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水运工程档案指的是在项目建设过程中从项目立项到项目建成投入运营，在这个过程中所产生的能够反映工作建设情况，并且对工作后期管理与维护有利的各种资料。水运工程档案与水运工作建设的关系十分密切，水运工程档案是水运工程项目建设工作安全，质量，资金，科研等项目的基础，是对工程建设情况的反映。水运工程档案管理工作是参与建设工作各单位的一项基础性工作。档案管理工作的有效开展对于其它各方面工作开展都是有利的，水运工程管理工作水平也会由此而得到提升。因此在工作中，需要对该项工作重视并采用科学有效的方法促使相关目标达成。
2 当前档案管理工作存在的问题
首先是管理工作人员意识不强。档案管理是一系统性较强的工作，需要参与建设工作的各单位人员予以重视并给予必要的配合。主要负责人思想认识不到位，相关人员在工作开展过程中就不会重视，工作结果得不到保证。工作开展过程中需要通过某些新的方法应用获得更好的效果，由于工作人员思想上松懈，不会主动去学习，充实自己。档案管理团队的教育学习工作没有开展或者是不会开展。在整个工程建设过程中，所有人工作的重点在于项目本身，而轻视了档案管理工作，将其视为一种事后性的工作。
其次是管理机构自身存在问题。由于参与建设各单位间缺乏有效沟通与交流，责任没有具体落实到位，管理工作存在空白地带。部分企业考虑到企业成本问题，往往没有设置专门的部门负责档案管理工作。而在人员构成方面，非专业性现象非常突出，档案管理人员通常不是水运工程专业，并且人员具有流动性。专业技术人员对于工作不重视，与管理人员缺乏有效沟通。在资料收集环节存在缺失。所有的这些因素都不利于档案管理工作高效规范开展。
档案管理制度有待健全。由于水运工作涉及到大量技术性的资料，但是管理人员的知识与技能又无法有效满足工作需要。在档案管理工作方面，缺乏统一标准，资料收集归整无序，缺乏系统性，资料收集与整理往往不能够与项目建设同步开展。同时对于档案存放没有明确的制度规范，存放场所及管理设施无法满足工作需要。档案管理信息化程度低，不仅不利于当下工作开展，也不利于后期工作开展。
档案质量问题。由于工作在各方面存在不到位情况，导致了档案质量达不到预期标准，无法发挥其应有的作用。
3 加强档案管理的相关措施
3.1 项目档案管理的制度要完善
在工程建设过程中由于参与建设的单位较多，因此有必要制定统一的制度。就档案格式内容等方面进行规范，创建标准化的管理工作流程，规范操作，从而来保证档案能够真实的反映项目建设情况，并且发挥其本身应有的作用。
要明确责任人，对档案管理工作全面负责。同时要明确该责任人及档案管理工作人员相关权限与职责，便于后期工作开展。同时要明确参与建设人员责任，配合档案管理工作人员开展工作。档案管理工开展的流程要明确。并将上述内容以制度形式确立，传送至各参建单位，各单位要对所属部门人员开展学习工作，便于后期档案管理工作开展。
3.2 流程规范与标准化
档案管理工作人员要制定一套规范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具体内容要制定相应标准。流程与标准要以书面文字形式传送至各参建单位。各单位在相关资料形成过程中依据标准进行。包括了在施工过程中用到的表、单，便于后期资料收集与整理。流程规范与标准化不只是将档案管理部门考虑在内，而是要将项目建设的所有单位与建设环节都考虑到其中，形成完整的体系。
3.3 管理人员
由于项目建设涉及到的专业性内容非常多，在管理人员配备方面，要考虑到专业性与非专业性的合理搭配。同时要考虑到管理人员与工程技术人员合理搭配。在档案管理队伍中要保证至少有一名经验丰富的技术人员。档案管理人员要不定期开展学习工作，了解档案管理相关知识和国家在此方面的标准与规范。加深管理人员对于工作的认识。学习不必局限于某一种形式，可以灵活进行，只要保证达到最终想要的效果。
除此之外，在日常工作中要重视人才培养工作，培养适应水运项目档案管理人才，以此来满足水运项目建设工程不断发生的变化对于管理工作及档案管理人才的要求。
3.4 重视信息技术的应用
对于收集到的资料应该包括两种形式，纸制的与电子的。作为对纸制资料的补充，电子资料在管理与利用方面更加方便快捷。同时可以借助于计算机强大的计算与分析功能，对已经收集的资料进一步深挖，从中获取有用的信息。从另一个方面来看，电子信息不会占用太大的物理储存空间，资料保存较为安全。而计算机办公已经普及，只需要利用已有设施或者是稍作升级就可以满足工作需要。对于已经收集归整的信息资料要定期进行检查。
3.5 档案管理其它方面的辅措施
任何一项管理工作都不可能只依据单一方式实现理想的管理目标。在档案管理工作方面可以适当的将考核与激励结合。在整个项目建设期间，对于档案管理工作出色的部门与人员予以适当奖励，而对于管理工作存在问题没有成效的，则要予以相应考核。激励与考核可以是物质性的也可以是非物质性的。另外也可以从工作的不同环节来约束。如工程验收环节，财务结算环节。从而督促各单位在建设工作中做好档案管理工作。
4 结束语
项目档案是工程建设过程的见证，具有重要的研究与利用价值。目前在水运项目建设过程中，档案管理工作还存在某些方面的问题，影响到了档案管理工作正常开展。作为管理工作人员，要结合项目实际情况，对现有工作存在的问题找出解决方法。在已有的基础上创新，发挥档案的最大价值与作用。
参考文献
[1]唐海平.浅谈水运工程档案管理的体会[J].交通科技，2012（6）.
