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篇1
精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。
二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状
为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：
（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。
（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。
（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。
（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。
（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。
三、高校档案监督指导工作精细化管理策略
（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。
（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。
（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。
（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。
（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。
（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。
篇2
一、完善档案制度
“没有规矩，不成方圆。”好的管理体系需要一系列完善的制度来支持。在精细化管理运行的实际过程中，与以往的管理方式与方法难免有一些差异，包括在部门职责、各岗位职责、精细的管理分类制度、考核制度、奖惩制度等方面的区别。高校档案馆作为档案管理的主要部门，要在实际运行中统筹处理好这些矛盾，把精细管理层层落实，摒弃落后的管理方式，吸纳新的管理观念，在自身部门制度完善的同时，对各教学院部和职能部门档案人员的岗位职责也要明确、细化。专职的高校档案馆的工作人员对各种档案工作流程都较熟悉和规范，但对于二级学院以及各部门的兼职档案人员来说，各项事务还需要用明确的要求和制度来规范，如归档材料的范围、种类、存放方式、档案材料等按要求撰写、按规范收取、按时间归档等都要有专门的制度和规范来约束，细化的工作流程能明确工作中每一个细小的环节。
二、抓住机遇，优化技术
数字化档案馆是运用数字化管理手段对档案进行信息化处理，是当前档案管理工作的主流，但与其他行业信息化处理能力和水平相比，档案信息化水平还有待进一步提高。各大高校正在抓住这一机遇大力推动数字化档案馆的建设，利用这一机遇更新管理手段和技术、争取充足的资金来推动档案管理向信息化、开放化迈进。
数字化档案馆的建设是一项复杂的信息化工程，与传统的档案管理与利用相比，它给档案管理工作带来了新的生机和活力。传统的档案管理在档案归档后，保存质量不稳定，查询利用率低，不便于开放利用。而数字档案馆作为一个开放的平台，各种档案进行数字化处理后能够永久保存和查阅利用，其档案利用率是以往传统手段远远不能比拟的，其功能强大的信息化处理平台、高效的访问速度和高效的利用率都充分体现了档案管理业务与现代管理方法的整合。在今后的发展过程中，更需要这种传统与现在相结合的互动方式。
三、更新管理人才
数字化档案管理的建立需要大量的信息技术人才。根据当前高校档案从业人员的整体情况来看，信息技术人才较为缺乏，大部分档案从业人员都没有信息技术背景。所以，培养一支能够达到信息化建设需要的高水平人才是保证数字化档案馆建立和运行的必要条件。在建设数字化档案管理工作团队时，笔者认为应以建设信息技术团队为主，再配以具有多年档案管理经验的人员，以业务需求为指引，在对现有人才进行新知识的培训基础上，引进高素质的跨学科人才，推动数字化档案馆的建设。
四、档案管理人员应具有良好的职业道德
1.遵循保密原则。“不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问。”这是档案管理人员在工作的过程中必须遵守的档案保密制度。对于保密类档案严格按照权限规定管理查看，杜绝保密档案泄密的事件发生。另外，尊重他人个人隐私也是档案人员应具备的基本职业道德。档案管理人员在工作过程中会接触到个人档案文件，其中包含的个人隐私、以往经历等内容切不可违规公之于众。
2.注重服务意识的培养。档案管理看起来是对各类物体和资料的管理，但在收集档案和档案查询利用的过程中都是要与各类人群有交流的。作为一个窗口服务型的部门，从业人员除了在完成自身业务工作的同时，好的服务态度能影响整个部门的形象。在收集档案材料时，档案管理工作者与档案来源单位是合作关系，而不是上下级关系；与来访人员交流时，对其权限查询范围内的要求应尽力满足；与学校其他部门的协同工作时，档案管理工作者要认真履行本部门的责任与义务。
高校档案精细化管理是一个系统工程，其管理水平的高低是学校有效统筹、各部门积极配合、档案从业人员认真工作的共同结果。目前，各高校数字档案馆的建设已初步成形，但距离精细化管理的要求还有一定的距离，还需要大量的档案工作者对其内容和功能进一步完善。
参考文献：
[1]王玉玲.论高校教学档案的精细化管理[J].兰台世界，2010，（12）.
[2]薛四新.IT集约化服务型数字档案馆运行模式研究[J].档案学通讯，2007，（05）.
