引论：我们为您整理了13篇高校数字档案馆建设范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。
一、数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。
二、高校数字档案馆建设中存在的问题
1、数据不规范、标准不统一
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。
2、技术条件受限
从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。
3、电子文档的归档难问题突出
随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。
4、档案信息数字化的对象问题
档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。
5、档案管理人才培养问题
目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
三、高校数字档案馆建设思路
如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。
1、加强档案数字化基础建设
拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。
2、数字档案馆资源库建设
传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。
3、制定标准规范和安全管理体制
数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。
4、档案管理人员队伍建设
高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。
数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。
篇2
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
篇3
一、云计算概述
根据业内共识，云计算是一种通过网络统一组织和灵活调用各种ICT信息资源，实现大规模计算的信息处理方式，是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置计算资源（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）共享池的模式。云计算的基本原理是将多个成本相对较低的计算实体通过网络整合成一个具有强大计算处理能力的系统，以服务的形式将软件、平台、基础架构等提供给用户。用户所处理的数据并不存储在本地，而是保存在互联网的数据中心里面，并且云计算服务提供商提供大量专业人员对数据中心进行专业化管理，维护硬件、安装和升级软件、防范病毒和各类网络攻击。
二、高校数字档案馆建设概述
随着信息技术的迅速发展，建设高校数字档案馆已是高校信息化的必然趋势。高校数字档案馆是信息时代高校档案馆新的存在形式，是信息时代保存高校记忆的重要方式。目前，国内一些知名大学已经在档案信息化建设方面取得了显著成效。例如，南京大学档案馆从1983年就开始在国内首次采用计算机管理科技档案信息。先后自主研究和开发了多套档案管理软件，其中“南大之星”档案管理软件已为湖北省内多所高校档案机构使用。上海交通大学档案馆联合多个单位开发和研制的《上海交通大学数字档案馆》项目，于2008年顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，标志着全国高校第一个数字档案馆建设成功。
近年来，高校数字档案馆建设取得了可喜的进展，但也存在一些亟待解决的问题。一方面，一些高校档案意识薄弱，档案管理理念滞后，未意识到高校建设数字档案馆的必要性。另一方面，在高校数字档案馆建设中，设备技术支持、专业人员配备、后期扩容维护等方面经费投入很大，不是所有高校都具备建设数字档案馆的实力。
三、云计算应用于高校数字档案馆建设的优点
从建设成本方面看，高校无需投入大量资金购置、安装、管理维护数字档案馆建设中所需的设备，只需配备接入云平台的简单用户终端，由云端统一管理软硬件资源，高校档案馆可按需使用云端ICT资源，按量支付服务费用，从而实现数字档案馆建设成本的降低。
从信息存储方面看，云存储为高校数字档案馆日益增多的馆藏资源提供海量存储空间。传统的存储方式要避免客户端和服务器的瓶颈，而云存储应用灵活而先进的分布式算法，在存储量和分布式规模增加的时候尽量保证检索的效率。
从资源共享方面看，云计算实现了ICT资源的集成，高校档案馆能够共享云平台上的服务器、存储空间等，使用统一规范的应用软件系统，避免各高校“孤岛”式档案信息化建设带来的ICT资源重复建设。
从利用服务方面看，数字档案馆的云服务平台能实现多种服务形式的开展，如个性化服务、知识服务等，充分体现以用户为中心的服务思想。高校档案馆借助云服务平台能够实现为校内各部门及社会提供多元化档案服务，不断提升高校档案利用服务工作水平。
四、云计算环境下高校数字档案馆的构建
（一）系统功能需求分析。需求分析是基于云计算的数字档案馆设计、开发与实施的重要依据。需求分析的准确性、科学性是影响基于云计算的数字档案馆系统工程成功的重要因素。
1.收集功能。档案收集是高校档案馆面向校内各个档案形成部门开展的主要工作，也是高校档案馆信息资源不断丰富和积累的源头。在进行需求调研时需要确定：高校档案馆与其他各部门内部的业务流程、任务分工方式；高校档案馆接收其他部门电子信息的约定（例如移交途径、格式等）；档案收集工作与馆内其他业务工作之间的信息流关系；档案接收处理过程中产生的所有信息，哪些需要记录、跟踪、管理等。
2.管理功能。为了改变目前一些高校各类档案信息单独建立数据库文件、档案信息检索及利用等方式比较落后的现状，应对高校档案馆内各档案门类之间的信息进行关联，实现档案信息的系统化管理；将各类档案信息按照各部门的权限进行配置，实现馆内全部档案信息的集成化管理和权限范围内信息资源的共享。
3.保存功能。云环境中数字档案馆能够实现数字档案长久的安全保存，包括数据的长期保存以及安全的海量数据存储空间。高校档案馆保存的是学校的历史、文化、记忆，档案信息的安全保障是至关重要的。同时，随着数字资源的不断增多，高校档案馆应适应高校档案工作未来发展需求，不断扩展数字资源存储空间，从而确保能够不间断地记载学校历史，传承学校文化。
4.利用功能。高校档案馆应将学校发展过程中形成的重要信息资源进行系统化整合、编研，为学校各级部门提供多元化利用服务，提高档案服务工作水平。云环境中高校数字档案馆应当实现以较低的用户端设备要求，满足利用者对档案信息的快速、准确、全面的查询要求，实现开放档案信息的共享和网络化利用，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现参考咨询服务、个性化服务等多种服务方式，实现用户统计管理、权限管理、日志统计等功能。
（二）基础架构。笔者曾经在《基于云计算的数字档案馆建设与服务研究》一文中根据云计算服务体系结构，设计了基于云计算的数字档案馆基础架构，该架构同样适用于云环境中高校数字档案馆的建设。高校可以结合自身需求对各层服务进行选择及调整，以便服务于本校档案工作，但总体框架不脱离该基础架构。
1.基础设施层。该层提供数字档案馆所需的计算、存储等资源来装载相关应用。该层利用虚拟化技术实现一台物理机上运行多个虚拟机。例如，虚拟化技术将服务器资源逻辑切分，形成虚拟资源池，为高校数字档案馆提供档案存储、网络传输等所需的相应资源，并且有利于进行档案数字资源的备份、移动和复制。
2.平台层。该层是一个应用程序的共享平台，可运行多种应用程序的所有负载，支持现有应用程序的整合并且高效地构建新应用程序，实现高校档案馆对应用程序的有效控制，包括档案接收、虚拟库房管理等。例如利用多租户技术，能让一个单独的应用实例为高校内多个档案移交部门服务，并且对各部门移交的数字资源保持良好的隔离性和安全性。
3.应用层。该层提供可扩展服务接口，根据用户需求提供相应的应用接口，实现用户对应用层的访问。例如，该层整合了平台层所提供的应用软件，由于支持公开协议（如HTML4、HTML5），高校档案馆只需配置一个简单用户终端接入网络后就能访问该层的应用，无需安装和升级软件，按需求量服务，按服务计费，从而节省数字档案馆建设成本。
4.终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户终端不需要强大的运算能力即可响应用户操作，保证用户的良好使用体验。用户可以利用多种终端设备接入网络，直接访问应用层，获取相应服务。例如，使用移动终端设备比如手机、平板电脑等接入网络后，即可获取高校数字档案馆云平台提供的各种服务。
近年来兴起的云计算技术给数字档案馆的建设带来了新机遇，也给高校数字档案馆的建设提供了新思路。云环境中高校数字档案馆建设方案的实现，在技术上没有太多障碍，但实施起来是一项长期且艰难的工作任务，但可以肯定，云计算技术的迅速发展将对高校档案信息化进程产生越来越大的影响。
【参考文献】
[1]胡大平，王留军.智慧城市关键技术与产业发展[M].武汉：长江出版社，2014（11）.