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当今社会是信息化社会，信息传递的速度高速发展，人们的生活越来越离不开信息的快速传递，计算机和网络技术的出现和普及解决了这一难题。越来越多的资料可以不经过打印而直接在电脑上显示，大大简化了办公时间。提高了传递信息的效率，给工作人员带来了便利。但是我们了解技术是一把双刃剑，电脑办公对于一些人而言是挑战，工程建筑档案管理也不例外。近年来，工程建设的档案管理为了适应信息化的发展有一些新的变化，需要工作人员不断的创新发展。在文中我们看一下当前我国在工程档案管理的工作中存在的问题，并对此提出了一些自己的意见。
1目前工程档案管理工作中出现的一些共性问题
工程建筑档案在建筑工程项目中有着举足轻重的地位，因为他直接记录着相关数据，反映着工程建设以及建筑物的质量好坏。我们可以这样说，工程建筑档案是对工程实施的最全面的档案记录，工程建筑档案的存在对于工程建筑质量的安全性和可靠性有着重要的指导作用。
1.1工程建筑档案管理信息化建设速度缓慢
科学技术在不断发展进步的同时，我们也在与时俱进，加快了工程建筑档案信息化建设的进程，对其加以关注的同时也加大了资金的投入，但是这些只是杯水车薪。查阅资料后发现，目前我国的工程建筑档案信息化建设的发展速度远远落后于经济建设的步伐。在工程建筑档案信息化建设过程中，工程建设的相关标准没建立好，加之档案源于各地，使得信息相对分散难于整理。同时，在平时的工程建筑档案管理建O过程中，仍有许多单位只注重实体的档案，忽略了建筑档案的信息化建设，在相关方面存在缺陷。
1.2对于工程建筑档案管理信息化重视度不够
虽然我们很清楚这个事实，我国的工程建筑档案管理在信息化建设这一块仍是开始阶段，必然会暴露许多的不足。这些是情有可原的，档案的归纳整理不到位，纸质的档案转化为电子存档面临着各种各样的问题。目前存在着这样一些问题：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具，相关工作人员也没能按规定处理事务，同时相关专业人才不仅质量不达标甚至数量也不够，更有甚者对于信息化建设不屑一顾。这也严重的阻碍信息化的工程建筑档案管理建设。当然，也不能忽视信息安全这一重要话题，党和国家也要不断地完善相关的法律制度和专业技能，确保信息的安全。
2信息化工程建筑档案管理方法
随着建筑行业的不断发展，在行业内的竞争力不断加强，为了提高工程单位的竞争力，应当加强对建筑工程档案的信息化管理，如规范档案信息的储存方式、提高档案信息的查询速度等，这些都能够加强档案信息的管理。所以工程单位应当注重档案信息的管理力度，加快档案信息化进程，不断提高我国建筑行业对档案信息的管理。
2.1确保原始数据的采集与归档
在加强建筑行业的档案信息化建设的进程中一定要注重档案信息资料的采集和归档。首先将档案信息资料收集采集，然后再通过计算机的扫面设备输入相应的数据信息，将有关建筑信息的资料、图纸以及各种文件资料进行存档，以数据信息的形式储存在计算机中，这种档案信息化建设能够在一定程度上避免资料信息的丢失和损坏。将档案信息资料存档之后，还应当对这些档案信息进行分类，这样有利于工作人员查询信息资料，提高建筑工程的工作效率，避免由于数据信息的僵乏而不能顺利完成工程项目，所以应当加强建筑工程的档案信息化建设，确保原始数据的采集和归档。
2.2加强档案库的信息化管理
为了实现工程建筑档案的规范化、系统化，使得档案信息能够共享，应当建立档案信息资料库，同时加强档案信息资料库的管理。档案信息资料库将输入的数据信息进行分类存档，同时也可以建立统一格式档案信息管理系统，这样能够实现档案信息的自动归档，有利于档案信息的管理。这些经过统一处理过的档案信息可以通过数据库这样一个平台实现共享，这样能够提高档案信息资料的利用效率，在一定程度上也提高了搜寻的效率。
2.3提高工作人员的业务能力
随着建筑行业的不断发展，建筑行业的档案信息管理工作也发生了较大的变化，这就要求工作人员要具有一定程度的业务能力，所以建筑工程单位要提高工作人员的业务能力，提高工作人员的个人素质。所以建筑工程档案的管理人员不仅要熟练掌握各种现代化、数字化的管理设备，同时还必须掌握有关档案信息资料的管理知识，严禁一些兼职人员从事这项工作，必须保证建筑工程档案数据资料的准确性、有效性、与时俱进，只有这样才能满足实际的需要，所以应当加强工作人员业务能力培训。
管理单位在进行工程建筑档案的信息化建设过程中，忽视了对档案的机密性和安全性和相关设置，导致部分的工程建筑档案出现丢失后或泄密的问题，给相关的建筑单位和管理单位造成了十分巨大的影响，阻碍了我国建筑行业的健康持续发展。针对这种情况，相关的管理部门在进行工程建筑档案的信息化建设过程中，需要结合工程建筑档案中的具体内容的机密性对部分工程建筑档案进行加密设置，通过运用相关的计算机操作技术提高机密工程建筑档案的安全性和可靠性，将工程建筑档案的信息化管理和实际运用进行有机的结合； 同时，在工程建筑档案管理信息化建设过程中，还需要加大对工程建筑档案纸质文件的保管力度和维护工作，从而进一步提高我国工程建筑档案管理的科学性和有效性。
3 总结
总而言之，基于信息化的工程建筑档案管理建设具有十分明显的优势，对提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分积极的作用和影响。
我国的工程档案管理信息化现阶段还处于起步阶段，在今后的发展过程中还需要继续遵循我国对建筑行业信息化发展的有关规定，在不断的学习过程中吸收知识总结经验，推进我国工程建筑档案管理信息化建设的深入发展，提高工程档案在工施工管理的过程中发挥更大的作用。
综上所述，在建筑工程中科学、有效的档案信息化管理对建筑工程项目的实施具有重要的作用，为了保证档案信息的安全性、可靠性，应当加强档案信息化建设。虽然我国档案信息化建设还处于初级阶段，但是经过不断的研究和学习，在实践中不断总结经验，就能够推动我国档案信息化的不断发展。
参考文献：
[1]赵乃坚.如何充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理工作中的作用[J].城市建设与商业网点.2009（19） .
[2]刘丁兰，苏建慧.浅谈县级档案管档案信息化建设中存在的问题及对策[A].档案安全与档案服务―――2011 年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011.
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建筑工程项目分为很多种，其建筑工程规模的大小也不尽相同，而那些规模较小的建筑工程的技术档案管理，可以采用普通管理方式，而那些规模比较大且又复杂的工程，其技术档案管理则应采用多重角度思考管理的方法。现阶段，建筑工程技术档案的传统管理模式应当从以下几个方面分析：（1）、技术维。其主要包括信息技术和网络管理系统。（2）、人文维。其包含了工程档案管理制度以及组织文化。（3）、管理维。其主要包括了战略规划、人力资源管理、组织结构。（4）、经济维。其主要包括了相关市场的开发、资金的投入使用以及产品服务等等。随着新时代的来临，建筑工程技术档案的管理方式也越来越现代化，传统档案管理模式中优秀的地方是值得继承与发展的，但其老式的管理方法将会被时代所淘汰，其管理模式将会朝着越来越科学化的方向发展。本文对某个大型建筑工程的技术管理中存在的问题，进行了研究与分析，此工程采用手工的方法将档案的目录编制成word录入到电脑中，其工作效率极为的低，如若需要寻找或分析相关的数据，都需要耗用很多的人力、时间。改传统下的管理模式存在着许多的问题，其主要表现为以下几个方面；（1）只意识到了保管的重要性，而忽视了其利用价值，过于的对技术档案进行保管，导致技术档案与“外界隔绝”，其相关的价值不能够及时的被利用，偶尔进行利用，也只是提供有关技术文件资料的复印件或者原件，而缺乏对技术档案内容的深入分析与研究；（2）在全过程当中缺乏相应的控制，在工程项目建设的过程中，有些档案管理处在无关紧要的地位，不会提前进入工程的文件管理，对档案信息数据的有关疑问也没有提出建议与疑问的权利；（3）技术档案在进行收集、整理资料，保存和被利用等整个过程中，也仅仅是关注到了技术档案的经济价值，而忽视了对技术档案管理的质量以及效率的关注。
