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土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识，提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任，严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。
一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量，规范收集整理
传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。
以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。
参考文献：
[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.
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财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
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医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.
篇4
然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。
公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?
总的归纳起来，主要有以下几个要点：
1 在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。
2 XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”
3 XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。
至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。
这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!
二、合同管理的风险点
在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：
1 合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。
2 合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。
3 合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。
4 合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。
5 合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。
6 合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。
三、合同管理中的风险防范
为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：
1 建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2 加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。
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[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建设工程档案的重要性
建设工程档案是指产生于工程建设的活动中，以文字、图表、图像、声音等为表现形式的原始记录，具有一定的储存收藏价值。随着经济的迅猛发展，城市建设的日新月异，建设工程的数量日渐增加，而形成于工程中有价值的记录资料也日益累积：有形成于工程建设前准备活动中的批文、岩土勘察、设计文本、施工图、投投标文件、施工合同；形成于建设活动中的工程竣工验收资料、审核资料；竣工后相关单位的验收资料、工程结算资料、竣工图及后期附加服务的记录资料等等。这些档案记录了工程建设的方方面面，是最原始最真实的文献资料，在建设工作中有着极其重要的功能。
（1） 一个建设工程完工后必须要接受验收，而要检验工程质量是否合格，其最重要的依据之一就是建设活动中形成的真实档案和施工管理记录文件。这从侧面体现出工程建设不是儿戏，是要遵循科学，经受考验的，这也成为了工程质量等级评价机制的一项评判指标[1]。
（2） 工程施工过程中难免会出现一些问题，而当问题日益凸显、隐患渐渐形成甚至于工程事故突发，调查人员要对问题出现的原因，事故发生的原因进行调查时，则必须从查看工程档案开始，进而提出正确的处理措施。
（3） 在工程竣工验收通过后，建设单位还要履行今后的维修、保养、管理服务，因此，建设工程档案的储存就是工程享受后期服务的重要参考依据。
（4） 一个建设工程档案价值不仅仅限于对本工程的贡献价值，它还能成为其他同类工程建设的“教材”，具有很高的参考价值，一个高水准的工程建设所形成的全面规范的工程档案将会是同种工程建设的指明灯，其中展现的经验、可参考的数据，可借鉴的技术水平是新工程建设中收获的一大笔财富，因此建设工程的档案是为更大的经济效益服务的，它潜在的价值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市现代化的发展不断向周边农村渗透，城市建设步伐日益加快，而城市的科学规划则需要建设工程档案提供相应参考依据。一个城市扩建方案的确立、决策的作出都需要从建设工程档案中获取原始资料进行参考，有效地利用档案可以避免城市建设的盲目规划，减少不必要资金的流失，把资金用在刀刃上，合理配置人员和物资，达成社会效益和经济效益的统一。
2 加强建设工程档案规范化管理的建议
（1） 提高认识，建立健全档案管理制度。工程的建设周期一般需要好几年，操作复杂，相关联的部门设置也繁多，每个程序之间几乎都有联系，如果档案记录过程中相关人员没有认真的工作态度，那么很多细微的环节会出现纰漏，甚至被忽略，这样便使得档案记录的资料缺少完整性。由此可知，建立一个规范的档案管理制度是十分有必要的。完善现存档案管理制度，① 应该设置专业性较强的专业管理员； ② 以甲方代表作为每个工程点一手档案的形成和收集，确保归档材料的完整性； ③ 人员的配置要优先选择专业性强职业素养高的人员，并且对其做好培训工作。
（2） 加强业务培训，落实档案工作责任制。工程建设的档案人员和技术人员都必须要有良好的职业素养和业务水平，因此加强档案工作的业务培训是推动档案规范化管理建设的重要一步，要培养这些人员的法律意识，在专业知识培训外，要让他们清醒地认识到工程档案与工程质量的紧密联系。要提高工程档案管理的地位，引起有关部门和人员的高度重视，如若忽视档案文件的管理就要承担相应责任，在建设单位和工程承包方签订的合同中明确承包法人违反档案管理规定应付的责任，收集整理档案材料的各个环节要保证全面到位[3]。
（3） 参照标准，使档案整理更规范化。一套有价值有完整意义的建设工程档案通常包括以上级的工程审批文件为前提进行立项，通过合法程序征地、对施工地进行勘察测量，绘制图表、设计施工方案，有关施工的技术和完工后工程质量检验的资料记录等等。为了方便甲方整理档案资料，加强档案管理，统一档案合格标准，建设部根据实际情况制定了《建筑工程文件归档整理规范》，这一规范的内容涉及了可归档的资料的范围、档案符合归档要求的质量标准、档案进行移交和验收等，规定详细明确，给档案工作者今后的归档工作提供了便捷和统一的标准，因此，作为档案管理人员必要牢记此规范，一切工作活动以规范的要求为出发点，同时要发动思维根据具体情况对档案管理工作进行完善。
