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篇1
引言
在城市建设和发展的过程中，城建档案是非常重要的依据和参考，它记录城市建设活动中的重要信息和事件，在社会进入了信息化时代之后，城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变，实现档案管理的数字化，能够克服档案档案管理中存在的诸多问题，同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力，促进城建档案工作的可持续发展。
1.城建档案管理数字化建设中存在的问题
任何事物的发展都不是一帆风顺的，在构建城建档案管理信息化的过程中，也会遭遇很多问题，管理人员必须要客观看待这些问题，并积极去解决这些问题，才能够更快、更好的实现档案数字化，下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析：
1.1我国在档案管理过程中，长期存在技术落后、管理制度不完善的问题，在实现数字化管理也是如此，计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱，不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速，如果基础性建设不完善，那么数字档案信息也很难及时更新，同时也不利于信息储存的安全性与规范性。
1.2从城建档案管理的特点来看，其具有一定的法律价值，在以往的管理中，纸质档案是主要的记录载体，档案信息在被记录之后，改变比较困难，因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比，存在明显优势。但是实行了数字化管理之后，网络技术本身存在很多安全隐患，加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺，数字档案信息的安全性得不到有力保障。
1.3数字化档案信息具有一定的共享性，也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征，实现了信息共享，就可以全面提升管理的效率和质量，可以节约大量沟通交流的时间，对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一，必须要统一所有的数字档案形式，才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范，同时在数字化建设方面也比较欠缺，这样必然会影响日后的资源共享。
1.4传统档案虽然管理任务重，但是在保存上相对安全，并且也具有良好的稳定性，保存时间很长，因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化，为管理人员提供了极大的便利，但是缺乏对管理环境依赖性较大，必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现，一旦系统环境出现了问题，信息数据就非常容易丢失，电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案，这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。
2.对做好城建档案数字化建设的基点思考
基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究，可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切，在信息化的背景下，数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势，因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。
2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提，科学的规划能够提成数字化建设的速度，也能够保障数字化管理的顺利进行。首先，要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化，这个转化工作的工作量非常大，因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解，做好调查分析，在这个前提下，对数字化档案的转化工作进行全面规划，转化需要依据一定的规范和程序进行，要掌握重点，主次分明，因此做好调查，合理规划是不可缺少的环节。
2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据，因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时，必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求，建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。
2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。
2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。
2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。
结束语
城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面，并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展，必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范，客观看待存在于建设过程中的问题，有目的、有针对性的制定建设措施，这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。
作者：杨桂榕 单位：黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处
篇2
Keywords: members of the file, digital, role
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。
一、城建档案信息化建设的历史背景
城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。
1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。
2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。
3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向自动化发展阶段。这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来，为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。
4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统，实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设；正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。
