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【中图分类号】 G270 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）03-0059-02
随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展，信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及，“数字档案馆”渐渐浮出水面。相对于传统的档案馆而言，数字档案馆不是一种真实的存在，但是作为一种虚拟的资源却是真实的，而且是能够有效地发挥作用的。
目前有些地方对数字档案馆的定义：“是一种建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”我们要正确认识数字档案馆：数字档案馆并不简单只是一个存放数字化档案的档案馆。
由于数字档案与传统档案是全然不同的，所以笔者认为目前数字档案的收集、鉴定、整理、利用、销毁等也与传统档案有很大区别，原有的手工检索的档案业务环节势必要进行调整，要将不适用于档案信息化建设的一些工作流程进行简化，加强档案信息化相关环节建设。
一、数字档案的收集
数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。
二、移交归档的重要性
数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。
三、数字档案的鉴定
目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。
四、数字档案整理
对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。
五、数字档案的保管利用
如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。
六、如何做到数字档案管理安全
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1．数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享。
具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理。
2．数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、120多个县(分)局公安机关和2000多个基层公安派出所，按传统的做法，每个单位都建立独立的档案管理系统，其人财物的投入是可以想象的，而且也不符合数字资源集中管理和有效整合的客观要求，也会对共享利用造成比较大的困难。
“警务数字档案管理平台”在设计和实现上采取了相对集中与分散相结合的管理模式。一方面，为了节省投资和提高效率，采用相对集中建设模式，将档案软件、服务器平台、数据资源集中在省、市公安机关(根据需要也可建设在县、分局)。省厅的服务器集中存储厅机关及直属单位的数据和提供数据管理服务；市级公安机关的服务器负责市局机关、县分局和基层派出所的数据管理和全文信息服务。另一方面，县、分局以及基层派出所任何客户机都可以通过公安信息互联网访问市局机关的中央服务器提供的数字档案管理平台，进人档案管理与档案利用服务。
采用相对集中和分散相结合的管理模式，其优越性十分明显：一是节省了大量的经费，实现了资源存储的优化，减少了数据冗余。二是便于提高用户的查询效率。用户查阅某人的违法犯罪信息即可通过该市的数字档案管理平台查询，从而避免了过去挨家挨户查询既费时又费力的现象产生。三是实现了网络上的业务指导功能。省市档案部门可以通过档案平台监测下辖档案部门的系统，指导工作的开展。
3．数字档案信息资源的共享利用。实现数字档案信息资源共享利用是数字档案管理平台设计和实现的根本目的。“警务数字档案管理平台”在设计数字档案资源利用共享方面，实现了多种共享利用的方式。
一是采取了多样化的检索方式。从检索手段上讲，既有通过档案平台检索模块进行的检索，又有通过警务综合查询平台查询的功能；从检索方式上讲，既能实现各类档案数据库检索、全文检索，又能实现多数据库的关联检索和跨平台多数据库的关联检索；从检索效果上讲，既能检索到各类档案数据信息，也能检索到全文信息、多媒体信息等。
二是实现了开架式的阅览服务。为便于用户了解和浏览机藏档案类型和具体内容，“警务数字档案管理平台”设计和实现了开架式的浏览服务方式，当用户通过数字档案管理平台进入开架式服务功能时，就像走进开放式的图书馆一样，用户可按菜单随意点击某类案卷或某份文件，系统自动显示其卷内文件目录和全文信息。
三是建立了专题信息服务平台。专题信息服务平台设计和提供了两项服务内容：一是用户可以直接查询由档案部门编研的各类专题文件信息汇集，通过点击相应的专题，系统显示各类专题的文件信息和全文信息；二是用户可以自设专题进行智能化检索并列出相应的专题文件信息和全文信息。
二、智能化设计与档案办公自动化
智能化设计是实现档案办公自动化的重要途径，也是衡量数字档案管理平台质量优劣的重要标准。所谓智能化设计就是运用自动控制的原理对数字档案管理的全过程实现自动化管理，最大限度地减少人工干预的设计方案。其基本原理是，将根据有关标准制定的参照系统输入计算机，由计算机自动比照参照系统对档案工作各项环节进行自动化处理。方法是必须建立一套指标完备的参照系统。“警务数字档案管理平台”在数字档案的接收、处理和分析评估等智能化设计方面进行了有益的探索。
1．数字档案接收的智能化设计。就是根据档案归档范围和归档标准，制定一套能够为计算机识别的、与输人的数据文件进行比对匹配，将符合条件的数据文件自动接收归档的参照系统。“警务数字档案管理平台”实现的基本思路是：将归档接收模块前置到OA系统或各类业务信息系统中，当用户在OA系统或各类业务系统中输入、处理文件信息工作完成时，系统自动将这些数据文件与接收归档前置模块中的参照系统进行比对匹配，将符合归档条件的数据文件自动导入到数字档案管理平台。接收归档的指标体系主要是依据“档案类型划分及编号规则”、“档案归档范围与不归档范围”以及“公安专业档案管理规定”等规定办法以及归档指标的相关内容，并结合档案工作的实践制定出来的。包括是否归档、归档类型、归档类别、归档年度等20多个主要指标体系。
接收归档的智能化设计的主要特点是：一是将接收归档与文件形成和处理融为一体，实现了文档一体化；二是当用户数据文件形成处理完成时，也就是接收归档之时，实现数据文件的形成、处理与接收归档同步实时完成；三是数字文件信息接收归档的整个过程，避免了人为的干预，由系统按照归档指标体系自动审核把关，实现了档案接收归档的自动化。
2．数字档案处理的智能化设计。数字文件信息进入档案管理平台后，即要对其进行处理，形成数字档案资
源。数字档案处理的智能化设计包括整理排列、自动编目、自动编写“整理归档年度报告(或说明)”等内容设计。
(1)数字档案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要确立整理排列的原则、方法和要求。“警务数字档案管理平台”确定的方法是：①整理排列的原则。分为二种，即保管期限一年度一组织机构和年度一保管期限一组织机构排列。供用户选择。②整理排列的方法。分为三种，一是先按“文件形式”排列，然后按“专题”排列，再按“形成日期”顺序排列；二是先按“专题”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”顺序排列；三是全部文件按“形成日期”顺序排列。各种排列方式由用户选择。③整理排列的要求：在第一种、第二种方法中。同一文件形式下，将属于同一类型的文件排列在一起。如同一文号的文件、同样形式的统计报表、简报等文件和同一组织活动(如会议文件等)的文件。当用户对某一年度组织机构的档案进行整理排列时，系统自动按用户选择的整理排列的原则、方法和要求列出文件目录，也可以进行局部微调。
(2)数字档案的自动编目。系统列出文件目录后，用户确定编号规则如全宗号―类别号―目录号―机构号―件号，并输入第一份档案的档号，系统自动编写其他档案的档号，并以归档文件目录的形式输出结果。为了减少实体纸质档案加盖归档章和填写归档号的工作量，提高文书处理人员的工作效率，系统设计了自动打印归档章功能。具体方法是：①事先用黏和度较高的不干胶纸(A4)印制归档章式样；②在系统中设置打印归档章功能；③当整理编目工作完成后，套打归档章；④文书处理人员按归档文件目录和归档章编号粘贴在实体纸质文件上。
(3)自动编写“整理归档年度报告(或说明)”。数字档案整理编目工作完成后，按规定必须要编写“整理归档年度报告或称为年度整理归档说明”，警务数字档案平台设计了自动编写的方法。在平台中建立基础数据库，把全宗名称、全宗号、全宗地址、变化情况，主要负责人，内部机构调整等情况建立基础数据。当整理归档工作完成后，系统自动形成整理归档年度报告或归档说明。
3．数字档案分析评估的智能化设计。对数字档案的接收、处理和利用进行分析评估，是数字档案管理平台建设的重要内容，也是提高数字档案和数字档案管理平台建设水平的极其重要的方面。数字档案分析评估智能化设计包括数字档案数量、质量分析、数字档案利用分析和实时自动监控等内容。
(1)数字档案数量、质量分析。①数字档案数量统计分析。警务数字档案管理平台设计了多种灵活的统计分析功能，包括各类档案机藏量统计、年度归档量统计、各类数据和电子文件数量统计、各类档案藏柱图、曲线图等等。②数字档案质量分析。对接收或形成数据的质量从各方面进行统计分析。例如，数据项目接收或录入结构齐全情况统计分析、机读目录差错率统计分析、各用户形成数据质量和差错率统计分析等等。③数字档案质量控制。即由计算机自动比照制定的质量标准对档案数据进行规范。警务数字档案平台制定和运用了100多种项目的数据标准，如全宗名称、各类档号结构、分类号、责任者、形成日期、性别、居民证号等等标准。当平台接收或录入的数据出现质量问题时，系统自动将存在的问题统一找出来并进行自动修改或手动修改，以保证机读数据内容的准确性。
(2)数字档案利用分析。一般档案管理系统对于网上查档利用仅以点击率来统计。这种分析方法既不准确，也难以说明问题。“警务数字档案管理平台”设计了一套比较科学的档案利用统计功能，从档案利用数量、利用类型、利用目的和用户等多方面进行统计分析。尤其是平台将用户上网查档点击详细信息和全文信息数作为计数单位，相比点击率统计而言，较为准确与科学。
