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篇1
水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来，保证工程建设的信息资源完成，具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。
档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标，要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保证档案资料的完整性，才能够发现问题，及时找到解决问题的方法，帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。
2 水利工程档案管理过程中存在的问题
目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中，并且成立了专门的档案管理室，有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程档案管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。
2.1 水利工程档案管理质量问题
水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系，水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据，通常水利工程都是由若干个子工程构成，根据施工进度，每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收，这时水利工程档案则是重要的评定依据，然而一些工程的水利工程档案完全不可用，这主要是由于档案与工程建设不同步，往往都是工程完成后，集中对工程档案进行采集和分类，这导致档案内容与工程建设的内容不完整，工程施工数据不准确，这加大了工程的质量评定难度。同时，档案的分类与案卷形式不规范，在对工程进行针对性分析时，档案无法起到有效的参考价值，甚至一些施工单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。
2.2 水利工程档案管理人员配置问题
水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别，而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉，能够将档案科学分类，根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，他们的工作具有被动性特点，都是由施工企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题，对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应，严重影响了工程的质量验收。
2.3 水利工程档案管理规范性问题
水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系，由于领导的重视程度不够，对于档案管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，导致工程档案流向不明确，档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大，参与单位众多，对于档案的调用没有明确的制度约束，导致借出的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。
3 提升水利工程档案管理水平的方法
水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护，所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进，逐步完善水利工程档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发，首先，完善水利档案管理制度和流程，建立规范化的水利档案管理体制；其次，加强档案管理的重视力度，建立层级负责的档案人员管理组织结构；最后，提高档案管理的技术水平，将计算机技术、网络技术应用到档案管理中，提高档案管理的效率。
3.1 建立水利工程档案管理规范化体制
水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，对档案进行跟踪，按照档案使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。
3.2 建立层级责任制档案管理组织结构
档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能够真实地展现水利工程建设的全过程。
3.3 建立信息化档案管理体系
篇2
一、工程档案管理的重要性及特点
一个建设项目通常划分为六个阶段，即可行性研究阶段、策划与设计阶段、报建报批阶段、建设施工阶段、销售阶段与物业管理阶段。每个阶段都会涉及到大量的文件材料，细微的疏忽都有可能为日后的工作带来很大的影响。例如在报建报批过程中，许多政府批件都是相互关联的，如丢失损坏，补办周期少则三天，多则一个月甚至更长。由此可能导致下一个环节的审批延迟、工程整体施工周期延长，造成施工费用、管理费用的增加，给企业带来的经济损失难以估量。因此，要做好工程档案管理，建立详细的存档记录尤为重要。可以说工程档案是建设单位开发策划的前提，文明施工的保障，后续管理服务的依据。
单一独立性，即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。真实性，工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。实用性，工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
二、工程档案资料的内容
1、工程准备阶段文件
综合性立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、调查资料及项目评估研究等材料；项目的方案设计与策划文件资料：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告自然条件地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见，规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件等资料；报建报批资料：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等资料；还有工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、图纸会审记录、设计变更、材料代用单、经济签证、工程定位测量记录等。施工用原材料、构配件、半成品、成品及零部件的质量证明文件、检验报告及试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；土工试验；商品混凝土质量证明书、配合比及技术交底；建筑结构安全和功能检验抽查、检测记录。基础、主体结构混凝土工程；砌体工程；装饰装修工程；屋面工程；防水工程；隐蔽工程验收记录。技术复核、建筑物沉降观测记录；新材料、新工艺、新设备的运用、事故处理记录。基础、主体工程结构验收记录；分部、分项、检验批工程质量验收记录；给排水、消防、通风、空调等设备安装工程：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件。施工方案：建筑工程用材料证质量明文件、进场验收记录；管道、阀门强度测试、隐蔽工程验收记录；相关试验、质量事故处理记录；分部、分项、检验批质量验收记录。
3、竣工验收文件
竣工总结、竣工验收：单位工程竣工验收、单位工程质量控制资料核查记录；单位工程安全和使用功能抽查、施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；竣工验收报告及质量保修书；竣工备案表、决算书。
4、竣工图
总平面布置竣工图；建筑工程竣工图；结构工程竣工图；装饰工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；室外各种管线竣工图；通风、空调工程竣工图等。
三、工程档案管理存在的问题
工程档案管理过程中涉及到的环节众多，建设单位、施工单位在工程档案管理中普遍存在对档案管理重视程度不够、缺乏专业性管理等突出问题，主要有：
1、意识不到位。工程档案是建设项目的历史记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护的重要依据。每一个建设项目都是一个系统工程，涉及的环节较多，因此产生的档案数量与载体类型也多。如何做好工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统，对整个建设项目来说举足轻重。
2、能力不到位。受市场经济的影响，建筑行业竞争异常激烈，有的建设单位将利润点低的项目进行多重转包；很多建筑公司为降低人工成本，根据自身业务需求临时雇人。由此，造成档案文件材料损毁或遗失，难以补救。普遍存在档案管理薄弱、档案管理人员知识缺乏、知识结构单一等问题，档案管理人员素质不能适应需要，懂工程的不懂档案、懂档案的又不懂工程，管理水平参差不齐，甚至有的建设单位根本就不配备档案管理人员。
3、管理模式不到位。缺乏先进的、严谨的管理模式，没有将工程档案管理纳入整个项目建设管理中，职责分工不明确。虽然很多建设单位配备了档案管理人员，设立了档案室，但仍然采用原始、单一的管理模式。从计算机设备、档案管理软件以及管理模式上远远达不到档案现代化管理的要求，档案信息化管理明显落后。
四、加强工程档案管理的建议
基于工程档案管理的重要性以及当前建设单位档案管理中存在的突出问题，加强建设单位档案管理工作尤为重要。
1、提高管理意识，建立健全制度。采取多渠道、多种形式加强档案宣传力度。明确档案管理在公司管理工作中的重要性，针对项目特点将工程前期策划、建设过程以及竣工验收阶段均纳入档案管理范畴。制定切实可行的档案收集积累、保存利用以及移交归档制度，责任落实到人，实行专人专责。对于缺漏的重要文件材料要件要及时补救，做到不漏掉一个细节，发现问题及时上报并积极处理。档案交接过程中要做好记录，同时完善借阅和归还制度，跟
踪建设工程的全过程。
2、提高档案管理人员业务水平。基于工程档案管理的复杂性及行业的特殊性，需要建立一支高素质的档案管理人员队伍，实行专人负责制。在项目审批、施工、验收阶段均有专人监督，定期对档案管理人员进行业务培训和技能考核，提升综合管理水平，对考核优秀的人员适当给予奖励，稳定档案管理人员队伍，保证档案管理工作的延续性。
3、提高现代化管理水平。充分利用现代化办公设备及档案管理系统软件实施工程档案的现代化管理，提高档案管理效率。重要的审批件和图纸既要进行纸质档案归档保管，又要实行电子档案归档保管机制，同时保证纸质档案与电子档案编号的对应统一，部分工程档案还需要保存视频和影音资料。档案管理人员要积极探索新的管理方式，创新工作方法，拓宽工程档案管理工作领域。
4、建立统筹管理体系。由于工程档案涉及的范围比较广，业务环节比较复杂，要求在档案管理过程中要做到统筹安排，实行网络化管理。项目立项后首先要考虑文件材料的编制工作，要有明确的档案管理制度；项目开工后，要明确文件编制的有关要求，并提供给施工单位，在管理过程中要做到档案的跟踪收集和及时归档，建立档案室、项目档案科、施工档案管理人员三级档案管理体系；在项目验收时，要做好档案的交接和验收，不能有缺项、漏项，真正做到：工程立项、开工与文件编制工作同步，施工进度与文件材料形成同步，项目竣工与文件材料整理归档同步；项目验收与档案接收同步。
5、做好收尾阶段档案文件材料的备案和审核工作。工程收尾并不等于档案管理工作的结束，要及时对工程各阶段的文件材件进行整理、备案和审核，该移交的移交，该归档的归档，做好短期、长期和永久档案的分类和整理工作，方便相关后续工作的开展，同时也为工程建设积累必要的资料和经验。
结语
建筑市场面临激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬已有的优势，部门和企业应重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为企业服务。
篇3
档案管理规范化、信息化是实现档案管理现代化的重要环节。从社会进步的速度来看，在搞好硬件建设的同时，加快档案管理信息化建设是档案管理工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。信息化时代，各单位为提高自身在市场上的竞争力，都在根据单位自身的特点，加快信息化建设步伐。日益丰富的工作实践表明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高生产效率的一种手段。在建或已投入运行的、承担单位职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了单位信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将档案管理工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行档案管理的业务活动。[1]
一 档案信息化建设的基本含义
在这里要分清信息化中的信息不单限于档案本身的记录信息，还有把原始信息进行处理后和社会其他信息形式综合形成更广泛的信息。档案信息化有狭义上和广义上两方面内容:狭义上就是档案自身内容的信息化；广义上就是把档案信息和社会政治、文化、经济等各方面相关信息进行融合处理的信息化。因此，档案信息化建设的目标是在现代化的技术条件下，一方面促进档案自身信息进入社会交流系统，在社会上得到传播；另一方面是把档案内的信息和其他社会信息形式综合使用，在社会上扩大服务。这两方面目标互相联系，共同促进。档案信息一旦被社会广泛使用，狭义的档案信息资源必须和社会发生联系，被社会利用广为传播，形成广义上的档案信息化。
二 改善档案管理方式，提高工程档案管理效率
档案信息化建设，要以科学高效的档案管理为前提，怎样改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从传统管理方式向综合现代化管理方式递进，是各级档案管理工作人员要切入思考和实践解决的问题。社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。[2]
①拓展档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从改变传统的档案管理重保管轻利用方式，侧重强调维护档案完整和安全的管理原则和以档为本的价值取向；转变那种要提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面，将广大社会公众加入档案室。
近来，档案管理的方式有了巨大的改变，从过去的手工操作逐渐转变成现代化管理的方式，要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能。
②提高档案信息管理水平
必须具备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件装置。系统软件的开发应用和完善，可以通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，逐步建立起同一平台为分中心做好初期的准备工作。
档案中心目录和全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不仅节约了人力和财力，也在某种程度上加快了档案信息数字化的进程。
上网信息要进行密级界定。先要制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;然后对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不一样的信息查询权限，做到保障软件系统的安全。[3]
③加强工程档案信息管理
工程档案的建立和形成取决于工程建设的过程也是工程档案的形成过程。从工程立项直到工程验收的阶段，档案资料的收集、整理都是由不同单位部门来实施，客观上加大了工程档案建立和管理的难度，但信息化管理明显提高了工程档案管理效率和效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [4]
三 结语
计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，有针对性地对信息化技术人才进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，也是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.
