，对建设项目档案管理缺乏责任感。尤其是在建设项目施工中，因为建设施工的任务比较重、项目较多，所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等，往往忽视了建设项目的档案管理工作，没有将档案管理工作落实到位。建设单位通常在建设工程快要完工的时候，将档案管理纳入每日议程中，这样就不能够保证项目档案的准确性与真实性，从而影响到日后建设单位对建设档案的使用，对建设工程质量不能完全保证。
2.2项目档案管理的机制不健全，运行机制不完善
在重大建设项目施工建设中，涉及到的工程参建单位会比较多，比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位。由于建设单位的项目档案管理机制不健全，档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度，但是存在着形同虚设的现象，在工程建设中没有形成有效的管理机制，使得建设单位对档案管理制度的执行力不够。再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确，不能够很好的协调档案管理工作，不能形成良好的档案管理网络，对每个职能部门的职责划分不明确，部门之间缺乏一定的沟通与配合，这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅，档案的完整性得不到保证，最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响，从而影响到建设工程质量。由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善，在建设项目开始建设时，建设单位很容易忽视项目档案的管理工作，从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位，在工程竣工时，如果建设单位没有提前去收集档案资料，等工程竣工之后，收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足，建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理，监督不力，致使建设项目施工的档案资料收集零乱。
2.3建设项目管理中的档案管理缺乏保障机制
由于建筑施工单位和监理很多时候都是采用比较灵活的用工制度，而项目档案管理经常会被认为是一项没有很高技术含量的工作，最后致使专职管理项目档案的人员越来越少。建设项目工程的档案资料比较多，而档案管理人员较少，使得一个档案管理人员兼职管理档案较多，人员流动比较频繁。现阶段，很多建设单位没有将比较重要的工程档案文件的形成、积累以及整理归档纳入到相关档案管理人员的职责范围，这样就很很容易造成档案资料的流散。由此可见，我国的很多建设单位在建设项目管理中的档案管理缺乏一定的保障机制，建设单位应该对档案管理工作予以重视。
3加强建设项目档案管理的具体措施
3.1完善建设项目的档案管理制度
档案管理部门应该根据本单位建设项目的实际情况制定一系列可操作的规章制度，对建设项目档案的收集、移交、整理等管理工作提出具体的要求，从而保证建设项目的档案管理有效执行。完善建设项目的档案管理制度，需要由建设项目单位带头建立项目档案管理网络，从而要求项目的施工单位、设计单位等配备专职档案管理人员负责项目建设期间的工程档案资料的收集、整理及归档。建设单位还应配备一个专职项目档案主管人员来负责项目档案工作，做好整个项目工程档案管理的统筹与协调工作，明确分配档案管理部门的职责，将档案管理工作真正的渗透到项目建设的每一个建设环节。通过建设单位的对项目档案管理进行统一领导、分级管理，整个项目工程的档案资料将会完全处于受控的状态，有利于建设单位对项目档案的收集、整理及归档，确保了项目档案资料的完整、准备。
3.2提高项目档案管理意识
在这个信息化时代，及时的信息能够对增强建设项目管理人员的档案管理意识。建设单位应该充分的利用报刊、电视等媒体，将与项目工程档案的有关的重要信息传播出去，建立一个档案管理信息化共享平台，通过法律的手段，对每一个建设单位的职责要明确，利用管理人员与系统的有效结合，从而增强建设单位档案管理人员的管理意识。现代建设项目工程的档案管理也需要与当地的经济发展相适应，建设单位应该加强对项目工程的关注，及时将有关信息化的有关消息反映到建设单位的管理层，管理层应该将这些信息化消息加以提炼，应用到建设项目的档案管理规定中，从而提高项目工程档案管理人员的管理水平。
3.3档案管理部门应当参加建设项目的竣工验收
对建设项目的工程档案审阅是工程竣工验收中的法定内容，档案管理部门应当参加工程的竣工验收，能够让档案管理部门充分认识到档案管理在整个项目建设过程中占有的重要位置，从而引起档案管理部门对今后档案管理工作的重视。对于建设项目验收过程中发现的有关于档案管理问题，建设单位的档案管理部门应该要及时的解决。档案管理部门要对档案管理坚持高标准、严要求，才能够在一定程度上保证项目档案的质量。
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（二）档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足
许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。
（三）归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性
工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。
二、提高工程档案管理质量的措施
（一）领导重视是做好工程项目档案管理的前提
工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制；将工程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。
(二)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度
加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。
(三)定期开展技术文件整理的检查与指导
考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。
