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（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
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1 医院办公室档案管理工作特点
1.1 档案馆内容的复杂性
随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。
1.2 相关的医患关系档案影响性大
医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。
1.3 医生调任、晋升类的档案处理
医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。
2 医院办公室档案管理目前存在的问题
2.1 档案管理人员紧缺
在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。
2.2 现代管理软件水平不足
在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。
2.3 档案收集以及归档不及时、不规范
医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。
3 医院办公室档案管理的应用
通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。
3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分
医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。
3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展
办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。
总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。
参考文献
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要将档案管理工作作为机关单位办公室的一项重要职能，为领导的决策提供依据和基础。在办公室工作中，对档案管理工作要设立一个相对独立的管理机制，实现档案资料管理的独立性，并与其他工作部门进行协调统一，充分实现其服务性，并促进其作用最大程度地发挥。
二、档案管理在办公室工作中的重要意义
（一）档案资料是单位领导进行科学决策的重要依据。在一个单位，尤其在国企机关单位中，决策层的工作任务主要有两个方面：首先是对单位发展和运行的基本情况进行全面的了解。其次就是进行科学、客观的政策的制定工作，而这也对档案管理和制定决策之间的关系进行了阐述和明确。查阅单位发展过程中的档案资料是获取全面基本信息的有效手段，进而才能为科学、客观决策的制定提供重要依??。随着改革开放程度的不断加深，尤其是在国企机关单位之中，档案管理工作的重要性更加凸显。档案资料是对单位发展历程中的业绩、荣誉、重要事件以及一般的成长历程的一个重要的文字记录，在进行决策的制定过程中，能够发挥出重要的借鉴作用，而办公室工作主要的工作职能就是为其他部门提供辅助作用。
（二）档案管理能够促进办公室工作效率的显著提高。档案管理工作不仅是行政部门的重要枢纽，同时也为决策部门职能的发挥起着重要的指导作用。新时期下，档案管理工作模式已经突破传统模式中的对文件资料的收集和整理层面，在新模式中，档案管理工作要对收集的信息文件进行科学有效的加工与处理。档案资料中的大量信息要通过数据信息网络的形式，为办公室工作效率的全面提高提供助力，促进其现代化建设工作的开展，进而促进事业单位对一系列的文书以及文稿的修改，以及人事、财务等后勤工作的现代化、信息化以及数字化发展，从而使从事档案管理工作的大量人员得以解放，实现单位发展对劳动力的解放的同时，大幅度提高办公室的工作效率，以更好地为单位、为社会提供优质服务。
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1.文书档案管理的涵义
文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。
2.文书档案管理的特点
文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。
3.文书档案管理的重要性
在现代企事业单位管理中，文书档案管理也是管理中一个重要的环节。文书档案管理不仅是确保事业单位工作质量和效率得以提升的重要条件，同时也是衡量事业单位管理水平的关键尺度。而就文书档案管理工作重要性的具体内容而言，其主要包括两个方面：一方面，文书档案的凭证作用，其可以记录下企业的真实发展情形，具有一定法律效用，同时由于其大都是当事人的声音文件、影响文件或者亲笔手稿，所以真实性比较强；另一方面，文书档案的参考作用，其是企业以前发展过程的完整记录，也是企业发展的第一手资料，所以可以为企业未来的发展提供必要的参考数据，具有重要的作用。特别是随着信息技术的迅猛发展，企业每天的发展过程中均会产生大量的文档信息，加之人们对于文档服务的质量提出了更高的要求，所以文书档案管理工作急需完善、创新和改革。
二、办公室文书档案管理工作存在的问题
1.缺乏规范的文书档案管理制度
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
3.档案人员管理意识淡薄
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、完善办公室文书档案管理工作的措施
现阶段，我国办公室文书档案管理工作存在着一些问题，不利于工作的顺利开展，因此需要针对问题，采取有效的措施。具体措施如下所述。
1.建立健全完善的档案管理制度
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
2.建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.加强档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
