引论：我们为您整理了13篇档案管理与档案服务范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
一、信息化条件下的档案管理的意义
当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，同时以计算机网络技术为辅助，让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代，信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战，只有认识到档案管理工作信息化的重要意义，加强信息化条件下的档案管理工作，严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性，保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下，档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用，建立起正确的档案信息化管理的理念，要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术，同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中，要注意对工作的反思和总结，从而能够获得宝贵的经验，帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念，改变传统的档案管理工作模式，使信息化管理工作的机制更加完善，使档案管理工作人员具备更高的从业素质，确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。
二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题
（一）档案工作方面
由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上，档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。
（二）档案管理的信息化特点
信息化技术的发展速度较快，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，这种方式存在许多不足，使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。
（三）档案信息系统
在信息化条件下，旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。
三、信息化条件下档案管理的问题和对策
（一）数字信息的档案管理
数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此，为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题，可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找，但是由于电子档案的特殊记录形式，导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题，例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况；而纸质档案因为以纸质的方式进行记录，所以会占据较大的空间，承载的内容也较有限，同时查找起信息来也较麻烦，但是纸质档案记录的信息真实可靠，能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式，“双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。
（二）电子档案的管理与存储
信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷，但是，档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化条件下的服务创新
（一）在网络上建立起档案信息查询网站
目前，为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况，许多单位、企业等都开通了自己的网站；一些高校也利用网络建立了本校的网站，将本校的师资信息、校园环境信息等在网站上，方便学生等对高校的了解。与此同时，这些网站不仅信息，还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新，确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段，积极地开通网站服务，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。
（二）开展档案工作在线服务
当今时代下，人们越来越注重时效性，因此，人们在利用档案信息的过程中，也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处，比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中，档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找，再将档案复印或者拍照，这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制，不具备较高的时效性，因此无法满足人们的需求。此时，档案管理工作必须改变查找手段，例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务，提高档案信息的时效性。
（三）创新服务
人们对档案信息的需求日益增加，档案室要根据时代的发展需要，对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新，为人们提供优质的档案服务。
五、结束语
在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。
【参考文献】
[1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123-123.
篇2
近年来，随着我国城市的社会经济发展、城市的开放、开发和投资环境的改善及人民生活水平的提高，人们对地下管网的设施也越来越重视。地下管网是现代城市基础设施的重要组成部分，是城市赖以长期生存和快速发展的物质基础，经常被称为城市的“生命线”。因为各种地下管网较地上建构筑物的空间体量要小若干个数量级，且集中敷设在城市道路许可的地下有限空间区域内，因此，在规划、建设和维护抢修时，对城市地下管网敷设情况的把握要有极高的精确性，并准确地测出所建项目的三维位置，进而保证施工作业的安全性。但是，城市地下管网一般建在城市道路或绿化带的下面，建成后难以再进行核实，隐蔽性极强，由此为核实所建项目区域地下管网的敷设带来了极大的困难。所以，为了确保城市地下管网的质量和安全，就要对城市地下管网档案进行管理科学的管理，通过城市地下管网档案管理机构提升施工单位对地下管网档案的意识。本文就城市地下管网档案管理与服务的策略进行了研究，旨在能为有关方面提供参考。
2.城市地下管网档案管理与服务所面临的问题
2.1 建设施工单位档案意识较低
目前国内建筑施工项目采取的是分包制，不同工作程序被分包给不同工种的承包单位。与建筑施工、建筑设计和室内装潢不同的是，地下管网的敷设相对工期短，工作内容单一，其工作的精细度往往不受施工单位的重视，施工作业缺少前期的科学与合理的规划。而工程监理职责所属的“三控、两管、一协调”，即控制工程建设的投资、建设工期、工程质量；进行安全管理、工程建设合同管理；协调有关单位之间的工作关系却没有包括对地下管网敷设相关工作的控制与监管。由此，出现了施工与监管的漏洞。根据笔者的调研，大部分从事地下管网敷设的承包机构很少在施工前去城建机构查阅施工地的地下管网敷设情况，一方面他们认为查阅相关地下管网档案时间长、花费高，为了节省作业时间，提高作业效率，可不用事先勘察施工地的地下管网敷设情况；另一方面他们认为施工工人经验丰富，能够准确预判管网的敷设情况。而多数误挖地下管网事故正是由于这些施工单位过于相信经验，野蛮施工，档案意识偏低而引发的。
2.2 城市地下管网档案管理鲜有相关法律规范作为保障
地下管网档案管理机构想要介入建设工程的评价与监管行列，困难较大。同时，大部分城市因无地下管网档案管理专项法规等管理手段，管理无强制性，地下管网档案信息难收集、不准确、未更新，进而导致部门出台的规范、制度相互矛盾，事故发生相互推诿责任，造成了不良的社会影响。
3.城市地下管网档案管理与服务自身存在的问题
3.1 档案收集难，监管制度存在空白点
其一，城市地下管网基本情况不清。由于市政公用管网与非市政公用管网分属不同管理机构，各个机构分别管理其所属的地下管网档案，因此几乎没有一个城市能够提供一张全面准确的地下管网位置全景图；没有一个管网单位能够全面准确地掌握所属行业地下管网信息分布信息及精确位置。因此，城市建设缺乏统一的地下管网档案综合信息平台，其提供的信息服务尚存在空白点，极易导致因为地下管网信息掌握不全而引发施工事故。
其二，缺乏有效监管，城市地下管网档案入馆难。各种地下管网档案信息分属于不同部门管理，分散存档，地下管网档案信息难以集中，管理交叉重叠性较大，管理空白点较多，风险性较高。据笔者不完全统计，全国大约有70%的城市地下管网没有基础性城建档案资料，像北京、广州这样的国内一线城市，地下管网归档率不足50%。
其三，城市地下管网档案信息化进展偏慢，差异明显。目前能够提高城市地下管网档案管理与利用效率的方法就是进行档案数字化及数字化之后的关联。但是由于经济基础和对地下管网认识上的差异，全国各地地下管网普查工作和信息化建设表现出不均衡的发展态势，仅有少数城市开展过地下管网普查工作，大多数城市并没有建立全局性的地下管网管理信息系统。即便开展了地下管网普查工作的城市，也未必能实行动态更新，不能真实反映城市地下管网的现状，利用效果较差。
3.2 档案从业者专业素质不高，服务质量难以满足用户需求
其一，档案利用程序繁琐，过程较长。利用地下管网档案的程序较为繁琐，通常需要施工单位持相关证明与资质证明到指定机构利用档案，从提出利用需求到利用结束，所花费的时间较长，因此部分施工单位为了图省事，而选择不查验档案，直接贸然施工。
其二，利用方式单一，成本高。目前地下管网档案提供利用的方式只能是进馆利用，部分档案管理机构能够提供相关档案的复制服务，但是成本相对较高，如利用的档案数量、门类较多，将无形中增加了施工单位的作业成本。
篇3
企业档案；管理创新；服务模式
1.档案创新和服务理论概述