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1.工程档案管理的高度数字化做好档案资料的收集、归档管理工作，其目的就是为了更好开发利用档案信息。工程建设档案的形成，是档案工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源只有提供利用，才能产生价值和效益。提供档案信息资源利用服务，是检验档案工作有效性的关键指标。近年，档案信息化建设探索工作在不断的推进，工程项目信息化管理也列入了工作日程。目前国家重大项目档案专项验收标准虽然没有明确数字化的具体要求，但是广东省档案局对建设项目档案验收数字化要求已经更趋于严格，而电力工程项目信息化建设在不断的发展中已经更上了新台阶，基本已经实现90%以上的全过程数字化，这也给档案人员增加了很大的工作难度和强度。工程建设项目档案全程电子化管理的创新理念，虽然受到多方的阻力，但是项目档案全程数字化管理还是逐步实现了较高的程度。项目档案信息化管理对电子文件实行全程控制，利用计算机系统对电子文件的全生命周期进行全过程管理，记录电子文件从“出生”到归档，到成为电子档案的一切活动过程和处理情况。项目建设过程档案人员对电子文件的生成、运转、保管和处理情况适时监控，以便及时发现和纠正失误。在过程管理中，所有有助于电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量，保证电子文件的产生、处理过程符合规范，充分利用管理系统的各种资源，实现系统工程软硬件资源和信息资源的最大共享。项目建设前期，重要立项文件及前期文件的管理，档案信息主要来源于办公室自动化应用系统（OA）、工程建设项目管理系统（MIS系统）。通过统一的管理流程，规范电子文件过程管理，包括电子源数据的管理，工程资料在信息系统中完成全部审核及发放流程，以便捷的自动归集方式实现电子文件信息资源共享及归档管理。竣工图纸审核阶段，可以同时发放至不同专业专工及参建单位审核签批，既节约了审核流程的繁琐环节和等待时间，更重要是解决了修改图纸版本可能出现的差异性问题、来源的可靠性等问题，大大提高了工程资料的管理效率。工程项目的电子文件应用档案信息系统，完成各业务系统电子文件的归集整理，并生成有效的电子档案。档案信息管理平台依据《电子文件归档元数据规范》，从各业务系统收集相关的电子文件数据资料，档案人员经过鉴定整理开发，档案信息系统数据资源可再次通过OA系统推向各用户的信息平台，便捷有效的提供电子档案阅览，实现全过程电子档案的有效归集和利用。档案信息系统通过收录规范的元数据，确保电子文件的真实、完整、安全、有效和可持续性。
2.档案信息化的高效服务档案管理工作在项目建设前期提前介入，让参建各方有明确的目标，建设单位建立统一规范的管理制度，包括档案收集范围及整理规范，验收标准以及电子文件规范，使国家标准、行业规范较好的运用到项目档案管理中，各参建单位在整个项目的档案信息网络中，可直接实现项目信息的资源共享，也可在线查阅和跟进项目的进度和更改，应用效果尤其明显，得到各方的一致好评。有一个深刻的案例，一台新建机组项目开展安全性验收评价工作，验收专家组到档案室收资，专家组原定为此项工作预留了7个工作日，结果仅仅用了一天半，已经完成了全部的收资工作。这节省下来的五天时间让专家们大大惊诧之余，对该电厂项目工程档案的信息化程度、档案管理的规范程度、档案的齐全、完整和有效性给予了高度评价。电力建设工程档案信息化，不仅实现了工作效率的提升，更为实现电子文件网络与工程建设同步，推动档案数字化迈进了一大步。
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声像档案具有收集、贮藏、整理和传递信息等多种特点，以一种生动活泼的形态出现在人们面前，让人们迅速接受并喜爱上这种形式。声像档案在火电项目中属于一个记录节目内容的重要载体，同时也是工程专题和反映工程背景资料的重要组成部分之一，为此各单位应积极努力的提高声像档案的有效性管理工作，以达到声像档案完整保存的目的。
声像档案的管理状态
1.1管理档案的意识不足
在声像档案的管理工作中未能充分认识到其对于项目整个过程记录的重要性，导致管理意识的薄弱，这也是声像档案管理混乱现象形成的重要原因。声像档案的时效性比较强，对于归档也有着不同于一般的要求，但由于大多数单位忽视了档案管理的重要性，未能及时将声像档案进行全面整理与归档，缺乏档案管理的意识，以至于丢失了许多具有很大意义的声像档案资料。根据调查数据显示，目前大多数单位仍存在着同一盘磁带以及同一盘碟重复多次使用的现象，从归档的角度上看，最初的录音和录像并没有存储起来。没有清晰的档案管理意识，也就无法及时有效的将声像档案进行完整归档【1】。
1.2声像档案维护设备落后
在现今科技急速发展的状态下，多媒体技术得到了普遍的使用，而声像也开始广泛出现在人们日常生活和工作中，但对于声像档案的管理仍是采用传统方式进行，也就是在具有许多其它档案的文书柜内存放声像档案，只有部分单位根据需要布置了声像档案专柜或是建立声像档案室，大多数单位还是沿袭着混存方式，不符合有关规定的防磁、恒温以及恒湿等存储要求，使得声像档案无法进行长期保存。
1.3声像档案管理方法不先进
在管理声像档案过程中，应根据周围综合性环境的需要，以音像资料为主要媒体，以项目重大的事件和活动为中心，积极主动的履行能反映整个工程的宣传义务。但由于声像档案不具备先进的管理方法，使得档案存储受到了严重的制约，导致每个单位在管理水平和管理能力上各不相同，部分单位没有建立声像档案管理设备和专职管理团队，而部分单位则是建立了声像档案管理设备，却无法对有声像档案和无声像档案进行统一的集中管理【2】。
1.4声像档案管理准则未完善
大多数单位在管理声像档案使没有健全的管理制度，使得档案无法进行统一的集中管理。管理准则的不完善，导致部分单位没有将有关制度贯彻落实好，难以起到应有的保护作用，而该举措造成了任何时候都可移交现象，也就是说各科室可以实行分散保管措施和个人保管措施，每年进行一次档案室的移交，这样极易产生无归档情况。此外，还有部分单位因声像档案管理无章可循，形成了随意、自由的处理状态。
加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持
加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。
（二）强化管理，制定声像档案管理制度
改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动
针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业（项目）重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。
结语
随着科学技术的迅猛发展，使得声音档案在管理过程中出现较为严重的混乱情况，在一定程度上破坏了声像档案的实际价值。因此，本文通过对声像档案的加强管理，说明了声像档案的管理工作在电视台中有着极为重要的作用和意义
参考文献
[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.
[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.
