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一、医疗保险档案管理的现状
医疗保险档案管理是国家医疗保险总体系的重要组成部分，在日常档案管理中起到了重要的作用，虽然部分大医院的医疗档案管理制度已经相对完善，但是在小部分医院中医疗档案管理体系依旧存在着各种方面的问题，主要问题表现在以下几个方面：
（一）医疗保险档案本身的不完善。医疗保险档案是进入医院进行各项消费和费用交纳的基本凭证，然而个别相关部门的工作人员并未对其本身的主要作用有足够的重视，对于医疗保险档案的填写和完善工作做得并不是尽心尽力，在某些方面可能还“偷工减料”，使得医疗保险档案本身就不是十分完善，所以在进行后期的保管时，由于各方信息的不完善和不完整，核对时误区较大，对于医疗保险档案的最终保存有一定的影响作用。
（二）医疗保险档案管理制度的不完善。现阶段随着我国对于医疗保险制度的完善，相关医疗保险档案管理制度依旧存着弊端。国家在医疗保险方面投入很大，但是在医疗保险档案管理制度的投资方面并未很多，使得很多医疗保险档案管理的纠纷案例不能有据可循，有理可据。各相关部门对于医疗保险档案管理制度的完善不能做到及时有效，对于医疗保险档案管理制度的认识并不是很到位，导致医疗保险档案制度的建立缺失。
（三）各相关部门的不重视。由于对于医疗保险档案管理的投资缺失，造成了各相关部门对于医疗保险档案管理的认识并不是很完善，重视力度不够，不能够将医疗保险档案管理的工作做到细致化。
（四）信息化建设不完善。在医疗保险档案管理数据方面，信息化投入力度不够，使得现阶段的医疗保险档案管理多是人工管理，不能与时俱进进行信息化管理，科技投入力量不够，导致医疗保险档案管理还是停留在基础化阶段，不能满足现行医疗保险档案管理的需求。
（五）医疗保险档案管理人员素质低下。由于现象的日益严重，使得现阶段的医疗保险档案管理人员不作为，在医疗保险档案管理人员素质日益低下的状态下，导致现阶段医疗保险档案管理整体呈混乱现状。
二、提高医疗保险档案管理的措施对策
（一）加强对于医疗保险档案管理的重要性认识。医疗保险档案管理是公民参加医院治疗的凭证，是进行后期报销等事宜的保障，文字、电子数据、图表等是医疗保险经办机关形成医疗保险的主要形式，具有原始数据的保存价值，是医疗保险机构、参保单位和医疗个人最直接记录和使用的资源，是整个医疗保险事业最真实的数据反映。所以相关单位和人员要对医疗保险档案有足够的认识，对于其重要性要充分了解，做好医疗保险档案管理的保存、转案等相关工作，为医疗保险档案管理作出贡献。
（二）提高对于医疗保险档案管理的信息化认识。对于传统的医疗保险档案管理工作来说，都是由人工进行数据采集、数据收集、数据记录和数据保存管理的，医疗工作效率十分的低下，既浪费人力物力，又消耗了大量的时间。医疗保险档案管理的相关部门和人员，要充分运用信息化进行管理，提高档案管理的效能，利用信息技术对于档案进行整理分析，尽快实现现代化信息管理。医疗档案的管理人员，应该充分认识到技术的重要性，及时进行技术更新，掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。加强现代信息技术的灌入，是现代医疗保险档案管理的需要，是与时俱进的象征，可充分提高医疗保险档案的使用效率。信息化技术的运用，极大地提高了医疗保险档案管理的效率，使医疗工作人员的工作量降低，从繁忙的工作中解脱出来，更好地为医疗保险档案的管理事业作贡献。
（三）提高医疗档案管理的人员素质。对于医疗保险档案管理的人员，要在选拔时就充分注重人员素质，选拔高素质的人才，医疗保险档案管理的工作人员必须具有极高的责任心和服务意识。对于医疗保险档案管理的工作人员来说，要提高针对性的服务战略认识，提高参保人员的满意程度，这样不仅提高了医疗保险的满意度，而且还有利于医疗保险档案管理行业管理人员对于事业有前瞻性的认识和制定合理化的对策。医疗保险档案具有一定的个人隐私性，所以对于医疗保险档案管理工作人员来说，还要提高保密工作的认识，不可泄露参保人员的信息和资料，不能利用自己的职权将档案信息随意售卖，要提高科学的保密水平和服务的工作能力，逐步实现医疗保险档案管理工作的规范化、信息化和科学化。
三、结语
医疗保险档案管理工作是整个档案管理总体系工作的重要基础工作之一，它体现了现阶段医疗保险基金的管理水平，代表着医疗保险相关部门的服务质量，关系着广大人民群众最根本的人身医疗利益。因此不仅相关部门要加强医疗保险档案管理的认识，公民个人也要加强认识，及时做好监督工作，为医疗保险档案管理工作作出一份贡献。
【参考文献】
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1.1、具有强制性
工伤保险是劳动者的一项基本权利，为确保劳动者享有这一权利，国家通过建立法规强制实施工伤保险制度。由于工伤属于意外事故，具有不可预知和难以逆转的特点，对个人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和损失，因而必须强制参保。