（4） 努力实现档案工作与工程建设的协调发展。工程项目具有持续时间长、涵盖面广等特点，因而为了更好地进行工程项目管理，确保工程项目能顺利早日完成，作为工程项目的总负责人，要在项目管理时重视工程档案的管理，努力实现档案工作与工程建设的协调发展，从而完善工程项目的管理体系。① 工程监理贯穿于工程项目建设的始终，即从建设项目立项开始到建设项目竣工的所有文件材料、例会资料都需建档备案； ② 将工程文件材料的归档工作纳入施工单位日常监理范围，从制度层面确保工程档案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加强工程档案的信息化建设。现代科技日新月异，市场竞争激烈，传统的工程档案管理显然已经无法适应如今的经济发展，因此，我们必须把注意力转移到建设工程档案的信息化建设上，我们要实现信息收集的迅速化，保证储存的安全，不断开发更新更先进的管理手段。比如：在各不同档案信息的交流共享方面，充分应用网络的优势，把各个部门纳入统一网络管理体系，实现信息的快速交换、共享，这既可以节省时间也可以获得大量精华信息。
3 结 语
建设工程档案是最原始的记录，包含着丰富的资源信息，是建设工程领域的重要资料文献。只有不断地更新加强工程档案管理的相关制度，制定管理规范，引进先进的档案管理技术水平，才能顺应发展潮流，符合科学的建设标准，促进现代化城市的建设。
主要参考文献
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1.电力企业合同管理工作中存在的若干主要问题
电力企业系统内部众所周知，电力企业从各自为战走向区域并网，直至现在的国家电网运营，实行真正意义上的现代企业经营管理模式为时还不长，电力企业内部合同管理的规范化建设刚刚起步。就笔者在电力企业法律顾问岗位上的工作实践情况看，电力企业合同管理工作目前普遍存在的规范化问题主要有以下几个方面：
1.1 电力企业内部合同管理工作机构需进一步健全
按照现行体制，电力企业内部没有专门设置合同管理工作机构，配置的合同管理人员业务水平有待提高，日常合同管理与审核工作人员是由电力企业法律顾问兼任。从严格意义上而言，电力企业系统内部应有一个完善的合同管理工作机构和一支较高业务水平的合同管理队伍。
1.2 电力企业内部合同管理工作中的内部会签制度与工作流程效率低下
在电力企业系统内部现行的合同会签制度与工作流程中，在每一份合同的最终签定之前，都要经过电力企业内部的承办部门，财务部门、审计部门，其他相关部门、法律事务部门专职、办公室、分管副局长、局长的签章，按照这样的会签工作流程，一份合同会签完毕至少一整天，快则三、五天，慢则不可预计。如果遇到某个部门负责人或局领导外出开会、出差、病事假等特殊情况，甚至几个月还无法会签完毕。在此产生一个规范与效率的极大矛盾。
1.3 电力企业合同规范性文本类型不全，适用文本严重欠缺
目前可供基层电力企业选用的电力企业系统合同文本有国家和地方电力行政部门制订并强制适用的示范文本，还有国家电网公司的统一合同文本。现有的电力企业合同文本，仅局限在电力企业主产品为核心的产前、产中、产后相关的产、供、销等环节。而电力企业资产社会化服务经营（如房地产租赁）、电力企业职工福利后勤保障供给（如劳保服务用品采购）等方面的示范性文本严重欠缺。此外，现有可供选用的强制适用示范文本中，存在很多不需要或不适用的条款，显得过于繁琐，不符合经济合同简洁明确的表述要求。
1.4 电力企业合同管理工作中的合同编号缺乏科学设计
就电力企业合同管理工作中的合同编号实际做法而言，普遍存在各自为战、自以为是的严重问题。既没有对各类合同分类设定编码，也没有对合同设定系统编码规则，这给电力企业的日常合同管理工作和档案管理造成了极大的难度和混乱。
2.电力企业合同管理问题形成的基本原因分析
前述电力企业合同管理工作中客观存在的若干主要问题，从总体上而言是电力企业转型升级过程中无可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成这些问题有着主客观方面的很多原因。笔者认为前述电力企业合同管理工作中问题的形成基本原因为：
2.1 电力企业系统对合同管理工作的重要性缺乏足够认识
长期以来，电力企业系统对合同管理工作的重要性认识不足，仅仅作为电力企业内部一般的日常事务来设计安排，没有将合同管理工作作为现代企业经营管理的核心枢纽来科学设置专门的组织机构，使得电力企业合同管理工作长期处于非规范状态，就最新修订颁布实施的《国家电网公司合同管理办法》而言，也尚未将合同管理组织机构与合同管理专业队伍建设提出专门要求，这将使我国电力企业合同管理规范化建设很难快速完成。
2.2 电力企业合同管理工作规范性制度不健全
电力企业合同管理工作制度，长期来都处于探索与不断修正与完善过程中，至今尚未形成专门的成熟的科学的电力企业合同管理规范化建设纲要，这将使我国电力企业合同管理规范化建设还得再继续探索中前行。
2.3 电力企业内部合同管理专业力量严重不足
在电力企业内部绝大部份职能科室都有一定量的合同承办或会签业务，但承办合同起草、审核、会签、登记管理的人员几乎没有合同管理专业人员配置，这是长期以来电力系统忽视合同管理专业队伍建设的结果。没有合同管理专业队伍，合同管理规范化建设将成为纸上谈兵。
2.4 电力企业系统“政企合一”的现行模式制约
在电力企业系统，名义上已经列入国家电网公司的现代企业模式运作，但实际上还处于行政管理电力企业。因而，电力企业内部的合同管理仅仅作为行政管理的一项工具，而并非现代企业经营管理的手段。真正意义上的现代企业经营管理，必须建立一个较为完善的合同管理机构，将合同管理作为核心枢纽来建设。
3.电力企业合同管理规范化建设的对策措施
从我国电力企业合同管理工作的现状出发，电力企业合同管理规范化建设任务非常艰巨，不可能在短期内完成。但是，按照现代企业经营管理对合同管理规范化的要求和依法治企的发展必然，我们必须采取有效的对策措施，尽早尽快地推进电力企业合同管理规范化建设。笔者认为，推进电力企业合同管理规范化建设的对策措施主要有：
3.1 加快制订电力企业合同管理规范化各项制度
针对电力企业内部合同管理工作的实践经验，按照现代企业经营管理对合同管理规范化的内在要求和依法治企的市场经济发展必然，加快制订电力企业合同管理工作从组织机构、专业人员配置、标准合同文本、会签工作流程、合同分类编码规则、合同档案管理、合同信息传递与保密原则，至规范化工作机制与效率的关系协调方法各环节的具体制度，科学的制度是推进电力企业合同管理规范化的基础。
3.2 建立健全电力企业合同管理专门工作体系
从电力企业合同管理工作的实际出发，电力企业内部的合同种类繁多，合同数量巨大，客观要求建立专门的合同管理机构，配足配好合同管理的专业专职人员，建立一支与现代企业经营管理、市场经济发展趋势、依法治企要求相适应的电力企业合同管理工作专业队伍。健全的工作体系是合同管理规范化建设的组织保证。
3.3 科学建立电力企业合同编码规则
合同编码规则是合同签订后有效管理和信息传递利用不可或缺的前提。合同编码规则设计时，应充分体现电力企业的区域、网级及合同的年份、类别、属性、序位等因素，便于对电力企业合同的信息化处理。
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1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。
2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。
3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。
4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。
三、合同管理标准化的必要性
合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。
1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。
2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。
3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理标准体系的模式
企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：
1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。
2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。
五、合同管理标准化的具体措施
1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。
2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。
3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。
4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。