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2.1市场经济体制下的工程项目档案管理工作缺乏系统研究
无论是从我国经济发展形势还是从国际市场经济发展形势来看，市场经济体制已经成为我国各行各业从事经济活动的基本依据。对于工程建设领域而言，工程项目建设所涉及的工程招投标制度、监理制度、工程竣工验收备案制度、市场稽查制度等正在逐渐向市场经济体制靠拢，并在市场经济发展的推动下日趋完善，进而使得有形建筑市场正在加强，以及与政府监管机构的智能分离。虽然工程项目档案内容、形式、载体等都相应的发生了变化，但与之对应的档案管理制度、法律法规、管理机制等方面还为与之改变，这使得在实际的工程项目档案管理工作中，缺乏依托市场经济的系统研究。
2.2缺乏有效的档案管理组织
工程项目建设具有一定的特征，对于多数工程项目而言其施工点较多，并且持续时间较长，施工队伍的流动性也强，这对工程项目档案建设提出了一系列的难题。并且多数工程项目并没有专门的档案建设、管理及组织机构，国内市场上也没有与之配套的专业档案管理组织，这使得工程项目档案管理过程中缺乏组织性、规范性。工程项目档案管理缺乏有效的档案管理组织主要表现在以下几个方面：一是档案资料流向制度不健全，导致在整个工程期间，档案人员流动造成档案失去管理，交接不畅；二是工程项目的档案工作人员流动性较大，没有固定的档案管理人员，档案管理人员的职责不清。
2.3工程项目档案管理意识及工作不到位
在整个工程施工过程中，无论是领导层还是档案管理工作人员，对工程项目档案管理工作重要程度的认知不高，缺乏思想上的普遍认识，使得工程项目档案管理缺乏应用的重视，造成档案管理工作的不到位。工程项目档案管理工作不到位的主要表现为：一是工程项目档案管理工作人员不能按时完成工程竣工档案，进而使得工程无法向城建部门报备；二是工程档案资料缺失、数据失真，工程项目的复杂性、多样性、真实性等特点，要求工程档案建设及管理过程必须非常专业和严禁，而管理意识的不到位就容易造成档案失误现象，进而造成档案材料失真、工程档案与实施不符等问题，最终导致工程不能通过审查验收。
2.4缺乏高素质的档案管理人员队伍
从我国工程项目建设上来看，并没有专业的档案管理工作人员，在工程项目中从事档案管理工作的多为知识层次较低、工作经验较少或者工程技术人员兼职等形式，档案管理工作人员的知识结构不合理，缺乏专业的档案管理知识和技能，对工程档案管理工作较为陌生，甚至不熟悉档案管理的相关规章制度与程序，这使得工程项目档案管理工作不够专业，影响了工程最后的竣工验收。
3提高工程项目档案管理工作水平的建议
3.1加强工程项目档案立法及监督指导，健全管理工作体制
随着国家与社会对档案价值认知的提高，国家逐渐重视档案管理工作，并颁布了档案管理相关法律法规，使得档案管理体制也日趋完善。从国家宏观层面看，工程档案管理的相关法律法规、制度体制等已经逐步得到完善，使工程项目档案管理工作有法可依、有制可循，但从目前的工程项目档案管理工作来看，最大的问题时档案管理制度的贯彻实施，因此需要加强工程项目档案管理的监督指导，一方面可加大宣传力度，使建筑企业真正认识到工程项目档案管理的重要性，进而认真开展档案工作，另一方面从政府相关部门开始提高重视，认真、严谨的加强工程项目档案的依法治档，使工程项目档案管理法制化、规范化。
3.2转变传统观念加强档案过程管理
从领导层到工作层转变档案管理观念，加强档案管理人员的岗位责任与考核，实施相应的奖惩制度，将档案管理制度纳入领导责任制、项目法人责任制。工程项目档案管理过程的具体实施可采取以下措施：1）每项工程开始前即介入档案工作，并制定严格档案管理职责，做到档案管理工作与工程建设同步进行；2）在工程项目建设的进程中，工程技术人员对工程进行质量检测的同时，要求档案管理人员必须随同并做档案记录和验收档案；3）每个工程项目验收时，做到项目验收与档案验收的同步进行。
3.3强化工程档案管理专业队伍建设
从目前的工程项目档案管理情况来看，多由工程技术人员从事档案工作，他们对档案管理缺乏认知与业务技能，这就需要对其进行专业的培训。具体实施的话，可通过多种渠道，采取多种方式实现档案管理人员的专业培训，包括档案管理的法律法规、管理制度、业务流程、档案整编知识与技能、档案材料收集、整编要求、档案移交、竣工档案验收等内容进行专业的培训。
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1 前言
随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。一般地，建设单位对建设项目管理比较重视，从项目立项到项目建设的实施，都会制订计划，检查计划的实施情况。但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视，最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用。近年来，随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变。本文从项目档案管理的角度，谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。
2 充分认识建设项目档案的重要性
国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。
3 建设项目管理与项目档案管理不可分割
工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节，一个项目从立项、施工到建成投产，管理贯穿全过程，并相应产生大量的文件、材料。这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果，对将来的利用起着重要的作用，这就意味着项目管理与项目档案是一体的。因此，项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分，是与建设项目管理不可分割的。所以，在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
4 项目管理人员重视项目档案的必要性
因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果，是固定资产投资的重要技术档案，并且档案的主要作用就是利用价值。因此，项目的档案工作不同于项目的其他工作，它是一项特殊的全员参与的工作。它要求的是建设过程的真实反映，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统。所以，建设项目档案的完整、准确和系统，最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档。因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况，档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料。例如1：负责招投标工作的人员，整个招投标过程所产生的文件材料，只有经办的人员收集完整、准确并归档，这部分的文件材料才能完整和准确。例如2：施工单位提交的竣工图，如果是在一张作废的施工图上作竣工图，并且没有提供设计修改依据，图纸目录也是修改前的目录。这样，由于档案人员没有管工程，因此是不知道图纸是作废的。一般来说，档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项，而管理工程的人员，应该知道在这项工程中图纸修改的情况，作竣工图就应该使用有效的图纸，否则竣工图是无效的，将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致。例如3：某个分项工程，按照招投标文件及合同内容，都说明包括在某项工程里面了。而在实际施工的时候，由于施工单位资质达不到要求，放弃了这部分的工程量，档案人员没有参与工程管理，就会不清楚，这项工程档案里面就会缺了这部分资料。只有工程管理人员清楚，这就需要工程管理人员与档案人员沟通，档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整。因此，项目管理人员充分认识项目档案的重要性，是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径。