篇4
前言
水利工程档案管理是水利工程建设与管理的重要组成部分，是在水利工程前期准备，工程实施，竣工验收等各个阶段过程中形成的，具有保存价值的文字，图表、声像等。不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。水利工程档案是衡量水利工程质量的重要依据，水利工程档案管理工作对水利工程建成后的维护与管理将会起到积极地指导作用，同时有利于提高水利工程的设计，施工及管理水平，促进水利工程建设又好又快的发展。
一、水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的。它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程，也是检测水利质量的重要依据。水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用。主要表现在以下几个方面：①在实际应用中，在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证；②档案在防讯抢险时起着很重要的作用，它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解，使得决策者作出更好的决策；③可以借助档案进行水利方面的学术研究，通过前人的真实的记载资料，得出更好的研究成果；④水利工程会随着实际的需要而变化，因此在对水利工程进行维护和扩建时，档案可以作为合理设计和施工的依据，既节省的时间。有节约了开支，总之有利于创造更多的经济价值；第五。档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。
在水利工程建设中，水利工程档案管理是重要的工作环节之一，也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一，同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求，必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定，只有在档案管理合格的情况下，才能进行竣工验收，否则，不可进行竣工验收。水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用，如果没有建立相应的水利工程档案管理工作，那么就无人管理水利工程档案，对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用，同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此，建立水利工程档案管理工作是非常重要的。它为后人提供有效的、真实可靠的资料，促进水利工程顺利的发展。
二﹑水利工程档案管理存在的问题
我国重点建设项目的档案工作起步于20世纪50年代，在20世纪80年代得到发展。国家档案局1992年颁发了《建设项目(工程)档案验收办法》，1997年又与国家计委联合了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但足，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。
（一）档案管理工作的前期投入和管理不足
一般情况下，在工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作。致使档案资料复印件多、原件少，特种载体档案严重缺失。
（二）缺乏高素质的档案管理专业人才
工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。
（三）档案管理体制和制度不健全
随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。
三﹑加强水利工程档案管理的对策和建议
2006年，水利部出台的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》要求：①加强对工程档案管理工作的领导；②认真落实岗位责任制；③加强检查指导与监督；④提高工程档案现代化管理水平；⑤认真做好水利丁程建设项目档案登记工作。这些都为我国的水利工程档案管理工作提出了明确的要求。根据这些要求，针对目前存在的问题，建议采取以下对策。
（一）健全制度、强化管理。落实岗位责任制
加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。为此，应采取以下措施。
①成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由主管档案工作的领导全面负责，对档案室配备专职档案人员，在各业务部门，指定专人担任兼职或专职档案员。
②把学习、宣传有关档案法规与增强工程技术人员的法制观念结合起来，把宣传正反面典型与提高档案人员的自觉性结合起来，形成人人理解和支持档案工作的良好风尚。
③企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制订相应的措施，使档案部门可以进行有效的监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解、细化，层层加以落实，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程。
④对项目档案的验收做到规范、严格把关。这是保证项目档案质量的重要环节。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。
⑤设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化、信息组织与管理的有序化。
⑥建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。
⑦建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面，检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都应从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
（二）提高档案管理人员的业务素质和工作能力
针对工程档案管理人员业务水平不高的实际情况，必须加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。①工程档案管理人员应定期参加专业理论学习，并取得相应的管理资质，做到“持证上岗”。②培养档案管理人员的全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用3个关键环节。
长期以来，由于我们对于各级各类档案的管理工作缺乏科学的管理意识，未能将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案资料的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制订一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员多、经历的时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加上施工人员组成复杂，往往是工程任务一完成，临时机构就解散，档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集的齐全、完整，应当要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，可采取以下收集方法：①追踪收集。即档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大，适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。②分阶段收集。即档案人员始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失。该方法适用于建设周期长的工程。③强制性收集。即采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，将完整的档案资料移交给档案部门后，才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。
（三）通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶，做好档案资料的收集、归档工作是为了更好地利用和开发利用档案信息。
（四）加大投入，实现档案管理手段现代化
档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面：保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等。实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。
（五）加强对建设管理体制改革的研究
应定期对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行学习、研究，及时制订一批既符合工程档案自身发展规律、又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情、又吸收国外先进管理经验的档案法规、规章。鉴于计算机技术给档案工作带来的深刻影响，应大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。
（六）资料分类科学化、档案工作标准化
篇5
档案工作与社会生产力发展密切相关。在3500年前的夏朝，最早的档案管理是代表着奴隶制社会生产力水平的甲骨。今天，随着信息技术的跃进式发展，文件产生和传递的方法不断创新，档案管理由以实体为重心进入以信息为重心的信息化阶段，迫切要求档案工作者快速提高档案业务水平和信息技术能力。
一、档案管理信息化的涵义
所谓档案管理信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。准确把握档案管理信息化的涵义，应辨证看待“档案管理”与“信息化”之间的关系。档案是档案管理的基础内容，信息化是档案管理科学有效的重要途径。档案管理信息化的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案信息进入社会交流系统，另一方面促进档案信息与其他社会信息融合使用，广泛地服务于社会。
二、档案管理信息化的挑战
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，随着电子档案在档案管理工作中得到广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，
1．档案管理方式的挑战
