引论：我们为您整理了13篇电子档案的概念范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
档案是档案实践得以存在的物质基础，档案理论与实践都随其变化而变化。在2003年，天津师范大学档案学系刘新安教授提出了“档案物质实体双重构成”的思想，他认为“档案物质实体双重构成是档案物质实体构成的一种形态，是一种由‘文件实体集合’和‘档案历史联系的记录’两种物质构成的形态”。②而档案实践的对象是档案，当档案物质实体出现了双重构成的形态后，“档案的形成”也相应地被分解为两项实践，一项是形成“文件实体的集合”，另一项是形成“档案历史联系的记录”，而只有形成了这两种物质，我们才能将它们整合为档案。
虽然这两项档案实践的目的都是为了形成构成档案的物质，但就实践的对象和性质而言，“文件实体的集合”与“档案历史联系的记录”的形成是两类不同性质的档案实践。“文件实体集合”的形成属于以“文件实体”为对象的档案实践，而“档案历史联系的记录”的形成则属于以“档案历史联系的信息”为对象的档案实践。“文件实体集合”的形成属于“档案实体管理”，而“档案历史联系的记录”的形成属于“档案信息整理”。这样在“档案物质实体双重构成”出现之后，档案实践就从传统的一元档案实践，演变为“档案实体管理”和“档案信息整理”二元构成的档案实践。③
基于“二元档案实践”理论的形成，我们可以站在现代档案学理论的角度重新审视和设计数字档案馆的概念。
数字档案馆的概念设计
业内人士在讨论数字档案馆概念的时候，大多是关注传统档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、数字化档案馆等概念的比较和区别。笔者认为，在建设数字档案馆之前，很有必要对数字档案馆内部结构进行细致和深入的分析，以便清晰、准确地把握概念本身的内涵，有效地开展工作。
“概念设计”是一个在现代设计领域使用颇多的词语，被广泛地用于产品设计、建筑设计甚至城市规划设计之中。“概念设计”，可以归纳为一种以形象进行设计描述，设计构想不拘泥于具体的设计形式；它企图凭借新观念和新构想，进行一种理想化的设计描述，以求在其中诞生新的设计类型。“概念设计”对未来的科技发展和人们的生活方式进行合理预测，最终形成概念产品。概念产品的存在形式可以是三维实物，也可以是虚拟的电子模型或其他形式。 “概念设计”被看做是实施全新设计之前的理论思考和理论形态的设计，尽管也许会有技术实现上的难度或者缺陷，但其本身已经是一个完整的设计形态了。④
（一）数字档案馆概念设计图
如图所示，数字档案馆首先是一个实体档案馆，也就是说数字档案馆是以单个档案馆为概念主体和行为主体，它是档案馆实体的一种新形态。⑤数字档案馆是由两个实体子系统构成的，即文件实体集合系统和档案历史联系的记录系统。
（二）文件实体集合系统
此系统由两种不同载体形式的文件实体集合系统组成，即纸质文件实体集合子系统和电子文件实体集合子系统。
1. 纸质文件实体集合子系统
它是指传统档案馆中原有馆藏的纸质档案。这些纸质档案保持着进馆时的整理顺序和库房保存位置,保存这些纸质文件的根本目的是为了保证档案的凭证作用。在计算机技术普遍应用的条件下，为了提高档案用户利用档案信息的几率，档案工作人员会对这些纸质文件进行数字化。而这一过程生成的数字化文件不是当时社会实践下生成并遗留的真正文件，因此不能作为当时社会实践的实物凭证，尤其是在数字档案目前还不具备法律凭证效率的情况下，保留纸质文件的实体集合显得尤为重要。
2. 电子文件实体集合子系统
随着信息技术的发展，各单位为提高工作效率产生了大量的电子文件。在计算机条件下，可以采用多种方式将电子文件集合在一起，比如存放在硬盘、软盘、光盘等载体上，形成电子文件实体集合子系统。
在电子文件实体集合子系统中，电子文件“实体”在硬盘上的物理存储方式遵循着计算机自身固定的逻辑和算法。具体地说，计算机在确定电子文件“实体”存储位置时，会考虑到文件的存取速度、存储空间的有效利用等问题，因此人们很难判断一份电子文件“实体”在计算机中的物理存储位置，相应地也就失去了对电子文件“实体”进行排列的权力。此时的“电子文件实体集合”如同一堆未经过整理的散乱的纸质文件，显然人们很难从这样的“文件实体集合”中解读出电子文件之间的历史联系。而文件之间一旦失去了这种内在联系，将不能称之为档案，为了体现档案学基础理论中最为重要的历史联系，必须建立一个“档案历史联系的记录系统”来专门固化、记录电子文件之间的历史联系，从而使档案用户通过一份份有序的电子文件解读出他想要了解的那段历史。
(三) 档案历史联系的记录系统
档案历史联系的记录系统是专门记录电子文件之间历史联系的系统，它是由无数“档案历史联系的记录”组成的。“档案历史联系的记录”也是一个电子文件，在这个电子文件中记载着一组具有历史联系的电子文件的代码。打开“档案历史联系的记录”，我们看不到电子文件的具体内容，只能通过这组代码获悉哪些电子文件是具有关联的，这就像我们不可能从“档案目录”中看见文件的具体内容一样。当档案用户提出查询档案信息的需求时，档案工作者将首先通过“档案历史联系的记录系统”从历史的角度检索出具有关联的文件代码，再通过“文件实体集合系统”去查找档案的具体内容。