1.1企业档案管理创新研究综合国内外关于档案管理创新的研究，总结出档案管理创新指的是依据于社会变化和市场变化趋势，对人才，业务和技术进行优化调整，注重以知识创新和技术创新，以满足企业档案管理的发展需求，并且能够满足用户档案服务需求，最终实现经济效益和社会服务目标。这个过程，就是档案管理信息资源创新的过程。①创新首先是档案管理理念的创新。首先是改革常规传统的档案工作管理理念，要重新树立新意识和新思想。一是服务大局的理念；二是改革与开放的理念；三是竞争与协作的理念。②档案管理机制的创新。档案管理机制的创新指的是，对于新形势下的企业档案管理工作的特点与规律要进行积极探索，同时要逐步建立起有利于档案开发和利用的创新管理机制，还可对档案工作者的积极性进行深入挖掘，最终实现档案管理机制的创新。具体内容是：一是建立档案信息资源收集网络；二是建立科学的岗位目标责任制；三是奖惩机制，充分提高档案管理工作者的积极性与热情；四是建立健全企业档案管理的各项规章制度。
1.2企业档案服务模式现代化的企业档案管理模式，应依据于档案管理发展趋势，在利用者不断变化需求的基础上，做到服务理念的及时更新，服务内涵的及时深化，服务范围的及时拓展，同时引进新成果和改善服务手段，这是现代化企业档案管理模式的主要内容。①档案服务模式要创新内容：一是创新服务职能；二是创新服务方式；三是创新服务主体；四是创新服务手段；五是创新服务环境；六是创新服务质量；七是创新服务条件；八是创新服务群体合作方式。②我国目前档案模式创新的具体措施：一是对网站功能进行完善，开展网上利用服务；二是普遍建立电子文档中心；三是在整合资源的基础上，共享档案信息资源。
2.企业档案管理创新
2.1创新企业档案管理理念企业档案管理工作要想保持活力和升级，就要不断创新，尤其在信息化和现代化的今天，企业档案管理工作必须要开拓创新和与时俱进，在进行各项档案管理工作过程中，充分融入新观念和新方式，能更好的服务与企业的生产经营活动。因此，实现档案管理工作的创新首先是思想观念的创新，具体要求是：（1）要树立档案工作服务大局的认识观。新的经济形势下，党和国家的中心任务就是以经济建设为主要目标，这要求企业档案管理工作也应该以促进企业经济发展为工作重点，要以服务大局为档案工作的基本定位，对档案信息资源进行有效开发与利用，全面系统的为企业经济发展和长效发展做出贡献。（2）改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作的另一手段是，要加大对档案工作的改革力度，管理工作中的守旧和自我封闭的思想要予以剔除，同时建立一个与市场经济相适应，并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制，并且在做好安全保密的前提下，可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围，使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中，这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥，还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。
2.2创新档案管理机制（1）首先建立档案信息资源收集网站。建立档案信息资源收集网络，主要是因为在社会全面发展和信息化不断提高的背景下，档案管理工作由于涉及面广和信息量大等特点，如果仅仅依靠档案管理工作部门的日常工作，并不能全面，及时准确的收集到档案相关资料信息。因此，可以建立档案信息资源收集网络，对社会各个部门和各个单位力量充分利用，形成多种渠道，有效收集档案信息。（2）企业档案的各项规章制度要建立健全。创新企业档案管理，在管理机制上进行时重点，因此可以对当前企业档案工作的特点和规律进行深入研究，在充分调动档案管理工作者积极性的基础上，要建立以工作目标管理为中心的档案部门考核机制，建立此考核机制不仅是对档案工作质量和完成情况进行考核，其最终目标还是推动企业档案管理的创新。另外，还要在建立工作规章制度管理机制的前提下，对档案工作的最终目标，还有兼职档案员在档案工作中的责任都要做到明确规定，还要对评价档案活动效果的方式方法进行综合考虑，从而制定出科学合理的考核方法，对档案管理相关人员进行总评。
3.档案管理功能服务模式创新
3.1我国当前的企业档案服务模式创新的具体措施
3.1.1完善网站功能目前各大企业在档案服务模式的创新中，普遍开展网上利用服务，并对网站功能进行完善。这是随着档案馆内部局域网的建立巩固，企业档案部门将充分利用网站，进行自己网页的制作，并且还对上网数据和信息进行积极组织，不仅使档案管理服务系统与政府网站紧密相联，还能实现档案信息的完善检索功能。
3.1.2建立电子文档中心建立电子文档中心，主要是对各单位的电子文档进行集中归档，然后通过建立的档案网站，可以对登录用户提供有限制性和非保密性文件查询利用等功能服务，这在发挥信息中心和信息公开场所作用的同时，还能实现电子文档的自动上传收集和整理的功能，最终实现电子文件信息资源共享的目的。它的优点在于包括较为广泛的覆盖面，内容丰富的档案和利用率较高。而且，建立电子文档中心的另一优势还在于，能有效减少中小企业因必须购买网络版档案管理软件，所带来的经济压力。
3.2创新档案服务能力（1）档案信息服务能力的创新。在企业档案服务模式中，档案信息服务占有重要地位。对档案信息服务能力进行创新，要求对档案信息资源进行主动开发，对于档案服务项目和专题服务可做到超前策划。其中在主动提供档案信息服务时，要清楚档案的的家底，还要有精准的服务方向，要了解自己企业员工需要的档案信息服务属于什么类型，而档案部门能提供什么类型的信息服务，此外还要积极研究，加工和开发档案信息，可以主动为各企业单位提供经过提炼的，深层次和高质量的档案数据信息；并根据自己内部员工需求和社会需求，对档案文化产品进行精心策划。（2）档案部门远程服务能力的创新。为了满足现代化企业的发展要求，档案信息服务需要有更高的标准。因此，在实现档案服务模式中，可充分融入信息技术，为档案信息服务实现方便快捷的目的，提供了坚实的技术保障。与此同时，在加强档案资源建设的时候，可以充分利用信息技术，还可充分利用现代化网络优势，可以有效提高档案部门远程服务能力的重要力量。
3.3深化层次编研企业档案管理工作的重要内容之一，还包括档案资料的编研。其中，档案资料主要针对的是企业日常工作和实际的数据及运行需要等诸多方面的内容，因此，要进行档案资料的编研，就需要对档案原始信息进行充分优化，以及全面系统的整理原始数据，特别是注意有价值信息的汇总处理与分类处理，这不仅确保了档案资料编研工作的顺利进行，还与企业整体利益相符，有利于企业良好稳定的发展。基于此，在进行深化档案资料层次编研工作时，要注意三个方面的内容。（1）由于档案资料具有数量繁多，内容庞杂和种类多样等特点，深化层次编研时，要以优先级的方式进行档案资料的编研处理。（2）要考虑到企业档案资料是与企业切身利益密切相关的，在深化层次编研时，可聘请经验丰富的档案专家协同进行，这对档案资料编研的合理性与科学性可形成有效保证。（3）在具体编研处理的过程中，对于企业档案资料库中，应定期编研汇总那些来自企业管理部门和国家行业协会的指导性文件。
4.结语
文章对企业档案管理创新与服务模式进行研究探讨，主要是在企业实施信息化建设的新形势下，把握住信息管理和知识管理中的主要目标，同时要求企业档案管理者，不断研究新问题和新方法，并及时更新档案管理工作，建立健全档案管理的服务模式，最终使档案管理工作与企业发展相协调，最终实现企业跨越式发展的总体战略目标。
【参考文献】
［1］李秀云.企业档案管理创新与服务模式分析[J].技术与市场，2013（06）.
篇4
1.科学合理的体制是管理工作进行的依据，具有一定的指导作用。在档案管理的体制制定上，要注意体制内容的精简性，体制效果的高效性，体制范围的广泛性。档案的管理工作要实现两个目标：一是提高档案管理工作的实现。首要目标就是顺利完成自己的任务。必须制定出科学先进的档案管理体制，指导管理工作的顺利运行，将现代科技的成果与管理工作充分结合，提高管理的质量和效率。二是要尽量降低档案管理的资金投入，合理配置各种资源，包括人力资源和管理设备资源，实现低投入、高收益。
2.促进档案管理整体工作的规范化。建立完善的档案管理体制，必须在整体上进行规范化管理，档案的归档工作要有明确的条件标准和限制范围；对档案的借阅必须有制度上的规定，借阅人员必须有借阅证件或借阅证明，保证档案的安全；在档案的立卷工作上，也必须有合理的标准，保证档案的质量和规范；对库房的管理要尤其注意。
3.制定合理的奖惩制度。各部门要形成完善的工作目标责任制度，保证每个工作人员都做好自己的本职工作。实行合理的奖惩制度，对在工作中表现比较好的员工，进行适当的奖励；对在工作中失误较多，表现有待提高的员工，进行适当的警告提醒；对于严重泄密的人员，实行必要的惩罚。
（二）档案管理的手段创新。现代科技不断发展，各种科学技术设备的更新换代速度越来越快，很多原来的设备在工作效率和质量上都严重欠缺，传统的管理手段和管理形式不再适应新时代的要求，阻碍了档案管理工作的科学发展，所以，必须在档案管理的手段上加大创新，将现代科学技术应用于档案管理的工作中，现代科学技术操作简单，把复杂的工作程序简单化，提高了工作效率，其工作质量也比人工操作更为精细，在提高工作效率的同时，保证了工作的质量。虽然利用现代科技需要一定的资金投入，但是，现代科技在某些工作上代替了人力劳动，也节省了很多人力资源，减少了劳动力的支出。因此，在档案的管理工作中，要充分发挥现代科技和人力劳动的优势，让机器成为人的辅助工具，对于原来比较复杂麻烦的操作，尽早淘汰，改用精简的管理手段，档案管理工作人员要有与时俱进的精神，多学科学知识，适应现代科技环境，尽量用科学先进的手段，提高工作效率和管理水平。
（三）提高档案管理工作人员的整体素质。
1.为了提高工作人员的整体素质，首先要改变工作人员的思想观念。一个人的思想观念，决定着他做事的方向，因此，要特别注意对档案管理工作者科学思想观念的培养，提高他们现代化的管理意识，让知识和创新更好地为档案管理工作服务。有了科学先进的思想观念，工作人员就能在档案管理的创新工作上大胆前进，大胆尝试，使整个档案管理工作中充斥着一种活跃的气氛，为创新工作的进行，提供优良的环境。
2.在工作人员的录取和选择上，加强筛选的力度。为了提高档案管理工作人员的整体素质，在应聘的环节就应该注意到，在保证应聘者工作态度的基础上，要尽量选择富有创新意识，敢于挑战的人员，优选电子档案信息管理专业或其他计算机相关专业的人员。在现代信息技术环境下，每个公司和单位都急需具有先进科技含量的专业人员，档案管理人事部门行业努力为自己争取更多的专业人员，为以后提高员工整体素质做好基础工作。
3.现代科学技术的发展，使档案管理的工作方式发生了变化，由传统的人力操作向电脑操控的方式转变，这就要求档案管理工作人员掌握基本的电子档案管理程序。各企业和单位应该加强对工作人员的技能培训，提高他们的科学知识，电子操作能力，并鼓励工作人员自觉学习新知识、新技能，提高员工的整体素质。
二、档案服务模式
篇5
（二）人事档案既是真实反映职工个人经历的依据，也是人力资源管理与开发的重要依据，更是单位及有关部门选贤举能、知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔与使用人才的重要依据。人事档案工作是医院人力资源管理的重要组成部分。