总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是时代赋予城建档案馆的任务。
二 、信息化是城建档案事业发展的必然要求
我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。
第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。
第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ――这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。
第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业CAD技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（CAC）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。
第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。
四、城建档案信息化建设的近期主要任务
数字城建档案馆――是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。
从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综合管线数据库，规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市规划方案数据库，声像资料数据库。
数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织，而不管其是否是本馆的馆藏，城建档案服务也可以突破馆界的限制，有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息，提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，信息服务达到及时、准确和权威；信息资源的开发和利用达到较高水平，并取得较好的社会效益和经济效益，使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。
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二、数字化在城建档案管理中存在的问题
就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。
三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措
(一)落实档案前期准备工作
要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。
(二)有效建立数字档案馆
城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。
(三)提升相关档案管理人员素质
受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。
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城建档案管理；数字化建设；问题；对策
前言
计算机信息化的发展带动了数字化的发展，在现如今大数据时代的社会发展过程中，城市档案建设管理工作也应跟随时展的潮流向数字化管理方向转变，近些年来，国家政府部门都在高调提倡档案管理的重视程度，提倡运用科学的信息化手段来推进我国的城建档案管理，面对新形势，城建档案管理也面临着自己的机遇和挑战。
1.我国城建档案管理数字化建设存在的问题
1.1城建档案管理数字化建设资金投入不足
档案数字化建设不仅需要电脑、专业图纸扫描仪以及其他辅助设备等硬件，而且还需要档案管理平台、应用等软件，但城建档案数字化建设其资金来源主要来源财政拨款，拨款资金不足是绝大部分档案馆共同面临的问题。就现状而言，国家一二线城市拨款较多，城建档案数字化建设起步早；三四线城市拨款较少，其城建档案数字化建设就受到制约。资金不足是影响城建档案数字化建设的主要因素。
1.2城建档案管理缺乏专业人才
城建档案数字化建设需要的是在档案管理和计算机信息化建设方面有所专长的复合型人才。但是在实际工作中不难发现，现从事城建档案管理人员专业大部分不是对口，即便有档案管理工作多年的档案管理专业人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分从业人员是半路出家对城建档案工作不熟悉，也没有系统学习城建档案管理知识，甚至部分地方还存在着兼职现象。
1.3城建档案数字化建设安全性不高
城建档案数字化安全性主要体现在两个方面，一方面是城建档案数字化过程，因为这一过程中，档案会在不同人之间进行交接，接触到档案的人员较多也十分复杂，对于档案的安全性、档案的保密性以及完整性都存在一定的风险；另一方面电子档案依赖于对网络、计算机设备，但由于计算机病毒、黑客攻击等技术原因可能造成系统问题或者重要数据就会丢失，这给电子档案的安全保管带来一定的威胁。
2.城建档案馆数字化建设的建议
2.1推进城建档案信息化的建设与其他平台接轨形成联动
目前建设系统内各平台建设百花齐放，就威海市，目前有市建委的建设工程项目一体化平台和招投标平台，市审批中心的联审联批平台，市发改委的企业征信平台，市规划综合管理平台、市档案馆的智慧城建档案管理平台等。城建档案信息化建设若能将将建设项目从立项到竣工验收备案过程中所有审批环节所需要的材料，进行整理，去除重复的资料，在城建档案数字化平台上，形成一个大的数据库，各部门审批的证件、证明等都通过各自平台上传到这个大数据中，各个部门、科室根据自己实际业务需要，从数据库中提取数据。这样不仅可以打破地域和部门间分割，实现了数据资源在不同部门间的共享，保证电子档案的真实准确；而且还减少企业重复工作，简化手续事项，方便企业，推动了城建档案工作取得成效，为机关、企业提供了更好更有效的服务。与此同时，还通过电子政务平台的发展，推进档案信息化的发展进程。
2.2做好城建档案数字化可行方案
城建档案数字化工作需将大量的档案转化成数字文档，不能一蹴而就。城建档案数字化建设是一个循序渐进、不懈探索的过程，我们应根据实际情况制，科学设计、合理规划，不可刻意追求最高、最新的技术，这样要投入大量的人力、物力、财力，容易造成浪费，城建档案的信息化的不仅仅是档案信息的数字化，更重要的是信息化地“管”与信息化地“用”，应选择成熟、可靠、稳定的技术，充分发挥资金利用效率。
2.3加强城建档案数字化相关标准的制定
城建档案信息化工作是一项系统工程，但是相关的法规、标准、政策都相对滞后，有的甚至是空白，严重制约着数字化工作的推进。目前，我们应加强标准化建设方面的工作，要对档案整理著录标准、扫描数据标准、系统管理标准、数据存储标准、纸质档案数字化标准等方面的研究，制定相应的规范、标准。同时要注重同规划、国土、市政、工程质量监督部门等紧密合作，确保数字档案在不同部门，但采取高度统一的格式，规范数据标准，实现在不同部门、地区之间进行资源的共享，共同推进城建城建档案数字化标准的建设。
3结束语
综上所述，城建档案数字化建设是一个动态的、系统化的工程，而非一朝一夕就能够建设全面和完善的，在数字化建设过程中需要加大投入力度，建立专业性的档案人员队伍，从标准和要求上严格把控自身，同时应强化城建档案管理部门的规章制度，只有这样才能够为建设规范的城建档案管理数字化建设提供有力支撑。
参考文献：
[1]刘亚萍.浅谈城市建设档案馆的发展与建设[J].兰台世界,2010(S2).