档案历史联系记录系统的出现，是数字档案馆系统的一次变革。它首先解决了档案人员不能对电子文件进行实体排列的问题，而且它的出现可以使我们独立地发展记录档案历史联系的原理和技术，使记录档案历史联系的方法由传统的“一维”发展到“多维”。这样，我们可以把目光转向纸质档案领域，纸质档案是利用文件实体的一维排列来固化档案之间的历史联系，即我们只能选取档案历史联系中的一个要素（如来源）对其进行整理。这样形成的纸质档案只能从一维的角度记录历史。“档案历史联系的记录系统”出现后，纸质档案整理时不再受传统档案整理方法的制约，可以运用虚拟整理技术记录纸质档案的历史联系，这时形成的纸质档案就具有了与电子档案一样的多维历史联系。这样，“档案历史联系记录系统”出现后，可以运用统一的技术方法来同时记录纸质档案和电子档案的历史联系，形成多维的历史联系的记录，从而更加客观、完整地记录社会历史。
结束语
1． 数字档案馆的本质
数字档案馆，顾名思义，它是在计算机及其技术高度发展的条件下发展起来的一种新型档案馆。它并不仅仅指数字档案馆馆藏信息的全部数字化，它是能同时融合纸质档案和电子档案的一种高度整合的技术形态，其实质是档案历史联系的数字化，即当计算机技术发展到一定程度，能用同一技术标准将纸质档案和电子档案历史联系数字化时，数字档案馆随即形成或应运而生。
2． 数字档案馆的发展趋势
数字档案馆是实体档案馆，而将多个数字档案馆中的信息利用虚拟技术与网络技术，连接在一起形成一个虚拟的信息空间，就是我们平常所说的虚拟档案馆。⑥虚拟档案馆是一种虚拟的、无形的网络空间，强调的是利用电子网络远程获取档案文献信息的一种方式。它的建立是以数字档案馆中的信息为基础和支持的，是数字档案馆建设的必然发展趋势。
当前，档案界同仁的首要任务是要认清数字档案馆的本质，加快数字档案馆的建设，最大限度地为社会提供档案信息资源。
参考文献
[1][5]于丽娟.再论数字档案馆[M]，21世纪的社会记忆，北京:中国人民大学出版社,2001
[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J]，档案学通讯,2003（5）
[3]刘新安.二元档案实践及其体系[J]，档案学通讯,2004（1）
篇2
这是一个非常宽泛的定义，在这个定义下所有计算机中的文件都是电子文件。现在任何一台个人计算机中都至少有十几万个这样的文件，更不要说大型的服务器和存储系统。显然，把如此多的文件纳入档案管理的范围是不适宜的，也是一项无法完成的任务。
应该说在这里我故意混淆了概念，我所说的“计算机中的文件”是指计算机科学中的文件概念，而不是文书学、档案学中的文件概念。作为一个档案行业的标准，《电子文件归档与管理规范》中的“文件”确实更可能指向文书学、档案学中的文件，而非其他学科中的相似概念。但由于《电子文件归档与管理规范》没有定义“文件”这个概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴来风。事实上，我的确怀疑标准中的“文件”的含义更多地来自计算机科学。
在标准中还有关于电子文件分类的规定：
电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链接文件；P——程序文件；D——数据文件。
如果说文件概念还存在歧义，那么这个分类标准毫无疑问是计算机科学的。只有计算机科学中的文件我们才能严格按照这个分类划分，而一份文书学、档案学意义上的文件往往是上述多种类型的混合。
或许有人会说，对于一个事物的类别可以从多种角度划分，在文书学和档案学中，我们对于文件就是按照文种、行文方式甚至载体类型等多种角度划分的，对于电子文件这种与计算机密切相关的文件形态，引入计算机科学的分类方式也不无道理。
必须承认，这种反诘是有力的，我的本意也不是讨论目前档案界普遍流行的关于电子文件的定义和分类是否科学。但是这种定义和分类至少在档案学角度上是不够清晰的，或者说它离我们熟悉的、实践中必须使用的概念、术语是有距离的。实际上，在对于电子文件管理对象的研究乃至整个电子文件管理的研究中一直存在着的一种泛技术化的倾向，即过于关注电子文件管理所需的计算机技术细节，而忽略了从档案学角度去理解、研究电子文件；专注于从电子文件本身孤立地进行研究，而忽略了在档案工作大背景下讨论电子文件管理与传统档案管理的关系。这种泛技术化的倾向在研究中未必不是一个必须的阶段，但是在实践中则造成了很多的问题。
二、泛技术化倾向给电子文件管理实践带来的问题
1、电子文件与传统载体档案的关系复杂
电子文件是一个单独的档案门类吗?还是它仅仅是传统档案的一种不同形态?