二、现行人事档案管理工作中存在的主要问题
（一）管理手段陈旧，不利于人事档案的规范管理
在数字化、网络化浪潮的推动下，人事档案管理的管理手段明显显得滞后，不适应现代化的要求。
1.管理较为分散。由于部分单位档案管理人员及场所的条件限制，较为普遍地存在“多^分散管理”的现象，人事档案、工资档案由人力资源部门管理，科技档案由科技管理部门管理，有些单位的工资档案是由财务部门管理的。
2.手工操作归档。手工操作的档案材料既不利于检索利用，更容易被人为破坏，而且人、财、物的消耗相对较大，大量档案卷宗存档导致成本与支出加大。且形成的档案也缺乏严肃性和多样性。
（二）管理形式落后，不利于人事档案的综合利用
1.现行人事档案管理工作中过多的注重保管而忽视了对人事档案的开发利用。
2.对人事档案的频繁查阅极易造成磨损和意外丢失。
三、利用人事信息管理系统实现对人事档案的科学管理，为医院发展提供人才信息服务
（一）数字化为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础
1.目前人事档案与其他管理方式中的个人信息存在着较多的交叉或重复，合理整合人事档案、科技档案、工资档案的内容，既可以优化人事档案信息，也有利于节约管理成本，更有利于人事档案的综合性开发。
2.充分发挥目前医疗卫生系统内部已运行成熟的医院信息化系统（HIS），在不增加投资的情况下，有效地使用现有资源，提高服务性能。
（二）利用现代信息化管理手段，实现人员信息资源共享，建立结构完整、操作便捷、系统稳定、安全性能较高的人事档案管理系统
1.计算机管理档案具有协作性、开放性，能够更加便捷的进行及时更新、查阅，同时还可利用计算机判别、诊断、筛选的功能进行档案鉴定工作。
篇6
二、地质资料档案社会化服务的现状
伴随信息技术的飞速发展和在全国各行业中的应用，“数字国土”正被逐渐推广。《图文地质资料数据库》项目改变了地质资料的存储方式，人们可以更为方便的对相关资料进行查阅。国务院《关于加强地质工作的决定》颁布后，国土部门首先对涉密资料进行逐步清理。建立、建全地质资料网络服务体系；成果地质资料电子文件汇交格式等一系列的配套文件，为开展地质资料的社会化服务提供了充分的政策依据、技术标准和规范。
三、地质资料档案社会化服务存在问题及解决对策
篇7
Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode
1 引言
专业分工的逐渐细化是社会发展的基本趋势，但随着技术进步和应用进程的加快，以及工业化和信息化融合的深化，产生了分工细化与融合泛化两极发展的趋势。
在网络信息化时代，专业分工的逐渐细化与专业服务的日趋多元化，也带来了生产者与消费者对专业工具和手段的依赖化、专业需求的多元化和生产与消费界限的模糊化趋势。从竞争的角度看，竞争与合作的对立也不断向竞争合作的统一，即“竞合”方向演化。从社会关系网络角度看，具有植根性的文化软实力作用也在不断强化。这些迹象已经表明，社会网络结构中各要素相互间的“嵌入性”问题已经逐渐成为一门显学。
19世纪末，一些思想家曾经提出“镶嵌”、“植根”等思想，而在理论上明确“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治经济学家卡尔・波兰尼（Karl Polanyi）。该学者在1944年出版了《大转型：我们时代的政治经济起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一书。该书指出，在非市场经济中，经济不是一个独立领域，而是嵌入在社会和文化结构之中，具有经济活动的社会嵌入性。后来，一些经济学家认为，即使是市场经济，经济仍然嵌入在社会和文化结构之中，各种经济活动仍然受到其所处的社会结构的限制和影响。也就是说，无论是非市场经济还是市场经济，嵌入现象始终存在，只不过社会环境不同，嵌入的程度也不同。
所以，得出的结论是，经济活动受非经济活动的影响，这种经济活动与非经济活动的交互作用就是经济活动的社会嵌入性[1]。经济活动的社会嵌入性必然带来活动成本，也会带来活动资本，需要在经济学分析中加以研究。应当说，嵌入理论通过对经济学的批判，把经济学、社会学、组织理论等有信服力地联系在了一起，带来了社会网络理论和社会资本理论的研究新潮，并共同构成了新经济社会学。
通过对“嵌入性”理论的粗浅观察，我们看到，卡尔・波兰尼发现了一个原本存在却被人忽视了的客观现象，即专业领域独立的时代已经逐渐成为过去，交叉融合、协同创新与互动发展的时代正向我们逼近。从档案管理的角度看，档案、档案管理和信息服务活动同样受非自身活动的影响，同样具有社会植根性和依附性，或社会嵌入性。所以，不能仅停留在单一研究档案管理自身现象的阶段，需要与社会结构的演进相结合，将知识嵌入性、认知嵌入性、结构嵌入性、组织嵌入性、业务嵌入性、政治嵌入性、社会嵌入性、文化嵌入性和网络嵌入性等原理和应用纳入档案学研究范畴，丰富和完善档案管理的理论体系和方法体系。
在档案管理专业领域，“嵌入性”问题并非现在才有，只不过在理论上还没有对实践中的这一客观事实加以归纳和总结。
例如，在组织性嵌入方面，文书立卷归档制度中明确指出档案管理部门应对文书立卷进行指导、监督和检查，文件的平时归卷和年终定卷由现行组织的文书工作人员负责。在业务性嵌入方面，档案工作采取纳入议事日程、纳入年度预算、纳入年度计划，参加重要工作、参加项目课题、参加项目验收、参加设备验收，与任务下达同步、与进度检查同步、与成果鉴定同步、与考核奖励同步等的“三纳入、四参加、四同步”制度。在社会性嵌入方面，设立档案接收征集职能机构，建立档案移交工作制度，构建档案接收征集网络，开展档案接收征集活动;档案利用服务工作也要面向和满足社会发展、国家建设和人民群众的需求，开展借阅服务、阅览服务、复制服务、咨询服务、宣传服务、证明服务、目录服务、文献服务和开放服务，等等。
档案管理和档案信息服务中应用嵌入性理论和方法，应根据档案工作的特点和档案用户的特点，进行理论和方法的平移和再创新方能得以有效实施。就目前的工作情况来看，先从构建嵌入性档案社会组织网络，建立嵌入式档案信息研究开发团队，增强信息网络技术和手段的应用能力，进行嵌入式档案信息利用需求调查研究，开展嵌入式专业服务和科学决策服务等方面入手，层层展开、逐步深入和加以推进更为合适。
2 嵌入性理论应用的必要性
长期以来，档案管理与档案信息服务还存在管理服务机制与模式制约，档案管理部门与社会各领域还没有有效地融入，档案工作者的专业化素质和能力还不够高，档案开放式主动服务效果和质量不尽如人意等系列问题。信息网络社会所带来的信息服务泛在化、信息需求多元化以及社会网络组织滞后性等现象使这些问题更为突出。
2.1信息服务的泛在化。服务的泛在化主要指服务无所不在。由于信息网络和智能工具的普及和深入应用，信息环境发生了根本性变化，数字信息的可获得性迅速增强，信息服务也迅速从专门机构的主导性业务转化为一般机构的增值性业务[2]。信息用户获取、利用、生产、、管理、存储和拥有信息的来源与渠道更加广泛、成本更加低廉、手段更加灵活、查阅更加便捷、交流更加透明、时空更加可近。形形的搜索引擎、智能应用等，因其具有“在身边”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性优势，愈来愈多地被用户接受。图书情报与档案部门面临用户离自己愈来愈远的困惑和压力，这种形式迫使信息管理与服务部门改变自己并跟进时代。就档案管理部门来讲，拓宽档案管理与服务的视野，以更加开放的姿态融入社会信息工作与生活之中，发展共建共享型档案社会组织信息网络，才能更有效地实现档案信息资源的价值、提升档案工作的社会影响力。
2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要体现在三个层面：其一，需求主体的多元化。信息网络化的高速发展，人们对各种信息利用意识不断增强，需求主体随之呈现多元化景象。从机构组织上看，政府、企业、高校、研究院所等为科学决策和知识创新，对信息数量和质量的需求强度增加;从角色群体上看，工人、农民、知识分子等受个人发展空间期望值增长的影响，对信息的需求更广泛。其二，需求客体的多元化。网络应用的普及使信息生产和信息利用界限模糊化，导致各领域的信息爆炸性增长。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、医疗卫生信息、运营管理信息、法律法规信息、市场经济信息、农业信息等交织演进构成了需求客体的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息载体和传播的媒体已超出传统实物载体范畴，虚拟载体与新传播媒体逐渐成为主流，且技术进步将为人们提供更多的、更便捷和更直观的需求媒介。
总之，面对需求的多元化发展态势，单品种、单渠道的信息服务自然无法适应，客观上提出了嵌入式信息服务的新要求。将嵌入理论和方法应用于档案管理与服务，突破自我封闭的局限，建立新型的社会网络化档案工作模式，是促进档案管理与服务方式多元化，满足网络时代用户不断增长和日趋广泛的信息需求的必然选择。
2.3网络组织的滞后性。高度发达的信息网络已经深入到社会生活的各个层面，人们在虚拟的社会环境中工作、学习和生活已经成为常态。但是，现实的社会生活与虚拟的社会生活之间没能很好地互动发展，甚至一些情况下，人们更缺乏对现实的社会网络进行有效的组织和参与，人际关系变弱，组织间的合作趋于不稳定。
就目前的情况看，社会组织信息网络出现滞后化现象，面对面的信息交流在逐渐减少，虚拟信息网络的开放性和现实社会网络的封闭性共存，产生了新的网络组织性鸿沟与障碍。应当说，虚拟网络环境不管多么发达，仍然是一种工具，现实的社会网络仍然是工作和生产活动的重要载体，这一点往往容易被人们忽视。社会组织信息网络的滞后性主要表现在社会网络结构的失衡性，也就是专业信息服务机构没能很好嵌入到各种类型的社会网络组织之中。
与社会网络组织结构失衡性并存的还有服务文化观念的脱域性、社会网络关系的断裂性、信息组织与信息服务的漂浮性、社会参与机制的不健全性、民间社会服务组织的松散性、服务体制和机制制度设计的局限性等方面[3]。社会网络组织的滞后性带来的主要问题是信息管理与服务方式的僵化，客观要求档案部门要强化社会参与意识，用嵌入性思维突破管理体制和主观意识的制约，强化社会网络组织的协同作用，与广泛的社会资源相互支撑，实现档案信息资源的社会网络化配置，提升档案信息资源的社会价值。
应用嵌入式理论开展档案管理和档案信息服务工作，通过网络交流、需求互动、专业跟进、协同互补等制度设计，是改进档案管理模式，形成集群优势，提升服务能力的重要发展路径。
3 嵌入式网络形成动力分析
社会网络成员愿意互相嵌入的动因主要是在知识、技术、物质、社会等资源上存在供需不均衡性或称供需位势差，即拥有资源的能力和获取资源的需求存在一定的位势级差。只有存在资源供需位势差，才可产生互相嵌入和形成系统网络以实现资源共建共享的动机。
