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目前，国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。
（二）电子文件的特点
电子文件的特点主要体现在五个方面，第一，电子文件信息与载体的不固定性。第二，电子文件内容丰富性、多样性。第三，电子文件传递的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件对设备的依赖性。第五，电子文件的安全性差。
二、做好电子文件归档工作的几点建议
做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善，以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。
（一）建立严密的电子文件归档制度
电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。
（二）做好电子文件的收集、积累工作
收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。
（三）做好电子文件的鉴定工作
电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（四）严格电子文件的归档工作
目前电子文件归档应符合下列要求：首先，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。
（五）提升管理人员的综合素质
一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。
三、企业电子档案管理存在的问题
档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划，上项目的热情高，抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法，跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使鉴定工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。第三，电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。第四，电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。
四、强化企业电子档案管理的主要对策
为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。
（一）实行统一管理全程管理新体制，形成企业电子档案管理的合力
企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效
从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
（三）认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量
在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。鉴定时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设，抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。
（四）重视安全保障体系建设，切实做好企业电子档案安全管理工作
加强企业电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份.专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
五、结束语
综上所述，我们可以得出，随着社会经济的不断发展，电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，其方法也得到了很大的改进，标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力，其管理工作一定会更加合理和科学的。
参考文献：
[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006，87.
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随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
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Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.
中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号
引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。
1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性
测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。
首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。
其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。
第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。
第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。
2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护
通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。
2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境
保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不
得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。
2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测
第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。
2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护
通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：
第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。
第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。
第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。