(3)实时自动监控。通过利用公安机关建立的统一的身份认证和识别系统，对公安机关的上网用户进行自动认证和识别，并在监控功能上实时滚动式显示用户姓名、上网时间、操作的功能内容，用户的IP地址等等，使档案工作人员能够直观地监控网上用户的操作情况，一方面起到安全防范的作用，另一方面也为上网用户的研究提供了可靠的依据。
三、关联检索的设计及其应用
关联检索是一种智能检索方法，是在普通检索的基础上，运用关联技术方法，通过查询某一条信息将有相互关联的其他信息同步显示。其在数字档案管理平台中的应用，不仅能够减少重复检索的次数，提高工作效率，而且也有利于提高检索的完整性和准确性。
“警务数字档案管理平台”设计和实现了三种形式的关联检索：
1．内联检索―互动式检索。内联检索是指数字档案管理平台内部各数据库之间关联检索。按照传统的检索方法，用户查阅某方面的档案，既有可能在一类档案中，也有可能分布在其他档案类型中。用户除了检索某一类档案外，还得二次甚至三次检索其他类型和其他构成形式的档案。内联检索避免了传统方法，它使用户通过一次检索达到实现查询多类档案、获得多种结果的目的。它的基本原理是，在档案数据建设过程中，对具有相同联系的档案数据通过特定的字段项目建立联系，当系统查询这一字段项目时，与之相关联的档案数据信息就会自动调出。“警务数字档案管理平台”实现的内联检索分为两类：一是渐进式检索，即实现了档案构成单位从案卷信息一卷内文件目录信息一案件信息一人员信息一全文信息等渐进式的检索阅览。无论用户从哪个角度进行查询，均可以关联相关信息。这种渐进性检索完全模拟了人工浏览案卷的方式，使用户仿佛就是在翻阅档案一样。二是横向式检索，即实现了不同档案类型之间的关联查询。内联检索技术的应用，使得不同类型档案数据库的关联查询成为可能，从而大大提高了工作效率和查全率、查准率。
2．横联检索一综合性检索。横联检索是指数字档案管理平台与其他信息管理平台各数据库之间的关联检索。公安机关普遍建立了数量较多的信息管理系统，如人口、违法犯罪人员、案件信息等系统。各系统之间都保持相对独立的关系，用户要了解一个人的全面情况，就必须要进入各个系统分别检索一次，既浪费了大量时间，又难以保证检索的全面性和准确性。
横联检索属于一种综合性、跨平台的检索方法。它的基本原理是：从各类系统中抽取最常用的数据项目组成公用数据(索引)库，并建立与各个系统之间的关联，构成统一、规范、普遍关联的综合信息查询系统。用户通过该系统可以查询机关各类系统的数据和相关信息。实现横联检索的基本要求：一是必须要有共用的数据建设标准和检索项目；二是各类系统必须要有相同的项目作为关联的条件；三是最好使用相同类型的数据库管理软件；四是需要建立各个系统数据与公用数据(索引)库之间的数据同步，维持公用数据(索引)库中的数据与各个系统数据之间的关联。
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当前，档案管理已经实现了数字化，并通过计算机技术的运用，有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后，并逐步被数字档案管理模式所取代，这样既能够让档案管理工作水平得到提升，还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此，档案管理人员要充分提起重视，将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中，避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。
一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略
（一）档案信息管理的数字化
通过对计算机技术的应用，让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理，通过将纸质档案中的信息录入到计算机中，可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。［1］在计算机技术支持下，还能够让档案信息得到共享，工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息，实现了对档案信息的综合管理，并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中，会极大减少纸质档案的使用量，减少了档案管理成本投入，并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存，不会出现磨损、遗失等问题。
（二）档案信息管理的自动化
在互联网时代下，计算机技术、网络技术和数字化技术在档案管理工作中应用非常广泛。对计算机技术来说，信息存储非常高效，处理能力较强，能够同时处理多种信息，且处理速度也很快，能够提升档案管理的自动化水平。通过设置相关的工作程序，计算机可以快速完成信息整合、分析处理、信息查询和信息管理等工作，不用进行人工操作，且可以获得更高的效率，让档案管理工作可以自动开展。对此，要将计算机技术充分应用到数字档案管理工作中，让档案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科学地进行。
（三）档案信息检索的网络化
随着计算机技术的发展与普及，在提升档案管理工作效率上发挥着重要作用。通过运用计算机技术，能够将各地档案形成一个统一的整体，工作人员在检索过程中，只需要简单操作就可以实现。在计算机技术支持下，能够检索所有的信息，包括本地档案信息查询与各处档案综合查询等，工作人员只需要利用计算机与网络就可以完成检索工作。同时，检索速度也可以得到有效提升，只需要输入关键字，可以快速获得检索结果，从而节省了档案查询的时间，也提升了档案资料的利用率。档案信息的网络化检索，帮助工作人员提升了工作效率，提升了档案管理工作的智能化、数字化和网络化水平，让各地档案信息得到有效共享。
（四）档案信息管理的安全化
档案管理有着一定的特殊性，且很多档案对保密的要求比较严格，这需要做好档案的安全保护工作，避免信息发生丢失、泄露的情况。［2］将计算机技术应用到数字档案管理中，可以提升档案资料的保密性，这表现在以下两点：一是档案资料本身的安全保密。即一些档案资料附加有密码，只有获得相应权限才可查阅，这样就避免档案资料出现外泄的情况。二是对系统软件的安全加密。对启动盘进行加密，避免人为复制相关信息，将信息泄露途径切断。要通过各种有效的技术措施，提升数字档案的安全性。
（五）培养数字化档案管理人才
档案人员素质与能力的高低，对数字档案管理工作水平影响很大。对此档案管理部门需要加强对人员的培训工作，让他们掌握更多的专业技能，学习计算机技术等相关知识，能够充分运用好计算机技术，保证数字档案管理工作效率得到提升。档案管理人员在接受培训以后，可以熟练操作各种先进设备，如计算机、打印机、复印件、扫描仪等，让数字档案管理能够正常开展。此外，档案管理人员也要充分认识到学习的重要性，主动投入到学习中，并在日常工作中注意总结经验，这样才能跟上时展步伐，更好地胜任数字档案管理工作，让档案资料应有的价值得到发挥。
二、结语
总之，在信息时代背景下，档案管理数字化水平不断提升，档案管理模式也发生了变化。档案管理部门要重视计算机技术的引入，提升档案管理工作的自动化、网络化和数字化水平，这样能够让工作效率得到有效提升，减少工作强度。此外，还要重视对档案管理人员的培训工作，这样才能保证数字档案管理工作正常开展，将计算机的作用发挥出来，让档案资源得到有效利用。
参考文献：
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1 数字档案管理的内容
数字档案管理是指利用先进的数字技术，对纸质档案进行扫描、录入等方法将档案信息存储到档案管理系统中，对档案进行管理的过程。运用在档案管理方面的数学技术主要有数字扫描技术、图片处理技术等，将纸质和图片上的数据转化为可存入计算机系统内的数字信息，同时还可对数据进行处理。
2 加强数字档案管理的重要性
2.1 有利于规范档案管理工作
对数字档案加强管理，使封闭式的档案管理转化成开放性的数字化管理，档案管理的方式由先前简单的记录和保存功能转变为数据收集、录入、提供服务和管理等多方面功能来完善档案管理工作。对档案管理进行数字化后，有利于工作人员充分运用先进数学科技，对档案信息和相关资源进行整合与分配、科学利用，服务于社会。
2.2 有利于提高管理效率与经济效益
在信息爆炸的现代社会，以往的信息管理模式已经不能适应档案管理数字化的发展。在传统的办公方式下，纸质档案的记录与处理都需要使用大量的纸张，造成了环境污染和资源浪费现象。纸质档案文件体积大，可以记录的内容少，处理过程中易损坏文件，在对纸质档案进行保管时也存在安全隐患。
2.3 有利于促进信息资源共享
随着我国经济的发展，各大机构对信息传递和使用效率非常重视。纸质档案的保存和检索都无法快速满足需求者，很难实现信息共享，而数字化档案可以解决这些问题。运用先进技术处理和保存档案信息，当员工有需求时可快速将文件资料传送过去，为需求者提供方便。但是，数字档案管理也不能完全满足要求，目前社会上公司里经常存在工作文件被窃取、被病毒化，很多单位和工作人员不愿将资源对外共享。在这种情况下，必须要对数字档案加强管理，提高档案信息资源的安全性，促进资源共享。
3 信息化背景下数字档案管理存在的问题
3.1 技术方面存在的问题
档案管理数字化是建立在互联网、存储系统和计算机技术基础上的，随着网络技术的发展，越来越多的问题日益凸显出来，主要体现在以下几个方面。首先，数字档案具有不严谨性。我们都知道存储在计算机上的文件容易失真、失读和损坏，这些缺陷可能会让资源信息受到破坏，不能再被使用。其次，数字档案存储设备和运行环境受不良因素影响。一旦发生这样的事故，存储在系统也就是在硬盘里的文件资料如果没有进行备份，数据相当于完全丢失，无法对档案信息的完整性和全面性保证。
3.2 管理方面存在的问题
管理方面的问题也影响着数字档案管理效率。从人的角度出发，档案管理员的管理意识薄弱，部分档案管理员还停留在穿用的纸质档案管理观念上，对数字档案系统的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何处理数字化档案发生的事故。
3.3 法制方面存在的问题
虽然我国部分法律中有提到对数字档案管理的规章制度，但是目前为止，国家没有对数字档案建立完整的管理体系，不能为数字档案所有权益提供法律保护。随着科学技术的快速发展，国家和单位对档案管理的需求进一步加深，仅靠普通的档案方面的规章制度，不能完全保障数字档案信息的权益，这对档案管理数字化发展有一定的阻碍。