篇4
一、目前数字化档案馆建设的现状
1.数字档案馆的含义
数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调了在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以连接，以供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
2.从数字档案馆的特点看建设现状
数字档案馆的主要特点：存在方式、运行方式、功能定位。在存在方式上，数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，这一特点主要突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。在运行方式上，数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆环境得以存在的基础，数字档案馆环境下对档案信息的利用侧重追求的不是单机状态下或独立状态下对某一档案馆收藏的数字化档案信息的利用，而是对分布在个馆或不同数据服务器上的数字化档案信息的组织和利用。目前高校数字档案馆建设还存在一些问题：现行实体档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协调等。在功能定位上，一般档案馆与数字档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。一般档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定将来电子档案完全代替纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟与稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐渐显现。从这一意义上看，为了有效发挥现行实体型档案馆的信息积累、信息记忆作用和电子档案信息的凭证功能，目前高校档案馆在档案信息资源建设中应定位于基于“拥有”型功能的档案馆。而数字档案馆则因其主要对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，在功能定位上以“存取”为中心。目前高校数字档案馆建设是以实体型档案馆为依存，对档案信息资源的“拥有”产生积极的作用，如：保证电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证；这不仅可以明确档案信息资源公布权、处分权、获益权等基本权利的归属，还可以维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。
3.目前高校数字档案馆建设中存在的主要问题
（1）档案信息化资源相对分散。
随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，导致各部门越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。
（2）高校档案信息化中的法律问题。
对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。
（3）高校档案部门档案上网带来的保密问题。
档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。
（4）电子文件真实性以及长期保存的问题。
由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。
二、高校数字档案馆的发展趋势及对策研究
1.发展趋势
高校数字档案馆建设的最终目的是实现档案资源共享。在我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。”①与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。”②何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。
2.对策研究
从关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，这实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。
但现实高校数字档案馆的建设中还存在着许多问题：所需的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间技术等。其次，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，以及法规、标准的缺失或滞后，我国高校数字档案馆建设进展缓慢。为此，笔者认为应从以下几个方面考虑。
（1）完善信息基础设施建设。
档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。
（2）解决档案信息安全问题。
信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。高校档案部门经费不足，很难争取到必需的安全投资，甚至只能使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，计算机一旦中毒就只能全部断网逐台查杀，严重影响了业务的正常运行。其次，安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，设备的日常维护得不到应有的重视。如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整个安全带来隐患。再次，员工行为不规范导致病毒侵袭。由于缺少相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，经常从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来了隐患。因此，我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此笔者认为，一要寻找、研发电子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统；五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。
（3）信息资源体系整合。
高等院校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。
首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，这些数据信息应包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等。信息系统，比如学校机关的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效的管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。随着校园网建设的不断深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息都通过网站进行，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择地采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。
其次，优化馆藏档案目录。馆藏档案数字化活动的成功，关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤地实行数字化，先要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，对这些数据必须在数字化正式开始前做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大的麻烦。这些工作应在综合业务系统中得到集中的考虑，通过建立数据库和内容管理系统来实现。
再次，建立档案信息网络。通过分析调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有可持续发展的动力。
