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篇1
在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。
二、电子目录阶段
随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。
在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。
在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。
电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。
在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。
三、电子文件阶段
已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。
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一、困惑的提出
（一）档案分类工作以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了档案分类工作的纷乱。
（二）以单份文件为最终归档单位的分类方式是一种积极的、创新意义的改革，但是这种分类方式存在着三个方面的缺陷。一是这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。二是这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的档案板块发生了异步变化，必将引发档案管理基础上的紊乱。三是实行这种文件级分类，对于手工检索存在由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。
（三）档案工作者的经验和分类方法没有得到认真总结和及时推广。档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的档案分类实践为依托，建立在为指导档案分类实践服务的基础之上。
二、走出困惑
首先档案分类是档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。尊重整体性原则有利于维护档案真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将档案面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现档案工作持续稳定发展的必要措施；最后要考虑到这种分类是否便于档案管理利用；尤其是是否便于手工检索。
其次，档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，易引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。
再者要实现档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。在这个基本理论观念指导下，档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署、先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国档案分类需要并适应于计算机档案管理的一个分类规则。
最后，制订出一个档案分类规则，体现出档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。
三、结语
在档案管理工作中，由于不同单位、部门的性质及档案不一样，每个人的工作方法和经验都不一样，在现代技术发展的今天，利用计算机进行档案管理可以大大增加检索的难度，因此手工管理的办法迟早都要朝着信息技术的方向发展。因此本文提出的一些方法仅供借鉴，希望可以给其他档案管理者带来启发和帮助。
【参考文献】
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篇3
（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。
制定合理的电子档案的存储与备份策略
（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。
（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。
（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。
档案部门应积极参与电
子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。
（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。
篇4
工业企业特殊介质档案档号编制方式
《规则》中提到分类编号方案由“各地区、各部门”“结合各自的实际情况”制定。自《规则》以来，各地区、各行业的档案主管部门陆续了各自的分类编号规则，对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号，但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来，大致有如下几种：
1.介质类型+案卷号
这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类，“声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为：声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外，在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类，再在该类下按介质类型区分的，档号形式为：大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似，但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神，在按内容划分的同时，又按介质类型进行了区分，因此归入本类型。
2.类目号+介质类型号+案卷号
特殊介质不单独设类，特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号，但不采用分类中一级类目的下级分类，而是按载体的不同，或分专题，或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应”的要求方面，采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定：“照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。”
荆州市规定“企业特殊载体形式档案的档号，其大类代号之后，须加上载体标识，并加( )号，照片档案，在其对应的纸质档案大类代号后，直接以案卷为单位编写顺序号”，“录音、录像档案，在其对应的纸质档案大类代号后，以盒为单位编写顺序号……”