1.2、具有互济性
因工伤人员在社会上分布不均，必须依靠社会力量进行保险，通过统筹基金的办法，使得工伤保险的劳动风险得到分散，解决企业和地区之间承受的不同压力"这样操作，体现了互济性，对企业和劳动者形成保护机制，在较大范围内分散风险。
1.3、具有福利性
劳动者依法享有工伤社会保险基金，这是劳动者的身体健康以及安全得到保障的基础，而且基金由国家财政提供担保，由隶属于政府部门的非盈利性质的事业单位经办实行专款专用，确保受保人享有应有的福利。
2、目前我国工伤保险档档案管理工作的现状
社会科技的高速发展带动了档案事业的发展，同时也使得档案管理工作变得更加复杂，传统的档案管理制度已无法适应新形势下档案管理的需求，因此发展新型档案管理模式显得尤为重要。科学化、规范化的档案管理是现代档案管理的需求，我国的档案管理很多仍处于传统的管理模式，档案管理工作存在着很多不足，主要体现在下面三个方面：
2.1、档案类别分类不清
档案的随意摆放使得档案的集中管理出现问题，档案的类别划分不清，使得档案的归类和查找需要花费一定时间，而且容易使得重要的业务档案没有特别标记并纳入重点管理范围，极容易造成档案遗失，不仅如此，这样还容易使得档案的管理出现业务交叉，出现问题时出现责任不清，相互推卸的情况。
2.2、业务档案管理制度混乱，缺乏科学性
据调查，现阶段大多数机构仍然是利用人工来进行档案信息的记录与保存，而不是利用现代化的计算机系统进行电子化管理，利用计算机进行档案信息的录入与查找。因此使得人工查找业务档案的过程变得困难，往往花费很多时间却难有成效。但是随着业务档案数量与信息的不断增多，原有人工的档案管理模式的弊端日益凸显，繁杂的资料使得参保人员信息的查阅更新变得困难，不仅对社会保险业务办理的效率和质量造成影响。
2.3、业务档案管理人员缺乏专业培训，业务素质有待提高
很多档案管理人员是临时招进来的兼职人员，没有相关的专业知识，也未曾进行相关的业务培训，工作质量无法保证。
3、实现工伤保险业务档案信息化的途径
3.1、档案资料的信息化管理
这主要指的是纸质档案、声像档案和实物档案等档案的信息化。对于纸质档案，一般通过扫描的方法，将得到的图片文件进行转换，将其中的的文字转化为文档文件；声像档案则利用计算机系统，将一些转录设备与其进行连接，转化后得到音、视频文件；而实物档案，一般通过照相、摄影等手段形成影像、视频文件，然后进行保存处理。所以，为了实现档案的信息化，开发一套工伤保险业务档案管理信息系统是必要的，通过整合资源，使得系统的信息数据得到充分利用，建立档案系统时信息的录入变得快捷高效，提高档案的管理效率。
3.2、档案信息的合理编目
档案信息的编目是档案管理中的一项重要步骤，在传统编目基础上通过利用计算机系统的快速分类，使得档案信息得以很好的归类，提高了管理效率，这种方法工作量小，操作性强，容易取得实效。
3.3、档案信息的快速检索
档案信息化工作中检索是很关键的一部分，也是档案信息化水平高低的一种体现。由于档案分类的局限性，一些具有相关性的文件资料由于门类原因被划分在不同的类别，因此如果需要查询详细的档案资料，就需要进行不同门类的信息搜索。通过跨网络的分布式查询，满足检准率的要求。
3.4、档案信息的高效传递
传递档案信息有很多途径。其中最具高效的是网络服务模式，它是利用计算机网络结合档案编研工作的特点，发展出来的一项新途径，也是时下研究档案管理的一项热点。通过进行档案的高效传递可以将档案信息通过网络快速发送给咨询者，为其提供档案相关信息。
4、工伤保险业务档案信息化建设的不足及对策
4.1、传递过程中档案信息的完整性和真实性
推行工伤保险档案信息化，利用网络进行传递档案，电子符号代替了数据资料，档案信息流动过程中的签章等确认手段不存在了，这使得档案信息的真实性得不到保障。容易造成信息的截取、泄露、篡改等问题。在这个方面，我们需要加强档案数据文件的加密保护和严格管理，在信息的源头上做好管理工作，保证各种需要归档的资料具有真实性和完整性，为工伤保险档案的归档做好前期工作。
4.2、原始资料档案的保管问题
档案信息化条件下，原始资料档案和档案信息发生了分离，为了保证档案的真实可靠，在输入原始档案信息时，通过利用图像文档管理技术，扫描原始档案并录入到计算机系统里，方面搜索与传递。同时，原始档案资料必须装订成册妥善保管，而且定期需要进行核对，保管备查。
4.3、业务档案管理人员的素质问题
建设工伤保险档案的信息化制度，对档案管理人员的业务素质和道德修养素质提出了新的要求，需要档案管理人员以新的眼光看待工伤档案管理工作。首先需要进行业务能力的培训，加强档案管理人员的能力，同时，信息化的计算机管理系统需要参保单位和个人档案资料完备全面，这使得档案管理人员需要不断地提高自已的业务水平，增强管理能力，努力学习，通过增强职业道德修养，提高档案资料的使用和利用效率。
5、结语