（4）构建多媒体档案信息数据库。
高校档案部门可利用高校网络发展的优势，走在网络开发档案信息的前沿，及时制定规划和计划，在信息服务方面率先抢占平台，尽快形成高校档案信息网络。
首先通过网络接收学校新闻及部分专题节目；其次与本校现代教育技术中心合作，将大量反映学校建校、教学、科研以及社会服务等各个方面的声像资料刻录成光盘，形成一定数量的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒体档案信息进行刻录，建立多媒体档案信息数据库；促进学校建立文档的一体化，保证数字化文件形成的内容、背景等信息的完整性，避免丢失或破坏的现象发生。
（5）加强人才队伍建设，优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
人才队伍建设是高校数字档案馆建设的关键。数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析人才、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才。所以要根据数字化档案馆建设的需要，培养和引进具有诸方面知识的复合型人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，在竞争中取得主动性，使数字档案馆建设正常运行。
笔者认为，建设高校数字档案馆的最终目的是实现档案信息的资源共享。因此，要优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
数字档案信息具有信息资源的海量存储，跨时间、地域的无缝传递，自动化的管理和查询，网络间的资源共享等许多优势。数字档案信息的管理和利用模式与传统档案管理相比是根本性的变革，主要以构建档案部门网站作为信息利用和服务的平台。通过档案网站，用户可以访问档案信息数字库，方便、快捷地进行在线检索、借阅和利用，获取所需信息。可以说，只有在互联网上向公众提供数字化的档案信息资源服务，才能真正实现档案信息的资源共享。
虽然用户需求与网站的应用效果不容易直观测算，但还是可以通过一些直接或间接的统计与调查方法进行分析，如数据仓库、web数据挖掘技术。这些技术是在网络数据库环境下出现的新的数据分析技术，可以利用网站大量的访问数据去分析、发掘特定访问者的访问偏好。这些分析结果能够帮助网站管理者了解用户的实际需求，调整服务策略，优化站点结构，为用户提供差异化、个性化的网站服务，从而使服务更具有针对性，增强数字档案信息的实用性。另外，在档案网络信息服务上，要打破馆际界限，实现各级档案网站之间的互联互通和资源共享，这样既能够有效利用各馆的档案资源，避免重复建设，又可以尽可能地满足用户的需求，发挥档案信息的最大效用。
档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径。我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展，还要应对档案数字化建设中出现的新的问题给我们带来的挑战，树立管理和服务新理念，促进档案数字化建设健康、有序、高效地运转。
篇5
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。
二、高校档案数字化建设中存在的问题
1、数字化、辅助管理滞后
事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而是大大增加了额外手工劳动的投入。
2、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。
3、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。
4、数据库建设滞后
主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
5、经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
三、高校档案馆数字化建设的基本原则
基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。
1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。
2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。
3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。
4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。
5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。
6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。
四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。
1、培养档案复合型人才
高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。
2、加快高校档案数字化建设
高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。
3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库
高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。
4、建立相应的规章制度
高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。
总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。
参考文献
1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。
篇6
1 数字化档案馆要实现的目标
数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制；通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据；通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务［1］。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。（1）档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。（2）馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。（3）信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。（4）信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享［2］。
2 数字化档案馆建设对高校档案工作的作用与影响
2.1 数字化档案馆与传统档案馆相比有着巨大的优势数字化档案馆通过计算机网络获取馆藏信息，存储量大，占用库房空间小；通过计算机网络联接形成一个完整的系统，传输快速，检索、利用便捷，减少了对纸质档案的调卷、查阅，保护了纸质档案；能够通过网络实现信息资源共享；服务质量、提供信息的深度和广度都有很大的提升。
2.2 构建高校数字化档案馆是国家档案事业发展的需要随着高校各项事业的发展，信息量不断增加、信息传递大幅度提高，需求量也急剧上升。构建高校数字化档案馆有助于国家综合信息系统的组建，也将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力［3］，是我国数字资源建设开发利用的基础，是加快我国档案信息化步伐的需要，是国家档案事业发展的需要。
2.3 数字化档案馆最大限度地发挥馆藏档案的作用