二、建筑工程技术档案如何进行科学化管理的相关分析
通过上文对建筑工程技术档案传统管理模式优势与不足的研究与分析，我们可以通过上文我们可以了解到建筑工程技术档案传统模式中存在的问题以及优势，但是存在的不足并不会影响技术档案管理将会向着科学化的方向发展。所以在技术档案科学化管理过程中要加强重视项目管理，以促进技术档案相关价值的发挥。
(一)进行全过程的控制
我国的建筑工程技术档案不仅是工程施工过程中的一个项目，而是存在于整个工程的施工过程中。1.为了确保技术档案内容完整不缺，就要及时收集工程在施工过程中形成的有关技术文件，对此，可以采用甘特图方法，档案的收集要紧跟工程的进度，例如某个建筑工程的进度规划在以=一月至十二月，一月上旬进行编辑设计任务书，一月下旬选择建设地址，二月进行工程勘测，二月下旬和三月上旬进行组织设计，三月上旬计划进行年度建设计摘要：技术档案在建筑工程技术管理方面发挥着巨大的作用，而在工程领域中对于技术档案管理方法一直都存有争议。所以本片文章就简单的研究与分析了技术档案管理内容，通过了解传统管理的优点与不足，进而从现代化管理的角度给出了科学合理的意见。关键词：建筑工程；技术档案；科学管理划，三月下旬进行建设准备，四月至十二月进行工程施工，十二月完工进行验收。采用甘特图方法，在进行技术档案相关资料的收集时，可以结合实际制定科学合理的管理方法以及发展方向。2.技术档案中的相关文件。项目在进行申报的过程中，工程前期的技术文件起着至关重要的作用，其中包含的文件有对于项目的相关建议书、项目在批复过程中的相关文件、项目是否可行的有关报告、项目在进行评估过程中的形成的相关文件等等；在设计阶段过程中形成的相关技术文件有:项目初步进行审批过程中形成的有关文件、征地拆迁以及后续安排的相关文件、招标投标过程中形成的文件等等。工程在进行施工的过程中以及完工后形成的相关文件，以某个工程作为案例进行分析，比如该工程在进行施工的过程中，首先要做的是审批开工报告，并及时记录和整理施工过程中的相关资料，同时施工当中的有关工程的总结、竣工图、工程的验收等相关文件及资料也要进行收集与整理。
(二)加强对档案管理的质量控制
我国对档案管理制定了相关的法律条例，但绝大多数都只是进行宏观方面的规定。在实际的技术档案管理过程中，对技术文件档案提出了更高了要求与标准，如果缺乏对应的规定，其控制效果将很难实现。1.有关需求特征的分析。在整个工程管理过程中技术档案的管理都要以相关利益者的需要作为内容，并将无缝服务理念贯穿整个工程过程中，进而提高信息资源的利用效率。同时要注重提高档案管理者的服务意识，并及时跟踪服务技术档案形成的过程，一直到工程完工。2.完善反馈制度。要想技术档案内容完善，就要及时做好反馈信息的收集工作。其相应的方法就是以技术档案使用者的需要及愿望作为依据，进而不断完善和提高技术档案管理。
三、结束语
通过上文的论述，我们可以得知建筑工程技术档案在实现科学化管理的过程中，要不断的加强收集和整理施工过程中形成的有关技术资料及文件，并以需求的特点、制度反馈及计划实行等作为出发点，以保障并提高技术档案管理的质量。通过上述文章的研究我们可以得知技术档案在进行科学化管理中，由于不同的工程技术档案在进行管理中的需求也不尽相同，所以上述的方法在其他工程管理应用过程中，要考虑到实际情况，予以合理的应用。
参考文献
[1]李艳红,刘万瑞.建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施[J].门窗,2014,10:150.
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尽管很多部门印发了档案管理的相关规定，在一定程度上促进了档案管理工作的发展和进步，但从当前我国基础设施发展现状来看，在公路工程全寿命周期内，缺乏对检测档案管理的重视度，同时也缺乏统一的管理标准，这在一定程度上造成了人力、物力和财力的浪费，而且公路工程的进一步发展也受到阻碍。
（二）公路工程检测档案管理管理方式陈旧
对于公路工程项目，一般采用的是多极化管理方式，这无疑加长了信息传输的线路，使得内部管理之间变得比较迟缓。与此同时，公路工程检测涉及的周期比较长，其技术的应用和档案的管理等都变得比较复杂，若不能对其档案管理方法进行创新，将很难提高公路工程检测档案管理的效率。
（三）路工程检测档案管理缺乏信息化管理
随着信息化技术应用，为公路工程检测档案管理的创新带来了更多的活力源泉，实现了公路工程检测数据资料迅速和高效的传输，能够更加准确、合理的对公路工程的质量做出判断。当前在公路工程检测过程中，已经逐步引入了信息化技术，并取得了不少显著的成效，但是信息化技术在公路工程检测中的应用方式、时间等方面还需要不断的完善，更为科学合理的信息化档案管理方式还需要我们进行更深层次创新。
二、公路工程检测档案信息化管理的创新内容
（一）观念创新是公路工程检测档案管理创新的思想保证
实现公路工程检测档案管理的创新，必须全面履行以下两种职能：档案事业行政管理和档案保护利用，必须学习新的知识观念，转变陈旧的观念。因此公路工程检测档案管理人员必须首先进行知识观念的创新学习，采用新的知识管理观念进行公路工程检测档案的管理。其次，我国公路产业在发展迅速，而但公路工程检测档案的管理方式却相对比较落后，公路工程检测档案管理人员应充分利用现代化管理方法，应采用计算机及网络通讯设备强化管理方式，逐步将公路工程检测档案管理由实体管理向现代信息化管理转变，参与信息市场，适应发展的需要。
（二）管理模式创新是公路工程检测档案管理创新的关键所在
加强公路工程检测档案的管理创新，关键是建立公路工程检测档案管理工作的有效管理模式。在具体操作中，我们通过开展公路工程检测档案的编制、执法检查、下基层业务指导、业务咨询、举办培训班等活动，从宏观指导思想、政策制定上、战略目标上创新；我们还把一些重大公路工程因检测不到位而造成的事故责任追究的事例整理成册，作为学习资料，送发给公路工程检测单位负责人和资料员，提高他们的警示度。在坚持“依法行政、依法治档”的同时，我们不断加强了公路工程检测档案管理的法制建设，也是公路工程检测档案管理模式创新的重要手段。还要从档案室的微观管理上进行创新，综合各种因素实现公路工程检测档案的管理。
（三）技术创新是公路工程检测档案管理创新的内在驱动力
公路工程检测档案管理应进行以下两方面的技术创新：其一公路工程检测档案管理人员必须将先进的科技成果应用在档案管理和保护中，确保档案的完整性；其二公路工程检测档案管理人员应针对当前档案管理技术方面存在的弊端和缺陷，研制出适应时展的新型检测档案管理技术，进而提高检测档案管理工作的效率和质量。
三、公路工程检测档案信息化管理创新途径
做到观念创新、管理创新、技术创新，将现代化的通信技术、网络技术和计算机技术融入到档案管理中是进行公路工程检测档案管理信息化管理的核心，从而有效的解决了公路工程检测信息的采集、加工和利用等问题，为公路工程检测资料的收集和编制整理解决公路工程检测资料在档案管理中存在的问题提供了方便，将传统的公路工程检测档案管理模式升级到现代信息化管理模式。
（一）提高信息化设备和管理人员的专业化能力，加强档案管理的观念创新
处于信息化时代，虽然档案管理人员不再从事繁重的体力劳动，但他们需要处理的信息量更加的复杂繁重。因此，要加强公路工程检测单位信息化基础设备的建设以及提高档案管理人员的专业化能力。
首先，公路工程检测单位应加强档案信息化建设，加大档案管理的资金投入，提高检测单位进行档案管理的基础设施。在这是因为检测单位基础设施的建设是确保了公路工程检测档案管理工作的顺利进行。如果检测单位缺乏有效的基础设施，检测档案信息化管理将是很难实现的。公路工程检测单位的基础设施包括以下几种：档案库房的建设，文件存储设备的配置，档案库房管理制度的建设以及其他相关方面的建设。以此确保公路工程检测档案信息化管理的能够顺利有效的开展。
