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其二，在档案文件建立方式与存储方式上的变化。首先，在建立方式上，传统档案文件的建立基本上是依靠键盘输入，但数字档案的建立更具多样性，如扫描、摄像等。其次，在存储方式上，数字档案的存储方式也将从传统档案的单机硬盘备份、磁盘存储备份转变成为服务器集中存储或云存储，这明显提高了档案文件存储的完整性与安全性，同时也提高了人们查阅档案文件的便捷性。
二、数据库管理模式下的安全保障要务
（一）常用的计算机安全防护措施。首先，定期清理计算机。在计算机的使用中，对于人们在使用程序或上网时留下的一些记录，会自动地保存下来（如浏览器，计算机会自动将人们在浏览过程中的信息自动保存到相关的设置当中。临时文件、缓存、历史记录等便是这些记录的具体表现）。对于这些保存的记录，一旦被人利用，将会从中获得很多使用者的个人信息。另外，当收到了一些来路不明的文件或邮件等，不要轻易打开，为了避免病毒的入侵，应该立即采取删除的手段。在“windows”系统中，自带了一个更新漏洞补丁的功能，应该定期进行更新，以此来有效地保护计算机。同时，对计算机进行定期的清理工作，对不必要的记录进行有效的删除，不但能够从根本上提高整个系统的运行速度，更能够为系统的安全性带来极大的积极效应。其次，灵活运用杀毒软件和防火墙。杀毒软件，它是确保计算机拒绝非法访问、不受病毒侵害的根本手段之一，而在数字档案信息的保?o中也是一个最为基础的方法。因此，身为档案管理人员，如果能够对杀毒软件的应用达到非常熟练的程度且定期对病毒库进行升级，那么就能够实现对计算机的实时监控，从而从根本上对最新病毒的侵害起到一个防范的作用。另外，所谓防火墙，它是位于“Internet”与内部网之间的一个构成，它的存在能够有效地为计算机和网络提供安全保护的硬件以及相应的软件。因此，杀毒软件与防火墙都具备了较为关键的作用，二者有着互相补充的关系。
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风险管理与档案安全之间的关系
“安全”的基本内涵是没有危险、没有损失、没有威胁。“风险”主要内涵为危险、伤害以及遭受损失的可能性，二者之间具有极为密切的关系。但是，风险并非意味着不安全。“风险”重点强调“可能性”，其具体含义为可能引起或者不会引起安全问题，风险不是绝对的。“风险”同时具有威胁与机会的双重含义，其中的威胁是消极的，而机会则是积极的。此处的威胁不同于传统含义的威胁，其关键点在于如何平衡安全、成本和效率，如何将威胁转换为机会。在医院的档案管理中，尽管电子档案更加便捷、易于管理，但其所存在的风险远远大于纸质档案的风险，可是，不能由于这种风险的存在就不再采纳电子档案。
风险管理的基本内容为对可能遇到的风险情况全过程进行计划、识别、评估、应对、监控等。对风险大小的正确识别，必须依靠准确的风险评估。进行评估后，再采取对应而适当的控制方式，对目标风险进行有效控制，根据实际情况制定针对性的信息安全管理方式，才可以确保将安全风险发生率降低到可控水平范围内。风险管理是安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的始终。风险管理具有双重意义，既可指导安全管理，又能应用于安全工作实践。只有在正确地了解和认识到存在的安全、风险后，才可以更加全面地、准确地理解风险管理，才可以从安全风险的角度出发制定出合理而完善的决策，正确开展安全体系建设以及安全管理投资等。以风险管理的视角对安全管理进行透视，必须始终坚持将风险管理贯穿于安全管理体系。建成的风险管理安全管理体系并不表示可以完全消除安全风险，但这种体系的完全实施，将可以确保安全风险尽量减少到最低水平，最终实现安全风险、安全成本与安全效率之间的有效平衡。
档案安全风险评估的必要性和作用
医院的档案管理与其他行业领域的档案管理工作一样，存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患成为诱发档案安全事故的潜在威胁。加之档案管理工作人员的基本素质与业务素养存在着较大的差异，其认识上表现为不一致性。①不少档案管理部门以及档案管理人员尚未形成风险管理意识。工作人员期望实现档案的绝对安全，但实际上绝对安全是不存在的。即便是对隐患进行认真排查或对风险进行有效控制，都只能实现档案的相对安全，随着环境的变化，其安全问题依然存在。和档案资料安全的相对性相比，档案资料的风险却表现为绝对性，不管采用何种方法进行控制预防，风险始终一直存在。正是由于上述关系，档案管理部门以及工作人员必须牢固树立对档案安全以及风险管理和控制的正确意识，始终紧绷安全这根弦，一直致力于档案安全管理。②部分档案管理工作人员的风险意识比较淡薄，其麻痹思想严重。在工作过程中，存在侥幸心理，自己认为不会出问题。③部分档案管理人员没有对档案工作的重要性引起足够的重视。档案资料具有保密性、完整性、实用性以及真实性，其业务内容相对复杂。因此，要始终坚持形成档案安全风险评估机制，且努力将这一机制认真贯彻实施。
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尽管数字化技术具备无可比拟的优势，但数字化技术运用于房地产档案管理工作中，还需注意以下几个问题：
1.1 注意服务理念的创新
传统的房地产档案管理方式要求管理人员，只需向客户提供相应的咨询和证明等被动型服务即可，缺乏主动服务和优化服务的意识。因此，在运用数字化技术的过程中，房地产企业的档案管理人员需改变自身的服务理念。
1.2 注意档案资料整理、收集的漏洞
随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作[1]。
1.3 注重档案管理人才的培养
