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1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
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在上个世纪90年代中后期中央国务院开始实施的面向广大高校的“211工程”，从而标志着中国高等教育改革和发展正式起步。在经过将近20年的发展过程中，我国高等院校的教学模式的转变已经显而易见，而教学模式也从开始“万人齐走独木桥”的精英教育逐渐面向大众化，连年的高校扩招，使大多数人的“大学梦”变成现实。高校的不断扩招也使得教学规模和范围不断壮大，也使得很多新的教育理念、管理理念脱颖而出，使得多样化教学模式、多样化管理模式在各大高校都十分普及。但在发展的同时问题也随之而来，教学交流活动越来越频繁，教学涉及范围越来越广，师生数量越来越多，可相应的教学档案管理还停留在上个世纪水平，还在使用传统的人工操作模式，缺点也是显而易见，这种易遗漏、易丢失档案资料的事故屡见不鲜，严重时甚至还影响到高校声誉。因此改革当前传统的教学档案管理模式势在必行。通过建立现代化、规模化的高校教学档案的提案也油然而生，同时这样做的目的还能为高校发展和教学质量提高提供高质量服务和有效保障。
一、高校教学档案的必要性和意义
高校教学档案管理的水平是衡量一个高校管理工作高低、检测是否能成为一个优秀高校的重要参考指标。因此，教学档案其目的不但是收集保存教学工作中有价值的资料，而且为以后教学改革，教学科研提供必要的书面依据。
不断改进、完善高校教学档案的管理工作，是对改进教学模式，继续发扬优良的教学手段、遗弃不适用的教学手段从而提升教学质量，提高教学效率有效补充。因此，建立功能完善的教学档案管理机制，对高校制定的教学发展规划、教学目标以及科研工作都能起到极大的促进作用。
1、教学档案能对高校教研改革进步的实施发挥着重要的参考作用。高等院校的目的是培养适合现代化社会工作的高素质人才，为科研机构培养新生力量、为祖国实现宏伟复兴培养大量精兵强将。而怎样提高高校的教学水平，都与教学档案密切相关。只有在完整准确的教学档案中不断分析和参考，学习和吸收，才会为以后的教学和科研工作的提高打下良好的基础。
2、教学档案能对高校未来的教学科研规划发挥必要的借鉴作用。高校在大众教育中的作用越来越突出，高校自身也面临着改革传统的教学管理手段，吸收和研究先进的教学手段。同样，新教学大纲的不断完善和新体制下标准的制定，教学手段日益翻新和总结，都需要借鉴以往的教学档案，以便继续发扬优良的教学手段，改革当今不适用的教学手段等。
3、教学档案能提供学生、企业查询的可靠凭据。随着社会经济多样化的不断进程，社会多种用人方式扩展，判断人才水平的标准也水涨船高。很多知名和审查条件较严的用人单位也经常和众多高校密切联系，从高校的教学档案资料中获取人才在高校的学习和活动记录，进而分析是否能担任工作的重要参考标准。同时，教学档案也能起到服务学生的作用。随着人才流动越来越频繁，范围也不断扩大，很多毕业生因为种种原因，丢失毕业证需要补办，这就要求高校的教学档案必须完善，能帮助学生查询到该学生在高校的过往记录，方便办理补证手续。
4、教学档案能提供高校历年为数众多的教育活动中积累的原始凭证。很多高校为提高高校师生对高校的荣誉感、使命感，扩大高校自身影响，需要经常举办对内对外的学校宣传展览，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。
综上所述，高校教学档案包含着许多用途，重要性也不言而喻，所以加强高校教学档案管理水平，提升高校整体管理素质是高校所有改革方向中的重要任务之一。
二、高校教学档案目前存在的问题和改进方案
由于高校的教学内容和范围连年的增长和扩大，师生力量连年递增，使得教学档案材料的收集整理工作难度日趋增大，同时，客观上我国高校教学实行跨年制使得教学档案无法和实行年度制的其他档案同步整理，就这造成了很多档案管理工作的推迟，使得教学档案丢失、遗漏屡见不鲜，教学档案的增补、存档和查阅也因为种种原因无法展开。因此就出现的这些问题，需要制定相应的管理标准、找到切实可行的解决手段。
1、通过宣传等手段，让高校师生了解教学档案的意义和必要性。高校应该主动学习和研究《档案法》，《档案法》的颁布实行代表我国档案管理已走向法制化方向，高校要树立严谨的档案管理的政治性、大局性、效益性要向广大师生主动普及档案的重要性教育。让师生加强对教学档案的性质和价值的认识，增强他们对档案信息的知识和学习欲望，从而支持教学档案管理工作。同时高校要总结适合本高校的工作方式，制定切实可行的档案管理制度。同时责任落实到各个教学部门，把教学档案管理制度与每个教师利益挂钩。定期在高校内开展教学档案的推广工作，让每一高校学子都能学生的教学档案有着正确的认识，从而遵守高校规章制度，为顺利毕
业、到更高一层学府深造、走向社会工作岗位奠定必要基础。
2、建立独立、完善的档案工作制定各项标准。各高校的教学档案文件主要来源于学校管理机构与各教学院系。例：教务处负责教学计划的研究和制定、修改；招生办公室负责招生计划的制定和实施；学生工作处负责广大学生的学籍管理、学生奖罚以及思想教育工作；成人教育部门负责学校的成人脱产教育、函授教育、业余教育等。因此各教学部门职责和范围不尽相同，所以高校教学档案本着各部门独立管理教学档案原则，每个部门只需负责自己所辖管理范围内的教学档案记录收集工作即可。
3、建立科学的教学档案管理制度。由于历史、迁移等种种多方面原因，目前的教学档案的管理存在管理制度不到位，管理人员业务水平较低，资料遗缺、分散和丢失的现象严重。因此需要建立科学的教学档案管理制度。建立科学化、立体化的教学档案制度。同时完善的档案管理人员的培训制度等。
4、实行按专业按体系分类的原则，按年度组卷进行科学管理。例如按照专业体系考核，教学档案就记录与这一专业所相关的体系范畴。在进行以往比较时，教学档案能列举历年这一专业的考试范畴，从而很容易比较它们之间的教学优劣，找出差距，促进教学改革。同理，如果按照学习体系考核，教学档案也能在这一学习体系范畴中查阅到历年高校之间的教学优劣等。因此，按专业按体系分类进行科学管理，能保持各个学科、各个体系的连贯性、系统性，从而使专业科研教学业务水平有着较好的进步。
5、培养提高高校教学档案相关的工作人员的业务水平和素质。再好的制度和标准也需要人为的参与，仅仅有优秀的管理制度和标准，没有相应的合格的档案管理人员也是不合格的。因此，教学管理档案的工作人员的业务水平和教学档案管理水平密切相关。因此学校需要开展定期、不定期的多形式、多层次的培训课程，提高相关工作人员的业务水平。把高校档案管理工作提高到一个崭新的高度。在必要时，各大高校可以适当引进吸收一流具备先进管理水平的外聘人员。同时，各大高校也有必要组织定期交流会、讲座等。同行之间互相学习交流经验、成果，总结不足。提高教学档案工作人员的事业心和荣誉感，增强工作的科学性和严谨性，为整个高校管理工作做出应有的贡献。
参考文献：
[1] 孙 亮.论高校资料发展方向[J].大学图书学刊，2004（3）.