随着高校档案信息化建设的推进，学校在教学、科研及管理等方面产生了大量的数字化形态的档案信息，及时接收各类有保存价值的电子档案，对档案信息资源进行有效的数字化处理。对于非保密的档案信息，利用网络、传播、交流，拓宽服务范围；用户充分利用网络与档案馆沟通，从封闭走向开放，满足了查阅者的需求，最大限度地发挥馆藏档案的作用［4］。
2.4 数字化档案馆对高校档案工作产生积极的促进作用数字档案馆的独特形式对信息服务将产生深远的影响，使档案管理者的观念发生了根本性的变革，对档案管理体系、管理流程、服务方式及信息资源的保护都提出了新的要求。档案馆为各部门兼职档案员设置权限，各部门根据自己的权限范围收集与本部门相关的档案信息数据，按照相应的格式传输到档案管理系统数据库中，使档案馆成为档案信息中心，提升了档案馆的职能地位，提高了档案服务的地位和被重视程度，极大地推动档案工作的发展。
3 高校数字档案馆建设的具体实施策略
数字档案馆是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，也就意味着对档案工作、档案工作者提出更高的要求。
3.1 高校数字档案工作
3.1.1 数字化档案的收集
高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息、系统和网站，每年都产生大量的数字文档，涉及教学、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能统一管理。通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确认有保存价值的电子文件，通过校园网再传输到档案管理系统，通过设计好的程序对其进行自动鉴定，并进入档案馆监控网络中；对于各部门使用的办公软件，产生的非结构化文件也应定期通过网络移交到档案馆。
3.1.2 数字化档案的管理
高校数字档案馆要建立档案管理工作的自动化系统。实行计算机辅助立卷，运用计算机技术对档案工作的全过程实施自动化管理，其功能涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。建立数字档案设备与信息安全管理体系，防止信息丢失、被非法更改，使数字档案具有可读性、可利用性，确保信息的保密与安全。
3.1.3 数字化档案的利用
高校档案馆通过数字校园平台，运用自己的网页和服务器，实现远距离、快速度、高质量地传递档案信息，供广大利用者查阅。网上利用工作主要使用高性能的计算机作为WEB服务器，通过校园网开展电子检索服务，在各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档，实现资源共享［5］。
3.2 优化馆藏档案资源结构
3.2.1 馆藏档案数字化
把馆藏纸质档案、实物、声像、各种基建图纸全部数字化。首先，把档案信息目录录入档案管理系统数据库，然后，通过扫描将档案全文信息以图片形式存储到光盘、磁盘中，上传到数据库。
3.2.2 与办公自动化系统有效接轨
在数字化校园建设过程中，学校各个职能部门相继建成了办公自动化系统，这些系统产生的有价值的信息资源通过一个数据接口自动转入档案管理系统，档案管理系统对这些系统中的数据进行采集、处理、分类、加工，实现一体化管理。因此，要建立档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，形成完整的信息体系［6］。
3.2.3 资源库建设
档案资源库是国家基础数据库的组成部分，是高校各部门支持决策、管理和满足广大师生及社会档案利用者的基础。所以必须在规范化的基础上，投入足够的人力、物力，建设高质量的资源库。在完成文件目录、重要档案全文信息数据库的基础上，建立相应的数据库，便于信息的检索、浏览和处理。如，建立党政档案数据库、学生档案数据库、教学活动数据库、重大科研成果档案数据库、档案编研成果数据库等。
3.2.4 档案信息结构升级
数字档案馆信息资源不但要达到齐备的门类、一定的数字规模，更要使数字化档案馆资源建设突出重点、层次清晰、不断充实新的内容。加快信息结构升级、有效提升信息之间的关联度，满足用户需求［7］。一是从大量的档案信息中就某一专题或主题提取相关的信息，提供信息服务，实现档案信息潜在的价值。例如，举办建校以来照片专题展，建立体育荣誉二级档案馆，借助校史馆开设历史沿革、学科建设、知名专家、党建工作、学生活动专题等。二是对馆藏档案信息进行分析、选择、组织、提炼、加工，进行深层次的开发和挖掘，形成新的信息产品，使档案信息的服务更具有深度和广度。三是充分发掘教学、科研特色，广泛征集校内外、国内外有价值的信息资源，获取“原始记录”、“第一手材料”，运用校园网和档案管理系统进行数据转换，运用互联网实现共享。四是加强校内各部门之间、校际之间、学校与社会各界的横向联合，形成一个完整的体系，实现信息资源的互补，使信息资源丰富、系统，满足多层次、全方位的需求。
3.3 数字档案馆个性化服务
3.3.1 加强信息意识
数字档案馆个性化服务就是利用计算机网络为用户提供充分的信息服务，满足其个体信息需求。档案人员要更新观念，加强信息意识，积极主动地去挖掘、搜集有利于档案工作开展的各种信息，具有超前意识，敏锐地感受社会信息的变化。努力学习信息知识，提高信息能力，对信息进行监督管理、集中控制、提供传递，确保信息完整、准确、可靠。学习计算机技术、网络技术，具备对档案信息分析、处理能力。
3.3.2 提高个性化服务水平
数字档案馆以用户为中心，根据用户希望的时间和地点满足其对档案的信息需求，根据个人的习惯、专业等要求提供信息，各取所需。通过信息分类定制、信息推送、信息智能、信息检索、呼叫中心等方式［8］，为用户服务。只要通过网络上的个人电脑就可以成为数字档案馆的服务对象，用户可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等，自由地查询网络上的信息，不受时间、空间和信息量的限制。档案馆定期或不定期地向档案信息用户提供新的档案信息，为用户进行跟踪服务，建立档案用户反馈机制，发现不足，提升质量，满足档案信息用户的个性化需求。
3.4 数字档案信息风险对策
高校数字档案馆建设的目的是将数字档案信息在网上进行传输，实现档案信息资源的共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，解决信息安全问题至关重要。
3.4.1 系统安全对策
采用安全性能较高的操作系统，高性能的服务器、计算机软件、硬件，高可靠性的数据库管理系统。
3.4.2 管理安全对策
（1）加强安全保密意识
高校数字化档案信息的内容涉及高校的教学、科研、管理等各个方面，其中有很多属于密级材料，因此，档案工作人员应树立高度的安全意识，严格依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案安全工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，确保档案信息的安全性和完整性。
（2）制定相关的制度、标准
结合国家及本地相关的数字档案文件、结合本部门的实际及数字档案馆的特点，制定相关的制度、标准。例如，数字档案鉴定、备份制度、数字档案网络管理制度、数字档案管理标准、数据库标准等。保证制度到位，责任到人，严格管理。
（3）侵权风险措施
必须认真采用身份认证，加强用户使用管理，资源授权管理，保护利用者隐私。只有授权用户才能按照授权范围通过客户端应用程序进行数据处理工作，其他人无法操作系统。采用知识产权相关声明规避侵权风险，保护知识产权［9］。
3.4.3 技术安全对策
对数字信息进行安全维护，保证数据安全传输，未得保护的移动设备、来历不明的软件不许接入档案馆网络；定期检查、安全升级、软件补丁，确保数字化档案不受恶意侵害；档案馆内部的数据库和电子文件的局域网要切实与外网实行物理隔离，密钥管理；在网上提供公开档案信息服务的，采取防火墙、数据备份等防护措施，档案馆信息系统遭到人为或自然灾害时能够及时有效恢复，非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网［10］。通过风险评估、安全检测、判断，实现网络主动防御、主动安全保护。
4 结 语
数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大社会效益和经济效益，数字化档案馆是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，时代使然，势在必行。高校档案工作者要更新观念，加强学习，掌握新形势下档案工作的业务知识，提高计算机技术、网络技术水平，以适应数字档案馆建设的需要。