档案界在最初研究电子文件时是把电子文件作为一种新型载体的档案来看待的，现在虽然我们已经认识到电子文件与传统档案相比绝不仅仅是载体形式的变化，但是在管理中依然存在着把电子文件作为特殊载体档案来管理的趋势。这种趋势是有其传统的，在档案管理的历史上不断有新型载体档案的出现，如照片、音频、视频档案等，这些新型载体档案最终都衍生为一个专门的档案门类，有着独立的编号、独立的目录和独立的保管要求。但是电子文件与过去那些新型载体不同，无论照片还是音频、视频，它们与更传统的纸质档案之间虽然在内容上存在着千丝万缕的联系，但彼此之间是补充关系，纸质、照片、音频、视频可能同时用来记载一个活动，但是它们的具体内容和表现形式各不相同。但电子文件与传统载体档案的内容和表现形式可以完全相同，呈现出一种替代关系。
如何在档案管理中把握这种关系呢?一个现实的问题是，当我们接收一个单位的传统载体档案和电子文件时，电子文件的目录是应该单独建立数据库还是并入传统载体档案目录数据库?如果单独建立电子文件数据库，那么同一份文件既有传统载体又有电子文件，在档案统计时如何计算?这些都是电子文件管理的细节问题，但是尴尬的是在档案界对电子文件进行的大量研究中我们很难找到这些细节问题的答案，甚至是解决思路，而这些细节又恰恰是我们开展实际工作必须解决的问题。
2、电子文件管理的指导和实践之间存在错位
在所有关于电子文件管理的政策、标准、规定中，都把电子文件以及电子文件归档后产生的“电子档案”看做是真正意义上的文件、档案。而在实践中，几乎所有的地区和单位都依然把传统载体档案当作真正的档案(即便它是根据“双套制”原则由电子文件生成的)，而电子文件仅仅作为这些传统载体档案的一种更为方便利用的形式。换句话说，如果我们把所有的电子文件看成是传统载体档案经过数字化加工而形成的电子副本丝毫不影响工作。究竟是电子档案还是传统档案的电子副本，表面看起来是个定义问题，是个看问题的角度问题，但实质上这个问题关系到我们电子文件管理研究和实践的重点应该放在哪里。
3、跛足的“双套制”
现阶段电子管理的一个重要原则就是“双套制”，即“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。这个原则从一出台就在学术界饱受诟病，被指为保守、落后，阻碍电子文件管理的发展。如果说学界的批评还多少包含理想化的成分，显得有些激进，那么在实践中“双套制”带来的困难已经开始真正阻碍电子文件管理的发展。现有的“双套制”是不彻底的双套制，仅仅是片面强调电子文件的纸质化，而没有把传统载体档案的数字化与之结合起来。这就使得传统载体档案特别是纸质档案和电子文件不是严格的一一对应，一方面很多纸质档案没有电子副本，男一方面并不是所有的电子文件都生成了纸质版本。传统载体档案与电子文件并存但不能一一对应，这种不彻底的“双套制”无论对于机关档案室对电子文件的保管和利用还是对于将来向各级档案馆的移交都带来了很多问题。
三、从实践角度对电子文件管理对象的再认识
电子文件管理是信息时代档案工作面临的最严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务，对此我们必须有清醒地认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。开展电子文件管理实践的首要问题就是要明确电子文件管理对象，根据电子文件的不同性质和特点有针对性地开展工作。
我认为纳入档案管理的电子文件可以大体上分为三类，即原生性电子文件、电子副本和资料性数字信息。
原生性电子文件是指在计算机中产生，并且在实际业务活动中本身具有法律效力的电子文件，或者说是符合《电子签名法》的要求，能够直接被法庭采信的等同于书证的电子文件。只有这类电子文件是真正意义的电子文件，或者说是当前电子文件管理学术研究中真正关注的电子文件。只有这种电子文件才需要我们去前端控制、去全程管理，需要我们运用IS015489、IS023081的原则，需要我们记录多达百项的元数据来确保其真实性、完整性和有效性。这种类型的电子文件在我们身边随处可见，从自动取款机提款到各种电子消费，从企业网上年检到网上申报纳税，这种电子文件在社会生活中发挥着重要作用。但是从档案管理的角度来看，或者更明确地站在档案事业的主体——档案馆的角度来看，这些电子文件并不是重要的档案，甚至绝大多数都不在接收进馆的范围内。虽然不进馆的定期档案我们也要管理，但是对于电子文件管理而言长期保存才是难题所在，而对于短期保存我们完全可以相信技术部门有很好的解决方案。
篇3
档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。
（二）电子文件管理
本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。
（三）企业档案管理
本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。
（四）历史档案与史学研究
档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。
（五）档案保护技术
档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。
那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.
第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.
第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.
第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.
二,档案学热点问题举要
(一)与电子文件管理有关的基础理论问题
1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.
2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:
(1)档案管理的前端控制思想;
(2)档案鉴定中的前端控制;
(3)档案集中过程中的前端控制;
(4)档案保护的前端控制;
(5)档案编目的前端控制;
(6)档案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;
(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;
(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.
3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗
4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."
5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:
(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]
(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]
(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]
(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]
(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]
6.数字档案馆的建设与发展问题.
7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.
8.电子文件的运动周期的划分问题.
(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考
1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.
2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.
3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."
4."实物档案","口述档案"概念之争.
5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.
6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.
7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.
8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.
9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".
10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".
11.档案管理体制的变革问题.
12.档案工作原则与规则的关系问题.
13.档案种类划分问题.
14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.
15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.
16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.
17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.