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同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)
[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107
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在当前的高校管理中，评价教师工作优良的标准就是教学以及科研，教师自然就会将教学以及科研作为重点进行研究，在此种模式下，教学的目标也就局限在教与学之间，老师与学生也就成为了教学重点关注的对象，对档案管理没有形成足够的认识以及重视。
教学档案管理工作，较为枯燥乏味，但是其却有着不可忽视的作用，但是在大多数高校中，还没有对其的重要程度形成足够的认识，对于工作也有着较低的标准，导致工作人员的执行力不强。档案管理工作最为重要的就是管理的时效性，若不能及时有效的完成学生档案的归档，而造成积压或者丢失，就会严重影响档案的完整性以及安全性，造成了较大的负面影响。由此证明，若想有效的完善档案的管理工作，就应该对其加强重视程度以及管理意识。
（二）缺少较为规范的信息化管理模式
在较多的高校档案管理中，仍未形成规范的管理模式，与此同时，尚未完善的信息化技术对管理工作的整体水平还会造成一定影响，没有形成统一的系统平台，就无法有效的实现共享信息资源。此外，还会有一定的安全隐患存在于高校的教学档案中，在信息化技术的应用中，忽视了网络黑客以及病毒的侵袭，对教学档案管理工作带来了一定难度。所以，在以后的教学档案管理中，应加强网络安全预防，避免出现不良因素影响信息化的发展进程。
（三）档案管理人员的技术水平较低
现阶段的高校档案管理中，需要由较高学历以及素质的人员进行管理，才能够保证教学档案工作信息化的顺利进行，但多数高校仍未实现有效管理，缺乏相关的专业知识，对工作流程不够熟悉，制约了教学档案信息化的进程。
二、教学档案管理中应用信息化的重要性
教师课堂上所使用的教学教案、日历，加之教学中应用的教学方法和成果都可以称之为教学档案信息。在高校的档案管理中应用信息化技术，能够促进教学改革，改善教学质量，并在一定程度上使教学水平得以提升。应用信息化技术，节省了教学花费的时间，使教师能够将时间以及精力放在教学和科研中，使教学活动能够向更好的方向发展，并增加了教学档案的利用率，使学生对于档案的需要得以满足，同时也是高校档案管理发展的趋势所在。
三、高校档案信息化管理的措施
（一）加快数字化信息系统的建立
档案管理发展的必然形式就是档案管理数字化，其就是应用宽带技术，将教学档案的资源以及信息向数字化转变，并作为其主要的管理体系。建立统一的数据库管理系统，便于使用者查阅，使档案管理的效率得以提高。
（二）信息技术的主要运用形式
第一，应用网络技术以及管理软件，将部分的教学以及科研信息公开化，加强使用者的沟通，使其的应用效率得到全面提升，实现更加快捷的查看。此外，还能够将存储失误率有效降低，使档案管理更加规范、高效以及精准。第二，利用信息技术培训的手段，将最新的信息化管理手段向管理人员传授，使其的综合管理能力得到提升，以便更好的服务于信息化档案管理工作。
（三）建立并健全安全保障体系
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近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教学档案的内容
1、综合类
主要包括省、院级有关教学工作的文件材料；学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复；教学工作的计划、总结；分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料；教务处召开的教学工作会议文件材料；各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单；教育、教学研究成果申报与评审材料，教学改革立项、检查、成果材料；关于教学检查、评估的文件材料及报告；教学工作简报等。
2、师资建设类
主要包括教师培养规划；教师培养年度计划；岗前培训情况；师资情况统计表；教师奖励情况统计表；教师讲课比赛管理办法；教师讲课评分标准；讲课比赛评分标准；历届讲课比赛文件；教师参加学术会议、培训工作记录等。
3、课程建设、专业建设类
主要包括优秀课（院、省、国家级）、精品课建设；有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复；新增专业申报材料及上级批复；专业建设相关材料；有关专业评估办法、自评报告、评估结论；各专业培养方案、教学大纲；学校历次制、修订培养方案的有关规定；各级优秀课程有关文件材料（申报、评审、认定）；学校关于课程建设规划及有关材料等。
4、学籍管理类
主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单；课程成绩登记表；学生成绩总表等。
5、教学管理类
主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料（实习报告、课程设计说明书、图纸）；培养方案、教学大纲教学；管理规章制度汇编；教学日历；校历表；教学任务书、开课目录、课程表；典型教案、重要备课记录；教师任课安排；各学期考试安排、考试总结；毕业设计（论文）有关规定；学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料（开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸（工）、成绩评定、成绩单等）；教师工作量核算、登记材料；教室、实验室管理制度文件；教学检查文件、记录、总结；有关英语、计算机等级考试的文件及总结；有关建立试题库的材料；校内、校外实习基地建设、协议；试卷等。
6、学位管理类
主要包括上级有关学位工作文件材料；本院学位评定条例、办法、工作总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予学位底册等。
7、教材类
主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定；编写教材计划；各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材，教学指导书、习题集的情况；获国家级、省部级优秀教材目录及报批材料等。
二、高校教学档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不够健全
近年来，随着《普通高校档案管理工作办法》的出台，各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却没有培养规划和总结；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。
例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。
2、教学档案管理人员素质普遍不高
目前，各高校档案管理员，尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高，对档案工作重视不够，档案管理意识淡薄，具体表现有：档案部门常是一些老同志，很多都是没有受过正规的档案专业学习，半路出家，对业务工作不熟悉，总是边学边干；一些档案管理员学历低下，文化程度不高，很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性；还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任，没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识，也没有机会接受专门的档案管理业务及培训，无法实现教学档案的优化管理，更谈不上工作热情。
3、档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高