工伤保险档案的管理是社会保险工作开展的关键一环，也是档案管理工作现代化的推广。通过结合工伤保险档案的特点，制定一套适合工伤保险档案的信息化管理的方法，对工伤保险档案管理工作具有促进作用。因此我们始终遵循真实，全面的原则，通过现代化的信息收集和档案管理，为广大工友的工作健康提供保障。
参考文献：
[1]陈刚.工伤保险[M].北京：中国劳动社会保障出版社，2005.47-48
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1.健全网络，集中管理，强化档案工作管理体制立足实际，高标准、高质量做好养老保险档案管理的基础工作。传统的档案管理方式，主要是根据本单位的工作需要而进行档案的收集和整理，档案的借阅也仅限于本单位工作人员和参保单位的劳资人事专干，利用率普通不高。把本应该属于参保职工知情的社会保险政策、个人缴费情况、社会保险待遇等档案束之高阁，或者以保密需要等种种理由予以搪塞和推诿。造成了参保职工不了解政策而上访事件时有发生，给领导和参保人带来了不必要的麻烦。因此，养老保险档案管理应该是一个开放性的管理模式，它的宗旨应是为参保职工服务，如何提高档案利用率，应从以下几方面着手：首先要转变服务观念，改变机关衙门作风，从求我办事到为您服务；其次要提高检索技术，材料归档后，为便于检索，建立符合规范的全宗卷，绘制档案存放示意图，编制室藏全部档案的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录，配备了适用的档案管理软件系统，实现全部档案的计算机检索。2．从纸制媒介逐步实现电子数字化管理所谓数字档案，就是以计算机、数据库和网络为基础，把纸介文字和数据、图像、声音等档案资源存贮在计算机和光盘中，以计算机和网络等方式为各项工作服务，它具有档案资源共享化、信息传输网络化和服务对象广泛化的数字化的基本特征。相对传统纸介档案以阵地服务为主，通过档案室案卷内各种文本文件来提供服务的手工管理办法，更具有存储量大、检索方便、便于提供利用的特点。实现档案管理数字化，是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高单位经办人员管理服务水平的必然要求、紧迫任务和发展方向。因此，建立社会保险电子档案势在必行。一是要选择合适档案管理软件，将档案信息录入微机系统，便于检索。二是要开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件根据档案自然形成规率养老保险档案是按照基本的体系整理和存放的，而档案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，这就需要有科学的利用途径和方式，为此，我们利用清晰快捷的自动化档案检索办法，实现了档案的利用价值。
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1.新形势下的医疗保险档案管理的重要性
看医治病是人们生活中最重要的事情之一，而医疗保险是国家给予人们就医的福利。那么医疗保险档案作为人们享有就医福利的依据就显得非常的重要了。而只有完整的医疗保险档案才能保障参保人的合法权益，在治疗重大疾病时才能真正的享受国家给予的福利待遇。也就是说医疗保险档案的管理跟我国人们的切身利益息息相关，特别是在新形势的环境中，科技经济的快速发展，弄虚作假的情况日益增多，所以医疗保险档案的管理越发的重要。医疗保险档案除了与人们的利益紧密联系以外，它还关系着我国医疗保险事业的健康发展。因为医疗保险档案所记录的数据能够充分地反映我国医疗保险事业当前发展的状况，并且也能及时的在实际的数据中指导我国医疗保险事业的未来发展方向。完整、全面、科学的医疗保险档案可以使得医疗保险的工作进行有效的开展，健全的医疗保险制度能够让人们对我国的医疗保险制度更加的有信心。这有利于维护国家团结稳定，增加我国人们对国家的高度认同感[1]。
2.新形势下医疗保险档案管理的措施
改革开放以后，我国的社会主义经济快速发展，国家的综合实力日益加强。而环境的污染，重大的疾病也随即层出不穷。所以医疗保险制度适应了社会的需要，就目前的医疗保险制度对人们的生活而言着实为人们带来了不可言喻的益处，这是国家实实在在的为人们解决生活中就医的大事。所以医疗保险制度非常的受到人们的推崇。医疗保险档案管理的具体措施要适应当前的发展形势，与当前人们的生活紧密的结合起来，当然医疗保险档案的管理制度有一定的超前意识是更加的有利于我国医疗保险制度的发展。
2.1提高医疗保险档案管理人员的管理意识
新形势下想要强化医疗保险档案管理制度首先需要提高的是管理人员的管理意识，只有先从思想上强化管理才能从行动上开展档案管理工作。管理人员没有严格的管理意识的话，很容易在医疗保险档案工作中出现重大的失误。例如，弄丢参保人的医疗档案或者在档案记录时出现工作不仔细不认真导致参保人的医疗保险资料不清楚等等。所以提高档案管理人员的管理意识是非常重要的。针对提高医疗保险档案管理者的管理意识要从两个方面着手。首先要对医疗档案管理的领导进行提高管理意识的灌输，其次是对直接参与医疗保险档案管理者的管理意识的提高。领导的管理意识对于其他管理人员具有榜样作用，简接的影响到医疗保险档案管理工作的有效开展。而其他管理者的管理意识的提高则直接影响着医疗保险档案工作的成效。对于这两方面的管理意识的提高我们可以展开定期的档案工作的培训，或者设置合理的奖惩制度来激励管理者的管理意识[2]。