篇3
1 信息化背景下文书档案管理的现实要求
在信息时展的过程中，计算机已经深入应用到方方面面中，文书档案管理也不例外，所以文书档案管理的要求变得更加严格了，只有信息化的管理理念与之相互匹配，才能满足现代化的发展要求，在这种情形下，就需要进一步将文书档案管理与信息化有机结合在一起，这样才可以促进文书档案管理朝着更加先进的水平发展。与此同时，文书档案管理还要在工作流程上加以进一步的优化，不断提高人员素质，实现人机交互机制，这对工作水平的提高是很有帮助的，这是现代化发展的必然要求，也是实现文书档案管理水平提高的必然途径，加强信息化的发展是十分重要的。
信息化条件下的文书档案管理还需要在管理队伍方面多下功夫，文书档案管理是政府机关以及事业单位等工作的重要内容之一，所以加强文书档案管理过程中的管理人员素质是很有必要的，必须要进一步建立起一支高素质化的管理队伍，这样才能与信息化的文书档案管理相互匹配。在当前的文书档案管理过程中，正面临着工作效率低、缺少时效性等问题，所以管理文书档案的部门应该进一步认识到当前的发展趋势，并且实现电子化的管理，这对促进管理水平的进一步提升有着重要的意义。高素质管理团队的建立应该是由内至外的，并且是从上而下的，这是现代化管理的必然要求。
文书档案管理工作的现代化和信息化进程，需要充足的资金保障，以及相应的信息化设备和技术软件的支持。既要考虑人员配备和继续教育培训等开支，又要考虑馆藏基础设备的完善和馆藏空间的扩建等资金的花费。这就需要有专门的档案信息管理软件，每一个文书档案管理人员都应该进行相应的培训，确保文书档案转化成信息档案的准确分类、编目和检索。
2 信息化背景下文书档案管理的几点思考
在信息化的时代背景下，加强对文书档案管理，首先就应该进一步提高管理理念，因为活动的开展需要正确的理念作为指导，文书档案要想实现信息化的管理就必须要符合现代化的管理理念，这样才能满足计算机网络下的需要，为实际的工作带来一定的便利，这是相关档案管理单位领导必须要意识到的，只有在思想上具备了深刻的认识，才能进一步的指导实际工作，创新意识是令工作得以进一步发展的首要前提，传统的管理观念显然已经不能满足当前工作的要求了，所以就必须要开展创新管理，意识上的创新可以指导行为上的创新，文书档案管理应该有计划的、循序渐进的开展，相关部门应该在人力、物力以及基础设施方面加大投入力度，采用机械化的方式逐渐取代人力操作，在收集资料、编目以及归档的规程中加以进一步的简化，使数字化逐渐代替传统的管理方式，这样才能真正的实现信息化的管理。
其次，还应该继续搭建一个有关文书档案管理的平台，这一平台的建立主要是为了满足文书档案的现代化发展进程，在传统的文书档案管理中，主要是以纸质档案为主的，并且需要大量的人力才能完成复杂的工作内容，在信息化的发展下，这一管理方式的弊端逐渐凸显了出来，所以采用计算机等手段可以进一步降低工作难度，提高管理工作的效率与水平，在搭建这一平台的同时，也是文书档案管理改革的一个过程，在搭建这一平台的过程中，主要包含以下几方面的子系统。一是文书档案的加工系统，这一系统是对文书档案进行初步加工的系统，可以降低管理时间，实现自动化的发展。二是文书档案的存储系统，在这一系统中，运用计算机的方式可以将初步加工之后的档案进行更加规范的管理，这样做可以便于今后的查找，还能实现资源共享的效果。三是文书档案的保密以及查询系统，这一系统的重要性在于可以实现对文书档案的保密工作，不同类型的软件可以实现不同方式的保密，在个人对档案进行查询的过程中，需要具备一定的访问权限，这样才能实现文书档案保密性的实现，更好的开展资源共享工作。
再次，需要建立起一支高素质的文书档案管理人才队伍，这是衡量文书档案管理水平的重要标志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文书档案的管理工作才能更加有序的进行，对于管理人才而言，应该具备专业化的知识，采用科学化的手段对文书档案进行管理，能够熟练的使用计算机的相关技能，并且具备较高的信息化意识，这样才可以满足现代化的管理需要。具体来说，主要有以下两方面的内容。一是要对档案管理队伍进行科学化的规划，在队伍中不但需要具备管理方面的专业人才，还需要具备信息方面的专业人才，因此复合型人才就显得十分重要了，这样才可以满足现代化的发展需要。二是应该重视起对档案管理队伍的培训工作，只有不断掌握新的知识，新的技能，才可以随时满足现代化的管理需要，建设起一支高素质的人才队伍，在今后的工作中，每一名档案管理者都应该朝着这一目标而努力。
结束语
综上所述，文书档案管理是具有一定优势的，不但可以促进档案的查阅速度，还能满足工作效率提升的要求，所以在现代化的发展过程中，应该更进一步的提高这方面的管理工作，这样才可以满足文书档案管理工作的要求，为企业、事业单位以及其他部门开展工作带来一定的便利，希望在本文的论述下，能够引起相关人士的重视，并且进一步完善管理工作，以实现我国档案管理事业信息化的发展。
篇4
当前我国的信息化发展水平越来越高，而档案管理工作的方式也在这种情况下产生了非常大的转变，在档案管理工作中不仅仅只是将档案的功能当做是重点的因素，同时还要使用后先进的技术和相关的网络资源对其进行全面Dev处理，这样也就在很大程度上使得档案自身的综合管理能力得到了非常显著的改善，档案管理人员在实际的工作中必须要重视创新能力的培养，提升档案管理的质量和水平。
2 现阶段档案管理工作中存在的问题
首先是现在还有很多档案依然是以纸质的形式存在，还没有实现数字化，其次是各个部门之间的沟通不畅，数据不能交换和共享，所以在这一过程中也容易形成信息孤岛现象，没有办法形成一个相对相对完整和科学的信息资源数据库，再次就档案管理水平不完全相同，使用的管理软件也并不是十分相同，重复建设的现象比较普遍，所以在这样的情况下也使得其管理水平无法得到显著的提升，软件自身的功能也还存在着十分显著的不足，其可靠性和安全性都无法保证，最后一点是软件系统在运行的过程中灵活性方面无法满足其运行的需要。
此外，档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案工作信息化。
3 档案信息化管理的意义
3.1 信息化档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量人财物力才能更好地保管，而且不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档。检索查找的困难，降低了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量人力物力档案管理工作电子化后，可把按“卷”立卷归档改为按'。件“整理归档，大大提高档案管理的工作效率。
3.2 信息化档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，信息化档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量电子档案的特点是实现资料的信息化，大量原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这将使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥应有的社会效益和经济效益。