由于房地产档案管理趋于数字化，因此，需注重对管理人员的技能培训，并让其熟练掌握房地产专业知识、档案管理技术和档案管理系统维修技术等知识，并加强对档案管理人员的计算机知识、数据库管理技能、网络知识等管理知识的培训力度，为房地产企业培养一批实用型人才。
2 房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略
2.1 建立健全的管理制度
在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性[2]。
2.2 规范房地产档案资料
在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。如图1。
2.3 建立数据系统和传输平台
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要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一。建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中。项目档案资料的收集就应该从合同抓起。企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等;规定施工单位、供货商的资料移交手续与“质量保证金”、“工程结算”、“工程尾款”等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处罚措施,与其经济利益挂钩。同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料。这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果。
二、投资方与建设方双方担责,共同负责档案资料的收集
基建项目的档案资料的收集工作是一件十分复杂的工作,投资方与建设方必须协作作战,共同全程负责档案资料的收集。一般地说,因为项目建成后为投资方长期使用,投资方比较重视档案资料的收集;笔者认为,建设单位同样应该十分重视工程档案资料收集工作,须明确一位主要领导分管,配备档案资料管理人员,统一管理工程档案资料。项目档案资料的收集工作,建设方不能马虎从事,投资方不能被动地接收,因此,最好的方法是双方明确项目档案员全程跟踪收集。这里,双方领导的重视无疑是非常重要的,可以设立一个有双方领导参加的工程档案收集领导小组,项目双方各自明确一名或数名专(兼)基建项目档案员,作为项目档案资料收集小组成员,全程负责工程项目资料的跟踪收集工作。基建项目工程涉及的专业知识多,双方档案资料管理人员要互相配合。一方面,投资方的档案人员应亲临施工现场,收集资料。根据工程进度,与项目经理、施工员甚至领班密切联系,针对性地列出需收集的资料名目,主动出击;另一方面,建设方的档案人员要做到边施工、边收集资料,积极配合,做到资料真实完备、记录准确符合规范要求,及时整理移交。这样,投资方与建设方共同担责,可以确保资料收集工作有序进行。
三、注重项目电子档案资料的收集
1. 要第一时间收集电子档案资料。在基建项目中,传统的纸质文件、图纸等档案资料人们比较看重,而计算机中的各种电子文件往往不会引起人们的重视,有时会忽视它的档案资料价值,没有及时的收集存储。而没有及时收集存储的电子资料很容易因为主观或客观的原因而消失,如病毒的入侵、人员的误操作、存储介质容量不够等等。因此,我们要十分注重电子档案资料形成后第一时间的收集、备份,并存储于能够脱机保存的载体上。
2. 要尽量运用通用软件、采用标准格式存储。随着技术的进步,计算机的各种软件版本升级频繁。要保证信息的长期保存和便捷利用,我们应该尽量采用使用广泛的通用软件,同时尽量采用标准格式的储存方式。专用软件产生的电子文件,应尽量转换成为通用格式;通用软件产生的电子资料,收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数,并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件如不能转换为通用格式,应注明专业软件的名称和版本,或者在收集时连同专用软件一并收集,为今后档案的检索和查询提供必要条件。
3. 要切实做好电子档案资料的安全管理。电子档案资料收集的安全管理万万不可忽视,它是后期资料整理的前提。目前,网络使用日益广泛,项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递。要防止病毒传播,必须做好项目电子档案资料的安全管理。首先是该加密的要及时加密,以限制无授权权限相关方进行编辑、复制等;其次,保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理,经常修改登录密码。再次是安装并及时更新杀毒软件,及时进行备份等。
四、工程项目档案资料收集应“不分巨细”忌“抓大放小”
基建项目档案资料门类多、来源广、周期长、内容杂,收集工作十分繁复。整个建设项目应该收集的档案资料数量庞杂,有“大”(如勘测设计图纸)有“小”(如一项检测记录),我们进行资料收集时应该“不分巨细” 悉数保存。同时,我们在资料收集时切忌“抓大放小”。在收集资料时,重要的会议记录、图纸等“大资料”我们往往会及时收集,而建筑材料单据等“小资料”却常常被忽视。这种情况必须引起我们足够的重视。在收集过程中,凡是具有保存价值的各种形式的历史记录,必须应收尽收。尤其要做好项目建成后行将消失或将被隐藏的部分的资料,行将消失的部分如在拆迁过程中形成的材料,包括拆迁前的实景照片、录像、前期测量图纸、拆迁协议等;项目建成后将被隐藏的部分如地基资料、地下管线资料等。原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”,才能够确保基建项目档案整理工作的高质量。
参考文献:
[1]国家安全生产监督管理总局:基本建设项目档案管理办法.