2.2提高医疗保险档案管理人员的管理技术水平
就目前的医疗档案管理技术水平而言，大多数的档案管理人员的管理技术基本处于初级阶段。随着科技的进步，医疗保险团队已经引进了大量的先进技术设备。然而由于技术人才的匮乏使得这些设备也基本处于无用状态，所以要想提高医疗保险档案的管理我们必须要加强管理人员的技术培训，或者引进高质量、高水平的技术型人才。并且让各个部门相互学习促进每个管理人员新型技术的加强。
2.3建立健全医疗保险档案管理制度，规范相关工作
一个完善的管理制度是医疗保险档案管理工作有效进行的先决条件。建立健全医疗保险档案制度首先要建立一个科学制度的理念，其次要让制度更加的标准化、规范化，加强医疗保险档案库的设备引进，同时将各个工作环节的职责清析明了化，做到各司其职。并且要建立合理适当的监管机制，为医疗保险档案管理制度做好监管工作。最后还需要定时的对医疗保险档案进行查漏补缺，这能够让其管理制度更加的规范化。不定期的进行查漏补缺工作是为了避免工作上的失误，在新时期科技信息的发展的条件下很多的医疗保险档案需要从纸质档案到电子档案的转化。在这个转化的过程中可能会有档案资料的遗漏问题。我们进行排查的过程中能够把有效的对原始的档案进行保存或者补缺。
2.4加强医疗保险档案的信息化管理
科技在进步，信息时代已经席卷全球。那么医疗保险档案管理工作也不能避免走向信息化的管理。所以目前加强档案信息化管理是顺应时代的发展潮流。首先想要实现信息化管理就必须要引进信息化技术设备，然后需要培养信息化技术人才，既能驾驭先进的技术又通晓医疗保险档案工作的复合型人才是目前需要特别培养的。然后就是加强技术设备的日常维护工作，同时也需要加强医疗保险档案的保密工作[3]。
3.结语
综上所述，医疗保险档案管理工作在新的形势下需要新型的管理制度和管理人才。建立健全管理制度，并行以人为本的理念，加强信息化管理是我国医疗保险档案管理制度健康发展的有效之路。为实现我国人人有病可治，有钱可医的的大好前景，医疗保险档案的管理需要更多的得到关注和重视。
作者:郑琳 单位:安图县社会医疗保险管理局
参考文献：
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在《社会保险业务档案管理规定》当中有明确指出：社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。对于进入医疗档案管理内容的类别可以划分为永久性和定期性两大类，其中定期保管类当中又分为1年、3年、5年、1年等几小类。而对于上述的各种社会保险业务的档案在管理过程中都是具体依据国家所颁布的《社会保险业务材料归档范围与保管期限》相关要求进行执行。因此，一名从事医疗档案管理的从业人员，要想提高自身的业务水平及服务水平，就必须要明确自己所从事行业的相关工作内容是什么。通过认清与掌握自己的工作范畴，工作内容，才能更为有效地提高社会服务水平。
二、以对医疗档案前期文书的处理为切入口
从医疗档案管理的角度来看，档案工作的规范化、标准化是实现有效档案管理的重要前提。要使档案规范、标准，必须先解决好公文制发。而完成这一环节，做好前期的文书处理是重中之重，也是档案管理工作规范化、标准化实现的重要基础。医疗保险档案管理主要是对参保单位或者个人权益的真实记录，是参保个人所能享受社会保险待遇的重要依据。“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”是我们医疗档案管理的核心目标，也是反映社会保险事业不断发展的宝贵资料与重要的历史凭证。公文本身质量的高低将直接影响档案质量，也将制约日后档案工作的规范化、标准化。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。对于将成为档案的公文文本载体的质量上一定要注意，其中幅面的尺寸规格上就要求统一化，这样做的好处便于装订。另外，文书的标题是否是准确的，主送单位与抄送单位是否准确齐全与否，还有落款是否与公文一致，签发的手续有无。以上所提到的种种都是提高医疗保险档案管理工作有效性所应该关注和重视的内容。
三、以医疗档案管理的信息化发展为切入口
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1.1把好选人关
传统观念做医疗保险档案管理的是一些专业知识相对薄弱的人员，可是信息时代这些人就不适应这项工作了，对已在岗的档案管理人员要求他们不断学习新知识，提高自己的工作能力，适应新形势下的工作需要，不要倚老卖老，对不能适应这项工作的要调离岗位;对新参加的工作人员要实行岗前培训，进行入职教育培训。在选用人员时一定要精选那些责任心强、业务能力强的人。因为这项工作性质就要求管理员要精心、细心。对一些工作责任心不强，做事马马虎虎的人决不能从事这一项工作，因为这是城镇居民治病和救命的钱，必须把这项工作做好。