3.3 信息化档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像。视频等资料，而传统档案模式已经无法满足这一需求电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成了满足使用者多样化需求的主要解决方案档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有密切联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都将发生变化，表现出一定的动态性，而加强电子档案管理，有利于满足这一多样化需求。
4 在信息化条件下如何进行档案管理工作
4.1 转变工作方法，将信息管理转变为信息管理
在传统的档案管理工作当中，档案一般都是以纸质或者是照片录音等形式存在，在工作的过程中一般也是按照手工的方式对其进行收集和整理，但是这需要完成大量的工作，在这一过程中还会出现一些困境。由于存储量相对较大，所以档案部门在实际的工作中已经不能很好的对其进行全面的处理，所以很多档案信息资源在这一过程中出现了非常明显的浪费现象。而当前计算机信息技术的不断发展使得档案信息化成为了可能。
当前的档案管理工作中，一定要采取有效的措施，不断的适应现代化发展的需求，这样也就使得实体档案管理能够更加平稳的转换到信息资源的管理。在实际的工作中，一般是以信息为主要的对象进行管理，同时还要完成数字化但你敢的加工，使信息更加的全面和细致，在对档案信息进行处理之后，档案信息资源就可以根据实际的需要进行重复性的使用，只有对其进行信息化和数字化管理，才能更好的体现出其自身的价值和优势，它也成为了社会发展过程中一个重要的推动力。
4.2 建立有效的信息系统，合理使用电子档案
要更好的实现档案信息化管理，就一定要建立一个适应其发展需要的信息系统，所以，单管部门在日常的工作中必须要从以下几个方面入手：首先是对计算机技术网络条件下的档案管理流程和手段进行适当的调整和改进，这样其才能更好的顺应当前的时展需求。其次是按照文件处理的流程对信息化系统进行功能设计，使其可以充分的发挥自身的积极作用。最后一点就是在信息系统建设的过程中要不断的改进和完善内部控制制度，提高档案信息的安全性和可靠性。
在应用电子档案的时候，首先必须要对电子档案自身的安全性予以高度的重视，这是因为计算机网络技术在实施的过程中得到了非常迅猛的发展，电子档案所涉及到的范围也在不断的拓展，电子档案的数量呈现出明显的上升趋势，但是在这一过程中也出现了一些问题，最为明显的就是计算机病毒和黑客的侵扰，所以必须要保证电子档案的安全。其次是电子档案自身的真实性需要确认和控制。在档案工作中，因为电子档案在生成的过程中没有一个相对比较统一和完善的系统，所以很多档案的元数据无法归档，对于对应的纸质档案也没有给出一个统一性的处理方法，电子档案可以更改，且不留痕迹，所以在这一过程中也会产生篡改档案信息的问题，这样一来也就影响到了档案信息的真实性。
结束语
现代社会已经跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用是一项极其重要而复杂的工作、为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应规律，加强科学管理，确保电子档案安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。
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目前电子人事文件只是纸张的数字记录和配件，没有能力和独立存在的价值，在管理上也有与纸质载体相一致。但是，计算机和网络技术的实现和管理是一样的。首先，要建立一个基于文档生命周期理论和运动规律的综合管理系统，使其具有相应的管理功能。例如，根据文件生命周期理论，需要的文件读写功能，文件管理功能和文件管理功能；根据渐进的和连续的管理规则，确定运行通道系统管理流程和电子文件；根据对文件的形成规律，生产周期的文件只读编辑功能修改，在文件功能，根据管理标志相同的规则，但也有信息共享的功能，包括文件和目录管理的内容；根据现有的变异形式，具有自动组卷、纸的排序功能和辅助功能文件归档工作；根据数量的变化，增加建立和破坏的功能等。然后，通过管理系统的应用，对电子文件的管理及其运动过程进行了研究。可以看出，公文流转的规则对于公文的管理，也就是说，管理的整合有着特别重要的作用。
2 强化档案人员的意识与业务水平
（一）加强档案意识
一般人档案法律意识还比较薄弱，尤其是在一般的事业单位，工作的中心并不是档案工作，行政人员的档案意识是一种普遍现象。加强档案意识必须从现实出发有效果。如果你准备好增加层到办公楼，但施工的图纸找不到如何找到，不知道的承载能力的住房基地是多少，但整个房子都从新的调查，即劳动力成本和更多的钱。这说明档案意识不强，档案馆的资金投入成本和精力，有时比建设资金和能源的记录更大。教育我们的一些现实，加强档案意识做好档案建设是与各教职工有着紧密联系的事。现在的档案部门普遍提高认识，从领导，基本上按要求进行归档。并尝到了使用档案的甜头，并在职称评审或评估的时候，教师要到记录室查自己的教学工作量，查一下教学时间。当然，收集各部门，整理、归档、完整性、准确性是各部门的文件质量，狠抓档案人员的培训，是培养骨干档案法的实施，让档案第一次知道，理解，法律可以真的档案管理网络，社会档案意识。
（二）提高档案管理的业务管理水平
档案一般不是档案专业的毕业生，不受专业培训档案，和流量大，所以定期对档案专业培训档案，档案管理工作中的一个事件。与档案工作者的非档案专业毕业生相比，它不仅是一个问题，而且还具有一定的优势。的优点是，他们一般都熟悉本部门的工作，具有专业技术知识的部门，知道文件操作程序；计算机专业的档案管理人员了解基本的电脑知识，能使用计算机处理文件，这些条件都比旧的一个全职的记录。缺乏只是需要加强对档案专业知识的培训。事实上，部门档案员不需要详尽的学习“历史记录”、“档案系列篡夺了档案知识的科学体系，应该是最需要的位置档案知识的工作，如规定的操作技术方法的基本要求的实用知识和电子文件的归档格式。
总之，档案工作是一项系统性工作，需要大量的支持。从社会和服务到社会的文件管理。所以我们的目标是加强社会档案意识，扩大社会参与，而不是减少社会参与。坚持公文处理部门备案，事实上，档案管理水平整体提高网络技术和档案馆的宣传，提高社会档案意识是一个重要途径。
3 搭建一体化档案管理系统平台
通过计算机的应用来改变人事和档案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一个综合管理体系，全过程的信息管理和服务与利用。另一方面，建立一个全面的文件运动过程的管理。主要从2个方面进行调整：一是加强事前控制和消除重复环节；二是统一文件管理和档案管理的口径，使两者成为文件运行过程管理系统的协调，并对两者相对独立性进行分析。档案信息系统的建立，综合管理系统的应用，必然会形成相应的数据积累-电子文件。这是最有生命力的新文件必须妥善管理的数据库。和数字文件附加到这一共同构成全宗档案信息系统，更好地发挥数字录音的优点，成为档案信息资源的重要组成部分。
在档案工作中，有一个热点问题一直被讨论：是否坚持执行文件处理部门备案制度。我国文书处理部门备案制度在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中建立起，本系统对档案工作的时间带来了巨大的活力，但现在有思想，文书处理部门备案制度环境发生了变化，这导致了许多问题的归档，并由档案部门备案。笔者认为，如果完全由档案部门备案，势必会增加档案部门对人员和财政投入的负担，而且不利于社会档案意识的增强和档案法的宣传和普及。对于文件的问题，应在档案工作者努力的训练。管理和档案部门的一个人的进步是不可能的，还必须依靠文件处理部门档案。然后，对文件业务员的责任、业务质量的高低，直接影响到文件的完整性、准确性的重要因素。因此，档案员的培养应该是一个不容忽视的问题。