第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。
结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。
参考资料：
[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)
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（一）统筹安排合理规划
电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。
（二）严格制度统一标准
电子文件管理工作是一项长期开展的持续性工作，应落实领导责任，组织相关数量的人力，明确责任分工，加强管理，扎实推进工作有序进行。具体工作中要制定相应标准，严格贯彻实施，一定阶段即以标准验收成果，不断改进以保证后续工作的质量。如：组建专门负责电子档文件管理工作的工作机构，主要负责电子文件管理工作、系统设备升级维护、网站建设维护等；制定电子文件管理中著录项目统一标准，数字化技术参数标准等。
（三）多方参与争取合作
电子文件管理涉及社会的各行各业，应千方百计争取社会力量共同参与和支持，引导建立社会大众积极充分利用电子文件这一社会资源的普遍意识，积极回应获得的利用反馈信息，以促进自身工作的不断改进。如：宣传网络利用优势；发挥档案学会等社会组织的作用；非重复性技术工作可以通过合同、委托等方式外包给企业。
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随着企业互联网时代的到来，企业档案数字化建设也随即展开，并使电子文件更加广泛应用普及，这些是企业经营活动、科研生产的原始数据，是企业科研生产、经营管理的重要基础，能够为企业的后续发展提供借鉴，尤其在新品的开发和研制上，因此必须对电子档案加以很好的保护和充分的利用。
一、电子文件的定义及特点
电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如下特点：
1.电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。
2.电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。
3.电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。
4.电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。
二、电子文件的利用及保密
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要和必要的，而同纸质档案相比，它更加难以控制。全数字化的形态加大了日常维护的难度，在技术支持方面和人员素质方面有较高的要求。
（一）技术支持方面的问题
电子文件为需求人员提供便利的同时，也导致了一些不容忽视的问题。其具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点，使其对软硬件平台的依赖性更强，对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。
1. 载体保护
首先要做好电子文件载体的软件保护。电子文件的格式多种多样，有文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、网页文件、数据库文件等等。如归档时不加以控制，在以后相当长时间内，也许能够读取它们的软件不再使用，就不能保证其可读性。因电子技术更新很快，对归档的电子文件就要规范几种常用的少量的文件格式，用几种通用性较强的软件读取，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。另外，要做好电子文件载体的物理保护。要尽可能防止电子文件载体划擦记录涂层，避免挤压，远离强磁场，与有害气体隔离等。
2.信息保护
企业档案是属于商业秘密的范畴，是企业核心竞争力的保障。为了防止企业档案信息被窃取、删除和修改，通过签署确认、设置密码、身份验证、安装杀毒软件、服务器备份等保护措施，对电子文件的真实性，储存安全性，防范非法访问和病毒侵害都有很好的保护作用。（1）防止修改。将电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。（2）签署确认。由于电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，电子文件的原始记录性和凭证作用将不再确定，因此需要对归档的电子文件进行电子数码签名封签认证。只要数据未发生改变，则签名信息依然存在。数字签名技术是被公认可靠的，被法律界所承认的。（3）设置权限。根据业务职能的需求，设置不同操作权限。有管理级用户、业务级用户和浏览级用户。各级用户不能超越自己的管辖范围。用户在利用时，要特别注意不要泄密。（4）防病毒系统。安装杀毒软件，定期进行病毒的检测和清除。（5）数据备份。有条件的话，应实现异地备份。即备份服务器与被备份服务器安装在不同房间，以防止因火灾、水灾、高压电等灾难造成同一房间内的所有服务器同时损坏。条件允许的情况下，应实现双机热备。如果实现双机热备存在困难，则必须利用数据库和操作系统的维护计划功能实现自动备份。
3．复制保护
由于电子环境日新月异，存贮介质会老化，落后，电子数据格式要定期升级和更换，即在不同软、硬件上进行复制，防止数据丢失和损坏。
（二）人员素质方面的问题
为适应档案数字化管理模式，要不断提高档案人员素质，要有一支具有高素质的专业化知识、并能熟练地运用高科技手段处理企业电子档案的人才队伍。
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计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。
由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。
在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、总结
综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■
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随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894―2002)[S].
参考文献：
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一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
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一 电子文件的定义及特点
电子文件的定义
电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，使人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件的某些特性与纸质文件存在着很大的区别。要利用和管理好电子文件，就必须了解其特性及特点。
电子文件的特点
1．应用发展的阶段性。