4 信息化背景下加强数字档案管理的方法
现在是信息爆炸的时代，数字档案管理存在的问题也日益凸显，在这种背景下如何加强数字档案管理是档案管理员及相关工作者的首要任务。
4.1 制定人才培养方案，设立奖惩机制
在数字档案管理过程中，人的作用非常重要。在聘请档案管理员初期，需对求职者计算机专业知识、系统操作能力、档案管理能力以及素质方面进行评定，在职期间对员工进行培训，培养他们的档案管理意识和快速准确操作系统的能力。设立奖惩机制，对业绩优异的档案管理员实行奖金或物质激励，对违规工作人员进行警告和处罚，有利于加深档案管理员对档案文件的重要性认识，提高他的工作积极性。
4.2 建立管理体系，完善法律规章
通过制定完善的法律规章，对数字档案管理违法行为和处罚制度进行全面规定，让工作人员做到有法可依、有章可循。同时，建立有效的管理体系，加强数字档案管理。
1.建立有效的管理体系
目前，随着信息和网络的普及，计算机运行环境和网络平台的安全问题越来越多，数字档案在信息资源处理和保存过程中起着越来越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存储与有效传递都是基于计算机技术和网络平台基础上的，因此要相应地建立管理体系，主要涉及到服务器、网络线路、硬件设备以及档案管理存储系统及其设备维护方面。设备和档案管理工作人员要履行自己的职责，做到“谁的工作谁负责”，对设备和档案系统进行规范管理与利用，加强数字档案管理。
2.完善法律规章
目前，黑客入侵电脑盗取机构的机密文件事件经常发生，在数字档案机构中，也发生过这样的事。因此，建立起档案安全的法律规章从而加强数字档案管理，让工作人员做到有章可循、有法可依。主要可从两方面来完善档案法律法规，一方面是提高数字档案信息传递环境安全法律法规，在任何行业，每天都会形成和传递非常多的档案信息，网络平台作为信息传递和使用媒介，运行环境安全非常重要。另一方面是制定档案内容保护制度，这部分内容包括数字档案信息知识产权保护、档案信息归档与管理等。
4.3 加强设施设备建设
硬件设施设备是数字档案管理工作开展的载体，必须加强这方面的建设，通过采用先进完善的存储系统和计算机设备，可以保障数字档案信息的安全。
1.数字档案信息资源的存储设备
一个良好的信息存储设备不仅能安全存储大量的信息，还能保证信息长期有效且能快速存取。所以在一开始选择档案存储系统时，要选择与档案信息相匹配、质量上等的设备使用，目前我国大多数档案管理机构使用的数字化技术是光盘刻录技术，这种技术具有储存空间大、存取方便、成本低以保存的优点。另外，要对档案信息进行备份来保证信息的安全，还需对备份设备进行管理和维护。
2.数字档案信息资源的传递设备
数字档案信息主要通过网络平台和计算机技术向需求者传递。在选择计算机设备时，要全面考虑到计算机的性能和属性，并对网络设备、中继器、网络线路等传递设备进行定期维修维护、保管等工作，从而加强数字档案管理。
4.4 加强科学技术手段的运用
科学技术是加强数字档案管理最重要的手段。先进的信息技术促进了档案信息数字化的发展，档案管理员可通过不断运用新技术来达到加强数字档案管理的目的，方便信息在档案系统的存取与保管，以及阻止木马病毒和黑客入侵，保障数据的安全。
目前，档案数字化在档案管理的地位越来越重要，加强数字档案管理，有助于维护档案信息的完整性和准确性，更有助于档案机构向需求者提供全面的服务，促进社会的发展，所以对如何加强数字档案管理的研究非常有必要。虽然目前数字档案管理存在安全问题，但科学技术在不断发展，管理制度也在逐步完善，档案管理数字化已经是现代档案管理行业的发展趋势。档案管理从事者应全面提高对数字档案管理的重要性认知，努力学习科学技术知识，进一步加强数字档案管理，更好地服务用户，服务社会。
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1海洋数字档案的概念和特点
在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。
2网络环境下海洋数字档案的安全隐患
在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。
海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。
目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行，缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年，而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案，磁性载体档案的寿命最多只有十多年，光盘载体的寿命也不超过I00年。另外，纸张的损坏很容易被发现，但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外，由于信息技术的快速发展，信息保存的格式和载体都在发生变化，使得早期数字档案难于“阅读”，例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件，恐怕大多数读者都会束手无策，而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。
由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地，任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展，互联网攻击手段也越来越多，攻击工具的破坏力越来越强，而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。此外，网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径，主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。
管理人员不足，技术水平有限。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识。
3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策
如前所述，随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出，为严防密从网泄，确保电子文档安全，应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。
3.1管理方面
加大人才培养力度，提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势，海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息，不能认为只要把电脑管好了，信息没有丢失，就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感，树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能，努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术，加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时，海洋档案行政管理部门要采取相应措施，从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式，提高和更新在职人员的知识水平和专业技能，充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性，为推进海洋档案信息化建设作贡献。
制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中，除了采用相应的安全技术措施之外，更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规，结合本单位实际，制定、完善一些制度。如，确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围，制定档案网络操作使用规程，用户身份认证制度，电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋数字档案信息的安全保障体系。
3.2网络安全方面
硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用，使用的移动储存设备也应做到专用，不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备，不要盲目追求新产品、新技术，以减少泄密渠道。
操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础，因为所有的基本应用和安全措施(如病毒防治、人侵检测、设置防火墙和安全岛)都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的，因为许多核心技术我国并不掌握，无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:①采用的产品要具有自主知识产权，且源代码对政府公开;②定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况，以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现，这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持。
安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑，主动防御，改变被动劣势，要树立“预防为主，防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手，使其能够管理网络上的所有机器，如利用定时查毒功能，对客户进行扫描，检查病毒情况;利用在线报警功能，监测网络上的每一台机器，出现故障或病毒侵人时，网络管理人员都能及时知道，并作出反应。