4 强化人事档案信息一体化管理的价值
（一）为计算机管理文件的应用积累经验
利用计算机管理档案，改变手工管理的落后状况，是对档案工作者的责任。对人事和档案信息的综合管理不是一种简单的人工操作，而是一种基于计算机管理的新的管理方法。此外，本实用程序具有良好的效果，并受到权威和档案人员的欢迎。这一成功的探索无疑对计算机管理文件应用的理论和方法的建立起着积极的作用。
（二）提高实际工作的管理水平
由于档案记录缺乏整个管理手段和方法，各部门之间以及各方面的工作都出现了不可勾的现象，重复劳动问题更加突出，电子文件的归档和管理也是一个不可回避的新课题。综合管理可以有效地解决这些问题。提高文件归档质量。通过管理系统，可以采取以下措施：首先，确保注册表文件。用了很多次，是不是随便切除。其次，一些部门或多语种文件为固定档案，已保存。最后，提供仪器、文件人员查阅工作范围的文件所产生的文件操作，帮助他们对文件的归档作出决定，并立即完成文件后，取消重复劳动，通过信息共享。首先是取消文件管理和文件管理过程，同一目录重复登记重复劳动；二是要取消档案人员检索文件内容的重复劳动记录。人事电子档案的归档与管理。综合管理是通过对电子文档的运动过程的管理来实现的。使电子文件作为一种数字记录文件的文件，完成其附件的任务，同时，也要实现自己的价值，作为档案信息系统的新部分，文件到数据库和统一管理的实施。提高标准化管理水平。与人工管理相比，应用系统本身就是一个标准的管理。此外，实现了对文件运动过程的整体管理，规范化管理水平的自然性和提高。
参考文献
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（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。
（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。
二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径
文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。
（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要??化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。
（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。
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房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。房地产开发企业档案工作的好坏，直接影响到企业从闭塞到开放的转变。不够了，要逐步现实开发利用方式从被动到主动，从单一到多样，从平面到立体，从闭塞到开放的转变。例如有关部门编制房改情况报告，经济适用房开况报告以及典型交易案例分析等文件材料。
城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实纪录，档案室可以主动向其推荐并指定有代表性的房地产档案。对所掌握的档案资料信息进行筛选、加工、整理、提炼编研专题资料，史料，简报，文摘集萃等等，使原始资料变成活的，有用的，房地产档案是二次面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史，研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案工作的管理和发展，不只是房地产开发企业的一项一般意义的工作，而且是真文献。从而帮助领导和社会需求者，认清现状，规划未来，使房地产发展走向良性发展的轨道。根据房地产档案的特点探究如何加强房地产档案管理工作。
当前房地产档案管理存在以下特性：
1.房地产档案具有很强的政策性：在房地产业发展中，无论是征地、开发、拆迁、补偿，还是建设、安置、交易，管理等项工作，都必须严格按照国家的方针政策进行操作，这其中征地要执行土地法，动迁要执行动迁法，房屋买卖要执行房屋交易管理办法，房屋租赁要执行房屋租赁管理办法，房屋管理要执行物业管理办法。总之国家要用方针政策指导、调控、规范房地产业的发展，房地产业在发展中，体现了很强的政策性。
2.房地产档案具有很强的专业性：房地产业同其他的产业一样，有很强的专业性，是一门比较深的学问。从某种意义上来看，房地产业又是一个比较庞大的系统工程，这其中不仅要有土地划拨、开发企业施工队伍、房地市场科研部门等硬件，还要有房产银行、房产法庭、房产监察、房屋中介、价格体系、职工培训、物业培训、法制建设等软件，这些都需要我们学习和了解。就拿房地市场来看，就包括买卖、继承、分割、抵押、典档、置业、担保等专业性很强的工作，上述的这些工作中都与房地产档案息息相关，密不可分，且体现很强的政策性
3.房地产档案具有很强的相关性：房地产档案不仅是房地产业各项工作的真实记录，也是城市面貌变化与发展的历史见证，因此在房地产档案中，必然涉及与房地产业相关的许多工作所以这个特点利用价值在于：要搞好档案管理，档案管理人员除了要掌握本专业的知识外，还要认真地学习有关城市规划、建筑施工、装饰装修、园林绿化、供水供电、供热供气等方面的知识，以更好地适应工作的需要
二、信息化背景下房地产档案管理工作中存在的新问题
1.由于中小城市对档案法制观念薄弱，归档意识不强档案信息资料不完整，在房地产市场迅速发展的今天，虽然依法治档的外部环境有所好转，但有少数房地产管理部门的干部对档案法制观念仍很薄弱，档案意识不强，少数业务部门存在档案归档不及时，归档材料不完整等。如应归档的统计报表、影像胶片、软盘等没有存人房屋权属档案；档案中缺少房产分幅平面图等；由于管理工作不规范，档案信息和房屋实际不相符。
2.随着计算机产业向更高更快方向发展，计算机网络技术更加发达，各行各业运用计算机网络基本普及，电子档案大量出现，管理方式已不适应新时代要求，房地产档案管理停留于过去的笔抄时代，而且靠传统手工方式管理档案，核档立卷时间长，查档耗时费力，工作效率低，新发生的档案不能及时核档立卷，造成积压，影响利用档案管理，虽然勉强能满足查档、利用需要，但随着数量的增加，查档的查全率、查准率下降，查档开始成为产权管理的瓶颈。
3.对社会需求和应该提供的服务缺乏研究，多年来，房屋权属档案利用大多是处于你用我查的被动服务地位，中小城市房产档案管理部门很少重视对利用者特点进行预测，没有对实际利用效果进行深人分析。
4.档案管理工作的发展，档案工作人员的综合素质已不适应现代档案管理的要求，随着档案现代化管理逐步发展，对档案工作人员的知识结构也提出了更高要求，但基层的档案人员缺乏必备的现代化管理方面的知识，尽管他们对业务工作很精通，但在计算机应用方面却束手无策。虽然经过现代化技术基础知识的培训，使他们懂得一般的基础知识和操作，但要实现档案现代化管理光靠这点基础知识是远远不够的。如应用软件的开发、维护等，都需要有一定的专业知识。
三、加强房地产档案管理的建议和措施