办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如一些单位的计算机网络，就是分别由几前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成国际网，处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅），正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅），无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。
2．设备依赖性。
离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。
3．电子文件信息与载体的相分离性。
电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。
4．电子文件的易更改性。
电子文件在其生成、运转、归档过程中文件内容极易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全及原始性，需要解决很多的技术难题。电子文件的多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。
5．电子文件非实体归档的可能性。
不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。
6．电于文件对背景信息和元数据的依赖性。
背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息，对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接，报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息，电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性，可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。值得重视的电子文件特性还有不少，例如信息共享性、非直读性、标准化依赖性等，制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。
二、电子文件的发展趋势
办公自动化、无纸化等事务的出现，使档案的生成方式发生很大的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读性是以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统的提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机的提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
三、电子文件在归档管理上存在的问题
电子文件的形成、收集积累贯穿于行政公务、科技等工作的始终，电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。 电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。
据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。
（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源
电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。我国政府上网工程也已经启动，1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络，网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。
可以想见，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。
（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的文字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在文字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
（三）电子文件的真实性。
实际工作中，影响电子文件真实性的因素有很多，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
（四）电子文件的法律效力尚不明确
通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。
针对电子文件在归档管理上存在的问题的对策
面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。
（一）档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理
各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。
我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成，积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境，相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。电子文件严禁上开放的网络。
（二）相关标准的制定
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作。我国也正在抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。
（三）电子文件的分布式管理
由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞，所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。
目前我国对电子文件和电子档案的分布式管理尚未认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。
（四）使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管
针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子文件时，可通过查询语言检索，只是效率较低，不过通过查询语言检索还可重建原始数据库的逻辑结构。
我国目前还未发现采用此类方法的尝试，原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。
（五）对电子文件法律效力问题的解决
目前对电子文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的管理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。
目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。
（六）对电子文件真实性问题的解决