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不同于过往的档案记载，信息化的档案资料再也不是一支笔、一份纸记录的过程，从输入到输出都是经由计算机与其辅助设备实现，管理与传输也都依赖各种软件与网络资源共享，信息处理速度与质量在某些程度上依赖于计算机的性能与软件的适应性。
1.2易控性和可变性。
信息化的档案资料一般是以通用的文档、图片、视频、音频等形式储存下来，这给信息共享带来了便利，但也增加了档案资料的易控性和可变性，对于文档资料可以通过office工具删除修改文字、对于图片资料可以通过photoshop轻易地改变其原有的面貌、对于音频和视频资料可以通过adobeaudition和premiere工具的剪辑变成完全不同的模样，这些都造成了档案信息易丢失的现象。
1.3复杂性。
档案信息量不断增加、信息存储形式也变得丰富多样，不仅有前文所述的文档、图像、视频、音频等形式，不同格式之间的信息资料还可以相互转换，如视频与图片、文字与图片的转换等等，进一步增加了档案信息的复杂性。
2目前网络环境下档案信息安全管理存在的问题
2.1网络环境下档案信息安全问题的特性。
档案信息化有其显著特征，在此基础上的档案信息安全问题属性也发生了较大变化。首先表现在信息共享的无边界性，发达的网络技术使得整个世界变成一张巨大的网，上传的信息即使在大洋彼岸也能及时查看，一旦信息泄露，传播的范围广、造成的危害难以估量。同时，在某种程度上档案信息化系统也存在着脆弱性问题，计算机病毒可以入侵系统的众多组成部分，而任何一部分被攻击都可能造成整个系统的崩溃。此外，网络安全问题还存在一定的隐蔽性，无需面对面交流，不用对话沟通，只需打开一个网页或是鼠标轻轻点击，信息就会在极短时间内被窃取，造成严重后果。
2.2网络环境下档案信息安全面临的主要问题。
1）档案信息化安全意识薄弱。很多情况下，档案信息被窃取或损坏并不是因为入侵者手段高明，而是档案信息管理系统自身安全漏洞过多，其本质原因是档案信息管理安全意识不够。受传统档案管理观念的桎梏、自身技术水平的限制，很多管理人员并未将档案信息看作极为重要的资源，对相关资料处理的随意性大，也无法觉察到潜在的风险，日常操作管理不规范，增加了档案安全危机发生的可能性。2）档案信息化安全资金投入不够。现代信息环境复杂多变，数据量急剧增加，信息管理难度也越来越大，对各种硬件、软件设备的要求也进一步提高，需要企业在档案信息管理方面投入更多的人力、物力，定期检查系统漏洞。而就目前情况而言，大部分企业在这方面投入的资源还远远达不到要求，档案信息管理的安全性得不到有效保障。3）档案信息化安全技术问题。技术问题首先表现在互联网自身的开放性特征中，互联网的基石是TCP/IP协议，以效率和及时沟通性为第一追求目标，必然会导致安全性的牺牲，诸如E-mail口令与文件传输等操作很容易被监听，甚至于不经意间计算机就会被远程操控，许多服务器都存在可被入侵者获取最高控制权的致命漏洞。此外，网络环境资源良莠不齐，许多看似无害的程序中夹杂着计算机病毒代码片段，隐蔽性强、传染性强、破坏力大，给档案信息带来了严重威胁。
3网络环境下实现档案信息安全保障原则
3.1档案信息安全的绝对性与相对性。
档案信息安全管理工作的重要性是无需置疑的，是任何企业特别是握有核心技术的大型企业必须注重的问题，然而，档案信息管理并没有一劳永逸的方法，与传统档案一样，不存在绝对的安全保障，某一时期看起来再完善的系统也会存在不易发现的漏洞，随着科技的不断发展，会愈来愈明显地暴露出来。同时，档案信息安全维护技术也没有绝对的优劣之分，根据实际情况的需求，简单的技术可能性价比更高。
3.2管理过程中的技术与非技术因素。
档案信息管理工作不是单一的网络技术维护人员工作，也不是管理人员的独角戏，而需要技术与管理的有机结合。档案管理人员可以不具备专业网络技术人才的知识储备量，但一定要具备发现安全问题的感知力与责任心，对于一些常见入侵迹象要了然于心，对于工作中出现的自身无法解决的可疑现象应及时通知更专业的技术人员查看。可根据企业实际情况建立完善的档案安全管理机制，充分调动各部门员工的力量，以系统性、全面性的理念去组织档案信息管理工作。
4网络环境下档案信息安全管理具体保障方法
4.1建立制度屏障。
完善的制度是任何工作顺利进行的前提与基础，对于复杂网络环境下的档案信息安全管理工作来说更是如此。在现今高度发达的信息背景下，档案管理再不是锁好一扇门、看好一台计算机的简单工作，而是众多高新技术的集合体，因此，做好档案信息安全管理工作首先要加强安全意识的宣传，包括保密意识教育与信息安全基础教育，加强档案管理人员特别是技术操作人员的培训工作。同时，应注重责任制度的落实，详细规定库房管理、档案借阅、鉴定、销毁等责任分配，详细记录档案管理培训与考核工作、记录进出档案室的人员信息，具体工作落实到人。在实际操作中，应严格记录每一个操作步骤，将档案接收、借阅、复制等过程完整、有条理地编入类目中，以便日后查阅。
4.2建立技术屏障。
网络环境下的信息安全技术主要体现在通信安全技术和计算机安全技术两个方面。1）通信安全技术。通信安全技术应用于档案资料的传输共享过程中，可分为加密、确认与网络控制技术等几大类。其中，信息加密技术是实现档案信息安全管理的关键，通过各种不同的加密算法实现信息的抽象化与无序化，即使被劫持也很难辨认出原有信息，这种技术性价比高，较小的投入便可获得较高的防护效果。档案信息确认技术是通过限制共享范围达到安全性要求，每一个用户都掌握着识别档案信息是否真实的方案，而不法接收者难以知晓方案的实际内容，从而预防信息的伪造、篡改行为。2）计算机安全技术。从计算机安全角度入手，可采用芯片卡识别制度，每一名合法使用者的芯片卡微处理机内记录特有编号，只有当编号在数据库范围内时方可通过认证，防止档案信息经由计算机存储器被窃的现象发生。同时，应加强计算机系统的防火墙设计，注意查找系统漏洞。
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（一）房地产企业不配合工作。有些人认为一个人拥有什么应该受到隐私权保护，但是我国推行了不动产登记制度，其目的在于方式商人炒房，让我国的房地产经纪逐步回归到一个正常的水平线上来，对投机者起到警示作用。同时是实现我国共同富裕的一个重要的手段。但是房地产企业手里握着大量的住户资料却不愿意配合我国的行政人员的工作，导致工作难以展开。