3.1知识资源供需位势差。知识主体通过消化吸收、传播应用、更新创造等活动，积聚资源并形成特有优势，形成知识主体势能。知识势能是指某一时期或时点，一方知识主体与另一知识主体相对的知识水平或状态，能够反映特定知识主体占有特定知识资源优势的程度[4]。知识位势是指拥有一定深度和广度知识的主体所具有的能量态势，表征主体积累的知识存量在组织中的位势或称势能[5]。知识势差表示不同知识主体在某一特定时期同类知识上知识位势的差距。知识势差能够表征不同主体之间知识支配能力的差异，其包含横向势差和纵向势差两种类型。知识势差中存在知识数量与知识质量两重因素。知识的数量是指知识广度，即知识多元性;知识的质量是指知识深度，即知识主体在某单一知识面所处的位置。
社会网络中不同主体的生活环境、经济环境、教育环境不同，拥有的知识资源也不同，知识资源分布具有不均衡性。同时，不同专业领域积聚的知识结构存在专业化趋向，存在知识位势差。知识存量的广度和深度直接影响着知识位势，它们的知识差异引发各个主体之间的交互，促进其知识转移、知识扩散等。在知识嵌入活动中，社会网络中各成员拥有知识的质和量是有区别的，存在相对高位势的知识成员和相对低位势的知识成员。成员知识存量越丰富，知识位势高的成员向外界传播知识的可能性越大，越有可能成为知识源;知识位势低的成员吸收知识的可能性很大，成为知识接受方[6]。知识势差的影响存在一定的阈限。知识势差过小，知识流量相对不足且转移动力较弱。知识势差过大，一定程度上限制主体吸收学习能力。因此，适当的知识势差，一方面促进知识流动，加强知识转移效果，另一方面有利于增强主体对知识的吸纳能力。
知识资源供需位势差是运用嵌入性理论开展档案管理和档案信息服务的主要动力之一。就所包含的知识而言，相对于图书、情报和相关资料，档案信息资源更具有知识的显在性、原始性、稀缺性、专业性、独具性、连续性和不可替代性等特点。档案形成于各专业领域职能活动之中，由社会工作和生产实践活动中解决现实问题的指导文件而来，本身就是知识运用于实践生成的新知识产品。因此，档案管理机构在基于档案信息资源的知识化服务中具有独特优势和地位。但是，应当看到档案管理部门对档案知识资源的挖掘与服务的意识还不够强、专业还有局限、能力还不够高，专业化的知识位势差别还没有真正形成，知识服务的动力显现出自身的不足，这正是我们需要着力研究和解决的现实问题。
3.2技术资源供需位势差。技术位势差主要表现为待嵌入的社会网络各节点成员单位相互之间所存在的技术差距。技术供需位势差可以产生相互嵌入的期望，如果技术势差适中，信息服务机构占有一定的技术高位势的情况下，嵌入的可能性就会明显增大。当然，技术势差过高或过低均会因为嵌入双方对技术的消化吸收能力过于悬殊反而会影响嵌入的可能性。技术势差还表现在技术革新的时间差方面，如果嵌入的各方在技术更新速度方面比较一致，则嵌入的可能性也会明显增加[7]，反之，相互嵌入的可能性会减少。
档案专业化技术服务主要依靠档案中技术资源的系统化组织和强化现代技术应用水平，增强服务的科技含量两个方面形成一定的位势，通过嵌入式管理模式的创新，为现实的科研、生产服务。
3.3物质资源供需位势差。物质资源供需位势差主要表现为社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不均衡性和差异性。物质资源供需位势差是组织联盟、集群网络、人际网络等社会关系网络形成的动因之一。一些学者认为所拥有的物质资源构成的不同环境具有不同的认知体系和价值观体系。行动者因其具有获取对自身有利的资本和物质利益期望，会倾向于认同合作对象的认知体系和价值观体系，从而达成相互嵌入意愿，形成联盟式或集群式社会组织信息网络。当然也有例外，因为人们除物质利益以外，还有权力、地位、身份、荣誉、信仰和操守等非经济动机[8]，这些不一定会因物质利益的追求而改变。“道不同不相为谋”，认知体系和价值观体系不同，则难以产生相互嵌入的动机。
物质资源供需位势在应用嵌入式理论开展档案管理与档案信息服务中的动力作用虽不明显，仍可以从普遍认知体系和价值观体系出发，构建嵌入式档案社会组织信息网络。实际上，各级各类的档案馆与高等院校共建大学生社会实践基地、与中小学共建爱国主义教育基地和举办公益性档案夏令营活动、与部队联合开展国防爱国主义教育活动等，就是从社会责任感、使命感、核心价值观、创新精神和实践能力等普遍的价值取向出发构建起来的。我们可以在此基础上，运用嵌入式理论，拓展专业领域，共建信息网络，开展更广泛和更深层次的档案信息服务。
3.4社会资源供需位势差。与物质资源和人力资源对应的还有社会资源。按嵌入性理论，社会资源是组织和个人所处的社会网络关系，以及社会网络关系之上形成的信任、互惠与合作等无形资源。不同的社会组织在拥有社会资源上存在位势差距。经济学界认为，充足的社会资源可以拓宽资源获取渠道、降低权益资本成本，但对社会资源的过分投入也可能成为额外的负担[9]。
档案管理部门作为社会文化事业机构，在建立确保档案安全保密的档案安全体系、建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系等“三个体系”建设中，要求将包括组织和个人在内的社会资源纳入到档案信息资源视野。档案管理的各个环节需要覆盖社会的各个层面，构建更广泛的社会共建共享的档案管理与服务利用有机体系，充分发挥信任、互惠与合作等无形社会资源优势，提升档案管理与服务能力。
以上是对嵌入期望和嵌入动力的主要因素所进行的分析。当然，嵌入的可能性还会受其他方面因素的影响。例如情境关系、组织关系、私人关系、地缘关系、血缘关系、社会关系、国际关系、受限领域、竞争关系以及价值取向、政治、政策、制度等方面。
档案作为反映工作职能活动面貌的最原始的历史记录，其所包含的信息和知识具有完整、准确、系统、精练、专业、真实、可靠等独特的资源优势，其中的部分资源具有不可再生性，所包含的一些重要的历史印迹、活动轨迹、凭证信息、重要数据等具有不可替代性，这些均是档案知识资源在供需位势上的独占和独有特点。但是，这些优势还是一种资源禀赋优势，为有效开展嵌入式管理和嵌入式服务工作，仍需深度挖掘档案知识资源并系统地构建相应的管理与服务技术平台体系，使档案信息资源供需位势差在所要嵌入的各专业领域均有适当的提高，才能使这种独特的优势得以在社会网络中最大限度地发挥。
4 嵌入性理论应用原则
4.1嵌入条件性分析。任何理论的应用都需要在一定的条件下进行，在档案管理与服务应用中也非必须无限嵌入。档案管理与服务工作中应用嵌入式理论的主要根据是基于档案具有一定的社会植根性和社会依附性这一判断，强调档案工作在一定程度上应与社会政治、制度、经济和文化进行融合，在发挥档案管理社会功能的同时推动档案事业的发展。也就是说，档案工作的开展不能孤立、封闭地进行，也不能将档案工作抽象化和理想化。站在社会学与档案学的学科本位之上，用更宽的视野，在更大的空间中，将社会多环境变量的影响纳入档案工作理论和实践研究框架，进行具体化考察，并进行一定的拓展性研究[10]，才能够更加客观地分析档案事业所处的社会地位，丰富和完善档案管理与服务理论和方法，提升档案工作水平和档案社会服务能力。
上述讨论强调的“一定条件”和“一定程度”意指档案工作对嵌入性理论的应用不能走极端，强调的是适度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入过度的问题。嵌入性理论应用研究的重点在于明确自身档案管理工作所处的社会环境，正确认识社会网络结构和功能，进行选择性嵌入设计。
嵌入不足和嵌入过度均源自关系错位，即没有把档案自身工作实际与所处的社会网络进行有效的融入和结合，没有把立足本位和把交叉协同、优势互补作为统一体，对所处的社会网络的结构与功能调查分析不足，没有对嵌入的模式、机制、交互作用和功能发挥进行具体设计，从而不能充分发挥应有的效用。嵌入不足主要表现为过度强调本位，融入层次和深度不足;嵌入过度主要表现为过度脱离本位，融入层次和广度宽泛。
4.2嵌入性应用原则。为了克服嵌入性理论应用的局限性，需遵循一定的原则，包括邻近性、认同性、对等性、互补性和规范性等五个方面。
邻近性原则。嵌入对象的选择应以服务对象本地性、职能活动邻近性、工作网络一体性、服务需求经常性、社会关系和谐性、利益趋向互补性、工作目标确定性、价值链条稳定性、专业分工明确性等为首要条件。
认同性原则。嵌入对象的选择应在思想、行为、能力、目标、规范、制度、管理和效益等方面取得相互认同、信任、接纳、和谐和一致的基础上进行。
对等性原则。即没有隶属关系，地位相等，相对独立、各具特色、、互为条件、互相配合、相互制约、互补包容、理叉、有限融合。
互补性原则。能够形成互补、互利、互换、各负其责、资源共享、各取所需、相互协调、相互影响和相互学习机制，具有整体共同克服和解决面临的挑战和问题能力的战略联盟关系。
规范性原则。进行必要的制度和规范设计，形成网络组织各成员共同认可的行为准则。
5 嵌入式管理机制分析
嵌入性理论探讨的是客观存在的社会植根性现象，有一定的原生性和自发性，但有意识地构建嵌入式管理机制，将档案工作融入所处的社会环境之中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的交流、协同、互动功能，合力助推档案工作的发展。
嵌入机制可分为社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制，还包括认知空间、文化空间、虚拟空间、物理空间等方面的嵌入机制。以下仅对档案工作的社会、技术和业务空间的嵌入式管理机制进行讨论。
5.1社会空间的嵌入。社会网络的有效融入是运用嵌入性理论创新档案管理工作和开展档案信息服务的重要保障。由于档案工作的各个环节与政府机构、高等院校、科研院所、社团组织、经济实体之间存在着更为密切的关系，各级各类档案行政管理部门和档案业务管理部门在社会网络环境中拥有比图书情报部门更有利的资源和优势。档案管理部门可以运用嵌入性理论，强化融入社会网络的意识，积极拓展与社会网络交流互动的渠道，构建并巩固和加强与社会组织结构中的个体、群体和网络在信息资源共建共享中的共生关系，则可以更加密切档案管理组织与档案信息用户之间的协同关系，建立和增强与档案用户之间的交互性、互补性、参与性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的档案管理机制和档案信息服务模式。
社会空间嵌入的有效方式是构建档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络。一般来讲，联盟组织之间拥有的信息和资源具有可替代性和不对称性，联盟组织具有熵减性和竞争性，网络节点具有断裂性，联盟动机具有触发性和交流性等特点。同时，按人与人、组织与组织之间相互交流的强度观察，组织之间存在弱联系和强联系。一般说来，组织内部和群体内部多存在强联系，不同群体、不同组织之间多存在弱联系;正式或同类组织多存在强联系，非正式或跨类组织多存在弱联系。
在应用嵌入性理论构建档案信息组织社会网络的过程中，从理论和应用层面构建高质量的信息桥和完善广泛的弱联系，在此基础上强化弱联系与强联系之间的共生关系，充分利用信息网络，疏通信息交流渠道，及时修补断裂的节点，形成良性的网络组织信息可持续发展生态环境。
档案部门应根据社会空间的有效嵌入要求，充分运用先动和跟进两种推进方式，先行建立和打破路径依赖，创建更多的弱联系通道，促进档案社会组织信息联盟的成长，使以网络为主体的网络组织间信息联盟活动得以有效开展，提升档案社会网络信息组织的整体优势。