当前，许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。
三、高校教学档案管理的对策
1、规范和完善高校教学档案管理制度
高校不仅要制定、完善教学档案管理制度，还要明确高校教学档案管理人员的职责范围，使高校教学档案管理人员有强烈的责任心，更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织，由学院档案办公室负责拟定，以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行，规范高校教学档案具体工作行为，使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。
2、提高档案管理人员的素质
高等院校是高学历人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题，这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以，提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质，就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定，还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动，例如学生各科、各学年考试成绩；学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员，不但要有较强的责任心和事业心，更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次，高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题，各分院应当做好其再教育的工作，例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班，当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质，以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。
3、提高高校教学档案管理水准，建立多功能型综合档案馆
随着现代科技的前进和发展，构建多元的档案资源管理框架，建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续，是传统型档案馆在信息技术条件下，与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体，是档案馆的必然趋势与选择。但是，目前我国高校的教学档案管理工作，从归档立卷方面，存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时，信息能力不强，就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立，则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化，能够进行统一管理、避免重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆，不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档，还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理，使档案之间形成一个体系，提高高校教学档案的管理水准与效率。所以，高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新，建立一个以现代化、网络化、信息化为主体，以纸质档案为辅的新型档案管理模式。
总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。
参考文献
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一、贵州高等学校教学档案管理现状
作为西部地区的贵州省，高等教育较中东部省份和周围省份较为落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，国家级211重点大学只有贵州大学1所。近年来贵州高等教育发展较快，各学校积极加强教学管理的各项工作，在档案管理上积极投入，各学校档案管理条件有了较大的改善。但由于各个学校对档案管理的认识不足，贵州高等学校档案管理，特别是教学档案管理依然存在以下问题。
1、对教学档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分学校领导对教学档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为教学档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。
2、教学档案管理分散，管理不规范，存在毁损和丢失现象。教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，产生于各高校基层教学单位（院系），种类繁杂，数量较多。所以，各高校基本上是将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，只有很少的学校进行集中管理。由于将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，受各基层教学单位（院系）管理场地，管理人员档案管理水平和学校没有统一的教学档案管理制度的影响，教学档案的分类、装订千奇百怪，甚至存在毁损和丢失现象。
3、各学校档案管理人员配备不足，造成教学档案管理由非专业、非专职的档案管理人员管理。目前贵州高校只有少数几个院校设立了独立的档案管理部门，多数院校都还是将档案管理附属于其他部门。设立了独立的档案管理部门的学校，对档案管理人员配备一般在10人以下，未设立独立档案管理部门的学校档案管理人员一般配备1-2人。档案管理人员要负责学校文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作，即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作，导致了档案人员工作量过大。所以，多数院校只好将学校最主要的档案―教学档案分散在各基层教学单位（院系），委托给由非专业、非专职的档案管理人员（教学秘书）管理。
4、教学档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但目前贵州省高等院校中只有少数几个学校引进使用了现代化的档案信息管理系统，多数学校仍然采用传统的手工采编管理。即使使用了现代化的档案信息管理系统的，也主要用于人事、文书等档案的管理。计算机技术还没有在教学档案管理中广泛运用，这些不利于教学管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
二、加强贵州高等学校教学档案管理建议
1、加强教学档案管理宣传，正确认识教学档案的重要作用。思想认识是主导人们行动的指针。贵州各高等学校要积极宣传加强教学档案管理的重要性，让学校各级领导，特别是各基层教学单位（院系）领导充分认识到教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义和价值。
2、建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，确保教学档案管理科学化管理。教学档案管理工作涉及到学校教学活动的各个环节，建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，是确保教学档案管理科学化管理的关键。为确保教学档案管理按流程顺利开展，各学校必需制定统一、科学的教学档案管理制度。 其内容应包括教学档案管理人员岗位制度和教学档案管理流程制度。