[2]丁敬达,杨佳怿.促进城建档案信息利用的途径和方法[J].兰台世界,2007(01).
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1 城建档案管理数字化建设的意义
在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。
2 城建档案管理数字化建设中存在的问题
从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。
实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。
3 对做好城建档案数字化建设的几点思考
3.1 前期的全面规划
对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。
3.2 加强标准规范建设
数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。
3.3 加强信息系统建设
城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。
3.4 完善资源库的建设
城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。为了提高数字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。
3.5 提高档案的使用效益
城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。
4 结束语
城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人T应予以高度的重视。在进行档案数字化管理的过程中，重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性，完善数据库的建设，提高数字档案的使用效益，捉进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。
参考文献
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1 城建档案信息化管理方案
1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设
数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：
第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。
第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。
1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作
换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。
1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设
伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。
2 总结
总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。
参考文献
[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)
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一、城建档案的必典性
城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，组藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段.作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等.这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配里、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
二、城建档案信息化的环节
档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率商的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题:
1.是电子档案的法律凭证问题
电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。
2.是数字化档案信息资源的长期存取问题
数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
3.是统一数字化标准格式问题
档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
三、数字化档案具备的功能
数字档案馆与传统愈义上的档案馆相比，有着很大的不同，它的功能特点有五化:馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。
1.馆藏档案数字化:通过运用计算机技术与多媒体技术将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，这是档案馆数字化建设的核心.
2.档案管理现代化:数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能，它还包括:档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等，这是实现档案馆数字化建设的基础.
3.资源利用共享化:各种载体的档案资料将以认字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源，实现档案利用的信息资源共享。
4.信息传递网络化:数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递.
5.数据结构连接化:通过统一规划的，标准的，规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。
四、.数字城建档案的安全阅.