5.2技术空间的嵌入。目前，档案信息化工作已经进入了快速发展的阶段，各种现代信息技术手段在档案管理工作中不断地得到运用，在虚拟的信息空间之中开展档案管理工作与档案信息服务工作的比重在不断增加。因此，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理的效率和信息服务的绩效。
在嵌入性理论的指导下，档案工作者应当密切追踪和跟进新技术的应用，将档案信息网络的节点延伸到社会网络的各个层面，借助各种新媒体技术丰富和完善档案信息网络平台，在档案信息资源无障碍聚合、协同化开发、个性化管理、知识化组织、可视化供给、泛在化推送、全景化宣传和全程化融入等方面提升至新的高度。
技术空间的嵌入具有双向嵌入的特点。一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到政务网络、物联网络、移动通信网络、广播电视网等网络之中，通过有效的融合开展深层次的档案管理与档案信息服务工作;另一方面，将现有的信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化平台之中，如利用嵌入式系统、互操作系统和结果融合[11]等技术对网络信息资源进行有效的集成、对用户需求偏好进行数据挖掘、对用户信息需求进行自然语言的检索、对用户的潜在需求进行感知、对用户的情境进行判断并以此将档案信息定向推送，更好满足档案信息用户的需求。
5.3业务空间的嵌入。业务空间的嵌入主要体现为档案工作全面参与各专业领域具体业务工作并进行有效融合，从管理制度、组织体系、创新团队和信息平台等方面建立良性业务双向互动关系，形成工作制度和管理规范。业务空间的嵌入包括业务部门嵌入、业务人员嵌入、业务内容和业务平台嵌入四个方面，通过全面嵌入，构成档案部门介入的新型业务工作组织信息体系。
传统的被动式或订单式的档案信息服务方式，按照客户提出的需求开展档案工作，会产生多数档案部门所面临的共同困境，如业务拓展不顺、客户需求不明、用户行踪不定、用户资源流失的问题。
构建业务空间嵌入式管理模式，可以变买卖式、订单式、合同式、外包式的档案管理模式为伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式。通过嵌入式用户需求挖掘和延伸用户需求开展档案管理与服务活动，深入服务对象系统的专业和业务腹地，系统参与其业务工作流程，在把握用户显性需求的同时深度挖掘用户的潜在需求，延伸客户需求和创造新的需求，形成新的嵌入式、零距离的服务模式[12]，就可以建立相互间的信任、共生、共赢和依赖关系，变短线为长线，保障相互之间的可持续和健康稳定发展，也会增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。
业务空间的嵌入，可以使档案工作者与所涉及专业领域的业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展以及存在的热点和难点问题，把握需求、明确分工、规范流程，对口服务，提高档案的收集、管理、服务的水平和质量。
当然，业务空间的嵌入应以档案部门在知识资源、技术资源、物质资源和社会资源建设方面取得一定成效为前提进行，否则，这种嵌入可能因一厢情愿而得不到真正实施。
6 嵌入式档案信息服务
嵌入式档案信息服务包括嵌入式专业服务、嵌入式专题服务、嵌入式知识服务等多个方面。
6.1嵌入式专业服务。嵌入式专业服务就是建立参与用户专业活动的档案信息服务。从社会网络结构的考察出发，把个体、群体和组织网络的生态关系作为一种动力，研究用户专业活动的信息需求行为，建立新的工作机制，通过互动与合作，开展档案信息服务。
较早把嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范畴的是图书馆学领域。1993年，美国学者托马斯・达文波特和拉里・普鲁萨克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司资料库的产生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利时学者米歇尔・鲍文斯（Michel Bauwens）在《网络图书馆员宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分别使用了“嵌入式”概念[13]，提出了图书馆员要走出图书馆进入行业领域和开展网络信息服务的理念[14]。
自此以后，国内外图书情报界的学者们围绕“嵌入式服务”分别提出了“嵌入式馆员”、“嵌入式学科馆员”、“嵌入式图书馆服务”[15]等理念并展开专题研究，分别提出了诸如物理嵌入、组织嵌入、虚拟嵌入、目标嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系统嵌入、时空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、协同嵌入、社会嵌入、数字嵌入[16]和嵌入式服务的思路并对其实现路径进行系统化探索。
目前，有关嵌入式档案信息服务的研究还没有开展起来，也没有关于档案信息嵌入专业服务方面的探讨。档案信息资源和图书情报信息资源在开发、利用和服务方面具有一定的相通性，因此，可以借鉴图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为载体，探索各类空间集合中开展嵌入式信息服务的机制和模式，介入专业领域进行全过程需求分析、行为判断、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此为基础开展个性化和情境化信息服务，以提升档案信息服务的质量和水平。
在有效嵌入社会网络的基础上，深度挖掘社会网络节点的信息需求，有效利用社会网络关系的信息通道和社会网络动态交互的动力引擎，构建更加广泛的档案信息资源管理体系和服务体系，提升档案信息共享服务能力。同时，拓展档案的收集和征集工作范围，丰富档案馆藏，形成新的档案资源优势和档案服务能力。
6.2嵌入式专题服务。专题信息服务是档案服务利用工作的一个重要组成部分。传统的档案专题服务一般是围绕领导、各部门和群众需要，通过开发档案信息资源，规划和设计档案服务项目，对档案信息进行研究、加工和开发，以各类编研成果、汇编成果、科研成果等形式开展专题档案信息服务。档案专题服务的性质是通过考察档案用户的当前信息需求，定向研究并提供档案研究成果的主动式信息服务，相对于被动式服务有很大进步。然而，定向并不代表个性化、专业化、互动化、双向性、复用性和共建共享性，其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在先天不足。
嵌入式专题档案服务是以全过程参与用户专业领域的管理活动、科学研究和生产实践为基础，整合社会网络中的各类人力、财力、物质资源和技术力量，以双向嵌入方式，优势互补、协调互动、相互支撑、共建共享和合作创新，而开展的专题档案研究与服务。
其实，类似的档案信息服务在实际的档案工作当中也不乏其例，只不过因缺乏相应的制度设计而显现出其临时性、突击性或应急性特征。从这个意义上讲，嵌入性专题服务具有持续融入用户情境需求的定向信息服务特点，这一服务功能的发挥将带来档案信息服务模式的变革。
嵌入式专题档案信息服务还具有全过程融入用户情境需求的特点，不同的工作活动因其具有不同的规律，应具有不同的合作流程、参与流程和档案专题信息服务流程。例如，面向机械工业产品设计开发的档案信息专题服务，其服务流程按质量标准体系要求，一般应跟踪决策、设计、定型生产、持续改进等各阶段，其中设计阶段又分为初步设计、技术设计和工作图设计等环节，融入其情境信息需求，开发信息资源和开展信息服务。
6.3嵌入式知识服务。把嵌入性看成档案知识化功能的重要特性之一，将档案信息的知识组织、加工、处理和服务嵌入社会网络结构中，可以更全面地认识知识的社会价值，更好地开展知识服务。
开展嵌入式档案知识服务应突破档案知识载体认识的局限，在知识的内容和形式两方面进行拓展。即将书本、头脑、个体、网络、方案、工具、软件、硬件、封装、演进、静态、动态、专业、泛在、抽象、具象等涉猎的知识纳入档案知识组织体系并嵌入到构建的档案社会网络结构之中。同时，充分利用社会网络的交互、汇聚和融合的特征[17]对知识体系进行重新认识和组织，构成新型的嵌入式档案知识网络或档案人际知识网络。这种嵌入式知识网络，以社会网络节点为单元，以社会网络关系为通道，以网络交互作用为动力，进行增值化组织、传递、交流和共享，增强知识服务的专业性、亲和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多赢性、后效性和成长性，形成档案知识生产与服务的自适应良性循环生态环境。
7 结语
关于嵌入性理论的应用问题，图书情报界借鉴哲学和经济学界的研究成果，较早开展了研究，也形成了较为系统的研究成果，而在档案工作中的应用研究还没有开展起来。本文对嵌入性理论产生的背景、在档案管理中应用的必要性、应用的原则、嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务等方面的内容进行了初步探讨。
嵌入性理论在档案管理与服务中的应用涉及面比较广，既有档案业务管理问题，也有档案行政管理问题，以及档案人才队伍、档案职业教育、档案信息网络、档案法律规范、机制体制建设等方面的问题。从嵌入性理论应用研究的内容上看，包括过程嵌入、网络嵌入、增值嵌入、集成嵌入、组织嵌入、结构嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脱嵌、再嵌入、双重嵌入、双向嵌入和叠加嵌入等嵌入性原理在档案管理中应用问题。这些内容和问题研究的空间还很大，有待相关学者进一步开展讨论并期待在这些领域或方向上有更加系统和高质量的研究成果出现。
篇8
（一）有助于提升养老服务机构的工作成效。养老服务机构档案主要是记录老年人在养老机构中的生活细节，同时也记录了养老服务机构工作开展的具体内容与成效，此类档案能有效反映我国养老事业的发展与改革，能不断发现养老服务机构存在的一些问题并及时解决。档案是养老服务机构客观掌握该机构发展规律的主要依据之一，这是对老年人各项生活活动的真实记录，因此，不断提升养老服务机构档案管理的工作水平与服务质量，不仅能提升工作成效，还能在一定程度上推动我国养老事业的发展。
（二）有助于体现养老服务机构的服务水准。从养老服务机构的角度来分析，积极开展档案管理工作，不仅能体现养老服务机构的服务水准，同时更重要的是体现养老服务机构的综合特色。真实、客观、完整、内容丰富、特点鲜明的养老服务档案，以及科学、合理、规范、高效的工作理念能有效提升养老服务机构的声誉。另外，养老服务机构的档案还能为各项相关工作的开展提供重要的参考依据，一定程度上推动养老服务机构的改革与发展。
（三）有助于深入了解老年人生活状况。从老年人的亲属角度来分析，亲属可以通过老年人的个人档案来了解老年人当前的生活状况。档案准确、真实、完整地记录了养老机构老年人的生活过程，并且档案的唯一性与原始性，让广大家属能够及时了解老年人的生活近况，提供了方便快捷的服务。
二、养老服务机构档案管理规范化实现措施