教学档案管理人员岗位制度是明确教学档案管理人员配备和岗位职责制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。高等学校教学档案管理内容繁多，工作量大，各高校档案馆必须配备专门的教学档案管理人员岗位，负责全校教学档案管理。同时，各基层教学单位（院系）办公室主任、教学秘书、学生科科长可作为各基层教学单位（院系）兼职教学档案管理人员岗位，负责各基层教学单位（院系）的教学档案管理。
教学档案管理流程制度是对教学档案收集、归档和库存管理等管理规定。教学档案管理流程一般应包括教学档案收集、教学档案归档和教学档案库存管理等工作流程。
教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础，是将教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成的诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等收集起来，为教学档案归档提供依据。由于教学档案的来源相对分散，从而使得教学材料的搜集相对难度较大。同时，因为教学活动学年性的特点，使得教学档案的归档与其他档案的归档工作不能同步进行，从而容易产生漏档的情况。这些问题都是在教学档案的搜集环节中应该着力注意和避免的问题。
教学档案归档是指对收集的教学档案进行整理、编号和立卷的过程。教学档案的整理是一项复杂并细致的工作，同时，在教学档案整理的过程中必须按照严格的标准和要求进行。每份教学档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都需要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等等。此外，在教学档案归档的过程中，应格外注意教学档案的归档材料，应反映出教学实践活动和教学管理的全过程，尤其在归档的过程中，应按照教学、科研、管理等活动的各个阶段来搜集材料，具体来说，一方面，要把需存档的所有资料补齐、补全，使得相关材料合理连贯、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教学档案材料进行鉴别，去伪存真、去杂存整、去劣存优，从而确保教学档案材料的准确性和有序性。
教学档案库存管理工作是指教学档案的保存、借阅、返还等工作。由于教学档案产生于各高校基层教学单位（院系），主要借阅使用为各高校基层教学单位（院系），所以，高校教学档案库存管理工作应按其使用频繁程度分级管理。在一年以内的教师教学档案，在校学生学生教学档案，因其使用频繁，可以由各高校基层教学单位（院系）管理，超过一年的教师教学档案和毕业学生学生教学档案，可以集中到学校档案馆统一管理。
3、积极开展教学档案管理相关知识的培训，提升教学档案管理人员的业务素质和能力。教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教学档案管理工作的规律，从而优化具体的教学档案管理工作。这些对于提升教学档案管理水平，具有重要的意义。
4、逐步建立高校档案管理信息化系统，提高教学档案管理工作的现代化水平。 随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。如，成绩管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力资源的浪费。同时，可建立网上档案服务平台，从而方便进行教学资料的检索和查询，进而发挥档案管理工作的实效作用。
作为西部地区欠发达的贵州，高等学校档案管理普遍较为落后，提高贵州高等学校档案管理水平任重而道远。以上问题的分析和建议，仅是我作为贵州高等学校档案管理人员中的一员提出的较为肤浅的看法和建议。
参考文献：
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一、高校教学档案管理工作存在的问题
1.教学管理人员缺乏档案意识
由于教学管理人员归档意识淡薄，加上这些人平时大多忙于日常教学行政业务工作和繁杂的事务性工作，一些原始材料没有及时归档。基层教学管理人员也没有把足够的时间和精力放在档案的收集和整理工作上，而档案管理则是一项专门的业务，具有科学严格的法规规范、分类标准和管理办法，这一矛盾的存在，必定给教学部门档案的规范管理带来影响。
2.教学档案不够齐全完整
随着学校办学规模的扩大，教学部门涉及的工作中除了形成纸质材料的教学档案之外，也产生不同载体的文件材料。比如学生竞赛获奖照片、视频材料等电子档案以及奖杯、奖牌等实物档案。
3.教学档案不够规范
对于如何收集原始材料，大部分教学管理人员没有规范意识，只是简单地收集各自在平时教学管理活动中形成的材料，不太注意原始材料的材质、字迹等等。
二、教学档案资料的范围与归档
1.从媒体上看不仅仅限于文字资料，也包括录音、软盘、照片、图纸等
2.从来源上看有上级、本级、下级三个方面
（1）上级机关的文件材料，指上级教学工作的文件、资料工作条例以及重要会议需要贯彻执行的文件等等。
（2）本单位形成的文件材料，主要指本单位会议记录、年度工作计划、工作总结、本单位起草的各种文件；请示、工作意见、指示、批复等。
（3）下级报送的文件材料，主要是相继单位报送的计划、总结、工作报告、典型材料等。
3.从性质和用途上，可分为三大类
（1）教学资料。主要反映教师、教学管理干部、教学保障条件等现实状况教学能力。具体内容包括：教学队伍名册、教师业务档案及社会兼职、外聘和外籍教师情况；教室、场地情况，实验室及仪器配备；教学用教材、获奖教材，教学辅导教材、教材使用效果统计；电化教室、语言室情况，电教设备及运行情况，电教片资料情况。
（2）教学文件资料。包括上级各种教学工作制度、岗位责任制、教学场所使用规定等；各种教学文件，如专业设置、教学大纲、课表；专业建设、课程建设、重点实验室和重点学科建设、教师队伍建设；图书资料建设、管理等。
（3）教学管理与运行资料。包括各个时期教学检查、教学业务会议、教学竞赛材料、教学信息反映、考试工作材料、学生课程成绩、学籍异动、奖励、外语及计算机等级考试材料。
三、教学部门档案资料收集整理的要求
1.教学部门档案管理人员的职责与要求
做好本部门各类文件材料的形成积累工作；将收集的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订齐全，并及时向学校档案馆（室）移交；做好存放在本部门各类档案的组卷分类、编目、登记、保管、利用等工作。教学部门档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业忠于职守，遵守纪律；具备本校相关学科的一般知识和档案业务知识，高度认真负责，勇于开拓创新。
2.教学部门档案资料类目的构成
A类：党群（DQ）
11党务综合；12纪检；13组织；16工会；17团委。
B类：行政（XZ）
11行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）；12人事；15总务后勤；16档案、图书、文博。
C类：教学工作（JX）
11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）；12学科与实验室建设；14学籍管理（学生奖惩材料入此）；15课堂教学与教学实践；18教材；19师资队伍管理。
以上一、二级类目下的三级目录由于篇幅限制未一一列出。
3.档案资料的保管期限和载体
上述档案资料的保管期限一般以3―5年为限，较少部分为长期，基本不采用永久保存。保存载体可较多使用电子文件。
四、加强高校教学部门教学档案管理的措施和对策
1.增强教学部门人员的档案意识
确保档案质量的前提是文件材料的完整和准确性。而文件材料收集主要依靠教学管理人员与基层教学管理人员进行有效的信息交流，积极主动、认真细致地收集整理材料，最后由部门专职或兼职档案员仔细分类归档，从而维护档案的完整性、系统性。
2.建立年度归档和定期集中归档的制度，分门别类地管理档案
教学档案由于时间划分的特殊性，在归档的时候可以采用教学年度归档和定期集中归档相结合的方法。教学管理人员在完成某项业务时候，能及时归档，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成档案不全的现象。
3.提高专职或兼职档案员的素质