其次，开发档案信息化管理工作，公路检测单位应配备高素质、高技术的检测档案管理团队。他们在进行检查档案管理中能够及时采用进行的信息化管理技术进行管理，比如计算机忘了技术等。管理人员必须与时俱进，不断学习信息化技术，提高公路工程检测档案的管理效率和管理质量。公路检测单位应通过各种渠道对档案管理人才的选拔、培训，特别是既懂档案管理又能利用计算机网络技术的复合型人才。公路工程检测档案管理人员不仅要不断的学习管理知识，更应注重管理理念和方法的创新，从而不断提高公路工程检测档案的管理水平。
（二）确保公路工程检测档案信息的系统性和完整性，加强档案工作的管理创新
充分利用现代计算机技术、网络技术等是实现公路工程检测档案信息化管理的重点，更加科学的进行档案信息化管理。首先，公路工程检测单位管理者要不断地审时度势，针对检测档案管理的现实情况，设置专业的档案信息化管理部门，并委派优秀的档案管理人员，建立一个完善的公路工程检测档案管理体系，将公路工程的进度和检测资料联系起来，通过对公路工程进行事前规划、事中控制和事后检查的方法，逐渐形成一套合理的现场资料、审批、填报和检查的科学信息化系统，进而提高公路工程检测档案管理水平。
实现档案自身的价值就必须确保公路工程检测档案完整性。公路工程检测资料的收集和材料的系统化两环节能够有效的衔接直接关系到公路工程检测档案管理的效率，因此要重点把握这两项工作的衔接性。检测资料归档的完整性大大降低公路工程检测档案管理系统进行档案归档和收集的难度，这主要是因为公路工程检测档案数量众多，而且具有很长的周期，为了确保公路工程检测档案的完整性，就必须高度重视检测档案收集工作的落实过程，而且更要注重细节，完成阶段性的检测档案收集工作后，需要及时检测公路工程检测资料内容的完整度，档案管理人员必须具有很高的目的性和针对性，对公路工程检测的情况进行充分的了解，确保检测档案没有遗漏，使公路工程检测档案管理越来越具有科学性和完整性。
（三）建立完善的公路工程检测档案信息资源库，加强档案工作的技术创新
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1.1 市政工程档案是对城市管理和建设的重要依据
现如今，城市已经由以前的单纯名词发展成为了一个综合性的、涉及范围较广的概念词。由于我国经济的飞速发展，现在的一些小的城镇也会在不远的将来变成一座大城市。城市现代化的进程已经有了逐步加快的趋势，而很多矛盾也就被凸显出来了，而要想很好的解决这些矛盾，城市立体化的程度必将越来越高，也必将更充分的利用城市地上和地下的空间，所以地下建筑物和地下构筑物等隐蔽工程将会越来越多，而要想做好对这些隐蔽工程的改建、管理以及维护等工作，仅仅依靠人的记忆显然是不行的。人的记忆力是会变的，是会衰退的，而工程档案才真正是储备城市建设资源的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。所以要想避免市政工程施工出现浪费现象，做好工程管理、规划和建设的工作，就必须以工程档案作为依据。
1.2 城市建设造就了市政工程档案，市政工程档案中有丰富的城市建设经验，档案同时包含了城市建设的各种技术。城市建设活动的成果主要有建筑物实体和工程档案两个方面，工程档案不但真是的记载了工程施工生产活动的全国成，它也是记载人们工程思想和技术的载体，所以工程档案也是储备工程经验和工程技术的最重要的工具，对于一个现代化的城市而言，如果这个城市具备了数量多并且质量较高的工程档案资料，也就意味着这个城市具备非常雄厚的技术基础。
2 市政工程档案的管理工作
2.1 做好市政工程档案的归档工作
要想做好市政工程档案的归档工作，不仅仅是工程的管理单位，项目工程的投资单位、施工单位以及监理单位都必须加大管理力度，相互配合。投资单位、施工单位以及监理单位在编写市政资料时都必须注意准确性和真实性，编写时也必须严格的执行国家的相关文件，另外施工单位也必须要非常重视市政工程档案的编写工作。
2.1.1 施工单位的所有人员都应重视资料的编写工作。施工单位的领导应首先就非常重视资料的编写工作，这也对市政工程资料最终形成的优与劣有着重要的影响，而现实情况是大部分施工单位的领导都不重视资料的编写工作，他们往往更重视工程实体的施工工作。
2.1.2 施工单位还应安排专门的人员负责资料的编写工作。根据国家建设部门的相关要求，资料编写人员在上岗前必须是经过相关的培训的，只有获得了资料员章以及资料员证，才能够具备编写资料的资格。
2.1.3 施工单位要真正的认识到市政档案的指导意义。市政工程档案不但能为对工程的管理和维护工作提供有力的保证和重要的参考，同时它也能为领导今后所进行的决策提供重要的依据，同时它也是日后解决项目工程中出现的事故或是问题提供重要的参考依据。
2.2 市政工程档案应满足的要求
2.2.1 市政工程档案管理中易出现的问题及改善对策。市政工程档案是能够真实准确的反映工程项目的建设活动的，它对工程建设完成后维护、扩建以及改建工作都是有着指导性的意义的，因此在建设工程归档之前，工程技术人员和档案管理人员对档案资料必须严格把关，不符合规范要求的档案文件必须拒之门外，从而确保档案资料的真实性和准确性。
2.2.1.1 档案文件是否为原件。只有原件才是工程档案作为凭证最有力的依据，所以只有归档的文件是原件才是真实有效的，如果是复印件或是传真件进行归档，一方面这些文件不利于长期的保管，另一面之后在利用这些文件时也一定会带来麻烦和损失。所以，档案管理人员在检查文件时必须认真谨慎，确认这些档案文件必须是原件。
2.2.1.2 文件的内容应是完整的，工序的日期和顺序也必须是正确的。施工过程中形成的技术文件能够真实的反映出工程建设的实际情况，它也是评价工程施工质量好坏的重要依据。而施工技术人员的思想一般都是轻内业重外业的，所以施工技术文件经常都是内容残缺不全的文件。常见的如编制施工工序报审文件时，只有申报的内容，却没有监理单位的审批意见；或是编制原材料的试验记录时，只有试验数据而没有试验结论等。所以针对这一类施工技术文件，监理人员应连同施工技术人员对其严格审核并补充完整。
2.2.1.3 图纸变更文件必须有施工单位、设计单位以及建设单位的签字盖章。很多施工单位没有经过设计单位和建设单位的同意或是只经过他们的口头同意时，就更改设计图纸了。这是严格禁止的，施工单位是没有权力对设计图纸进行私自变更的，当施工的过程中有需要更改设计文件时，施工单位应连同设计单位和建设单位共同会审图纸文件，并编写设计变更通知书，设计变更通知书上必须有设计单位、施工单位以及建设单位的三方签字盖章，否则是不能生效的。
2.2.1.4 隐藏工程的签字盖章也必须是齐全的。由于隐藏工程施工完成一般都是埋在地下的，他们是不会被看到的，而隐藏工程施工质量的好坏对整个工程的质量也是有着重要的影响的。所以，施工单位在进行隐藏工程的施工时，要邀请设计单位、监理单位、投资单位、建设单位以及接管单位到施工现场进行检查，并在相应的档案文件上签字盖章，各个单位都确认无误后方可进行下一道工序的施工。
2.2.2 当市政工程建设完成处于竣工验收阶段时，施工单位也必须及时的将这些工程档案资料装订完成，将这些资料移交给工程的接管单位，对档案文件进行归档和管理，做好工程项目的交接工作。
通过以上的论述，我们对市政工程档案的作用以及市政工程档案的管理工作两个方面的内容进行了详细的分析和探讨。市政工程档案是城市基础建设过程中技术与经验的最为重要的信息资源，它所发挥的作用也越来越明显了，而要想真正做好市政工程档案的管理工作，最关键的因素还是人的因素，在管理市政工程档案时应充分发挥人的潜力，从而更好的为工程档案事业服务。只有真正的做好了对市政工程档案的编制、开发、管理以及利用的工作，才能真正将施工技术转化为直接的生产力，才能继续加快城市现代化的建设进程，从而为社会创造更多的物质财富和精神财富。
参考文献
[1]陈晓丽.浅谈市政工程建设中档案管理工作的重要性[J].城市建设理论研究，2012.