5 项目档案管理工作必须提前介入
每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，建设程序复杂、环节多，参建单位多，形成的文件材料多而杂。由于分工的原因，项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位，而项目管理部门对档案管理不是很清楚，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理、验收要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积压了很多工作需要处理，搞得很被动，对档案的收集也往往容易漏项。档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量。档案工作的复杂程度高、难度大。并且在建设工期很长的情况下，难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象，给项目档案的收集增加难度。所以，需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集、整理工作，制定相关的工作制度和流程，及时跟踪项目建设进度，从项目开始实施，档案管理就要同步开展工作，对项目管理人员、参建单位的档案工作进行业务指导和档案业务培训，做到“事前关注、事中介入、事后跟踪”，以保证项目档案的齐全完整、应收必收。为做好项目档案管理奠定良好的基础。
6 项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施
（1）各级领导高度重视项目档案工作，建立健全项目档案管理的规章制度。建设项目由于规模大、工期长、形成文件材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是办不到的。因此，做好项目档案工作，必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循。同时明确项目档案工作归口管理部门，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。
（2）落实项目档案工作“三纳入”、“四同步”措施，坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想，项目档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始项目文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制项目档案管理质量。同时，将档案工作列入项目建设实施计划，定期召开项目档案工作会议、项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
（3）建立工程合同制、监理制等约束机制。在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时，明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项、经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。工程和设备款项支付时要有档案管理部门签字，不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范项目档案的质量。
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医院基本建设项目是医院不断发展的基础工作，医院建设项目档案是医院基本建设活动过程中一项重要组成部分，对建设项目投入使用后的管理、维修、改扩建等有着重要的作用。
（一）为医院发展提供重要依据
由于医院基建项目具有投资大、环节多、内外协作关系复杂、涉及部门多的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院建设项目从立项、勘察、设计、施工、竣工、使用及管理全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等形式的文件材料，是档案管理最基本的目的。同时又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
（二）反映医院基本建设项目的现状
医院建设项目档案记载了医院工程建设的全过程，真实反映工程项目建设管理过程中的现实面貌。在工程建设中项目档案收集不齐全、不规范、不准确、保管不安全都会直接影响建设项目发挥其作用。如，医院建设总体规划的规划图、现状图、文字说明等有关档案的原始材料，门诊楼、住宅楼、康复保健楼等建设项目的立项、设计、施工等环节的相关资料记录和文字说明材料以及建设项目公共设施方面的相关材料。
（三）是医院今后改扩建项目的技术参数
规范、准确建设项目档案管理直接关系到医院今后改扩建项目的成本、质量、进度。近年来医院新建工程项目连续不断，改建、扩建、零星维修项目也连续不断，建设项目档案的重复使用率不断上升，尤其是建设过程中的各种报批文件、招投标资料、图纸、合同、付款资料、答疑文件、会议纪要以及工程建设项目交付使用过程中存在的有些问题记录及处理意见等。因此，任何基本建设项目中缺少了建设项目档案就等于缺少了工程建设项目中的参数，缺少了改、扩建的重要依据。
二、医院建设项目档案管理中存在的问题
（一）不重视档案管理工作
在医院基本建设项目管理中，由于大家忙于工程建设前期手续，忙于施工建设过程，赶工期、赶进度，希望尽早完工验收投入使用，只看重工程建设本身而忽视了大量工程建设项目档案资料的管理工作。一些医院在项目建设期间，没有设立专职档案人员，没有专门的档案存放设施。一些档案管理人员是临时聘用的，流动性比较大，机构不稳定，并且没有经过专业培训，不具备工程建设项目档案管理的专业知识，从而使档案的收集、整理、归档工作与工程建设不能同步开展，导致建设项目档案处于放任自流状态。另外，在档案的使用和查看过程中人们经常翻阅、使用原始资料，对纸质档案本身造成一定程度的损坏，甚至有些原始资料不在档案执行部门存放，不在档案管理人员手里，导致档案管理存在很大问题，造成收集不完整、不齐全、跟踪不及时，特别是项目前期准备文件散失较多，如某些关键资料保存的是复印件或者签字盖章模糊的资料，使工程建设项目档案没有发挥应有的作用。
（二）档案管理制度不健全
医院多数建设项目存在工程复杂、周期长、涉及面广、细节多等众多因素，因此涉及基建、招标、财务、审计等多个部门，而相关部门之间没有完善的建设项目档案收集和管理制度，档案归档范围及责任划分不明确，不能采取规范的管理方法和操作流程，没有履行监督、检查、指导等职能。不论是文字形式还是图纸、图像、声像等各种形式形成的档案资料在收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，并未有详细的管理规定进行规范。由于各部门之间档案材料形成的时间不同，档案材料内容不同，这就给及时、全面收集材料增加了相应的难度，许多档案材料散存在经办人员手中，缺乏规范的制度约束，以至于档案管理工作与建设项目工程进度存在些许差异。
（三）档案材料收集不齐全，建档不规范，移交不及时