3.分类号+介质类型号+案卷号
该模式不设特殊介质类，按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类，但根据介质类型的不同，各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如，核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NB／T20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码，在同一分类下，按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案，而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类，那么这三卷纸质档案的档号为A11-001，All-002，A11-003，照片档案的档号为All-SA-001，其中SA代表介质类型为照片。
4.分类号+案卷号
特殊介质档案同纸质档案一起参与分类，单独组卷，分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出：特殊介质档案与其对应的纸质档案“可作出参见卡或指引卡”。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号”。“分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。”上海市的规定与浙江省的规定类似。
综上所述，虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业，时间也大部分集中在20世纪90年代，但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?
档号的作用
档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年的《档号编制规则》，“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码”，是“存取档案的标记，并具有统计监督作用”。《高等学校档案实体分类法》指出：“档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是“以字符形式赋予电子文件的，用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码”，“揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识”。
此外，还有学者认为“档号既是档案系统整理成果的一种反映，又是档案保管和利用工作的一种特殊工具，还具备统计监督的功能。”
综上，我们可以看到，学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同，但对于档号功能的描述基本是一致的。即以“存取的标记”和“整理成果的体现”两大功能为主，并衍生出统计，监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较
从本质上来看，以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中，特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置；第2种类型中，介质类型编制到了二级类目中；第3种类型中，介质类型编制到了最低一级类目中；而只有第4种类型，其档号与介质类型没有任何关系。
特殊介质类型参与档号编制的情况下，其档号中的“类目号”与档案实体的分类号并不一致，这类档号并不能“反映档案的分类体系”，也不能揭示“分类的结果”，其作用更侧重于作为“存取的标记”。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中，一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案，在编号时，如果按介质类型分别编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用，容易造成不便。
当介质类型不参与档号编制时，特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系，但因特殊介质档案分库存放，其存放位置并不能在档号中体现出来，必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰，保持了档案材料的成套性，档案分类标准唯一。对于内容一致，载体不同的档案，可以使用相同的档号，不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能，首先必须引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次，特殊介质档案，特别是声像档案产生的领域十分广泛，且内容交叉的情况很多，档案人员在接收这些档案时，因为可人类目较多，判断分类比较困难，对档案分类人员的要求很高，一旦分类标准不统一，会对后续的查找和利用带来不利影响。
结论
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1电子档案和传统档案在管理上的差异
1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性
纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。
1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异
电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。
1.3档案文件分类和编目方式的不同
电子档案文件在进行分类和编目时主要还是利用了电子计算机的操作，首先在收到需要分类和编目的电子文件时，可以利用数字化程序对档案文件进行唯一文件号的编制，根据文件号的规律进行进一步的分类号和归档号的编制，管理人员可以根据分类号的归档号进行分类管理。而传统的纸质档案的归档和分类一般是按照档案的关键词和主题词进行录入和分类，在管理时需要耗费大量时间进行主题词的分类归纳，分类完在进行归档管理。
1.4电子档案和传统档案保管方式存在差异
电子文件主要利用的是高内存的硬盘等载体进行保存和管理，而这类物理保存方法容易受到老化和变质的影响使其性能大不如前，其可读性也会遭受一定的损害，但是由于科技的发展，文件的新载体和新储存载体的不断发展也促进着电子档案的发展提升，传统的纸质档案在保管方式利用纸质的文件载体，这也给改善电子档案保存环境的提供了一个有效方法，在接受完电子档案后，可以打印出纸质版的档案用来辅助保存，也是保障电子载体档案保管的一个方式。
1.5电子档案和传统档案的查询利用方式存在差异
传统的档案的查询方式主要是利用关键词来进行相关的信息查询，但是每次的查询量可能较大，不一定能够很快地查询到用户想要查询的资料，因此在一定程度上比较浪费人力、物力和精力。而相比传统的纸质档案，电子档案的的查询方式则更为人性化和高效化，利用电子档案的归档关键词进行搜索，电子计算机可以搜索到用户输入的所有的相关的内容，以便读者的选用，同时读者还可以通过成为档案数据库的相关会员进行远程登录操作，在线上线下都可以进行相关的档案文献操作和查询。