参考文献
［1］杨桂明．数字档案馆及其应对实施方案［J］．档案学通讯，2004，（3）：89．
［2］张清莲．论高校数字化档案馆建设［J］．太原师范学院学报，2009，（1）：171-172．
［3］倪佳．数字档案馆环境下的档案信息服务模式研究［J］．黑龙江档案，2010，（2）：12．
［4］郭未艾．高校档案馆数字化建设建议［J］．科技信息，2008，29：631．
［5］禹志梅．高校数字化档案建设的可行性研究［J］．科技与经济，2006，（3）：41．
［6］祖庆芝．数字档案馆建设［J］．中国档案，2011，（3）：29．
［7］张东华，姚红叶．信息生态视阈下数字档案馆信息服务研究［J］．档案学通讯，2011，（5）：58．
篇7
1 高校图书馆图书档案数字化建设原则
数字化后的图书档案高效、简捷地为读者提供信息服务是当今信息社会发展的必然要求。现如今大数据时代下的图书档案资源共享、快速更新、便捷检索等管理理念，均都要求我们改变图书档案管理常规模式，利用现当代信息科学技术来加以实现。为此，在数字化过程中要坚持下面一些原则：
1.1 效益性原则
图书档案数字化的目标就是使图书馆所管理的文献信息在收藏、整理、存储、查阅和咨询等方面愈加便捷、全面、系统和高效。因此，在数字化工程建设中，一定要讲究效益性原则，要统筹兼顾，在建设理想中的图书档案数字化工程的同时，要把节约成本放到首位，把有限的资金合理运用，保障后续数字化建设有充裕的资金支持，最终建成高标准的图书档案数字化系统工程供广大师生使用，为学校的教育、科研等提供充裕智力支持。
1.2 一致性原则
毫不夸张地说，高校图书馆信息资源数字化工程是一项长期、庞大、系统、涉及面广的跨学科工程。由于常年的日积月累，已经形成了载体多样、形式各异、门类繁杂、数量巨大的图书馆信息资源，这些图书档案信息资源已涉及到了多学科领域专业技术人员和部门，要想全部实现数字化，就必须使相关部门和对应专业技术人员一起联动起来，按照统一标准，方方面面保持一致进行全面数字化建设。包括上至国家图书馆、下至县、乡、村图书室的衔接与共享，以及与其他高校图书馆的数据一致性等。一致性是保证图书档案数字化后的信息资源服务顺畅的基础。所以，图书馆数字化要建立统一的领导管理机制，并制定出科学的长远规划和详尽的具体操作措施，统筹协调，规范建设。
1.3 安全性原则
图书馆数字化建设不仅是一个新生事物，更是一个长远、持久的基础性工作，历史上没有可供借鉴的科学经验，只有靠大家的智慧摸索前行，在数字化过程中，如果稍不认真，大批量的数字信息资料就有可能泄密、丢失甚至毁损，将对数字化建设造成无法估量的损失，为此，在实施数字化过程中，要把安全性放到第一位。首先要通盘考虑将被数字化的图书档案的保密性；其次要评估将被数字化的图书档案安全性。不仅包括计算机硬件设备的安全稳定性，还包括软件系统的安全稳定性，其中计算机硬件设备的安全稳定性包括存储设施、服务器、网络服务终端、信息传输等的安全，软件系统的安全稳定性包括购买的软件、数据库和自行创建、开发的软件、数据库的长远兼容性及稳定性等；最后还要注重图书档案数字化后的管理系统的的整体安全性，包括管理中的网络环境、远程访问、自动备份等系统安全性。
2 高校图书馆图书档案数字化建设思路
信息化、数字化是现今全球社会和经济发展的总趋势，传统古老的图书档案借还管理模式已经难以满足现今图书档案管理要求，信息网格化、数字化在图书档案信息资源建设和管理中的具体运用，既实现了图书档案管理量的大幅提升，更实现了图书档案管理质的飞跃，极大地提高了图书馆服务效能。因此，高校图书馆为了更充分发挥自身服务功能，就必须高屋建瓴的全面、多角度思考和建设图书档案数字化。
2.1 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度
高职院校图书馆图书档案数字化建设要持续不断的大量资金注入做保障，在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：
（1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止。
（2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置。
（3）机密图书档案资源数字化过程泄密。
（4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。
2.2 加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，最大限度发挥图书馆图书档案利用价值
进行图书档案数字化建设后，将会从本质上彻底改变以往图书馆被动消极的服务状态，无论是高职院校内的广大师生，还是校外的社会人群均能通过数字网络实现一键操作，完成图书档案的各种用途的使用，方便、简捷、快速将是建成后的数字化图书馆的主要特点。与此同时，加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，在数字图书馆建成后，切实能够实现根据读者的需求实施读者定制服务，以及学科跟踪服务，还有能够深入推动学科馆员建设。
2.3 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程
高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。库存的大量图书档案怎样发挥其自身价值，一方面在于社会的需求，另一方面更在于图书馆馆员如何开发和运用。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能进行综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。
（1）对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化工作。
（2）对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化。
（3）对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化。
（4）对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程。
参考文献
[1]赵春兰.对档案数字化工作的几点认识[J].黑龙江档案，2013.
[2]张捷.论数字档案馆与数字图书馆知识服务优化整合模型构建[J].档案，2008.
作者简介
篇8
1、前言
随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。
2、高校档案数字化的意义
纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。
3、高校档案数字化现状
3.1 档案实体保存不完善
由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。
3.2 档案管理人员素质较低
一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。
3.3 电子文件管理缺失
目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。
3.4 基础设施落后
档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。
4、促进高校档案数字化建设措施
4.1 提高重视
加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。
4.2 完善基础设施
基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。
4.3 加强档案管理队伍培养
档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。
4.4 确立明确的工作目标
高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。
4.5 建立严格的规范制度
无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。