[2]张颖.浅析市政工程档案的作用与管理[J].兰台世界，2008.
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随着中国石化工程建设事业的不断发展，中国石化内部资源开始了重新组合，原石化系统内部的建设公司和设计院，根据中国石化集团总公司的统一部署，将原单一的建设单位和设计单位组合成新的以设计、工程项目总承包（EPC）和核心专业施工为主体的工程公司，因为单位性质的改变，如何适应新的档案管理方式，加快应用电子档案管理已经是摆在我们面前迫在眉睫的任务。所以，根据工程公司档案管理特点，开发的档案管理软件除满足通用的档案管理要求之外，还必须充分考虑工程档案特点。
一、工程档案管理工作流程图
工程公司的档案管理是由文件收集、整理、归档、验收、整编、入库、管理、利用等几项工作组成。
首先是工程设计文件的收集、积累。工程设计文件分为项目文件和非项目文件两类。项目文件包括项目管理文件与设计文件，非项目文件是指与项目相关，但不是在项目活动中产生的文件资料，如科研、标准及设计参考资料。文档人员在文件收集、积累完成后，进行整理编目，交付档案室归档，档案室在接到归档文件后，按照档案管理规定检查验收，然后整编登记，归入档案库房中相应的柜架进行保管。对库存档案进行管理是档案室的重要工作，它包括整理档案资料，编制档案目录和索引工具，档案的鉴定与销毁，根据用户的不同的需求提供档案利用服务。
二、系统结构
根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。
（一）文件整理过程
项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。
（二）归档文件验收过程
档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。
（三）档案管理过程
档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排 组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。
（四）档案利用过程
系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。
（五）系统管理过程
系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。
三、档案管理软件软件模块的划分
系统共包括8个模块：项目管理、归档管理、验收管理、档案管理、利用管理、审批管理、统计管理、系统管理。如下图所示：
（一）项目管理功能模块对应现在文档组采用的项目管理软件，包括项目的立项、项目配置、项目进度、项目查询这四个功能
（二）归档管理功能模块包括：文件的输入，文件修改，文件导入，可连接扫描的PDF电子文件，可发送“归档申请单”，可查询“存档状态”。
（三）验收管理功能模块包括：项目验收与归档验收。项目验收主要是验收项目立项是否正确，数据是否正确齐全。归档验收主要功能是归档数据的验收、入库是否完备齐全，对验收结果评论，并发出“出错信息修改单”。
（四）档案管理功能模块包括：工程档案领号、档案整编管理、档案密级管理、档案鉴定管理、档案库房管理（包括排位图、库房温湿度记录）、档案维护管理（对已有的档案数据增减修改）。
（五）档案利用管理
利用管理分为两部分，1、电子档案的利用：包含电子档案的查询，电子档案的浏览 复制 打印管理。2、实体档案的利用：包括利用实体档案审批手续，实物档案条码管理，实物档案借阅归还记录。
（六）审批管理：包含档案利用审批申请，利用审批查询，审批权限管理等。
（七）档案统计管理：统计管理的主要功能是完成各种统计工作，包括项目统计，归档统计，利用统计，电子档案汇总统计，实物档案汇总统计等。
（八）档案系统管理：主要功能是完成系统的全部定制工作及监控系统的运行情况。包含用户管理功能（建立部门、组、用户，定义角色、授权）；在线监控功能：可查询所有登录过系统用户的详细信息，并禁止特定用户登录）日志管理功能，可按日志事件组合条件查询系统的使用日志，可将日志导入导出。
基础数据维护功能：可对档案系统的基础数据进行编辑，基础数据包括，档案分类码，档案密级、图纸设计阶段，归档整编数据修正。
数据备份与修复功能，如遇异常情况数据系统遭到破坏，可及时恢复系统数据。
工程档案管理系统除以上的基本功能之外，还需要考虑增加单独的数字化管理接口模块，随着电子技术的不断发展，档案管理工具和手段也发生了日新月异的变化。包括扫描仪，数码相机、打印机、条形码设备在档案部门不断应用，故在设计工程档案管理软件时必须预留能调用这些数码设备和专业软件的接口。
工程档案管理系统的总体目标是实现图文自动归档，电子编目、晒图、复用、查询审批、利用统计、工程领号的自动化管理。
随着电子信息的不断发展，档案管理手段也发生巨大的转变，从传统的档案管理向数字化档案管理过程已不可逆转。如何在新的形势下，加强档案信息化管理，充分开发和应用档案管理软件，我们必须予以重视。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社.
