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一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
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二、对于加强配电网工程项目档案管理的建议
1）要清楚了解目标责任制，强化档案管理意识。首先，要完备岗位职责，让领导、档案室负责人、专职档案人员各施其职，严格遵守自己的职责；其次，强化档案人员的超前控制意识。其要主动参加配电网工程项目文件管理的各个环节中，弄清楚本单位生产运作情况和文件资料形成的有关信息；再者，要积极宣传档案法制，这样可以使得工作人员与用户增强沟通，互相体谅，从而建立良好的工作关系。
2）对配电网工程项目要做好早布置、早落实的措施。要对配备档案人员、建设库房、添置设备等做出具体的要求，从而确保项目档案管理和工程施工一同打下良好的基础。要对项目文件归档标准、项目档案分类标准等建立规范的准则；档案管理部门在工程立项前就要与工程相关部门交涉，确定管理的要求，并把档案工作作为工程管理的内容之一，收集好前期文件、材料。
3）加强对于项目档案的电子影响资料收集整理，促进项目档案管理信息化进程。大力实施、推行工程档案管理系统的应用，档案专员在工程施工前就自觉与工程建设单位沟通协调，把工程项目的文件、材料图纸等电子化，减少档案专员的重复工作，从而提高工作效率。将从前的手工整理图纸资料的管理方式转化成无纸化收集、流转、归档、整编档案，从而达到工程信息与技术成果共享，促进项目档案信息化的进程。
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【Keywords】 information management； land archive management； application； mode
【中图分类号】G270.7 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0189-02
1 引言
国土档案是我国重要的国家资源，其对于我国领土的合理利用具有重大影响，同时也关系到我国经济计划的制定。传统的档案管理模式，需要耗费大量的时间，对档案进行处理，并且出现错误的概率较高，加大了我国国土档案的管理难度。而利用信息化管理，能够通过计算机对档案进行记录、分类、归档，加强了国土档案的保密性，提高了国土档案的管理效率。
2 信息化与国土档案管理
国土档案对我国经济的发展至关重要，利用信息化技术对其进行管理，能够提高管理效率。社会的发展，科学技术的进步，信息化时代的到恚使得计算机成为人们日常工作生活的主要工具。信息化主要是操控电子设备，利用信息技术，来进行社会的各项活动，从而去满足需求。将信息化管理，应用到国土档案管理当中，能够提高工作效率，节省工作时间，降低错误的发生率，有利于我国对国土资源的合理分配与利用。从20世纪开始，信息化开始发展，并且逐渐被应用到各个领域，带动了经济的发展[1]。而国土档案信息化管理，也越来越受到国家的重视。信息化国土档案管理，主要是对档案进行保管、整理、分类、利用以及开发。信息化管理，在国土档案管理中的使用，降低了管理成本，节省人力财力，有利于国土资源的开发。传统的国土档案管理方式，需要大量的人力资源，管理成本较高，并且在分类统计的环节容易发生错误，档案资料查找起来比较困难。采用信息化管理方式，能够帮助解决以上问题，符合信息网络化时代的发展需求。
3 国土档案信息化管理的内容与管理机制
3.1 国土档案信息化管理的内容
国土档案信息化管理，主要是对网络、应用软件、档案资源、工作流程进行管理。信息化管理在国土档案管理中的应用，主要是利用计算机技术，对档案资料进行整理、分类、存储等，并通过对应的程序进行快速的查找。其能够体现出，信息网络技术强大的资源整合能力，快速地实现智能分类处理。信息化管理在国土资源中的应用，利用了计算机技术、通讯技术、网络技术等，将现代化社会先进的科学技术，进行整合使用，从而去提高国土资源管理的效率。信息化管理是现代网络计算机技术的体现，随着电子技术的发展，信息化技术会不断地进行完善升级，使用效率也会不断提高。计算机网络的出现，为国土资源档案管理提供较大便利，降低之前国土档案管理的难度。国土档案的信息化管理，通过计算机能够实现档案信息的共享，以及快速准确的进行查找。注重信息化管理应用软件的开发，能够减轻工作人员的工作压力，帮助解决档案管理中更多的难题。配套应用软件的使用，提高了计算的准确率，有利于档案信息的整合。
3.2 国土档案信息化管理的机制
对于信息化管理在国土档案管理中的应用，应该重视工作人员工作机制的改革。树立档案管理人员新的思想观念，从被动的机械化操作，转变为积极的正面竞争，从而去改变员工的工作态度，提高档案管理工作的效率。国土档案信息化管理机制，主要是建立合理的奖惩制度，对员工进行合理的激励，从而去调动员工的积极性，提高整体的执行能力，确保国土档案管理工作的有效性。竞争机制是新的管理模式，对国土档案管理具有较大的影响，其与责任制相关联，从而加强对工作人员的制约。竞争机制，能够激发员工的潜力，引进优秀的人才。国土档案管理部门，需要建立综合素质较高的团队，具有专业的国土资源管理知识，以及丰富的实际操作经验，能够进行高度的分析，精准的概括，具有创新性精神的多功能人才。与传统管理方式的工作人员相比，高素质的档案管理团队，具有新时代的思想，懂得计算机信息技术的使用，具有创新开拓性思维，能够充分利用信息化技术解决问题[2]。国土档案管理工作，人力资源并不缺乏，而是缺乏积极性的信息化人才。国土档案信息化管理的机制调整，能够促进员工之间公平的竞争，提高人员的综合素质，满足新时代下国土档案信息化管理的要求。 4 信息化管理方式在国土档案管理中的应用
4.1 档案的收集整理归类
我国是领土大国，国土档案资源信息量较大，档案的收集整理归类需要更加的严谨。信息化管理在国土档案管理中的应用，对于档案的收集、分类、整理，是其最基本的工作内容。对于国土档案的管理，工作人员需要注意最新资料的收集，并且及时进行电脑记录，通过计算机技术进行处理，初步进行合理分析。国土资源档案的收集，一定会存在无效的信息，需要反复的进行筛选核对，将无效的信息进行清理。需要注意的是，对信息的遗漏，及时的进行检查，对于漏记的信息进行补充，从而确保国土档案的完整性，再进行分类存储。信息化管理，能够简化档案收集整理分类的流程，利用计算机代替人工进行操作，从而去提高工作效率。
4.2 扫描美化处理
利用信息化技术，对档案进行扫描美化处理，主要是对档案资料进行分拣、归类、拆分、装封、校验等，再M行解封、装订、编目，美化修整等操作。档案的分拣，需要将其进行扫描录入案卷；对封装案卷进行拆封，对其进行检查，填写对应的单据，将档案资料分页装入塑料封袋中，在将其移到扫描流水线；利用高速扫描仪对档案资料进行整体的扫描录入，并通过计算机对其图像进行控制；观察核对档案资料与填写的表单是否对应，检查资料的图像是否完整；将档案资料从塑料封袋中取出，再进行装封，并将资料中的表单递交给档案管理员；管理员进行档案的计算机录入，建立对应的编目，以及数据库；依据档案管理标准，对档案的图像进行去污、结构调整等操作，利用信息技术，提高档案管理的质量。