1.6不同档案管理方式对档案管理工作人员有不同要求
不同的档案管理方式对于档案管理的工作人员工作能力也有不同的要求，传统档案的管理需要管理人员具有一定的档案管理知识和技能，能够对档案的管理进行基本的整理，但是电子档案的管理则要求工作人员具有一定计算机操作和使用素质，要掌握最基本的计算机数据库管理系统的操作要领和技巧，能够进行电子档案的分类、查询和保存等基本管理手段，同时还要有创新能力，对电子档案的管理方式能够进行高效率的和高水平的提升，利用相关软件，将操作技能大大提升，优化电子档案的管理现状。
2电子档案与传统档案管理的共性方面
2.1传统档案是电子档案的形成基础
电子档案并不是能够凭空进行记录的，其发展的基础仍然是纸质档案，档案资源的电子化是建立在计算机科学技术发展的基础上的，而纸质档案的信息来源都是来自于社会的各项实际活动信息的记录，也是反应社会情况的重要载体，因此这些档案的信息资源是无法自觉地进入电子系统和网络系统的，需要通过电子档案化的手段进行录入和传播，才能形成电子档案来进行更好的记录。
2.2电子档案管理基本原理是传统档案的集成和发展
电子档案的管理并不是完全隔绝了传统档案的管理方法和理论，而是在其基础上进行了极大的创新和提升，具有着传统档案管理方法不具备的多个功能，但是其发展到今天的水平也不是瞬间完成的，而是在发现传统档案管理和电子档案不相适应的缺点和不足，有针对性地从服务和管理方面改善电子档案的信息服务能力和保存能力，因此从服务手段、服务品质、管理能力和管理效果进行对比，电子档案的发展都是对传统档案的集成和发展，而其为社会服务的功能也将会比传统档案更加突出和优秀，进一步增强档案的实际管理功能。
2.3电子档案进一步扩大了传统档案的信息来源
电子档案由于其信息保存手段利用了最先进的电子科技技术和互联网技术，开拓性地将档案信息记录变为了电子记录的方式，使得电子版的档案可以在网络中进行档案信息的传播和使用，这也是传统档案所不具有的一大进步之一，传统档案的使用和传播范围较窄，而电子档案除集成了传统一些较好的优点外，信息来源的丰富更好地完善档案的社会功能和服务功能，更好地为需求者和阅读者提供服务。
3结论
综上所述，随着经济和社会的快速发展，对于档案的要求也越来越高，传统档案的记录和保存方式已经越来越难以适应快节奏发展的社会脚步，因此电子档案顺应时代的需求出现并慢慢取代了传统档案的存在，但是电子档案的发展也不是空穴来风，也是从传统档案这一土壤发展而来的，两者是存在着一定的差异和共性的，在其运行方式、管理方法和传播服务中都具有极大的共性特点，这也是电子档案发展的基础，从这些共性中取得发展的指导，但是电子档案和传统档案也存在着不少差异，也在不断地更新和加强，力求能够更好地为社会服务和大众服务。
参考文献
[1]毕大鹏.电子档案与传统档案的共性与差异[J]电子技术与软件工程，2016（01）
篇6
1.提高对科技档案利用工作的认识
做好科技档案工作的最终目的就是开发档案信息资源，提供档案为各项工作服务，由此决定了科技档案利用工作在档案工作中占有重要地位。也就是说，我们档案工作从收集、鉴定、分类、整理、立卷、保管等所有工作，都是为了提供利用，档案工作者应把提供利用放在工作的首位，把档案利用工作开展是否及时、准确、系统地提供档案，看成是衡量档案工作者的工作能力、业务能力的重要尺度。
1.1正确认识科技档案利用工作及其重要意义是做好科技档案工作的前提
要认识到科技档案利用的重要性以及如何搞好科技档案的利用工作，首先应了解档案利用工作利用档案的概念及其相互之间的关系。“档案利用工作”是指档案部门以馆藏档案信息资源为服务的手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为工程管理、设计等服务的工作，称为档案利用工作或档案的提供利用，也就是开发档案信息资源的工作。“利用档案”是指利用者为了研究和解决各种问题来档案室使用档案。“利用档案”和“档案利用工作”是密切联系而又不同的两个概念，两者之间的区别在于：前者是利用者，后者是档案工作者。两者之间的联系是：有了利用档案的需要，才有档案利用工作，有了档案利用工作才能实现利用档案，档案利用工作是利用档案的条件，利用档案是档案利用工作的内容，只有两者结合，才能充分发挥档案的作用。
1.2开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必由之路
档案发挥价值作用由两个因素决定：一是社会需要，二是档案自身满足社会需要的可能。科技档案作为一种重要信息，本身是一个动态事物，如不充分利用它，就会始终处于静态之中，不能成为真正的信息，信息之所以能增值，是因为它置于流动之中。“秘而不宜，锁之为废”，档案的价值平时显现不出来，只有在利用时，才能发挥它应有的价值作用。随着经济建设的不断发展，科技档案的利用价值不断显现，利用档案带来的经济效益的示例不胜枚举，例如，我矿新建研石山工程施工过程中，就遇到过重复征地等问题，通过查档案资料后都逐一得到了核实，不但为我矿挽回了经济损失，而且还增强了企业形象。实践证明，开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必经之路。
2.开展科技档案利用工作要有熟练掌握库藏的过硬本领
科技档案利用工作的开展，一般是由两个因素决定的，一方面是现实中各项工作要利用档案，另一方面是档案库中有这样的档案可以提供利用，因此开发档案利用就要求档案工作者要有熟练掌握库藏的过硬本领。科技档案经过多年的积累形成了庞大的“队伍”，要及时准确地提供利用服务，必须要求档案工作者熟悉保存的档案，它是档案工作者的一项重要任务和基本功，同时也是搞好利用工作的保证。
2.1要有认真和严谨的服务态度
有句话说的好“态度决定一切”，科技档案利用工作是一项非常重要的工作，服务性很强，要求档案工作者要有认真和严谨的服务态度。认真是指档案工作者在提供利用工作中，热心服务，态度端正，即要有耐心，要细心，不怕麻烦。严谨是指档案工作者严格执行科技档案借阅规定，该借阅的借阅，不该借阅的一律不予借阅，把好借阅关。
2.2熟练掌握科技档案分类标准
任何一个单位的科技档案必定按照一定的分类方案进行分类保管。一般来说，科技档案分别有以下几个大类：地质勘测类按专业设置；基本建设类按工程项目性质设置；科学技术研究类按专业设置；设备仪器类、产品类按种类和专业用途设置。大类下面有二级类目，每一名科技档案工作人员，都应当熟练地掌握本单位的分类方案和分类标准， 因为，只有熟记和掌握的分类标准，才能快捷、方便地提供科技档案利用，而且在整理档案进行档案分类时能够使分类快速准确，提高工作效率。
3.科技档案提供利用的方式方法
科技档案利用服务方式，就是档案部门向利用者提供科技档案材料的方法。科技档案利用服务方式是实现科技档案利用的重要手段，在科技档案提供利用上有各种各样的方式方法。从利用科技档案的实际情况来看，主要有以下几种：
3.1阅览是档案室提供利用服务的主要方式
阅览是档案室提供利用服务最普遍的方式，其特点是利用者直接到档案室阅览。科技档案是原始记录材料，多为单份，有些档案在内容上还具有机密性，这就决定了档案原件不外借，主要在阅览室内供利用者阅览。阅览利用一般有两种情况：一是所查问题比较简单，看一下就能解决；二是查阅数量大、范围广，借出利用不方便，采用阅览方式比较好。
3.2外借服务是科技档案提供利用服务不可缺少的方式