任何项目的档案都是在项目建设、管理过程中形成的，是具有保存价值的各种形式的历史记录。近年来，各级医院的改建、扩建工程逐渐增多，参与工程建设的部门大多数不重视工程建设项目档案的管理工作。由于档案资料形成的时间较长，一些在工程施工中发生的变更、签证资料、项目前期的隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等往往被有意无意地 忽视。有时档案管理人员在日常管理工作中不能及时分类、整理，随意放置，不善保管，导致档案与档案之间的连续性差，不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响档案质量。
三、如何加强医院建设项目档案管理工作
（一）领导要重视档案管理工作
医院工程建设是医院快速发展的重中之重，工程建设项目档案同样是重中之重，有了工程没有档案将后患无穷。工程建设项目从立项开始，领导要加强档案管理意识，应不断加大对档案工作的领导和支持力度，指定专人负责文件、图纸、图像、声像记录等资料的收集、管理工作。同时要进一步优化档案工作发展环境，真正把档案管理工作提上日程，制定一套操作性强的工作守则、建档流程、管理制度，明确岗位责任，大力关心与支持档案工作者，使档案管理工作规律化、标准化，确保把医院建设项目档案管理工作落到实处。
（二）加强档案人员业务技能培训，提高档案人员管理水平
建设项目档案管理工作本身就是一项专业性很强的工作，应力求达到系统、准确、完整的要求。建设项目档案管理人员要加强档案人员业务培训，掌握档案整理规范操作方法，使档案管理人员了解基建工程档案管理知识，了解工程建设程序和工程建设专业知识、优化知识结构、拓展知识面、更新理念、提高履行岗位职责的能力，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。为了更好地管理工程档案，档案管理人员要善于在日常工作中总结不足，虚心向其他单位的同行学习，借鉴好的经验和做法，努力探索档案管理工作的规律，增强业务素质，以保障档案管理工作有序、高效地开展。
（三）坚持事前控制原则，强化全过程管理
工程建设项目档案管理不仅涉及建设过程中的档案管理工作，还涉及工程建设项目实施前期的准备工作，即建设项目申请立项时，就应开始工程建设项目文件的收集、整理、审查工作，包括项目建议书、建设项目用地问题的批复、建设项目选址意见书、建设项目立项的批复、建设项目环境影响评估报告、建设用地的通知、项目可行性研究报告、建设项目初步设计、施工图设计文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证、建设工程规划许可证等，必须坚持事前控制原则，很好的保存这些重要性的文件资料。同时，要重点强化全过程管理，将工程建设项目档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，细化到工程建设的每一个环节，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制。在与设计单位、施工单位、监理单位分别签订合同时，应将建设项目档案材料的收集整理工作列入合同条款中并且与工程款挂钩，不提交齐全完整的基建档案不予付款。这样就能使参建单位重视档案工作，并落实责任，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。
（四）实行严格的审查监督体制，定期开展资料整理检查与监督
医院作为工程建设项目的建设单位，要加强对建设项目档案工作的组织领导，成立建设项目档案工作领导小组，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，还必须建立严格的审查监督制度。对参与建设的各施工单位、监理单位和部门的建设项目档案工作实行统一管理，对工程档案的产生、收集、整理等环节进行严格的审查监督管理，及时发现并解决工程档案管理中的问题，杜绝“事后补资料”现象发生，确保项目档案工作与项目建设同步进行，保障工程档案管理的实效。
（五）逐步实现档案管理电子化
随着信息化建设的不断推进、计算机普遍应用，医院建设项目档案工作也必然要进入数字化发展阶段。因此，电子档案成了医院档案管理的重要形式，是档案管理工作发展的必然趋势。在领导重视电子化办公的同时，医院建设项目档案管理也应推行计算机管理技术，适应基建项目现代化管理模式。档案管理人员应根据工程建设项目的特点和单位信息化管理实际情况，通过计算机磁盘等设备与纸质档案，相互关联相对应地建立统一的文件格式，统一的电子档案模板，统一的文件类型，规范有序地收集、查阅、筛选、存储和保管工程建设项目档案，保证建设项目档案的原始性、真实性、完整性以及长期可读性。同时要加强安全管理，可以通过阅读权限，设置密码等专人专管，杜绝随意更改档案，改变电子档案的文件结构和文件内容。
四、结束语
近年来各大医院包括甘肃省中医院的基本建设可以说是接连不断，而且大多数都是在交叉进行，做好建设项目档案工作，实现基建档案工程的自身价值是领导和档案管理人员不可忽视的重要工作之一。医院基建档案反映建设项目的真实面貌，是医院信息资源之一，是一项对工程负责、对医院负责、对历史负责的重要依据和保障。因此，档案管理人员应收集、管理和保护好这种资源，为发展医院经济建设提供档案服务。
参考文献：
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[2] 陈庆璋.谈如何做好医院基建档案管理[J].办公室业务，2013（009）：89-90.
[3] 胡明华，周国朝，陈勇.医院基建档案管理存在的问题及对策 [J].医学信息，2013，26（7）：34.
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3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。
4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。
二、加强固定资产投资项目档案管理的对策
固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。
1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。
2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。
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一、电力工程总承包档案管理的特点
电力工程总承包的档案形成的渠道多，牵涉面广、专业性比较强，参建单位比较多，不同地区、不同行业、不同性质的单位都有可能，同时，在实际工作中，电力行业档案标准与其他行业档案标准有些规定会存在差异，来自不同行业的参建单位档案人员对电力档案见解不同，众说纷纭，经常为执行哪个标准而争论不休。因此，总承包档案管理过程中，除了深入了解本身电力行业的标准，还要必须了解与之有关联的行业或专业的标准，同时要组织，协调沟通，指导各参建方的档案管理工作，保证整个总承包项目的档案管理工作有序开展。
二、 电力工程总承包档案管理存在问题
对于在建的总承包项目和已竣工的工程档案管理，根据各项目部反映的问题，结合档案管理实际工作综合分析，主要存在以下问题：
1.重建设，轻档案管理。很多参建单位对档案管理重要性认识不足，在工程合同中对档案管理的条款很少，甚至是没有，往往只是抓工程质量和进度，忽视档案管理工作，而是等工程快到竣工时，才知道工程档案要验收，导致后期因资料移交问题，与建设单位出现了很多扯皮问题，从而影响了工程收款的工作。
2.工程总承包项目档案管理基本是个空白，档案意识薄弱。往往认为档案人员工作只不过是一些收发文的文职工作而已，项目部临时聘用没有工程档案专业知识，对工程项目管理管理一窍不通的资料员。然而，总承包项目工程周期长，专业性较强，文件种类繁多，内容繁杂，数量较多，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集，管理好。或者有些总承包项目，没有设专责档案管理人员，往往一人兼任多职，疲于应付日常事务，没有过多的精力和时间投入档案工作，忽略了项目前期阶段的资料收集，导致文件资料严重丢失，等到项目快到完工时，才投入人力、物力搞突击，造成移交档案质量差，准确性，真实性、完整性达不到规范要求。