1.积极采用现代科学技术，全面提高档案管理的现代化水平，在抓好档案基础工作的前提下，要着重提高档案管理的科技含量，房地产档案管理工作者要主动开发或引进先进的管理软件，努力学习成功的先进技术经验，积极探索对房地产档案进行全文扫描、光盘存储管理和利用新的方法。
2.大力开发房地产权属信息资源，积极开展社会化服务，在房地产行政管理、产权变更、落实私房政策、解决民事纠纷、所有权登记发证等各项工作中，都需要利用房地产档案调事定界、判断产权，所有这些越来越突出地显示了房地产档案的重要性和社会价值，要充分利用计算机网络，积极开展有偿咨询服务，及时提供第一手的原始资料，满足社会对房地产档案有关信息的需求。
3.加强档案法制的学习和宣传，推进依法治档工作，利用多种形式，加大对档案法城市房地产权属档案管理办法等法规的学习和宣传，要按照《档案法》，搞好档案行政执法工作，认真抓好违法案件的处理，严肃查处违法违规行为，积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。
4.加强档案干部队伍建设，提高档案管理者的素质，要培养档案人员树立全心全意为人民服务，有高度的责任心，有创新的意识，要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力提高档案工作人员的综合能力，同时要科学、合理地引进现代技术人员，业务双精通的复合型人才，使档案管理真正走向现代化。
随着房地产事业的发展，广大档案工作者要共同努力，迎接挑战，全面推进房地产档案管理，积极为房地产事业发展服务。
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1 信息及数字化背景下档案管理工作遇到的机遇与挑战
信息及数字化背景下，档案管理工作遇到的机遇有很多，同时也遇到了一系列的挑战。了解这些机遇与挑战，对于创新档案管理工作有着重要的意义。
1.档案管理工作遇到的机遇
（1）档案资源的完备性得到最大程度彰显
首先，通过数据库存储技术能够延长档案信息资源的使用寿命，此种优势是以往以纸质载体形式为主的档案信息资源所难以比拟的优势所在。传统纸质档案受载体形式的限制，惯常在保管、利用过程中会对档案信息资源造成无法恢复的损耗，进而影响到公众对档案信息资源的利用诉求。
其次，通过计算机技术可以实现对档案信息资源的最大化存储，并且有效地规避因人为因素对档案资源造成的不利损耗。传统的纸质档案则对存储空间有较大的要求，并且易于受到各种人为因素所造成的不利影响。
（2）最大程度地提升档案信息资源检索与查询效率
以往的档案管理工作对人工操作要求相对较多，因此，使得档案管理人员在工作中往往耗费大量时间用于档案信息资源的检索与查询，并且直接导致了档案管理工作的低效。借助现代信息技术的应用，能够最大程度地改变前述问题，使得档案信息资源的检索与查询工作效率得以显著提升，进而有助于实现档案服务水平的提升。
2.档案管理工作遇到的挑战
第一，现今相当一部分档案管理人员未能意识到现代信息技术对档案管理工作带来的全方位冲击，在工作理念方面依然保持一种因循守旧的态度。此种情况的出现同这部分档案管理人员年龄偏大、受教育程度不高存在直接关联。这部分人员通常将档案管理信息化简单地等同为硬件设备的更新，因此导致了档案管理信息化建设进程受阻。
第二，一些档案管理工作人员之所以对档案管理信息化建设方面存在严重的投入不足，原因也在于其已经习惯了以往的工作模式，因而在工作中怠于进行改变。此种工作惰性也直接影响到档案管理信息化建设的进程。
第三，部分档案管理部门在信息化标准建设方面存在滞后性，此种情形使档案管理信息化建设进程欠缺明确的标准化指引，因而使本部门的信息化建设进程较为迟缓，无法发挥应有的效用。
2 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路
信息及数字化背景下，要创新档案管理工作，需要进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度。
1.进行硬件的统一配备
硬件是档案管理工作的基础保障，只有硬件设施足够先进，档案管理工作才能更加符合信息及数字化的要求。为此，应不断加大投入，尤其是在人力、物力方面要不断加大投入，进行硬件的统一配备，以强化档案的配套设施建设。比如，为档案建立专用库房或陈列室，购置基本的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、自动化装订机、防磁柜等），使档案管理工作能够顺利开展。
2.完善档案管理信息缩微技术
缩微技术从起源至今天已有一百多年的历史，在19世纪便有缩微技术问世，它是保存信息、管理信息的重要手段。缩微技术与计算机存储技术是两种不同的技术，其介质不同，因此各具特色。随着时代的发展，缩微技术不仅没有没落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在数字技术、互联网技术、光盘存储技术问世之后，缩微技术也遇到了更大的机遇。因此，当前的档案管理工作应该结合计算机存储技术与缩微技术，将二者有机结合，充分发挥缩微技术的优势，弥补计算机存储技术的不足，形成一个兼容并存，只有具有方便存取、保存、联网、阅读、检索、利用和传输诸特点，才能实现一体化的档案管理系统。
3.建立适应新时期档案管理工作发展的制度
档案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相应的档案管理制度，才能在制度的指导与约束下顺利开展档案管理工作。因此，相关部门应该根据单位的具体情况和档案管理的需求来制定出相应的规章制度，以便约束n案管理工作朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，推动事业单位的快速发展。当然，相关部门还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强化工作人员加强信息化的档案工作管理建设，便于建立完善的档案管理制度，更有利于制度的实施。也只有这样才能确保档案工作在事业单位发挥其应有的作用和价值，从而为推动事业单位档案工作信息化建设奠定基础。
有了明确、科学、完善的档案制度，档案管理部门的人员便有依据可循，有制度可依，因此他们的使命感与责任感会得以大大调动，其在档案管理的每一项工作中都会尽己所能，做好档案的收集、存储、管理、应用等工作。同时，建立严格的管理制度可以促使档案工作的制度化、规范化，使得整个单位内部机制得到完善。如：在制度制定时候，可以结合单位的绩效考核，将档案信息化建设融入到职称评定、表彰奖励、责任追究等制度中去，充分挖掘单位人员的潜力，活化档案工作，充分调动工作人员的积极性、创新性、主动性，提升档案信息管理工作质量。新时期，信息化与数字化发展迅猛，这一情形下档案管理工作面临着许多的新变化，因此相应的制度便滞后于时代的发展，逐渐不适应时代要求。为此，相关部门应该及早建立适应新时期档案管理工作发展的制度，真正使制度促进档案管理工作的发展。
3 结语
随着时代的发展变化，信息化的趋势势不可挡。社会任何一领域都被信息化与数字化改变着，发生了翻天覆地的变化。档案管理工作也不例外，面临着诸多的机遇与挑战。为此，相关的档案管理部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度，使档案工作更好地服务于社会，从而推动档案管理工作健康、顺利地发展。
参考文献
[1]李亚东.电子政务环境下文档一体化管理探析[J].兰台世界，2007（02）.