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（二）档案应用。1、施工依据。水利工程档案在建设期间，施工的关键在于批复与立项；而施工的依据则主要是图纸、设计、规范和标准；而合同和文件则主要起明确施工责任和分配施工任务的作用。2、竣工验收的必要条件。根据水利部门所颁发的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》（水办【2005】480号）中第二十四条规定要求：未经过档案验收或档案验收不合格的，不能够通过或进行工程验收。由此可知，水利工程档案验收是工程竣工验收中非常重要的环节。与此同时，水利工程档案还可作为工程质量监督部门以及行政主管部门的验收依据。3、运行与维护依据。水利工程档案在维修养护以及调度运行中同样占据着重要地位。其可对水利工程的防洪能力以及设计标准等方面提供最直接、可靠的信息，便于对工程的抗旱输水和防洪调度等方面的能力进行评估和实施；同时，档案还能提供技术参数、设备工程安装以及操作手册等相关信息，是工程设备使用的必备资料。4、改建、扩建依据。由于各种原因需对水利工程进行扩建或改建时，首先应对原工程的设计、地基情况以及设计标准等各方面进行初步的评估，通过查阅档案资料，不仅能使改建或扩建设计与原工程更加贴合，还可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故处理依据。水利工程本身就是较为特殊的工程，一旦发生事故，其波及范围非常广，且损失数额也非常巨大，这就需要对责任方进行追究，为其他项自工程的实施拉起警戒线。在对工程事故进行调查的过程中，理清责任非常关键，而档案中白纸黑字留下的信息在此时就成为了最重要的证据。
二、“三个工程”
档案管理，以时间为纵向主线对工程建设过程进行记录；横向上则对应实物水利工程。笔者认为档案工作应分为三大工程，分别是财务工程、文字工程（包括了合同、文件、图纸以及审批等资料）以及影像工程。
（一）财务工程。财务工程主要是指在水利工程建设的过程中，所涉及的财务档案资料，而财务也是制约工程的主要因素，通过对财务数据进行查阅可清楚地掌握工程的进度及花费量。这里所说的财务工程主要是对预算、概算、各类保证金、决算、月支付清单以及备用金等相关信息的统指。
（二）文字工程。档案管理的主体就是文字工程，无论是水利工程的初步拟定、施工阶段以及竣工验收等各个环节都会产生大量的文字内容。通过文字工程，可使水利工程各环节更加准确、全面、翔实地展现。
（三）影像工程。影像工程主要是通过多媒体技术，例如，摄影机和照相机等设备，对工程建设过程中产生的重要事件通过图像的形式进行记录。截至目前为止，影像技术主要用于领导检查、工程重大会议、完工后工程实景等。通过影像技术对工程进行记录，使工程记录信息更加真实、直观。目前，不少隐蔽工程纷纷通过多媒体技术来记录和拍摄工程概况，使隐蔽工程验收突破了时间地域的限制，在影像的基础上辅以文字说明，大大增强了工程的客观性、真实性和形象性。隐蔽工程主要是指钢筋、地基、设备安装以及电气管线等需要掩盖和覆盖的工程。一旦隐蔽工程无法得到有效落实，可直接导致工程返工，延长工程时间。为此，要提高工程质量，保证工程能够顺利完工，就必须确保隐蔽工程检查合格后才可继续施工。
三、事件的时间对应
水利工程档案管理主要从工程建设与档案的同步性、工程建设流程的对应性来体现。无论是何种水利工程，在立项时。首先需要对相关文件资料进行收集整理。其次，设计、勘测、监理以及施工等相关协议，均会产生大量的文字信息，此外，这些环节对档案的份数、质量以及移交工作均有明确要求，这就对档案管理提出了进一步指示；在对施工质量进行检查以及了解施工进度时，需同时对工程档案管理情况进行收集整理，没有档案的参与无法准确掌握施工的全过程。在建设水利工程的过程中，若需要对设计进行变更，则必须以施工图纸为基础；监理单位批复、施工单位申请以及业主单位同意，一定要保证时间的先后顺序。
四、电子版与纸版
伴随着电子技术的发展，计算机成为了当前档案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程档案管理工作效率。但纸质版仍然在档案管理中占据着重要地位。一是，纸版档案材料是以实物形式存在，更加具有说服力和不可替代性。二是电子档案可将相关信息记录到数据库中，在统计和查询上具有更强的优势，且随着计算机技术的发展，电子档案在工程建设中的作用更加突出，尤其是异地查阅，其优势是不言而喻的。近两年来，国家制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，标志着电子档案在CAD光盘技术的推动下逐步朝着光盘库载体的模式快速推进，未来这就成为项目档案管理的主要方向。三是纸版档案与电子版档案内容一致，无论是内容、时间还是结构，均必须保持一致。
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（二）影响工程建筑档案信息化建设的原因。在这个信息时代里，我国的科学技术在不断地进步，逐渐创新，同时也促进了工程建筑档案信息化建设的进步，尽管目前我国的工程建筑档案管理信息化建设的关注度以及投资力度都有所增加，但是结合相关媒体资料来看，当前我国的工程建筑档案信息化建设的进程速度依然比较慢，仍然没有办法跟上我国经济发展与社会建设的脚步。
除此之外，影响工程建筑档案信息化建设的原因还有两点：1.工程建筑档案来源地不尽相同，做到统一、规范管理的程度就会比较困难。2.在实际的单位操作中，部分单位仍然注重实体的工程建筑档案管理，对于工程建筑档案信息化的建设还是引不起重视。
二、实现工程建筑档案信息资源共享的方法
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Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中图分类号：TU74文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
地理信息系统从50年代开始提出概念到现在，不断得到发展和完善，并广泛得到应用。日益发展起来的城市信息系统作为地理信息系统的一个重要部分，已被视为现代城市建设管理的一项重要指标。80年代，城市地理信息系统开始在我国“登陆”，其影响和作用不断扩大。现在，我国有十几个城市已建立具有一定规模的城市地理信息系统。各个城市建立起来的城市地理信息系统在规模上可能有一定差异，但是，基本上都是以城市基础信息数据库为核心，以服务于建设各行各业为目的而进行开发建立的。
(图一) 一个完善的城市地理信息系统
一个完善的城市地理信息系统包含的功能内容大致可以用(图一)进行说明。
城建档案馆作为城市建设档案资料的中心，从(图一)可以看出，它是城市地理信息系统的一个重要的数据源。城市地理信息系统可以在城建档案管理中充分得到运用发展，并可以把城建档案管理带入全新领域。虽然目前国内充分利用城市地理信息系统来管理城建档案基本上还是一块空白，但地理信息系统在城建档案管理中的广泛应用已是一种势不可挡的潮流，是大势所趋。而且，与现在大多采用的档案管理系统相比，具有极大优越性，在许多方面是一般档案管理系统不可能做到的。
城建档案馆现在对城建档案的管理是按档案三级分类进行的，微机自动化档案查询检索管理系统也是基于档案分类分级管理方法而开发设计的。城建档案的分类分级管理方法，确实使城建档案进入了科学有序的管理阶段，应该说是一个较好的管理方法。然而，城建档案不同于文书档案，也不同于图书资料，它具有自己的特点，笔者在长期的档案管理过程中，发现档案的分类分级管理及微机自动化检索查询在管理、操作上有一定难度。地理信息系统应用于城建档案管理不仅对传统管理方法是一个有益补充，而且可以把城建档案事业建设引向一个全新领域。
城建档案按门类划分为十八个大类，一百多个属类。但是，如果对城建档案按性质划分，大体可以分为三方面：
①城市基础信息的档案资料(如规划、地形勘测、道路管线等)；
②城市建设业务管理档案资料；
③工程性质档案资料(含声像)。
对于城市基础信息方面的档案资料的管理，由于城市地理信息系统具有强大的图形功能，不仅能建立图形数据库，而且能建立图形要素的拓扑关系，具有较强的多层次空间叠置分析统计功能，既可以保持对城市历史基础信息资料的查询、统计、分析功能，又可以保持城市基础信息资料的现时性，实现城市信息资料的动态管理，及时、准确、方便、可靠地提供利用，是一般档案管理软件系统无法实现的。
对于城市建设业务管理方面的档案资料，由于其直接形成于城市建设的各个部门，有一定的时间顺序，条目清楚，只需建立一个相应的数据库(最好在地理信息系统的支持下)，就可以方便地对有关资料进行管理查询。
城建档案材料中量最多、最复杂的就是工程档案。现在城建档案馆对工程档案按门类进行划分，利用微机，基本上能够完成档案的科学有序、自动化迅速检索的管理过程。就这一点而言，由于地理信息系统强调侧重的是图形属性，似乎与工程档案的管理沾不上边。可是，现在档案目录分类分级的管理方法及微机自动化检索管理方法在操作上有时不好把握，而利用地理信息系统恰恰可以弥补这一方面的不足。
城建档案传统管理方法在管理操作过程中不好把握之处，体现在以下几方面：
一、城建档案按大类、属类、小类进行划分，有时在大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间不好把握与操作，处于模棱两可，不知所措的境地。
二、城建档案按门类进行管理，库房里大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间都需要预留空间，既浪费库房、空调，同时还不可避免地要经常发生倒柜现象，增大工作量。
三、更为严重的是，微机自动化检索问题。微机自动化管理检索就是要达到方便、快速、准确、可靠的效果，必须注意避免微机检索出现阴差阳错、张冠李戴.及“死”档现象。然而，基于使用分类分级管理方法而开发的管理数据库软件，往往不可避免地出现这种现象。