3.在现场施工高峰期，技术人员忙于现场施工进度质量管理，同时要兼顾堆积如山的项目文件的审查签字，面对如此繁重的工作负荷，再加上对档案工作不重视，技术人员往往就把档案质量把关忽略，而档案部门人员只能被动接收项目资料，即交什么就收什么。直到项目竣工文件移交验收时，才发现档案存在技术专业质量问题，但此时，大部分技术人员已经调离项目，而档案人员却无从下手，导致项目档案最后无法移交验收。
三、总承包项目档案管理的基本要点
（一） 项目前期准备及策划
1.把档案工作纳入合同管理制。在项目立项开始，档案人员要提前介入，参与项目各阶段合同谈判。在合同中要对项目文件的收集内容、整理、移交责任和竣工档案的执行标准，套数、时间和违约责任，是否向城建馆移交等提出明确要求，从合同条款约束参建各方，保证项目档案的完整、准确、系统性。
2.明确档案管理职责分工，采取经济考核制度约束。根据总承包项目管理实际情况，建立项目档案管理网络，明确项目部、各分包商等的职责。分包商单位应按照职责要求，把档案管理纳入工程负责人和有关部门责任制，把项目文件管理作为工程建设工作中重要一项，以保证档案管理工作与工程建设同步。另外，由于项目建设周期长，人员流动性大，很多项目技术人员在过程中就没有重视档案，等到项目文件移交时才发现档案存在技术质量问题，造成了项目文件无法移交。因此，在项目实施过程中，应把档案管理工作与经济考核挂钩，进行考核约束项目部每位成员及分包商。
3.设立文档专人专责，唯一接口。保证文件的归口统一性。总承包项目内部各部门、以及与项目参建单位各方的文件流转接口，要建立唯一接口档案网络体系。总承包项目部设立文控中心，作为本项目资料归口负责管理部门，配专职文档管理人员负责项目文件资料的分类、登记、编号与发放，整理及归档等，确保文件流转高效、版本可控，归口统一。
4.制定统一标准化。在项目开工时，总承包单位应及时与业主单位，监理单位，分包单位，共同沟通协调，把项目文件的编制标准（使用表式，文件编号、项目名称，各参建单位名称等）、质量要求，原件份数，竣工文件整理组卷标准、以及各参建方档案责任等相关事宜，以书面形式明确下来。同时，加强档案规范标准的宣贯，增强项目成员档案意识。在制定标准时，应由档案人员与专业技术人员共同结合完成，档案部分由档案人员负责，专业部分由专业技术人员提供，通过档案管理与专业技术相融合，确保标准内容全面、系统性和可操作性。
（二） 加强项目管理实施过程管控
1.加强项目过程中文件的收集和积累。项目文件的收集工作的好坏将直接影响项目档案的齐全完整性。项目文件收集的工作要从文件形成的源头抓起，要采用“日记式”，不要“回忆式”，做到每事必有记录、每事必能跟踪，从工程项目的前期规划、立项、初步设计，审查，开工到竣工验收投产的全程档案的收集，形成首尾链接，互为因果，全程控制的完整体系，确保项目文件系统性，完整性。
2.加强过程管控，确保项目档案与工程建同步。在项目档案管理过程中，总承包项目部以“档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改结合”的工作思路，保证项目档案管理与工程建设同步。总承包项目要求分包单位按照工程实际进度节点制定项目文件编制报审的计划、归档的计划；并定期组织业主，监理，总包单位的技术人员及档案人员进行对分包单位的资料进行过程检查，就存在的问题，提出整改措施，限期整改，否则不给予支付工程进度款。
（三） 加强项目竣工档案审查工作
项目竣工档案质量审查是项目档案移交的一个重要环节，是确保项目档案质量必不可缺少的程序。而项目竣工档案审查分为技术审查和档案审查。在项目建设中，技术人员是项目文件形成的主体，他们对项目文件形成过程，文件所记录的内容，施工工序、执行标准，以及现场实际情况最有了解，因此，技术人员负责审查与工程技术有关的内容，进行技术方面把关，而档案审查，由档案人员从档案保管与利用的角度，系统整理的要求，对档案的完整性，成套性、系统性整理的规范性、归档文件的质量等进行审查把关。采用技术与档案相结合审查，既确保了项目档案的内在质量，也保证项目档案的完整、系统、有效性。
（四）工程总承包项目档案管理应注意问题。
1.竣工图的竣工图章标准问题。
由于电力行业的标准《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）中对竣工图章的样式和使用的规定与《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）存在差异，给档案人员对标准的执行和实施带来了很大的困惑，因此，在项目竣工图编制前，总承包项目应与业主单位进行沟通，尤其是竣工图需要向城建馆移交总承包项目，更应该主动与城建沟通协调，取得一致意见，避免引起不必要的矛盾与返工。
2.加强特殊载体档案收集归档。
所谓特殊载体档案就是非纸质档案的统称，包括照片档案、影像档案、电子文件、实物档案等，它们是从另一个角度反映项目建设的全过程，是证明工程质量的合格，优良性的关键材料之一。在档案专项验收，达标投产及创优检查当中，特殊载体档案是检查中必查的其中一项。因此，在项目实施过程中，应加强收集归档的力度 。
3.项目档案原件份数和归属于何处。
根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定，“工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机构保存。”，然而，档案专项验收，机组达标投产，创优工程检查，往往档案的核查必须提供原件，特别是涉及到项目前期依据文件，隐蔽工程，关键部位的施工文件，所以，对于需要向城建馆移交档案的总承包项目，开工之时，要加强与业主、城建档案馆沟通，确认项目文件原件的份数以及原件归属等问题。否则，将影响项目档案移交、机组达标投产，工程创优。
（五） 提高档案人员素质
项目档案管理是项目管理的窗口，反映项目的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。
电力行工程建设既有通用性，又有极具专业性，因而对电力行业的总承包项档案员是有独特的要求。既要懂得自己本身档案行业的国家规范标准，电力行业的档案标准，又要了解电力行业的特点，了解行业生产运行流程，了解行业工程建设各阶段的启动和验收流程，只有这样才知道项目档案要收集什么，归档什么，控制什么，才能对整个工程档案进行监督，指导、把控。同时，要做到腿勤、口勤、手勤；热心、细心、耐心，多关注现场施工进度情况，真正融入项目档案管理工作，充分发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，让档案工作与项目同步发展，充分全面提高了自己素质。
（六） 建立档案信息化管理平台。
目前，有些总承包项目档案保存形态主要以纸质形式存在，现场的管理人员不能随时调阅施工图纸，技术人员各行其是编制项目文件，项目文件出现不规范，不统一，甚至会因人员变动，项目文件会出现遗失；项目文件流转审查只靠工程秘书“跑腿”传递等原因，影响了项目齐全完整性，规范性，项目管理信息无法及时传递。然而，随着计算机和信息技术迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强，所以，总承包项目应建立现代化的档案管理信息技术和先时的管理理念，来改善档案管理中不合适的方法和手法，通过项目档案信息化管理，建立项目档案标准体系，将档案信息输入计算机数据库，实现项目管理无缝连接，提高档案管理工和效率，使档案管理工作俗蓟，规范化。
三、结束语
工程总承包档案是建设工程的历史记录见证，是工程竣工验收，交付使用、维护、改造等的重要依据。因此，总承包项目应以人为本，以顾客为至上的管理理念，重视项目档案管理工作，提供高档案管理水平，促进电力企业管理水平发展，为企业发展打下更好的基础。
参考文献：
[1]《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）.
[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）.