[2]赵屹.档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变（下）[J].办公自动化，2007（02）.
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在信息技术快速发展的今天，人们越来越重视信息技术的运用。信息技术的应用给传统的文书档案管理工作带来了很多的便利，与传统的管理工作比较，信息技术的应用显然更具有很多优势。
1.完整性
信息化技术因为便捷智能，所以能够对文件和档案统一进行管理。另外，因为信息技术具有很强的记忆性，所有档案的修改都会存有记录，从而保证了文书档案管理工作的完整性。
2.提高工作效率
传统事业单位文书档案管理都是依靠人工完成的，这种人工管理方法花费的时间比较多，并且效率也比较低，显然不能够适应如今时代的变化。在如今的信息化背景下开展文书档案管理工作，不仅减少了人工数量，因为自动化的管理还减少了时间，提高了管理工作的效率。
3.方便交流和资源共享
只要档案整理好了，就可以随时拿来在如今的网络环境下运用。传统的单位文书档案管理工作因为管理有局限，所以当需要档案资料运用时查找十分的不方便，从而不能实现资源共享。新时期档案综合管理系统很好地解决了这一问题，因为系统对所有档案资料进行了整合，在查找相关档案时也十分方便，方便了交流和资源的共享。
二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题
1.对于信息化管理认识不足
在事业单位档案管理工作中，文书档案管理占据了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技术来管理文书档案，是文书档案管理工作的重要手段。但是，目前很多事业单位对信息化的档案管理工作认识不足。造成这个原因大多是因为管理者的管理理念过于陈旧，还依赖于传统的人工管理，很多管理者没有正确分析传统管理工作存在的弊端。所以，依然使用传统的管理模式进行文书管理工作，这极大地拉低了文书管理工作的效率。由于管理者对信息化管理工作认识不足，所以对信息化管理工作不重视，阻碍了信息化管理档案工作的发展进程。
2.管理人员信息素养比较低
虽然目前事业单位的文书档案管理部门都配备了计算机等设备，但是因为管理人员信息素养比较低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因为很多管理人员受到了传统观念的影响，对信息设备了解不足，导致在使用设备时存在许多的问题。特别是在将纸质档案资料转换为电子文档时，很多管理人员觉得比较困难，导致文书档案管理工作的效率不高。
3.数字化文书档案保密性低
在处理电子文书档案的过程中，因为电子文本资料的管理形式比较不固定，所以电子文书档案的保密工作存在一定的风险。同时，电子档案很容易遭受黑客的入侵，造成档案的损失或者更换，从而不能保证档案的安全、正确性。但是如果为了保证电子文书档案的安全性，不将档案共享出来，又会直接影响文书档案的利用率。
三、信息化背景下事业单位加强文书档案管理工作的策略
文书档案管理工作对社会和国家来说都是十分重要的，它是一个社会性和服务性比较强的工作。文书档案管理工作是档案管理工作中的重要一项，因此，如何在信息化背景下加强文书档案管理工作是当前的重要问题。要想在信息化背景下加强文书档案管理工作，需要从这几点开始入手。
1.创新管理理念
事业单位文书档案信息化管理工作，首先要创新管理理念。文书档案信息化管理工作是根据时代的变化而进行的，因此，事业单位必须跟上时代的步伐，针对信息化管理创新管理理念。首先，应该对文书档案管理进行正确的认识，此外，还应该深刻认识到信息化管理给文书管理工作带来的变化，这样才能意识到信息化管理对文书管理的重要性。其次，事业单位应该加大对文书档案信息化管理的资金投入，确保信息设备的充足，从而为文书档案信息化管理工作的开展奠定基础。
2.制定科学的管理制度
因为事业单位的自身性质，导致文书档案管理工作方面与企业文书档案管理工作相比存在很大的差距。因此，针对这种情况，事业单位对文书档案管理工作必须制定科学的管理制度。只有制定了科学的管理制度，管理人员在工作中才会规范地遵守制度，提高工作效率。此外，对文书档案管理工作的安全性问题也应该引起重视，减少安全风险。
3.提高管理人员的综合素质
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档案信息化管理中存在的不足
1.侧重于具体的档案实体管理
现代信息技术在提高管理工作水平中发挥着极其重要的作用，是现代管理工作中不可或缺的工具，档案管理工作若仍停留在“以纸质档案为主”的状态下，仅仅侧重于具体的档案实体管理，则与时代的要求及事业的发展不相适应。
2.信息处理设备软硬件更新不足
由于信息处理设备软硬件的更新不足，档案信息资源的格式相容性不够高，一些电子文件得不到适当处理，导致档案信息资源的流失。数据库建设不够立体，有的仅限于数字化录入和归档，信息资源分散，检索途径单一，势必影响工作效率。
3.档案信息化管理安全隐患
信息时代下，由于计算机网络的开放性、黑客及病毒的威胁，如果不及时提高安全意识，疏于管理，档案的安全保密工作方面就存在一定的安全隐患，如档案数据的丢失、档案资料遭到非法访问等。
4.信息化技术应用能力有所欠缺
档案管理人员尚未全部掌握相关的信息化技术，知识结构有待进一步更新，对信息化技术的应用能力有所欠缺，不利于档案管理工作快速发展。
关于改进措施的建议
档案信息化管理中存在的不足，迫切需要加以改进。如何采取改进措施，以适应信息化条件下档案管理工作的需要，是档案管理人员面对的新课题。以下是关于改进措施的一些建议：
1.积极推进档案管理模式转变
随着社会的发展，档案信息的数据不断增加，规模也越来越大，如果仍然采用传统的档案管理模式，可能无法完全适应当前社会发展的要求。因此，应当采用先进的设备与技术，使档案管理工作朝信息化、现代化、数字化方向发展，推动经济社会发展。档案信息化要求档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心转变。积极推进档案管理模式转变，推进档案管理以手工为主的传统手段，向采用现代化先进技术管理手段过渡。