由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，还有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改，存取，传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。
五、结论
档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。
总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。
参考文献：
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出版时间：2001年
[6]《电子文件管理基础》，丁海斌：中国档案出版社，
出版时间：2002年版。
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Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知识经济时代，档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今现代的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高企业整体的工作效率。企业档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。现代化企业档案管理制度的本身，应使企业档案管理工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。
档案管理应用信息化技术的优点：与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。档案电子文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的企业档案记录的更加完整。电子载体，例如VCD、DVD光碟、硬盘等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，具有很强的稳定性。一般在监理单位的工程档案都只停留在一张纸上，如果想看查阅其监理单位或某个工程的单位业绩、工程奖项，只能靠翻阅这些纸质档案或一些实物奖状等资料，可如果我们加入多媒体影像的文件档案后，档案管理人员就可在电脑上检索出想要查阅的资料了。
档案管理应用信息化技术需要注意的问题：要保证档案管理系统的网络安全性。电子化档案信息通过计算机网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，需要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止病毒的入侵。档案信息在传输的过程中，要确保重要信息不漏泄或被篡改。采用严格的身份证和权限管理，信息传输加密，安装防病毒系统、备份与恢复系统等安全措施。
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1、电子文件档案管理系统的主要优势以及特点
1.1提高了办公效率。传统的文件档案管理工作需要复杂的工作手续，这主要表现在工作人员很难进行文件档案的编号，而且效率非常低。若要查找相关的文件档案也是非常的复杂，需要在文件档案管理室进行复杂的检索，查找一份文件档案需要非常长的时间[2]。而电子文件档案管理系统可以对文件档案进行快速的扫描，并将其储存到硬盘中，调取相关文件档案时只需要简单的检索便可以查看相应的文件档案。1.2便于文件档案进行补漏增缺。文件档案并不是一成不变的，在较长时间的发展过程中文件档案的信息会发生一定程度的改变，如果采用传统的文件档案管理工作的话就需要将卷宗打开并重新制作，这样的话会导致分类规律发生较大的改变，不利于日后进行相关文件档案的检索。而电子文件档案管理工作则只需要重新扫描就可以继续存档，检索时仍然很简单。1.3有利于保持文件档案的原始状态。传统的文件档案管理工作中需要将文件裁剪成统一的模式，这样做的目的是保证文件档案的美观性，为了将文件档案整齐的存放[3]，在裁剪过程中就容易出现对原始文件档案的损坏。而电子文件档案管理工作不需要手工对文件档案进行裁剪，只需要进行扫描就可以进行存档。1.4有利于文件档案的信息保密。传统的文件档案管理工作中将全部的信息归纳在卷宗之中，人们若是查找卷宗中的某一部分资料便可以查看到卷宗中的剩余资料，这将泄露文件档案的信息。而电子文件档案管理工作是将卷宗中的各个部分隔离的，人们查找相关文件档案不会查看到该卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件档案的信息交流与共享。传统的文件档案管理工作是将卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地区的人们想要调取相关的文件档案资料是非常麻烦的[4]。而电子文件档案管理工作是将文件档案的信息存放在电脑的硬盘之中，1.6有利于文件档案管理一体化的实现。传统的文件档案管理的各个部分的工作是分开的，这样浪费了大量的工作时间，无法得到较高的工作效率。而电子文件档案管理工作可以将文件档案管理的各个工作有效的结合在一起，使得文件档案的管理更加快速有效。
2、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子文件档案管理系统能够较好的保存文件，所以电子文件档案管理系统在现今得到了较多的应用，下面将详述电子文件档案管理系统的设计与实现。2.1管理流程设计。电子文件档案管理系统的管理流程是非常重要的，系统内部的工作人员需要进行文件收集、档案鉴定、档案整理以及案卷编目等工作。那么电子文件档案管理系统的内部人员就要严格按照档案管理工作的先后顺序，首先就是收集档案资料，然后鉴定档案资料的真伪，再就是整理文件档案的内容；最后才是对文件档案进行编目。电子文件档案管理一定要按照流程进行，如果没有严格按照流程进行就有可能会使得电子文件档案的准确性降低。为了预防非法用户进入电子文件档案管理系统或者保护电子文件档案管理系统中的数据安全就要进行防毒及杀毒的操作，这样不仅可以保证电子文件档案管理系统内部数据的安全性，而且还可以保护用户电脑的安全性。2.2业务流程设计。电子文件档案管理系统的业务流程包括电子文件档案的收集、电子文件档案的鉴定以及电子文件档案的整理，这三个业务需要内部人员的合作才能够有效的完成。在电子文件档案的收集阶段要利用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，然后按照电子文件档案的内容来统计资料，完成上述任务后就要对电子文件档案进行归档[5]。电子文件档案的鉴定过程中工作人员要判断电子文件档案的价值，对于没有保存价值的文件档案予以销毁以此来节省电子文件档案管理系统的存储空间。电子文件档案的整理则需要工作人员对有价值的电子文件档案进行长时间的保管，并定期查看文件档案是否损坏。电子文件档案管理系统主要是利用计算机技术和文件档案管理技术来进行的，为了更好的完善电子文件档案管理系统就要不断的创新其系统设计，这样才能够使得电子文件档案管理系统更加完善。
作者：陈德红 单位：辽河农垦管理区安监局
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电力在我国的城市建设和经济发展过程中扮演着极其重要的角色，我们必须要着重发展电力资源，从而为经济建设提供源源不断的发展动力。因此如何完善对电力公司的档案管理，正确的利用电子文件记录电力公司的应用流程，成为电力行业发展的一个急需解决的问题。电力公司不断的对档案管理中电子文件的应用做出改革，利用现代信息技术和科学网络技术对电力单位档案管理工作实施新的条例。档案管理逐渐转向电子文件应用方面，主要利用数字化和信息化来对档案进行集中管理。下面主要对档案管理中电子文件的应用流程作出分析。