常规工程档案的检索方法大体分为以下几种：分类号检索法、时间检索法、地点检索法、名称检索法(工程名称、单位名称)等。分类号检索法，要求分类正确而不含糊；时间检索法，要求能提供确切的时间，然而随着时间的推移，经办人员的调离，不可能知道得很确切；地点检索法，由于地点范围广而含糊，也不好操作把握。上述提到的检索方法，都只是缩小到一定的检索范围，还不能快速、准确、唯一地查询到所需要的档案，都必须再利用名称检索法。
工程从报建到竣工以及管理过程中，工程名称有其重要的意义，然而，由于工程名称的更改、笼统、不规范等原因，就给档案管理、微机自动化检索造成困难和麻烦。其表现在：·
①工程名称更改问题
工程从报建到竣工及其管理过程中，历经时间长，由于一些客观需要，名称说法会有所变化，若建设管理单位没有及时作出有关说明，势必给档案管理造成混乱。尤其是小区建设中，一期商品房的幢号到二期建设，常有随便更改现象。
②工程名称的含糊、笼统、重复问题
例如：xx单位住宅楼、办公楼、综合楼，xx学校的教学楼、综合楼，甚至出现xx房地产开发公司商品房、安置房等工程名称，这些工程名称随着时间的推移，就会出现重复、混乱现象。
③单位名称问题
单位名称也是五花八门，全称与简称、机构的调整增减、归口隶属关系的变化、名称的更改等，都给档案管理检索带来困难。单位名称编码，虽可靠准确，但不直接。
④名称写法输入的规范性问题
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水利工程档案管理是水利工作的主要内容。在水利工程建设活动中,水利工程档案管理是形成一种文件材料,即对国家和社会有保存价值的各种载体,它也是一种依据和凭证,它能够全面反映建设竣工的真实情况,是追查事故的主要依据,它在工程中起着监督的作用,水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量。
在水利工程中,其技术含量是比较高的,质量要求也相对比较严格。水利是国民经济的基础。水利工程的基础设施基本上都属于地下工程。这就是它和别的工程不同的地方,正因为它的独特,如果出现质量问题,其追查原因比较困难和复杂,水利工程档案就是进行检查、管理、维护的重要依据。
《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》(水利部水办[1997]275号)明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时,要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量,并在验收后,及时整理归档。”这极大的说明了档案的重要性。
二、水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的,它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程,也是检水利质量的重要依据,水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用,主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证;第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策;第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人的真实的记载资料,得出更好的研究成果;第四,水利工程会随着实际的需要而变化,因此在对水利工程进行维护和扩建时,档案可以作为合理设计和施工的依据,既节省的时间,有节约了开支。总之有利于创造更多的经济价值;第五,档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。
在水利工程建设中,水利工程档案管理是重要的工作环节之一,也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一,同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求,必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定,只有在档案管理合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收,水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用,如果没有建立相应的水利工程档案管理工作,那么就无人管理水利工程档案,对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用,同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此,建立水利工程档案管理工作是非常重要的,它为后人提供有效的、真实可靠的资料,促进水利工程顺利的发展。
三、水利工程档案管理存在的问题
(一)档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革
随着水利建设工程项目在投资、建设、管理等方面的变化,对工程档案的收集、管理、归档、验收提出了新的要求,尤其是计算机和网络的普及,越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输,面对无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的档案管理工作已表现出较大的滞后性和低效性,不能适应时代的要求。随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建没项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。
(二)档案管理制度不健全,管理水平普遍较差
长期以来,水利工程建设单位和责任部门重工程轻档案、未就项目档案管理工作开展过专项整治,对此项工作的宣传、指导、监督检查和管理力度不足,造成水利档案管理工作处于被动和不利的局面。有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。
(三)对档案管理的重视不足
随着工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查等制度逐渐完善,工程档案内容、形式等都发生相应变化,而相关的档案法律法规和管理制度未及时做相应调整和修改,如何尽快完善建设项目档案法规制度,目前缺乏相应的研究和应对措施。水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视。但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性,或不配专职档案工作人员,或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响。
(四)管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏
水利建设工程大都在比较偏僻、艰苦的农村,工程点多线长,且施工队伍流动性大,难以形成有效的档案组织管理网络,“四同步”工作难以真正落实。从近几年参与我市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,造成档案收集不齐全、整理不规范、分散保管现象较为普遍,在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
四、水利工程档案管理的应对措施
(一)加强水利工程档案工作的管理,促进水利工程档案管理工作全面协调发展
加强对档案工作的集中统一管理,是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证,我们遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。
成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作。由主要领导主管档案情报工作,成立档案情报室,设立专职档案员,在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成了全部的档案管理网络。同时。完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。
(二)转变观念,勇于创新,加强实践,超前管理。要意识到档案工作不是临时性工作,制定一系列措施,对水利工程档案进行超前管理。
从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多,这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂,往往工程任务一完成,临时机构解散,档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排,掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上采取以下收集方法:一是追踪收集,这种方法适用于短期工程;二是分阶段收集,这种方法适用于建设周期长的工程;三是强制性收集,这种方法对施工单位具有一定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