18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义
(三)档案学自身的基础理论问题
1.档案学研究对象的表述问题.
2.档案学的学科性质问题.
3.档案学与文书学的关系问题.
4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.
5.现代管理理论对档案学研究的影响.
(四)档案管理信息化问题
1.档案网络建设中的信息管理问题.
2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.
3.文档信息化与文档有效管理问题.
4.文档核心信息资源的开发利用问题.
5.网上档案信息的法律地位问题.
6.档案信息网络安全问题.
7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.
8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.
9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.
(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点
1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.
2.关于保管期限的标时与否的争论.
3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗
4.电子文件的集中与捕获问题.
5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.
6.归档制度的建立与完善问题.
7.档案实体分类方案的编制与应用问题.
8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.
9.成套性与客体全宗问题.
10.实体分类与信息分类问题.
11.传统著录与电子文件著录的区别问题.
12.信息社会中档案编研工作的特点问题.
(六)档案信息管理应用理论研究热点
1.公民权利与现行文件公开,保密问题.
2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.
3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.
4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战
(七)档案史学研究方面热点问题
1.档案的起源问题.
2."档案"的辞源问题.
3."信息","文件","公文"的辞源问题.
4.甲骨档案中的"贞人"问题.
5.甲骨档案的内容结构问题.
6.文书档案连锁法的重新评价问题.
7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.
8.简牍档案的发现及其史料价值问题.
9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.
(八)专门档案管理领域的热点问题
1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."
2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."
3.人事档案管理问题.
(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.
(2)建立国家人事档案中心问题.
(3)擅自建档,造档问题.
(4)擅自扣档问题.
(5)擅自弃档问题.
(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.
1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题
2.《文书档案保管期限表》的讨论.
篇4
电子档案一词在国家颁布的规章或标准中出现较少，还没有官方认可的统一定义。参照纸质文件与纸质档案的对应关系，电子档案也应当是由电子文件经过归档、移交等流程转化而来。尽快界定电子档案的概念对于档案部门做好电子文件归档和电子档案的管理特别是长期保存工作非常紧迫和重要。对于电子档案的内涵，就目前的认识水平，有几点是明确的，一是电子档案是由上述所说狭义的电子文件归档形成的，二是电子档案应当包括元数据、内容数据以及必需的过程数据，并且通过一定的方式互相关联，三是电子文件归档应当进行真实、完整、可用方面的检测，四是立档单位向档案馆移交电子档案应当履行法定程序。对于电子档案的长期保存有些问题还未形成共识，一是对于形成时不符合格式要求的电子文件是否必须要转换成标准格式或通用格式，转换后是否影响电子档案的原始性与有效性；二是对于流式文件是否要转换成版式文件作为档案保存；三是各立档单位的软硬件环境是否要向档案馆移交；四是动态数据是否作为电子档案保存。
数字档案一词使用也比较普遍，特别是各地在进行数字档案馆项目的立项和建设过程中，作为核心建设内容的数字档案资源建设，是数字档案一词得到较多使用的重要原因。目前比较一致的看法是，数字档案是馆藏数字信息的统称，包括新接收的电子文件、传统载体档案数字化形成的数字化档案以及根据馆藏需要收集的重要数字信息资料等。
二、关于档案数字化的工作策略
档案数字化工作是实现档案信息化管理的必要途径，从提高档案利用的效率和确保档案原件的安全角度出发，档案数字化是每个档案馆、档案室都需要做的基础性工作。在开展数字化工作过程中应当把握下列几个方面的原则。
完整性原则。应当有效保证档案信息的完整性，一个案卷、一个专题或一个全宗的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要程度、敏感程度等删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。
目录优先原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、著录、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。