如何保障数字城建档案馆信息安全决定着能否全面实施档案的网络服务，可采用包括操作系统及数据库安全技术、网络安全技术、信息加密与身份认证技术、防病毒技术等在内的多种安全技术。1.采用高安全性能的操作系统和数据库系统，采用高安全性能的操作系统和数据库系统。(2)综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。(3)采用信息加密技术与身份认证技术。(4)采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度.（5)加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理包括加强对用户权限的管理即加强对用户的监督、审计、跟踪，同时控制上网信息范围。(6)加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。
五、结论
建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向，数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划，量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献:
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档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。
1.1档案目录的数字化
（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。
（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。
1.2实体档案的图文信息数字化
王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。
1.3日常档案管理业务的数字化
将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。
2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）
（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。
以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。
（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。
3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障
当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。
4王村新城档案数字化管理取得的成效
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（二）城市建设档案管理现代化。
城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。
当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。
我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。
城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
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(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响
城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。
(三)城建档案数字化标准和规范有待细化
在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。
(四)城建档案数字化人员素质有待提高
在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。
(五)安全问题直接影响
城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。
二、城建档案数字化质量控制中问题的对策
(一)采取措施保障
城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。
(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划
1.开展馆藏城建档案情况调研
馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。
2.正确选择数字化软件选择
城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。
3.正确确定城建档案数字化加工范围
城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。
4.依据国家制定的标准
结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到T时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。
5.加强城建档案从业人员的培训
提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。
6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定
工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。
(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作
城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。
(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度
城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。
(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估