5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。
7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。
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国家电网公司系统合同管理办法中规定了合同承办部门需要履行的管理职责，主要如下：组织合同项目谈判；起草合同文本；负责合同文本审查会签的流转；办理授权委托申请；监督、组织合同履行；负责本单位合同统计，保管合同档案；保管合同当事人主体资格和资信证明文件；指定合同承办人。
2科研物资合同管理特点
科研物资合同管理和普通的商务合同管理有着很大的区别，因为科研物资合同受到一些因素的制约，如科研生产的复杂性、保密性、不确定性、专业性和知识产权归属等。科研物资合同的形式多种多样，科研物资合同的管理必须规范才能防止合同风险，降低电力企业的成本，进而提高经济效益。
3科研物资合同管理存在的问题
3.1对科研合同的风险意识认知薄弱
不少科研工作者缺乏对科研合同的法律风险意识的认知，这就导致了他们无法在现实化的法律风险途径中有效维护制定双方的权利和义务。另外，对科研合同的风险意识认知薄弱在客观上导致了自我利益保护的薄弱化。
3.2科研合同签订环节缺乏合同风险意识
在科研合同签订之前，没有对对方的经营效益、研发能力、履约能力等情况进行详细地调查和了解，仅仅是为了争取“合同”而签合同，合同签订以后，在合同履行的过程中才发现对方并不具备完全履约的能力，这就导致了签订的合同半途而废；合同签订的双方都是依据签订的合同去取得权利并履行义务，有些合同签约人并没有透彻的理解合同中的定义和各个条款，这就导致了合同的签订并不标准，存在一些风险；科研合同执行周期一般较长，一些签订完毕的科研合同没有被及时交到合同管理部门，这就导致了合同管理台账的建立不及时，合同管理部门无法动态跟踪合同的执行情况，因而无法有效地管理合同。
3.3科研合同在管理上存在纰漏
科研合同的风险不仅存在于制定过程中，还存在于履约过程中。企业中对于科研合同的管理一般是传统化方式管理，缺乏体系化的调控手段和监管体制，因此科研合同的履约过程无法得到有效地管理和监督，有些合同在签署以后，后期的审查流程缺失，导致合同失去了执行意义。企业科研合同在管理上的缺失会导致原本该追究的合同权利丧失了最佳的诉求时间，因而合同风险无法及时得到解决，给企业的自身利益带来了损害。
4科研物资合同管理规范
4.1加强、完善物资合同管理制度
一个合同的正式订立，要经过一系列过程，如资信调查、当事人谈判、合同文本起草、合同审核、合同签署等。合同订立以后，还涉及合同的履行过程，另外，由于各种条件的变化，还可能会涉及合同变更、合同解除、合同纠纷的处理等问题。合同既可能给企业带来经济利益，也可能会给企业带来损失和麻烦。目前，市场经济中也发生过一些案例，有些企业因为合同管理不规范，签订的合同中存在一条或多条漏洞条款，给企业造成了巨大损失，甚至导致破产。因此，企业必须加强科研合同规范化管理，高度防范企业经营风险，使当事人的合法权益得到有效保障，提高企业的经济效益，这就要求企业依据国家有关法律法规，建立和完善各种科研合同管理制度，保证合同管理的各个环节都有据可查，有法可依。
4.1.1供应商管理制度
合同管理部门应根据本单位对外签订合同的性质，涉及的产品或服务的质量要求，制定相应层级的供应商管理评审程序，另外，合同管理部门还要对招投标相关单位的一些信息进行全方位评价以及审核，如主体资格、资信财政状况、履约能力等，尽量避免在招标谈判中忽略细节、核心内容等问题，在完成供应商信息审核的基础上建立合格供应商名单，以便进行管理。
4.1.2合同会签制度
合同会签制度一定要规避越权签署合同的情形，应该根据单位的实际情况，分类制定合同的会签程序，对于重大的合同，由法定代表人进行签署，对于一般事务性合同或数额较小的合同，则可以由被授权的业务部门进行签署，另外，经过指定部门签字流转后的合同才能生效。
4.1.3合同履约管理制度
合同的履约需要科学合理的物资供应计划，在合同的履约过程中，根据物资需求、供应商生产情况等实际情况的变化，合理地调整物资供应计划，保证物资按期交货；另外，为确保供应商按照供应计划完成生产，合同管理部门应该动态跟踪供应商的生产状况，并形成生产进度报告，确保物资按期供应；物资到货以后，合同管理部门应联系物资需求部门，一起验收货物，如果在验收的过程中发现了问题，及时与供应商联系并协商解决；建立合同履约台账，及时跟踪合同履约情况，监督合同执行过程。
4.1.4合同纠纷解决办法
合同签订双方对于因合同及合同有关事项发生的争议应该本着诚实信用原则，通过友好协商进行争议的解决，经过友好协商无法解决的争议则提交至仲裁委员会进行仲裁，或者向人民法院提讼。
4.1.5合同变更管理办法
由于受到许多不可控因素的影响，一些物资合同在履行的过程中会出现变更。一是对于设备类物资，在物资的单价和规格参数不变、合同签订数量和金额增加的情况下，如果合同金额的增加超过50万，在需求单位领导审批以及原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；如果合同金额的增加小于50万，则在原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；二是对于材料物资，在物资单价和规格参数不变、合同签订数量增加的情况下，如果合同签订增加的数量不超过原合同规定数量的15%，则在原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；三是合同物资型号变更，这种情况需要重新纳入物资采购计划，在需求单位领导审批以及原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同。
4.1.6合同档案管理制度
合同的档案管理包括了合同文本归档、合同保管、合同登记和合同统计管理。在合同的执行过程中，合同管理部门应该及时对合同从签订到履行过程中产生的相关资料进行备案、归档。以便在合同纠纷出现的情况下尽快收集取证，进而维护自身利益，减少经济损失。
4.2创建完善的物资合同管理体系
科研合同管理体系能够实时反映合同的进展情况，能够保证科研管理部门动态监督合同的全过程，另外，信息化合同管理体系具有智能化和高效化等优势，节省了纸质审批的人力物力资源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理体系中，合同在网上进行立项并完成审批流程，缩短了科研项目计划统计上报工作的时间，合同信息均集成在系统中，业务主管和各审核人员能够在系统中全面了解合同信息，一线部门可以在系统中动态跟踪项目进展，提高了合同信息的准确性、时效性和共享性，增强了监控力度，另外，工作效率也大大提高了。实现合同管理与招投标的同步，合同管理人员要积极参与招投标过程，及时了解招投标的情况，另外，合同管理人员要与招投标负责人一起审查相关招标文件并提出可行性建议，招投标负责人根据建议对招投标内容进行适当调整，减少、避免不规范、不合法的行为，使企业的利益得到保障。在招标的全过程中，招标负责人员应积极配合合同管理人员，共享相关招标文件，促进招标工作顺利进行，提高企业的效益。完善招投标的制度体系，依据相关法律法规，建立招投标的制度体系，规范和约束招投标过程，避免招投标过程中出现不正当竞争行为。明确招投标的细节实施法则，推动招投标工作的合理性、标准性、科学性和规范性，避免合同条款中存在字里行间的歧义从而引发其他问题造成经济损失。另外，应建立有效的监督管理机制并做好严格地审查工作，杜绝在招投标的过程中出现恶意招投标和评标不公平等行为，使招投标当事人和企业的利益得到保障。完善合同管理的体系。应该设立相关的职能管理部门，对合同的过程进行有效地监督和管理，并对其他管理部门履行义务的情况进行监督，动态跟踪合同的履约情况并进行汇总。强化科研合同管理队伍建设。科研人员法律意识的缺失导致了科研合同管理工作中存在风险，因此要对科研合同管理人员进行培训，另外，还要做好对科研人员、行政管理人员的科研合同知识普及教育，使科研人员和管理人员的法律意识和合同管理意识得到提高，进而自觉地依法办事，保证科研合同管理工作顺利进行。
5结束语
只有科研合同管理规范化才能保证技术交易、成果转化顺利进行，电力企业科研合同管理人员一定要对合同实行全过程管理与监督，保证科研合同管理的规范化，促进电力企业健康发展。
参考文献：
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[2]王淩燕，徐和平.科研合同担保缺失的风险与防范[J].安徽广播电视大学学报，2015，（4）：21-25.