1.2业务学习经常化、制度化
要经常组织对城镇医疗保险的档案管理人员进行业务学习，因为城镇医疗保险的档案管理工作是一项新业务，目前为止，还没有形成完整的理论体系，因为这个制度是一个新制度，人们只有在工作中不断地完善，不断地创新，才能形成有价值的管理经验，做为基层档案管理员经常学习是非常必要的。所谓制度化，就是规定一定时间，到时间必须组织学习，如每周一次的学习，要制定出一个目标计划，每周的学习内容、时间、地点、要达到的效果。
1.3考核业务学习要量化
对业务学习不仅要学，还要结合业务实际进行考核，制定考核标准，对考核的目标，要实行奖惩制度，按优良中差分等，对优的给以奖励，对差的给以惩罚，这样就能激励管理员的学习积极性，如果业务学习没有这些措施，那只能是一种形式，起不到什么效果，做为领导要以身作则，实行考核要实行公平、公正原则。
2确保信息资料准入原则
城镇医疗保险的档案管理人员要加强数据资料的收集、整理、审核、更新录入管理工作。为保证数据库各类数据和有关资料的可靠性、完整性和安全性，各单位要严格数据库管理制度，明确规定数据库的结构格式、把关审核的责任、录入处理工作的程序等，切实搞好数据的搜集、审核、处理和录入的正确性。
3完善制度
加强网络安全管理，信息标准和网络管理制度建设是信息化建设的重要保证，要依据国家有关法律法规和上级部门的技术要求，结合工作实际，不断加强和完善网络管理、数据库管理、设备管理、安全保密等有关工作程序的管理，特别是对管理权限一定要严格控制，一般工作人员不能轻易改动，建立建全各种规章制度、技术规范，使信息化建设工作逐步走上科学化、规范化、制度化的轨道。要有计划、分层次地对各类在职人员及领导干部进行信息技术、计算机技能、网络知识和保密知识的培训，提高运用信息技术和装备的能力。
4明确分工
强化城镇医疗保险档案的管理责任，确保城镇医疗保险档案信息化管理顺畅运行。要加强组织领导，强化管理机构，具体组织实施好城镇医疗保险档案各项工作，争得电信部门的大力支持，确保通信线路安全畅通。选派责任心强、懂计算机技术的专业骨干人员负责信息资料、数据的搜集、整理、传递和本单位网络设备的管理和维护，实行严格的责任制，防止网络使用管理不当，造成设备损坏、数据丢失、资源浪费，甚至发生泄密事故。
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随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册企业职工养老保险卡补缴缴费分解表历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并倒闭，职工下岗中断劳动关系中断缴费情况大量出现，如何记录保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2、社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设文件材料收集归类整理立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署同组织同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理便于查询集中保管确保安全的原则，做到有章可循有制可依有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火防光防尘防盗防潮防高温防污染防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房档案查阅办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜灭火器温湿度计空调计算机等专用设备。新晨
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集积累整理保管应用查询服务工作。
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随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
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目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。
二、加强社会保险档案管理的对策及建议
（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。
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1当前形势下社会保险档案管理工作存在的主要问题