内外网隔离。在内外部网之间，设置防火墙(包括分组过滤与应用)实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络(VPN)技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道，并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时，VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构，或者希望用户远程访问档案网络，这种方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失，如果按照备份规程进行了备份，那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合，例如我们可以每周执行一次完全备份，每天执行一次增量备份。除此之外，还应该选择不同的数据存储介质，并将备份介质存放于不同的安全地点。
载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性，易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心，提高操作能力避免不正确操作。例如，使用标识笔作标注时，会带来盘面的污损拿取时手法不正确，留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上，会腐蚀盘带。
数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术，以解决伪造、抵赖和冒充等问题，在存储和流通过程中，保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等。
信息加密。加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法经信息伪装起来，使非法入侵者无法了解信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥，任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文，收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果。
双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案，既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案，这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。
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（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。
（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。
数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。
1、控制为核心的体制设计理念
档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，2000年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。
2、基于传统档案业务的职能分配方式
原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。
3、管理理念的更新
数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。
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与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。我们要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，加快电子档案建设，逐步实现档案管理的数字化。与此同时，数字档案的加密自然也在档案管理数字化过程中起着越来越重要的作用。RSA算法是世界上第一个既能用于数据加密也能用于数字签名的非对称性加密算法。它易于理解和操作，流行甚广，经历了各种攻击，至今未被完全攻破。
2.数字档案管理中的安全问题及其应对措施
2.1 数字档案管理的安全问题
与传统档案相比，数字档案具有以下主要特点：数字档案信息的可变性、数字档案载体的脆弱性、数字档案信息与载体的相分离性、数字档案对系统的依赖性、数字档案内容传输的网络性、数字档案信息组织形式的网状性等。数字档案的这些特性，对数字档案的管理与安全维护提出了更高的要求，如何做好数字档案的安全管理工作，是目前档案界必须认真研究和探讨的问题。网络、计算机、存储器和信息系统是数字档案生存的基础，也是引发安全问题的风险基地。目前数字档案在长期安全保存中存在的主要问题有：数字档案的长期安全存取问题、计算机系统的不安全性问题、数字档案的真实性问题、安全技术滞后的问题、安全管理滞后的问题。本文主要针对数字档案管理中的安全性问题和真实性问题进行探讨和研究，通过使用RSA对数字档案进行加密，来确保数据传输过程中的安全性问题和真实性问题。
2.2 数字档案的安全管理技术
要解决上述问题，主要有两种方案，一种是采取保证数字档案安全的管理措施，如建立健全档案信息网络安全的法律法规、建立完善数字档案的安全管理制度等。另一种方案是应用能够保障数字档案安全的技术措施，如加密技术、防火墙规则设置技术、入侵检测技术和签署技术等。
密码技术是网络安全技术的核心，是提高网络系统数据的保密性、防止秘密数据被外部破析所采用的主要技术手段。采用加密技术可以确保数字档案内容的非公开性。加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息，以达到保护数据安全的目的。
RSA算法是世界上第一个既能用于数据加密也能用于数字签名的非对称性加密算法。由于它易于理解和操作，所以流行甚广。算法的名字以发明者的名字命名，他们是：Ron Rivest，Adi Shamir和Leonard Adleman。虽然RSA的安全性一直未能得到理论上的证实，但它经历了各种攻击，至今未被完全攻破。
在RSA算法中，我们先要获得两个不同的质数P和Q做为算法因子，再找出一个正整数E，使得E与（P-1）*（Q-1）的值互质，这个E就是私钥。找到一个整数D，使得（E*D）mod（（P-1）*（Q-1））=1成立，D就是公钥1。设N为P和Q的乘积，N则为公钥2。加密时先将明文转换为一个或一组小于N的整数I，并计算ID mod N的值M，M就密文。解密时将密文ME mod N，也就是M的E次方再除以N所得的余数就是明文。
2.3 RSA加密算法
RSA算法是最著名的公开密码体制。基于大数分解的难度，其公开密钥和私人密钥是一对大素数的函数，从一个公开密钥和密文中恢复出明文的难度等价于分解两个大素数之积。因此可以确保RSA算法的安全性。RSA算法过程：首先是设计密钥，然后是对消息加密，最后是对密文解密。
3.基于RSA加密算法的数字档案管理
为确保档案信息在使用过程中的可靠性、安全性及真实性，在管理者与使用者，创建者与管理者之间利用数字签名技术实现双方身份的确认，并保护数据，防止伪造，确保档案管理部门与其他部门之间信息的收集与安全管理。
3.1 密钥的生成与管理
（1）设计公私密钥（e，n）和（d，n）
（2）英文数字化
将明文信息数字化，并将每块两个数字分组。假定明文英文字母编码表为按字母顺序排列数值，如表2所示。
则得到分组后的key的明文信息为：11，05，25。
（3）明文加密
用户加密密钥（3，33）将数字化明文分组信息加密成密文。由CMe（mod n）得：
因此，得到相应的密文信息为：11，26，16。
（4）密文解密
用户B收到密文，若将其解密，只需要计算MCd（mod n），即：
用户B得到明文信息为：11，05，25。根据上面的编码表将其转换为英文，我们又得到了恢复后的原文“key”。
（5）安全性分析分析
RSA的保密性基于一个数学假设：对于一个很大的合数进行质因数分解是不可能的。若RSA用到的两个质数足够大，可以保证使用目前的计算机无法分解。即RSA公开密钥密码体制的安全性取决于公开密钥（n，e）计算出秘密密钥（n，d）的困难程度。RSA的安全性取决于模n分解的困难性，但数学上至今还未证明分解模就是攻击RSA的最佳方法。出于安全考虑，建议在RSA中使用1024位的n，对于重要场合n应该使用2048位。
3.2 实现RSA加密算法的C源程序
程序运行结果及相关说明如下：
主函数实现求N的欧拉数、由公钥求解私钥、加密解密选择以及相应的密文明文输出。子函数candp实现加密解密时的求幂取余运算，fun实现e与t的互素判断，已验证e是否符合要求。程序主体参考了网上的相关RSA算法程序，我对其中e的合法性判断、主函数实现的顺序以及相关提示信息做了补充与修改并加上了注释，这样程序可读性更强，运行时更容易操作，思路也更加严密。
当P=43，q=59时，对134进行加密，运行结果如下：
4.结论
本文主要介绍了数字档案系统及其特点和存在的安全隐患、数字加密技术及RSA加密算法的具体内容，并在此基础上用源程序实现了RSA算法，最后论述了基于RSA的数字签名系统。该算法具有较高的安全性和可靠性，并确保信息在传输中的完整性和不可否认性等，为数字档案的管理提供了必要的条件。
参考文献
[1]郭立新.基于数字签名的数字档案信息安全管理研究[J].信阳师范学院学报（自然科学版），2008，21（2）：279-281，290.
[2]赵小明，章美仁.RSA数字签名与信息隐藏的电子签名技术改进方案[J].计算机科学，2007，34（10）：112-115.
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1 数字档案管理系统面临挑战
数字档案资源众多，数据量大，由于数字档案信息客观需要对安全性又有较高的要求。随着数字档案的社会服务功能的不断深入、延伸，数字档案管理工作需要承受不断增加的数据量和业务量的双重压力，这就要求数字档案管理系统在实际应用中，与普通信息管理系统相比，还要面临以下主要挑战：