4.6 注意数字化档案备份
虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。
4.7 电子档案与纸质档案共同保存
纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。
4.8 制定合理的数字化策略
高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。
5、结束语
档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。
参考文献
[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）
篇9
（1）硬件基础设施缺乏
许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。
（2）数据库建设落后
许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。
（3）网络建设落后
网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。
1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾
人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。
1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用
但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。
2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾
高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。
3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策
3.1加强基础设施建设
适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。
3.2加大人才培养力度
档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。
3.3强化使用推广
高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。
3.4加强反馈机制的建立
篇10
[中图分类号]G647.24；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01
0 引 言
信息时代的到来，要求高校的档案管理必须向档案管理信息化转变，必须注重计算机和网络在档案管理中的重要作用。而且，教育部和国家档案局也共同提出要加快高校档案管理信息化建设的进程，要求要不断提高高校档案管理的基础业务水平。高校n案管理信息化主要是指通过运用计算机技术和信息网络技术，将传统的纸质版的档案资料和音频资料转移到计算机等电子设备中，以实现档案资料的网上管理。虽然各大高校也在落实政策，进行档案管理的信息化建设，但是信息化建设的结果不是很理想，还存在许多需要改进和完善的地方，必须不断对其进行优化，使其管理水平进一步得到提高。
1 当前高校档案管理信息化建设中存在的问题
1.1 缺乏完备的基础设备
硬软件基础设施是高校档案管理信息化建设的基础，没有这些基础的设施，档案管理信息化建设也就失去其存在的物质载体。然而，各高校的硬软件配备情况却不是很理想，有的高校认为配备几台计算机就实现了档案管理的信息化，而没有对计算机进行相应程序系统的设置，也没有配备其他相机、扫描仪等基础电子设备。
1.2 未建立完整的档案信息数据库
高校档案管理信息化建设中的一个关键方面，就是要建设一个完整和持续更新的档案信息数据库。而各大高校档案信息数据库的现实状况是，录入的档案信息不完整，只是走形式象征性地录入一些信息；录入信息之后就不再管理，很少根据现实情况进行更新；录入的信息未经严谨的核实，存在虚假的信息等。总之，各大高校所建立的档案信息库还存在不全面、不真实、更新不及时等问题。
1.3 缺少专业的档案管理人员
高校档案管理的信息化过程不同于传统的档案管理过程，其中必然会涉及电子计算机等网络技术，因此，对档案管理者的综合素质有了更高的要求。档案管理者不仅需要具备基本的档案管理的业务能力，还需要具备熟练的计算机能力以及其他电子设备的使用能力。但是现实情况却是各高校的档案管理者要么具有基本业务能力，要么具有计算机使用能力，很少同时具有业务能力和电子设备使用能力。
1.4 未意识到档案信息的安全问题
各高校在进行档案信息化的建设过程中，很容易忽视的一个问题就是档案信息的安全问题。因为在传统的档案管理中基本不会出现安全问题，而实现档案管理信息化之后，就必须高度重视档案信息的安全问题，防止黑客或其他人的恶意攻击以及电脑病毒等带来的信息丢失问题。
2 高校档案管理信息化建设的优化渠道
2.1 完善档案信息管理的基础设施
各大高校要想真正实现档案管理信息化就必须打好根基，也就是要完善档案管理的各种硬软件设施。档案管理信息化过程是一个复杂的过程，涉及众多信息的输入、更新、交换和共享等，因此，配备的计算机必须是高端的而且要设置好相应的系统程序。同时，也要配备相机、扫描件、录像机等其他电子设备，以用来进行图文的拍照、扫描和录像等。总之，就是要加大资金的投入，完善硬软件基础设施，为真正实现档案管理信息化打下坚实的基础。
2.2 加快档案信息数字化的进程
要想真正实现档案信息的数字化，首先，需要将所有人的档案信息录入电脑中，不仅包括文字信息还包括音频信息等，保证信息的完整性；其次，需要将录入的信息数据进行认真的核实，保证信息的真实性；最后，还要不断更新和管理信息，保证信息的及时性。总之，加快档案信息数字化的进程也就是保证信息完整性、真实性、及时性的过程。
2.3 培养专业的复合型档案管理人才
档案管理人才作为档案管理信息化的核心，必须注重对其综合素质的培养。档案管理人员应该是同时具有计算机等电子设备使用能力和档案管理基础业务能力的复合型人才。一方面，对现在任职人员的实际情况进行相对应的专业培养，以弥补其所欠缺的方面；另一方面，专业培养一批同时掌握计算机技术和专业档案管理技术的复合型人才。
2.4 提高档案管理信息化中的安全意识
虽然高校通过档案管理信息化的建设，档案信息实现了网上共享，为管理档案资料提供了巨大方便，但是档案信息的安全问题是绝不可以忽略的。一方面，必须提高档案管理人员的安全意识，提高其日常工作中的安全警觉性；另一方面，注重电脑自身系统的防护功能，避免黑客及其他人的恶意攻击，及时备份档案资料，避免因病毒等因素造成资料的丢失。
3 结 语
高校档案管理信息化的建设过程是一个不断完善的长久过程。高校必须针对目前出现的问题，采取对应的措施，如完善档案信息管理的基础设施、加快档案信息数字化的进程、培养专业的复合型档案管理人才及提高档案管理信息化中的安全意识等，来推动高校档案管理信息化的建设，来提高高校的档案管理水平，从而使其更好地发挥作用。
篇11
根据目前我国主流学界对数字档案馆的认识，数字档案馆最重要的功能就是无障碍的档案资源共享。冯惠玲提出：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心”。傅荣校认为：“数字档案馆是一个电子化信息的仓库，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制，它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。王宇晖指出：“数字档案馆是一个数字化的信息系统，它将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化方式存储，以网络化方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。概括而言，学界普遍认为理想的数字档案馆是一种把“所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间”，能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享。