4.3 数字签名加密
信息化管理在国土档案管理中的应用，主要体现在数字的签名加密。对于国土档案资料的信息化处理，需要按照相关准则进行加密，满足国土资源部“金土工程”对档案的要求。信息化管理，能够使得国土档案管理具有标准性与规范性。国土档案的数字签名加密，主要是在国土档案电子文档中加入数字签名认证，从而去对国土档案进行保密，防止其被窃取查看，保证国土档案的安全。数字签名加密，可以采用上百种加密算法，安全系数较高，工作人员需要对档案进行最高级别的数字加密，从而去保证其不被其它技术破译，使得资源被盗。我国对于国土档案的加密，主要是进行两个层次加密。一层是档案文件只能在专门的应用软件中打开，并且需要权限才能进行复制下载。另一层是档案的原始文件，只能在固定的服务器上打开，若是其它服务器，即使采用专门的软件，也无法打开档案。通过信息化管理，实现对国土档案的数字签名加密，为档案的安全性提供保障，捍卫了我国的主权。
5 结语
综上所述，利用信息化管理方式，对国土档案进行管理，主要是利用计算机技术，对档案进行收集、整理、归类等。信息化技术的应用，代替人工进行操作，降低了工作的错误概率，提高国土档案管理的有效性。信息化管理方式在国土档案管理中的应用，主要包括对档案进行数字签名加密，扫描美化处理，以及档案的收集整理归类。
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一、当前高校人事档案管理存在的问题
1.资历材料空虚
因为受到历史原因的影响，在档案材料中，涉及个人经历与资历的记载都更加偏向于政治。例如，某个人参与了各种政治运动或者获得什么荣誉奖励等。在档案材料中，内容大多都是套话以及官话，大多数档案材料都大同小异。并且对于个人的经历的现实性材料记载较少。例如，关于个人的业务能力、专业特长等方面的材料收集较少。这些抽象以及虚化因素的存在，就促使高校人事档案形成了一种陈旧的经历资料，难以对高校师资人员的素质能力进行真实、客观的反应。
2.实绩材料有所欠缺
从当前高校人事档案的收集范围来看，以下几方面的材料还没有得到有效的收集[1]，（1）个人工作表现、（2）后备干部登记、（3）专业人才登记、（4）定期业绩考核、（5）重要学术研讨活动。之所以会存在着这一局面，第一是因为观念较为陈旧，手段不够先进，第二，方法使用不当，缺少内外结合的定期收集、第三，在整理前与整理后的随时补充工作不到位。这样一来就导致了档案缺少个人实绩材料，导致个人的信息一致没有得到有效的更新。
3.未能制定有效的管理机制
在高校人事管理系统中，人事档案是其中的一个重要环节，对整个管理系统的功能发挥有着直接的影响。人事档案对高校师资人才的利益有着直接的影响，所以必须要对师资人员各方面情况进行反映。因此，就需要加强对档案工作的领导。然而许多高校的领导对这项工作的重视度不够，也没有制定相应的管理机制来对工作人员的管理进行规范，并且没有动态监督考核以及奖惩制度，导致档案管理人员的工作积极性不够，责任心不强，极大的影响了档案管理工作的严肃性。
二、人事档案管理方式的分析
要想提升高校人事档案管理的效率，解决当前高校 人事档案管理中所存在的各项问题，就需要高校与时俱进，要突破传统的档案管理方式。传统的档案管理工作就是围绕档案材料进行收集、鉴定来进行的，管理工作就相当于保存档案。这种管理方式很难适应时代的发展，很难适应高校的发展，故此就需要对传统的人事档案管理进行改革，要实现对人事档案的信息化管理[2]。
要想实现档案的信息化管理，就需要建立符合高校人事档案信息产生规律的计算机管理系统。系统的功能一定要与高校的人事制度相适应，要能够为高校的人事工作提供服务。系统要具有查询以及检索和统计等功能，还需要具有安全的防泄密功能。
为了保证系统的功能得以实现，就需要按照以下几方面的原则来确立系统的数据项目，（1）及时、（2）准确、（3）有用。“及时”的原则就是指能够及时的反应当前人事管理工作中的最新动态情况。因为在高校干部人事工作中，会产生经常性的变动，教师的离职与任职等，都需要进行及时的更新，要将其录入到人事档案管理系统当中。“?嗜贰痹?则，也就是一定要确保档案信息的真实可靠，对于一些虽然有用，但是却很难掌握标准的数据信息，就不应该将其录入到计算机管理系统之中。“有用”的原则就是要根据高校人事工作的具体需求，来选择一些频率较高的数据。
根据上述几个原则，那么高校人事档案信息管理系统就需要包括下面几个数据项目：
1.现实信息项目
这个数据项目也是高校计算机管理系统中最为基本的一个部分，也是反映高校师资人才的现实情况的数据群，包括：教师的姓名、年龄 、学历以及职务等等。
2.历史信息项目
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知识服务档案管理模式主要是指对企业内部用户的档案进行合理有效的管理，这项服务管理模式最早是根据企业要求而产生的。档案管理模式对于服务行业尤为重要，特别是像中国电信、中国联通、中国移动等信息服务行业，此类公司的用户量较大，而且信息保密性要求较高，日常档案管理工作尤为繁重，这就需要有更加合理科学的档案管理工作模式来满足客户需求，提高档案管理工作效率。档案管理的优劣对企业的未来发展也会产生重大影响。
1 基于知识服务的档案管理模式的提出背景
1.1 时展潮流提出的要求
知识经济的兴起顺应了时展的潮流，是时展的重要标志。知识经济不同于传统经济，它是知识、信息技术的结合体，直接依赖于知识和信息的生产、使用、分配。知识管理充分发挥了知识在经济中的自身作用，通过知识创新、知识应用不断顺应知识经济对“空前关注知识的价值”的要求，进而成为重要的管理范式，顺应了时代的发展潮流。
想要实现知识管理战略，就需要各个部门，尤其是档案管理信息部门通过档案管理知识为企业提供各类信息服务，满足客户档案管理要求，发挥知识信息的价值。
1.2 市场竞争压力带来的要求
在激烈的市场竞争条件下，想要获得市场优势，在激烈的竞争中获得可持续发展，就需要充分利用战略性、非模仿性、独特性的资源。这种独特性的资源主要是指企业内部的知识。这类知识是企业长期发展过程中产生的，通常和企业的战略、管理、文化密不可分，既有通过文档管理存在的显性知识，也有隐性知识。因此，需要通过档案管理的不断创新优化来挖掘企业档案资源，利用档案知识促进企业的可持续发展，推动企业健康合理发展，最终实现企业的竞争战略服务。
1.3 用户不断增长的知识需求
传统档案管理自身存在许多弊端，由于技术、管理等方面的落后，难以满足客户对档案信息管理的需求。因此，要不断创新档案管理模式，提高档案管理效率，不断满足客户对档案管理的需求。要以用户为中心，需求为导向，提高企业档案信息的重视度，要将档案信息、知识作为企业重要的无形资产，提高档案信息、知识的管理要求，不断积累企业档案信息、知识，通过档案知识积累、档案知识评价、服务、组织服务以及企业人力资源管理、制度完善、技术运用来满足用户对档案信息、知识的需求。