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1 对教学档案的认识
（1）教学档案是高校档案的重要组成部分，是高等学校在组织教学活动和教学管理过程中形成的、对日后教学工作具有参考利用价值的、需要归档保存和开发利用的一切文件、资料、图表、声像、数据等信息资源的总合。它是学校教学活动的原始记录和历史凭证，是学校发展的缩影，也是学校组织开展各项教学活动的重要基础和详实的参考，是用之不竭的宝贵资源和历史财富。
（2）教学档案在教学管理和学院发展实际作用：①它是衡量教学水平高低、教学质量好坏的曲线图。通过对教师的讲稿、教案、CAI课件、课堂记录、学生考卷、考试成绩等反映了教师的讲课水平、整体素质、教学质量；通过学生实习、实践能力考评、学生考取国家资格比例、毕业生跟踪调查反馈报告，反映学校整体教学质量的评价；通过专业设置、教学计划、课程安排、实用教材反映学校的整体教学思路，和对国家教育整体规划的执行情况。为了适应社会需要，国家对高职院校的教学方向不断改革，教学内容不断调整，教学活动中诞生的各种规章制度又是教学管理水平的标志。②它还为国家对高校办学水平评估提供最基础资料。国家对各高校的全面评估，最重要的是教学质量的关注，教学档案资料就成了必备内容，专家正是通过对评估单位提供的大量的教学档案进行系统的分析、对其做出合理评定，给国家对高校的监管提供可靠的依据。
2 教学档案收集整理中存在的问题
2.1 档案意识薄弱，领导重视不够
教学档案对历史是记载，对现在是借鉴参考，所以在高校以教学为主的大背景下，很难进入前台被人们所关注。经费不足，设施不全，人员配备不合理是普遍现象，对档案员不重视培训，对档案室不重视监察，该升级进馆的不及时升级，造成宝贵的教学档案的浪费。
2.2 规范化管理不到位使得收集整理困难
由于教学规模的扩大，专业面越来越广，档案形成涉及的范围也越来越大。许多材料分散在各系中，一般人们把教学作为重点，对档案意识淡化，而且系里一般不配备兼职档案员，只有教务管理处才有，且工作量大，再加之档案收集范围内容不细化，让人理解不透也势必造成有价值的教学档案的丢失或漏收，影响收集的质量。整理困难：教学档案本应由档案形成部门按文件材料形成规律和特点，保持文件间的有机联系，便于保管和利用的原则进行整理，即谁形成谁立卷，然后交由档案管理部门监查验收、上架。但在实际工作中，兼职档案员都身兼数职，加之有些教师不配合，在造成材料零乱、不完整、不连续的基础上，要求其按档案标准化整理，势必积极性不高和整理质量难以符合标准，档案部门还得进行二次整理，造成人力物力的巨大浪费。
3 加强教学档案管理的改进措施
3.1 加强领导，强化意识
人们普遍认为只有档案管理人员才需要提高档案意识，增强档案法制观念，其实，我们每个社会人（包括领导、教师、学生）都是档案形成的主体，每个人都需要了解档案知识，了解档案的相关法律常识。比如与教师相关的科研材料、教案、课件等，都应按相关制度存档。
3.2 范围明确，方法得当，内容具体
由于与形成档案有关的所有人，都不可能达到专业档案人员应达到的专业水平，对收集档案材料的认识也不一致，对应归档的文件很可能理解为不需要而放弃收集，所以，我们只有把归档范围尽可能细化到具体材料或文件，落实到人员头上，再由兼职或专职人员进行全面管理从而避免文件的丢失。其实现在大部分工作都在计算机上完成，如果在形成定稿后步骤化的将其通过电子邮箱直接发送到档案管理部门进行保存更是可取之法。以下是教学档案收集的具体内容：
（1）综合类：主要有上级主管部门下达的有关文件、学院规划实施计划、教学要点、教学工作记录、简报等；学院制定的教学制度、规定、办法、条例及教学工作的文件、教改项目的立项报告、教学工作的数据统计、分析资料、每学期评教、评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
（2）教学管理类：教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料、教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建议规划、实施情况、教师进修培训材料、学籍管理材料、学籍变更材料、课程安排表、学年校历。
（3）教学业务类：重点课程、精辟课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料；培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关材料；教材建设、教材自编或主编及使用教材的目录、教师制作的CIA课件等材料；优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本，青年教师教学比武材料、教学实习的有关材料、各种考试试卷与试卷分析材料，学生毕业论文及评审意见、学生在校期间发表的论文和获奖有关材料；教研相关资料、教师业务档案、教学仪器设备材料。
（4）教学研究与教学改革类：系教学工作特色相关材料、教学管理干部及教师发表的教学研究论文目录及论文复印件（按年度汇总）、开展教育思想学习与讨论的有关材料（文件论文集、报告会记要）、各级教改项目总表及附件（含申报、任务书、结项报告、鉴定表、成果）、教学内容、方法和手段改革及考试内容等相关材料。
3.3 健全制度，规范管理
依照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案管理规范》等法律法规，制定符合本校实际，利于教学管理的切实可行的各项教学档案管理制度，对管理人实行一系列的考核制度与办法，大力加强教学档案的管理体制，从而进行规范化管理。
3.4 开发资源，提高利用
不论教学档案收集的多完整、整理的多科学、管理的多先进，没有利用的档案就是死档，就是对前期工作的否定，就是对人力物力的极大浪费。档案的利用是体现其价值的最终目的，要充分利用现有技术手段及设备，将优秀教师的风采、事迹、成果，典型的教案、课件、模型，科研内容、图片，先进的教学技术和先进的教学设备等信息通过网络、多媒体、大型展览等进行宣传，最大化的开发利用档案资源。加强与教学管理部门的有机联系，让教学管理者及时了解掌握教学档案的动态，及时进行教学资源的整和与共享，借鉴历史，把握现在，不断调整和改进教学管理思路，最终达到提高教学水平和教学质量的目的。
总之，教学档案管理是一项复杂艰巨的工程，也是高校档案工作的重中之重。我们要珍惜教学档案这一宝贵历史资源，从领导到每一位教师都要树立档案意识，树立档案的法制观念，注意身边档案资料的收集与整理，让教学档案最大化的发挥其作用。
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1.有利于开展教学活动，提高教学质量
教学档案是高校教学管理工作的真实记录，能详细、真实地展现教学工作的全貌，对促进和提高高校教学管理、教学质量有着重要的作用。校管理部门借助已分类的教学档案，进行各种教学设计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题并提出改进措施。有了完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.能为开展教学评估、规范科学办学提供重要材料
任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开原始的教学档案信息。教学档案是高校办学过程中积累起来的教学思想、教学实践、教学改革和研究等诸多活动的真实记录，是反映教学活动从制定计划、组织实施、结果控制到信息反馈、修正、整改的全过程，是学校发展史的真实记录和写照。教学档案是否完整和齐全,直接影响到教学评估的结果,其好坏直接准确地反映学校的教学管理水平,进而影响到本科教学评估的结论。
3.考核教师工作成绩，进行教学管理的重要依据
作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，因此高校档案管理还有检验教师是在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。这些因素是考核教师知识水平和业务能力的根本条件。建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。
4.为制订有关决策和教学计划提供参考依据