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Key words： heating project；archives management；compilation
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供热项目档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热项目立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热项目档案资料作为一种从科技和经济领域衍生出来的重要的科技信息资源，在企业的运营和管理中发挥着至关重要的作用。在日常工作随时注意对档案资料的收集、整理或者检索、应用，促进档案系统日趋完善、规整，同时达到通用的要求，对于供热项目的顺利实施，以及供热设备的维护和管理，都有非常重要的意义。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。
1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎掷嗉暗蛋副嘀圃则
1.1 供热项目档案资料的特点
1.1.1 成套性
对于供热管网项目，从项目立项（核准、可研、评估）、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工到项目竣工，形成的档案相互联系、不可根据供热区域的延伸和热负荷的需要，可能还会有新建锅炉工程，还会涉及设备维修、改造等，生成相应的档案。因此，供热管两项目从建设到生产运营所形成的档案有较强的独立性、成套性特点。
1.1.2 复杂性和多样性
对于热电联产项目，为了最大限度发挥供热潜力，使供热管网在安全、稳定的状态下充分满足采暖高峰期的热负荷需求，同时有效平衡热网投资。需要建设与供热管网配套的调峰热源厂，在电厂突发故障后，以确保供热管网持续供热维持热力系统正常运行。调峰热源厂主要选用燃煤高温热水锅炉为阶段性调峰锅炉，经换热站进行热力交换后为终端用户送出采暖低温水。热力管网工程主要包括一次管网和二次管网。一次管网指的是蒸汽网、高温水网，二次管网主要指的是居民小区的供暖网，两套管网系统通过设在厂外的热力站实现连接，采暖热水网由热网站引出后直接连接各换热站，利用换热站中的水换热加热。二级热水网直接连接终端用户。热水网和蒸汽网均以预制保温管直埋敷设到位，过路段采用钢套钢管直埋敷设，架空管道采用无推力旋转补偿器对管道热膨胀进行补偿，直埋管道采用外压式波纹补偿器。
因此，对于像热电联产项目一类的专业多、辐射面广、采用不同方式供热的项目，就需要加强热网技术的研究，相应的档案系统也应该建立起来。档案管理人员应该熟悉供热项目档案资料的特点，根据这些特点制定出可靠的管理方案才能提高档案管理效率。
1.2 供热项目档案编制原则
1.2.1 热电联产项目
热电联产项目即以发电为主、供热为辅的供热项目。借助两台机组抽汽管道抽汽，再通过换热站和配套的热力管网输送终端用户，相应的销售档案和技术资料一律参考DIVT241―2012《火电建设项自文件收集及植案整理规范》，按照规范的目录号和分类号进行编制。
1.2.2 过渡热源项目及配套热源项目
在供热项目前，在初期必须先投建配套的蒸汽锅炉，以满足项目在建期间的用汽需要。为了充分发挥供热系统的供热能力，特别是在系统出现事故的条件下保证持续供热，满足热电联产企业在采暖高峰期的热负荷需求，除了蒸汽锅炉，还须建设调峰热源项目。
对于过渡热源和配套的调峰热源项目的档案资料，从项目通过审批，到设计、施工，再到交付后投入运营，每个环节的档案资料都是相对独立的，但从整体来看所有的档案资料基于项目建设过程又构成了一个档案系统。为确保对过渡及配套热源项目档案资料规范化，应该将该部分的文件、资料从整个项目中区分出来，做成独立的档案系统进行妥善管理。
2 供热项目档案管理中存在的问题
2.1 档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位
当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热项目建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热项目建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。
2.2 档案管理人员配备不足且素质不高
建立一支专业化的人才队伍是提高档案管理效率的基本前提。要做好档案管理工作，档案管理人员首先要具备足够的专业水准。但是在现实条件下，部分供热企业对经济效益的关注程度高于一切，对供热项目建设档案管理不重视，配备的档案人T少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。
2.3 档案归档不及时且质量不高
有的供热项目建设长达数年，其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热项目建设过程中生成的文件、资料没有在第一时间进行收集整理或者不能定期整理归档，不能在规定的时间内完整移交，远远滞后于工程建设的进度；部分锅炉、管网的竣工图和相关技术资料缺失，现有资料修改质量达不到归档要求，导致最终形成的竣工图与现实状况存在差距；归档中有些数据存在明显的误差，审核人签署时存在部分数据项漏缺的问题，有的工程图纸违背了编制规则，部分标识不统一，造成最终收集的竣工图出现很大的误差，甚至部分数据失真。按照相关规定，项目竣工后必须进行质量验收并办理竣工验收手续。在验收环节重新组织工作人员话费大量时间和精力来突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。
3 供热项目档案管理思路
3.1 基于互联网平台加快建设档案资料信息化管理平台
当前，随着网络科技在档案领域的逐渐普及，项目档案资料的收集效率及档案管理水平大幅度提升。档案工作不再局限于纸质，而是通过一套支持快速录入、修改、打印、检索和整理等操作功能的档案管理平台实现（见图1），这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须全面掌握档案管理软件的操作方法，利用信息手段将纸质文件转换成电子文件，大幅度提高档案录入效率，同时组建档案目录系统数据库，对纸质文件和电子文件同步管理，促进信息资源共享，为供热项目建设服务。
3.2 建立健全供热项目档案管理制度
要保证供热项目档案资料完整，就必须建立一套统一的档案管理模式，结合国家政策以及行业中的相关规定，在供热项目实施的现实条件的基础上秉承“规范、合理、实用”的原则建立或完善档案管理制度，按照文件资料的形成、收集、分类汇总、移交的工作顺序重新树立档案工作流程，对各个环节提出规范化的工作要求，以实现对文件资料的集中管理。另外，要根据文件资料的形成过程组建专业化的档案工作组，由负责人集中协调各个组员的工作任务，明确个成员以及各相关部门的职责和义务，使档案管理工作真正成为供热项目建设的目标之一，基于工作目标建立业务考核体系，确保工程档案的规范性和完整性。
3.3 梳理档案管理流程，加强档案管理人员的技能培训
为了实现供热项目建设档案的有序管理，提高企业对档案工作重要性的认识，全面推进档案宣传培训工作，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热项目建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。
3.4 根据供热项目的建设进度及时搜集并完善相应的档案资料
在供热项目实施过程中，为了在保证相关文件、资料真实可靠的前提下将其及时归档保管，档案管理部门必须在项目实施开始前提前介入，并在项目实施过程中和实施后实时关注文件、资料的生成和收集，使档案工作真正渗透到项目实施的全过程。负责收集和整理文件、资料的档案工作人员，必须主动深入现场展开跟踪调研并提供业务指导，以确保随时掌握第一手资料，特别是要对关系到项目建设质量的关键节点的资料加强跟踪收集工作，发现问题及时解决。
4 结束语
供热项目档案是项目建设中不可或缺的数据信息，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目项目提供档案方面的保证。在本文中，笔者结合供热工程档案资料的特点、分类管理原则及档案管理工作中存在的问题进行了分析和探讨，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个项目的管理提供了必要的保障。在实际管理工作中，不同的供热项目在档案资料的搜集和整理方面会有不同的要求，档案管理工作人员应该结合具体项目的特点及档案管理要求有针对性的开展档案工作，使档案管理真正成为整个供热项目的有效保障。
参考文献：
[1]王辉.关于供热企业档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014-10-08.