2 基于知识服务的档案管理模式与传统档案管理的区别
由于知识服务性的档案管理模式以知识管理模块为编码进行的档案管理，能够通过知识编码进行科学合理的工作，进而建立完善高效的用户信息档案。与传统档案管理不同，知识服务档案管理模式在管理过程中主要以知识性档案为主，以个人资料、信息文件、内部资料、外部信息为主要管理对象，而传统档案管理则是在企业经济活动过程中产生的各类文档、文案；另外，在资源管理方面，知识服务档案管理能够将各种资源进行科学合理的整合，而传统档案管理则将档案和资源进行分类整理，不能实现资源的有效整合；再次，在服务理念方面，两者也有很大的区别，知识服务型档案管理以用户为中心进行资源管理，而传统档案管理则主要以档案机构为主，简单的从事档案管理，知识服务型档案管理的目的是在提供知识信息的基础上满足客户需求，帮助客户解决问题，提供较为系统完善的档案管理知识，而传统档案管理主要是为用户提供信息开展工作；知识服务型档案管理的核心主体是专业团队，而传统档案管理的主体是单个员工。
3 基于知识服务的档案管理模式研究
基于知识服务的档案管理模式的主要理论依据是知识编码和人性化服务。
3.1 知识编码
知识编码是基于知识服务的档案管理模式的主要理论依据。通过知识编码能够将知识更加标准的变现出来，而且能够将档案中相关知识进行整合，实现信息共享和交流，能够有效的提高知识的显性程度，将隐形的知识转化为显性，实现档案知识的有序化。在此基础上，能够实现知识的分类，进而形成较为完善的知识库，这样在运用过程中，可以通过计算机或者人工智能输入将数以万计的知识信息进行筛选，找出需要的信息知识，为决策者提供信息服务。与此同时，为了更加方面知识的查询和整理记载，还建立了专门的“不透明”知识案例库，案例库主要以图表记录为主，通过案例库图表能够清晰的将业务流程中的知识表现出来，这样将图表、信息进行统一整合，形成图文结合的信息知识库。只有以知识编码为基础，档案管理模式才能真正促进经济增长，才能为市场经济的发展做出贡献，不然只会“一场空”。
3.2 人性化服务
人性化服务是知识服务型档案管理的重要因素，其主要强调人性化的服务，通过人性化的服务为客户提供优质满意的档案服务，做到以人为本，体现服务的人性化需求，用心关心用户，将客户的需求当做自己的最终服务目的，在工作中充分体现知识服务型的人文关怀，以高标准的服务提供高质量的档案管理服务，在满足客户需求、保障客户满意度的基础上不断提高工作效率，最终实现企业经营效益，树立企业形象。
人性化服务是企业赢得市场的重要保障，因此企业要不断加强个性化服务，提高企业人文素质。在此基础上要将这种人性化服务嵌合到知识编码的理论中去，将其融为一体，作为档案管理模式的理论，进而改变传统的档案管理模式，将人性化的服务同知识服务型档案管理模式有机的结合，在技术优势的引导下，展现服务特色，能够更好的实现企业价值，为社会提供优质服务。
4 基于知识服务的档案管理模式的推广意义
4.1 可以提升企业核心竞争力
将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，进而能够提供更好的信息、服务，满足客户的需求，推动自身的持续健康发展，从而可以大大提升企业的核心竞争力。
4.2 可以提高档案工作的地位与作用
强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。
4.3 对于公共机构档案管理也有启示与参考价值
知识服务型的档案管理模式能够坚持以用户需求为导向，以用户为中心，为满足用户需求而不断提高自身服务质量。而且此种模式对行政事业单位的档案管理理念也有启发作用，对日后行政事业单位的档案管理技术具有指导意义和参考价值。
5 结语
随着社会的进一步发展，档案管理工作在日常生活中的作用将越来越重要，这就要求在各个企业内部要切实重视在档案管理工作方面对档案管理模式的实施，通过实施，进而逐步提高档案管理工作的有效性。
参考文献：
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科学技术的进步给人们的的生活带来了便利，同时这种科技上的变革也给社会的进一步发展带来了新的机遇与挑战，特别是计算机行业的兴起和网络技术发展加速了信息化时代的到来，使数据信息急速膨胀，现代社会的发展离不开电子产品，电子产品是存储资料的最佳设备，使数据时代有了爆炸式增长。档案管理要紧跟时代步伐，与数据相结合，这样方便快捷省时省力的方式需要推崇并要不断完善，尤其是现在档案管理工作正在急速增多。那么管理方式的变革迫在眉睫。
1 大数据时代的到来对档案管理有何要求
现在的档案管理尽管已经步入了信息化，但是还是无法跟上时代的步伐，大数据的到来给档案管理工作带来的了新的发展机遇，现在很多商家都在挂板住着这一新兴的科技，因此现在档案管理工作尽管很落后但也在不啾涓铩
1.1 改变档案管理的观念
现在我国的档案管理还比较传统，而大数据时代下的档案管理有两个特点，一个是把档案信息的范围扩大了，不只是单纯的个人档案，有一些需要保存的文件、资料和数据等都算到了档案中，也就是说把这些文件都数据化与网络信息相联系，形成电子档案的模式，这样档案的整体范围就扩大了，另一种是服务的观念在改变，要以人为本，牢牢地把握好大众的服务需求，让前来办理档案的人们满意舒心是现在档案管理服务的宗旨。
1.2 提高档案管理的技术水平
大数据的档案管理是以技术为依托的，只有技术得以提高，档案管理才能跟得上时代的发展步伐。传统的档案管理是以纸质档案的存储为主，档案管理人员不需要懂任何的网络技术，但大数据下的管理就不同了，这样的档案管理是在云计算的基础上进行的，将数据技术与信息相结合，建立完整的数据系统。大数据的管理对技术手段有以下几种要求：
1.2.1 数据的存储量
现代社会是信息化社会对数据的存储容量有着一定的要求，因为存储的容量是有限的，信息的数量却是无限的，这样就给存储技术带来了极大的挑战。同时，现在的数据形式是多种多样的，有很多的形式还在等待着人们的挖掘，数据结构的多样性带来了便利的同时，也给存储技术带来了新的挑战，它加大了存储的难度，给存储材质的选择分类带了极大的难题。
1.2.2 存储的数据要确保安全
科技的进步给人们带来了便利的同时也带来了很多的难题，加大了存储的容量，却也增加了信息资源的丢失率，经常有信息泄露的情况发生，让人们产生了极大的困扰。还有就是计算机也不是万能的，它也会死机，出现一系列的故障，这时，计算机中存储的数据就可能存在着丢失的风险，这样的情况在生活中是经常能够见到的。设备上有些丢失的资源还能进行弥补，可以进行备份，而资料在存储的过程中需要整理与查阅，这一过程也极有可能发生泄露，即使再小心也是不能避免的，这些细节都可能被人利用。
1.2.3 数据的查阅