因为教学档案是随着教学实践活动中形成的真实的历史记录，是一切公开和不公开的教学信息材料的汇集，能够准确、系统、全面地印证以往的教学活动和教学管理活动的情况。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供参考依据和咨询材料，可以帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。
二、高校教学档案管理现状
教学档案管理在学校工作中的作用如此重要，但就目前状况而言，我国的教学档案管理还存在着不少问题，发展还不完善。主要问题表现如下：
1.对档案管理工作的重要性认识不够，缺乏教学档案管理的意识
有的高校领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。还有些教学档案管理人员在不同程度上存在教学档案意识薄弱的现象，对教学档案的重要性缺乏足够的认识，致使教学档案建设和管理与其他工作不同步。另外，许多教学科研人员对档案管理工作认识不清，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的担心归档后使用起来不方便，不如自己保管，有关教学活动没有及时记录，没有形成文件材料归档或没有注意收集保存。
2.归档体制不够健全，档案管理制度不够完善
由于普通高校档案管理工作起步较晚，所以教学档案的管理制度存在一些缺陷：归档制度不健全、体制不完善，归档范围制定不够具体科学，只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施。这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、转阅，从不登记，有的不妥善保管，不用时也不归还，导致了相当一部分档案散存于个人手中没有及时收集、整理归档，使各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。
3.缺乏专业队伍
要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前许多高校院系教学档案管理由教学秘书兼任，由于教学秘书日常事务繁杂，各项管理工作不断增加，根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。有的高校虽然有专职管理人员，但由于缺乏专项培训经费，外出学习培训少，不能很好的学习和掌握利用现代新技术管理手段。这些都会给教学档案管理带来很大不利。
4.教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低
21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是多数高校教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很难适应形势发展的新要求。
三、对策和建议
教学档案关系到能否为学校教学、科研、教学评估、教学的规范化管理等方面提供完整系统的档案信息资源，满足提高教学质量及社会各方面对教学档案的特殊需要。针对高校教学档案管理中存在的问题，高校应结合自身的实际情况以评估为契机，完善高校教学档案建设、根据档案管理在学校教学中的重要作用以及存在的一些问题，下面提出一些对策和建议：
1.引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识
高校教学档案工作的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学校教学工作计划，列入主管领导议事日程，重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全校范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。
2.建立和完善高校教学档案管理制度，提高管理质量
教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程。高校必须完善教学档案管理的各项规章制度，进一步明确教学档案工作者的职责，明确教学档案归档范围，形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，实现档案工作标准化，确保档案管理的科学性。另外，学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，加强院系教学档案工作的规范化建设。
3.稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质
当前教学管理队伍建设的一个重要的方面就是稳定管理人员队伍，建立“以人为本”的激励机制，关心支持档案管理人员的工作，把档案建设情况纳入考评项目，作为评优的主要依据之一，保证教学档案管理人员的相对稳定。教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量。高校教学档案管理人员要充分利用现代化管理技术，实现档案信息数字化和网络化。这就需要档案人员进行系统的专业知识、现代化技术设备知识和先进管理软件知识学习培训，熟练掌握适应档案工作需要的计算机、扫描仪、打印机、刻录机等硬件设备的操作技术，以保证档案信息化建设的实施，提高档案信息服务的质量。
4.加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量
目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。
总之，高校教学档案工作的质量与水平是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一。是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。加强教学档案管理工作对于加强教学管理、提高教学质量和开展教学研究有着非常重要的意义。只有通过全体工作人员的共同努力，才能收到良好的效果。
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2.缺少资金投入，各种硬件设施不足
档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。
3.档案的信息输出能力较弱
高校的教学科研档案管理部门要将开发的教学科研档案信息通过不同的传播形式，积极的传递给广大师生。而目前我国大部分的高校教学科研档案管理部门的信息输出能力还很弱，因此，高校的教学科研档案信息输出不能够完全适应高校师生对教学科研档案信息的需求。虽然部分高校将教学科研档案的部分内容信息在校园网上进行公布，但这具有一定的局限性和特殊性，无法满足广大师生对教学科研档案信息的需求。因此，我们高校的教学科研档案管理部门以及工作人员应该自觉地改善服务模式，努力提升自身的业务水平，力争让所有需要教学科研档案信息的师生都能够“高兴而来，满意而归”。
4.靠政策、少创新,重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是管理工作中的重点之一
许多高校对教学科研档案管理工作的内涵和重要性认识不足,在管理上还受到了传统观念的影响，忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化,在教学科研档案管理上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,“等、靠”思想十分严重。这些认识上的不足,导致教学科研档案管理处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的思想根深蒂固。
二、改善高校教学科研档案管理的对策
1.创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念