档案一般不借出档案室，由于借出的档案完全脱离了档案工作者的监督，容易发生意外，但由于情况特殊，为了解决一定的问题，需要档案材料借出利用，例如，我们经常遇到的需要档案原件作为凭证，或者需要底图以及其他不便在阅览室利用档案时可以暂时外借。外借服务也是提供科技档案利用的一种方式，但对外借档案一定要从严掌握，一般不轻易借出，对档案借出利用，一定要严格审批手续，并提出相应的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借档案申请，说明借出档案的充足理由和调卷范围。第二，借出档案要进行认真的登记，注明借出时间、借出人姓名、借出档案的名称、件数等。第三，借档人应负责保护档案的完整与安全，不得转借拆散、调换、抽取、污损、加注标记等。
3.3复制服务是科技档案提供利用的重要手段
随着科技进步和经济的快速发展，利用者对档案复制件的需求日益增长，档案复制服务成为提供利用工作中一种重要的服务方式。复印件就是根据现存档案文件重新复制而成的同样形式、同样内容的文件。复制件的利用目前比较普遍，也很受利用者欢迎。档案复制服务的优点是：第一，提高了科技档案的利用率，能满足各方面的需要。第二，能节省时间，方便利用。档案室采用现代化的复制技术，可以减轻过去手抄的繁重劳动，利用者边查阅、边复制。第三，用档案复制本提供利用，可以减少对档案原件的磨损，有利于延长档案的寿命。
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由于办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，范围极其广泛，形成的档案非常多，所以必须一套完整的管理方式。否则将对档案的开发利用极为不利，并严重地影响着国土资源事业的发展。
二、 变更土地登记档案的归档范围
土地登记是国家依法对国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地使用权的土地他项权利的登记。土地登记又分为初始土地登记和变更土地登记两种方式。当初始土地登记工作完成以后，所发生的土地登记工作都属于变更土地登记工作。
初始土地登记又称总登记，是指在一定时间内，对辖区全部土地或者特定区域的土地进行的普遍登记；变更土地登记，是指初始土地登记以外的土地登记，包括土地使用权、所有权和土地他项权利设定登记，土地使用权、所有权和土地他项权利变更登记，名称、地址和土地用途变更登记，注销土地登记等。
土地登记部门将在变更土地登记过程中形成的档案移交给档案管理部门，档案部门在按《档案法》和有关档案整理规范的规定接收、鉴定、整理、编目以后，再进行分类管理，以便高效快捷地向社会各界提供利用，这是档案管理的核心工作。
变更土地登记档案的形成十分丰富，涉及的类型非常多。变更土地登记有划拨转出让、土地使用权作价入股、购买商品房、土地用途发生改变等。结合《土地登记规则》的规定，应当属于变更土地登记档案整理的归档范围有：
1. 划拨土地使用权依法办理土地使用权出让手续后，办理土地登记形成的资料；
⒉ 企业将通过出让或者国家入股等形式取得的国有土地使用权，再以入股方式转让后，办理土地登记形成的资料；
⒊ 集体土地所有者将集体土地使用权作为联营条件兴办三资企业和内联企业，办理土地登记形成的资料；
⒋ 依法转让土地使用权后，办理土地登记形成的资料；
⒌ 因买卖、转让地上建筑物、附着物等一并转移土地使用权，办理土地登记形成的资料；
⒍ 因单位合并、分立、企业兼并等原因引起土地使用权变更，办理土地登记形成的资料；
⒎ 因交换、调整土地而发生土地使用权、所有权变更，办理土地登记形成的资料；
⒏ 因处分抵押财产而取得土地使用权，办理土地登记形成的资料；
⒐ 购买商品房（即房屋所有权变更而使土地使用权变更）后，办理土地登记形成的资料；
⒑ 购买公有住房（包括房改住房、集资建房和经济适用房）后，办理土地登记形成的资料；
11. 土地使用权抵押期间，抵押合同发生变更，办理土地登记形成的资料；
⒓. 土地使用权租赁期间，租赁合同发生变更后，办理土地登记形成的资料；
⒔ 变更法律、行政法规规定需要登记的其他土地他项权利形成的资料；
⒕ 依法继承土地使用权和土地他项权利，办理土地登记形成的资料；
⒖ 土地使用者、所有者和土地他项权利者更改名称、地址后，办理土地登记形成的资料；
⒗ 国有土地的用途发生变更，办理土地登记形成的资料；
⒘ 农村集体所有土地进行农业结构调整涉及已登记地类变化，办理土地登记形成的资料；
⒙ 集体土地建设用地的用途发生变更后，办理土地登记形成的资料；
⒚ 集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民后，办理土地登记形成的资料；
⒛ 县级以上人民政府依法收回国有土地使用权后，办理土地登记形成的资料；
21. 国有土地使用权出让或者租赁期满,未申请续期或者续期申请未获批准形成的资料；
22. 因自然灾害等造成土地权利灭失形成的资料；
23. 土地他项权利终止形成的资料；
24. 土地使用者、所有者和土地他项权利者未按照《土地登记规则》规定申请注销登记形成的资料；
25. 将原矿山（区）、砖厂等废弃工业用地复垦，转为建设用地或农业用地，办理土地登记形成的资料；
26． 其他形式的土地使用权、所有权和土地他项权利变更形成的资料。
三、 变更土地登记档案的管理方式
土地登记部门必须严格按照《土地登记规则》的规定程序完成变更土地登记，并将工作中形成的档案资料移交给档案部门，档案部门依照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的规定，对其进行鉴定、整理、分类、排列、编号、编目、装订、装盒后，在对变更土地登记档案集中统一管理中，应区分不同的情况，采取不同的管理方式。
（一）初始土地登记档案与变更土地登记档案分开管理方式
按照原国家土地管理局《关于印发〈县级土地管理档案分类方案（试行）〉〈土地管理档案案卷构成的一般要求〉的通知》中《县级土地管理档案分类方案说明》第八条规定：农村地籍档案按乡、村、队、使用者组成保管单位、排列，城镇地籍档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位、排列。初始土地登记档案材料的主要内容有：C42为国有土地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C42）+城区+街道+街坊+使用者；C43为集体土地所有权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C43）+乡+村+队+使用者；C44为集体土地建设用地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C44）+乡+村+使用者。变更土地登记档案材料的主要内容有：分类号为C45，其档案号的编制参照上述初始土地登记档案材料档案号的编制，将分类号更改为C45即可。