数据资源的查阅需要在计算机上进行，要求计算机的检索功能集全，本身的配置要好，信息的处理能力要强，还有及时的更新，是查阅的人能及时的获得他们想要的信息，现在的电脑反应能力还达不到这个要求，存在等待时间过长的问题，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。
2 大数据时代下档案管理方式的变革建议
2.1 要有明确的目标和标准
档案管理在运用大数据时必须要弄清楚到底想从大数据中得到什么，否则就要花费大量的时间来分析数据。档案资源太丰富，如果没有明确的目标，就算没有走入迷途至少也会觉得非常迷茫。因此，首先要定义使用大数据的目标和标准，之后再使用能够解决特定问题的大数据工具。
2.2 规范档案的管理制度
每一个国家的建设都离不开制度的约束，有科学合理的制度才能使这个社会稳健运行，同样的档案管理也离不开制度的约束，因此变革的第一要务就是要建立适合大数据时代下档案管理的制度，规范管理中的操作行为，让工作中的每个环节都能有条不紊的进行，从数据的采集、整理、上传到计算机中每个环节都要严格的按制度进行，做到有章可循有法可依，让社会的档案管理更加的科学化合理化。
2.3 档案管理要多方联合发展
在大数据时代下，信息资源复杂，分类困难，档案之间的流通存在困难，环节过多无法快速地进行资源-的传输，中间的环过于繁琐，还可能使资源缺失，因此要采用计算机把档案进行整合，这样档案信息在电脑上就可以完整的进行，只要进行搜索就可以得到我们想要的信息，形成一个完整的信息库，这样可以减少流程，节约了时间成本，让各个机构的配合更加的默契，形成一种习惯，这样就可以达到资源共享，促进我国档案事业的整体发展。
2.4 提高档案管理人员的技术水平和服务意识
文中提到大数据时代对科技有很高的要求，因为档案的管理已经智能化信息化，因此管理人员及开发人员的技术水平都要有所提升，不断的学习，相关部门要时常组织进修，提升工作人员的整体素质，只有不断学习，掌握现代先进的信息技术和数据分析技术提升专业素养，在为客户服务时才能更好的为客户解答疑问，让客户因为我们的服务心情愉悦，达到客户满意是我们的追求，有了这样的信念，才能更好的满足客户需求，为档案事业的发展贡献自己的一份力量。
3 结论
大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案行业需要努力抓住这个机遇，同时也要严肃对待挑战，随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。并且随着信息技术与互联网技术的不断发展，社会组织的海量信息衍生了巨量的数据，大数据时代的到来，给档案管理工作中档案资源的收集、存储、挖掘、编辑、检索等环节带来了巨大的发展机遇和挑战。在此背景下，加深对大数据的认识和分析，加强对大数据技术的应用，是提升当下乃至未来档案管理的重要应对策略。
参考文献
[1]李国杰，程学旗.大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域――大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012.
[2]牛禄青.构建大数据产业环境专访中国工程院院士、中科院计算所首席科学家李国杰[J].新经济导刊，2012.
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1.及时进行档案验收工作，避免档案积压、便于档案管理
我国电力项目建设中档案管理方式的改进首先要从大量的电力项目建设档案积压问题入手。随着建筑工程建设的完工，相关部门在对工程竣工进行验收时，我国电力项目建设的档案验收工作也要与其保持一致，同时进行，避免因档案验收不及时造成档案积压，从而对档案的标准化、规范化带来不利影响。建设单位应该自觉依照国家有关规定，组织相关的工作人员形成档案验收小组，对工程项目建设的竣工报告、协议、合同等相关文件进行归档，并检验所归档的文件是否真实、准确、系统、齐全，以及归入档案的文件是否为原件、相关手续是否经过双方签字生效，档案的文件质量是否符合有关要求等。如果在档案管理中有不符合要求的文件，应及时下发整改通知，并限其在规定的时间完成整改工作，使档案工作落实到实处、分类清晰、组卷科学，便于在日后的档案管理中，利于保管及使用。
2.加强档案工作人员的培训，使其更好的完成档案的管理工作
由于电力体制的不断改革与深化，电力项目建设的参见单位多数以临时的兼职人员作为档案管理人员。由于其对工程的具体规章制度、相关合同等工作任务不清晰，加之对档案的收集、管理等方面的各项工作都还不了解，没有经过相关的工作培训就直接作为电力项目建设档案管理工作的临时上岗人员，不但自身缺乏对档案工作的敏感度和专业性，并且对电力项目建设档案管理工作的认识度不高，也就大大降低了对本职工作的重视度，不能充分履行自己的岗位职责，给电力项目建设工程的档案管理带来一定的阻碍和困难。因此，加强档案工作人员的培训，提高电力项目建设档案管理兼职人员的专业性以及对项目建设档案管理的敏感性。在项目建设施工之前，应通过多种形式对档案管理工作的相关人员进行培训，无论是专职的档案管理人员还是临时聘请的兼职人员，都应同时强化对档案管理工作的专业基础和实际工作中的基本技能，加强档案管理工作人员的综合素质，确保工程的档案验收和归档工作准确、无误。
3.对档案管理引用合同制，保证建设项目档案的齐全、完整
近年来，随着我国社会主义市场经济的迅速发展和逐步完善，我国对规范社会主义市场经济秩序做出了相应的重要举措，其中，合同制在我国的社会主义市场经济体制中得到了广泛应用，并成为甲乙双方相互约束的强有力法律依据。因此，在电力项目建设过程中，对档案的管理工作同样引用合同制是确保建设项目档案齐全、完整的强有力保证。在参建单位进行工程竞标并签订各项协议、合同的同时，应将确保项目建设工程的档案管理工作准确、无误、按时完成，保证归档文件完整、齐全等一并列入到合同当中，以法律手段严格约束双方履行合同内容，共尽合同义务。保证档案的按时移交及归档文件的真实性、准确性，确保档案质量。对不能履行合同规定的一方，如出现档案资料收集不全、质量较差、不符合国家相关标准等现象，应按照合同规定，扣除相应款项及惩罚措施。通过合同制来保证建设项目档案齐全、完整，进而为确保档案工作有效完成提供强有力的法律保障。
结语：
电力项目建设中的档案管理工作，功在当代、利在千秋。随着我国社会主义市场经济的发展，目前我国建筑业的工程量正逐年增加，这大大促进了我国电力项目建设的发展，同时也为我国电力项目建设中的档案管理工作带来巨大的压力和困难。因此，如何改进我国电力项目建设中档案的管理方式，是缓解电力项目建设中档案管理压力和困难的重要举措。笔者通过以上对电力项目建设中档案管理工作的改进方式提出了一些自己的见解和想法，虽然还有很多不足之处，但是希望通过我们共同的努力与学习、思考与探究，不断创新出更加全面的电力项目建设档案管理方式，对我国当前电力项目建设行业的档案管理工作有所帮助。
参考文献：
[1]陈加芳.对电力工程档案管理问题的思考[J].安徽电气工程职业技术报，2011（01）.