（1）伸缩性：数字档案管理系统能够适应不断增长、变化的各类数字档案管理、应用需求，在功能扩展性和用户群扩展性方面能够很好地满足新的需求。
（2）安全性：数字档案信息是数字档案馆顺利开展业务的关键，也是其提供服务的保证。为此，对数字档案馆信息安全的研究已经成为数字档案馆建设和发展的核心问题之一[8]，这就要求数字档案管理系统必须有完备的数字档案安全解决方案。
（3）异构和互通问题：在档案信息数字化过程中，会产生不同文件格式、不同载体类型、形式各异的数字化档案数据，如何解决这些不同载体形式档案数据的标准化以及以不同形式保存在计算机中各类档案数据统一处理，都是数字档案管理系统需要解决的实际问题。
（4）系统易用性：随着档案社会服务的多样化，数字档案管理系统所面向的用户群体也趋于多样化，档案服务更加追求个性化和定制服务，这就要求档案管理系统必须使用简单、方便，以适应不同用户的需求。
2 Enterprise Library框架介绍
Enterprise Library是patterns & practices 小组为.NET Framework开发的一套企业库，共包括数据访问（Data Access Application Block）、异常管理（Exception Handling Application Block）、数据验证（Validation Application Block）等多个应用程序块。Enterprise Library 是一个为了由创建复杂企业级应用的开发人员使用的应用程序块的集合，用于解决企业级应用开发中所面临的一致性、扩展性、易于使用和集成性等共性挑战。
数据访问模块实现了常用的数据访问功能，简化的这部分的开发工作。通过该模块，在应用开发中可以减少实现标准功能所需编码量，在应用数据访问中保持一致的数据访问体验，同时对多数据源或数据库的变化提供很好的支持。
加密应用模块主要解决了应用开发中数据加密问题，该模块提供了离散加密和对称性加密两种加密模式，可以满足应用开发中实际需求。同时，该模块也提供了扩展接口，开发者可以根据实际需要，自定义相应加密方法。
安全管理模块允许开发人员在程序中包括安全性功能。程序可以在不同的情况下使用到安全性，比如鉴别和批准用户访问数据库，获得任务信息，以及缓存用户信息等。
日志模块主要为开发者在应用中实现标准的日志功能。
异常处理模块为开发者和决策者在系统架构中提供一致的异常处理流程。
缓存模块为开发者提供在应用中组成本地缓存功能。
验证模块为开发者提供在应用的不同层的业务对象创建验证规则的功能。
依赖注入模块，开发者可以用这个模块在应用中实现一个轻量的、可扩展的依赖注入容器，容器支持构造函数注入、属性注入、方法调用注入。
策略注入模块，开发者可以使用这个模块在应用中实现拦截策略，可以简化一些常用功能，例如日志、缓存、异常处理、验证等功能的实现。
3 基于Enterprise Library的数字档案管理系统设计
数字档案的管理工作主要分为两个方面，一个是档案整理工作，该工作主要实现档案数据数字化，为档案利用做好准备。另一个是档案利用工作，包括检索、编研、借阅、保管、鉴定、统计等。
整个数字档案管理系统采用基于.NET的Enterprise Library设计、开发，整个系统模块设计、实现是标准化的、可扩展的。有效地满足了数字档案管理系统的伸缩性要求。
利用Enterprise Library的安全、加密、日志和依赖注入模块，设计数字档案管理系统的安全体系，有效满足了系统的安全性需求。通过依赖注入模块将安全相关功能采用拦截处理的方式实现，这样将各个安全模块从业务模块中独立出来，可以有效地解决安全策略的统一、完整。利用安全模块、加密模块和日志模块分别实现了数字档案管理中权限控制、数据加密、日志保存的功能需求。
在数据访问上，利用Enterprise Library的数据访问模块实现各应用程序模块和档案数据库的交互。利用数据库访问模块不仅可以简化数据库的访问，而且可以方便地实现跨数据库支持。这样就可以很好地适应各档案馆的实际情况，保证新系统的应用时可以很好地支持原有系统的数据迁移，保护已有投资。
系统开发实现采用ASP.NET技术进行呈现，用户只要拥有一台可以上网的计算机即可以进行相关数字档案管理操作，方便实用。
系统整体的结构设计如下图所示。
基于Enterprise Library的数字档案管理系统设计图
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随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。
2. 项目建设的总体目标
大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：
（一）档案系统建设
建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。
（二）接口开发
实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。
（三）软硬件环境建设
主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。
（四）档案规范体系建设
在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。
布署示意图如下：
3. 产品选型
企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：
选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。
选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。
看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。
看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。
比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。
比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。
结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。
客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。
本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。
本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
（二）设计原则及特点
按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。
1、先进性原则
采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。
2、灵活性原则
业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。
3、开放兼容性原则
系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。
4、安全性原则
系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。
在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。
5、易用性原则
提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。
操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。
6、智能性原则
具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。
7、标准性原则
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。
8、可靠性原则
系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。
9、扩展性原则
随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。
在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。
10、成熟性原则
文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
11、可维护性原则
在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。
（三）信息资源库建设
1、目录库建设
大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。
系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。
档案业务管理系统具体功能设计如下：
（1）档案收集
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：
①信息收集
数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。
OA接口收集方案
系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要
设计方案如下：
图 OA 接口收集原理图
OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。
在线收集
在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。
档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。
著录部分提供的功能包括：
1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。
2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。