(三)重视档案人员的业务培训,提高档案管理水平
应对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训,讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案,并讲解具体的归档范围,同时,按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范需详细讲解。使大家对档案内容提前了解,注意积累资料,在工作中更好地发挥作用。这种培训使得档案管理工作和工程同步进行。
(四)通过开发利用档案信息,加强服务意识,促进档案管理工作的可持续发展
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2 档案管理与知识管理的联系
2.1 管理流程类似
在企业内部实施的各项管理在流程上都很相似，大致可以概括为档案的收集、整理和保管这三个步骤。这三个步骤对于档案管理和知识管理来说都是缺一不可的，这两者之间表现的差异主要在于除了上述三个步骤之外，在其他实施管理步骤上的差异。
2.2 管理目的接近
不管是档案管理还是知识管理，其自身的根本目的都是促使企业得到更好的发展。在实施档案管理的过程中是通过对档案信息的整理和收纳，为人们进行档案查询工作提供一定便利。而对于知识管理来说其根本目的在于管理人员通过自身知识素养，对企业内部存在的相应信息进行管理，借以满足相应信息自身知识层次的提升。另外在企业内部采用档案管理或者知识管理还可以在本质上提升企业自身竞争力度，对企业的继续发展有着不可忽视的作用。
2.3 管理对象重叠
档案管理的对象是档案文件，知识管理的对象是知识。有知识性意义的东西，才能纳入档案管理，而能够纳入知识信息档案管理的，都不外乎以纸质的书面形式或是以电子档案形式而存在。知识可来源于日常各项活动中形成的文件与档案，也可来源于通过收集整理方式得来的各种纸质数据库等。也就相当于文件档案也是属于知识的范畴，也是知识管理工作中的重要管理对象。文件档案是档案管理和知识管理的管理对象相重叠部分，可见档案管理与知识管理的管理对象是相近且有重叠的。
2.4 管理技术相同
在两种不同的档案管理方法中，运用的管理技术却是相同的。由于这两种方法都要顺势时代的发展需要。随着计算机技术的普及，人们对信息化、数字化的要求不断提高。档案管理作在对相关案卷进行整理、录入、保管的时候，大多都采用计算机工作的方式。这样不仅提高工作效率更能有效地减少一些错误的发生。知识管理工程中，也在越来越多的利用大的信息环境，对先进的技术应用程度也在不断地提升，进而满足人们对知识层面的各种需求，可见这两种管理方法所运用的管理技术是相同的。
3 档案管理与知识管理相差相异
3.1 人们通常运用的档案管理，主要是相关的档案管理工作人员对一些纸质的案卷进行整理和保管。是一项较为单一的工作，所需要的知识含量不一定非常丰富，但是知识管理方法则是进行理论化和概念化的工程，包含着更高层面的东西在其中。
3.2 信息化不断发展的今天，电子档案的管理得到了充分的运用。传统的档案管理着重强调对文本本身的管理，而知识管理则更加重视对档案文件中所包含的信息和知识的管理，二者的侧重点不同。
3.3 传统的档案管理主要是强调对档案文件的整理和保管，使其具有长远的存在性，以方便个人和企业对相关文件的查阅，这一工作相当于博物馆的管理工作，目的是要使其长久的保留。而知识管理则不同，强调的是对档案文件中的知识部分和信息内容进行有效地利用，侧重应用性。这是两者之间较为深层次的差异。
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一、科技档案管理中存在的问题
以中泰化学阜康能源公司科技档案管理工作为例，公司预计在今年4月份开展工作建设糊树脂项目，该项目工程将全新培育10个以上产品牌号，吸收了超过20名高科技人员，为工程项目提供技术支持。为了推进糊树脂项目建设活动有序开展，就需要档案管理人员同工程项目管理部门协调配合开展工作，提供一期项目建设聚合厂房、出料回收厂房、出料汽提、PVC界区外线走向图等52个工号的竣工图和施工档案。与此同时，档案管理员由于自身素质水平较高，可以更为及时、快速地开展档案查询工作，为工程项目活动开展提供更为坚实的保障。但是在工作期间，仍存在档案管理常见问题，具体如下：
（一）设备资料管理分散，资料归档责任不明确。企业在科技档案管理工作开展中，企业领导干部和管理人员应该提高对档案工作的重视和认知程度，只有这样才能确保各项工作更加高效开展。但是就当前企业科技档案管理现状来看，其中存在很大的问题，设备资料管理过于分散，由多个部门进行管理，资料归档责任不明确，致使移交档案室的设备档案出现不完整的问题。与此同时，在关于设备购买时同供货商签订的合同协议、安装调试、检测验收等材料又分别由公司采购事业部和项目管理部门负责管理，资料较为分散。
（二）档案资料移交不及时，忽视档案资源建设工作。公司内部的项目管理部门在档案资料收集和管理工作时，由于管理人员自身的疏忽，致使未能严格遵循预先设定的移交计划时间要求，及时有效地将档案资料移交到阜康能源公司档案管理部门，档案资料归档不及时现象尤为典型，很容易造成档案资料丢失。与此同时，公司内部的项目管理部门为了确保档案资料能够及时归档，会从其他部门临时抽调部分人员进行整理，但是由于这部分临时人员自身档案管理意识不高，实际工作开展中出现一系列错误，严重影响到档案资料归档效率和质量。
（三）档案形式不规范，影响档案资源数据库构建。档案管理中，公司内部个别部门在数据资料记录中，可能由于用笔和纸张方面存在不规范现象，归档文件的格式不清晰，导致档案资料填写不规范，不符合实际要求，严重影响到档案管理成效。
二、科技档案管理对策
（一）提高档案利用价值和凭证作用。为了提高档案管理工作成效，应该健全和完善档案管理制度，制定完善的档案资料收集、归档和分类程序，选择合理的管理方法，严格遵循归档要求，确保档案资料原始性得到充分体现。档案管理中应该对可供利用的复印文件资料进行归档，收集到原件后再替换，确保档案资料的原始性，充分发挥档案资料作用。
（二）提高科技档案技术文件资料完整性。档案管理人员在开展工作中，应该严格遵循工作标准和制度要求，充分了解工程项目的技术方案和技术路线，探究工程项目之间内在联系和因果关系，为科研人员实际工作开展提供更为坚实的保障。更加客观准确地了解工程的具体实施过程和主要内容。此外，为了确保档案资料归档的完整性和真实性，档案管理人员应该选择合理的管理方法，列出工程项目的具体归档资料清单，确保资料归档的完整性。
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档案管理，是我国档案事业中重要的组成部分，对于各个具体单位在生产与工作以及整个社会都具有重要意义，它也是我国经济发展过程中的一个重要事项。档案管理的主要对象是档案，主要的任务是将各个分散、量大、零乱的档案进行科学合理的规划与管理。随着信息化技术水平的提升，档案管理工作者必须加强自身的管理知识与管理水平，保证档案管理工作能够跟上信息化进程，这样才能够更好地发挥档案管理工作在各个行业中的作用[3]。
档案管理工作向信息化方面发展是一种必然的趋势，而一些管理工作者在信息化管理档案的过程中，遇到了一些难以解决的问题，主要体现在档案管理信息化之后，一些档案呈现一种零散的状况，很难对其建立相应完整的数据结构，特别是处理含有大量信息数据档案的时候，例如：某些企业的档案储备库中，很多档案在逻辑上处于紧密联系的状态，但是在物理上却分散存储在不同的位置中，这种档案库结构不利于档案的合理规划与管理。针对这一实际状况，一些档案管理工作者采取了档案科学序列化管理的方法，对档案进行一个序列化的管理，对各个不同类型的档案进行分类管理，将相同类型的档案划归为一类，简化了档案管理操作流程。
3档案科学序列化管理的方法分析
档案管理工作是一项系统性的工程，它要对一些分散的档案进行规划，将所有的档案按照不同类型进行划分，分别存储在各自的位置中[1]。一些档案工作者，结合自身在档案管理工作的经验与档案管理的实际状况，在对档案科学序列化管理方法进行分析与研究的基础上，对档案科学序列化储存方案进行改进，主要是根据相关的特征值，将一条档案序列简化成一串简单的字符进行管理，字符串中处于不同位置的字符都有其独自的定义，通过对字符串进行扫描就能够便捷地看到档案每一个条目中所含有的内容，这种档案科学序列化管理方法主要体现在以下例子中[2]。
将一条档案中的前12个条目假设为一串数字，即135571409901。如果不对这一串数字进行说明，很难有人能够准确地理解这一串数字所蕴含的意思。这一串数字实际上指的就是姓名代码，我国高考中对于通用姓名的代码收集了很多人名中经常使用的汉字，每4位数字组成一个代码对其中一个汉字进行表示，然后不同的姓名就能够通过汉字向数字的转换，将姓名进行序列化之后形成一个相关的字符串，如果将每一条档案中的前12个条目设定为相关的姓名，那么每次需要对档案进行检索与管理的时候，就只需要对相应的数字串进行检索就能够找到档案。可以通过这一种方式对档案的内容进行规范，但是要严格规定每一条经过序列化处理后的档案记录，固定位置中必须设定固定的内容，对于一些不同类型的档案信息也可以对其设置相应的姓名代码来解决档案管理，可以通过一串简单的字符对大量的档案信息进行管理，这是档案科学序列化管理中的一种方法[2]。
档案科学序列化管理中还存在着一些难以解决的问题，主要体现在三个方面：第一个方面，档案自身就具备难以规范的性质，各个地区不同类型的档案在序列长度的设置上难以保持相同的状态，这在很大程度上阻碍了档案的检索；第二个方面，档案序列化的标准还没有一个统一的规划，也难以对标准进行合理的确定，档案工作者很难在全国范围内，运用同一种方式对档案进行序列化管理；第三个方面，我国在档案科学序列管理方面的检索工具还不够完善，导致档案工作者无法科学地对档案进行合理的序列化管理。