档案管理工作不能只停留在“以纸质档案为主”的状态，仅仅侧重于具体的档案实体管理。要结合具体需求和信息化发展要求，积极改变传统档案管理方式，将档案管理与电子化、信息化紧密结合，要从档案的形成到归档处理都有效使用电子化、信息化管理。
2.进行信息处理设备软硬件更新
为实现档案管理信息化，需要进行信息处理设备软硬件更新。
建立更为有效的文件档案管理计算机信息系统。改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使其更加适应信息化的需要。着力于档案信息化系统软件功能设计，使档案信息化建设与办公自动化系统相容，丰富检索手段，改善检索效果，档案信息能够迅速自动完成登记、汇编、检索、补充等多项工作。能够建立起相应的管理平台，各个不同科室的档案人员也能够在安全登录相应的用户名之后，进入档案管理计算机信息系统，对于档案信息数据的调用也更加方便，不仅为档案信息的使用提供了更大的便利，还使档案信息使用率得到提高。
在档案存储设备的选用方面，做到及时升级更新，保持硬件设备的适用性和先进性，保障档案的完整性、可靠性、真实性，更加有利于档案管理信息化的实现。
同时，加强行业及部门间的沟通，积极促进实现彼此的资源共享，促进信息化条件下档案管理工作的发展。
通过对信息处理设备软硬件更新，加强电子档案信息系统维护和管理，优化管理过程和管理体系。积极改变原本局部的、封闭的信息资源，转变成为真正意义上的信息化档案管理，达到充分、合理、安全地为档案服务利用，改善了档案管理过程，档案利用率提高，档案管理工作整体效率也进一步提升。
3.档案信息化管理安全保障
遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则，强化安全防范过程。
制定落实相应的安全管理守则，切实提高档案管理人员的安全防范意识，增强档案管理人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障。
注重软硬件日常安全管理，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度。管理人员及时通过相应的管理平台，针对所上传的数据来掌握当前设备运行的状态，并且对各项统计数据采用科学的计算方式进行分析，确保分析结果更加精确、客观。在加强软硬件的日常维护管理当中，充分做好数据保护、备份、更新工作，保障软硬件安全运行，消除档案信息化管理安全隐患。
4.提高档案管理人员信息化管理技能
信息化条件下档案管理工作必须与时俱进，需要更新档案管理人员的观念与知识结构，提高档案管理人员信息化管理技能。
档案管理人员需要深厚的档案学基础理论，同时也应当具有多元化的知识结构，增加知识储备，不断积极主动地学习和掌握科学文化和管理等有关知识。
档案管理人员应培养和增强信息化技术的应用能力。更新观念，充实信息化技术知识，提升计算机应用等相关技能，不断增强信息技术应用能力。养成良好的应用习惯，认真学习，积极思考，勇于探索，将信息技术融入档案管理工作等各个环节，在学习和实践中提升信息技术应用能力，为全面推动档案信息化管理奠定坚实基础。
继续坚持对档案管理人员的岗位培训，有计划地选送档案管理人员进行深造，鼓励档案人员参加继续教育，增强信息化管理技能。
继续开展学术交流活动，保持良好的科研氛围，促进档案学术研究与档案业务探讨。档案管理人员应积极探讨档案管理工作，理论指导实践，提高信息化条件下档案管理工作效率。
加强对档案管理人员的培训教育，深化学术交流，使档案管理人员及时掌握档案信息化管理的新规定、新理念、新技能，保持思想理念和管理技能的与时俱进。鼓励档案人员发扬钻研精神、创新精神，加强档案理论研究。同时，档案管理人员应认清自身素质与新形势对档案工作需要的差距，坚持积极探索、学习熟练运用信息化技术，创新更科学、更先进的管理方法，提升信息化条件下档案管理工作水平，为优质高效地完成工作任务奠定坚实的基础。
小结
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1.会计档案直接影响经济工作
从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。
2.会计档案保护国家利益不受侵犯
改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。
二、电算化下会计档案管理的内容
电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、电算化下会计档案管理存在的一些问题
1.会计档案载体
电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
2.会计载体本身性质带来的问题
电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3.会计档案管理制度不完善
由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才
众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。
提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
四、如何改善电算化下的会计档案管理
1.完善会计软件
最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 转贴于
2.完善电算化下会计档案管理各项制度
(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
参考文献
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随着经济社会的快速发展，计算机技术、互联网技术日新月异，数字化、信息化手段突飞猛进。特别是近年来大数据、云计算的运用和飞速发展，互联网+成为我国经济社会进入新常态的新的发展引擎。互联网技术、计算机技术的发展给传统档案管理工作带来了巨大的机遇。
一、信息化为传统档案管理带来的机遇
长久以来，提到档案管理，往往使人联想到档案室、档案橱、档案袋、文件夹，与数字技术、计算机技术不搭界。信息技术、计算机技术与网络技术的迅猛发展，促进了档案管理信息化，给传统档案管理带来了崭新的发展机遇。