受到经济技术条件的限制和社会信息化发展水平的制约，在实践中，数字档案馆的建设需要循序渐进地进行。国家档案局2010年6月的《数字档案馆建设指南》中指出：“数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进、有步骤实现。”肖秋惠曾把数字档案馆的建设分为以下三个基本阶段：
1.档案馆自动化阶段。实现档案实体管理和档案信息组织的自动化。
2.单个数字档案馆建设阶段。主要包括馆藏数字化、档案数据库建设和档案网站建设，并能够实现对电子文件的远程存取。
3.多个数字档案馆互联阶段。实现多个数字档案馆之间的互操作，以各个数字档案馆共同遵循的高层协议为基础，整合各个档案馆的资源并提供统一的检索入口。
从第二阶段开始，单个的数字档案馆通过有效保存、保护和利用各档案单位记录的包括大量数字信息在内的历史记录和文化遗产，已经可以成为促进文化建设的良好工具。而到了第三阶段，数字档案馆建设将打破我国档案工作“纵向隶属”“封闭隔绝”的传统，实现开放、协调、高层次大规模的信息资源共享。这种数字档案馆将突破物理条件的局限，能够突出服务于历史和文化的主题，并发展出信息时代的档案文化。
二、数字档案馆与文化建设
我国各地的数字档案馆建设目前多集中于上述第二阶段，正向第三阶段稳步发展。而在国外，已经有许多依托互联网平台的广义的数字档案馆，由多个档案单位合作建设，通过“面向所有人”开放的网站，向众多学术研究和文化建设项目以及用户个人提供档案资源，并推出自己的档案文化精品、建设文化品牌。
亚洲历史资料中心（http：//jacar.go.jp）正式成立于2001年11月3日，是由日本内阁会议决定，由国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫厅防卫研究所图书馆合作成立的大型数字档案馆项目。它通过互联网提供日本政府有关机构所保管和公开的“亚洲历史资料”——近现代日本与亚洲近邻各国关系的历史资料，是十分重要的日本公文档案和其他纪录。这个项目的宗旨是，通过数字档案馆的技术，“使‘任何人’在‘任何时候’和‘任何地点’都能‘免费’阅读和打印历史资料，下载图像数据”。截至2011年4月，亚洲历史资料中心已提供了2246万个图像、162万件历史档案的共享。与此同时，中心还在网站上定期推出主题展览，对历史档案资料进行系统介绍。自成立以来，这个数字档案馆一直拥有极高的访问量，为亚洲各国的各项文化建设（如杨冬权讲话中所提到的文学创作、历史研究、文化设施的建设、文化活动的开展等）提供了丰富的第一手档案资料。
国际敦煌项目（http：//idp.bl.uk）是由世界各地的敦煌和丝绸之路文献收藏机构联合发起的，成立于1994年。1998年10月，其网站正式开通，用户可以开始通过互联网免费获得敦煌和丝绸之路文献的图像资料。敦煌和丝绸之路上其他考古遗迹出土的大量文献，不仅是我国，而且是全人类的伟大文化遗产。这些文献大部分于20世纪初流散于世界各地的收藏机构，给系统研究和利用造成了很多困难。国际敦煌项目致力于解决这些困难，不仅通过数字化和共享使任何人都能获得这些资料，而且从2004年开始出版《IDP通讯》，介绍学术界对这些资料的研究成果。项目还设计了专门的教育主页，提供关于丝绸之路及其出土文献的文化教育项目。“它不是特定针对某一国家或者年龄层，也不是专门为了特定的课程而设计，而是希望能够适用于读者自己的学习计划。”通过这些形式，网站已经推出了自己的具有档案特色的文化精品，使世界各地、不同年龄层和文化背景的人都可以享受这些知识。而且，由于实现了信息资源的整合和共享，国际敦煌项目的网站也可以成为许多与丝绸之路相关的文化活动的基础，在资源利用方面“开疆拓土”。
虽然像亚洲历史资料中心和国际敦煌项目这样的大型数字档案馆尚未在我国推广，但是在建设单个数字档案馆的过程中，我国的很多高校档案馆已经有了很好的利用数字档案馆促进文化建设的实践。例如，上海交通大学的数字档案馆，不但为校史撰写、学术研究和教学工作等提供了大量的档案资料，而且通过“专题推荐”“视频点播”等项目推出了丰富多彩的文化产品。全国乃至全世界的用户通过这个数字档案馆，可以了解交大光辉的历史、丰富的学术成就、校友的风采以及校园文化。可以说，高校数字档案馆的建设和利用本身就和高校的学术事业和文化建设紧密地联系在了一起，数字档案馆是一个促进高校文化建设的极好的平台。
篇12
高校档案馆网站建设是高校数字档案馆实施的前期工作和长期的表现形式，也是衡量高校信息化建设的重要指标。本课题组对北京市高校档案馆网站进行了持续的观察和数据提取，并进而对其建设状况进行了绩效评价，以期有利于提高高校档案馆网站的建设水平，提高高校档案馆档案信息服务质量，加快档案信息资源的传播。
1.北京高校档案馆网站
建设评估工作
2009年11月至2010年5月1日期间，本课题组依托“中国档案在线”( archives.org.cn/)网站对高校档案馆网站的链接，对北京各个高校档案网站进行了调查分析。调查对象参考新浪网“教育频道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名单，对各个高校档案馆网站进行了深入的调查分析。我们选取档案网站的“功能指标”为重点评价指标，选取“内容指标”和“形式指标”作为辅助评价指标，以便对网站进行全方位的综合评价。
文章主要根据倍数加权法②来确定各个指标的分值。倍数加权法虽然在参照要素的选择上容易出现依靠主观判断的情况，但该方法却可以有效地区分各考评要素之间的重要程度。我们将影响高校档案馆网站的内容指标作为最次要的考核要素，以此为1;再将形式指标的重要性与该指标相比，得出重要性倍数为1.5;同理，得出最重要的功能指标重要性程度为7.5;然后依据该比例分配分值，文中以100分为满分。赋值标准及分值如表1所示。
2.评价结果及分析
调查显示，新浪网“教育频道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了数字档案馆，其他学校都没有独立的数字档案馆，部分学校可以通过站内搜索找到与档案馆相关的信息或新闻;另外，还有一部分学校，在学校的教辅机构或管理机构中设有档案室(馆);更有一部分学校根本没有找到关于档案馆的任何信息。
2.1评价结果
我们重点选取了13所高校进行绩效评价，另外还有三所高校虽然也有本校档案馆网站，但是网站建设尚不够完善，也没有体现档案网站的服务功能，与其他的高校档案馆网站相比差距较大，所以这里只列出这13所高校进行比较分析，如表2所示:
2.2 指标分析
2.2.1内容指标分析
网站内容的广度和深度直接影响用户对信息的利用程度，也是评价档案信息网站的基本指标之一。调查显示，内容指标的平均分为8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在这6所高校中，中国人民大学、清华大学、北京航空航天大学均得到满分。这些学校比较注重本校数字档案馆网站的建设，涉档信息相对全面，同时提供一定的特色档案信息。那些低于内容指标平均分值的学校在某些方面存在一定欠缺，校务公开情况没有体现出来，也没有具有本校特色的档案信息。
2.2.2 形式指标分析
这些高校档案馆网站的形式指标平均分为8.3076，高于该平均分的高校有5所，其余高校在这个方面都或多或少有所欠缺。信息时效性较差是这些高校普遍存在的问题。有的高校信息更新到2004年，部分学校更新到2008年。这些高校中，网站支持外文页面的只有中国人民大学、北京理工大学、首都师范大学3所。
2.2.3功能指标分析
高校档案馆建馆目的是分享档案信息和提供便捷的档案信息利用，其功能是否全面、是否强大是档案网站建设的首要考虑因素。
各个高校档案网站建设的功能指标平均分最低，得分率也最低。功能指标总分定为75分，而平均分为36.0769分，平均得分率仅为0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。数据表明，高校档案网站服务功能存在很大欠缺，需要进一步重视和提高。尤其是在服务功能方面，各个高校需要进一步完善。从这次调查来看，所有高校在档案信息检索方面都不够完善，部分学校根本没有这种功能。其中做得较好的为中国人民大学，该校所提供的“资源查询”，提供了部分可公布的馆藏档案目录，查询可以输入一项或多项，可以输入部分名称或全称，另外对一些基建档案和声像档案也指出了可查询的范围。其他学校的检索功能，都差强人意，有很大的提升空间。服务咨询、业务指导、利用指南等栏目可以为用户利用档案信息提供一定的指导帮助，各个高校应该适当给予重视。