传统档案管理的载体是纸质、照片、录音、录像等实物，管理的方式是以手工完成档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等工作。其优势是操作技术要求低，劣势是实物保存的环境要求高、档案资源的利用率低。
随着计算机、网络、光盘、缩微、多媒体等现代信息技术的推广应用，档案的载体由过去以实物为载体，变为以电子文件为载体。载体的变化，极大的规避了传统档案管理的弊端，但也提出了新的挑战。一是档案分类的变化。随着社会的发展，传统档案分类逐渐被打破。取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置来划分。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。这就突破了原有分类上的局限，使档案工作人员从繁杂的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到收集、深化检索、开发利用、编研等工作上来。二是档案保管上的变化。在信息化电子环境中,档案的载体由纸质介质为主发展到声、光、电、磁等多种形式。这一方面，提高了档案的利用效率，方便了档案的利用，并在网络技术的依托下，利用网络连接、多媒体等传播途径使档案的传播形式更加多样化、生动，使档案在检索的速度和精准性上有了很大提高。但另一方面，信息化环境中互联网具有公开性，因此电子档案容易被非法窃取、复制、篡改，档案的安全问题日显突出，并且电子档案载体受存储介质的影响，使得电子档案载体具有不确定性。
2．知识结构挑战
随着电子传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别技术等的迅速发展。在新的信息技术环境下，档案管理人员的原有的知识结构也受到信息技术的严峻的挑战。新的科学技术已在档案的收集、存储、分类、查询等工作环节运用。档案管理人员的工作具有了很强的专业性和技术性。这就需要档案管理人员能够与时俱进的掌握好信息化的技术知识和手段，要有针对性地加强电子计算机、电子网络、电子信息加工与存续、纸质文件与电子文件配套管理等方面的知识、技能。
三、提高档案工作者素质的意义
信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，彻底抛弃了原有的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变。档案信息化是依赖于通讯和网络的全新工作。档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是档案被动的“管理人员”，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。
据资料统计，我国档案工作者整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离，在档案专业技术程度上，初级职称占据了绝大多数比例；在信息工具运用能力上由于受各种因素影响，程度也不很高；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展。这种状况势必影响档案信息化建设，所以我们大力开展档案资源信息化的同时，更要加强提高档案工作者素质。
四、提高档案工作者素质的途径
全面提高档案工作者的素质,不仅是档案建设和档案发展的客观要求，也是形势发展和社会发展的根本要求。要提高档案工作者的素质，应从以下几个方面着手。
（一）加强思想政治建设
档案工作是一项政治性很强的工作，要加强思想政治建设,主要从两方面着手。首先是政治素质，档案管理人员必须具有明确的政治方向和坚定的理想信念，对党和国家必须具备较高的忠诚度。档案管理人员应该加强马恩列斯理论、经典著作、中国特色社会主义理论和重大方针政策的学习和理解，切实提高自身的政治素养。其次是工作态度。西方成人培训理念认为，态度、能力和知识的改变是提升成人素质的三条必然途径。态度是前提条件。档案管理人员要端正心态，树立吃苦耐劳、默默无闻的奉献精神。
（二）提升职业道德水平
档案工作者在社会分工中担任着特殊职责，发挥着特殊的作用。档案工作者应保持严谨的工作态度，具备维护安全的职业责任感和遵纪守法的职业纪律。
要提高档案职业道德认识，使档案工作者正确认识自己职业的意义和地位，增强档案职业道德情感，深入进行档案职业道德教育。
（三）树立现代化的档案管理理念
在提高认识的基础上，树立起与时代相适应的档案管理观念，是实现档案现代化的核心。树立现代化档案管理理念，首先，就是管理思想现代化。这就要求档案从业人员要有一颗开放的心态，打破固有的思维定势，去学习、吸收不同的管理思想。其次，针对热点难点，开展课题调研。进一步解放思想、开拓创新，认真研究和探索档案工作的新思路、新途径。第三，积极学习先进的档案管理理论。
（四）优化知识结构，提高档案管理者的综合素质
档案管理人员知识结构优化是档案管理现代化发展的客观要求。档案管理是一门综合性的边缘科学，涉及的知识面广。档案管理人员要处理好专业知识与相关知识的关系。档案管理人员应该努力扩充三个方面的知识。一是档案知识，如档案学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。二是综合知识，如计算机、文学、数学、生物学、历史、地理等学科的知识，他们对档案科学管理具有重要意义。三是信息技术，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
（五）掌握现代化档案管理手段
管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现。掌握现代化档案管理手段，提高档案管理效率和质量，是实现档案管理现代化的重要途径。
档案管理人员要掌握现代化的档案管理手段。首先，学习档案现代管理方法和理论。通过学习和借鉴当代管理学中的科学理论和方法，并在实践中加以运用。其次，掌握先进的档案技术手段。学习并掌握现代化的档案技术手段，并引入档案管理中，以实现档案管理的专业化、信息化。
（六）强化服务意识，拓宽服务领域
档案管理工作者要转变强化服务意识，适应社会需求的变化，从“重管理，轻利用”的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为社会发展提供优质服务的轨道上来。变“封闭型”为“开放型”；转变工作理念，从传统的“保管”提升到“服务”的理念。在工作中，要加强并提高档案工作的服务主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度地满足利用者利用档案的需要。
参考文献：
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2.夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3)
3.王永平,吴尚青.试谈高校档案工作者知识结构的优化与继续教育[J].绥化师专学报,2000(2)
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0 前言
在各行各业“十一五”信息化发展规划纲要的推动下，各行业、各单位不断加大信息化建设力度和投入，整体水平得到了一定提升。作为信息化建设重要组成部分的档案信息化工作，虽有一定发展，但总体水平仍然滞后，越来越不能适应行业与时展的需求。所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用，其最终目的就是要实现对档案信息资源真实、完整地采集和保管，安全与合理地使用，以满足用户对档案信息的迫切需要[1]。随着信息技术特别是计算机技术、网络技术、信息安全技术的发展，工程建设档案管理将不可逆转地向电子化和数字化方向发展。乔布斯说过，“并不是我们一定要过河才能到达彼岸，而是彼岸世界正向我们走来。”因此，面对日益紧迫的压力，工程建设档案管理工作亟待转变、创新和发展，以跟上时代的步伐。
1 目前工程档案管理中存在的问题
蓝图的使用已经有很长的历史，在实际使用中存在以下问题：一是，不利于环境保护和职业健康。蓝图在生产过程中，需加入氨水进行熏制，熏制的过程会挥发氨气、三氯乙烯等有害气体污染环境和影响员工的身体健康，生产出来的蓝图，表面还会不断挥发有害气体，造成二次污染，给接触蓝图的工程技术人员、档案管理人员等造成影响。二是，效率低下。晒图、底图归档、底图入库后调配加晒等工作全是手工操作，速度慢，容易出错。同时档案室需要大量的库房进行底图和蓝图的保存。三是，归档电子文件的真实有效性得不到保障。传统的蓝晒模式造成最终只有底图才能保证和提交蓝图是一致的，虽然现在也要求工程技术人员对电子文件归档，但电子文件与纸质文件的一致性无法得到保证，造成技术人员只能以档案库房中的底图作为正确的版本使用，收集的电子文件只能作为参考使用，电文文件的优势没有充分发挥。
2 工程档案信息化建设需求分析
2.1 工程档案的传统管理方式落后，库存压力与纸张资源消耗大
随着时间的推移，纸质档案越积越多，一方面消耗了大量纸张，另一方面档案库房不堪重负，但库房面积不可能无限扩大，采用数字档案是时代的要求，也是解决现实问题的有效途径，可节省70%以上的库房面积与纸张资源。
2.2 档案资源利用方式落后，不能适应现代企业生产、工程管理对档案资源的快速利用需求
就拿一个大型项目来说，从前期准备，到勘察、设计，再到施工与运营管理，各阶段产生的档案都很多，而且联系紧密，具有时间、档案产生地点的不一致性，通过电子文档可很方便的实现传递、查阅与利用，电子文件的高速流动性，实现了档案快速、远程的利用价值。
2.3 目前全国工程建设行业设计单位已经熟练掌握了CAD技术，实现了设计过程由手工制图向数字化技术应用的转型
面对当前大量产生的电子文件，一些行业、单位没有有效的收集管理方法，无法保证电子文件的收集准确率与完好性。
2.4 技术档案凝聚着工程技术人员的智慧和心血，是一笔宝贵的财富，对推动工程技术工作的发展，提高工程技术人员的水平和效率，维护单位和个人的合法权益，服务国家经济建设有着重要作用
2.5 工程档案管理是为利用服务的，让管理出效益、向管理要效益是我们所追求的最终目标
作为档案管理，无论是实物档案还是数字化档案，都是为了更好地发挥其作用，追求最大工作效益和经济效益。当前网络化、信息化技术已全面普及，原有的档案管理方式在一定程度上对档案管理效益最大化形成了制约。
2.6 环保和职业健康的需要
采用白图替代蓝图，办公区可以减少一个直接污染源，有利于改善环境，对业主、施工及广大工程技术人员、档案管理人员来说，也将逐步减少二次污染，有利于环境保持和员工身体健康。
3 工程档案信息化管理工作探讨
3.1 改变传统档案管理观念和工作方式
为适应工程档案信息化的发展要求，档案管理必须化被动为主动，对传统的管理理念和工作方式进行转变和创新。一是，以手工管理为主向计算机管理为主转变，不仅包括电子文件的管理，还包括档案的登记、统计等各项工作；二是，从以管理档案实体为主向管理档案信息为主转变；三是，从重管理为主向网络化利用服务为主转变，在确保安全的前提下，以满足生产和管理应用为第一目的，充分发挥档案信息资源在促进企业发展、生产经营和工程管理过程中的作用，全面提升利用档案信息资源水平。