（二）档案填写不规范，重要信息全无。档案信息的不规范是一个重要的问题，首先档案信息因为是房地产企业进行对内部资料的转录所以难免有着很多的漏洞和信息，有些档案户主只有一个姓名，身份证号码以及其他信息都没有。所以不能用于不动产登记以及其他的用途，档案形同虚设，同时在档案中还存在很多档案的填写不全的现象。随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作
（三）缺乏人才的管理培养。人才的培养是一个重点的项目，在人才的管理上，我国房地产档案自动化发展有着很多问题，其中最大的问题在于不同形式的档案文件需要一个统一的制式进行资料的整理的分析，在档案的处理过程中，人员素质低就会造成档案的管理工作进展很慢，在施工的过程中，档案整理的进程慢直接影响了下一步不动产登记的进度。但是想要处理这些资料就必须具备多种信息的处理的能力，不仅对常见的计算机软件操作熟悉，对于一些冷门的软件知识也要熟练掌握。
二、房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略
（一）建立健全的管理制度。在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性。
（二）规范房地产档案资料。在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。
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安全档案建设内容包括安全制度、日常工作、责任落实、安全检查、隐患排查及整改措施等，对幼儿园安全隐患问题的解决和办学质量的提升都有着极为重要的意义。《中小学幼儿园安全管理办法》第二十七条指出：“学校方面通过建设安全工作档案，通过记录日常安全工作，进而进一步落实安全责任，消除安全隐患。”它为幼儿园安全管理考核评估提供重要的参考依据，也为幼儿园安全事故的处理与相关责任的追究提供重要保证。
（三）建设原则与要求
幼儿园安全档案建设是指“部署收集整理生成保管利用”的整个过程，建设原则一般为：“分散形成”、“分类整理”、“统一归档”、“集中管理”、“档案保密”、“档案利用”。建设要求：第一，随时积累和保存各种安全工作资料；第二，所有资料必须保持绝对的真实和完整；第三，专人负责安全档案的收集、整理并上交给幼儿园档案室或档案管理人员。
2 幼儿园安全档案资料建设现状
就目前的发展现状来看，幼儿园安全档案建设体系存在的主要问题：
（一）意识不强，观念陈旧，安全工作认真做了却未留痕迹，大量资料零星、分散保存在幼儿园各人或各科室，因疏于收集和整理原始材料保存残缺现象时有发生。
（二）制度不完善，要求落??不到位，一些记录及表册的填写不及时、不完整，很多档案资料因无专人分类管理而造成收集不到位。
（三）有考评来时就组织人员临时“做”档案，往往是为了检查而恶补资料，“假、大、空”不实用现象显著。缺乏专门的档案室及专业的档案管理人员，资料整理模式死板，立卷归档不规范。
3 安全档案建设实践
（一）思维活起来：建设管理 “两必须”
1.必须一：解放思想更新观念。作为幼儿园管理者和教职工都应彻底改变旧观念，牢固树立新观念，确立“知识化、网络化、社会化”的现代化意识，把知识和创新作为幼儿园安全档案建设工作的管理目标。把满足社会、家长和幼儿园的需求作为幼儿园安全档案建设工作的中心环节和价值走向，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，开辟出幼儿园安全档案建设发展新途径。
2.必须二：订立制度明确职责。按照《中小学幼儿园安全防范工作规范（试行）》要求，结合实际建立健全幼儿园安全档案建设制度，明确各部门的分工和责任，明确管理规则，保证及时准确地收集、分类、归档、清理相关资料，把安全档案建设作为制度纳入到幼儿园日常管理和各部门工作规划中。如S幼儿园制定了幼儿意外伤害事故处理流程图（见图一）明确发生事故情况必须在1小时内报告园方，若没有按流程及时汇报，所造成后果由当事人承担相关责任及赔偿。
图1：S幼儿园幼儿意外事故处理流程图
3.必须三：现代化手段来推动
随着先进的科学技术如互联网、平安校园工程等走进我们的学习和生活，
（二）让合作活起来：规范管理“三步走”
（二）合作活起来：规范管理“三步走”
1.第一步：责任承担征集上交。按照幼儿园现行的“一岗双责”安全工作责任制要求，幼儿园每一位教职工同是安全工作的承担者和责任人。幼儿园安保主任（或安全员）应在规定时间内向各部门、各教职工征集园内分散的各种安全档案资料，并按照“一年一卷”的原则组卷。原则为：每年的12月份对本年度安全工作资料进行整理；每年的2、3月份对上年度的安全工作资料进行立卷，同时做好登记造册后移交给幼儿园档案室或档案管理员。
2.第二步：集中管理统一归档。幼儿园档案室工作人员按照专业规范要求对安保主任（或安全员）上交的安全档案资料进行及时分类、组合、排列、编号和编目，充分发挥出幼儿园安全档案建设的“实效性”和“规范性”。集中统一管理可以分为两个方面，一是对幼儿园安全档案实体实行集中保管，统一整理提供利用；另一方面对幼儿园的全部安全档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。
3.第三步：分类数据一目了然。安全档案资料编件立卷后一定要分类汇总，将相同类别或同一性质的资料依序分类编号以便查考利用。
（三）形式活起来：保管利用杜绝“零价值”
1.形式一：保管利用价值体现。当幼儿园安全档案出现严重破损、丢失、毁损或查找困难时，该幼儿园的日常安全管理工作体现为“零价值”。 那么，安全档案的有效保管和利用则是实现幼儿园安全档案建设本身价值的前提条件。在进行档案保管和利用时相关人员还应注重档案室内防火、防盗、防水、防霉等，减少因外在条件导致的档案资料损毁的发生
几率。
2.形式二：信息化、网络化推进。幼儿园应开展信息化、网络化建设，本着“利用优先、分步实施”的原则，建立一批直接服务大局的重要专题数据库，有序推进传统载体档案数字化进程。电子档案不仅可以使安全档案资料收集更趋合理化和规范化，还可解放一些人力，释放更大的库房空间。
3.形式三：编研创新经验分享。幼儿园可根据某些安全活动、项目课题建设等成功案例编研成各种安全手册，通过不同形式对安全档案资源进行宣传和分享，既利于搜索、查阅和携带，又扩大了安全档案服务范围及有效利用。如S幼儿园通过对“意外事故处置应急预案”开展研讨-实施，经过实践选取合理部分，摒弃不合理部分，然后再研讨-再实施，通过长时间的实践积累和创新整合，汇编成独具园本特色的《安全工作经验实操》。