[2]钱小英.电力建设企业工程档案的收集与管理[J].常州信息职业技术学院学报，2007（03）.
[3]沈惠利，杨琦.浅谈城建档案管理存在的问题及对策[J].山西建筑，2010（13）.
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目前，建筑设计单位对开展的本单位科研项日和新业务、新技术不甚了解，工作处于被动服务状态，信息意识淡薄，信息渠道仅局限于本单位，忽略管理单位，导致信息沟通不顺畅，档案利用率低、利用价值不大。尽管档案利用已在建筑设计等相关行业中起了重要作用，但是，还有相当部分的档案信息没能得到开发利用。
2.建筑设计档案管理的方式方法
2.1立足档案服务，提升档案利用开发技术创新手段
信息时代，档案管理部门和档案工作者，应努力开拓创新，以科学的管理方法将过去封闭式管理模式向开放式管理模式发展，应用计算机技术和网络技术，满足资源共享的需要，提高档案信息的利用效率。在实际的档案管理中，档案工作服务方式要创新、档案管理理论要创新、档案服务工作内容要创新、档案服务机制要创新。
2.2拓宽档案编研范围，发挥档案信息作用
档案管理要“上门办公”，拓宽编研范围、内外结合、联合编研。改变原有局促的“室藏格局”。因而，一线档案管理人员必须提高认识，彻底打破自编自传编研思想的束缚，拓宽路子，联合编研。要加强纵向沟通，与建筑设计科研单位、建筑企业的联合。这样既有利于丰富编研资料的内容，又有利于通过信息的传播利用，促进系统内的科研工作发展。还要加强同行单位档案室之间的横向联合，借鉴经验，可使资料互补，以达到编研选题具有广泛、综合和全面性的目的。如与组织人事、史志、党史等部门联合编写有关资料，既可弥补编研力量之不足，又可补充编研所需经费，还可提高编研资料的利用价值和利用率。
2.3进一步改进、开发档案管理的信息化工作方法
目前，大多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，使现代化设备不能物尽其用，造成相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。为此，档案管理应该努力实现档案信息电子化，建立建筑行业的特殊数据库，提高利用率、检索率。
2.4进一步加强档案管理人员人才培养
档案管理队伍是建筑学科科技档案管理的主力军。档案管理人才的培养和队伍建设是开发档案的前提。尤其是单位和档案管理部门都应重视人力资源的挖掘和培养，努力造就一批高素质的复合型档案人才。
同时，基础档案管理人员也要积极主动地编制各种途径的检索工具和编研成果，及时快捷地为建筑行业提供可靠的依据，最终通过档案的收藏数字化、传递网络化、操作信息化、信息存取自动化，达到广泛应用建筑行业的目的。
为此，档案管理人员要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，使科技档案更好地为建筑设计研究、建筑工程发展服务。
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图1表示：根据行政科、人事科工作的特殊需求，向档案管理部门提出申请，并出具书面证明、身份证明，档案管理员对材料进行审查核实，并对借阅人申请的内容进行审查，决定档案信息能否提供，最后再进行提供利用。这种管理方式明显存在着局限性。
1.从利用上看，档案材料的利用存在一定的局限性，只能给行政、人事科工作的特殊需求者提供服务。不能满足大多数利用者的需求，影响档案的利用率。
2.从管理上看：档案利用者为了得到档案材料，必须亲自到档案室查阅，从利用途径上受到了限制。
3.从提供方式上看，档案管理员始终处于一种被动地位，不能发现利用者的需求，以至于无法主动地提供服务。
4.从利用方式上看，档案利用过程没有评价机制，没有意见反馈，档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台[2]。
所以，传统档案利用管理方式是一种被动封闭的模式，导致档案利用率不高，档案的作用不能充分有效地发挥。
二、改变服务理念，促进交流合作
昌平区妇幼保健院档案管理人员用科学发展观武装头脑，积极实践，努力工作，增强了档案主动服务理念，定位档案的职能作用，成为医院档案管理的关键[1]。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科、妇保科、儿保科等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现，使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改变。为满足利用者的需求，必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务，改变服务理念，创新服务方式，进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。
第一，在医院内部以院刊等方式定期向职工公布档案资料和近期的科技成果、有奖论文以加强各科室之间的沟通和交流。第二，加强科技信息的分类指导，把科技成果转化成生产力，为科技创新提供信息支持平台，从而更加有效地向同行提供信息资源。第三，在医疗、科研、科教、人事等方面为医院领导提供可靠的参考资料，为医院的科学发展提供决策依据。第四，将科技档案、专业档案、文书档案等与医院信息资源进行整合，使医院档案工作纳入医院整体的办公自动化系统。实现档案信息资源网上共享。
另外，昌平区妇幼保健院将一些非涉密的档案信息公布在院内OA网上，在有效地整合信息资源的同时，对当前的检索利用工作中的规章制度进行修改和完善，让档案信息为全体职工服务，以满足开放式的档案利用管理方式的需要。
三、网络环境下的医院档案利用管理方式
我院的档案利用在理念上进行了改变，放宽了服务范围，面向广大职工，在以往服务群体的基础上增加了职工、门诊科室、体检科、医保科、科教科、综合办公室等。而档案利用也从以前的被动服务变为主动服务，并可以根据利用者的反馈意见，随时提高档案的服务水平。如图2
1.根据不同需求者，把档案利用者划分为职工、门诊科室和行政科室。这样，就将以往档案利用服务主要围绕行政科室扩展到全院职工服务领域。
