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档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
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一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。
档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、“数字化”档案管理的主要障碍。
（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。
（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、“数字化”档案管理采取的措施。
（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。
参考文献：
[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.
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前言
21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。
一、我国档案管理的现状
我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。
二、数字化档案管理的内容及特点
信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。
数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：
1、实现经济效益的提高。
如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。
2、实现办公效率的提升
数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。
3、实现档案的高效利用
传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。
三、数字化档案管理建设应注意的问题
数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：
1、系统工程的构建
我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。
2、保证档案的安全性及可靠性
运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。
3、注意与办公系统的高效衔接
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档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
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Keywords: file management ,information, digital, network
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。
一、档案信息网络化的必备条件
实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:
1. 档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。
2. 制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
3. 建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。
二、实现档案信息网络化的对策
随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。
3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:
(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
三、如何保障档案信息资源网络安全
作为开放的信息交流平台,Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求,实现档案信息的网上传递,首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性,亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息,会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此,利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要,健全相关的防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等,以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。
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[中图分类号]R197.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
医学档案是医院最关键的信息源，其具备记录、收集、分类、贮存以及管理等功能。而医学档案信息的价值以及其在医学研究等方面的应用，得到了越来越多人的关注。对于新时期的医学档案管理工作，医院必须要积极应用数字化技术，构建医学档案管理网络，实现档案的开发、利用与服务的信息化，这对促进医院发展和医疗事业的发展来说具有重要意义。
1 现代医学档案的特点分析
第一，数量和类型逐渐增多。现代人的生活条件和医疗条件得到了改善，致使医学档案不管是数量亦或是类型上都有很大程度的增加。这给医学档案管理人员带来了大量的工作量，并对其工作效率产生了很大影响，工作内容变得更加复杂，工作范围也逐渐扩大。
第二，医学档案的来源和内容越来越广。随着时代的发展，人们的健康理念也在逐渐加强，医学服务体系的日益完善，使医学档案的来源方式也呈现出了更加多元化的局面，其内容也更为丰富。医学档案自身的跨越性长、时间跨度大、综合性较强，其与其他诸多专业学科之间有着较为紧密的联系。
第三，载体形式日益多元化。医学档案管理从过去的纸质管理发展到如今，即便是电子化信息化技术已经得以较多的应用，但因为医学档案自身存在的特殊性，纸质档案依旧在医学档案中占据了较多的比重。另外，以缩微医学档案、声像医学档案等其他不同类型的医学档案也越来越多，医学档案载体多元化的形式为档案的查找、保存和传递提供了更多的便利。
第四，社会需求逐渐增多。在现代社会中，互联网信息技术飞速发展，现代人的信息需求量也越来越大。对医学档案信息来说，其与现代人的实际生活联系紧密，社会需求量也持续增多。另外，生活水平的提升与生活节奏的加快让社会对医学档案的需求也越来越高。医院医疗服务中的各项工作几乎都在很大程度上涉及医学档案，其种类多、强度大、需求广，需要进一步促进医学档案管理工作的变革。