城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
(六)注重城建档案信息的深层次加工
城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。
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Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。
城建档案数字化发展的重要性
城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。
城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。
城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题
（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。
档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。
建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。
三、城建档案数字化发展
（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。
城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。
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一、概述城建档案数字化工作
对于我国传统上的城建档案数字化工作来说，无论是从体制上，还是从管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，传统的城建档案数字化工作无法在较短的时间内收集档案所需的大量资料，因而造成城建档案数字化效率的落后。其二，传统的城建档案数字化工作没有适应当今形势变化的管理方式，并且，传统的城建档案数字化工作的服务方式仅仅立足于工作的表面，这对于城建档案数字化工作的效率来说，无疑是起到很大的影响。在另一个方面，传统的城建档案数字化工作的服务范围也是极其狭窄的，原因就在于它仅仅从工作的本身出发，而某些城建档案数字化工作还要求在城建档案数字化工作中加入当地的经济以及社会发展的因素。并且，随着计算机以及网络技术的发展，逐渐出现了采用多媒体文件来进行城建档案数字化的模式，多媒体文件主要指得是一种电子文件，这种电子文件通过将声音、图片、文字等资源进行有效的整合，能够对于档案实现长期的保存。有效的多媒体文件还能够对于当时历史活动发生的场景进行详细的记录，甚至再现声音以及图像效果，因此，也就在某种程度上成为一种有效的历史记录的模式。城建档案数字化工作只有在这样的工作模式之下，才能够最大限度地适应社会的发展，加强新形势对于城建档案数字化工作的需要。传统上的城建档案管理往往具有这样的特点，那就是档案的建设一旦完成，城建档案管理人员便不再对于档案的维护负责，只有在档案出现严重的安全隐患或者是质量问题时，才会由城建档案管理人员重新对于档案进行改造。然而用于城建档案管理的档案与城建工作的实际进行是分不开的，由于这个特点，就很有可能造成城建档案管理人员在进行档案的建设时，不注意对于施工标准的实施，或者是随意制定施工的规范，甚至于出现编造档案的情况。由于此类的原因，就造成档案难以收集。并且即使是档案人员找到了与建筑物的关系有着紧密联系的档案，对于档案的归档也是一个难题，因为档案归档所需要的环节相当复杂，一个城建档案的项目即使能够在最短的时间内归档，也需要至少半年的时间。至于档案的建设上来说，其经历的周期便更长。我国许多城建档案的建设项目从施工的准备直至档案的竣工，往往需要一年甚至是更长的时间。城建的立项不能依靠建设单位自己来完成，而是需要建设项目所在地的政府来提供保证，只有得到当地政府的批准之后，被列入投资的计划，之后还需要当地的政府下发相应的证件即投资许可证之后，才能够在政府的支持下投入档案的建设，不仅如此，只有建设单位的建设项目与当地的消防标准相符合，才能够开始档案的建设。一个高效的城建档案数字化工作的模式不仅仅能够形成一种良好的工作环境以及工作的氛围，还能够在一定程度上提升单位对于人员的管理工作，进一步提升城建档案数字化工作对于社会的价值，从而使城建档案数字化工作获得应有的发展，并且使其服务于社会，服务于人民。
二、城建档案数字化过程中质量控制的重要性
城建档案数字化只有实现一定的科学规范性，才能够为社会以及经济的发展作出贡献。从形势的需要上来说，城建档案数字化工作的重要性主要体现在以下几个方面：
(一)有助于提升管理人员的工作热情。
做好城建档案数字化工作不仅仅是形势的需要，同时也是城建工作的需要，通过完善城建档案数字化工作的体系，能够加强城建档案数字化工作的水平，并且改善传统城建档案数字化工作存在的问题，开创城建工作对于城建档案数字化的新局面。并且，最为重要的是，提升城建档案数字化工作的水平，能够在极大程度上提升城建档案数字化工作的层次，培养工作人员对于城建档案数字化工作的热情，促进城建档案数字化工作向着科学化、规范化的方向发展，进而使城建档案数字化工作实现长期的科学持续地发展。
（二）有助于衡量单位的业绩以及管理水平。
城建档案数字化工作的有效性直接决定城建档案数字化工作的发展水平，并且还反映了这个城建工作的管理水平的高低。一个单位的档案不仅仅记录着这个单位的有效成果，而且还在一定程度上反映了这个城建工作在历史上的重大的决策。有助于管理人员对于城建工作的经营战略进行系统性的分析，有助于协助城建工作制定科学的发展战略。并且，科学的城建档案数字化的方法还可以培养城建工作人员进行科学分析的水平，使分析人员看到城建工作的发展中存在的不足以及优势。从而进行针对性的分析。对于我国的城建工作来说，要想做好城建档案数字化工作，需要城建工作的管理人员从根本上改变传统城建档案数字化的观念，从新时代的特点出发，大胆地对新的城建档案数字化方案进行探索。只有这样，才能够对于城建工作的整体的发展方向以及城建工作的经营战略进行精确的分析，帮助城建工作在一定的时间范围内，实现城建工作内资源的有效合理的配置。这对于城建工作的未来的发展上来说，是尤为重要的。通过制定新的城建档案数字化的方案，可以在更深的范围内实现对于城建工作的管理效率，提升城建工作的发展空间。
（三）有利于经济社会又好又快发展。