当初始土地登记档案整理完成以后，组成保管单位分类装盒、放入密集架保管，档案转入开发利用工作。由于档案工作是国土资源管理工作的最后一个环节，其变更土地登记的依据和权属情况就需要查阅初始土地登记档案资料。经济发达的地区或者最适合人类居住的地区，土地二级市场交易就活跃，其办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，形成的档案非常多。档案部门将这些档案资料按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，编好档案号，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上。同时，还要将变更以后的土地使用者的档案号抄写到原土地使用者的档案卷宗上，做到一一对应。要做到既有变更后新的土地使用者的档案号，又有原土地使用者的档案号，分类装盒、放入密集架，与初始土地登记档案分开保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者的备注栏注明“更名为***”。此种方式的优点是：容易区分哪些是初始土地登记档案，哪些是变更土地登记档案。适合于土地二级市场交易活跃，办理变更土地登记的工作量非常大，形成的档案非常多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是需要的库房容量大，占用密集架多，在人、财、物上耗费多，查询利用费时费力。
（二）初始土地登记档案与变更土地登记档案合二为一管理方式
对于经济不发达的地区，土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记的工作量又非常小，变更土地登记的类型不多，形成的档案资料也非常小，档案部门将这些档案按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上，与原土地登记档案装订在一起，合二为一，使用同一个档案号进行分类保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者栏上注明“更名为***”。此种方式的优点是：有利于查询利用，需要的库房容量小，占用密集架不多。适合于土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记工作非常小，形成的档案不多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是不容易区分初始土地登记档案和变更土地登记档案，当一宗地进行多次变更后，需要进行分档案盒装订，工作量大、烦琐。
（三）注销土地登记档案管理方式
县级以上人民政府国土资源部门依法办理国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地建设用地使用权注销土地登记，注销土地证书后，将收回的土地证书和注销土地登记资料要归入档案中，这些资料要区分不同的情况，按以下的方式管理：
1. 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入原档案卷宗中。土地登记部门将收回的土地证书和注销土地登记资料在档案管理部门调出原档案卷宗(含初始、变更土地登记档案)，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回部分或者全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满,土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准；因自然灾害等造成土地权利灭失；土地用途、住址、名称等发生变更。土地使用权暂时没有明确的土地使用者，以及土地证书多次进行抵押或者分割登记，需要重新换发土地证书的，应当将收回的土地使用证（含国有、集体土地证书）和注销土地登记资料归入原档案卷宗中作为收回和注销该宗地的依据。
⒉ 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入新档案卷宗中。土地登记部门在档案管理部门调出原档案卷宗，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：房地产开发公司和相关单位拆迁使用原建设用地；集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满；土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准等情况。收回的土地使用权有明确的土地使用者，应当将收回的土地证书归于新的档案案卷中,作为本宗地的变更土地登记权属来源依据。
（四）宗地合并、分割土地登记档案资料的管理方式
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我们要认识到电子档案的管理与纸质档案的管理各具优势，同时，其优势也是相互之间的劣势所在。例如纸质档案具有稳定性，但是电子档案却受到网络信号等影响，不具有稳定性，如果发生断电的情况，人们就很难通过计算机查阅到所需要的资料。这是其不便之处。但是人们同样发明了光盘等信息化的产物，通过将档案存储其中，就能够有效的避免上述问题的出现。这是网络技术为人们带来的便利之处。在电子档案的管理过程中，归档是一项重要的工作，过去要想将档案进行归档，一般需要耗费大量的时间，有些档案存在关联性，对档案的归档增加了一定的难度，但是通过计算机的应用，能够有效的对档案进行资源的整合，可以将档案进行编目，同时也能够加快档案整理的时间，形成具有实际价值的档案资源。综上所述，我们应该认识到档案管理是现代企业或各个部门必然要进行的信息资源的管理，在长期发展的过程中，电子档案必将会成为相关部门主要的工作重心，通过对档案进行合理的归档，能够有效地保证档案的真实性以及可靠性，为企业的发展做出贡献。
2、电子档案的分类
由于电子文件信息与载体的可分离性，打破了原有档案实体的属性联系，单线排列的分类方式也可能将被概念分类整理所取代、在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那佯的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。但考虑到企业生产经营实际情况及所产生的文件类别，我们将电子文件采用档案全宗号和档案分类号划分为：党群管理文件、行政管理文件、经营管理文件、生产管理文件、财务审计文件、人事劳资文件、生产技术文件、科研文件、基本建设文件和设备设施文件。同时，考虑到我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，因此，在电子档案的归档中，也基本上将此归档范围及其保管期限表作为依据，并根据企业实际制定相应的归档范围和保管期限，以保证电子档案分类的系统性和合理性。
3、电子档案在管理工作中的影响
过去，档案管理人员主要管理的是纸质的文件，因为纸质档案的文件一般都是文字材料，所以管理起来有所不便，一定要保证管理人员具有足够的耐心以及责任心。但是在计算机得到发展后，人们不再拘泥于同一种方式，而是通过磁盘录入的方式对档案进行管理，纸质档案由此发展成为电子档案。电子档案的形成不仅加快了资源共享的速度，同时也促进了电子信息化产业的发展。人们通过对档案进行有效的管理，逐渐形成了统一的管理系统，这样便极大的减少了档案管理人员的工作量，同时效率也得到了进一步提高。所以说电子档案的发展，为档案管理工作带来了重要的意义。
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1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