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根据档案的内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等。上述每种档案,还可具体细分。经济档案是指主管和从事经济活动中直接形成的有保存价值的文字、声像等形式的历史记录。包括负责经济运行的行政管理机关、公司、企业等所产生的有关涉及经济的法律、法规、合同、业务活动文字、声像、实物记录材料等。经济档案涉及面很广,内容纷繁复杂,具有载体多样化、证据价值突出(合同档案等)、具有较强机密性、业务档案成套性等特点。
二、经济档案管理中存在的问题
(一)管理者缺乏档案意识
很多经营者认为建立经济档案没有实际用途,也有的认为,账目、技术与客户都在心中装着,没有必要浪费资金专门建立经济档案。部分从管理层到员工层对档案的概念认识模糊,不懂得企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录都是档案,认识不到经济档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是企业掌握内外部经济技术信息资料,维护企业历史真实面貌,保证企业经营决策科学性,促进企业技术进步,推动企业管理现代化,提高企业效益的一项重要工作。
(二)企业经济档案管理缺乏相应约束,管理分散,缺乏安全性
目前,管理中缺少统一的对经济档案管理的机制和制度,有的分散在各个部门里,部门管理形式又多种多样,不能形成部门间统一,有的形成案卷没有目录,有的形成电子文档随意存储,有的公司进行随机管理,没有指定人员管理,这具有很大的随意性和自发性,缺乏相应的约束。导致档案材料残缺不全,造成无法挽回的损失。因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,有的核心材料就会随之泄露,会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的生存。
(三)我国目前档案管理体制和运作模式很难适应经济档案工作
我国目前档案管理体制和运作模式,突出表现在履行档案行政管理职能和国家档案资源建设中。而企业则注重企业档案自身的实用价值及经营、竞争的成本。这两者目的是一致的,但在实际操作上很难达成一致,档案部门的现有行政管理模式,很难适应企业档案工作的进程。有的档案行政管理部门片面地认为,企业档案属于企业所有者的私人财产,不受行政干预,档案部门无权、无精力过问,基层档案管理工作人员已经习惯多年来在计划经济时期形成“靠红头文件”、“靠国有性质的行政隶属关系”开展工作,形成“条块结合,齐抓共管”的档案工作模式,对无主管上级、享受充分自的私营企业,一时还很难适应。忽视了对企业档案工
作的调查研究和监督指导工作。同时,企业主也认为经济档案属于企业内部信息,别人无权过问,造成了行政管理部门开展工作艰难,成效甚微。除少数发达地区之外,绝大部分的企业档案工作基本上没有开展起来。
(四)企业经济档案管理人员专业知识薄弱,企业经费投入有限私营企业经济档案管理人员综合业务知识缺乏。许多企业没有配备专职档案工作人员,兼职人员专业知识不足以承担经济档案管理,有的未经专业培训,有的只接受过传统的岗位培训,缺乏经济和档案管理专业知
识,更缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力。档案所需资金缺乏保障,由于大多数企业管理者的观念都是舍不得在档案管理建设上的投入,档案室陈旧简陋,没有配备必要的设备,很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。
三、提高档案管理水平的建议
(一)档案行政管理部门应依法加强管理企业由于其所有制形式决定,档案所有者在某种程度上有着不受档案行政管理部门行政干预的自,对企业档案工作要依法进行管理。市场经济是法制经济,为保证这种契约的公正和得到遵守,就需要有完备的法律规范来保障。在市场经济条件下,单靠行政手段来抓企业档案工作是不够的,应以法律法规保障,教育、经济、行政等各种手段相结合的方式进行管理。档案行政管理部门必须加大对企业的档案行政执法力度,用法律手段帮助企业建立健全档案工作,依法监督私营企业的档案工作,从实际出发,切实做到有法必依,执法必严,违法必究。
(二)建立企业档案咨询、托管机构将经济档案管理业务从企业外包到专业的档案承包单位,这些机构由受过专业培训的人员组成,为企业提供社会化、专业化的经济档案服务,并且更具有保密性。经营方式可为有偿服务,按照档案的数量和管理工作的难易程度收费。企业和托管机构之间明确权利、义务及违约责任,通过这种方式,私营企业可以不再设立专门的档案机构和专兼职人员,可以解决人员业务不熟和管理资金浪费的问题。
(三)创新服务观念
经济档案能够最直接的、最客观、最真实地反映经济事业的发展历史。由于受传统体制制约,经济档案工作长期服务于国家机关、企事业单位,具有一定的范围局限性,使档案部门一直处于工作较封闭、信息不完全流通、服务面狭小、方法传统的状态。在工作中形成被动的工作模式,间接地为一线工作服务的意识,没有创新。建设经济档案,应该拓展服务新领域,以为经济档案管理服务为切入点,使档案工作直接融入到市场,为企业发展把握当代经济发展的特点,推动经济档案工作与时俱进,树立超前服务意识。经济正在日益壮大,庞大的市场群体在经济商战磨砺后,企业越来越看重档案工作的重要性,以企业为主的经济档案咨询业务呈上升趋势,足以说明私营企业在市场竞争、知识经济、经济全球化的背景下,对经济档案的重要性认识正在逐步提高。档案部门应将私营企业经济档案建设作为工作重点之一,建立服务型体系,创新服务观念,加强对企业经济档案的管理与服务。通过建立数字型档案,构建档案现代化信息服务通道,最终能使私营企业实现网上查询。建立市场咨询档案,开辟档案信息服务空间,使企业在存档的同时还能获得一定的商业信息,也能达到宣传档案、扩大档案工作影响的目的。
(四)加强有针对性的培训
在企业中,往往是老板怎么说就怎么做,档案管理人员与经济档案工作没有直接利害关系,也缺乏考核指标,对经济档案业务不精,对档案工作缺乏有效管理。根据企业的特点,实行业务指导和培训相结合的方法,切实为私营企业在档案工作中遇到的问题进行排解。加强基础工作的建设,对达到目标管理考评的企业,相关部门应采取档案目标管理认定,提高私营企业经济档案管理水平,加强在规范化管理方面的培训。以提高私营企业管理者的档案建设意识,提高企业档案工作人员的业务素质为重点进行培训。
四、结语
要依据《档案法》的规定，制定行业标准，加强对经济档案工作的协调、服务和指导。对基础工作扎实，达到目标管理考评有关标准的企业，档案行政管理部门应积极主动配合参加相应等级的档案目标管理认定，不断提高企业经济档案管理水平。
参考文献：
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Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention
中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）17-0222-02
1当前高校合同管理中存在的问题
1.1 合同管理机构缺位在高校内部设置专门的合同管理机构是搞好合同管理工作的前提和基础。在学校层面，应设置专门的合同管理机构对全校合同进行统一管理，学校所属各部门或单位也应设立专门岗位对本部门合同进行统一管理。然而在现实中，合同管理机构缺位导致合同签订和审批程序混乱无序，各部门各自为政、沟通不畅，学校对合同管理全过程缺乏统一监控。[1]
1.2 合同订立不尽规范
1.2.1 合同主体不适格高校作为独立享有民事权利、承担民事义务的事业单位法人，对外签订的各类合同都需以学校名义进行，学校的法定代表人或者其授权的委托人是合同的法定签约人。这就意味着，学校所属非法人部门或单位未经授权是没有资格以自身名义对外签订合同的。[2]而现实中，高校所属非法人部门或单位未经授权以自身名义签订合同的现象非常普遍。在司法实践中，这类合同即使未经学校授权而签订，只要已经履行，则往往被认为实质上已经生效，由该合同所产生的种种后果也不可避免地由学校承担。因此，高校须规范合同签订主体，消除隐患，避免和减少不必要的损失。
1.2.2 合同内容不严谨高校对外签订的各类合同都应严格依照民法通则、合同法等相关法律法规订立，在体现合同双方真实意思表示的基础上，尽可能完备地对合同基本条款进行约定。在实践中，合同承办部门在签订合同时往往忽视对违约责任、争议解决等条款的约定，认为违约、纠纷不可能发生，这类条款可有可无。而实际上，这类条款恰恰是不可或缺的，它可督促双方积极履行合同义务，并提供处理合同纠纷的依据和方法。[3]此外，合同起草专业性较强，导致许多合同承办部门不加修改地适用对方提供的合同版本，丧失主动权，不利于维护学校利益。
1.3 合同审核分工不明、流于表面合同审核是学校合同管理中不可缺少的步骤，也是学校法律风险防控的关键环节。而实践中，学校合同审核工作往往分工不明，没有做到层层审核把关，学校合同管理机构、财务处、招投标管理办公室等相关部门并未形成统筹协作。同时，由于学校的合同管理人员大多是非专业出身，法律意识、业务素质良莠不齐，致使合同审核流于表面，缺乏专业性。
1.4 合同履行监控不到位合同履行是指合同生效以后，双方当事人按照合同约定履行合同权利义务，从而使合同目的得以实现的过程。然而在实践中，合同承办部门往往忽视这一环节，对合同履行中的许多关键问题重视不够，把握不足。例如，在合同执行过程中，有时因具体情况变化需对原合同进行修改和变更，而这些变更项目往往只流于口头层面，没有以书面形式加以确定，这为合同后续履行、纠纷处理等埋下隐患。再如，学校往往没有设立合同履行动态监督机制，合同承办部门执行合同缺乏监督控制措施，当发生合同纠纷时，学校往往反应不及，处于被动。
2加强高校合同管理的对策建议
2.1 完善合同管理制度建设完善合同管理制度为合同管理规范化、科学化、法治化进程奠定了基础。第一，要依据《合同法》等相关法律法规，建立高校的合同管理办法。合同管理办法是高校内部合同管理的基本准则，对合同的立项、谈判、起草、审核、签署、备案、履行等各个环节进行全面部署、统一规定。第二，要建立合同管理办法相关配套制度，对合同运作全过程的各个环节进行细致、深入的规定，使每个步骤的开展都有据可依，并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、合同法定代表人授权委托制度、合同审查会签制度、合同专用章使用制度、合同档案管理制度等等。[4]
2.2 构建全程、动态的合同管理机制构建全程、动态的合同管理机制，需要遵循以下几个步骤
2.2.1 建立完善的合同管理机构体系学校合同管理应按照“统一领导，分类管理，分工合作，加强监督”的原则进行，即合同管理各个环节均应按程序办理，规范流程、严格制度，统一领导，分工负责。学校应设立合同管理委员会或合同管理领导小组作为合同管理的最高决策机构，成员可由学校办公室、纪检、财务、审计、业务归口管理部门负责人及法律事务室人员组成。法律事务室作为合同管理委员会的日常办事机构，归口负责学校的合同管理工作。学校合同承办部门、财务处、法律事务室应在合同管理委员会或合同管理领导小组的领导下，各负其责，各尽其职，通力协作，开展合同管理工作。
2.2.2 建立全程性、动态化合同管理流程①做好合同签署的准备工作。合同签订前，合同承办部门应加大对合同相对方主体资格、资信情况的调查力度，将合同风险防范关口前移，从源头上规避法律风险；合同承办部门在签订各类合同前需申请《法定代表人授权委托书》，授权委托书须载明人姓名、事项、权限和期限，以此规范人的签约行为；学校应大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由专业法律人员制定，有效弥补了合同订立人员法律水平参差不齐的状况，使合同条款更加专业、准确、全面、严谨。②完善合同申报、审核、签署相关流程。在申报环节，学校可根据自身实际情况，按照合同金额对申报所需材料进行分类规定，对于小额合同，可采用简单的申报程序，对于大额或重要的合同，可以要求合同承办部门提供包括合同相对方资质资格文件、招投标文件等在内的详尽材料，学校进一步审查或复核；在审核环节，应严格执行合同审查会签制度，加大合同审核力度，由合同承办部门、财务处、法律事务室按照各自职责对合同的专业技术问题、法律问题、资金使用问题进行全面审核把关，合同中如涉及重大事项、不确定或有争议的事项，应提请合同管理委员会或合同管理领导小组进行讨论；在签署环节，应严格规范合同专用章的使用，对于学校对外签订的各类合同，任何不具有法人资格的部门或单位都不能仅仅加盖本部门行政章，而必须加盖学校统一的合同专用章。③对合同履行进行动态、全程监控，切实执行合同履行跟踪制度。[6]合同承办部门须按合同约定，遵守诚实信用原则，全面履行规定的义务。在合同履行过程中，合同承办部门及其他合同管理机构应加强对履行的动态监督，对各个环节进行动态跟踪，发现问题及时处理。对履行过程中发生的合同纠纷，合同承办部门应及时报告，法律事务室根据需要同专业律师研究案情、搜集证据、分清法律责任，并提出解决方案。④完善合同档案管理工作。合同签署后，合同承办部门应将合同资料及时归档，妥善保管合同正本、副本、谈判记录、往来函件、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料，建立信息化合同管理系统。
2.2.3 加大法制宣传及人员培训力度合同管理人员业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。学校应积极开展合同法律知识的宣传教育活动，通过培训会、座谈会、经验交流会等多种形式，向学校各部门或单位普及《合同法》等相关法律法规，对合同管理人员的业务技能进行培训，增强合同管理人员的法制观念和风险意识，提高合同管理水平。
参考文献：
[1]刘立霞，孙玉荣.“高校合同管理工作探析”[J].《中国电力教育》，2009年7月下，总第141期，第198页.
[2]程秋梅.“论法治视域下高校经济合同管理”[J].《教育财会研究》，2009年4月，第20卷第2期，第16页.