1.1对社会保险档案管理工作还不够重视
因为社会保险档案数量是较大的，所以需要展开的工作环节会显得相对较为繁琐，再加上国内有关领导不重视，所以在社会保险档案管理工作环节的投入也就会显得相对较少，具体表现为某些社会保险档案部门缺少专门的档案室，各种类型的档案管理分室存放，到现在都没有配备专职档案员，所以应当归档的社会保险资料，没有第一时间得到有效处理，这样也就直接造成了社会保险档案管理的混乱与严重流失。细致分析此类问题发生的原因，我们可以清楚认识到，这主要是因为缺乏有效的档案管理规章制度所造成的，所以有关工作人员应当对此予以重视。
1.2缺乏完善的社会保险管理机制
国内社会保险档案管理工作从整体的角度观察看来，其发展的速度与水平都是较好的，但是也存在不同地区、不同社会保险档案管理工作不一致的情况，久而久之也就形成了一种不平衡的状态。具体来讲，在国内众多社会保险档案类型中，只有养老保险档案管理工作，是真的实行了垂直管理，另外的失业、医疗以及工伤等仍然是一种地化管理。这种管理模式会造成多头管理的问题，使得不同档案分属于不同的部门，不同部门之间的信息沟通过程会显得较为困难，最终直接影响社会保险档案管理的质量水平。
2新形势下科学展开社会保险档案管理工作创新的有效措施
根据本文的第一部分内容，我们可以清楚的认识到，国内社会保险档案管理工作的开展，还存在较多的问题需要处理，也只有处理好这些问题，才能真正提升社会保险档案管理工作的质量水平。具体的创新措施可以从以下角度展开思考：
2.1增强宣传加大投入力度
社会保险档案管理工作的创新，首先需要档案管理部门增强宣传加大投入力度，具体的措施是要从增强档案意识以及档案法治意识的角度入手，力求在全社会中加大社会保险档案管理工作的宣传声势以及力度，激发社会档案管理部门的档案意识与责任意识，这样在制定档案管理措施的时候，才能更加重视起来。从另一个方面来讲，社会保险档案管理工作的创新，还需要将整项工作摆在较为突出的位置上，纳入到重要的议事日程，通过资金以及人力投入的不断加大，切实的解决社会保险档案工作存在的人员匮乏、资金短缺以及库房紧张的问题，最终才能够为社会保险档案管理工作创造更为良好的氛围以及有利条件。
2.2全方面引进先进技术，实现档案信息化管理
在创新社会保险档案管理工作的时候，我们应当全面化展开先进技术的引进工作，其目的是使得档案管理工作更加具有信息化的特点。落实到具体措施上，有关社会保险企业应当要增加先进技术引进的投入力度，进一步强化社会保险管理的基础设施投入，这样能够非常有效的优化社会保险管理制度的水平。从另一方面来讲，因为电子档案管理工作对于档案资料的自动快速编目，能够起到较为良好的推动作用，所以也就可以考虑在社会保险档案管理过程中，运用电子档案管理模式，但是需要确保社会保险纸质材料与电子档案材料是较为协调的，因为这样才能保证电子信息系统更加完整的输入。最后还需要时常检查社会保险档案资料的完整性，如果档案资料出现了缺失，则需要及时的展开补充。
2.3完善现有社会保险档案管理机制
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1.可以方便档案的检索和使用
养老保险档案管理信息化，使用者只要输入关键词，计算机上就会快速呈现出所要查询的相关资料信息，大大提高了信息检索效率。同时还可以采用电子加密技术对档案进行机密处理，这也在很大程度上提高了养老保险档案信息的安全性。
2.可以实现档案信息资源的科学管理
养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能，这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了养老社会服务。
3.可以支持养老保险决策和管理的及时正确运行
养老保险档案管理信息化建设，可以加强档案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的综合分析能力，这在很大程度上保证了养老保险决策和管理的及时正确运行。
4.可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性
养老保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。与此同时，还要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。
二、养老保险档案管理信息化建设过程中存在的问题
1.档案管理人员对信息化工作问题认识不足
部分档案管理人员受知识水平和思想观念的制约，对于信息化管理的理解还相当片面，认为只要把档案资料输入到电脑中就是信息化管理了，认识不到档案优化管理工作的重要性，导致档案管理的信息资源开发严重不足，减缓了信息化建设的进程。很多工作人员的办公思维模式还停留在传统的档案管理方法上，对于用计算机管理档案的工作模式非常陌生，甚至对该新工作模式产生不良的抵触心理，使养老保险档案的信息化管理进程受到严重阻碍。