档案管理是针对于档案分类而言，进行的一种管理方式，其主要目的就是为了档案信息的管理规范化，流程分类的有序化。档案管理的形式多样且复杂多变，所以在进行管理过程中要尤其注意档案的分类，划分。将不同的档案按照一定的原则进行分类，可以从大的方向向小的方向逐渐分类区分，再从小的方向进行细致的分类，这样做的主要目的不仅仅能够将庞大的档案进行有效的划分和管理，还能够为日后的查询奠定基础。
传统意义上将档案进行分类的过程中主要是依据标准进行的，并没有一个清晰准确的概念和界定。也有一种方法是将档案按照时间，保存时间的长久进行有效的合理分类，这种分类方式可以有效的针对事件存储的时间对档案有一个整体的宏观把握。强调的是一种以现实为基准的生态分析，更加贴近于事实的本身。现实来讲，这种分类方式是一种归于全宗形式的原则分类，有助于了解档案的整体发展内容，这也是有别于数据库管理分类的一个重要特征，所以某种程度上将，传统的分类方式与现代的分类方式所说不同，但两者之间也是相互独立存在的，不能被取而代之。
2 数据库在档案管理中应用的现状与不足
随着各个行业的不断发展壮大，传统的档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，对此必须加强改革。利用现代化信息技术手段完善档案数据的管理。计算机作为未来发展建设的主流，在整个信息化时代起到了至关重要的推动作用，档案信息化的出现更加说明了数据库建设在档案中的作用。原有的档案信息管理都是通过纸质媒介进行记载，这在很大程度上存在着一定的缺陷，档案管理人员很容易因自己的失误而出现档案登记错误等现象，这将严重影响档案的使用。不仅仅工作效率差，而且还容易浪费大量的人力，物力，财力，这就说明在进行档案数据管理的同时，也要针对档案人员进行合理的培训，丰富他们的专业知识以及计算机的使用能力。避免因操作人员失误而出现的各种问题，影响档案的发展。在未来的发展过程中，信息化将占据主导地位，档案将越来越规范化。数据化技术将在档案管理中起到越来越重要的作用，对此，必须建立完善的数据库管理体系，促进档案事业的发展。促进经济建设中对于档案管理的重视。
3 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。
4 依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作
全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。在数据不断变化发展的同时，按照一定的顺序，可以将全宗理念应用于其中，这样不仅仅能够促进数据库的发展，而且对于管理者来讲也将是一种很好的管理，数据的集合不仅仅可以节省大量的资金更加能够有效的提供工作效率。
5 电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养
电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。
电子文件，顾名思义与传统的纸质媒介文件不同，它是利用计算机技术进行对资源的一种整个，在很大程度上不仅仅提高了工作效率，还对于数据管理进行了合理的使用，可以利用数据最基本的元素对象建立一定关系的数量图表对档案进行管理，严格意义上，这种电子呈现方式更能简洁明了的对档案进行查询搜集，在数据库进行建立的同时，可以利用一定的信息软件技术，这样能够更加合理的保存档案数据。
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1、传统的以“卷”归档的利与弊
优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。第二，缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。第三，当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。第四，“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。第五，卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。第六，以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。
2、改革后以“件”归档的利与弊
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一、健全农村档案收集制度，确保档案信息真实、完整
首先，完善档案收集制度，是档案收集工作开展和顺利实施的基本保障。根据档案制度细则，档案收集人员可以清楚地知道哪些信息材料应当作为档案内容归档，哪些可不必入档。根据档案的意义，农村档案的收档标准是：具有真实数据性、具有保存价值，对新农村建设、农村经济发展、农民发展具有数据支持、考证依据的文件、资料等都应该入档保存。当前，随着社会主义新农村建设的不断推进，农村档案内容也有了新的内容变化。所以，农村档案的重心转向了农业生产的现代化、农村社会的新面貌、农村基层建设的新方向及农村管理的新策略上。比如，农业产业化经营档案、村容村貌整治档案、村两委选举档案等等。
具体来说，农村档案内容主要有两个来源：第一，来自村支部、村委会、妇委会、民兵组织等自治机构内容已经完备的档案。该类档案随着新农村建设的不断深入，会不断有内容需要添加到档案记录中去。所以，农村档案室必须有专人负责，随时将新的档案内容入档，确保重大事件都有档案记载。第二，村办企业和村民档案。该类档案是本村的特色档案。其次，完善的收集制度为档案工作人员采取合适的收集方式指明了道路。传统的档案收集方式一般为定期接收。这种被动的接受方式，使很多有价值的、需收档的文件、资料被遗漏，有的因收档不及时，造成了真实性的降低，失去了存档的意义。所以，档案征集应该发挥档案部门的积极性和主动性，采取多种方式采集档案内容，使得尽量多的有参考价值、借鉴意义的原始材料收归档案，为社会主义新农村建设提供优质服务。
二、细致农村档案分类，实现档案内容的有序化
档案整理时一项繁琐而细致的工作，也是档案管理工作的重要环节，该环节主要是完成档案内容的分类，使整个档案内容依据一定的内在联系，有机排序，成为完成的逻辑性强的整体。传统的档案室所保存的文件存在着门类不全、杂乱无序的状态，给以后的查阅工作带来了极大的麻烦，以至于档案不能很好地被利用，所以，档案的分类归档势在必行。依据农村机构设置、隶属关系等，可将档案分为以下几类：文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、村民类等。各类档案的入档具体内容如下：文书类内容为党和群众的工作要点、村民自治规则、社会保障、计划生育、村农建设等内容；科技类内容主要为农业生产的设备仪器、村内基础设施、农业研究史料等；会计类档案内容主要为账簿、报表、凭证等；声像类内容为照片、录音带、光碟等；实物类内容为奖状、近期、印章、礼品等；村民类内容为各农户的大事要事等。
依据以上的分类整理细则，档案工作人员可以有针对性地将这些内容按要求分类、保存，并随着时间的推移，不断将相应类别的内容添加到相应的门类中去，很容易就可将工作做得井然有序，为以后的查阅工作提供了很大的方便。
三、革新农村档案保管思路和途径，确保档案安全性