3.2 根据各行业、各单位自身特点，研究建立工程档案信息化管理模式
针对各单位实际管理和利用需求，将传统的保管、借阅工作重点转化为根据用户需求，提供快速电子数据加工处理服务和档案利用、查询技术咨询服务的新型工作模式，采用技术手段有效解决电子文件归档准确率与完好性难题。在充分考虑各种需要，满足现阶段有关规定、规范要求的情况下，采用管理浏览、保存和利用三种电子文档类型（快速浏览功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的应用系统设计[2]。
3.3 通过技术创新解决档案快速查询和利用需求问题
针对工程建设勘察、设计档案资源单个电子文件（CAD图纸）容量大，一般在网络环境下浏览、显示慢的问题，通过技术创新，研发符合自身使用需求的档案信息管理平台，以实现网络数字档案服务利用的快速传输、浏览、下载利用。例如，采用高保真、高倍率压缩和还原技术及全文检索技术实现快速、准确的检索和安全浏览、下载档案资源；针对档案管理人员需要重复录入大量信息问题，采用图像解析和OCR识别技术，实现图纸相关信息自动添加到档案信息管理系统中。
3.4 将档案信息化工作贯穿到工程管理全过程的控制中
首先，档案管理人员应积极参与工程技术管理和设计、生产过程管理控制，使信息形成、管理到归档环节能够平滑、无缝联接；其次，要求技术人员积极参与档案信息化建设，引导他们利用新的知识传播手段，通过网络终端快速获取档案资源，提高管理、利用效率。
3.5 建立相应的规章制度
制定数字档案管理人员相关职责、工作内容、范围以及责任和义务；制定数字档案使用规定，明确使用、查阅数字档案资料人员权利、责任和义务；制定数字档案维护管理制度、数字档案资源安全管理办法等规章制度，实现数字档案的有效管理。
结合工程建设档案工作现状，为建立高性能网络数字档案服务体系，要充分借鉴国内外档案信息化建设的技术理念和成熟经验，以档案数字化为手段，通过一系列创新研究，解决企业在档案信息化建设方面应面对的各种问题，实现档案信息的数字化管理，并在局域网和互联网环境下提供开放式档案信息快速利用服务。
4 工程档案信息化建设中值得重视的问题
4.1 档案信息管理标准化和规范化问题
由于档案信息化建设起步不久，在信息管理标准方面相对于实体管理而言，比较薄弱，这在一定程度上阻碍了档案信息化的发展，大力加强档案信息管理标准化的研究和制定，是当前档案信息化工作的首要任务[3]。
4.2 电子档案的原始性和法律效力问题
电子文件具有可塑性、易更改性和信息与载体的可分离性。作为档案的电子文件，怎样体现档案最基本的属性，怎样认识并保证电子文件的原始性等问题，值得我们积极地研究与探索。我国的档案法规已有了一定基础，但相关法规体系还不够完善，电子文件的法律地位问题还在解决过程之中。
4.3 电子档案信息的安全问题
要实现工程档案的信息化，就必须依赖于计算机技术与网络技术。与纸质档案的利用相比，数字档案的安全保密更加难以控制。一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性[3]。
4.4 电子文件的质量问题
一是，电子文件的准确性问题，由于设计人员习惯于对图纸的刮改，有时电子文件没有与纸质文件一起同步修改，造成最终纸质成品与电子文件的不一致；二是，电子文件的完整性问题，由于有时电子文件与纸质文件归档不同步、技术人员责任心等原因，造成电子文件归档不完整，另外电子文件本身没有带签名而不完整；三是，电子文件的规范化问题，工程技术人员作图随意使用字体、线型等，作图不规范造成电子文件利用的困难。
4.5 档案信息数据不能共享问题
目前，信息化技术的应用大部分还处于一种单一化状态，大部分单位还局限于专业软件的使用，数据不能共享，数据孤岛现象比较普遍。因此，在未来若干年内，工程建设行业中的工具软件将进一步得到广泛应用。
4.6 信息保存技术的过时问题
由于计算机技术与软件升级换代很快，一旦软硬件技术过时，依赖于计算机技术而保存档案信息，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。
5 结语
随着现代科技的迅速发展，知识经济正在悄然兴起。档案工作也在知识经济大潮的冲击下，面临着新的挑战。作为一种知识来源，工程档案在知识经济时代对科技创新和社会生产力的发展将发挥更大的作用。认识和思考当前工程建设档案管理及档案信息化建设过程中的问题，将有利于档案信息化建设进程的推进，有利于在提高生产力、节约资源、保护环境方面做出贡献。
【参考文献】
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中图分类号：G271文献标识码： A
随着我国建筑业整体实力日新月异的蓬勃发展和壮大，国内和国际建筑市场规模和业务的不断发展，施工档案管理和信息化建设的重要性就更加显得不言而喻，作为电力建设项目管理重要环节，信息文档管理是整个工程的不可或缺组成部分。
1.电力建设工程项目信息文档管理的必要性
1.1各级建设部门包括企事业、省建设厅、中电建协对电力建设信息档案收集、编制、相关法律法规、验收工作都提出了明确的要求，对于电力建设行业来说，信息档案管理规范和管理水平在一定程度上反映了企业整体管理水平。
1.2根据合同约定，建设项目工程施工完毕后，经过竣工验收合格后，移交业主方使用。除了按合同要求将所有建设项目完成，移交方还必须保证所移交竣工档案内容齐全。
1.3建设工程生产过程完成后，文件、图纸、往来联系函等信息档案完整的保留了生产过程的记录，作为日后企业生产、设备维护的重要依据，为业主广泛应用，更体现了它的实际价值。
2.建设项目信息文档的特性
2.1分散性和复杂性
生产过程中收集的信息文档可能来自参建各单位，而电力生产建设又因它的专业种类（土建结构、电气、热能控制等）繁多，涉及安全、进度计划、费用控制等等各个方面所以变得复杂而分散。
2.2时效性
生产过程中根据进度计划要求传达的信息和根据合同约定，竣工后整体移交资料都具有时效性要求。因要求不同，时效性也有所不同。
2.3全面性和真实性
电力建设工程信息档案是项目建设过程中形成的计划、审批、设计、施工、调试、试运行、竣工移交等活动中形成的信息档案文件，内容要涵盖各方面，同时要求真实反映生产过程，又具备真实性。
3.建设工程档案概念及责任
3.1在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
按项目进度程度分类，应归档的建设工程文件的种类及每个阶段的档案文件内容包括：
（1）基建文件；
（2）监理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工图和竣工验收文件。
对一个工程而言，归档不光意味着竣工向业主单位移交，还要向本单位移交。
3.2责任
3.2.1责任：工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节中和相关人员的职责范围。
3.2.2信息档案资料应该实行组织机构分责管理：建设、勘察、设计、监理、施工等单位各尽其责。
3.2.3技术方面负责人组织各自单位的资料管理的过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责审核。
3.2.4信息文档资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷、拼按照有关规定进行移交，各参建单位应该确保各自资资料的真实、准确、有效、完整、齐全、字迹清楚，无末了事项。所以表格应按相关规定统一格式。
3.2.5各参建各方所提供的文件和资料必须符合国家或地方的法律法规，《工程施工质量验收》、《电力建设文件归档要求》及等相关法律规定。
4. 施工现场资料形成及管理过程
4.1基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为立项决策、建设用地、勘查设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。一般由业主单位自行管理，并注意保密。
4.2监理文件：监理资料是监理单位在工程建设监理活动过程中所形成的全部资料。由监理工程师收集整理，工程竣工验收合格后，项目总监理工程师及建设单位代表应共同签署竣工移交证书，并加盖监理单位、建设单位公章。工程竣工验收合格后，项目总监理工程师应组织编写监理工作总结并提交建设单位。
4.3施工文件：施工资料是施工单位在工程施工过程中所形成的全部资料。按其性质可分为：施工管理、施工技术、施工测量、施工物资、施工记录、施工试验、过程验收及工程竣工质量验收资料。施工管理资料是在施工过程中形成的反映施工组织及监理审批等情况资料的统称。主要有施工现场质量管理检查记录、施工过程中报监理审批的各种报验报审表、施工试验计划及施工日志等。
4.3.1施工技术资料：施工技术资料是在施工过程中形成的，用以指导正确、规范、科学施工的技术文件及反映工程变更情况的各种资料的总称。主要内容有施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程变更洽商记录等。
4.3.2施工物资资料：施工物资资料是指反映工程施工所用物资质量和性能是否满足设计和使用要求的各种质量证明文件及相关配套文件的统称。主内容有：各种质量证明文件、材料及构配件进场检验记录、设备开箱检验记录、设备及管道附件试验记录、设备安装使用说明书、各种材料的进场复试报告、预拌混凝土、砂浆、运输单等。
4.3.3施工记录是施工单位在施工过程中形成的、为保证工程质量和安全的各种内部检查记录的统称。主要内容有：隐蔽工程验收记录、交接检查记录、地基验槽记录、地基处理记录、桩施工记录、混凝土浇灌申请书、混凝土养护测温记录、构件吊装记录、预应力筋张拉记录等。
4.3.4施工试验资料是按照设计及国家规范标准要求， 进行的各种测验统称。
4.3.5过程验收资料：是生产过程对质量控制的过程验收记录。
4.4竣工图和竣工验收文件：各项新建、改建、扩建的工程均应编制竣工图。竣工图包括建筑、结构、钢结构、幕墙、建筑给排水与采暖、建筑电气、燃气、智能建筑、通风空调、工艺布置、规划红线以内的室外工程。
5.工程建设项目信息管理问题与解析
技术资料是建筑工程全过程活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，具有依据、凭证、参考的作用。然而目前我国建筑工程技术资料管理中存在着一些问题比如：技术资料采用复写的不能永久保存、资料不真实竣工图不能反映建筑实体情况、与监理资料重复内容过多、技术资料利用率太低等，严重影响了技术资料的存档作用，不能为今后工程改建扩建提供准确的技术资料，不能为工程质量安全事故原因分析提供有力的依据不利于国家资源的有效利用。 建筑工程技术资料管理存在问题主要有如下几方面：
5.1主观认识存在偏差。认为工程资料是资料员一个人的事造成资料员越俎代庖，资料员的优劣代表了工程质量的优劣，这是错误的认识。有的工程甚至不设专职资料员，由其它岗位的人员兼任。
5.2知识结构不尽合理，人才投入明显不足。工程资料编制和整理归档的人员应该具备岗位资格证书，具有相关的法律法规知识、专业技术知识、以及信息管理知识和科技档案管理知识，还要熟悉地方主管部门的相关政策文件。资料问题更多的是由其它问题引发产生资料问题也是工程质量问题的综合反映。