1电子文件收集
我们在创建电力公司的档案管理过程中，要充分利用信息化时代带来的电子文件档案管理应用功能。首先应在平时的管理工作中，对日常的电子文件进行收集积累。每当电力公司完成一项任务或者是企业发展走向一个新的领域时，要及时的将发展过程中的经验保存下来。这种档案管理主要是利用电子文件进行实时收集。在平常的管理工作中大多管理者会使用电脑等信息化设备来对电力公司的日常任务做出规范，对未来的发展方向做出有效引导。而这些信息的发出全部是依靠电子文件进行操作，电子文件成为传播的载体。因此我们在进行档案管理中，首先要及时的对档案的电子文件进行收集。将其他格式的电子文件载体转化为档案管理中的电子化信息元素，确保档案管理中的电子文件不遗漏，不遗失，保障档案管理的安全性。电子文件在整个电力公司档案管理发展过程中的作用不可忽视，我们必须要加强电子文件收集能力。
2电子文件初步鉴定
电力公司的档案都是一些较为精密的电力数据和电力统计，我们在进行电子文件初步鉴定时必须认真鉴定电子文件的真实性和正确性。确保电子文件要符合电力公司的数据信息发展规律。首先要确保电子文件的内容和平时电力公司的基础数据完全吻合，完全是对以前的发展过程中电子文件进行的复制归档。要使电子文件的内容结构和背景信息与原始信息进行初步鉴定，确认与形成的原始状况保持一致。电子文件的真实性得到证明之后，我们要开始鉴订电子文件的完整性。一个不完整的电子文件不能有效的说明电力公司的发展轨迹，无法使电力公司的发展状况用数据表达出来。因此一定要对电子文件的完整性进行鉴定，确保电子文件的可靠性。最后还要鉴定电子文件的有效性。档案管理中一定要存在档案人个人资料，以便确保档案的有效性。档案管理需要的是还原真实的原始材料，建立完善的管理技术系统。我们要致力于电子文件的正确鉴定，使电力公司能在以后的发展中正确调用电子文件档案。
3电子文件存档
电子文件存档是电力公司单位档案工作的重要内容，促使电力公司的档案管理得以健康发展。电子文件存档主要包括文本型电子文件存档，音频型电子文件存档和图像型电子文件存档，这三种方式的电子文件存档是电力公司目前主要的存档方式。下面我们主要对电子文件存档工作作出分析。
3.1文本型电子文件存档
文本型电子文件是电力公司档案存档的主要方式，在档案管理中起着重要作用。随着计算机的迅速发展，越来越多的电力公司开始利用计算机的快捷性原理，编写文本文件来进行档案收集和存档工作。文本型电子文件就是利用数字，文字和符号表达式的综合运用，从而形成一个完整的文本文档，然后文本文档进行分类整理。在电脑网盘上选择一个存放电子文件的系统盘，并将企业重命名为档案的主要标题。然后再在主目录里设置各种分目录，开始将对应的文本型电子文件存放到相应目录中。文本型电子文件存档后，越来越多的应用型数据会被存入到大型数据库当中。文本型电子文件存档是目前档案管理最常用的一种方式，因此我们必须要加强对电力公司电子文件存档的管理。
3.2音频型电子文件存档
音频型电子文件是以声音和视频等方式来记录各种信息的电子文件档案。电力公司在管理和施工活动中，经常会利用各种出声音文件和视频文件对员工进行培训。这种电子文件具有更加直观和真实的感觉，具有极其强大的说服力。音频型电子文件的存档要遵循严格的存档规范，不能将不完整的声音文件和视频文件存档到档案中。因为随着电力公司的发展可能会导致档案管理过程中，一些人会利用职务之便，随意改造个人档案。从而对电力公司的档案管理造成损害。音频型电子文件的存档最后要将不同的电子文件进行分类，同时对每个音频进行编号。按照编号的顺序进行电子档案存档，将整理好的电子文件集中拷贝到U盘或者是电脑盘中，然后将其存档到档案。同时也要对电子档案进行多次保存，确保电力公司不会因为数据丢失而造成巨大损失。音频型电子文件在电力公司档案管理也使用的较为广泛，我们要开始加强音频操作基础知识。
3.3图像型电子文件存档
图像型电子文件的存档和音频型电子文件的存档有着很大的相似度，都是利用特殊的载体来记录各种信息的电子档案。电力公司在平时的管理中，要把平时的图像利用信息化设备储存下来。图像文件能使调用者直观地了解档案中的数据信息，从而迅速完成档案查询。要对图像进行时间顺序编号，在不同的图像下方添加备注，以便后来的调用查阅。随着手机的广泛应用，越来越多电力公司职员开始利用手机进行保存数据。他们在平时往往是往往习惯使用手机对平时的档案进行拍照，然后上传到个人空间像册。这种图像会在他们的个人设备上长久的保存下去。因此这种文件存档方式稳定性也极高。图像对于加强图像电子文件的发展也尤为重要，促进了电力公司的档案管理工作。
4电子文件的档案审核
电子文件存档后，已经形成了一个完整的电子档案。电力公司往往会将档案归纳总结，全部核定封装成为公司的档案手册。在最后的管理工作中，归档单位要严格按照归档的项目类型对其档案进行鉴定与检查。这是档案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部门审核合格后才会将档案投入使用。如果各部门发现档案内容和格式中还存在错误，要及时的与相关部门进行沟通。最后审核合格后将档案上交给管理工作的领导。领导再次进行核查，如若无误后，将审核结果填入归纳档案中。这是电子文件投入使用的最后一个步骤，只有在这一过程验收合格后，才能将电子文件转化为电子档案。电子文件的档案审核工作在电子文件的档案管理中起着最后的决定性因素，我们一定要重视电子文件的档案审核工作。
5结束语
电子文件具有极其强大的快捷性和稳定性，电子文件的使用对于档案管理工作的实施起着关键性作用。电力公司可依靠计算机技术对电子文件进行分类总结，从而提取符合电力公司发展的文件。在档案管理过程中，要尤其重视各种电子文件的应用流程，处理好各种电子文件间的关系，确保电力公司能够建立完善的档案管理制度。
参考文献
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我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。
1.1 电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。
1.2 电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。
1.3 电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。
1.4 对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。
2 实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施
针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。
2.1 对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。
2.2 明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。
2.3 普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。
2.4 在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。
2.5 提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。