优质的档案保管工作，是确保档案载体的安全和信息完整性的重要保障。档案保管在档案管理中具有重大意义，它为档案管理工作提供了工作对象，没有保管好的档案，管理也就失去了意义。受传统思想的影响，农村地区对档案的重视度不够，又因档案人数有限、经费不足及管理水平有限等因素，档案保管的条件更要得到重视，因为档案保管质量的好坏直接决定了档案保管工作的成功与否，也关系到档案的后期利用。调查发现，现在农村的档案室一般都较为简陋：一台电脑、几个档案柜子，甚至有些档案只是被对方在墙角等做简单的存放。可见，改善农村档案保管工作迫切需要被重视，有关部门应改善档案保存环境，将档案保管中作作为档案管理的重点来抓。
做好档案保管工作，需要注意以下几点。第一：按档案的价值、唯一性程度等因素进行评估，实行分级管理。这样就能使最为珍奇的资料被重点保管，保障了该资料较长的使用价值。由于农村档案室条件简陋、保管设备落后，可以考虑将重要档案做本地备份异地保管措施，一方面避免了避免了恶劣自然环境及人为原因造成的损坏问题。另一方面也警醒档案保管人员要安全管理，自觉提高防范安全隐患的意识。对于档案保管的技巧，笔者建议各村档案管理人员可创办档案协会，通过协会活动交流、探讨最佳的档案保管措施和方法。
四、多措并举，提高农村档案利用率
档案利用是档案管理工作的最终目的。传统的档案管理，只重视保管过程，不重视价值利用。所以，我们要重视档案对社会主义新农村建设的意义，并采取多种方法，使档案发挥其最大的服务能效。由于农村档案室规模小、档案内容相对粗糙、影响力不大等因素的限制，对农村档案室的利用工作相对较难。为使农村档案发挥更大的服务作用，笔者提出几点提高档案利用率的方法：第一，农村档案工作人员要主动提供档案服务。由于农民们没有使用档案的习惯，所以他们积极有利用档案的需求，也不可能想到通过到档案室查阅信息解决问题。这就需要档案工作人员通过主动的服务态度，主动为农民和社会机构提供相应的档案服务。第二，提高村民的档案利用意识。在农村，农民对档案知识了解有限，以至于他们想不到用档案解决问题。所以，档案工作人员应走进村民中，通过正式或非正式的走访方式普及档案知识，让村民了解档案的用途。同时，档案工作人员还要不断完善档案查阅、外借、复印等利用方式，并做好相应的记录，归纳总结各类档案的利用率，并有针对性地提高档案工作效率，切实将农村档案工作与农民的需求有机结合起来，提高档案的利用价值。
总之，农村档案管理工作是一项意义重大且流程复杂的重要工作，所以，档案工作必须健全管理制度，确保档案内容的完整性、真实性、价值性，并对其合理分类、妥善保管，以实现农村档案最大的利用价值。
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由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。
一、项目档案创新管理的总体特点
根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：
（一）分类标准填补行业空白
按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。
（二）流程化的管理方式
在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。
（五）实时同步归档
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
（六）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。
（七）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（八）档案量化考核
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
二、项目档案创新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立
从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。
建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。
建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。
基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。
上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：
第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。
第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。
第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。
第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。
第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。
第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。
第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。
（二）流程化的实时归档方式
在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：
第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。
第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。
第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。
第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。
第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。
第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。
施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。
文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。
承包商代码：不限于三位。
单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。
子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。
（五）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。
（六）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（七）量化考核档案工作
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。
三、项目档案创新创新管理的实施效果
神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。
第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。