2.档案管理信息化工作自身的不足
养老保险档案管理信息化过程中，无论是档案的起草、修改，还是档案的印发都是由工作人员在电脑上完成的，以电子文档的形式保存在计算机数据库里，这样虽然便于复制和修改，却也使档案的原始记录性不复存在，导致电子文档是否可以作为档案、是否具有法律效益等一系列问题的出现，给工作人员带来很多麻烦。
3.制度法规与规范的不足
养老保险档案管理信息化过程中的规范化、标准化是非常重要的。但是现在的计算机软件普遍存在机器和配件型号不一致、质量差异大、开发语言不统一等一系列问题，这就阻碍了养老保险档案管理信息化建设的步伐。
4.档案信息管理人才培养的不足
当今养老保险管理部门既熟知档案管理知识，又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角，政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作任务进程当中，这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。
5.当前信息技术发展的不足
养老保险档案管理信息化需要以电子文档的形式保存档案，这样虽然便于复制和修改，却也给不法分子窃取和伪造档案信息提供了便利。与此同时，档案需要长期保存的性质要求计算机的软硬件寿命都非常高，需要应用的计算机质量要有保证。
三、养老保险档案管理信息化建设策略
1.加大对养老保险档案管理信息化建设的投入
我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须加大对相关人力、物理和财力等方面的大力投入。比如为单位购买配置优良的用于存储养老保险人员档案的计算机等信息化设备、聘请具备计算机信息化应用能力的人才等等。这些优质的工作资源不仅能够显著的提高工作效率，还能使档案的查找、阅读和保存变得更加便利，为档案存储的区域设置加密保护，增强养老保险档案工作的保密程度。
2.完善养老保险档案管理信息化工作的服务方式
我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须采用可以开发养老保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如：已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务，可以设立相应的制度和标准，这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费；还有可以采用缩微技术服务，用这种技术来存储和保护一些珍贵的档案，可以收到非常显著的成效；也可以启用相应的公共网络服务系统，利用电话、计算机网络等公共网络为养老保险档案信息化提供更加优质的服务。
3.注重的养老保险档案管理信息化人才的培养
养老保险档案管理部门应该加大对于信息化档案管理人才的培养力度。相关领导应该认真制定信息化档案管理人才的培养战略，力争达到科学、合理、高效。掌握这方面的各项内容，做好培训前的充分准备工作，然后再根据设定的培养策略对其进行培训，从而收到最好的培训效果。与此同时，可以让培训人员根据制定好的学习计划进行自学，让他们之间多沟通交流，增加对于养老保险档案管理信息化技术的探讨，强化这方面的知识，从而达到使养老保险档案管理信息化高效实施的目的。
4.建立规范标准的养老保险档案管理信息化机制
要想建立起规范标准化的养老保险档案管理信息化机制，就一定要确保档案管理网络的安全性，这就要求档案管理机制必须规范化。我们可以努力从这两方面做好：创新档案管理制度，完善档案管理工作的各项机制，逐步统一各项工作标准，细化各项工作，制定各项安全措施；统一档案管理标准，这样能够保证档案资源库的正常建立，使整个档案信息网络工作保持畅通，顺利实现养老保险档案的资源共享。
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2.可以实现档案信息资源的科学管理养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能，这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了养老社会服务。
3.可以支持养老保险决策和管理的及时正确运行养老保险档案管理信息化建设，可以加强档案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的综合分析能力，这在很大程度上保证了养老保险决策和管理的及时正确运行。
4.可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性养老保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。与此同时，还要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。