2 数字化技术在医学档案管理中应用的必要性
2.1 顺应时代的需要
过去的医学档案管理往往是手工作业的方式，以纸质档案为主要载体。近年来，随着数字化信息技术的飞速发展，其在人们的生活与工作中得到了更加广泛的应用，医学档案管理工作也开始朝着信息化的方向发展。即便是计算机在医学档案管理中已经有了非常普遍的应用，但其具体功能依旧集中于存储目录信息、档案检索等方面，没有真正实现用户自行使用计算机对档案信息进行检索或者提供其他相关服务的能力。所以为了顺应时展的要求，医学档案管理工作也要坚持与时俱进，大力推进数字化建设。
2.2 提高工作的质量
把医学档案从过去纸质的管理模式逐渐转化为现代的数字化管理模式，可以在很大程度上促进医学档案管理工作质量的提升。过去的医学档案管理一般是在档案管理人员根据相应的管理规范所进行的，这样的管理模式可能会由于工作人员自身业务水平和素质能力的差异，而造成医学档案管理工作的效率和质量存在差异。而借助于数字化技术，应用现代的信息管理模式，其最主要的工作内容可以说是计算机代劳，计算机根据已经编制好的程序完成相关工作，能有效避免人工作业时可能出现的失误。
2.3 提高档案利用率
应用数字化技术开展医学档案管理工作，和过去的管理模式相比，最大的优势在于促进医学档案管理工作效率的提升，进一步完善医学档案信息管理系统，提升医学档案的利用率。选择现代化的管理模式，让用户在查找所需档案材料的过程中更为便捷，对一部分保密文件也能够借助设置密码的办法来设置权限，进一步简化了授权与查找的流程，最终实现医学档案信息Y源的共享。
3 数字化技术在医学档案管理中的应用
3.1 融传统档案管理与数字化于一体
数字化技术应用于医学档案管理工作中，可以说是传统档案管理工作的一次创新与改革，过去的医学档案管理系统是数字化技术应用于医学档案管理的前提和基础。数字化医学档案管理能够极大地促进档案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。数字化管理模式和过去人工管理模式既有区别，也有联系，随着档案管理工作的改革，医院要意识到数字化技术与传统档案管理手段的融合是医学档案管理工作未来的主要发展趋势，把互联网环境和各种高效的数字化技术有机结合起来，让医学档案管理能够焕发出新的活力，在医院管理系统甚至于其他相关领域中发挥作用，最终实现医学档案管理工作的重组建设。
3.2 加强硬件设施的投入
数字化技术应用于医学档案管理工作，必须要拥有较为全面的硬件设施作为工作开展的前提与基础，医院方面要加强对硬件设施的资金投入，确保硬件设施的建设和完善具备一定的科学性与预见性，在医院发展的过程中要“一步一个脚印”的构建网络信息系统，为数字化技术在医学档案管理工作中的应用提供更大的发展空间。同时，还应对医学档案信息材料予以有效保存，对网络系统的设置与选择方面，必须要充分考虑其可维护性和先进性。在现代医院中已经建立了局域网，可在某一范围内实现信息共享，在这种形势下，数字化技术必然能够在医学档案管理中得以更加全面的应用。
3.3 整合医学档案数字化的原始资源
数字化技术在医学档案管理中的有效应用的基本前提是数字化资源，缺乏资源的医学档案信息化建设管理工作就如同无根之水，不能真正发挥出有效的作用。医学档案数字化管理工作必须要从两个方面出发：一是对医院医学档案资源的数字化管理，二是对社会化资源的开发管理。医院内部医学档案资源的信息化建设，是按照医疗机构的实际情况和发展方向所构建的全面数据资料库，并提供医学档案的检索查询功能，另外，对相应的病例和学术论文进行信息化处理。在这样的前提下，才能对所掌控的档案信息实施全面立体化的索引，进而提供更具有针对性的查阅与下载功能。社会化资源的开发管理，是对部分拥有较高学术价值的医学档案进行收集整理，尽可能地对医疗信息予以过滤、整合，确保医学档案资源更加高效的应用。
3.4 创新数字化档案管理的组织模式
现代社会的飞速发展和社会主义建设的逐渐推进，医疗机构、医学档案作为与现代人实际生活密切相关的一个重要因素也得到了发展，不管是从行政管理、学术研究亦或是确保普通百姓的合法权益等方面来说，医学档案管理工作都是至关重要的。要构建完善的数字化档案管理的组织模式，建立一个和现代社会发展相符合的医学档案管理新模式，必须要努力开展好下面几方面的工作：一是从数字资源、网络化存取和分布的角度进行创新；二是从档案需求者与使用者的查询、处理、检索系统等基础系统实施创新；三是站在社会组织机构的角度实施创新。唯有循序渐进的开拓发展，才能确保数字化技术更为有效地应用于医学档案管理工作中。
3.5 加强档案数字化的安全保障措施
近年来，数字化技术在医学档案管理工作中得到了更加广泛的应用，但与此同时，医院也必须要注重其安全防范。医院信息技术工作人员和档案管理人员必须要主动树立安全防范意识，通过有针对性的信息安全技术确保数字化医学档案在开发利用过程中的安全性，对医院内部网络系统给予充分的保护，如设置防火墙、数据加密或者设置登陆动态口令等方法有效避免医学档案信息资源的泄露。医学档案如果被泄露必然会引起非常严重的后果，因此，档案工作人员必须要主动学习数字化技术，掌握一定的安全防范技术措施，确保医学档案的高效利用。
4 结 语
随着现代科学技术的飞速发展，数字化技术在医学档案管理工作中的应用已成为医院档案管理工作的发展趋势。但数字化技术的应用，并非是短期内能够得以全面推广的，它还需要一个发展与延伸的过程，医院档案管理人员必须要主动树立信息化、数字化的管理理念，把数字化资源更加科学地应用到各项工作中去。唯有逐渐推进医学档案管理工作的数字化建设，才能真正提升医学档案管理工作的实效性，并开辟出一条具有自身特色的数字化医学档案管理之路。
主要参考文献
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社保档案涉及的信息量非常多，内容甚是广泛，不仅包含每位公民的基本信息，还包含着许多文书方面的信息，管理信息预测征管系统可以更好的完善每一项信息工作。当社保档案管理系统健全之后，每位公民的姓名、年龄、参保时间、家庭住址以及工作状况等基本信息都能够在信息后台被检索，并且我们还可以很快的查询到社保到期日期，及时的提醒我们按时投保，使我们的社保档案管理更加方便，使每位公民的实际信息能够更加妥善的保存。
（二）机构内控管理
实现数字化社保档案管理系统体系，可以将经办机构的信息有效的保存到档案中，并且可以有效的记录公民在机构中社保的选择情况，真实有效的记录每笔业务的来源与去向，在对机构账务进行审计时，我们可以更快的查询每笔业务的实际信息，数字化技术为实现健全的管理体系做出了巨大的贡献，并且可以有效的提供技术性的保障，能够最大化的实现内控管理的效率和质量。
（三）经办业务事后监督
无论我们提出何种的社保档案管理技术，都需要对其进行事后监督，并且有必要为其设立经办业务事后监督部门，数字化技术的研发没有正式的运行到社保档案管理工作中，所以该技术中存在的问题需要切实的发现。通过设立经办业务事后监督部门，可以有效的预防数字化技术在社保管理工作中的问题，提前发现问题，进而由经办业务事后监督部门完善问题，有效的保障社保管理工作的展开。
二、数字化技术在社保档案管理中的应用策略
（一）建立健全的社保档案管理制度
我国的社保档案管理制度是根据各省级以及各市级规范而制定的，各省市的制定具有一定的差别性，没有形成统一的制度。这在很大程度上限制了地区之间的交流，更在一定程度上限制了人才之间的交流。所以，我们需要根据我国社保实际状况出发，由我国社保部门建立健全的社保档案管理制度，让全国的制度形成一个有机统一的整体，能够依照一个标准予以执行，使仁和地区的工作机构在查阅公民社保状况时的速度更加快速。