（一）养老服务机构档案管理制度的完善性。根据我国当前颁布的《档案法》与《人事档案工作条例》相关规定与要求，养老服务机构档案管理工作人员要善于分析当前机构的现状，掌握当前养老服务机构存在的一些现实问题，并且还需要考虑到我国养老事业未来发展的趋势，同时结合自身工作经验建立养老服务机构档案管理制度并不断进行完善，尤其是在细则实施方面一定切实进行。养老服务机构档案管理制度的完善要有明确归档的范围，对档案的生成过程进行细化，最大限度保障档案的安全性与完整性，逐步提升养老服务机构档案管理的整体水平。
（二）养老服务机构档案管理的个性化。养老服务机构要最大限度保障档案的个性化特征，通过不断丰富养老档案的内容，能有效实现这一目标。对养老服务机构档案进行丰富的过程中，首先必须考虑到养老机构的实际情况，另外还需要充分重视养老服务机构的发展趋势，要从不同的角度，全方位去探索，建立较为完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的档案，通过这些资料进一步反映老年人在养老机构当中的实际生活状况与心理状态。注重养老服务机构档案管理的个性化，为养老服务机构的发展提供有价值的参考资料。
（三）养老服务机构档案管理工作机制的健全。养老服务机构必须建立健全的档案管理工作机制，保障档案管理各个工作部门能够有效协调地合作，进一步提升档案管理工作的成效。首先，养老服务机构需要建立档案管理工作的协调机制。基于养老服务机构各个部门的实际情况，有针对性地分配专业人才做好收集整理工作，并根据相关规定，及时将档案资料上传到档案管理部门，同时办好交接手续。其次，考核评价机制的完善。要定期对养老服务机构档案管理部门的工作人员实施工作考核，将考核结构与部门的利益相互结合，让考核的依据公正客观，并且成为职员升职的主要依据之一。最后，加强档案管理工作的监督力度，最大限度避免档案资料出现遗漏等问题。
（四）养老服务机构管理队伍素质的培养。要做好养老服务机构档案管理的规范工作，需要一支素质高能力强的管理队伍。因此，养老服务机构档案管理部门需要加强工作人员档案知识与技能培训，加强团队的素质，让每一个岗位都有专业的人才进行操作。首先，养老服务机构档案管理部门需要对档案分管进行明确，并且同时部署档案与业务，并将之纳入新一轮的档案工作计划与考核范围中，最大限度保障档案管理工作能够有序有效地开展。其次，岗位职能培训。有针对性地进行岗位培训工作与继续教育，不断激发工作人员的管理思维，进一步掌握档案管理的相关技能。最后，养老服务机构管理人员自身要加强专业水平的提升，通过各方面渠道加强档案管理方面的学习，提升自我工作能力，为养老服务机构档案管理的发展贡献力量。
三、结语
综上所述，养老服务机构档案是老年人在养老服务机构中的原始凭证，能有效反映老年人的实际生活状况与身体状态，同时能为养老服务机构积极开展各方面的工作提供有效资料与历史依据。因此，养老服务机构档案管理工作必须得到我们的重视，加快档案管理规范化建设，促进养老服务机构稳定发展。
【参考文献】
篇9
1.1纸质档案的标准与装订规范问题
传统的公文规范标准是利用纸为媒介，也可以使用印刷纸或者复印纸，一般常用纸张的型号为A4纸；但也有B5纸在公文中出现。在装订时，从规范上来说是从纸的左侧装订，在装订时不要出现漏页、坏钉或者脱落的现象。对于纸张质量一般没有明确的规定，因此，有些公文容易出现质量差、耐折度低的特点，这样的质量容易使公文保存时间不长，就出现发黄的现象。
1.2公文版设计与附件要求规范问题
公文版的设计规范，有利于促进“公共服务中心文档一体化”的实现，也有利于公共服务中心实现秘书工作和档案管理部门的互相衔接。但是，在公共服务中心的日常工作中，秘书往往没有足够的重视。不去关心公文中存在着的文字内容的错误，也没有秘书去关心公文的抄送内容和抄发单位；这些问题的出现，容易给文件的归档管理带来很大的麻烦，也加大了公共服务中心对公文档案操作的难度。虽然，在我国对于公文的附件也做出了相应的规定，但是，在公文制发过程中，在公共服务中心还需要正确处理。
1.3档案的规范程序与文种利用问题
我国的相关规范，已经具体的规定对公文档案的管理要求，但在实际工作中，秘书人员还是常常出现将“决定”和“意见”、“通知”与“通告”这样相近的词混淆。其中，在公共服务中心的公文中，混淆率最高的是“请示”与“报告”，在许多场合中，本应该使用“请示”，却使用了“报告”；在应该使用“报告”的情况下，却使用了“请示”，出现最严重的是，还出现将这两个文种互相结合的现象，但是在日常工作中，经常会出现这样的状况，就可能留下隐患。
1.4公文原稿与规范编号问题
在公共服务中心，对公文进行处理的过程中，要进行原稿的收集和整理工作。在公文办理的过程中，还存着公文的办理过程的规范，例如在进行归档时，只有公文的定稿，并没有保留原稿或者修改稿。这从某种程度上来说，应该说修改稿并不完善，特别是那些经过领导批示的公文，这些公文对历史，具有很高的存档价值。另外，对于需要归档的材料，要及时进行复印，这样会保证在公文档案管理工作中，避免出现失误。
2.加强对档案管理的处理措施
针对公共服务中心秘书工作的档案管理工作的问题，进行分析，需要积极采取积极地的措施进行解决。
2.1秘书对档案管理要树立质量管理意识
在公共服务中心中，为了做好秘书工作和档案的管理工作，首先，秘书要提高对档案管理工作的管理意识。只有提高了管理意识，才能在对待公文档案工作的环节，管理档案的工作人员，都要求他们要树立稳定的档案管理模式上，档案的管理质量必须是第一观念，同时，严格要求自己，做好自身的档案管理工作，对秘书岗位的责任和义务都要明确。
2.2秘书与档案管理的规范标准
在秘书工作中，对档案管理，要熟悉我国的相关法律和规范，例如，对公共服务中心的《档案法》等的管理规范，在公共服务中心的机关公文进行处理时，常常需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。这就要求秘书要认真的学习，并熟练掌握，才能保证档案管理工作的规范标准。
2.3公文档案管理要建立组织机构
在公共服务中心中，要实现公文的全过程管理，就需要通过理顺公共服务中心的管理体制，健全组织机构以及建设优秀的队伍等方式来加强管理。秘书工作和档案管理要求秘书必须具备专业性和技术性，使他们成为优秀的秘书人员。
2.4公文档案管理与公文办理程序
篇10
1.目前档案工作公共服务能力建设存在的问题
1.1思想观念意识淡薄
①档案工作公共服务意识淡薄。长期以来,由于受封闭思想的影响,许多档案馆一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向,服务的对象主要是政府机关及各种学术研究机构,传统的“机关衙门”作风和“机要重地”的思想意识尚未根本消除。这一定位使档案馆整体活动难以产生相应的旨在服务广大群众的内在驱动力，这是目前许多档案馆存在的通病。
②公共服务能力欠缺，服务效果不佳。档案部门长期以来公共服务意识淡薄,档案馆在为社会提供利用的手段、途径上还存在着很大的欠缺,被动服务还是许多档案馆的主要服务方式。由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因,导致我国档案馆的利用率普遍比较低。利用率低下、利用效果不满意,这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。
1.2档案工作队伍建设和管理等软件建设有待改进
由于受体制、编制等因素影响，档案馆急需的科技、专业人才无法进入，造成专业人才紧缺，年龄结构老化，不能适应档案工作现代化、信息化建设的需要，直接影响档案业务工作的深入开展。此外，同级财政预算只能保证档案馆日常工作的开展，而档案馆的基础建设费、功能建设费、档案保护费等却不能给予保证，造成档案馆舍与设备陈旧，馆藏档案检索利用方式老化，馆房面积不足。
1.3档案场地资源、档案结构等硬件建设滞后
①馆藏结构单一，档案资源地方特色不突出。目前许多综合性档案馆普遍地存在着馆藏结构单一、含金量低的现象,馆库内大量充塞的是反映公务性活动的文书档案,缺少民众日常生活密切相关的专门档案、私人档案。
②档案接收进度不能与时俱进。许多档案馆近几年虽然加快了档案接收进度,但是,在馆藏档案总量不断增长的同时,档案的信息量、含金量却没有随之同步增长。
2.加强档案馆公共服务能力建设的对策
2.1转变观念,强化公共服务意识
服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。必须加强社会服务意识,充分认识档案馆是公共文化事业机构,公共服务是档案馆的基本职能,档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时要加强全社会对档案馆公共服务的认知度,利用多种途径加强宣传,并开展有效的公共关系活动,将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众,积极实践,让社会了解档案,让档案走进社会,使社会公众改变对档案馆的传统认识,树立起良好的、新型的档案馆形象,把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、休闲的必去场所。
2.2坚持以人为本，充实馆藏资源，优化馆藏结构
为了有效地改善目前综合档案馆的馆藏结构，必须将“以人为本”作为行动的导向。丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象,就必须加强档案接收和征集工作,充实馆藏资源,优化馆藏结构。为此,档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况,积极收集相关的档案与资料。
2.3创新服务方式，拓宽服务渠道，加大档案资金投入
①利用多元化手段提供服务。积极主动地从利用者角度来开展多元化的公共服务是提高档案馆公共服务能力的最好体现。充分发挥窗口作用。主要是充分发挥“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口的示范作用,进一步提高窗口的服务质量。这两大窗口是档案馆的形象窗口,提高它们的公共服务能力是提高整个档案馆公共服务能力的关键。
②简化查阅手续,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”。与一般的图书资料不同,档案具有保密性,不同密级的档案,其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案,需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。
③建设档案便民查阅中心，为提升服务能力提供高效平台。创新档案公共服务模式是提升档案公共服务能力的根本。将原先分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化，建立档案查阅超市，实行便民服务式的窗口服务，并通过档案信息网络、传真等形式提供各部门未进馆档案的代查服务，真正实现“进一家门查找”、“盖一个章证明”、“上一个网浏览”的规范化、科学化、制度化和社会化的一体化服务。
参考文献:
[1]倪红.以人为本,增强档案公共服务能力.上海档案,2007(1).