[3]冉福松.“浅析新时期高校合同管理存在的问题与对策”[J].《经济师》，2008年第8期，第100页.
篇11
1、1项目管理概述
项目是指在一定资源（投资、材料、施工机械等）约束下，为实现特定目的而进行的一次性任务，它具有整体性、一次性、目标性、生命期属性、资源约束性、渐进明细性等特征。
项目管理与项目的概念相对应，是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的目标，通过特殊形式的临时性组织运行机制和有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。
1、 2业主在合同管理中的作用
我国的高速公路建设市场，正在全面推行“项目法人责任制”、“招标投标制”、“工程监理制”和“合同管理制”，按照市场经济原则和现代化企业制度进行工程管理。作为投资主体的建设项目业主，既是资金的持有者又是建设项目的所有者，按照项目法人责任制原则、不仅要对项目建设的过程负责，还要对项目建设的成败和项目运行的好坏发展；既要负责筹措项目的建设资金，还要对建设过程、生产经营及还款付息，直至发挥投资效益承担责任。俗话说，一个事业的好的开始是成功的一半，项目建设的成败在很大程度上影响着工程投入运营后效益的好坏。项目采用招投标选择承包单位，用经济合同约束双方的实施行为，聘用可靠的监理工程师负责合同履行过程中的监督、管理、协调工作，这些都是建设过程中有效的保证措施。
1、 3业主合同管理的任务
业主必须依法确定与承包商这间的经济权利和经济义务关系，并通过签订工程建设合同的形式将这种关系进一步的确立。有关法律、法规是签订合同的重要依据和保障，严格履行与科学管理工程建设合同，是业主控制工程投资、确保工程质量的重要手续。业主对于合同管理的另一项任务就是通过加强合同管理，防范和减少合同纠纷。合同条款是公路建设当事人实施合同管理的法定依据。这就要求甲乙双方在签订有关合同时，应该就合同条款内容进行认真研究、推敲，力求条款内容完善、词句严密、签订合同程序合法，双方的权利和义务明确。合同上认真地按照有效合同履行其职责，达到预防和减少合同纠纷的目的。
2、实施高速公路建设业主方合同管理体系的意义
2、1高速公路合同管理规范全面性的要求，现阶段合同管理的研究还处于合同履行情况的管理，项目前期管理与施工合同管理联系还不够紧密，还缺乏全过程管理，全过程参与，全过程控制。
2、2严格加强合同管理，以合同作为以确参与方权利和义务，能防范减少合同纠纷，能提高合同管理的深度，是加强投资控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建设参与方素质，增加各方竞争力的需要。
3、现阶段业主合同管理系统建立的必要性分析
3、1规范的合同管理的需要：业主专业人员需要对招标合同相关条例的审核：建立专门系统的合同管理班子，如合同的签订严谨性不大，易为合同的顺利履行留下隐患，使业主陷入被动境地，甚至给项目造成很大的损失。
3、2现阶段合同管理停留在“重签订轻履行”阶段的情况了；合同的签订具备了完善的顺序，但合同的履行缺乏必要数量的管理人员按照合同的条款对项目履行情况进行检查，形成对合同管理工作不够重视局面，致使业主直到出现问题才发现原来合同早有上述规定，工程的损失却无法弥补。
3、3业主合同管理职责落实到位要求，档案管理部门与合同管理人员之间的工作关系必须调整好，档案管理人员若干没有及时向合同管理人员提供合同文件，合同管理人员也不主动向档案管理人员及时移交合同文件资料，往往容易造成合同管理工作的被动和不到位。
3、4业主对合同管理全面控制，动态管理的要求，对于实际情况的变化，原先签订的合同条款不适合新发展的情况，这就需要业主合同管理人员具备全面控制，动态管理的意识，全面的对合同进行管理，包括业主与中标人签约后合同管理人员根据项目实际情况的变化就项目出现的新情况对原合同条款进行补充与修正以适应新情况。
4、合同管理体系建立的内容分析
根据高速公路项目管理的实践，其合同管理体系的主要工作归纳以下几点：（1）制定订立合同的策略，包括确定合同方式，设计合同体系，选择合同条件，准备合同草本。（2）组织招标文件的编制，组织招标，组织合同谈判和订立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟踪合同执行情况，审核支付申请。（5）分析和处理合同变更，对照预算进行控制对各种合同条件和技术要求变化引起的争议进行商务处理。（6）分析和处理索赔，预见潜在问题尽量减少索赔事件。（7）建立合同档案和信息系统，负责合同信息处理和档案管理。
5、合同管理需要先进的合同信息系统
为加强和规范高速公路工程项目合同管理与投资控制的工作，便于各层次管理及时、准确、动态的掌握工程各阶段进度和投资状况，应建立网络环境下的标书管理、合同管理、变更管理、计量支付、投资分析和通信管理六个模块，实现标书生成、设计变更、计量支付、投资分析数据的计算机处理并在网上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1规范清单及变更管理：该系统可为用户提供了动态化、全面化的清单管理功能，通过此功能，业主可以更全面、更清晰的掌握整个工程的实际情况。对中标清单“暂定金额”计算进行了改进，可设定不参与计算暂定金额的清单项目，并可对暂定金额比例进行调整，同时，用户可以在清单项目选择的时候方便地选取需要加入的项目。在变更管理中实现了一般、重大变更均可做数量、单价、新增合同项目变更。
5、 2加强计量支付管理：鉴于以往工程施工过程中，计量支付业务不规范，给业主计量支付带来很大困难，包括报表格式不统一、监理审批过程繁琐、业主监控手段不完善等。在系统中，清单项目计量从每个凭证开始输入，热后汇总成中期支付证书；提供现清单中没有的项目的暂计量功能（指已按照变更通知要求做，但设计变更手续未批复的项目，按暂定单价和数量计量）；暂定金额中列支项目：补贴、材差、优质优价，仅在计量支付模块中输入，不需在变更管理中输入；同时提供了预付项目中的动员预付款与材料设备预付款支付与扣回功能；手工输入保留金，当金额达到保留金的限额时用对话框提醒用户注意，在输入计量项目准确性和及时性，使历史数据的查询变得快速、有效，同时，利用系统适时纠正了审核中存在的疏漏问题，当计量数据大于合同数据时，系统会自动报警，及时发现工程计量支付中的错误与疏忽，使对工程的计量支付更有效准确。
篇12
司法机关档案资源体系建设存在的问题
档案信息资源系统建设，作为信息化建设的核心内容，是加快档案工作融入信息社会步伐、推动档案部门向多元化服务型角色转变、适应新时期社会和公众需要的重要举措。近年来，司法档案的建设取得了一定的成果，门类比较齐全、结构逐步合理、管理日益科学、装备日趋精良、能有效为司法工作提供服务的档案资源体系基本形成。但是，与国家档案发展规划相比，与国内先进城市档案水平相比，与司法工作和社会民众要求相比，仍存在一些深层次的问题和矛盾。具体表现在：