4 激活安全档案大有可为
（一）为幼儿园的对外宣传服务
一方面幼儿园安全档案中的资料可以作为与家长交流和宣传的重要资料，让家长更加放心地将孩子交给学校；另一方面，资料也方便了幼儿园同其他幼儿园的交流，通过不断的探讨与总结不同幼儿园的安全保障经验，能有效提升幼儿园的安全质量整体水平。
（二）为幼儿园的各类评估考核服务
为进一步提高办学质量，幼儿园往往会在不同时期进行各式各样的评比，而档案资料在评比中则发挥着非常重要的参考价值。如在省级幼儿园的安全示范幼儿园评估时，上级一般会对幼儿园每季度的安全设备（如灭火器、警报器）的购置情况，教学中实施安全演练的情况及幼儿园的值班记录，入园登记等进行考察。完善的档案能够反映出基本情况，为各类评估考核做好铺垫。
（三）为幼儿园文化底蕴的内涵发展服务
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一、明确职责，狠抓落实
为确保扶贫数据和档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在推进精准扶贫精准脱贫工作中的积极作用。明确了县政府分管档案的副县长为精准扶贫工作领导小组副组长；县***局长为领导小组成员；各镇（街）负责具体相关工作，并责任到人，各村（居）委会安排了专人负责档案资料整理工作。通过层层抓落实，实现档案工作与精准扶贫各项工作同部署，人员、责任同落实。
二、精准扶贫档案工作与精准扶贫工作同部署、同实施、同检查、同验收
为加强和规范***精准扶贫档案工作，确保精准扶贫工作材料的完整、齐全、规范建档，实现脱贫攻坚工作顺利验收，***联合县扶贫办，深入到全县7个镇（办）扶贫办，与镇（办）的同志一道，认真查找脱贫攻坚档案存在的问题，研究制定了全县脱贫攻坚档案的业务标准和具体操作流程。要求各镇（办）的扶贫办：一是加强对脱贫攻坚档案工作的重视；二是严格按照云档联发【2016】3号文件要求做好文件材料的收集与管理;三是确保精准扶贫档案的准确、规范、安全管理，为接下来的全县精准扶贫档案收集整理工作的顺利开展奠定了良好的基础。目前，我县已完成现有建档立卡人口801户（卷）的精准扶贫档案的归档工作，做到一户一档，实行动态管理；全面完成易地搬迁10户36人建档立卡贫困人口25卷档案的归档工作。
三、规范建档，确保精准扶贫档案整理取得成效
及时转发了云档联发【2016】3号文件和《归档文件整理规则》、《会计档案整理办法》、《科学技术档案案卷构成一般要求》、《数码照片归档与管理》、《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与管理规范》等工作规范要求。
四、集中统一管理，确保档案的安全
县级扶贫办和镇（街道）都明确了分管档案的领导和具体工作人员，设置了符合档案安全管理要求的库房及装具，确保档案的有效管理和绝对安全。
五、建立资源体系，为精准信息化建设工作奠定基础
及时将数据录入全国扶贫开发信息系统业务管理子系统，截止8月31日，动态管理各项工作任务圆满完成。为实现扶贫档案与全国扶贫开发信息系统业务管理子系统的无缝对接。
六、存在问题
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前言
在公路工程的建设中，公路建设项目资料的完整和准确对工程建设的质量产生直接影响，而且也可以反映出档案资料的编制和整理的质量。在公路工程的建设中，档案资料的编制存在于项目建设的每一个环节，贯穿于工程建设的整个过程。在公路工程的建设中，从项目的立项、审批、设计以及竣工等每个过程都会有各种形式的图文、表格和声像资料需要进行管理。因而，每份资料都是对公路建设的记录，用于反映工程项目的性质和质量等，对于保护和监督工程的质量起到重要作用，同时也是工程验收的重要依据。
一、高速公路项目档案管理的现状
对于公路档案的管理来说，能否进行妥善的保存是关系到公路工程完工后对公路进行养护以及改建等工作的极为重要的信息依据，大量的公路信息在进行信息化记录和保存后，对于公路的信息能够做到长时间有效的保存。然而我国目前的信息化公路档案管理建设还存在着一定的不足，应当采取有效的形式发现问题的所在。
1、高速公路项目档案信息不能得到充分的利用
一方面，对于高速公路项目档案信息来说，在整个前期施工、后期维护过程中起到了指导性作用，减少不必要的人力、物力的投入；另一方面，对于大多数高速公路施工单位而言仅仅注重高速公路项目档案的“管”上，没有把所管的高速公路项目档案运用到“理”中，只是一味的走出出现问题、解决问题模式，并没采取发现问题、解决问题的模式。
2、高速公路项目档案管理基本构造不合理
就目前高速公路项目档案而言，给予大家呈现的高速公路项目档案大多数以纸质档案为主，并没有形成高速公路项目档案电子化。除极个别具有特殊功能的高速公路项目档案出具纸质的格式，其他高速公路项目档案都要以电子的格式进行保存，这样不仅可以减少不必要人力物力的浪费，还在一定程度上方便了工作人员的查找。
3、高速公路项目档案管理工作得不到相应的重视。
公路建设工程大多比较分散，档案管理工作相对来讲也比较分散，工程施工期间形成的档案散乱现象较普遍，往往出现移交的档案资料与工程项目档案资料相脱节现象。个别项目负责人档案意识不强，片面强调工程质量与工程进度，不重视工程档案材料的形成、积累和管理，造成部分工程档案资料残缺不全。有些建设工程平时不注重收集、整理档案资料，往往拖延到工程结束后搞突击整理，甚至有造假嫌疑，从而造成工程档案资料杂乱无章，没有真正筛选有价值的档案资料，为日后档案管理增添了难度。
二、加强公路工程技术档案信息化管理措施
1、加强档案管理人员信息化培训