篇11
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。
近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。
一、智慧档案馆的概念
我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]
虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。
二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理
依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。
（一）传统档案实体管理
20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]
随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。
同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。
另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。
（二）基于物联网的档案实体管理
引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。
通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。
物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。
另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。
因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。
三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式
如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。
（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务
现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。
而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。
（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程
现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。
而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。
（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务
现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。
然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。
四、结语
随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。
注释及参考文献：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.
[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.
[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.
篇12
一、基于知识服务的档案管理模式的本质与意义分析
现如今的我国，已然逐步走向了知识经济，在企业的每一条生产链上，包括最初的生产加工，到最终阶段的销售，都充斥着相关的知识人员，而且在企业的发展当中，生产人员所具备的工作经验越来越多，对于企业效益地提高有着最为实质的作用。档案管理在企业的知识生产中，属于一个十分重要的服务性内容，而档案则是企业知识生产的一部分内容。与政府的档案管理模式不同，企业无论在管理性质还是在管理意义上，都是为了提高自身的整体效益，进而创造更高的经济水平。政府的档案管理，则是为了更好地提供服务。但是，在知识经济的时代中，两者却有着一定的联系。首先，两者都是为了改进自身的工作效率，使得档案管理工作更加协调而完善。其次，两者都需要以知识服务为基础，对管理模式进行各方面内容上的改进，包括制度、管理方法、管理人员的素质。最后，两者虽然工作性质不同，但都在不同的层次上推动着我国的经济建设步伐。
（一）内涵
在新时期的档案管理当中，事业单位首先需要依照知识服务的具体内容，建立健全相关的管理制度，并以计算机信息技术为基础，使得档案管理系统朝着编码化的方向发展，进而形成科学的档案管理流程，切实满足档案的主体用户需求。基于知识服务的档案管理模式，其内涵是以服务为核心，在单位的服务链上，加强单位与用户之间的联系，并根据对用户档案的有效管理，为他们形成更加有效的服务。因而，为了保持这种档案管理模式的活力，事业单位需要经常地对档案管理制度和系统进行创新和优化，以紧随用户的变化，产生更加切实的服务效益。基于知识服务下的档案管理模式，无论在内容上，还是操作方法上，都与传统的档案管理模式有着很大的区别，它所进行的档案管理，需要面对事业单位内全部的档案信息数据，包括了各个项目所产生的文字记录、图像、资料以及其他信息，因而基于知识服务下的档案管理，又是一个对知识信息的整合过程。并且，基于知识服务下的档案管理，需要切实考虑到对这些信息数据整合以后带来的经济效益，以服务为基本的出发点，形成与用户交流沟通的系统。事业单位通过对它的创新和完善，能够确保自身的工作效益得到全面地优化。而传统的档案管理则缺乏一定的目的性，主要是为了对档案进行管理而管理，所能产生的效益并不高。
（二）意义
基于知识服务的档案管理模式的提出和应用，对国内各项事业单位来说，都是一个创新而有效的发展过程。事业单位对它的利用过程，都是以计算机信息技术的运用为基础，对单位内全部的信息数据进行编码加工，并根据单位与用户之间的利益需求，建立起完善的管理体系。这种档案管理模式的特点十分明显，能够将传统的信息档案积累工作完全地转向为用户提供完善的知识服务，其是在传统的档案服务上所进行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了档案管理的服务职能。但是，它也存在一定的缺点，即需要大量的人力资源，并且在操作过程中，也会对事业单位内的其他资源的，形成较大的消耗量。因而，基于知识服务下的档案管理模式，能够为事业单位形成用户档案信息的管理系统，并通过这一系统加强与用户之间的联系，进而使得服务体系更加完善和合理，同时也能够为单位的项目管理和决策提供方向依据。
二、基于知识服务下的档案管理模式构建
（一）事I单位需要对档案管理模式进行整体上的规划和布局
在信息化时代，我国的事业单位，对基于知识服务的档案管理模式的构建，需要从管理基础和管理目标两方面共同着手。在管理基础的布局上，事业单位首先需要对现有的管理体制进行优化和完善，一个良好的档案管理过程，必然离不开管理体制的科学有效。为此，事业单位可以对本单位的档案管理部门进行组织结构上的优化，对其进行分层，将档案管理的部分内容分别形成不同的工作板块，进而使得整个档案管理体系能够科学高效地运行。其次，事业单位需要以知识服务为档案管理工作的基本出发点，设立明确而有效的管理制度。由于基于知识服务的档案管理机制，与传统的档案管理方法有着最为本质的区别，它的工作内容更多，且服务体系更为广泛。因此，事业单位需要对档案管理部门内的各个工作板块，制定针对性的管理制度，确保每一个工作内容，都有一定的工作人员负责。最后，由于档案管理模式的管理目标和方向发生了改变，因而事业单位也需要对管理流程进行创新，以促使其跟上事业单位整体工作的发展和变化。档案管理的流程，需要包括档案信息搜集、档案整理、档案分析以及档案的检索，在知识服务的基础下，事业单位还需要为档案的检索设置相应的搜索引擎，以提高档案的检索效率。在对档案管理的基础进行有效地构建以后，事业单位就需要明确自身的管理目标，并以该目标为导向，进一步优化管理模式。对于管理目标的设置，事业单位要根据部门内工作人员的实际状况，以及单位当前的事业开展需求，制定最为切实且能够达到的管理目标，否则会严重降低工作效益。
（二）对档案管理原则进行构建
1、管理目标原则。档案管理的最基本功能在于提高事业单位的工作效率，为它的决策及管理形成依据。因而在企业构建档案数据库的时候，需要以自身的工作效率优化为目标。虽然档案管理的工作内容，并不能为事业单位的工作产生直接的效益，但是，它可以从侧面为事业单位制定具有一定价值的目标，并在达到这一目标的过程中，帮助单位事业工作得到迅速地完成。在基于知识服务下的档案管理模式中，档案管理的目标要随着外界的变化而不断进行优化和改进，只有这样才能保障档案管理目标长期具有较高的适用性，促使事业单位的工作进程更加合理有效。总之，事业单位的档案管理部门，应当在时代的发展中，将先进科学的目标管理意识最为切实地贯穿到档案管理的流程中，以充分调动部门工作人员的工作积极性，提高档案管理的整体效率。
2、协调系统原则。基于知识服务下的档案管理过程，本身是通过计算机信息技术实现对事业单位数据信息的管理过程。为了提高档案管理的有效性，管理部门应当对管理制度、体制、组织结构进行合理地协调，确保它们的工作处于科学有序的状态，进而形成明确的知识管理系统。为此，管理部门应当坚持协调系统的原则。首先，事业单位的档案管理，应当与当前工作的方向和内容结合起来，为了更好地完成当前的工作任务，事业单位必须重视档案管理系统协调的重要性，并将档案管理工作与事业单位的整体工作流程完全地结合起来，进而使得档案管理内容能够符合其他部门的工作需求和进展，凸显出更好的经济效益与价值。其次，档案管理部门应当重视管理制度的规范作用，与部门内部的组织结构相协调，两者相互促进，使得档案工作的工作体系趋于完善。最后，在协调系统的原则中，事业单位应当考虑监督体系的完善。虽然事业单位往往设有监督部门，但其的权利范围过于分散，而且监督的重心也不在档案管理上。为此，在档案管理部门设置全新的组织结构时，应当形成一定的监督体系，并赋予这一体系监督档案管理流程的权利，进而使得档案的封存和数据搜集管理得到有效地监督，变得更加完善。同时，很多档案管理部门的工作人员，在进行工作的时候，经常会由于自己的马虎大意，而搞混一部分档案，容易导致档案的缺失。在这样的状况下，通过设置合理的监督体系，档案管理部门能够及时地发现这一问题，并进行迅速地更正，提高了档案管理服务的高效性。