篇12
项目工程档案是建设工程不可分割的一部分，对日后查阅项目资料、维护检修、管理等工作具有非常重要的意义。现代工程档案的管理越发受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。
1、项目工程建设档案工作的现状
1.1 各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度, 逐步进入依法管理、规范发展的轨道。
为了进一步规范项目工程建设档案的管理,确保工程建设档案的完整、安全和科学管理,更好地为城市规划、建设和管理服务, 近年来, 广东省各级建设主管部门按照有关建设、档案方面的法律、法规和规章, 切实履行监督指导职能, 不断加大对工程建设档案工作的监管力度, 使全省工程建设档案工作发生了深刻变化, 出现明显进步, 逐步进入依法规范管理的发展轨道。
1.2 项目工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视, 参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。
通过档案法律法规的宣传, 各建设项目在加强工程管理的同时, 加强了工程档案的管理, 各参建单位普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节, 自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作列入议事日程, 不断建立和完善档案工作的领导责任制和岗位责任制, 切实解决工程建设档案工作中出现的问题, 建立起适应新的基本建设管理体制, 运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系, 工程建设材料的形成、积累、整理、归档初步做到与工程进度同步进行。
1.3 项目工程建设档案管理的基础业务工作普遍加强, 为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。
建设单位从项目筹划开始, 就注意贯彻有关工程档案管理的标准、规范和城建档案管理部门的具体要求, 不断深化业务基础工作, 加强工程文件材料的收集归档力度, 做到档案材料的收集、整理工作与工程建设同步进行, 保证了工程建设与管理对档案的利用需要。
2、项目工程建设档案工作存在的主要问题
2.1 工程建设档案材料的完整性、准确性和真实性不强, 为日后档案的利用埋下先天的隐患。工程建设档案的使用价值很大程度上体现在档案材料的完整性、准确性和真实性三个方面, 而在这三个方面, 参建各方主体不同程度地存在收集、归档不及时, 相关人员签章不完备, 档案材料出现缺损、错误找不到人负责的现象时有发生, 甚至有的工程直到即将竣工验收前, 才组织有关人员突击补制档案。
2.2 单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视, 特别是在施工阶段, 施工企业重施工质量、进度, 轻档案管理的现象普遍存在。
2.3 档案制成材料五花八门, 不符合工程档案管理的有关标准和规范要求。
3、做好项目工程建设档案工作的对策
3.1 增强档案意识, 严格履行职责
（1） 建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时, 与建设单位签订工程建设档案责任书, 明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务, 并监督执行。
（2） 建设单位在工程开工前, 应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求, 以正式文件的形式印发, 以便于各单位( 部门) 档案人员收集相关资料, 使应当归档的各类文件材料"颗粒归仓" 。
（3）在工程建设过程中, 对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节, 应有明确的工作程序和工作规范。这个程序应由建设单位按照当地城建档案管理部门的具体要求,由施工单位和监理单位商榷后共同制订, 使制订出的工程建设档案工作计划和工作规程既符合工程进度的要求, 又符合档案管理的要求。
（4）在主体工程结束后, 各单位( 部门)应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位( 部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。
3.2 要强化项目工程建设档案的全过程管理
（1） 在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。
（2） 要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。
（3） 项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。
3.3 强化档案收集意识, 正确运用行政监督手段
城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督,对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。
4、结语
对项目工程建设档案工作, 要加强宏观监控,不断完善管理法规体系, 要积极配合, 加强协作, 努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境; 要积极探索适应市场经济体制的档案管理模式, 工程建设档案就一定能达到完整、准确、系统的要求, 工程建设档案也一定能为城市建设发挥更好的社会效益和经济效益。
篇13
2.项目档案价值高，保存利用意义大
项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。
二、对建设项目实施全过程管理的措施
1.建章立制，规范管理
及时做好项目档案文件材料的收集工作，需要依靠所有参建单位、相关部门及人员的协调合作，同时还需要通过完善各项规章制度规范各项工作的运行和操作。一是建立合同管理制度。在签订勘察设计委托、工程施工招标、设备制造采购等合同时，在合同条款中应将当事双方就文件形成、收集与管理的职责及要求加以描述，明确各自的责任，便于监督和管理。二是建立项目档案管理制度。依据上级部门颁发的关于固定资产投资项目档案管理规范和有关档案管理的法律法规，结合本单位项目管理实际情况，制定本单位项目档案管理制度，将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序中，与项目建设同步，建立切合实际的项目档案管理体制和工作程序，加强对项目档案管理工作的领导，保证项目档案管理工作的顺利开展。
2.紧抓源头，控制过程
固定资产投资项目从立项、设计、施工直到竣工，建设周期较长，企业从项目立项审批、开工后就应组建项目管理领导小组，由企业主管项目建设工作的厂(院、所)领导担任组长，档案部门和项目管理部门的领导担任副组长，该小组主要职能是负责项目建设和项目档案工作的管理、组织及协调，从源头抓起，着重做好项目档案的全过程管理。
(1)项目前期策划阶段。在项目前期立项时，应把项目档案归档工作列入企业年度工作计划一同下达，并实施考核。档案管理人员应从项目立项起就开始介入，并全过程参与。要针对项目建设周期、节点等情况制定档案工作计划，同时建立项目档案管理人员网络，对项目档案的归档范围及工作要求进行事先交底，同时开展档案业务指导和培训，提高他们的档案意识和业务水平，从源头抓起，避免项目档案管理工作脱节和滞后。
(2)项目过程控制阶段。项目档案工作与建设进度同步，应掌握项目建设进度情况，档案部门要参加项目建设工作协调会，参加设备开箱、项目验收等工作。在检查落实建设项目实施的过程中，检查落实档案管理工作的情况。在过程检查时，发现问题应及时予以纠正和整改，避免项目档案在竣工验收时“突击”收集、整理“补课”的弊端。
(3)项目竣工检查阶段。着重对竣工档案进行严格检查，第一，按归档范围检查各阶段各专业档案内容是否齐全；第二，检查项目档案与项目建设内容是否一致，归档文件材料中有关责任人的签章手续是否有遗漏、是否匹配；第三，检查归档文件材料是否为原件，归档文件材料质量是否符合档案管理要求；第四，整理、分类和目录编制是否规范。从项目档案完整性、准确性、系统性三方面进行系统检查，发现问题及时整改，以保证项目档案的质量，做好项目档案的末端控制。