第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。
第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。
第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。
第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。
第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。
第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。
第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。
篇13
二、 在归档文件装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成本，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对"件"的处理扩大或缩小。《规则》对"自然件"及"可为一件"的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知"可为一件"的归档文件是同一事由中具有"来文与复文"性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。有的单位将件的范围缩小，严格按"自然件"来处理，这种方法虽然不影响计算机检索，但影响档案实体的存取，手工检索和存取就更麻烦。
三、 在归档文件分类上的错误
一是选择的分类标准交叉。如在选择分类方案时，既使用"机构"，又使用"问题"标准（如综合类、业务一科、业务二科等，其中的"综合类"为"问题"标准，"业务一科"等为"机构"标准）。按这种方法设置的类目整理归档文件，容易造成文件材料的分散，影响检全率。二是在编制分类方案时，设"会议类"（如按"机构"调置办公室、业务一科、业务二科等类目，在办公室类下设置会议类；按"问题"设置党群类、行政类、业务类，在行政类下设会议类）。按这种分类方案对文件归类时，必然致使业务一科或业务类的业务会议文件材料归到办公室或行政类的会议类中，从而破坏了业务机构或类目中归档文件的完整性。三是采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法进行分类。《规则》规定，归档文件材料采用年度、机构或问题、保管期限这些标准进行分类。采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法都没有执行全国统一的分类标准，没有体现归档文件间的历史联系及形成规律，没有反映归档文件的内容，从而造成检索上和存取上的困难。四是当采用机构分类标准时，完全按归档文件署名的责任者归类，如署名为办公室的属业务一科职能的归档文件归入办公室。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位党、政机关，文秘部门名义，而不能以其他业务部门名义。因此，业务部门的业务文件只能以整个机关或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性，增加业务部门归档文件的检全率，应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件归入业务部门。
四、 在归档文件排列中的错误
《规则》规定，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。一是按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。二是按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。三是将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。四是不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。
五、 在归档文件编号上的错误
一是跨年度编大流水号。二是同一年度内编跨机构或跨问题的大流水号。三是同一年度、机构或问题的归档文件编跨保管期限的大流水号。以上三种编号方法都不利于业务部门整理归档文件，不利于档案的移交、保管和鉴定。此外，前两种编号方法因其编号项目中没有反映出机构或问题的类目，故检索也困难。四是分盒编件号。这种编号方法势必编盒号，增加了编号的层次，不符合《规则》的简化原则。五是在归档章中用代号（数字或字母）代表机构或问题类目。这种方法只有整理人员才明确，整理人员更换后，便不知其含义了。
六、 在归档文件编目中的错误
一是编目的各项目填错。这种错误有多种情况，其一是将件号填错，如将"可作为一件"的若干份文件分别填件号，正确方法是应为一个件号。其二是责任者填错。如责任者填写不全、太简化、不规范的简称等，个人责任者没填写与文件相应的职务，多个责任者没选三个以内的责任者或选择的责任者不是本单位、本系统的重要责任者等。文件上无责任者的没有考证或考证出的责任者没加方括号等。其三是文号填错。如省略了文号中的发文代字、年度、顺序号中的某个部分，将会议文件材料之几、内部刊物期号、图纸号等作为文号填写。其四是题名填错。如随意省略归档文件的标题，当正题名没有反映出文件内容时没有填写副题名、说明题名的文字等。当文件没有标题时没有根据文件内容拟写题名。当文件标题含义不清、不能揭示文件内容时没有补充题名。十分重要、独立性强的文件附件没有抄录在正文题名后。其五是日期填错。如将日期填写为收文日期，格式上8位数字填为一行。正确的方法是应填为两行，上一行填年度，下一行填月、日。文件上没写日期的没有考证出正确日期。文件上日期有误的没有更正等。其六是页数填错。如将空白页也算作一页，将大于或小于A4幅面的纸张算作两页或忽略不计页数，没有将正文与定稿的页数合并计算等。其七是备注栏填写不对。如随意填写"本文齐全"、"含附件"等无意义的文字，没对文件缺损、复印件、声像档案参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等情况进行说明，没对需补充和说明的情况较多的条目加注"?鄢"号并在备考表中说明。
二是目录表装订单位错。如一般的单位不是一年装订一本归档文件目录，而是装订成多本；档案数量多的单位（5000份以上）没有分机构或问题、保管期限装订目录，致使目录体积增大，不便查找；档案数量少的单位（100份以上），仍将一年的归档文件目录装订成一册，致使目录页数太少、本数太多。
三是目录封面填错。如全宗名称是必填项，有的单位没填，有的联合全宗只填写一个单位名称，如某市纪委、监察局，只填市纪委而未填市监察局。
七、 在归档文件装盒时的错误
一是在档案盒中装入归档目录，其实没有必要。因为过去按问题立卷查找卷内目录有依赖性，但归档文件整理新方法打破了问题组卷的传统，加之一般有计算机检索，很容易查到所需文件。二是备考表未填写或填写错误。有的单位对盒内文件纸张缺损、文字修改、复制件、缺底稿、补充、移出、销毁以及盒内文件材料收集完整程度、文件字迹模糊等情况没有在"盒内文件情况说明"中说明；有的单位整理人、检查人未签名，日期没写等。
八、 在归档文件排架上的错误