随着信息化快速普及和电子文件的快速发展，纸质档案必将被电子档案代替。当前，计算机应用于办公自动化（OA）和自动化工程设计，己产生了大量的计算机辅助设计（CAD）或公文性电子文件，电子图纸、电子文件必将以其快捷的工作进度和传递速度取代纸质文件。通过信息化管理公路工程技术档案，使设计、存储、查询和修改变得快捷又方便，能够实现电子图纸和电子文件管理方便、省时、省力。要实现公路档案管理信息化，必须要提高档案管理人员队伍素质。因为工程技术档案的收集、归档、保管、利用，以及文档的存储、检索、传输、销毁等处理，都由档案管理人员进行操作。因此，加强档案管理的职业技能培训至关重要。一是要重视档案人员的职业道德教育，做到每个公路项目建设配备专职档案人员，引导档案人员爱岗敬业，推进工程档案管理规范化。二是抓好档案人员业务素质培训。按照国家档案局《关于加强档案业务人员培训工作的意见》的通知，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案管理人员信息化水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务的档案管理人员，实现档案人员持证上岗。三是要加强档案管理交流学习。档案人员不仅要精通档案管理知识，还要懂得公路交通、建筑施工、环保安全等多方面知识。要加大档案部门间、区域间系统交流合作，引导档案人员多学习外省公路建设项目档案管理的好经验、好做法，不断提高档案管理水平。
2、加强档案信息化基础设施建设
要做到档案管理信息化，必须依托互联网技术，建立面向社会、服务公路参建各方的档案网站，不断提高服务质量和水平。首先，建立建设项目管理信息化平台。围绕公路建设项目，各参建单位使用共同文件处理软件系统，运用计算机、扫描仪进行文件的接收、查找、借阅、归还、销毁，为文件归档利用和管理奠定基础。特别是公路建设项目大多处于偏僻地带，施工、监理单位要实现文件信息化传输的难度比较大。其次，加快档案管理应用系统的建设，档案管理应用系统应是高效率和低成本的。按照交通运输部的有关规定，公路竣工档案分为：综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研、新技术资料等五部份。结构层次划分为卷、篇、目、册四级。针对具体的公路建设项目，利用计算机做好档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等工作，为档案利用提供便利。再次，加快档案信息流通网络化。由于纸质档案信息传输大多是人工方式进行的，工程档案信息化管理，必须利用网络进行传输。要积极利用公路工程档案管理软件系统，实现工程档案收集、借阅管理和信息的数字化，为档案利用管理提供便利。
3、加强档案信息化安全管理
加强档案信息安全管理，确保档案信息和系统的绝对安全，是实现公路工程档案管理信息化重要内容。首先，各参建单位要提高信息安全意识。认真贯彻落实《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《宁夏回族自治区计算机信息保密管理规定》等保密制度，制定符合实际的具体规定，确保桥梁隧道等一些重要技术参数不上互联网，确保档案数据库安全。其次，加强电子文件安全管理。加强电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等安全管理，保证归档电子文件的真实、完整、有效。所有档案都应严格根据秘密等级，不用来历不明的软件或移动存储介质，及时备份重要档案资料，防止重要技术参数泄密。再次，设置有效的安全物理隔离措施。在内部局网和外网之间，要设置物理隔离，安装有效的路由器和防火墙，防止病毒感染和黑客攻击，确保档案信息网络传输的安全。
三、结束语
总之，公路工程事业的发展必将伴随着对档案管理工作要求的提高，因而公路档案管理的信息化建设必须得到重视和发展。这就需要公路档案的管理工作人员及时的提高自身素养并且加深重视程度，以规范的操作进行信息化的公路档案管理建设和实践，促进公路档案管理工作的进步与我国公路交通事业的发展。
参考文献
[1] 单承瑾，史艳春.浅析建筑工程档案资料管理制度[J].中国管理信息化.2012（19）.
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一、数字化时代提高医院档案管理有效性的意义
在信息技术和扫描技术得到不断利用的前提下，医院档案管理方式面临变革。因此，采取相应措施，顺应数字化趋势成为提升档案管理有效性不可忽视的工作，其重要作用体现在以下方面：
（一）实现档案管理数字化模式。在数字化时代，很多医院档案管理逐渐由纸质档案向电子档案转变，利用扫描设备和计算机将纸质档案数字化，推动医院档案管理模式转变。一般而言，医院的人事档案、检验信息系统、医学影像系统、办公自动化系统等，形成大量的以电子文档为主的医院档案信息数据库。并进行编号，方便资料存储和查询，推动医院档案管理方式变革。
（二）节约存储空间并保护档案。医院档案信息资料丰富，工作量大，涉及人事、科研、病例、财务等多个方面。传统纸质档案虽然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查询比较困难，并且需要占用大量空间，防潮、防水、防鼠害的任务紧迫。而在数字化时代，可以将这些档案资料进行数字化处理，形成电子档案，通过光盘或磁盘将纸质档案进行数字化处理，然后进行存储和查阅。这样不仅节约档案资源的存储空间，还有利于确保档案资源的安全可靠，减少管理人员的工作量，促进管理效率的提升。
（三）确保档案安全和利用效率。对医院档案进行数字化处理之后，然后将其存储于磁盘和硬盘，并做好备份工作，有利于确保医院档案信息资料的安全，防止档案资料丢失。另外对档案进行数字化处理之后，还可以设置相应的目录，使用者中只需要输入关键词或编号之后，就可以方便地查阅档案信息资源，便利档案资料查阅和使用，有利于促进档案利用效率的提升。
二、数字化时代提高医院档案管理有效性的策略
数字化趋势的出现，给医院档案管理带来机遇，推动档案管理方式创新，有利于提升档案管理工作效率。但在实践中，一些医院档案管理人员素质偏低，相关制度不健全，制约管理工作水平提升，需要采取完善措施。结合管理工作需要，可以从以下几个方面入手，有效提升医院档案管理的有效性。
（一）建立专门的数据库。重视医院档案管理的网络化环境建设，管理人员应该结合医院档案管理需要设置专门数据库。实现对档案的数字化管理。根据医院档案管理实际情况，将医院各类文书方案的档号、分类号、题名、形成时间、主题词等录入计算机，建立医院档案管理基本目录数据库。档案数据库包括人事、病例、财务、科研等档案信息，构建强大的数据库，满足查询需要，为档案管理提供有效的服务。
（二）重视技术防护工作。对于医院档案管理数据库，为确保其安全，应该重视加密技术、防火墙技术的应用，做好病毒查杀工作，重视软件更新和升级。加强数据库的日常巡视，及时排除可能存在的安全隐患，确保计算机数据库安全。重视电子档案备份，进行加密处理，确保档案资料完整，满足档案信息资源使用的需要。