得分率最高的是内容指标，其次是形式指标，得分率最低的则是这些高校档案网站的功能指标。根据分值可见，网站内容指标的分数在6—10分之间，形式指标分数在6—13分之间，功能分值差别较大，从26—50分不等。功能指标得分中，差距产生主要表现在交流和服务功能方面。
这13所高校中，有11所高校有独立的档案网站，2所挂在本校网站的相关栏目中。各个高校应该申请独立的域名，并确保链接的有效性、稳定性，避免出现无链接和死链接现象。
3.结论及建议
3.1 北京市高校档案馆网站建设的现状及结论
3.1.1目前北京高校建立本校数字档案馆网站的数量少之又少，令人吃惊
此次调查，90所高校中仅可以查到16所高校有本校档案馆网站，属于国家211工程及985项目的北京高校基本上都有自己独立的档案馆网站，其中有个别学校数字档案馆挂靠在本校主页的某些栏目中。
3.1.2 已经建立的高校档案馆网站，基本能涵盖档案网站所要求的基本内容和基本功能
各个高校档案馆都包含档案馆概况、机构职能、政策法规、业务动态等基本内容，同时也都包括业务指南、利用指南等项目，个别高校档案服务功能比较健全，例如清华大学，档案检索功比较全面，设有站内信息检索、网站地图、相关链接等栏目，同时提供相关的档案信息下载。部分高校，例如中国人民大学，在档案信息交流方面做得比较完善，注重和用户的信息沟通，信息反馈相对比较及时。
3.1.3 高校档案网站建设仍有很多问题有待解决和完善
高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。档案检索功能有待进一步提高和完善，检索工具应该多样化。另外，随着高校信息公开化，随之而来的档案信息安全问题也应该给予高度重视。
3.2 对北京市高校档案馆网站建设的几点建议
3.2.1 要注重高校档案信息资源开发的广度和深度
在进行档案信息资源整合时，要增加信息的覆盖面，扩大学校归档信息范围，加强本校特色档案建设。校务公开要及时透明，信息更新周期要短，内容要有创新性。同时，应该确保档案信息的深度，不能华而不实，对档案信息质量的控制要严格，确保信息可靠性和安全性，同时注意保护档案隐私内容。
3.2.2 要重视网站的互动功能
增强学校档案网站的信息交流功能，不仅有利于用户对本校档案信息资源的利用，而且有利于提高本校在档案信息网站建设方面的知名度，对于今后档案工作的开展有推动作用。
3.2.3 要注重提高高校档案信息资源的检索功能
检索功能强大与否直接影响档案信息利用的工作效率。这个功能的提高有助于数字档案馆整体工作水平和绩效评价的提高，是档案工作的核心工作。
3.2.4 要重视高校档案馆网站建设的安全性
档案信息有一定的保密性，做好学校信息安全保障工作也是一项难度较大的工作。要防止黑客、病毒等恶意侵入。另外要把握好档案信息开放和保密的关系，确保重要信息的机密性，采用必要的技术手段，控制信息输入和输出，同时做好档案信息的保管存储工作。
3.2.5 高校档案馆网站建设要为高校数字档案馆建设创造条件
高校档案馆网站建设的形式指标，间接反映档案网站建设的质量。网页设计是否美观，结构比例是否合理，也能体现出学校对档案馆数字化建设的重视程度。各个高校应在加强本校档案馆网站建设的同时为该校数字档案馆的建设开辟新思路，创造新条件。
注 释:
①本文系2009年北京市高校档案研究会项目(编号DA200910)“北京市高校档案馆网站建设的绩效评价”的研究成果 和 2007年国家档案局项目(编号2007-X-18)“档案信息网站绩效评估体系的可持续研究”的阶段性成果之一。
② 倍数加权法是首先选择出最次要的考核要素，以此为1。然后将其他考核要素的重要性与该考核要素相比较，得出重要性的倍数，然后再进行归一处理。其优点在于它可以有效地区分考核要素之间的重要程度，另外，也可以不选用最次要的考核要素，而选用更具代表性的考核要素为基本倍数。
参考文献
1. 中国人民大学信息管理学院档案网站调查测评项目组.我国省级网站测评报告.
2. 张畅.我国档案网站绩效评估问题研究.湘潭大学硕士学位论文，2006.05.
3. 钟其炎，范园园.我国高校档案网站现状的调查与分析.湖北档案，2009(1).
4. 翟丽娜.我国高校档案网站现状的调查与分析.档案管理，2008(2).
篇13
〔中图分类号〕G25073 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部为全面贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化进程”的要求。对开展教育信息化的指导思想、工作、目标、实施原则及试点内容都做了详细部署，其中全国试点高等学校为100所左右，其中本科院校试点内容包括：以信息化促进人才培养模式创新和提高教育质量重点，在数字化校园建设、校园网络与信息安全、网络课程建设及应用、教育教学模式改革、科研组织模式创新、管理与社会服务信息化、学生网络文化生活等多方面开展研究与探讨。
高校档案信息化是高校管理与社会服务信息化的重要组成部分，高校档案管理信息化是高校档案管理工作的特色管理模式，是高校档案工作发展的大势所趋。
1 高校档案信息化管理的发展前提
档案信息化建设就是指档案管理模式从以往的档案实体为重心逐步向档案信息为重心转移过程。这一发展过程需要档案实体的规范化和标准化管理为基石，要采用现代化技术装备，建立数字档案馆，向信息化管理方向发展，它主要包括如下内容：
1.1 档案管理标准化、规范化
各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，把规范的管理制度形成文件下发，对档案的收集、鉴定、整理、保管等各个环节，做到有章可循，保证每个操作环节统一标准，即统一档案的鉴定标准，统一档案的分类标准，统一档案的标引标准等等。
1.2 档案信息的数字化
利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子门类档案，组织成系统的信息库。这项工作由档案管理标准化、规范化做基础，才能够有条件实现。目前高校档案网络系统的逐步利用，教务管理、科研管理和学生系统网络等平台的运用，为高校档案数字化建设创造了前提和条件。
1.3 数字档案馆建设
近年来高校档案馆的管理特色多样化，如高校博物馆、校史馆、荣誉室、文件利用中心等等，数字档案馆是档案信息数字化的发展必然，他们都是实体档案的不同体现形式。数字档案馆是无形的信息组织和利用环境，实体档案馆是数字档案馆的奠基石，对档案信息数字化的统一管理，是数字档案馆管理内容，数字档案馆的出现，对现行实体档案馆提出了新的管理和服务机制建设需求，两者不是替代关系，是相互依赖和相互促进的关系，数字档案馆的建设是实现档案信息化的必经路径。
2 高校档案信息化管理面临的问题
具备高校档案信息化管理前提，做到校园网与档案管理网络的有效连接也面临很多问题：
2.1 档案信息化相关的法规体系不完善，保证档案的保密和安全顾虑成为严重障碍 国家高校档案法规已有一定基础，档案数字化、信息化还不够明确完善。如没有具体到高校电子文件、电子档案加工和存储介质标准汉字没有出台，产生相关问题很多。如：光盘数据、声像信息缺陷率较高，存储文字信息质量，显得过于宽松，会使认为合格的光盘中文字错误率超标等；档案存储格式的不统一；网络黑客的不断浮现，也成为阻碍高校档案信息化发展的无形杀手。因此需要符合高校档案数字化、信息化要求的相关标准。
2.2 档案信息化管理处于探索阶段，需领导重视提高档案意识 《高校档案管理办法》明确提出“档案管理”要纳入管理机制、纳入计划、纳入总结。某些学校领导受档案管理效益滞后性的影响，把档案工作总结成不丢失不缺漏为管理目标，对档案机构人力、物力、技术、待遇给予支持不多，使档案部门的现代化管理很难走上正轨，无法实现档案管理信息化。
2.3 缺乏与现代化发展相配套的复合型管理人才
档案工作岗位不容易有耀眼工作成绩、工作任务量又大、评聘职称难，都导致优秀人才难以引进，即使进来也难渡默默无闻工作性质之无奈，也想办法离开，使档案工作岗位成为养尊处优缺乏生机，没有活力。有的单位重建设轻利用，买来了硬件设备设施，档案管理人员没有真正利用其先进功能作用，没有结合自身情况，做到档案的数字化，更是无法实现档案信息化。
3 面对问题，适应发展，加快档案信息化管理
加大档案信息资源管理，整合各类档案信息资源，促进档案信息资源的利用开发。高校档案信息化管理是档案管理工作现代化发展的重要表现形式。
3.1 如何加快高校档案信息化管理
3.1.1 标准化、规范化原则