3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。
4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。
5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。
6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。
7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。
8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。
离线收集
9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。
10与档案管理系统的数据交换为：
11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。
12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。
数据转换
数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。
系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。
至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。
②数据整理
数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：
自动分组（分类）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。
自动排序
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。
立卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：
自动组卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。
手工组卷
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。
手工调整
对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：
增加
提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。
删除
提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。
修改
提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。
检索
提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据排序
主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据移出
将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
案卷打散
将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
卷内文件抽出
将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。
加入案卷
将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。
③数据归档
此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：
数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。
数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。
数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。
2、全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1、制度建设
为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。
自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。
2、系统操作安全保障
本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。
数据传输安全
①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。
②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。
③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。
系统操作安全
登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）
①登录的安全控制任务
平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。
平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：
从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统
访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。
②操作权限
操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。
定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。
判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。
③操作日志
系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。
用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。
主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。
用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。
用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。
数据访问安全
数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。
规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：
默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。
条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。
电子文件的一般使用流程
电子文件一般的使用流程如下图所示：
上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：
①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；
②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；
③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。
电子文件访问安全控制的主要任务：
①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。
②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。
（五）档案管理系统硬件设施的建设
1、机架式服务器一台
存储设备一台
2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：
完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。
1.全文检索系统信息服务功能
系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。
针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。
目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。
技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。
全文检索示意图
2.主动式检索服务应用
档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；
档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。
档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。
（三）OCR技术的应用
与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：
紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。
首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。
其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。
再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。