（二）引用信息技术管理方式
信息技术工作是当今社会的潮流，其可以更好、更快的帮助我们完成工作。我国的社保档案管理数量在随着社会的发展不断加大，只有引用信息技术管理方式进行工作，未来才可以实现全国社保档案管理的统一化。其能够改变传统手工操作记录模式浪费时间、人力、物力成本的缺点，有效提升社保机构的工作效率。同时，运用信息技术管理模式，能够让社保工作跟上时代的步伐，通过计算机技术为每位人民服务，促使社保档案管理现代化。
（三）实现社保文档的资源共享
将社保档案管理信息化的首要条件就是建立电子档案数据管理中心，集中的为其设置一个电子文件，并且在该网站上提供非限制性电子文件查询，可以有效的实现社保文档的资源共享，规范社保档案信息系统中每个数据接口的管理制度，实现现有文件与档案信息之间的切换，这样可以有效的降低社保档案信息的重复率，在很大程度上节约人力物力，并且为社保档案管理机构带来更多的便利。
（四）加强专职队伍建设
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进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、数字时代对档案管理工作的影响
（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。
（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。
二、数字化档案的优缺点
（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。
三、完善数字化档案管理的措施
（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
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（一）有助于档案原件的保护。首先，当纸质档案实现了数字化后，就可以实现数字化副本的保存与使用，避免了频繁使用纸质档案，这能够有效保护档案原件。其次，纸质档案伴随年代的推移可能因字迹模糊或纸质污损而出现不易辨认的情况，而数字化档案则能够使得档案信息有效保持完整。最后，数字化档案还能够对纸质图片档案运用现代技术进行修复，避免纸质图片档案因为自然老化的原因而失真。
（二）有助于节省档案存储空间。传统档案作为纸质文件，其管理与储存都需要大量的空间，当数字化档案管理运用先进的数字化存储技术来储存档案资源后，将大大降低档案所占有的空间，而且数字化档案后，存储量将变得更大，具有更强的安全性和通用性。还能够有效避免纸质档案在存储过程中可能出现的各种损坏、损毁危险。
（三）有助于减少档案管理成本。在传统档案管理工作中，由于是纸质档案文件，因此档案的录入、归类、存档、借阅等各项日常管理工作都需要手工管理，不仅工作效率低，而且管理也存在着诸多困难。而伴随数字化档案管理进程的日渐加深，档案的管理与利用也变得更加智能化，档案管理者和利用者可以轻松凭借智能化的检索方式快速找到所需要的档案资料。
（四）有助于档案资源的共享。传统档案由于其储存载体以及存储方式的原因，使得各地档案资料都存在“信息孤岛”的情况，而数字化档案后，则可以凭借互联网突破时空限制，实现档案信息的异地共享，增强档案的使用价值和传播范围。
二、做好数字化档案管理工作的对策与途径
（一）构建完善数字化档案管理制度。为了进一步提高数字化档案管理工作效率和工作质量，构建健全完善的数字化档案管理制度是一个有效途径之一。各个档案管理部门应当切实结合自身数字化档案管理工作实情，从实际出发对现有的数字化档案管理制度予以健全完善，以构建出一套更加科学合理的管理制度，并在制度的运行过程中不断考证、不断实践，针对出现的问题以及不足不断加以完善。健全完善的数字化档案管理制度应当包括数字化档案收集制度、数字化档案归档制度、数字化档案保管制度，以及制定数字化档案归档范围、数字化档案保管期限等规定，还需要将这些制度与规定纳入档案管理人员的岗位考核中去，进一步强化档案管理人员的岗位责任意识以及对制度和规定的执行力度，确保数字化档案能够按照规定的流程得到规范化的管理。
（二）规范数字化档案的利用方式。对于数字化档案的利用应当额外制定相关查、借阅利用制度，不能无原则，当利用者需要查阅利用数字化档案的时候，必须满足借阅、利用制度的相关规定。比如根据数字化档案内容的密级层次对借阅、利用人员进行相关规定，不符合查、借阅规定的人员不能借阅、利用数字化档案。还有就是针对档案内容不是开放的电子档案，不能提供拷贝借阅、利用方式，而且查、借阅人员需要处于有效的监控下进行。为了确保数字化档案在共享过程中的网络安全性，档案管理部门还应当对含有密级信息的电子档案予以加密处理并定期或不定期更改“密钥”，有效保障数字化档案的安全，同时也避免借阅、利用人员误操作对电子档案造成损坏或者更改档案内容。此外，伴随数字化档案管理工作的加深，相信数字化档案的数据容量也会不断增加，从而给储存设备带来储存压力，而且伴随时间的推移，档案的检索利用效率将逐渐降低，此时可以根据档案数据的访问频率来管理档案数据，对各种数字化档案进行分级存储，在满足档案利用者需求的同时，也能够最大程度降低数字化档案的存储成本。
（三）实施纸质档案数字化外包。为了节约档案数字化工作成本、提升工作效率，档案管理部门可以考虑将纸质档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务公司。首先，档案管理部门应当根据自己的实际需求，严格评估和审核外包商的业务能力和技术能力，选择信誉好、业务能力强的服务商。其次，档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患，与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任，并要求数字化加工单位必须与从事档案数字化加工的人员签订保密协议，档案数字化工作人员必须提供无犯罪证明，明确工作人员的保密义务和责任。再次，档案部门工作人员应根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。最后，档案数字化加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。例如：2014年开远市档案馆开始按照“分批实施、逐步完善”的原则，采用招投标形式将档案数字化项目外包给云南兰台商贸有限公司，??馆藏档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库。开远市档案馆按照社会利用面广、利用率高和更具有利用价值的原则优先对这些档案进行全文数字化录入。开远市档案馆第一批录入条目38543条、扫描604597页；第二批录入条目139050条、扫描648514页，今年继续做第三批。通过档案数字化有效改变了档案利用的现状，更好地为社会提供高效便捷的服务，也标志着档案管理工作向规范化、数字化、信息化建设迈出了一大步。
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高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。
2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势
云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。