之所以档案管理人员与教育领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确教学科研档案管理的最终目的。做好高校教学科研档案管理工作，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”，让这些档案有效的为学校教学服务，提高高校的教学质量，培养出更加优质的人才。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到做好高校教学科研档案管理工作对档案事业发展的重要性。不能够仅仅从经济利益角度进行衡量，而应该从多个方面进行衡量。
2.尽量拓展资金来源
各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进高校教学科研档案信息化管理的实现。档案部门应该积极的将教学科研档案信息化管理工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。
3.创新管理制度，完善教学科研档案管理规范化
随着我国高校教育改革的推进，创新的教育理念促进了我国高校在办学方式、学科领域建设等方面都呈现出多元化的发展态势，同时也促使了高校教学科研档案的种类呈现出复杂化、多样化趋势，为了能够让高校的教学科研档案能够发挥其应用价值，就需要对高校的教学科研档案管理机构及教学管理部门进行一个明确的、科学的界定与分工。因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。各高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学科研档案管理规章制度。将全校教学科研档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学科研档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学科研档案目标管理标准，积极开展档案管理业务培训，加强二级学院的教学科研档案管理体系的完善，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学科研档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。以此来充分发挥高校教学科研档案在高校教学研究、教育管理、教学活动等各项工作中的作用，以此来提高我国高校的教学科研档案的科学管理水平和质量。同时完善的教学科研档案建设工作能够帮助我们树立全局的观念，具备超前的工作意识。
4.利用信息化管理手段，实现教学科研档案的现代化管理
随着时代的发展，纸质教学科研档案逐渐成为数字化，而互联网的普及使得教学科研档案开展网络服务已成为可能。高校应加大教学科研档案现代化设备的投入，积极的将计算机技术应用于教学科研档案的管理，并建立教学科研档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学科研档案管理服务升级，充分利用校园网等各种网络平台，积极推进教学科研档案信息资源共享。
5.加强档案管理人才培养，提高档案服务意识
教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，因此，要加强对教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学科研档案的利用需求。
6.建立教学科研档案服务信息反馈机制
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（二）存储更加便利
传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。
二、高校电子教学档案管理问题分析
（一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度
大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》，《档案管理条例》和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。
（二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够
由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁），每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。
（三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性
根据《档案法》和《大学档案管理办法》，高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。
三、高校电子档案管理优化措施
（一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平
利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。
（二）加强领导，完善制度，健全机制
由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院(职能部门)为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院(职能部门)专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感。
（三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设
随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。
（四）增加经费投入，实现现代化管理
电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。
（五）加强信息化管理，提高档案的利用率
电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意识，保证文档真实性
电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失。
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2、教学管理制度7项，内容包括：教务科管理制度；学生管理若干规定；教务科听课评课制度；实施教学教案检查制度的规定；关于教务管理工作的暂行规定；关于考试命题的暂行规定；河北职业技术学院学生成绩考核与管理细则。
3、办学体制改革4份：关于新学校征地集资办法；关于新建学校集资办法；关于教职工集资入股的可行性报告；其他可供参考资料。
4、考试考核改革46份：阅卷方法改革的效果分析及相关资料；实行无纸化考试的相关资料；教改结果的对比分析；教考分离的实施方案；组建试题库的相关资料；加强考核管理的相关资料；考试课、考察课分离计划；扩大操作型考试范围实施方案；关于实施学分制管理的相关资料等内容。这些资料对我校顺利升为重点中专学校起了至关重要的作用，也为在2002年我院升格大专奠定了坚实的基础。在2007年和2012年办学水平评估中教学档案室提供了大量的原始材料，为评估顺利完成做出了贡献。在2010年校志编写中教学档案室也提供了大量的教学方面第一手材料，得以使校志编写工作胜利完成。
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Key words： departments in colleges and universities；archive management；problem；countermeasures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）24-0023-02
0 引言
高校档案是高等学校在进行招生，教学，科研，人事，财务等一系列的活动中形成的对社会和学校有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。教学档案则是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标准之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。院系教学档案是高等学校教学管理的重要组成部分，是院系发展的重要见证。