1、从宏观分析，档案建设缺乏全局性战略规划
一方面，由于目前国家尚无全国统一、具体的档案资源建设战略规划，导致全国各地区、各级司法机关在档案资源体系建设中，缺乏统筹规划，形成了“以我为主，自成体系”的建设机制。另一方面，国内学术和实务界对于档案资源建设理论的研究欠缺，倾向于通过管理系统和计算机应用提高档案管理工作，而忽视了档案信息资源的整合、利用、共享和安全保障。基于对档案资源体系建设的内涵和实质内容的理解差异，司法机关在体系核心、建设策略、建设原则、体系结构等方面分化严重，“重硬轻软”、“重信息轻实体”、“重系统轻信息资源”成为许多司法机关信息化建设的现状写照，盲目投资，重复建设比比皆是，甚至破坏了档案的完整性。
2、从管理分析，司法档案资源建设缺乏统一的、指导性的标准环境
标准环境包括两个方面：一是法规、规范、标准。其内容具有强制性，反映不同类别、不同业务流程下档案在各环节工作的流程和规定。如法院系统了《人民法院诉讼档案管理办法》、《诉讼文书立卷归档办法》，检察院系统了《人民检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》等。二是信息资源管理标准，涉及数据共享与交换的关键技术标准，如数据、数据样式、元数据标准、数据交换、数据库结构等。以上标准的统一与规范，是加强档案规范化建设的重要内容，是确保档案资源系统建设根基牢固的基础，也是实现数据无缝流通的关键。由于司法机关档案部门组织结构均为业务领导与保管职能合一的体制，司法机关的专业档案馆(室)分别遵循最高法、最高检的档案规定，开展档案的收集、整理、利用等工作，难以形成统一的、指导性的标准环境，制约了司法档案资源跨地区、跨部门、跨门类的利用和共享。
3、从内部状况分析，司法档案资源体系建设面临着诸多制约因素
一是档案缺位失位现象。个别档案部门没有树立“大档案”意识，不能突破从档案保管者向多元化服务者角色转变，缺乏档案工作可持续发展的规划，档案缺位失位现象普遍存在。二是受传统档案管理模式、馆库建设和人员综合素质等因素限制，司法机关弱化了对声像、实体和特色档案等档案材料的接收，导致室藏档案门类单一，普遍“车少货缺”。三是“条块分割”的弊端尚未革除。司法档案均以各自形成单位利益为重，只注重本单位的档案工作，“直筒式”的档案管理系统居多，分散保管限制了档案的整合。
建立司法机关“一体化”档案资源体系的思考
1、“一体化"档案资源体系的基础分析
从政策方针看，国家档案局局长杨冬权在2009年全国档案工作会议上明确提出要从3个方面对档案实体或档案信息进行科学整合：“整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合统一系统、不同地区档案机构的档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构的档案资源。”在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中明确：“实现‘大档案’建设，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系成为‘十二五’期间的档案战略发展的主要任务。”司法机关的档案改革趋势势必要跟上国家信息化建设步伐。
从理论研究看，“大档案”资源体系建设一直以来是档案实务和理论学术研究的热点课题。2004年丁培良在《浅析集聚“大档案”》一文已经对“大档案”进行，了深入的思考，也即“一体化”档案资源建设的理论雏形。2005年，安徽和县进行了档案资源整合试点，引发了波及全国的县级档案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作为先行先试的改革试验田，在档案资源建设方面取得突出的成绩为“大档案”理论奠定了实践基础。
从工作实践来看，司法档案在形成、内容、利用、整理等方面存在特殊性，司法机关之间基于案件办理所形成的司法档案联系相当紧密，互为参考，互为补充。
2、建立司法档案“一体化”档案资源体系的客观原因
一是管理体制的创新。体制的创新将促成各管理机构形成工作合力，寻求工作上的支持和默契。积极探索建立区域性有效调控机制，加强监督和指导力度，推动资源建设全面发展。同时，体制改革能增进管理者之间的学习交流，拓宽业务联系渠道和范围，加强复合型档案人才队伍的培养。
二是有利于建立多样化资源整合模式。“一体化”档案资源体系能够把实体整合和信息整合相结合，实行集中统一管理，针对各专业档案的国标要求，进行科学规范化管理，最大限度保证档案的归档率、完整性和安全性。
三是有利于资源共享，深化服务职
能。实现“多档合一”，规避传统管理模式所形成的管理壁垒，通过建立功能强大、海量的数据库和安全可靠的网络环境，实现跨区域、跨部门、跨门类的档案资源共享，从而使社会、机关和用户成为真正受益者，实现档案资源查询、利用的一站式服务，最大限度的发挥档案资源的整体效益。
四是有利于减少建设成本和运行维护支出。体系的建设将遵循统筹规划，协调配合，稳步推进、注重实效的原则，有效避免多头建设、多头投资，实现设备的合理规划和配置，从而节约财政开支和日常维护费用。同时，体系的建设所筹集的专项资金也解决了各机关资金紧张的难题。
3、司法机关“一体化”档案资源体系的建设构想
建设“一体化”档案资源体系意味着要打破长期形成的档案管理体制，改变多年来的传统管理模式，面对体制的改革、资源的整合、标准的设立、共享渠道的监控等难题，任重道远，却意义非凡。
在组织管理架构上，各级档案馆，尤其是市级以上档案主管部门，应该充分履行档案统管和指导职能，将司法机关纳入体系建设推进小组，凭借自身档案专业和资源优势，统筹规划，明确建设目标，分类指导，分层推进，分阶段实施，做大、做强、做活档案馆。
在整合内容和管理模式上，一是对分散在各单位的司法档案进行实体整合或信息虚拟整合。经济和馆库条件较好的地区可以将实体移交进馆实现集中管理，馆库条件紧张的地区则依托档案资源数字信息汇集到档案馆系统进行虚拟整合。二是实现档案信息整合。在统一档案信息著录、数字化处理规范的基础上，实现不同单位、档案的信息整合，建立区域性档案目录中心或共享平台。
在标准环境上，国家档案行政管理部门应尽快出台系统的档案资源体系建设的标准，以便档案工作者有章可循，各地档案主管部门也应该结合司法机关特点，制定规范性的实施细则和管理规范。此外，还应该建立科学的绩效考核机制，确保档案资源建设的可持续发展。
在人才培养上，各级档案主管部门和司法机关要善于总结和工作创新，要支持、鼓励和促进学者和档案工作者对档案资源体系进行研究，加强校地合作，提高业务水平，实施档案资源建设的人才培养战略，使复合型档案人才成为建设的中坚力量。