四、结束语
综上所述，文书档案工作对于我国的进一步发展有着重要的意义，虽然现阶段我国的文书档案工作还存在着一些不足，但我们已经找到了所需解决的问题，并根据问题提出了解决方案。相信在下一阶段工作中认真的落实这些优化方案，文书档案管理工作将得到很好的发展完善。
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档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
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一、 高校院级档案管理中存在的问题
第一、 档案管理理念落后， 管理意识淡薄。我国许多高校院级办公室的档案管理人员都是兼职的档案管理者，因此在日常的工作中，对档案的管理意识比较薄弱，往往只是流于形式，不重视日常材料的搜集和归档，缺乏责任心，工作态度敷衍塞责，重程序，轻结果，常常产生“ 文牍主义”和“目标置换”。并没有形成较好的管理规范。
第二、档案管理人员专业素质不高， 结构不合理。在高校里只有少数人员是专职的档案管理人员，而在院级单位的工作人员多数都是兼职的档案管理人员，并没有接受过专门的培训，因此对于如何开展文件的归档和规范管理好院级的档案是亟待解决的首要问题。同时目前有相当一部分档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。
第三、 档案管理信息化建设不足。由于院级办公室档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失。
二、完善我国高校院级档案管理的建议
第一、要提高对高校档案管理工作规范化意识的正确认识。 高校院级档案的合理建立、有效管理、科学利用是高校院级档案管理工作规范化的主要目标。 从高校发展的实践看，完善院级办公室档案管理工作规范化，对推动教育改革、提高教学质量和工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。 为了加强院级办公室档案管理工作规范化建设，充分发挥档案在教学管理过程中的积极作用，要依据教育教学发展的客观规律，不断提高对院级办公室档案管理工作规范化认识，充分发挥各种档案资料的使用价值，使其为教学科研服务，为课程建设、学科建设和专业建设服务。
第二、要提高院级办公室兼职档案管理人员的综合素质。 目前，绝大多数高校的院级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。 这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。 可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。 通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。 同时要健全院级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。
第三、要建立档案管理信息化服务网络，实现高校档案管理信息资源共享的目的。 加大资金投入建立数字化网络平台，院级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。
第四、要根据档案管理规范化的要求，建立院级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能。 众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。 这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。 但许多高校院级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。
第五、要重视和关心档案管理工作，不断提高院级档案管理水平。 院级领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，院级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理规范化工作的指导和监督。 安排管理水平高，责任心强的院级办公室管理人员担当此项工作。 要建立检查监督激励机制，把院级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。 并且，真正把院级办公室档案管理规范化工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院级办公室档案管理工作规范化在高校教学管理中发挥积极作用。
高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务。 提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。 高校院级档案管理工作需要不断创新，只有不断的创新才能促进质量的提高。 因此，实现高校院级档案管理工作科学化、制度化、规范化势在必行，任重道远。
参考文献：
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一、基层医院办公室档案管理工作中存在的问题
（一）工作人员档案意识淡薄。
很多醫院的工作者甚至是领导，都没有档案意识，根本意识不到档案的重要性，在工作中注重经营，轻视档案工作，更别说是对档案的管理工作了，导致其缺乏科学的管理，造成医院发展的历史性资料不完整，甚至很多流失了；此外，医院档案的利用率非常低。
（二）档案管理的设备设施落后。随着时代的发展，科学技术的进步，很多新进的机器设备被研发制作出来，大大提高了工作效率。但是医院的档案管理工作仍然采用传统的模式，为引进先进的管理设备设施，依然使用之前落后的甚至是老化的设备设施，导致档案管理的现代化水平不高。一般来说，基层医院档案管理工作存在的问题有：房屋不够、资金短缺、设备陈旧等等，甚至在互联网技术普及的时代，有些单位仍然采用传统的手工收集档案的方式，大大降低了工作效率，同时也不利于档案的检索及使用。