最小干预原则。要注重维护档案原貌，必须减少对原件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和重复扫描。
方便利用原则。数字化的主要目的是方便利用，同时保护原件。对已经数字化的档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无限制开放的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。
三、关于数字信息转存胶片、缩微胶片数字化及其与纸质档案数字化的关系
将数字信息转存缩微胶片是保证电子文件可靠性、长期保存的重要选项，也是电子文件安全备份的措施Z--。但是，数字信息转存胶片的存档机及其相配套的冲洗设备投资较大，对工作人员的操作也有必要的专业要求，因此，在省级以下档案馆及多数档案室并不需要配备相关设备，可以委托省级以上档案馆或相关专业公司进行转换。
缩微胶片数字化的目的是解决缩微胶片检索速度慢、阅读不方便的问题。已经进行缩微拍摄的档案，为避免重复拆卷、扫描对档案原件造成的损害以及其他安全隐患，应当不再调用原件进行扫描，而利用缩微拷贝片或者母片进行数字化转换。但是，对于有些档案馆早期拍摄的缩微胶片画幅质量不高、对案卷或文件进行有选择性拍摄、案卷整理不规范等情况，如果采用缩微胶片进行数字化转换，会出现数字图像质量不符合标准要求、图像与目录挂接困难等问题，就应直接调用纸质档案原件进行扫描数字化。
数字信息转存胶片是一项着眼于档案资料长期保存、安全备份的战略性的技术手段，缩微胶片数字化是为了提高档案复制件的利用效率，纸质档案数字化的作用体现在三个方面，一是避免使用档案原件，保护档案原件，二是能够提高档案利用的效率以及查全率、查准率，三是档案资料安全备份的一种技术方法。应当根据档案资料保管、利用的不同要求以及自身的人员、技术、设备条件等，选择相应的技术方法。
四、关于电子文件中心、电子文件备份中心和数字档案馆三者的建设要求及其相互关系
在国家综合档案馆建设电子文件中心的设想和要求是2005年开始在档案部门提出的，2007年4月，为贯彻落实王刚同志有关电子文件管理工作的批示精神，国家档案局在江苏、安徽召开了“电子文件中心建设经验交流会”，会议对全国档案部门进行电子文件中心建设的任务和要求进行了全面部署。在2009年全国档案局长馆长会议上，电子文件中心作为各级国家综合档案馆“五位一体”的“一位”，成为今后各级国家综合档案馆的一项基本功能建设要求。对于电子文件中心的功能和建设要求，安徽省档案局黄玉明副局长在《档案学研究》2010年第2期刊发的《电子文件中心的定位与核心取向》一文中，已经做了很好的、比较系统的阐述，这里不再赘述。
电子文件备份中心的名称在各地档案部门使用比较少，只是在个别地方档案馆，为了适应当地电子政务建设数据备份的要求，提出建立本地电子文件备份中心的项目需求。在2009年12月两办印发的《电子文件管理暂行办法》文件中，明确提出了在各级国家综合档案馆应当根据灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或者异地备份库的要求。这是从国家战略高度，从电子文件的安全管理需要出发，国家赋予各级国家综合档案馆在电子文件管理方面的一项新职能。电子文件备份中心建设应当紧紧围绕电子文件管理、国家灾害备份的要求，结合各地档案馆的特点，明确定位和功能要求，建立相应制度，配备相关设备和人员。
篇5
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇6
“互联网+”时代已经到来，计算机网络逐渐渗透到社会的各行各业之中，档案管理也是现代信息化时代需要进一步拓展的空间。大数据是信息化技术发展到一定程度之后的必然产物。在当今社会中，更多的信息实现了电子化，数字化的发展模式，这样就给我们查询相关的信息带来了更大的方便，我们可以运用手机或者计算机调阅相关的信息，即：信息的大数据时代已经到来。基于这一背景条件下，档案管理的价值不仅仅停留在纸面上，更多需要基于计算机电子化、数字化的虚拟网络之中，实现档案数据更广泛的共享。
1大数据对于档案管理的意义分析
1.1实现档案管理的高效性
大数据的概念就是基于网络信息技术，将相关的信息通过网络进行共享。这样思想运用到档案管理之中，可以实现不同档案管理部门之间的资源共享。在查阅档案的时候，调阅者可以得到更多全面的信息，相关的数据参考更多。大数据的概念实现了档案管理的开放性，使得更多的资源可以向调阅者开放，帮助他们更加高效的查阅相关信息。
1.2实现信息的可靠性
由于大数据是将更多的档案资源进行整合，实现一个庞大的虚拟数据库。在这一数据库中，我们可以更多准确地找到自己所需要的资料和信息。在调阅的过程中，档案资料的真实性有了进一步的保证，我们可以更加放心的信任自己调阅的档案资料。
1.3强化了自动分析能力
在大数据的理念中，我们还加入了数据分析的环节。更多的大数据在被调阅之后，很多人都是难以有效看完这种档案资料。这时候我们就需要依靠计算机对其进行有效分析，不断拓展自动化的分析，由于这种自动分析是计算机事前设计好的，具有一定的科学性，自动分析的结果具有更加可靠的属性。因此，这种自动分析能力可以帮助我们在大量的档案数据中得到最为准确、科学的结论。
2提升大数据在档案管理价值的具体措施
2.1系统开展信息化建设
由于大数据需要基于当前的不同档案部门之间相互数据共享的基础上，因此，实现所有部门之间的信息化改造是前提，不断提升档案部门标准化的信息技术改造。例如：使用同一个数据库系统，使得他们在档案信息电子化改造过程中，最终可以实现相关信息共享。这一点十分关键，只要有一个部门信息化系统改造不彻底或者是数据库系统不一致，都可能造成最终的数据共享的困难和问题。因此，在信息化改造的过程中，所有的部门需要相互协作，加强沟通，顶层部门需要进行信息化系统的统一采购和安装，同时针对技术人员进行统一的培训，使得他们充分掌握系统的使用、维护和日常问题处理。在信息系统建立之后，我们需要进行联调联试，查找数据共享过程中的问题，最终实现整个系统的完善和优化。
2.2加快纸质档案的电子化进程
现代的大数据概念是基于网络计算机的电子化数据信息。然而我们在过去的几十年中，所有的档案都是纸质的，为了保存这些珍贵的档案资料，我们付出了很多的心血和汗水。要想实现档案的大数据共享，第一步就是需要实现这种珍贵的纸质档案资料的电子化转换。将相关的纸质档案扫描、拍照，形成一系列系统化的电子档案，这样才能进一步输入电脑，实现与网上数据对接。在纸质档案的电子化进程中，我们需要进一步掌握相关的技术，做好更多的防护措施，尽可能地保证那些珍贵纸质档案的完整性。