3、优化资源配置原则。基于知识服务下的档案管理模式，主要通过计算机信息技术的运用而开展，因此，它需要事业单位对档案管理部门配置一定的物力和人力资源，而且在知识服务的引导下，档案管理工作已然得到很大程度上地拓展，仅仅保持原先的人力是不够的，还需要增加一定的管理人员，以实现高效率的档案管理工作流程。同时，事业单位还需要对现有的数据档案资源进行分类和整合。之所以要进行分类，主要是由于新时期的事业单位工作项目和事务，所形成的信息记录是相当繁琐地，管理检索起来十分地不易，要想实现以知识服务为导向的工作性能，档案管理部门必须对这些档案资源进行分类，以分别为不同的工作和决策提供有效的信息依据。而对档案资源的整合，主要是由于事业单位的整体战略规划，需要实现对全部档案资源的有效管理。而在传统的档案管理体系中，这些档案资源的管理是十分分散的，存在相当多的问题。为此，必然需要进行合理地整合。在具体的整合过程中，事业单位的档案管理部门应当对档案资源从生成对归档的整个流程进行整合，同时也需要其他部门给予一定的支持和配合，进而形成档案资源的科学转化流程，提高事业单位的整体工作效率。
三、基于知识服务下的档案管理模式创新方法
随着时代的变迁，我国的事业单位纷纷加大了对档案管理模式的创新，并且也采用了一系列的科学方法。基于知识服务下的档案管理模式创新，主要是以知识服务为核心，所展开的档案管理方法创新。为了提高档案管理的效率，管理部门应当在知识服务理念的指导下，采取针对性的管理办法，以优化档案管理，提高部门的工作效率，并为档案信息的用户提供更加优质的服务。
（一）改变传统的档案管理理念
传统的档案管理工作，仅仅是为了管理档案而进行管理，并没有完善的工作方向和目标，而且缺乏一定的实效性。随着以知识服务为基础的档案管理模式的建立，事业单位应当改变传统的档案管理理念，并将知识服务作为整体档案管理工作的导向，以对事业单位的档案管理体制和内容进行创新和完善。同时，基于知识服务下的档案管理模式，应当充分尊重档案信息用户的主体性，以为他们的服务为宗旨，积极进行各方面内容的完善。因此，为了满足用户的不同需求，管理部门应当对这些档案内容，以知识服务为选择，进行科学的整理总结，进而使得档案管理具有较高的灵活度，能够适应外界的变化，为客户生成更好的信息服务。此外，新时期的事业单位档案管理，其工作的有效性会对事业单位的主体工作形成直接的影响，因而事业单位应当加大对其的重视度，合理完善其的工作内容，加强其与其他部门之间的联系。
（二）对档案管理工作进行业务和制度上的创新
新时期的档案工作，所面对的档案信息数据是相当多地，而传统的档案管理业务和制度，都已经不再适合这一工作的需要。为此，事业单位应当对n案管理工作进行业务和制度上的创新，具体的措施可以分为以下几方面的内容进行：首先，适当拓展信息数据的搜集范围。在传统的档案管理工作当中，管理部门所要搜集的内容并不多，主要为当前工作的各项数据。而在新时期的档案管理工作中，需要将事业单位相联系的信息、非正式文件资源、事业单位的工作规划以及客户信息，进行完善地搜集，因而它的搜集范围是相当广泛的。其次，档案管理部门应当对档案的分类方法设置创新的方案。基于知识服务下的档案管理模式，需要对档案管理的不同板块工作内容进行分类，分类依据主要为信息数据的类型和使用主体。这种全新的档案分类方法，相比以往的档案管理分类工作，更加科学高效，能够改善传统档案分类不合理的状况。最后，事业单位应当对档案的管理分析制度进行创新。在搜集完一份数据信息以后，并不能直接将其进行存档，而应当优先审核其的价值，因而需要运用到一定的鉴定制度。而传统的档案鉴定制度过于笼统，所能产生的适用性十分低。在对其进行创新的过程中，需要设定明确的价值标准，以确保档案的价值得到正确地评定。
（三）以知识服务为核心，引进先进的技术人员及设备
基于知识服务下的档案管理模式开展，需要以一定的计算机设备为基础，而且需要档案管理人员具有相当高的专业素质。因此，事业单位要以知识服务为核心，引进一些以计算机为主的先进档案管理，同时，为了较好地运用这些设备，事业单位需要对档案管理工作人员进行适当地培训，如果培训的效率并不高，事业单位也可以考虑从外部引进一些先进的技术人员，以确保新时期档案管理工作的有效性。同时，事业单位也可以科学地利用这些设备和技术人员，广泛地搜集数据信息资料，积极做好数据信息的导入工作，并在数据信息形成切实的档案资料后，合理鉴定档案资料的价值，进而直接有效地提高档案管理工作效率。
结束语
总而言之，基于知识服务下的档案管理模式，为新时期档案管理工作的改革和创新提供了全新的思路，事业单位应当加大对其地关注，以知识服务为基础，积极采取针对性的方案和措施，进而最为有效地改善档案管理工作，提升整体的工作效率。
参考文献：
[1] 严永官. 《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》课题通过评审[J]. 上海档案. 2009（05）
[2] 薛君妍. 试论对档案管理模式改革的若干建议[J]. 办公室业务. 2016（10）
[3] 杨爱丽. 如何做好电子档案的管理与利用[J]. 民营科技. 2014（11）
[4] 王艳霞. 浅谈企业集团档案管理模式的选择[J]. 机电兵船档案. 2015（03）
[5] 王林娜. 档案管理模式的分析与研究[J]. 河北广播电视大学学报. 2015（05）
篇13
一、学校档案管理存在的主要问题
由于档案工作效益的滞后性，使档案的查考利用价值表现得还不那么明显，档案工作往往被人们所忽视。在实际工作中，一些学校对档案工作缺乏长远的发展规划，档案工作的机构设置、人员编制、业务培训，设备添置、经费开支等基础性工作摆不上学校发展规划。学校抓档案工作也只是开开会，发发文件，领导原则地讲上几句重要性。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则、方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源。且档案管理人员大多数是兼职，立卷归档不按时，拖拉现象较为普遍，档案工作长期处于难推动、难管理的被动局面。
二、档案管理的途径和措施
（一）做好档案收集。档案的收集是档案管理工作的前提和基础。要对日常的教育教学活动中形成的资料进行搜集、整理、分类、归档，在合理把握档案材料归档的范围的基础上制定相应的档案管理计划，力争做到对档案的搜集有计划性和实效性，使档案材料反映出学校工作的全过程。在归档的过程中，应按活动的各个阶段来搜集材料，使得相关材料准确有序、合理连贯、清晰全面。
（二）健全工作机制。要加强对档案工作的领导，从组织上保证档案工作的顺利开展，形成各职能部门齐抓共管的局面。研究解决档案管理工作中所涉及的人财物问题，改善档案管理条件和工作环境，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。定期开展档案知识培训，增强学校员工的档案意识，加强档案人员自身业务建设。
（三）完善标准规范。档案业务要规范，档案标准就要建立健全和真正实施，两者相辅相成、互相促进。要建设统一的档案管理平台和档案数据库，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用全过程的科学管理，以档案信息资料的共享来方便使用者。
（四）提升人员素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，要注重档案工作人员的学习培训，提升专业知识和相关学科知识，着力提高获取、鉴定、评估、加工、提炼、交流、传播、调查和营销档案信息的能力。
三、提升档案工作的服务职能
档案信息来源于学校的各项工作，又服务于学校的各项工作。服务是档案工作的生命，离开了服务，档案工作将失去存在的意义和发展的后劲。
（一）树立服务意识。要树立“工作就是服务”的观念，从档案工作实际出发，更新服务观念，围绕学校的中心工作和实际需求，主动、及时地提供有效服务，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里。要牢固树立建档为学校教育教学服务的宗旨，自觉把档案看成学校管理的重要组成部分，通过学校档案的建立、规范和应用，更好地促进学校工作的发展。
（二）提升服务质量。建立健全职责明确、过程控制、预防为主、持续改进的档案管理模式，综合考虑档案管理业务密切相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立预防和处理不符合要求的档案管理业务的工作机制，一定程度上解决传统的档案管理中可能存在的管理不严、管理随意性较大等问题。
（三）创新服务手段。信息载体的有效利用是信息时代背景下档案服务的必要手段和步骤，要把信息化建设作为档案管理工作的发展方向。一是提高查询使用的科学化，对电子档案进行归档、整理，构建管理信息库和目录查询系统，方便档案查询。二是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，逐步实现档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，提高档案的利用率。
（四）拓展服务领域。对档案资料进行重新开发、组合、整理，如利用档案资料编写校史和建立校史陈列室，组织新生参观，向新生展示校风、校貌及学校教育事业发展的轨迹，让师生了解，激发其爱国爱校热情；不定期围绕学校德育工作的内容和要求，组合选题，开拓德育教育新途径，丰富校园文化内容；还可以将教工中的各类先进人物和事迹的材料，以橱窗、校史室、报刊以及不同形式的报告会、研讨会等进行宣传、表扬，形成积极向上的良好氛围。
档案记录历史，影响未来，而连接二者逻辑关系的必要条件是档案得到有效利用。学校档案工作要始终围绕学校中心工作，转变观念，拓宽视野，从规范管理入手，不断提高服务能力，才能激发更大的生机和活力。
参考文献：
[1] 周明圣主编.教育系统质量管理体系 [M].北京：中国计划出版社，2003：24.
[2] 王莉.谈学校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003，16（4）.