3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式
云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。
3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架
云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。
3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制
针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。
3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制
大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。
4.结束语
高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。
参考文献：
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一、档案管理数字化的概念及优点
（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。
二、管理档案数字化的方法
（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用
率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的档案资料进行数字化的开发，利用数字备份来加强对档案资料原件的保存，因为档案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人们很难直接的查阅到这些资料，但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后，人们就能很简单的查阅了。二是要在档案资料进行档案数字化转换时，还要注重当前形成了的电子文档的收集。第四，提高档案管理工作人员的业务素质，档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等。随着数字信息技术的日新月益，要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识，还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术。不仅要提高他们的素质，还要加强档案管理者的队伍建设，并且将其纳入考核激励的机制，逐渐的建立完善有效地激励机制，从而促进档案管理工作的发展。第五，在我们实现档案管理数字化的过程中，一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节，因为数字化的档案管理，给我们的工作带来便利的时候，同样存在着一些困难和问题，稍微处理不好，档案信息就可能遭受损失。档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案，移交，整个的环节都需要各个部门的密切合作；档案数字化管理是多方面的，不能只注重传统资料本身，还要延伸到与其相关的部分，对其进行数字化的处理；还可以设立专职档案管理员，这种专业化的分工，对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利，从而使档案资料的组卷更加合理；还可以实行“双保险”，即保存纸质档案资料，也保存数字档案资料。第六，保证重点档案的数字化工作，医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中，档案全面的数字化管理不能在短时间内实现，所以可以先保证重点档案的数字化工作。要保证重点，突出特色，所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理，尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案，更要特别关注它的数字化的方式，来进一步提高这些档案的利用率。
档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的，人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围，如果档案管理工作做的好，能够给人们的生活带来很大的便利，档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势，能够使档案管理的工作更加便捷，档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来，档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志，计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重。
参 考 文 献
[1]刘云霞．浅谈档案管理的数字化[J]．科技情报开发与经济．2011：2（21）
[2]马秀英．试论网络环境下的网络创新服务[J]．城建档案．2011-
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[3]许平．浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J]．基层工作．2009-09-02
[4]富玉．关于建设数字化档案管理的几点思考[J]．现代商业．2010-
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（2）随着社会的快速发展，人们的时间观念越来越强。所以，现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设，保障其顺利实施，项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人，需要快速得到所需要的相关资料，并进行分析与决策；各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息，并及时准确地给予工作指导；这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式，运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。
（3）发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起，农业可开发项目迅速增多，而传统的档案管理模式费时费力，给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理，可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量，由此，工程进度便能顺利完成，提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。
二、农业水利开发档案数字化管理的优势