2.3构建档案信息化管理的统一标准
档案在进行电子化改造过程中，我们的操作存在很多的不确定性。针对这些不同的选择，我们需要进一步构建统一化的标准。在进行信息化建设过程中，只有统一标准，最终形成的电子档案才能在相互比较中具有一定的对等性。具体来说，我们需要规范电子档案的文件格式，需要具备的基本材料，只有具备这些基本材料，才能构成一个完整的电子档案数据。同时，我们在档案的电子化处理过程中，进一步统一处理手段和方式，这样处理出来的电子档案才能进一步统一，差异性才能降到最低。
2.4人员的信息化素养提升
信息化技术、大数据理念都是近年来最新的思想。档案管理人员在日常的工作中只是单地了解过相关概念，对其应用和操作知之甚少。我们需要进一步加大对档案管理人员的信息化技术素养提升。因为档案管理需要有人员进行操作，同样的档案信息化建设、大数据的建立都是需要人员去实施，所以我们需要对这些操作、实施人员进行信息化技术的培训。同时我们还需要进一步引入一批专业化的信息人才，他们的进入可以帮助我们实现档案管理队伍的优化，进一步帮助在岗人员相互学习和交流。信息化培训的形式可以多样化。例如：自学与交流相结合，理论与实践相结合等都是可行的。培训的时间可以集中在工作相对轻松的时间段，采用集中和分散教学相结合。
3 结语
档案管理借助大数据的理念将实现质的飞跃，其高效性、准确性将得到进一步提升。在大数据改造的过程中，档案管理工作需要注重系统改造的统一性，加快纸质档案的电子化，构建管理标准，强化管理人员的技术培训，从而为档案管理价值的提升奠定基础。
参考文献
篇7
一、元数据档案整理技术
“元数据档案整理技术”是西方档案界提出的一种档案整理技术。而西方产生这种技术的实践基础是，他们利用计算机网络及其技术实现了“电子政务”，并且使“电子政务平台”成为他们日常行政管理的实践基础和管理工具。
在这种特殊的条件下，电子政务系统本身不仅能产生着电子文件、而且也能提供电子文件的实体信息(数据)，并且能根据电子文件生成的具体环节，提供隐含在具体环节背后的、电子文件与社会实践及其过程之间的对应信息——元数据(数据的数据)，即档案实践通常所称的“档案历史联系信息”。于是，嵌在电子政务平台中的档案整理系统就可以在电子政务的支持下，利用所采集的“元数据”完成“档案历史联系”的整理，它不但获得了“电子文件实体集合”，而且具有了足以使这一文件实体集合转化为档案的“档案历史联系的记录”。而“电子文件实体集合”和“档案历史联系的记录”这两种物质实体的获得，就构成了它所要得到的电子档案实体。因此“元数据档案整理技术”本身是一个具有科学性、高自动化程度的档案整理技术体系。
由于现在西方和我国还只是将“元数据档案整理技术”嵌入到了电子政务系统，所以有人可能误认为，元数据档案整理技术只适用于电子政务。其实不然，它不但能适应电子政务的档案整理，而且也能适应诸如电子银行、电子商务、电算化会计等等电子管理平台的应用。事实上，只要人们能为某一社会实践的管理建立电子管理的平台，那么元数据档案整理技术就能嵌入这个电子管理系统，成为适应它的档案整理技术。所以“元数据档案整理技术”本身是一种具有很宽实践范畴的实用档案整理技术。
“元数据档案整理技术”所具有的特征是，它彻底变革了传统档案实体整理的技术，成为“文件实体整理”与“档案历史联系整理”分离的技术。这种文件实体与档案历史联系整理的技术分离，使元数据档案整理技术中的“档案历史联系整理”，不再受电子文件实体的干扰，而使档案整理真正地进入了多元的时代，使档案整理原则从一维的“来源原则”，发展为具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。“元数据档案整理技术”所具有的“文件实体整理与档案历史联系整理技术的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”是其档案整理技术的四大特征。
二、非元数据档案整理技术
在档案整理技术中“非元数据”与“元数据”是相对存在的两种档案整理技术。从概念上说，除了“元数据”的档案整理技术之外，都属于“非元数据”档案整理的技术范畴。但本篇文章不再研究传统的档案实体整理，它包含的只是新提出的“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”和“不同载体的混合档案整理技术”。
不管是“以‘件’为单位的档案整理技术”，还是“不同载体的混合档案整理技术”，它们的档案实体整理与档案历史联系整理都是相互分离的。“双套制的档案整理技术”比较特殊，从表面上看，它是用整理纸质档案的方法完成了电子档案的整理，但它同样告诉我们，也能够用整理电子档案的方法整理纸质档案。由此我们可以看出，中国档案界提出的这些非元数据的档案整理技术，具有一个共同特点，即它们都是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的档案整理技术。由于这些“非元数据档案整理技术”是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的技术，所以它们就同样都能实现档案历史联系的多维化。它的档案整理原则，也可以从一维的“来源原则”，过渡到具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。它们最终都要形成由“文件的实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体共同构成档案。
于是我们发现，中国提出的非元数据档案整理技术虽然还存在着许多的缺点，但在“质”上，这些非元数据档案整理技术都具有“文件实体整理与档案历史联系整理的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”的四大档案整理技术的特征。
三、两种典型档案整理技术的比较