2.拓展医院档案利用管理方式，为加强档案利用工作，档案室增加了档案推送服务和制定服务。推送服务是档案员亲自下到各科室，了解科室需求，主动提供档案信息服务。制定服务是档案员根据科室的特定主题，提供特定的档案材料，经过身份的认证，通过院里OA网络传递给利用者。这两种方式不仅扩大了利用者的范围还提高了医院档案定向的利用率。
3.通过医院OA网留言等方式把上级领导、职工、门诊科室、行政科室等部门的档案利用需求和好的建议及好的方法等反馈意见收集整理，以便档案管理人员及时改进服务方式和服务内容。
4.建立了严格的网络信息保密审查机制，结合工作流程和特点，明确保密审查的责任，为医院档案利用管理方式有序运行创造了良好环境。
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二、改善城市房屋建筑档案管理的措施
1.加强城建档案法制建设
随着城市建设的快速发展，档案接收的任务也越来越重，在严重缺少经济制约的条件下，需要对法律法规以及相应制度进行进一步的建设，并从制度上加强对城市建筑档案的管理力度，确保档案的整体水平与质量。近些年来，我国相继推出了很多有关建筑方面的法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》等等，根据这些规律法规再充分结合当地城市的实际情况，就能实现对城市房屋建设的有效管理，同时随着科学技术的不断进步，人们应该把握住难得的机会充分利用计算机技术来完成人类无法完成的事情，利用这种高科技的手段能将管理的事物变得更加简单，以往人工需要很长时间做完的工作计算机只需要几分钟，将计算机技术应用在城市房屋建筑档案中就能建立起数字化档案，对城市档案管理有很大的帮助。
2.提高档案归档的质量
在新形势条件下，城建档案工作者也要时刻明确自己的职责，不能只是等待建设单位主动移交档案，这样不仅档案工作的效率不高同时也影响整个的工程建设，因此作为城建档案的工作人员应该在思想上以及行为上都认真仔细，做到多动脑、多动手、爱岗敬业、勤奋刻苦，真正树立起为人民服务的观念，增强自身工作的积极性与主动性，再加上与相关建设单位的进一步沟通，才能真正掌握档案资料收集与管理的具体情况，同时建设单位在签订责任书的时候，要进行相关信息的登记还要有固定的业务人员根据项目信息到施工现场去检查并指导，让服务工作做到有的放矢。城市房屋建筑档案管理的分析与研究会涉及到很多方面的内容，因此对房屋建筑档案的管理与研究要从不同的角度去考虑，只有做到精心细致的研究才能提高档案管理的水平。项目工程文件的归档是以建设单位为主，要施工与监管相互分工才能实现全部文件的归档工作，建设单位与施工单位是合同的关系，因此工程档案的管理不能依靠行政的方式，而是应该通过法律、合同以及相应计划保证施工文件准确、及时的归档。还要多重视对档案信息的开发工作，充分发挥出档案信息资料的作用，这也是档案工作最根本的宗旨，这需要城建管理部门以及管理人员更加适应时代的要求，充分发挥出工作的积极性与主动性，加强对信息资料的利用，采用现代的管理手段开展更加优质的服务，充分利用档案信息资源来促进我国城市房屋建筑档案的迅速发展，并发挥出信息资源的效益与作用。
3.提高业务管理与技能水平
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三是档案数据制作必须符合标准化要求，即明确规定著录上的必要项目和选择项目、格式上的著录项目及排列次序、检索上语言的主题词和分类表及对著录标引结果审校的统一，做到著录数据的准确性、一致性、完整性、稳定性、可靠性和适应性，使之不但揭示档案的主题内容、科学价值、载体的物质形态，而且还揭示了档案的保管状态和档案信息检索的线索，指明档案来源、出处和存放位置，既能帮助保管人员了解馆藏情况和保管档案，又能方便用户从不同的角度查找利用档案。
四是保障数字化档案的安全，管理上建立健全安全管理制度体系，自觉遵守各项档案数字化安全制度；技术上要以先进、有效、安全的技术作保障，如对加密的档案通过对用户分类、数据分类、审计功能和数据加密等方法来进行有效的保护，运用数据加密、数字签名、数字水印等技术来加强数字化档案著作权、隐私权的保护，并做好档案数据的备份工作，做到一式两份，以确保档案信息安全。
五是定期对档案软硬件平台进行升级，使用仿真、复制、再生性保存、迁移等技术方法，持续地保存数字档案。
档案信息网络化
在信息化时代，传统的档案管理和服务方式与档案的收藏量增加、载体形式多样化、需求面扩大、利用系统性和时效性之间存在着矛盾。例如，我校在档案数字化方面已做了大量的工作，与以前传统的纸质档案管理和手工操作方法相比已进步不少，能够自动生成案卷目录、卷内目录，但至今使用的是单机版软件，查找不方便，信息资源还不能共享。现在，社会各行各业对档案信息资源高效利用和档案部门提供全面档案信息服务的要求，都要求档案信息的网络化。通过档案信息网络化管理体系，档案信息的采集、核对、归档、立卷、保管和利用都可以通过网络操作实现，满足信息化社会对档案信息“广、快、精、准”的要求，实现档案信息资源共享。
我国在2002年提出《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案信息网络化服务作为我国档案事业发展的一项重要内容做出战略规划。2006年《档案事业发展“十一五”规划》，其指导思想便是以档案信息化建设为重点，档案信息化建设也被列为“十一五”规划主要任务中的重要一条。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》同样将档案信息网络化服务作为未来社会发展的重要内容将以阐述。
档案信息网络化建设主要包含网络设备、服务器、存储设备、安全设备等网络基础设施建设，数据库、网站等档案网络信息资源建设，用户服务管理等档案信息资源开发系统建设。建立档案网站，档案信息，提供档案信息利用，是档案信息网络化建设的重点与核心。首先是需要建立档案网站，使人们能够在网上“看”到这个档案部门，进而利用所提供的各种档案信息。要认真考虑哪些档案信息能够上网，哪些不能上网；哪些信息是无偿利用，哪些信息必须进行权限和费用等方面的控制使用，并提前进行相应的数字化处理。将准备好的档案信息分类，系统有机地组织起来，确定以静态页面还是以数据库形式，归入相应的栏目。二是对网络系统运行维护。随着电子文件管理的逐步发展，对系统还会不断提出新的要求，需要在使用过程中不断地进行修改、升级、扩充。定期检查已著录标引的数据质量，不断补充新的数据。三是要建立健全网络档案信息利用服务的管理体系，制定管理法规，并在工作中严格执行，有效监督，从制度上保障网络档案信息的安全性。要完善安全保障的技术措施，提高在网络中的自我防范能力，可将内部网和外部网在物理上加以分隔，内部网还可以隔离成不同网段，以保证网络档案信息范围，减少各部系统之间被正面攻击的机会。利用防火墙过滤通过的数据包，拒绝那些试图违反安全约束的包，保证网络边际安全。可以通过身份证明、数据加密、数字签名等技术阻止计算机病毒的侵入。在档案信息网络化建设过程中，必须迎接各种挑战，不断地研究和解决新的问题，从而最大限度地提供共享的档案信息资源，实现档案信息服务便利化。