（三）健全完善管理制度。健全医院档案管理制度，确保数字化档案资料完整。重视档案资料分类处理，明确相关人员职责。制定医院档案数字化管理规范标准，明确管理目标和流程，促进档案管理水平提高。
（四）提高工作人员素质。引进计算机技术使用水平高、档案管理理论扎实、工作责任心强的管理人员，不断充实管理队伍。建立完善的管理培训制度，加强管理制度，数据库使用，数字化档案维护等各项工作，使之成为复合型人才。能熟练利用数据库、计算机、扫描设备、多媒体、互联网等开展医院档案管理工作，促进医院档案管理水平的提升。
（五）注重档案安全管理。提高安全管理意识，确保医院档案信息安全。档案数字化处理之后要做好存储和备份工作，防止数据丢失。并重视密码技术的应用，对档案信息设置密码，防止非法访问，保证档案信息资源的安全与可靠。同时还要加强计算机、硬盘、磁盘的管理，避免受到黑客攻击、病毒或自然灾害等影响。加强医院数字化档案存储、传输、处理、维护等各个环节的管理，有效保障医院档案信息资源的安全。
三、结语
总之，数字化时代，医院档案管理面临全新变革，同时也给档案管理带来新的机遇。例如，数字化趋势愈加明显，信息技术和扫描技术得到更为广泛的应用，给医院档案管理带来更大的便利。在这样的背景下，应该顺应数字化趋势，重视信息技术应用，完善各项基础设施建设，健全管理制度，提高管理人员素质，促进医院档案管理效率提高，进而实现对医院档案资料的有效利用。
【参考文献】
[1]武蕾.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].城建档案，2016（4），76-77.
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2.1规范投诉处理程序，加强档案资料收集：
投诉处理的程序包括投诉接待记录及分流、相关科室调查核实、处理反馈、持续改进等阶段（详见图一），各阶段均会产生相应的文字材料即档案资料，参与投诉的各职能科室应做好各阶段的档案资料收集工作，投诉办公室则应负责整个投诉资料的收集、
2.2提升投诉处理人员素质，规范投诉档案管理:
投诉处理人员承担着统一受理投诉、组织调查核实投诉事项、提出处理意见、及时答复投诉人及组织、协调、指导全院的投诉处理工作等职责，投诉处理人员的素质直接影响投诉档案管理水平，要对投诉处理人员进行系统的投诉处理及档案管理知识的培训，提高投诉处理人员素质。首先，要通过继续教育、进修学习、专门培训及自学等多种方式提高投诉处理人员的投诉处理能力及投诉档案管理能力。其次，要通过深入临床一线及相关职能科室调查研究，提高投诉管理人员对投诉情况进行归纳分类和分析研究的能力，为投诉档案的开发利用尽可能提供详实有效的信息。
2.3加强投诉室的硬件建设，保障医患双方的合法权益:
为确保投诉档案的真实准确，保障医患双方的合法权益，要加大资金投入，引进现代化的技术设备，三级以上医院要逐步配置有完善的录音录像设施的投诉接待室，使投诉档案范围由传统的文字材料扩大至更为生动详实的影像资料，为查证投诉、分析投诉事件、考评接待投诉人员能力乃至终结投诉案件提供依据，最终起到保护医患双方合法权益的重要作用。
2.4建立投诉管理责任制度，健全投诉档案管理机制:
一是要建立健全投诉管理部门与医疗质量安全管理相结合的临床、护理、医技和后勤等部门的沟通制度，明确并落实投诉各相关部门在投诉处理及投诉档案收集过程当中的责任。二是完善一套较科学、系统、可行的投诉处理及投诉档案管理制度，由投诉管理部门对投诉及投诉档案进行统一审核及管理，使投诉及投诉档案管理与医院质量安全管理体系同步发展。
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档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，档案的重要性显而易见，但随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来！解决档案保管及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗等案件，近几年时有发生；对档案管理认识到不到位，没有认识到档案的重大历史和现实意义，不对有价值材料、照片、影音资料及时保存、保管，以致于这一段历史缺失档案记录；由于档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。
一、档案安全管理的目的。加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。保存原始资料，保持资料的原始、准确、完整，以便核对资料的准确性和查证，便于建立人事或项目履历，便于在今后的工作中进行借签；而职能部门的档案，更是当前行依法政行为的过程，更是打造服务型政府的要求，更是保障人民利益的客观要求。
二、健全档案安全管理制度。档案管理必须依据相关档案管理的法律、法规、规章，必须严格执行《中华人民共和国档案法》，坚持严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。具体部门、单位在执行好相关安全管理制度的同时，必须建立健全本部门的安全管理制度，用制度规范档案管理行为，保证档案安全管理工作的需要，确保档案安全有效进行管理。从档案的收集、整理到档案的分类、归档、保存，每个一个过程，都要形成制度，在档案管理过程中，有严格的依据，有严格的规范，确保档案安全万无一失。
三、要采用计算机等现代化的管理手段。随着社会的发展，特别是随着计算机的发展，档案管理日益现代化，计算机在档案管理上大量应用，更使复杂化的档案管理工作变得清松起来，日常管理也方便起来。当前档案管理示范级建设，不但对档案管理人员有更高的要求，而且对管理手段也有更新要求，这也是档案管理现代化的过程，档案管理规范化的过程，所以用好、管好计算机档案应用系统，已成为当前档案管理的当务之急。
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事业单位；档案管理；数字化管理
事业单位档案的内容主要包括:事业单位内部的组织结构发展、财务状况以及单位内部的人员变动情况等这些资料的保管。事业单位的档案管理其主要职责是为单位的发展规划提供第一手的参考资料，档案管理工作的进一步发展是目前最重要的一项内容，随着计算机数字化逐渐被应用在档案管理中，档案管理工作由传统模式朝着数字化模式发展，档案管理的数字化建设，使得档案管理更加高效、便捷。
1事业单位档案数字化管理的现状?