参考文献：
1、丁培良，《浅析集聚“大档案”》，中国档案，2004，06
2、魏勤政，《大档案热的冷思考》，档案管理，2006，02
篇13
民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。它是建立解决民生问题长效机制的重要基础；是维护人民群众合法权益的现实需要；是档案部门服务大局的重要途径。加快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居，推动建设和谐社会，是我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，也是档案工作服务党和国家工作大局的前进方向。作者结合多年档案基层工作经验，就如何构建民生档案工作联动机制，更好地共享资源，服务和谐社会，谈一些想法：
1 当前民生档案管理工作中存在的问题
1.1 对民生档案重视不够
有的单位档案人员变动频繁，管理设备和经费不到位，有的镇、街和部门没有专门的档案室。特别是村、社区和企业基层单位的档案管理薄弱，该归档的档案没有及时归档，档案随意保存的情况时有发生。
1.2 民生档案管理政出多门各自为阵，没有统一的管理体系
我市不同种类的民生档案分别归属不同的部门管理，形成多头管理问题，造成档案行政管理资源分散、利用效率不高、信息沟通困难；部门之间协作配合差、管理规范不一致、管理方法不科学，查全一个人的民生档案往往要跑多个部门。
1.3 民生档案数量大、种类繁多、管理难度很大
我市民生问题涉及众多领域和各个社会阶层，形成的档案数量大，种类五花八门，时间跨度很长，造成管理不到位，民生档案资源存在散失和毁损风险。仅社保档案就分为业务档案、文书档案、财物档案、个体工商户参保档案、部分破产、解体企业退休（职）人员档案、个体工商户参保人员退休档案等六大类；还有各类人事人才档案、物权产权档案、教育教学档案、医疗卫生档案、婚姻状况档案、收入情况档案等。随着民生事业的深入推进、民生领域改革不断深化、民生档案的覆盖面也不断扩大，民生档案的库存量每年以20%的速度增加，对民生档案的管理难度越来越大。
1.4 管理标准和规范不健全
社保档案执行的是《企业职工档案管理规定》，部分条款已不适应工作需要，医保档案和民营企、事业机构则没有规范的档案管理办法，造成档案管理混乱，查阅不便。
2 构建民生档案联动机制的对策
2.1 加强调研，协调涉民单位建立民生档案工作联动机制
针对档案形成特点、管理现状、利用服务情况，档案部门应制订详细可行的实施方案。一是系统性地开展民生档案工作调研活动，将调研结果总结、探讨，提出意见建议，及时反馈给上级领导，积极争取领导支持。二是切实贯彻落实《关于加强民生档案工作的意见》等相关民生档案发展的文件精神，组织召开涉民单位民生档案工作协调会和民生档案工作现场会，协调各涉民单位，构建共建、共享民生档案工作联动机制。三是宣传推广典型经验，全面促进民生档案工作的开展。
2.2 加强指导，多个领域发展民生档案工作
各级档案部门和广大档案工作者要立足实际，开拓创新，扎实工作，协调配合，在多个领域发展民生档案工作。
（1）要积极开展新农村建设档案工作，在农村和农民服务方面要有新突破。在巩固农村建档率的基础上，围绕村庄规划、农村养老保险、宅基地划分、村级财务、计划生育等热点工作，开展档案的收集、整理和保存。选择条件好的乡镇（街道）开展“示范乡镇”、“示范村居”试点工作，组织召开“新农村建设档案工作现场会”，总结推广先进经验。
（2）要大力推进社区建档工作，努力提高基层和群众服务水平。拓展社区建档内容，把民生档案工作作为社区建档方向，建立低保人群档案、残疾人档案、优抚对象档案、贫困户援助档案等社保档案，健全低保户廉租房档案和拆迁安置档案，完善社会医疗保险、养老保险、残疾人救助、孤困儿童等民生档案。例如，为使全部社区加强建档，曲阜市档案局深入社区，积极开展档案业务指导， 与市民政局联合制发了《曲阜市社区档案管理办法》，编辑出版《社区档案工作操作手册》。
（3）要广泛开展“档案进家庭”活动，使家庭和民生服务有新亮点。可以与市机关工委、文明办等单位共同组织开展以“建家庭档案，促社会和谐”为主题的“档案进家庭”活动；对有建档需求的家庭开展义务指导和无偿帮助，使之建立起具有一定规模的家庭档案，从而成为全市的家庭档案示范户。
（4）要重点抓好社会保险档案，使完善社会保障体系服务有新成效。积极联系保险企业，促进保险档案升级达标规范化；联合房产交易中心、住房公积金管理处、婚姻登记处等多个单位建立起规范的房屋确权档案、住房公积金档案等，提高工作的规范化水平，拓宽了民生档案工作领域。从而形成各部门共建共享民生档案的联动机制，使民生档案工作规范化水平全面提高。
2.3 整合资源，完善服务，发挥民生档案利用价值
（1）大力丰富馆藏。重点接收涉及民生的档案进馆，不便于进馆的通过目录共享等多种联动机制，建立完善包括土地延包档案、社保档案、医保档案、合作医疗档案、养老保险档案、房屋拆迁档案、档案、环保档案、用工合同档案、卫生防疫档案、疾控档案等服务体系。针对部分企业改制过程中档案流失的现象，可采取与改制企业签订《改制企业档案移交进馆责任书》，积极争取市经贸局支持的方法，将档案移交工作纳入企业破产程序，保证档案移交与企业破产同步进行。发挥破产企业档案在开展就业培训、办理职工保险、促进社会稳定等方面的重要作用。
（2）完善民生档案数据库建设。建立包括婚姻档案、知青档案、公证档案、劳模档案等内容的民生档案目录数据库，并对部分重要档案进行全文扫描。
（3）加强民生档案开放鉴定。优先对馆藏民生档案进行开放鉴定，编制出开放目录。按照《政府信息公开条例》的要求，建立政府信息公开查询服务中心，开展政务信息公开服务工作，直接为群众提供服务。
2.4 齐心协力，常抓不懈，建立健全民生档案工作长效机制
结合民生档案工作实际，可持续做好以下五个方面的工作。
（1）建立经常性的涉民单位档案工作协调会议制度。与各民生档案管理部门建立起经常性、互动式的协调机制，定期召开民生档案联席会，交流民生档案工作情况，协调工作关系，统一部署工作任务，保持民生档案工作同步发展、平衡发展。
（2）制定一个具体的民生档案工作时间表，有计划、按步骤地开展民生档案收集整理工作，确保涉民单位不空档、民生档案门类不缺项、民生档案资源不流失。
（3）推行民生档案工作包保责任制，将涉民单位进行分解划块，责任到科室，并将民生档案纳入档案年检范围，每年开展一次交叉检查活动，确保责任落实到位。
（4）建立方便群众利用的民生档案查阅场所。设置民生档案查阅场所，并配备便民设施、设备；深化“文档服务中心”的作用，坚持服务群众的优良传统，简化利用手续，公布服务承诺，对弱势人群利用档案给以照顾，使服务凸显人文关怀。
（5）全面提高民生档案工作规范化水平，建立共建共享民生档案资源体系，实现民生档案的数字化和管理现代化。
【参考文献】