文档信息一体化
在传统档案学中，以“归档”为界限，将同一事物按两个时期分为“文件阶段”和“档案阶段”，文件与档案同源一体。长期以来，由于文件与档案工作实现分块管理，文件到档案的转化和衔接过程不顺利，相互之间缺乏统筹规划、顺畅衔接和有效利用，数据要辗转多次输入，使得工作人员要进行大量的重复劳动，效率较低。文件和档案工作之间不能及时地实现交流与反馈，部分割裂了文件与档案之间本应该存在的联系，档案信息与原有的文件信息存在某些失真，典型表现如收集不齐全，标引深度不好掌握，目录编制不科学，难以反映使用者的需求。信息化时代，由于采用了现代信息技术，电子文件从起草到归档管理的全过程可以在同一工具系统上完成，模糊了传统文档管理将“归档”作为文件与档案的分界线，因此,档案界提出了文件工作与档案管理一体化即“文档一体化”管理模式。
文档一体化就是从文件处理和档案管理全局出发，满足连续性和整体性规律，通过信息技术将其有机联系起来，按照统一的规范和标准，组成综合的管理系统，对文件和档案信息进行存储、控制、加工、传输，实现从文件生成制发到档案管理的全过程控制。采取文档一体化模式，特别是使用文档一体化信息管理系统，可方便做到一次输入、多次输出，并在从文件产生到运转的每一个环节上体现出档案管理现代化的要求，实现文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全，源头上提高档案信息的质量，保证档案信息的真实性和可靠性。在信息化时代，利用多媒体、数据库、网络等信息技术可有效实行和实现文档一体化，满足档案数字化、档案信息网络化和档案信息服务的需要。
实现文档一体化有两种模式。一为部门内部文档管理一体化，实现文件处理、登记、分类立卷、著录标引同步完成。二为部门间结构和职能一体化，设置统一的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用各个环节联系起来的实体性机构，配备专职人员，统一组织管理各机关文书、档案工作。在实行文档一体化过程中，首先要建立完善的组织结构，理顺管理体制，保证文档各管理部门能从横向与纵向之间相互联系，打下扎实的组织基础，保证实现文档工作的整体优化。二是要加强标准化与质量建设，应统一、强化和有效执行标准，确立质量第一的观念，明确各自负责，制定和实施文档工作制度和技术操作规范。三是档案信息管理系统要与办公自动化网络化管理系统融合，统筹考虑，统一安排，同步建设，协调发展。四是要切实增加办公设备的投入，不断改善、配置和优化基本的办公设施。总之，各个单位可根据自身情况选择合适的文档一体化模式和步骤，实现文档部门管理工作的平滑结合。
档案人员现代化
在信息化时代，档案资源作为社会的基础性原生信息源需要得到深入广泛地开发和利用，档案管理作为社会的基础性管理工作应该在管理模式和方式上进行变革。需要把先进的技术管理手段应用到档案工作中，用现代化管理理念驾驭信息技术，用信息技术提升现代管理，努力实现档案现代化。档案管理人员要认识到档案管理的现代化是档案管理内涵和手段的深刻变革，其内涵不仅是实物对象，其手段不是简单的手工操作计算机化，其目标也不是单纯的档案知识馆藏化，而是要用科学先进的档案管理信息化方法，更加全面、方便、简洁地服务社会。
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信托财务档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他需要保存的会计核算资料。可以说信托财务档案管理的这些内容与固有业务的财务档案大体相同，但它的管理方式因为“单独记账、单独管理”，以及不同的信托品种在期限上、业务核算规模上、涉及业务的种类上等各方面差异的存在，而变得更为繁琐。
2 信托财务档案管理的原则
信托种类、项目繁多，档案管理的内容繁杂，要把信托财务档案管理好，档案管理者必须做到“纲目并举、经纬分明”。只有在日常的管理中打下良好的基础，做到条理清晰，才能在需要的时候做到“灵活机动、方便快捷”。
因此，在管理中，应以信托项目类型为“纲”，以信托项目名称为“目”，以档案资料类型为“经”，以时间顺序为“纬”，“分散与集中”相结合，在保证每个信托项目档案独立管理的基础上，保证信托项目按类有序保管，以便于调阅、查找。
3 信托财务档案管理方式
根据信托业务的特点，结合财务操作的流程，制订出“四分、两集中”的管理信托财务档案的方式。所谓“四分”：既“分人、分项、分类、分期”。 分人：信托项目数量繁多，期限长短不一，如所有档案由一个人管理，并做到条目清晰，整理有序，恐为其难。因此，我们将审核凭证的财务人员作为档案管理的最初的管理人员（一般为2-3人），每个“保管人员”直接接触原始凭证、记账凭证，并进行审核，因此在财务档案形成的初期即可做到严格把关，保证档案的有效、齐全；分项：每个保管人员根据“单独立账、单独管理”的要求，对自己所管理的档案根据信托项目的划分进行分项管理，保证各信托项目财务档案相互间的独立性，防止不同信托财务资料的相互混淆，同时便于日常财务档案的查找。分类：每个保管人员在分项目保管的基础上，对保管的档案应进行分类管理，主要分为业务资料和会计档案。这里所指的业务资料如“信托合同、资产交易合同”等相关业务文件，在信托项目整体运作期限内，对信托项目财务操作具有影响，需要随时调阅、参考，应单独归类管理。
4 信托财务档案的分期
档案的管理在期限上分为三个阶段――初级管理人员单独管理一年、设立备查库统一管理一年、最后归入档案库进行整体管理。以会计年度为标准，每个保管人员所管理的档案期限仅为一年，在年度终了后，整理所管理的档案，上交档案管理人员；“上一年度”的财务档案因各类检查、审计或委托人、受益人的要求等原因，调阅频度较高，暂存备查档案库，由档案管理人员统一保管一年，于下一年再转入信托档案库与原有档案进行集中管理。“两集中”是指每个会计年度终了，集中交接财务档案，进行统一管理，一方面是集中接收上年度各信托项目的档案资料，转入备查档案库，同时将原保管的前一年度的备查档案转入信托档案库，进行集中管理；另一方面是指每个信托项目档案进入档案库后进行集中管理，档案保管人员应将入库的财务档案，按照信托项目名称及时间顺序进行整理，使每个信托项目档案都成为一个独立的体系，同时将同一信托类型的档案进行集中管理。