不只是事业单位，每个单位都有档案管理。一般来说从事档案管理人员都是由有一定管理工作经验的人来担任的，然而，目前我国事业单位档案管理数字化的发展中还有许多问题，事业单位不怎么重视档案管理的数字化建设，主要是因为档案数字化管理才刚刚引入事业单位，单位的领导还没有体会到数字化档案管理带来的好处，因此常常出现管理不够严谨的现场发生。有些事业单位还有一个问题，就是没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作没有人才选拔机制，很多人没有意识到这个岗位的重要性。因此，很多事业单位并没有专门的档案管理人员。还有部分事业单位的档案管理工作人员的专业技能不强，也没有学习的热情。档案管理工作人员要想向数据化发展，那么我们的档案管理人员就要认真的学习并掌握数字化的知识。
2事业单位档案管理数字化的发展
2．1档案的形式
传统的档案一般是纸质，单单员工个人资料就会用很大的空间，而且查找起来非常困难，计算机数字化技术的应用，我国档案管理的形式有了进一步的发展，使用计算机数字网络系统档案资料就可以通过数字信息存入到电脑的数据库中，可以随时查找，非常便捷方便，对于那些比较重要的档案也可以录视频或者音频来保存。
2．2档案管理的模式
现如今事业单位的档案不再仅仅是用来记录单位的发展历史了，已经成为资料库了，为事业单位的发展规划提供一手资料。所以，档案管理的模式也发生了很大的变化。数字化的档案管理模式不单单提高了档案管理的效率，也提高了档案管理的功能，使得档案管理工作更加方便、快捷。
3事业单位档案数字化管理的具体措施
3．1建立档案管理系统
数字化档案管理就是通过使用计算机网络来对事业单位的档案进行管理，就是说要把以前的档案资料用数字化的形式储存到数据库中、新档案经过收集整理也保存到计算机内，所有的档案分类保存。用计算机来管理档案资源在调取的时候非常方便、快捷。事业单位在建立数字化管理系统的时候，一定要结合本单位自身的实际情况，来选择适合的设备与系统。建立档案管理系统档案数字化管理的基础，也就是说在事业单位的内部建立一个局域网，一个联网性质的档案存储数据库，把所有的档案资料都储存到数据库中统一管理。
3．2档案管理工作的责任划分
事业单位的档案管理工作由传统的纸质档案转化为现如今的数字化档案管理，这个过程是非常复杂的，并且事业单位中的每项工作都在不停的进行，档案资料也越来越多，档案的划分也越来越明细。按照传统的工作形式，由档案管理人员来收取档案的数据信息并且整理保存，其工作量会非常大。所以，档案管理工作的责任一定要合理分配，档案管理人员在数字化管理的过程中，所有的环节都要由工作人员快速的完成，并且能够及时的解决工作中出现的问题。例如:档案资料的收集工作，事业单位可以由一到二个人来专职干这项工作，该岗位的工作人员能够对档案资料的类型进行编辑、分类，还可以协助单位中其他部门的工作人员整理档案资料，使得上交的档案资料规范整齐便于管理。
3．3完善档案管理工作的规章制度
事业单位的数字化档案管理工作是非常重要的，要扫描事业单位现有的档案资料，并且还要制作出各种表格，会计部门的档案也要记录在案，单位员工的档案资料，单位的会议记录与发展规划等等，这些都需要输入数据库进行归档保存。还要根据事业单位的情况，对档案的类型进行划分，档案格式都要有一定的规范。所以，档案管理工作的管理规范一定要完善，也就是说要按照档案资料的类型、来源等等，来制定档案资料的范本，并且把范本分发到事业单位的每个部门，所有部门一定要严格按照范本的格式来提交档案资料。档案资料的调取也要有一定的程序，比如:员工的档案资料设置账号与密码。
3．4事业单位档案资料的安全管理
数字化的档案管理不仅仅只是在档案资料存储形式上与传统的方式不一样，在档案资料的安全管理上也不相同。档案资料的安全管理是数字化档案管理中非常重要的一部分，是我们必须做好的一项工作。事业单位在建立数据库的时候，一定要选择适合的生产厂家与供应商，对设备的选择一定要严格把关，严格按照设计标准来挑选适合的计算机设备，并且还要为以后功能升级做好准备。还要按照档案资料的重要程度来选择级别不同的保护设施，使得档案的使用者的处理效果最佳。
3．5数字化档案管理的注意事项
事业单位的数字化档案管理，可以使得档案管理工作快速的发展起来，档案资料的数字化管理需要一步一步的进行，不是一朝一夕就可以完成的，档案数字化管理需要注意的事项有:
(1)档案管理工作人员的专业技能与职业素质要不断的提升，事业单位要定期开展业务培训工作，并且进行业务竞赛，来提升档案管理工作人员的专业技能与职业素质，进而使得事业单位档案管理工作健康的发展下去。
(2)及时更新添置数字化档案管理硬件设施，随着科学技术的不断发展，计算机技术的不断革新，我们要更新添置档案管理部门的硬件设施，为档案管理工作顺利的发展下去。
4结语
总而言之，事业单位的档案管理工作数字化建设是科技发展与时代进步的必然结果，提高事业单位档案数字化管理工作，是事业单位中一项重要的工作。事业单位重视这项工作，一定要意识到这项工作的重要性。事业单位要加强档案管理部门人才培训工作，提高档案管理工作人员的专业技能与职业素质。数字化的档案管理可以促进事业单位不断进步，使得事业单位更好的服务社会。
参考文献:
［1］孙文兴．浅析事业单位档案的数字化管理［J］档案管理，2014，23(02):216～218．