5.3硬件设施不完善。工作条件和环境对工程资料的影响也很大。有的施工单位无办公场地或办公场地简陋、无资料存放柜或资料柜不合要求、无电脑设施、文印设备和办公台凳等均对工程资料的编制、保管、安全产生不利影响。
5.4监督检查不严格，监督服务跟不上。有的监督人员对工程实体存隐患能认真严格处理，但对工程资料往往疏于检查、不严格检查或检查发现问题不处理或轻处理。有的监督人员自身素质和能力跟不上对工程资料存在的问题发现不了，对建设、施工、监理单位无法提供权威、有效的指导意见和监督服务。
5.5存在问题解析：
从工程项目立项抓起 现在我国的电力工程建设项目通常采取的是项目法人负责制。项目法人就必须建立与之相配套的工程资料管理人员，主要从事资料的收集、整理成册并归档，针对承建单位的工程资料情况予以指导和建议。现在不少的建设工程规模较大，建设的时间也较长，参与建设的单位不但多而且较为复杂。工程资料既要实现在立项之初就要收集资料，而且还要做到在工程的建设过程中还能够形成相对应的工程资料，在工程完工的时候进行资料验收，这样的“三同步”对工程资料的管理提出了较高的要求，要求与工程施工同步进行贯穿整个建设工程的始终。
建立健全资料管理制度，在建设伊始，项目管理部门需要依照项目的具体要求来打造与该建设工程特点相适应的资料管理规章制度要能够确定好建设项目各个参与方对工程资料所应负责的内容以及与之相适应的责任追究，不但要实现明确的分工配合也要做到责任落实。工程项目的管理方与监理方也要配合好工程资料的管理工作同样需要依照工程项目本身的特点来构建出切实可行并能够符合要求 的表格与样本。这样就使得建设参与方在工程资料的收集与整理过程中便于施行同时也有了真实的凭据，同时也可以让工程资料实现规范化。
加强过程控制，工程项目的参与人员不仅需要承担起自己的分内工作，也要充分认识到工程资料的重要性，认识到工程资料与工程建设同时进行的重要意义。这样方可杜绝施工与工程资料脱节的现象发生。承担工程资料的项目资料管理人员需要及时传递、流转、及时整理、保存。各相关技术人员及时进行过程资料的报验或编制，杜绝各种弄虚作假的情况。
运用合同法律手段，现在工程建设项目大都是采用招投标与监理制度，这样的制度实行对于工程资料收集与整理工作提供了较为便利的工作条件。工程资料管理部门需要积极使用招标制度对于资料管理的便利条件，对建设合同的内容起草可以要求加入对工程资料收集整理的规定并使之成为单列的一个条款。在条款中要将工程资料的各个要求明确细化，也可以考虑要求工程承包商通过缴纳资料押金来提高其对于工程资料收集整理工作的重视。
重视档案知识宣传教育，在建设工程施工工作开展之初，工程项目的管理单位就需要按照事前拟定的计划对建设项目参与方的工作人员进行工程资料重要性的教育与培训。对工程资料的收集以及整理工作进行过程指导、检查、监督，下发项目资料管理的相关细则。这样不但能够让参与方的工作人员重视工程资料的整理而且对于项目管理单位的资料工作人员的资料移交提供的良好的外部工作环境。
严格把住竣工验收关 进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到验收要求。因此，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及相关管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的施工报告、技术资料要进行认真审查。着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，建设工程的资料管理工作是一个需要建设工程参与方共同配合方能有效完成的工作。为了能够实现工程资料真实可信并能够完整的实时记录工程的施工与 验收情况就需要强化建设工程参与方的管理能力，构建行之有效的制度措施严格竣工验收审查把关。
加强对计算机工程资料管理系统的应用 ，传统的技术资料管理模式，采用资料入册入柜，人工搜索整理。由于人工作业模式的难以避免的误差、疏漏等弊端，很难保障资料的安全性、准确性、实时性和完整性这都为施工现场正常指挥工作埋下了隐患。 随着施工资料逐步电子化和信息化，加之结构的合并，人员的精简，使得技术资料人工管理模式与现代化施工生产的高效率矛盾日益突出，已经无法满足生产保密性、规范性、标准性和实时性的严格要求。为此有必要引进和开发施工技术资料管理系统。通过开发档案资料管理系统，工程师能够方便快捷的在线查阅图纸资料。管理者能够在线审核和审批工程师需要借阅的图纸，并能查看图纸资料的使用情况，既提高了工作效率，又保障了图纸资料的安全性。从而使得档案资料的管理更加合理、有序、安全达到企业管理精细化的目的。
参考文献
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由于地铁工程复杂， 投资大，涉及面广， 而档案工作不被重视，从而造成地铁工程档案资料收集不全， 管理不善， 不能很好的为工程建设提供高效服务。
存在的问题主要包括：
1.工程档案内容不完善：（ 1） 很多单位只注重施工所需的图纸备案， 而忽略了很多可研阶段的调查资料的存储， 例如报批依据 文 件 的 缺 乏 ， 项 目 的 附 属 设 施（ 如停车场、绿化用地等） 资料的不重视， 引进设备文件资料的忽略；其次， 人们往往注重阶段性档案资料的收集， 而忽视了全过程的资料归档， 特别是工程后期的验收， 财务的决算等等， 使得最后造成档案的不完善； 再次， 受传统观念的影响而忽略了很多非纸质载体资料的收集和归档如照片、电子资料等等。
（ 2） 工程档案真实性、完整性不好， 资料质量不高
由于建设单位不注重平时资料的积累， 使得很多资料的可信度降低， 例如一些隐含工程的检查、材料质量的检验， 这些资料往往需要时才补办， 使得资料与实际的情况存在出入， 为工程施工质量埋下了隐患， 同时也为将来地铁运营过程的检修和日常维护带来了困难， 造成不必要的浪费和损失。
（ 3） 工程档案管理人员素质差别大， 流动性强
地铁工程系统大， 涉及范围广，经常是多家施工单位同时进行， 各单位素质参次不齐， 而且施工单位通 常 对 工 程 档 案 管 理 不 够 重 视 ，“重生产、轻档案”的现象很普遍，缺乏受过专业训练的专职档案员，因此一旦项目完工， 人员撤离， 工程资料的整理和归档工作就草草了事， 严重失真。
2.地铁工程档案管理质量问题原因分析
随着国家经济建设的发展， 经济利益成为市场经济条件下企业的主要追求目标， 而工程档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，因此不能给企业带来明显的利益，因此， 市场经济的求利性和档案管理效益的滞后性的矛盾使工程档案管理建设落后、管理机制差。其次，由于地铁建设工程庞大， 涉及施工单位多， 企业之间档案共享程度低，使工程资料衔接脱节； 同时各企业内部档案管理人员专业技能差， 流动性大， 从而给工程档案管理带来诸多不便。
二、地铁工程档案管理研究
1、完善各项管理标准和管理办法
为了真正实现从量变到质变的飞跃， 使地铁工程档案更加符合标准和规范要求， 因该明确建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工单位、地铁公司本部及其所属二级单位等各单位在工程档案资料的记录、整理、归类过程所需要完成的工作，使最后形成的工程档案完整， 科学，规范。
（1） 制定各单位归档内容
在工程资料管理上， 除执行国家标准和西安市建筑工程、市政工程资料管理规程外， 还应结合地铁专业的特点细化管理模式， 尤其是制定各子项单位的归档范围。只有明确各自职责， 专业技术人员和资料管理人员才能有章可， 才能从工程建设初期就开始收集相应的档案资料， 确保档案资料的完整性。通过组织各专业的档案管理人员进行讨论、协商，进行修改补充， 从而制定覆盖所有专业的归档范围， 最大限度地满足实际需求， 使专业人员能够有一个清晰的思路和模式， 以提高工作效率和归档质量。
（2） 细化分类编号
科技档案的分类编号既要体现档案专业的特色， 还要体现各个专业的专业特点。在分类科学合理的前提下， 编写的档案号不能是案卷题名的简单的罗列。档案的分类编号方法应该充分体现地铁线别和专业的特点， 应满足信息时代的快速检索和数字化的需要。特别是地铁在建设和维护过程中新增的许多资料，必须及时进行收集、归档， 这样各级档案管理人员才能在编号工作中对号入座。科技档案的编号应由种类号、项目号、属类号及案卷顺序号组成，为使编号合理科学有效， 应避免过多出现案卷流水号。这样可以保证资料归类合理， 检索快捷， 减少重复劳动。以工程档案为例， 在项目号中用地铁的标段代号加以区分，这样地铁工程在各个施工标段的竣工档案就能完整地体现出来。这就要求编制者不仅要熟知地铁总的专业划分， 更要了解每个专业特点及其相关信息，及时更新补充专业代号， 比如在工程档案的项目专业中， 我们及时添加了市政、地面绿化等项目代号。（3） 提高竣工档案的质量竣工图是竣工档案的主体部分，是工程建设完成后的真实写照， 是工程维修管理改建扩建的凭证及依据。因此， 竣工图必须真实反映工程实际， 然而真正做到竣工图真实准确并非易事， 它需要施工单位、监理单位和建设以及设计单位的共同努力。
（4） 工程档案管理的信息化
地铁工程档案是城市现代化建设和发展的见证， 它反映了社会活动的原始信息资源， 在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此， 地铁工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段， 实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化， 推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面， 利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑， 使纸质档案成为信息档案， 更具有可读性和实用性， 易于利用者准确查询相关材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式 如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能， 为用户提供更快、更方便、更完整的服务。
2、建立约束体制， 促进工程档案的完善
要确保地铁工程档案的完整、准确，必须从管理机制、企业行为上予以约束。运用经济手段进行制约，例如： 在合同中明确约束内容， 当施工单位移交完整、准确、系统的工程档案， 建设单位接收档案的主管部门在验收竣工结算时签署结论及意见后， 才对此工程进行决算， 以确保施工单位重视档案工作， 保证地铁工程档案整理、归档的质量。
3、建立完善的管理制度和监管体系
建立完善的地铁工程档案管理制度， 对各个环节、各道工序档案资料的形成作出明确规定。将档案管理工作形成要约， 列入相关合同， 使档案收集工作提前介入， 对档案材料实行超前控制。档案职能部门应加强对地铁工程档案工作过程的监督和指导。明确各参建单位工程档案管理部门的职责， 抓好地铁参见单位档案人员的培训， 培养专业档案管理人才， 对档案的形成过程进行全程监控、指导，严格落实竣工验收制度。