（三）档案管理人员素质不高。现阶段，很多基层医院中从事档案管理的人员在上岗之前没有接受过专业的培训，导致专业素质低，并且很多管理人员存在学历低、知识储备有限、计算机操作能力低等等问题。另外，基层医院只注重医护人员专业技术素养的培养提高，对其进行继续教育培训，而不关心档案管理人员的素质水平，最终致使很多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。
(四)医院档案管理缺乏统一的管理标准。很多基层医院没有建立健全完善的档案管理制度，造成收集档案的效率低下，缺乏集中的管理及信息资源不完整。与此同时，很多医院的档案管理工作缺少一致的管理模式和标准，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更别说统一的立卷归档制度了。缺乏完善的档案管理制度，导致有价值的资料、数据流失，不利于医院的研究发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而导致现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。
二、做好基层医院办公室档案管理工作的措施
由上可知，现阶段我国基层医院办公室的档案管理工作存在着一些问题，影响医院档案工作的健康发展，不利于医院的研究发展，因此需要针对问题，采取行之有效的措施，从而保证医院办公室档案工作的顺利开展，具体措施如下：
（一）提高医院领导的档案意识。医院领导要树立档案意识，充分认识到档案对医院发展的重要性与必要性。档案是医院实现医院现代化管理的重要依据，有利于促进医院由单纯经营型、粗放型向科学型、集约型转变，从而有利于提高医院的技术水平和服务质量，提高医院的竞争力，并且增加其经济效益。此外还要做好档案室的建设，为其配备必要的设备设施，如电脑、文件柜等等。
（二）加强档案管理人员的教育学习，提高其业务素质。保管档案的最终目的是使用，加之档案的种类很多，而且每种之间差别特别大，这要求档案管理人员必须具备较高的专业素质，掌握专业知识，才能保证档案的收集、整理、鉴定、保管、统计到最后提供利用有序开展，最终满足社会的发展需要。随着科学技术的进步，互联网的普及，档案管理向自动化、电子化转变，这对管理人员提出了更高的要求，需要与时俱进，不断提高自身的业务素养，从而满足新时期档案工作发展的需求。
（三）建立健全完善的档案管理制度。档案管理工作的有序开展需要完善的管理制度做保障，因此要建立健全完善的档案管理制度，使档案管理工作的开展有制度可循。医院档案会以不同的形式、种类，如文字、声像、图表等记录下来，并且涉及很多内容，不仅包括本医院的发展历史，而且还有病人的各种健康资料，是指导协调医院各项工作正常运行的重要参考资料，更是医院在进行工作计划和决策时的可靠依据。所以，医院应制定完善的规章制度，实现各种档案资料的收集、整理、登记、归档等工作，并且划分到具体科室，由专人负责，从而确保医院档案资料的完好无损。
三、结束语
综上所述，基层医院办公室的档案管理对医院自身的发展起着非常重要的作用，然而在实际工作中由于受某些因素的影响，导致其发展存在着一些问题，影响档案事业的健康发展，因此要针对问题，采取对策，从而推动医院档案工作有序开展。
参考文献
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在医院的不断建设和发展中，很多如管理制度、科研成果、财会活动等信息都是记录在医院档案中的通过实施科学有效的医疗档案管理，能够为医疗科研提供必要的资料，为医院提供充足的资料参考，有助于医院制定科学的发展方向，对医院的进一步发展发挥着不可忽视的积极作用。
一、关于档案管理的问题分析
（一）工作认识度不足
档案作为医院发展中的重要信息资源，加强档案管理显得尤为重要。但从现阶段的档案管理工作来看，存在着工作认识度不足的问题。工作人员并不清楚档案管理的重要作用，也没有接受过专业的档案管理培训，工作中既不了解具体的管理程序，也没有对档案进行归类管理，日常的管理工作仅仅局限在资料收集上，更有工作人员身兼数职的现象，不能专注于档案管理工作，结果导致档案资料不完整，查找不方便。
（二）工作信息化程度较低
现阶段，在大多数的医院中，档案的录入一般通过计算机实现，这一过程中也存在着不少问题。鉴于工作人员并没有参与档案管理软件的设计，只依靠设计者自己并不能全面考虑到软件的实际功能需求，无法保证软件的实用性，导致软件的使用出现了信息输入困难的问题，电子档案信息由此就无法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就现阶段的档案管理检索来看，医学信息检索程序繁复，不能以一种简易的方式查找信息，系统先进性不足。
（三）工作效率有待提升
从现阶段的档案收集以及归档的这一工作来看，还欠缺高效率及新管理手段的有效应用，与医院的发展不相符合。同时，档案管理工作需要对已有的资料进行汇编，以此更好的作为研究参考。但是在实际的工作中，绝大部分的专题资料都没有通过外界获取，仅限于医院内部收集，是不能有效反映社会发展变化的。除此之外，工作人员也不重视日常工作中的资料积累，不具备超前服务意识，一般都是在急需资料的时候才开始进行编制。
二、关于强化档案管理的措施
（一）实施规范化的档案管理
档案管理工作的强化，必须要对现阶段的档案管理制度加以有效完善，主要做到三个方面：一是提高认识，鉴于现阶段档案管理认识度不足的问题，医院有必要通过培训、讲座等形式宣传档案管理的重要性，从思想上加深工作人员对档案管理的印象，从而为档案管理的实施奠定良好的基础。二是实现规范化的日常管理工作，对档案管理工作中的信息收集、资料整理、归档等各个环节的执行制度加以完善，规范档案管理的日常工作行为，使整体的管理工作向制度化发展。三是实施工作绩效制度，将档案管理科学纳入到科室管理责任制中，实施绩效考核并通过一定的奖惩手段，使工作人员明确工作责任，促进档案管理工作的落实。
（二）强化档案管理工作队伍
档案管理，只有在领导层面首先加强重视，才能为档案管理的有效落实创造必要条件。为此，必须将档案管理纳入医院管理决策中，在全医院范围内加强对档案管理重要性的宣传，不仅要让工作人员明确工作职责，也要加深医院干部职工的认识，以便提供必要的工作支持，使档案管理能够与医院业务得到同步的发展。同时，还应该鼓励工作人员积极进修学习，参加专业再教育，以此提升业务素质和知识素养，从而更好的开展档案管理工作，提升工作效率。