所谓档案管理信息化，通俗地讲，就是在档案管理的入档、保存、查询、利用等各个环节，运用现代的计算机、信息、网络技术，实现方便、快捷、安全地处理、管理、开发利用的过程。与传统的档案管理方式相比，档案管理信息化具有占用空间小、对保存环境要求低、不易损毁、存储方便、查询快捷、易于复制、利于传播、方便共享的优点，通过计算机、服务器就能存储海量的文字、音频、视频等各种介质档案，给传统档案管理带来革命性的变革。
1.改进储存保管方式，提高了档案管理的安全性和保管期限。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革，也是有效补充。它能避免传统档案保管受外界环境影响大的弊端，如受潮、虫蛀、灾害风险等，也能杜绝因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患。原始档案与数字档案相结合，甚至根据保管时效、重要性等选择只保存数字档案，将大幅度节省档案保管场馆与经费，为档案工作开创新局面。
2.方便查询、复制，充分发挥档案的信息功能。档案是重要的信息资源，档案的重要性不仅体现在通过提供佐证和相关资料，促进管理的规范化和决策的科学化，而且能为相关领域的调研分析、文献研究提供研究对象和证据资料。尤其应该指出的是，随着对档案的开发利用，随着档案信息共享的提升，“死档案”变成“活数据”，其重要性将获得极大提高。档案管理的信息化将极大地方便档案的检索查询、复制引用，从而使档案的信息功能得到充分发挥。
3.在线检索、联网共享将使档案功能产生质的提升。孤立的档案资料，经过信息化的处理手段，通过互联网平台，连接成线成网，实现联网共享，将在大数据、云计算等背景与平台下，产生一加一大于二的效果，使档案工作和档案功能产生质的飞跃，其重要性将随着信息技术、计算机技术、互联网技术的快速发展而逐步显现。
二、地方院校档案管理工作存在的主要问题
地方院校是我国高等教育的主体和主力军，是服务区域经济社会发展，为地方培养高素质人才的骨干力量。无论是学校数量，还是在校生规模，地方院校都占全国高等教育的绝大多数。但与全国重点高校相比，地方院校在办学条件、经济实力、政府支持力度等方面都不可同日而语，档案管理工作基础薄弱、投入不足、信息化程度低，难以适应信息化需求。
1.重视程度不够。受办学条件、资金实力等方面的限制，地方院校的档案管理工作往往起点低，底子薄，得不到足够的重视，不同程度地存在档案馆藏面积不足，设备陈旧，专业人员缺乏的问题，甚至部分学校的档案管理仅限于人事档案的保管和公文的保存，分布在各个职能部门，档案管理的信息化无从谈起。
2.投入不足。档案管理的信息化需要一定的投入，需要经济实力作为支撑。部分地方院校因为扩招和新校区建设，负债累累，有限的财力被优先用于保障教学、科研，作为小配角的档案管理自然投入不足，限制了场馆建设、信息化设备投入、人才引进和培养。
3.信息化程度亟待提高。首先是受管理体制及缺乏标准化的限制，档案分散于各个职能部门，没有实现校内联网、共享；其次是档案管理以传统方式为主、原始档案为主，多数未经过数字化处理，不适应档案信息化管理要求；再次是即使经过数字化、信息化处理，往往不能实现在线查询检索，未与社会联网，没有实现共享，没有充分发挥档案的信息效能。另外，地方院校档案管理工作中，不同程度地存在着管理体制不协调、标准规范相对滞后、管理人员素质不平衡的问题，不适应高校档案管理信息化建设的需要。
三、加强地方院校档案管理的重点和对策
加强地方院校档案管理信息化，必须立足院校实际，根据本校的经济实力和工作基础，先易后难，突出重点，强化特色，逐步推进档案管理信息化。
1.完善基础设施建设，加强纸质档案管理。首先从思想上重视档案工作，提高对档案信息价值的认识，逐步完善档案场馆等基础设施建设，为档案管理工作提供必要条件；其次要完善管理体制，加强档案标准化建设，按统一标准，及时做好相关档案的入档、采集、保管，把分散在各部门、各院系的档案集中管理；另外，考虑到我国的具体国情以及地方院校的实际情况，在很长时间内纸质档案仍是档案管理工作的主体，其特有的法律效力及原始凭证性质非电子档案能够替代，不能因为档案管理的信息化趋势而忽视纸质档案的管理。
2.加大信息化投入，强化档案的数字化和电子档案的收集、归档。多渠道筹措资金，加大对档案信息化工作的投入，配备必要的计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机等设备，逐步开展纸质档案的数字化加工和信息化处理，实现纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储。同时，重视对电子档案、电子文件的采集、归档工作，发挥电子方案方便检索、存储、复制、传播的优势，作为纸质档案的有效补充。
3.逐步创造条件，实现档案信息的共享。通过构建档案管理信息系统，完善数据库建设，利用局域网和互联网平台，实现校内查询、检索、共享。在保证信息安全的前提下，通过数据加密、访问权限、安全通信等手段，实现档案信息的网络共享和在线利用，充分发挥档案的信息功能。
4.突出院校特色，提高档案信息对学校发展的贡献度。无论是综合性院校还是专业院校，虽然发展水平不同，办学历史有长短之分，但都对地方经济社会发展做出了突出贡献，也在办学中形成了自己的特色，培育了自己的重点学科和培养方向。发挥本校优势，突出自身特色，在条件有限的情况下重点做好有特色、本校特有档案的管理工作，如重点学科、特色专业、历史名人、校史沿革等档案管理，能发挥档案的独特价值，为学校的发展提升服务。
参考文献
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（一）精细化管理的内涵。精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。“严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。
（二）精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。
（三）精细化管理的方法。精细化管理是一种管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。
二、高校教学档案精细化管理应该注意的问题