我们的研究发现，虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同，但它们具有相同的四大特征，并且这两种档案整理技术具有相同的内在结构，完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说，是因为它们具有相同的档案整理结构，所以它们才具有它们的共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术，其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。
为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式，或者说，西方为什么采用元数据档案整理技术，而中国为什么要采用非元数据档案整理技术，而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在中国，其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是，从民国时期开始的“文档连锁法”，后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”，与之相应的则是文件生命周期理论；而另一种则是，与文书实践分离的档案实践，在解放后，中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人——档案室——档案馆”的档案实践体制，同时也就形成了有别于西方的档案学理论。
原理、价值和理念要过渡到实践，就需要技术的中介，由于技术离实践更近，所以它更要受到实践的约束，先进的技术并非在哪里都适用，对谁都是具有实用的价值。中国人民大学王健教授在国家社科基金项目“OA环境下的文件、档案一体化管理研究”的技术报告中就客观和直率地提出，在中国“无论是档案行政管理机构，还是档案馆，都无权指导各机构的文件工作，……因而无法具备全面的一体化功能。”①对于在中国建立文件中心的问题上她也指出“全盘否定档案室的态度是不科学的，完全撤销档案室的做法是不现实的，在保留档案室的基础上再重建一套文件中心是不必要的，简单地将档案室改名为文件中心也解决不了根本问题。”②这些认识对于认识档案整理技术的发展同样有效。
我们应特别注意，计算机化与现代化是两个不同的概念，比如，一种档案整理技术虽然没有实现计算机化，但如果它能实现多维的档案历史联系联系整理；而另一个虽然实现了计算机化，但它形成的档案历史联系却是一维的，那么我们究竟应该将哪种技术判断为现代档案整理技术呢？档案整理技术现代化的关键是档案整理技术内容上的现代化，计算机化只是档案整理现代化的一种外在的形式。
在自动化和计算机技术应用的程度上，元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术，有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍，但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求，那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下，创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度，来论档案整理技术的长短。
四、中国档案整理技术前景的展望
通过“非元数据档案整理技术”与“元数据档案整理技术”的比较研究，我们认为：
中国档案界，须在元数据和非元数据档案整理技术之间做一抉择，这是不能回避的。它不是单纯的档案理论和技术问题，而是干系到中国档案事业未来发展的一次抉择。它是档案工作者、档案学者和中国档案事业的领导者都必须倾心关注的问题。
不应该排斥元数据档案整理技术，但在相当长的一段时期内，“非元数据档案整理技术”应该是一条更适应中国国情的档案整理技术路线。我们甚至认为，它是迟早要被国人所接受的一种档案整理技术。
“非元数据档案整理技术”虽然已经有了基础，但技术整体还处于相当混乱的状态。我国应该在夯实它的档案学理论基础、简约它的技术、注重它的实用性的前提下，统一制定中国的档案整理技术规范。其结果应该是创造出一种具有中国特色的档案整理技术体系和理论。这也是中国档案界在世界有所建树的一个契机。
篇8
2004年10月，安徽省在全国率先启动的省级电子文件中心建设受到各方瞩目，被《人民日报》誉为档案传统管理向现代管理的重大变革。同年10月，江苏省档案局提出“2008-2010年全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”。2004年12月，江苏省常州市电子文件中心正式运行，成为市级电子文件中心的典型。2005年1月，苏州张家港市电子文件中心成为国内首家县级电子文件中心。此后，许多省、市的电子文件中心投入建设并显出燎原之势。2007年4月，国家档案局在常州和合肥召开了全国电T3C件中心建设经验交流会，标志着电子文件中心建设达到了一个。
数字档案馆与电子文件中心关系辨析
数字档案馆与电子文件中心建设取得了一定成果，也存在一定的问题。主要问题在于应该研究和明确二者的关系，说明它们在电子文件管理中扮演的角色有何区别，在社会中的定位有何差异?二者的关系理不清，实践建设就会出现偏差，例如当前存在的缺乏统筹、多头无序，定位不明、关系不清，模式各异、功能效果各不相同等问题。
1 已有的对二者关系的阐述
阐明数字档案馆与电子文件中心的关系，首先要基于定义基础之上。但二者尚未形成精准的、被普遍接受的定义。对数字档案馆属概念的定位，有信息系统、网络系统、一种信息获取方式等，所述内涵与外延偏差较大，缺乏科学定义的应有之义。实践上基本“停留在馆藏数字化和建立档案网站阶段”，例如深圳数字档案馆真正实现的是馆藏的数字化及其管理，缺乏电子文件管理的应有之义。电子文件中心一般被描述为“在电子中产生的电子文件数量急剧增加的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。”该描述没能揭示本质内涵及与其他“电子文件保管、利用中心”的种差关系。
在定义尚不精准的前提下，目前关于数字档案馆与电子文件中心的关系有如下一些主要观点：数字档案馆是档案信息化建设的高级形式和中长期目标。在不能一步建立数字档案馆的情况下，近期先建立电子文件中心，而后以此为基础建设数字档案馆；电子文件中心是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子政务各系统的桥梁和纽带；电子文件中心是政务办公自动化系统和数字档案馆的中间过渡阶段；我国数字档案馆一直未能妥善解决的电子文件在线接收和存取问题，有望通过电子文件中心的出现得以解决。