（三）引入现代化管理手段
引入现代化管理手段需要做到两个方面：一是引入现代化的档案管理设备。为了更好的保护档案资料，加强档案库房建设是十分必要的。通过引入除湿防潮、空调等设备，能够为档案的管理创造良好的条件。二是加强档案管理信息化程度。随着科学技术的发展，越来越多的信息资料管理都实现了信息化。为了提升档案管理效率，实现快速、便捷的档案检索、整理，现代化的档案管理软件应用是必不可少的。因此，应该在工作人员中普及这种信息化的管理手段，避免过多的人工查阅，以此提升工作效率。同时，针对当前软件使用中存在的问题，应该加强与设计者的沟通，完成对软件的改进，使其更好的实现档案管理功能。
三、结语
在医院发展中，不论是从事学术研究，还是进行人事行政安排，或者是下发科研经费，都需要用到医院档案作为有效参考。档案作为医院发展的重要信息资源，对于科学化决策起着积极的作用，因此，实施规范化的档案管理显得尤为重要。为此，必须尽快解决现阶段档案管理工作中存在的种种问题，加强工作认识，加强人员队伍建设，引入现代化的管理手段，以使档案管理得到不断强化。
参考文献：
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一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
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（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。
（二）专业水平有待提高的管理人员
首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。
（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
二、如何提高办公室档案管理工作的效率
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：
（一）办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性
（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。
（三）档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。
（四）档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。
（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合
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（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
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1医院档案的定义以及分类情况
目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。
2目前基层医院档案管理存在的问题
2.1管理制度难以完善
目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。
2.2硬件设施落后
在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。
2.3重视度缺乏
通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。
2.4业务水平较差
对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。
3怎样有效加强基层医院档案管理
3.1不断完善档案管理制度
在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。
3.2注重增加资金投入
基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。
3.3加强开发利用
应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。
3.4不断提升档案人员水平
档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。
4结语
该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。
作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科
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（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展
旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。
在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。
（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析
一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。
另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。
三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式
首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。
其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。