结论
地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。
参考文献
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伴随着社会的快速发展，城市化进程的不断加快，城市建设脚步的加快也给我们从事城建档案管理的工作人员带来了一些思考。如今，城建档案管理工作中的问题日渐凸显，我们在关注城建工作发展的同时也关注一下城建档案管理工作，因为城建档案管理工作是一个城市规划和建设的历史记录，是以后进行城市建设和规划的重要依据。
本文主要从以下几个方面总结了城建档案管理的主要问题，分别为城建档案管理工作的重要性有待提高；专业人员的缺失；人们的城建档案法律意识还比较薄弱；档案安全保障还需提高。
一、对城建档案管理工作的重视程度有待提高
城建档案管理是一种全局性工作，其档案形成于城市的规划、建设过程以及管理当中。这些档案不仅局限在文字方面，还包括了图表的使用和声像的展示。城建档案是一座座城市曾经的历史写照，是一本没有结局、精彩绝伦的书。而这本书无时无刻不在诉说着城建档案管理工作的重要性与神圣性。但即使城建档案管理十分重要，一些建筑单位对其认识还是停留在浅显层次。其实城建档案管理的过程是非常复杂的，首先是档案的收集与整理，其次则是鉴定统计，最后再进行保管利用。这些步骤中有着许许多多的细节。大多数的单位往往更加重视建筑工作而轻视了城建档案管理，这些无形的轻视直接造成了城建档案管理过程中的多重屏障，导致档案缺漏或失去了真实性。因此对城建档案管理工作的重视程度有待提高。
二、专业人员的缺失
城建档案管理工作的开展离不开专业人员。一些单位总是由于资金或态度上的轻视而聘请非专业人员。很多负责施工的人员往往还身兼档案管理的资料员一职，这都是因为这些单位为了节省资金，并且认为档案管理工作轻松简单。而这种状况也引起了一系列的恶性循环。由于不专业导致了态度以及工作水平的不专业，最终造成整理出来的档案也不专业，难免缺胳膊少腿或者直接丢失。长此以往这些档案多数都会成为残次品，无法查阅。
三、人们的城建档案法律意识还比较薄弱
有一部分人不懂得城建档案管理的法律原则，甚至认为档案管理是一件很轻松的事情。其实不然，常见的城建档案违法行为主要有以下几个方面，第一种也是最常见的一种违法行为，就是不建档，这种违法行为比较常见，并且有的人认为这不属于违法行为。第二种就是应付建档，建档行为不规范，甚至是不真实的，这都是违法的。三是不归档。总之这些都属于城建档案管理过程中应该杜绝的问题，希望可以引起广大城建档案管理工作者的注意，以下进行详细介绍。
一是不建档。不建档的违法行为十分普遍。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料员，也没有开展工程档案的编制工作，工程竣工后也没有进行档案预验收和档案竣工验收。不建档违法行为一般出在那些严重缺乏档案意识、片面追求工程效益的单位。二是应付建档。有的单位在工程档案资料编制过程中，不按规定加盖竣工图章，不按规定标注各种数据和设计变更，以复印件代替原件；有的甚至突击编写“档案”；有的为了节省费用，不按规定做各种器材试验，不报、虚报试验资料，导致工程档案中有效的少，无效的多，残缺不全，严重地破坏了工程档案的完整性和真实性。三是不归档。在工作实践中有些建设单位虽然建了档，但不向城建档案馆报送工程竣工档案的现象在各城市都大量存在。这种违法行为产生的原因一是建设单位档案意识不强，认为到城建档案馆归档与在本单位归档一个样，而且放在本单位查阅起来还比较方便；二是因工程档案编制严重不合要求，于是干脆不交；三是城建档案执法体制还不完善，城建档案的执法工作不能落到实处。
四、档案安全保障还需提高
城建档案管理非常重要，而档案本身的完好存在则为管理工作开展的前提。如果档案出现种种意外，归根究底无非就是四个字“天灾人祸”。开展档案管理工作一般都有档案馆的存在，各地档案馆选址不同，有的单位建馆前事先不注意，一场雨过后，很多档案都会发生潮湿现象，造成字迹的模糊。强光和雨水这些自然因素都会对档案产生一些影响。另外档案的安全得不到保障在很大程度上都是人为的因素。一方面可能因为档案馆设施比较陈旧，容易造成漏电现象引起火灾。另一方面则是因为档案不仅仅存在于档案馆，随着时代的发展，互联网技术也应用在档案管理中。因此互联网技术所面临的一些问题也会作用在档案管理工作中，如黑客入侵造成档案的丢失、销毁。所以档案安全保障问题非常关键，不可小视。
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工程项目档案记录了工程项目建设相关成果，有利于项目的传承、创新和发展，是联系过去、现在以及未来的信息媒介。促进企业工程项目档案的有效管理是非常值得探讨的议题。
一、充分认识加强工程项目档案管理的重要意义
根据国家档案局、国家发展改革委员会联合《重大建设项目档案验收办法》规定，工程档案验收是项目竣工验的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。
工程项目相当于一个类型的信息资源库，不仅仅是项目建设的真实反映和描述，还是项目建设发展的重要基础以及借鉴资料，也可以作为建设单位维权的凭证或者依据。
（一）加强项目档案管理是工程创优的必备条件。项目建设档案工作是项目工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是项目建设验收，都迫切需要档案的支撑。工程上，在竣工验收阶段，原则上要把工程全部档案资料作为验收工程质量的重要子项，项目档案验收不合格，全盘否定该项目总体验收计划。
（二）要提高项目建设的管理水平，必须加强对项目档案的管理。档案资料是最原始真实全面的，是工程的建设过程、结果以及竣工后各项建设的重要参考资料，从这些资料中可以总结经验提高水平，完善从设计到运行的每一个环节。各级领导必须要高度重视建设项目档案工作；加强对建设项目档案工作的组织领导；定期召开建设项目档案工作会议；加强建设项目档案管理制度建设。
（三）企业要想持续发展就必须做好档案的管理工作。如天津市的解放桥由当进法国一家桥梁公司承建，至今已有八十多年历史，桥体出现故障，需要维修，找遍了市档案馆的档案，无法找到桥相关的档案，却在法国的这家桥梁公司找到了设计图纸等大量资料，省下许多人力和财力。以上例子证明了项目建设档案管理的重要作用和地位以及管理人员所要履行的管理责任的重大。
（四）加强项目建设档案管理作为战略选择。现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。企业档案不仅是产权划分的依据，科学管理的基础，而且还可以作为企业维权的一项依据。在生产建设中，档案应用在各方面，系统的档案是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费。
二、项目档案管理的问题
（一）对档案管理没有正确认识。在工程建设期间，轻视档案只重视工程，档案归档不及时。
（二）档案人员素质需要进一步提高。当前，很多项目管理人员没有达到规范要求，主动完成工作，思路不开阔以至于归档资料不全；施工队伍流动性大，使档案管理工作脱节，部门间缺乏必要的沟通，具体工作没有落实到具体人员。
（三）加强探索实践以实现“文化上同心跨越”的目标。工程参建单位文化管理理念存在差异，工作标准不统一，给档案的规范管理带来一定的影响。因此加强探索与实践非常关键。
三、加强档案管理的一些措施
项目建设档案作为一种历史记录是工程管理的重要组部分。
（一）领导重视是关键。只有重视才会做好项目档案管理工作。因此，从监与管两方面入手，企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款，用法律来约束，保证工作人员积极工作、深入现场收集所需资料的积极性。
（二）制度建设是保证。建立一整套严格科学可行的档案管理制度，从领导、分工、奖惩等方面作出明确规定，对档案文件在各阶段的任务提出具体要求。在建设初期就要向各单位发放文件管理规则规范以及制度说明。为保证档案的及时移交与财务结算，严格按照制度执行签字手续。
（三）业务素质是基础。面对新要求，档案人员要有先进工作作风，自觉学习相关知识和政策，保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地参加到工程建设各项工作中来，又要按照要求把好质量关，做好应对各种问题的工作，对于档案材料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。
同时还要完善档案人员与企业员工的档案网络体系，把档案作为一种资产，通过健全的网络体系保证能够收集到完整全面的资料。
四、提升档案管理水平的方法
项目建设工程参建单位多，工期长，档案数量多，时间不均衡，加强档案管理需要做好以下方面。
（一）保证档案管理工作与工程建设相一致。按照要求狠抓管理，做到项目的立项与相应的档案、建设的进度以及检查和竣工验收工作相一致。把档案管理工作作为贯穿全程的任务，加强对档案的收集整理，保证工程档案完整准确。把档案工作作为特殊的项目工程，做到先期入档，与工程建设同步进行直至结束，达到很好的控制。
（二）提高要求，加强档案过程控制。
1.审批工程建设严格化。工程建设中的审批文件作为项目建设的重要合法依据，所以，各部门要分健全制度，规范要求完善计划，落实材料收集的各项条款。
2.工程施工严格化。管理人员要严格按照制度的标准加强对各单位在各阶段的材料工作的监督审查，从初期到工程结束都要按标准仔细落实。做好在业主单位的设计施工与协调监理的配合工作，在全体参建人员参与下完善收集的资料档案，注意在施工以及竣工验收阶段遵循规律统筹安排规划。严把材料质量关，及时发现文件的问题并解决，跟踪建档，保证按照标准进行。用规范的管理确保竣工档案的高质量高水平和档案的真实准确性。管理人员要主动学习，跟踪管理每一个阶段的资料，提高效率，优化每一步工作，做到精细。
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一、我国工程档案管理存在的问题
⒈档案意识淡薄
由于我国尚处于现代化建设的初期阶段，很多的方面都需要继续进行完善，很多施工企业对工程档案管理的重要性认识不到位，重“施工生产、轻档案管理”的现象普遍存在，没有形成既要抓好工程施工也要搞好工程档案的责任意识。工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工。可是不是所有的施工企业都能够遵循这一原则，有的即使将其列入工程日程，也未能与工程施工同步；有的技术人员，把资料的收集整理看作是额外负担和份外之事，往往采取应付和凑合的态度。在一些工程项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集和整理，一旦得知建设单位或城建档案管理单位要来检查，就搞突击、补资料，临时抱“佛脚”；有的施工单位对档案管理人员反映的问题未能引起重视，对其工作的支持力度不够，使工程档案的收集、整理和日常管理工作处于被动局面。
⒉人员设备不足