对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。
档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。
原文浏览的时候选择要识别的区域
识别后的文本文件
在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。
（四）可扩展支持多种安全技术
系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。
（五）档案数字化加工模块中图像处理技术
档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。
图像处理技术的应用
系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。
在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。
图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。
图像处理功能介绍
该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。
图像处理窗口
扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。
扫描后的文件
去黑边处理后的文件
纠偏、去污点处理后的文件
扫描后的文件
图像拼接前
图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）
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1.2基于自然灾害的档案数据风险
对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。
2数字档案安全管理策略
2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制
首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加强数字档案管理的人力资源建设
要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。
2.3采用安全有效的技术手段与措施
2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。
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一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容
网络环境下的机关数字档案安全管理，内容涵盖了数字档案管理各个环节，主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设，需要投入大量资金，购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制，一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题，供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障，甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中，给机关数字档案带来很大的安全隐患。2.机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等，都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中，介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等，都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心，机关档案数据一旦发生上述问题，将给机关数字档案带来无法估量的损失。3.机关数字档案的网络安全管理。机关数字档案的网络安全管理，主要是对网络窃取、网络非法接入、网络故障、网络ARP攻击（地址解析协议）和DDOS攻击（分布式拒绝服务）等进行安全防护。这些网络安全问题，不仅可能导致机关数字档案系统无法正常使用，甚至可能导致档案数据外泄问题，特别是网络ARP攻击，会导致数字档案管理系统被非法侵入和非法控制。4.机关数字档案系统安全管理。档案管理系统的稳定运行，是机关数字档案管理的重要支撑保障。由于技术本身的不完善，系统在运行过程中存在各种安全隐患，如数字档案的平台故障、网络故障和设备故障等。这些故障的出现将会直接影响机关数字档案的安全和机关数字档案系统正常运行。因此，机关数字档案系统安全管理，主要承担了降低运行安全隐患，快速解决运行安全问题，以最快速度恢复档案管理系统运行的责任。5.机关数字档案的应用安全管理。由于机关数字档案自身价值较高，从而引发许多非法用户以各种非正常手段入侵机关数字档案管理系统，非法获取系统操作权限，导致档案管理系统数据外泄、数据损毁、非法篡改等；或者合法用户以不合法手段实施了超越权限的操作，非法获取机关档案信息、篡改档案数据等；档案管理系统设计缺陷，导致查询利用不规范或不合理等。这些都可能导致机关数字档案应用安全风险，只有加强机关数字档案的应用安全管理，才能为用户提供稳定的档案信息服务。6.机关数字档案的人员安全管理。在机关档案管理中，由于编制紧张，未能配备专门档案管理人员，无法有效保障机关数字档案的运行维护工作；或者是由于人员培训不足，导致机关档案管理人员专业技能缺乏，很难胜任新形势下的机关数字档案安全管理工作；档案安全意识薄弱，甚至个别机关档案管理人员在外在诱惑之下，对机关档案数据进行非法篡改或窃取，产生机关档案数据的“安全风险”；机关数字档案管理中，缺乏规范性操作流程和要求，导致管理漏洞。人是机关数字档案安全管理最为活跃的影响因素，应加强对机关数字档案工作人员的安全管理，形成安全风险防范第一道防线。7.机关数字档案的授权和审计安全管理。主要对机关数字档案管理中的授权和审计过程进行管理。由于机关数字档案管理中的授权机制不完善，导致权限混乱、乱授权和过度授权等问题；由于系统审计日志缺失，从而导致无法对非法入侵及时阻止、有效跟踪、快速追查等问题。机关档案的授权和审计管理，需要建立完善的授权管理机制和系统的审计日志，对非法入侵进行提前防控。
二、加强网络环境下机关数字档案安全管理策略与路径
针对网络环境下机关数字档案安全管理内容与问题，应从以下几个方面加强机关数字档案安全管理。1.强化机关数字档案安全管理意识。首先，随着网络技术的发展和应用，无论是机关档案自身，还是机关档案管理，都发生了根本性变化，机关档案数字化是必然发展趋势，加强机关数字档案安全管理刻不容缓[5]。因此，要从思想认识上强化机关数字档案安全管理，突破传统档案管理思维束缚，根据现代信息技术特点，探索更加适合网络环境的机关数字档案安全管理路径。其次，网络环境下的机关数字档案安全管理，不仅要求增强档案管理人员的安全意识，还要对档案管理人员信息技术水平进行考核。因此，机关档案管理人员要切实提升自身的数字档案安全管理能力，重视档案管理人员数字档案安全管理能力培训，加大专业人才引进力度，通过提升服务技能达到提高机关数字档案安全管理的目标。2.构建机关数字档案信息安全存储基础。在信息时代，数据将会以指数级增长，而且数据类型和形式更加多样化，增加了机关数字档案信息安全存储的难度和风险。特别是机关数字档案信息体量十分庞大，容易受到网络黑客恶意攻击，导致机关数字档案信息被非法使用。因此，要对机关数字档案信息安全存储进行重点关注，构建稳定可靠的安全存储基础，构建全面的档案信息存储防护体系。第一，要扩充机关数字档案存储容量，为机关档案信息存储提供足够的数字空间。机关档案管理中形成的大量存储数据，不仅数量急剧增加，而且结构更加复杂，现有的存储方式已很难满足实际需要，因此要构建容量足够大、安全性足够高的机关数字档案安全存储方式。第二，要在众多的机关档案信息存储方式中，择最为合适的方式，改变传统的单一存储方式。对于结构松散的半结构化机关档案数据，采取面向文档需要的分布式存储方式；对于结构化的机关档案数据，采取主题存储方式。要针对信息类型的不同，采取不同的数据存储方式，提高机关数字档案信息安全和开发利用的有效性。3.加强大数据技术在机关数字档案安全管理中的应用。纸质馆藏内容基本上依靠手工整理、人工编目，是传统机关档案管理的主要技术手段。但是在网络环境下的机关数字档案管理中，档案管理工作借助于现代信息技术完成，特别是大数据技术的出现，在机关数字档案安全管理中得到广泛应用。首先，通过大数据与机关数字档案安全管理的深度融合，提升机关数字档案系统的安全防御级别，更好地应对更高级别的持续性网络攻击，对各类计算机病毒、网络黑客的非法入侵进行有效防御。其次，在推进机关档案数字化管理过程中，通过大数据技术的应用，对机关档案管理全流程进行实时上传，建立机关数字档案全路程跟踪溯源，确保数据不被恶意篡改。再次，通过大数据技术的应用，实现机关档案数据安全管理系统的多节点接入，更好地实现对机关档案数据的授权访问，强化了机关数字档案的安全性。4.建立安全高效的机关数字档案信息管理系统。机关数字档案本身具有与载体分离、高度依赖系统等特点，从而对机关数字档案信息管理系统的安全性提出了更高要求。配置更为优质、先进的硬件设施，建立集收集、存储、分析、开发、应用为一体的机关数字档案信息管理系统，是机关数字档案安全管理的重要任务。因此，要建立一个基于云计算技术的机关数字档案信息管理系统，不仅能对数量繁杂、类型多样的机关数字档案进行收集、分类和分析，挖掘机关数字档案之间的关联性，还要具备快速扩容和安全存储能力，提高机关数字档案信息管理系统安全性，为机关档案管理人员提高工作效率和服务水平奠定基础，同时也提高机关数字档案安全管理水平。
三、总结
数字档案管理，是机关档案管理的必然发展趋势，不仅可以降低机关档案管理成本，而且还可以提高机关档案服务水平，但同时也面临着新的安全风险。因此，要构建完善的机关数字档案安全管理体系，确保在机关档案数字化过程中的数据安全，使机关档案数字化建设得以顺利实施。
参考文献
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[3]李雅琼.数字档案馆网络信息安全根源探讨[J].兰台世界，2017（2）：19-20.