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房地产档案是由房地产行政部门进行管理，文字材料、照片、图表等文件材料可表明房屋的使用权，土地使用情况以及房屋的自然状态等，是房地产产业的重要组成部分。房地产档案的收集，标志着档案管理工作的开始。在房地产档案收集的过程中，要确保资料的完整，对产权登记、变更以及涉及产权活动的产权文件材料，整理要规范，信息要详尽，以使房屋档案能够实现最大的利用价值[1]。随着信息化时代的到来，房产档案管理部门应转变管理观念，借助高科技建立新型的房产档案管理体系，以完善房产档案信息，规范房产档案管理行为。房产档案具有法律效力，是除房地产权属证书外唯一能够证明房地产产权归属，以及判别房地产产权处理的凭证。在处理房产纷争中，房产档案是重要的判决依据。房地产档案与房屋产权是相互对应的，即一份产权对应一卷房地产档案。由于部分大城市人口密集，房屋置换频率高，产生的高达百万份的房产档案资料给房产档案管理工作提出了更高的要求。我国房产档案管理模式处于传统与现代相融合的局面，房产档案管理工作仍存在诸多有待完善的地方。
二、房产档案管理现状
1）管理体系不完善。目前，我国的房产档案管理存在着管理分散，数据记载失真，使用较为随意等问题，这些问题的出现对房产交易的顺利进行以及房产档案的有效利用造成了阻碍。解决这些问题的关键在于加强房产档案管理力度，完善档案管理体系，为房产档案管理工作的良好开展提供理论依据[2]。房地产管理不仅是一项管理工作，同时也是一个多元化的管理模式，因此，管理部门构建一个完善的管理模式，对提高房产管理水平具有重要的作用。2）管理队伍专业素质薄弱。房产档案管理部门在对档案进行收集之后，工作人员就会对档案进行归档和管理，这需要档案管理人员具备一定的专业知识以及相应的管理技能。但从目前档案管理现状上看，房产档案管理人员远不具备这些能力，这也是房产档案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3）管理模式落后。由于房产的使用权、使用性质以及结构等会因居住需求发生改变，所以，档案的内容也需要随时变更，这无疑增加了房产管理工作的强度。因房产档案文件的形式和规格不同，所以，采取的管理措施不能过于单一。随着房产产业形势的不断转变，房产档案内容的不断更新，给房产档案管理模式提出了新的要求。现今，很多房产档案管理人员因管理手段的局限性，多采用传统的档案管理手段，这不仅会影响档案管理效率，而且也容易造成档案数据缺失，降低房产档案的利用效率。
三、解决房产管理现存问题的办法
1）采用先进管理办法，完善管理体系。为了适应现代房地产产业的快速发展，应对房产资料的变更，实行房产档案管理的信息化，将有利于提高房产资料利用效率[3]。在建立和完善信息化房产档案管理的过程中，要做好房产档案收集以及房产档案信息的存储和更新工作，同时对数据库做好安防措施，以防止信息外泄，危害到房产拥有者的利益。在应对房地产产权变动的问题上，房产档案管理部门要加强房产信息的动态管理，即及时地对房产变更做好信息的更改工作。通过对房产档案信息化的管理，可为房地产档案管理工作的良好开展创造条件，有助于房产档案服务工作的有效进行。2）提升管理人员的管理意识，打造高素质的管理团队。房产档案管理工作的有序开展，需要档案管理部门提升管理意识，管理人员提升管理水平，在此基础上，进行管理方式转变，可促使房产档案管理工作的有序进行。目前，一些房产档案管理部门的上层人员对档案管理工作的态度并不严谨，致使房产档案管理工作不规范，管理较为混乱，因此，提升档案管理人员的管理意识，认清档案管理工作的重要性，将对房产档案管理工作的良好开展起到积极的作用。与此同时，对专业人员进行知识技能培训对提升房产档案管理水平具有十分重要的作用。房产档案管理人员管理水平的高低将决定档案的利用效率。因此，房产档案管理部门要定期组织档案管理培训活动，对在工作中出现的问题要予以重视并及时地进行解决。在房产档案信息化管理的要求下，房产档案管理人员要具备专业管理能力以及专业的管理知识，成为复合型人才，如此，才能使数字化房产档案管理得到良好的实施。3）进行房产档案管理模式转型。在现代化的房产档案管理中，房产档案管理机构首先要对自身职能的转变有清醒的认识，这种认识体现在两方面，一是思想上转变，二是行动上的转变。房产档案管理要向着科技型转变与主动型转变共同发展的方向转变，针对市场的需求，将先进的管理模式引用到房产档案管理上，以适应新形势下的档案管理要求。
四、房产档案新模式构建的社会需求
随着社会经济的快速发展，房产档案的社会价值愈来愈高，这与人们对房屋使用方向的转变有很大的关系。为了满足人们对住房的需求，保障性住房的出现一定程度上解决了人们住房困难的难题。在对保障性住房的房产档案管理的过程中，要注意房产档案资料的真实动态数据收集，这对保障性住房的社会价值体现具有重要的作用。房产档案社会化开放式管理模式的出现，一定程度上弥补了传统房产管理模式中存在的不足。传统的保障性住房房产管理的个人信息收集是由该用户所在社区专门的人事机构进行分管的，具有封闭性，虽然有力地保证了个人信息的不被泄漏，但房产档案利用效率却不高，实行网络化管理困难。新的管理方式的出现虽然弥补了传统房产档案在管理上的不足，但却容易出现信息泄漏的情况。为了使房产档案管理更加规范和合理，将两种档案管理方式进行有机的结合，去其糟粕，取其精华，以实现房产档案管理的规范化管理。
五、综述
现代化信息技术对建立新型的房产档案管理体系具有重要的作用。房地产信息化管理系统的建立，将有助于房地产收集的完整性，同时也能提升信息的利用效率。想要实现房地产信息化管理，首先要解决传统房地产管理过程中存在的问题，针对管理水平低下，管理体系不完善等问题采取积极的措施，注重管理人员综合素质的提升，从而为房产档案信息化管理体系的构建提供技术支撑。房产档案在房产交易活动以及处理房产纠纷问题中，是重要的依据，因此，房产档案管理部门要认真履行自己的责任，做好房产档案管理工作。
[参考文献]
[1]张雯君.高校房产档案管理新模式构建思考[J].现代商贸工业,2012.