这是一个普遍存在的问题。现在施工企业工程档案的管理体制一般分为三个层次，一是集团公司档案管理部门，二是子公司档案管理部门，三是工程项目资料室。就前两个层次来讲，目前的问题是人员较少，库房拥挤，设备陈旧。有的单位甚至因为档案无库房存放，不得不堆放在地上，影响了档案的安全。有的档案部门使用的计算机是“退役”的，运行速度慢，不利于工作的开展。对工程项目部来说，一般都未配备专职人员管理工程档案，而是由项目经理临时指派缺少档案管理知识的人员兼职，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在技术人员手中。由于工作繁忙，人员调动，个人保管不善等多种原因，有时宝贵的原始资料也就随之丢失或毁损，比较突出的是一些声像资料散失较多，非常可惜。
3.归档时间滞后
对一个工程项目而言，工程竣工以及工程档案资料的移交，一般分为三个部分，一是工程项目部把在施工过程中形成的竣工资料向本单位（子公司）的档案管理部门移交，移交内容按事先规定的范围办理；二是工程项目部（指挥部）将施工过程中形成竣工资料向建设单位（发包单位、业主）移交，再由建设单位移交城建档案管理部门，移交内容按国家有关归档范围进行；三是工程项目部（指挥部）按归档范围，将一部分工程档案移交给集团公司档案管理部门。《城乡规划法》规定：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。现在的问题是档案移交工作普遍滞后，向建设单位（发包单位、业主）的工程档案移交相对较好，而向城建档案管理部门的移交工作则严重拖后。有的工程甚至竣工已经数年，工程档案仍未能移交。城建档案部门虽然千呼万唤，但由于缺乏有效的措施和手段，归档难的问题始终没有得到解决。这种状况使企业不能即时有效地利用宝贵的信息资源，不利于推进技术进步和提高竞争能力，不利于维护企业的合法权益。
4.档案质量欠佳
按规定，档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续要完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统符合归档要求。可目前工程档案管理的实际情况相对于有关规定的要求尚有相当大的差距，主要表现在：原始资料填写得不完整、不及时；对竣工资料不按规定进行整理；部份归档资料不具有完备的法律手续，应该提供原件，但只有复印件；个别项目还有弄虚作假现象，等等。
二、强化工程档案管理的工作对策
1.提高认识，加强对档案工作的管理
要搞好工程档案工作，必须充分认识工程档案的作用，尤其是要强化企业领导和广大技术人员的档案意识，使他们认识到，工程档案是国家基本建设项目档案和科技档案的组成部份，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是国家和地方进行建设规划的基础和实施有效管理的重要依据，也是一切建(构)筑物进行维修、改建、扩建和进行防灾、抗灾、减灾以及战争破坏后恢复重建的重要依据。充分利用工程档案这个宝贵的信息资源，也可以促进施工企业的技术进步和经济效益，维护企业的合法权益。
2.增加投入，配备必要的人员和设备
为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能够保证档案资料安全的库房和设备；库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。
要设置与工程档案资料工作任务相适应的机构，配备档案管理人员，形成一个从上到下的档案管理网络。对档案人员不能临时指派、随意调动。如要变动，要做好交接工作，以便前后衔接。
针对大中型项目工程量大，资料数量多，施工时间相对较长的特点，要配备经培训合格的专职档案人员，并做到“三参加”，即档案人员应参加生产调度会或工程例会，参加工程安全质量检查，参加工程验收，使档案人员了解工程动态，及时收集、整理原始资料，保证档案资料的收集整理与工程施工同步进行。
3.采取措施，提升档案人员素质
工程档案人员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，除必须具备良好的政治思想素质外，还应具备一定的土木工程专业和档案专业知识，如应熟悉档案工作法律、法规，城建档案规定、标准；能看懂土木工程施工图；了解各种建筑结构施工技术和方法；熟悉工程建设档案的内容、范围，掌握工程档案收集、编制和整理的方法；了解文秘知识，熟练使用计算机等等。因此，对从事工程档案工作的人员，必须选用适当，进行严格培训，经考核、考试审查合格，取得上岗证后才能上岗工作。不能随意抽调无岗位合格证的人员从事档案资料工作。
同时，还要加强对档案人员进行责任心、事业心和档案技能教育，为他们创造业务学习、培训交流、观摩讨论的机会，提高业务水平，提升档案人员素质。
4.规范管理，进一步建立和健全相关制度
随着建筑市场的发展，工程建设活动的增加，国家先后制定和了一系列档案和与工程档案有关的法律、法规，初步形成了建设档案管理法规体系，覆盖了工程档案工作的主要方面和主要环节，使档案工作有法可依，有章可循。
但就施工企业内部来讲，虽对工程档案工作有了一些具体的规定，但不系统、不完善、不精细，例如，有的企业对内部各层次档案部门的管理范围不够明晰；归档内容、时间和流程不甚明确；考核体系和办法不具体，等等，影响了档案工作的开展。因此，施工企业应进一步建立健全工程档案及内部资料的形成、积累、整理归档制度，明确“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”的具体操作程序，出台工程档案的考核与奖惩办法，使施工企业的档案管理工作真正做到有章可循，有序进行。
5.严格要求，加强对档案工作的指导与监督
工程档案管理是一项非常具有专业性的工作，必须具有较强的专业技能才能胜任，而且在工作中难免会遇到这样或那样的问题，因此，城建档案管理部门应定期或不定期地对施工企业档案工作进行检查与指导。在工程开始时，要提出形成档案文件的技术标准与要求；在工程施工阶段要进行检查，对出现的技术性问题，要及时进行回答和示范，并提出整改意见；在竣工验收阶段，要指导企业按照工程档案分类、质量和整理规范，进行归档立卷，并督促企业按时移交工程档案。对于企业内部存在的档案整理时间相对滞后及档案质量不合格等的问题，要通过建立档案管理责任制，做到“三纳入”，即将档案及内业资料的形成、积累、整理、归档工作，纳入到工程计划安排中；纳入到有关部门、工程项目部的职责范围和相关人员的岗位责任制中；纳入到有关人员的绩效考核和职务评聘办法中，形成职责明确、奖惩分明的档案管理激励约束机制，把施工企业的工程档案管理工作提高到一个新的水平。
参考文献：
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施工安全关系到人民的生命财产，也关系到工程建设是否能够顺利进行，我国每年死于建设行业的人数仅次于交通、煤炭等行业，其中因管理松懈、违章作业引发的伤亡事故超过60％。
据悉，我省交通建设工程施工实施过程中近三年安全事故共造成8人死亡：2007年共发生两起安全死亡事故，共造成2人死亡。2008年共发生两起安全死亡事故，2人死亡。而2009年死亡人数为4人。因此，进一步加强安全管理，完善安全管理体制对交通建设工程行业显得尤为重要。
2.当前我省交通建设工程安全管理中存在的问题
安全生产不是一个单位、一个部门或者一个工序、一个环节的安全管理可以实现的，交通建设工程安全生产管理是一个从项目的可行性研究到缺陷责任期的全过程、有全体相关人员共同参与的管理系统。对目前我省交通建设工程实施过程中的安全管理现状进行分析，尚存在以下主要问题：
2.1 监督部门对交通建设市场的监管不严、查处不力，监管体系有疏漏：我省交通建设工程施工安全正式列入政府监督仅两年多，安全监督部门的设置尚不健全，职责分工还不是很清晰，专业安全执法人员配置不足甚至自身安全意识淡薄。安全监督人员自身对于中央有关加强安全管理的文件精神领略不足，或受自身水平限制对于工程性质不清楚，无法正确履行相应职责。监督过程中，执法人员过于强调质量与安全的独立监督以及对工程项目事故隐患的查处不够有力，措施不够坚决，督促整改力度不够到位，致使各种安全事故隐患大量存在。这些都使得安全监督部门的作用未得到充分发挥。
2.2 现行的承发包制度的不完善导致安全隐患增加：我国现行的承发包制度尚不够完善，市场竞争的不规范、不平等、低价中标等项目管理方式均给安全管理带来了重大障碍。施工单位为了能在激烈的竞争中拿到工程不得不压低报价，使得用于安全生产的经费不足，一旦中标，安全生产的必要设备、器材、工具等无力购置，给安全管理的实施带来阻碍和困难。同时，面对着企业利润越来越少的市场环境，施工企业往往会考虑减少安全生产的投入。即使在2007年3月1日以后实行了安全生产费用单列的措施，部分施工单位由于对政策的不了解，对安全生产的投入仍是能省则省或者对安全生产费用根本没有做到专款专用。
另一方面，我国多数的资质等级高的施工企业目前都已经转变成纯管理型的企业，企业内部并不组织相应的劳务施工队伍，一旦中标，就会把作业分包给相关的专业队伍，公司仅派几名技术人员到现场配合管理，以包代管，对工程安全问题的日常防范性管理缺乏有效的监督，甚至不闻不问。有些甚至于对监督部门提出的安全整改问题置之不理。
2.3 建设单位违法违规现象严重：建设单位违反相应的法规法纪是造成许多重特大事故发生的主要原因。一些建设单位不执行有关法律法规，不按规定的建设程序办事，不依法招标，图纸不经过审查便进行施工；有的建设单位还违法将工程发包给不具备相应资质的企业或个人；有的还强行压缩合同工期，导致交叉施工和疲劳作业；还有一些建设单位无视关于安全生产费用单列的规定，使得施工单位安全生产经费不足，无力购置必要的安全防护用品，大大增加了安全事故发生的可能性，这些都从源头上给建设工程带来了安全事故隐患。
2.4 安全监理无作为，形同虚设：工程监理制在我国建设领域已推行了近20年，在交通建设工程中发挥了重要作用，也取得了显著成效。而交通建设工程安全监理在我国刚刚开始，一些监理单位还停留在过去“三控两管一协调”的老的工作模式上，只重视质量，不重视安全，对有关安全法律法规、技术规范、标准还不清楚。对施工单位的施工组织设计以及安全施工专项方案审核把关不严，流于形式。即使有些业主单位在合同中已经明确了安全生产费用，某些监理单位也仍未对安全生产费用的专款专用执行监督审查，使得监理单位的职责和安全监理的作用未得到有效的发挥。
2.5 项目施工安全管理意识淡薄：一些施工项目部安全生产基础工作薄弱，安全生产意识不强，施工现场的安全生产保证体系不健全甚至无视项目实际情况订立，安全生产规章制度和责任制度形同虚设：安全管理人员少，甚至不设置专职的安全员，素质差，安全投入不足；有的施工企业甚至把施工任务违法分包给一些缺乏相应资质的队伍和作业人员，私招乱雇，不执行强制性标准，违章操作，违章指挥，冒险蛮干；一线操作人员缺乏安全知识，自我防护安全意识很差，企业内部安全培训、安全教育不到位、流于形式；有的施工企业对安全生产重视程度不高，甚至认为搞好安全生产只有投入只会增加成本、加大负担，不愿意增加必要的投入。他们一味强调进度、成本、效益，而轻视了安全生产，在侥幸中求安全，没有将安全生产摆在应有的位置。甚至有些项目部天真的认为安全就是一些写在纸上的东西，安全内业资料整理清楚就可以了，完全无视于安全生产的复杂性、可变性、多发性。
3.对策和措施