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二、澳大利亚国家档案馆数字档案加值服务
澳大利亚国家档案馆（National Archives of Aus tralia）隶属澳大利亚通讯信息技术及艺术部（Depart ment of Communications，Information Technolo gy and the Arts），担负着政府档案管理政策顾问及文化组织的双重角色。澳大利亚国家档案馆下设公众及读者服务（Public and Reader Services）、政府文书档案管理（Government Recordkeeping）、馆藏管理（Collection Management）及综合管理（Corporate）等四个部门，由助理馆长督导。澳大利亚国家档案馆负责联邦档案管理法规，标准订定以及档案文化推动，并在各地设立分馆，负责各省国家档案相关业务。
（一）数字档案应用加值
澳大利亚国家档案馆非常重视数字档案应用推广服务。澳大利亚国家档案馆于1995年完成了数字档案管理的初步规划与系统建置工作。自2001年4月起，澳大利亚国家档案馆已经开始提供数字化服务，使用者可通过数据库搜寻浏览或付费得到数字文档。近年来，随着网络技术的成熟与广泛运用，澳大利亚国家档案馆积极开放其馆藏档案。通过互联网与档案数据库，读者能够跨越国家与地区的地理隔阂，使用澳大利亚国家档案馆开放的数字档案。
澳大利亚国家档案馆经常举办各种网络展览活动，这些活动多以数字化影音媒介展出。为提供进一步服务，澳大利亚国家档案馆编制了100多种单张或数张的概要说明（fact sheet），指引研究者开放时间、各项服务与设施及馆藏特定主题或人物提供简要说明，置于网站以便参考。[1]
澳大利亚国家档案馆还运用馆藏数据主题式方式，制作及编辑或诠释档案。澳大利亚国家档案馆目前已建立了SODA数字档案馆。这些SODA主题数据是从澳大利亚国家档案馆数字化档案精品中重新诠释产生。2013年国际档案日这天，澳大利亚国家档案馆隆重向世界推出SODA。SODA数字档案主题丰富，包括居民生活、旅行照片、移民材料、历史纪录等等各个侧面的澳大利亚社会历史档案。SODA为那些对特定主题感兴趣的研究人员提供了一个方便的参考。[2]更值得一提的是，SODA数字档案还充分发挥当今人们喜爱的社交媒体的传播功能，读者可以随时随地将自己喜欢的SODA数字档案分享到Twitter和Face book。
（二）档案目录整合加值
档案整合目录检索系统是利用单一接口检索多种档案数据库，旨在于鼓励大众能更普遍地了解档案价值并起到档案应用加值服务的目的。澳大利亚国家档案馆编制各种档案目录检索工具，如研究指引（re？ search guide）、Fact sheet和在线档案目录检索。其中在线档案目录检索主要包括查询文书档案的Re？ cord Search和查询照片的Photo Search。
Record Search大约收录六万个系列文书档案、九千个档案产生者和寄存者（包括机关、个人和组织）的详细数据、800万个档案项目（案卷、地图、海报）及120万个数字影像。Record Search提供的检索方式有简易检索及进阶检索两种，简易检索主要提供关键词（或名称）、日期、典藏地、参考号和查询层次等字段，进阶检索则是在联邦政府档案系列系统（Commonwealth Record Series（CRS）System）架构下提供组织、机关、系列、项目或所有层级的检索。Record Search检索结果以三层格式呈现，第一层的检索结果告知使用者，符合检索值的数据数量，仅列出层次和符合的项目数量。如果要更有效率检索澳大利亚国家档案馆有关个人的馆藏档案，可以使用Name Search进行搜寻，读者可输入家族姓名后，再选择档案类型后进行检索，其检索结果则从Record Search中检索而来。
Photo Search是检索澳大利亚国家档案馆馆藏照片的检索工具，目前该数据库收录有16万张照片影像供在线浏览。其检索方式可采取简易查询及浏览查询两种。简易查询以照片相关的关键词、词组、系列号码、影像号码及条形码号等来查询，亦可同时以照片日期来查询。浏览查询则是以主题来浏览图片的查询结果，约可浏览从1860年到1996年澳洲国家及城市人民生活的照片5万5千张。Photo Search检索结果则显示照片的相关信息，包括题名、日期、主要主题、次要主题、影像号、条形码、典藏地、其他系列相关案件及系列编号等，使用者并可直接在在线浏览影像。[3]
近年来，澳大利亚国家档案馆十分重视档案目录检索系统的整合。2008年7月8日澳大利亚国家档案馆宣布，在未来的几年内，澳大利亚国家档案馆将建立一个移民记录在线查询系统平台，即“共建澳洲家园”（Making Australia Home-Your family migration re？ cords），目前该平台已初步建成。
（三）数字档案教育加值
数字档案自从上世纪90年代美国推动“美国记忆”（American Memory）数字档案计划以来，即因具有不受时空限制、提供多媒体馆藏及馆藏信息经过组织整理与分析等特质，使其成为教学的新场域。数字档案教育加值是指档案馆藏机构将数字化后的各项档案文化素材放置在网络上，提供使用者查询及欣赏或作为教育的教材，从而大幅提升档案文化传播、教育与研究的档案加值活动。[4]
澳大利亚国家档案馆在其主页设置有教育资源专区，提供联邦、移民、国防、情报、外交政策和土著等六大主题的教育资源，图文并茂地展示了澳大利亚的政治、文化和社会历史。上述各类主题下又分别提供数个主题教育网页，用户可以点击这些网页进入，从而看到百年以前的原始档案。此外，澳大利亚国家档案馆主页还专门为5-12年级的学生设置有Vr-room（Vir？ tual Reading Room）在线教室，内容包含艺术与娱乐、健康与福利、国际关系等9大主题。Vr-room在线教室的每一件馆藏都有属于它的描述，内容包括标题、日期、产生者、媒体形式及版权声明等信息，该馆亦针对每一件馆藏编写学习内容，学生可通过学习内容的信息了解馆藏内容及其教育价值。为便利使用者利用此教育网页，注册登入该网站后，还可针对各馆藏纪录进行储存并标注学习心得。[5]
数字学习已被视为是提升档案教育质量、改善教育资源管理的有效途径，因此世界各国重视并积极发展数字学习；数字档案是针对档案文化资源进行组织整理，所具有的优势及多元特质，使其成为建立数字学习环境的最佳组件。[6]澳大利亚国家档案馆网站的数字档案教育加值应用融教育和档案为一体，将原始的档案内容转化为生动形象的教育素材，并完整地融入在线课堂服务之中。澳大利亚国家档案馆重视档案教育和充分利用现代网络技术推广档案文化知识的思路值得我们思考和学习。
三、数字档案应用加值服务展望
档案为人类知识的累积，隐含着价值无限的知识和文化信息。数字档案应用加值服务是实现我国档案工作现代化的重要途径和措施。加速数字档案应用加值服务是信息科技时代的重要课题。数字档案应用加值服务应积极从以下三个方面入手：
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数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养
数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养。
数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，在数字化管理技术开发和应用阶段，显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端，建议把握几个关键的环节
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。
档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。
档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。
虽然说，今后的档案管理费由财政来买单，但是，如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益，服务于民众和企业的需求，继续高成本维持是否有必要？
据报道，中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委等五部门本周联合下发通知，明确将于2015年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费，各地要将相关经费纳入同级财政预算。
此前，新华社曾报道，全国200多个地级市，每个市每年收费少则数百上千万元，大城市动辄上亿元，全国每年收取的档案保管费至少达数十亿元。但这笔钱怎么花，一直缺少明白账。
如今，不合理的档案费终于取消，而且取消日期也比预期提前了一年--根据2012年的《关于降低部分行政事业性收费标准的通知》规定，档案保管费“三年后自动取消”。对于多如牛毛的行政收费清理，就应当有这样的紧迫感和高效率，能早一天做到的事，就没必要再拖。
档案管理费的取消，是顺应民意之举。但档案制度的改革不能止步于此，要看到，管理费问题只是档案制度弊病的一个方面，档案制度，是计划经济时代的产物，在市场经济体制已确立，“单位人”向“社会人”转换的今天，旧有的档案制度越来越不能适应时代的需要。
人事档案最初是作为考核干部的重要依据，由于这样的制度设计初衷，后来这一制度被当成“职业诚信记录”服务于就业，难免产生种种问题。例如，档案的不透明管理，使得公民对自己的档案中装有哪些记录一无所知，现实中，公民因为自己档案中莫名其妙出现污点记录，而四处碰壁的事情屡有发生。