2 笔者对二者关系的认识
笔者认为，从核心本质上看，从长远发展上看，数字档案馆与电子文件中心从内涵到外延并没有什么差别。它们都是电子时代的新型文档管理机构概念，其实体除了人物之外还包括电子文件管理系统并且该系统是其建设的主体，建设的最终目标都是为了解决电子文件的管理问题。作为新型文档管理机构，它们根植于档案界的土壤但必须冲破传统档案工作领域，成为跨领域的、能够实现全程管理功能的整体运作的系统。
既然二者没有差别，为什么会存在名称上的差异呢?笔者认为，是源于从不同角度对于同一新生事物命名而形成的不同名称。数字档案馆是在文献机构强调面向社会服务的过程中、尤其是数字图书馆取得较大进展的推动之下形成的名称；电子文件中心则是在办公自动化、电子政务建设和政务公开政策的推动之下形成的名称。从实际运作情况看，数字档案馆强调通过公众互联网络以数字化手段为利用者提供方便、快捷的档案检索与查阅服务；而电子文件中心大多将功能嵌入电子政务网中，承担着保管政府机关电子文件以及网上文件信息的功能。数字档案馆侧重于面向社会服务；电子文件中心侧重于为电子政务服务。无论如何，二者的本质是相同的，只是实践中根据建设需要所选用的名称不同。数字档案馆易于得到社会公众的关注和认可，电子文件中心是为了向电子政务靠拢。不同的名称，有利于向不同的部门和对象推广新型档案理念，以求得到相关发展经费，获得更多的发展机遇。
在未来的建设中，数字档案馆与电子文件中心这两个概念理当二而存其一，保留一个淘汰另一个，从字面上看，笔者更加认同电子文件中心这个概念，它简单明了，既表达了以电子文件管理为核心任务又体现了与电子政务的天然联系。其定义应该是：以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现全程管理与社会化服务的新型文档管理机构。
数字档案馆与电子文件中心未来发展
1 理顺文件与档案管理流程
探索数字档案馆与电子文件中心的未来发展之路，必须克服当前的外延式技术应用模式，对其内涵和价值进行彻底的思考和追问。电子文件中心(数字档案馆)要想最终解决电子文件管理问题，首先要建立在理顺国家整体文件流程的基础之上，克服当前文档分治的局限，实现真正的文档一体衔接。
理顺文档管理流程要从整体上进行根本陛思考，对电子文件管理活动进行系统分析和科学整合，将文件“从生到死”、“从头到尾”的整个流程全面而系统地管理起来。笔者主持的一项国家社科基金项目中提出的“保存即归档模式”，对电子公文的管理过程进行了根本胜思考，适用于电子文件中心建设。这种思考付诸实施的结果将导致政务流程的再造。机构由传统的以职能为中心的管理模式向以流程为中心的管理模式变革，打破职能部门的狭隘视野，从全流程的角度管理机构文件活动，提高机构的整体绩效。为此，电子文件中心不应该是档案机构的改良，而应该是这种再造后催生的新的管理体制下的新型管理机构。
2 兼具管理、技术与服务功能
当前数字档案馆与电子文件中心建设在功能上都不完善：数字档案馆侧重于面向社会服务，前端管理薄弱；电子文件中心侧重于为政府服务，长久保管功能薄弱。在未来发展中其功能必须得到完善。如表1所示，未来真正的电子文件中心应是建立在整合了当前传统档案馆、信息中心、数字档案馆和电子文件中心等机构基础之上，兼具管理、技术、服务功能于一体，同时面向社会和政府进行服务的机构。它一方面要实现政府信息资源共享，对国家中产生的、具有保存价值的电子文件进行集中收集、归档、统一管理；另—方面应坚持档案化的思想，使电子政务过程中生成的电子文件如同纸质文件一样得到永久保存并为社会公众查询提供—站式服务。
3 建立起整体运作体系
我国数字档案馆与电子文件中心建设多是以原有的档案机构为实施主体，对传统档案机构的部分功能进行改造，一切职能均由地方综合档案馆行使。其建设仍囿于传统档案领域内，并没有真正地“走入合作圈”。这是我国数字档案馆与电子文件中心的先天不足，也是造成当前建设缺乏统筹、多头无序的关键所在。
未来的建设要打破旧有行政理念的传统思维模式，理顺各方关系，建立起整体运作体系。从宏观上、整体上统一管理策略，为所用应用软件系统及其平台、数据库、网络、接口等制定原则和标准；构建全面一体的网络，形成流畅的文档资源流通渠道；整合文档信息资源，提高共享程度；统一管理机构，合并机构职能。
4 成为一体化管理中心
未来的电子文件中心对于电子文件的管理，应该既是保存、交换中转，又是归档，同时进行整理。从理论上讲，它从电子文件制作完毕起就可以开始控制和管理电子文件及其信息。它成为电子文件交换中心，电子文件保存中心，电子文件利用中心。成为电子文件的汇集地，集文件管理与档案管理于一体，集现行政务信息与历史政务信息于一体，集政务信息中心、文件中心与档案中心于一体，成为一体化的管理中心。
篇9
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿 国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院 召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?GB／T17678－1999 把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件?仅指计算机识别的文件 最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇10
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇11
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇12
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇13
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
3 电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
4 结语
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。