3.1 安全监督部门应进一步加强安全监督力度，规范施工项目参建各方的行为：安全监督部门应加强自身建设，安全监督执法人员首先应具备一定的工程质量知识水平，对于国家安全规章制度文件精神要领会通透。要严格按照《安全生产法》、《建设工程安全生产管理条例》、《公路水运工程安全生产监督管理办法》等有关规定规范监督工程建设各方主体安全行为，逐步建立健全安全巡查制度，不仅要重点监督检查施工主体安全，也要把检查企业安全责任制的建立和实施情况以及安全生产法律法规和标准规范的落实执行情况作为重点监督内容。尽快建立我省交通建设工程施工企业和相关从业人员安全信用体系和失信惩戒制度，为依法经营、诚实守信者提供便利，逐步在我省交通建设工程领域形成诚信为本、操守为重的良好风尚。
3.2 建设单位应切实依据《建设工程安全生产管理条例》进行项目管理：建设单位作为建设市场的重要责任主体，应建立健全安全生产的各项规章制度，建立安全生产管理机构，配备专职安全生产管理人员，严格遵守和执行法律法规、强制性标准，确保安全生产费用的使用落到实处。
3.3 建立落实交通建设工程安全监理制度，切实发挥监理作用：应该指出，目前在我省在建交通工程项目中，相当一些监理单位并没有把安全监理作为一项重要内容纳入建设监理规定的工作，而只是把安全监理作为质量控制的一部分，也没有配备相应的安全工程技术人员，使得监理单位监控效果未得到充分发挥。笔者认为，要扭转工程建设项目事故多发的被动局面，就必须
进一步加强安全监理工作，使安全监理作为工程建设监理的一项相对独立监控项目，增设安全监理工程师，或者按照《安全生产法》的规定设立一个专门的为安全生产提供技术服务的中介机构，将安全监理市场化、专业化，并定期对他们进行考评，加强对监理单位行为的管理，从而达到强化安全管理的目的。
3.4 建立健全切实可行的项目施工安全保证体系
3.4.1 落实各项安全生产管理制度，完善各项规章制度：安全生产各项制度能否落实到位将直接影响安全生产的全过程。项目经理作为安全第一责任人，必须牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，亲自抓安全生产，抓相关责任人，明确各级管理人员的安全职责，并制定、完善各项切实可行的规章制度和保障措施，使安全生产工作能够正规化、规范化和有效的进行。
3.4.2 重视职工安全生产的教育培训，使职工切实认识到安全防范工作的重要性。建设工程施工项目要真正做到消除隐患于萌芽状态，就应该从源头上从思想上使职工意识到安全的重要性。针对目前施工项目部安全教育流于形式，不切实际的现状，项目部首先要制定符合项目施工实际，有计划、针对性强的教育大纲对进场管理人员、现场施工班组、一线操作工人进行安全教育，必要时可以请项目安全监督人员至现场进行安全宣贯。使职工在思想上牢固树立起“安全第一”的生产意识，明白安全不光是企业的制度，也是关系到自己切身利益的大事，使违反劳动纪律的现象从根源上得到有效遏制。
3.4.3 认真做好安全技术交底，有针对性的对各工种人员落实各类专项防范措施。安全抟术交底是贯穿于整个项目施工过程中必不可少的控制手段。各工种各工序以及各施工部位，都存在着对人身安全产生影响的不利因素，因此必须有针对性的对各工种人员进行安全技术交底，必须交底到人，以最大限度的消除这些不利因素。对于安全生产中的薄弱环节，不仅要下大力气解决，派专人定期检查，专职安全员还要制定周密的可执行的应急预案，尤其是对一些在高温、高湿、台风等恶劣施工环境下作业的工程。
3.4.4 加强安全生产的检查和监督，保证安全生产。各项目部应组成安全生产管理小组，加强安全生产的检查，加大力度，采用定期和不定期相结合的检查方法，监督督促项目部及班组的安全工作，及时发现事故隐患。通过安全检查，达到预防为主的目的，把各种隐患和危险消灭在萌芽之中，同时对检查的情况及时进行总结分析研究，来补充方案和交底的不足，并不断充实自己的施工经验。
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企业档案作为历史见证，承载着企业各方面工作不断向前发展。档案是一个有机的整体随着企业的发展，时代的发展，现代企业档案在构成上，在内容和形式上日趋丰富与多样化，企业档案管理工作具有企业其它管理工作所不可替代的地位。涵盖了企业活动的全部内容和全过程。
南京市建邺市政工程建设有限公司是具有国家二级施工资质的中型企业，主要承担城市道路、桥梁、排水管道等市政公用工程的施工和市政设施的养护维修。多年来，先后承建了汉中门大街、建邺路、广州路跨线桥、虎踞南路拓宽工程、模范马路、赛虹桥立交枢纽工程、水西门大街道路拓宽改造工程、纬七路道路拓宽改造工程、江东路环境综合整治工程、江东路道路拓宽改造工程等市重点道路工程建设，公司恪守质量、环境、职业健康安全管理方针，强化质量、环境、职业健康安全和精品意识，内抓管理，外树形象，创造出了一批具有代表性的优质工程。其中纬七路道路拓宽改造工程、江东路环境综合整治工程、江东路道路拓宽改造工程在2005―2006年度被评为“省示范工程”和“金陵杯”优质工程称号。取得了较好的经济效益和社会效益，被市建委评为“立功单位”。公司又多次荣获市委、市政府授予“文明单位”的称号。
2006年初公司建立了GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001质量、环境、职业健康安全管理体系，决定通过建立和完善质量、环境和职业健康安全管理体系，进一步提高工程施工和设施养护维修质量、环境和职业健康安全管理工作水平，使公司的施工生产和市政设施养护维修的过程处于受控状态，以提高工程质量和服务水平，满足顾客的需求和期望。同年9月通过了“三标一体”认证。
档案管理工作是企业管理的重要基础工作之一，对企业生产经营各项管理工作会产生直接或间接的影响，做为档案工作人员我们主动把档案管理工作与认证工作有机结合起来，把档案管理工作有机地融入企业的整体管理中，和其他管理活动一起协调地开展。档案管理工作在企业管理体系运行中发挥了多方面的作用。同时，管理体系的有效运行又改善了档案管理工作的外部环境。
首先谈谈档案管理工作在管理体系运行中的作用GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001质量、环境、职业健康安全标准要求：为了管理体系的有效运行，以及追溯历史和提供证据的需要，组织须建立并保存必要的记录。对记录的控制要求建立程序。由于记录具有追溯历史和提供证据的功能，程序中应规定记录的标识、存放、保护等要求，并规定和提供检索方法。另外，对于记录的留存或是处置应作出规定。
标准规定：组织(企业)应根据记录控制程序的要求，在实施运行中，建立并保持必要的记录。用来证实其对管理体系要求的符合性，以及所取得的结果。记录为管理体系的运行及其结果保存资料、提供证据。针对有关活动建立必要的记录，并作好对记录的管理，是成功地实施管理体系不可或缺的支撑工具。
标准还规定：组织(企业)应建立、实施并保持一个或多个程序，用于记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置。记录应字迹清楚，标识明确，并具有可追溯性。
在管理工作中，最主要的一项原则就是用实际数据说话。单位科技档案是生产经营及管理过程中形成的各种凭证、数据、资料、报表等，因此，它所拥有的原始凭证性，数据真实性，信息准确性，不仅可以为认证活动提供重要的原始信息依据，而且也是进行标准认证活动中最主要的依据。企业档案(记录)是企业业绩主要载体之一。企业档案是企业提高工程质量、保障安全施工、持续改进管理体系的绩效、提高经济效益、增强适应市场竞争能力的依据；也是及时处理重要文件和突发事件的法律凭证；是维护企业经济利益和合法权益的可靠保证；同时还是企业内部外部交流信息、互通情报、推广应用新技术的工具和纽带。因此，企业档案形成和提供利用的过程就是企业管理体系有效运行的实现过程。
取得认证时，必须对保证产品质量的全部文件实施管理与控制，将其作为检查和验收的主要内容之一，在认定符合国际标准要求后，方可通过认证，而档案中反映出的体系的各组成要素是产品各方面情况的重要参数。只有把体系的各个要素全部转化为可提供操作依据的文字，数据，描述并形成文件后提供出来，才能说明某个单位的经济活动是否符合预定的保证模式，才能进行认证检查和评估。因此，在认证检查和评估中，符合上述要求的认证文件和相关文件，不仅记录要完整齐全，能明确反映认证的各要素，还要做到清晰明了，并注明日期，经授权人审批签字方为有效。这不仅是认证体系文件的要求，也是科技档案接受认证时必须具备的条件。
其次，管理体系的有效运行对档案管理工作具有促进作用
管理体系的有效运行改善了企业档案管理工作的外部环境。企业档案管理工作的外部环境，笼统地说是除企业档案管理工作之外的企业其它管理工作，也就是通常所说的企业全员档案意识。企业其他管理工作对企业档案管理工作支持、配合与协调的程度，将直接影响到企业档案管理规章制度的执行与实施，
关系到企业档案能否实现集中统一管理，文件材料能否齐全完整地归档等。
良好的企业管理体系能给企业管理的方方面面带来新的活力，进而改善企业档案管理工作的外部环境，使企业档案管理工作的各项功能和职责均得以顺利实现。主要体现在下面几方面：
第一、标准对法律法规要求的高度重视
遵守适用的法律法规和其他要求是管理体系的一项核心承诺。标准在管理体系的设计上为单位遵守法律法规要求提供了保障机制。并要求必须在建立、实施、保持和不断持续改进管理体系的过程中努力实现这一承诺。
在工作中，我们根据认证体系和国内有关法律法规，加强对国家和地方档案法律法规以及建设工程档案法律、法规、标准和其他相关文件的学习和培训。建立建全档案管理标准化制度。完善档案工作规章制度和岗位职责，为做好工程项目的施工建设和市政设施养护的档案工作提供了有力保障。
第二、全程控制
管理体系的有效运行，实现了对工程项目的全程控制。对记录的控制，贯彻在工程建设的每道工序，每个环节，每项工作；也贯彻在单位各项管理工作的每项个环节
全程管理是通过过程控制实现结果控制，因为过程的可控性强，过程控制的反馈周期短。因此档案工作主动参与到文件、记录的整个生成、管理与利用过程之中。档案资料管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。就建设工程档案的形成来说，一个工程的建设从立项到最后竣工验收交付使用是有一个周期的，在这个建设周期里，各职能部门依据管理体系程序文件，从建设工程招投标评审、合同评审、各项施工方案的审批和监督实施、各项目标指标的实现、质量的监督和测量、材料的检验试验、产品的监视和测量到竣工验收备案等实施全程控制，建设工程过程中的所有记录。也同时全过程控制起来。对建设工程施工记录的生成、流转、汇总、利用、保管等每一项具体内容的实施过程进行监控，便于及时发现和预防、纠正失误，保证了记录形成及时、齐全，依据真实可靠。
第三，持续改进
GB／T19001-2004、GB／T24001-2004、GB／T28001-2001质量、环境、职业健康安全标准所规定的管理体系具有自我更新和完善的机制，因此它是一个能够在运行中不断得到提升的体系。
企业贯彻标准的最终目的是改进企业的绩效，标准所提供的改进机制，是通过对体系的不断强化来实现绩效的改进。它强调要对体系进行不断强化，并在体系的设计上为其提供了自我完善的功能。通过对体系的强化能够导致对绩效的改进，而且只有对体系的不断强化，才能使企业绩效得到持续改进的可靠保证。