城建档案数字化实际上就是对于历史活动的一种记录，通过对于这种记录进行分析，可以对于档案中的资料进行合理有效地分析，这种分析方法实际上就是一种对于档案的基础性的工作。通常在这种历史资料的记录，经常会体现对于经济活动的规律，甚至是体现社会的发展方向。因此，从这个意义上来说，档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强城建档案数字化工作在当前的时代中有很强的时代意义。加强城建档案数字化工作有助于在全社会形成一种信息资源的贡献氛围。档案工作人员不仅可以通过对于档案的收集以及保管，还可以利用一定的检索工具对于档案进行检索，并且实现对于参考资料的有效的利用以及整理。因此有助于经济以及社会的发展。
（四）有助于完善城建档案管理的管理制度。
首先，建设单位需要从城建档案管理的资料上入手，从城市建设的立项以及施工，直至最后竣工的整个过程入手，确立城市建设城建档案管理资料的收集范围，以保证城建档案资料具有一定的准确性。
（五）有助于制定清晰的归档方案。
在城市建设的项目完成之后，需要施工单位根据施工的标准来制定城市建设的竣工文件，在制定完竣工文件之后，还需要城市建设的审核部门对于文件进行审核，审核的主要内容为城市建设的测量文件，以及城市建设的施工标准，城市建设的质量认定等等。另外，还需要审核人员对于城市建设中出现的质量问题进行把关，保证竣工文件的准确性以及清晰性。
三、结束语
综上所述，通过对于城建档案数字化工作的现状以及城建档案数字化重要性进行深入的探讨，不仅可以提升城建档案数字化人员的工作热情，促进城建档案数字化工作发展，还可以在一定的范围内实现城建档案数字化工作水平的提高。提升城建档案数字化工作的效率，不仅能够衡量单位的发展水平，还可以利用合理的档案对于城市的发展方向进行预测。
【参考文献】
[1]韩玉梅.中外进馆前的文件、档案管理比较研究[J].档案学通讯,2014（05）.
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1城建档案数字化的必要性及意义
1.1档案数字化是发展的必然趋势
传统的档案管理方式为纸质化的管理，无论是账目、目录等管理都需要建立一定的纸质化档案，在信息的传播、利用效率上都较为低下。信息技术的发展为档案的管理方式带来了革新，从而突破了纸质化的限制[1]。数字化的管理方式使得计算机技术、信息技术、存储技术等都能够有效的应用到档案管理的过程中，将海量的信息通过数字化的方式存储在计算机中，通过网络平台的建立来实现信息资源的共享。利用计算机技术还能够建立一个完善的信息数据库，实现信息的实时调用。
1.2城建档案数字化是社会经济发展及城市规划建设管理工作的需要
城建档案是在城市建设的过程中产生的，其中包含着大量的城建信息资源，能够为今后的建设提供良好的依据和参考数据。在城市建设规模不断扩大的今天，城建信息的容量也不断的增大，因此实现城建档案的数字化管理是一项亟待解决的任务。城建档案的数字化可以实现对城建信息的整合利用，充分发挥城建档案的作用与功能，使其真正服务于城市建设和社会发展。
1.3城建档案数字化是提高城建档案工作效率的有效途径
城建档案的数字化管理有效的解决了城建档案纸质化管理中存在的一些问题和缺陷，从而有效的提高了城建档案管理的效率和质量。数字化的管理方式能够极大的减少对纸质原件的调阅频率，能够较好的保护档案原件，同时也使得档案调阅的效率得到了显著的提升。城建档案的数字化管理实现了文件的实时浏览和管理，并使得档案的调阅突破了空间上的限制，使得档案的使用更加的方便，更好的发挥了城建档案的作用。
2城建档案数字化工作策略和质量控制
城建档案的数字化是一项复杂且难度较大的工作，在这一过程中涉及到了档案的收集、数字化技术的应用、管理标准的制定、质量控制、信息分类整合等环节。因此，在数字化管理的过程中，工作人员必须根据档案管理的要求，做好数字化技术的学习，确保档案的安全和数字化的质量得到保障。
2.1城建档案数字化工作将安全放首位
城建档案的规模十分庞大，因此其数字化的过程也是漫长而艰巨的。在这一过程中，档案会经历频繁的调动，接触到档案的人员也十分复杂。在这些过程中，必须将档案的安全性作为首要考虑的因素，相关工作人员加强安全意识，制定严格的档案保密制度，合理应用数字化的手段，确保档案的安全性、完整性。
2.2城建档案数字化内容的选择
城建档案中包含着城市建设各个方面的内容，信息含量庞大，每一种档案的管理都有其自身的特点。城建档案的数字化应当遵循循序渐进的原则，不应一蹴而就，而应当按照程序有计划的进行。首先应当数字化标准的制定和完善，确定进行数字化管理的内容，将信息含量较大，管理难度较高的档案首先进行数字化的管理。城市规划建设档案是城建档案中的核心内容，是城市规划建设的重要参考，对人们生活的各个方面有着极大的影响作用，因此在城建档案的数字化过程中应当优先进行。
2.3档案的现代化标准化管理是保证档案数字化质量的前提
城建档案的数字化过程中，扫描技术是核心的技术之一，但城建档案的数字化并不等同于将纸质档案进行扫描。城建档案的数字化是一个系统化的管理过程。要实现良好的管理效果，管理部门应当建立一个完善、科学的档案管理体系，对档案进行标准化和规范化的管理、整理。城建档案的数字化是建立在对档案的合理分类基础上的，这也是整个数字化的过程中工作量最大的环节[2]。只有对档案进行规范合理的整理才能提高数字化的效率和质量。
2.4档案数字化加工方式的选择
城建档案数字化的根本目的是更好的实现对档案的使用，因此档案信息资源的加工和整合是数字化过程中的关键环节。在这一过程中涉及到了海量信息的输入和扫描，工作量十分的庞大。一些档案馆会采用内包的方式来提高对档案加工的效率，另一些档案馆则采用了购买服务的方式，将档案加工的任务进行外包。这两种都有各自的优点和缺陷。例如，内包的形式能够较好的保障档案的安全性和保密性，而且由于内部管理人员对档案和管理流程较为熟悉，在数字化的过程中可控性较高。其缺点是档案馆内部的管理人员有限，采用内包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本较高。外包的方式在管理效率上较高，但由于外部管理人员素质参差不齐，档案的管理过程可控性较差。为了确保管理过程中档案的安全性，在实行外包的管理方式时，应当加强对管理人员的监管，从各个方面实现质量的控制。在招标投标的过程中，首先要选择信誉较高的外包商。其次，在工作过程中应当制定严格的管理标准，并严格按照标准来执行[3]。加强对档案加工过程的规范和检查，及时发现工作过程中存在的问题，并及时解决。为了提高监管质量，还可以采用第三方监理的管理模式，从整体上确保档案管理的质量。
3结束语
总而言之，随着科技的发展和时代的进步，城建档案的管理质量将得到进一步的提升，而在这一过程中，城建档案的数字化是不可或缺的关键步骤，同时也是发展的必然趋势和要求。
参考文献：
[1]黄亚铭.城建档案数字化外包的实践与思考[J].浙江档案,2013,(12):24－25.