1 高校院系教学档案及其管理的内涵与作用
教学档案是高校院系师生在教育教学活动过程中对教师教学过程、管理人员管理过程及人才培养过程的历史记录和实时反映。它主要包括教师业务档案、教学行政管理档案、学生学籍档案等三个部分，借助于文字，声像，图表，实物，照片等载体呈现，见证了教师和学生成长过程，是院系发展的重要沉淀。因此，教学档案在院系的发展中有着不可估量的作用。
①在院系发展过程中，建立完整的教学档案，可以反映院系教学工作的执行和完成情况，是教学质量和教学管理水平的衡量标准，是进行课程设置、人才培养方案的确立、教学研究以及教学创新的重要基础。
教学档案真实反映了院系教学及教学管理活动。从下达教学任务开始，制定教学计划，编排课表，教案的撰写，作业批改等工作的运行，到毕业论文的开题、撰写、修改，优秀教学成果，教师考核晋升等教学资料的收集，这些程序化环节是完成教学任务，培养高质量人才的有力保障。
整个教学体系的运行，包括专业课，通识课，实习，实践等各个环节，以及是否注重大学生知识的获得，实践创新能力的培养等都能从教学档案中获得依据，同样也为教学档案管理提供重要素材。
②在教学评估中，院系教学档案发挥重要作用。随着高校本科教学工作审核评估的常态化，院系教学档案的作用无可替代。教学及教学管理档案是教学评估工作的重要依据和基础，全面、真实、系统的档案材料正是高校的办学水平和教学质量的切实反映。搜集、整理学校的政策、规章制度、实施策略、教学及教学管理相关资料等档案信息，才能让专家对学校取得的成就、发展的现状、未来的设想有一个全面、客观的评价，缺少了这些支撑材料，教学评估将会是无源之水、无本之木。
2 存在问题
2.1 学籍管理亟待规范化
学生学籍档案涉及范围很广，内容丰富。主要包括以下内容：其一，学生的留、休、复、转、退学籍管理。其二，学生的毕业证，学位证管理。其三，也是最重要的方面――学生的成绩管理。比如在校期间入伍，自主创业，申请出国交流，毕业继续深造，出国留学等等，这一系列的变化都会引起学籍档案的异动，稍有疏忽，就会发生学籍档案信息的遗漏或丢失，这源于相关部门之间信息沟通不畅，联系尚缺紧密。
2.2 认识不足，没有系统的编排体系，档案利用率低
大多数学生及教师对教学档案认识不足。因此，在收交档案上就会出现推诿、滞后、拒交等现象，这样就会影响院系教学档案的完整性，为今后的教学、管理、评估工作埋下隐患。各个院系的教学档案种类大同小异，但是管理档案的方法却是五花八门，原因在于档案管理人员在整理教学档案时以自己方便为原则，而不是遵循科学的分类标准，没有系统的编排体系。院系的教学档案多样、复杂，但有系统性，周期性，变化性，专业性及分散性，涉及教学的方方面面。从教学活动到教学管理，教学评价，再到科学研究，如果没有一个系统的编排体系，收集的资料必是杂乱、无序、容易缺漏、更不易查找。
另外，院系教学档案的利用也仅限于阅览、复印，数字化档案无从谈起。
2.3 管理队伍人数不足，素质参差不齐
高校各院系专职的档案管理人员匮乏，大多是兼职或者是有工作时临时抓差，没有经过专业而系统的培训。这种情况下，院系的档案管理的规范性将无法成为可能。许多院系的档案资料多是按时间顺序整理，或者是管理人员按照自己熟悉、习惯的方法整理。久而久之，相关档案资料的收集缺乏系统性，院系教师也逐渐地缺乏配合此项工作的热情，档案管理形同虚设。由于没有固定的档案管理人员，再加上人员的流动性，以及许多院系的档案管理人员文化水平、学历层次较低等原因，直接导致了院系教学档案管理工作相对滞后。因此，提高院系教学档案管理人员的管理素质和管理水平，将是一个不可忽视的问题。
3 进一步加强院系教学档案管理的措施
3.1 建设一支数量充足，素质优良，敬业奉献的院系教学档案管理人员
院系档案管理人员的素质，决定着高校档案的管理水平，建立一支爱岗敬业，乐于奉献，高素质的高校院系教学档案管理人才队伍，档案管理工作才能走上健康发展的轨道。院系档案管理人员大多是院系教学秘书兼任，由于本身有繁重的本职工作，相对于兼任的档案管理工作态度不够积极。
因此，解决好管理队伍的问题是重中之重。首先，通过宣传教育活动，提升院系档案管理人员对这项工作重要性的认识，进一步做到乐于奉献，勇于承担责任；其次，借助职称评定的手段，对这类兼任的管理人员在政策上有所倾斜，并在档案管理方面进行量化考核，提高其对档案管理工作的积极性，主动参与到档案管理工作中。从而进一步加强档案管理人才队伍的建设，稳定档案管理人才队伍。实践证明，配备了专门的档案管理人员的院系，教学档案的归类整理明显清晰明了，一目了然。本来一个学期结束时才会整理出来的教学档案，在专职档案管理人员的精心管理下，实时更新，重要资料的收集率提高30%，教学档案的利用率提高到80%。
3.2 提高档案管理人员素质，提升档案管理水平
档案管理人员不仅在思想上要高度重视，更要具备专业化的档案管理水平。首先，加强对档案管理人员的培训是此项管理工作的一项重要内容。从最基础的档案的收集，档案的鉴定，档案的保管，档案的统计，档案的检索，档案的利用，档案的编研等专业技能，到档案管理人员政治素质的养成，都是鉴定一个档案管理人员素质的重要指标。定期的专业培训不仅可以让管理人员认识到这项工作的重要性，还可以和同行进行行业交流，取长补短，使院系教学档案管理工作进一步规范化；还可以学习更先进的管理经验，并应用到实际工作中去，提高管理水平。只有档案管理人员提高自身专业素质和政治素质，才能真正实现对教学档案原始材料的编研，从而实现院系教学档案的开发和利用，教学档案才真正发挥其重要作用。
3.3 建立和健全院系教学档案的管理制度
高校院系的档案往往利用率低，究其原因，很大方面是因为没有形成一套完整的管理制度，归档管理不规范，教学档案“随遇而安”。在教学档案管理中，应实行“三纳入”，“四同步”的原则，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收大难材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
同时，必须加强制度建设。比如，明确一名领导分管本部门档案工作，至少配备一名兼职档案管理人员，具体负责本单位形成各类档案的收集、整理、归档等管理工作；并且把本部门档案工作纳入领导年度考核工作范围和档案管理人员年度考核工作范围；对各级院系档案管理工作进行评比，奖励优秀集体和优秀个人等等。这样，在遵循一定法则的程序下，相关各级人员分工合作，各司其职，院系的教学档案必然会更具完整性、系统性、全面性，最大程度的服务于教学和院系的长远发展。
3.4 推进系统化的档案管理，实现信息化的档案管理
档案信息化管理是指以计算机为载体的信息技术进行档案管理和信息服务的一种模式。在信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势下，档案管理也必然要适应时代的发展，逐步实现信息化。
国家档案局2002年的《全国档案信息化建设实施纲要》提到：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化”，在这一精神的指导下各地都在加快档案信息化的进程。高校院系档案的信息化管理操作起来会有一定难度，但是在平常工作中，可以坚持纸质文件和电子文件并存，有计划，有步骤的对院系档案资料进行数字化处理，逐步实现档案管理的信息化。
以高校的档案管理为例，在没有实现初步的档案信息化之前，如果查找一份2009年文件，首先确定这份文件是哪一类，是党群，还是行政，还是人事，还是纪检，还是基建类，确定后，才能在2009年全年的近150卷的案卷里查找所需文件，一卷一卷的翻阅找到所需文件，花费时间至少需要30分钟。实现档案管理信息化后，只需要在管理系统中输入关键词，相关的文件全部呈现，再次筛选，找到所需文件，这个用时最多5分钟。因此，档案信息化是一件一劳永逸的工程。
高校院系的档案管理关系到院系及教师的发展，是高等学校走向更高水平的基础。院系教学档案是高校档案的有力补充，也是高校档案的首要内涵；院系教学档案不仅见证了院系的发展，同样也是高校历史进程中的重要组成部分。在档案管理中，院系的档案管理要努力实现从经验向科学转变，分散向集中转变，手工向现代化转变，进一步为学校工作和社会发展服务，发挥其应有的历史作用。
参考文献：