以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势，更便于农业水利开发信息的管理与使用，能够为农业水利的发展提供大量的有用信息，节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支，提供农业水利开发项目的效益。
（1）信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理，是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中，而这个数据库的容量巨大，容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多；而它所占空间小，往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理，完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中，可以适时地录入开发项目的详细资料，以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后，各种与工程相关的资料都可以搜集起来，以信息为特征量，分类存放到数据库中，方便用户信息检索，为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时，需注意把档案资料清晰归档，避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中，也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大，各种数据资料可以尽可能地详实，保证档案资料的完整性以及长期可读性，以便于对历史资料的查询。
（2）信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理，是以网络中心为依托，实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心，建设档案数据资源系统，以网络为基础，用户通过网络连线，访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间，而且不受时间的限制，真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息，节省时间、劳力又方便快捷。同时，由于数字化的农业水利开发档案管理，能够实现信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难，或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然，要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类，并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料，更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。
（3）信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案，是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存，一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况，减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的，确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容，为了确保农业水利开发档案的安全性，首先应该保证机房的安全，同时也应该做好日常维护工作，例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁与防尘的工作；也要进行数据库的维护，防止网络病毒的入侵；做好重要文件的备份工作。
三、数字化的农业开发档案管理具体措施
农业水利开发档案进行数字化管理，要以需求为指导，并以方便信息的使用为管理宗旨，充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能，最大限度的保存，管理好开发档案的同时，也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。
（1）提高思想认识，关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据，对开发档案的管理，应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度，使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人，严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划，不能流于形式或者搞面子工程，将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中，要确保数据资料的真实性与完整性，在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。
（2）建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍，这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目，又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才，可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才，也可以请专家指导提高档案管理水平；此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性，档案资料的形式要丰富多样，涵盖图片、音频、视频等多种形式，全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大，设置专门的用户门户系统，网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。
（3）以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂，甚至更为繁琐，在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置，把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择，按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制，注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中，也不可避免会遇到各种技术难题，这样的情况下一定不可以马虎过关，导致以后使用上的各种不便，一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题，需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。