二、养老保险档案管理信息化建设过程中存在的问题
1.档案管理人员对信息化工作问题认识不足部分档案管理人员受知识水平和思想观念的制约，对于信息化管理的理解还相当片面，认为只要把档案资料输入到电脑中就是信息化管理了，认识不到档案优化管理工作的重要性，导致档案管理的信息资源开发严重不足，减缓了信息化建设的进程。很多工作人员的办公思维模式还停留在传统的档案管理方法上，对于用计算机管理档案的工作模式非常陌生，甚至对该新工作模式产生不良的抵触心理，使养老保险档案的信息化管理进程受到严重阻碍。
2.档案管理信息化工作自身的不足养老保险档案管理信息化过程中，无论是档案的起草、修改，还是档案的印发都是由工作人员在电脑上完成的，以电子文档的形式保存在计算机数据库里，这样虽然便于复制和修改，却也使档案的原始记录性不复存在，导致电子文档是否可以作为档案、是否具有法律效益等一系列问题的出现，给工作人员带来很多麻烦。
3.制度法规与规范的不足养老保险档案管理信息化过程中的规范化、标准化是非常重要的。但是现在的计算机软件普遍存在机器和配件型号不一致、质量差异大、开发语言不统一等一系列问题，这就阻碍了养老保险档案管理信息化建设的步伐。
4.档案信息管理人才培养的不足当今养老保险管理部门既熟知档案管理知识，又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角，政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作任务进程当中，这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。
5.当前信息技术发展的不足养老保险档案管理信息化需要以电子文档的形式保存档案，这样虽然便于复制和修改，却也给不法分子窃取和伪造档案信息提供了便利。与此同时，档案需要长期保存的性质要求计算机的软硬件寿命都非常高，需要应用的计算机质量要有保证。
三、养老保险档案管理信息化建设策略
1.加大对养老保险档案管理信息化建设的投入我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须加大对相关人力、物理和财力等方面的大力投入。比如为单位购买配置优良的用于存储养老保险人员档案的计算机等信息化设备、聘请具备计算机信息化应用能力的人才等等。这些优质的工作资源不仅能够显著的提高工作效率，还能使档案的查找、阅读和保存变得更加便利，为档案存储的区域设置加密保护，增强养老保险档案工作的保密程度。
2.完善养老保险档案管理信息化工作的服务方式我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须采用可以开发养老保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如：已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务，可以设立相应的制度和标准，这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费；还有可以采用缩微技术服务，用这种技术来存储和保护一些珍贵的档案，可以收到非常显著的成效；也可以启用相应的公共网络服务系统，利用电话、计算机网络等公共网络为养老保险档案信息化提供更加优质的服务。
3.注重的养老保险档案管理信息化人才的培养养老保险档案管理部门应该加大对于信息化档案管理人才的培养力度。相关领导应该认真制定信息化档案管理人才的培养战略，力争达到科学、合理、高效。掌握这方面的各项内容，做好培训前的充分准备工作，然后再根据设定的培养策略对其进行培训，从而收到最好的培训效果。与此同时，可以让培训人员根据制定好的学习计划进行自学，让他们之间多沟通交流，增加对于养老保险档案管理信息化技术的探讨，强化这方面的知识，从而达到使养老保险档案管理信息化高效实施的目的。
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二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策
（一）完善和规范档案管理制度
社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。
（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理
1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。
三、实现社会养老保险信息化、网络化
社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。
四、结语
综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。
作者:刘志忠 单位:承德县社会保险事业管理局
